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    Evidencia 2 Ensayo Tablas de Retencion Documental

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    shuamy amaris
    Este documento describe cómo las tablas de retención documental han mejorado significativamente la organización de archivos en Colombia. Antes de su implementación obligatoria en el 2000, los archivos se manejaban de forma alfabética y desorganizada, lo que llevaba a la pérdida de información. Las tablas de retención permiten ahora organizar documentos por series y subseries de una manera estandarizada, y conocer el ciclo de vida completo de los documentos desde su creación hasta su disposición final. Su uso facilita el manejo y acceso a la información

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    shuamy amaris
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    Este documento describe cómo las tablas de retención documental han mejorado significativamente la organización de archivos en Colombia. Antes de su implementación obligatoria en el 2000, los archivos se manejaban de forma alfabética y desorganizada, lo que llevaba a la pérdida de información. Las tablas de retención permiten ahora organizar documentos por series y subseries de una manera estandarizada, y conocer el ciclo de vida completo de los documentos desde su creación hasta su disposición final. Su uso facilita el manejo y acceso a la información

    Descripción original:

    Tablas de retencion documental

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    Este documento describe cómo las tablas de retención documental han mejorado significativamente la organización de archivos en Colombia. Antes de su implementación obligatoria en el 2000, los archivos se manejaban de forma alfabética y desorganizada, lo que llevaba a la pérdida de información. Las tablas de retención permiten ahora organizar documentos por series y subseries de una manera estandarizada, y conocer el ciclo de vida completo de los documentos desde su creación hasta su disposición final. Su uso facilita el manejo y acceso a la información

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    Este documento describe cómo las tablas de retención documental han mejorado significativamente la organización de archivos en Colombia. Antes de su implementación obligatoria en el 2000, los archivos se manejaban de forma alfabética y desorganizada, lo que llevaba a la pérdida de información. Las tablas de retención permiten ahora organizar documentos por series y subseries de una manera estandarizada, y conocer el ciclo de vida completo de los documentos desde su creación hasta su disposición final. Su uso facilita el manejo y acceso a la información

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    Villavicencio 29 de mayo 2022

    Organización Documental en el entorno laboral


    Thomas Erick Pichón Pérez - Instructor
    SENA
    Nairobis Del Valle Brito

    ENSAYO 2
    Aplicación de tablas de retención documental.

    Antes de la publicación y obligatoriedad de la elaboración de tablas de retención


    documental establecida en la Ley 594 del 2000, los archivos se manejaban por
    asuntos y generalmente su nombre era alfabético, de igual forma las condiciones
    en que este se archivaba, no permitía la durabilidad del mismo, por tal razón, se
    deterioraban documentos, al punto de perderse información. A pesar de tener
    intenciones de obtener un archivo sistematizado y organizado, este no permitía
    lograr tener una información eficiente e inmediata en el momento que se requería.
    A medida que avanzan los años, son cada vez más los cambios que se evidencian
    en relación a la Gestión Documental, al proceso de archivo, su sistematización y
    divulgación; si bien leemos sobre la historia que emana el archivo, o la gestión
    documental en Colombia, se pueden reflejar cambios importantes y significativos.
    En la actualidad se puede evidenciar un gran avance en la gestión documental, ya
    que permite a través de sus tablas de retención documental, manejar un sinfín de
    información de manera organizada y estandarizada, con series y sub-series, que
    permiten a una organización generar una trazabilidad en su archivo, generando
    una historia y una memoria intacta y bien maneja.
    Otro aspecto importante que se puede evidenciar para la organización archivística
    y que ha permitido la obligatoriedad de la implementación de las tablas de
    retención documental, es el poder saber la disposición desde el inicio hasta el final
    del desarrollo de un documento, ya que anteriormente, se desconocía el ciclo vital
    de los documentos y archivos, a diferencia de la actualidad, la cual permite
    conocer las fases por las que atraviesa un archivo y su valor primario o secundario
    dentro de la organización.
    Cabe agregar, que la implementación de las tablas de retención documental y su
    manejo desde la gestión archivística, permite a cada empresa u organización
    privada, publica, o persona natural y jurídica, organizar de acuerdo a la
    normatividad vigente y aplicable y con base a sus necesidades y estructura
    orgánica el desarrollo del ciclo vital de la documentación que se genera. Para dar
    cumplimiento, la empresa debe realizar un diagnóstico y bosquejo de cada una de
    sus áreas y dependencias en relación a sus funciones, pudiendo de este modo
    conocer cada uno de los procesos y personas productoras de documentos, para
    generar el desarrollo de las TRD.
    Podemos concluir, que la situación actual de los archivos que se manejan en
    Colombia en relación con la aplicación de tablas de retención documental, han
    permitido sistematizar y estandarizar los archivos de las organizaciones.
    Que las tablas de retención documental facilitan el manejo de la información,
    permitiendo racionalizar la producción de documentos y ayudando a que las
    organizaciones puedan prestar un servicio efectivo en el acceso y control de los
    documentos.
    La Ley 594 del 2000, es de carácter obligatorio para cada empresa, institución u
    organización que cumpla funciones de servicios públicos. proporciona los
    parámetros orientadores a las entidades públicas o privadas para una gestión
    archivística exitosa, considerando que su proceso inicia con la recolección de cada
    documento y continúa hasta su almacenamiento, garantizando con ello la
    adecuada conservación y facilidad de consulta.

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