Caso Practico 1 1 PDF

CASO PRÁCTICO
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utilización no autorizada de esta obra, así como los perjuicios ocasionados en los derechos de propiedad intelectual e industrial de
EOBSdarán lugar al ejercicio de las acciones que legalmente le correspondan y, en su caso, a las responsabilidades que de dicho
ejercicio se deriven.
Caso Práctico
Índice
1. Introducciónal Caso Práctico ............................................................................ 3
2. Inicio del Proyecto .......................................................................................... 5
3. Planificación del Proyecto .............................................................................. 10
4. Gestión de Riesgos ....................................................................................... 19
5. Ejecución y Control del Proyecto .................................................................... 22
6. Cierre del Proyecto ........................................... ¡Error! Marcador no definido.
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Caso Práctico
SOBRE LA BASE DE LA INFORMACIÓN DETALLADA ACONTINUACIÓN,

REDACTE UN INFORME DE SEGUIMIENTO
1. INTRODUCCIÓN AL CASOPRÁCTICO
En el periodo de septiembre de 2013 a enero de 2014 tuve el privilegio de dirigir un

proyecto de voluntariado para la traducción al español del libro: A Pocket Companion to
PMI's PMBOK Guide. Autores: Paul Snijders, Thomas Wuttke y Anton Zandhuis. Editorial:
Van Haren Publishing.
La traducción de este libro fue posible gracias a la labor desinteresada del siguiente
equipo de voluntarios del PMI: Jose Daniel Esterkin (Capítulo de Buenos Aires); Javier
Martín (Capítulo de Barcelona); Ariana Cisilino, Fernando Lucas, Jose Ramón Arlandis y
José Lopezosa (Capítulo de Valencia); Mercedes Martinez y un servidor (Capítulo de
Madrid). Adicionalmente participaron 13 revisores externos del PMI. No menos
importante fue la inestimable ayuda de Anton Zandhuis, uno de los autores, y Bart
Verbrugge, Director Editorial.
Todo aquel que haya trabajado con voluntarios sabe que uno de los principales retos en
este tipo de proyectos es que a los voluntarios no se les puede exigir un determinado
desempeño: es fundamental que estén motivados y hagan lo que se les pide
voluntariamente. Si no está claro qué tienen que hacer, cómo o cuándo deben hacerlo,
si las herramientas son demasiado complejas, las tareas demasiado largas, etc.,
entonces ya no pueden mantener la atención en el proyecto, dado que todos tienen
otras actividades profesionales y personales que atender. Otro reto importante es que el
equipo era virtual, sin financiación para una reunión presencial que facilitara la
formación del equipo, como hubiera sido deseable. Todas estas restricciones influyeron
en las herramientas informáticas empleadas (TALAIA OpenPPM tuvo un especial
protagonismo1) y en la forma de segmentar el trabajo y avanzar por iteraciones
semanales.
La comunicación ha sido otro importante desafío, sobre todo con el equipo extendido del
PMI, autor y editor. Con estos dos últimos interesados la comunicación tenía que ser en
1
Para mayor información sobre las herramientas usadas, véase el post Herramientas para un
proyecto de voluntariado: http://goo.gl/z24odI
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Caso Práctico
inglés. Pude comprobar que es muy cierto el dicho: Hasta que no hay entregables, lo
único que hay es comunicación: Su lógica intranquilidad solo comenzó a disminuir a
partir de la entrega de los primeros borradores.
También tuvimos nuestra buena dosis de riesgo en este proyecto: ¿Qué pasaría si los
revisores de otros capítulos de habla hispana del PMI o los revisores de la Editorial se
quejaban de falta de rigor y calidad de la traducción?
Finalmente, hay que decir que el proyecto tuvo un notable éxito, y yo una de las
mejores satisfacciones de mi carrera como director de proyectos: El libro ya está en las
librerías, hemos contribuido a nuestra comunidad profesional, nos han felicitado por la
traducción y lo más importante para mí: he conocido (en nuestra profesión, como en
cualquier otra, trabajando es como se conoce a la gente) a un grupo de excelentes
colegas y he aprendido mucho de ellos.
Si le interesa acceder en modo lectura a la información de gestión del proyecto, igual

que un interesado más, puede usar las siguientes coordenadas para acceder al proyecto
en TALAIA OpenPPM (con el rol interesado):
 Dirección: http://62.82.192.112/OpenPPMWeb/
 Usuario: pmpeople
 Contraseña: pmpeople
Si desea acceder al entorno compartido en Asana puede usar mi usuario de PMPeople:
 Dirección: www.asana.com
 Usuario: jose.barato@pmpeople.es
 Contraseña: pmpeople
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Caso Práctico
2. INICIO DELPROYECTO
Este proyecto tuvo un arranque muy rápido y efectivo: Los 4 capítulos del PMI
implicados aprobaron la iniciativa en sus respectivos comités y se nombró al Director del
Proyecto. Si acceden a los detalles del proyecto en TALAIA, pestaña de inicio, podrán
ver, entre otra información, el acta de constitución y el registro de interesados. En el
enlace de documentación de inicio pueden acceder a la documentación de soporte en
Google Drive.
Acta de Constitución del Proyecto
PMI Madrid
Ficha de Proyecto
Proyecto: Ejercicio: Epígrafe de inversión:

Traducción del Libro Edición de Bolsillo del PMBOK 2013 PMIMAD023
Director del Proyecto: Departamento:
Jose Barato Nuevos Servicios y Proyectos Singulares
Patrocinador: Cliente:
Francisco Javier Rodríguez Blanco Van Haren Publishing
Descripción:
En 2011, PMI Holanda dio soporte a la publicación de un libro resumen en inglés de la Guía del PMBOK 4ª edición, titulada A
Pocket Companion to PMI's PMBOK Guide. Autores: Paul Snijders, Thomas Wuttke y Anton Zandhuis. Editorial: Van Haren
Publishing. En 2013 se actualizó la guía a la 5ª edición y se lanzó un programa para traducir el libro con voluntarios del PMI al
alemán, holandés, francés y español. Este proyecto consiste en la traducción al español con 8 voluntarios del PMI: Madrid,
Barcelona, Valencia y Buenos Aires.
Necesidad de Negocio:
 La Guía del PMBOK está diseñada principalmente como material de referencia, pero no es el mejor material de estudio o
difusión.
 Creciente demanda de la comunidad de habla hispana sobre buenas traducciones del material relacionado con la Guía del
PMBOK, debido al importante crecimiento en socios del PMI (crecimiento del 54% anual en España) y número de certificados
PMP (crecimiento del 62% anual en España).
 Los cursos para preparar el examen son caros (el precio medio por alumno supera los 1.000€) y el índice de aprobados es bajo
(2-3 de cada 5 candidatos suspenden).
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Caso Práctico
Principales Objetivos:
 Proporcionar a los miembros de los capítulos del PMI de habla hispana una introducción de la Guía del PMBOK en español,
fácil y accesible.
 Los capítulos participantes en el proyecto recibirán un porcentaje de las ventas de la edición en español así como descuentos
para miembros y descuentos especiales por volumen para eventos.
 Contribución directa de los capítulos participantes a la difusión del PMI.
Principales Restricciones:
 Traducción con el esfuerzo de voluntarios en equipo virtual.
 Hito externo para lanzar la publicación en febrero de 2014.
 Consistencia con la traducción española de la Guía del PMBOK 5ª edición.
Principales Riesgos:
¿Los revisores de otros capítulos de habla hispana del PMI o de la Editorial se quejarán de falta de rigor y calidad de la traducción?
Principales Supuestos:
 El equipo de voluntarios tiene buen nivel de inglés, es efectivo y se mantiene estable.
 Habrá 5 semanas para traducir y después otras 5 semanas para revisar.
 Se respetan los derechos de propiedad.
 Soporte efectivo de un autor y de la Editorial.
Principales Entregables:
Traducción y revisión del texto y las imágenes.
Principales Exclusiones:
Negociación de los acuerdos con la Editorial.
Fecha de inicio prevista: Fecha de fin prevista: Duración en días:

30/09/2013 31/01/2014 90
Coste Externo (1+2): Coste Interno (3+4):
0€ 35.350 €
Servicios Externos: Servicios (1): 0 €

1. PMI Madrid no subcontratará servicios de otros proveedores en este proyecto. 0€
Otros Gastos Externos: Otros (2): 0 €

1. PMI Madrid no contempla otro tipo de gastos externos en este proyecto. 0€
Gastos de Viajes: Viajes (3): 0 €

1. PMI Madrid no financiará gastos por desplazamientos en este proyecto. 0€
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Caso Práctico
Personal interno asignado: Departamento: Dedicación (horas): 1.010 Tarifa: Interno (4): 35.350 €
1. Voluntarios PMI Madrid 365 35,00 € 12.775 €
2. Voluntarios PMI Barcelona 115 35,00 € 4.025 €
3. Voluntarios PMI Valencia 415 35,00 € 14.525 €
4. Voluntarios PMI Buenos Aires 115 35,00 € 4.025 €
Documentos adjuntos:
1. Referencia del libro original en Amazon http://www.amazon.com/Pocket-Companion-PMBOK-Guide-
Haren/dp/9087538049/ref=dp_ob_title_bk
2. Correo de lanzamiento (autor, patrocinador y http://goo.gl/CuV8nf
responsables del PMI)
AUTORIZACIONES:
Francisco Javier Rodríguez Blanco Bart Verbrugge
PMI Madrid, Presidente Van Haren Publishing, Publishing

Director
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Registro de Interesados
PMI Madrid
Registro de Interesados
Interesados Externos:
Clasifi- Fase de Poder/
Nombre Rol Requisitos Expectativas Posible influencia cación +interés Interés*
Anton Zandhuis Autor Consistencia con Traducción de Cambios en el a favor Traduc- 5/5
PMBOK 5. alta calidad original. Gestión. ción
Bart Verbrugge Editor Lector público en Libro publicado Peticiones de a favor Edición 5/5
general. en febrero 2014 maquetación y
marketing.
Diana Hochraich Revisor Lector público en Alta calidad Cambios de neutral Edición 2/3
Editorial general. inicial de la redacción español.
traducción
Revisores PMI Revisores Consistencia con Difusión PMI Cambios de a favor Traduc- 2/3
Buenos Aires externos PMI PMBOK 5. redacción español. ción
Buenos Aires Lectores Latam.
Barcelona externos PMI PMBOK 5. redacción español. ción
Barcelona Lector general.
Valencia externos PMI PMBOK 5. redacción español. ción
Valencia Lector general.
Madrid externos PMI PMBOK 5. redacción español. ción
Madrid Lector general.
Elisabeth Presidenta PMI Consistencia con Difusión PMI Cambios de a favor Publica- 3/4
Duocastella Barcelona PMBOK 5. redacción español. ción
Xavier Mulet Presidente PMI Consistencia con Difusión PMI Cambios de a favor Publica- 3/4
Valencia PMBOK 5. redacción español. ción
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Interesados Internos:
Clasifi- Fase de Poder/
Nombre Rol Requisitos Expectativas Posible influencia cación +interés Interés*
Javier Fdez. Consistencia con Cambios de Publica-
Patrocinador Difusión PMI a favor 5/5
Blanco PMBOK 5. redacción español. ción
Voluntario PMI Consistencia con
José D. Esterkin
Buenos Aires PMBOK 5.
Ariana Cisilino Lectores Latam.
Jose Ramón Proyecto de
Arlandis Voluntarios PMI
voluntariado. Cambios en la
Valencia Traduc-
Fernando Lucas Alta calidad de traducción y la a favor 5/5
Consistencia con ción
José Lopezosa la traducción. redacción.
PMBOK 5.
Voluntario PMI Difusión PMI.
Javier Martín Lector general.
Barcelona
Mercedes Voluntaria PMI
Martinez Madrid
(*)
De 1 (más bajo) a 5 (más alto)
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3. PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO
Al tratarse de un proyecto interno, sin flujo de caja, los costes de contabilizarán en

horas de voluntarios a una tarifa estándar. En este proyecto los miembros del equipo ya
estaban asignados desde un principio. En el resto de las áreas de gestión, la
planificación estuvo muy influida por los hitos externos y la necesidad de seguimientos
semanales significativos para los voluntarios. Si acceden a los detalles del proyecto en
TALAIA, pestaña de planificación, podrán ver, entre otra información, el enunciado del
alcance, la EDT, el diccionario de la EDT, los entregables, las actividades, los hitos, el
cronograma, las estimaciones de coste y la línea base de costes. En el enlace de
documentación de planificación pueden acceder a la documentación de soporte en
Google Drive.
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4. GESTIÓN DE RIESGOS
SiaccedenalosdetallesdelproyectoenTALAIA,pestañadeplanificación,podránver,entreotra
información,elregistroderiesgos(2riesgos),elregistrodesupuestos(5supuestos)yelregistrode
incidentes(3incidentes).Enelenlacededocumentaciónderiesgospuedenaccederaladocument
acióndesoporteenGoogleDrive.
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5. EJECUCIÓNYCONTROL DELPROYECTO
La ejecución del proyecto consistió básicamente en el esfuerzo de traducción y revisión.

En el dossier del proyecto se detalla cómo se organizó toda la documentación propia del
trabajo técnico (traducciones y revisiones) y también la documentación relativa a la
gestión del trabajo (comunicaciones y entregas). La mayor parte de la información de
control quedó registrada en Asana y TALAIA. Si acceden a los detalles del proyecto en
TALAIA, pestaña de control, podrán ver, entre otra información, el registro de cambios
(4) y el seguimiento de los entregables, el alcance, los costes, los tiempos y los informes
resumidos de situación hasta el 31/12/13. En el enlace de documentación de control
pueden acceder a la documentación de soporte en Google Drive.
Registro de Cambios
PMI Madrid
Registro de Cambios
Id: Estado: Prio.: Entrada: Cierre: Originado por: Descripción del Cambio: Tipo:
1. rechazado alta 23/10 23/10 autor El autor solicita comenzar la revisión acción
externa inmediatamente después de la correctora
traducción, antes de la revisión interna.
Solución Recomendada: Análisis de Impacto: Impacto en EDT: Coste Estimado: Retraso:
Mantener la revisión interna Los revisores externos 122 7.500 € 15 d
según lo planificado. encontrarían demasiados errores
y sería más lento procesarlos, lo
que provocaría un retraso de al
menos 3 semanas.
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2. validado media 16/10 01/11 autor El autor entrega cambios sobre el texto reparación
original procedentes de la revisión de otro de defectos
equipo de traducción.
Cada traductor es responsable 205 cambios propuestos 115
de procesar los cambios en sus afectando a todos los capítulos.
trozos.
3. validado alta 25/11 25/11 equipo Se estima bajo el incremento de mejora acción
por una segunda revisión por capítulos. correctora
Ahorrar segunda semana de Hito de comienzo de revisión 1214
revisión por capítulos. Aumentar externa se adelanta una 130
plazo de revisión externa de 1 a semana. No hay impacto en la
2 semanas. fecha de fin del proyecto.
4. rechazado alta 04/12 04/12 editor El editor solicita comenzar la revisión acción
editorial en paralelo con la revisión correctora
externa.
Respetar la dependencia de Los revisores de la editorial 122
lógica dura entre revisores encontrarían errores antes que
externos y después revisores de los revisores externos. No se
la editorial. podrían procesar las revisiones
externas.
Registro de Entregas
PMI Madrid
Registro de Entregas al 31/12/13
Id.: Entregable: % Avance: Comentarios:

1. Borrador Capítulo 1 100% Entregado y aceptado en fecha.
2. Borrador para Autores 100% Entregado y aceptado en fecha.
3. Borrador para Revisores Externos 100% Entregado y aceptado en fecha.
4. Manuscrito traducido e imágenes 100% Entregado y aceptado en fecha.
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Control del Alcance
PMI Madrid
Control del Alcance al 31/12/13
Avance Completado Presupuesto

Cuenta de Control: 97% 34.300 €: 35.350 € Comentarios:
000. Gestión 80% 4.200 € 5.250 € Pendiente soporte en fase de edición.
110. Traducción 100% 14.000 € 14.000 € Completado en fecha.
121. Revisión Interna 100% 14.000 € 14.000 € Completado en fecha.
122. Revisión Externa 100% 1.400 € 1.400 € Completado en fecha.
130. Integración Final 100% 700 € 700 € Completado en fecha.
200. Edición 20% 0€ 0€ Editorial ha comenzado fase de edición.
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Control de Costes
PMI Madrid
Desempeño de Costes al 31/12/13
Fecha: AT BCWS (PV) ACWP (AC) BCWP (EV) ES SV(t) CPI CV BAC EAC
30/09 1 618 € 350 € 0€ 1 0 1 0€ 35.350 € 35.350 €
07/10 6 3.710 € 4.200 € 2.800 € 5 -1 0,7 -1.400 € 35.350 € 35.350 €
14/10 11 6.802 € 6.790 € 2.800 € 5 -6 0,4 -3.990 € 35.350 € 35.350 €
21/10 16 9.893 € 9.380 € 8.050 € 13 -3 0,9 -1.330 € 35.350 € 35.350 €
28/10 21 12.985 € 11.970 € 12.250 € 20 -1 1,0 280 € 35.350 € 35.350 €
04/11 26 16.217 € 15.120 € 15.050 € 24 -2 1,0 -70 € 35.350 € 35.514 €
11/11 31 20.008 € 21.070 € 19.425 € 30 -1 0,9 -1.645 € 35.350 € 38.344 €
18/11 36 23.800 € 24.220 € 23.625 € 36 0 1,0 -595 € 35.350 € 36.240 €
25/11 41 27.592 € 27.370 € 27.825 € 41 0 1,0 455 € 35.350 € 34.772 €
02/12 46 30.963 € 29.120 € 32.900 € 53 7 1,1 3.780 € 35.350 € 31.289 €
09/12 51 32.515 € 34.895 € 33.600 € 60 9 1,0 -1.295 € 35.350 € 36.712 €
16/12 56 33.367 € 35.770 € 34.300 € 72 16 1,0 -1.470 € 35.350 € 36.865 €
23/12 61 33.658 € 35.945 € 34.300 € 72 11 1,0 -1.645 € 35.350 € 37.045 €
30/12 66 33.950 € 36.120 € 34.300 € 72 6 0,9 -1.820 € 35.350 € 37.226 €
06/01 71 34.242 €
13/01 76 34.533 €
20/01 81 34.825 €
27/01 86 35.117 €
31/01 90 35.350 €
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Caso Práctico
Control del Cronograma
PMI Madrid
Control del Cronograma al
31/12/13
Inicio Fin
Cuenta de Control: Planif.: Planif.: Inicio: Fin: Comentarios:
000. Gestión 30/09 31/01 30/09 31/01
110. Traducción 30/09 01/11 30/09 01/11 Fin en fecha.
121. Revisión Interna 04/11 29/11 04/11 22/11 Fin 1 semana antes.
122. Revisión Externa 02/12 06/12 25/15 06/12 Fin en fecha. Duró 1 semana más.
130. Integración Final 09/12 13/12 09/12 13/12 Fin en fecha.
200. Edición 16/12 31/01 16/12 31/01
Fecha Fecha
Cuenta de Control: Hito: Planif.: Real: Comentario:
000. Gestión Manuscrito Original disponible 30/09 30/09 En fecha.
000. Gestión Configuración Herramientas 01/10 01/10 En fecha.
110. Traducción Borrador Capítulo 1 04/10 04/10 En fecha.
110. Traducción Borrador para Autores 01/11 01/11 En fecha.
121. Revisión Interna Revisores Externos Seleccionados 29/11 22/11 Adelanto 1 semana.
130. Integración Final Manuscrito traducido e imágenes 13/12 13/12 En fecha.
200. Edición Manuscrito Revisado por la Editorial 27/12 27/12 En fecha.
200. Edición Prueba DTP 1 revisada 17/01
200. Edición Libro Publicable 31/01
Cronograma de Seguimiento:
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Informes de Situación Resumidos
PMI Madrid
Estado del Proyecto al 31/12/13
Fecha: Estado General: Cronograma Presupuesto: Riesgos:

30/09 Kick-off realizado Plazo ajustado Proyecto interno sin Analogía con proyecto de
tratándose de un flujo de caja. voluntariado de la verificación
proyecto de de la traducción PMBOK v5
voluntariado.
07/10 Traducido glosario y Buena velocidad inicial Equipo virtual, uso de
capítulo 1 (26%) de traducción. herramientas.
14/10 capítulos 2-4 (46%) Velocidad de traducción: +Calidad de la traducción,
véase burndown chart consistencia PMBOK, plazos.
21/10 capítulos 5-7 (65%) Véase burndown chart + seguridad
28/10 capítulos 8-11 (85%) Véase burndown chart
04/11 caps. 12-13 y anexos Véase burndown chart
(100%)
11/11 Revisión interna Calidad de cambios: véase
burndown chart
18/11 Revisión interna Véase burndown chart
25/11 Revisión externa Comentarios favorables de
revisores externos.
02/12 Finalizada revisión
interna
09/12
16/12 Entregado manuscrito
23/12 Soporte puntual
30/12 Fin revisión editorial. Resultado positivo revisión
Comienza DTP. editorial.
06/01
13/01
20/01
27/01
03/02
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6.CIERRE DEL PROYECTO
Si acceden a los detalles del proyecto en TALAIA, pestaña de cierre, podrán ver, entre
otra información, el registro de lecciones aprendidas y el dossier con la documentación
del proyecto. En el enlace de documentación de cierre pueden acceder a los principales
documentos del proyecto en Google Drive.
Lecciones Aprendidas
PMI Madrid
Lecciones Aprendidas
¿Qué dio resultado? ¿Qué debería mejorarse?

Gestión de la  Invitar al autor a reuniones de seguimiento.  Debería haberse dedicado más tiempo a
Comunicación  Responder rápidamente a autor y editor. comunicar con autor y editor. La
 Uso de una herramienta externa al correo orientada a tareas (como comunicación ha sido demasiado reactiva,
Asana) para saber tareas asignadas, pendientes o cerradas, así casi exclusivamente para responder a sus
como para publicar notas, reglas básicas, acuerdos y decisiones. peticiones.
Debatir con equipo en tareas de Asana.  Debería haber existido más comunicación
 Mantener al equipo en línea con reuniones virtuales semanales, con los responsables del PMI.
aunque no hubiera incidentes, retrasos o necesidad de debatir,
grabando sesión GoToMeeting para los ausentes.
Gestión de  Decisiones democráticas: título, criterios de traducción, estrategias  Exigir presupuesto para una reunión
Recursos de revisión, integración, etc. presencial temprana, aunque no
 Atención al escaso tiempo de los voluntarios. Todo el soporte hubiéramos podido incluir al voluntario de
necesario para que sepan qué hacer, cómo y cuándo. Buenos Aires.
 Autogestión de los propios voluntarios con los revisores externos.  Dedicar una sesión a formación en las
 Cubrir el trabajo de un voluntario por otros cuando aquél tiene un utilidades de gestión de cambios de
problema. Microsoft Word.
 Asignación de tareas equitativa, rápida y compartida (en un fichero
Excel todos pueden comparar el tamaño de sus asignaciones).
Gestión del  Descomponer el trabajo de traducción en unidades de no más de  Por un error de asignación, dos trozos
Alcance 500 palabras, como una pila de producto de 76 elementos, quedaron sin traducir y en otros dos hubo
asignables a los voluntarios como tareas de Asana. retrabajo. Debe buscarse una mejor forma
de verificar las asignaciones.
Gestión del  Iteraciones semanales con resultados significativos para los  Se ha trabajado demasiado durante fines
Tiempo voluntarios. Cada semana era un “proyecto de Asana”, que de semana y a horarios intempestivos.
notificaba las asignaciones y los recordatorios sobre fechas límite.  Se han solapado revisiones que deberían
 Secuenciación clara de traducción primero, revisión después, ser en secuencia.
evitando retrabajos por solapamientos (DIRTFT).  Convendría 1 semana más para revisores
externos (3 semanas mejor que 2).
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Caso Práctico
Gestión de la  Esquema de carpetas en GoogleDrive en fase de traducción para  Explicitar mejor la definición de terminado y
Configuración acceder intuitivamente a los elementos originales y a traducir (texto convenciones de nomenclatura.
e imágenes).  Distinguir mejor los documentos en
 No usar GoogleDocs para que todos los documentos puedan progreso y terminados.
abrirse en local.  Explicitar mejor la definición de terminado.
 Estrategia de backups: un voluntario responsable cada semana.  Asegurar que los voluntarios instalan
 Estrategia de versionado: Mantener solo la última versión. GoogleDrive desktop para sincronizar
 Estrategia de merge para la integración de la versión final a partir automáticamente. Buscar una solución
de las 4 versiones de cada capítulo: Un voluntario integra varios temporal cuando usan ordenador de su
capítulos. Para cada capítulo se comparan las 4 versiones en esta empresa y lo tienen deshabilitado (en un
secuencia dos a dos: MAD-BCN = V1. V1-VAL=V2. V2-BA = proyecto de este tipo estas herramientas
versión definitiva. ahorran mucho de tiempo de voluntariado).
¿Qué dio resultado? ¿Qué debería mejorarse?

Monitorización  Asana ha dado mucha agilidad para asignar y debatir los trabajos,  Convocar reuniones de seguimiento con
y Control y también para monitorizar rápidamente las tareas pendientes y agenda y asegurar la asistencia con
terminadas de cada voluntario. antelación.
 Radiadores de información de seguimiento tipo burndown charts  Distribuir informes de seguimiento al resto
para el número de palabras pendientes por traducir y el número de de interesados.
cambios aceptados.
Ejecución  Comenzar por traducir el glosario.  Revisiones por parejas no han generado
 Utilidades de Microsoft Word para controlar los cambios. Además buena colaboración (los voluntarios no han
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Caso Práctico
de gestionar cambios y comentarios, resultó muy útil la tenido tiempo de interaccionar más).
funcionalidad para ver documentos en paralelo, comparar  Necesaria herramienta de registro y
documentos y documentos maestros (para automatizar la trazabilidad de cambios mejor que Asana o
integración). Excel.
Dossier del Proyecto
PMI Madrid
Dossier del Proyecto
Carpeta Documento Descripción

01.initiating PMPocket_BUDGET.xlsx Justificación del presupuesto de alto nivel.
PMPocket_Stakeholders.xlsx Identificación de interesados internos y
Stakeholder Register.pdf externos.
Project Charter.pdf Acta de Constitución del Proyecto.
01.initiating/00.background emails Varios correos electrónicos Justificación del proyecto y asignación del
Director del Proyecto.
02.planning/05.scope backlog.xlsx Pila de producto segmentando el trabajo de
traducción. Matrices de asignación de
revisiones.
PMPocket.mmap EDT generada con MindManager
(importando de Project).
Varios ficheros Propuesta de herramientas. Análisis de
estrategia de revisiones entre pares.
Scope Statement.pdf Enunciado del Alcance.
WBS.pdf Estructura de Desglose del Trabajo.
WBS Dictionary.pdf Diccionario de la EDT.
Deliverables.pdf Identificación de entregables.
02.planning/06.time Varios ficheros Microsoft Project Gantt inicial, recursos y línea base.
PMPocket_v2_BL.xml Fichero para importar planificación en
TALAIA.
Schedule Baseline.pdf Línea base del cronograma.
02.planning/07.cost PMPocket_PV.xlsx Línea base de costes.
Cost Estimates.pdf Estimaciones de costes de las actividades.
Cost Baseline.pdf Línea base de costes.
02.planning/09.HR Team member contact information.gsheet Datos de contacto de los voluntarios.
02.planning/10.comm PMPocket_Communications.xlsx Plan de comunicación.
31
Caso Práctico
02.planning/11.risk PMPocket_Risk Register.xlsx Registro de riesgos y supuestos.

Risk Register.pdf Registro de riesgos.
Assumption Log.pdf Registro de supuestos.
02.planning/13. stakeholder PMPocket_Stakeholders.xlsx Estrategia de gestión de interesados.

03.executing/04.Integration/01.inputs Varios documentos Textos originales a traducir.
03.executing/04.Integration/02.working Varios documentos Trozos originales a traducir en semana 1.
products/01.translation phase/translation
week 1/EN
03.executing/04.Integration/02.working Varios documentos Trozos traducidos en semana 1.
week 1/SP
week 2/EN
week 2/SP
week 3/EN
week 3/SP
week 4/EN
week 4/SP
week 5/EN
week 5/SP
03.executing/04.Integration/02.working Varias carpetas Una carpeta por voluntario con la última
products/02.review phase/01.preparing versión de la traducción de sus trozos
review phase by translator (ficheros de textos e imágenes).
03.executing/04.Integration/02.working Varios documentos. Un fichero Word y PPT por capítulo con
products/02.review phase/02.preparing última versión de la revisión interna.
review phase by chapters Un fichero Word y PPT con el manuscrito
completo.
32
Caso Práctico
Un fichero PDF con el manuscrito completo.

03.executing/04.Integration/02.working Varios documentos. Un fichero Word por capítulo con última
products/02.review phase/03.external versión de la revisión del equipo externo del
review PMI-Buenos Aires PMI Buenos Aires.
review PMI-BCN PMI Barcelona.

review PMI-VAL PMI Valencia.
review PMI-MAD PMI Madrid.
products/02.review phase/07.consolidado versión de la revisión integrada.
03.executing/04.Integration/02.working Varios documentos. Un fichero Word y PPT con el manuscrito
products/03.Printing/00. manuscript completo.
Un fichero PDF con el manuscrito completo.
03.executing/04.Integration/02.working Varios documentos. Procesado de las revisiones propuestas por
products/03.Printing/01.review la Editorial.
03.executing/04.Integration/02.working Documentos de soporte a la fase de Prólogo a la edición española.
products/03.Printing/02.DTP integración final de la Editorial, o DTP
(desktop publishing).
03.executing/04.Integration/03.deliverables 01. Borrador Capítulo 1.pdf Entregable Nº1.
02. Borrador para Autores.pdf Entregable Nº2.
03. Borrador para Revisores Externos.pdf Entregable Nº3.
04. Manuscrito traducido.doc Entregable Nº4.
04. Manuscrito traducido.ppt
03.executing/10.comm PMPocket_Communications.xlsx Registro de comunicaciones.
03.executing/10.comm/01.sponsor & Varios correos Correos intercambiados con el autor y el
customer editor.
03.executing/10.comm/02.initiating Varios correos Correos intercambiados en fase de inicio.
03.executing/10.comm/03.change requests Varios correos Correos intercambiados con solicitudes de
cambios.
03.executing/10.comm/04.risks Varios correos Correos tratando riesgos.
03.executing/10.comm/05.toolling Varios correos Correos sobre herramientas.
03.executing/10.comm/06.team Varios correos Correos intercambiados con el equipo.
03.executing/10.comm/07.extended team Varios correos Correos intercambiados con el equipo de
revisores externos.
03.executing/10.comm/08.DTP Varios correos Correos sobre integración final.
03.executing/10.comm/09.lessons learned Varios correos Correos sobre lecciones aprendidas.
33
Caso Práctico
03.executing/10.comm/10.chapter contracts Varios correos Correos sobre los contratos con los
capítulos del PMI.

04.controlling/04.integration PMPocket_Change Management.xlsx Registro de cambios.
Change Register.pdf
Healthcheck Reports.pdf Informes de situación resumen.
04.controlling/05.scope Scope Validation.pdf Registro de entregas.
Scope Control.pdf Control del alcance.
04.controlling/06.time PMPocket_v3_SGTO.mpp Microsoft Project actualizado.
PMPocket_v3_SGTO.xml Fichero para importar datos actualizados
del cronograma en TALAIA.
Schedule Control.pdf Control del cronograma.
04.controlling/07.cost PMPocket_EVM.xlsx Desempeño de costes.
Cost Performance.pdf
04.controlling/10.comm PMPocket_Communications.xlsx Registro de comunicación.
04.controlling /11.risk PMPocket_Risk Register.xlsx Registro de riesgos, supuestos e
incidentes.
Risk Register.pdf Registro de riesgos.
Assumption Log.pdf Registro de supuestos.
Issue log.pdf Registro de incidentes.
05 closing Lessons Learned.pdf Lecciones aprendidas.
Documentation Directory.pdf Dossier del proyecto.
Project final report.pdf Memoria del proyecto.
05 closing/acceptations Varios correos. Correos de aceptación.
34

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CASO PRÁCTICO

SOBRE LA BASE DE LA INFORMACIÓN DETALLADA ACONTINUACIÓN,

En el periodo de septiembre de 2013 a enero de 2014 tuve el privilegio de dirigir un

Si le interesa acceder en modo lectura a la información de gestión del proyecto, igual

Si desea acceder al entorno compartido en Asana puede usar mi usuario de PMPeople:

Acta de Constitución del Proyecto

Proyecto: Ejercicio: Epígrafe de inversión:

Fecha de inicio prevista: Fecha de fin prevista: Duración en días:

Servicios Externos: Servicios (1): 0 €

Otros Gastos Externos: Otros (2): 0 €

Gastos de Viajes: Viajes (3): 0 €

Francisco Javier Rodríguez Blanco Bart Verbrugge

PMI Madrid, Presidente Van Haren Publishing, Publishing

3. PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO

Al tratarse de un proyecto interno, sin flujo de caja, los costes de contabilizarán en

La ejecución del proyecto consistió básicamente en el esfuerzo de traducción y revisión.

Id.: Entregable: % Avance: Comentarios:

Control del Alcance

Avance Completado Presupuesto

Control del Cronograma

Informes de Situación Resumidos

Fecha: Estado General: Cronograma Presupuesto: Riesgos:

6.CIERRE DEL PROYECTO

¿Qué dio resultado? ¿Qué debería mejorarse?

¿Qué dio resultado? ¿Qué debería mejorarse?

Dossier del Proyecto

Carpeta Documento Descripción

02.planning/11.risk PMPocket_Risk Register.xlsx Registro de riesgos y supuestos.

Carpeta Documento Descripción

Un fichero PDF con el manuscrito completo.

Carpeta Documento Descripción

Carpeta Documento Descripción

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