Caso El Llavero

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AUDITORÍA Y CONSULTORÍA ADMINISTRATIVA 0

SECCIÓN 2-1

“CASO DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA: EL LLAVERO


INTEGRAL, S.A.”

GRUPO N° 5

Presentado por:
Guardado Flores, Francisco Alexander
Hernández Torres, Yoana Edith
López Menjívar, Staci Guadalupe
Prado Cáceres, José Guillermo

Docente:
Lic. Marco Vinicio Escobar

Antiguo Cuscatlán, 3 de marzo de 2016


CASO EL LLAVERO INTEGRAL, S.A. | ACA0

ÌNDICE

Tabla de contenido

ANTECEDENTES ................................................................................................................ 3
DIAGNÓSTICO DEL PROBLEMA .................................................................................... 4
OPORTUNIDADES DE MEJORA ................................................................................... 10
PROPUESTA 1: CREACIÓN DE UN PLAN DE DISTRIBUCIÓN Y RUTEO ................... 10
PROPUESTA 2: CREACIÓN DE UN SISTEMA DE INCENTIVOS ................................... 12
PROPUESTA 3: CREACIÓN DE MANUAL DE INDUCCIÓN. ........................................... 14
PROPUESTA 4: REALIZACIÓN DEL PROCESO INDUCCIÓN ANTES DE LLEGAR AL
PUESTO DE TRABAJO. ........................................................................................................... 15
PROPUESTA 5: CREACIÓN DE COMITÉ DE EVENTOS DE CONVIVENCIA. ............. 17
PROPUESTA 6: CREACIÓN DE POLÍTICAS DE ASCENSOS Y PROMOCIONES. .... 20

CONCLUSIONES .............................................................................................................. 22
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ANTECEDENTES

La empresa El Llavero Integral, S.A., es una empresa que posee buena


participación en el mercado, se dedicada a la fabricación de llaveros con Smiley’s.
Actualmente la organización se divide en cuatro grandes áreas que son: Producción,
Mercadotecnia, Finanzas y Recursos Humanos.

Sin embargo del total de áreas que forman la organización, el área con menor
importancia en la empresa es el departamento de recursos humanos y el de más
importancia es Producción, cabe destacar que se debe considerar que la empresa
es del giro industrial y que cuenta con un número significativo de empleados.

Para el caso, el área de Recursos Humanos se encuentra en deficiencia puesto que


al realizar un análisis de la organización, se logró observar los siguientes datos
importantes:

 No existe planificación del ruteo de productos.


 No poseen un plan o sistema de incentivos para el personal.
 No existe un proceso de inducción al iniciar labores.
 Los eventos de convivencia entre el personal son escasos.
 No toman en consideración la calificación de méritos para posibles ascensos
y promociones dentro de la organización.
 Alta rotación de personal.
 Personal multifuncional.
 Relaciones armónicas entre el personal.
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DIAGNÓSTICO DEL PROBLEMA

Se presentan los siguientes resultados sobre auditoría realizada a la compañía: El


Llavero S.A.:

Áreas de la Empresa Ponderación Puntos


Producción 35% 3,500.00
Mercadotecnia 25% 2,500.00
Finanzas 25% 2,500.00
Recursos Humanos 15% 1,500.00
Total 100% 10,000.00

Alcance
Comprenderá únicamente para el área de Recursos Humanos, y en las sub
funciones detalladas a continuación:

Subfunción
Selección 2.00%
Entrenamiento y Desarrollo 1.50%
Análisis de puestos 1.50%
Contratación 1.50%
Salarios e incentivos 1.50%
Calificación de méritos 1.00%
Ascensos y promociones 1.00%
Valuaciones de puestos 1.00%
Prestaciones y servicios 1.00%
Reclutamiento 1.00%
Introducción 1.00%
Relaciones 1.00%
Total 15.00%

Selección:
De acuerdo a los resultados obtenidos por la Auditoria; el proceso de selección
cuenta con el mayor porcentaje de importancia dentro de las subfunciones de
Recursos Humanos. Según los datos obtenidos el proceso de selección no esta
teniendo mayor resultado, ya que incide en las demás subfunciones, lo que genera
mayor deficiencia y una alta rotación en diferentes departamentos.

Preguntas Puntos Puntos obtenidos


1 60 300
2 55 220
3 45 225
4 40 160
Totales 200 905
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Entrenamiento y desarrollo:
Tomando en consideración las ocho preguntas realizadas para realizar el análisis
de la auditoría, se obtuvo un total de 662 puntos y siendo la segunda subfunción
con mayor porcentaje para Recursos Humanos; el proceso que se está
implementando para que el nuevo personal se adapte por completo al puesto de
trabajo, no es el idóneo, ya que no se cuenta con una planificación que detalle cada
función y responsabilidad que tendrá el personal en sus actividades diarias.

Preguntas Puntos Puntos obtenidos


1 25 100
2 25 125
3 22 110
4 20 80
5 20 80
6 15 75
7 15 60
8 8 32
Totales 150 662

Análisis de puestos:
Analizando las cuatro preguntas realizadas con un total de 600 puntos, se logró
identificar que los perfiles de cada puesto no están siendo adecuados a la posición
solicitada, ya que en algunos casos no se cuenta con el personal idóneo o que
cumpla con las competencias y habilidades requeridas para desempeñar dicho
cargo. Se sugiere hacer un levantamiento de los perfiles que requieran cambio.

Preguntas Puntos Puntos obtenidos


1 43 172
2 41 164
3 33 132
4 33 132
Totales 150 600

Contratación:
Observando los resultados para las cuatro preguntas realizadas, se obtuvo un total
de 560 puntos; tomando en cuenta los datos, se puede observar que la contratación
no esta siendo efectiva debido a la alta rotación de personal con la cuenta la
empresa.

Preguntas Puntos Puntos obtenidos


1 45 180
2 40 120
3 33 132
4 32 128
Totales 150 560
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Salarios e incentivos:
Con las seis preguntas analizadas y un total de 637 puntos, se puede observar que
debido a las remuneraciones que da la empresa, los colaboradores tienden a tener
poco compromiso ya que no cuentan con motivación para realizar sus actividades,
lo que genera bajo rendimiento y poca productividad.

Preguntas Puntos Puntos obtenidos


1 26 104
2 25 100
3 25 100
4 20 100
5 20 85
6 17 80
7 17 68
Totales 150 637

Calificación de méritos:
En esta etapa con seis preguntas estudiadas, obteniendo un total de 130 puntos, se
puede observar que la empresa no toma en cuenta las competencias o habilidades
que el personal realice en su puesto de trabajo por lo que tienden a tener un trabajo
monótono en varios puestos que requieren de creatividad y viceversa.

Preguntas Puntos Puntos obtenidos


1 20 20
2 20 20
3 18 36
4 18 24
5 12 18
6 12 12
Totales 100 130

Analisis de puestos:
Nuevamente, se muestra un nuevo estudio para esta subfunción, obteniendo un
total de 260 puntos; el cual nos indica que requiere de atención analizar cada
descriptor de puesto para que pueda ser tomado como base para el reclutamiento
y selección.

Preguntas Puntos Puntos obtenidos


1 35 120
2 35 70
3 30 70
Totales 100 260
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Valuacion de puestos:
Analizando las tres preguntas con un total de 465 puntos obtenidos, la valuación de
puestos cuenta con un bajo porcentaje de importancia, lo que podría generar
desmotivación en el personal al no validar la aptitudes que se estén desempeñando
para el puesto de trabajo.

Preguntas Puntos Puntos obtenidos


1 35 140
2 35 175
3 30 150
Totales 100 465

Prestaciones y servicio:
Tomando en cuenta las cuatro preguntas con 480 puntos obtenidos; las
prestaciones y servicios que brinda la empresa no es de mayor interés ya que no
cuentan con incentivos o programas que permitan motivar y retener a los
empleados.

Preguntas Puntos Puntos obtenidos


1 30 150
2 30 150
3 20 100
4 20 80
Totales 100 480

Reclutamiento:
Para el área de reclutamiento, se obtuvieron tres preguntas con un total de 467
puntos; lo que indica que siendo una de las subfunciones menos importante el
personal no esta siendo reclutado de acuerdo a las necesidades del perfil, si no mas
bien solo se recluta masivamente, lo que puede ocacionar entorpecimiento las
siguientes áreas del proceso que se quiera llevar a cabo.

Preguntas Puntos Puntos obtenidos


1 34 170
2 33 165
3 33 132
Totales 100 467

Introducción:
Según las cuatro preguntas con un total de puntos de 455 analizados; se observa
que la introducción a los nuevos puestos de trabajo no se le brinda un orden ni una
secuencia lógica para colocar al nuevo personal y que este pueda ejecutar las
funciones de la manera mas apropiada.
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Preguntas Puntos Puntos obtenidos


1 30 150
2 25 100
3 25 125
4 20 80
Totales 100 455

Relaciones:
Para la subfunción de relaciones se obtuvieron un total de 429 puntos, luego de
once preguntas realizadas. En esta área, a pesar que de las menos importantes se
obtuvieron resultados aceptables que permiten a los empleados poder relacionarse
y crear un ambiente mas empático.

Preguntas Puntos Puntos obtenidos


1 20 80
2 20 80
3 10 50
4 10 40
5 7 35
6 7 35
7 6 25
8 5 24
9 5 20
10 5 20
11 5 20
11 100 429

En el siguiente cuadro se muestra de manera consolidada las subfunciones con los


respectivos números de preguntas y su puntaje obtenido.

CONSOLIDADO
Áreas Preguntas Puntos Puntos obtenidos
Selección 4 200 905
Entrenamiento y Desarrollo 8 150 662
Análisis de puestos 4 150 600
Contratación 4 150 560
Salarios e incentivos 7 150 637
Calificación de méritos 6 100 130
Ascensos y promociones 3 100 260
Valuaciones de puestos 3 100 465
Prestaciones y servicios 4 100 480
Reclutamiento 3 100 467
Introducción 4 100 455
Relaciones 11 100 429
Totales 61 1500 6050
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La subfunción con mayor impacto en el análisis realizado fue: La selección, la cual


se puede ver de manera ilustrativa en la siguiente gráfica:

Preguntas Puntos Puntos obtenidos

R E L A C I O N E S 11 100 429
I N T R O D U C C I Ó N 4 100 455
R E C L U T A M I E N T O 3 100 467
P R E S T A C I O N E S Y S E R V I C I O S 4 100 480
V A L U A C I O N E S D E P U E S T O S 3 100 465
A S C E N S O S Y P R O M O C I O N E S 3 100 260
C A L I F I C A C I Ó N D E M É R I T O S 6 100 130
SALARIOS E INCENTIVOS 7 150 637
CONTRATACIÓN 4 150 560
ANALISIS DE PUESTOS 4 150 600
ENTRENAMIENTO Y DESARROLLO 8 150 662
SELECCIÓN 4 200 905
Entrenam Ascensos
Analisis Salarios e Calificaci Valuacion Prestacio
iento y Contratac y Reclutam Introducc Relacione
Selección de incentivo ón de es de nes y
Desarroll ión promocio iento ión s
puestos s méritos puestos servicios
o nes
Preguntas 4 8 4 4 7 6 3 3 4 3 4 11
Puntos 200 150 150 150 150 100 100 100 100 100 100 100
Puntos obtenidos 905 662 600 560 637 130 260 465 480 467 455 429
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OPORTUNIDADES DE MEJORA

ESTRATÉGIA: REESTRUCTURACIÓN DEL ÁREA DE RECURSOS HUMANOS

PROPUESTA 1: CREACIÓN DE UN PLAN DE DISTRIBUCIÓN Y RUTEO

Objetivo: Desarrollar una buena planificacion para la distribucion de producto y


ruteo para evitar contratiempos, entrega tardias e insatisfaccion del cliente.

Responsables:
 Encargado de logística

Involucrados:
 Empleados (área de producción)
 Repartidores

¿Cómo se pretende ejecutar?:


 Entrega de hoja de planificación para entrega de producto a los transportistas
con 3 días de anticipación.
 Llevar medidas de control en base a quejas de los clientes por entrega tardía
o producto incorrecto para planes de mejora.
 Desarrollo de redes de distribución adecuadas para optimizar tiempos de
entrega.
 Llevar un control en “access” que refleje información detallada de entrega de
pedido, dirección, cliente, teléfono, fecha y hora.

Tiempo:
 La planificacion y ruteo se planificará semanalmente

Costo:
 El único costo que incurrirá la empresa será de $50.00 mensuales por
concepto de papelería.
 Se pretende disminuir costos de gasolina por mal trayecto de ruta para
entrega de producto.

Recursos a utilizar:
 Monetario: Para Papelería para entrega de planificación
 Tecnológico: Computadoras para creación de planificación y su respectivo
control.
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Resultados esperados:
 Evitar contratiempos por uso de trayecto incorrecto al punto de entrega.
 Evitar entrega tardías o productos incorrectos.
 Satisfacer la necesidad del cliente.
 Optimizar tiempos de entrega.
 Fidelizar al cliente por un servicio premium de entrega de producto a la hora,
fecha y lugar especificado por el cliente.
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PROPUESTA 2: CREACIÓN DE UN SISTEMA DE INCENTIVOS

Objetivo: Motivar a los empleados con el fin de que sean eficientes y


comprometidos con el logro de los objetivos de la empresa.

Responsables: Departamento de Recursos Humanos

Involucrados:
 Gerente de Recursos Humanos
 Gerente de Producción
 Gerente de Mercadotecnia
 Gerente de Finanzas

¿Cómo se pretende ejecutar?: La empresa implementará un sistema de incentivos


monetarios y no monetarios, que permitirá mantener motivado al personal. A
continuación se detallan los incentivos a considerar:

Incentivos monetarios:
 Otorgar bonos a final de año a empleados si la empresa ha obtenido
utilidades.
 Entregar bonos a empleados del área de producción que realizen
eficientemente su trabajo cumpliendo con el tiempo estipulado y requisitos
del producto.
 Otorgar comisiones del 10% sobre el total de la venta, a repartidores que
hagan llegar el producto en el lugar y hora estipulada.

Incentivos no monetarios:
 Generar horarios flexibles, es decir, con entradas y salidas flexibles
manteniendo la cantidad de horas de trabajo.
 Celebración de los cumpleañeros del mes.
 Reconocimiento del empleado del mes, colocando su fotografía y su nombre
en la empresa.

Costos:
Para la implementación del sistema de incentivos en la organización, se incurrirá en
los siguientes costos:
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Incentivos monetarios
Incentivo Costo unitario Cantidad de Costo Total
empleados
Bono de fin de año $50.00 200 $10,000.00
Bono a producción $50.00 70 $3,500.00

Incentivos no monetarios
Incentivo Costo unitario Cantidad Costo Total
Horarios flexibles $50.00 12 $600.00
Bono a producción $5.00 12 $60.00

Tiempo:
Para los incentivos monetarios, no aplica. Para los incentivos no monetarios, los
empleados podrán tomar el último viernes de mes, media horas antes de terminar
su jornada laboral para poder celebrar a los compleañeros.

Recursos a utilizar:
 Efectivo
 Recurso humano
 Tiempo
 Papelería y útiles

Resultados esperados:
 Empleados motivados al logro de los objetivos de la empresa
 Fidelización del empleado con la empresa
 Reducción de la rotación de personal.
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PROPUESTA 3: CREACIÓN DE MANUAL DE INDUCCIÓN.

Objetivo: Ofrecer un Instrumento que permita a la empresa lograr que sus


colaboradores se adapten e identifiquen con ella desde su ingreso.

Responsables:
 Gerente de Recursos Humanos

Involucrados:
 Empleados
 Gerentes de cada área

¿Cómo se pretende ejecutar?: Al día siguiente de ser contratado, el empleado


llegará a la empresa; dándole la bienvenida y el manual de inducción a cargo de
una persona de Recursos Humanos, de tal manera que empleado se sienta
identificado y conozca acerca de ella.

Costo: La ejecución de esta propuesta no requiere ningún costo para la


organización.

Tiempo: Jornadas de 4 horas diarias durante 10 días. Total de horas invertidas 40


horas para la realización del manual de inducción.

Recursos a utilizar:
 Papelería y útiles.

Resultados esperados:
 Crear mayor compromiso por parte del empleado.
 Dar a conocer la planeación estratégica de la organización.
 Conocer de forma general la organización de la empresa.
 Integrar al nuevo colaborador a la organización.
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PROPUESTA 4: REALIZACIÓN DEL PROCESO INDUCCIÓN ANTES DE


LLEGAR AL PUESTO DE TRABAJO.

Objetivo: Facilitar la adaptación e integración del nuevo trabajador a la organización


y a su puesto de trabajo.

Responsables:
 Departamento de Recursos Humanos

Involucrados:
 Empleados
 Gerente de cada área

¿Cómo se pretende ejecutar?:


La empresa implementará un proceso de inducción que permita al empleado poder
incorporase al nuevo puesto de trabajo:

 Diseñar un procesos que detalle cada etapa a seguir


 Establecer responsable de cada actividad asignada dentro del proceso de
inducción.
 Crear programa de capacitaciones e inducciones que permitar realizar las
actividades de manera creativa.

Esquema de Inducción
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Evaluación del proceso de inducción al mes


 Dar generalidades de la empresa
 Recorrido por la empresa
 Dar a conocer políticas y normas de la empresa
 Brindar información sobre indicadores de desempeño mensual
 Explicar prestaciones (dependiendo del puesto)
 Dar a conocer funciones y responsabilidades del puesto
 Acompañar con prácticas las tareas diarias del puesto

Explicar Dar a conocer


prestaciones funciones y
INICIO (dependiendo del responsabilidades
puesto) del puesto

Brindar información Acompañar con


Dar generalidades
sobre indicadores prácticas las tareas
de la empresa
de desempeño diarias del puesto

Dar a conocer
Recorrido por la
empresa
políticas y normas
de la empresa
FIN
Tiempo: 16 horas.

Recursos a utilizar:
 Efectivo
 Recurso humano
 Papelería y útiles

Resultados esperados:
 Incorporación del personal a su puesto de trabajo desempeñado sus
actividades y responsabilidades de manera efectiva.
 Evitar accidentes o errores continuos en el puesto de trabajo.
 Mayor compromiso por parte del empleado.
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PROPUESTA 5: ELABORACION DE MANUALES DE PUESTOS.

Objetivo: Elaborar y proponer los procesos para cada puesto de la empresa, con la
finalidad de mitigar la multifuncionalidad y conflicto de intereses.

Responsables:
 Departamento de Recursos Humanos

Involucrados:
 Empleados
 Gerentes de cada área

¿Cómo se pretende ejecutar?:


 Por medio de pasantías Universitarias

Contacto:
 Universidad Dr. José Matías Delgado de la Facultad Economía y Negocios.

Metodología:
 La elaboración de la propuesta será desarrollada por alumnos de la UJMD
que estén cursando la materia: Desarrollo de Habilidades Administrativas
(DHA).

Tiempo: 4 meses.

Costo: N/A (Este tipo de pasantías no son remuneradas).

Recursos:
 Papelería
 Fotocopias.

Resultados esperados:
 Mitigar multifuncionalidad
 Manuales de puestos documentados
 Procesos establecidos.
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PROPUESTA 6: CREACIÓN DE COMITÉ DE EVENTOS DE CONVIVENCIA.

Objetivo: Aumentar la convivencia de los colaboradores, mejorando el ambiente de


la empresa en horario laboral y afuera de este.

Responsables:
 Gerente de Recursos Humanos

Involucrados:
 Empleados de toda la organización

¿Cómo se pretende ejecutar?:


Aumentar el número de celebraciones en el año para los colaboradores puedan
generar más comunión entre sí, mediante celebraciones colectivas una vez al mes
de cumpleañeros de dichas fechas con una respectiva partida de pastel que no dure
más de 1 hora dicho evento para que el personal se pueda sumar a sus actividades
diarias rápidamente.

Agregar al calendario de festejos la celebración del día del niño para que los
colaboradores puedan celebrar esa fecha con sus compañeros al lado de sus
familias. Además proponemos la creación de un torneo anual relámpago de futbol
sala que dure toda una mañana en la que los colaboradores se puedan sumar ya
sea como jugadores o alentando a sus equipos al lado de sus familias.

Para poder realizar todo lo anterior, se pretenden realizar las siguientes actividades:
 Planificar una hora después de almuerzo para que los colaboradores puedan
sumarse a la celebración de los festejados del mes y notificando a todos los
colaboradores sobre los agasajados de la fecha.
 Reservar un local para el día de los niños, con tiempo de anticipación y
enviando invitaciones a las familias de los colaboradores para que aparten el
día para poder formar parte de dicho evento, el evento se realizara día
sábado.
 Reservar cancha de futbol sala, para la realización de torneos relámpagos
que duren toda una mañana, en los que los colaboradores puedan sumarse
a esta competencia ya sea como jugadores o alentando a su equipos
preferidos al lado de sus familias, el evento es a realizarse día sábado..

Tiempo:
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 Tiempo para celebración de cumpleaños: media hora el último viernes de


cada mes.
 Celebración del día del niño dura aproximadamente 4 horas, transcurso de
una mañana.
 Torneo relámpago de futbol sala dura 2 horas.

Costo:
 Se estipulará $30.00 mensuales para la compra de pasteles de
cumpleañeros.
 Costo por la celebración del día del niño:

Detalle Costo
Pizza $200.00
Bebidas $50.00
Alquiler de local $250.00
Animación (payaso) $50.00
Piñatas con dulces $50.00
Total $600.00

 Cancha de futbol sala toda una mañana $120.00

Recursos a utilizar:
 Papelería
 Correo institucional
 Mobiliario
 Platos y cubiertos

Resultados esperados:
 Trabajadores motivados.
 Involucramiento de los colaboradores con la organización.
 Trabajen en equipo.
 Mejor clima organizacional.
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PROPUESTA 6: CREACIÓN DE POLÍTICAS DE ASCENSOS Y PROMOCIONES.

Objetivo: Facilitar a los colaboradores de la organización la participación en


ascensos y promociones realizados dentro de la empresa, con el fin de contribuir a
mejorar su plan de carrera.

Responsables:
 Gerente de Recursos Humanos

Involucrados:
 Empleados
 Gerentes de cada área

¿Cómo se pretende ejecutar?:


Debe existir una política de ascensos y promociones del personal que sea
motivadora y que tome en consideración aspectos tales como:

 Se considerará en primer instancia al talento humano que se encuentra


dentro de la organización, de no encontrar a la persona indicada para el
puesto, se procederá a buscar fuera de la misma.
 El proceso de selección de la persona, debe estar enfocada a tomar en
cuenta a las personas más adecuadas para el puesto de trabajo.
 Debe existir un proceso de comunicación, en donde se les comunique a todos
los participantes cuales son los requisitos de aplicación, la forma de selección
y cada una de las pruebas a realizar para optar al puesto de trabajo.
 Si el trabajador de la empresa no es seleccionado, se le comunicará las
razones por las cuales no fue seleccionado.

El proceso para participar en los ascensos y promociones que otorgue la


organización será el siguiente:
 Notificación del concurso para los puestos vacantes al personal.
 Comunicación de requisitos para el puesto.
 Recepción de solicitudes para el puesto.
 Análisis de los perfiles de acuerdo con las expectativas o necesidades de la
empresa.
 Realización de pruebas (considerando calificación de méritos) y entrevistas
de los candidatos.
 Notificación de resultados obtenidos para el puesto vacante.
 Selección del candidato.
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Notificación del Notificación de Selección del


concurso resultados candidato

Requisitos del Pruebas y


concurso entrevistas

Recepción de Análisis de
solicitudes perfiles

Tiempo:
 Se considerarán 120 horas (quince días laborales de ocho horas cada uno),
desde que se notifica sobre el concurso para aplicar a las vacantes hasta
seleccionar al candidato idóneo para el puesto.

Costo: La ejecución de esta propuesta no requiere ningún costo para la


organización.

Recursos a utilizar:
 Papelería.
 Recurso tecnológico (correo institucional).
 Carteleras informativas.
 Mobiliario y equipo de oficina.

Resultados esperados:
 Mejorar el plan de carrera de cada colaborador.
 Crear un ambiente de sana competencia entre los colaboradores de la
empresa.
 Trabajadores motivados.
 Involucramiento de los colaboradores con la organización.
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CONCLUSIONES

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