RH Manual Usuario Recursos Humanos

MANUAL DEL USUARIO
RECURSOS HUMANOS
Versión 7.00
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ÍNDICE GENERAL
Acerca de esta Guía 1
Nota Introductoria ..................................................................................................................... 1
Audiencia .................................................................................................................................. 1
Conocimiento Necesario ........................................................................................................... 1
Convenciones Utilizadas........................................................................................................... 1
Documentación Adicional ........................................................................................................ 2
Introducción a Recursos Humanos 3

Características ........................................................................................................................... 3
Beneficios ................................................................................................................................. 7
Definición de las Características Generales de la Compañía 9

Integración ................................................................................................................................ 9
¿Cómo se Implanta el Módulo? .............................................................................................. 10
¿Cómo entrar a Recursos Humanos? ...................................................................................... 12
Parámetros del Módulo ........................................................................................................... 12
Información General para las Transacciones de Recursos Humanos 25

Nota Introductoria ................................................................................................................... 25
Departamentos ........................................................................................................................ 26
Ingreso de Datos ....................................................................................................... 27
Puestos .................................................................................................................................... 27
Ingreso de Datos ....................................................................................................... 28
Plazas ...................................................................................................................................... 31
Ingreso de Datos ....................................................................................................... 31
Estados de Empleados ............................................................................................................ 33
Ingreso de Datos ....................................................................................................... 34
Horarios .................................................................................................................................. 34
Tipos de Acción de Personal .................................................................................................. 35
Ingreso de Datos ....................................................................................................... 37
Funciones Especiales ................................................................................................ 39
Instrucciones Específicas .......................................................................................... 39
Ingreso de Datos ....................................................................................................... 43
Tipos de Académico ............................................................................................................... 45
Ingreso de Datos ....................................................................................................... 46
Tipos de Accidente ................................................................................................................. 46
Ingreso de Datos ....................................................................................................... 47
Recursos Humanos Índice General  i
Tipos de Ausencia ...................................................................................................................47
Ingreso de Datos ........................................................................................................47
Tipos de Contrato ....................................................................................................................48
Ingreso de Datos ........................................................................................................48
Clases de Seguro Social...........................................................................................................48
Ingreso de Datos ........................................................................................................49
Tipos de Solicitud de Empleados ............................................................................................49
Ingreso de Datos ........................................................................................................50
Funciones Especiales ................................................................................................52
Instrucciones Específicas ..........................................................................................52
Auditoria de Modificaciones del Empleado ............................................................................56
Ingreso de Datos ........................................................................................................57
Vacaciones por Antigüedad .....................................................................................................58
Ingreso de Datos ........................................................................................................58
Catálogo de Puestos Externos .................................................................................................59
Ingreso de Datos ........................................................................................................60
Empleados 63
Nota Introductoria ...................................................................................................................63
Mantenimiento.........................................................................................................................64
Ingreso de Datos ........................................................................................................64
Autenticación ............................................................................................................82
Ingreso de Datos ........................................................................................................83
Información Vacacional de Empleados .....................................................................86
Instrucciones Específicas ..........................................................................................90
Transacciones 97
Nota Introductoria ...................................................................................................................97
Jerarquía ..................................................................................................................................98
Ingreso de Datos ........................................................................................................99
Funciones Especiales ..............................................................................................100
Instrucciones Específicas ........................................................................................100
Académicos ...........................................................................................................................104
Ingreso de Datos ......................................................................................................105
Experiencia ............................................................................................................................106
Ingreso de Datos ......................................................................................................106
Parientes ................................................................................................................................109
Ingreso de Datos ......................................................................................................110
Calendario .............................................................................................................................110
Ingreso de Datos ......................................................................................................111
Contratos ...............................................................................................................................111
Ingreso de Datos ......................................................................................................112
Acciones de Personal .............................................................................................................113
Ingreso de Datos ......................................................................................................115
Notas Importantes sobre las Acciones de Personal .................................................131
Recursos Humanos Índice General  ii

Solicitudes de Empleados ..................................................................................................... 135
Ingreso de Datos ..................................................................................................... 136
Funciones Especiales .............................................................................................. 137
Instrucciones Específicas ........................................................................................ 138
Liquidaciones de Empleados ................................................................................................ 148
Ingreso de Datos ..................................................................................................... 149
Generación de Asientos Contables en el Proceso de Liquidación de Empleados ... 185
Documentos .......................................................................................................................... 186
Ingreso de Datos ..................................................................................................... 187
Instrucciones Específicas........................................................................................ 189
Evaluaciones ......................................................................................................................... 192
Ingreso de Datos ..................................................................................................... 193
Accidentes ............................................................................................................................ 194
Ingreso de Datos ..................................................................................................... 194
Encuestas Salariales .............................................................................................................. 195
Ingreso de Datos ..................................................................................................... 196
Comparación de Salarios ...................................................................................................... 196
Consulta 199
Nota Introductoria ................................................................................................................. 199
Descuento de Saldos de Acciones......................................................................................... 199
Consulta de Acciones por Empleado .................................................................................... 200
Consulta de Saldos de Vacaciones por Año.......................................................................... 201
Reportes 205
Permanencia y Rotación de Personal .................................................................................... 206
Crear Reporte de Permanencia y Rotación de Personal.......................................... 206
Datos Obtenidos en Reporte de Permanencia y Rotación de Personal ................... 209
Permanencia en Puestos ........................................................................................................ 212
Crear Reporte de Permanencia en Puestos ............................................................. 212
Datos Obtenidos en Reporte de Permanencia en Puestos ....................................... 213
Número de Accidentes .......................................................................................................... 214
Crear Reporte de Número de Accidentes ............................................................... 214
Datos Obtenidos en Reporte de Número de Accidentes ......................................... 215
Listado de Cumpleañeros...................................................................................................... 216
Crear Listado de Cumpleañeros ............................................................................. 216
Datos Obtenidos en Listado de Cumpleañeros ....................................................... 217
Resumen de Plazas ............................................................................................................... 217
Crear Resumen de Plazas ....................................................................................... 218
Datos Obtenidos en Reporte de Resumen de Plazas ............................................... 218
Reporte de Ausencias ........................................................................................................... 219
Crear Reporte de Ausencias ................................................................................... 219
Datos Obtenidos en Reporte de Ausencias ............................................................. 221
Recursos Humanos Índice General  iii

Reporte de Avisos .................................................................................................................222
Crear Reporte de Avisos .........................................................................................222
Datos Obtenidos en Reporte de Avisos ...................................................................223
Reporte de Académicos .........................................................................................................224
Crear Reporte de Académicos .................................................................................224
Datos Obtenidos en Reporte de Académicos ..........................................................225
SICERE – CCSS ...................................................................................................................225
Filtro del Reporte ....................................................................................................225
Datos del Reporte ....................................................................................................229
Descripción de los tipos de registros o líneas del archivo .......................................230
Descripción del contenido del archivo por sección .................................................231
Datos adicionales requeridos por el reporte ............................................................234
Cambios obreros no soportados en forma explícita ................................................235
Formato especial de algunos campos ......................................................................237
Formato del nombre del archivo .............................................................................238
Notificaciones para el S.U.A. de México ..............................................................................239
Crear el Reporte Notificaciones para el S.U.A........................................................239
Datos Obtenidos en Reporte de Notificaciones para el S.U.A. ...............................244
Notificaciones para el I.M.S.S. de México ............................................................................247
Crear el Reporte Notificaciones para el I.M.S.S. ....................................................248
Datos Obtenidos en Reporte de Notificaciones para el I.M.S.S. .............................254
Reporte INSS (Instituto Nicaragüense de Seguridad Social) de Nicaragua ..........................259
Descripción de las carpetas del filtro ......................................................................260
Datos Obtenidos en Reporte del I.N.S.S. ................................................................264
Reportes DGT3 y DGT4 de República Dominicana .............................................................265
Descripción de las carpetas del filtro ......................................................................266
Procesos Especiales 272

Nota Introductoria .................................................................................................................272
Aplicación de Acciones de Personal .....................................................................................272
Manejo de las Acciones de Personal .......................................................................273
Ejemplo de Manejo de Acciones de Personal .........................................................275
Aumento Masivo de Salarios .................................................................................................278
Manejo de Aumentos Masivos ................................................................................279
Salarios Diarios Integrados....................................................................................................289
Manejo de Salario Diario Integrado ........................................................................290
Cambio Masivo de Nómina ...................................................................................................313
Manejo de Cambios Masivos de Nómina ................................................................314
Terminación Masiva de Contratos .........................................................................................322
Manejo de Terminación Masiva de Contratos.........................................................323
Contratación Masiva de Empleados ......................................................................................325
Manejo de Contratación Masiva de Empleados ......................................................326
Parámetros en Archivos *.ini 331
Recursos Humanos Índice General  iv

Control de Seguridad 332

Definición de los Privilegios ................................................................................................. 332
Generación de Asientos Contables y Conversión de Monedas 335

Parámetros Iniciales .............................................................................................................. 335
Cuentas Contables .................................................................................................. 336
Cuentas Contables para Diferencias Cambiarias .................................................... 337
Integración Contable .............................................................................................. 337
Cuenta Contable para Pago de las Liquidaciones ................................................... 337
Moneda de la Liquidación ...................................................................................... 338
Cuentas Contables de los Conceptos Asociados..................................................... 340
Filosofía de Trabajo del Módulo........................................................................................... 342
Transacciones Generadoras de Asientos Contables .............................................................. 342
Aplicación de la Liquidación de Empleados .......................................................... 343
Generación de Cheques para Liquidación de Empleados ....................................... 351
Glosario 355
Recursos Humanos Índice General  v

INTRODUCCIÓN GENERAL
Acerca de esta Guía
NOTA INTRODUCTORIA
El módulo de Recursos Humanos lleva el registro de todos los aspectos
relacionados con el personal que labora en su empresa.
Este es un módulo que facilita la obtención de información de los empleados,
para realizar las transacciones y lleva un manejo ordenado de las
características de los empleados.
AUDIENCIA
Este manual va dirigido a aquellas personas que van a utilizar el módulo de
Recursos Humanos y que requieran registrar el proceso de gestión del
recurso humano (acciones de personal, constancias, control académico,
liquidaciones de empleado y otros).
CONOCIMIENTO NECESARIO
Este manual asume que el lector conoce el ciclo básico operativo del Control
de Nómina y de la Contabilidad General.
Además se explican los parámetros de configuración, los cuales le permiten al
usuario definir las características con las cuales va a trabajar el módulo.
CONVENCIONES UTILIZADAS
Se debe tomar en cuenta:
 Cuando se hace referencia al término "sistema", se trata del conjunto
de todos los módulos que componen el producto.
 Por lo tanto, el término "módulo" se refiere a cada unidad que
compone el sistema. Los módulos serán: Contabilidad General,
Administración del Sistema, Cuentas por Cobrar,
Control Bancario, etc.
 La guía tomará por un hecho que el usuario tiene instaladas todas las
opciones y características posibles que identifican al sistema, de
Recursos Humanos Índice General  1

manera que, el desarrollo de los temas de cada opción se presentará
con base en este criterio.
DOCUMENTACIÓN ADICIONAL
A continuación se hace referencia a otros documentos que pueden ser
consultados y que se relacionan con este módulo.
Si desea conocer de... Refiérase a...

Seguridad de Softland Manual de Administración del Sistema
Configuración de Softland Manual de Configuración del Exactus.ini
Configuración de Compañías Manual de Administración del Sistema
Definición de Tipos de Cambio Manual de Administración del Sistema
Definición de Centros de Costo Manual de Administración del Sistema
Definición de Períodos Contables Manual de Administración del Sistema
Recursos Humanos Índice General  2

CAPÍTULO 1
Introducción a Recursos Humanos
NOTA INTRODUCTORIA
Este capítulo muestra aspectos generales del módulo de Recursos
Humanos. Se detalla:
 las características generales de Recursos Humanos
 el manejo general del sistema
 la ejecución de funciones estándar del sistema Softland
 los beneficios que se obtendrán al utilizar el módulo de Recursos
Humanos
 definiciones
CARACTERÍSTICAS
El módulo de Recursos Humanos (RH) se encarga de manejar la
información con respecto a los empleados y cualquier modificación que
involucre un cambio en sus datos.
Registra los movimientos por liquidaciones de los empleados, cambia su
estado, emite la acción de personal y el cheque correspondiente por la
liquidación en un mismo paso. Se registra dentro de este módulo cualquier
cambio en el estado del empleado y un control de sus datos personales y
modificaciones que se realizan a esta información. Por lo tanto, se considera
como un auxiliar del módulo de Contabilidad General (CG).
Entre las características que hacen de Recursos Humanos un módulo de
gran utilidad están:
 Dentro del sistema se lleva el registro de todas las características que
identifican al empleado como tal, así como las situaciones que ocurren
dentro de la empresa, que lo vinculan como miembro de la misma:
o Presenta información general sobre los datos personales del
empleado.
o Permite definir el puesto que ocupa dentro de la compañía.
o Se especifica salario de referencia que tendrá el empleado.
Recursos Humanos Introducción a Recursos Humanos  3

o Lleva un control de las vacaciones acumuladas de cada
empleado, etc.
o Controla el centro de costo y departamento asociados al
empleado.
o Controla que a cada empleado le sea asignada una única plaza
dentro de la empresa.
o Controla que cada empleado sea asociado a una planilla única
(denominada nómina).
o Almacena información sobre los familiares del empleado en el
caso de alguna emergencia que pueda presentarse.
o Permite la asignación de cualquier clase de seguro que haya
sido registrado por la empresa.
 Está integrado con el módulo de Control de Nómina para la
actualización de cambios de salario, estados de no pago, activo,
temporal pago o no pago, etc., por medio de acciones de personal.
 Cuenta con facilidades para la definición de los puestos de trabajo
existentes dentro de la compañía.
 Se pueden crear y controlar plazas por puesto y definir diferentes
estados y características para cada una.
 El sistema almacena la información que haya sido recolectada en la
compañía para tomar futuras decisiones correspondientes al
departamento encargado de los Recursos Humanos :
o Control de las fechas de evaluaciones realizadas.
o Registro de los accidentes ocurridos y las causas de cada uno.
o Datos recolectados por encuestas salariales.
o Comparaciones de salarios entre empleados de un mismo
puesto, etc.
 Se permite el control de los grados académicos obtenidos por el
empleado que respaldan la toma de decisiones sobre ascensos,
evaluaciones salariales, promociones, etc.; también se controlan los
cursos de capacitación y actualización que ha recibido el empleado.
 El sistema almacena el registro de actividades importantes que haya
tenido el empleado, su objetivo es capturar y almacenar fechas
importantes que quizás se requieran consultar posteriormente.
 Brinda funciones para el registro de encuestas salariales por puesto y
genera reportes comparativos que incluyen diferencias y variaciones
porcentuales.
 El sistema lleva el registro y realiza el control y ejecución de todas las
acciones de personal (cambios del empleado dentro de la empresa),
para cualquier empleado:
o Acciones del departamento por contratación de empleados.

o Acciones por terminación de contrato de cualquier empleado.
o Control y pago de incapacidades que sean compromiso de la
empresa.
o Cambios de salario que se presenten en los empleados por
diferentes causas como aumentos o cambios de puesto.
o Cambios de puesto dentro de la empresa y las operaciones ligadas
a este cambio.
o Acciones por ascensos del puesto de un empleado, motivados por
promociones realizadas.
o Control de las vacaciones otorgadas.
o Acciones de personal por permisos otorgados al empleado, con o
sin goce de salario.
o Otros tipos de acciones sobre el empleado que no involucren
cambio de estado pero que deban ser registradas.
 Lleva una bitácora de todas las acciones de personal que hayan sido
aplicadas a un empleado.
 Controla la seguridad de la información que se registra en las acciones
de personal al utilizar diferentes estados en las mismas que evitan
modificaciones no programadas.
 El módulo permite al usuario la integración con el programa de
Microsoft Word para la creación de diferentes tipos de documentos
como cartas, constancias de salario, etc. Con esta opción, la empresa
puede crear documentos maestros en los cuales se definen campos de
datos asociados a una fuente de datos que luego pueden ser sustituidos
por valores de la fuente.
 El sistema puede calcular y emitir los pagos por aportes de la empresa,
realizando la liquidación a los empleados que estén pendientes de
pago.
 El sistema realiza automáticamente la generación de asientos
contables para los procesos de liquidaciones por pagar, generación de
cheques y liquidaciones de empleados.
 Este módulo cuenta con una serie de reportes que le permiten obtener
información en forma clara y ordenada de distintos aspectos
relacionados con los empleados y el departamento de Recursos
Humanos:
o Se puede generar un reporte de permanencia y rotación de
personal, el cual muestra el comportamiento de la permanencia de
los empleados en la empresa para un período de tiempo específico;
incluye los siguientes indicadores: cantidad de empleados
liquidados en el período. cantidad de empleados laborando en el
período, promedio de empleados laborando en el período y
cantidad de acciones de personal inconsistentes.

o Se puede generar un reporte de permanencia en puestos, el cual
calcula la permanencia promedio del personal por puesto y por
departamento; despliega el listado de los empleados que dejaron
de laborar en la empresa, que fueron ascendidos o que cambiaron
de puesto en el período de tiempo establecido.
o Se puede generar un reporte de número de accidentes, el cual
despliega por período y por departamento, la ocurrencia de
accidentes.
o Se puede generar un listado de cumpleañeros, el cual se construye
por departamento, puesto u otras opciones de filtro u orden, de los
empleados que cumplen años en el período establecido, además se
despliega el puesto y la fecha (al año en curso) del cumpleaños.
o Se puede generar un reporte con un resumen de plazas que
presenta el número de plazas activas, la cantidad de plazas activas
ocupadas, vacantes, presupuestadas, inactivas y el total de plazas
por puesto y por departamento; en caso de que se use control de
plazas.
o S puede emitir un reporte de ausencias, que lista por departamento,
todas las ausencias que se han efectuado para un intervalo de
tiempo; el reporte desglosa por empleado, el tipo y cantidad de
ausencias que se han dado en un intervalo de tiempo definido por
el usuario.
o Se puede generar un reporte de avisos donde se presenta un
informe en el cual se detallan los datos relacionados con el
vencimiento de acciones de personal, vencimiento de contratos,
vencimiento de plazas y fechas de cumpleaños de los empleados
de la empresa.
o En las opciones para reportes, el usuario puede determinar los
rangos de datos que desea desplegar en el reporte.
o Es posible establecer el orden en que la información es distribuida,
o bien, si se prefiere un reporte detallado o resumido, cada filtro de
datos es propio para el reporte que se va a generar.
 El sistema lleva el control de horarios de trabajo de la empresa.
 Se lleva control del estado en el que se encuentra el empleado dentro
de la empresa (activo, pago, temporal o interino, etc.).
 Permite el control de ausencias del empleado y sus causas y
justificaciones.
 Brinda la facilidad de realizar aumentos masivos de salarios por
departamentos, centros de costo y puestos.
 Hay un tipo de acción de personal, para permitir la integración del
atributo régimen vacacional en la información del empleado para las
acciones de personal.
 Existen procesos de Aplicar y desaplicar acciones.
 Para algunos países existe la opción de generar algunos de los reportes
legales que solicitan las instituciones gubernamentales, en los que hay
un campo en el que se puede definir el tipo de cambio.
BENEFICIOS
 Apoya la confección y explotación de una base de datos con
información amplia acerca de los empleados de la empresa, cubriendo
datos personales, profesionales y laborales, esto es importante porque
los empleados constituyen el sistema social interno de la empresa.
 Facilita el análisis y consulta de información acerca del recurso más
importante de las empresas, con el objeto de tomar decisiones que
apoyen las buenas relaciones con los empleados, que promuevan su
satisfacción y motivación por el trabajo y que velen por su desarrollo
personal y profesional.
 La integración con los diferentes módulos del sistema, principalmente
con el de Control de Nómina, crea un flujo de información
interdepartamental eficiente.
 El registro de los puestos para cada empleado es importante debido a
que un grupo de empleados es un grupo formal, esto significa que está
definido por la estructura de la organización con asignaciones que
establecen tareas y grupos de trabajo y que pueden ser accedidas y
controladas rápidamente.
 El registro de las evaluaciones facilita el proceso de análisis de los
datos que determinan ciertas características del empleado, del puesto,
del trabajo, con el fin de medirlas e intentar mejorarlas para garantizar
una mayor productividad de la empresa.
 Al establecer los puestos según las tareas que deben realizarse en una
empresa, se fomenta el elemento básico de la productividad de toda la
organización, y la organización progresa hacia sus objetivos.
 Se facilita el cálculo y cancelación de compromisos que tenga la
empresa con los empleados que deben ser liquidados, tales como el
pago de aportes.
 Se agiliza el proceso de registro de transacciones contables, pues los
procesos que involucran movimientos contables, realizan la
contabilización simultáneamente.
 Brinda apoyo para determinar la posición de la empresa con respecto
al mercado, en cuanto a salarios se refiere por medio de las
comparaciones salariales.
 Brinda apoyo en la toma de decisiones relacionadas con promociones,
cambios de puesto, etc.; al permitir el registro de comentarios o notas
referidos a los empleados, etc., para especificar características de
personalidad, habilidades especiales, etc.
 Agiliza el trabajo del departamento de Recursos Humanos al
confeccionar acciones de personal y documentos automáticamente.
 Constituye una herramienta que permite registrar y consultar el
desempeño del personal y ajustar los salarios por comparación con los
salarios de mercado.
 Respalda la toma de decisiones al elaborar estadísticas de los
empleados liquidados en el período, los empleados activos, promedios
correspondientes, entre otros indicadores importantes.
 Soporta programas motivacionales al reflejar índices de rotación para
análisis de pérdida de personal respecto del promedio de empleados,
de rotación para análisis de desvinculaciones voluntarias, etc.).
 Facilita el seguimiento de actividades que afectan directamente el
recurso humano de la empresa como la rotación de personal,
accidentes laborales, ausentismo, etc.

CAPÍTULO 2
Definición de las Características

Generales de la Compañía
NOTA INTRODUCTORIA
En este capítulo se explicarán los aspectos generales que tienen que definirse
tanto en el módulo de Recursos Humanos como en otros módulos de
Softland relacionados a éste, para que el sistema se ajuste a las necesidades
particulares de cada compañía.
Dentro de esta sección se van a considerar los siguientes aspectos:
 La integración de Recursos Humanos con los otros módulos de
Softland.
 La secuencia que se debe seguir para implantar el módulo.
 La definición de los Parámetros del Módulo.
INTEGRACIÓN
Recursos Humanos es un módulo auxiliar de Control de Nómina que
se encarga específicamente del mantenimiento de los datos de empleados ya
que permite que Control de Nómina obtenga información para sus
transacciones con la planilla de la compañía.
Este módulo también es auxiliar de Contabilidad General y se encarga
específicamente del cálculo y pago de las liquidaciones de empleados que
dejan de laborar para la empresa.
Además se comparte información con Control de Vacaciones para el
manejo y administración de la acumulación de días de vacaciones y goce de
las mismas.
Está relacionado también con el módulo de Control Bancario porque al
realizar liquidación de empleados, se necesita definir la forma de pago por lo
que será necesario asociar cada liquidación a una cuenta bancaria para generar
cheques o transferencias de fondos para liquidar empleados.
Por último el módulo de Portal de Personal toma información del
mantenimiento de empleados y tipos de solicitudes de empleado, así como
también de las acciones de personal.
Recursos Humanos Definición de las Características Generales de la Compañía  9

Como cualquier otro módulo del sistema, también tiene integración con el
módulo de Administración del Sistema, de donde toma información de
las tablas definidas allí, para asociarlas con otras características propias del
manejo del recurso humano de la empresa.
La integración entre Recursos Humanos y otros módulos puede ser
ilustrada por la siguiente figura:
Integración de Recursos Humanos con otros módulos
¿CÓMO SE IMPLANTA EL MÓDULO?

Cuando el sistema está recién instalado en su computadora o en su red, la base
de datos está totalmente en blanco. Como es de suponer los datos deben ser
introducidos de una manera ordenada para luego trabajar el programa de una
manera satisfactoria.
Inicializar los datos es dar formato a la base para la utilización que se le va a
dar. Este formato debe ser ordenado, es decir, lo que más se va a usar, se crea
de primero.
Para poder implantar el módulo de Recursos Humanos, deben haberse
terminado la respectiva implantación de los módulos de Administración
del Sistema y Control de Nómina dado que Recursos Humanos
utiliza la información contenida en tablas definidas desde estos otros módulos.
El orden general en que se inicializarán los datos será el siguiente:
 Del módulo de Administración del Sistema

 Periodos Contables
 Centros de Costo
 Departamentos
 Ubicaciones
 Países
 Entidades Financieras
 Monedas
 Tipos de Cambio
 NITs
 Feriados
 Consecutivos Globales
 Del módulo de Control de Nómina
 Clases de Nómina
 Conceptos
 Del módulo de Recursos Humanos
 Parámetros del Módulo
 Puestos
 Plazas
 Estados del Empleado
 Horarios
 Clases de Seguro Social
 Tipos de Acción de Personal
 Tipos de Académico
 Tipos de Accidente
 Tipos de Ausencia
 Tipos de Contrato
 Lista de Empleados
 Tipos de Solicitudes de Empleados
 Auditoria de Modificaciones de Empleados
 Vacaciones por Antigüedad

¿CÓMO ENTRAR A RECURSOS
HUMANOS?
Para entrar a este módulo, los pasos a seguir son:
1. Localice el icono en el integrador del sistema.

2. Sitúe el cursor sobre el icono y presione el botón izquierdo del
ratón.
PARÁMETROS DEL MÓDULO

En esta sección se definen todos los aspectos generales, tanto de formato como
de contenido, que afectarán las funciones del módulo.
La ventana de Parámetros del Módulo funciona por medio de carpetas o
"tabs" que controlan los diferentes tópicos por definir en el módulo.
Para acceder cada carpeta, solamente debe posicionarse el cursor sobre la
pestaña de la carpeta requerida o bien, presionar la tecla Alt + la letra que esté
subrayada en la carpeta.
General
Dentro de esta carpeta se encuentran las siguientes casillas:
Control de Plazas: bajo este título se despliegan dos casillas:
 Usar Control de Plazas: si esta casilla está marcada el sistema
llevará control de la cantidad de empleados asignados a cada puesto de
cada departamento de la organización según el número de plazas que
hayan sido definidas para cada puesto dentro de la opción Plazas de este
mismo módulo y las características de cada plaza definida.
Acciones de Personal: bajo este título se define lo siguiente
 Usar Adicionales: si esta casilla está marcada el sistema
- activa la carpeta Adicionales dentro de los parámetros del módulo
para agregar campos adicionales que pueden ser utilizados como parte
de las características de referencia que se definen en el momento de
registrar una acción de personal a un empleado;
- activa la carpeta Adicionales dentro de la opción de Mantenimiento
de Acciones de Personal donde se ingresarán valores a los campos
adicionales creados dentro de los parámetros del módulo.
 Próxima Acción: el sistema lleva el control del consecutivo de las
acciones de personal que se crean. Siempre empieza el conteo en 1 y
nunca es modificable, esto quiere decir que el número que se mostrará

en este campo será el número siguiente al número de la última acción de
personal creada en el Mantenimiento de Acciones de Personal.
En Empleados Habilitar: bajo este título se despliegan cinco casillas que
pueden ser marcadas con un check ()
 Salario Diario Integrado: Esta casilla solo se muestra si el país de la
compañía es MEXICO. Si esta casilla está marcada entonces el sistema
realiza las siguientes operaciones:
- se activa la opción para el cálculo de Salarios Diarios Integrados que
se encuentra bajo el submenú de Procesos de Recursos Humanos
- se incluye el campo Salario Diario Integrado en la tabla de
Mantenimiento de Empleados
- se incluye el campo Salario Diario Integrado en la tabla de
Mantenimiento de Acciones de Personal
- se incluye la primitiva denominada SalarioDiarioIntegrado( ) dentro
del campo de primitivas disponibles para generar fórmulas de conceptos
en Control de Nómina.
 Adicionales de Texto: si esta casilla está marcada es posible definir
cinco casillas adicionales que se desplegarán en la carpeta Adicionales
de Texto dentro del Mantenimiento de Empleados.
 Nombres Separados: si se marca esta casilla es posible registrar los
nombres de los empleados separando sus componentes según uno de los
siguientes formatos:
- Apellido - Apellido - Nombre(s)
- Nombre (s) – Apellido - Apellido
Si la casilla no es marcada entonces el sistema permitirá registrar el
nombre completo del empleado como un solo componente.
Si el país de la compañía es MEXICO y se dispone usar reportes como
las Notificaciones para el S.U.A. y para el I.M.S.S. se recomienda usar
el nombre separado.
Adicionales de Texto: estos campos se activan si la casilla Adicionales de
Texto está marcada. Dentro de estos espacios se definen los nombres que
llevarán los campos adicionales que se desplegarán en la opción
Mantenimiento de Empleados.
Control días disponibles incapacidad: En esta sección se definen los
tipos de acción de personal que se generaran bajo el control de los días
disponibles de incapacidad para los empleados. Solo aparece habilitada
cuando en los Parámetros del Módulo del módulo de Control de
Vacaciones se tiene activa la opción de Habilitar Control de días
disponibles para incapacidad.
Esta funcionalidad está disponible para utilizarse en países en que su
legislación laboral solicita o permite a los patronos llevar este control o
también para empresas que quieran implementar un esquema similar. La idea

es controlar la cantidad de días de incapacidad que dispone el empleado, pero
no se le limita el poder seguir haciendo acciones aun cuando ya haya
consumido los días que tenía a disposición. Para mayor detalle, consultar el
manual de usuario del módulo de Control de Vacaciones.
 Acumular Días Incapacidad: se asigna el tipo de acción de personal
por omisión que afectará de forma positiva (aumentar) la casilla Días
Incapacidad en el mantenimiento del empleado. Este debe ser del tipo
predefinido Incapacidad (Acumulación). Es una casilla de consulta F1.
 Disminuir Días Incapacidad: se asigna el tipo de acción de personal
por omisión que afectará de forma negativa (disminuir) la casilla Días
Incapacidad en el mantenimiento del empleado. Este debe ser del tipo
predefinido Incapacidad. Es una casilla de consulta F1.
 Ajustar Días Incapacidad: se asigna el tipo de acción de personal
por omisión que, cuando sea necesario, mantendrá en cero (0) la casilla
Días Incapacidad en el mantenimiento del empleado. Se generará
automáticamente una acción de personal de este tipo cuando se aplique
una acción de incapacidad que disminuya los días de incapacidad con
una cantidad de días mayor a los días disponibles del empleado. Este
debe ser del tipo predefinido Incapacidad (Acumulación). Es una casilla
de consulta F1.
e-mail del departamento de Recursos Humanos: se ingresa la
dirección de correo electrónico del departamento de recursos humanos de la
compañía, que se usará en las notificaciones que deban enviarse a esa
instancia. Típicamente esta dirección de correo debe ser de un grupo y no de
una cuenta individual. Para mayor detalle de las notificaciones consulte los
manuales de Control de Vacaciones y Portal de Personal.
A continuación se presenta la ventana desplegada por la opción:

Carpeta General de Parámetros del Módulo
Contratos
Dentro de esta carpeta se agrupa la siguiente información:
Estado del empleado por omisión: dentro de esta casilla se define el
estado por omisión que debe asociarse para registros de empleados nuevos, de
manera que se sugiere este al crear un empleado en el mantenimiento de
empleados.
El sistema verifica si el campo de estado por omisión para los tipos de acción
de personal del tipo predefinido Contratación tiene valor asignado. Si se
define un valor dentro de esta casilla y el tipo de acción tiene estado por
omisión asociado, el sistema reemplaza el estado del empleado de los
contratos por el estado asociado al tipo de acción y deshabilita el campo. Si
no es obligatorio la definición del estado, el sistema verifica y pregunta al
usuario si quiere reemplazarlo por el que tiene el campo actualmente. Si el
campo de estado está vacío, lo actualiza sin preguntar.
Salario de referencia por omisión: dentro de esta casilla, existe un
combo box en el cual se presentan cinco tipos de salario:
 Mínimo
 Intermedio 1

 Actual.
 Intermedio 2
 Máximo
Al escoger uno de estos, el sistema sugerirá para los empleados nuevos el tipo
de salario escogido según el puesto asignado en el caso que no le sea definido
un salario referencia. Los montos de estos salarios fueron asignados en la
opción Puestos del menú de Administración del módulo.
Generar acción de contrato automáticamente: esta casilla debe ser
marcada si el usuario requiere que se generen acciones de personal tipo
contratación cada vez que se ingresa a la base de datos un nuevo empleado.
Al activar esta casilla, se activa la carpeta Acción Contratos que se encuentra
en el Mantenimiento de Empleados cada vez que se ingresa un nuevo
empleado a la planilla de la empresa de modo que se complete la información
de la acción y se genere automáticamente al salvar el registro de empleado.
El proceso de generación automática de acción de contratación para
empleados nuevos usará el tipo de acción y estado de empleado que se
despliega en la carpeta Contratos del mantenimiento de empleados, a menos
que el usuario los modifique antes de guardar el registro de empleado.
Además se pueden definir tipos de acciones de personal para la inicialización
de vacaciones y de vacaciones adicionales, para los casos en que se creen
empleados y se les asigne un valor mayor a cero (0) en las casillas Vacaciones
Pendientes o Vacaciones Adicionales en el Mantenimiento de empleados, lo
cual creará una acción de personal de Acumulación de Vacaciones o
Acumulación de Vacaciones Adicionales por la cantidad de días que se hayan
indicado en dichas casillas.
Tipo de Acción: se asigna el tipo de acción de personal por omisión que se
generará cuando se salven empleados nuevos. Este debe ser del tipo
predefinido Contratación.
Estado de Empleados: se especifica el estado del empleado por omisión
después que se realice la contratación y que será sugerido por el sistema
automáticamente.
Inicialización Vac: se asigna el tipo de acción de personal por omisión que
se generara cuando se salven empleados nuevos y tengan indicada una
cantidad mayor a cero en el campo Vacaciones Pendientes del
Mantenimiento de empleados. Este debe ser del tipo predefinido Vacaciones
(Acumulación).
Inicialización Vac Adic: se asigna el tipo de acción de personal por
omisión que se generara cuando se salven empleados nuevos y tengan
indicada una cantidad mayor a cero en el campo Vacaciones Adicionales del
Mantenimiento de empleados. Este debe ser del tipo predefinido Vacaciones
Adicionales (Acumulación).
Nº de días máximo entre contratos para mantener antigüedad del
empleado: dentro de esta casilla se ingresa el número de días que pueden

pasar como máximo para que dos acciones de contratación seguidas del
empleado, sin un fin de contrato en medio, sean consideradas una ampliación
del contrato ya existente y se mantenga con ello la antigüedad del empleado.
Carpeta Contratos de Parámetros del Módulo
Liquidaciones
Dentro de esta carpeta se debe especificar la siguiente información:
Datos para Generación de Acción de Fin de Contrato: bajo este título
se presentan seis casillas:
 Tipo de Acción: es el tipo de la acción por omisión de fin de
contrato que se sugerirá cuando se genere una la liquidación de
empleado. Este debe ser del tipo predefinido Terminación de
Contrato.
 Estado del Empleado: es el código de estado de empleado por
omisión que se le asignará al empleado una vez que sea liquidado.
 Tipo Acción Vacaciones: es el tipo de la acción por omisión de
goce de vacaciones que se generará con la liquidación del empleado,

cuando aún el empleado tenga una cantidad mayor a cero (0) en el
campo Vacaciones Pendientes del Mantenimiento de empleados,
esto con el fin de liquidar las vacaciones pendientes. Este debe ser del
tipo predefinido Vacaciones (Goce) y que no tenga la marca de
Restaura Estado.
 Tipo Ausencia Vacaciones: es el código del tipo de ausencia por
omisión que se le asignará a la acción de personal del empleado
cuando se genere una acción por liquidación de vacaciones
pendientes.
 Tipo Acción Vacs Adic: es el tipo de la acción por omisión de
goce de vacaciones adicionales que se generará con la liquidación del
empleado, cuando aún el empleado tenga una cantidad mayor a cero
(0) en el campo Vacaciones Adicionales del Mantenimiento de
empleados, esto con el fin de liquidar las vacaciones adicionales
pendientes. Este debe ser del tipo predefinido Vacaciones Adicionales
(Goce) y que no tenga la marca de Restaura Estado.
 Tipo Ausencia Vacs Adic: es el código del tipo de ausencia por
omisión que se le asignará a la acción de personal del empleado
cuando se genere una acción por liquidación de vacaciones adicionales
pendientes.
Subtipo para Documentos de Pago: bajo este título se presentan dos
campos de tipo combo box donde se definen los subtipos de documento por
omisión que el sistema asignará en la generación de cheques y de
transferencias electrónicas por motivo de liquidación de empleados. Estos
tipos de subdocumentos son requeridos por el módulo de Control Bancario
(en el caso que esté instalado) para el registro de documentos generados por
transacciones contables.
Próxima Liquidación: es un número entero que señala el consecutivo a
utilizar en la próxima liquidación que se realice. Muestra el valor de la
próxima (no de la última) para mantener consistencia con el consecutivo de
acciones de personal que se guarda en esta tabla, que también señala la
próxima acción de personal y no la última. Siempre empieza el conteo en 1 y
nunca es modificable.
Integración contable: si esta casilla es marcada, cada vez que se aplique
una liquidación se generará una transacción contable que será reflejada en la
contabilidad de la empresa dentro del módulo de Contabilidad General
registrando los asientos contables correspondientes. Además permite la
visualización de un preasiento en la aprobación de la liquidación, este
preasiento no afecta la contabilidad.
Impresión de Liquidación: bajo este título se asignan
 Formato por Omisión: corresponde al nombre del archivo *.RPT
que se utilizará por omisión en la impresión de liquidaciones de
empleados.

 Nota Final: corresponde a una leyenda que el usuario podría
predefinir para incluir como nota final en las impresiones de
liquidaciones.
Control Presupuestal: bajo este título se presentan cuatro casillas:
 Integración con Control Presupuestal: esta casilla debe ser
marcada si se requiere llevar un control de los movimientos que se
generen desde las liquidaciones por medio de un presupuesto definido.
Así estas en sus procesos de aprobación y aplicación generan un
Apartado Presupuestal y un Ejercido de Presupuesto, respectivamente.
 Registro Obligatorio de Presupuesto: indica si es obligatorio en
todas las liquidaciones controlar los movimientos por medio de un
presupuesto. Si esta casilla no es marcada se podrán generar
liquidaciones sin ligarlas a un presupuesto y así no generarían ni el
apartado ni el ejercido desde ningún presupuesto.
 Paquete: Código y descripción del paquete presupuestal donde se
generan los movimientos presupuestales relacionados al módulo.
 Presupuesto: Código y descripción del presupuesto de donde se
generarían los Apartados y Ejercidos de las liquidaciones.

Carpeta Liquidaciones de Parámetros del Módulo
Contable
En esta carpeta se establecen todos los aspectos necesarios para realizar la
integración de Recursos Humanos con Contabilidad General.
Recuerde que esta carpeta se desplegará únicamente si se ha activado la casilla
de Integración Contable en la carpeta Liquidaciones.
Generación de Asiento: esta opción establece la forma en que se realizará
la integración contable de las transacciones de este módulo. Cuando se
registra un documento de cualquier tipo, se iniciará el proceso de integración
contable.
Se despliegan tres opciones, el usuario puede marcar cualquier combinación
que considere conveniente. Las opciones que se presentan son:
 Visualizar
 Modificar
 Aplicar automáticamente
Existen seis posibles modalidades de la integración contable, según se
marquen o desmarquen las opciones presentadas anteriormente. Estas
modalidades corresponden a:
 Visualizar
 Modificar
 Aplicar automáticamente
Si no se marca ninguna opción, el sistema genera el asiento contable y lo
manda al diario, pero éste no se puede ver desde este módulo.
 Visualizar
 Modificar
 Aplicar automáticamente
Al marcar únicamente la opción de aplicar automáticamente, el asiento
contable se genera pero se manda directamente al mayor, tampoco se puede
ver desde este módulo.
 Visualizar
 Modificar
Si se marca solamente la opción de visualizar, el usuario podrá ver el asiento
contable desde este módulo, sin hacerle ninguna modificación y el sistema
manda el documento al diario de la contabilidad.
 Visualizar
 Modificar

En esta opción se puede ver y modificar el asiento contable desde este módulo,
el sistema manda el asiento al diario de la contabilidad, para su posterior
aprobación.
 Visualizar
 Modificar
Si se activan las tres opciones, el usuario puede ver y modificar el asiento
desde el módulo de Recursos Humanos, y cuando se cierre el asiento el
sistema lo mandará directamente al mayor de la contabilidad.
 Visualizar
 Modificar
En esta opción se puede ver el asiento, sin embargo no se le puede hacer
ninguna modificación, el sistema lo manda directamente al mayor.
Contabilidad por omisión: el usuario debe establecer si los asientos que se
generen de las transacciones de Recursos Humanos afectarán directamente la
contabilidad fiscal, la contabilidad corporativa o ambas. Esta opción solo está
disponible cuando en la licencia se solicitó utilizar Doble Contabilidad.
Tipo de Asiento: se debe ingresar el código de los tipos de asiento con que
se definirán los movimientos debido a las transacciones de Recursos
Humanos.
Paquete contable: se debe definir el código del paquete contable que
almacenará los asientos generados por las transacciones de Recursos
Humanos.
Cuenta Contable: cuenta contable que se utilizaría para balancear el asiento
contable en caso de que el proceso de liquidación de empleados esté integrado
con la contabilidad.

Carpeta Contable de Parámetros del Módulo
Adicionales
Dentro de esta carpeta se definen los campos adicionales que se desplegarán
en la carpeta Adicionales de la opción de Acciones de Personal si la
casilla Usar Adicionales (carpeta General de parámetros globales) está
marcada. Esta tabla tiene capacidad para definir diez adicionales.
Estos campos pueden ser utilizados para definir variables que requieran ser
agregadas cuando se aplica una acción de personal a un empleado, también
pueden ser utilizados para registrar fechas o datos importantes en las acciones
de personal.
Las columnas que se encuentran en la pantalla son:
Nombre: nombre con el que se identificará la variable que se va a definir. La
casilla tiene una longitud para 15 caracteres.
Tipo: esta casilla despliega un combo box con tres opciones: Alfanumérico
Fecha o Numérico; y define el tipo de dato que se podrá almacenar en el
campo.
Longitud: cantidad de dígitos o caracteres máxima que se pueden ingresar
dentro del campo que se está creando, aplica únicamente para los tipos
Alfanumérico y Numérico.
Decimales: cantidad máxima de decimales que va a manejar el campo en
caso de que sea un número. En caso de que sea una fecha o un alfanumérico,
esta casilla no debe tener números dentro, porque de lo contrario el sistema no
aceptará la información. Si se usan decimales hay que considerar que la

longitud del campo considera el punto decimal y los decimales como parte de
dicha longitud, por ejemplo, si se quiere tener un número de dos dígitos y dos
decimales, entonces la longitud debería ser 5 y los decimales 2; ejemplo: 04.65
Modificable: si esta casilla es marcada indica que el campo es modificable
sólo para acciones de personal nuevas o incluso para acciones ya existentes y
se puede modificar la información allí almacenada.
Cuando se ha ingresado la información requerida se debe presionar el icono
Grabar para que la información sea procesada.
Carpeta Adicionales de Parámetros del Módulo

CAPÍTULO 3
Información General para las

Transacciones de Recursos Humanos
NOTA INTRODUCTORIA
En este capítulo se presentan las opciones del menú Administración en las
que se debe hacer ingreso de información para alimentar el sistema. Las
opciones del menú Operación de Recursos Humanos definen parámetros
utilizados a nivel de este módulo así como características para determinar el
manejo de los datos utilizados en las diferentes opciones.
Algunas de las opciones se presentan en otros módulos que están ligados a
Recursos Humanos como es el caso de Administración del Sistema y
Control de Nómina.
Las funciones que conforman esta sección son:
 Departamentos: se definen los departamentos a los cuáles pertenecen
los empleados de la empresa.
 Puestos: se crean y modifican los puestos dentro de los cuales se
desempeñan los empleados de la empresa. Para cada puesto se define
un consecutivo de plaza.
 Plazas: se crean y modifican los tipos de plazas que la empresa
maneja. Cada plaza está ligada a un departamento específico y
determina la cantidad de empleados que pueden desempeñar la misma
labor para un puesto determinado.
 Estados del Empleado: se crean y modifican los estados que serán
ligados a los empleados, los cuales pueden tener opciones de: activo,
temporal y/o pago.
 Horarios: se crean y modifican los horarios en los cuales los
empleados laboran.
 Tipos de Acción de Personal: se crean y modifican los tipos de
acciones de personal que pueden ser aplicadas a los empleados.

Recursos Humanos Información General para las Transacciones de Recursos Humanos  25

 Tipos de Académico: se crean y modifican los diferentes niveles de
formación académica que pueden ser asociados a un empleado.
 Tipos de Accidente: se crean los tipos de accidente que pueden
suceder dentro de la empresa y que serán registrados para cada
empleado en particular.
 Tipos de Ausencia: se crean y modifican las clases de ausencias que
pueden ser aplicadas a un empleado en una acción de personal que
maneje ese dato.
 Tipos de Contrato: se crean y modifican las clases de contratos que
pueden ser aplicados a un empleado.
 Clases de Seguro Social: se crean y modifican los tipos y nombres de
las diferentes clases de seguro que registra para sus empleados,
eliminando la restricción de atenerse a una lista de clases de seguro
predefinida.
 Tipos de Solicitud de Empleados: se configura el comportamiento de
diversos tipos de solicitudes para los empleados, que finalmente
regirán el procesamiento que el sistema haga de cada solicitud
ingresada por los mismos empleados.
 Auditoria de Modificaciones de Empleados: se configuran opciones
para auditar modificaciones de atributos de empleados mediante
acciones de personal para los cuales no existen tipos de acción de
personal predefinidos dentro del sistema.
 Vacaciones por Antigüedad: se crean y modifican para cada clase de
nómina que se tenga registrada en la base de datos, los rubros de Días
de antigüedad y Días de Vacaciones.
 Catálogo de Puestos Externos: Permite definir y modificar catálogos
con códigos de puestos definidos por una entidad diferente, los cuales
pueden asociarse a cada uno de los puestos registrados en la base de
datos.
DEPARTAMENTOS
Dentro de esta opción se crean y da mantenimiento a los departamentos en los
que según el organigrama está dividida la empresa. Esta función también
puede ser utilizada desde los módulos de Administración del Sistema y
Control de Nómina y en cualquiera de estos módulos puede darse
mantenimiento a los registros indistintamente.
La pantalla principal de esta opción es la que se muestra a continuación:

Pantalla principal de Departamentos
INGRESO DE DATOS
Cuando se agrega un Departamento el sistema despliega una tabla
modificable en la cual es necesario ingresar información en tres columnas:
Código: identificación alfanumérica del departamento.
Descripción: nombre del departamento.
Jefe: nombre de la persona encargada o responsable.
Para mover el cursor de una casilla a otra puede presionar la tecla TAB, así el
cursor se posicionará en la siguiente casilla a la derecha.
PUESTOS
Esta tabla establece los puestos que existen en la empresa y que son definidos
para agrupar las diferentes labores que desempeñan los empleados o los tipos
de trabajo que se realizan. Por ejemplo puede existir un puesto definido como
Gerente General, otro denominado Gerente de Recursos Humanos, etc.; de la
misma manera existen otros puestos denominados Operario A, Operario B,
Supervisor de Control de Calidad, etc.
Los puestos están ligados a las plazas dentro del sistema pues un puesto
particular puede tener plaza fija para un empleado mientras que otro puesto
particular puede tener plaza para 50 operarios.
También es posible asociar cada puesto con un puesto externo de cada
catálogo de puestos externo definido si fuera el caso. Debe recordarse que un
puesto puede estar asociado a varios catálogos de puestos externos, pero sólo
podrá estar asociado a un puesto de cada catálogo.

El registro de los puestos de la empresa también se puede realizar desde el
módulo de Control de Nómina y ya sea desde éste o desde Recursos
Humanos se puede darse mantenimiento indistintamente. Esta opción se
relaciona directamente con la tabla de Mantenimiento de Empleados donde
se determina para cada empleado el puesto que ocupa dentro de la empresa.
La pantalla principal de la opción es la siguiente:
Pantalla principal de Puestos
INGRESO DE DATOS
Cuando se agrega un Puesto el sistema despliega una pantalla compuesta por
dos carpetas que agrupa la información del registro.
Descripción de Carpetas
General
En esta pantalla se debe indicar:
Código: identificación alfanumérica del puesto.
Descripción: nombre del puesto.
Consecutivo de Plaza: este espacio no es modificable y corresponde al
consecutivo que lleva el sistema automáticamente de las plazas que han sido
definidas para ese puesto. Por ejemplo si se han definido ocho plazas para un
puesto el campo desplegará el número nueve lo que significa que la siguiente
plaza que se defina tendrá asignado el número nueve en su identificación.
Salario Actual, Mínimo, Intermedio 1, Intermedio 2 y Máximo: se
refiere a diferentes valores salariales que se pueden pagar a empleados del
mismo puesto.

Funciones: espacio de texto libre donde se definen las tareas que deben
realizarse en el puesto.
Notas: espacio de texto libre para que el usuario establezca comentarios que
considere necesarios.
Nota Importante: Recuerde que el sistema no eliminará registros que
sean utilizados en otras tablas, así por ejemplo si se utiliza un puesto con el
código 001 en uno o varios empleados e intenta eliminarlo, el sistema no se lo
permitirá. Esto quiere decir que es necesario eliminar primero la relación
existente y cambiar el puesto en TODOS los empleados que lo tengan.
Encuestas ( ): En la parte superior de la pantalla existe un icono
denominado de este modo con el cual el usuario puede acceder la pantalla de
encuestas salariales..
Dentro de esta tabla desplegada por el icono se muestran los datos ingresados
sobre el mínimo en el mercado, cuartil 1, 2 y 3, máximo en el mercado, moda
de mercado, etc. Como se puede observar la información que se despliega por
medio de este icono es la misma que la que se desarrolla en la sección
"Encuestas Salariales" en la página 195 donde se presenta la comparación de
salarios del puesto con respecto al mercado y al establecido por la ley.
Nota Importante: Recuerde que el sistema no eliminará registros que
sean utilizados en otras tablas así por ejemplo si se utiliza un puesto con el
código 001 en uno o varios empleados e intenta eliminarlo, el sistema no se lo
permitirá. Esto quiere decir que es necesario eliminar primero la relación
existente y cambiar el puesto en TODOS los empleados que lo tengan.
La pantalla es la siguiente:
Pantalla de Creación - Modificación de Puestos – Carpeta General

Puesto Externo
Dentro de esta carpeta donde se encuentra la tabla de puestos externos
asociados al puesto actual. La información para definir los puestos externos se
ingresa en una tabla modificable que contiene las siguientes columnas:
Catálogo: se ingresa selecciona el código que identifica a cada catálogo de
puestos registrado en el sistema. Los registros que se seleccionan en la tabla
fueron ingresados en la tabla de mantenimiento del Catálogo de Puestos
Externos.
Descripción Catálogo: código alfanumérico con la descripción del
catálogo de puestos. Se detalla automáticamente al seleccionar el catálogo.
Puesto Externo: código alfanumérico que representa el código del puesto
externo. Esta columna estará asociada a la columna de Catálogo, permitiendo
desplegar sólo los puestos asociados al catálogo seleccionado. Si no se ha
digitado nada en la columna de Catálogo, el F1 de esta columna mostrará
todos los registros con sus respectivos catálogos. En este caso, si se
selecciona un puesto, se actualiza automáticamente el catálogo al que
corresponde.
Descripción: nombre del puesto externo. Se detalla automáticamente al
seleccionar el puesto externo.
Pantalla de Creación - Modificación de Puestos – Carpeta Puesto Externo

PLAZAS
Esta opción tiene estrecha relación con los puestos que se definieron
anteriormente, tanto así que para definir las plazas tienen que establecerse
primero los puestos de la compañía. El objetivo de definir plazas es poder
llevar el control de la cantidad de empleados dentro de un puesto.
El sistema requiere que se establezca la relación entre la plaza, el puesto y el
departamento. Esto debido a que pueden existir varias plazas para el mismo
puesto en diferentes departamentos, con codificación distinta.
Un ejemplo sería que para el Departamento de Recursos Humanos existe una
plaza para el puesto de Gerente de Recursos Humanos o que dentro del
Departamento de Producción existen 5 plazas para el puesto de Supervisor,
etc.
La pantalla de esta opción es la siguiente:
Pantalla principal de Plazas
INGRESO DE DATOS
Cuando se agrega una Plaza el sistema despliega una pantalla que agrupa la
información del registro de la siguiente manera:

Pantalla de Creación - Modificación de Plazas
Las casillas en las que se ingresa la información son:

Plaza: código de identificación de la plaza. Este código se define de la
relación entre el código del puesto y el consecutivo de la plaza.
En la primera casilla que se presenta se define el código del puesto ligado a la
plaza (se puede utilizar la tecla F1 que despliega la tabla de consulta Puestos).
En la segunda casilla se define el consecutivo que corresponde al campo
denominado Consecutivo de Plaza que se despliega en la tabla de creación
– mantenimiento de Puestos en este caso una vez que se define en cual puesto
se desea crear la plaza el sistema despliega automáticamente el consecutivo
correspondiente.
Departamento: código del departamento donde debe existir el puesto y por
consiguiente donde se creará la plaza.
Tipo de Plaza: se debe escoger alguna de las alternativas: fija o temporal.
Si una plaza se define como temporal implicará que tendrá un período de
vigencia, por lo tanto es necesario, más no obligatorio, establecer las fechas de
este período.
Estado Plaza: se establecen tres posibles estados de la plaza:
 Activa: es posible asignar empleados a la plaza y no existe límite en
cuanto a la cantidad.
 Inactiva: no pueden asignarse empleados.
 Presupuestada: no pueden asignarse empleados. Se supone que
podrá utilizarse en un período posterior, en el momento en que la
plaza se apruebe y se cambie a estado activo.

Vigencia: período en que rige la plaza. Es una casilla informativa
únicamente pero es importante establecer las fechas Desde y Hasta cuando la
plaza es temporal.
Compartida: al activar esta opción se establece que la plaza acepta más de
un empleado, es decir se puede asignar un número indefinido de empleados a
la plaza. Si se desactiva la opción, únicamente se puede asignar un empleado
a esa plaza.
En el caso de que se asigna más de uno, si está marcado el control de plazas en
los parámetros globales (vea Parámetros del Módulo dentro de la carpeta
“General” en la página 12) el sistema no permitirá que se asocien más
empleados a la plaza.
Cantidad de Empleados: esta casilla no es modificable. El sistema
despliega la cantidad de empleados a los que se les ha asignado la plaza.
Fecha Vacante: establece la fecha a partir de la cual la plaza está disponible
o vacía. Por defecto el sistema despliega la fecha correspondiente al día en se
crea la plaza sin embargo, el usuario puede modificarla antes de salvar el
registro porque luego de grabar la información el campo permanece inactivo.
Notas: espacio de texto libre para que el usuario establezca las observaciones
que considere necesarias.
ESTADOS DE EMPLEADOS
Con esta función se definen los diferentes estados que puede tener el empleado
y que son necesarios para establecer su condición dentro de la empresa.
Este concepto también se utiliza en el módulo de Control de Nómina
donde dependiendo del estado que se asigne al empleado se le aplicarán o no
los conceptos al procesar la nómina a la que pertenezca (refiérase al manual de
Control de Nómina para mayor detalle).
El sistema da oportunidad de manejar tres tipos de estados: Activo, Pago y
Temporal y por medio de ellos se definen la situación del empleado dentro de
la empresa al hacer la combinación de estas tres opciones.
La ventana de la opción es la siguiente:

Ventana principal de Estados del Empleado
INGRESO DE DATOS
Cuando se agrega un Estados del Empleado el sistema despliega una
tabla modificable en la cual es necesario ingresar información en las siguientes
columnas:
Estado: código del estado del empleado.
Descripción: nombre del estado del empleado.
Activo, Pago y Temporal: Escoja entre las tres opciones que existen:
Activo, Pago y Temporal y marque las que considere según sus
requerimientos. Al existir tres opciones para definir el estado se puede
obtener como máximo ocho diferentes combinaciones para definir diferentes
estados:
 (ninguno)
 activo
 pago
 temporal
 activo - pago
 activo - temporal
 pago - temporal
 activo - pago - temporal
HORARIOS
En esta opción, se confeccionan las distintas jornadas de trabajo semanales
que tiene definida la empresa. Es útil principalmente cuando la empresa tiene

horarios rotativos, es decir, la jornada del lunes no es igual a la del martes y
así sucesivamente.
Además se establece cuando los empleados tienen diferentes horarios, cuando
la empresa trabaja en diferentes turnos y la jornada semanal cambia de un día
a otro, y de un empleado a otro.
Esta opción también se encuentra dentro del módulo de Control de
Nómina por lo que se puede dar mantenimiento a la tabla desde ambos
módulos.
A continuación se presenta la pantalla desplegada por la opción:
Pantalla principal de Horarios
TIPOS DE ACCIÓN DE PERSONAL

En esta opción se determinan los tipos de acciones que se utilizarán en los
procesos que sean aplicados al personal de la empresa. Existen varios tipos
predefinidos de acciones de personal que se utilizan para establecer las
acciones de personal que se aplicarán a los empleados.
A su vez los tipos predefinidos se dividen en dos grupos diferenciados que
dependerán de si se cambia o no el estado del empleado al aplicar la acción de
personal particular.
Los tipos de acciones de personal que no cambiarán el estado del empleado
corresponden a:
 Ascenso
 Cambio de Centro de Costo
 Cambio de Nómina
 Cambio de Puesto
 Cambio de Régimen
 Cambio de Salario
 Vacaciones (Acumulación)

 Vacaciones Adicionales (Acumulación)
Por otro lado los tipos de acciones de personal que cambiarán el estado del
empleado (aunque también pueden crearse acciones de estos tipos predefinidos
en las que no se cambie el estado del empleado.) son:
 Contratación
 Incapacidad
 Permiso Con Goce de Sueldo
 Permiso Sin Goce de Sueldo
 Otros
 Terminación de Contrato
 Vacaciones (Goce)
 Vacaciones Adicionales (Goce)
Sin embargo dentro de esta categoría (acciones que cambian el estado del
empleado) se presentan situaciones especiales que se basan en la restauración
del estado original del empleado.
En otras palabras, las acciones de personal que cambian el estado del
empleado pueden, si el usuario lo requiere, restaurar el estado original una vez
que se cumpla su fecha de vencimiento. Las acciones de personal que
restauran el estado del empleado presentan las siguientes características:
 deberán ser tipos predefinidos que cambien el estado del
empleado a excepción de los tipos Contratación y Terminación de
Contrato,
 deberán ser tipos de acciones que se estén creando en el momento
es decir, para tipos existentes no se puede establecer que restauren
el estado,
 deberá marcarse (X) el "check box" que se ubica en la columna
denominada Restaura Estado,
 el nuevo estado del empleado que se establecerá con la vigencia
de la acción de personal se define dentro de la columna respectiva
en la tabla, aunque este dato también se puede dejar en blanco,
 es importante considerar, que cuando se crea alguna acción de
personal que restaure el estado del empleado desde la opción
Acciones de Personal del menú Operación, que se defina
claramente la fecha en la que vence dicha acción, de manera que
el sistema pueda establecer a partir de cuándo restaurar el estado
original,
 las acciones de personal que restauran el estado del empleado
presentan un estado adicional (de la acción) denominado
Vigente. Este estado establece que la acción ha sido aplicada,
pero que el estado del empleado todavía no ha sido restaurado a su
original, es decir, la acción de personal no ha vencido aún.
Los tipos de acciones que sean definidos dentro de esta opción se utilizarán
para definir y aplicar las acciones de personal que se crean en la sección
“Acciones de Personal” en la página 113 que se encuentra en el menú de
Operación.
La ventana principal de la opción es la siguiente:
Ventana principal de Tipos de Acciones de Personal
INGRESO DE DATOS
Antes de crear tipos de acciones de personal se debe tener presentes las
condiciones expuestas anteriormente, cuando se definieron los tipos, el
cambio del estado del empleado y si se restaura o no dicho estado.
Las columnas de tipos de acción de personal son las siguientes:
Código: identificación alfanumérica de la acción de personal.
Descripción: nombre de la acción de personal que el usuario quiere
otorgarle. Se recomienda identificar la acción con un nombre similar a la
operación que ejecuta.
Tipo Predefinido: se despliega un listado donde el usuario debe escoger una
opción que definirá el tipo de acción de personal. Según el tipo que se haya
elegido el sistema establecerá diversos cambios en el empleado una vez que la
acción sea aplicada.
Como se mencionó anteriormente el sistema cuenta con las siguientes
opciones:
 Ascenso

 Cambio de Nómina
 Cambio de Régimen
 Contratación
 Incapacidad
 Incapacidad (Acumulación)
 Otros
 Permiso Con Goce de Sueldo
 Permiso Sin Goce de Sueldo
 Traslado a otra Administradora de Pensiones (disponible solo
cuando el país de la compañía es Colombia)
 Traslado a otra Entidad Promotora de Salud (disponible solo cuando
el país de la compañía es Colombia)
Restaura Estado: en caso que el tipo predefinido que se ha escogido
cambie el estado del empleado y que no sea tipo contratación o terminación de
contrato entonces se debe definir, si se necesita que cuando la acción de
personal venza, restaure el estado original del empleado. Para escoger la
opción de restaurar estado debe marcar la casilla.
Estado Empleado Predefinido: dentro de esta columna se define el
estado de empleado que se sugerirá por omisión al generar acciones de
personal de ese tipo. Si se deja en blanco el campo, pone la columna de
permite cambiar el estado predeterminado en NO para desmarcar el check en
caso de que estuviera marcado. El sistema verificará que el estado de
empleado exista en la base de datos y con la tecla F1 puede llamar la tabla de
consulta de estados del empleado.
El sistema valida que el estado del empleado sea activo si el tipo de acción es
de Contrato y valida también que el estado de empleado sea inactivo si el tipo
de acción es Fin de Contrato.
Permite Cambio Estado Predefinido: esta columna indica si el estado de
empleado sugerido al generar acciones de ese tipo se puede modificar o si es
obligatorio mantener el estado asignado por omisión. Es una columna
modificable y habilitado para los tipos de acción que permiten cambiar el
estado del empleado y que tienen un estado por omisión indicado.

Texto Predefinido: espacio libre para definir un texto. Este mensaje se
desplegará en la carpeta de Notas de la opción “Acciones de Personal” en la
página 113 que se encuentra en el menú de Operación.
FUNCIONES ESPECIALES
Las funciones especiales se describen a continuación. Si desea mayor detalle
refiérase a la sección Instrucciones Específicas.
Botón Función Descripción

Este botón da acceso a los conceptos para liquidación y
aportes liquidables asociados al tipo de acción seleccionado.
El sistema valida que exista un tipo de acción seleccionado y
que éste sea de tipo Otros o Terminación de Contrato.
Conceptos para Liquidación. Esta opción está disponible sólo si el módulo de Control de
Nómina está instalado en la compañía, de lo contrario este
icono no aparece.
Otorga acceso a la pantalla de edición de privilegios de

usuarios por tipo de acción de personal, para el tipo de
acción que se está seleccionando.
Dentro de la opción se cuenta con un mantenimiento de
Privilegios privilegios por tipo de acción, donde se selecciona el tipo de
acción de personal que permite desplegar un filtro con los
Usuarios y Grupos de Usuarios. Una vez agregado el usuario,
se le da el privilegio de uso sobre las acciones, ya sea Total o
de Consulta.
INSTRUCCIONES ESPECÍFICAS
¿Cómo se Asocian Conceptos para Liquidación

a un Tipo de Acción de Personal?
Nota Importante: Esta funcionalidad está disponible sólo si el módulo de
Control de Nómina se encuentra instalado en la compañía.
El proceso para asociar conceptos a un tipo de acción de personal es el
siguiente:
1. Ingrese al menú Administración y escoja la opción Tipos de
Acción de Personal. Dentro de esta tabla seleccione el icono
en la barra de herramientas y el sistema desplegará una tabla
denominada Asociación de Conceptos con Tipos de Acción de
Personal.

2. Dentro de esta tabla se debe seleccionar el código del tipo de
acción de personal a la cual se le van a asociar los conceptos para
liquidación. Considere que la asociación de conceptos está
disponible sólo para tipos de acción de personal de tipo predefinido
Otros o Terminación de Contrato, pues son los tipos de acción que
se pueden utilizar en registros de liquidación de empleados.
3. Dentro de la tabla se presentan las siguientes columnas que deben
ser llenadas por el usuario por medio del botón que habilita la
tabla modificable para ingresar la información dentro de las
siguientes columnas:
Secuencia: el sistema sugiere un número consecutivo para definir la
secuencia de aplicación de los conceptos.
Concepto: dentro de esta columna se ingresa el código del concepto que se
asocia al tipo de acción de personal especificado. Se puede consultar la tabla
Conceptos con la tecla F1, en este caso el sistema sólo muestra aquellos
conceptos creados en Control de Nómina para liquidación de empleados.
Descripción de Concepto: esta columna muestra la descripción del
concepto que se asocia al tipo de acción de personal.
Nómina: en esta columna se ingresa el código de la nómina de los empleados
a los que aplica el concepto asociado al tipo de acción de personal. Si no se
define un valor en esta columna, el concepto aplica para todos los empleados.
Lo anterior significa que un concepto se puede asociar múltiples veces a un
mismo tipo de acción de personal, siempre y cuando en cada oportunidad se
indique una clase de nómina distinta o no se indique una nómina.
Descripción de Nómina: indica la descripción de la nómina a la que aplica
el registro de asociación del concepto con el tipo de acción.
A continuación se muestra la tabla desplegada por la opción:

Tabla de Asociación de Conceptos a Tipos de Acción de Personal
2. Una vez asociados los conceptos al tipo de acción de personal debe

guardarse la información con el icono o con el icono para salir
de la pantalla y regresar a la tabla de Tipos de Acción de Personal.
¿Cómo de Definen los Privilegios por Tipo de

Acción?
El sistema permite definir privilegios de usuario por tipo de acción mediante
los cuales se pueda indicar si un usuario o grupo usuarios en Softland ERP
puede crear, modificar, eliminar, aprobar, desaprobar, aplicar, desaplicar,
anular o simplemente consultar la información de tipos específicos de acciones
de personal; lo cual también depende de según como estén definidos sus
privilegios para los mismos procesos en el árbol de privilegios del módulo de
Administración del Sistema.
Vale destacar que a diferencia de la opción de privilegios sobre las clases de
nómina del módulo de Control de Nómina, en este caso se puedan
establecer los privilegios utilizando grupos de usuarios, además de usuarios
particulares. Esto por cuanto mucha de la interacción con acciones de
personal viene de empleados directamente, no de usuarios, de modo que para
definir a qué tipos de acciones tiene acceso cada empleado, debe hacerse
mediante el grupo al que pertenece el código de autenticación del empleado.
La opción del menú permite otorgar acceso a la pantalla de edición de
privilegios de usuario por tipo de acción de personal para el tipo de acción
seleccionada. Existen casillas para los privilegios de Total, Consulta, Crear,
Aprobar, Desaprobar, Aplicar, Desaplicar y Anular.
El procedimiento para definir los privilegios es el que se describe a
continuación:
1. Ingrese a la opción Administración y luego a Tipos de Acción
de Personal del módulo.
2. Dentro de la barra de herramientas se presenta el icono . Esta
misma opción se presenta en el menú de la pantalla por medio de la
opción Privilegios.
3. Seleccione uno de los tipos de acciones de personal creados y
presione el icono así se desplegará la pantalla Privilegios por
Tipo de acción de personal.
4. Dentro de esa pantalla ingrese el registro de los usuarios quienes
contaran con privilegios sobre el tipo de acción de personal por
medio del icono Error! No topic specified.. El sistema activa la
tabla para que se ingrese la información directamente dentro de las
columnas. Ingrese la información de la siguiente forma:
Tipo de acción de personal: Al ingresar a la opción ya está seleccionado
este dato, pero igual se puede, con la opción de consulta del F1, cambiar el
código del tipo de acción cuyos privilegios se están editando.
Usuario: Se ingresa el código del usuario o grupo de usuarios al que se está
otorgando privilegios.
Nombre: En esta columna se muestra el nombre del usuario o grupo al que se
le está otorgando privilegios.
Privilegio: Conjunto de checks en el que se marcan las opciones de los
privilegios otorgados: Total, Consultar, Crear, Aprobar, Desaprobar, Aplicar,
Desaplicar o Anular.
 Total: El privilegio total otorga derechos para procesar una acción de
empleado y para generar tipos de acciones de ese tipo en particular. Al
marcarse esta opción y guardar los cambios se marcan por omisión
todas las demás opciones.
 Consultar: El privilegio de consulta sólo otorga privilegios para
visualizar la información sobre ese tipo de acción de personal
específico, pero no para procesar la acción de personal.
 Crear: El privilegio de crear sólo otorga privilegios para generar
acciones de ese tipo de acción de personal específico, pero no para
procesar la acción de personal.
 Aprobar: El privilegio de aprobar sólo otorga privilegios para aprobar
generar o procesar otras transacciones de la acción de personal.
 Desaprobar: El privilegio de desaprobar sólo otorga privilegios para
desaprobar acciones de ese tipo de acción de personal específico, pero
no para generar o procesar otras transacciones de la acción de
personal.

 Aplicar: El privilegio de aplicar sólo otorga privilegios para aplicar
generar o procesar otras transacciones de la acción de personal.
 Desaplicar: El privilegio de desaplicar sólo otorga privilegios para
desaplicar acciones de ese tipo de acción de personal específico, pero
no para generar o procesar otras transacciones de la acción de
personal.
 Anular: El privilegio de anular sólo otorga privilegios para anular
generar o procesar otras transacciones de la acción de personal, pero
como la anulación de acciones de personal se hace únicamente sobre
acciones que se encuentren en estado Aplicada primero se realiza una
desaprobación de los cambios hechos sobre el empleado, por lo que si
a un usuario se le da permisos de anulación, se le otorgara por omisión
el de desaprobación; y si por el contrario ya cuenta con la opción de
Anular pero se desmarca la opción de Desaprobar se le desmarcara
también la de Anular.
5. Una vez definidos los privilegios debe salvar la información con el
icono o el icono .
Pantalla de Definición de Privilegios
INGRESO DE DATOS
Cuando se agrega un Horario el sistema despliega la pantalla de creación -
modificación de horarios:

Pantalla de Creación - Modificación de Horarios
Dentro de esta pantalla se ingresa la siguiente información:

Horario: código alfanumérico de identificación del horario.
Descripción: espacio alfanumérico de 40 posiciones para definir el nombre
del horario
Tolerancias: margen, en minutos, que se le permite al empleado marcar
después de la hora de entrada establecida o antes de la hora de salida, sin que
se contabilice como una llegada tardía o una salida temprana.
La tolerancia se utiliza para el control de llegadas tardías o salidas tempranas,
en caso que se lleve un registro periódico de la hora en que marcan los
empleados. Según el comportamiento de las marcas del reloj de cada
empleado la empresa podrá establecer un mecanismo de sanciones.
Aunque la empresa acepte cierto rango de tiempo para marcar el reloj, ya sea
después de la hora de entrada o antes de la hora de salida, solamente pagará el
tiempo neto laborado.
Redondeos: esta opción establece el lapso que se considera que el empleado
tarde en marcar el reloj a partir del instante en que abandona el puesto de
trabajo, o bien, el instante en que marca el reloj y empieza las labores en el
puesto de trabajo.
El redondeo se utiliza para establecer la cantidad de minutos contabilizados
antes de la hora oficial de entrada y después de la hora oficial de salida, que no
serán pagados, dado que se considera son los que el empleado requiere para
trasladarse dentro de la empresa y llegar al puesto de trabajo o ir desde el
puesto de trabajo hasta el lugar donde se ubica el reloj.
Configurar: en la parte inferior de la pantalla existe un botón con este
nombre ( ). Al presionarlo se despliega una tabla donde se debe
confeccionar el horario de la jornada semanal.

Si se quiere definir un día, marque el icono y la tabla de datos se activará.
Dentro de la casilla Día se despliega un combo box donde se puede escoger
cualquier día de la semana.
Luego se debe determinar en las casillas Hora Inicial y Hora Final el rango de
horas en las que se laborará ese día determinado, y en la casilla Concepto se
especifica que concepto es aplicado por el horario extraordinario. Si el usuario
no recuerda el código del concepto, con un doble clic sobre la casilla, se
desplegará la tabla de datos de consulta Conceptos del módulo de Control
de Nómina donde se escogerá la opción requerida.
Pantalla de Configuración del Horario
TIPOS DE ACADÉMICO
En esta opción se determinan los tipos de académicos que pueden ser
asociados al registro de los empleados. Esta información es utilizada dentro
de la opción de Académicos que se encuentra dentro de la opción de
Al permitir el sistema definir tipos de académicos, se puede incluir cualquier
tipo de título o estatus asociado con una profesión, capacitación o nivel
profesional.

Tabla de Tipos de Académicos
INGRESO DE DATOS
La pantalla desplegada por la opción de Tipos de Académicos es una tabla
modificable donde se ingresa la información directamente en las siguientes
columnas:
Código: permite definir un identificador alfanumérico dentro de la columna
modificable de hasta 4 caracteres, sólo admite mayúsculas.
Descripción: permite definir una descripción alfanumérica dentro de la
columna modificable de hasta 40 caracteres.
TIPOS DE ACCIDENTE
En esta opción se definen los tipos o clasificaciones en que se dividirán los
accidentes que se reporten en la opción de Accidentes del menú de
Operación.
Para establecer un tipo de accidente solamente se requiere un código y una
descripción, ambos definidos por el usuario.
La pantalla principal es la siguiente:
Pantalla de Tipos de Accidente

INGRESO DE DATOS
Cuando se agrega un Tipo de Accidente el sistema despliega una tabla
modificable en la cual es necesario ingresar información en las siguientes
columnas:
Código: identificación alfanumérica del tipo de accidentes.
Descripción: nombre del tipo de accidente.
TIPOS DE AUSENCIA
En esta opción se determinan los tipos de ausencia que serán considerados al
establecer las acciones de personal que impliquen abandono del puesto de
trabajo, ya sea incapacidad, vacaciones, suspensiones, etc.
La ventana de la opción es la siguiente:
Pantalla principal del Tipos de Ausencia
INGRESO DE DATOS
Los tipos de ausencia se definen según los siguientes parámetros:
Código: identificación alfanumérica de la acción de personal.
Descripción: nombre de la acción de personal.
El sistema despliega dos columnas denominadas Justificada y Pagada;
cada una tiene una casilla que se puede activar o desactivar. De esta manera,
los tipos de ausencia se definen al hacer la combinación de estas dos opciones.
Al existir dos opciones para definir la ausencia, se puede obtener como
máximo cuatro tipos diferentes: justificada, pagada, justificada - pagada, y no
justificada - no pagada.
Sin embargo, el usuario puede definir cualquier cantidad de tipos de ausencia,
en cuanto a códigos y descripciones, pero las combinaciones de las dos
opciones se tendrán que repetir.

TIPOS DE CONTRATO
En esta opción se definen los tipos o clasificaciones en que se dividirán los
contratos que se establezcan en la opción de Contratos del menú de
Empleados.
Para establecer un tipo de contrato solamente se requiere un código y una
descripción, ambos definidos por el usuario.
Pantalla principal de Tipos de Contrato
INGRESO DE DATOS
Para crear un tipo de contrato se ingresa la siguiente información:
Código: es la identificación alfanumérica del tipo de contrato.
Descripción: es el nombre del tipo de contrato.
CLASES DE SEGURO SOCIAL

El manejo de las clases de seguro social de los empleados permite al usuario
definir los tipos y nombres de las diferentes clases de seguro que registra para
sus empleados, eliminando la restricción de atenerse a una lista de clases de
seguro predefinida.
Para esto, se cuenta con un mantenimiento de clases de seguro social de
empleados cuyos registros pueden ser luego seleccionados en la casilla Clase
Seguro que es parte de la información que se asocia al empleado en la opción
A continuación se presenta la pantalla desplegada por el sistema:

Tabla de Tipos de Seguro Social
INGRESO DE DATOS
La pantalla desplegada por la opción de Tipos de Seguro Social es una tabla
modificable donde se ingresa la información directamente en las siguientes
columnas:
Código: permite definir un identificador alfanumérico dentro de la columna
modificable de hasta 4 caracteres, sólo admite mayúsculas.
Descripción: permite definir una descripción del tipo de seguro dentro de la
columna modificable de hasta 40 caracteres alfanuméricos.
TIPOS DE SOLICITUD DE EMPLEADOS

Esta funcionalidad de tipos de solicitudes, permite que el usuario pueda
configurar el comportamiento de diversos tipos de solicitudes para los
empleados, que finalmente regirán el procesamiento que el sistema haga de
cada solicitud ingresada por los mismos empleados. La opción puede ser
accedida desde el menú de Administración, en la opción Tipos de Solicitud
de Empleados, también desde el módulo de Recursos Humanos.
Los tipos de solicitudes son los registros que determinan finalmente qué
opciones tienen los empleados y cómo serán procesadas sus solicitudes a
través de la jerarquía de empleados de la empresa y el departamento de
Recursos Humanos. Finalmente determinan también cuáles acciones de
personal se generan a partir de las solicitudes de empleados y con qué
características.
Por otra parte, existen casos de empresas en las cuales los empleados no están
supuestos a generar cualquier tipo de solicitud que esté definido. Algunos
tipos de solicitud pueden estar reservados para cierta gente particular, otros
tipos podrían estar supuestos a que los genere únicamente personas que tienen
a cargo gente, etc. Por esta razón, mediante privilegios es posible controlar lo
que cada miembro del departamento de Recursos Humanos puede aprobar o
rechazar, pues no todas las personas en ese departamento tienen los mismos
derechos. Por ejemplo, algunos tipos de solicitud, por su relevancia o
implicaciones, pueden estar destinados a que sea el gerente de Recursos

Humanos quien finalmente apruebe, y no cualquier otro miembro del
departamento.
Pantalla de Tipos de Solicitudes
INGRESO DE DATOS
Esta opción despliega una tabla modificable que está formada por las
Tipo de Solicitud: es una columna alfanumérica de hasta 4 caracteres donde
se ingresa el código del tipo de solicitud de empleado.
Descripción Tipo Solicitud: es una columna alfanumérica de hasta 50
caracteres donde se ingresa la descripción del tipo de solicitud de empleado.
Tipo de Acción: es una columna alfanumérica de hasta 4 caracteres. Dentro
de esta casilla se ingresa el tipo de acción de personal que genera una solicitud
de empleado cuando recibe su aprobación final. Si no se define nada dentro de
esta columna, las solicitudes de este tipo no generan acción de personal y son
aprobadas o rechazadas sólo por el módulo de Recursos Humanos. Permite
desplegar con la tecla F1 la tabla de tipos de acción filtrando solo por tipos de
acciones que permiten días, excepto Otros o Acumulación de Vacaciones.
Descripción Tipo Acción: es una columna alfanumérica que despliega la
descripción del tipo de acción de personal, está ligada a la columna del tipo de
acción para que se asigne la descripción al seleccionar un tipo de acción.
Estado de Empleado: es una columna alfanumérica en la que se debe
ingresar el estado de empleado que se asignará al empleado en la acción de
personal generada si se aprueba finalmente su solicitud. Con la tecla F1 se
despliega la tabla de consulta de estados de empleado.
Descripción Estado Empleado: esta columna alfanumérica despliega la
descripción del estado de empleado que se asignará en la acción de personal,
está ligada a la columna de estado de empleado para que se asigne la
descripción al seleccionar un estado.

Tipo de Ausencia: dentro de esta columna alfanumérica se ingresa el Tipo
de ausencia que se asignará a la acción de personal si la solicitud es finalmente
aprobada. Con la tecla F1 se despliega la tabla de consulta de Tipos de
ausencia.
Descripción Tipo Ausencia: se despliega la descripción del tipo de
ausencia que se asignará en la acción de personal y que está ligada a la
columna de tipo de ausencia.
Aprueban Superiores: es una columna para ser marcada o no. Define el
indicador que señala si las solicitudes de este tipo requieren aprobación de los
superiores del empleado o sólo van directo a Recursos humanos.
Niveles de Aprobación: esta columna señala cuántos niveles de
aprobación en la jerarquía de empleados debe superar una solicitud de
vacaciones de este tipo. Puede ser 1 o 2 niveles nada más, pero los niveles
disponibles los asigna el sistema que indica cuál es el nivel máximo permitido.
Días para Escalar: en esta columna se ingresa el número de días que deben
transcurrir para que la solicitud escale al segundo nivel si no hubo respuesta a
tiempo del primer nivel. Aplica sólo si la solicitud requiere aprobación de 2
niveles de superiores.
Días para Vencer: en esta columna se ingresa el número de días que deben
transcurrir para que venza la solicitud del empleado si no tuvo respuesta de
todos los niveles requeridos. Al vencer, la solicitud es asignada a Recursos
Humanos para que este departamento la procese. Aplica sólo si se requiere
aprobación de superiores y la diferencia entre este número y los días para
escalar es el tiempo que tiene el último nivel para responder.
Modalidad Superiores: esta columna despliega las opciones de modalidad
de superiores “Primero que Responda” y “Todos Aprueban”. Define la
modalidad de aprobación en los niveles cuando el empleado tiene múltiples
superiores en un mismo nivel. Puede ser “Primero que Responda” en el cual
un nivel se supera apenas responda uno de los superiores de ese nivel; o bien
“Todos Aprueban”, en el que se requiere que todos los superiores de un mismo
nivel aprueben para que se supere ese nivel. Aplica sólo si se requiere
aprobación de superiores y las opciones se asignan por el sistema.
Aprobación Final RRHH: esta columna alfanumérica indica si Recursos
Humanos debe dar una última aprobación para generar la acción de personal
correspondiente o para cambiar de estado la solicitud. Es Sí obligatoriamente
si la solicitud no requiere aprobación de superiores.
Acceso Directo: es una columna para ser marcada o no. Define si en el
módulo de Portal de Personal se mostrara un botón con el que directamente
el empleado ingresaría a crear la solicitud sin tener que seleccionar el tipo de
solicitud.
Descripción acceso directo: es una columna alfanumérica de hasta 15
caracteres donde se ingresa la descripción que se mostrara en el botón para el
acceso directo del tipo de solicitud de empleado.

refiérase a la sección Instrucciones Específicas de esta sección.

Otorga acceso a la pantalla de edición de privilegios de usuario
por tipo de solicitud para el tipo de solicitud que está
Privilegios seleccionado. Se inhabilita mientras la pantalla esté creada y se
vuelve a habilitar tan pronto sean guardado cualquier tipo de
cambio.
Despliega la pantalla de edición de observaciones estándar para
que el usuario provea una plantilla para las observaciones para
Observaciones
los empleados. Si el usuario no tiene el privilegio, aparece el
mensaje de sin posibilidad de edición.
Este icono despliega la tabla de asociación de empleados con
Notificaciones tipos de solicitud para notificaciones de aprobación de
solicitudes de empleado.
¿Cómo de Definen los Privilegios por Tipo de

Solicitud?
El sistema permite definir privilegios de usuario por tipo de solicitud mediante
los cuales se pueda indicar si un usuario o grupo de Softland puede ver o
modificar la información de solicitudes de cada tipo particular.
Vale destacar que a diferencia de la opción de privilegios sobre las clases de
nómina del módulo de Control de Nómina, en este caso se puedan establecer
los privilegios utilizando grupos de usuarios, además de usuarios particulares.
Esto por cuanto mucha de la interacción con solicitudes viene de empleados
directamente, no de usuarios, de modo que para definir a qué tipos de solicitud
tiene acceso cada empleado, debe hacerse mediante el grupo al que pertenece
el código de autenticación del empleado.
La opción del menú permite otorgar acceso a la pantalla de edición de
privilegios de usuario por tipo de solicitud para el tipo de solicitud que está
seleccionado. Los privilegios son de tipo Total o Consulta.
El procedimiento para definir los privilegios es el que se describe a
continuación:
1. Ingrese a la opción Administración y luego a Tipos de
Solicitud del módulo.

opción Privilegios.
3. Presione el icono y se desplegará la pantalla Privilegios por Tipo
de solicitud de empleados.
4. Dentro de esa pantalla ingrese el registro de los usuarios quienes
contaran con privilegios sobre el tipo de solicitud de empleados por
medio del icono . El sistema activa la tabla para que se ingrese la
información directamente dentro de las columnas. Ingrese la
información de la siguiente forma:
Tipo de Solicitud: Al ingresar a la opción ya está seleccionado este dato,
pero igual se puede, con la opción de consulta del F1, cambiar el código del
tipo de solicitud de empleados cuyos privilegios se están editando.
Usuario: se ingresa el código del usuario o grupo de usuarios al que se está
otorgando privilegios.
Nombre: Nombre del usuario o grupo al que se le está otorgando privilegios.
Privilegio: Descripción del privilegio otorgado: Total o Consulta.
 Total: El privilegio total otorga derechos para procesar una solicitud
de empleado y para generar solicitudes de ese tipo particular.
 Consulta: El privilegio de consulta sólo otorga privilegios para
visualizar la información, pero no para procesar la solicitud.
5. Una vez definidos los privilegios debe salvar la información con el
icono o el icono .
Pantalla de Definición de Privilegios

¿Cómo se Definen las Observaciones de un
Tipo de Solicitud de Empleado?
En ocasiones, para tipos de solicitud particulares, el personal de Recursos
Humanos tiene la necesidad de que los empleados adjunten alguna
información adicional que no se cubre con las fechas o los días de la solicitud.
También en ocasiones puede requerirse recordar algo a los empleados que
generen solicitudes de cierto tipo también.
Para facilitar esta función, el sistema presenta la opción de asignar
observaciones por omisión a un tipo de solicitud determinado. Estas
observaciones por omisión pueden ser un recordatorio, una plantilla para
información adicional que debe ser completada o bien cualquier mensaje que
Recursos Humanos necesite que se le despliegue al empleado cuando esté
generando una solicitud de este tipo. Este texto es desplegado al usuario en el
campo observaciones del formulario Web cuando vaya a crear una solicitud
nueva.
El procedimiento para definir las observaciones es el que se describe a
continuación:
1. Ingrese a la opción Administración y luego a Tipos de
Solicitud del módulo.

opción Observaciones.
3. Presione el icono y se desplegará la pantalla de edición de

observaciones estándar que es un campo de notas. Ingrese la
información dentro de esta pantalla.
4. Guarde los cambios de cada tipo de solicitud por medio del icono
o el icono .
¿Cómo se Define el envío de Notificaciones a

los Empleados?
Cuando los empleados generan solicitudes para que se tramiten en la
organización, es común que algunos otros empleados de la organización
necesiten enterarse cuando ciertos tipos de solicitudes son finalmente
aprobadas. Por ejemplo, solicitudes de contratación de personal nuevo
requieren que la gente de reclutamiento y selección sea notificada; cambios de
puesto o salario requieren que el personal de planillas sea notificada, etc.
Considerando esos casos, no basta con que el sistema notifique únicamente al
empleado interesado, al empleado que generó la solicitud, los superiores
involucrados en su trámite y el departamento de Recursos Humanos. Para esto

el sistema permite manejar las notificaciones adicionales a otros miembros de
la organización según el tipo de solicitud.
Permite ligar empleados con tipos de solicitudes, de modo que esos empleados
sean notificados cuando una solicitud de ese tipo es finalmente aprobada. Esto
permite manejar los casos de gente fija que necesita ser notificada, como la
gente de planillas o la gente de reclutamiento y selección.
También permite, bajo demanda, generar una notificación a un empleado
particular para una solicitud particular. Con esto es posible indicarle al
sistema que notifique a algún empleado sobre el estado de la solicitud, ya sea
al aprobarse, al rechazarse o simplemente notificar su existencia aunque esté
todavía Pendiente.
Pantalla de Notificaciones para Empleados
El procedimiento para definir notificaciones para los empleados por tipo de

solicitud es el que se describe a continuación:
1. Ingrese al menú Administración y seleccione la opción Tipos de
Solicitud.
2. Seleccione uno de los tipos de solicitudes al que quiere indicarle a
que empleados notificar y haga click en la opción Notificaciones
por medio del icono . El sistema desplegará una pantalla titulada
Empleados por Notificar según Tipo de Solicitud.
3. Dentro de esa pantalla ingrese el registro de los empleados a los
cuales se les debe enviar notificaciones por medio del icono . El
sistema activa la tabla para que se ingrese la información
directamente dentro de las columnas:
Tipo Solicitud: esta columna despliega el código del tipo de solicitud al que
se asigna el empleado para que se le notifique cuando se apruebe una solicitud
de ese tipo. Su función es facilitar al usuario la referencia del tipo de solicitud
que está editando.

Empleado: esta columna permite el ingreso del código del empleado que se
está asociando al tipo de solicitud. Es una columna modificable de la tabla
sólo para registros nuevos. Con la tecla F1 se despliega la tabla de consulta de
Empleados.
Nombre: dentro de esta columna se despliega el nombre del empleado
asociado al tipo de solicitud.
4. Una vez ingresados los registros de los empleados a los cuales se les
debe enviar notificación, guarde los datos con el icono o con el
icono .
AUDITORIA DE MODIFICACIONES
DEL EMPLEADO
Esta opción brinda la oportunidad de auditar modificaciones de atributos de
empleados mediante acciones de personal para los cuales no existen tipos de
acción de personal predefinidos dentro del sistema (desplegados dentro de
Tipos de Acción de Personal).
Con la auditoria de modificaciones del empleado el usuario tiene la
posibilidad de especificar cuáles cambios en campos particulares del empleado
requiere registrar con acciones de personal y que éstas sean generadas
automáticamente por la aplicación según ciertos parámetros previamente
configurados por el usuario.
Pantalla principal de Auditoria de Modificaciones de Empleados

INGRESO DE DATOS
La información se ingresa directamente sobre la tabla modificable que se
activa por medio del icono Error! No topic specified., la cual contiene las
Atributo: campo alfanumérico que corresponde a la descripción del atributo
del empleado para el cual se está definiendo la generación automática de
acción de personal de auditoria cada vez que el campo seleccionado cambie
para algún registro de empleado desde el mantenimiento de empleados.
Dentro de esta casilla se despliegan todas las casillas del mantenimiento del
empleado que pueden ser modificadas por el usuario.
Al ingresar a la celda dentro de la tabla ésta despliega un listado de las
opciones que se tienen para definir el atributo requerido: Nombre ( si se usa de
la forma tradicional ), Nombre de Pila ( si se usa separado ), Primer Apellido
( si se usa separado ), Segundo Apellido ( si se usa separado ), Identificación,
E-mail, Pasaporte, Sexo, Código de Plaza (si está habilitada la modificación
desde el mantenimiento de empleados), Código de Ubicación, Código de
Horario, Forma de Pago, Entidad Financiera, Número de Cuenta Bancaria,
Nacionalidad, Estado Civil, Número de Identificación Tributaria, Permiso de
Conducir, Permiso de Salud, Número de Asegurado, Clase de Seguro Social,
Tipo de Sangre, Número de Dependientes, Fecha de Nacimiento, Fecha de
Antigüedad en Empresa (si Control de Nómina está instalado y se utilizan
fechas adicionales), Fecha de Antigüedad en Gobierno (si Control de Nómina
está instalado y se utilizan fechas adicionales), Números Telefónicos (Primer,
Segundo y Tercero), Notas de Número Telefónico (Primera, Segunda y
Tercera), Dirección Postal, Dirección de Habitación, Adicionales de Texto
(cada uno de los cinco campos si está definido en los parámetros del módulo
de Recursos Humanos), Adicional de Valor (cada uno de los diez campos si
está definido en los parámetros del módulo de Control de Nómina). Para las
adicionales del empleado se despliega el nombre configurado para cada una de
ellas.
Los nombres de los campos de empleado que tienen condiciones especificadas
entre paréntesis en la lista anterior se desplegarán en la lista únicamente si la
condición señalada se cumple, de otra forma serán excluidos. En el caso de
los campos adicionales despliegan en la columna el nombre del rubro tal y
como está definido dentro de los parámetros del módulo.
Tipo de Acción: tipo de acción de personal de tipo predefinido Otros que se
generará cada vez que el campo correspondiente cambie en el mantenimiento
de empleados.
Usuario: código del usuario que introdujo la generación automática de acción
de personal de auditoría para ese campo de empleado o que cambió el registro
en la última ocasión. El campo es actualizado por el sistema.
Fecha: fecha y hora en que se definió la generación de la acción de auditoría
para el campo de empleado o en la que se cambió por última vez el tipo de
acción que genera. El campo es actualizado por el sistema.

Nota Importante: En el caso que se requiera modificar un registro se
debe ingresar directamente a la celda y cambiar los datos. El sistema sólo
permite modificar el tipo de acción de personal que se genera cuando el
campo correspondiente cambie en el mantenimiento de empleados.
Por ejemplo si el usuario requiere que cuando se cambie la forma de pago del
empleado se genere una acción de personal entonces debe especificar los
siguientes datos dentro de la tabla de Auditoria de Modificaciones de
Empleados:
 Atributo: Forma de Pago
 Tipo de Acción: X-19 (en este ejemplo corresponde a la acción de
personal tipo Otros según lo especificado dentro de la opción Tipos de
Acción de Personal).
Cada vez que se realice una modificación al campo Forma de Pago que se
encuentra en la pantalla de creación – modificación del Mantenimiento de
Empleados, cuando el usuario grabe el cambio el sistema generará una
acción de personal por esta modificación y la registrará con estado Aplicada.
Esta acción de personal puede ser consultada dentro de la tabla principal de la
opción Acciones de Personal que se encuentra dentro del submenú de
Operación.
Los campos de auditoria de la acción creada se llenan con el usuario y fecha /
hora que hizo el cambio. Las notas de la acción detallan el valor anterior y el
nuevo valor del campo y la fecha rige de la misma queda como la fecha del día
en el que se creó pues el cambio queda en firme.
VACACIONES POR ANTIGÜEDAD

Esta opción permite registrar, para cada nómina que se tenga registrada en la
base de datos, los rubros de Días de antigüedad y Días de Vacaciones.
Esta tabla maneja datos que serán consultados por el proceso de Cálculo del
Salario Diario Integrado.
INGRESO DE DATOS
El sistema despliega una ventana definida como Mantenimiento de
Vacaciones por Antigüedad la cual está formada por una tabla en la cuál se
editan los datos directamente. Las columnas desplegadas son:
Nómina: código de la nómina a la cual se asociarán los rubros de días de
antigüedad y de vacaciones.
Días de Antigüedad: se ingresan los días de antigüedad a considerar.
Días de Vacaciones: se ingresan los días de vacaciones a considerar en el
proceso de cálculo del SDI (Salario Diario Integrado), los cuáles están
relacionados con la antigüedad de cada empleado que pertenezca a la nómina.

Días Aguinaldo: se ingresan los días para aguinaldo a considerar en el
proceso de cálculo del SDI (Salario Diario Integrado), los cuáles están
relacionados con la antigüedad de cada empleado que pertenezca a la nómina.
% Prima Vacacional: se ingresa el porcentaje de la prima vacacional que se
considerara en el proceso de cálculo del SDI (Salario Diario Integrado).
Tabla de Vacaciones por Antigüedad
CATÁLOGO DE PUESTOS EXTERNOS

Esta opción está relacionada directamente con la generación del reporte de
Riesgos del Trabajador que aplica cuando el País es Costa Rica y se
despliega en el menú de reportes del módulo de Control de Nómina si está
instalado. Para el completo funcionamiento del reporte se hace necesaria la
implementación del manejo de catálogos de puestos externos.
Adicionalmente, esta función brinda mayor flexibilidad al módulo, pues se
podrán agregar tantos catálogos de puestos externos como se requieran, por lo
que un puesto podrá tener varios “alias” si así se desea.
Esto implica el uso de dos tablas: la tabla padre que almacena los catálogos de
puestos y la tabla hija que almacena todos los puestos externos asociados al
catálogo padre:
 La tabla de catálogos de puestos almacenará el código de catálogo de
puestos y la descripción del mismo.
 La tabla de puestos externos almacenará el código del catálogo de
puestos asociado, el código de puesto externo y la descripción del
puesto externo.

Pantalla para Catálogo de Puestos
INGRESO DE DATOS
La información para definir un catálogo de puestos nuevo se ingresa en una
pantalla con una tabla modificable que contiene las siguientes casillas y
columnas:
Catálogo: se ingresa un código alfanumérico de hasta 12 caracteres que
identifica a cada catálogo de puestos registrado en el sistema.
Descripción: se ingresa un código alfanumérico de hasta 254 caracteres con
la descripción del catálogo de puestos.
Puesto Externo: código alfanumérico de hasta 12 caracteres que identifica a
cada puesto externo dentro de un catálogo de puestos dado.
Descripción: código alfanumérico de hasta 254 caracteres con el nombre
del puesto externo.
Mantenimiento del Catálogo de Puestos Externos

CAPÍTULO 4
Empleados
NOTA INTRODUCTORIA
El módulo de Recursos Humanos tiene como principal objetivo el manejo de
los empleados y las acciones que se presenten con respecto a su desempeño.
Dentro de esta sección se presenta la opción de Mantenimiento que permite
llevar el registro de todas las características que identifican al empleado como
tal, así como las situaciones que ocurren dentro de la empresa, que lo vinculan
como miembro de la misma.
La opción de Mantenimiento contiene una serie de carpetas que agrupan
información necesaria y que define las características del empleado y su
relación con la empresa.
Desde las opciones de Jerarquía, Académicos, Experiencia, Parientes,
Calendario y Contratos se registra, para cada empleado en particular,
información sobre su ubicación en la empresa según jefes y colaboradores, la
capacitación recibida, los familiares más cercanos a los cuáles se les podría
contactar en caso de situaciones particulares, sus trabajos anteriores fuera o
dentro de la misma empresa, fechas que deben ser recordadas y los contratos
que hayan sido estipulados dentro de la empresa para con el empleado.
Algunas casillas que pertenecen a las carpetas de la función Empleados sólo
pueden ser modificadas desde el módulo de Recursos Humanos aunque
Control de Nómina se encuentre instalado. Esto porque las casillas solo se
pueden modificar con una acción de personal que se realiza desde Recursos
Humanos.
Cuando la empresa no tiene incorporado al sistema el módulo Recursos
Humanos, estas casillas si pueden ser modificadas dentro de Control de
Nómina.
Recursos Humanos Empleados  63

MANTENIMIENTO
El módulo de Recursos Humanos puede mantener la lista de empleados de
la compañía, con una variedad de datos que permiten el control del estado de
cada uno dentro de la empresa, así como la información general de todos.
Desde este submenú se manejan los aspectos correspondientes a la
identificación del empleado, definición del puesto que ocupa, salario, control
de fechas y todo lo referente al seguimiento de las actividades del trabajo
desempeñado.
Esta opción del submenú de Empleados se encarga del manejo de los
registros de cada empleado, siendo posible crearlos, modificarlos o borrarlos.
La ventana principal de esta opción es la siguiente:
Ventana principal de Mantenimiento de Empleados
INGRESO DE DATOS
Para ingresar un nuevo empleado se debe hacer click sobre el icono y/o
sobre el icono para modificar un registro de empleado que ya exista, con
lo que el sistema desplegará una pantalla llamada Empleado en la que se
observa un conjunto de carpetas que agrupan toda la información.
Para acceder cada carpeta basta con accionar el ratón sobre la pestaña
correspondiente, o bien se puede oprimir la tecla que identifique la letra
subrayada en la pestaña de la carpeta.
Como primer paso para agregar un empleado, es necesario llenar las siguientes
casillas:

Código: secuencia de caracteres que identifican el registro y al empleado.
El manejo de código del empleado tiene una condición especial, pues en caso
de que se le haya definido en el manejo de Consecutivos Globales del
módulo de Administración del Sistema, un registro para el código de
empleados y el usuario cuente con los privilegios indicados sobre dicho
registro, el campo del código será un F1, con lo que traerá todos los
consecutivos definidos para empleados sobre los que el usuario tenga
privilegios. En este caso, la longitud del código del empleado, quedará sujeta a
la longitud definida para el consecutivo.
Para conocer el manejo completo de Consecutivos Globales, consulte la
guía de Administración del Sistema.
Nombre: dentro de esta casilla se ingresa el nombre completo del empleado,

es un campo con un alfanumérico de 70 caracteres disponibles.
La casilla se encuentra activa sólo si en los Parámetros del Módulo de
Recursos Humanos se encuentra inactiva la casilla correspondiente a
"Nombres Separados" de lo contrario, en caso de estar marcado este
parámetro, esta casilla se encontrará inactiva porque el nombre deberá
digitarse en la carpeta General separando apellidos de nombre.
El orden de ingreso de los datos también se define desde los parámetros
globales ya que existe la opción de ingresar el nombre bajo los formatos: 1)
Apellido – Apellido - Nombre(s) ó 2) Nombre(s) - Apellido – Apellido.
La opción de empleados presenta las siguientes carpetas: General, Otros,
Personales, Fechas, Directorio, Notas, Adicional Textos,
Adicional Valores y Acción Contrato.
Para acceder cada carpeta es necesario accionar el ratón sobre la pestaña
correspondiente u oprimir la tecla que identifique la letra subrayada en el título
de la carpeta. Si el cursor se encuentra en una casilla, debe oprimirse ALT más
la letra subrayada.
En cada una de ellas existen una serie de campos donde se debe ingresar la
información correspondiente al empleado. Algunas veces esta información
está relacionada con clasificaciones que fueron establecidas desde otros
módulos.
Puede utilizar las tablas de consulta para llenar algunas casillas. Si no recuerda
los códigos correspondientes que fueron definidos para cada dato específico,
únicamente se debe ubicar sobre la casilla correspondiente y presionar la tecla
F1, o hacer un doble clic con el botón izquierdo del ratón, con esto, el sistema
desplegará la pantalla correspondiente a la tabla de datos que contiene la
información que debe ir en el campo escogido.

Nota Importante: Una vez que se ingresó la información del empleado
por primera vez, las casillas que permanecen inactivas no son modificables
tales como el código del empleado, las fechas de ingreso, fecha de próxima
evaluación, etc.
Algunas de estas casillas no son modificables porque es necesario aplicar una
acción de personal para cambiar los datos contenidas en ellas (para mayor
detalle puede consultar el manual del módulo de Recursos Humanos).
General
Carpeta General de Mantenimiento de Empleados
Los datos que deben ser ingresados en las casillas son:

1er. Apellido: se ingresa el primer apellido del empleado. La casilla tiene
una longitud máxima de 20 caracteres.
2do. Apellido: se ingresa el segundo apellido del empleado. La casilla
tiene una longitud máxima de 20 caracteres.
Nombre: se ingresa el nombre del empleado. La casilla tiene una longitud
máxima de 30 caracteres.
Estas tres casillas tienen la funcionalidad de permitir manejar los componentes
separados de los nombres de los empleados. En los parámetros globales se

define si se usan nombres de empleado separados o si se mantiene utilizando
los nombres en una sola línea.
Las casillas de Nombre y 1er. y 2do. Apellidos se encuentran activas sólo si
en los parámetros globales de Recursos Humanos está activa la casilla
correspondiente a "Nombres Separados", de lo contrario, en caso de no estar
marcado este parámetro, estas casillas se encontrarán inactivas porque el
nombre completo del empleado deberá digitarse en la parte superior de la
pantalla del mantenimiento de Empleados.
Estado: Indica la situación laboral del empleado. Los estados son
configurados desde el menú Administración en la opción Estados del
Empleado del módulo de Recursos Humanos o de Control de
Nómina. Según el estado que presente el empleado, así aplicará a los
cambios que involucren la aplicación de Acciones de Personal.
Identificación: Número de cédula de identidad del empleado, asignada por
la oficina de Registro Civil. La casilla es un alfanumérico de un máximo de 20
dígitos.
Pasaporte: Número del pasaporte del empleado. La casilla es un
alfanumérico de un máximo de 20 dígitos.
Departamento: Área funcional de la empresa en que trabaja el empleado.
Los departamentos pueden definirse desde el módulo de Administración
del Sistema o bien, desde el menú Administración del módulo de
Recursos Humanos o de Control de Nómina.
Puesto: Ocupación del empleado en la compañía, según los puestos
definidos desde el menú Administración del módulo de Recursos
Humanos o de Control de Nómina.
Plaza: Variable del módulo que sirve para llevar control del número de
empleados permitidos por puesto. Cuando la casilla está inactiva es porque en
los parámetros de Recursos Humanos no se definió el control de la plaza
del empleado, en cuyo caso, el sistema despliega automáticamente ND (no
definido).
Por la razón anterior, una plaza puede utilizar el mismo nombre del puesto,
por ejemplo si existe el puesto Gerente de Recursos Humanos con plaza
Gerente de Recursos Humanos que permite un empleado.
Si este parámetro está definido para ser calculado, el sistema automáticamente
genera el código consecutivo que se despliega en la ventana de la carpeta
General. Dentro del manejo de plazas se establece una relación entre la plaza,
el puesto y el departamento y cada tipo de plaza tiene un período de vigencia
que es determinado por el usuario al crearla (para mayor detalle de la creación
de plazas, consulte el manual de Recursos Humanos).
Esta casilla puede ser modificada también desde Control de Nómina, sólo
si en Recursos Humanos está especificado en las globales que se puede
realizar esta acción, de lo contrario la casilla permanecerá inactiva.
Nómina: Código de la clase de nómina a la que está asociado el empleado.

Moneda: Muestra el tipo de moneda asociado a la cuenta bancaria de la clase
de nómina a la que está asociado el empleado.
Sexo: el usuario deberá marcar Masculino o Femenino.
Activo: condición del empleado en la empresa.
Fotografía: Imagen obtenida con digitalmente de la fotografía del
empleado. Se permite tres tipos de formatos o tipos de archivo gráfico: BMP,
GIF y JPEG.
Otros
Carpeta Otros de Mantenimiento de Empleados
Las casillas desplegadas dentro de esta carpeta son:

Ubicación: Lugar físico en que trabaja el empleado el cual se define en la
tabla Ubicaciones en el módulo Administración del Sistema.
Centro de Costo: Código del centro de costo al que está ligado el
empleado. Un empleado puede estar ligado solamente a un centro de costo.
Esta casilla estará inactiva una vez que se haya definido el centro de costo al
cual estará unido el empleado y dicho empleado haya participado en algún
proceso. Esto debido a que para cambiar el centro de costos asociado al
empleado es necesario crear una acción de personal.

Horario: Especifica la jornada semanal en que labora el empleado. Las
opciones de horarios se definen en el menú de Administración en el apartado
Horarios.
Forma de Pago: Fija la manera en que se va a pagar al empleado. La
casilla presenta un combo box, donde el usuario puede escoger una de tres
alternativas: efectivo, cheque o transferencia.
Número Cuenta: el usuario debe digitar el número de cuenta bancaria en
que se acreditará el pago en caso que éste se haga por transferencia electrónica
de fondos y no corresponde a las cuentas contables del módulo de Control
Bancario.
Tipo de Cuenta: Es una casilla de consulta F1 que permite indicar uno de
los tipos de cuenta creados anteriormente en el módulo de Control Bancario
para identificar la cuenta bancaria del empleado.
Cuenta Electrónica: Se trata de una casilla alfanumérica donde el usuario
indica el código electrónico de la entidad financiera donde el empleado tiene
su cuenta bancaria.
Entidad Financiera: Entidad bancaria en la cual el empleado tiene la
cuenta en la que se le acreditaran los pagos, en caso que la forma de pago sea
por transferencia. Las entidades financieras se definen en el módulo de
Salario Referencia: Salario base del empleado acordado entre este y el
patrono para el puesto al que está asignado. Este debe ser definido en la
moneda de la nómina a la que pertenece el empleado. Además, se debe tener el
cuidado de si se debe definir un salario de referencia por hora o mensual., esto
según como el salario sea calculado en la nómina.
Salario Diario Integrado: esta casilla es de consulta y es calculada por el
proceso denominado Salarios Diarios Integrados que se encuentra bajo el
submenú Procesos.
El campo de salario diario integrado del empleado será visible sólo en el caso
que el parámetro correspondiente a "Salario Diario Integrado" en
Parámetros del Módulo se encuentre habilitado (vea la sección "Parámetros
del Módulo" en la página 12).
Vacaciones Pendientes: días de vacaciones que el empleado tiene a
favor, esta casilla permanece activa solo cuando se crea un nuevo registro.
Las vacaciones son actualizadas automáticamente por las acciones de personal
que se realizan en el módulo.
Vacaciones Adicionales: días de vacaciones adicionales que el empleado
tiene a favor, esta casilla permanece activa solo cuando se crea un nuevo
registro. Las vacaciones adicionales son actualizadas automáticamente por las
acciones de personal que se realizan en el módulo.
Régimen Vacacional: Despliega el régimen vacacional asociado al
empleado e indica las condiciones en las que aplican la acumulación y el goce
de las vacaciones del empleado. Luego de registrado el empleado este campo
es modificable únicamente por medio de acción de personal.
Salario Prom. Diario (Local): Despliega el salario promedio diario en la
moneda local, calculado en la última nómina aplicada para el empleado. Este
dato no puede ser editado por el usuario, pero si lo puede actualizar también el
proceso Inicializar Salario Promedio Diario del submenú Procesos. Se
actualiza automáticamente en las aplicaciones de las nóminas en las que aplica
el cálculo del mismo.
Salario Promedio Diario (Dólar): Despliega el salario promedio diario
en la moneda dólar, calculado en la última nómina aplicada para el empleado.
Este dato no puede ser editado por el usuario, pero si lo puede actualizar
también el proceso Inicializar Salario Promedio Diario del submenú
Procesos. Se actualiza automáticamente en las aplicaciones de las nóminas en
las que aplica el cálculo del mismo.
Personales
La carpeta muestra información relacionada con los datos personales del
empleado que se esté registrando.
Carpeta Personal de Mantenimiento de Empleados
Dentro de esta carpeta se debe ingresar la siguiente información:

Nacionalidad: País de procedencia del empleado, puede consultar la tabla
de Países con la tecla F1.

Estado Civil: Esta casilla presenta un combo box donde se debe escoger una
de las siguientes opciones: Casado(a), Divorciado(a), Otro, Soltero(a), Unión
Libre o Viudo(a).
Tipo de Sangre: Grupo sanguíneo al que pertenece al empleado. Esta
casilla escoge entre las ocho opciones diferentes de tipos de sangre o ND para
cuando no se conoce el mismo.
# Ide. Tributaria(NIT): Número o código de registro del empleado en la
oficina de tributación (Renta).
Permiso Conducir: Número o código de la licencia de conducir del
empleado.
Dependientes: Número de personas que el empleado mantiene, ya sean
hijos, cónyuge y otros.
Permiso Salud: Este código identifica a un empleado autorizado por el
Ministerio de Salud, para labores de tipo alimenticio u otras.
# Asegurado: Número o código con que el empleado se encuentra
registrado en la oficina de seguros (Seguro Social).
Clase Seguro: Especifica la clase de seguro del empleado de entre las
opciones que se hayan ingresado en Clases de Seguro Social del menú de
Administración de este mismo módulo o el módulo de Control de
Nóminas. Es posible consultar la tabla de ayuda por medio de la tecla F1
para seleccionar el código que se requiere asociar al empleado.
Días incapacidad: Este campo aparece disponible solo cuando se crea al
empleado, y se habilita solo si en los Parámetros del Módulo de Control
Vacacional se ha activado el parámetro Habilitar Control de días
disponibles para incapacidad. Se trata de días disponibles para incapacidad
que el empleado tiene a favor. Las vacaciones son actualizadas
automáticamente por las acciones de personal que se realizan en el módulo y
estén definidas para ello en los parámetros del módulo.
El empleado puede incapacitarse aunque los días disponibles no sean
suficientes para cubrir la cantidad de días de la acción de personal, pues este
control es solo para controlar cuantos días se pagan al empleado de acuerdo a
cantidades definidas como máximas en las contribuciones vacacionales
asociadas a un tipo de acción de personal de tipo predefinido Incapacidad
(Acumulación) y perteneciente al régimen vacacional del empleado.
El valor en este campo no puede ser menor que cero, por lo que si cuando se
aplica una acción de tipo predefinido Incapacidad por una cantidad de días
mayor a los disponibles del empleado entonces se realizará un ajuste que
dejará nuevamente esta casilla en cero (0). Igualmente si se crea una acción de
acumulación que hiciera sobrepasar la cantidad máxima definida, el sistema
solo acumulará los días faltantes hasta la cantidad máxima definida.

Fechas
La carpeta muestra información relacionada con las fechas importantes del
empleado que se esté registrando.
Carpeta Fechas de Mantenimiento de Empleados
Dentro de esta carpeta se agrupan los siguientes datos:

Fecha Nacimiento: Día, mes y año de nacimiento del empleado, debe ser
ingresado en el formato dd/mm/aaaa o dd/mm/aa.
Fecha Ingreso: Fecha en que el empleado empezó a trabajar en la
compañía. Esta fecha se puede ingresar por el usuario, pero es actualizada por
el sistema automáticamente cuando se aplique la acción de personal de
contratación.
Fecha Salida: Fecha de fin de labores del trabajador para con la compañía.
No es editable, se actualiza cuando se aplique una acción de personal del tipo
terminación de contrato, y si el empleado luego es recontratado, al aplicar la
acción de contratación, este dato queda vacío.
Fecha de No Pago: A partir de esta fecha se considera que el empleado
cambió su estado dentro del sistema a "No Pago" sin embargo dependerá de
cambios en el estado del empleado. No es editable.
Fecha de Próxima Evaluación: Fecha de la siguiente evaluación general
por hacer al empleado. Esta casilla permanece activa solo cuando se crea un
nuevo registro y se actualiza cuando se ingresan evaluaciones en la opción
Evaluaciones.

Fecha de Antigüedad en Empresa: Fecha que se utiliza como punto
de partida para calcular la antigüedad o el tiempo que tiene el empleado de
trabajar para la empresa.
Fecha de Antigüedad en Gobierno: Fecha inicial a partir de la cual se
puede calcular la antigüedad de un empleado en el gobierno.
La visibilidad de los campos "Fecha de Antigüedad en Empresa" y "Fecha
de Antigüedad en Gobierno" es configurable mediante la incorporación de
un parámetro adicional en las globales de Control de Nómina que indica si se
habilita o no el uso de fechas de antigüedad adicionales para los empleados.
Fecha de Ultimo Cálculo Vacaciones: Corresponde a la indicación de
una fecha con la cual se puede definir para empleados que ya laboraban en la
empresa antes de ser registrados en la base de datos, e indicarles entonces así
la cantidad de días pendientes de vacaciones y vacaciones adicionales que ya
disponía hasta esa fecha, para que cuando una contribución vacacional utiliza
este dato como fecha de referencia, realice los cálculos vacacionales para este
empleado a partir de la misma y no desde la fecha de ingreso que en un caso
como este no sería la misma.
El sistema siempre sugiere la misma fecha de ingreso del empleado cuando
este es registrado, por lo que si se necesita se debe cambiar. Dicha casilla
aparece disponible solo cuando se está creando al empleado, y se deshabilita
una vez guardado el registro.
Este dato se actualiza cada vez que se aplica un cálculo vacacional en la que se
incluyan periodos de contribución que apliquen para el empleado con días por
acumular, indicándose entonces la fecha final del último periodo de
contribución en el detalle del cálculo del empleado.
Directorio
En esta carpeta se definen números telefónicos y direcciones donde se puede
contactar al empleado o a sus familiares.

Carpeta Directorio de Mantenimiento de Empleados
Las casillas que se presentan son las siguientes:

Teléfonos: se presentan tres espacios para digitar números telefónicos de
referencia del empleado. En estos campos es posible anotar el número
telefónico así como cualquier comentario que se requiera añadir.
E-mail: dentro de esta casilla se especifica la dirección de correo electrónico
a la cual se dirigen los correos al empleado por medio de la función .

Dirección Postal ( ): dirección del empleado en la oficina de correos.
Dirección Habitación ( ): se refiere a la dirección geográfica de la
residencia del empleado.
Las secciones definidas para los datos de las direcciones postal y de habitación
tienen al lado cada una, un icono denominado Dirección Postal ( ) y
Dirección de Habitación ( ) respectivamente, los cuales permiten desplegar
un tipo específico de dirección el cual se caracterizará por el espacio y
cantidad de casillas que permitan detallar las direcciones que se registren.
Los detalles específicos de las direcciones se definen en el módulo de

Notas
La carpeta de notas despliega un espacio de texto en blanco para indicar datos
importantes o aclaraciones con respecto al empleado u otros puntos de interés.
Carpeta Notas de Mantenimiento de Empleados
Adicional Textos
Esta carpeta sirve para que el usuario pueda ingresar anotaciones a los
empleados dentro de las casillas adicionales que se hayan definido en el
módulo.
Esta pantalla está habilitada en el mantenimiento de Empleados si dentro de
los parámetros de Recursos Humanos está configurado que la carpeta se
despliegue de lo contrario no estará activa.

Carpeta Adicional Textos de Mantenimiento de Empleados
El usuario puede desplegar como máximo cinco campos modificables para

incorporar textos adicionales al empleado. El uso de textos adicionales y el
título para cada uno de ellos, se define desde los parámetros del módulo de
Recursos Humanos en el menú de Administración.
Adicional Valores
Esta carpeta sirve para que el usuario pueda digitar valores numéricos,
alfanuméricos o fechas asociadas a los empleados.
La creación de estos valores es utilizada en caso de que se necesiten nuevas
variables para ser asociadas a los conceptos de los empleados. Esta carpeta se
utiliza únicamente para efectos de las transacciones del módulo de Control
de Nómina.
Dentro de esta carpeta pueden existir un máximo de 20 campos, a los cuáles se
les definen las características desde la opción Parámetros del Módulo del
módulo de Control de Nómina. Cuando un campo está inactivo, es porque
el usuario especificó en las características, que no es modificable.

Carpeta Adicional Valores de Mantenimiento de Empleados
Acción Contrato
Esta carpeta se activa sólo si:
 en los parámetros del módulo está marcada la opción Generar acción
de contrato automáticamente (ver parámetros del módulo del menú de
Administración),
 cuando se ingresa un empleado nuevo
Las casillas que se presentan en ella son:
Tipo de Acción: dentro de esta casilla se define el tipo de acción de
contratación que se usará para generar la acción de contrato automática del
empleado. El sistema sugiere el valor configurado en los parámetros del
módulo de Recursos Humanos.
Fecha de Acción: fecha en la cual se realiza la contratación, el sistema
sugiere la fecha actual.
Fecha Rige: fecha a partir de la que rige la contratación, el sistema sugiere
la fecha actual.
Fecha Vence: fecha en la que vence el contrato, equivale a la fecha vence
de la acción de personal.
Estado de Empleado: dentro de esta casilla se ingresa el estado de
empleado que se usa en la acción de personal de contratación. El sistema

sugiere el estado configurado en los parámetros del módulo de Recursos
Humanos.
Estado de Acción: dentro de esta casilla se despliega la palabra Aplicada,
para informar al usuario que una vez que el empleado haya sido ingresado a la
base de datos, la acción de personal de contratación estará en estado Aplicada.
Si el tipo de acción tiene estado por omisión asociado, sobrescribe el sugerido
por los parámetros del módulo y deshabilita el campo. Si no es obligatorio,
mantiene el configurado en los parámetros del módulo.
Además en la parte inferior existe un campo para agregar Notas de Acción
sobre la contratación las cuales serán incluidas dentro del reporte de la acción
de personal que se generará.
Carpeta Acción Contrato de Mantenimiento de Empleados
Auditoría
En esta carpeta se guardan datos de auditoria importantes de recordar, ya sea
por legislación o simple control de la compañía. Estos datos se visualizan en
dos secciones:
Ingreso: corresponde a los datos de creación del registro de empleado, en
esta sección se encuentran las siguientes casillas:
 Usuario: corresponde al código de usuario que creó el registro de
empleado.
 Fecha: corresponde a la fecha/hora en que se creó el registro de
empleado.
Última Modificación: corresponde a los datos de modificaciones o
cambios hechos al registro de empleado, en esta sección se encuentran las
siguientes casillas:
 Usuario: corresponde al código de usuario que realizó la última
modificación al registro del empleado.
 Fecha: corresponde a la fecha/hora en que se realizó esta última
modificación al registro del empleado.
Carpeta Auditoria de Mantenimiento de Empleados
Descripción de Menú Enlaces

En el menú de la pantalla de Creación - Modificación de Empleados se
presenta un submenú denominado Enlaces que presenta una serie de opciones
denominadas: Saldo de Vacaciones, Accidentes, Académicos,
Experiencia Laboral, Parientes, Acciones de Personal,
Calendario de Actividades, Contratos, Evaluaciones,
Autenticación, Superiores, Subordinados, Atributos
Vacacionales, Documentos, Mantenimiento de Cotizantes, e

Histórico de Salario Promedio Diario las cuáles despliegan tablas con
información del empleado para el ingreso y consulta de datos.
Las pantallas desplegadas por estas opciones pueden ser accedidas también
desde las opciones del submenú de Empleados o bien bajo las opciones
Mantenimiento, Administración y Operación del menú principal.
También pueden ser accedidas por medio de la barra de herramientas que se
encuentra en la pantalla de Mantenimiento de Empleados en la esquina inferior
derecha.
Barra de Herramientas
La diferencia que existe en la forma en que se ingresa a cada opción se basa en

la rapidez de acceso de los datos. Por ejemplo si se ingresa desde la pantalla
de mantenimiento de empleados se podrá consultar la información
correspondiente al empleado en cuestión y será necesario salir a la tabla
principal para escoger otro empleado de consulta.
Por otra parte, si se ingresa desde las opciones que se encuentran en el menú
principal (bajo Mantenimiento, Administración y Operación) por medio de la
tecla F1 se puede escoger cualquiera de los empleados para desplegar la
información requerida dentro de cada tabla de datos.

Obtiene de una archivo con formato *.bmp, *.gif, *.jpg o *.jpeg
la imagen gráfica del empleado. Si se requiere de mayor
Poner fotografía
información, referirse a “¿Cómo Asociar la Fotografía de un
Empleado?” en la página 90.
Desliga la imagen gráfica del empleado en cuestión de la
carpeta que contiene los datos individuales de cada empleado.
Quitar
Para un mayor detalle de este punto, el usuario debe referirse a
fotografía
“¿Cómo Eliminar la Fotografía de un Empleado?” en la página
91.
Dirección Con este icono se ingresa a la pantalla donde se ingresa el
Postal / detalle de la dirección de habitación y postal del empleado.
Dirección de Para un mayor detalle de este punto, el usuario debe referirse a
Habitación "¿Cómo se Define una Dirección?" en la página 91.
Con este icono se ingresa a la pantalla de consulta de Saldo de
Vacaciones por Año del empleado. Esta opción aparece
Saldo de
habilitada cuando en los Parámetros de Control de Vacaciones
Vacaciones
se encuentra activa la opción de “Habilitar Control de Saldos de
Vacaciones por Año”.

Con este icono se ingresa a la opción de Accidentes.
Accidentes
Con este icono se ingresa a la opción de Académicos.

Académicos
Experiencia Con este icono se ingresa a la opción de Experiencia.

Laboral
Con este icono se ingresa a la opción de Parientes.
Parientes
Acciones de Con este icono se ingresa a la opción de Acciones de Personal.

Personal
Calendario de Con este icono se ingresa a la opción de Calendario.

Actividades
Con este icono se ingresa a la opción de Contratos.
Contratos
Con este icono se ingresa a la opción de Evaluaciones.

Evaluaciones
Con este icono se ingresa a la opción de Autenticación del

Autenticación módulo de Administración del Sistema para visualizar las
autenticaciones ligadas al empleado.
Con este icono se ingresa a la opción de Jerarquía para
Superiores visualizar a los Superiores del empleado.
Con este icono se ingresa a la opción de Jerarquía para

Subordinados visualizar a los Subordinados del empleado.
Con este icono se accede a la información vacacional del

Atributos
empleado, la cual está registrada en el módulo de Control de
Vacacionales
Vacaciones.
Con este icono el usuario puede entrar a un mantenimiento de
Documentos documentos asociados al empleado para agregar nuevos y ver,
eliminar o crear una copia local de los ya existentes.
Con este icono el usuario puede ir al Mantenimiento de
Mantenimiento Cotizantes y asociar al empleado las administradoras
de Cotizantes correspondientes. Esta opción se encuentra habilitada solo para
el país de Colombia.
Con este icono el usuario ingresa a visualizar el histórico de los
Histórico de salarios promedios diarios que se hayan calculado en las
Salario nóminas que se le hayan aplicado al empleado y contaran con la
Promedio parametrización necesaria. Para mayor detalle al respecto,
Diario refiérase a la sección ¨¿Cómo Consultar el Histórico del Salario
Promedio Diario del Empleado?¨, en la página 93.

AUTENTICACIÓN
Esta opción puede ser ejecutada de varias formas:
 Por medio del menú Enlaces que se encuentra en la pantalla de
Mantenimiento de Empleados. También se puede acceder por medio
del icono Autenticación que se encuentra en la barra de iconos de
la misma pantalla de mantenimiento de empleados. Este icono abre la
tabla de autenticación de usuarios del sistema, filtrada para los
registros que tienen acceso al código de empleado que está desplegado
en la pantalla de mantenimiento de empleados para la compañía
actual, esto es, con filtro predefinido por catálogo de empleados,
compañía actual y código de catálogo igual a código del empleado.
 Desde el módulo de Control de Vacaciones dentro de la opción de
Información Vacacional del menú Empleados.
 Desde el módulo de Administración del Sistema, bajo la opción
Seguridad.
Esta función permite autenticar accesos al sistema de personas que no cuentan
necesariamente con un usuario o login formal del sistema. Por ejemplo,
empleados regulares de una compañía que no pertenecen a gerencia o
departamentos administrativos, pero que sí tienen acceso a cierta información
pública, como plazas abiertas, saldos de vacaciones, etc.
El esquema de autenticación tiene el objetivo de permitir que un mismo
código de acceso se utilice en el sistema para autenticarse como un empleado,
un cliente, un proveedor, etc. Cada módulo que utilice este esquema valida la
autenticación dependiendo del área que le concierne.
Otro objetivo del esquema es facilitar el acceso a usuarios que tienen cuentas
formales de Microsoft Windows mediante la implementación de un esquema
de acceso o conexión “de confianza” o “trusted”, en el que se asume que por
estar autenticado en Windows entonces tiene acceso a Softland. Además debe
permitir autenticarse como usuario para acceder información poco sensible sin
necesidad de utilizar claves, por ejemplo para una terminal de planta utilizada
por trabajadores de planta.
En términos generales, el esquema de autenticación se trata de la definición de
códigos de usuarios (diferentes de los de Softland regulares) a los cuales se les
puede asociar una clave de acceso, una cuenta de Windows o un código de
usuario o grupo de Softland. Si tiene una cuenta de Windows asociada,
entonces ese usuario puede autenticar de la forma “trusted”, sin tener que
digitar un código o clave de usuario adicionales al que ya fue provisto para
ingresar a Windows.
El código de usuario o grupo de Softland se utiliza para heredar los privilegios
de acceso, es decir, esta cuenta de autenticación tiene los privilegios que
indiquen el grupo o usuario de Softland al que está ligado. Si no lo tiene,
probablemente no tiene privilegios de acceso a ningún sistema. Finalmente, la
clave de acceso es para los casos en que no se asocia una cuenta de Windows,
de tal forma que el usuario se autentique con el código y la clave indicados.
Esta clave puede ser nula, de modo que basta con el código de identificación
en esos casos.
Cada cuenta de autenticación puede estar asociada a uno o varios catálogos en
una o varias compañías. Los catálogos disponibles son aquellos que
representan personas en la base de datos, como Empleados, Clientes,
Proveedores, Compradores, Vendedores, Cobradores, Responsables, etc. Esto
es, se asocia un registro de una de esas tablas en una compañía determinada
con el código de usuario. Por ejemplo, si se asocia el usuario A al código de
empleado B en la compañía C, entonces cuando el sistema de solicitudes de
vacaciones, por ejemplo, reciba la autenticación del usuario A, el sistema
sabrá que se trata del empleado B en la compañía C y de esta forma podrá
saber dónde y a nombre de quién generar la solicitud de vacaciones en
Softland.
La única restricción es que un código de autenticación sólo puede estar
asociado a un catálogo de una compañía una sola vez. Puede estar asociado a
múltiples catálogos en una compañía y/o a un mismo catálogo en múltiples
compañías, pero no el mismo catálogo en la misma compañía más de una vez.
Tabla principal de Autenticación
INGRESO DE DATOS
Al registra un nuevo registro el sistema despliega una pantalla de
autenticación de usuarios del sistema donde se ingresa la siguiente
información:
Código: columna alfanumérica que presenta el código que usa la persona
para autenticarse en el sistema.
Usuario ERP: columna alfanumérica que presenta el Usuario o Grupo de
Softland al que corresponde el código de autenticación y cuyos privilegios
aplican.
Nombre Usuario ERP: el sistema presenta el nombre del Usuario o Grupo
de Softland al que corresponde el código de autenticación y cuyos privilegios
aplican.
Usuario Windows: columna alfanumérica que presenta el código de usuario
de Windows al que corresponde el código de autenticación. Mediante el
mismo se implementa la autenticación de confianza o “trusted connection”.
Nótese que puede ser un usuario de dominio, en cuyo caso sí es válido que
aparezca un carácter ‘\’ en el código digitado. A continuación el extracto de
Windows que señala las reglas de código de usuario.
Clave: Clave de acceso del código de autenticación del usuario. La clase

brinda los servicios de enmascarado además de los servicios de encripción y
desencripción del contenido del campo.
En la parte inferior de la pantalla se presenta una tabla modificable donde se
ingresa la información en las siguientes columnas:
Catálogo: Columna alfanumérica que permite seleccionar de la lista nada
más los nombres de los catálogos disponibles para autenticación.
Compañía: Columna alfanumérica que despliega, presionando la tecla F1, la
tabla de consulta de Compañías. Se ingresa el código de la compañía a la que
pertenece el catálogo que contiene el código con el que se asocia el usuario.
Nombre Compañía: sistema despliega el nombre de la compañía
seleccionada.
Código Catálogo: es una columna alfanumérica hasta 20 caracteres que
presenta el código del catálogo al cual corresponde el código de autenticación.
Sería un código de cliente, de empleado, de proveedor, etc.
Activo: columna alfanumérica de selección que indica si la autenticación está
activa o no para el catálogo y compañía señalados.
UsuarioPrivilegios: en esta columna se indica si el empleado o usuario que
se está autenticando según el catalogo contará con privilegios distintos a los
que tiene asignado el usuario de la autenticación indicado antes en el campo
Usuario ERP, siendo entonces los privilegios de este otro usuario los que se le
validarán. Si este campo se deja vacío se validaran los privilegios del usuario
indicado en el campo Usuario ERP.

Pantalla de Autenticación de Usuarios del Sistema
El sistema despliega una pantalla para confirmación de la clave de

autenticación.
Pantalla de Confirmación de Autentiticación
Este icono despliega la pantalla de edición de privilegios que
está disponible en el módulo de Administración del Sistema
también.
Privilegios
Nótese que sólo la abre, la pantalla no aparece filtrada o
posicionada en el usuario o grupo al que está asociado el
código de autenticación que tiene el contexto en la tabla.

INFORMACIÓN VACACIONAL DE EMPLEADOS
Al usar el botón de Atributos Vacacionales, , se despliega la pantalla con
la Información Vacacional de Empleados, filtrándose por el código del
empleado en cuestión.
Pantalla de Información Vacacional de Empleado
Desde la pantalla de Información Vacacional de Empleado, se puede agregar o

modificar registros. A continuación se presenta la pantalla que se despliega al
ingresar un nuevo registro:
Empleado
En la carpeta de Empleado, se observa la información general del empleado ya
asociada al mismo, tal como Centro de Costo, Departamento, Puesto, Nómina
y Estado.
A continuación se presenta la carpeta que se describe:

Carpeta de Empleado de la ventana Información Vacacional de Empleados
Información Vacacional
En la carpeta de Información Vacacional, se definen: el código del Régimen
Vacacional, Fecha Última Acumulación Vacacional, la Unidad Vacacional,
Total de Vacaciones y Vacaciones Adicionales por Acumular y Pendientes.
En esta carpeta solo es editable el campo Unidad Vacacional, el cual trata de
un campo informativo que indica como acumula el empleado sus días de
vacaciones.

Carpeta de Información Vacacional de la ventana Información Vacacional de Empleados
Indicadores
En la Carpeta De Indicadores se definen parámetros, tales como: Participa en
Cálculos Vacacionales, Tiene Contribuciones Pendientes, Advierte
Contribuciones Vacacionales Pendientes, Permite Acumulado de Vacaciones
Negativo y Requiere Verificación Especial en Cálculos Vacacionales.
Todos son checks modificables a excepción de Tiene contribuciones
pendientes que lo que hace es informar si existen cálculos vacacionales en los
que el empleado haya sido incluido pero que aún se encuentran pendientes de
aplicación. La cantidad de días calculada para el empleado en los cálculos
vacacionales que se encuentran pendientes de aplicación se mostrara en los
campos Vacaciones Por Acumular y Vacaciones Adicionales Por Acumular
de la carpeta Información Vacacional.
La opción de Requiere Verificación Especial en Cálculos Vacacionales
permite guardar una nota en la cual indicar alguna condición especial que se
deba comprobar antes de aplicar un cálculo vacacional, la cual puede ser
consultada desde el cálculo vacacional.

Carpeta de Indicadores de la ventana Información Vacacional de Empleados
Historial
En la carpeta del Historial, se encuentra la información de las acciones de
tipos predefinidos Vacaciones (Goce) y Vacaciones relacionadas con el
empleado. Esta información se presenta en una tabla, en la cual se presentan
las columnas de: Número, Tipo Acción, Descripción Tipo Acción, Estado,
Fecha Rige, Fecha Vence, Cantidad Días. Ninguna de estas columnas es
editable.

Carpeta Historial de la ventana Información Vacacional de Empleados
¿Cómo Asociar la Fotografía de un Empleado?

Para insertar una fotografía dentro de la carpeta de General es necesario
seguir el siguiente procedimiento:
1. La fotografía del empleado debe estar guardada bajo un archivo de
formato *.bmp, *.gif, *.jpg o *.jpeg que asegura que fue salvada
como imagen.
2. Para incorporarla a la base de datos, presione el icono o bien

elegir la opción Asociar del submenú Fotografía. Aparecerá una
pantalla en la que se debe especificar ya ruta y el archivo de
procedencia donde se encuentra almacenada la imagen.
3. Una vez que la fotografía se ha insertado en el registro del
empleado, presione el icono o el icono para salvar los datos
incorporados a la base de datos.

¿Cómo Eliminar la Fotografía de un Empleado?
Para borrar la fotografía del empleado dentro de la carpeta General, es
necesario seguir el procedimiento que se muestra a continuación:
1. Presione el icono o en las opciones del submenú de

Fotografía, escoja la opción Borrar.
2. Una vez que la fotografía ha sido borrada de la carpeta, presione el
icono o para salvar las modificaciones en la base de datos.
¿Cómo se Define una Dirección?

El procedimiento para definir una dirección es el siguiente:
1. Dentro del mantenimiento del empleado, se debe ingresar a la
carpeta Directorio.
2. Dentro de esta carpeta el usuario debe presionar el icono que

corresponda a la clase de dirección que va a definir: Postal o de
Habitación. Al presionar este icono el sistema desplegará una
ventana titulada Dirección detallada donde se presentan la
siguiente información:
Empleado: dentro de esta casilla se presenta el código y nombre del
empleado seleccionado.
Dirección: dentro de esta casilla el usuario define el código del tipo de
dirección que va a utilizar para el empleado (sea postal o de habitación).
Recuerde que los tipos de direcciones que se pueden utilizar son definidos en
el módulo de Administración del Sistema. Si el usuario no recuerda el
código del tipo de dirección puede presionar la tecla F1.
3. Según el tipo de dirección que se seleccione dentro de esta casilla el
sistema desplegará los campos donde el usuario podrá luego definir
la dirección para el empleado. Por ejemplo; si el tipo de dirección
que se seleccione utiliza dos campos denominados: Calle y Avenida
entonces en el espacio inferior de la ventana se desplegarán estas
dos casillas donde el usuario deberá ingresar estos datos para el
empleado seleccionado.
4. Una vez definida la dirección del empleado debe presionarse el
botón Aceptar para que el sistema grabe la información. Esta
información luego se desplegará en el espacio correspondiente
dentro de la carpeta Directorio.
A continuación se presenta la pantalla desplegada por el icono de Direcciones:

Pantalla para la detallar la Dirección del empleado
¿Cómo se Asocian Documentos al Empleado?

El procedimiento para asociar un documento a un empleado es el siguiente:
1. Dentro del mantenimiento del empleado, se debe presionar el icono
que corresponde a la opción Documentos. Al presionar este
icono el sistema desplegará una ventana titulada Documentos del
Empleado donde se presenta como una carpeta lista que hasta el
momento tenga asociados el empleado o una ventana vacía si aún no
se le ha asociado ninguno:
2. En esta ventana se observa una lista de iconos con los se puede
Agregar nuevos documentos buscándolos en el disco duro,
Eliminar los que se seleccionen, Abrir el documento
seleccionado, o Guardar en la ruta que se le indique del disco

duro el archivo seleccionado.
A continuación se presenta la pantalla desplegada por el icono de
Documentos:

Pantalla para administrar documentos del empleado
¿Cómo Consultar el Histórico del Salario

Promedio Diario del Empleado?
Aunque el proceso de cálculo del salario promedio diario se realiza durante el
cálculo de nóminas en el módulo de Control de Nómina, es en el
Mantenimiento de Empleados del módulo de Recursos Humanos donde
el histórico de estos se puede consultar.
El procedimiento para consultar el histórico del salario promedio diario de un
empleado es el siguiente:
1. Dentro del mantenimiento del empleado, se debe presionar el icono
que corresponde a la opción Histórico de Salario Promedio
Diario. Al presionar este icono el sistema desplegará una ventana
titulada Histórico de Cálculos del Salario Promedio Diario
donde se presenta una tabla con los datos que se explican a
continuación:
 Nómina: Clase de Nómina en la que se calculó el registro
del salario promedio diario del empleado.
 Descripción Nómina: Nombre o descripción de la clase
de nómina en la que se calculó el registro del salario
promedio diario del empleado.
 Número Nómina: Número de consecutivo de nómina en
la que se calculó el registro del salario promedio diario del
empleado.
 Periodo: Periodo contable de la nómina en la que se
calculó el registro del salario promedio diario del empleado.

 Fecha Inicio: Fecha de inicio de la nómina. Esta junto a
la fecha fin indican el rango de fechas en que aplica el
salario promedio diario para el empleado.
 Fecha Fin: Fecha de inicio de la nómina. Esta junto a la
fecha fin indican el rango de fechas en que aplica el salario
promedio diario para el empleado.
 Fecha Pago: Fecha de pago registrada en el histórico de
la nómina que indica la fecha en que esta planilla fue o será
pagada.
 Días Laborados: Cantidad de días calculada en el
concepto especificado en la clase de nómina para esto.
 Tipo de Cambio: Tipo de cambio calculado en la
nómina, ya sea por medio del concepto especificado en la
clase de nómina para esto, o en su defecto en el histórico de
tipos de cambios registrado para ese momento en el módulo
de Administración del Sistema.
 SPD Local: Salario Promedio Diario calculado para esta
nómina, expresado en la moneda funcional.
 SPD Dólar: Salario Promedio Diario calculado para esta
nómina, expresado en la moneda de reporte. Este cálculo se
hace multiplicando lo calculado en la moneda Local por el
tipo de cambio.
 SPD Nómina: Salario Promedio Diario calculado para
esta nómina, expresado en la moneda de la clase de nómina.
 Total Beneficios: Suma del total de conceptos de tipo
Beneficio en la nómina del registro.
 Total deducciones: Suma del total de conceptos de tipo
Deducción en la nómina del registro.
 Total Anticipos: Suma del total de conceptos de tipo
Anticipo en la nómina del registro.
 Total Aportes: Suma del total de conceptos de tipo
Aporte en la nómina del registro.
 Neto: Neto a pagar al empleado en la nómina del registro.

Pantalla Histórico de Cálculos del Salario Promedio Diario
2. La información de la tabla en esta ventana no es editable, a
excepción de las columnas SPD Local, SPD Dólar y SPD Nómina
que si pueden ser modificados por el usuario, siempre y cuando este
cuente con el privilegio para hacerlo, en caso que se detecte que el
valor no se ajusta al dato correcto. Si el dato es editado, se crea una
marca en el registro directamente en la base de datos, el cual le
indica esta condición al sistema, lo cual puede considerarse en el
proceso de cálculo de históricos del salario promedio diario en el
módulo de Control de Nómina.
3. Los registros que se observan solo corresponden a nóminas ya
aplicadas.
4. Para facilitar la búsqueda en esta ventana se cuenta con un filtro, el
cual se puede accesar haciendo click en el icono , con el que se
despliega la pantalla Selección de Registros el cual permite filtrar
por rangos de Nóminas, Consecutivos de Nómina, o Periodos
Contables.

Pantalla Selección de Registros
Para mayor detalle acerca del proceso de cálculo del salario promedio diario,
refiérase al manual de usuario del módulo de Control de Nómina.

CAPÍTULO 5
Transacciones
NOTA INTRODUCTORIA
Esta sección se presenta las siguientes opciones:
 Jerarquía: permite que el sistema tenga la capacidad de determinar
quién o quiénes son los responsables de aprobar o rechazar una
solicitud de vacaciones de un empleado particular.
 Autenticación: permite autenticar accesos al sistema de personas que
no cuentan necesariamente con un usuario o login formal del sistema.
 Académicos: permite registrar información acerca de los estudios que
el empleado haya llevado y sean de interés para la empresa.
 Experiencia: permite registrar información acerca de los trabajos
anteriores de los empleados.
 Parientes: permite registrar información acerca de los familiares de
los empleados.
 Calendario: permite registrar fechas importantes para los empleados,
las cuales no tengan ya un lugar donde registrarlas.
 Contratos: permite indicar los contratos laborales que los empleados
mantenga con la empresa.
 Acciones de Personal: se lleva el registro de todas las acciones de
personal realizadas en la empresa que son aplicadas a los empleados.
Estas acciones pueden ser vacaciones, contrataciones, incapacidades,
cambios de centro de costo, etc.
 Liquidaciones de Empleados: permite al módulo de Recursos
Humanos apoyar la definición y cálculo de la liquidación de
empleados de manera que se genere la respectiva acción de personal,
pago y contabilización.
 Documentos: el módulo permite al usuario la integración con el
programa de Word de Microsoft para la creación de diferentes tipos de
documentos.
Recursos Humanos Transacciones  97

 Evaluaciones: lleva el registro de las fechas de las evaluaciones
realizadas a cada empleado.
 Accidentes: lleva el control de los accidentes sufridos por empleados,
con el detalle de fecha, lugar, causa, descripción, días de incapacidad,
entre otros.
 Encuestas Salariales: lleva el registro de las comparaciones salariales
por puesto, entre los diferentes rangos de la empresa, el mercado y el
mínimo establecido por la ley.
 Comparación de Salarios: se compara la información salarial actual
de los empleados con la correspondiente del puesto y la encuesta
salarial elegida.
Además de las funciones anteriores también se pueden crear e imprimir
listados de los registros de cada opción si el usuario así lo desea.
La opción de Jerarquía permite la definición de los privilegios para el
procesamiento de las solicitudes de empleados, de manera que al asignar los
privilegios y jerarquía a los empleados con dicha responsabilidad, el sistema
hace más flexible el procedimiento interno de la empresa en cuanto a Recursos
Humanos se refiere.
Por último la opción de Autenticación permitirá que un mismo código de
acceso se utilice en el sistema para autenticarse como un empleado, un cliente,
un proveedor, etc. Sin necesidad que este usuario esté creado en la tabla de
privilegios interna de Softland.
Las opciones de Accidentes, Académicos, Experiencia, Parientes,
Acciones, Calendario, Contratos y Evaluaciones pueden ser
accedidas desde la pantalla de Mantenimiento del Empleado por medio del
menú Enlaces que se despliega dentro de la creación–mantenimiento de
Empleados o desde el menú principal directamente.
Si cualquiera de las opciones es accedida desde el menú principal del módulo,
se debe ingresar primero el código del empleado al que se va a registrar el
dato. Para esto es posible llamar la tabla de consulta de Empleados que se
despliega con la tecla F1 y es posible filtrar esta tabla para que solamente se
muestren aquellos códigos de empleados que se encuentren activos y se filtren
los inactivos.
JERARQUÍA
Esta opción puede ser ejecutada de varias formas:
 Por medio de la opción Jerarquía que se encuentra bajo el menú de
Empleados.
 Por medio del menú Enlaces que se encuentra en la pantalla de
Mantenimiento de Empleados. También se puede acceder por medio
del icono Superiores o el icono Subordinados que se

encuentra en la barra de iconos de la misma pantalla de mantenimiento
de empleados. Estos iconos acceden la tabla de jerarquía de
empleados filtrada para los registros que tienen como subordinado o
superior, según el icono, al empleado que está desplegado en el
mantenimiento.
 Desde el módulo de Control de Vacaciones en el menú
Empleados.
Esta opción permite al sistema determinar quién o quiénes son los
responsables de aprobar o rechazar una solicitud de vacaciones de un
empleado particular por medio de la especificación de la jerarquía de los
empleados en la organización.
En términos generales, se trata de especificar quién o quiénes son los
superiores de un empleado en particular, o bien, quién o quiénes son los
subordinados de cada empleado. El sistema provee ambos puntos de vista para
hacerlo, de tal forma que sea sencillo para el usuario crear las relaciones de
jerarquía de la empresa y darle mantenimiento a las mismas cada vez que
ingresen o salgan empleados de la compañía.
A continuación se presenta la tabla principal que se despliega para esta opción:
Tabla de Jerarquía de Empleados
INGRESO DE DATOS
El sistema presenta una tabla de datos donde se ingresa la siguiente
información directamente en la tabla:
Código de Superior: es una columna alfanumérica de hasta 10 caracteres
donde se ingresa el código del empleado que funge como superior directo en
la relación o asociación. Con la tecla F1 se despliega la tabla de consulta
Empleados.

Nombre de Superior: el sistema despliega el nombre del empleado que
funge como superior directo en la relación o asociación. Con la tecla F1 se
despliega la tabla de consulta Empleados.
Código de Subordinado: es una columna alfanumérica de hasta 10
caracteres donde se ingresa el código del empleado que funge como
subordinado directo en la relación o asociación. Con la tecla F1 se despliega la
tabla de consulta Empleados.
Nombre de Subordinado: el sistema despliega el nombre del empleado
que funge como subordinado directo en la relación o asociación.
Por medio de este icono se despliega la pantalla del proceso de
Reemplazar reemplazo de superiores. El sistema pasa como parámetro a la
Superior pantalla el código del superior del registro que tiene el contexto
en la tabla.
Asociar asociación masiva de subordinados. El sistema pasa como
Subordinados parámetro a la pantalla el código del superior del registro que
tiene el contexto en la tabla.
Referencias
verificación de referencias circulares en la jerarquía de
Circulares
empleados.
¿Cómo se Reemplaza un Superior?

Este proceso permite realizar reemplazos de superiores y permite trasladar los
subordinados de un empleado a otro.
El procedimiento para reemplazar un superior de la jerarquía de empleados de
la compañía es el siguiente:
1. Ingrese a la pantalla de Jerarquía de Empleados y presione el
botón que permite desplegar la pantalla del proceso de
reemplazo de superiores.
2. Ingrese en la casilla Superior Actual el código del superior que va
a sustituir. Puede presionar la tecla F1 para consultar la tabla de
Empleados.

3. De la misma manera que el punto anterior, ingrese en la casilla
Nuevo Superior el código del superior que sustituirá al vigente y
al cual se le asignarán los subordinados.
4. Presione el botón Reemplazar que se encuentra en la parte inferior
de la pantalla. Este botón ejecuta el proceso trasladando los
subordinados de un empleado a otro.
A continuación se presenta la tabla del proceso:
Pantalla de Proceso de Reemplazo de Superior
¿Cómo se Asocian los Subordinados?

Este proceso permite asociar, con la posibilidad de filtros de empleados, los
subordinados a un superior de manera masiva, o sea, es un proceso de
asociación en masa de subordinados a un superior.
El procedimiento para asociar subordinados a un superior de la jerarquía de
empleados de la compañía es el siguiente:
asociación de subordinados.
2. Ingrese en la casilla Superior el código del superior al que se le
van a asociar los subordinados. Puede presionar la tecla F1 para
consultar la tabla de Empleados.
3. Seleccione ingresando una marca sobre la casilla la opción de
Mantener Enlaces Existentes con otros Superiores que
indica si además de crear los nuevos enlaces de los empleados que
cumplen con el filtro, mantiene o elimina los enlaces que esos
mismos empleados puedan tener con otros superiores. Se marca en
caso que no se quieran eliminar estos enlaces.
4. Presione el botón Filtro para desplegar la pantalla de filtro y
selección de empleados que van a ser registrados como

subordinados del Superior ingresado anteriormente. Esta pantalla
está formada por dos carpetas: General y Empleados.
5. Dentro de la carpeta General se presentan los parámetros de filtro
de: Nóminas, Empleados, Estados, Puestos, Departamentos,
Centros de Costo, Rango de fechas de ingreso y rangos de fechas
de salida. Estos parámetros de filtro establecen los empleados que
se van a desplegar en la carpeta de Empleados.
Carpeta General de Filtro
6. Dentro de la carpeta Empleados se despliega una tabla donde, con

los botones para seleccionar y para deseleccionar, se
escogen los empleados dentro del listado desplegado según los
parámetros o rangos definidos en la carpeta General. También es
posible seleccionar las opciones Todos para marcar todos los
empleados listados en la tabla.

Carpeta Empleados de Filtro
7. Una vez seleccionados los empleados, presione el botón Asociar

que ejecuta el proceso de asociación de los empleados que
satisfacen el filtro como subordinados del superior señalado. Si no
está marcado, pregunta al usuario si desea realmente eliminar las
asociaciones existentes de los empleados con superiores. Por otro
lado si no hay un filtro, pregunta al usuario si desea asociar todos
los empleados como subordinados directos del superior indicado.
Pantalla de proceso de Asociación de Subordinados

¿Cómo se Verifican las Referencias Circulares?
Este proceso permite verificar las asociaciones entre subordinados y
superiores para verificar la existencia de referencias circulares (empleados que
son subordinados y superior al mismo tiempo de otro empleado).
El procedimiento para la verificación de referencias circulares es el siguiente:
verificación de referencias circulares.
2. Presione el botón Verificar para ejecutar el proceso de verificación
de referencias circulares en la jerarquía de empleados. Si se ejecuta
con éxito, indica esto al usuario y si no, indica error.
Pantalla de proceso de Verificación de Referencias Circulares
ACADÉMICOS
El objetivo de esta función es llevar un registro de los títulos académicos
obtenidos por cada empleado de manera que respalden el “curriculum vitae”
del mismo, así como la toma de decisiones para realizar ascensos,
evaluaciones salariales, promociones, etc.
En esta opción también se pueden incluir cursos de capacitación y
actualización que haya recibido el empleado dentro de la empresa, además de
cursos de una carrera que todavía no haya concluido.
Esta funcionalidad puede ser accedida desde el menú principal de Empleados
– Académicos o por medio del menú Enlaces que se encuentra en la pantalla
de creación – mantenimiento de Empleados.
La pantalla principal desplegada por la opción es la siguiente:

Pantalla principal de Académicos
INGRESO DE DATOS
Si la opción es accedida desde el menú principal del módulo, se debe ingresar
primero el código del empleado al que se va a registrar el dato. Para esto es
posible llamar la tabla de consulta de Empleados que se despliega con la tecla
F1 y es posible filtrar esta tabla para que solamente se muestren aquellos
códigos de empleados que se encuentren activos y se filtren los inactivos.
Para agregar un registro, la información se debe digitar directamente sobre la
tabla de datos dentro de las siguientes columnas modificables:
Fecha inicio: es la fecha de inicio del registro académico o capacitación que
se ingresa para el empleado.
Título: nombre del título recibido al obtener el grado académico.
Tipo Académico: esta columna está asociada a la tabla de Tipos de
Académicos y permite definir directamente el código del tipo de académico o
llamar la tabla de consulta de los tipos de académicos registrados por medio de
la tecla F1.
Descripción Tipo Académico: el sistema ingresa la descripción del tipo
de académico, se asigna al validar el código del tipo de académico.
Tipo Capacitación: se marca si la capacitación recibida es Interna o
Externa.
Concluido: es la indicación de si el empleado ha terminado o no los estudios
y requisitos para optar por el grado académico, o por el curso específico.
Institución: se refiere a la institución educativa donde fue obtenido el grado
académico o bien donde se llevan a cabo los estudios.
Profesor: nombre del instructor del curso.

Total Horas: duración total del curso.
Horas Completas: tiempo del curso completado por el empleado.
Fecha fin: fecha en la cual da fin el curso específico. Se refiere sobre todo a
cursos de actualización o capacitación, los cuales algunas veces presentan
períodos de validez.
Notas: espacio disponible donde el usuario puede escribir algún texto que
considere conveniente y aclaratorio.
Nótese que la opción se despliega por empleado lo que quiere decir que sólo
se pueden ingresar y consultar datos de un empleado a la vez.
EXPERIENCIA
Esta opción permite el registro de la experiencia profesional de los empleados,
para complementar con ella la funcionalidad de académicos que ya está
incluida en el sistema y permitirle al usuario registrar un perfil completo de
cada empleado, incluyendo competencias adquiridas por educación formal
como por experiencia laboral previa.
Esta funcionalidad puede ser accedida desde el menú principal de Empleados
– Experiencia o por medio del menú Enlaces que se encuentra en la pantalla
Tabla principal de Experiencia del Empleado
INGRESO DE DATOS
La opción está compuesta por una tabla donde se pueden consultar los
registros de experiencia laboral de empleados y una ventana para el
mantenimiento de cada registro. Esta ventana está compuesta por dos carpetas
donde se ingresa la información de cada registro de experiencia del empleado.
Al ingresar la información, es necesario ingresar primero el código y nombre
del empleado al que pertenece el registro de experiencia. Es posible desplegar

la tabla de consulta de códigos de empleados con la tecla F1 y esta tabla
permite seleccionar o excluir los códigos de los empleados inactivos.
General
Dentro de esta carpeta se debe ingresar la siguiente información:
Fecha de Ingreso: el usuario ingresa la fecha en que ingresó el empleado a
la empresa en cuestión. No usa días, sólo mes y año.
Fecha de Salida: el usuario ingresa la fecha en que terminó el empleado su
labor en la empresa en cuestión. No usa días, sólo mes y año.
Empresa: el usuario ingresa el nombre de la empresa en que laboró el
empleado.
Puesto: el usuario ingresa el puesto o posición que ocupó el empleado en la
empresa en cuestión.
Motivo de Salida: se ingresa el motivo por el cual el empleado terminó su
relación laboral con la compañía en cuestión
Referencia: se ingresa el nombre de la persona que el empleado provee
como referencia de su experiencia en la empresa en cuestión.
Tel. Referencia: se ingresa el teléfono en el que se puede localizar la
persona que refiere.
e-Mail Referencia: se registra la dirección de correo electrónico en la que se
puede contactar la persona que refiere.
A continuación se presenta la pantalla desplegada por la opción.

Carpeta General de la opción Experiencia
Funciones
Dentro de esta carpeta el usuario puede ingresar toda la información que no
haya sido ingresada en las casillas de la carpeta General y que sea requerida
como parte de los datos de consulta del registro de experiencia de cada
empleado. Es un campo libre que permite capturar notas y textos adicionales.
A continuación se presenta la pantalla correspondiente:

Carpeta Funciones de la opción Experiencia
PARIENTES
El propósito de esta opción es disponer de un listado de parientes del
empleado en caso de necesidad de localizar e identificar alguna persona
cercana a dicho empleado.
Esta pantalla se despliega por empleado, o sea que el ingreso de registros y la
consulta de los mismos sólo se puede hacer para un empleado a la vez.
Esta funcionalidad puede ser accedida desde el menú principal de Empleados -
Parientes o por medio del menú Enlaces que se encuentra en la pantalla de
creación – mantenimiento de Empleados.
La pantalla principal de la opción es la que se presenta a continuación:

Pantalla principal de Parientes
INGRESO DE DATOS
Para agregar un registro la información se digita directamente sobre la tabla de
datos.
Las casillas que deben digitarse relacionadas con el pariente del empleado
seleccionado son: Nombre, Fecha de Nacimiento, Parentesco, Lugar de
Trabajo, Puesto, Nivel Académico, Lugar de Estudio, Teléfono, Notas.
CALENDARIO
Esta opción da la oportunidad al usuario de almacenar registros relacionados
con actividades importantes que haya tenido el empleado y/o que tendrá en el
futuro.
Su objetivo es capturar y almacenar fechas importantes que quizás se
requieran consultar posteriormente. Puede considerarse en forma general, no
es necesario que se defina un tipo de actividad determinado pues permite
llevar registro de cualquier actividad.

Calendario por medio del menú Enlaces que se encuentra en la pantalla de
Pantalla principal de Calendario
INGRESO DE DATOS
Para agregar un registro, se ingresa la información directamente sobre la tabla
de datos.
Las casillas que deben digitarse son las que se muestran a continuación:
Fecha y Descripción de Actividad.
Nótese que la opción se despliega por empleado es decir, solamente se pueden
ingresar y consultar datos de un empleado a la vez.
CONTRATOS
En esta opción se despliegan los contratos laborales que se han establecido con
los empleados y también permite el ingreso, modificación y eliminación de
los registros.
El objetivo es tener almacenados los contratos existentes, que sean de fácil
acceso, para establecer la condición del empleado dentro de la compañía.

Contratos o por medio del menú Enlaces que se encuentra en la pantalla de
Pantalla principal de Contratos Laborales
INGRESO DE DATOS
Para agregar un registro a la tabla de datos, el sistema despliega una pantalla
denominada Contrato Laboral donde el usuario debe digitar los datos del
nuevo registro en las siguientes casillas:
Empleado: se debe anotar el código del empleado, éste fue definido en
mantenimiento de empleados.
Tipo: se refiere al tipo de contrato el cual es definido en la opción de Tipos de
contrato del menú de Administración. Se puede consultar el código del tipo
por medio del a tecla F1.
Fecha Inicial: fecha en que empieza a regir el contrato.
Fecha Final: fecha en que caduca el contrato.
Estado: se refiere al estado del contrato: activo o inactivo.
Notas: espacio disponible para que el usuario agregue cualquier comentario
adicional.

Pantalla de Creación - Modificación de Contratos
ACCIONES DE PERSONAL
El objetivo de esta opción es llevar el registro de las acciones de personal
asociadas a los empleados cuando se generan por situaciones que incurren en
cambios de algunas de sus características. También se aplican en casos como
por ejemplo que el empleado deba irse de la empresa, temporal (más de un
día) o en forma definitiva.
Esta funcionalidad puede ser accedida desde el menú principal de Operación –
Acciones de Personal o por medio del menú Enlaces que se encuentra en la
pantalla de creación – mantenimiento de Empleados.
Por medio de esta opción es posible crear, modificar, eliminar, aprobar,
aplicar, anular e imprimir las acciones de personal de la compañía. Sin
embargo, existe un proceso global en el que se aplican los cambios a los
empleados que se ejecuta de manera masiva con la opción de Aplicación de
Acciones de Personal del menú Procesos (ver “Aplicación de Acciones
de Personal” en la página 272).
En la opción de Aplicación de Acciones de Personal se aplican las
acciones aprobadas o vigentes que tengan fecha vence o rige menor o igual a
la fecha de corte estipulada allí. Entonces es cuando se modifican las
características del empleado, dependiendo de los tipos de acciones aplicadas.
Una acción aprobada no implica nada para el mantenimiento de empleados,
solamente especifica que algún usuario revisó las acciones creadas y las
aprobó. Las acciones deben estar aprobadas para poder correr el proceso de
aplicación, que corresponde a la segunda parte en el manejo de las acciones de
personal.
Las acciones de personal pueden presentar cuatro estados:
1. No Aprobada: este es el estado de una acción de personal recién
creada y que no ha sido revisada para su confirmación o aprobación.
2. Aprobada: indica que la acción ha sido revisada y que algún
usuario la ha aprobado.
3. Vigente: indica que el usuario ha aplicado la acción de personal,
pero ésta es una acción que marca un estado o condición temporal
para el empleado y por tanto que restaura dicho estado del
empleado, y que ese estado todavía no ha sido restaurado al original
porque no ha vencido.
4. Aplicada: en este caso se presentan dos posibles situaciones:
 si la acción de personal no restaura el estado, entonces implica que el
usuario ha aplicado la acción por primera vez (y la única en que se
puede aplicar)
 si la acción de personal restaura el estado, implica que la aplicación se
hizo por segunda vez, es decir, después del vencimiento de dicha
acción, para que el estado original del empleado, que tenía antes de la
fecha rige de la acción, sea restaurado.
Además existen diferentes tipos de acciones de personal, las cuales son
definidas dentro de la opción "Tipos de Acción de Personal" en la página 35.
Cada tipo tiene sus características propias tales como restaurar o no el estado
anterior del empleado una vez que la acción de personal caduca, el estado del
empleado, etc.
La pantalla principal de esta opción es la siguiente:

Pantalla principal de Acciones de Personal
INGRESO DE DATOS
Para agregar una acción de personal ingrese la información en la pantalla que
el sistema desplegará la cual permite la creación y mantenimiento a las
acciones de personal de la empresa.
Ingrese la información general de la acción de personal:

No. Acción: número de acción de personal asignado por el sistema como un
consecutivo, este campo no es editable.
Tipo: dentro de esta casilla se ingresa el código del tipo de acción de personal
que se creará. Puede utilizar la tecla F1 para consultar los códigos de los tipos
de acciones registradas.
El sistema verifica al seleccionar el tipo de acción de personal que se va a
crear si este tiene un estado de empleado por omisión (definido en Tipos de
Acción de Personal, véase la sección "Tipos de Acción de Personal" en la
página 35) y si éste es obligatorio (no se puede cambiar). Tómese en cuenta lo
siguiente:
 Si no tiene estado de empleado por omisión asociado, no hay cambio.
 Si tiene estado de empleado por omisión asociado y no es obligatorio,
o sea que si no hay nada en el campo de estado de empleado, lo
actualiza con el estado por omisión definido en el tipo de acción de
personal.
 Si hay un estado en el campo de estado de empleado, pregunta al
usuario si quiere cambiarlo por el estado por omisión del tipo de
acción
 Si tiene estado por omisión y es obligatorio, sobrescribe el estado de
empleado que haya y deshabilita el campo, para forzar a que la acción
de personal sea generada con el estado de empleado obligatorio que
tiene definido el tipo de acción de personal.
Restaura Estado: esta casilla la define el sistema según el tipo de acción de
personal que se vaya a generar pues es una característica propia del mismo.
De manera general se tiene que “Restaura Estado” cuando el sistema devuelve
al empleado el estado que tenía antes de aplicar la acción, una vez que caduca
el período de vigencia de dicha acción.
Cuando se agrega una acción de personal, el sistema despliega una pantalla
con un conjunto de carpetas que juntas agrupan toda la información necesaria
para definir una acción determinada. Las casillas que se activen de cada
carpeta dependerán del tipo de acción que se haya escogido.
correspondiente. También puede oprimir la tecla que identifica la letra
subrayada en el título de la carpeta.
General
Dentro de esta carpeta se presentan las siguientes casillas:
Fecha: fecha en que se crea la acción de personal.
Fecha Rige: fecha en que empieza a regir la acción.
Fecha Vence: fecha en que vence la acción de personal.
El manejo de las fechas se puede consultar con mayor detalle en la sección
“Notas Importantes sobre las Acciones de Personal” en la página 131.
Consecutivo: número que define el orden de aplicación cuando las acciones
de personal son del mismo empleado para el mismo día. Por ejemplo, cuando
se tiene la última acción de acumulación de vacaciones para el empleado y la
acción de terminación de contrato el mismo día, el orden de aplicación debería
ser: la acción de acumulación de vacaciones con consecutivo 00 y la de
terminación de contrato con consecutivo 01.

Tipo de Ausencia: esta casilla se activa para ser modificada si la acción de
personal es de los siguientes tipos:
 Incapacidad
 Otros
 Permiso con Goce de Sueldo
 Permiso sin Goce de sueldo
Dentro de ella se debe definir el código del tipo de ausencia que implica la
acción de personal en cuestión. Los tipos de ausencia son definidos dentro de
la sección “Tipos de Ausencia” en la página 47.
Días: esta casilla se activa para ser modificada si la acción de personal es de
los siguientes tipos:
 Incapacidad
 Incapacidad (Acumulación)
 Permiso sin Goce de sueldo
 Otros
Dentro de ella se debe definir la cantidad de días que corresponden a la acción
de personal, es decir el tiempo que el empleado se ausentará de la empresa.
En estos casos no puede ser mayor a la diferencia entre fecha rige y fecha
vence. El sistema sugiere esta cantidad, mas sin embargo puede ser editada.
Por otro lado, los tipos de acción para acumulación de días que no usan fecha
vence permiten indicar en esta casilla la cantidad de días que el empleado
acumulará cuando esta acción se aplique.
Saldo Días: esta casilla indica la cantidad de días pendientes de consumirse
por los cálculos de las nóminas en que participa el empleado, aunque siempre
se inicia con la misma cantidad indicada en el campo Días. Algunas de las
primitivas que se utilizan en la formulación de los conceptos de las nóminas
son las encargadas de actualizar este dato, según la cantidad de días que estas
hayan obtenido para esa acción dentro el rango de fechas comprendido por la
acción dentro del periodo de la nómina. La actualización de este dato se
realiza en la aplicación de la nómina.
Empleado: esta casilla se activa para cualquier tipo de acción de personal y
dentro de ella se debe ingresar el código del empleado para el cual se crea la
acción. Si no recuerda el código puede utilizar la tecla F1 para consulta.
Al ingresar el código del empleado el sistema llenará automáticamente los
datos relacionados con él, tanto para las casillas que se encuentran inactivas y
son de consulta, como para las casillas que pueden ser modificadas según el
tipo de acción de personal.
Centro de Costo: esta casilla se activa para ser modificada si la acción de
 Ascenso
 Contratación
 Otros
Dentro de ella se debe definir el nuevo centro de costo al cual se ligará el
empleado por medio de la aplicación de la acción de personal.
Departamento: esta casilla se activa para ser modificada si la acción de
 Ascenso
 Contratación
 Otros
Dentro de ella se debe definir el nuevo departamento al cual se ligará el
Puesto: esta casilla se activa para ser modificada si la acción de personal es
de los siguientes tipos:
 Ascenso
 Contratación
 Otros
Dentro de ella se debe definir el nuevo puesto en el cual se desempeñará el
Plaza: esta casilla se activa para ser modificada si la acción de personal es de
los siguientes tipos:
 Ascenso
 Contratación
 Otros (solo cuando se utiliza el Control de Plazas)
Dentro de ella se debe definir la nueva plaza dentro del puesto a la cual
pertenecerá el empleado por medio de la aplicación de la acción de personal.

Estado: esta casilla se activa para ser modificada si la acción de personal es
de los siguientes tipos:
 Contratación
 Incapacidad
 Otros
 Permiso sin Goce de Sueldo
Indica la situación laboral del empleado dentro de la empresa una vez que la
acción de personal haya sido aplicada.
Salario Referencia: esta casilla se activa para ser modificada si la acción de
 Ascenso
 Contratación
 Otros
 Permiso con Goce de sueldo
Indica el salario de referencia que el empleado tendrá asignado una vez que la
acción de personal haya sido aplicada.
Régimen vacacional: esta casilla se activa para ser modificada si la acción
de personal es del tipo “Cambio de Régimen”. Indica el régimen vacacional
que el empleado tendrá una vez que la acción de personal haya sido aplicada,
esto solo si el módulo de Control Vacacional está instalado.
Salario diario Integrado: en caso que se encuentre activa esta función
dentro del módulo, cuando el país de la compañía es México.

Carpeta General de Acciones de Personal
Notas
Esta carpeta despliega un espacio de texto en blanco para añadir anotaciones
importantes o aclaraciones con respecto a la acción de personal. El sistema
sugiere automáticamente las notas del tipo de acción seleccionadas.

Carpeta Notas de Acciones de Personal
Auditoria
El sistema despliega la información relacionada con los usuarios y fechas en
que se elaboró, se aprobó, se hizo vigente (si se trata de una acción de personal
que restaura el estado del empleado) y se aplicó la acción de personal.
Estos campos se van llenando conforme se lleven a cabo cada uno de los
procesos. Si se crea una acción de personal que NO restaura el estado del
empleado, entonces la casilla correspondiente no presentará ninguna
información.

Carpeta Auditoría de Acciones de Personal
Adicionales
Esta carpeta se activa si dentro de los parámetros globales de Recursos
Humanos se encuentra especificado “Usar Adicionales” dentro de las
acciones de personal (ver los Parámetros del Módulo, dentro de la sección
“General”. Dentro de ella se presentan aquellos campos adicionales que hayan
sido definidos dentro de los parámetros globales en la carpeta Adicionales
como referencia para las acciones de personal. Y solo se muestran los campos
adicionales que estén asociados al tipo de acción seleccionado desde el
mantenimiento de Tipos de Acción de Personal.

Carpeta Adicional de Acciones de Personal
Los campos que se desplieguen pueden ser utilizados como parte de las
características de referencia que se definan en el momento de crear y aplicar
una acción de personal a un empleado. Por ejemplo si se crea una acción de
personal que aumentará el salario del empleado, el usuario puede crear un
campo adicional dentro de la acción en la cual registre el valor del salario que
el empleado tenía antes de aplicar la acción de personal en cuestión.
Recuerde que los campos adicionales de acciones de personal se introducen
dentro de la sección “Adicionales” en la página 22 dentro de los parámetros
globales.
También es importante destacar la posibilidad de ingreso de acciones de
personal retroactivas, o lo que es lo mismo, acciones de personal con fecha
anterior a la última acción aplicada. Sin embargo, se debe tener cuidado pues
el sistema no permitirá el ingreso de acciones que puedan traslaparse.
Por ejemplo, si existe una acción de personal de tipo permiso con goce de
salario, con fecha rige 10/05/2002 y fecha vence 15/05/2002, si se intenta
ingresar una acción de tipo incapacidad con fecha rige 07/05/2002 y fecha
vence 11/05/2002 el sistema no lo permitirá pues las acciones quedan
traslapadas, en este caso, la fecha vence de la incapacidad puede ser como
máximo, 09/05/2002.
Las acciones retroactivas podrán ser de tipo incapacidad, permiso con goce,
permiso sin goce, acumulación de vacaciones y goce de vacaciones.
Asimismo, una vez grabadas, estas acciones quedan en estado aplicado y no
pueden ser borradas ni modificadas posteriormente.

Las acciones con saldos podrán ser desaplicadas si el saldo de la acción es
igual al total de días de la acción, es decir, siempre y cuando no se hayan
aplicado días de esta acción en ninguna nómina. Además las acciones de tipo
goce y acumulación de vacaciones, al aplicarse, actualizan el saldo de las
vacaciones del empleado.
No es posible modificar o eliminar acciones de personal que estén

Aprobadas, Aplicadas, Vigentes o Anuladas dado que una vez que se
ejecuta algún proceso el sistema desactiva todas las casillas de la
misma.
Este icono permite determinar el tipo de días que utilizará la acción
Usar días
de personal que se está creando en los cálculos, si se presiona,
hábiles / Usar
cambia su descripción e indica que se utilizarán días naturales o
días naturales
hábiles según el caso.
Con este icono se determina si las acciones de personal nuevas deben
marcarse para impresión automáticamente al ser generadas. En la
Marcar para tabla principal la fila aparecerá marcada. Si el icono se encuentra
Impresión presionado dentro de la pantalla, implica que la acción será marcada
para imprimir cuando se regrese de la acción de personal a la tabla
principal.
Con este icono se aprueban las acciones de personal que se
encuentren en estado de “No Aprobada”. Cuando se crea una acción
de personal para un empleado desde la ventana de Acciones de
Aprobar
Personal el usuario debe realizar este proceso manualmente. El
proceso puede ser masivo. Una vez finalizado este proceso, el estado
de la acción se desplegará como " Aprobada”.
Con este icono se desaprueban las acciones de personal que se
encuentren en estado de “Aprobada”. El usuario debe realizar este
Desaprobar proceso manualmente. El proceso puede ser masivo. Una vez
finalizado este proceso, el estado de la acción se desplegará como
"No Aprobada”.
Este proceso aplica una acción de personal en estado aprobada, en el
cual se realiza el proceso de modificación de los atributos del
Aplicar empleado que se quieren cambiar con la acción de personal. El
proceso puede ser masivo. Una vez finalizado este proceso, el estado
de la acción se desplegará como " Aplicada”.
Este proceso revierte el proceso de la aplicación de la acción de
Desaplicar personal. El proceso puede ser masivo. Una vez finalizado este
proceso, el estado de la acción se desplegará como "Aprobada”.

Este proceso cambia el estado de la acción de personal a “Anulada” y
Anular revierte su aplicación.
Este icono permite visualizar la consulta de los saldos de días

Saldos aplicados en nóminas o liquidaciones que presenta una acción de
personal particular.
Este icono permite visualizar la consulta de los saldos de vacaciones
Saldos de en las capas que aplica una acción de personal particular. Se habilita
Vacaciones en el caso de que se tenga instalado el módulo de Control de
Vacaciones y se utilice el control de saldos de vacaciones por año.
Este icono permite la ampliación de los días de vigencia de una
Ampliar acción de personal particular.
Este icono coloca una marca en el margen izquierdo de la línea

seleccionada. Las líneas que tengan estas marcas serán tomadas en
Marcar/Desmar cuenta al activar el icono para imprimir las acciones de

car personal.
Con este icono también es posible quitar la marca de impresión a
cada línea individualmente en el caso que ya hubiese sido marcada
previamente. Las marcar de impresión son particulares por usuario.
Elimina la marca de todas las acciones de personal que fueron
Desmarcar
seleccionadas para imprimir con el icono o el icono . Con
Todas
este icono no se pueden desmarcar una sola línea o varias,
únicamente la totalidad de las líneas marcadas
Esta función se utiliza para imprimir las acciones de personal
Imprimir
Acciones de marcadas con el icono o el icono . El reporte que se genera
Personal contiene el desglose de los datos que determinan la acción de
personal
¿Cómo se Aprueban las Acciones de Personal?

Una vez que una acción de personal ha sido creada el sistema la despliega en
la tabla de datos principal con estado "No Aprobada". La aprobación de
acciones de personal debe realizarse en forma manual desde la pantalla
principal.
Todas las acciones de personal creadas aparecerán en la tabla de datos con
estado "No Aprobada". Entonces el proceso de aprobación se hará
posteriormente, el proceso puede ser masivo. Una vez finalizado este proceso,
el estado de la acción se desplegará como "Aprobada".
Este estado no afecta el mantenimiento de empleados ni cambia las
características del empleado hasta que la acción sea aplicada por medio del
proceso de Aplicación de Acciones de Personal.

Para aprobar una acción de personal se procede de la siguiente manera:
1. Marque con el highlight la acción o la línea de la tabla que desee
aprobar.
2. Asegúrese que en la columna Estado se indique que la acción no
ha sido aprobada. Pueden marcarse múltiples acciones a la vez.
Recuerde que el proceso de aprobación de acciones de
personal no afecta las características de los
empleados, solamente establece que la acción de personal
fue revisada y confirmada.
3. Presione el icono para ejecutar el proceso de aprobación. El
sistema despliega un mensaje en el cual informa que el proceso
aprueba las acciones de personal seleccionadas que no han sido
aprobadas aún.
Pantalla de confirmación de la orden de Aprobar
4. Presione el botón Aprobar si está seguro de realizar la operación. El

sistema despliega un mensaje en el que informa que el proceso
concluyó con éxito o en caso contrario, advierte que NO pudo
concluir el proceso.
Nota importante: Durante el despliegue en el mantenimiento de acciones
de personal existentes no aprobadas, el sistema verifica también si el tipo de
acción tiene un estado de empleado obligatorio definido y si es así, lo compara
con el estado de empleado que tiene grabado la acción de personal. Si son
iguales, también se deshabilita el campo, si no, se deja habilitado.
¿Cómo se Desaprueban las Acciones de

Personal?
La desaprobación de acciones de personal debe realizarse en forma manual
desde la pantalla principal.
Para desaprobar una acción de personal se procede de la siguiente manera:

desaprobar.
2. Asegúrese que en la columna Estado se indique que la acción ha
sido aprobada. Pueden marcarse múltiples acciones a la vez.
Recuerde que el proceso de desaprobación de acciones de
personal no afecta las características de los
empleados, solamente establece que la acción de personal
fue revisada y desaprobada.
3. Presione el icono para ejecutar el proceso de desaprobación. El
sistema despliega un mensaje en el cual informa que el proceso
desaprueba las acciones de personal seleccionadas que previamente
han sido aprobadas.
Pantalla de confirmación de la orden de Desaprobar
4. Presione el botón Desaprobar si está seguro de realizar la

operación. El sistema despliega un mensaje en el que informa que
el proceso concluyó con éxito o en caso contrario, advierte que NO
pudo concluir el proceso.
5. Al desaprobar una acción de personal aplicada, ésta quedará en estado
"No Aplicado", para su posterior modificación.
6. Deberá activarse la "Auditoria de Modificaciones de Empleados",
en el menú de Administración para un control más detallado de los
cambios en la información del empleado.
¿Cómo se Amplían las Acciones de Personal?

La ampliación de acciones de personal debe realizarse en forma manual desde
la pantalla principal. Permitiéndose la ampliación únicamente de las acciones
de personal Aplicadas o Vigentes de tipo incapacidad, permiso con goce y
permiso sin goce.
Para ampliar una acción de personal se procede de la siguiente manera:
ampliar.

2. Presione el icono para ejecutar el proceso de ampliación. El
sistema despliega una pantalla que le permitirá variar la fecha de
vencimiento de la acción de personal, posibilitando la ampliación de
la misma.
Pantalla Ampliación de Acciones de Personal
3. Presione el botón Actualizar si está seguro de realizar la operación. El

sistema despliega un mensaje en el que informa que el proceso
concluyó con éxito o en caso contrario, advierte que NO pudo
concluir el proceso.
4. Una vez que una acción es ampliada, queda en estado aplicado, el
nuevo saldo es la sumatoria del saldo anterior más la cantidad de días
en que se amplió la acción y la auditoria se actualiza con la
información correspondiente al usuario que realizó la modificación.
5. También se permite disminuir la fecha de vencimiento de una acción,
el saldo es disminuido en la cantidad de días que indique la nueva
fecha. La cantidad de días a disminuir dependerá del saldo de días
aplicado en las nóminas.
¿Cómo Imprimir las Acciones de Personal?

Desde la opción de Acciones de Personal se pueden obtener dos tipos de
reporte:
 Listado de Acciones en pantalla: se obtiene por medio del icono .

 Reporte de Acciones de personal
Para imprimir el reporte de las acciones de personal se sigue el procedimiento
que se describe a continuación:

1. Dentro de la tabla principal denominada Acciones de Personal
marque la fila que contiene la acción de personal con el highlight.
2. Presione el icono para marcar la fila. El registro también puede

ser marcado presionando un clic en el margen izquierdo de la fila.
La línea de la tabla de datos que haya sido marcada se presenta similar a la
siguiente:
3. Una vez que se han marcado todos los registros requeridos para
impresión se presiona el icono . El sistema desplegará un
mensaje en el cual informa que el proceso imprime todas las
acciones de personal marcadas.
Mensaje para Impresión de Acciones de Personal
4. Si se requiere desmarcar un registro que fue marcado para impresión

ubique el highlight sobre la fila que lo contenga y presione el icono
nuevamente.
5. Si requiere desmarcar todos los registros que se encuentran
marcados puede utilizar el icono que realiza el proceso de una
sola vez. El sistema enviará un mensaje para confirmar la orden.

Mensaje de confirmación
Dentro de este reporte también se añade la información de los rubros (si los
parámetros globales de Recursos Humanos tiene definido que usa rubros
adicionales para las acciones de personal) y el salario referencia del empleado
al imprimir las acciones de personal. Los rubros están definidos en los
Parámetros del Módulo y cada tipo de acción de personal define cuáles rubros
le aplican, por lo que no todos los rubros definidos en parámetros del módulo
deben ser impresos en cada acción de personal.
La diferencia que existe entre la impresión de las acciones de personal y la
opción de imprimir se basa en que: la primera como se mostró
anteriormente, muestra el detalle de una única acción de personal y emite un
reporte por cada línea marcada.
Por otro lado, la segunda opción presenta un listado de todas las acciones
desplegadas en la pantalla y la información que se obtiene corresponde a:
 Número y tipo de las acciones
 Estado de las acciones
 Fechas (de realización, en que empieza a regir y vencimiento)
 Tipos de Ausencia
 Empleados, centros de costo, departamentos, puestos, plazas, estados
y salarios
 Días que involucran las acciones
 Información relacionada con las personas y las fechas en que fueron
procesadas y aprobadas las acciones.
Recuerde que usted puede modificar las columnas desplegadas en el reporte
por medio de la opción de Seleccionar Columnas en el menú de
Despliegue o mediante el icono . La pantalla principal de esta opción se
despliega para todos los empleados y para todas las acciones generadas.
Se puede escoger la información que se desea desplegar en la tabla de datos
mediante la activación del filtro disponible ( ).
Este filtro se subdivide en tres carpetas que contienen la información:
 Acciones: en esta carpeta se establecen los tipos de acción de
personal que se desea sean desplegados en la tabla de datos. Además
se debe definir si se desea desplegar las acciones de personal

aprobadas, no aprobadas, vigentes, aplicadas o cualquier combinación
entre ellas.
 Empleados: en esta carpeta se establecen los datos que por medio de
las acciones de personal se hayan modificado para el empleado,
puesto, departamento, centro de costo, tipo de ausencia, estado del
empleado, nómina, régimen vacacional y un rango de valores para los
salarios de referencia que se desea sean desplegados en la tabla de
datos.
 Rangos: en esta carpeta se establecen los rangos de la numeración de
acciones, rango de fechas, el rango de inicio de vigencia de la acción o
bien, el rango de fin de vigencia de la acción.
 Auditoria: en esta sección se establece si se desea desplegar las
acciones realizadas, aprobadas, vigentes o aplicadas por algún usuario
específico, o bien, que se ubiquen dentro de un rango de fechas
determinado.
NOTAS IMPORTANTES SOBRE LAS ACCIONES

DE PERSONAL
Como se ha mencionado anteriormente, al aplicar una acción de personal se
afectan algunas de las características del empleado. No obstante, todas las
acciones no modifican las mismas características, por esta razón es importante
que el usuario comprenda qué efecto tienen las acciones de personal que se
apliquen.
Las acciones de personal afectarán las características del
empleado, únicamente cuando hayan sido Aplicadas.
A continuación se presenta un cuadro donde se determina el tipo de acción de
personal y los atributos del Mantenimiento de Empleados que se
modifican al aplicar una acción de ese tipo:

Es importante aclarar algunos puntos sobresalientes en el manejo de las
acciones de personal:
 La primera acción que se podrá crear a un empleado será una acción
de Contratación.
 Cuando se aplica una acción por contratación, el campo Fecha Rige
en la acción modifica directamente el campo de Fecha Ingreso en
la tabla de Mantenimiento de Empleados.
 Cuando se aplica una acción por terminación de contrato, el campo
Fecha Rige en la acción modifica directamente el campo de
Fecha Salida en la tabla de Mantenimiento de Empleados.

 Cuando se aplica una acción por ascenso o por cambio de puesto, los
campos Departamento y Centro de Costo están activos, sin
embargo, no necesariamente tienen que ser modificados, suponiendo
que el ascenso sea dentro del mismo departamento. Además para las
acciones de ascenso se activará la casilla de Salario Referencia,
dado que es de esperar que al ascender de puesto habrá un aumento de
salario, mas no así para las acciones de cambio de puesto.
 Cuando se aplica una acción por cambio de centro de costo, el campo
Centro de Costo en la acción, modifica directamente el campo de
Centro de Costo en la tabla de Mantenimiento de Empleados.
 Caso similar al anterior, ocurre cuando se aplica una acción por
cambio de Puesto y por cambio de Nómina.
 En una acción aplicada por acumulación de vacaciones, la casilla de
Vacaciones Pendientes en Mantenimiento de Empleados
aumentará de valor, es decir, se sumará la cantidad de días
establecidos en la acción.
 Por otro lado, en una acción aplicada por goce de vacaciones, la
casilla de Vacaciones Pendientes en Mantenimiento de
Empleados disminuirá de valor, es decir, se restará la cantidad de
días establecidos en la acción.
 En una acción aplicada por acumulación de vacaciones adicionales, la
casilla de Vacaciones Adicionales en Mantenimiento de
Empleados aumentará de valor, es decir, se sumará la cantidad de
días establecidos en la acción.
 Por otro lado, en una acción aplicada por goce de vacaciones
adicionales, la casilla de Vacaciones Adicionales en
Mantenimiento de Empleados disminuirá de valor, es decir, se
restará la cantidad de días establecidos en la acción.
 En una acción aplicada por acumulación de días para incapacidad, la
casilla de Días disponibles para Incapacidad en
Mantenimiento de Empleados aumentará de valor si este tipo de
acción está parametrizado para ello en el módulo de Recursos
Humanos, es decir, se sumará la cantidad de días establecidos en la
acción.
 Por otro lado, en una acción aplicada por incapacidad, la casilla de
Vacaciones Pendientes en Mantenimiento de Empleados
disminuirá de valor si este tipo de acción está parametrizado para ello
en el módulo de Recursos Humanos, es decir, se restará la
cantidad de días establecidos en la acción.
 Las acciones de personal de tipo Contratación, Terminación,
Incapacidad, Vacaciones (Goce), Vacaciones Adicionales
(Goce), Permiso con Goce de Sueldo, Permiso sin Goce de
Sueldo u Otros por omisión cambian el estado del empleado. El
usuario deberá decidir si requiere que el estado original del empleado
sea restaurado una vez que venzan las acciones aplicadas de estos
tipos predefinidos.
 No se permite crear una acción de personal que no sea de
Contratación a un empleado que haya salido de la empresa.
 No se permite crear una acción de personal de Contratación a un
empleado que todavía esté en la organización.
 No se permiten crear dos o más acciones de personal de
contratación consecutivas, o bien dos o más acciones de personal de
terminación de contrato consecutivas para un mismo empleado.
 Si existe una acción de personal aplicada que cambie algún atributo
del empleado, y se va a crear una acción que cambia el mismo
atributo con fecha rige anterior a la fecha rige de la acción que ya está
aplicada, el valor en el atributo que el empleado mantendrá es el de la
acción con fecha rige más reciente.
En la siguiente sección se presentan algunos ejemplos que ilustran situaciones
que el sistema no permite en el ingreso de las acciones de personal:
Para acciones que restauran el estado del

empleado:
Considere dos acciones de personal AP1 y AP2
Ambas acciones se crean para el empleado E1
El estado inicial del empleado es ES-0
La acción AP1 establece un estado del empleado ES-1
La acción AP2 establece un estado del empleado ES-2
No se permite grabar las dos acciones si dichas acciones coinciden
parcialmente, de manera que:
 Fecha Rige AP1 <= Fecha Rige AP2 < Fecha Vence AP1
 Fecha Vence AP2 >= Fecha Vence AP1
AP1 (ES-1)
ES-0 AP2 (ES-2)
El sistema no permite grabar AP1 si existe AP2 o viceversa. Es decir,

solamente se podrá grabar una de las dos acciones de personal.
¿Por qué esta situación no es permitida?

Esto se debe porque el sistema supone que el estado original del empleado es
ES-0, que AP1 cambia el estado a ES-1 y que AP2 cambia el estado del
empleado a ES-2.

Cuando se aplican las acciones de personal, el sistema primero aplica AP1
porque tiene la Fecha Rige menor y después aplica AP2.
AP1 almacena el estado previo ES-0 y AP2 almacena el estado previo ES-1.
Cuando se restaura el estado del empleado, primero restaura el estado según la
acción AP1 porque es la que tiene la Fecha Vence menor y después restaura el
estado debido a la acción AP2.
El estado del empleado sería ES-1 y no ES-0 como es correcto.
Para dos acciones de personal que cambian el

estado
Considere las acciones de personal AP1 y AP2
AP1 cambia el estado del empleado y posteriormente lo restaura al estado
original
AP2 cambia el estado del empleado únicamente, es decir, no restaura el
estado.
No se permite grabar dos acciones si:
 Fecha Rige AP1 <= Fecha Rige AP2 < Fecha Vence AP1
ES-0 AP1 (ES-1)
AP2 (ES-2) no restaura el estado del empleado)
¿Por qué no se pueden grabar estas acciones?

El sistema no permite esta situación debido a que la acción AP1 cambia el
estado original ES-0 a ES-1, posteriormente empezaría a regir la acción AP2
la cual cambia el estado del empleado a ES-2.
Cuando la acción AP1 vence, el sistema intentaría restituir el estado a ES-0,
lo cual sería imposible porque existiría una acción de personal que establece
que el estado del empleado es ES-2.
SOLICITUDES DE EMPLEADOS
El objetivo de esta función es guardar un registro centralizado de solicitudes
mediante el cual se puede tener control de todas las solicitudes ingresadas por
los empleados en el sistema desde el módulo de Portal de Personal. Esta
opción, además de permitir visualizar las solicitudes y consultarlas, también
permite a los usuarios que cuentan con privilegios consultar el procesamiento
que tuvo la solicitud e incluso ejecutar Aprobaciones o Rechazos de las
solicitudes.

También este es el mantenimiento que usa el personal de Recursos Humanos
para tramitar las solicitudes que llegan sólo a ellos o las que requieren de su
aprobación final.
Pantalla Principal de Solicitudes de Empleados
INGRESO DE DATOS
Esta opción está compuesta por una tabla que almacena las solicitudes
ingresadas por los empleados. Dentro de la misma tabla se presenta la
Fecha inicial: se define la fecha que se utilizará como fecha de inicio de la
consulta o del rango de solicitudes que se desea visualizar. Sugiere el primer
día del mes actual.
Fecha final: se define la fecha que se utilizará como fecha final de la
consulta o del rango de solicitudes que se desea visualizar. Sugiere la fecha
actual.
La información de las solicitudes no se ingresa desde esta opción, sino desde
el módulo de Portal de Personal en la opción de Solicitudes de Empleado.
Dentro de la tabla que se encuentra en la pantalla se despliega la siguiente
información:
Solicitud: despliega el número de la solicitud del empleado.

Tipo: despliega el tipo de la solicitud.
Descripción: esta columna despliega la descripción del tipo de la solicitud.
Empleado: despliega el código del empleado que hace la solicitud.
Nombre: despliega el nombre del empleado que hace la solicitud.
Saldo Vacaciones Actual: despliega el saldo actual de vacaciones del
empleado. Es una columna que se utiliza únicamente como referencia del
usuario, el sistema no almacena el saldo de vacaciones que tenía el empleado
al momento de generar la solicitud.
Estado: esta columna despliega el estado de la solicitud. Pueden ser
desplegados los siguientes valores:
Pendiente (P)
Aprobada (A)
Rechazada (R)
En Recursos Humanos (H)
Fecha Rige: se despliega la fecha en que comienza a regir el período de la
solicitud del empleado.
Fecha Vence: se despliega la fecha en que finaliza el período de la solicitud
del empleado.
Días: se despliega el número de días efectivos que contempla la solicitud del
empleado.
Número Acción: si el tipo de solicitud involucra la creación de una acción
de personal, se despliega el número de la acción de personal que se generó si
la solicitud fue finalmente aprobada.
Fecha: se despliega la fecha y hora en que el empleado generó la solicitud.
Fecha Cambio Estado: se despliega la fecha y hora en que la solicitud
cambió a su estado actual.
Generada Por: se despliega el código del empleado que generó la solicitud
de empleado.
Nombre Generada Por: se despliega el nombre del empleado que generó la
solicitud de empleado.
Permite acceder la pantalla que despliega las observaciones del
registro. Esta pantalla no es modificable, es de consulta.
Observaciones
Esta misma función puede ser utilizada desde la pantalla
principal de Solicitudes de Empleado haciendo doble click

sobre el registro o en la pantalla del Historial del Empleado.
Abre la tabla del historial de procesamiento de la solicitud. Se
Historial inhabilita mientras la tabla está abierta y se habilita al cerrarse.
Abre la ventana de ejecución del proceso de aprobación de

Aprobar solicitudes de empleados, indicándole el tipo de operación y el
arreglo de números de solicitud de empleados a procesar.
Abre la ventana de ejecución del proceso de rechazo de
Rechazar solicitudes de empleados, indicando el tipo de operación y el
arreglo de números de solicitud de empleados a procesar.
Por medio de esta opción el sistema permite redireccionar o
solicitar la aprobación de algún empleado adicional, que no es
parte del primer o segundo nivel de superiores de un empleado
en la jerarquía establecida.
Requerir Lo anterior sin necesidad de modificar la jerarquía de
Aprobación empleados cada vez que exista una necesidad de este tipo. En
este caso el personal de Recursos Humanos puede recibir la
solicitud y requerir la aprobación de alguien más bajo demanda
si sus procedimientos internos o el tipo de solicitud así lo
requieren.
Este icono despliega la tabla de notificaciones hechas por
Notificaciones
solicitud de empleado para la solicitud que está seleccionada.
Este icono permite el acceso a la pantalla de visualización de
documentos anexados de la solicitud.
Esta función le permite a los usuarios usar formularios en
Documentos Excel, Word, o cualquier otra aplicación, en la que pueden
indicar toda la información requerida por un tipo particular de
solicitud de una manera estándar y controlada y adjuntar estos
documentos a la solicitud de empleado, eliminando la
necesidad del papeleo y la firma física de documentos.
¿Cómo Consultar las Observaciones de las

Solicitudes?
No todas las solicitudes tienen observaciones sino solo en las que el empleado
que la ingresó haya indicado alguna. Las solicitudes que cuenten con
observaciones tienen una marca en el margen izquierdo del registro, tal como
se observa a continuación:
El procedimiento para consultar las observaciones de las solicitudes de

empleados es el que se describe a continuación:
1. Ingrese a la pantalla denominada Solicitudes de Empleado y
seleccione con el highlight el registro que requiere consultar.

2. Presione el icono que se encuentra en la barra de herramientas
de la pantalla o bien, seleccione la opción Observaciones que se
encuentra en el menú Registro de las opciones de la ventana.
Pantalla de Observaciones de Solicitudes
La información de las observaciones no es editable desde esta opción. Lo que

se despliega son las observaciones que indicó en el campo Observaciones de
la Solicitud en el módulo de Portal de Personal el usuario o empleado que
la ingresó al momento de guardar la solicitud.
¿Cómo Consultar el Historial de Procesamiento

de las Solicitudes?
El procedimiento para consultar el historial de procesamiento de las
solicitudes de empleados es el que se describe a continuación:
seleccione con el highlight el registro que requiere consultar.
de la pantalla o bien, seleccione la opción Historial que se encuentra
en el menú Registro de las opciones de la ventana.

Pantalla de Consulta del Historial de Procesamiento de Solicitudes
3. Dentro de esta pantalla se despliega la siguiente información:

Usuario: esta casilla despliega el código del usuario o empleado que
respondió la solicitud.
Nombre: se despliega el nombre del usuario o empleado que respondió.
Nivel: se despliega el nivel en la jerarquía del empleado que responde. Se
despliega 0 si se trata de un usuario.
Estado: Estado asignado por el empleado o usuario que respondió, que puede
ser Aprobada (A), Rechazada (R) o Sin Respuesta (S). La columna debe
traducir el código leído de la tabla por su descripción durante el poblado,
usando una función de servicio de la clase funcional correspondiente.
Fecha: Fecha y hora en que respondió el usuario o empleado.
¿Cómo Consultar las Observaciones de los

Registros del Historial de Procesamiento de las
Solicitudes?
No todos los registros del historial de procesamiento de solicitudes tienen
observaciones sino solo en las que el empleado que la aprobó o rechazó haya
indicado alguna. Los registros que cuenten con observaciones tienen una
marca en el margen izquierdo del registro, tal como se observa a continuación:
El procedimiento para consultar las observaciones del historial de

procesamiento de solicitudes de empleados es el que se describe a
continuación:
1. Ingrese a la pantalla denominada Historial de Procesamiento de
Solicitud de Empleado y seleccione con el highlight el registro que
requiere consultar.

de la pantalla o bien, seleccione la opción Observaciones! que se
encuentra en el menú principal de las opciones de la ventana.
Pantalla de Observaciones del Historial de Procesamiento de Solicitudes
La información de las observaciones no es editable desde esta opción. Lo que

se despliega son las observaciones que indicó en la casilla Notas de la
Solicitud en el módulo de Portal de Personal el usuario o empleado que
respondió al momento de ejecutar el proceso de aprobación o rechazo de las
solicitudes.
¿Cómo Aprobar o Rechazar Solicitudes de

Empleados?
Las solicitudes de empleados pueden ser objeto de dos procesos distintos:
1) la aprobación, proceso mediante el cual un empleado en la jerarquía o
el departamento de Recursos Humanos expresa su conformidad con la
solicitud generada por un empleado;
2) el rechazo, que se trata del proceso mediante el cual se deniega una
solicitud interpuesta por un empleado de la empresa
Los procesos de aprobación y rechazo de solicitudes pueden ser ejecutados, en
principio, desde dos lugares diferentes del sistema:
 Primero, desde la pantalla del Mantenimiento de Solicitudes de
Empleados, que a su vez está disponible en los módulos de
Recursos Humanos y Control Vacacional. En esta pantalla
estos procesos pueden ser ejecutados por usuarios que tengan
privilegios de acceso a la pantalla y además privilegios de ejecución
del proceso, ya sea Rechazo o Aprobación de solicitudes.

 Segundo, desde la interfaz Web que estará a disposición de los
empleados de la compañía. En este caso, los procesos pueden ser
ejecutados por aquellos empleados que sean superiores de algún otro
empleado y que además tengan privilegios de ejecución de estos
procesos.
Aprobación de Solicitudes
El proceso de aprobación es el que se ejecuta tanto desde la interfaz Web,
cuando un superior ingresa al sistema para aprobar una solicitud de un
subordinado, como desde el mantenimiento de solicitudes de empleados
disponible en Recursos Humanos o Control Vacacional. La ejecución
desde ambos lugares no significa necesariamente que produzcan el mismo
resultado. Si se ejecuta desde Recursos Humanos o Control
Vacacional, la aprobación es absoluta, en el sentido de que siempre va a
cambiar el estado de la solicitud a Aprobada y generar la acción de personal
correspondiente si aplica.
En el caso de una aprobación por un empleado desde el sistema Web, la
aprobación no necesariamente será definitiva de acuerdo con las reglas
definidas para el tipo de solicitud y podría significar sólo “el visto bueno” de
ese empleado.
El proceso para Aprobar Solicitudes de Empleados es el siguiente:
seleccione con el highlight el registro que requiere aprobar.

de la pantalla o bien, seleccione la opción Aprobar que se encuentra
en el menú Registro de las opciones de la ventana.
3. Es posible guardar observaciones del proceso en el campo que se
encuentra en la pantalla.
4. Si la solicitud genera acción de personal, el usuario puede indicar si
quiere de una vez aprobar la acción de personal y/o si quiere
marcarla para impresión. Una vez que se apruebe el proceso la
acción de personal queda ligada a la solicitud aprobada. Esta opción
sólo está disponible si el usuario que ejecuta el proceso tiene el
privilegio de aprobar acciones de personal y el proceso que se está
ejecutando es de Aprobación de Solicitudes.
5. Presione el botón Aprobar.

Pantalla de Aprobación de Solicitudes de Empleados
6. Si termina con éxito el programa, despliega un mensaje al usuario y

cierra la ventana. Si termina con error, despliega los errores y
mantiene la ventana abierta.
Rechazo de Solicitudes
El proceso de rechazo de solicitudes es más simple que el proceso de
aprobación por dos razones principales:
 Primero, es absoluto, en el sentido de que cualquier empleado o
usuario del sistema que rechace una solicitud provoca su rechazo
definitivo, sin que la solicitud necesite seguir siendo tramitada en el
resto de la jerarquía de empleados o en el departamento de Recursos
Humanos.´
 Segundo, que no requiere integración con acciones de personal pues
un rechazo más bien interrumpe la generación de una eventual acción
de personal para el empleado si el tipo de solicitud que generó implica
acción de personal.
El proceso de rechazo de solicitudes también se puede ejecutar en dos

modalidades: individual y en batch. La opción de solicitudes de empleado
permite rechazar solicitudes de empleado particulares.
Por otro lado, el proceso para Rechazar solicitudes de empleados es el
siguiente:
seleccione con el highlight el registro que requiere rechazar.

de la pantalla o bien, seleccione la opción Rechazar que se
encuentra en el menú Registro de las opciones de la ventana.
3. Es posible guardar observaciones del proceso en el campo que se
encuentra en la pantalla. También puede consultar las
observaciones del registro seleccionado marcándolo y presionando
el icono .
4. Por ultimo presione el botón Rechazar.
Pantalla de Rechazo de Solicitudes de Empleados
¿Cómo Ingresar Solicitudes de Aprobación

Bajo Demanda?
Este proceso que se encuentra en el Mantenimiento de Solicitudes de
empleados permite que un usuario del sistema pueda requerir una aprobación
adicional de otro empleado de la organización para una solicitud particular.
O sea que corresponde al que permite, por demanda de algún usuario del
sistema, programar la solicitud de aprobación por parte de otro empleado que
no estaba originalmente supuesto a aprobar.
El proceso se realiza de la siguiente manera:
1. Ingrese a la opción de Solicitudes de Empleados y seleccione
la solicitud de empleado que requiere de una aprobación adicional
con el highlight.

2. Una vez seleccionada la solicitud, presione el icono que se
encuentra en la barra de herramientas.
3. El sistema despliega una pantalla de proceso en la cual se ingresa la
Solicitud: despliega el número de la solicitud que requiere la aprobación de
otro empleado.
Tipo: despliega el tipo de la solicitud que requiere la aprobación de otro
empleado.
Empleado: despliega el código del empleado de la solicitud que requiere la
aprobación de otro empleado.
Requerir aprobación de...: se ingresa el código del empleado cuya
aprobación requiere la solicitud, puede utilizar la consulta de empleados
haciendo doble click sobre el campo o con la tecla F1.
4. Una vez ingresado el código del empleado del que se requiere
aprobación para la solicitud, se debe presionar el botón Procesar.
El sistema ejecutará el proceso que programa la aprobación
adicional de la solicitud por parte del empleado señalado. Si el
proceso se lleva a cabo con éxito, el sistema notifica al usuario y
cierra la pantalla o de lo contrario despliega un mensaje de error.
Pantalla de Proceso de Aprobación de Solicitud Bajo Demanda
¿Cómo Consultar las Notificaciones Enviadas

por una Solicitud de Empleado?
Con esta opción el sistema permite manejar las notificaciones adicionales a
otros miembros de la organización según el tipo de solicitud.

El procedimiento para consultar el historial de notificación de empleados es el
que se describe a continuación:
dentro de la tabla con el highlight la solicitud de empleado que va a
consultar.

encuentra en la barra de herramientas o seleccione la opción
Notificaciones del menú Registro de las opciones de la pantalla.
3. El sistema despliega una pantalla denominada Historial de
notificación de empleados por solicitud que está formada por
una tabla de datos.
4. Para ingresar un nuevo registro debe presionar el icono e

ingresar los datos directamente dentro de la tabla. Los datos
desplegados son:
Solicitud: dentro de esta columna no modificable el sistema despliega el
número de la solicitud a la que corresponde el registro de notificación de
empleado.
Empleado: dentro de esta columna modificable el sistema despliega el
código del empleado asignado para notificación. Es posible consultar la tabla
de consulta de Empleados para seleccionar un nuevo código.
Nombre: dentro de esta columna no modificable el sistema despliega el
nombre del empleado asignado para notificación.
Fecha / Hora: el sistema despliega la fecha y hora en que se notificó al
empleado. Si no hay datos, indica que no se ha hecho la notificación todavía,
ya sea porque la solicitud todavía no alcanza el estado o porque se programó
después de la última ejecución del notificador.
Estado: dentro de esta columna modificable el sistema muestra la
descripción del estado que debe alcanzar la solicitud para que se le notifique al
empleado. La lista de estados disponible se visualiza dentro de la misma
columna.
5. Una vez ingresados los registros nuevos puede salvar la información
con el icono o el icono

Pantalla de Consulta de Notificaciones por Empleados por Solicitud
¿Cómo Consultar los Documentos anexados a

las Solicitudes de Empleados?
Con esta opción, el personal de Recursos Humanos puede recibir con la
solicitud documentos de cualquier tipo que el empleados haya considerado
como necesarios de anexar a la solicitud.
No todos los registros de solicitudes tienen documentos anexados sino solo en
las que el empleado que la ingreso, o el que la aprobó o rechazó haya agregado
alguno. Los registros que cuenten con documentos anexados tienen una marca
en el margen izquierdo del registro, tal como se observa a continuación:
El procedimiento para consultar los documentos anexados a solicitudes de

dentro de la tabla con el highlight la solicitud de empleado de la
cual va a consultar los documentos.
encuentra en la barra de herramientas o seleccione la opción
Documentos del menú de la pantalla.
3. El sistema despliega una pantalla denominada Documentos
Anexados a Solicitud de Empleado donde se visualizan todos
los archivos que se anexaron a la solicitud seleccionada. El sistema
despliega el nombre y el icono asociado en Windows al tipo de
documento de cada solicitud cuyo consecutivo fue ingresado como
parámetro de la pantalla.

Despliegue de Archivos
4. Con la opción Abrir que se encuentra en la parte inferior de la

pantalla, el sistema ejecuta la función del Shell de Windows para
abrir el documento seleccionado con la aplicación asociada para tal
efecto al tipo de documento en el sistema operativo. Para esto,
genera una copia local del documento en el directorio temporal del
sistema operativo, con el mismo nombre del documento. Si ya
existe, pregunta al usuario si reemplaza el existente antes de
sobrescribirlo. Si el usuario responde que sí, lo reemplaza y lo abre,
si no, abre el que está en disco.
5. Con la opción Guardar el sistema abre la pantalla estándar de
Windows para guardar documentos para que el usuario indique la
ruta y nombre de la copia del archivo a guardar. Luego guarda una
copia del documento en la máquina local en la ubicación y con el
nombre que el usuario señaló.
LIQUIDACIONES DE EMPLEADOS
Esta opción incorpora al módulo de Recursos Humanos la posibilidad de
definición, cálculo y registro de liquidaciones de empleados generando
acciones de personal, documentos de pago y contabilización de las
transacciones realizadas.
El sistema permite generar liquidaciones anuales con las cuales el empleado
no cambia su estado y se mantiene activo, pero se obtiene el resultado anual
para el pago de liquidación a dicho empleado. Esta funcionalidad es útil para
empresas que tengan como política dar el pago de liquidación anualmente por
lo que necesitan calcular el pago de cada empleado aunque estos no dejen de
laborar para la empresa.
Además da la posibilidad de realizar el cálculo de la nómina a un empleado
que deja de laborar en la empresa días antes de que en el módulo de Control

de Nóminas se corra el proceso completo para el resto de empleados. Esto
como un cálculo parcial.
A continuación se presenta la pantalla principal de la opción:
Pantalla Principal de Liquidación de Empleados
INGRESO DE DATOS
Para agregar una nueva liquidación de empleado se debe dar click sobre el
icono o la opción Nuevo del menú Registro de las opciones de la pantalla.
El sistema desplegará una ventana llamada Liquidación de Empleados donde
se debe ingresar la siguiente información:
Liquidación: corresponde al identificador numérico único para cada una de
las liquidaciones registradas es generado por el sistema y está ligado con los
parámetros globales definidos. No es modificable.
Moneda: código del tipo de moneda que se utilizará para realizar el cálculo
de la liquidación al empleado. Se puede consultar la tabla Monedas con la
tecla F1.
Presupuesto: código y descripción del Presupuesto con el que se requiera
controlar la liquidación por medio de un presupuesto previamente definido en
el módulo de Control Presupuestal. Aparece habilitado únicamente
cuando en los Parámetros del Módulo se ha habilitado la opción de
Integración con Control Presupuestal. Es una casilla de consulta F1 donde se
puede seleccionar el presupuesto que se requiere utilizar en cada liquidación.
Si esta casilla se deja vacía, la liquidación no será controlada con ningún

presupuesto. Pero si en los Parámetros del Módulo se marcó la opción
de Registro Obligatorio de Presupuesto, entonces si será necesario llenar la
casilla.
Empleado: código y nombre del empleado a liquidar. Se puede consultar la
tabla de datos Empleados con la tecla F1.
Estado: indicador del estado en que se encuentra la liquidación y es
desplegado por el sistema automáticamente. Los siguientes son los estados que
pueden ser desplegados:
Planeada: primer estado de la liquidación al agregar el registro.
Calculada: cuando se han calculado los montos de la liquidación.
Modificada: cuando se hizo alguna modificación sobre la
liquidación calculada que obliga a un recálculo posterior.
Aprobada: cuando se han aprobado los montos de la liquidación
calculada.
Aplicada: cuando se ha aplicado la acción de personal y el estado
del empleado se ha modificado, la contabilidad si hay integración
con el módulo de Contabilidad General.
Pagada: cuando después de aplicada el pago de la liquidación ya ha
sido generado e impreso.
En la parte inferior de la ventana existen una serie de carpetas denominadas:
Empleado, Salida, Acción, Pago, Contratos, Detalle, Cálculo
Nómina, Aportes, Resumen y Auditoria.
Nota Importante: Si requiere consultar antes los registros de la tabla,
debe ingresar el rango de fechas en las cuales se encuentra el registro. Para
esto debe ingresar la Fecha Inicial y Fecha Final dentro de las casillas que
se encuentran en la parte superior de la ventana principal de Liquidación de
Empleados.
correspondiente, también puede oprimir la tecla que identifica la letra
Empleado
Los datos que se presentan dentro de esta casilla son de consulta y presenta los
datos generales del empleado seleccionado para liquidación. Estos datos son
los mismos que los desplegados dentro de las pantallas del mantenimiento de
empleados dentro del menú principal.

Carpeta Empleado de Liquidación de Empleados
En esta carpeta se presenta la siguiente información:

Fecha de Ingreso: fecha de ingreso del empleado a la empresa. Esta casilla
es de consulta y no es modificable.
Estado: código y descripción del estado actual del empleado. Esta casilla es
de consulta y no es modificable.
Centro de Costo: código y nombre del centro de costo asociado al
empleado. Esta casilla es de consulta y no es modificable.
Departamento: código y nombre del departamento asociado al empleado.
Esta casilla es de consulta y no es modificable.
Puesto: código y descripción del puesto al que pertenece el empleado
seleccionado. Esta casilla es de consulta y no es modificable.
Plaza: Plaza asociada al empleado. Esta casilla es de consulta y no es
modificable.
Aplicar Cálculo de Nómina a Empleado: Corresponde a un check con el
que el usuario indica si se debe calcular desde la liquidación la parte
correspondiente al salario del empleado de la nómina actual que se encuentra
en proceso. Esta opción está disponible únicamente mientras la nómina del
empleado se encuentre en estado Inicializada, Modificada o Calculada, y que
las fechas inicial y final esta nómina consideren dentro de su periodo la fecha
de salida del empleado en la liquidación. Cuando este check se marca, se
habilita la carpeta Cálculo Nómina, y en la carpeta Resumen aparece en la
tabla una línea Cálculo Nómina donde se muestra el total a pagar por ese
concepto, el cual se sumariza al total por pagar.

Salida
Dentro de esta carpeta se encuentra información referente a la salida del
empleado de la empresa.
Carpeta Salida de Liquidación de Empleados
Dentro de esta carpeta se presenta la siguiente información:

Última acción aplicada rige desde: fecha en la cual se aplicó la última
acción de personal al empleado por liquidar. Esto pues la fecha de liquidación
del empleado no puede ser anterior.
Fecha de Salida: campo modificable que corresponde a la fecha de salida
del empleado. La fecha que se indique será la fecha en que comienza a regir la
acción de personal de fin de contrato asociada a la liquidación. El sistema por
omisión sugiere la fecha del día en que se registra la liquidación.
Este campo no se habilita cuando la acción de personal que se indique en la
carpeta Acción es tipo Otros, pues no es una salida del empleado sino una
liquidación de rutina.
Nótese que la fecha de salida será válida siempre que no existan acciones de
personal aplicadas para el empleado con fecha rige igual o posterior a la
fecha de salida
En este caso el sistema enviará un mensaje advirtiendo que la liquidación no
se puede aplicar al empleado seleccionado porque existen acciones de personal
pendientes o porque la fecha de salida indicada es anterior a la fecha de
ingreso del empleado.
Los mensajes desplegados en estos casos son los siguientes:

Mensajes de Advertencia
En caso de que sean acciones las acciones en estado No Aprobadas con fechas
posteriores, o una terminación de contrato anterior, a la fecha de salida que se
está indicando el sistema consulta si desea eliminarlas de una vez o si desea
conservarlas para cambiar la fecha de salida o no guardar el registro de
liquidación.
La advertencia y consulta que se despliega es la siguiente:
Mensajes de Advertencia y Consulta
Cerrar contratos activos del empleado: es un check box que indica si el

proceso de liquidación deberá cerrar o inactivar los contratos activos del
empleado.
Una vez que el registro se graba por primera vez, si la casilla está marcada, el
sistema validará la existencia de contratos activos con el empleado que se va a
liquidar, asimismo sucederá en actualizaciones posteriores. En el caso de no
existir contratos el sistema indicará al usuario esta situación por lo que tendrá
que quitar la marca del check box para que se inhabilite la carpeta de
Contratos de esta misma pantalla y proseguir con el proceso de liquidación.
Observaciones: dentro de este campo se pueden agregar notas adicionales
relacionadas con la salida y liquidación del empleado. Generalmente se
utilizaría para registrar las causas del egreso del empleado.
Acción
La carpeta resume información propia de la acción de personal que se generará
con el proceso de liquidación del empleado la cual puede ser de dos tipos: fin
de contratación u otros. Se habilita cuando el código de empleado se ha
validado positivamente.

Carpeta Acción de Liquidación de Empleados
Dentro de esta carpeta se presenta la siguiente información:

Número de Acción: número de la acción de personal a generar. El campo
inicialmente sugiere el número que se guarda en los parámetros del módulo
como próxima acción de personal. Este dato no es modificable.
Fecha de Acción: fecha de creación de la acción de personal. Por omisión
se sugiere la fecha rige de la acción y que es la misma fecha de salida, aunque
este dato es modificable.
Fecha Rige: fecha en que comienza a regir la acción de personal. Equivale a
la fecha de salida del empleado indicada en la carpeta Salida la cual es
modificable solo en el caso que el tipo de acción es de fin de contrato, para el
caso de que sea de tipo Otros esta casilla no aplica y permanece inactiva.
Cada vez que la fecha de salida cambie, se actualiza la casilla Fecha Rige para
asegurar consistencia en las fechas y viceversa, también se actualiza el campo
de Hasta de la carpeta Resumen.
Tipo de Acción: código y descripción del tipo de acción de personal a
utilizar para la generación de la liquidación. Inicialmente se sugiere el valor
configurado en los parámetros del módulo, pero el campo puede modificarse
por el tipo de acción que requiera el usuario. Existen dos situaciones que
deben ser consideradas:
 Cuando el empleado deja de laborar en la empresa: para las
liquidaciones que son generadas porque el empleado deja de laborar para
la empresa el tipo de acción debe ser de tipo predefinido Terminación de
Contrato. Esto hará que cuando se aplique dicha liquidación el
empleado cambia su estado a Inactivo (o el tipo de estado por omisión

definido en los parámetros globales para las liquidaciones). Se activan
las casillas fecha de salida y se actualiza el estado del empleado.
 Cuando el empleado continuará laborando en la empresa: para las
liquidaciones que son generadas para el pago de prestaciones al
empleado, pero el mismo continuará laborando para la empresa. El tipo
de acción debe ser de tipo predefinido Otros. Este tipo de acción no
requiere que se cambie el estado del empleado, por lo que al guardar la
liquidación no se solicita que se indique un estado para el empleado.
En estos dos casos el procesamiento del registro de liquidación se ejecuta de la
misma manera solo que la acción de personal generada es diferente para cada
situación.
Cuando se cambia el tipo de acción se despliega un mensaje para confirmar el
cambio en las notas de la acción tal y como existe en la ventana de captura de
acciones de personal. En caso de ser confirmado despliega en el campo de
anotaciones las notas asociadas al tipo de acción de personal.
El sistema verifica si el tipo de acción tiene un estado de empleado
predefinido y si es así, lo compara con el estado de empleado que tiene
grabado el registro. No deben ser iguales ni
Estado del Empleado corresponde al estado de empleado que se le
asignaría una vez que la liquidación sea aplicada. Inicialmente el campo
sugiere el estado de empleado por omisión que está configurado en los
parámetros del módulo, pero no se restringe su edición si el fin de la acción es
de fin de contrato. Si es de tipo Otros el campo se bloquea y se queda con el
estado actual del empleado.
El estado indicado deberá ser siempre un estado de empleado inactivo para
las acciones de fin de contrato. Se puede consultar la tabla de consulta,
presionando la tecla F1 o haciendo doble click en la casilla, la cual presenta
sólo los estados de empleado inactivos registrados en el sistema.
Adicionalmente debe considerar que al seleccionar el tipo de acción que se va
a crear el sistema verifica si este tiene un estado de empleado por omisión
asociado (se define en el tipo de acción de personal) y si éste es obligatorio
(no se puede cambiar). Una vez verificadas estas condiciones se debe
considerar lo siguiente:
 Si tiene estado de empleado por omisión asociado y no es obligatorio,
si no hay nada en el campo de estado de empleado, lo actualiza con el
estado por omisión del tipo de acción de personal. Si hay un estado en
el campo de estado de empleado, pregunta al usuario si quiere
cambiarlo por el estado por omisión del tipo de acción
 Si tiene estado por omisión y es obligatorio, sobrescribe el estado de
empleado que haya y deshabilita el campo, para forzar a que la acción
de personal de la liquidación sea generada con el estado de empleado
obligatorio que tiene definido el tipo de acción de personal.

Nómina: corresponde al estado de empleado que se le asignaría una vez que
la liquidación sea aplicada. Si no se desea cambiar al empleado de nómina,
esta casilla puede quedar vacía.
Notas: notas adicionales acerca de la acción de personal que se grabarán en el
registro de la acción. El sistema agregará en las notas indicadas una referencia
a la liquidación a la que está asociada.
Pago
Dentro de esta carpeta se registra la especificación de las condiciones del pago
de la liquidación al empleado. Se habilita hasta cuando se ha validado
positivamente el código del empleado suministrado.
Carpeta Pago de Liquidación de Empleados
Dentro de esta carpeta se despliegan las siguientes casillas:

Forma de Pago: modo en el que se le pagaría la liquidación al empleado
que puede ser cheque, efectivo o transferencia de forma similar a como existe
en el mantenimiento de empleados. El valor por omisión será cheque.
Documento de Pago: campo no modificable de despliegue del número de
cheque o transferencia generado por la liquidación si al empleado se le cancela
por alguna de estas formas.
El proceso de generación de pagos desplegará un diálogo que sugiere el
consecutivo de cheque o transferencia correspondiente a la cuenta bancaria si
el módulo de Control Bancario está instalado. Posterior al proceso este
campo indica el número de cheque que se utilizó o el número de transferencia
electrónica que se realizó.

Fecha para retirar pago: fecha de referencia que indica el día a partir del
que el empleado podrá retirar su pago de liquidación.
Subtipo: bajo esta casilla se define el subtipo de documento con el cual se
generará el pago al empleado en el caso que el pago se realice por medio de un
cheque o una transferencia electrónica. Este campo se habilita sólo en el caso
que al empleado se le cancele la liquidación con cheque o transferencia.
Un subtipo de documento es un identificador denominado subtipo de
documento que determina el fin del mismo. Esta casilla está relacionada con
el parámetro global que se define en la carpeta “Liquidaciones” en la página
17.
Cuenta Bancaria: Corresponde a la cuenta bancaria para la generación del
documento y debe utilizar la misma moneda que la asignada en la casilla
Moneda para pagar al empleado la liquidación.
Entidad Financiera: código y descripción de la entidad financiera a la que
pertenece la cuenta bancaria seleccionada. Es un campo de referencia no
modificable y es actualizado por el sistema en caso que Control Bancario
esté instalado.
Contratos
Esta carpeta resume la información de los contratos del empleado aun activos
que se pueden deshabilitar por la liquidación. Se habilitará sólo si en la carpeta
Salida se indicó al guardar el registro que la liquidación cierra los contratos
activos del empleado, de lo contrario no es posible accederla.
A continuación se presenta la pantalla que despliega la carpeta:
Carpeta Contratos de Liquidación de Empleados

La tabla que la forma despliega una fila por cada uno de los contratos activos
cuyo estado puede cambiar por la liquidación del empleado.
Dentro de la carpeta se presenta la siguiente información dentro de la tabla
desplegada:
Tipo del contrato: código del tipo de contrato.
Descripción: descripción del tipo de contrato.
Fecha de Inicio: fecha en que comenzó a regir el contrato del empleado.
Fecha de Finalización: fecha de vencimiento del contrato. Esta será la
única columna modificable de la tabla que permitirá al usuario actualizar las
fechas de vencimiento de los contratos cuyo estado va a cambiar.
En la parte superior de la tabla de datos se encuentran dos iconos adicionales a
las opciones estándar de detalle de contratos:
 Marcar/Desmarcar : para seleccionar cuales contratos inactivar.
 Propagar fecha de salida : indica la fecha de salida indicada en
la carpeta Salida a todos los contratos marcados.
Detalle
Esta carpeta despliega el detalle de los conceptos a considerar dentro del
cálculo de la liquidación del empleado. Sólo se podrán indicar conceptos para
liquidación previamente definidos en Control de Nómina u otros que sean
ingresados directamente dentro de la tabla de la carpeta cuyo código no existe
en el módulo de Control de Nómina.
Si el usuario requiere agregar un concepto que no existe en la base de datos,
basta con agregar un nuevo registro e indicar los campos necesarios, donde se
indicara como aplicará para el empleado el Total Calculado que indique el
usuario.

Carpeta Detalle de Liquidación de Empleados
La carpeta se activa tan pronto el registro de liquidación sea grabado por

primera vez. Consta de una tabla de datos modificable en donde el usuario
indicará cuáles conceptos son los que se le pagarán al empleado por su
liquidación y que deben ser calculados en el proceso.
La tabla tiene las siguientes columnas:
Línea: consecutivo que indica la posición del concepto en el detalle de la
liquidación. Es una columna no modificable.
Concepto: casilla modificable que presenta el código del concepto. Si el
concepto ya existe en Control de Nómina se puede utilizar la tabla de ayuda
con la tecla F1 en la que desplegarán los conceptos que deban ser aplicados al
empleado en la liquidación.
Descripción: dentro de esta columna se presenta la descripción del concepto
para liquidación. Modificable en el caso de no ser conceptos definidos en
Control de Nómina.
Tipo: tipo del concepto, sólo pueden indicarse aquí conceptos de los tipos
beneficio, deducción, aporte o base para liquidación. Modificable en el caso
de no ser conceptos definidos en Control de Nómina.
Secuencia: esta columna es modificable y presenta el identificador de la
posición del concepto en el detalle impreso de la liquidación del empleado.
Cantidad: espacio numérico utilizable en el cálculo del concepto en el caso
que la fórmula del mismo utilice la variable Cantidad. Modificable en caso de
ser un concepto de Control de Nómina.

Monto: espacio numérico utilizable en el cálculo del concepto en el caso que
la fórmula del mismo utilice la variable Monto. Modificable en caso de ser un
concepto de Control de Nómina.
Total Calculado: monto calculado expresado en la moneda de la
liquidación. La columna presenta celdas modificables sólo para conceptos que
no se hayan registrado en Control de Nómina y sean construidos dentro de la
tabla.
Centro de Costo: centro de costo de la cuenta contable para generar el
asiento del concepto en caso de integración contable. La celda de la columna
es modificable en caso de no ser un concepto de Control de Nómina.
Cuenta Contable: cuenta contable para generar la línea de asiento del
concepto en caso de integración con contabilidad. Modificable en caso de no
ser concepto de Control de Nómina y el sistema no permitirá grabar un
aporte si éste no tiene definida una cuenta contable y un centro de costo para
registrar el movimiento contable.
Si el sistema no carga conceptos liquidables de Control de Nómina porque
no fueron asociados al empleado en cuestión, el usuario deberá ingresar
dentro de la tabla por lo menos un concepto para liquidar de lo contrario el
sistema no permitirá continuar con el proceso.
En la parte superior de la tabla de datos se encuentra un icono adicional a las
opciones estándar de detalle de conceptos, el cual se llama Reorganizar
Secuencia y se utiliza para reorganizar la secuencia de orden para mostrar
los conceptos en el reporte impreso de liquidación.
Cálculo Nómina
Esta carpeta despliega el detalle de los conceptos de la nómina del empleado
siempre que esta se encuentre en proceso al momento de guardar y la fecha de
la salida del empleado en la liquidación abarque el rango entre las fechas
inicial y final de la nómina que se encuentre en estado Inicializada,
Modificada o Calculada. Se habilitará sólo si en la carpeta Empleado se
indicó al guardar el registro que la liquidación aplicará el cálculo de la nómina
al empleado, de lo contrario no es posible accederla.
Sólo se podrán calcular los conceptos que fueron incluidos al empleado en la
inicialización de la nómina, ya que en esta ventana se restringe al usuario
poder agregarle más conceptos al empleado. Si es necesario antes de aplicar la
nómina el usuario debería entonces realizar las modificaciones al detalle del
cálculo del empleado en esa nómina desde el módulo de Control de Nóminas.
Para mayor detalle, consultar el manual de usuario del módulo de Control de
Nóminas.

La carpeta consta de una tabla de datos modificable en donde el usuario

visualizará cuáles conceptos son los que se le pagarán al empleado por
concepto de planilla regular y que deben ser calculados en el proceso.
En el tab aparecen 3 casillas y una tabla. Las casillas son las siguientes:
Fecha Inicial: es la fecha inicial del ciclo que está siendo procesado de la
nómina, la casilla es de consulta.
Fecha Final: es la fecha final del ciclo que está siendo procesado de la
nómina, la casilla es de consulta.
Neto a pagar: monto neto correspondiente al salario, el cual se le paga al
empleado una vez aplicados los conceptos asociados con la nómina a la que
pertenece, es la combinación de todos los rubros aplicados al empleado.
Concepto: código del concepto que se aplica. No es editable.
Descripción: descripción del concepto aplicado. No es editable.
Centro de Costo: código del centro de costo del que se realizarán los
movimientos contables relacionados al concepto, en el caso que el tipo de
concepto realice movimiento alguno. No es editable.
A menos que desde el módulo de Control de Nóminas el usuario haya
agregado nuevas líneas de este concepto para el empleado con un centro de
costo diferente, el que aquí se tendría es el centro de costo al que este asociado
el empleado.
Cantidad: si el concepto utiliza el rubro Cantidad y es Variable, dentro de
esta celda se puede ingresar el valor asignado.

Monto: si el concepto utiliza el rubro Monto y es Variable, dentro de esta
celda se puede ingresar el valor asignado.
Total: monto total que involucra el cálculo del concepto utilizando los
valores asignados en las celdas Cantidad y Monto, en el caso que el concepto
los utilice en sus fórmulas. Para los conceptos que sean ligados dentro de esta
pantalla el valor se desplegará hasta que se ejecute el proceso de cálculo de la
nómina o de la liquidación.
Fase / WBS: esta columna aparece visible únicamente cuando la compañía
tiene instalado el módulo de Control de Proyectos. En esta se puede ligar
a una fase de un proyecto específico al que se encuentre asociado el centro de
costo del empleado para asignar parte del salario, indicando de que proyecto se
estaría pagando dicho tracto. Para mayor detalle consultar el manual de
usuario del módulo de Control de Nóminas.
Aportes
Esta carpeta resume la información de los aportes liquidables que el empleado
tenga pendientes de pago al momento de calcular su liquidación final que
hayan sido registrados en el módulo de Control de Nómina y que no tienen
cheques generados o cheques impresos. Si el módulo de Control de Nómina
no está instalado, la carpeta no se visualiza.
A continuación se presenta la pantalla desplegada por la carpeta:
Carpeta Aportes de Liquidación de Empleados
La carpeta tiene únicamente una tabla de datos modificable que despliega los
datos de los aportes pendientes de liquidación que el empleado tiene y que el
usuario ha seleccionado en la opción de carga que se encuentra en la barra de

herramientas de la carpeta. Para cargar deben crearse los registros
correspondientes en liquidación de aportes de Control de Nómina.
Concepto: presenta el código del aporte liquidable y es una casilla no
modificable.
Descripción: presenta la descripción del aporte liquidable y es una casilla no
modificable.
Fecha de liquidación: fecha del registro de liquidación del aporte en
Control de Nómina. Casilla no modificable.
Moneda: código de la moneda en la que se calculó el aporte. Casilla no
modificable.
Acumulado: monto total calculado como la suma de los aportes encontrados
para el empleado hasta la fecha de acumulación desde la última liquidación del
aporte, representado en la moneda indicada. Casilla no modificable.
A Pagar: monto expresado en la moneda indicada que representa el
acumulado calculado modificado desde la funcionalidad de liquidación de
aportes de Control de Nómina.
Tipo de Cambio: tipo de cambio de la moneda indicada a la moneda local
para conversión de montos. El sistema sugiere el tipo de cambio vigente en
Administración del Sistema para la moneda a la fecha en que se genera la
liquidación pero la columna es modificable por si el usuario requiere cambiar
el valor en cuya situación se actualiza el monto desplegado en la columna
Total.
Total: equivalente al monto a pagar del aporte expresado en la moneda local
de la empresa utilizando el tipo de cambio señalado en el párrafo anterior.
Resumen
Esta carpeta contiene campos de despliegue de información final acerca de la
liquidación.

Carpeta Resumen de Liquidación de Empleados
Se activa tan pronto el registro de liquidación sea grabado por primera vez y
contiene los siguientes campos:
Período Laborado: contiene las casillas Desde y Hasta que corresponden
a la fecha inicial y final del período.
 Desde: campo no modificable con la fecha inicial del período laborado
por el empleado. Equivale a la fecha de ingreso del empleado.
 Hasta: campo no modificable con la fecha final del período laborado por
el empleado. Equivale a la fecha de salida del registro de liquidación.
Tiempo laborado: campo no modificable con el número de días en total que
el empleado laboró en la empresa según la fecha de ingreso que el sistema
tiene registrado y la fecha de salida que se definió para la liquidación.
También equivale a la diferencia entre la fecha final y la fecha inicial.
Detalle de liquidación: es una tabla no modificable que despliega un
sumario de los montos involucrados en la liquidación del empleado. Presenta
la siguiente información:
 Beneficios: monto total por beneficios expresado en la moneda de la
liquidación.
 Aportes Pendientes: monto total por aportes pendientes de
liquidación expresado en la moneda de la liquidación.
 Cálculo de Nómina: visible únicamente cuando se ha marcado la
opción de Aplicar Cálculo de Nómina al Empleado en la carpeta
Empleado.

 SubTotal: suma de los totales por beneficios, aportes y cálculo total de
nómina expresado en la moneda de la liquidación.
 Deducciones: monto total por deducciones expresado en la moneda de
la liquidación.
 Total: monto final a pagar al empleado por su liquidación, expresado en
la moneda de la liquidación.
Para que la información se actualice dentro de la tabla, es
necesario que sea calculada la liquidación.
Para realizar esta operación, se puede consultar “¿Cómo Calcular la
Liquidación del Empleado?” en la página 172.
Auditoria
Esta carpeta de auditoria contiene la información del usuario que realizó la
última modificación al registro de la liquidación y del que ejecutó el proceso
de liquidación final del empleado.
Esta carpeta se habilita tan pronto el registro de liquidación sea grabado por
primera vez.
Carpeta Auditoria de Liquidación de Empleados
Con este icono se imprime la liquidación del empleado seleccionada dentro de la
Imprimir tabla de datos.
Liquidación Se habilita cuando la liquidación es salvada por primera vez. Esta misma opción
existe en la pantalla principal de Liquidación de Empleados
Con esa opción el usuario puede emitir los pagos de las liquidaciones de empleados
pendientes de pago. La emisión de pagos se realiza una vez que la liquidación ha
sido aplicada.
Emitir Pagos El sistema despliega la ventana Emisión de Pagos por Liquidación y da
oportunidad al usuario de emitir los pagos por medio de cheque, transferencia
electrónica de fondos o efectivo, según el tipo de pago escogido para la liquidación
del empleado.
Por medio de este icono ( ) el usuario puede consultar el asiento contable ligado
al registro de liquidación del empleado que haya escogido dentro de la tabla. Para
visualizar el asiento de una liquidación de un empleado seleccione el rango de
fechas dentro del cual se encuentra el registro que se requiere consultar.
Ver Asiento Para esto debe ingresar la Fechas Inicial y Final en la parte superior de la
Contable ventana de Liquidación de Empleados. Luego presione el icono para que se
actualicen los datos de la tabla y seleccione el registro a consultar con el highlight.
Una vez seleccionado el registro presione el icono y el sistema desplegará la
pantalla Diario de la Contabilidad donde el usuario puede consultar el asiento
registrado para el registro de liquidación en cuestión.
Con este icono se ejecuta el proceso de cálculo de la liquidación del empleado. Se
habilita cuando el registro es grabado por primera vez y ya existan conceptos
ligados a la liquidación. Podrá ser ejecutado mientras la liquidación esté planeada
o modificada.
Calcular No podrá ser ejecutado cuando está calculada, aprobada, aplicada o anulada, casos
Liquidación en que se inhabilita la opción, a excepción de la pantalla principal de liquidaciones
de empleados donde aparece habilitada en todo momento.
En caso de haberse indicado, este proceso además realiza el cálculo de la parte
correspondiente a la planilla del empleado, dejando el registro de la nómina como
Modificada.
Aprueba los resultados del cálculo de la liquidación. La acción de personal
asociada se deja aun en estado No Aprobada para evitar que su estado pueda ser
cambiado desde el mantenimiento de acciones de personal o por el proceso de
Aprobar aplicación de acciones.
Liquidación
El icono se habilita cuando la liquidación se encuentra Calculada. Si el parámetro
de Integración Contable está activado el sistema genera un preasiento con los
mismos datos con que se generaría el asiento al ser aplicada la liquidación
Reversa la operación de Aprobación de la Liquidación del empleado en el
caso de que el usuario requiera realizar modificaciones a los montos calculados por
Desaprobar el sistema y volver a aprobar, luego de las modificaciones, la liquidación del
Liquidación empleado.
Esta función deja la liquidación de nuevo en estado Calculada. El icono se habilita
cuando la liquidación está Aprobada.
Con este icono se aplica la liquidación. La acción de personal es aprobada y
aplicada y el proceso genera las transacciones contables cuando hay integración y
Aplicar cierra los contratos del empleado de acuerdo con la configuración indicada.
Liquidación
Este icono se habilita cuando la liquidación ha sido aprobada y permanece
inhabilitado en el resto de los estados de la liquidación.

Este icono selecciona los contratos a cerrar, indicando que serán a los que se le
Marcar/Desmar
cambie el estado al aplicar la liquidación, o elimina la selección si la fila está
car
seleccionada.
Propaga la fecha de salida del empleado definida en la carpeta Salida en la
columna fecha de finalización de los contratos seleccionados para cambiar de
Propagar Fecha
estado. Con esto las fechas de finalización de los contratos cerrados quedan
consistentes con la fecha de salida del empleado.
Organiza la posición de los conceptos en el detalle impreso de la liquidación del
empleado, sobre todo en el caso que los conceptos no hayan sido definidos desde el
Reorganizar módulo de Control de Nómina.
Secuencia
Para realizar esta operación solamente debe presionar el botón para que se organice
la secuencia de los conceptos.
La opción despliega una tabla no modificable con el detalle de los registros de
Cargar aportes del empleado pendientes de liquidar que no tienen cheques generados ni
Conceptos cheques impresos. En esta tabla el usuario podrá seleccionar los aportes que
considerará la liquidación del empleado
La opción desplegará al usuario la misma tabla de detalle del concepto que se
despliega en la opción detalle de la pantalla de creación - modificación de
Ver Detalle liquidación de aportes de Control de Nómina, en donde el usuario puede
consultar el detalle de las nóminas en las que se calculó el aporte entre las fechas
que se consideran.
Selecciona el registro de liquidación para que se genere el documento de pago en el
próximo proceso de generación. Para seleccionar un registro para liquidación
dentro de la ventana Emisión de Pagos por Liquidación debe seleccionar un
Seleccionar
registro de la tabla con el highlight y luego presionar el icono el icono que
Liquidación
selecciona el registro para liquidación. La fila que lo contiene aparecerá marcada
con un check ( ). Sólo se pueden seleccionar a la vez registros con la misma
forma de pago, cuenta bancaria, moneda y subtipo de documento de pago.
Elimina la selección de la liquidación en el caso de que haya sido marcada. Para
desmarcar un registro dentro de la ventana Emisión de Pagos por Liquidación
Deseleccionar debe seleccionar un registro de la tabla con el highlight y luego presione el icono
Liquidación
que desmarca el registro seleccionado para liquidación. La marca que la fila
presentaba ( ) desaparecerá.
Generar Con este icono es posible generar los documentos de las liquidaciones que hayan
Documentos sido seleccionadas con una marca ( ).
Imprime los cheques de las liquidaciones con pago por cheque que estén generadas
Imprimir
y cuyo pago no se haya impreso. Mientras hayan liquidaciones con pago por
Documentos
cheque pendientes de impresión no se pueden generar pagos de otras liquidaciones.
Anula los documentos de cheques que hayan sigo generados anteriormente y se
Anular
encuentren seleccionados. Este icono se habilita únicamente cuando el registro
Documentos
tiene forma de pago Cheque y se encuentra en estado Pagada.

¿Cómo Seleccionar Contratos para Inactivar o

Cerrar?
El procedimiento para realizar esta operación es el siguiente:
1. Dentro de la carpeta Contratos de Liquidación de Empleados
se despliega una tabla de datos.
2. Sitúe el cursor sobre la fila que contenga el contrato y márquelo con
el highlight.
3. Presione el icono para marcar el contrato al que requiere que la
fecha de finalización sea la misma de la fecha de salida.
La fila marcada se presentará de la siguiente manera:
Fila marcada para propagación de fecha de salida
¿Cómo Propagar la Fecha de Salida en los

Contratos del Empleado?
1. Dentro de la carpeta Contratos de Liquidación de Empleados
se despliega una tabla de datos.
2. Presione el icono para que se propague la fecha de salida del
empleado en la fecha de finalización que se presenta en la tabla de
datos. Esto quiere decir que el proceso asigna la fecha de salida
(según la liquidación) como fecha de finalización para aquellos
contratos activos cuya fecha de finalización original sea mayor a la
fecha en la cual se define liquidar al empleado.
3. Si no existe al menos un contrato despliega un mensaje indicando
que no hay contratos seleccionados para cambiar de estado. En Este
caso será necesario eliminar la marca de la casilla Cerrar
contratos activos del empleado que se encuentra en la carpeta
Salida del mantenimiento de liquidaciones.
¿Cómo Cargar los Aportes del Empleado?

El procedimiento para cargar los aportes que estén pendientes de pago a un
empleado que se aplique la liquidación es el siguiente:
1. Crear los registros de liquidación de aporte en Control de
Nómina sin generar cheques para el empleado.

2. Dentro de la carpeta denominada Aportes en Liquidación de
Empleados presione el icono el sistema desplegará una
pantalla denominada Carga de Aportes Pendientes donde la
información se presenta en forma de columnas.
Pantalla de Carga de Aportes Pendientes
3. Dentro de esta tabla se desplegarán aquellos aportes que estén

pendientes de generar y no hayan sido impresos los cheques.
4. La tabla para la carga de aportes pendientes de liquidación para el
empleado presenta la siguiente información:
Concepto: código del aporte liquidable.
Descripción: descripción del aporte liquidable.
Moneda: código de la moneda en que se expresan los montos del cálculo del
aporte.
Fecha de Liquidación: fecha del registro de liquidación de aporte.
Total Calculado: total calculado del acumulado del aporte para el empleado.
Total Modificado: total que se dejó finalmente en el registro de liquidación
del aporte en Control de Nómina. El cálculo de la liquidación considerará
este monto.
Dentro de la barra de iconos se presentan dos funciones particulares:
Seleccionar Aporte y No Seleccionar Aporte.
Liquidar Aportes
Selecciona los aportes seleccionados para que se consideren en la liquidación
del empleado.

No Liquidar Aportes
Elimina la selección de los aportes seleccionados de modo que no se
consideren en la liquidación del empleado.
5. Si requiere incluir un aporte en la liquidación del empleado, debe
marcarlo dentro de la tabla con el highlight y luego presionar el
icono .
El sistema marcará la fila que contenga el registro de la siguiente manera:
Aporte incluido en Liquidación del Empleado
6. Si un aporte está marcado para ser liquidado y se requiere que no

sea tomado en cuenta marque la fila que lo contiene con el highlight
y presione el icono . El sistema eliminará la marca del registro.
7. Una vez que se han marcado los aportes que serán considerados
dentro de la liquidación del empleado, presione el icono o el
icono . Al salvar la información de la tabla las filas que fueron
excluidas para la liquidación no tendrán ninguna marca y las que
sean incluidas estarán marcadas con el símbolo .
8. Al regresar a la pantalla de mantenimiento de liquidaciones dentro
de la carpeta Aportes se presentarán las líneas de los registros que
fueron incluidos dentro de la tabla Carga de Aportes
Pendientes.
9. Con la opción de borrar ( ) de la tabla de datos se pueden eliminar
conceptos seleccionados de modo que no se consideren en el
proceso de liquidación.
10. Si requiere un mayor detalle de cada aporte específico dentro de la
carpeta Aportes de Liquidación de Empleados puede escoger
la fila que contenga el aporte de interés y marcarlo con el highlight
luego presione el icono para consultar el detalle. El sistema
desplegará una pantalla denominada Detalle de Liquidación.

Pantalla de Detalle de la Liquidación
11. Dentro de esta pantalla se despliegan las casillas Concepto, Fecha,

Moneda y Empleado donde el usuario puede consultar las
características de la liquidación escogida.
12. En la parte inferior de la ventana se presenta una tabla de datos en la
cual se consulta la siguiente información en forma de columnas:
Nómina, Número de Nómina, Centro de Costo, Cantidad, Monto y
Total.
13. En la parte inferior de la pantalla Detalle de la Liquidación,
aparece un botón denominada Imprimir que imprime la
información que se presenta dentro de la tabla de datos.
Los registros que aparecen en esta tabla son todas aquellas veces
que fue calculado el concepto en cuestión para cualquier nómina en
la cual se haya aplicado el aporte al empleado dentro del período
acumulado.
14. La casilla Total muestra la suma de todos los conceptos que serán
considerados para la generación del cheque para la liquidación.

¿Cómo Calcular la Liquidación del Empleado?
Para realizar el cálculo de una liquidación siga el procedimiento que se
muestra a continuación:
1. Dentro de la pantalla de creación - modificación de liquidaciones de
empleados, una vez que se han ingresado todos los datos referentes
a la liquidación, presione el icono (este icono se activa apenas
los datos generales del empleado son salvados la primera vez y ya
existan conceptos ligados a la liquidación). También está la opción
del menú.
2. El sistema actualizará los montos de los aportes y conceptos por
liquidar al empleado. Una vez que se ha ejecutado esta operación, si
no existe ningún problema, el sistema enviará un mensaje en el que
anuncia que el proceso terminó correctamente. En caso de haberse
indicado, este proceso además realiza el cálculo de la parte
correspondiente a la planilla del empleado, dejando el registro de la
nómina como Modificada.
3. La carpeta Resumen presentará los resultados del proceso de
cálculo desglosando los montos en beneficios, aportes y
deducciones que se aplican al empleado.
4. Si el usuario requiere realizar alguna modificación a los montos de
los aportes calculados o ingresar algún concepto dentro de la
liquidación, puede realizar las modificaciones y luego volver a
presionar el icono .
6. Si en la carpeta Empleado se había marcado el check de Aplicar
5. Cuando el sistema tiene activo este icono la liquidación se encuentra
en estado Planeada o Modificada.
Dentro de la sección “Aplicación de la Liquidación de Empleados”
en la página 343 se puede consultar un ejemplo numérico del
cálculo de una liquidación de un empleado específico.
¿Cómo Aprobar la Liquidación del Empleado?

El procedimiento para aprobar una liquidación es el que describe a
continuación:
1. Dentro de la pantalla de Creación - Modificación para Liquidación
de Empleados ingrese los datos de la liquidación.
2. Calcule la liquidación del empleado por medio del icono . Si
necesita realizar modificaciones, ingréselas y luego refresque los
datos por medio del icono . En este punto la liquidación se
encuentra en estado Calculada o Modificada.

3. Para aprobar presione el icono . Al correr el proceso de
aprobación el sistema desactiva el icono y la liquidación queda
en estado Aprobada. También hay opción de menú.
Si no existe ningún problema en la configuración de la liquidación,
el sistema envía un mensaje avisando al usuario que el proceso se
realizó correctamente.
4. La acción existe desde que se crea el registro de liquidación. La
acción de personal sigue con estado No Aprobada con el fin de
evitar que su estado pueda ser cambiado desde el mantenimiento de
acciones de personal o por el proceso de aplicación de acciones.
Por quedar la acción en estado no aprobada el proceso de
aplicación de acciones no podrá contemplarla al ser
ejecutado.
5. Cuando se aprueba la liquidación el sistema bloquea la edición de
cualquier registro. Se habilita cuando la liquidación está en estado
Calculada y permanece inhabilitada en el resto de los estados.
6. Si no se tiene activa la integración contable, la liquidación
simplemente cambia su estado. Pero si por el contrario si se tiene
integración contable, el sistema genera el preasiento donde el
sistema desplegará la pantalla de Preasiento para que sea
revisado por el usuario.
En esta pantalla se visualizan los tabs Preasiento y Bitácora de
Errores, donde en el primero se observa lo que sería el asiento que
posteriormente será generado con la aplicación de la nómina.
Pantalla de Preasiento

En esta pantalla se visualizan los tabs Preasiento y Bitácora de
Errores, donde en el primero se observa lo que sería el asiento que
posteriormente será generado con la aplicación de la nómina.
Si antes de generarse el preasiento se encuentra que hay relaciones
centro de costo y cuenta contable que aún no han sido agregadas al
respectivo concepto se mostrará un error y el detalle de cuáles son
estos. Para mayor detalle de como solventar esta situación, consultar
el manual de usuario del módulo de Control de Nóminas.
Mensaje de error en Aprobación de la liquidación
Detalle del error en Aprobación de la liquidación
Si el preasiento se genera bien, al presionar el icono entonces el

sistema evaluará cada una de las líneas y aprobará la liquidación.
Si adicionalmente se tiene activo el parámetro de habilitar la
Integración con Control Presupuestal y se haya asignado
un presupuesto a la liquidación, en el segundo el tab se mostrará el
detalle de los errores que se necesiten solventar para la generación
del preasiento, y así el Apartado Presupuestal que generará
adicionalmente el proceso.

Pantalla de Preasiento
Es importante aclarar que las casillas que aparecen en la parte

superior de la ventana, Presupuesto y Movimiento de Apartado,
se visualizarán y serán llenadas por el sistema únicamente si en los
parámetros del módulo se encuentra marcada la opción de
Integración con Control Presupuestal y el que el Apartado
haya sido generado cuando se haya aprobado el preasiento. Véase el
punto 7 de esta sección.
Cuando el proceso de aprobación de la liquidación se ha finalizado,
el estado de la liquidación cambiara a Aprobada.
6. Si el usuario requiere volver a realizar un cálculo o realizar
modificaciones a la liquidación puede utilizar el icono con el
que se revierte la aprobación. Al presionar este icono el sistema
habilitará las casillas para modificaciones antes de volver a aplicar
la aprobación y devolverá el registro a estado Calculada.
En este caso el sistema también envía un mensaje de confirmación
del proceso.
Cuando se realizan modificaciones que provocan cambios en el
monto por liquidar al empleado, el registro cambiará su estado a
Modificada y se activará otra vez el icono para poder
recalcular.
7. Luego de realizar modificaciones para aprobar nuevamente el
registro se vuelve a presionar el icono . Al finalizar esta
operación el estado de la liquidación es Aprobada.

Dentro de la sección “Aplicación de la Liquidación de Empleados”
en la página 343 se puede consultar un ejemplo numérico de la
aprobación de la liquidación de un empleado específico y los
movimientos contables que implica.
¿Cómo Ejecutar la Liquidación del Empleado?

1. Esta operación se ejecuta dentro de la pantalla de Liquidación de
Empleados por medio del icono de aplicar liquidación , este
proceso de aplicación se da para aquellos registro cuyo estado este
Aprobada.
2. Con esta operación el sistema despliega una pantalla denominada
Liquidación del Empleado en donde se presentan las siguientes
casillas:
Al activar el check de , el
sistema habilita busca si el empleado se encuentra incluido en nóminas
que se encuentren en estado Inicializada, Modificada o Calculada y lo
excluye de las mismas, asumiendo que el usuario está indicando que ya
el empleado no recibirá pago alguno por motivo de planilla.
Al activar el check de , se aplicara la
liquidación pero adicionalmente se creara una nueva acción de
contratación para el empleado quien continuaría laborando para la
empresa, el sistema habilita las siguientes casillas:
Fecha de Acción: fecha de acción del nuevo ingreso del
empleado a la empresa.
Fecha Rige: fecha en que regirá la acción del nuevo ingreso
del empleado a la empresa, debe ser una fecha posterior a la
fecha de salida del empleado.
Si la cantidad de días entre la fecha de salida y la nueva fecha
de ingreso es menor o igual a la cantidad indicada en el campo
Nº de días máximo entre contratos para mantener
antigüedad de empleados de la carpeta Contratos en los
Parámetros del Módulo, el empleado mantendrá activos los
contratos.
Tipo de Acción: Tipo de acción para la nueva acción de
contratación.
Estado del Empleado: estado del empleado para la acción.
Al activar el check de ,
el sistema utilizará como fecha del asiento contable la fecha de salida
indicada; si no se activa este check el habilita una casilla donde el
usuario podrá indicar una fecha diferente.

3. Presione el botón Aplicar que se encuentra en la parte inferior de la
pantalla.
Pantalla de Liquidación de Empleado
4. El proceso de liquidación y aplicación implica:

 Cambiar el estado de la liquidación de Aprobada a Aplicada.
 Aprobar la acción de personal asociada a la liquidación.
 Aplicar la acción de personal, cambiando el estado y la fecha de
salida del empleado si es acción de tipo “terminación de contrato”.
Además de señalar en las notas de la acción empleado que se
liquida, indicando el número de liquidación.
 Si hay control de plazas en Recursos Humanos, reducir el
número de empleados de la plaza si es acción de tipo “terminación
de contrato”.
 Si hay integración contable, generar el asiento contable de la
liquidación del empleado utilizando en el asiento las cuentas
contables de los conceptos y la cuenta contable para balanceo
configurada en los parámetros del módulo de Recursos
Humanos. Además se elimina el preasiento.
 Cambiar el usuario, fecha y hora en que se efectuó la aplicación de
la liquidación dentro de la carpeta Auditoria de la pantalla de
creación - modificación de liquidaciones.
 Si se indicó cerrar contratos, cambiar el estado de los contratos del
empleado de Activo a Inactivo y las fechas de vencimiento de
los contratos, señalando en las notas del contrato que el estado del
mismo cambia por causa de la liquidación identificada por el
número consecutivo asignado.
 Si se tiene activa la integración con el módulo de Control
Presupuestal se reversa el apartado generado en la aprobación
de la liquidación, y se genera el ejercido presupuestal
correspondiente. Para mayor detalle sobre los movimientos
presupuestales, consultar el manual de usuario del módulo de
Control Presupuestal.
¿Cómo Imprimir Liquidaciones?

La impresión del desglose de liquidaciones se puede realizar de dos formas:
 dentro de la pantalla principal de Liquidación de Empleados y
 dentro de la pantalla de creación - modificación de Liquidación de
Empleados
El procedimiento para imprimir las liquidaciones de los empleados es el que se
presenta a continuación:
1. Si está dentro de la pantalla principal marque el registro de interés
con el highlight. Si está dentro de la pantalla de mantenimiento de
liquidaciones solo busque el registro de liquidación a imprimir.
También existe opción de menú.
2. Presione el icono . El sistema desplegará una pantalla de

selección de opciones de impresión denominada Impresión de
Liquidaciones con las siguientes casillas:
Incluir en Impresión: bajo este título se encuentran las siguientes opciones:
 Características del empleado: la liquidación impresa estaría
incluyendo en todos los casos el código, nombre, fecha de ingreso y fecha
de salida del empleado. No obstante, con esta opción el usuario podrá
elegir si desea que se incluyan en la impresión el centro de costo,
departamento, puesto y plaza del empleado mediante este indicador.
 Números de acciones: números de acciones de personal de
contratación y fin de contrato del empleado: la liquidación incluiría los
números de las acciones de personal de contrato y fin de contrato junto a
las fechas de ingreso y salida del empleado.
 Condiciones de pago: en cuyo caso se incluirían la cuenta bancaria,
el número de documento de pago generado y la fecha de retiro de pago en
la impresión.
 Detalle de contratos cerrados: en caso de marcarse, la impresión
incluiría el detalle de los contratos que se cierran con la liquidación del
empleado.
 Notas Finales: da la opción de incluir o no las notas finales que se
configuraron en los parámetros del módulo para las liquidaciones de
empleados en general.
Ordenar Conceptos: se debe marcar una de las siguientes opciones.

 por tipo: da la posibilidad al usuario de ordenar el detalle de los
conceptos que se consideraron en la liquidación por el tipo de concepto,
de modo que queden agrupados en las diferentes categorías.
 por secuencia: el campo de secuencia fue incluido con la finalidad de
que el usuario pueda especificar el orden exacto en que desea que se
impriman los conceptos de la liquidación. Esta sería la opción por
omisión de ordenamiento del detalle de conceptos aplicados.
Pantalla de Impresión de Liquidación
3. Presione el botón Imprimir ( ) que se encuentra en la

parte inferior de la pantalla. Una vez que la impresión ha sido
definida se imprime la liquidación utilizando el formato configurado
en los parámetros del módulo dentro de la casilla Formato por
Omisión dentro de la carpeta Liquidaciones, sin embargo el
usuario tiene la posibilidad de cambiar dicho formato antes del
proceso.
A continuación se presenta el formato del documento impreso el cual contiene
un desglose de la información del empleado como la cantidad de días, meses y
años laborados para la empresa, las fechas de entrada y salida, el número de
acción de personal asignado a la liquidación, etc.

Reporte de Impresión de Liquidación de Empleado
¿Cómo Emitir un Pago de Liquidación de un

Empleado?
Desde la tabla no modificable de Liquidación de Empleados se puede
acceder una tabla para emisión de pagos desde la cual el usuario puede generar
e imprimir documentos de pago por liquidaciones.
El procedimiento es el siguiente:
1. Dentro de la pantalla principal de Liquidación de Empleados,
presione el icono esto desplegará una ventana denominada
Emisión de Pagos por Liquidación donde la información se
presenta en forma columnas.

Pantalla de Emisión de Pagos por Liquidación
2. La tabla despliega los registros aplicados y que no hayan sido

pagados en caso de realizarse dicho pago con efectivo o por
transferencia. También se despliegan los registros aplicados que no
hayan sido pagados y los que ya fueron pagados que no hayan sido
impresos en caso de pago por cheque.
Las columnas desplegadas son las siguientes:
Número de Liquidación: identificador numérico de la liquidación.
Código de Empleado: código del empleado liquidado.
Nombre de Empleado: nombre del empleado.
Estado: estado del registro de liquidación.
Código de Moneda: código de la moneda en que se expresan los cálculos
de la liquidación.
Descripción de Moneda: nombre de la moneda.
Forma de Pago: forma de cancelación de la liquidación del empleado.
Cuenta Bancaria: cuenta bancaria de la compañía desde la que se generará
el pago de la liquidación al empleado en caso de ser cheque o transferencia.
Descripción de Cuenta Bancaria: descripción de la cuenta bancaria.
Número de Documento: número asignado al documento generado por el
proceso.
Fecha de retiro de pago: fecha en que el empleado retira su pago.
Subtipo de Documento: nombre del subtipo de documento de pago de
cada registro de la tabla.
Además, la tabla ofrece las siguientes opciones en la barra de herramientas:
Seleccionar Documento, Deseleccionar Documento y Generar Documento.
3. Una vez que se ingresa a la tabla seleccione con el icono

aquellos registros por los cuales se emitirá el pago. Puede utilizar el

icono para deseleccionar aquellos registros que no requiera
considerar.
4. Presione el icono para Generar Documentos. Se desplegará

una ventana denominada Generación de Pagos donde se
presentan las siguientes casillas:
Cuenta Bancaria: casilla presenta el código y descripción de la cuenta
bancaria asociada a la emisión de los documentos para pago de liquidación.
Esta cuenta bancaria fue especificada cuando se generó la liquidación del
empleado. Si el usuario lo requiere puede modificar la cuenta bancaria en esta
casilla, se puede invocar la consulta de cuentas bancarias con la tecla F1, el
sistema le consultara si quiere continuar con el cambio antes de generar el
documento.
Cuenta Contable: casilla no modificable que presenta el código y
descripción de la cuenta contable asociada a las transacciones contables por la
emisión de los documentos para pago de liquidación. Si Control Bancario está
instalado corresponde a un registro del módulo sino el usuario debe indicar
dicho código.
En caso que Control Bancario no esté instalado pero haya integración
contable los campos del centro de costo y cuenta contable se habilitan para
solicitar al usuario el centro de costo y la cuenta contable a utilizar para la
generación de los asientos contables de los pagos. Si Control Bancario está
instalado esta cuenta contable es la cuenta configurada en la cuenta bancaria.
No. Inicial de Cheque o Número de Transferencia: dependiendo de
forma de pago, la casilla es modificable con el consecutivo del documento que
se genera. El sistema por omisión sugiere el número del consecutivo global
que corresponde según la cuenta bancaria y la forma de pago. Pero puede ser
modificado mientras no se utilice un número que posea otro documento del
mismo tipo.
A continuación se presenta la pantalla desplegada por la opción para el caso de
generación de cheque:

Pantalla de Generación de Pagos
Esta pantalla resume la información para la generación de pagos y solicita el

número de los documentos a generar.
En caso de transferencias requiere el número de transferencia de débitos a
generar.
En caso de cheque la etiqueta cambia a número inicial de cheque y si Control
Bancario está instalado sugiere el número inicial de los cheques a generar
según la cuenta bancaria a la que van.
Si Control Bancario no está instalado o no hay integración contable, la
pantalla se modifica para no desplegar el campo de descripción de la cuenta
bancaria ni la información contable respectivamente.

Pantalla de Generación de Pagos sin Integración Contable
En caso de pago mediante efectivo, la pantalla sólo señala que se cambiará el

estado de la liquidación pues no se generará documento alguno.
Pantalla de Generación de Pagos – Forma de Pago Efectivo
5. Presione el botón Generar ( ) que se encuentra en la

parte inferior de la pantalla. El sistema generará el documento con
el correspondiente movimiento contable involucrado en la operación
(vea las secciones “Generación de Asientos Contables en el Proceso
de Liquidación de Empleados” en la página 185 y “Generación de
Cheques para Liquidación de Empleados” en la página 351 para
mayor detalle de asiento generado por este proceso).
El proceso de generación de pagos incluye las siguientes acciones:

 Si Control Bancario está instalado y la forma de pago es cheque o
transferencia, se genera en Control Bancario el Cheque o la
Transferencia Electrónica de Fondos de Débitos.
 Si hay integración contable, se genera un único asiento contable en
caso de pago mediante transferencia o un asiento contable por cada
cheque seleccionado para generación. Es decir en caso de cheque se
realiza un asiento por cheque tal y como sucede en el módulo de
Control de Nómina.
 En caso de transferencias se genera un único asiento con la suma de
los montos de todas las liquidaciones con pago por transferencia que
se seleccionaron para la generación, y también se genera una única
T.E.F. en Control Bancario.
 Se actualiza el número de documento de pago del registro de
liquidación.
 Si la forma de pago es efectivo o transferencia, se cambia el estado
de la liquidación de Aplicada a Pagada.
 En caso de ser cheque el estado de la liquidación no cambia hasta
que el cheque sea impreso ( ).
 Para el proceso de generación de documentos sólo podrán
seleccionarse al mismo tiempo liquidaciones que tengan la misma
cuenta bancaria, misma moneda y misma forma de pago y mismo
subtipo de documento.
6. Una vez que se ha generado el documento el usuario puede imprimir
el cheque en el caso que el pago se realice por este medio. Para
realizar esta operación, presione el icono para la impresión de
cheques. También hay opción de menú.
El proceso de impresión de cheques cambia el estado de la liquidación de
Aplicada a Pagada y además actualiza la columna donde se marca si el
cheque ha sido impreso en el módulo de Control Bancario.
GENERACIÓN DE ASIENTOS CONTABLES EN EL

PROCESO DE LIQUIDACIÓN DE EMPLEADOS
Liquidaciones por Pagar
En caso de integración contable el asiento generado por los pagos se generan
de la siguiente forma:

DEBE HABER
Liquidaciones por pagar xx
Bancos xx
Movimiento contable para Liquidaciones por Pagar
Para liquidaciones por pagar se usa la cuenta contable configurada en los

parámetros del módulo y que se usó en el haber cuando se aplicó la
liquidación.
En el caso de bancos se usa la cuenta contable de la cuenta bancaria si
Control Bancario está instalado o la cuenta suministrada por el usuario
antes de la generación si no lo está.
Liquidación de Empleados
De manera general, en caso de haber integración contable, el asiento contable
se genera de la siguiente forma:
DEBE HABER
Beneficios xx
Deducciones xx
Aportes xx
Liquidaciones por Pagar xx
Movimientos Contables para la Liquidación de Empleados
La cuenta contable en los beneficios y deducciones a utilizar para la

generación de asientos será la cuenta contable asociada al centro de costo del
empleado si el concepto existe en Control de Nómina. Si no existe, será la
cuenta contable indicada en la tabla de la carpeta Detalle para el concepto de
la pantalla de Creación - Modificación de Liquidación de Empleados.
La cuenta contable a utilizar en el caso de los aportes, será la contra cuenta
que se utilizó cuando se generó el asiento del cálculo de la nómina regular que
incluyó el aporte. Es decir, se utilizará la cuenta puente que se usó cuando se
generó el asiento de la nómina que calculó los aportes.
En el caso de liquidaciones por pagar se usará la cuenta configurada en los
parámetros del módulo para balancear los asientos y contra la cual se
descargarán los pagos por liquidación cuando sean generados.
DOCUMENTOS
Por medio de esta función el sistema brinda la posibilidad de crear y dar
mantenimiento a documentos maestros en Microsoft Word por medio de una
función de Word (Mail Merge de Word o Combinar Correspondencia) que
está relacionada con la opción desplegada en este menú. Con esta opción la

empresa puede crear documentos maestros para generar copias particulares por
empleado.
Al brindar el sistema esta herramienta, se facilita la creación de documentos
que requieran ser dirigidos a varios empleados, ya que se crea un solo
documento y se asignan a los campos de datos los valores que sean requeridos
por la empresa, el proceso luego los reemplaza.
Pantalla principal de Documentos
INGRESO DE DATOS
Para el registro de documentos de Recursos Humanos, el sistema desplegará
una ventana denominada Documentos en la que se debe ingresar la
Documento: nombre del documento o archivo físico de un máximo de ocho
caracteres. Se asume que tales documentos contarán siempre con la extensión
*.DOC por omisión de MSWord de Office 2003 o versión menor para
documentos. Así cuando el sistema cree un documento lo hará utilizando el
nombre de esta casilla y le pondrá la extensión *.DOC y cuando lo busque
para edición o combinar correspondencia (mail merge) lo buscará también
asumiendo que el archivo físico cuenta con esta extensión.
Descripción: una descripción del contenido del documento de un máximo
de 40 caracteres.
Guardar documento en base de datos: al marcar este check el sistema
guarda el documento en base de datos y se deshabilita la casilla Ubicación.
Ubicación: constituye la ruta de acceso al archivo físico del documento,
tiene campo para 50 caracteres. En el caso de que el usuario desconozca la
ruta, puede utilizar la tecla F1 para que el sistema despliegue la pantalla
denominada Selección de Ruta. Esta casilla se deshabilita cuando se ha
marcado el check Guardar documento en base de datos.
Notas: casilla para notas adicionales acerca del documento.

La opción para creación de documentos no le da propiedades para ser
documento maestro. En términos generales, se realizan desde el módulo las
siguientes operaciones:
 Crear o editar documentos maestros.
 Combinar correspondencia sobre documentos maestros.
A continuación se presenta la pantalla para creación y modificación de
documentos:
Pantalla de Creación - Modificación de Documentos
El módulo de Recursos Humanos requiere de alguna información referente

a la instalación de MSWord para poder realizar las nuevas funciones. Tal
información corresponde a la ruta en donde se encuentra el ejecutable de
MSWord y el idioma de aplicación y la versión.
Cuando el usuario pone en ejecución la opción de edición o la opción de
combinar correspondencia (mail merge) a un documento nuevo o existente, el
módulo buscará la ruta e idioma de la instalación de Word con la que trabajará
el sistema.
Con este icono, en caso de no existir, el proceso creará un archivo con el mismo
Editar
nombre del documento seleccionado y con la extensión *.DOC y lo abrirá para que
Documento
pueda ser editado.

Lista de Con este icono, el usuario selecciona a los empleados a los cuáles se les generará
Empleados una copia del documento seleccionado durante el proceso de “Mail Merge”
Lista a Con este icono se generará un documento con una sección para cada empleado que
Documento consistirá en una copia del documento maestro con sus datos particulares.
Con este icono, el sistema permite al usuario realizar la misma generación de

Imprimir Lista documento pero directamente en la impresora.
Con este icono se puede volver a cargar un documento que estuviera guardado en la
Actualizar
base de dato y que haya sido actualizado. El sistema pide que se indique en que ruta
Documento
se encuentra el documento actualizado.
¿Cómo Editar un Documento?

El procedimiento para editar un documento es el que se muestra a
continuación:
1. Dentro de la tabla de datos Documentos escoja uno de los
documentos marcándolo con el highlight.
2. Presione el icono Este icono también se encuentra dentro de la
ventana de Creación - Modificación de Documentos. Si es la
primera vez que se crea un documento dentro del sistema, el sistema
buscara la versión y el idioma de la instalación de MS Word de la
estación de trabajo que esté utilizando el usuario.
3. Luego de la configuración para el acceso el sistema abrirá el
programa Word con un nuevo documento denominado con el
nombre que le fue asignado en el módulo de Recursos Humanos
(si Word no estaba abierto).
4. Si la aplicación encuentra en la ubicación especificada un archivo
con el nombre indicado y con la extensión *.DOC, entonces editará
ese documento. Si no lo encuentra, asumirá que se trata de un
documento nuevo y procederá a la creación de un documento
maestro con la ubicación y nombre indicados.
Cada vez que el usuario solicite la creación o edición de un
documento, el proceso creará un archivo con el mismo nombre del
documento y con la extensión *.XLS (extensión por omisión de las
hojas de Excel de Office 2003 o versión menor) en la misma
ubicación, el cual ejercerá el papel de fuente de datos para edición
(transparente para el usuario).
5. Una vez creada esta fuente de datos, el proceso la asociará al
documento maestro, desplegará una barra de herramientas en la
parte inferior del documento. Esta barra tendrá un botón titulado
Insertar Campo de Empleado que desplegará una lista con el

nombre de todos los datos que el módulo de Recursos Humanos
pone a disposición del usuario para uso en sus documentos.
En caso de que Word no se esté ejecutando, el proceso lo pondrá en
ejecución y creará o abrirá el archivo sugerido. Si Word está activo,
el proceso se limitará a abrir el documento si no lo está o a activarlo
si éste ya estuviera abierto.
A continuación se presenta una parte de la sección de la pantalla de Word
donde se despliega el nombre de los datos:
Parte de sección de la pantalla con lista de datos de Recursos Humanos
6. Redacte el documento. Para insertar los campos de datos, debe

presionar el botón Insertar Campo de Empleado y escoger el
campo que requiera en el documento.
7. Una vez que se ha redactado el documento debe salvarlo sin variar
el nombre o la ubicación que el sistema asignó al archivo para poder
consultarlo desde el módulo de Recursos Humanos. En el caso
que es documento estuviera almacenado en la base de datos debe
volver a tomar el documento de una ruta utilizando la funcionalidad
del icono Actualizar Documento .
¿Cómo se Listan los Empleados para un

Documento?
La opción de combinar correspondencia (mail merge) le permite al usuario
seleccionar un número determinado de empleados y generar una copia de un
documento maestro para cada empleado, sustituyendo la información
particular del empleado en cada uno de los campos de datos que el usuario
puso en el documento maestro.

El procedimiento para listar los empleados para el documento es el que se
describe a continuación:
1. Dentro del módulo de Recursos Humanos, en la opción
Operación del menú principal, ingrese a Documentos. El
sistema desplegará la tabla principal denominada Documentos.
2. Marque con el highlight el documento que requiere y presione el
ícono . El sistema desplegará una ventana denominada
Empleados donde se presenta el listado de todos los empleados de
la empresa.
Pantalla de Lista de Empleados
3. Dentro de la tabla se presentan las columnas que contienen los datos

del empleado que fueron ingresados en la opción para creación y
modificación de empleados.
4. Marque con el highlight aquellos empleados a los cuales se generará
copia del documento. En caso de que sea más un empleado puede ir
marcando de uno en uno cada empleado para realizar esto marque el
primer empleado con el highlight y luego presione la tecla Ctrl,
manténgala presionada y siga marcando los otros registros con el
highlight utilizando el cursor del ratón.
5. El sistema ofrece dos posibilidades de combinación de
correspondencia (mail merge): Lista a Documento e Imprimir
Lista que se presentan en forma de iconos.
6. Como se explicó en el punto anterior, para realizar algún tipo de
generación, debe seleccionar los empleados para los cuales desea
que se genere una copia del documento maestro con sus datos
particulares y presionar el icono, dependiendo del tipo de
combinación de correspondencia (merge) que desea efectuar.
7. Para generar los documentos presione el icono y para
imprimirlos presione el icono .
8. Al igual que el proceso de creación y edición de documentos
maestros, este proceso también crea una hoja de Excel con un
encabezado idéntico al de las hojas para edición, con la diferencia
de que en esta hoja se insertará una línea por cada uno de los
empleados seleccionados con sus datos (transparente para el
usuario).
9. Según la cantidad de empleados considerada dentro del listado que
el usuario escoge para generar el documento, el sistema puede
extender el tiempo de procesamiento por lo cual enviará un mensaje
en el que informa de esta situación.
10. A continuación se presenta una pantalla de Word con un ejemplo de
un documento generado utilizando la opción de Recursos Humanos
para creación de documentos. Las palabras de mayor tamaño y
marcadas con negrita son los campos de datos insertados en el
documento:
Documento con campos de datos
EVALUACIONES
El objetivo de esta opción es llevar el registro de las fechas en que se han
realizado evaluaciones a los empleados. La pantalla que se despliega contiene
información para un empleado específico el cual debe ser definido por el

usuario para realizar el ingreso, consulta, modificación o eliminación de
información.
Se puede incluir cualquier tipo de evaluación realizada al empleado.
Evaluaciones o por medio del menú Enlaces que se encuentra en la pantalla
Pantalla Principal de Evaluaciones
INGRESO DE DATOS
La información se debe digitar directamente sobre la tabla de datos dentro de
las siguientes columnas:
Fecha de Evaluación: es el campo en que se registra la fecha en que se
aplicó la evaluación al empleado.
Evaluación: es un campo libre, se permite establecer cualquier nombre,
código, número, que el usuario defina para identificar la evaluación.
Próxima Evaluación: es la fecha en que debe aplicarse la próxima
evaluación al empleado. El valor que se defina en esta columna se desplegará
en el campo correspondiente en la carpeta Otros de la opción Mantenimiento
de Empleados.
Notas: espacio libre para que el usuario establezca algún comentario que
considere conveniente.

ACCIDENTES
El objetivo de esta opción es llevar registro de los accidentes que haya sufrido
el empleado con el fin de controlar las causas de accidentes laborales.
Accidentes o por medio del menú Enlaces que se encuentra en la pantalla de
Pantalla Principal de Accidentes
INGRESO DE DATOS
La pantalla despliega las siguientes columnas:
Fecha: corresponde a la fecha de ocurrencia del accidente.
Tipo de Accidente: se debe definir el tipo de accidente, según el listado que
se haya establecido en la opción de “Tipos de Accidente” en la página 46 del
menú de Administración.
Lugar: lugar donde ocurrió el accidente. Es un campo modificable, el usuario
puede definir el lugar sin seguir un patrón preestablecido.
Causa: situación que provocó el accidente.
Efecto: efecto que el accidente tiene sobre el empleado.
Descripción: detalle de la consecuencia del accidente.
Días de Incapacidad: cantidad de días que el empleado debe dejar su
puesto de trabajo debido al accidente.

Número Acción: número de la acción de personal en la que se establece la
incapacidad del empleado. Si el usuario requiere realizar la consulta del
código de la acción de personal debe presionar la tecla F1.
Notas: espacio disponible para que el usuario establezca algún comentario
adicional.
Puesto: puesto que ocupa el empleado dentro de la empresa.
Departamento: departamento al que pertenece el empleado que ha sufrido el
accidente.
ENCUESTAS SALARIALES
El análisis de las encuestas salariales se lleva a cabo para los puestos
establecidos en la empresa. La pantalla desplegada por la función presenta el
detalle de las encuestas salariales para un solo puesto a la vez.
Esta opción establece una comparación, para puestos semejantes, entre
diferentes escalas salariales del mercado, el mínimo establecido por ley, y el
pagado por la compañía. El objetivo es evaluar el salario pagado por la
empresa, para cada puesto, con respecto a lo que otras compañías ofrecen.
La pantalla principal de la función es la siguiente:
Pantalla de Encuestas Salariales

INGRESO DE DATOS
El sistema habilitará la tabla para ingresar los datos dentro de las siguientes
columnas:
Fecha: fecha en que se hizo la comparación.
Mínimo Mercado: salario mínimo, para puestos semejantes, que pagan otras
empresas.
Cuartil 1, 2 y 3: valores intermedios, entre el mínimo y máximo, que pagan
otras empresas para puestos similares.
Máximo Mercado: mayor salario que se paga en otras empresas para un
puesto similar.
Moda Mercado: monto del salario que más se paga en la muestra analizada.
Promedio Mercado: salario medio de los datos analizados.
Mínimo Ley: salario mínimo que establece la legislación nacional, para
puestos similares.
Compañía: promedio que paga la empresa al puesto analizado.
COMPARACIÓN DE SALARIOS
Este proceso genera una consulta que permite comparar la información salarial
de los empleados con la correspondiente del puesto y las encuestas salariales
seleccionadas. Despliega los valores de los salarios de todos los empleados de
los distintos puestos según el rango escogido pero no permite ingresar o
modificar información.
La opción combina la información del empleado (de Mantenimiento de
Empleados), de los Puestos establecidos (en Administración) y la obtenida
en la Encuesta Salarial, para obtener información cruzada que permite
establecer la condición de cada empleado, en lo que a salario se refiere, con
respecto a otros empleados de la empresa y también respecto a personas que
ocupan puestos similares en el mercado laboral.
La pantalla principal permite filtrar la información por medio de la definición
de rangos para los siguientes parámetros de filtro de información:
 Rango de Centros de Costo
 Rango de Departamentos
 Rango de Puestos
 Fecha de Encuesta Salarial

Rangos para determinar la Comparación de Salarios
Al definir los parámetros de filtro, las columnas desplegadas se refieren a:

Empleado: código de identificación del empleado dentro de la empresa.
Nombre Empleado: nombre de pila del empleado.
Puesto: código de la ocupación del empleado en la compañía, según los
puestos definidos en Administración.
Descripción Puesto: nombre del puesto.
Departamento: código del área funcional de la empresa en que trabaja el
empleado.
Descripción Departamento: nombre del departamento.
Centro Costo: código del centro de costo al que está ligado el empleado.
Descripción Centro Costo: nombre del centro de costo.
Mínimo Puesto: salario mínimo, definido para el puesto en el menú de
Administración.
Máximo Puesto: salario máximo, definido para el puesto en el menú de
Administración.
Actual Puesto: salario que actualmente se paga al puesto que pertenece el
empleado.
Salario Empleado: salario promedio que ha tenido el empleado durante el
lapso que cubre la consulta.
Mínimo Ley: salario mínimo que establece la legislación nacional, para
puestos similares.
Mínimo Mercado: salario mínimo, para puestos semejantes, que pagan otras
empresas.
Cuartil 1: valor intermedio, entre el mínimo y máximo, que pagan otras
empresas para puestos similares. Este valor, se refiere a un valor intermedio
inferior.
empresas para puestos similares.
empresas para puestos similares. Este valor, se refiere a un valor intermedio
superior.
Máximo Mercado: mayor salario que se paga en otras empresas para un
puesto similar.
Salario Compañía: promedio que paga la empresa al puesto analizado.
La pantalla despliega una serie de columnas que contienen toda la
información, sin embargo el usuario puede capturar estos datos y trasladarlos a
Excel, por medio de la opción Excel! o bien, con el icono para hacer un
análisis más gráfico y exhaustivo de los datos.
Promedio Mercado: salario medio de los datos analizados.
Fecha Encuesta Salarial: dentro de columna se despliega la fecha en la
cual fue registrada la encuesta salarial consultada.
Moda Mercado: monto del salario que más se paga en la muestra analizada.
Pantalla de Comparación de Salarios
El sistema despliega los datos almacenados en la base, la información no está

ordenada de modo que se permita una fácil toma de decisiones. Sin embargo,
por medio de la opción de Traslado de datos a Excel, el usuario puede obtener
un reporte que esté adecuado a sus requerimientos de información.

CAPÍTULO 6
Consulta
NOTA INTRODUCTORIA
La opción de Consultas tiene un submenú con las opciones de Descuento
de Saldos de Acciones, Acciones por Empleado, y Saldos de
Vacaciones por Año.
Estas opciones muestran información que permite llevar el control de cuánto
se ha aplicado de una acción de personal particular en las planillas, el historial
de acciones que se han aplicado a un empleado, y el desglose del control de
saldos de vacaciones por año cuando este habilitado, respectivamente.
DESCUENTO DE SALDOS DE
ACCIONES
El objetivo de esta opción es brindar información de los saldos de las acciones
de personal de tipo incapacidad, permiso con y sin goce de salario, o goce de
vacaciones y vacaciones adicionales. El descuento de estos saldos se realiza
desde el módulo de Control de Nómina según para el tipo de acción de
personal se calculen, en las nóminas que coincidan con el periodo de la
nómina en proceso, conceptos que utilicen en su fórmula primitivas que
descuenten los saldos de las acciones de personal, tales como
AcumuladoAccPersSaldo() y SaldoAccPers() por ejemplo.
Recursos Humanos Consulta  199

Pantalla Consulta de Descuentos de Saldos de Acciones de Personal
Esta pantalla presenta las siguientes casillas:

Número Acción: número asociado a la acción de personal.
Tipo Acción: tipo de acción de personal, presentará alguno de los siguientes
valores: incapacidad, permiso con y sin goce de salario, o goce de vacaciones
y vacaciones adicionales.
Descripción: descripción asociada al tipo de acción de personal.
Empleado: código del empleado al que se le generó la acción de personal.
Nombre: nombre del empleado asociado al código.
Departamento: código del departamento asociado al empleado.
Puesto: código del puesto del empleado.
Nómina: código del tipo de nómina.
Número Nómina: número de nómina.
Liquidación: número de liquidación, si el saldo de la acción fue aplicado a la
liquidación del empleado.
Días Aplicados: cantidad de días aplicados del total correspondiente a la
acción.
CONSULTA DE ACCIONES POR

EMPLEADO
El objetivo de esta consulta es proporcionar un historial de las acciones de
personal, relacionadas con un empleado, durante un período de tiempo.

Consulta de Acciones por Empleado
CONSULTA DE SALDOS DE
VACACIONES POR AÑO
Esta opción se encuentra disponible únicamente cuando en los Parámetros
del Módulo del módulo de Control de Vacaciones se encuentra activa la
opción de Habilitar Control de Saldos de Vacaciones por Año.
El objetivo de esta opción es permitir consultar la información correspondiente
a las capas de cada año en que el empleado haya acumulado días de
vacaciones llevando un control de las acciones de personal de ese tipo y de las
de goce de vacaciones, tanto para las vacaciones de ley como para las de
vacaciones adicionales, esto según como en el Régimen Vacacional asociado
al empleado se haya definido este control como año Natural o Año Laboral
por fecha de ingreso, antigüedad en la empresa o antigüedad de gobierno.

Pantalla Consulta de Descuentos de Saldos de Acciones de Personal
Esta pantalla presenta las siguientes casillas:

Empleado: código del empleado al que pertenece la capa del año que se
indica.
Nombre: nombre del empleado asociado al código.
Régimen: Código del régimen vacacional asociado al empleado.
Descripción: Nombre del régimen vacacional asociado al empleado.
Año: Año al que corresponde la capa de control de saldo de vacaciones.
Acumulado: Cantidad de días que el empleado ha acumulado en este
periodo. Corresponde a la suma de días de las acciones del tipo de
acumulación de vacaciones.
Saldo Actual: Cantidad de días que el empleado tiene pendientes de este
periodo. Corresponde a la diferencia entre el total de días de las acciones del
tipo de acumulación de vacaciones y el total de días de las acciones de goce de
vacaciones.
Acumulado Adic.: Cantidad de días que el empleado ha acumulado en este
periodo. Corresponde a la suma de días de las acciones del tipo de
acumulación de vacaciones adicionales.
Saldo Actual Adic: Cantidad de días que el empleado tiene pendientes de
este periodo. Corresponde a la diferencia entre el total de días de las acciones
del tipo de acumulación de vacaciones adicionales y el total de días de las
acciones de goce de vacaciones adicionales.

Desglose de las Permite acceder la pantalla que despliega el desglose por
acciones de acciones de personal del registro de la capa seleccionada. Esta
personal de pantalla no es modificable, es de consulta.
goce o
acumulación de
vacaciones
¿Cómo Consultar el desglose de las acciones de

personal de goce o acumulación de vacaciones?
No todas las capas tendrán acciones ya aplicadas sin embargo la ventana se
abrirá para consultarlo.
El procedimiento para consultar las observaciones de las solicitudes de
1. Ingrese a la pantalla denominada Consulta de Saldos de
Vacaciones por Año y seleccione con el highlight el registro de la
capa del empleado que requiere consultar.

de la pantalla o bien, seleccione la opción Desglose Vacaciones que
se encuentra en el menú de las opciones de la ventana.
Pantalla de Desglose de Días de Vacaciones por Año
La información del desglose no es editable. Lo que se despliega es un detalle

de las acciones de personal de los tipos mencionados anteriormente que
afectan los saldos de vacaciones del empleado con fecha rige dentro del año
correspondiente a la capa seleccionada.

CAPÍTULO 7
Reportes
NOTA INTRODUCTORIA
En este capítulo se explican los diferentes reportes que se pueden obtener en el
módulo de Recursos Humanos. Estos corresponden a:
 Permanencia y Rotación de Personal
 Permanencia en Puestos
 Número de Accidentes
 Listado de Cumpleañeros
 Resumen de Plazas
 Ausencias
 Avisos
 Académicos
 SICERE – CCSS (Sistema Centralizado de Recaudación - Caja
Costarricense del Seguro Social) de Costa Rica
 Notificaciones para el S.U.A. (Sistema Único de Autodeterminación)
de México
 Notificaciones para el I.M.S.S. (Instituto Mexicano del Seguro
Social) de México
 Reporte INSS (Instituto Nicaragüense de Seguridad Social) de
Nicaragua
En todas las opciones el usuario puede determinar rangos de datos para
desplegar en el reporte por medio de los parámetros que son presentados en las
pantallas de filtro. Además es posible establecer el orden en que la
información es distribuida, o bien si se prefiere un reporte detallado o
resumido.
Cada filtro es propio para el reporte que se va a generar. Si el usuario desea
desplegar toda la información contenida en la base de datos, es decir, sin
restringir a un rango de fechas, nóminas, empleados, entre otros; solamente se
Recursos Humanos Reportes  205

deben dejar los campos de la pantalla del filtro en blanco (no debe ingresar
ningún dato).
PERMANENCIA Y ROTACIÓN DE
PERSONAL
Este reporte muestra datos sobre la permanencia promedio de los empleados
en la empresa para un período de tiempo específico además de calcular índices
de rotación que apoyen la toma de decisiones.
Dentro de los datos desplegados se muestra información referente a las fechas
de inicio y fin de labores de cada uno de los empleados considerados, con base
en la Fecha Rige de las acciones de personal de tipo "Contratación" y
"Terminación de Contrato" que se hayan aplicado y brinda información sobre
la cantidad de días que cada empleado laboró en la empresa. También
presenta a modo de resumen el total de días que los empleados laboraron en la
empresa así como el promedio de días laborados por empleado.
CREAR REPORTE DE PERMANENCIA Y

ROTACIÓN DE PERSONAL
La opción presenta una pantalla con dos carpetas donde se pueden configurar
las características que desplegará el reporte.
General
En la primera de las carpetas se define el filtro que seleccionará los registros
que se presentarán en el reporte por medio de los siguientes parámetros:

Pantalla General de Permanencia y Rotación de Personal
Rango de Fechas: período de fechas de las acciones de personal de tipo

"Terminación de Contrato" que serán consideradas en el reporte y que
corresponden a la Fecha Rige de éstas.
Rango de Plazas: códigos de Plazas entre los que serán considerados los
empleados en el reporte.
Rango de Puestos: códigos de Puestos entre los que serán considerados los
empleados en el reporte.
Rango de Nóminas: códigos de Nóminas entre los que serán considerados
los empleados en el reporte.
Rango de Departamentos: códigos de Departamentos entre los que serán
considerados los empleados en el reporte.
Rango de Centros de Costo: códigos de Centros de Costo entre los que
serán considerados los empleados en el reporte.
Rangos de Regímenes Vacacionales: códigos de Regímenes
Vacacionales entre los que serán considerados los empleados en el reporte.
Sexo del Empleado: género de los empleados que serán considerados en el
reporte.

Incluir Contratos con: en este campo se debe establecer si se consideran
acciones de personal de tipo "Contratación" que definen el estado del
empleado según los parámetros
 Estado Temporal: este aspecto se refiere específicamente a empleados
que son contratados temporalmente para realizar un proyecto específico.
 Fecha de Vencimiento: su contrato tiene un período después del cual
vence.
Imprimir acciones de personal inconsistentes: si se marca esta opción
el sistema ubicará y desplegará las acciones de personal del mismo tipo que se
repitan para un empleado. Este campo determina si se presenta o no la
segunda parte del reporte.
Índices
En la segunda carpeta se definen los índices de rotación de personal que se
desea se calculen en el reporte. Como se puede observar estos índices se
calculan seguidamente después del listado de empleados y de los promedios.
Los campos que despliega la pantalla para el cálculo de índices son:
Pantalla Índices de Permanencia y Rotación de Personal
Calcular índices para análisis de: en este campo se despliega un listado

de los índices de rotación de personal que el sistema calcula. El usuario puede
elegir cuál se presentará, únicamente al marcar la línea correspondiente. A
saber, los índices corresponden a:
 Recursos Humanos (Planeamiento)
 Pérdida de Personal (con promedio de empleados)
 Pérdida de Personal (con total de empleados)
 Desvinculaciones Voluntarias
La forma en la que el sistema calcula los valores correspondientes se presenta
más adelante en esta sección.
Tipos de acción de personal para desvinculaciones voluntarias: si
el usuario escoge o marca el índice de Desvinculaciones Voluntarias,
entonces este campo se habilita. Aquí se despliegan todas las acciones de
personal creada que tengan tipo predefinido de "Terminación de Contrato", el
sistema presentará el código y la descripción de la acción de personal.
De esta manera, el usuario podrá separar de una manera definida todas las
posibles causas que se presentaron para que el empleado dejara de laborar en
la empresa.
Especificar forma de cálculo de índices: si se marca esta opción se
podrá obtener un listado con las fórmulas que se utilizan para el cálculo de
cada uno de los índices.
DATOS OBTENIDOS EN REPORTE DE

PERMANENCIA Y ROTACIÓN DE PERSONAL
En el reporte se incluyen varios indicadores importantes tales como:
 Cantidad de empleados liquidados en el período: se calcula con base
en el número de acciones de personal de tipo "Terminación de
Contrato" dentro del período, sin importar si hubo o no una acción de
personal de tipo "Contratación" anterior.
 Cantidad de empleados laborando en el período: número de
empleados que laboraron al menos un día en el período. Se calcula
como la suma de la cantidad de empleados liquidados durante el
período más la cantidad de contratos que no tienen un fin de contrato
con Fecha Rige menor a la fecha final del período.
 Promedio de empleados laborando en el período: se calcula como la
suma de los empleados que laboran en la fecha de inicio del período
más los empleados que laboran en la fecha de fin del período, el total
dividido entre dos.
 Cantidad de acciones de personal inconsistentes: corresponde al
número de acciones de personal de tipo "Contratación" o
"Terminación de Contrato" con Fecha Rige dentro del período
especificado que cumplen con alguno de los siguientes criterios:

 La acción de personal es de tipo "Contratación", pero existe otra
acción de personal con Fecha Rige inmediatamente anterior, para
el mismo empleado, definida como tipo contratación.
 La acción de personal es de tipo "Terminación de Contrato", pero
existe otra acción de personal con Fecha Rige inmediatamente
anterior, para el mismo empleado, definida como tipo
terminación de contrato.
 La acción de personal es de tipo "Terminación de Contrato", pero
no existe ninguna acción de personal de tipo "Contratación" para
el mismo empleado, con Fecha Rige menor.
Por último se despliegan varios índices para evaluar la rotación de personal
según criterios específicos, los cuales corresponden a los que se mencionan
seguidamente:
 Índice de rotación para planeamiento de recursos humanos
[ ( C + FC ) / 2 ] * 100
PEP
donde:
C = cantidad de acciones de tipo contrato durante el período.
FC = cantidad de acciones de tipo fin de contrato durante el
período.
PEP = promedio de empleados laborando en el período, que se
calcula como la suma de los empleados laborando al inicio y al final
del período dividida por dos.
 Índice de rotación para el análisis de pérdida de personal respecto

del total de empleados laborando durante el período:
FC * 100
TEP
donde:
TEP = cantidad total de empleados que laboraron al menos un día
del período
 Índice de rotación para análisis de pérdida de personal respecto del

promedio de empleados
FC * 100
PEP
 Índice de rotación para análisis de desvinculaciones voluntarias

( DV * 100 )
[( n1 + n2 + ... + nx ) / CM]
donde:
DV = número de desvinculaciones voluntarias durante el período.
n1+n2+...+nx = sumatoria del total de empleados laborando durante
cada mes que contempla el período.
CM = número de cambios de mes en el período
En el detalle del reporte se despliega una línea para cada empleado siempre y
cuando el sistema encuentre una acción de personal de tipo "Terminación de
Contrato" que tenga la Fecha Rige dentro del rango de fechas definido en el
filtro y que obligatoriamente tenga una acción de personal de tipo
"Contratación", con Fecha Rige menor o igual a la Fecha Rige del fin de
contrato. Esto significa que el sistema desplegará únicamente los empleados
que han finalizado labores en el período y que tengan acciones de personal de
contratación claramente definidas. Es decir, si se presenta el tercer tipo de
inconsistencia, de los mencionados anteriormente, el sistema no considerará
dicha acción de personal y por lo tanto no desplegará el registro del empleado.
Los otros dos tipos de inconsistencia mencionados, son tomados en cuenta en
el detalle de empleados del reporte, utilizando la Fecha Rige menor de las
acciones de personal que se repiten, para cualquier caso, ya sea Contratación o
Terminación de Contrato.
A continuación se muestra un esquema con el desglose del comportamiento de
las acciones de personal que son consideradas en el detalle de empleados:
Acciones de personal que se consideran

para el detalle de empleados
inicio del período fin del período
Contratación
Terminación de Contrato
Considerada cuando hay inconsistencias

También es posible que el sistema despliegue en el reporte todas las acciones
de personal inconsistentes, es decir, aquellas donde se presentan las
situaciones mencionadas anteriormente. Para esto, el usuario puede obtener
los números de identificación de las acciones de personal donde:
 existen dos acciones tipo "Terminación de Contrato" para un mismo
empleado, posteriores a una única acción de "Contratación"
 se presentan dos acciones tipo "Contratación" para un mismo
empleado, anteriores a una única acción tipo "Terminación de
Contrato"
 o bien, una acción de "Terminación de Contrato" no cuenta con una
acción de personal de "Contratación" que la anteceda.
Por lo tanto y como se muestra en el esquema anterior, las acciones
inconsistentes son aquellas que se presentan posteriormente a una acción de
personal del mismo tipo.
PERMANENCIA EN PUESTOS
El reporte de permanencia en puestos calcula la permanencia promedio del
personal por puesto y por departamento.
Despliega el listado de los empleados que dejaron de laborar en la empresa,
que fueron ascendidos o que cambiaron de puesto en el período de tiempo
establecido.
CREAR REPORTE DE PERMANENCIA EN

PUESTOS
La opción permite filtrar la información desplegada en el reporte según los
siguientes parámetros:
 Rango de Fechas

Pantalla Reporte de Permanencia en Puestos
Tipo: puede definir si se desea un reporte Detallado o Resumido y la

diferencia entre éstos radica en que para el primer caso se despliega el detalle
por empleado de la permanencia en el puesto (incluye fecha de inicio y fin y
número de días), mientras que en el segundo caso el detalle de los días de
permanencia únicamente se despliega por puesto, no se toma en cuenta los
empleados involucrados.
Saltar Página por Departamentos: este reporte permite iniciar en página
nueva el despliegue de información cada vez que se cambie de departamento
si se marca un Sí en la casilla.

PERMANENCIA EN PUESTOS
Este reporte se construye con base en acciones de personal "Aplicadas"
únicamente, dado que considera los movimientos generados por acciones de
tipo contratación, terminación de contrato, cambio de puesto y ascenso. Las
dos primeras cambian el estado del empleado pero no lo restauran y los otros
dos tipos no cambian el estado del empleado del todo.
Se presenta información referente a las fechas de inicio y fin de labores en el
puesto, para cada empleado, así como el número de días laborados y el estado
del empleado (dado que éste cambiará si hay terminación de contrato). El
reporte contiene totales y promedios por puesto y por departamento, además
presenta un total y promedios generales.
También es posible generar dos tipos de reporte: el resumido y el detallado,

Para la elaboración del reporte el sistema considera los movimientos de los
empleados debido a contrataciones, ascensos, cambios de puesto y
terminaciones de contrato,
Acciones de personal que se consideran

en el Reporte de Permanencia en Puestos
inicio del período fin del período
Contratación
Terminación de Contrato
Cambio de Puesto
NÚMERO DE ACCIDENTES
El reporte de accidentes despliega por período y por departamento, la
ocurrencia de accidentes. Estos son clasificados por tipo, según se hayan
definido en el menú de Administración.
Se despliega el número de accidentes por tipo, el total por departamento, el
total por período y el total general.
CREAR REPORTE DE NÚMERO DE

ACCIDENTES
La opción permite filtrar la información desplegada en el reporte según los
 Rango de Fechas
 Rango de Empleados
 Rango de Accidentes
Pantalla Número de Accidentes por año
A pesar de que se puede elegir un rango de empleados y de puestos para la

selección de registros a considerar en el reporte, estos valores no son
desplegados en el reporte.
Además es posible crear dos estilos de reporte: el detallado y el resumido los
cuales dan la oportunidad al usuario de definir el nivel de detalle de la
información que quiere adquirir por medio del reporte.
DATOS OBTENIDOS EN REPORTE DE NÚMERO

DE ACCIDENTES
Se puede obtener un reporte detallado en el cual se desplieguen los siguientes
datos:
 Período en que ocurrieron los accidentes
 Totales por departamento
 Totales por tipo de accidente
 Totales por período

También es posible obtener un reporte resumido en donde no se consideran los
tipos de accidente, únicamente se despliega la información correspondiente al
período y al departamento.
LISTADO DE CUMPLEAÑEROS
Este reporte despliega el listado, por departamento, de los empleados que
cumplen años de nacimiento en el período establecido, además de desplegar
otros datos generales sobre los empleados considerados en la consulta.
Este reporte es útil para el departamento de Recursos Humanos debido a que
con él se facilitan las actividades motivacionales que se lleven a cabo por
ejemplo.
CREAR LISTADO DE CUMPLEAÑEROS

La información desplegada en el reporte se puede filtrar según los siguientes
rangos:
 Período
 Centro de Costo
 Rango de Empleados
También es posible ordenar los registros desplegados dentro del reporte según:
 Código del Empleado
 Nombre de Empleados
 Fecha de Nacimiento
Así como también es posible definir si realizar un agrupamiento de los
registros desplegados dentro del reporte por departamento o si no es necesario.

Pantalla de Listado de Cumpleañeros
DATOS OBTENIDOS EN LISTADO DE

CUMPLEAÑEROS
El usuario puede elegir el orden en que se despliegue el listado de empleados
de manera que se facilite la consulta.
Los datos que son desplegados por este listado son los siguientes:
 Código y nombre del departamento al que pertenece el empleado.
 Código y nombre de los empleados considerados dentro del rango
definido en el filtro.
 Puesto que ocupa cada empleado.
 Fecha de cumpleaños
RESUMEN DE PLAZAS
Este reporte presenta información sobre la cantidad de plazas activas, cuáles
de éstas se encuentran ocupadas, cuáles se encuentran vacantes,
presupuestadas, inactivas, etc. También presenta un total de plazas por puesto
y por departamento.

Estos datos están ligados al parámetro global definido como “Usar control de
plazas” definido en Parámetros del Módulo.
CREAR RESUMEN DE PLAZAS

La información desplegada en el reporte se puede filtrar mediante dos
parámetros:
También es posible crear dos estilos de reporte: el detallado y el resumido.
La diferencia radica en que el primero despliega el análisis por departamento,
mientras que en el segundo caso únicamente listan los puestos y sus totales.
Pantalla Número de Plazas por Puesto

RESUMEN DE PLAZAS
Dentro del reporte detallado se presenta la siguiente información:
 Totales de plazas ocupadas
 Totales de plazas activas vacantes
 Total: Plazas Ocupadas + Plazas activas vacantes.
 Total de plazas inactivas
 Total de plazas presupuestadas
 Total de plazas: Total + Plazas Inactivas + Plazas Presupuestadas

Esta información se encuentra agrupada por puesto y desglosada por
departamento. .
Dentro del reporte resumido se presenta la siguiente información:
 Totales de plazas ocupadas
 Totales de plazas activas vacantes
 Total: Plazas Ocupadas + Plazas activas vacantes.
 Total de plazas inactivas
 Total de plazas presupuestadas
 Total de plazas: Total + Plazas Inactivas + Plazas Presupuestadas
Los totales se presentan agrupados por puesto de trabajo según el rango de
puestos considerado dentro del filtro.
REPORTE DE AUSENCIAS
Este reporte agrupa la información respectiva a los totales de ausencias
reportados dentro de la empresa para un período de tiempo específico.
El usuario puede utilizar esta información como una medida del ausentismo de
la empresa y sus causas si realiza un análisis de los lugares y momentos en los
cuales ocurrieron estas ausencias además de tomar en cuenta el tipo de
ausencia que se reporta.
Estos reportes son de ayuda para la empresa debido a que muestran el desglose
de las ausencias que se han generado en un intervalo de tiempo dado de
manera que el departamento encargado de Recursos Humanos utilice la
información suministrada por el sistema y elabore estadísticas del ausentismo
en la empresa.
Esta opción genera dos tipos de reportes de ausencias: Detallado y Resumido
lo que facilita la captura de información para el usuario.
CREAR REPORTE DE AUSENCIAS

El sistema cuenta con un filtro para la generación de reportes de ausencias que
puede seleccionar la información requerida según los siguientes rangos:

Pantalla Reporte de Ausencias
 Rango de Fechas: el usuario puede definir el intervalo de fechas

entre las que requiere que se encuentra el reporte de ausencias que va
a generar.
 Rango de Departamentos: el usuario puede escoger el intervalo
de departamentos que estarán contemplados en la generación del
reporte.
 Rango de Centros de Costo: se escoge el intervalo de
departamentos que se tomarán en cuenta para la generación del
reporte.
 Rango de Puestos: se escoge el intervalo de puestos que estarán
considerados dentro del reporte a generar.
 Rango de Empleados: se delimita el intervalo de empleados que se
considerarán dentro del reporte de ausencias.
 Rango de Ausencias: se determina el intervalo de tipos de
ausencias que pueden ser considerados para la generación del reporte.
La pantalla de filtro también presenta dos casillas de escogencia única donde
el usuario debe escoger entre las siguientes opciones:
 Ausencias: del período o todos.
 Reporte: tipo detallado o resumido
A excepción de la casilla correspondiente al rango de fechas, si el usuario
desconoce los códigos que deben ser digitados con un doble clic sobre cada
casilla puede consultar las tablas de datos de cada casilla.
AUSENCIAS
El reporte detallado de ausencias presenta la siguiente información desplegada
en forma de columnas:
 Empleado: código de los empleados del departamento que tienen
ausencias registradas.
 Nombre: nombre completo de cada empleado registrado en el listado
de ausencias.
 Fecha Rige: fecha a partir de la cual, la acción de personal
correspondiente se aplica, en este caso, la justificación de la ausencia
registrada.
 Acción: código de la acción de personal que corresponde a la
ausencia registrada para cada empleado.
 Días: detalla la cantidad de días que se tienen registrados como
ausencia para cada empleado que pertenezca al departamento en
cuestión.
Dentro del reporte se registran los datos de las ausencias registradas para el
período de tiempo especificado agrupados por departamento.
También se registra el Tipo de Ausencia que se está mostrando y los
totales:
 Por departamento: se identifica como Total Departamento y es la
sumatoria de las ausencias registradas para todos los empleados del
departamento en cuestión.
 Por tipo de ausencia
 General: identificada como Gran Total que es la sumatoria de los
totales de ausencias de los departamentos que componen la empresa.
El reporte resumido de ausencias muestra la siguiente información desplegada
en formato de columnas:
 Tipo: código del tipo de ausencia registrada.
 Descripción: detalle del tipo de ausencia registrada por el sistema.
 Justificada: determina si la ausencia está justificada o no.
 Días: detalla la cantidad de días que se tienen registrados como
ausencia para cada empleado que pertenezca al departamento en
cuestión.
Dentro del reporte se registran las filas correspondientes a los datos agrupados
por departamento de las ausencias registradas para el período de tiempo
especificado.

REPORTE DE AVISOS
Esta opción genera un reporte en el cual se detallan los datos relacionados con
el vencimiento de acciones de personal, vencimiento de contratos,
vencimiento de plazas y fechas de cumpleaños de los empleados de la
empresa.
CREAR REPORTE DE AVISOS

Cuando el usuario accede esta aplicación, el sistema le presenta una pantalla
que sirve de filtro para escoger la información que requiere ser desplegada
dentro del reporte.
La pantalla de filtro utiliza el rango de fechas como filtro de la información.
Además también presenta las siguientes opciones para ser desplegadas dentro
del reporte:
 Vencimiento de Acciones de Personal
 Vencimiento de Contratos
 Vencimiento de Plazas
 Cumpleañeros
 Evaluaciones
Pantalla de Reporte de Avisos

DATOS OBTENIDOS EN REPORTE DE AVISOS
Una vez que el usuario ha escogido las opciones de filtro de información
requeridas al presionar el botón Imprimir el sistema generará un reporte que
tiene la siguiente información:
Para Vencimiento de Acciones de Personal:

Empleado: código del empleado al cual se le ha vencido una acción de
personal.
Nombre: nombre del empleado al que se le ha vencido una acción.
Acción: código de la acción de personal que corresponde al empleado.
Tipo: código del tipo de acción registrada.
Fecha Rige: fecha a partir de la cual tiene vigencia la acción de personal.
Para Vencimiento de Contratos

Empleado: código del empleado al cual se le ha vencido un contrato.
Nombre: nombre del empleado al que se le ha vencido un contrato.
Puesto: puesto al que pertenece el empleado en la organización.
Departamento: departamento al que pertenece el empleado que se le venció
el contrato.
Fecha de Inicio del Contrato: fecha a partir de la cual inicia la vigencia
del contrato.
Para Vencimiento de Plazas

Puesto: código del puesto en el que se venció la plaza.
Descripción: descripción del puesto al que se venció la plaza.
Plaza: código de la plaza que vence en el puesto y departamento definidos.
Departamento: código del departamento al que pertenece la plaza.
Rige desde: fecha desde la cual empezó a regir la vigencia de la plaza.
Para Cumpleañeros
Empleado: código del empleado que cumple años.
Nombre: nombre del empleado que cumple años.
Puesto: código del puesto al que pertenece el empleado.
Departamento: código del departamento al que pertenece el empleado.
Fecha de nacimiento: fecha de nacimiento del empleado.
Para Evaluaciones
Empleado: código del empleado que cumple años.

Nombre: nombre del empleado que cumple años.
Fecha de Evaluación: última evaluación realizada al empleado.
Evaluación: tipo de evaluación realizada
Fecha Próxima Evaluación: siguiente evaluación que se realizará al
empleado.
REPORTE DE ACADÉMICOS
Este reporte muestra el Detalle de Académicos para los empleados de la
empresa.
CREAR REPORTE DE ACADÉMICOS

El sistema le presenta una pantalla que sirve de filtro para escoger la
información que requiere ser desplegada dentro del reporte.
La pantalla de filtro permite seleccionar la siguiente información:
 Rangos de Fechas, Inicio y Fin para los académicos.
 Rango de Académicos, un F1 que permite seleccionar los tipos de
académicos de la compañía.
 Estado del Académico, Concluido o No concluido.
 Tipo de Capacitación, Interna o Externa
Pantalla de Reporte de Avisos

ACADÉMICOS
Una vez que el usuario ha escogido las opciones de filtro de información
requeridas al presionar el botón Imprimir el sistema generará un reporte que
tiene la siguiente información:
Tipo de Académico: Descripción de los tipos de académicos seleccionados
en el filtro.
Tipo de Capacitación: los empleados se agrupan según el tipo de
capacitación.
Empleado: código del empleado que ha recibido o está recibiendo la
capacitación.
Nombre: nombre del empleado que ha recibido o está recibiendo la
capacitación.
Título: nombre del título recibido al obtener el grado académico.
Institución: se refiere a la institución educativa donde fue obtenido el grado
académico o bien donde se llevan a cabo los estudios.
Fecha fin: fecha en la cual da fin el curso específico. Se refiere sobre todo a
cursos de actualización o capacitación, los cuales algunas veces presentan
períodos de validez.
Concluido: es la indicación de si el empleado ha terminado o no los estudios
y requisitos para optar por el grado académico, o por el curso específico.
SICERE – CCSS
Ya que este reporte es un requerimiento legal de Costa Rica, el reporte sólo
estará disponible para aquellas configuraciones en donde País=Costa Rica
configurado en la licencia (Exactus.ini).
El reporte SICERE o “Reporte de Cambios en Nómina” es el requerido para
satisfacer los requisitos definidos por el Sistema Centralizado de Recaudación
(SICERE) de la Caja Costarricense del Seguro Social (CCSS). El reporte
permite la presentación de planillas mensuales por medio de la entrega de la
información de sus cambios obreros en medio electrónico.
FILTRO DEL REPORTE

La pantalla del filtro del reporte contiene dos carpetas denominadas General y
Cambios Obreros.

General
Datos del filtro:
Periodos: en este apartado se selecciona si se quiere generar el reporte
seleccionando la información por Fecha Final o Periodo, y se ingresan las
fechas del periodo de interés a reflejar en el reporte. Si se escoge Fecha Final
se deben indicar las fechas inicio y fin del mes anterior y del mes actual. Si se
escoge Periodo se debe indicar solo el mes y el año del que se tomara la
información para la generación del reporte.
Parámetros: en este apartado se deben indicar los siguientes datos:
Catálogo de Puestos: se ingresa el código del catálogo de puestos, el
sistema con la tecla F1 despliega la ayuda de la tabla de consulta Catálogos de
Puestos Externos.
Sucursal Adscrita: dentro de esta casilla se ingresa el nombre definido para
un adicional de Clases de Nómina en el que se almacena el código de sucursal
a la cual está adscrito el patrón. Con la tecla F1 se presenta la tabla de
consulta de Adicionales de Clases de Nómina.
Estado Excluyente: es una casilla opcional, si es necesario se debe indicar
un estado de empleado con el cual se omitirá en el reporte a los empleados con
ese estado. En esta casilla se puede llamar la función de consulta con la tecla
F1.
Conceptos a Restar: se seleccionan los conceptos que no deben ser
considerados como parte del salario del empleado. En esta casilla se puede
llamar la función de consulta con la tecla F1.
Tipos de Cambio: es una casilla de consulta F1 de conceptos donde el
usuario puede seleccionar cuál concepto será utilizado para calcular el tipo de
cambio tanto a nivel salarial como en el cálculo de las liquidaciones, esto debe
ser utilizado para las nóminas que se pagan en dólares, ya que el reporte se
debe realizar en la moneda local (colones). Es una casilla opcional.
Bitácora de Errores: se selecciona el archivo que detallará los errores
encontrados al tratar de generar el reporte de cambios obreros.
Incluir conceptos de liquidación de empleados: se trata de un check
que indicará si se deben considerar los conceptos de liquidación de empleados
calculados en el módulo de Recursos Humanos como parte de los datos
que se reportaran.
Incluir a todos los empleados sin importar cambio de salario se
trata de un check que indicará si se deben incluir en el reporte a todos los
empleados como parte de los que se reportaran sin importar si tuvieron
cambios o no.

Pantalla Generación Reporte SICERE - CCSS - Carpeta General
Cambios Obreros
Datos del filtro:
Jornada: código alfanumérico que representa el código de la acción de
personal de tipo predefinido “Otros” que maneja los cambios de Jornada. Esta
acción de personal sólo se utilizará para denotar los cambios de jornada y
para esto se usará el rubro adicional de acción de personal, no debe modificar
ninguna otra característica del empleado.
Pensión: código alfanumérico que representa el código de la acción de
personal de tipo predefinido “Otros” que maneja las Pensiones. Esta acción de
personal sólo se utilizará para denotar pensiones y para esto se usará el
rubro adicional de la acción de personal, no debe modificar ninguna otra
característica del empleado.
Clase Seguro: código alfanumérico que representa el código de la acción de
personal de tipo predefinido “Otros” que maneja las Pensiones. Esta acción de
personal sólo se utilizará para denotar clases de seguro y para esto se usará

el rubro adicional de la acción de personal, no debe modificar ninguna otra
característica del empleado.
Identificación: código alfanumérico que representa el código de la acción de
personal de tipo predefinido “Otros” definida para Auditoria de
Modificaciones de Empleados del campo Identificación.
Adicionales: en esta casilla se puede listar lo números de acciones de
personal que fueron aplicadas en periodos distintos al actual pero que aún
deben ser reportadas. Estas, por ejemplo, podrían ser acciones extemporáneas
que fueron aplicadas después de que se envió el último reporte pero que
debían ser reportadas en ese último.
Subtipo de Cambio Obrero: nombre del rubro adicional de acciones de
personal que contiene la información del Subtipo de cambio obrero. Esta
información es necesaria para los cambios obreros siguientes: Jornada,
Pensión, Clase Seguro e Incapacidad.
Clase de Jornada: nombre del adicional de acciones de personal que
contiene la información de la clase de jornada del obrero. Esta información es
necesaria para los cambios obreros siguientes: Jornada, e Ingresos.
Cantidad Horas Jornada: nombre del adicional de acciones de personal
que contiene la información de la Cantidad de Horas. Esta información es
necesaria para el cambio obrero Jornada.

Pantalla Generación Reporte SICERE - CCSS - Carpeta Cambios Obreros
DATOS DEL REPORTE

La información contenida en el reporte sigue el formato exigido por la CCSS
para el adecuado procesamiento del mismo. Las particularidades sobre el
formato y contenido del reporte puede ser localizado en www.ccss.sa.cr en la
sección SICERE: “Sistema Centralizado de Recaudación (SICERE)”.
Básicamente en este reporte se muestran los cambios en la condición laboral
de cada empleado que a lo largo del mes se han venido dando en la empresa.
Un empleado puede tener más de un cambio obrero durante el mes.. Los
cambios en la nómina están clasificados en las siguientes clases de cambio
obrero:
 Salario
 Ocupación
 Jornada
 Permiso

 Incapacidad
 Pensión
 Inclusión
 Exclusión
 Clase de Seguro
Algunas clases de cambios estarán asociadas a un tipo específico de cambio
obrero. En la siguiente tabla se detalla el tipo de cambio obrero por cada clase
de cambio.
CLASE DE CAMBIO TIPO DE CAMBIO OBRERO
JORNADA DIURNA
MIXTA
NOCTURNA
PARCIAL
VESPERTINA
PENSION INVALIDEZ
VEJEZ
EXTERNA (NO DE LA CCSS)
INCAPACIDAD INSTITUTO NACIONAL DE
SEGUROS
INVALIDEZ, VEJEZ Y MUERTE
SALUD, ENFERMEDAD Y
MATERNIDAD
MATERNIDAD
CLASE DE SEGUROS COTIZA SEM, IVM Y LPT
PERMISO CON GOCE DE SALARIO

SIN GOCE DE SALARIO
DESCRIPCIÓN DE LOS TIPOS DE REGISTROS O

LÍNEAS DEL ARCHIVO
El archivo de cambios en la nómina es un archivo de texto en el que cada línea
tiene asociado un tipo de registro:
 Registro del Número Patronal
 Registro del Trabajador
 Registro de Control del Archivo
Con esta clasificación para las líneas, se puede tener un solo archivo en donde
se reporten los movimientos de los trabajadores para diferentes números
patronales, de la siguiente manera:
Registro del Número Patronal 1

Registro del Trabajador 1.1

.
.
Registro del Número Patronal n
Registro del Trabajador n.1
Registro de Control del Archivo
De igual manera, también se puede manejar un solo número patronal:

DESCRIPCIÓN DEL CONTENIDO DEL ARCHIVO

POR SECCIÓN
Así como cada línea del archivo tiene asociado un tipo de línea o registro, así
también los datos que se requieren por cada tipo de línea son diferentes.
Recuerde que el archivo de cambios de nómina es un archivo de texto sin
separadores, por lo que las columnas son de ancho fijo.
En las siguientes tablas se especifica el formato, longitud y descripción de los
diferentes campos.
Registro del Número Patronal

Nombre del
Posición Formato Long Descripción Lista
campo
Valor =25
TIPO DE
1 Numérico 2 Indica el tipo de registro de que se Registros
REGISTRO
trata: Registro de número patronal.
NÚMERO Número identificativo de cada
3 Numérico 18
PATRONAL patrono (ver formato).
Indica el código de la sucursal de
SUCURSAL
21 Numérico 4 la CCSS a la que está adscrito el Sucursales
ADSCRITA
patrono.
25 PERIODO DE Numérico 6 Especifica el año y el mes de la

LA PLANILLA planilla. Formato: AAAAMM
Indica que este número patronal
en concreto va a ser suspendido.
INDICADOR DE Campo opcional.
31 Alfanumérico 1
SUSPENSIÓN
Para excluir el patrono debe
indicarse una ‘S’.
REGISTRO DE PATRONO DE LOS CAMBIOS OBREROS INFORMADOS POR SISTEMAS DE
GRANDES CLIENTES
Un registro tipo 25 por cada número patronal
Registro del Trabajador

Posición Nombre del Formato Long Descripción Lista
campo
1 TIPO DE Numé- 2 Valor = 35 Registros
REGISTRO rico Indica que el registro es de tipo “Registro de
Trabajador”
3 TIP_ Numé- 1 Tipo de identificación de la persona. Este campo Tipos de
IDENTIFICA rico deber ser codificado de la siguiente forma: identifica
CION Nacionales: 0 =cédula de identidad. Extranjeros : ción
(sólo una cédula, pero en este orden de
prioridad) 7 =número de asegurado emitida por
la CCSS.
4 NUM_IDENTI Alfanu- 25 Sólo para los trabajadores que tienen cambios.
FICACION mérico Número de identificación de la persona. Para
personas correctas Costarricenses debe
consignarse su número de cédula de identidad
con formato diez dígitos
(TIP_IDENTIFICACION: 0), por ejemplo, la
cédula 1-235-980 debe reportarse como
0102350980. Para extranjeros , deben
consignarse en primer lugar, si se conoce: El
número de asegurado de la CCSS (TIP_IDN: 7).
Si éste es desconocido, se consignará el número
del permiso de residencia (TIP_IDN: 5). Si se
desconocen los dos anteriores, se escribirá el
número de permiso de trabajo (TIP_IDN: 6). Si
se desconocen los anteriores, el número de
pasaporte (TIP_IDN: 8). Siempre, sin incluir
separadores de formato como guiones ("_") o
puntos (".").
29 APELLIDO 1 Alfanu- 20 Primer apellido del trabajador
mérico
49 APELLIDO 2 Alfanu- 20 Segundo apellido del trabajador
mérico
69 NOMBRE Alfanu- 60 Nombre del trabajador
mérico
129 OCUPACIÓN Numérico 4 Código de ocupación. Estos códigos pertenecen Ocupació

Posición Nombre del Formato Long Descripción Lista
campo
a la codificación internacional de ocupaciones y n
definidos en el catálogo de puestos externos.
133 MONTO Numérico 15 Monto del salario del trabajador. Se debe poner
SALARIO el que corresponde a esta planilla.
148 CLASE DE Alfanumé 1 Clase de seguro al que cotiza el trabajador, será Clase de
SEGURO rico SEM, IVM o ambos. Véanse en el catálogo de Seguro
códigos.
149 TIPO DE Alfanumé 2 Código que identifica el cambio realizado. Ver Tipo de
CAMBIO rico tabla de Tipos de Cambio. Si no hay cambio no Cambio
se incluye ningún registro.
151 NUMERO DE Numérico 2 Horas de la jornada diaria del funcionario. Si el
JORNADA campo tipo de cambio es "IC" Inclusión o "JO"
jornada, se informará, para el resto de tipos de
cambio, irá en blanco.
153 CLASE DE Alfanumé 3 Clase de Jornada del trabajador. Si se trata de Clase de
JORNADA rico "IC" Inclusión o "JO" jornada, se informará, Jornada
para el resto de modificaciones, irá en blanco.
156 CÓDIGO DE Alfanumé 3 Código asociado al tipo de cambio. Para los tipos Tipo de
CAMBIO rico de cambio: incapacidad, permiso, pensión, permiso,
cambio de salario e inclusión es obligatorio Tipo de
informar del código de cambio correspondiente incapacid
(véase los tipos posibles): “tipos de ad, Tipo
incapacidad”, “tipo de permisos”, “tipos de de
pensión”. En el caso de tipo de cambio "IC" se pensión.
informará la clase de salario. En el resto de tipos Clase de
de cambio no aplica mostrar código. Para más salario.
detalle ver tabla de tipificación de cambios
159 FECHA Fecha 8 Fecha de inicio del cambio. Esta fecha nos indica
INICIO el momento en que aplica la modificación en el
trabajador (también en el caso de exclusión).
Este campo es obligatorio para todos los tipos de
movimiento.
167 FECHA FIN Fecha 8 Fecha de fin del cambio. Sólo utilizaremos la
fecha para el tipo de cambio “incapacidad” y
“permiso”.
REGISTROS DE DATOS DE CAMBIOS OBREROS REPORTADOS POR LOS SISTEMAS DE
GRANDES CLIENTES
Para cada TIPO DE CAMBIO en un trabajador se INCLUIRA un registro 35. Esto quiere decir que
un trabajador podrá tener varios registros 35.

Posi- Nombre del
Formato Long Descripción Lista
ción campo

Valor = 15
TIPO DE Numéri
1 2 Indica el tipo de registro de que se Registros
REGISTRO co
trata: Registro de Control de archivo.
COD OTRA Código del tipo de cliente que envía la
Alfanu
3 INSTITUCI 3 información. En el caso de grandes
mérico
ÓN clientes deberá ser ‘PAT’.
FECHA DE
Indica la fecha en que se genera el
GENERACI
6 Fecha 8 archivo. Será de periodicidad
ÓN DEL
mensual. Formato: AAAAMMDD
ARCHIVO
TOTAL
Numéri Suma Total de registros de patronos
14 REGISTROS 10
co (por número patronal).
25
TOTAL
Numéri Suma Total de registros 35 (cambios
24 REGISTROS 10
co en cada trabajador).
35
REGISTRO DE CONTROL DE LOS CAMBIOS OBREROS INFORMADOS POR
SISTEMAS DE GRANDES CLIENTES
Un registro tipo 15 por cada archivo, Uno solo al final del archivo
DATOS ADICIONALES REQUERIDOS POR EL

REPORTE
Existen algunos datos necesarios para la generación del reporte:
Número Patronal: Consiste en el número patronal. Se utiliza el campo
existente de las clases de nómina para almacenar este dato.
Sucursal Adscrita: Sucursal de la CCSS a la cual está adscrito el patrón. Se
utiliza un adicional de la clase de nómina para almacenar este dato. Es de tipo
texto y debe tener una longitud máxima de 4 caracteres.
Tipo Identificación: Este no se debe definir como un campo o rubro adicional
de empleado, pero si es necesario explicar cómo el sistema lo interpreta. El
tipo de Identificación del empleado es un campo en el archivo y su valor
determina la naturaleza de la identificación del empleado, a saber:
- 0: Nacionales: Cédula física. En este caso el campo identificación
deberá ser igual al campo asegurado. Por tanto, se tomará el campo
identificación del empleado.
- 7: Extranjeros: Número de asegurado de CCSS. Se tomará el campo
asegurado del empleado.
NOTA: Para todos aquellos empleados cuyo país sea igual al país local del
módulo de Administración del Sistema (AS) de SOFTLAND® se
asume que el empleado es nacional y que el campo identificación del
mantenimiento de empleados corresponde a la Cédula Física Nacional. Y para

los empleados cuyo país sea diferente al definido en módulo de
Administración del Sistema se indicará que es Extranjero.
Ocupación: Define el código de la ocupación según el catálogo de puestos de
la CCSS. Se toma la información del catálogo de puestos externos. Por tanto
sólo será necesario asociar a los puestos de CN el puesto externo según el
catálogo de la CCSS. Si dicho catálogo no estuviera creado, será necesario
agregar el catálogo de puestos externos.
Cambio Obrero: La CCSS proporciona una lista con los códigos para cada
cambio obrero que deba reportarse. El reporte asigna los códigos de cambios
obreros de acuerdo a la acción de personal que se procese.
CAMBIOS OBREROS NO SOPORTADOS EN

FORMA EXPLÍCITA
Como se mencionó anteriormente, los cambios obreros se basan en las
acciones de personal del módulo de Recursos Humanos. De la lista de cambios
obreros proporcionada por la CCSS, tres de esos cambios no corresponden a
tipos predefinidos de las acciones de personal de Recursos Humanos:
Jornada
Pensión
Clase de Seguro
Para el manejo de cada uno de estos cambios obreros, debe crearse un tipo de
acción de personal con tipo Predefinido “Otros” y utilizarse los adicionales
valores de la acción de personal para almacenar los valores específicos de cada
cambio obrero. Más específicamente se debe hacer lo siguiente:
Jornada: Se crea un nuevo tipo de acción de personal con tipo predefinido
“Otros”. Para este se utilizan dos de los campos de adicionales valores de la
acción de personal para almacenar los siguientes datos:
Cantidad de Horas: Adicional que indica la cantada de Horas de la Jornada
diaria del funcionario.
Subtipo Cambio Obrero: Adicional que indica el tipo de Jornada. Cambio
obrero asociado a la clase de cambio Jornada.
Pensión: Se crea un nuevo tipo de acción de personal con tipo predefinido
“Otros”. Para este se utiliza un campo de los adicionales valores para
almacenar el valor del tipo de pensión:
Subtipo Cambio Obrero: Indica el tipo de pensión
Clase de Seguro: Se crea un nuevo tipo de acción de personal con tipo
predefinido “Otros”. Para este se utiliza un campo de los adicionales valores
para almacenar el valor de la clase de seguro:
Subtipo Cambio Obrero: Indica el tipo de seguro

Incapacidad: Aunque sí existe una acción de personal con tipo predefinido
incapacidad, se ocupa adicionalmente saber qué tipo de incapacidad se está
procesando. Para este se utiliza un campo de los adicionales valores para
almacenar el valor del tipo de incapacidad:
Subtipo Cambio Obrero: Indica el tipo de incapacidad
Tipo Acción Personal Clase Cambio SubTipo Cambio Cantidad de

Obrero Obrero Horas
No tiene asociada acción de personal. “SA” “IVM” Salario No Aplica
Un cambio salarial se da si la suma de SALARIO I.V.M
los beneficios salariales de las nóminas
aprobadas o anticipadas con fecha final “SEM” Salario
dentro del período anterior es diferente S.E.M
a la suma de beneficios salariales de
esas nóminas con fecha final de este
período reportado. NOTA: Debe “GEN” Salario
tomarse en cuenta que la suma de General
beneficios salariales debe hacerse
agrupándose por número patronal y que
la comparación con el mes anterior
también debe hacerse con este criterio
de agrupación. Recuérdese que el
reporte agrupa a los empleados por
número patronal.
No tiene asociada acción de personal. “OC” No Aplica No Aplica
Se buscan todas las acciones de OCUPACIÓN
personal aplicadas o vigentes con fecha
rige dentro del período reportado en
donde el puesto previo sea diferente a
puesto actual y no sea nulo.
Contratación “IC” No Aplica
INCLUSIÓN
Fin de Contrato “EX” No Aplica No Aplica
EXCLUSIÓN
Permiso con Goce “PE” No Aplica. Cada No Aplica
Permiso sin Goce PERMISO acción de
personal indica
si es con o sin
goce de salario.
Incapacidad “IN” “INS” Instituto No Aplica
INCAPACIDA Nacional de
D Seguros
“IVM”
Invalidez, Vejez,
Muerte
“SEM” Salud,
Enfermedad,

Maternidad
“MAT”
Maternidad
Nueva acción de personal con tipo “JO” “DIU” Diurna Número de
predefinido “Otros”. Debe ser creada JORNADA “MIX” Mixta horas de la
por el cliente “NOC” Nocturna jornada
“PAR” Parcial
“VES”
Vespertina
Nueva acción de personal con tipo “PN” “INV” Invalidez No Aplica
predefinido “Otros”. Debe ser creada PENSIÓN “VEJ” Vejez
por el cliente “EXT” Externa
Nueva acción de personal con tipo “CS” CLASE No Aplica
predefinido “Otros”. Debe ser creada SEGURO
por el cliente
FORMATO ESPECIAL DE ALGUNOS CAMPOS

Dado que el archivo es de ancho fijo, todos los campos alfanuméricos deben
completarse con espacios en blanco a la derecha. Los datos numéricos se
completan con ceros a la izquierda.
Algunos datos con formato especial son:
Número patronal
Número Patronal:
X XXXXXXXXXXXXX XXX XXX
 Descripción. De acuerdo con el documento de la Caja Costarricense
del Seguro Social: Proyecto Sustitución Número Patronal e
Identificación del Trabajador Independiente, la estructura del nuevo
número patronal, será de cuatro campos consecutivos sin separadores.
 Formato: estos cuatro campos se definen de la siguiente forma:
o Campo 1. Naturaleza del patrono (1 Dígito). Corresponde al
tipo de patrono según la siguiente codificación:
0= Persona física nacional
2= Persona jurídica
7= Persona física extranjera (Número de Asegurado de la CCSS)
9= Identifica el número patronal actual.
 Campo 2. Número de cédula (11 Dígitos)
Persona física nacional: Corresponde al número de provincia de nacimiento
seguido del tomo y asiento.

Persona jurídica: Corresponde al primer dígito de la cédula seguido del tipo de
persona jurídica y el consecutivo de cédulas jurídicas.
Persona física extranjera: Corresponde al sexo (1: hombre, 2: mujer), seguido
del año de nacimiento y el consecutivo asignado por la Caja Costarricense de
Seguro Social.
Número patronal actual: Se mantendrá hasta que los sistemas de información
estén preparados en conjunto para el cambio a nivel institucional.
o Campo 3. Segregación de planillas (3 Dígitos):
Corresponde a la identificación de cada una de las planillas
del patrono. Por ejemplo, si una persona jurídica tiene dos
negocios, deberá tener dos números, uno con 001 y otro
con 002 en este campo.
o Campo 4. Sectorización (3 Dígitos): Corresponde a la
distribución de la planilla del patrono de acuerdo con la
estructura funcional de la empresa.
Ejemplo: Número Patronal: 2 00001234567 001 000, Es decir:

Campo 1: Naturaleza del Patrono identificando que se trata de una persona
jurídica.
Campo 2: Cédula jurídica.
Campo 3: Una segregación de planilla
Campo 4: Ninguna sectorización
Se escribe en el archivo: 200001234567001000
FORMATO DEL NOMBRE DEL ARCHIVO

El nombre del archivo mensual tiene el siguiente formato
pla_AAAAMM_NºcédulaSegregado.txt., donde:
AAAA = Año de la planilla
MM = Mes de la planilla
Nº Cédula Segregado = Número de cédula de 11 dígitos y su segregado de 3
dígitos.
NOTA: Todos los caracteres alfabéticos del nombre del archivo deben ir
en MINÚSCULA.
Ejemplo del contenido del archivo

NOTIFICACIONES PARA EL S.U.A. DE
MÉXICO
Esta opción genera los archivos ASCII con la información requerida por el
S.U.A. (Sistema Único de Autodeterminación). Estos archivos contienen el
reporte de trabajadores y el reporte de movimientos utilizando los formatos
definidos por el S.U.A.
Este reporte es desplegado dentro del submenú de Reportes de Recursos
Humanos si está definido México como País dentro de los parámetros del
módulo de Administración del Sistema, de lo contrario no se despliega
dentro del listado de reportes disponibles.
La opción presenta una pantalla con tres carpetas donde se pueden configurar
las características que desplegará el reporte. Estas carpetas son:
 General: esta carpeta agrupa parámetros con los cuáles se filtran los
registros a considerar en la generación de los archivos, además del
tipo de archivo que se va a generar: notificación de trabajadores o
empleados o notificación de movimientos.
 Empleados: agrupa los parámetros propios del archivo de
contratación de empleados.
 Movimientos: tiene la misma función que la carpeta Empleados
pero respecto de los archivos de reporte de movimientos. Agrupa los
parámetros específicos requeridos para la generación del archivo
ASCII con la información de los movimientos de los empleados
durante el período especificado.
CREAR EL REPORTE NOTIFICACIONES PARA

EL S.U.A.

General
Los parámetros a definir son:
Tipo de Archivo: indicador que señala si el proceso generará el archivo con
los registros de los Empleados contratados o el archivo con los Movimientos
de los empleados para el período especificado.
 Empleados: en caso de que sea el indicador de empleados el
seleccionado, se habilitará la carpeta Empleados donde el usuario
podrá especificar los parámetros adicionales propios del archivo de
empleados.
 Movimientos: En caso de que sea el indicador de movimientos el
escogido, será entonces la carpeta Movimientos la que será habilitada
en la cual el usuario podrá señalar los parámetros adicionales
requeridos para la generación de esta clase de archivo.
Nóminas: se selecciona un rango de las clases de nóminas de los empleados
cuyos registros o movimientos se van a considerar en la generación de los
archivos.
Fechas: rango de fechas a considerar.
 En el caso de generación de ASCII con información de empleados se
considerarán los registros de empleados cuya fecha de ingreso se
encuentre dentro del rango. Esto indicará que el empleado se dio de
alta durante el período especificado.
 En el caso de generación de archivo de movimientos se considerarán
todos aquellos movimientos cuya fecha rige se encuentre dentro de las
fechas especificadas.
Estas pueden ser interpretadas desde dos puntos de vista
 Calendario: en caso de seleccionarse esta opción el usuario deberá
definir un rango de fechas cuales quiera que se considere.
 Períodos Contables: en caso de seleccionarse esta opción el
usuario deberá definir un rango de periodos contables de los que se
tomara la información para el reporte, de modo que los registros de
empleado o movimientos a considerar serán aquellos con fecha mayor
o igual al primer día del período inicial y menores o iguales al último
día del período final. Se puede utilizar la fecha F1 para desplegar la
tabla de consulta Períodos Contables.

Pantalla Generación Notificaciones para el S.U.A. - Carpeta General
Empleados
Esta carpeta agrupa los parámetros propios del archivo de contratación de
empleados. Lo que el usuario debe indicar en esta carpeta es cuál de los
rubros adicionales de empleados corresponden a cada uno de los parámetros
que se solicitan para la generación asumiendo que tales parámetros están
almacenados como rubros adicionales en el mantenimiento de empleados.
Los parámetros de la carpeta son los siguientes (todos ellos datos que se
desplegarán en el archivo ASCII):
 Registro Patronal IMSS
 Número de Crédito de INFONAVIT
 Fecha de Inicio de Descuento
 Tipo de Descuento
 Valor de Descuento
Dentro de esta carpeta cada parámetro tiene una casilla combo que muestra los
adicionales definidos para empleados, nóminas y los nuevos adicionales de
acciones de personal, de modo que sea más cómodo para el usuario indicar
cuáles de ellos corresponden.
Estos son el primer y últimos cuatro datos que conforman cada línea del
archivo a generar para empleados contratados.

Pantalla Generación Notificaciones para el S.U.A. - Carpeta Empleados
Movimientos
Esta carpeta desempeña la misma función que la carpeta Empleados pero
respecto de los archivos de reporte de movimientos. Agrupa los parámetros
específicos requeridos para la generación del archivo ASCII con la
información de los movimientos de los empleados durante el período
especificado.
Los parámetros que se deben definir son:
Registro Patronal IMSS: el campo es una casilla combo con la lista de los
rubros adicionales de empleado que estén definidos y los cuáles se asume que
se ingresó como un rubro adicional en el mantenimiento de empleados.
Folio de Incapacidad: el campo es una casilla combo con una lista de los
rubros adicionales de acciones de personal que estén definidos y los cuáles se
asume que se ingresó como un rubro adicional en el mantenimiento de
empleados.
Tipos de Movimiento: son los tipos de movimiento a reportar que el
usuario debe asociar con los tipos de acciones de personal que maneja de
modo que sean las acciones de personal de los tipos señalados y con fecha rige
dentro del período especificado las que sean consideradas en la generación del
archivo.
El juego de casilla s que son desplegadas dentro de esta carpeta es:
 Fin de Contrato

 Modificación de Salario
 Reingreso
 Aportación Voluntaria
 Ausencia
 Incapacidad
Este juego de casillas permite indicar múltiples tipos de acción de personal en
cada campo. Esto quiere decir que cada casilla presenta una clase de campo
con tabla de ayuda que permite establecer tipos de acción singulares y rangos
de tipos de acción a la vez. Para esto se utilizará la siguiente notación:
 La coma (,) funcionará como indicador de enumeración, es decir, si el
campo tiene como valor el hilera T-01,T-02,T-05 por ejemplo, esto
indicará que los tipos de acción a considerar en ese tipo de
movimiento serán la T-01, la T-02 y la T-05.
 Los dos puntos (:) funcionarán como indicador de intervalo o rango,
es decir, si un campo tiene la hilera T-01, T-02 : T-05 por ejemplo,
esto indicará que los tipos de acción a considerar en ese tipo de
movimiento serán la T-01 y todos los tipos de acción que
alfabéticamente se encuentren en el rango entre T-02 y T-05.
Pantalla Generación Notificaciones para el S.U.A. - Carpeta Movimientos

NOTIFICACIONES PARA EL S.U.A.
Una vez que los parámetros de generación estén completos y el usuario decida
generar el archivo se debe definir la ruta y nombre del archivo generado por el
proceso para que el sistema seleccione los datos y genere el archivo ASCII.
Tipo de Archivo Empleados

Si se requiere generar este archivo se debe definir en la carpeta General del
filtro el Tipo de Archivo Empleados y luego ingresar en la carpeta Empleados
los parámetros propios del archivo de contratación de empleados.
Antes de generar el reporte los rubros adicionales deben haber sido definidos
dentro de las adicionales del empleado en los parámetros globales del módulo
de Control de Nómina o en las adicionales de texto de los parámetros
globales de Recursos Humanos con las siguientes características:
Adicional para… Tipo Longitud

Registro Patronal I.M.S.S. Alfanumérico 11
Número de Crédito de INFONAVIT Numérico 10
Fecha de Inicio de Descuento Fecha 8
Tipo de Descuento Numérico 1
Valor de Descuento Numérico 4
Una vez ingresada esta información al generar el archivo se obtendrá un

reporte con el siguiente formato:
REG98765432 1-236-36996 031-236-36996 1-0236-0369 ROJAS$FLORES$GERARDO 1 0 11011995 11374 23 PRODUCCION - SECC 4563214789 15081998 0 5623 1000
REG92343522 1-345-22997 091-345-22997 1-0345-0229 LOPEZ$SOLANO$LUISA MARIA 1 0 21091996 12365 25 PRODUCCION - SECC 2365478915 15081998 1 5000 1100
REG86765754 1-808-22294 071-808-22294 1-0808-0222 GONZALES$RUIZ$GUSTAVO JOSE 1 0 9221998 13569 56 PRODUCCION - SECC 2547896321 14081998 1 2500 1200
REG54325531 1-809-33396 081-809-33396 1-0809-0333 ORTIZ$RIVERA$MANRIQUE 1 0 27171995 14562 88 PRODUCCION - SECC 1115478525 15081998 2 2456 2500
REG93456294 1-234-99895 031-234-99895 1-0234-0998 ROMERO$ELIZONDO$ROBERTO 1 0 16051995 11236 10 PRODUCCION - SECC 1475632587 25081998 3 2500 3000
REG95889553 1-407-34285 011-407-34285 1-0407-0342 SOLIS$BARQUERO$MARLENE 1 0 15061995 14789 10 PRODUCCION - SECC 3365478954 21071998 3 3214 1500
REG34556633 1-289-87693 021-289-87693 1-0289-0876 AGUSTIN$SALAZAR$ROMERO 1 0 26061997 12365 33 PRODUCCION - SECC 1122558836 13081998 3 5660 4000
REG98765432 1-789-98590 021-789-98590 1-0789-0985 RAMIREZ$RUIZ$CARLOS EDUARDO 1 0 15081995 11547 33 PRODUCCION - SECC 1455633214 10021998 3 2500 6000
REG94777454 1-578-34590 031-578-34590 1-0578-0345 CAMPOS$FUENTES$FLOR MARIA 1 0 17081998 11599 55 PRODUCCION - SECC 3365612589 11051998 3 2500 5500
REG98333447 1-606-78590 061-606-78590 1-0606-0785 ORTIZ$SALAS$ROBERTO 1 0 17081998 11258 80 PRODUCCION - SECC 1144669988 15081998 2 1256 9000
REG95744211 1-456-78991 061-456-78991 1-0456-0789 ROJAS$ROJAS$TOMAS 1 0 12111998 11478 20 PRODUCCION - SECC 2222554789 15081998 1 4789 5500
REG92344429 1-345-73392 071-345-73392 1-0345-0733 CASTRO$CASTRO$PABLO 1 0 13081998 13669 20 PRODUCCION - SECC 2365456369 15111998 1 3215 8000
REG97331213 1-577-77889 071-577-77889 1-0577-0778 QUIROS$PEREZ$IVANNIA 1 0 14041998 11555 25 PRODUCCION - SECC 2152225874 25111998 2 2660 4500
REG93546233 1-689-88888 011-689-88888 1-0689-0888 SANCHEZ$SOLIS$SIDNEY 1 0 16051998 14568 10 PRODUCCION - SECC 2365485255 15051998 2 2600 5500
REG97334229 1-455-22385 011-455-22385 1-0455-0223 SALAS$FONSECA$JOAQUIN 1 0 27071998 14556 15 PRODUCCION - SECC 3321254558 15121998 3 2890 3500
Formato del reporte Notificaciones para el SUA tipo Empleado.
Las características del archivo referentes a nombre del campo, tipo de campo,
posición dentro del archivo, longitud del campo y sus características se
presentan a continuación:
Nombre del Tipo Posición Longitud Características
Campo
Registro I.M.S.S AN 1 a 11 11 Registro asignado por el I.M.S.S.
Número Asegurado N 12 a 22 11 Clave de asegurado
NIT AN 23 a 35 13 Número de identificación tributaria.
Identificación AN 36 a 53 18 Identificación del empleado
Nombre y Apellidos AN 54 a 103 50 Si el sistema utiliza el formato de

nombres separados (nombre–apellido –
apellido o apellido–apellido–nombre)
cada parte se encuentra separada por el
símbolo “$”. No debe tener puntos o
abreviados.
Valor 104 1 Tiene valor = 1
Valor 105 1 Tiene valor = 0
Fecha Ingreso F 106 a 113 8 Formato ddmmyyyy (por ejemplo
02111998)
Salario Diario Integrado N 114 a 118 5 Por ejemplo la parte entera de 102,53
(parte entera del SDI) es 102
Salario Diario Integrado N 119 a 120 2 Se calcula restando al SDI real la parte
(decimales del SDI) entera del SDI.
Descripción Departamento AN 121 a 137 17 Descripción del departamento del
empleado.
INFONAVIT N 138 a 147 10 Valor definido para el empleado que es
registrado en adicional de empleado o
adicional texto..
Fecha Descuento F 148 a 155 8 Valor definido para el empleado que es
adicional texto..
Tipo Descuento N 156 1 Valor definido para el empleado que es
adicional texto.
Valor Descuento (parte N 157 a 160 4 Por ejemplo la parte entera de 2102,85
entera) es 2102
Valor Descuento N 161 a 164 4 Se calcula restando al Valor de
(decimales) Descuento real la parte entera del Valor
del Descuento.
* Ver sección “Notas Adicionales” en la página 246 para el detalle de las

correspondencias de los datos que incluyen los archivos ASCII.
Las siglas utilizadas dentro de la tabla son:
AN = caracteres alfanuméricos
N = caracteres numéricos
F = caracteres tipo fecha
Los campos numéricos deberán ser rellenados con ceros a la izquierda hasta
completar su longitud.
Tipo de Archivo Movimientos

Si se requiere generar este archivo se debe definir en la carpeta General del
filtro el Tipo de Archivo Movimientos y luego ingresar en la carpeta
Movimientos los parámetros propios de los movimientos de los empleados
durante el período especificado o fechas especificados.
de para las acciones de personal de los parámetros globales de Recursos
Humanos con las siguientes características:
Adicional para… Tipo Longitud

Registro Patronal I.M.S.S. Alfanumérico 11
Folio de Incapacidad Alfanumérico 8
Una vez ingresada esta información al generar el archivo se obtendrá un

reporte con un formato de columnas.
Las características del archivo referentes a nombre del campo, tipo de campo,
posición dentro del archivo, longitud del campo y sus características se
presentan a continuación:
Nombre del Campo Tipo Posición Longitud Características

Registro I.M.S.S AN 1 a 11 11 Registro asignado por el I.M.S.S.
Número Asegurado N 12 a 22 11 Clave de asegurado
Tipo de Acción de personal 23 a 24 2 02 Fin de contrato
07 Modificación de salario
08 Reingreso
09 Aportación voluntaria
11 Ausencia
12 Incapacidad
Fecha Rige F 25 a 32 8 Fecha rige de la acción de personal
asignada. Utiliza formato ddmmyyyy
(por ejemplo 02111998)
Folio Incapacidad AN 33 a 40 8 Valor definido para el empleado que
es registrado en adicional de acciones
de personal.
Días N 41 a 42 2
Salario Diario Integrado N 43 a 47 5 Por ejemplo la parte entera de 102,53
(parte entera del SDI) es 102
Salario Diario Integrado N 48 a 49 2 Se calcula restando al SDI real la
(decimales del SDI) parte entera del SDI.

Notas Adicionales
Las correspondencias de los demás datos que incluyen los archivos ASCII
requeridos son las siguientes:
Dato Requerido Dato de Control de Nómina y/o

Recursos Humanos equivalente

Número de Seguridad Social Número de Asegurado
Registro Federal de Contribuyentes Número de Identificación Tributaria
C.U.R.P Identificación
Nombre Nombre
Tipo de Trabajador Se indicará siempre 1
Jornada/Semana Reducida Se indicará siempre 1
Fecha de Alta Fecha de Ingreso
S.D.I. S.D.I. ( del empleado )
Clave de Ubicación Descripción del Departamento
Fecha de Movimiento Fecha Rige de la Acción de Personal
Número de Días de la Incidencia Días de la Acción de Personal
S.D.I. o Aportación Voluntaria S.D.I. ( de la Acción de Personal )
NOTIFICACIONES PARA EL I.M.S.S.

DE MÉXICO
Esta opción presenta un reporte con tres opciones mayores que se encarga de
generar la información requerida para la notificación de contrataciones, fines
de contrato y modificaciones de salario de los empleados de una empresa en
los formatos establecidos por el Instituto Mexicano del Seguro Social
(I.M.S.S.). Cada opción mayor se refiere a cada uno de los tres tipos de
notificación mencionados.
Además, cada tipo de notificación puede ser generada tanto a través de RPT
(reporte de Crystal Reports adecuado a las dimensiones y posiciones del
formulario distribuido por el I.M.S.S. para tal efecto), como en un formato
ASCII que el mismo I.M.S.S. ha establecido para notificaciones por medios
magnéticos.
Humanos si está definido México como País dentro de los parámetros del
La opción presenta una pantalla con cinco carpetas donde se pueden
configurar las características que desplegará el reporte. Estas carpetas son:
 General: dentro de esta carpeta el usuario podrá indicar qué tipo de
reporte desea y el medio destino en que requiere el resultado.
 Parámetros: contiene las casillas requeridas para configurar
parámetros generales para la generación de cierta información que
debe incluirse en las notificaciones y que no existe como tal en el

 Filtro: agrupa los parámetros que permiten definir criterios de
filtración de datos por cuatro categorías, incluyendo fechas, tipos de
trabajador, tipos de salario y semanas o jornadas reducidas.
 Movimientos: permite indicar qué tipo de movimientos son los que
se requiere incluir en las notificaciones.
 Centro Trabajo: .
CREAR EL REPORTE NOTIFICACIONES PARA

EL I.M.S.S.
General
En esta carpeta el usuario indica qué tipo de reporte desea y el medio destino
en que requiere el resultado.
Los parámetros a definir son:
Tipo de Notificación: existen tres tipos
 Contrataciones de Empleados: indica que el reporte que se
desea generar es el de contrataciones o ingresos de empleados durante
el período especificado. Mientras esta opción esté seleccionada
permanecen inhabilitados los grupos Cambios de Salario y Fines de
Contrato de la carpeta Movimientos de este mismo filtro.
 Modificaciones de Salarios: señala que el reporte que se debe
generar es el de cambios de salario de los empleados para el período
especificado. Siempre que sea esta la selección permanecen
inhabilitados los grupos Contrataciones y Fines de Contrato de la
carpeta Movimientos de este mismo filtro.
 Fines de Contrato de Empleados: indica que la notificación que
debe ser generada será la de fines de contrato o bajas de empleados
durante el período especificado. Esta selección inhabilita los grupos
Contrataciones y Cambios de Salario de la carpeta Movimientos de
este mismo filtro.
Empleados Extemporáneos: si esta casilla se encuentra marcada indica
que se deben considerar los empleados extemporáneos dentro del reporte.
Destino: existen dos formas de generar el reporte
 Reporte: indica que el usuario requiere la salida de la notificación
vía RPT(reporte de Crystal Reports adecuado a las dimensiones y

posiciones del formulario distribuido por el I.M.S.S. para tal efecto),
probablemente para impresión de los formularios especiales que
provee el I.M.S.S. para las notificaciones que requiere. Si esta es la
selección del destino, se inhabilita el grupo Guía de la carpeta
Parámetros de este mismo filtro, pues sólo aplica para notificaciones
mediante archivos ASCII.
 Archivo: señala que se desea la notificación en medio magnético, de
modo que debe generarse la salida en el formato ASCII que el
I.M.S.S. ha preestablecido para las notificaciones por este medio.
Pantalla Generación de Notificaciones para el I.M.S.S. - Carpeta General
Parámetros
La segunda carpeta del filtro se denominará Parámetros y contiene campos
para configurar parámetros generales para la generación de información que
debe incluirse en las notificaciones.
La estructura de esta carpeta es la siguiente:
Registro Patronal IMSS: es una casilla combo no modificable que
despliega los nombres de los rubros de empleados que se han definido, de
manera que sea posible indicar cuál de ellos corresponde al identificador
patronal para el IMSS del empleado.
Para utilizar esta funcionalidad debe existir un adicional de empleado que
incluya esta información y además otros cuatro para los parámetros que se
especifican a continuación.
Tipo de Trabajador: casilla combo no modificable que despliega los
nombres de los rubros adicionales de empleado que estén definidos, de modo

que el usuario pueda indicar cuál de los adicionales de empleado corresponde
al tipo de contratación.
Tipo de Salario: igual que el campo anterior, también es una casilla combo
no modificable que incluye los nombres de los adicionales de empleado
definidos, de modo que el usuario indique cuál de ellos corresponde al tipo de
salario del trabajador.
Semana o Jornada Reducida: corresponde a un adicional de empleado
para lo cual el filtro despliega una casilla combo no modificable con los
nombres de los rubros de empleado definidos, de modo que el usuario indique
cuál de ellos corresponde al tipo de semana o de jornada reducida.
Lugar de Nacimiento: también corresponde a un adicional de empleado,
para lo cual el filtro también provee una casilla combo no modificable con los
nombres de los rubros de empleado definidos, de modo que el usuario indique
cuál de ellos corresponde al lugar de nacimiento del trabajador.
Número de Subdelegación: es un campo numérico de dos dígitos que
corresponderá a la primera parte del apartado Guía que debe incluirse en la
línea con las cifras de control que debe acompañar a cada notificación. Esta
casilla se habilita únicamente cuando el tipo de destino es Archivo.
Tipo de información: constituye un campo numérico de tres dígitos que
corresponde al tipo de información del dispositivo magnético que debe
incluirse en la línea Guía que acompaña a cada notificación generada. Esta
casilla se habilita únicamente cuando el Destino es Archivo.
Pantalla Generación de Notificaciones para el I.M.S.S. - Carpeta Parámetros

Filtro
Esta carpeta agrupa los campos que permiten definir criterios de filtración de
datos por rangos en cuatro categorías: fechas, tipos de trabajador, tipos de
salario y semanas o jornadas reducidas.
Los parámetros desplegados son los siguientes:
 Rango de Fechas
Desde: fecha a partir de la cual deben haber comenzado a regir las acciones
de personal a considerar en la notificación. Debe validar que sea menor o
igual a la fecha final del rango.
Hasta: fecha hasta la cual deben haber comenzado a regir las acciones de
personal a incluir en la notificación. Debe validar que sea mayor o igual a la
fecha inicial del rango y deberá copiar la fecha indicada en el campo final del
rango si este está vacío.
 Rango de Tipos de Trabajador
Desde: campo numérico de un dígito de longitud entre 1 y 3 que indicará el
tipo de trabajador inicial a considerar. Debe validar que sea menor o igual al
tipo de trabajador final y deberá copiar el número indicado en el campo final
del rango si este está vacío.
Hasta: campo numérico de un dígito de longitud entre 1 y 3 que indicará el
tipo de trabajador final a incluir. Debe validar que sea mayor o igual al tipo de
trabajador inicial.
 Rango de Tipos de Salario
Desde: campo numérico de un dígito entre 0 y 2 que indicará el tipo de
salario inicial de los empleados a considerar. Debe validar que sea menor o
igual al tipo de salario final y debe copiar su valor al campo final del rango
cuando éste esté vacío.
Hasta: campo numérico de un dígito entre 0 y 2 que señalará el tipo de
salario final de los empleados a considerar. Debe validar que sea mayor o
igual al campo inicial del rango.
 Semana o Jornada Reducida
Desde: identificador numérico de un dígito entre 1 y 6 que señalará el tipo de
semana o jornada reducida de los empleados a incluir en la notificación. Debe
validar que sea menor o igual al campo final del rango y copiar su valor en
éste en caso de que esté vacío.
Hasta: número de un dígito entre 1 y 6 que denotará el tipo de semana o
jornada reducida de los empleados a considerar. Debe validar que sea mayor o
igual al campo inicial del rango.

Pantalla Generación de Notificaciones para el I.M.S.S. - Carpeta Filtro
Movimientos
Permite indicar qué tipo de movimientos se requieren incluir en las
notificaciones. Los tipos de movimientos son en realidad tipos de acción de
personal en Recursos Humanos, de modo que el usuario tendrá que indicar
cuáles son los que se deben de considerar como movimientos a reportar para
cada uno de los tipos de notificación que será posible generar.
Como los tres tipos de movimiento corresponden claramente con tres tipos de
acción predefinidos de Recursos Humanos, entonces el usuario podrá
escoger si desea reportar todos las acciones de personal que tengan uno de
estos tipos predefinidos según corresponda o si desea seleccionar cuáles se
incluirán.
Para esto cada grupo correspondiente a uno de los tipos de notificación
incluirá dos botones y un campo múltiple, que puede ser consultado con la
tecla F1, de tipos de acción que operan de la siguiente forma:
Todos: indica que se incluirán en la notificación todas las acciones de
personal con tipo predefinido de:
 Contratación
 Cambio de salario
 Fin de contrato
En caso que se seleccione todos en cada opción el campo del grupo permanece
inhabilitado.

Selección particular: consiste en un casilla sin leyenda y un campo
múltiple de selección con tabla de ayuda en el que el usuario puede indicar los
tipos de acción particulares del tipo de acción predefinido correspondiente que
desea incluir en las notificaciones.
El campo múltiple con ayuda consiste básicamente en que la selección de la
tabla de consulta F1 no reemplaza el contenido de la casilla, sino que lo
concatena separado por una coma. De este modo se pueden indicar múltiples
códigos separados por comas o dos puntos según se deseen especificar
enumeraciones o rangos.
Pantalla Generación de Notificaciones para el I.M.S.S. - Carpeta Movimientos
Centro Trabajo
Da la oportunidad al usuario de definir, de una forma detallada, la dirección
que se requiere desplegar en el reporte y que se despliega bajo la sección
“Ubicación del Centro de Trabajo” en el reporte impreso.
El detalle permite además, que al imprimir el reporte se ubique cada dato
ingresado en el campo correspondiente.
Se trata de casillas de tipo alfanumérico. Los datos a definir para la dirección
son:
 Entidad
 Municipio
 Colonia
 Calle

 No. Exterior
 No. Interior
 Código Postal
Pantalla Generación de Notificaciones para el I.M.S.S. – Carpeta Centro Trabajo

NOTIFICACIONES PARA EL I.M.S.S.
proceso para que el sistema seleccione los datos y genere el reporte.
Contrataciones de Empleados
Si se requiere generar este tipo de reporte se debe definir en la carpeta
General del filtro el Tipo de Notificación Contrataciones de Empleados y
luego ingresar en las demás carpetas los parámetros propios del reporte de
contratación de empleados.
globales de Recursos Humanos.
Las notificaciones generadas como archivo ASCII deben contar con las
siguientes especificaciones:
Nombre del Campo Tipo Posic. Long. Características
Registro Patronal AN 1 a 10 10 Registro asignado por el IMSS
Dígito verificador del registro N 11 1 11vo. Dígito de la clave de asegurado.
patronal
Número de seguridad social N 12 a 21 10 Número del IMSS (clave de asegurado)
Dígito verificador de NSS N 22 1 11vo. Dígito de la clave de asegurado.
Apellido paterno A 23 a 49 27
Apellido materno A 50 a 76 27
Nombre (s) A 77 a 103 27 No deben tener puntos o abreviados
Salario base cotización N 104 a 109 6 Importe del SDI del empleado. No debe
tener punto decimal.
FILLER A 110 a 115 6 Espacios en blanco
Tipo de trabajador N 116 1 1 Trabajador permanente
2 Trabajador eventual
3 Trabajador eventual construcción
NOTA: Aquí siempre se usa (1)
Tipo de salario N 116 1 0 Salario Fijo
1 Salario variable
2 Salario mixto
Semana o jornada reducida N 118 1 1 Un día
2 Dos días
3 Tres días
4 Cuatro días
5 Cinco días
6 Jornada reducida
Fecha de movimiento N 119 a 126 8 Fecha rige de la acción de personal con
formato DDMMAAAA.
Unidad de medicina familiar N 127 a 131 3 Clínica del asegurado. Llenar espacios
en blanco.
FILLER AN 132 a 133 2 Espacios en blanco
Tipo de movimiento N 134 a 135 2 08 Reingreso
Guía N 136 a 140 5 06 Nivel central (concatenar con)
400 Movimiento normal
405 Auditoria
406 Dictamen
Clave del trabajador AN 141 a 150 10 Clave del empleado
FILLER AN 151 1 Espacios en blanco
Clave única del registro de población AN 152 a 169 18 Campo identificación de empleado
Identificador del formato N 170 1 9 (nueve)

Tanto los campos como tipo de trabajador, tipo de salario y semana o jornada
reducida deben ser campos a nivel de empleados definidos como adicionales.
La especificación de la guía se realiza a través de campos de parámetros del
proceso que incluyen el número de la subdelegación (de dos dígitos, por
ejemplo 06 para nivel central) y tres dígitos para especificar el tipo de
información del archivo ASCII: 400 si son movimientos normales, 405 si son
por auditoria y 406 si es por dictamen.
Una vez que se tenga este archivo ASCII con los registros de movimientos se
adiciona un registro más al archivo que contiene las cifras de control del envío
y que consta del siguiente formato:

ASTERISCOS AN 1 A 13 13 Llenar con asteriscos todas las
posiciones
Total de reingresos N 57 a 62 6 Total de reingresos
Guía N 132 a 136 5 Igual que el de registro
FILLER An 137 A 165 29 Espacios en blanco
Modificaciones de Salarios
General del filtro el Tipo de Notificación Modificaciones de Salarios y luego
ingresar en las demás carpetas los parámetros propios del reporte. Antes de
generar el reporte los rubros adicionales deben haber sido definidos dentro de
las adicionales del empleado en los parámetros globales del módulo de
Control de Nómina o en las adicionales de texto de los parámetros globales
de Recursos Humanos.

Dígito verificador del registro patronal N 11 1 11vo. Dígito de la clave de asegurado.
Salario base cotización N 104 a 109 6 Importe del SDI del empleado. No debe
tener punto decimal.
Tipo de trabajador N 116 1 1 Trabajador permanente
2 Trabajador eventual
3 Trabajador eventual construcción
NOTA: Aquí siempre se usa (1)
Tipo de salario N 117 1 0 Salario Fijo
1 Salario variable
2 Salario mixto
Semana o jornada reducida N 118 1 1 Un día
2 Dos días
3 Tres días

4 Cuatro días
5 Cinco días
6 Jornada reducida
formato ddmmaaaa.
Tipo de movimiento N 132 a 133 2 07 (siete) Modificación de salario
405 Auditoria
406 Dictamen

Los campos numéricos deberán ser llenados con ceros a la izquierda hasta
completar su longitud. A continuación se presenta un formato de como se
vería el reporte ASCII impreso:
completar su longitud. Tanto los campos como tipo de trabajador, tipo de
salario y semana o jornada reducida deben ser campos a nivel de empleados
definidos como adicionales.
por auditoria y 406 si es por dictamen. Una vez que se tenga este archivo
ASCII con los registros de movimientos se adiciona un registro más al archivo
que contiene las cifras de control del envío y que consta del siguiente formato:

posiciones
Total de modificaciones de N 57 a 62 6 Total de registros
salario

Fines de Contrato de Empleados
General del filtro el Tipo de Notificación Fines de Contrato de Empleados y
luego ingresar en las demás carpetas los parámetros propios del reporte de
movimiento de bajas.
globales de Recursos Humanos.

Dígito verificador del registro N 11 1 11vo. Dígito de la clave de asegurado.
patronal
formato DDMMAAAA.
Tipo de movimiento N 132 a 133 2 02 (baja) Baja o fin de contratación
405 Auditoria
406 Dictamen

A continuación se presenta un formato de como se vería el reporte ASCII
impreso:

REG98765432 1 1236369960 0 ROJAS FLORES GERARDO 150898 02 00110 EMP-162 1-236-36996 9
REG92343522 2 1145229971 1 LOPEZ SOLANO LUISA MARIA 150898 02 00110 EMP-167 1-345-22997 9
REG86765754 1 1808222941 1 GONZALES RUIZ GUSTAVO JOSE 140898 02 00110 EMP-170 1-808-22294 9
REG54325531 1 1809333962 1 ORTIZ RIVERA MANRIQUE 150898 02 00110 EMP-175 1-809-33396 9
REG93456294 4 1123499895 1 ROMERO ELIZONDO ROBERTO 250898 02 00110 EMP-191 1-234-99895 9
REG95889553 5 1407342853 1 SOLIS BARQUERO MARLENE 210798 02 00110 EMP-192 1-407-34285 9
REG34556633 7 1228987693 2 AGUSTIN SALAZAR ROMERO 130898 02 00110 EMP-200 1-289-87693 9
REG98765432 1 1789898590 3 RAMIREZ RUIZ CARLOS 100298 02 00110 EMP-202 1-789-98590 9
REG94777454 1 1578334590 3 CAMPOS FUENTES FLOR MARIA 110598 02 00110 EMP-205 1-578-34590 9
REG98333447 4 1606378590 4 ORTIZ SALAS ROBERTO 150898 02 00110 EMP-206 1-606-78590 9
REG95744211 4 1545678991 4 ROJAS ROJAS TOMAS 150898 02 00110 EMP-208 1-456-78991 9
REG92344429 7 1534573392 5 CASTRO CASTRO PABLO 151198 02 00110 EMP-210 1-345-73392 9
REG97331213 7 1757777889 3 QUIROS PEREZ IVANNIA 251198 02 00110 EMP-212 1-577-77889 9
REG93546233 4 1068988888 3 SANCHEZ SOLIS SIDNEY 150598 02 00110 EMP-215 1-689-88888 9
REG97334229 4 1645522385 7 SALAS FONSECA JOAQUIN 151298 02 00110 EMP-220 1-455-22385 9
Formato del reporte Notificaciones para el IMSS
completar su longitud. Tanto los campos como tipo de trabajador, tipo de
salario y semana o jornada reducida deben ser campos a nivel de empleados
definidos como adicionales.
por auditoria y 406 si es por dictamen.
Una vez cree se tenga este archivo ASCII con los registros de movimientos se
adiciona un registro más al archivo que contiene las cifras de control del envío
y que consta del siguiente formato:

posiciones
Total de modificaciones de N 57 a 62 6 Total de registros
salario
REPORTE INSS (INSTITUTO

NICARAGÜENSE DE SEGURIDAD
SOCIAL) DE NICARAGUA
En Nicaragua se exige a las empresas que presenten una serie de reportes
legales, dentro de los cuales está el reporte del INSS (Instituto Nicaragüense
de Seguridad Social), en dicho reporte se deben presentar los movimientos que
han tenido los empleados durante un período específico, además de algunas
características del empleado.

Humanos si está definido Nicaragua como País dentro de los parámetros del
DESCRIPCIÓN DE LAS CARPETAS DEL FILTRO
General
En esta carpeta aparecen distintos apartados en los que se definen diferentes
casillas:
Formato: se utiliza para definir el formato o tipo de reporte que se va a
generar:
 Archivo: indica que el reporte va a archivo, es decir, que se requiere
en formato separado por comas. Si está seleccionado, el proceso debe
sugerir “r_cinss.rpt” como formato del reporte.
 XML: indica que el reporte se va a imprimir en formato XML. Si está
seleccionado, el proceso debe sugerir “r_cinss.rpt” como formato del
reporte.
 Listado: indica que el reporte se requiere en formato de listado para
revisión de la información que incluye. Si está seleccionado, el
proceso debe sugerir “r_inss.rpt” como formato del reporte.
 Archivo XML: se habilita únicamente si se selecciona la opción de
Formato XML como formato del reporte. Y se utiliza para definir la
ruta donde este archivo será generado.
Configuración: se definen las siguientes casillas:
 Tipo de Cambio: es una casilla de consulta F1 de conceptos donde el
usuario puede seleccionar cuál concepto será utilizado para calcular el
tipo de cambio tanto a nivel salarial como en el cálculo de las
liquidaciones, esto debe ser utilizado para las nóminas que se pagan en
dólares, ya que el reporte se debe realizar en la moneda local
(colones). Es una casilla opcional.
 Estado Excluyente: indica el estado excluyente para validar si un
empleado laboró o no en la semana.
Fechas: se definen las siguientes casillas:
 Periodo: se trata del período contable predefinido en la opción de
Periodos Contables en el módulo de Administración del Sistema
al que corresponde la información incluida en el reporte. Este define
cuáles serán las semanas del mes correspondientes al mes del periodo
contable seleccionados. Los rangos de las semanas sin embargo
pueden ser editados.

 Semana 1, 2, 3, 4 y 5: según el periodo contable del que se tomará la
información para el reporte, define los rangos de fechas de las
semanas que se consideran en el mismo.
Incluir conceptos de liquidación de empleados: se trata de un check
que indicará si se deben considerar los conceptos de liquidación de empleados
calculados en el módulo de Recursos Humanos como parte de los datos
que se reportaran.
Pantalla Generación de Reporte I.N.S.S. – Carpeta General
Parámetros
En esta carpeta aparecen dos apartados en los que se definen diferentes
casillas:
Días Laborados: se definen las siguientes casillas:
Tiempo No Laborado: campo para seleccionar los tipos de acciones de
personal que indican los días que el empleado no laboró.
Acciones Extemporáneas: campo para definir acciones de personal que no
fueron reportadas anteriormente pero si debían y que por antigüedad no se
reportaran en este periodo a menos que se utilice esta opción.
Tipos de Novedad: se definen las siguientes casillas:

Alta Eventual: campo para seleccionar los tipos de acción de personal que se
van a registrar en el reporte indicando los movimientos de Alta Eventual. Si
se deja nulo se envía nulo al archivo.
Alta Permanente: campo para seleccionar los tipos de acción de personal que
se van a registrar en el reporte indicando los movimientos de Alta Permanente.
Si se deja nulo se envía nulo al archivo.
Baja: campo para seleccionar los tipos de acción de personal que se van a
registrar en el reporte indicando los movimientos de Baja. Si se deja nulo se
envía nulo al archivo.
Salida: campo para seleccionar los tipos de acción de personal que se van a
registrar en el reporte indicando los movimientos Salida. Si se deja nulo se
Descanso: campo para seleccionar los tipos de acción de personal que se van a
registrar en el reporte indicando los movimientos Descanso. Si se deja nulo se
Pantalla Generación de Reporte I.N.S.S. – Carpeta Parámetros
Conceptos y Rubros
En esta carpeta aparecen dos apartados en los que se definen diferentes
casillas:

Conceptos: se definen las siguientes casillas:
Otros salariales: enumeración de conceptos cuyo acumulado equivale a los
otros conceptos salariales por sumar en el período. Si se deja nulo o da cero,
se envía nulo al reporte.
Conceptos a Restar: enumeración de conceptos cuyo acumulado equivale a
los conceptos a restar en el período. Si se deja nulo o da cero, se envía nulo al
reporte.
Salario Mensual: enumeración de conceptos cuyo acumulado equivale a los
conceptos correspondientes al salario mensual en el período. En caso de
dejarlo vacío se utilizará el campo Salario Referencia de la tabla empleado
para reportar el salario mensual.
Aportaciones Voluntarias: enumeración de conceptos cuyo acumulado
equivale a las aportaciones voluntaria del empleador en el período. Si se deja
nulo o da cero, se envía nulo al reporte.
Rubros de Empleados: se define la siguiente casilla:
Número Patronal: corresponde un rubro adicional de empleado en el que se
almacenará el número patronal que corresponde para cada empleado. Si esta
casilla se deja en blanco el sistema utilizara el Numero Patronal de la Clase de
Nómina asociada al empleado. Es un valor numérico y tiene un máximo de 9
dígitos.
Rubros de Nómina: se definen las siguientes casillas:
Código de la Nómina: corresponde un rubro adicional de nómina en el que se
almacenará el código de la clase de nómina a la que está asociado el empleado.
Si esta casilla se deja en blanco el sistema utilizara el código del registro de la
Clase de Nómina asociada al empleado. Es un valor alfanumérico de 6
posiciones.
Código Centro de Costos: corresponde a un rubro adicional de nómina en el
que se almacenará el centro de costo al que pertenece el empleado. Si esta
casilla se deja en blanco el sistema utilizara el código del Centro de Costo
asociado al empleado.. Es un valor opcional alfanumérico de 20 posiciones.

Pantalla Generación de Reporte I.N.S.S. – Carpeta Conceptos y Rubros
DATOS OBTENIDOS EN REPORTE DEL I.N.S.S.

proceso para que el sistema seleccione los datos y genere el reporte.
Encabezado
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Bloque
Campo Etiqueta XML Descripción

Registro <registro> Valor numérico de 9
Patronal posiciones
Período de Factura Actual <periodo> Valor alfanumérico de 7 posiciones en formato
AAAA-MM
Detalle
Campo Etiqueta XML Descripción

Número de Seguro Social <nss> Valor numérico de 9 posiciones.
del Empleado
Primer Nombre del <p-nombre> Valor alfabético de 30 posiciones.
Trabajador
Primer Apellido del <p-apellido> Valor alfabético de 30 posiciones.
Trabajador
Clave de la Nómina <nomina> Valor alfanumérico de 6 posiciones.
Clave del Tipo de Novedad <tipo-novedad> Valor alfanumérico de 2 posiciones:
01 Alta
02 Baja
03 Cambio de Salario
08 Salida
09 Descanso
Fecha Novedad <fecha> Valor alfanumérico de 10 posiciones en
formato AAAA-MM-DD.
Salario Devengado <sal-devengado> Valor numérico de 16 posiciones enteras y 2
decimales.
Salario Mensual <sal-mensual> Valor numérico de 16 posiciones enteras y 2
decimales. En caso de Alta o Baja de deberá
especificar, de lo contrario va en 0.
Aportaciones Voluntarias <aporte> Valor numérico de 16 posiciones enteras y 2
decimales.
Semanas Laboradas <semanas> Valor alfanumérico de 5 posiciones, una por
cada semana del mes, con formato:
0 no labora
1 labora
Se debe especificar las cinco posiciones de
manera obligatoria con el formato indicado.
Centro de Costo <centro-costo> Valor opcional alfanumérico de 20 posiciones.
Tipo de Empleo <tipo-empleo> Valor opcional alfanumérico válido solo en
movimientos de alta.
E: empleado eventual.
P: empleado Permanente.
REPORTES DGT3 Y DGT4 DE

REPÚBLICA DOMINICANA
En República Dominicana, el Ministerio de Trabajo, en alianza con la
Tesorería de la Seguridad Social, pone a disposición de los empleadores, el
servicio de registro de los formularios laborales, Planilla de Personal Fijo
(DGT-3) y Cambios en la Planilla de Personal Fijo (DGT-4) a través del
Sistema Único de Información de Recaudo, SuirPlus, operado por la TSS.
Humanos si está definido República Dominicana como País dentro de los
parámetros del módulo de Administración del Sistema, de lo contrario no
se despliega dentro del listado de reportes disponibles.

DESCRIPCIÓN DE LAS CARPETAS DEL FILTRO
General
En esta carpeta aparecen distintos apartados en los que se definen diferentes
casillas:
Tipo de Archivo: se utiliza para definir el formato o tipo de reporte que se
va a generar:
 DGT3: Es la relación del personal fijo que labora en cada
Establecimiento que pertenece a cada Empresa. Por lo tanto, este
formulario deberá ser alimentado con el total de los trabajadores que
laboran en cada Establecimiento. Cada establecimiento solo podrá
contener un formulario DGT3 por año. Si se selecciona este tipo se
deshabilita la casilla de Fecha Desde. Además se deshabilita el tab
Novedades ya que estos parámetros no se requieren para este archivo.
 DGT4: Es la relación de las novedades del personal fijo que labora en
cada Establecimiento que pertenece a cada Empresa. Se recibe un
archivo por cada establecimiento que tenga novedades mensualmente.
Si se selecciona este tipo se habilitan la casilla Fecha Desde y el tab
Novedades.
Formato: se utiliza para definir el formato o tipo de reporte que se va a
generar:
 Pantalla: Se genera un reporte estilizado visualizado en pantalla, el
cual puede luego exportarse o imprimirse en otros formatos.
 Excel: Se genera un archivo en Excel, con la información que se debe
enviar al SuirPlus.
 Texto: Se genera un reporte en formato solo texto el cual puede
generarse en pantalla, enviarse a la impresora, o exportase a archivo
guardándose en el disco duro.
Fechas: corresponden al rango de fechas desde y hasta cuando se recopilará
la información almacenada en la base de datos, y que según los filtros, se
estaría utilizando para generar el reporte.
Parámetros: esta sección contiene las siguientes casillas:
 Catálogo Puestos: se ingresa el código del catálogo de puestos, el
sistema con la tecla F1 despliega la ayuda de la tabla de consulta
Catálogos de Puestos Externos.
 Estado Excluyente: es una casilla opcional, si es necesario se debe
indicar un estado de empleado con el cual se omitirá en el reporte a los
empleados con ese estado. En esta casilla se puede llamar la función
de consulta con la tecla F1.
 Nómina: se ingresan únicamente los códigos de las clases de nómina
de los empleados que se incluirán en el reporte, estos deben indicarse
separados por coma (,). Es una casilla de consulta F1 que muestra las
clases de nómina existentes.
 Tipo de Identificación: el usuario indica si el tipo de documento de
identidad reportado para los empleados es la cédula o el pasaporte.
 Observaciones: dentro de esta casilla se selecciona el nombre
definido para un rubro adicional de empleado en el que se almacenan
las observaciones de cada empleado.
 Días Cronológicos: Cantidad de días cronológicos considerados
para el reporte.
Archivo: Corresponde a la ruta donde se generaría el archivo de Excel
cuando se ha seleccionado dicho formato.
Pantalla Generación de Reportes DGT-3 y DGT-4. – Carpeta General
Novedades
Esta carpeta se habilita únicamente cuando el tipo de archivo seleccionado es
el DGT4. En esta aparecen tres casillas donde se deben definir los tipos de
acciones de personal para las novedades que se deben reportar:
Ingreso: se refiere a los tipos de acción de personal que corresponden a
contrataciones de empleados.

Salida: se refiere a los tipos de acción de personal que corresponden a
terminaciones de contratos de los empleados, ya sean despidos o renuncias.
Cambio: se refiere a los tipos de acción de personal que corresponden a
cualquier novedad que se deba reportar y no corresponda a ingreso o salida de
empleados.
Pantalla Generación de Reportes DGT-3 y DGT-4. – Carpeta Novedades
País SUIRPLUS
En esta carpeta se tiene una tabla en la que se deben registrar los códigos
definidos para cada país o nacionalidad de los empleados. Esta información
una vez guardada queda almacenada en la base de datos, para esto se tienen a
disposición del usuario los iconos Nuevo , Guardar y Eliminar . Las
columnas de esta tabla son los siguientes:
País: Código del país en el ERP.
País SUIRPLUS: Código del país dado por el SUIRPLUS.
Descripción SUIRPLUS: Nombre o descripción del país dado por el
SUIRPLUS.

Pantalla Generación de Reportes DGT-3 y DGT-4. – Carpeta País SUIRPLUS
Horario SUIRPLUS
definidos para cada tipo de Horario de los empleados. Esta información una
vez guardada queda almacenada en la base de datos, para esto se tienen a
Horario: Código del horario en el ERP.
Horario SUIRPLUS: Código del horario dado por el SUIRPLUS.
Descripción SUIRPLUS: Nombre o descripción del horario dado por el
SUIRPLUS.

Pantalla Generación de Reportes DGT-3 y DGT-4. – Carpeta Horario SUIRPLUS
Ubicación SUIRPLUS
definidos para cada ubicación de los empleados. Esta información una vez
guardada queda almacenada en la base de datos, para esto se tienen a
Ubicación: Código de la ubicación en el ERP.
Ubicación SUIRPLUS: Código de la ubicación dado por el SUIRPLUS.
Descripción SUIRPLUS: Nombre o descripción de la ubicación dado por el
SUIRPLUS.

Pantalla Generación de Reportes DGT-3 y DGT-4. – Carpeta Ubicación SUIRPLUS

CAPÍTULO 8
Procesos Especiales
NOTA INTRODUCTORIA
En esta sección se presentan aquellos procesos que son ejecutados en el
módulo de Recursos Humanos y que por su naturaleza son considerados
especiales. Estos procesos son:
 Aplicación de Acciones de Personal: este proceso toma las
acciones de personal aprobadas y realiza los cambios definidos por
cada una en las características del empleado.
 Aumento Masivo de Salarios: este proceso permite crear para un
grupo de empleados específico las acciones de personal de cambios en
el salario por medio de un monto o porcentaje establecido, pudiendo
además hasta aprobarlas. Este cambio afectará solo a los empleados
considerados en el filtro del proceso.
 Salarios Diarios Integrados: esta opción permite el cálculo y
manejo del salario diario integrado por empleado.
 Cambio Masivo de Nómina: esta opción permite crear para un
grupo de empleados específico las acciones de personal de cambio de
nómina, pudiendo además hasta aprobarlas. Este cambio afectará solo
a los empleados considerados en el filtro del proceso.
 Cargador de Direcciones: permite cargar las direcciones de los
empleados que no tienen información para este dato o para actualizar
las mismas.
APLICACIÓN DE ACCIONES DE
PERSONAL
El proceso de Aplicación de Acciones de Personal ejecuta directamente
la validación de los cambios en las características de los empleados generados
debido a la creación y aprobación de acciones de personal.
La aplicación de acciones de personal es la etapa final en el proceso global que
abarca la creación, aprobación y aplicación de acciones.
Recursos Humanos Procesos Especiales  272

El proceso no considera aquellas acciones de personal que se encuentren en
estado Aplicado o No Aprobado, sólo aplica las que se encuentren en estado
Aprobada o Vigente.
Pantalla de Aprobación de Acciones de Personal
MANEJO DE LAS ACCIONES DE PERSONAL

Este proceso ejecuta dos funciones principales:
 Primero, aplica las acciones de personal cuyo estado se indique como
"Vigente" y que tengan Fecha Vence igual o anterior a la Fecha de
Corte establecida en la opción. Esto lo realiza considerando primero
las acciones con Fecha Vence menor, es decir, de las más antiguas a
las más recientes. Cuando se ejecuta el proceso sobre acciones
vigentes, ocurre lo siguiente:
 el estado de la acción de personal será "Aplicada"
 el estado original del empleado es restaurado según las acciones
cuyo tipo tenga la marca de restaura estado.
 Segundo, aplica las acciones de personal cuyo estado se indique como
"Aprobada" y que tengan Fecha Rige anterior o igual que la Fecha de
Corte establecida en la opción. En este caso pueden ocurrir dos
posibles situaciones:
 Si la acción de personal NO RESTAURA el estado del
empleado
 el estado de la acción cambia a "Aplicada"
 los datos del empleado cambian según lo indica la acción de
personal
 Si la acción de personal RESTAURA el estado del empleado

 Si la Fecha Vence es igual o anterior que la Fecha de Corte
 el estado de la acción cambia a "Aplicada"
 los datos del empleado cambian según lo indica la acción
(sin embargo, el estado del empleado no es cambiado)
ES-0 ES-1 ES-0
Período de Vigencia de la Acción de Personal
Fecha Rige Fecha Vence
Fecha de Corte
de aplicación de acciones de personal
 Si la Fecha Vence es mayor que la Fecha de Corte

 el estado de la acción cambia a "Vigente"
 el estado original del empleado es almacenado como
estado previo del empleado
 los datos del empleado cambian según lo indique la acción,
inclusive el estado del empleado, hasta que se cumpla el
período de vigencia de la acción.
ES-0 ES-1 ES-0
Período de Vigencia de la Acción de Personal
Fecha Rige Fecha Vence
Fecha de Corte
de aplicación de acciones de personal
Es importante que el usuario tenga presente que para poder ejecutar el proceso
de Aplicación de Acciones de Personal, deben existir acciones con
fecha anterior o igual a la Fecha de Corte y estar "Aprobadas" o “Vigentes”.
La pantalla de la opción despliega una leyenda donde se define de manera
resumida lo explicado anteriormente.
También establece la fecha en que se corrió por última vez el proceso de
Aplicación de Acciones de Personal.
El usuario debe definir una Fecha de Corte para establecer las acciones de
personal a considerar en el proceso, las acciones que se considerarán serán
aquellas que cumplan con los requisitos mencionados anteriormente.

Finalmente, se despliegan tres botones: Filtro, Aplicar y Cancelar.
Filtro
Despliega una ventana en la cual el usuario puede definir parámetros de filtro
para la ejecución del proceso de aplicación de acciones de personal.
Esta pantalla cuanta con las siguientes alternativas para filtrar la información:
 Datos personales del empleado: código, nombre, identificación, mes
de nacimiento, nacionalidad, próxima evaluación, forma de pago, estado
y sexo.
 Datos generales del empleado: departamento, puesto, nómina,
ubicación, centro de costo, entidad financiera con la cual se realizan el
pago del salario, horario, rango de salario de referencia, rango de fecha
de ingreso.
Aplicar
Este botón ejecuta el proceso de aplicación de las acciones de personal que
cumplan con el filtro establecido, que estén en estado Aprobada o Vigente y
que cuya fecha Rige sea menor o igual a la fecha de corte.
Cancelar
Este botón Cancela el proceso, cierra la ventana y ubica al usuario en la
pantalla principal del módulo.
EJEMPLO DE MANEJO DE ACCIONES DE

PERSONAL
A continuación se presenta un ejemplo que considera lo que ocurre cuando se
ejecuta el proceso de Aplicación de Acciones de Personal, en el cual
intervienen varias acciones de personal para un mismo empleado.
Considere que:
1. El estado original del empleado es ES-0.
2. Existen seis acciones para ese empleado pendientes de aplicar.
3. Todas las acciones están "Aprobadas".

* Nótese que no todas las acciones de personal que cambian el estado
del empleado necesariamente tienen que restaurar el estado
original.
 Una acción de personal puede cambiar de estado según el tipo
predefinido de la misma.
 Una acción restaura el estado del empleado, si dicha acción es del tipo
predefinido que cambia el estado y si se marca la casilla "Restaura
Estado" correspondiente.
 El estado del empleado que establece la acción de personal se define en
el momento de crear la acción específica.
Originalmente, es decir antes de ejecutar el proceso de aplicación, las acciones
están de la siguiente forma:
Estado del empleado: ES-0
AP1 ES-1 NO 01/01 Aprobada
AP2 ES-2 SI 02/01 08/01 Aprobada
AP5 NO 03/01 05/01 Aprobada
AP6 NO 09/01 Aprobada
Cuando se ejecuta el proceso de aplicación de acciones de personal, con Fecha

de Corte 04/01/1997, AP1, AP2 y AP5 son aplicadas en este orden, según su
Fecha Rige.
El estado del empleado primero es cambiado a ES-1 por AP1 y después a ES-
2 por AP2. AP5 no cambia el estado del empleado. El resultado es el
siguiente:

FECHA DE CORTE (04/01/1997)
AP1 ES-1 NO 01/01 Aplicada
AP2 ES-2 SI 02/01 08/01 Vigente: estado previo es ES-1
AP5 NO 03/01 05/01 Aplicada
AP6 NO 09/01 Aprobada
Si posteriormente se ejecuta el proceso de aplicación de acciones de personal,

con Fecha de Corte 17/01/1997, AP2, AP6, AP3 y AP4 son aplicadas en este
orden, según primero, su Fecha Vence y segundo, su Fecha Rige.
El estado del empleado es cambiado inicialmente a ES-1 por AP2, que
restaura el estado previo. Después cambia a ES-3 debido a la acción AP3 y
finalmente, por ES-4 por AP4. AP6 no cambia el estado del empleado. Esto
es:
AP2 ES-2 SI 02/01 08/01 Aplicada
estado previo ES-1

AP3 ES-3 SI 10/01 20/01 Vigente
AP4 ES-4 SI 15/01 18/01 Vigente
AP5 NO 03/01 05/01 Aplicada estado previo ES-3
AP6 NO 09/01 Aplicada
Cuando el usuario ejecuta el proceso de aplicación de acciones de personal por

última vez, con Fecha de Corte 21/01/1997, el estado del empleado cambia
primero a ES-3 debido a la acción AP3 y posteriormente, a ES-1 por la acción
AP4. Los estados de las acciones de personal cambian a "Aplicada".

AP5 NO 03/01 05/01 Aplicada
AP6 NO 09/01 Aplicada
AUMENTO MASIVO DE SALARIOS

Este proceso aplica el aumento de salario establecido por el usuario a un grupo
de empleados en particular y crea las acciones de personal de aumento de
salario para todos los empleados considerados en el proceso por medio del
filtro.
El objetivo de la opción es crear un grupo de acciones de personal para uno o
más empleados de una sola vez. Los aumentos salariales pueden establecerse
de manera constante para todos los empleados que se involucren en el proceso
o bien, que el aumento sea proporcional al salario de referencia, por medio del
uso de porcentajes de aumento.
Las acciones de personal que se generen deberán establecerse a partir de un
tipo predefinido de acción que se define desde la opción de Tipos de
Acción de Personal del menú de Administración.
Cuando se aplican las acciones de personal generadas desde este proceso, las
características del empleado que se definen en Mantenimiento de
Empleados variarán dependiendo del tipo de acción de personal que se
establezca.
La pantalla que se despliega en esta opción cuenta con dos carpetas
principales: Aumento y Notas. En la primera se definen las características
básicas del aumento y en la segunda se puede definir cualquier comentario que
se estime conveniente.
Existen algunas consideraciones que deben tomarse en cuenta:
 Es posible generar el proceso o crear acciones de cambio de salario
aun cuando el empleado tenga ya acciones de cambio de salario
pendientes de aplicación, por lo que se debe tener el cuidado
correspondiente para el manejo de estas acciones. El sistema
mantendrá al empleado con el salario indicado en la acción de
personal con fecha rige más reciente, y en el caso de que exista más de
una acción que cambie el salario en la misma fecha mantendrá al

empleado con el salario de la acción que tenga el número de
consecutivo mayor para esa fecha.
 Cuando se ejecute el proceso de aumento masivo el sistema escribirá
una línea en la tabla de Auditoria de Procesos del módulo de
Administración del Sistema para dejar constancia de la fecha,
usuario, proceso módulo entre otros.
MANEJO DE AUMENTOS MASIVOS

Este proceso crea un número específico de acciones de personal que
posteriormente se desplegarán en la opción de Acciones de Personal del
menú de Operación. Desde allí se podrán consultar, modificar o eliminar las
acciones que el usuario considere conveniente y también se podrán crear,
marcar para imprimir, aprobar y aplicar dichas acciones generadas por el
proceso de aumento masivo.
Para ejecutar el proceso de Aumento Masivo de Salarios se debe ingresar
la información en dos carpetas:
Aumento
Dentro de esta carpeta existen varios apartados con la siguiente distribución y
en los que se definen los siguientes parámetros:
Aumento: este apartado presenta dos casillas:
 Monto: dentro de esta casilla se especifica el monto en moneda local
del sistema que se aumentará a todos los empleados a los que se creará
y aplicará la acción de personal.
 Porcentaje del Aumento: dentro de esta casilla se especifica el
porcentaje del salario de referencia de cada empleado que será
aumentado al aplicar las acciones de personal.
Deberá ingresar un valor solamente en una de ellas porque si se ingresan
valores en los dos campos asumiendo que el valor del monto corresponde al
porcentaje digitado, el sistema aplicará el aumento de salario
proporcionalmente a los dos valores como si estos fueran independientes.
Por ejemplo se ingresa en la casilla monto un valor numérico de ¢5,000.00
(moneda local del sistema) y este aumento corresponde a un 2% de aumento
sobre el salario de los empleados incluidos dentro del proceso, y este valor es
ingresado también en la ventana de Aumento Masivo, el sistema al ejecutar el
proceso aumentará el salario sumándole a los salarios los ¢5,000.00 y el 2%.
Redondeo: este apartado presenta una casilla y tres opciones:
 Factor: se indica el factor de redondeo que se utilizará en la opción
seleccionada.
 Truncar salarios usando factor: suprime los decimales del nuevo
salario del empleado al entero o decimal próximo, según el valor que se
establezca en la casilla.
 Redondear salarios usando factor: redondea el nuevo salario del
empleado al entero o decimal próximo, según el valor que se establezca
en la casilla.
 Ajustar salarios al siguiente múltiplo del factor: redondea el
nuevo salario del empleado al siguiente entero, según el valor que se
establezca en la casilla.
Acción de Personal: este apartado presenta tres casillas:
 Tipo de Acciones: tipo predefinido de acción de personal que
tendrán todas las acciones que se generen con el proceso. Al consultar
la tabla de Tipos de Acciones de Personal, por medio de la tecla F1 o
el doble clic en la casilla, se desplegarán únicamente los tipos que
tengan predefinido el tipo de acción "Aumento de Salario".
Se deben considerar adicionalmente los siguientes puntos:
1. Si el tipo de acción tiene un estado asociado no obligatorio, al
indicar el tipo de acción, se pregunta al usuario si desea reemplazar
el estado de empleado por el estado por omisión del tipo de acción.
Si el campo Estado está vacío, lo sugiere sin preguntar.
2. Si el tipo de acción tiene un estado asociado y es obligatorio, al
indicar el tipo de acción se reemplaza el que esté en el campo de
estado y se deshabilita el campo, para forzar la generación de las
acciones de goce de vacaciones con el estado obligatorio del tipo
de acción.
 Fecha de Acciones: fecha de creación de registro de la acción de
personal.
 Fecha de Vigencia: este valor equivale a la Fecha Rige de las
acciones de personal.
Cargar desde Archivo: Este apartado es un check que en caso de marcarse
habilita un campo desde el que se puede indicar la ruta del Archivo desde el
que se cargará la información de los aumentos que se van a realizar. Esto
deshabilita las casillas Monto, Porcentaje y Fecha de Vigencia.
Proceso: este apartado presenta dos casillas
 Marcar Acciones para Imprimir: al seleccionar esta casilla se
establece que las acciones de personal que se generen serán
consideradas la próxima vez que se ejecute el proceso de impresión de
acciones de personal ( ).
Cuando una acción está marcada para imprimir, la línea
correspondiente a esa acción en la tabla de Acciones de Personal
se despliega de la siguiente manera:

 Aprobar Acciones: al marcar esta opción se establece que todas las
acciones de personal creadas por este proceso sean automáticamente
aprobadas. El usuario debe contar con los privilegios necesarios.
Carpeta Aumento de Proceso Aumento Masivo de Salarios
Notas
Dentro de esta pantalla se puede agregar notas adicionales que serán
consideradas dentro de las anotaciones desplegadas en la sección notas de las
acciones de personal que son generadas por el proceso.

Carpeta Notas de Proceso Aumento Masivo de Salarios
Descripción de Botones
Filtro ( )
Para definir los parámetros que se utilizarán de filtro de los empleados a los
cuales se aplicará el aumento, debe presionar el botón que se encuentra en la
parte inferior de la ventana. Se desplegará ventana formada por dos carpetas
que agrupan parámetros que pueden ser utilizados como filtro.
Los parámetros de filtro son:
 Personales: Código y Nombre del empleado, Identificación, Mes
Nacimiento, Nacionalidad, Fecha de Próxima. Evaluación, Forma de
Pago, Estado, Sexo.
 Otros: Departamento, Puesto, Nómina, Ubicación, Centro de Costo,
Entidad Financiera con la cual se realizan los pagos de salario al
empleado, Horario de trabajo, Rango de Salario Referencia, Rango de
Fecha de Ingreso.

Generar ( )
Una vez definidos los empleados a los cuales se aplicará el proceso de
aumento de salario, presione el botón que se encuentra en la pantalla principal
de Aumento Masivo de Salarios.
Al ejecutarse el proceso el sistema desplegará una pantalla donde se presentan
las acciones de personal que serán creadas según las condiciones definidas.
Considere las restricciones de grabación existentes cuando existen acciones de
personal de aumento de salario pendientes.
Nótese que si es obligatorio, puede implicar sobrescribir el estado que se
recuperó de preferencias al crearse el diálogo del proceso. Si no es
obligatorio, durante la creación del diálogo se mantiene el estado que está
guardado en preferencias si lo había.
Cancelar ( )
Este botón Cancela el proceso, cierra la ventana y ubica al usuario en el
integrador.
A continuación se presenta la pantalla desplegada por el proceso Generar
acciones de personal por aumento masivo de salarios.
Pantalla Aumento Masivo de Salarios – registros de las acciones que se crearían
Las columnas desplegadas por esta tabla son:

Empleado: código del empleado al que se le generará un aumento.
Nombre: nombre del empleado.
Salario Actual: dentro de esta columna se despliega el salario actual del
empleado.
Monto: esta columna es modificable y establece un monto particular de
aumento del empleado, la columna se inicializa con el monto general que se
haya especificado en la pantalla de generación del proceso. Si se cambia el
monto de aumento de un empleado, recalcula el salario calculado para el
empleado al validar, aplicando el criterio de redondeo especificado en la
pantalla de generación. Esto quiere decir que permite ser modificada para
empleados particulares y el sistema recalculará el salario a partir de estas
modificaciones, permitiendo establecer condiciones de aumento distintas por
empleado.
Porcentaje: esta columna es modificable y establece un porcentaje particular
de aumento del empleado, la columna se inicializa con el porcentaje general
que se haya especificado en la pantalla de generación del proceso. Si se
cambia el porcentaje de aumento de un empleado, recalcula el salario
calculado para el empleado al validar, aplicando el criterio de redondeo
especificado en la pantalla de generación. Esto quiere decir que permite ser
modificada para empleados particulares y el sistema recalculará el salario a
partir de estas modificaciones, permitiendo establecer condiciones de aumento
distintas por empleado.
Salario Nuevo: en esta casilla el proceso genera la información del aumento
para cada empleado que cumple con el filtro establecido una vez que el
usuario estableció un porcentaje o monto general, un método de redondeo y
demás características; o sea que dentro de esta columna se despliega el
resultado del proceso según el monto o porcentaje aplicado. Esta columna es
modificable y los datos se ingresan directamente en cada celda, puede ser
modificada directamente por el usuario para establecer un nuevo salario que
sea diferente al ajustado por el monto o porcentaje definido para el aumento
masivo.
Fecha Rige: esta columna es modificable y equivale a la fecha de vigencia de
la acción de personal.
Notas: dentro de esta casilla se puede agregar notas adicionales que serán
Además se despliega una serie de información general del empleado como:
Estado del Empleado, Centro de Costo, Departamento, Puesto, Plaza, Nómina
y Fecha de Ingreso.
El sistema definirá No en la columna Grabar para aquellas acciones de
personal que no se podrán generar debido a la existencia de acciones de
aumento de salario pendientes.
Las acciones generadas por el proceso pueden ser consultadas dentro de la
opción Acciones de Personal del submenú Operación. En este caso
estas acciones se encontrarán en estado No Aprobada o Aprobada en el caso
de que se haya marcado la opción de Aprobar Acciones y el salario del
empleado será actualizado hasta que el usuario las aplique.
Recuerde que cuando se ejecute el proceso de aumento masivo el sistema
escribirá una línea en la tabla de Auditoria de Procesos del módulo de
Administración del Sistema para dejar constancia de la fecha, usuario,
proceso ejecutado y módulo, entre otros datos.
Al momento de presionar este icono se crean las acciones de personal de
Grabar y aumento salarial a todos los empleados cuya línea tenga la marca de
Regresar
Seleccionada a la izquierda del registro .
Con este icono el usuario marca con el signo aquellas filas que no
estén seleccionadas dentro de la tabla para aplicar el aumento de salario
Seleccionar
pero para los cuáles no existan restricciones para dicha aplicación. Estos
registros se visualizan de la siguiente forma .
Con este icono el usuario desmarca aquellos registros que se encuentren
marcados con el signo dentro de la tabla Aumento Masivo de
Deseleccionar
Salarios. Estos registros se visualizan de la siguiente forma
.
Con este icono se abre una venta para carga de archivo que permite
Cargar seleccionar un archivo desde el cual se cargará la información de los
aumentos que se van a realizar.
Con este icono se abre una ventana para el respaldo de la información
Guardar en un archivo, el cual podrá ser utilizado después para ser cargado con
la información de los aumentos que se van a realizar.
¿Cómo se Seleccionan y Deseleccionan los

Registros para Generar las Acciones de
Personal de Aumento Masivo de Salario?
El procedimiento para seleccionar los registros es el siguiente:
1. Dentro de la tabla de la ventana Aumento Masivo de Salario marque
el registro que va a utilizar con el highlight.
2. Una vez seleccionado presione el icono para seleccionar el
registro. Esto hará que se despliegue una marca en la fila que
contenga el registro. Esta se verá de la siguiente forma:

3. Es necesario que el usuario incluya a los empleados a los cuales se
tomará en cuenta en el proceso por medio de la marca de
seleccionado. Aquellos empleados que no se encuentren marcados
no serán considerados dentro del proceso.
4. De la misma manera que se marca, para desmarcar un registro de la
tabla se debe escoger la fila que lo contiene con el highlight.
5. Una vez seleccionado el empleado presione el icono para

eliminar la marca de la fila.
¿Cómo se Carga la información desde un

Archivo?
El procedimiento para realizar la carga de un archivo con la información de las
acciones de personal para aumento de salario que se generarán, se puede
llamar desde la opción del check box Cargar desde Archivo en la pantalla de
generación del proceso, y también desde el icono en la ventana donde se
muestra la tabla. El proceso es el siguiente:
1. Desde la pantalla de generación del proceso maque el check Cargar
desde Archivo, esto habilitará la casilla Archivo:
La otra opción es dentro de la ventana Aumento Masivo de Salarios

donde se despliega la tabla con la información presionando el icono
.
2. El sistema abrirá la ventana de búsqueda de archivos llamada Carga de
archivo donde se podrá escoger un archivo de texto(*.txt) o un archivo
de Excel(*.xls o *.xlsx), luego se debe presionar el botón Open.
Ventana de Carga de Archivo.

3. En el caso que se ejecute el proceso de carga por medio del icono
desde la ventana donde se visualiza la tabla el sistema mostrará un
mensaje indicando que los datos actuales en la tabla serán eliminados,
consultando si desea continuar.
Mensaje de advertencia.
¿Cómo se Guarda la información en un

Archivo?
El procedimiento para guardar en un archivo los datos mostrados en la tabla es
el siguiente:
1. Desde la ventana Aumento Masivo de Salarios donde se despliega la
tabla con la información se debe presionar el icono .
2. El sistema abrirá la ventana de búsqueda de almacenamiento en disco
de archivos llamada Guardar Archivo donde se podrá digitar el
nombre que tendrá el archivo, el cual puede ser un archivo de
texto(*.txt) o un archivo de Excel(*.xls o *.xlsx), luego se debe
presionar el botón Save.
Ventana de Guardar Archivo.

3. El sistema indicará por medio de un mensaje si el proceso finaliza
con éxito o no.

Mensaje de información por proceso exitoso.
¿Cómo se Generan la acciones de personal del

proceso de Aumento Masivo de Salarios?
El procedimiento para crear las acciones de personal según los datos
mostrados en la tabla es el siguiente:
1. Desde la ventana Aumento Masivo de Salarios donde se despliega la
2. El proceso iniciará mostrándose un odómetro, el cual indica el avance
del mismo.
Odómetro del proceso.

3. Por último se mostrará un mensaje indicando si el proceso finaliza
exitosamente.

4. Al presionar el botón Continuar se cerrará la ventana de proceso.
5. Si se había activado la opción de Aprobar Acciones, estas se crearán y
quedarán en estado Aprobada, de lo contrario quedarán en estado No
Aprobada.
6. Del mismo modo si se había activado la opción de Marcar Acciones
Para Impresión, estas quedarán marcadas, de lo contrario solo se
crearán.

SALARIOS DIARIOS INTEGRADOS
Esta opción permite el cálculo y manejo del salario diario integrado por
empleado.
Este proceso especial es desplegado dentro del submenú de Procesos de
Recursos Humanos si está definido México como País dentro de los
parámetros del módulo de Administración del Sistema, de lo contrario no
se despliega dentro del listado de procesos especiales disponibles.
Nota Importante: Se utiliza para llevar a cabo los cálculos de
aportaciones al IMSS, SAR e INFONAVIT que exige la ley mexicana.
Este proceso involucra el registro del salario diario integrado de los empleados
que se produce como resultado de la ejecución del proceso de cálculo.
 Cálculo del salario diario integrado para los empleados que sean
considerados dentro del proceso.
 Actualización de la casilla Salario Diario Integrado que se encuentra
en la ventana de Mantenimiento de Empleados (vea carpeta
“Otros” en la página 68).
 La actualización del salario diario integrado del empleado se hace a
través de la generación de acciones de personal.
Pantalla Cálculos de Salario Diario Integrado

MANEJO DE SALARIO DIARIO INTEGRADO
Proceso
Carpeta Proceso de Cálculo de Salario Diario Integrado
Dentro de esta carpeta se despliegan las siguientes casillas:

Consecutivo: campo no modificable que indica el número de cálculo del
salario diario integrado.
Nómina: código y descripción de la nómina a la cual pertenecen los
empleados cuyo salario diario integrado va a ser calculado.

Período: Dentro de este apartado se presentan las siguientes casillas:
Fecha Inicial: fecha inicial del período que va a ser considerado para el
cálculo de los acumulados de los conceptos que se integran al salario diario
por acumulado y no por fórmula de cálculo.
Fecha Final: fecha final del período que se considerará para calcular los
acumulados de los conceptos correspondientes.
Días: número de días del período indicado que equivale a la resta de la fecha
inicial del período a la fecha final. Esta casilla es actualizada por el sistema
cada vez que se ingresa la fecha inicial y la fecha final.
Días para calcular porción variable del SDI: el sistema sugiere la
cantidad de días entre la Fecha Inicial y la Fecha Final. Este dato
corresponde al número de días que utilizará el sistema para el proceso de
cálculo.
Acciones de Personal: Dentro de este apartado se presentan las siguientes

casillas:
Tipo de Acción: tipo de las acciones de personal que serán generadas
durante la aprobación del cálculo del salario diario integrado. Si se presiona la
tecla F1 despliega una tabla de ayuda con los tipos de acción de tipo
predefinido "Otros" registrados en el sistema.
Fecha de Acciones: fecha que se asignará a las acciones de personal
generadas por el proceso como fecha del registro.
Fecha Rige: fecha a partir de la cual las acciones de personal generadas
comienzan a regir.
Salarios Mínimos: Dentro de este apartado se presentan las siguientes

casillas:
 Del Distrito Federal: monto del salario mínimo del D.F, que
corresponde en México por ejemplo al salario mínimo del país.
 De la Zona: monto del salario mínimo de zona donde tiene
operaciones la compañía.
 Coeficiente de Tope SDI: coeficiente por el cual debe multiplicarse
el salario mínimo del país para establecer el tope del Salario Diario
Integrado. Este tope será el reportado para todos aquellos empleados
cuyo salario diario integrado calculado exceda el monto del tope.
 Días Laborados: esta casilla se llena con un concepto que haya sido
creado y calculado para los empleados en los procesos de nóminas en el
módulo de Control de Nómina y que puede consultarse con la tecla
F1.
Se utilizará como divisor para calcular el aporte de cada concepto que
participe por acumulado en el salario diario integrado de los empleados.

SDI Fijo
La carpeta SDI Fijo consiste en una tabla que será actualizada
automáticamente cada vez que el sistema valide afirmativamente la nómina
especificada por el usuario en la carpeta Proceso.
A continuación se presenta la ventana desplegada por el sistema:
Carpeta SDI Fijo de Cálculo de Salario Diario Integrado
Dentro de esta carpeta se despliega la siguiente información:

Calcular porción fija del salario diario integrado: se trata de un chek
general que indica si se va a utilizar esta funcionalidad. Habilita todas las
casillas las demás casillas de esta carpeta.
 Usar SDI Variable como Salario Diario para empleados sin
salario fijo: le indica al proceso que para los empleados que no
tengan salario fijo, use el SDI variable calculado como salario diario
para aproximar la parte fija del SDI y completar el cálculo del SDI del
empleado.
 Indicador de empleados sin salario fijo: indica el rubro
adicional de empleados que señala que el empleado debe considerarse
como un empleado que no tiene salario fijo. Si el rubro es distinto de
nulo, entonces el proceso debe asumir que el empleado no tiene

salario fijo y debe aproximar la parte fija del SDI usando el SDI
variable.
 Porcentaje de Fondo de Ahorro: este valor se utiliza para el
cálculo del excedente del 13% de diez veces el salario mínimo diario
del Distrito Federal.
 Coeficiente de Tope del fondo de ahorro: la información
ingresada es este espacio se multiplicará al Salario Mínimo de Zona y
lo que resulte de multiplicar el porcentaje de Fondo de Ahorro por el
Salario de Referencia no debe rebasar este monto.
 Porcentaje de Vales de Despensa: el importe que debe integrar
al SDI es el excedente sobre el 40% del salario mínimo del Distrito
Federal, es decir,
Si (Porcentaje*SalarioReferencia) > (0.40*SalarioMínimoDF)
ValeDespensa a Integrar = (Porcentaje*SalarioReferencia) –
(0.40*SalarioMínimoDF)
 No exceder salario minimo de la zona: se trata de un check que
indica si se pueden obtener o no salarios diarios mayores al salario
mínimo de la zona.
 Coeficiente de Tope de Vales de Despensa: su valor
inicialmente debe ser 0.40 según se indicó en el ejemplo provisto en la
descripción del campo anterior.
 Otros: es un apartado con cuatro campos que permiten ingresar el
nombre y la proporción diaria que debe sumarse a la parte fija del SDI
de los empleados. Aplica igual para todos los empleados
considerados en el proceso.
Empleados
La carpeta Empleados agrupa todas las opciones y campos que se refieren al
cálculo de la parte fija del SDI.
Dentro de la tabla se despliegan el código y nombre de los empleados que
pertenecen a la nómina especificada y que no tienen fecha de salida, pues a
empleados con fecha de salida solo pueden generarse acciones de personal de
contratación.

Carpeta Empleados de Cálculo de Salario Diario Integrado
La tabla de esta carpeta tendrá las siguientes columnas:

Empleado: código del empleado.
Estado: estado del empleado dentro de la empresa.
Centro de Costo: centro de costo del empleado.
Departamento: departamento del empleado.
Puesto: puesto del empleado.
Plaza: plaza del empleado.
Salario de Referencia: salario de referencia del empleado.
La información desplegada en las columnas mencionadas anteriormente es la
que se utilizará para la generación de las acciones de personal.
Salario Diario Integrado Anterior: salario diario integrado que tiene
registrado el empleado actualmente, previo al cálculo. Esta columna servirá
para comparaciones con los resultados que arrojen los procesos de cálculo.
Salario Diario Integrado Calculado: durante el inicio de un proceso de
cálculo, esta columna permanecerá en cero(0) para todos los empleados
desplegados en la tabla. Es la única casilla modificable de la tabla. Una vez
ejecutado un proceso de cálculo, la columna desplegará el monto equivalente

al salario diario integrado del empleado que ha resultado del proceso de
cálculo, para todos los empleados que se incluyeron en el proceso. De esta
forma el usuario podrá verificar los resultados del proceso de cálculo
efectuado, verificando empleado por empleado el salario diario integrado que
se le ha asignado.
Días Antigüedad: parámetro para el cálculo del salario fijo que representa
la cantidad de días de antigüedad que cada empleado tiene derecho.
Días Vacaciones: parámetro para el cálculo del salario fijo que representa
la cantidad de días acumulados de vacaciones que tiene cada empleado.
Días Aguinaldo: parámetro para el cálculo que representa la cantidad de
días de aguinaldo que tiene cada empleado para el periodo actual.
Porcentaje Prima: porcentaje aplicable como prima vacacional.
Numero Acción: se trata del número de acción de personal que se generó
luego de aprobar el proceso.
Días Laborados: parámetro para el cálculo del salario fijo que representa la
cantidad de días laborados por cada empleado en los períodos definidos para el
cálculo.
Factor: parámetro para el cálculo del salario fijo. Se calcula de la siguiente
manera:
Factor = 1 + ( Días Aguinaldo / Días Año ) + (( Resultado * Prima
Vacacional / 100 ) / Días Año )
Donde
Resultado = el que se despliega en la carpeta Resultados
Salario Variable calculado: presenta los resultados del proceso de cálculo.
Salario Fijo calculado: presenta los resultados del cálculo del salario fijo el
cual se genera a partir de la siguiente fórmula:
Salario Fijo = Salario Diario Integrado Calculado * Factor
Donde
Salario Diario = Salario Referencia Empleado / Días Salario Diario
Funciones Desplegadas con la Carpeta

Cada vez que la carpeta Empleados se encuentre activa se habilitarán los
primeros cinco iconos de la barra de herramientas de la ventana:
Filtrar ( ): permite el despliegue de la ventana de filtro del mantenimiento
de empleados que permitirá al usuario filtrar la información desplegada en la
tabla para seleccionar un grupo de empleados específico sobre el cual desee
establecer a quiénes se les calculará el salario diario integrado.
Columnas ( ): permite seleccionar las columnas que se visualicen en la
tabla y el orden en el que estas se muestren.

Reporte ( ): permite la generación de reportes estándar con el contenido de
la tabla de empleados y el salario diario integrado de cada uno de ellos que ha
resultado de algún proceso de cálculo.
Seleccionar Empleado ( ): selecciona los empleados que se considerarán
durante el proceso de cálculo.
Deseleccionar Empleado ( ): deselecciona un empleado y lo excluye del
proceso de cálculo.
Puede consultar la sección “¿Cómo Incluir/Excluir Empleados?” en la página
303 para ver el manejo de los iconos de selección/exclusión de empleados del
proceso.
Cada vez que se efectúe un cambio de nómina por parte del usuario y se
actualicen los datos de la tabla, todos los empleados desplegados aparecerán
seleccionados por omisión, pues normalmente va a ser mayor el número de
empleados seleccionados que el número de empleados no seleccionados para
cálculo de salario diario integrado.
Excel ( ): permite enviar los datos de la tabla de la carpeta a Excel.
Conceptos
Esta carpeta presenta una tabla que será actualizada automáticamente con la
información de los conceptos tipo base, beneficio, deducción, aportes y
anticipo asociados a la nómina especificada por el usuario.

Carpeta Conceptos de Cálculo de Salario Diario Integrado
La tabla tendrá las siguientes columnas:

Código: código del concepto, columna no modificable.
Descripción: descripción del concepto, columna no modificable.
Alias: alias del concepto, columna no modificable.
Tipo de Concepto: muestra el tipo de concepto.
Fijo: indicador de cálculo fijo del concepto. Se encuentra marcado cuando el
concepto es de cálculo fijo en las nóminas y desmarcado cuando es de cálculo
variable, columna no modificable.
Tope de Exención: columna modificable en la cual el usuario podrá indicar
el tope de exención de impuestos de los conceptos. Para los conceptos que no
tengan ningún valor en la columna el proceso de cálculo asumirá que no existe
tope para ellos, mientras que para aquellos que tengan tope, el proceso de
cálculo considerará únicamente la diferencia entre el monto del concepto y el
tope para los empleados para los cuales el monto del concepto es superior al
tope y no considerará el concepto para aquellos empleados para los cuales el
monto del concepto es inferior al tope de exención de impuestos.
Suma al SDI: columna modificable sólo en caso de que un concepto sea de
tipo base. Permite indicar si en el cálculo del salario diario integrado (SDI)
ese concepto va a sumarse al SDI o si va a restarse.

Recuerde que todos los conceptos desplegados aparecerán con el modo de
cálculo especificado por omisión que fue definido dentro del módulo de
Control de Nómina en la pantalla de mantenimiento de conceptos.

Cada vez que la carpeta Conceptos se encuentre activa en la ventana del
proceso, se habilitarán en la barra de herramientas los tres primeros botones
(filtro, reporte y envío a MSExcel) y los iconos mediante los cuales el usuario
podrá especificar la clasificación de los conceptos a considerar durante el
cálculo, tal y como se detalla a continuación.
Cálculo por Acumulado ( ): permite indicar que un concepto
determinado participa en el cálculo del salario diario integrado por medio de
su acumulado. Esto le pone la marca a la izquierda de la línea del
concepto.
Cálculo por fórmula ( ): permite indicar que un concepto determinado
participa en el cálculo del salario diario integrado por medio de fórmula. Esto
le pone la marca a la izquierda de la línea del concepto.
No Calcular ( ): permite deseleccionar completamente un concepto, lo que
significará que el proceso de cálculo del salario diario integrado no lo
considerará. Esto desmarca la linea del concepto.
Filtrar ( ): permite el despliegue de la ventana de filtro del mantenimiento
de conceptos que permitirá al usuario filtrar la información desplegada en la
tabla para seleccionar un grupo de conceptos que participarán en el cálculo.
la tabla de conceptos.
Salvar Clasificación ( ): permite salvar la clasificación de conceptos
cuando esta se ha alterado. Por ejemplo si se cambió la clasificación de la
forma de cálculo de los conceptos para el salario diario integrado, será posible
que el usuario pueda salvar esa clasificación como la clasificación por omisión
de los conceptos en el mantenimiento de conceptos.
Puede consultar la sección “¿Cómo Calcular el Salario Diario Integrado?” en
la página 304 donde se explica la forma en la cual se define si el concepto se
calcula por fórmula o por acumulado y las características de los dos métodos.
De igual forma que la tabla de empleados, la tabla de conceptos guardará
preferencias de usuario de modo que la siguiente vez que se ejecute el proceso,
los conceptos sean desplegados siguiendo el mismo criterio de selección.

Resultados
Esta carpeta está formada por una tabla en la cual el proceso de cálculo irá
acumulando sus resultados. La tabla es visible al usuario de forma que este
tenga un detalle más completo a disposición en caso de que sea requerido
algún ajuste.
Carpeta Resultados de Cálculo de Salario Diario Integrado
Las columnas de la tabla son las siguientes:

Empleado: código del empleado procesado.
Concepto: código del concepto calculado.
Acumula: indicador que determina si el concepto calcula por acumulado o
por fórmula. En caso de ser por acumulado, la celda aparecerá marcada.
Acumulado: acumulado encontrado para el concepto para el período
especificado. En caso de calcular por fórmula, esta celda no desplegará
ningún valor.
Proporción Diaria: proporción de aporte del concepto al salario diario
integrado del empleado. La forma en que se realiza este cálculo se muestra
más adelante dentro de la sección “¿Cómo Calcular el Salario Diario
Integrado?” en la página 304.

Suma: indicador que señala si el concepto suma o resta al salario diario
integrado, dependiendo de si es beneficio, deducción, aporte o anticipo, o
dependiendo de la indicación en la carpeta Conceptos para aquellos conceptos
tipo base.

Cada vez que la carpeta Conceptos se encuentre activa en la ventana del
proceso, se habilitarán en la barra de herramientas los iconos y de modo
que el usuario pueda imprimir el contenido de la tabla de resultados
intermedios o enviar los datos a Excel:
la tabla.
Notas
Esta carpeta consta de un campo en el cual el usuario podrá indicar notas
adicionales que quiere que se graben en las notas de las acciones de personal
generadas por el proceso.

Carpeta Notas de Cálculo de Salario Diario Integrado
Descripción de Funciones Especiales del

Submenú
Calcular
Por medio de este icono se ejecuta el proceso de cálculo del salario diario
integrado para todos los empleados que sean considerados por medio de los
parámetros del filtro que se presentan en la opción.
El proceso de cálculo se puede ejecutar las veces que sea necesario de manera
que se faciliten las modificaciones que sean hechas a los parámetros que
calcularán el salario diario integrado. Este icono se encuentra activo para
cualquiera de las carpetas que se requiera acceder hasta que el cálculo sea
aprobado.
Marcar Empleado
Se activa sólo si el usuario está ubicado en la carpeta Empleados de la
pantalla Cálculo de Salario Diario Integrado, para las demás carpetas de la
ventana permanecerá inactivo.

El icono será utilizado para seleccionar los empleados que se considerarán
durante el proceso de cálculo y a los que se le generará una acción de personal
una vez que se aplique el cálculo efectuado.
Todos los empleados seleccionados desplegarán el icono en el margen
izquierdo de la fila respectiva de la tabla.
Desmarcar Empleado
Se activa sólo si el usuario está ubicado en la carpeta Empleados de la
Este icono funcionará para deseleccionar un empleado y excluirlo del proceso
de cálculo. El icono desplegado en el margen izquierdo de la fila
correspondiente ( ) será eliminado también.
Calcular por Acumulado

Este icono se activa sólo si el usuario está ubicado en la carpeta Conceptos
de la pantalla Cálculo de Salario Diario Integrado, para las demás carpetas de
la ventana permanecerá inactivo.
Indica que un concepto determinado participa en el cálculo del salario diario
integrado por medio de su acumulado, esto es que dicho proceso calculará el
acumulado del concepto para cada empleado en el período establecido y lo
dividirá entre el número de días del período para establecer el monto de
participación del concepto dentro del salario diario integrado de cada
empleado.
Cada concepto que se indique que se calculará por acumulado desplegará el
icono en el margen izquierdo de la fila respectiva de la tabla.
Para mayor detalle puede consultar la sección “¿Cómo Calcular el Salario

Diario Integrado?” en la página 304.
Calcular por Fórmula

Este icono se activa sólo si el usuario está ubicado en la carpeta Conceptos
de la pantalla Cálculo de Salario Diario Integrado, para las demás carpetas de
la ventana permanecerá inactivo.
Permite indicar que un concepto determinado participa en el cálculo del salario
diario integrado por medio de fórmula es decir, que en vez de buscar el
acumulado del concepto para el período especificado, el proceso evaluará una
fórmula de cálculo asociada al concepto para determinar a cuánto equivale la
participación del concepto para cada empleado diariamente. Las fórmulas se
definen por medio de un “h00k”.
Cada concepto que se indique que se calculará por fórmula desplegará el icono
en el margen izquierdo de la fila respectiva de la tabla.

Desmarcar Concepto
Se activa sólo si el usuario está ubicado en la carpeta Conceptos de la
Este icono funciona para deseleccionar completamente un concepto, lo que
significará que el proceso de cálculo del salario diario integrado no
considerará el concepto.
Los conceptos no seleccionados no desplegarán icono alguno en el margen
izquierdo de la fila respectiva y esta función existe para excluir conceptos que
no han podido ser excluidos utilizando el filtro de la tabla.
Aprobar
Este icono ejecuta el proceso de aplicación del cálculo del Salario Diario
Integrado.
El proceso de cálculo no efectuará ninguna modificación en la base de datos
para agilizar el proceso y para permitir todas las ejecuciones y ajustes
necesarios por parte del usuario. Una vez que los resultados producidos por el
cálculo se consideren correctos, entonces será cuando las modificaciones en la
base de datos deben ser realizadas; esto lo efectuará el proceso de aplicación.
Para mayor detalle puede consultar la sección “¿Cómo Aprobar el Cálculo del
Salario Diario Integrado?” en la página 312.
¿Cómo Incluir/Excluir Empleados?

El procedimiento para incluir o excluir empleados del listado que se considera
para el cálculo del salario diario integrado (SDI) es el siguiente:
1. Cuando el usuario ingresa el código de la nómina a la cual se
realizará el cálculo del salario diario integrado, el sistema despliega
dentro de la carpeta Empleados el listado de los empleados a los

cuales se les puede asociar al proceso y que están asociados a dicha
nómina.
Esta tabla será actualizada por el sistema automáticamente cada vez
que se valide afirmativamente la nómina especificada por el usuario.
2. Dentro del listado se presentan el código y nombre de los empleados
que pertenecen a la nómina especificada y que no tienen fecha de
salida, pues a empleados con fecha de salida solo pueden generarse
acciones de personal de contratación.
3. Por omisión el sistema despliega todos los empleados marcados con
el icono que significa que el empleado se encuentra
seleccionado para ser considerado dentro del proceso de cálculo del
SDI.
4. Si el usuario lo requiere puede excluir empleados del proceso
marcándolos con el highlight y luego presionando el icono que
se encuentra en la barra de herramientas de la ventana. Este icono
solo se habilita cuando la carpeta Empleados se encuentra activa.
5. Para volver a incluir un empleado dentro del proceso debe
seleccionarlo con el highlight y presionar el icono . A los
empleados incluidos que se consideran en el proceso de cálculo se le
generará una acción de personal una vez que se aplique el cálculo
efectuado.
Todos los empleados seleccionados desplegarán el icono en el
margen de la fila de la tabla correspondiente.
¿Cómo Calcular el Salario Diario Integrado?

El procedimiento para calcular el salario diario integrado de los empleados es
el siguiente:
1. El usuario debe ingresar los datos requeridos dentro de la carpeta
Proceso.
2. Una vez ingresados los parámetros del proceso mediante el icono
el usuario podrá ejecutar el proceso de cálculo de los salarios
diarios integrados de todos los empleados que fueron seleccionados
previamente. El proceso efectuará dos categorías de cálculo
distintas, dependiendo del tipo de los conceptos, esto es, si el
concepto calcula por acumulado o por fórmula.
Cada vez que se actualice la tabla de la carpeta todos los
conceptos desplegados aparecerán con el modo de cálculo
especificado por omisión.
3. Para establecer un modo de cálculo por omisión dentro del módulo
de Control de Nómina en la pantalla de mantenimiento de

conceptos se encuentran dos casillas bajo el título Salario Diario
Integrado denominados Calcular por Acumulado y Calcular
por Fórmula mediante los cuales se podrá indicar si el concepto
participa en el cálculo del salario diario integrado por acumulado o
por fórmula (vea el manual respectivo para mayor detalle). De no
estar marcado ninguno de ellos, se asumirá que el concepto no
participa del cálculo de salarios diarios integrados.
4. Para cambiar el modo de cálculo de un concepto desde la tabla de la
carpeta Concepto puede utilizar los iconos para Cálculo por
Acumulado, Cálculo por fórmula y No Calcular que se despliegan
en la barra de herramientas.
5. Si un concepto está marcado dentro de la tabla con el icono

significa que cuando se ejecute el proceso el cálculo el concepto es
por acumulado. Para cambiarlo a cálculo por fórmula debe
marcarlo con el highlight y luego presionar el icono .
6. De la misma manera si requiere cambiar de cálculo por fórmula a
cálculo por acumulado debe marcar el registro con el highlight y
presionar el icono .
7. Si requiere excluir un concepto del proceso debe marcarlo con el
highlight y presionar el icono que indica que no se calculará el
concepto.
8. Una vez definida la forma de cálculo de cada concepto se debe
salvar la clasificación por medio del icono . Si se cambió la
clasificación de la forma de cálculo de los conceptos para el salario
diario integrado, es posible que el usuario pueda salvar esa
clasificación como la clasificación por omisión de los conceptos en
el mantenimiento de conceptos.
9. Los dos métodos de cálculo que el sistema maneja son los
siguientes:
Cálculo por Acumulado

En caso que un concepto calcule por acumulado el proceso calculará el
acumulado del concepto para el empleado actualmente procesado en el
período y dividirá el total de ese acumulado entre el número de días del
período especificado para obtener el monto del aporte del concepto al salario
diario integrado del empleado.
En caso que el concepto sea beneficio o anticipo de primera quincena, este
monto será sumado al total para el salario diario integrado del empleado.
En caso de ser deducción, aporte o anticipo de segunda quincena, el monto del
concepto será restado del total del salario diario integrado del empleado.
En caso de ser base dependerá de la indicación del usuario.

Cálculo por Fórmula
Para los conceptos que se calculen mediante fórmula el proceso de cálculo se
limitará a invocar una función con un nombre determinado y un juego de
argumentos predefinido que se encuentra en un archivo con extensión APD o
DLL.
Así, será la función del APD o DLL la que retornará en uno de los argumentos
el monto correspondiente del concepto para el empleado y el proceso de
Recursos Humanos sumará o restará este monto al total del salario diario
integrado del empleado que se esté procesando. Este tipo de cálculo se usa
cuando no hay históricos del concepto en Control de Nómina.
Especificación de Rutinas Configurables para el módulo de

Recursos Humanos
Las rutinas configurables en el módulo de Recursos Humanos son utilizadas
para especificar un método de cálculo de un concepto por fórmula en el salario
diario integrado, según las necesidades del cliente. Si el cliente utiliza Centura
Builder debe seguir la especificación para crear un Dynalib, por otro lado si el
cliente decide utilizar otro lenguaje debe seguir la especificación del archivo
.DLL.
Especificación del Dynalib

Para generar el archivo dynalib, se debe crear un .APL con el código fuente y
compilarlo como dynalib, lo cual genera un archivo objeto, cuyo nombre debe
ser SDIFORMU.APD.
Function: IniciarCalculoSDI ! __exported
Description:
Efectúa acciones de inicialización requeridas por el usuario
cuando el proceso de cálculo de Salario Diario Integrado
incluye al menos un concepto que calcula por fórmula. Se
ejecuta al inicio del proceso de cálculo. Recibe un Handle SQL
no transaccional (el proceso de cálculo del SDI no es
transaccional).
Retorna TRUE si tiene éxito, FALSE si no es así.
Returns
B00lean:
Parameters
Sql Handle: phsqlCursor
String: psUsuario
String: psCompania
String: psNomina
Date/Time: pdtFechaInicial

Date/Time: pdtFechaFinal
Date/Time: pdtFechaRige
Number: pnSalarioMinimoPais
Number: pnSalarioMinimoZona
Number: pnTopeSalario
B00lean: pbSalarioFijo
Number: pnDiasSalario
Number: pnDiasAguinaldo
Number: pnPorcentajePrima
String: psDiasLaborados
Function: FinalizarCalculoSDI ! __exported

Description:
Efectúa acciones de finalización requeridas por el usuario
ejecuta al final del proceso de cálculo. Recibe un Handle SQL
transaccional)
Returns
B00lean:
Parameters
String: psUsuario
String: psCompania
String: psNomina

Function: CalcularConceptoSDI ! __exported

Description:
Calcula la proporción diaria del concepto indicado como
parámetro para el empleado indicado como parámetro y retorna
el valor en el parámetro pnResultado. Recibe todos los
parámetros relevantes en un proceso de cálculo de salario diario
integrado, configurados por el usuario desde el diálogo de
ejecución del proceso. Recibe también un Handle SQL no
transaccional.
Returns
B00lean:
Parameters
String: psUsuario
String: psCompania
String: psNomina
String: psEmpleado
String: psConcepto
Number: pnTopeExcencion
Receive Number: pnResultado

Especificación del DLL
Para generar el archivo DLL, se debe utilizar un lenguaje capaz de compilar y
generar un archivo .DLL de Windows, basado en WIN32.DLL, y el nombre
del archivo final debe ser SDIFORMU.DLL.
Las funciones deben cumplir con un formato para hacer la interfaz con
Centura, el cual se describe en lenguaje C++.
#include<windows.h>
#include"cbtype.h"
#include"centura.h"
b00l IniciarCalculoDll( SQLHANDLENUMBER hsql)

Descripción:
Efectúa acciones de inicialización requeridas por el usuario
ejecuta al inicio del proceso de cálculo. Recibe un Handle SQL
transaccional).
B00l CalcularConceptoDll( SQLHANDLENUMBER hsql,

LPTSTR nomina,
int numero_nomina,
DATETIME fecha_inicio,
DATETIME fecha_fin,
DATETIME fecha_rige,
DOUBLE salario_min_pais,
DOUBLE salario_min_zona,
DOUBLE tope_salario,
LPTSTR empleado,
LPTSTR concepto,
DOUBLE tope_excension,
DOUBLE * resultado)
Descripción:
Calcula la proporción diaria del concepto indicado como
parámetro para el empleado indicado como parámetro y retorna
el valor en el parámetro pnResultado. Recibe todos los
parámetros relevantes en un proceso de cálculo de salario diario
integrado, configurados por el usuario desde el diálogo de

ejecución del proceso. Recibe también un Handle SQL no
transaccional.
b00l FinalizarCalculoDll( SQLHANDLENUMBER hsql)

Descripción:
Efectúa acciones de finalización requeridas por el usuario
ejecuta al final del proceso de cálculo. Recibe un Handle SQL
transaccional)
Adicionalmente, se debe crear un archivo de definición de módulos .DEF con
el siguiente formato:
LIBRARY sdiformu
DESCRIPTION "Calculo de rutinas configurables"

EXPORTS
IniciarCalculoDll @1
CalcularConceptoDll @2
FinalizarCalculoDll @3
El archivo CBTYPE.H contiene los tipos requeridos para DATETIME y
SQLHANDLENUMBER, los cuales son propios de Centura. Su
especificación es la siguiente:
typedef int SQLHANDLENUMBER;
typedef struct tagDATETIME

{
BYTE DATETIME_Length; /* length of date/time */
BYTE DATETIME_Buffer[12]; /* SQLSDAT */
} DATETIME;
Para poder utilizar el cursor conectado, el cual es pasado como parámetro en
todas las funciones, es necesario hacerlo a través de las funciones definidas en
el archivo CENTURA.H, y también se debe incluir la librería CBDLL.LIB
para poder compilar y generar el archivo DLL.
Se recomienda hacer el DLL en Microsoft Visual C++, incluir el archivo
CBTYPE.H, y si se van a hacer operaciones sobre el cursor se debe utilizar
CENTURA.H y CBDLL.LIB.

**********
10. El proceso aplicará los topes de exención de impuestos de los
conceptos independientemente de si son calculados por acumulado o
fórmula.
11. En el caso de conceptos base, el proceso verificará el indicador de la
carpeta Conceptos especificado para cada concepto base que
indicará si el concepto suma o resta al salario diario integrado, es
decir, si se comportará como un beneficio o como una deducción del
empleado en los casos especiales en que se requiera incluir
conceptos base dentro del proceso de cálculo.
12. Conforme el proceso de cálculo vaya avanzando, irá acumulando los
resultados en una tabla intermedia que será precisamente la tabla de
la carpeta Resultados hasta que haya finalizado el cálculo de los
salarios diarios integrados de todos los empleados seleccionados.
13. Si el usuario marcó el parámetro Salario fijo entonces el sistema
realiza también el cálculo de este rubro para sumarlo al cálculo del
salario diario integrado de la siguiente manera:
I Parte: Salario Fijo
Salario Fijo = Salario Diario * Factor
donde
Salario Diario = Salario Referencia Empleado / Días Salario
Diario
Factor = 1 + ( Días Aguinaldo / Días Año ) + (( Resultado * Prima
Vacacional / 100 ) / Días Año )
Resultado = el que se despliega en la carpeta Resultados
II Parte: Salario diario Integrado (SDI)

Salario diario Integrado = Total Salario + Salario Fijo
Total Salario = según el tipo de cálculo que se utilice
14. En el caso que el parámetro de Salario fijo no se haya marcado

entonces el sistema calcula el SDI por medio de los procesos que se
mencionaron anteriormente (II Parte de las fórmulas con Salario
Fijo = 0) y no le sumará el rubro calculado para el salario fijo.
15. Una vez finalizado se desplegarán los totales obtenidos en la
columna Salario Diario Integrado Calculado de la tabla de la
carpeta Empleados desde donde el usuario podrá verificar si el
cálculo es correcto o si requiere efectuar algún otro ajuste adicional.
16. El proceso de cálculo podrá ser ejecutado las veces que sea
requerido hasta que el usuario considere que los resultados
obtenidos son correctos.

17. Además el proceso de cálculo constará de un odómetro que marca el
avance del proceso y graba una pista de auditoria en la tabla de
auditoria de procesos del módulo de Administración del
Sistema una vez que finalice. Al finalizar el proceso el sistema
envía un mensaje al usuario.
¿Cómo Aprobar el Cálculo del Salario Diario

Integrado?
El procedimiento para aprobar y aplicar el cálculo del salario diario integrado
es el que se describe a continuación:
1. El proceso de cálculo no efectúa ninguna modificación en la base de
datos para agilizar el proceso y para permitir todas las ejecuciones y
ajustes necesarios por parte del usuario. Una vez que los resultados
producidos por el cálculo se consideren correctos, entonces será
cuando las modificaciones en la base de datos deben ser realizadas,
lo cual lo realiza el proceso de aplicación.
2. Para correr el proceso de aplicación del cálculo del Salario Diario
Integrado solo debe presionar el icono . El proceso de aplicación
es un proceso transaccional que crea y aplica las acciones de
personal de cada uno de los empleados a los que se les calculó el
salario diario integrado.
3. Además entre las operaciones que realiza el sistema se modifica el
campo del salario diario integrado del mantenimiento de empleados
(es accesible por medio de una fórmula primitiva del módulo de
Control de Nómina).
 mantenimiento de acciones de personal.
4. También el proceso de aplicación genera una pista de auditoria en la
tabla del módulo de Administración del Sistema una vez que
finalice y se acompañará también de un odómetro que marcará el
avance del proceso. Con esto quedarán registros de auditoria tanto
en Administración del Sistema como en cada una de las
acciones de personal generadas por el proceso.
5. Si el proceso se ejecuta correctamente el sistema envía un mensaje
de conclusión con éxito.
Una vez que el usuario decida salir de la pantalla de Salarios Diarios
Integrados después de haberlo ejecutado, el sistema verifica si el usuario
imprimió los datos que resultaron del proceso en alguna ocasión o si hubo
transferencia a Excel, pues una vez cerrada la pantalla no podrá volverlos a
acceder ya que los datos intermedios se perderán.
En caso que no se haya registrado ningún reporte o transferencia de datos, se
desplegará un mensaje de advertencia consultando si está seguro de que desea

cerrar la pantalla sin imprimir o transferir los datos de los resultados
intermedios antes de que estos se pierdan.
En caso de que se indique no, el cierre de la pantalla no se llevará a cabo para
permitir que el usuario deje registro en otro medio de los datos intermedios
que produjo el proceso.
CAMBIO MASIVO DE NÓMINA

Este proceso aplica un cambio de nómina establecido por el usuario a un
grupo de empleados en particular y crea las acciones de personal de cambio de
nómina para todos los empleados considerados en el proceso por medio del
filtro.
más empleados de una sola vez. Los cambios de nómina pueden generarse
cada vez que uno o varios empleados, por ejemplo, dejen de laborar en un
proyecto y pasen a otro, o para empleados que han sido promovidos y ya sus
condiciones salariales no sean las mismas que aplican en la nómina a la que
pertenecían anteriormente.
Empleados variarán dependiendo del tipo de acción de personal que se
establezca.
La pantalla que se despliega en esta opción cuenta con dos carpetas
principales: Movimiento y Notas. En la primera se definen las
características básicas del cambio de nómina y en la segunda se puede definir
cualquier comentario que se estime conveniente.
 Es posible generar el proceso o crear acciones de cambio de nómina
aun cuando el empleado tenga ya acciones del mismo tipo pendientes
de aplicación, por lo que se debe tener el cuidado correspondiente para
el manejo de estas acciones. El sistema mantendrá al empleado en la
clase de nómina indicado en la acción de personal con fecha rige más
reciente, y en el caso de que exista más de una acción que cambie le
cambie de nómina en la misma fecha mantendrá al empleado en la
clase de nómina de la acción que tenga el número de consecutivo
mayor para esa fecha.
 Cuando se ejecute el proceso de cambio masivo de nómina el sistema
escribirá una línea en la tabla de Auditoria de Procesos del
módulo de Administración del Sistema para dejar constancia de
la fecha, usuario, proceso módulo entre otros.

MANEJO DE CAMBIOS MASIVOS DE NÓMINA
acciones que el usuario considere conveniente y también se podrán crear,
marcar para imprimir, aprobar y aplicar dichas acciones generadas por el
proceso de aumento masivo.
Para ejecutar el proceso de Cambio Masivo Nómina se debe ingresar la
información en dos carpetas:
Movimiento
Dentro de esta carpeta existen varios apartados con la siguiente distribución y
en los que se definen los siguientes parámetros:
Acciones de Personal: este apartado presenta cuatro casillas:
 Tipo de Acciones: tipo predefinido de acción de personal que
tendrán todas las acciones que se generen con el proceso. Al consultar
la tabla de Tipos de Acciones de Personal, por medio de la tecla F1 o
el doble clic en la casilla, se desplegarán únicamente los tipos que
tengan predefinido el tipo de acción "Cambio de Nómina".
 Fecha de Acciones: fecha de creación de registro de la acción de
personal.
 Fecha Rige: corresponde a la fecha de vigencia de las acciones de
personal.
 Nueva Nómina: en esta casilla se debe especificar la nueva clase de
nómina a la que pertenecerán los empleados que se incluyan en el
proceso de cambio masivo. Es una casilla de consulta F1 a la tabla de
clases de nómina.
Cargar desde Archivo: Este apartado es un check que en caso de marcarse
habilita el campo Archivo desde el que se puede indicar la ruta del archivo
desde el que se cargará la información de los cambios de nómina que se van a
realizar. Esto deshabilita las casillas Fecha Rige y Nueva Nómina.
Proceso: este apartado presenta tres casillas:
 Aprobar Acciones: al marcar esta opción se establece que todas las
aprobadas. El usuario debe contar con los privilegios necesarios.
 Aplicar Acciones: al marcar esta opción se establece que todas las
aplicadas después de aprobarse. El usuario debe contar con los
privilegios necesarios.
 Marcar Acciones para Imprimir: al seleccionar esta casilla se
establece que las acciones de personal que se generen serán
consideradas la próxima vez que se ejecute el proceso de impresión de
acciones de personal ( ).
Cuando una acción está marcada para imprimir, la línea
correspondiente a esa acción en la tabla de Acciones de Personal
se despliega de la siguiente manera:
A continuación se presenta como se observa la carpeta Movimiento del

proceso de Cambio Masivo de Nómina:
Carpeta Movimiento de Proceso Cambio Masivo de Nómina
Notas
Dentro de esta pantalla se puede agregar notas adicionales que serán

Carpeta Notas de Proceso Cambio Masivo de Nómina
Descripción de Botones
Filtro ( )
Para definir los parámetros que se utilizarán de filtro de los empleados a los
cuales se aplicará el aumento, debe presionar el botón que se encuentra en la
parte inferior de la ventana. Se desplegará ventana formada por dos carpetas
que agrupan parámetros que pueden ser utilizados como filtro.
Los parámetros de filtro son:
 Personales: Código y Nombre del empleado, Identificación, Mes
Nacimiento, Nacionalidad, Fecha de Próxima. Evaluación, Forma de
Pago, Estado, Sexo.
 Otros: Departamento, Puesto, Nómina, Ubicación, Centro de Costo,
Entidad Financiera con la cual se realizan los pagos de salario al
empleado, Horario de trabajo, Rango de Salario Referencia, Rango de
Fecha de Ingreso.

Generar ( )
Una vez definidos los empleados a los cuales se aplicará el proceso de
aumento de salario, presione el botón que se encuentra en la pantalla principal
de Cambio Masivo de Nómina.
Al ejecutarse el proceso el sistema desplegará una pantalla donde se presentan
las acciones de personal que serán creadas según las condiciones definidas.
Considere las restricciones de grabación existentes cuando existen acciones de
personal de aumento de salario pendientes.
Nótese que si es obligatorio, puede implicar sobrescribir el estado que se
recuperó de preferencias al crearse el diálogo del proceso. Si no es
obligatorio, durante la creación del diálogo se mantiene el estado que está
guardado en preferencias si lo había.
Cancelar ( )
Este botón Cancela el proceso, cierra la ventana y ubica al usuario en el
integrador.
A continuación se presenta la pantalla desplegada por el proceso Generar
acciones de personal por cambio masivo de nómina.
Pantalla Cambio Masivo de Nómina – registros de las acciones que se crearían
Las columnas desplegadas por esta tabla son:

Empleado: código del empleado al que se le generará un aumento.

Estado: se muestra el estado del empleado.
Nómina: dentro de esta columna se despliega la nómina actual del empleado.
Nueva Nómina: en esta casilla el proceso la que sería la nómina de cada
empleado que cumple con el filtro establecido una vez que el usuario finalice
el proceso y se apliquen las acciones de personal. Esta columna es modificable
y los datos se ingresan directamente en cada celda, puede ser modificada
directamente por el usuario para establecer una nueva nómina que sea
diferente a la nómina definida en la ventana anterior.
Fecha Rige: esta columna es modificable y equivale a la fecha de vigencia de
la acción de personal.
Notas: dentro de esta casilla se puede agregar notas adicionales que serán
Además se puede desplegar la columna Departamento si se requiere.
Las acciones generadas por el proceso pueden ser consultadas dentro de la
opción Acciones de Personal del submenú Operación. En este caso
estas acciones se encontrarán en estado No Aprobada, Aprobada o Aplicada,
en el caso de que se haya marcado la opción de Aprobar Acciones la nómina
del empleado será actualizado hasta que el usuario las aplique, o en caso de
que se haya marcado la opción de Aplicar Acciones ya la nómina del empleado
habría sido actualizada automáticamente.
Recuerde que cuando se ejecute el proceso de cambio masivo de nómina el
sistema escribirá una línea en la tabla de Auditoria de Procesos del
módulo de Administración del Sistema para dejar constancia de la fecha,
usuario, proceso ejecutado y módulo, entre otros datos.
Al momento de presionar este icono se crean las acciones de personal de
Grabar y cambio de nómina a todos los empleados cuya línea tenga la marca de
Regresar
Seleccionada a la izquierda del registro .
Con este icono el usuario marca con el signo aquellas filas que no
estén seleccionadas dentro de la tabla para aplicar el cambio de nómina
Seleccionar
pero para los cuáles no existan restricciones para dicha aplicación. Estos
registros se visualizan de la siguiente forma .
Con este icono el usuario desmarca aquellos registros que se encuentren
marcados con el signo dentro de la tabla Cambio Masivo de
Deseleccionar
Nómina. Estos registros se visualizan de la siguiente forma
.

Con este icono se abre una venta para carga de archivo que permite
Cargar seleccionar un archivo desde el cual se cargará la información de los
cambios de nómina que se van a realizar.
Con este icono se abre una ventana para el respaldo de la información
Guardar en un archivo, el cual podrá ser utilizado después para ser cargado con
la información de los cambios de nómina que se van a realizar.
¿Cómo se Seleccionan y Deseleccionan los

Registros para Generar las Acciones de
Personal de Cambio Masivo de Nómina?
El procedimiento para seleccionar los registros es el siguiente:
1. Dentro de la tabla de la ventana Cambio Masivo de Nómina marque
el registro que va a utilizar con el highlight.
2. Una vez seleccionado presione el icono para seleccionar el
registro. Esto hará que se despliegue una marca en la fila que
contenga el registro. Esta se verá de la siguiente forma:
3. Es necesario que el usuario incluya a los empleados a los cuales se

tomará en cuenta en el proceso por medio de la marca de
seleccionado. Aquellos empleados que no se encuentren marcados
no serán considerados dentro del proceso.
4. De la misma manera que se marca, para desmarcar un registro de la
tabla se debe escoger la fila que lo contiene con el highlight.
5. Una vez seleccionado el empleado presione el icono para

eliminar la marca de la fila.
¿Cómo se Carga la información desde un

Archivo?
El procedimiento para realizar la carga de un archivo con la información de las
acciones de personal para cambio de nómina que se generarán, se puede llamar
desde la opción del check box Cargar desde Archivo en la pantalla de
generación del proceso, y también desde el icono en la ventana donde se
muestra la tabla. El proceso es el siguiente:
1. Desde la pantalla de generación del proceso maque el check Cargar
desde Archivo, esto habilitará la casilla Archivo:

La otra opción es dentro de la ventana Cambio Masivo de Nómina
donde se despliega la tabla con la información presionando el icono
.
2. El sistema abrirá la ventana de búsqueda de archivos llamada Carga de
archivo donde se podrá escoger un archivo de texto(*.txt) o un archivo
de Excel(*.xls o *.xlsx), luego se debe presionar el botón Open.
Ventana de Carga de Archivo.

3. En el caso que se ejecute el proceso de carga por medio del icono
desde la ventana donde se visualiza la tabla el sistema mostrará un
mensaje indicando que los datos actuales en la tabla serán eliminados,
consultando si desea continuar.
Mensaje de advertencia.
¿Cómo se Guarda la información en un

Archivo?
El procedimiento para guardar en un archivo los datos mostrados en la tabla es
el siguiente:
1. Desde la ventana Cambio Masivo de Nómina donde se despliega la
2. El sistema abrirá la ventana de búsqueda de almacenamiento en disco
de archivos llamada Guardar Archivo donde se podrá digitar el

nombre que tendrá el archivo, el cual puede ser un archivo de
texto(*.txt) o un archivo de Excel(*.xls o *.xlsx), luego se debe
presionar el botón Save.
Ventana de Guardar Archivo.

3. El sistema indicará por medio de un mensaje si el proceso finaliza
con éxito o no.
¿Cómo se Generan la acciones de personal del

proceso de Cambio Masivo de Nómina?
El procedimiento para crear las acciones de personal según los datos
mostrados en la tabla es el siguiente:
1. Desde la ventana Cambio Masivo de Nómina donde se despliega la
2. El proceso iniciará mostrándose un odómetro, el cual indica el avance
del mismo.
Odómetro del proceso.

3. Por último se mostrará un mensaje indicando que el proceso finaliza
exitosamente.

4. Al presionar el botón Continuar se cerrará la ventana de proceso.
5. Si se había activado la opción de Aprobar Acciones, estas se crearán y
quedarán en estado Aprobada, de lo contrario quedaran en estado No
Aprobada. Si además se había activado la opción de Aplicar Acciones,
estas quedarían más bien en estado Aplicada y el cambio se hará
efectivo en el mantenimiento del empleado.
6. Del mismo modo si se había activado la opción de Marcar Acciones
Para Impresión, estas quedarán marcadas, de lo contrario solo se
crearán.
TERMINACIÓN MASIVA DE
CONTRATOS
Este proceso permite realizar la creación de las acciones de personal de tipo
predefinido Terminación de Contrato a un grupo de empleados de una nómina
en particular especificados por el usuario en el proceso por medio del filtro.
más empleados en un mismo paso.
Empleados variarán dependiendo del tipo y los atributos del empleado que
se establezcan en la acción de personal.
La pantalla que se despliega en esta opción cuenta con una única carpeta
llamada General. En esta se definen las características básicas de la
terminación de contrato que se dará. Además, se tiene un botón Filtro que se
utiliza para seleccionar la nómina de los empleados a los que se le realizará la
terminación de contrato.

 La fecha rige que utilizará el sistema en las acciones de personal será
la misma fecha final que tiene el histórico de nómina con el número
de consecutivo seleccionado en la ventana del filtro.
 Es posible generar el proceso o crear acciones de terminación de
contrato aun cuando el empleado ya tenga acciones de personal
posteriores a la fecha rige de la acción de terminación de contrato que
se está generando, por lo que se debe tener el cuidado correspondiente
para el manejo de estas acciones.
 Si ya existe una acción de personal que pasa al empleado al mismo
estado que se ha indicado en el proceso y coincidan las fechas en que
el empleado mantendrá ese estado no será posible generar la acción
desde el proceso.
MANEJO DE TERMINACIÓN MASIVA DE

CONTRATOS
acciones que el usuario considere conveniente y también se podrán marcar
para imprimir, aplicar y/o desaplicar dichas acciones generadas por el proceso
de terminación masiva de contratos.
Para ejecutar el proceso de Terminación Masiva de Contratos se debe
ingresar la información en las dos ventanas que despliega el proceso:
Descripción de Pantallas
Terminación Masiva de Contratos – General
Dentro de esta pantalla existen varias casillas en las que se definen los
Fecha de Acción: en esta casilla se indica la fecha que se tomará como
referencia de la fecha en la que se crearon las acciones por medio de este
proceso.
Tipo de acción: corresponde a un campo de consulta F1 que hace referencia
a la tabla de tipos de acciones de personal, donde se debe escoger un tipo de
acción de personal sobre los que el usuario tenga privilegios y sea del tipo
predefinido Terminación de Contrato.
Estado del empleado: Se habilita dependiendo de la parametrización que
tenga el tipo de acción de personal seleccionado. Si el tipo de acción de
personal tiene un estado predefinido y activado el indicador de permitir el
cambio de estado predefinido entonces podrá ser modificado, de lo contrario

esta casilla permanecerá habilitada. También si no se tiene un estado
predefinido entonces la casilla estará habilitada.
Nómina Destino: Si se desea, y se tiene una nómina a la que los empleados
pasarán en el momento que termine su contrato, por ejemplo una nómina
histórica de empleado o de empleados inactivos, se podrá indicar en esta
casilla el código de dicha clase de nómina. Si no se requiere hacer este cambio
a los empleados, la casilla podrá quedar vacía.
Aplicar automáticamente las acciones: si se desea las acciones de
personal pueden quedar automáticamente estas acciones de personal, de lo
contrario cuando se desmarca esta opción la acción quedará en estado
Aprobada.
Pantalla General de Proceso Terminación Masiva de Contratos
Selección de Empleados - Filtro

Dentro de esta pantalla existen dos casillas y una tabla con los empleados de la
nómina seleccionada en las que se definen los siguientes parámetros:
Nómina: corresponde al código de la clase de nómina seleccionada por el
usuario para selección de los empleados. Es un campo de consulta F1 a la
tabla de clases de nóminas sobre las que el usuario tenga privilegios.
Número: corresponde al número de consecutivo de la nómina seleccionada
por el usuario en la casilla Nómina de donde se llenará la tabla de empleados
que se visualiza en esta ventana.
En la tabla de empleados que se muestra en esta ventana se visualizan datos
del empleado como el código, nombre, puesto, departamento, fecha de
ingreso, entre otros.
Antes de poder presionar el botón Procesar se deben seleccionar

en la tabla los empleados de la nómina seleccionada a los que se le generará la

acción de terminación de contrato. Para ello se cuenta con los botones de
Seleccionar Empleado y Deseleccionar Empleado . Con los que
entonces se marcará o desmarcará, a la izquierda del registro, a los empleados
según se requiera generarles o no la acción de terminación de contrato.
Pantalla Selección de Empleados de Proceso Terminación Masiva de Contratos
Una vez seleccionados los empleados se debe presionar el botón Procesar, con
lo que el sistema intentará crear las acciones de personal, si existieran
inconvenientes que permitan su creación el sistema lo indicará por medio de
un mensaje, de lo contrario indicaría que el proceso finalizó con éxito.
CONTRATACIÓN MASIVA DE
EMPLEADOS
Este proceso permite realizar la creación de las acciones de personal de tipo
predefinido Contratación a un grupo de empleados de una nómina en
particular especificados por el usuario en el proceso por medio del filtro.
más empleados en un mismo paso.
Empleados variarán dependiendo del tipo y los atributos del empleado que
se establezcan en la acción de personal.

La pantalla que se despliega en esta opción cuenta con una única carpeta
llamada General. En esta se definen las características básicas de la
contratación que se dará. Además, se tiene un botón Filtro que se utiliza para
seleccionar entre varios atributos de los empleados a los que se le realizará la
contratación (nóminas, departamentos, centros de costo, estados, ubicación,
puestos, fechas de ingreso o salida).
 Es posible generar el proceso o crear acciones de contratación aun
cuando el empleado ya tenga acciones de personal de otros tipos
posteriores a la fecha rige de la acción de contratación que se está
generando, por lo que se debe tener el cuidado correspondiente para el
manejo de estas acciones.
 Si ya existe una acción de personal que pasa al empleado al mismo
estado que se ha indicado en el proceso y coincidan las fechas en que
el empleado mantendrá ese estado no será posible generar la acción
desde el proceso.
 Si ya existe una acción de personal de contratación posterior a la fecha
rige que se indicó en el proceso, aunque esta no se encuentre
Aplicada, no se podrá generar el proceso.
 Si se trata de una recontratación entonces la última acción de personal
aplicada del empleado debe ser de terminación de contrato.
 Si se trata de la primera acción del empleado y ya existe una acción de
contratación que no ha sido aplicada aun entonces si se podrá generar
el proceso.
 Solo se considerarán en el filtro empleados con un estado Inactivo.
 Si se tienen empleados cuyos registros apenas han sido agregados a la
base de datos, y mientras no se tenga activo el parámetro de crear la
acción de contratación automáticamente, deben haberse creado con un
estado Inactivo para que cuando se quieran considerar en el proceso de
contratación masiva puedan ser incluidos en el proceso.
MANEJO DE CONTRATACIÓN MASIVA DE

EMPLEADOS
acciones que el usuario considere conveniente y también se podrán marcar
para imprimir, o desaplicar dichas acciones generadas por el proceso de
contratación masiva de empleados. Es importante mencionar que todas las
acciones se generan en estado Aplicado.

Para ejecutar el proceso de Contratación Masiva de Empleados se debe
ingresar la información en las dos ventanas que despliega el proceso:
Descripción de Pantallas
Re-Contratación Masiva de Empleados – General
Dentro de esta pantalla existen varias casillas en las que se definen los
Fecha de Acción: en esta casilla se indica la fecha que se tomará como
referencia de la fecha en la que se crearon las acciones por medio de este
proceso.
Fecha Rige: en esta casilla se indica la fecha rige de las acciones, la cual será
también la nueva fecha de ingreso de los empleados considerados en el
proceso.
Tipo de acción: corresponde a un campo de consulta F1 que hace referencia
a la tabla de tipos de acciones de personal, donde se debe escoger un tipo de
acción de personal sobre los que el usuario tenga privilegios y sea del tipo
predefinido Contratación.
Estado del empleado: Se habilita dependiendo de la parametrización que
tenga el tipo de acción de personal seleccionado. Si el tipo de acción de
personal tiene un estado predefinido y activado el indicador de permitir el
cambio de estado predefinido entonces podrá ser modificado, de lo contrario
esta casilla permanecerá habilitada. También si no se tiene un estado
predefinido entonces la casilla estará habilitada.
Aplicar automáticamente las acciones: por omisión las acciones de
personal quedarán en estado Aplicada automáticamente, esto siempre y
cuando el usuario tenga los privilegios correspondientes. Esta opción no se
puede modificar.
Limpiar acumulado de conceptos: esta opción limpia los acumulados de
los conceptos de nóminas ya han sido calculados en las nóminas que el
empleado haya recibido pagos, esto para empleados que son recontratados.
Además se limpian los saldos o cuotas que estuvieran pendientes. Si se desea
se puede omitir este proceso desmarcando la opción.
Valores Adicionales: en esta sección aparecen dos casillas, Valor
Adicional 1 y Valor Adicional 2, las cuales corresponden en caso de estar
activos a los primeros dos rubros adicionales de empleado definidos en los
Parámetros del Módulo de Control de Nómina. En estos el usuario
puede definir el valor que allí se almacenará.

Pantalla General de Proceso Contratación Masiva de Empleados
Selección de Empleados - Filtro

Dentro de esta pantalla existen dos casillas y una tabla con los empleados de la
nómina seleccionada en las que se definen los siguientes parámetros:
Nóminas: corresponde a un campo de lista donde se pueden indicar los
códigos de las clases de nóminas seleccionadas por el usuario como filtro para
la escogencia de los empleados. Es un campo de consulta F1 a la tabla de
clases de nóminas sobre las que el usuario tenga privilegios.
Departamentos: corresponde a un campo de lista donde se pueden indicar
los códigos de los departamentos seleccionados por el usuario como filtro para
departamentos.
Empleados: corresponde a un campo de lista donde se pueden indicar los
códigos de los empleados seleccionados por el usuario como filtro para la
escogencia de los empleados. Es un campo de consulta F1 a la tabla de
empleados.
Centros de Costo: corresponde a un campo de lista donde se pueden
indicar los códigos de los centros de costo seleccionados por el usuario como
filtro para la escogencia de los empleados. Es un campo de consulta F1 a la
tabla de centros de costo.

Estados: corresponde a un campo de lista donde se pueden indicar los
códigos de los estados del empleado seleccionados por el usuario como filtro
para la escogencia de los empleados. Es un campo de consulta F1 a la tabla de
estados del empleado.
Ubicación: corresponde a un campo de lista donde se pueden indicar los
códigos de las ubicaciones seleccionadas por el usuario como filtro para la
escogencia de los empleados. Es un campo de consulta F1 a la tabla de
ubicaciones.
Puestos: corresponde a un campo de lista donde se pueden indicar los
códigos de los puestos de trabajo seleccionados por el usuario como filtro para
puestos.
Fecha de Ingreso: corresponde a dos campos de fecha donde se pueden
indicar un rango de fechas para considerar empleados cuya fecha de ingreso
anterior se encuentre dentro del rango como filtro para la escogencia de los
empleados.
Fecha de Salida: corresponde a dos campos de fecha donde se pueden
indicar un rango de fechas para considerar empleados cuya fecha de salida
anterior se encuentre dentro del rango como filtro para la escogencia de los
empleados.
En la tabla de empleados que se muestra en esta ventana se visualizan datos
del empleado como el código, nombre, departamento, puesto, centro de costo,
entre otros. Dicha tabla se cargará cuando se presione el botón con
los datos de empleados que según como los filtros de los campos descritos
antes se hayan definido.
Antes de poder presionar el botón Procesar se deben seleccionar

en la tabla los empleados de la nómina seleccionada a los que se le generará la
acción de contratación. Para ello se cuenta con los botones de Seleccionar
Empleado y Deseleccionar Empleado . Con los que entonces se marcará
o desmarcará, a la izquierda del registro, a los empleados según se requiera
generarles o no la acción de contratación.

Pantalla Selección de Empleados de Proceso Contratación Masiva de Empleados
Una vez seleccionados los empleados se debe presionar el botón Procesar, con
lo que el sistema intentará crear las acciones de personal, si existieran
inconvenientes que permitan su creación el sistema lo indicará por medio de
un mensaje, de lo contrario indicaría que el proceso finalizó con éxito.

APÉNDICE A
Parámetros en Archivos *.ini
NOTA INTRODUCTORIA
En esta sección se presentan los parámetros que existen en el EXACTUS.INI
del módulo de Recursos Humanos específicamente.
Cualquier información adicional de otros parámetros para la versión, consulte
el Manual de Configuración.
[EMAIL]
Este parámetro localizado en el archivo SPS.INI permite que se despliegue o
no la función para generar correos electrónicos desde la opción denominada
Mantenimiento de Empleados dentro del submenú de Empleados de
Recursos Humanos.
Se debe localizar bajo la sección [EMAIL] y tiene los siguientes parámetros:
[EMAIL]
Usuario=ljimenez
Contraseña=XXXX
Email Activo=SI
Dentro del parámetro Usuario se debe ingresar el código de login del usuario
que utiliza la aplicación del correo electrónico tal y como se ingresa en el
sistema de red de la empresa.
En el parámetro Contraseña se ingresa la clave del usuario para el login
ingresado. En este caso, al igual que en el parámetro Usuario, la clave debe
ser la misma que el usuario ingresa para trabajar en red dentro de la empresa.
El parámetro Email Activo puede tener dos valores: SI y NO.
 Si se encuentra en SI indica que la función de correo electrónico se
encuentra activa y puede ser utilizada por el usuario.
 Si se encuentra en NO quiere decir que la opción para correo
electrónico se encuentra inactiva y no es posible enviar correos desde
el módulo de Recursos Humanos.
Recursos Humanos Parámetros en Archivos *.ini  331

APÉNDICE B
Control de Seguridad
NOTA INTRODUCTORIA
En esta sección se explica el procedimiento para asignar derechos sobre cada
una de las opciones del módulo de Recursos Humanos. Los derechos para
los grupos de usuarios o para un usuario en particular, se establecen
desde la opción Seguridad! del menú principal del módulo de
Un grupo de usuarios es un conjunto de empleados en la compañía para
quienes se establecen, simultáneamente, los mismos derechos sobre cada una
de las opciones de los módulos del sistema. Por ejemplo, todos los empleados
del Departamento de Contabilidad podrían tener derecho a Consultar
Documentos, desde el módulo de Recursos Humanos.
Un usuario es un empleado de la compañía para quien se establecen,
individualmente, los derechos o privilegios sobre cada una de las opciones de
los módulos del sistema. Por ejemplo, el Jefe del Departamento de
Contabilidad podría ser el único empleado con derecho para la Aprobar el
Movimiento Diario de la opción Administración del menú principal del
DEFINICIÓN DE LOS PRIVILEGIOS

El procedimiento para definir los privilegios, sobre las opciones del módulo de
Recursos Humanos, de un grupo de usuarios o de un usuario en particular,
se presenta a continuación:
1. Desde el menú principal del módulo de Administración del
Sistema presione el botón izquierdo del ratón sobre el menú
Seguridad y luego sobre la opción de Usuarios Grupos y
Privilegios. Se desplegará la pantalla para Definición de
Usuarios y Grupos.
2. Si desea establecer los privilegios para un grupo de usuarios,
marque, presionando el botón izquierdo del ratón, la casilla
Grupos.
Si desea establecer los privilegios para un usuario en particular,
marque, presionando el botón izquierdo del ratón, la casilla
Usuarios.
Recursos Humanos Control de Seguridad  332

3. Seleccione, marcando con el highlight, el grupo de usuarios o el
usuario en particular, para el cual desea establecer los privilegios o
derechos y active el icono . Se desplegará la pantalla de
Definición de Privilegios, en la cual aparecen las casillas del
código y el nombre asociado con el grupo de usuarios o el
usuario en particular.
4. Seleccione, mediante un “Combo Box”, la compañía en la cual el
grupo de usuarios o el usuario en particular tendrá derechos o
privilegios sobre las opciones de los módulos del sistema instalados.
5. En la parte intermedia de la pantalla de Definición de
Privilegios, se despliega un árbol que contiene los módulos del
sistema instalados para la compañía seleccionada. Marque con el
highlight el módulo de Recursos Humanos.
6. Para expandir el árbol en una rama o nivel haga doble clic sobre la
rama o nivel superior. Por lo tanto, para observar las opciones del
menú principal del módulo de Recursos Humanos, haga doble
clic sobre la rama de Recursos Humanos.
7. Expanda cada una de las opciones del menú principal de Recursos
Humanos. Por ejemplo, si hace doble clic sobre la rama
Mantenimiento se desplegarán cuatro ramas: Agregar,
Modificar, Eliminar, y Cambiar Estado. Se pueden expandir
tantos niveles como opciones existan para rama o nivel.
Cada rama o nivel representa un privilegio sobre una opción
específica o un grupo de opciones que se encuentran dentro de la
rama o nivel.
8. Para asignar los derechos o privilegios sobre cada opción, de
manera individual, marque con el highlight la rama y presione el
icono o la opción Permitir del menú de Privilegios. Por
ejemplo, si para un grupo de usuarios o un usuario en particular se
desea asignar solamente el derecho de Agregar Empleados se
debe marcar con el highlight la rama Agregar de la opción
Mantenimiento del menú principal del módulo de Recursos
Humanos y presionar el icono .
Para asignar los derechos sobre una opción o varias opciones de
nivel superior y todas las opciones que se encuentran dentro de
cada rama o nivel superior, simultáneamente, active el icono
o la opción Replicar del menú de Privilegios, marque con
el highlight la rama o nivel superior y presione el icono . Por
ejemplo, si para un grupo de usuarios o un usuario en particular se
desea asignar todos los derechos o privilegios relacionados con un
documento se debe activar el icono , marcar con el highlight
la rama o nivel superior Mantenimiento del menú principal del
módulo de Recursos Humanos y presionar el icono . Por lo
tanto, el grupo de usuarios o el usuario en particular tendrá derecho
para Agregar, Modificar, Eliminar y Cambiar el Estado.
9. Proceda a grabar los privilegios definidos para un grupo de usuarios
o un usuario en particular, presionando con el botón izquierdo del
ratón sobre el icono o la opción Grabar del menú de
Privilegios.
A continuación se presenta la pantalla para la definición de privilegios:
Definición de Privilegios
Si para un usuario en particular o para el grupo de usuarios al cual pertenece el

empleado no se definen privilegios o derechos sobre una o varias opciones del
módulo, entonces cuando el usuario ingrese al módulo dichas opciones
aparecerán deshabilitadas.

APÉNDICE C
Generación de Asientos Contables y

Conversión de Monedas
NOTA INTRODUCTORIA
El módulo de Recursos Humanos es el encargado de llevar el registro de todos
los aspectos relacionados con el personal que labora en una empresa y el
control de las liquidaciones de empleados cuando algún trabajador se retira de
la compañía.
Este módulo brinda flexibilidad en la definición y especificación de la forma
de pago de la liquidación de un empleado, lo que permite adaptar el módulo a
cualquier empresa y a las diferentes legislaciones internacionales.
El proceso de cálculo de liquidaciones de empleados, está diseñado para
asegurar control de los recursos financieros y humanos de la compañía sin
error, razón por la que se permiten regeneraciones y modificaciones a los
movimientos que sean realizados dentro del módulo.
En las secciones que se desarrollarán a continuación, se presenta la
explicación de la forma de trabajo que utiliza el sistema SOFTLAND, para
realizar la conversión de estados financieros a dos tipos de monedas en los
procesos que se desarrollan en el módulo de Recursos Humanos, dentro de
cualquier empresa.
PARÁMETROS INICIALES
Antes de realizar las operaciones que el módulo de Recursos Humanos brinda
como herramienta para el manejo de los empleados, se deben definir
previamente una serie de parámetros iniciales para la compañía. Algunos de
estos parámetros intervienen directamente con el proceso de conversión de
estados financieros en doble moneda y el cálculo de diferencias cambiarias
que se presente por dicho proceso, dentro de esta sección, solamente se
mencionarán los parámetros que interviene en el proceso de conversión de
estados financieros en doble moneda para Recursos Humanos.
Los parámetros iniciales que intervienen son definidos desde el módulo de
Administración del Sistema y Contabilidad General; además de algunos que se
definen desde el mismo módulo de Recursos Humanos. Los parámetros
anteriormente mencionados son:
Recursos Humanos Generación de Asientos Contables y Conversión de Monedas  335

 Doble Moneda
 Tipos de Moneda
 Tipos de Cambio
 Moneda Local y Dólar de la empresa
 Cuentas Contables (tipos de cambio y conversiones)
 Cuentas para Diferencias Cambiarias
 Integración Contable
 Cuenta Contable para el Pago de las Liquidaciones
 Moneda de la Liquidación
 Cuentas Contables de los Conceptos Asociados
Los primeros parámetros los encontrará explicados detalladamente en el
capítulo destinado al módulo de Administración del Sistema de este mismo
manual..
CUENTAS CONTABLES
En Recursos Humanos, la definición de cuentas contables es importante,
debido a que cuando se ejecuta el proceso de Liquidación de Empleados y el
proceso para la generación de cheques para el pago de estas liquidaciones, se
generan movimientos contables que son registrados en Contabilidad General.
Una de las características de la creación de cuentas contables es la conversión
que utiliza, esto determina cuál será la moneda en la que se establece el monto
real de las transacciones en las que participa la cuenta contable y cual será la
moneda en la que se reportan los movimientos de la compañía.
La definición de conversión de cuentas
contables, se utiliza solamente si se tiene
instalada la funcionalidad de manejo de
Estados Financieros en dos monedas en la
compañía o “doble moneda”.
Las cuentas contables que son utilizadas en Recursos Humanos, tienen que ser
definidas con la característica que Convierte, ya sea de local a dólar o de
dólar a local, según las características de la empresa. Al activar la
característica de conversión, los movimientos contables serán considerados en
el proceso de diferencias cambiarias, cuando éste se efectúa desde
Contabilidad General.

CUENTAS CONTABLES PARA DIFERENCIAS
CAMBIARIAS
El objetivo de la definición de las cuentas contables para el registro de las
diferencias cambiarias, en moneda local y moneda dólar, es asignar un registro
donde se puedan almacenar los movimientos financieros que se generan en
otros módulos auxiliares de Contabilidad General, como es el caso específico
de Recursos Humanos.
La definición de las cuentas contables para registrar las diferencias cambiarias,
se realiza en los Parámetros del Módulo de Contabilidad General, y allí se
definen las cuentas contables que el sistema utilizará por omisión en el caso de
que un proceso del sistema, desde cualquier módulo, genere una diferencia
cambiaria.
INTEGRACIÓN CONTABLE
El parámetro de uso de integración contable con Contabilidad General se
define en la carpeta Liquidaciones de la opción Parámetros del Módulo.
Cuando el módulo de Recursos Humanos tiene integración contable, las
transacciones contables generan asientos que serán cargados a Contabilidad
General, donde se realizará la conversión de monedas (local y dólar) por
medio del sistema de conversión de estados financieros en dos tipos de
moneda.
Cuando no existe integración contable, las transacciones contables que sean
realizadas desde el módulo de Recursos Humanos, no dejan registro en la
Contabilidad General de la compañía, por lo que no se generan asientos por
los movimientos financieros.
CUENTA CONTABLE PARA PAGO DE LAS

LIQUIDACIONES
La definición de la cuenta contable para el registro de los movimientos
contables por el pago de las liquidaciones, se realiza en la carpeta Contable de
los Parámetros del Módulo.
Esta cuenta contable será utilizada para cargar los montos generados por la
liquidación de un empleado y por el pago de la misma.
A continuación se presenta la pantalla donde se define la cuenta contable para
el registro de los pagos efectuados desde el módulo de Recursos
Humanos:

Carpeta Contable de Parámetros del Módulo de Recursos Humanos
MONEDA DE LA LIQUIDACIÓN
Como se ha venido mencionando, algunos módulos del sistema, permiten
utilizar la característica de manejo de transacciones en multimoneda, lo que
implica el uso de diferentes monedas en procesos que realicen movimientos
contables. Este es el caso de Recursos Humanos, que permite crear
liquidaciones de empleados en cualquier tipo de moneda, aunque ésta sea
diferente a la moneda local o dólar de la empresa, como sería el caso de pagar
a un empleado que se retira de la empresa en “Libras Esterlinas”, siendo la
moneda local de la empresa el “Colón” y la moneda dólar el “Dólar
Americano”.
Se debe recordar que la diferencia entre la funcionalidad de Doble Moneda y
la funcionalidad de Multimoneda. Esta diferencia, radica en que si el módulo
de Recursos Humanos utiliza Doble Moneda, realizará la conversión de los
estados financieros en dos tipos de monedas (de moneda local a moneda dólar
y viceversa); mientras que al utilizar Multimoneda, se permitirá realizar
transacciones en diferentes monedas, por ejemplo, pagar la liquidación del
empleado de la compañía en una moneda extranjera, pero los movimientos
contables se ven reflejados en la contabilidad general solamente en moneda
local y en moneda dólar.
El módulo de Recursos Humanos utiliza la característica del uso de
multimoneda dentro del manejo de las liquidaciones a empleados, pues es

posible escoger cualquiera de las monedas que hayan sido definidas en la tabla
Monedas para realizar el proceso.
El módulo también puede utilizar la característica de Doble Moneda porque
cuando se crean los asientos por la generación del cheque para el pago de la
liquidación, por ejemplo, el sistema presenta los movimientos en moneda local
y dólar y de esta misma manera serán registrados en Contabilidad General.
La definición de la moneda de la liquidación, se realiza en la ventana de
creación - modificación de Liquidación de Empleados, bajo el submenú de
Operación y una vez que se ha salvado la información en la base de datos,
esta moneda no puede ser modificada.
En el caso que la empresa no tenga el módulo de Control Bancario instalado,
la moneda se ingresará directamente en la casilla correspondiente, siendo
posible consultar la tabla Monedas.
Si la compañía tiene “Doble Moneda” y “Multimoneda” instalados en el
sistema, cuando se realicen liquidaciones en terceras monedas, el sistema
convertirá estos rubros en moneda local y moneda dólar para el manejo de la
contabilidad general. Sin embargo, es posible consultar las liquidaciones de
los empleados dentro de Recursos Humanos en la moneda asociada a la
liquidación del empleado.
Cuando el módulo de Control Bancario está instalado, se define también
una cuenta bancaria en la que se registrarán los movimientos financieros al
realizarse el pago de la liquidación. Esta cuenta bancaria, debe tener definida
como su moneda, la misma que la liquidación del empleado.
El proceso de Liquidación de Empleados, también utiliza la cuenta contable
asociada a cada cuenta bancaria que sea utilizada en cualquier liquidación;
Esta cuenta contable se usará cuando se registre la liquidación de un empleado
específico y también cuando se crea el cheque para el pago de dicha
liquidación, en el caso que la forma de pago sea por cheque.
El uso de esta cuenta contable se podrá ver más claramente en secciones
posteriores, cuando se presente el desarrollo del procedimiento que utiliza el
sistema para la conversión de los movimientos contables en dos monedas, al
ejecutarse el proceso de la liquidación de empleados.
A continuación se presenta la pantalla donde se definen algunos parámetros
para ejecutar la liquidación de un empleado:

Pantalla de creación - modificación de Liquidación de Empleados.
CUENTAS CONTABLES DE LOS CONCEPTOS

ASOCIADOS
Existen dentro del sistema SOFTLAND, conceptos que son creados desde
Control de Nómina y que representan todas las transacciones de tipo beneficio,
deducción, aporte y anticipo, que ligados a una clase de nómina, operan sobre
los empleados de dicha planilla, para calcular su salario. Los conceptos
generan movimientos contables y con la combinación de varios de ellos, la
compañía calcula el salario de los empleados a los cuales se aplique.
De igual manera, para el caso del módulo de Recursos Humanos, con la
combinación de varios conceptos, la empresa puede calcular el monto total
que se debe pagar a un empleado cuando se le liquida. Estos conceptos
pueden ser escogidos del listado de conceptos de Control de Nómina o creados
desde Recursos Humanos.
Si son escogidos de los que fueron creados desde Control de Nómina, deben
tener definido dentro de sus características, que sean “para liquidación” y
pueden ser de tipo deducción, beneficio y base. También cabe la posibilidad
que desde Recursos Humanos, se ingrese un concepto nuevo para la
liquidación, siendo necesario definir el tipo de concepto que es (beneficio,
deducción o base) y el “Total Calculado” que es el monto que representa el
concepto dentro de la liquidación.

Cualquiera que sea el lugar de donde se toma el concepto, siempre será
necesario asociar cada uno a una cuenta contable y a un centro de costo. Si el
concepto es de Control de Nómina, este utilizará la cuenta contable que le fue
asignada cuando se registró, y si el concepto es de Recursos Humanos,
utilizará la cuenta contable que le sea asignada en ese momento.
De manera general, las cuentas contables asociadas deben cumplir con las
características siguientes:
 Beneficio: cuenta contable tipo Débito
 Deducción: cuenta contable tipo Crédito
Los conceptos para liquidación, son registrados en la carpeta Detalle de la
ventana Liquidación de Empleados.
A continuación se presenta la sección de la pantalla donde se ingresan los
conceptos para liquidación y su cuenta contable asociada:
Por otra parte, cuando se calcula la liquidación de un empleado, también se

pueden tomar en cuenta los conceptos tipo “aporte liquidable” que ya hayan
sido generados desde Control de Nómina en el proceso de Liquidación de
Aportes, pero que estén pendientes de pago. Estos aportes tiene definidas sus
cuentas contables desde que fueron creados en Control de Nómina.

FILOSOFÍA DE TRABAJO DEL
MÓDULO
El módulo de Recursos Humanos puede funcionar utilizando dos formas
de trabajo, tanto la remedición como la traducción de montos para la
conversión de estados financieros en dos tipos de monedas. Estas formas de
trabajo serían Traducción y Remedición.
 Remedición: para Recursos Humanos, la remedición se aplica cuando
se realiza el pago de la liquidación de un empleado, incluyéndose
dentro de esta liquidación, los aportes pendientes de pago de los
empleados. Al generarse los documentos para realizar esta
transacción, el sistema calculará el pago con base en los valores
históricos utilizados al introducir los documentos de transacciones
bancarias, según la cuenta bancaria que haya sido asociada en la
liquidación.
 Traducción: en este caso, el proceso de aplicación de la liquidación es
traducido al tipo de cambio actual o tasa corriente. Si la empresa
quiere utilizar traducción en los procesos de pago de liquidaciones a
los empleados, entonces las cuentas bancarias asociadas deberán tener
actualizados sus tipos de cambio de acorde con los que el sistema
tiene vigentes para todos los procesos, los cuales son manejados desde
la tabla Monedas y la tabla Tipos de Cambio de Administración del
Sistema.
TRANSACCIONES GENERADORAS DE
ASIENTOS CONTABLES
El sistema permite trabajar con múltiples monedas dentro del proceso de
Liquidación de Empleados. Para cada liquidación en particular, se define
una sola moneda de trabajo, y todos los conceptos tipo beneficio, deducción o
base que sean asociados a la liquidación, deben estar expresados en esa
moneda.
El manejo de múltiples monedas en el sistema trae como consecuencia, que se
deban considerar las diferencias de cambio.
Para facilitar la explicación de la relación que tiene Recursos Humanos con el
proceso de conversión de estados financieros, se desarrollarán ejemplos que
ilustren las conversiones que realiza el sistema cuando se realizan
movimientos contables dentro del módulo.
En general, los procesos del módulo de Recursos Humanos, que realizan
conversión de montos en diferentes tipos de monedas son:
1. Aplicación de la Liquidación de Empleados

2. Emisión de pagos para Liquidación de Empleados (Cheques o
TEFs).
APLICACIÓN DE LA LIQUIDACIÓN DE
EMPLEADOS
Cuando se aplica la liquidación un empleado, generalmente porque éste deja
de laborar para la compañía, el sistema genera un movimiento contable. Este
movimiento contable, involucra la conversión de estados financieros en dos
tipos de monedas, en el caso de que la empresa tenga definida esta opción en
el sistema SOFTLAND.
Dentro de esta sección, se presentará una explicación detallada de los cálculos
que realiza el sistema cuando registra cada asiento generado por la ejecución
de un proceso, pero en primera instancia, se desarrollará una breve explicación
del proceso de liquidación de empleados para una mayor claridad del proceso
global.
De manera resumida, se tiene que el primer paso para liquidar a un empleado
de una determinada nómina, es definir la moneda en la cual se le pagará dicha
liquidación. Esta moneda debe coincidir con la moneda de la cuenta bancaria
que sea asociada a la liquidación.
Una vez definidos estos parámetros principales para el empleado específico, se
ingresan dentro de la carpeta Detalle, los conceptos tipo “para liquidación”
que serán considerados, esto en el caso que sean tomados de Control de
Nómina (se puede utilizar la tecla F1 para consulta del código de cada
concepto que se va a asociar). Si son creados desde Recursos Humanos, se
registran directamente en la tabla.
El monto correspondiente a cada concepto, debe ser ingresado en la columna
Total Calculado y debe estar expresado en la moneda de la liquidación.
En el caso que el concepto haya sido creado en la tabla y no exista en Control
de Nómina, se debe definir también la cuenta contable a la que se cargará el
rubro correspondiente.
Recuerde que para cada concepto asociado, el monto que
sea ingresado en la columna Total Calculado, debe ser
expresado en la moneda de la liquidación.
Una vez registrados los conceptos que definen la liquidación, si existen
aportes liquidables que todavía no hayan sido pagados, pero que fueron
generados anteriormente en el proceso de Liquidación de Aportes de
Control de Nómina, pueden ser asociados a la liquidación para emitir sólo un
pago al empleado.
Estos aportes son ingresados en la carpeta Aportes por medio del icono
Cada aporte, tiene definida la moneda en la que fueron generados en el

proceso de liquidación de aportes, por lo que será necesario utilizar un tipo de
cambio para convertir cada rubro a la moneda de la liquidación.
El sistema sugiere un tipo de cambio entre la moneda de los aportes asociados
y la moneda de la liquidación, esta valor es un cálculo que toma de base los
valores vigentes en la tabla Monedas en el momento de cargar cada aporte,
pero este tipo de cambio puede ser variado por la compañía, según sus
requerimientos.
A continuación se muestra un ejemplo de la sección de la pantalla donde se
define el tipo de cambio que se utilizará para cada aporte que vaya a ser
liquidado:
Tabla de Aportes para Liquidación del Empleado
En este ejemplo, supongamos que la moneda definida para liquidar al

empleado es M-02 (para este caso será la moneda denominada “Dólar
americano = $” que también es la moneda dólar de la empresa), la cual tiene
un tipo de cambio con respecto a la moneda local del sistema que se encuentra
vigente el día de ejecutar el proceso de Liquidación del Empleados de
¢257.0000.
Por otra parte, los aportes asociados a la liquidación, fueron generados en la
moneda M-05 (para este caso será la moneda “Libras Esterlinas = L” la cual es
una tercera moneda de la compañía). Esta moneda tiene un tipo de cambio
con respecto a la moneda local de la empresa, vigente en el momento de
asociar el concepto a la liquidación de ¢359.4500. Según los datos anteriores,
el sistema calculó lo siguiente para el ejemplo:
M-02 ($) = ¢257.0000 / $
M-05 (L) = ¢359.4500 / L
Tipo de Cambio = 359.4500 / 257.0000 = $1.3986 / L
Así se obtiene, que para dos de los aportes asociados a este ejemplo, se
realizaron los siguientes cálculos:
Aportes Monto del Aporte A pagar Tipo de Total

(expresado en la Cambio
moneda M-05)
Asociación Mensual 232.00 L 232.00 L $1.3986/L 232.00 L* $1.3986/L =
$324.48
Provisión Cesantía 432.00 L 432.00 L $1.3986/L 432.00 L* $1.3986/L =

Mensual $604.20
En general, se puede observar que como todos los valores de la tabla Monedas
son expresados en relación con la moneda local de la empresa, el sistema
siempre podrá obtener un tipo de cambio entre:
 la moneda local y la moneda dólar de la empresa
 la moneda local y una tercera moneda
 la moneda dólar y una tercera moneda
 entre dos terceras monedas
El módulo también da la oportunidad de modificar el tipo de cambio de la
tabla de la carpeta Aportes, ingresando el valor del tipo de cambio
directamente en la columna correspondiente. Al guardar la información, el
sistema recalculará los montos de la columna Total según el tipo de cambio
que haya sido ingresado para cada aporte.
Todos los cálculos que se explicaron anteriormente, son realizados
antes de correr el proceso de Aplicar la liquidación del empleado.
Mientras la liquidación no haya sido aprobada, los montos de los aportes y de
los conceptos de la liquidación, pueden ser modificados las veces que sea
necesario, pues cada vez que se salve la información (icono ) o que se
calcule el monto total de la liquidación (icono ), el sistema recalcula los
totales. El total de la liquidación puede ser consultado en la carpeta Resumen.
Cuando se está completamente seguro que todos los parámetros de la
liquidación fueron ingresados adecuadamente y que los montos asociados son
los correctos, entonces se debe ejecutar el proceso de Aprobar Liquidación
(icono ). Aún en este punto, el módulo permite que se reverse el proceso
para realizar modificaciones ( ). Para terminar el proceso, el sistema debe
aplicar la liquidación al empleado (icono ). En este punto, es cuando el
sistema ejecuta los movimientos contables asociados a la liquidación y genera
el asiento contable.
Existen tres casos que deben ser considerados en la generación del asiento
contable:
1. Cuando la moneda de la liquidación es la moneda local de la
empresa.
2. Cuando la moneda de la liquidación es la moneda dólar del sistema.
3. Cuando la moneda de la liquidación es una tercera moneda.
Estos casos se diferencian por el tipo de cálculos que debe realizar el sistema
para convertir los resultados obtenidos en las monedas en las cuáles se
reportan los estados financieros en la Contabilidad General, o sea, la moneda
local y la moneda dólar.

1. La liquidación está expresada en la moneda
local de la compañía
Para este caso, se desarrollará un ejemplo en el cuál la empresa realiza la
liquidación un empleado específico, que supondremos tiene el código EMP-12
dentro de la empresa.
Las características generales de la liquidación son las siguientes:
 Fecha de aplicación = 12/03/98
 Empleado = EMP-12
 Moneda = M-01 (Colón “¢”) que es la moneda de la
liquidación y también es la moneda local de la compañía.
 Forma de Pago = Cheque
 Cuenta Bancaria = “Pago de Planilla Interna” que utiliza
de moneda M-01.
Cuando se realiza esta liquidación, los conceptos que fueron asociados al
empleado para liquidar son los siguientes:
Secuencia Concepto Descripción Tipo Total Cuenta

Calculado Contable
1 DIAS DIAS BENEFICIO ¢36,600.00 GAS-003-04
TRABAJADOS
2 VAC VACACIONES BENEFICIO ¢10,980.00 GAS-003-14
ACUMULADAS
3 ASOC DEUDAS DEDUCCION ¢8,900.00 PAS-006-08
ASOCIACION
TOTAL ¢38,680.00
Por otra parte, los aportes liquidables que fueron ingresados son:

Aporte Descripción Moneda Total a Tipo de Total
Pagar Cambio
2242 Aporte Asociación M-01 ¢17,124.00 1.0000 ¢17,124.00
2352 Provisión Cesantía M-01 ¢10,272.00 1.0000 ¢10,272.00
872 Provisión Aguinaldo M-01 ¢14,244.00 1.0000 ¢14,244.00
Total por Aportes ¢41,640.00
Como los aportes asociados se encuentran definidos en la misma moneda de la

liquidación (M-01), el sistema utiliza un tipo de cambio igual a “1.0000”.
Recuerde que si los aportes estuvieran expresados en un tipo de moneda
diferente a la moneda de la liquidación, entonces, el sistema calcularía el
tipo de cambio que se debe aplicar y realizaría la conversión de cada rubro
para traducirlo a la moneda de la liquidación. Este punto fue explicado con
mayor detalle en el inicio de este capítulo.
Al ejecutar el proceso de Liquidar Empleado (icono ), el sistema generará
un asiento contable como el que se presenta a continuación:
Cuenta Descripción Débito Crédito Tipo Débito Crédito
Contable Colón Colón Cambio Dólar Dólar
GAS-003-04 Liquidaciones ¢36,600.00 ¢257.0044 $142.41
GAS-003-14 Vacaciones ¢10,980.00 ¢257.0225 $42.72
PAS-006-08 Deducciones Liquidables ¢8,900.00 ¢257.0026 $34.63
GAS-003-15 Aporte Asociación ¢17,124.00 ¢257.0014 $66.63
GAS-003-17 Cesantía ¢10,272.00 ¢256.9927 $39.97
GAS-003-18 Aguinaldos ¢14,244.00 ¢257.0191 $55.42
GAS-003-01 Sueldos y Salarios ¢80,320.00 ¢256.9993 $312.53
CDC-001-02 Diferencias Cambiarias Dólares ¢0.00 ¢1.0000 $0.01
El asiento que es generado presenta una línea por cada concepto asociado a la
liquidación (beneficios, deducciones y aportes), cada uno con su respectiva
cuenta contable y estos movimientos son balanceados contra un crédito en la
cuenta contable que fue definida en los Parámetros del Módulo para
Recursos Humanos.
Como la moneda de la liquidación es la misma que la moneda dólar de la
empresa (M-02 que es el Dólar Americano “$”), el sistema tiene que calcular
la conversión entre la moneda local y la moneda dólar, y para esto, utiliza el
tipo de cambio vigente en el momento en que se ejecuta el proceso de aplicar
la liquidación, este tipo de cambio es tomado de la tabla Monedas.
En este asiento se observan además, dos puntos importantes:
 Cuando se genera el asiento, primero se calcula el monto de cada
concepto en moneda dólar y el resultado se redondea a dos decimales,
luego, se recalcula el tipo de cambio redondeándolo a cuatro
decimales, por lo que el valor del tipo de cambio de la tabla Monedas
difiere en centésimas del tipo de cambio que es desplegado en la
columna Tipo de Cambio del asiento.
 Se despliega una línea para la cuenta de diferencias cambiarias (CDC-
001-02 Diferencias Cambiarias Dólares), la cual fue generada
por el sistema debido a que los redondeos que SOFTLAND utiliza
para expresar sus montos, hacen que a veces no calcen algunas
centésimas de fracción entre los rubros de las monedas local y dólar; a
pesar del ajuste que se realiza a los tipos de cambio consultados. Esta
pérdida o ganancia, dependiendo del caso, debe ser expresada como
una diferencia cambiaria dentro del asiento y la cuenta que se utiliza
para ingresarlo, es la que fue definida en los parámetros globales del
módulo de Contabilidad General para el registro de diferencias
cambiarias en módulos auxiliares.
2. La liquidación está expresada en la moneda

dólar de la compañía
En este caso, se utilizará de ejemplo la liquidación de un empleado
denominado EMP-40 y las características generales de la liquidación son las
siguientes:
 Moneda = M-02 (Dólar Americano “$”) que es la moneda de la
liquidación y también es la moneda dólar de la compañía.
 Cuenta Bancaria = “Pago de Planilla Externa” que utiliza de moneda
M-02.
Cuando se realiza esta liquidación, los conceptos asociados al empleado son
los siguientes:

Calculado Contable
1 DIAS DIAS BENEFICIO $905.00 GAS-003-04
TRABAJADOS
2 VAC VACACIONES BENEFICIO $155.64 GAS-003-14
ACUMULADAS
3 ASOC DEUDAS DEDUCCION $38.91 PAS-006-08
ASOCIACION
TOTAL $1,021.73
Por otra parte, los aportes liquidables ingresados son:

Pagar Cambio
2241 Aporte Asociación M-05 232.00 L 1.3986 $324.46
2351 Provisión Cesantía M-05 432.00 L 1.3986 $604.20
851 Cuota Extraordinaria M-05 96.00 L 1.3986 $134.27
870 Provisión Aguinaldo M-05 192.00 L 1.3986 $268.53

Total por Aportes $1,331.46
En este ejemplo, los aportes fueron generados con una moneda diferente a la
moneda de la liquidación, entonces el sistema necesita convertir estos montos
a dicha moneda. Para esto, según vimos al inicio de esta sección, se utilizan
los tipos de cambio que se encuentran registrados en la tabla Monedas de
Administración del Sistema y por medio de la relación de las monedas de esta
tabla con la moneda local de la empresa, se calcula el tipo de cambio
equivalente para los aportes.
Recuerde que el sistema utilizará los tipos de cambio vigentes o tasa de
cambio corriente en el momento de asociar los conceptos, para convertir los
montos de los aportes a la moneda de la liquidación.
Al ejecutar el proceso de Liquidar Empleado, el sistema generará un asiento
contable como el siguiente:

GAS-003-14 Vacaciones ¢39,999.48 ¢257.0000 $155.64
GAS-003-17 Cesantía ¢155,278.17 ¢256.9980 $604.20
GAS-003-18 Aguinaldos ¢69,012.52 ¢257.0012 $268.53
GAS-003-01 Sueldos y Salarios ¢604,771.68 ¢256.9997 $2,353.20
CDC-001-01 Diferencias Cambiarias Colones ¢0.01 ¢1.0000 $0.00
CDC-001-02 Diferencias Cambiarias Dólares ¢0.00 ¢1.0000 $0.01
Debido a que la moneda de la liquidación es la misma que la moneda dólar de

la empresa (M-02 Dólar Americano “$”), el sistema tiene que calcular la
conversión entre la moneda local y la moneda dólar, y para esto, utiliza el tipo
de cambio vigente en el momento en que se ejecuta el proceso de aplicar la
liquidación, este tipo de cambio es tomado de la tabla de Monedas.
Al igual que en el ejemplo anterior, este asiento considera las diferencias entre
los redondeos efectuados para todos los montos e ingresa dos líneas de
diferencias cambiarias:
 CDC-001-01 Diferencias Cambiarias Colones que considera la
diferencia entre los rubros de la moneda M-05 (tercera moneda) y M-
01 (moneda local).
 CDC-001-02 Diferencias Cambiarias Dólares que considera la
diferencia entre los rubros de la moneda M-01 (moneda local) y M-02
(moneda dólar).

3. La liquidación está expresada en una tercera
moneda
En este caso, se utilizará de ejemplo la liquidación de un empleado
denominado EMP-42. Las características generales de la liquidación son las
siguientes:
 Moneda = M-05 (Libra Esterlina “L”) que es una tercera moneda de
la empresa.
 Cuenta Bancaria = “Cuenta Especial” que utiliza de moneda M-05.
Cuando se realiza esta liquidación, los conceptos que fueron asociados al

empleado para liquidación, son los siguientes:

Calculado Contable
1 DIAS DIAS BENEFICIO 166.67 L GAS-003-04
TRABAJADOS
2 VAC VACACIONES BENEFICIO 50.00 L GAS-003-14
ACUMULADAS
3 ASOC DEUDAS DEDUCCION 8.65 L PAS-006-08
ASOCIACION
TOTAL 208.02 L
Por otra parte, los aportes liquidables que fueron ingresados son:

Pagar Cambio
2243 Aporte Asociación M-02 $622.00 0.7139 444.05 L
2353 Provisión Cesantía M-02 $500.00 0.7139 356.95 L
871 Provisión Aguinaldo M-02 $696.00 0.7139 496.87 L
Total por Aportes 1,297.85 L
Debido a que los aportes fueron generados en la moneda M-02 y la moneda de

la liquidación es M-05, el sistema realiza una conversión de monedas
utilizando los tipos de cambio vigentes en el momento de asociar los aportes
de la tabla Monedas de Administración del Sistema.

Recuerde que si los aportes están expresados en un tipo de moneda diferente
a la moneda de la liquidación, entonces, el sistema calcula el tipo de cambio
que se debe aplicar a cada aporte y realizaría la conversión de cada rubro
para traducirlo a la moneda de la liquidación. Este punto fue explicado con
mayor detalle en el inicio de este capítulo.
El asiento contable generado por el proceso Liquidar Empleado se presenta a
continuación:
GAS-003-14 Vacaciones ¢18,000.00 ¢256.9960 $70.04
GAS-003-17 Cesantía ¢128,500.00 ¢257.0000 $500.00
GAS-003-18 Aguinaldos ¢178,872.00 ¢257.0000 $696.00
En este caso, debido a que la moneda de la liquidación es una tercera moneda,

el sistema debe realizar dos tipos de conversión:
 Convertir los montos de los conceptos y aportes a moneda local, de
manera que puedan ser registrados en Contabilidad General; para esto,
el sistema utiliza el tipo de cambio vigente en la tabla Monedas en la
fecha en la cual se ejecuta el proceso de liquidación. En este caso, se
encuentran involucradas las monedas M-01 (Colón “¢) y la moneda
M-05 (Libras Esterlinas “L”).
 Realizar el cálculo de la conversión de los rubros a moneda dólar (M-
02), según el tipo de cambio vigente en la tabla Monedas para la
fecha en la que se ejecuta el proceso. En este caso, se encuentran
involucradas las monedas M-01 (Colón “¢) y la moneda M-02 (Dólar
Americano “$”).
GENERACIÓN DE CHEQUES PARA

LIQUIDACIÓN DE EMPLEADOS
Una vez que se ha generado la liquidación del empleado, el siguiente paso es
emitir el pago de esta liquidación. Esta operación se lleva a cabo por medio
del icono que corresponde a la opción de Emitir Pagos y se encuentra en
la barra de herramientas de la tabla principal Liquidación de Empleados.
Al ejecutar este proceso, el sistema desplegará una tabla titulada Emisión de
Pagos por Liquidación en la cual se presentan aquellas liquidaciones que
todavía no hayan sido pagadas, utilizando el icono se escogen aquellos
pagos que serán efectuados.

En el caso que la modalidad de pago sea por cheque, cuando la liquidación
está marcada y se presiona el icono para generar el pago, el sistema

generará un asiento por cada cheque creado en el cual se debita la cuenta
contable definida en los parámetros globales de Recursos Humanos y se
acredita el mismo monto a la cuenta contable de la cuenta bancaria definida
para la liquidación.
Nota Importante:
Se genera un cheque por empleado para el pago de su liquidación y el sistema
registra un asiento contable por cada cheque generado para cada liquidación
aplicada.
Existes tres casos que se presentan cuando el sistema genera un cheque:
1. Si la moneda de la liquidación es la misma moneda que la local,
entonces el sistema genera un asiento donde se registra el monto
total del cheque en las columnas Débito / crédito Local y luego
realiza una conversión entre la moneda local y la moneda dólar
utilizando el tipo de cambio vigente en el momento de generar el
pago. Este tipo de cambio es consultado en Control Bancario, y es
el tipo de cambio que tiene vigente la cuenta bancaria de la
liquidación; este valor puede consultarse en la columna Cambio
Dólar de la pantalla Cuentas Bancarias.
2. Si la moneda de la liquidación es la misma moneda que la dólar,
entonces el sistema genera un asiento donde se registra el monto
total del cheque en las columnas Débito / crédito Dólar y la
conversión de los rubros a moneda local se realiza utilizando el tipo
de cambio vigente en el momento de generar el pago. Este tipo de
cambio es consultado de Control Bancario, y es el tipo de cambio
que tiene vigente la cuenta bancaria de la liquidación, este valor
puede consultarse en la columna Cambio Local de la pantalla
Cuentas Bancarias.
3. Si la moneda de la liquidación es una tercera moneda, entonces el
sistema primero calcula el monto del cheque para las columnas
Débito / crédito Local según el tipo de cambio de esa tercera
moneda en la tabla Cuentas Bancarias (consultar la columna
Cambio Local) y luego vuelve a realizar una conversión, pero esta
vez de moneda local a moneda dólar según el tipo de cambio
vigente en el momento de generar el pago (consultar la columna
Cambio Dólar). Ambos tipos de cambio (tercera moneda - moneda
local y moneda local - moneda dólar) son tomados del módulo de
Control Bancario, y son los tipos de cambio vigentes para la cuenta
bancaria de la liquidación, estos valores pueden consultarse en las
columnas Cambio Dólar y Cambio Local de la pantalla Cuentas
Bancarias.

Para ilustrar, se utilizará el ejemplo en el cual se generó la liquidación para el
empleado EMP-42, cuya moneda definida para dicha liquidación es una
tercera moneda denominada M-05 (Libras Esterlinas “L”).
A continuación se presenta el asiento desplegado por el sistema para la
generación del cheque del ejemplo citado:
ACT-001-07 Banco (L) ¢540,607.33 ¢253.2498 $2,134.68
Para generar este asiento, el sistema utilizó los siguientes valores:

 De la tabla de Cuentas Bancarias (módulo de Control Bancario):
Cambio Local = ¢359.00 corresponde al tipo de cambio de la moneda M-
05 con respecto a la moneda local de la compañía.
Cambio Dólar = ¢253.25 corresponde al tipo de cambio de la moneda M-
02 o moneda dólar con respecto a la moneda local de la compañía.
 De la liquidación del empleado generada:

Total a Aplicar para el empleado EMP-42 = 1,505.87 L.
Entonces, utilizando los datos anteriores, los cálculos que realiza el sistema
son los siguientes:
Débito Colón = 1,505.87 L * (¢359.0000 / L) = ¢540,607.33
Débito Dólar = ¢540,607.33 / (¢253.2500 / ¢) = $ 2,134.6784
Recuerde que los sistemas de redondeo que utiliza el sistema, hacen que se
tenga que recalcular el tipo de cambio para respetar los decimales de los
montos ingresados.
En el caso que se requiera que los tipos de cambio de la cuenta bancaria de la
liquidación, sean los mismos que los que se encuentran vigentes en la tabla
Monedas, será necesario ejecutar el Proceso de Diferencias Cambiarias que
se encuentra en Control Bancario, pero antes, se debe considerar el método
de trabajo que la empresa utiliza para la conversión de estados financieros en
dos monedas.
Cualquier duda que se presente con respecto al manejo de los tipos de cambio
por las cuentas bancarias, se puede consultar la sección correspondiente en el
manual de Conversión de Estados Financieros en Doble Moneda para el
módulo de Control Bancario.

Glosario
Accidente
Hecho no premeditado del cual resulta un daño considerable. Es una
ocurrencia en una serie de hechos que, en general y sin intención, produce
lesión corporal, muerte o daño material.
Acción de Personal
Documentos que registran y establecen los movimientos del empleado, ya sea
por abandono temporal del puesto o bien, por cambio de puesto o terminación
de labores.
Alfanumérico
Carácter que puede corresponder a cualquier dígito o letra.
Antigüedad
Tiempo transcurrido desde la contratación del empleado hasta el momento
actual. Generalmente la antigüedad es proporcional a ciertas prestaciones
adicionales, como mayores períodos vacacionales.
Ausentismo
Fenómeno que está directamente vinculado con las políticas de personal de
una organización y que ilustra (entre otros indicadores) la calidad del entorno
laboral.
Cálculo Vacacional
Proceso completo periódico de actualización de la cantidad de días de
vacaciones pendientes de goce de los empleados de una organización, que
inicia con el establecimiento de los parámetros generales de configuración,
hasta la aplicación en firme del nuevo cálculo de días acumulados de
vacaciones de los empleados.
Un cálculo vacacional está conformado por información general que define los
parámetros y condiciones del cálculo así como por información detallada por
empleado con los resultados particulares obtenidos.
Recursos Humanos Glosario  355

Combinación
Ordenaciones de elementos en un conjunto donde no importa el orden de estos
elementos, las selecciones de los objetos se llaman combinaciones, donde abc
es igual que bca.
Compensación
Aportaciones que confiere la organización a cada persona a cambio de su
trabajo.
Contrato
Documento donde se establecen las cláusulas del tipo y el tiempo que durará
determinado trabajo.
Los contratos generalmente se establecen para proyectos muy específicos, en
los que es necesario definir una fecha de entrega o finalización.
Contribución vacacional
Cada uno de los factores que inciden en la cantidad de días de vacaciones que
le corresponden a un empleado por derecho por el tiempo laborado, que
pueden responder tanto a disposiciones legales como a políticas particulares de
empresa.
Un grupo de contribuciones vacacionales define un régimen vacacional en el
mismo sentido en que un grupo de conceptos define una nómina o planilla.
Departamento
Unidad funcional de la empresa, en la cual se agrupan las actividades que son
semejantes y están relacionadas lógicamente entre sí. El departamento
representa la estructura formal de la organización tal como aparecería en un
organigrama.
Documentos Maestros
Documentos en formato texto asociados con una fuente de datos que ingresa
datos dentro de los campos en el documento. La fuente asocia a la fuente de
datos los campos definidos y los reemplaza.
Evaluación de Necesidades
Diagnóstico de los problemas presentes y de los desafíos futuros que pueden
enfrentarse mediante capacitación y desarrollo.
Evaluación del Desempeño

Proceso para determinar, en la forma más objetiva posible, cómo ha cumplido
el empleado las responsabilidades de su puesto.

Horario
Horario de trabajo de los empleados, éste puede ser fijo o bien, rotativo,
dependiendo de los turnos en que se trabaje y de la demanda del producto o
servicio.
Plaza
Se refiere a la cantidad de personas que pueden trabajar en un mismo puesto
simultáneamente.
Puesto
Se refiere a un conjunto de funciones con posición definida dentro de la
estructura organizacional, es decir en el organigrama. Ubicar un puesto en el
organigrama implica definir cuatro aspectos: el nivel jerárquico, el área o
departamento en que está localizado, el superior jerárquico y los subordinados.
Régimen Vacacional
Cada conjunto de contribuciones vacacionales distinto utilizado para calcular
el número de días de vacaciones que corresponden a los empleados de la
empresa por su trabajo. Un grupo particular de empleados pertenece a un
régimen vacacional determinado cuando a todos los empleados del grupo se
les calcula la cantidad de días de vacaciones a las que tienen derecho de la
misma manera, distinta de la forma en que se calcula a los empleados de otros
regímenes vacacionales.
Rotación de Puestos
Proceso de trasladar a los empleados de uno a otro puesto para conseguir
mayor variedad en las actividades y la oportunidad de aprender nuevas
habilidades.
Salario
Retribución en dinero o su equivalente pagado por el empleador al empleado
en función del cargo que éste ejerce y de los servicios que presta.
Vacaciones
Período de descanso al que tiene derecho el empleado, después de cada año de
trabajo, que es exigido por la legislación laboral del país, o inclusive por
convenciones colectivas con sindicatos.
Vacaciones Adicionales
Período de descanso al que tiene derecho el empleado, después de cierto
periodo de trabajo definido por políticas propias de la empresa que las otorga

como un incentivo a los empleados. No es exigido por la legislación laboral
del país.

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MANUAL DEL USUARIO

Este manual aplica para la versión 7.00 de Softland ERP.

Introducción a Recursos Humanos 3

Definición de las Características Generales de la Compañía 9

Información General para las Transacciones de Recursos Humanos 25

Recursos Humanos Índice General  ii

Recursos Humanos Índice General  iii

Procesos Especiales 272

Parámetros en Archivos *.ini 331

Recursos Humanos Índice General  iv

Control de Seguridad 332

Generación de Asientos Contables y Conversión de Monedas 335

Recursos Humanos Índice General  v

Acerca de esta Guía

Recursos Humanos Índice General  1

Si desea conocer de... Refiérase a...

Recursos Humanos Índice General  2

Introducción a Recursos Humanos

Recursos Humanos Introducción a Recursos Humanos  3

Recursos Humanos Introducción a Recursos Humanos  4

Recursos Humanos Introducción a Recursos Humanos  5

Recursos Humanos Introducción a Recursos Humanos  8

Definición de las Características

Recursos Humanos Definición de las Características Generales de la Compañía  9

Integración de Recursos Humanos con otros módulos

¿CÓMO SE IMPLANTA EL MÓDULO?

Recursos Humanos Definición de las Características Generales de la Compañía  10

Recursos Humanos Definición de las Características Generales de la Compañía  11

1. Localice el icono en el integrador del sistema.

PARÁMETROS DEL MÓDULO

Recursos Humanos Definición de las Características Generales de la Compañía  12

Recursos Humanos Definición de las Características Generales de la Compañía  13

Recursos Humanos Definición de las Características Generales de la Compañía  14

Recursos Humanos Definición de las Características Generales de la Compañía  15

Recursos Humanos Definición de las Características Generales de la Compañía  16

Carpeta Contratos de Parámetros del Módulo

Recursos Humanos Definición de las Características Generales de la Compañía  17

Recursos Humanos Definición de las Características Generales de la Compañía  18

Recursos Humanos Definición de las Características Generales de la Compañía  19

Recursos Humanos Definición de las Características Generales de la Compañía  20

Recursos Humanos Definición de las Características Generales de la Compañía  21

Recursos Humanos Definición de las Características Generales de la Compañía  22

Carpeta Adicionales de Parámetros del Módulo

Recursos Humanos Definición de las Características Generales de la Compañía  23

Información General para las

Recursos Humanos Información General para las Transacciones de Recursos Humanos  25

Recursos Humanos Información General para las Transacciones de Recursos Humanos  26

Recursos Humanos Información General para las Transacciones de Recursos Humanos  27

Pantalla principal de Puestos

Recursos Humanos Información General para las Transacciones de Recursos Humanos  28

Pantalla de Creación - Modificación de Puestos – Carpeta General

Recursos Humanos Información General para las Transacciones de Recursos Humanos  29

Pantalla de Creación - Modificación de Puestos – Carpeta Puesto Externo

Recursos Humanos Información General para las Transacciones de Recursos Humanos  30

Pantalla principal de Plazas

Recursos Humanos Información General para las Transacciones de Recursos Humanos  31

Las casillas en las que se ingresa la información son:

Recursos Humanos Información General para las Transacciones de Recursos Humanos  32

Recursos Humanos Información General para las Transacciones de Recursos Humanos  33

Recursos Humanos Información General para las Transacciones de Recursos Humanos  34