CURSO DE GESTIÓN DE

DE PROYECTOS BAJO EL
ENFOQUE DEL PMI

1
GESTIÓN DE LA INTEGRACION
DEL PROYECTO

José Francisco Ojeda Romero

Ingeniero Electrónico
MBA, PMP
2
Fuente: Los materiales están basados en Project
Management Institute, A Guide to the Project
Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) -
Sexta Edición, Project Management Institute, Inc.
2017.

3
CERRAR EL PROYECTO O FASE

José Francisco Ojeda Romero

Ingeniero Electrónico
MBA, PMP
4
 PROCESOS
Es el proceso de desarrollar un documento que autoriza formalmente la existencia de un
4.1 Desarrollar el Acta de Constitución del proyecto y confiere al director del proyecto la autoridad para aplicar los recursos de la
Proyecto organización a las actividades del proyecto.

4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección del Es el proceso de definir, preparar y coordinar todos los componentes del plan y
Proyecto consolidarlos en un plan integral para la dirección del proyecto.

Es el proceso de liderar y llevar a cabo el trabajo definido en el plan para la dirección del
4.3 Dirigir y Gestionar el trabajo del Proyecto proyecto e implementar los cambios aprobados para alcanzar los objetivos del proyecto

Es el proceso de utilizar el conocimiento existente y crear nuevo conocimiento para

4.4 Gestionar el Conocimiento del Proyecto alcanzar los objetivos del proyecto y contribuir al aprendizaje organizacional

Es el proceso de hacer seguimiento, revisar e informar el avance general a fin de cumplir

4.5 Monitorear y Controlar el Trabajo del
con los objetivos de desempeño definidos en el plan para la dirección del proyecto
Proyecto

Es el proceso de revisar todas las solicitudes de cambio, aprobar y gestionar los cambios a
4.6 Realizar el Control Integrado de Cambios entregables, activos de los procesos de la organización, documentos del proyecto y al plan
para la dirección del proyecto, y comunicar las decisiones

Es el proceso de finalizar todas las actividades para el proyecto, fase o

4.7 Cerrar el Proyecto o Fase contrato.

Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide)
– Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Page 70. 5
 4.7 CERRAR EL PROYECTO O FASE

Cerrar el Proyecto o Fase es el proceso de finalizar todas las

actividades para el proyecto, fase o contrato.
Los beneficios clave de este proceso son:
• La información del proyecto o fase se archiva,
• El trabajo planificado se completa, y
• Los recursos del equipo de la organización se liberan para emprender
nuevos esfuerzos.
Este proceso se lleva a cabo una única vez o en puntos predefinidos
del proyecto.

6
 4.7 CERRAR EL PROYECTO O FASE
Durante el cierre del proyecto, el director del proyecto revisara el plan para la dirección del
proyecto para asegurarse de que todo el trabajo del proyecto esta completo y de que el proyecto
ha alcanzado sus objetivos. Las actividades necesarias para el cierre administrativo del proyecto o
fase incluyen, entre otras:
• Las acciones y actividades necesarias para satisfacer los criterios de culminación o salida de la
fase o del proyecto, tales como:
• Asegurarse de que todos los documentos y entregables estén actualizados y de que todos los
incidentes estén resueltos;
• Confirmar la entrega y la aceptación formal de los entregables por parte del cliente;
• Asegurar que todos los costos sean asignados al proyecto;
• Cerrar las cuentas del proyecto;
• Reasignar al personal;
• Ocuparse del exceso de materiales del proyecto;
• Reasignar las instalaciones, equipamiento y otros recursos del proyecto; y
• Elaborar los informes finales del proyecto según lo requieran las políticas de la organización.
• Actividades relacionadas con la completitud de los acuerdos contractuales aplicables al
proyecto o fase del proyecto, tales como:
• Confirmar la aceptación formal del trabajo del vendedor,
• Finalizar las reclamaciones abiertas,
• Actualizar los registros para reflejar resultados finales, y
• Archivar dicha información para su uso en el futuro.

7
 4.7 CERRAR EL PROYECTO O FASE
Las actividades necesarias para el cierre administrativo del proyecto o fase
incluyen además:
• Actividades necesarias para:
• Recopilar los registros del proyecto o fase,
• Auditar el éxito o fracaso del proyecto,
• Gestionar el intercambio y la transferencia de conocimiento,
• Identificar las lecciones aprendidas, y
• Archivar la información del proyecto para su uso futuro por parte de la
organización.
• Las acciones y actividades necesarias para transferir los productos, servicios o
resultados del proyecto a la siguiente fase o a producción y/u operaciones.
• Recolectar las sugerencias para mejorar o actualizar las políticas y procedimientos de la
organización, y enviarlas a la unidad adecuada de la organización.
• Medir la satisfacción de los interesados.

El proceso Cerrar el Proyecto o Fase también establece los procedimientos para analizar y
documentar las razones de las acciones emprendidas en caso de que un proyecto se de
por terminado antes de su culminación. Para conseguir hacer esto con éxito, el director del
proyecto necesitara involucrar en el proceso a los interesados adecuados.

8
 4.1
Desarrollar el
Acta
de Constitución
del Proyecto
DIAGRAMA
• Acta de constitución del proyecto
DE FLUJO
Plan para
la Dirección
Clientes
del Proyecto
• Transferencia del
producto, servicio o
Plan para la dirección del proyecto resultado final
• Todos los componentes

Documentos Documentos
del Proyecto 4.7 del Proyecto
Cerrar Actualizaciones a los
el Proyecto documentos del proyecto
o Fase • Registro de lecciones
Documentos del proyecto aprendidas
• Registro de supuestos
• Base de las estimaciones
• Registro de cambios
• Registro de incidentes Empresa/
• Registro de lecciones aprendidas Organización
• Lista de hitos • Informe final
• Comunicaciones del proyecto. • Actualizaciones a los activos de los
• Mediciones de control de calidad procesos de la organización
• Informes de calidad
• Documentación de requisitos
• Registro de riesgos
• Informe de riesgos

5.5
Validar el
Alcance
12.2 Documentos Empresa/
• Entregables aceptados Efectuar las del Proyecto Organización
Adquisiciones

12.1
Planificar • Acuerdos • Caso de negocio • Activos de los procesos
la Gestión de • Plan de gestión de la organización
las Adquisiciones de beneficios
del Proyecto

• Documentación de las adquisiciones

Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide)
– Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Page 122, Figure 4-15. 9
 4.7 CERRAR EL PROYECTO O FASE
ENTRADAS HERRAMIENTAS Y TECNICAS SALIDAS
.1 Acta de constitución del proyecto
.2 Plan para la dirección del proyecto
.1 Juicio de expertos .1 Actualizaciones a los documentos
• Todos los componentes .2 Análisis de datos del proyecto
.3 Documentos del proyecto
• Registro de supuestos
• Análisis de documentos • Registro de lecciones
• Base de las estimaciones • Análisis de regresión aprendidas
• Registro de cambios
• Registro de incidentes • Análisis de tendencias .2 Transferencia del producto, servicio
• Registro de lecciones aprendidas
• Análisis de variación o resultado final
• Lista de hitos
• Comunicaciones del proyecto .3 Reuniones .3 Informe final
• Mediciones de control de calidad
• Informes de calidad
.4 Actualizaciones a los activos de los
• Documentación de requisitos procesos de la organización
• Registro de riesgos
• Informe de riesgos
.4 Entregables aceptados
.5 Documentos de negocio
• Caso de negocio
• Plan de gestión de beneficios
.6 Acuerdos
.7 Documentación de las adquisiciones
.8 Activos de los procesos de la
organización

Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide)
– Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Page 121, Figure 4-14. 10
 4.7 CERRAR EL PROYECTO O FASE:
ENTRADAS
1. Acta de Constitución del Proyecto
Documenta los criterios de éxito del proyecto, los requisitos de aprobación y quien
firmara la aprobación del proyecto.

2. Plan para la Dirección del Proyecto

Todos los componentes del plan para la dirección del proyecto constituyen una
entrada a este proceso.

3. Documentos del Proyecto

Los documentos del proyecto que pueden ser entradas de este proceso incluyen,
entre otros:
• Registro de supuestos. Tiene un registro de todos los supuestos y restricciones que
guiaron las especificaciones técnicas, las estimaciones, el cronograma, los riesgos, etc.
• Base de las estimaciones. Se utiliza para evaluar la relación que guarda la estimación de
las duraciones, el costo, los recursos y el control de costos con los resultados reales.
• Registro de cambios. Contiene el estado de todas las solicitudes de cambio a lo largo del
proyecto o fase.
• Registro de incidentes. Se utiliza para verificar que no haya ningún incidente abierto.
11
 4.7 CERRAR EL PROYECTO O FASE:
ENTRADAS
3.Documentos del Proyecto (Continua)
• Registro de lecciones aprendidas. Las lecciones aprendidas durante la fase o proyecto se
finalizaran antes de ser ingresadas al repositorio de lecciones aprendidas.
• Lista de hitos. Muestra las fechas finales en que se han alcanzado los hitos del proyecto.
• Comunicaciones del proyecto. Incluyen todas y cada una de las comunicaciones que han
sido creadas a lo largo del proyecto.
• Mediciones de control de calidad. Documentan los resultados de las actividades de control
de calidad y demuestran el cumplimiento de los requisitos de calidad.
• Informes de calidad. La información presentada en el informe de calidad puede incluir
todos los incidentes sobre el aseguramiento de la calidad gestionados o escalados por el
equipo, las recomendaciones de mejora y el resumen de las conclusiones del proceso
Controlar la Calidad.
• Documentación de requisitos. Se utiliza para demostrar el cumplimiento del alcance del
proyecto.
• Registro de riesgos. Proporciona información sobre los riesgos que han ocurrido a lo largo
del proyecto.
• Informe de riesgos. Proporciona información sobre el estado de los riesgos y se utiliza para
verificar que no haya riesgos abiertos al final del proyecto.

12
 4.7 CERRAR EL PROYECTO O FASE:
ENTRADAS
4. Entregables Aceptados
Los entregables aceptados pueden incluir las especificaciones aprobadas del
producto, los recibos de entrega y los documentos de desempeño del trabajo. Se
pueden incluir también entregables intermedios o parciales en los casos de
proyectos de varias fases o de proyectos cancelados.

5. Documentos de Negocio
Incluyen, entre otros:
• Caso de negocio. El caso de negocio documenta la necesidad de negocio y el
análisis costo-beneficio que justifican el proyecto.
• Plan de gestión de beneficios. El plan de gestión de beneficios describe los
beneficios objetivo del proyecto. El caso de negocio se utiliza para determinar si
se han producido los resultados esperados del estudio de viabilidad económica
utilizado para justificar el proyecto. El plan de gestión de beneficios se utiliza
para medir si se han alcanzado los beneficios del proyecto tal como se planifico.

13
 4.7 CERRAR EL PROYECTO O FASE:
ENTRADAS
6. Acuerdos
Por lo general, los requisitos para el cierre formal de la adquisición están definidos en los
términos y condiciones del contrato, y están incluidos en el plan de gestión de las
adquisiciones. Un proyecto complejo puede implicar la gestión simultanea o secuencial de
múltiples contratos.

7. Documentación de las Adquisiciones

Para cerrar el contrato, se recopila, clasifica y archiva toda la documentación de la
adquisición. Se cataloga la información del contrato relativa al desempeño del
cronograma, alcance, calidad y costo, junto con toda la documentación sobre cambios del
contrato, registros de pago y resultados de las inspecciones.
Los planes/planos “de obra terminada” (as-built) o los documentos, manuales, resolución
de problemas y demás documentación técnica “conforme al desarrollo” (as-developed)
también deberían considerarse parte de los documentos de las adquisiciones al cerrar un
proyecto. Esta información se puede utilizar para las lecciones aprendidas y como base de
evaluación de contratistas para contratos futuros.

14
 4.7 CERRAR EL PROYECTO O FASE:
ENTRADAS
8. Activos de los Procesos de la Organización
Los activos de los procesos de la organización que pueden influir en el
proceso Cerrar el Proyecto o Fase incluyen, entre otros:
• Guías o requisitos de cierre del proyecto o fase (p.ej., lecciones
aprendidas, auditorias finales del proyecto, evaluaciones del proyecto,
validaciones del producto, criterios de aceptación, cierre de contratos,
reasignación de recursos, evaluaciones de desempeño del equipo y
transferencia de conocimientos).
• Base de conocimiento de gestión de la configuración, que contiene las
versiones y líneas base de todos los estándares, políticas y
procedimientos oficiales de la organización, y cualquier otro documento
del proyecto.

15
 4.7 CERRAR EL PROYECTO O FASE:
H&Ts
1. Juicio de Expertos
Se debería considerar la pericia de individuos o grupos con capacitación o conocimientos
especializados en los siguientes temas:
• Control de gestión,
• Auditoria,
• Asuntos legales y adquisiciones, y
• Legislación y regulaciones.

2. Análisis de Datos
Las técnicas de análisis de datos que pueden utilizarse en el cierre de proyectos incluyen,
entre otras:
• Análisis de documentos. Evaluar la documentación disponible permitirá identificar lecciones aprendidas y
compartir conocimientos para futuros proyectos y para la mejora de los activos de la organización.
• Análisis de regresión. Esta técnica analiza las interrelaciones entre diferentes variables del proyecto que
contribuyeron a los resultados del mismo, a fin de mejorar el desempeño en futuros proyectos.
• Análisis de tendencias. Puede emplearse para validar los modelos utilizados en la organización y para
implementar ajustes para futuros proyectos.
• Análisis de variación. Puede utilizarse para mejorar las métricas de la organización, mediante la
comparación de lo que se planifico inicialmente con el resultado final.

16
 4.7 CERRAR EL PROYECTO O FASE:
H&Ts
3. Reuniones
Las reuniones se utilizan para confirmar que los entregables han sido
aceptados, para validar que los criterios de salida se han cumplido, para
formalizar el cumplimiento de los contratos, para evaluar la satisfacción de
los interesados, para recopilar lecciones aprendidas, para transferir
conocimientos e información del proyecto, y para celebrar el éxito.
Los participantes pueden incluir miembros del equipo del proyecto y otros
interesados implicados o afectados por el proyecto. Las reuniones pueden
ser cara a cara, virtuales, formales o informales. Los tipos de reuniones
incluyen, entre otros, reuniones para informar el cierre, reuniones de
conclusión con el cliente, reuniones de lecciones aprendidas y reuniones de
celebración.

17
 4.7 CERRAR EL PROYECTO O FASE:
SALIDAS
1. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
Todos los documentos del proyecto se pueden actualizar y marcar como versiones
finales como resultado del cierre del proyecto. Resulta de particular interés el
registro de lecciones aprendidas, el cual se finaliza para incluir la información final
sobre el cierre del proyecto o fase.

2. Transferencia del Producto, Servicio o Resultado Final

Un producto, servicio o resultado, una vez entregado por el proyecto, puede
transferirse a un grupo u organización diferente que lo operara, mantendrá y
apoyara a lo largo de su ciclo de vida.
Esta salida se refiere a esta transferencia, de un equipo a otro, del producto,
servicio o resultado final para el que se autorizo el proyecto (o, en el caso del
cierre de una fase, el producto, servicio o resultado intermedio de esa fase).

18
 4.7.1 CERRAR EL PROYECTO O FASE:
SALIDAS
3. Informe Final
El informe final proporciona un resumen del desempeño del proyecto. Puede incluir información tal
como:
• Una descripción en forma resumida del proyecto o fase.
• Los objetivos del alcance, los criterios usados para evaluar el alcance y evidencia de que se han
cumplido los criterios de finalización.
• Los objetivos de calidad, los criterios usados para evaluar la calidad del proyecto y del producto,
la verificación y las fechas de entrega de hitos reales y las razones de las variaciones.
• Los objetivos de costos, incluidos el rango aceptable de costos, los costos reales y las razones de
cualquier variación.
• Resumen de la información de validación del producto, servicio o resultado final.
• Objetivos del cronograma, incluyendo si los resultados alcanzaron los beneficios que el proyecto
se comprometió a abordar. Si los beneficios no se alcanzaran al cierre del proyecto, deberá
indicarse el grado en que se alcanzaron y las estimaciones para la realización de beneficios en el
futuro.
• Un resumen de como el producto, servicio o resultado final alcanzo las necesidades de negocio
identificadas en el plan de negocio. Si las necesidades de negocio no se alcanzaran al cierre del
proyecto, deberá indicarse el grado en que se alcanzaron y las estimaciones sobre cuando se
alcanzaran las necesidades de negocio en el futuro.
• Un resumen de los riesgos o incidentes encontrados en el proyecto y como fueron abordados.
19
 4.7.1 CERRAR EL PROYECTO O FASE:
SALIDAS
4. Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización
Los activos de los procesos de la organización que se actualizan incluyen, entre otros:
• Documentos del proyecto. Documentación resultante de las actividades del proyecto, por ejemplo, el plan
para la dirección del proyecto, el alcance, el costo, el cronograma y el calendario del proyecto, y la
documentación de la gestión de cambios.
• Documentos operativos y de apoyo. Documentos requeridos para que una organización mantenga, opere
y apoye el producto o servicio entregado por el proyecto. Estos pueden ser documentos nuevos o
actualizaciones de los documentos existentes.
• Documentos de cierre del proyecto o fase. Documentos de cierre del proyecto o fase, que consisten en la
documentación formal que indica la terminación del proyecto o fase y la transferencia de los entregables
completos del proyecto o fase a otros, como por ejemplo a un grupo de operaciones o a la siguiente fase.
Durante el cierre del proyecto, el director del proyecto revisa la documentación de la fase anterior, la
documentación de aceptación del cliente procedente del proceso Validar el Alcance (Sección 5.5) y el
acuerdo (si corresponde) para asegurarse de que todos los requisitos del proyecto están completos antes
de finalizar el cierre del proyecto.
Si el proyecto se da por concluido antes de su terminación, la documentación formal indica por que se
concluyo el proyecto y formaliza los procedimientos para la transferencia a otros de los entregables
terminados y sin terminar del proyecto cancelado.
• Repositorio de lecciones aprendidas. Las lecciones aprendidas y el conocimiento adquirido a lo largo del
proyecto se transfieren al repositorio de lecciones aprendidas para su utilización en futuros proyectos.

20
4.7 CERRAR EL PROYECTO O FASE

GESTIÓN DE INTEGRACIÓN
GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL
PROYECTO
1. Usted está trabajando en un proyecto de construcción. Usted, su equipo y
su gerente superior sienten que el trabajo está completo. Sin embargo,
uno de sus clientes importantes no está de acuerdo, y piensa que un
Entregable no es aceptable. ¿Cuál es la MEJOR manera de manejar este
conflicto?

a) Revisar el contrato y seguir el procedimiento de administración de

reclamos.
b) Establecer una demanda para obligar al Interesado a aceptar el
Entregable.
c) Volver a negociar el contrato.
d) Finalizar el contrato y seguir el procedimiento de cierre del contrato.
GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL
PROYECTO
1. Usted está trabajando en un proyecto de construcción. Usted, su equipo y
su gerente superior sienten que el trabajo está completo. Sin embargo,
uno de sus clientes importantes no está de acuerdo, y piensa que un
Entregable no es aceptable. ¿Cuál es la MEJOR manera de manejar este
conflicto?

a) Revisar el contrato y seguir el procedimiento de administración de

reclamos.
b) Establecer una demanda para obligar al Interesado a aceptar el
Entregable.
c) Volver a negociar el contrato.
d) Finalizar el contrato y seguir el procedimiento de cierre del contrato.
GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL
PROYECTO
2. ¿Cuál de las siguientes NO es una entrada del proceso
Cerrar el Proyecto o la Fase?

a) Entregables aceptados.
b) Plan para la Dirección del Proyecto.
c) Metodología de Gestión del Proyecto.
d) Activos de los Procesos de la Organización.
GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL
PROYECTO
2. ¿Cuál de las siguientes NO es una entrada del proceso
Cerrar el Proyecto o la Fase?

a) Entregables aceptados.
b) Plan para la Dirección del Proyecto.
c) Metodología de Gestión del Proyecto.
d) Activos de los Procesos de la Organización.
GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL
PROYECTO
3. ¿Si el proyecto se da por concluido antes de su terminación, que debe
indicar necesariamente la documentación formal de acuerdo a lo
propuesto por el PMI?.

a) Las condiciones para el inicio de una nueva negociación.

b) Una o un grupo de Solicitudes de Cambio.
c) La penalidad a pagarse por el contratista.
d) Formaliza los procedimientos para la transferencia a otros de los
entregables terminados y sin terminar del proyecto cancelado.
GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL
PROYECTO
3. ¿Si el proyecto se da por concluido antes de su terminación, que debe
indicar necesariamente la documentación formal de acuerdo a lo
propuesto por el PMI?.

a) Las condiciones para el inicio de una nueva negociación.

b) Una o un grupo de Solicitudes de Cambio.
c) La penalidad a pagarse por el contratista.
d) Formaliza los procedimientos para la transferencia a otros de los
entregables terminados y sin terminar del proyecto cancelado.
GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL
PROYECTO
4. Si al finalizar el proyecto no se alcanzaran a cubrir las
necesidades del negocio, bajo el enfoque del PMI, el informe
final necesariamente deberá consignar…

a) Las penalidades a ser asumidas.

b) El mecanismo de manejo de reclamos.
c) La autoridad ante la cual se allanan las partes.
d) El grado en que se alcanzó a cubrir las necesidades de negocio
y las estimaciones sobre cuando se alcanzarán en el futuro.
GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL
PROYECTO
4. Si al finalizar el proyecto no se alcanzaran a cubrir las
necesidades del negocio, bajo el enfoque del PMI, el informe
final necesariamente deberá consignar…

a) Las penalidades a ser asumidas.

b) El mecanismo de manejo de reclamos.
c) La autoridad ante la cual se allanan las partes.
d) El grado en que se alcanzó a cubrir las necesidades de negocio
y las estimaciones sobre cuando se alcanzarán en el futuro.
CONCLUSIONES SOBRE EL
PROCESO LA GESTIÓN DE
INTEGRACIÓN

30
GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL
PROYECTO - MAPA MENTAL

1. Acta de
4. Gestionar Cambios
Constitución 5. Monitorear Solicitados
Conocimiento
y Controlar
Proyecciones

Tendencias
Lecciones
2. Plan de Aprendidas
Proyecto
6. Control
Entregables Integrado de
Cambios
3. Dirigir y Cambios
Gestionar Solicitados

Informes de
Desempeño 7. Cerrar
Proyecto o
Fase

31
GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL PROYECTO
DOCUMENTACIÓN MÍNIMA DE UN PROYECTO

Cada proyecto es diferente, pero al menos se debería documentar:

• El Acta de Constitución del Proyecto
• Matriz de Interesados
• Documentación de Requisitos
• Documentación de las Líneas Base (Alcance, Tiempo y Costo)
• Plan de Dirección del Proyecto (Los planes de Calidad, Riesgos, Recursos,
Comunicaciones e Interesados)
GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL PROYECTO
DOCUMENTACIÓN MÍNIMA DE UN PROYECTO

• Muestra rápida de documentos.