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“DISEÑO DE LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO PARA LA
GESTIÓN DE INVENTARIOS DE LA COMERCIALIZADORA J&F.”
CINDY JIMÉNEZ ARISTIZABAL & YENNI FERNÁNDEZ GUZMÁN
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA CALI

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS
Y ADMINISTRATIVAS
PROGRAMA DE CONTADURIA PÚBLICA
SANTIAGO DE CALI 2017
“DISEÑO DE LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO PARA LA
GESTIÓN DE INVENTARIOS DE LA COMERCIALIZADORA J&F.”
CINDY JIMÉNEZ ARISTIZABAL & YENNI FERNÁNDEZ GUZMÁN
Trabajo de grado presentado como

requisito parcial para optar por el título
de Contador Público
Director: Ángela María Cubillos Quintero

Contadora Pública
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA CALI

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS
Y ADMINISTRATIVAS
PROGRAMA DE CONTADURIA PÚBLICA
SANTIAGO DE CALI 2017
Santiago de Cali, julio 13 del 2017
Doctor
Alberto Arias Sandoval
Decano Académico
Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas
Pontificia Universidad Javeriana
La Ciudad
Por medio de la presente me permito comunicarle, que en mi calidad de director de trabajo

de grado he leído detenidamente el informe final del estudio titulado “DISEÑO DE LOS
PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO PARA LA GESTIÓN DE
INVENTARIOS DE LA COMERCIALIZADORA J&F.”, realizado por los estudiantes
de la Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas de la Universidad Javeriana
nombres: Cindy Alejandra Jiménez Aristizabal códigos, Yenni Fernández guzmán
0066216, 64790 y considero que cumple con todos los requisitos requeridos para ser
presentada a evaluación.
Atentamente,
________________________
Tutor del Trabajo de Grado

ARTÍCULO 23 de la resolución N° 13 de julio 6 de 1946
“La Universidad no se hace responsable por los
conceptos emitidos por sus alumnos en sus trabajos de
Tesis. Sólo velará porque no se publique nada contrario
al dogma y a la moral Católica y porque la Tesis no
contenga ataques o polémicas puramente personales;
antes bien, se vea en ellas al anhelo de buscar la Verdad y
la Justicia”.
Tabla de contenido
INTRODUCCIÓN ................................................................................................................... 13
CAPÍTULO I ............................................................................................................................ 14
Aspectos generales del problema de investigación .................................................................. 14
1. Estudios previos ............................................................................................................. 14
1.1 Control de inventarios (Gaitán, 2000). ....................................................................... 14
1.2 Procedimientos de auditoria en determinadas áreas: norma técnica de auditoria
(Cabrera, 2004). ..................................................................................................................... 15
1.3 Diseño de procesos para el manejo de inventarios e la empresa Grya Ingeniería y
Sistemas Cia. LTDA (Velastegui, 2011). .............................................................................. 15
1.4 La importancia de establecer políticas y procedimientos uniformes para la realización
de auditorías internas en los sistemas de información de las distintas dependencias de una
organización (Ortiz, 2012). .................................................................................................... 16
1.5 Medición de los inventarios en el marco de la convergencia internacional (Fuertes,
2015). ..................................................................................................................................... 17
2. Problema de investigación ............................................................................................. 18
2.1 Planteamiento del problema de investigación ................................................................ 18
2.2 Formulación del problema. ............................................................................................. 20
2.3 Sistematización del problema ......................................................................................... 20
3. Objetivos .............................................................................................................................. 21
3.1 Objetivo general ............................................................................................................. 21

3.2 Objetivos especifico ....................................................................................................... 21
4. Justificación.......................................................................................................................... 22
5. Marco de referencia .............................................................................................................. 23
5.1 Marco teórico.................................................................................................................. 23
5.1.1 Inventarios ............................................................................................................... 23
5.1.2 Control interno ......................................................................................................... 25
5.2 Marco conceptual ........................................................................................................... 27
5.2.1 Procesos ................................................................................................................... 27
5.2.2 Manuales .................................................................................................................. 28
5.2.3 Control ..................................................................................................................... 28
5.3 Marco contextual ............................................................................................................ 30
6. Metodología ......................................................................................................................... 31
6.1 Tipo de estudio ............................................................................................................... 31
6.2 Método de estudio .......................................................................................................... 32
6.3 Fuentes de información .................................................................................................. 32
6.4 Técnicas de investigación ............................................................................................... 33
6.5 Fases de investigación .................................................................................................... 34
Capitulo II ................................................................................................................................ 36
Importancia del control de inventarios, aplicados en organizaciones del sector comercial
............................................................................................................................................... 36
Propuesta de un modelo de sistemas de inventarios para el mejoramiento de gestión de
estos en las áreas de almacenamiento, distribución y ventas de productos terminados en el
sector comercial en la línea de ropa deportiva, en la zona centro de la ciudad de Cali
(Bustamante, y Valencia, 2008). ........................................................................................... 36
Diagnóstico del sistema logístico de inventarios y plan de mejoramiento para una
empresa comercializadora de música de la ciudad de Cali (Bedoya y Peña, 2003). ............. 37
Propuesta de mejoramiento en los procesos de compra y de gestión de inventarios para la
empresa Abraxas Distribuciones S.A.S. (Calvache y Sarmiento, 2015). .............................. 38
Control interno de inventarios y su incidencia en la rentabilidad de la ferretería centro
ferretero lumbaqui (Ambuludí, 2013). .................................................................................. 38
Control interno de inventarios (Romero, 2012). ............................................................... 39
Capitulo III ............................................................................................................................... 41
Diagnóstico de la situación actual en el proceso de inventarios en la comercializadora J&F.
................................................................................................................................................... 41
Capitulo IV ............................................................................................................................... 56
Caracterización del proceso requerido para los inventarios en la comercializadora J&F. ... 56
Manual de procedimientos revisión de pedidos ....................................................................... 57
Manual de procedimientos de selección y evaluación de proveedores .................................... 65
Manual de procedimientos de compra de calzado ................................................................... 68
Manual de procedimientos almacenamiento y custodia de los inventarios ............................. 78
Manual de procedimiento de despacho de calzado .................................................................. 83

Manual de procedimiento toma física de inventario ................................................................ 89
Conclusiones ............................................................................................................................ 96
Recomendaciones ..................................................................................................................... 97
Bibliografía .............................................................................................................................. 98
Índice de Gráficos
Gráfico 1 mapa de procesos ........................................................................................................
Gráfico 2 Flujograma del procedimiento de compra .............................................................. 42
Gráfico 3 Flujograma del procedimiento de inventarios ......................................................... 43
Gráfico 4 flujograma del procedimiento de despacho ............................................................ 44
Gráfico 5 Indicador de rotación calzado del 18-23 ................................................................. 46
Gráfico 6 indicador de rotación calzado del 39-44 ................................................................. 48
Gráfico 10 Caracterización del proceso de control interno para el sistema de inventarios ........
13
INTRODUCCIÓN
En la etapa inicial de una investigación es importante la exploración del campo en que se
piensa trabajar, por lo tanto, se debe indagar y sintetizar todos los antecedentes del problema que
ayudan a formalizar la idea de investigación; sus propósitos, alcances, objetivos, hipótesis y
metodología.
El siguiente trabajo tiene como finalidad diseñar procedimientos de control interno para
mejorar las actividades que se realizarán en el ciclo de inventarios, en la comercializadora J&F,
donde se encontraron diferentes dificultades como rotación de inventarios y control en unidades.
Así pues, tales problemáticas se buscarán mejorar al realizar el estudio respectivo.
Inicialmente se encontraran los antecedentes investigativos que sirvieron de insumo
conceptual para dar solución al problema de investigación, lo que permitió una formulación y
sistematización del problema de investigación evidenciando la necesidad de diseñar
procedimientos para el control de inventarios.
Es de vital importancia adoptar buenas prácticas para el control de los inventarios en la
comercializadora J&F, y hacer uso de procedimientos que faciliten y optimicen el proceso en la
gestión de inventario desde la revisión de pedido, selección y evaluación de proveedores, compra
de calzado, almacenamiento y custodia de los inventarios, despacho de los inventarios y conteo
de los mismos.
14
CAPÍTULO I
Aspectos generales del problema de investigación
1. Estudios previos
1.1 Control de inventarios (Gaitán, 2000).
Las irregularidades que llevan a la presentación incorrecta de los inventarios son el hurto,
complicidad y falsificación de los registros de inventarios y de los registros contables. Para tener
un buen plan de auditoría de inventarios, se debe tener en cuenta los siguientes aspectos que son
los más relevantes para tener control a un inventario:
El Plan de Auditoría de Inventarios debe comprender la:
Formación de inventarios
Manutención de inventarios
Salida de inventarios
Se debe Confrontar el libro de registro de inventarios contra las fichas de existencias al
cierre del ejercicio.
Se debe examinar y comprobar las órdenes de compra contra las requisiciones de compras.
Según el autor, la necesidad de la auditoría interna en una empresa se hace necesaria ya
que pueden ocurrir fraudes si no se tiene un adecuado control de los procesos, estas auditorías
deben estar en cabeza de la gerencia.
Evidenciando este artículo, se pudo concluir que en la comercializadora J&F debe existir
una estrecha relación entre la auditoría interna y la gerencia y estas deben ir de la mano buscando
un objetivo común, que es el control adecuado de los procedimientos.

15
1.2 Procedimientos de auditoria en determinadas áreas: norma técnica de auditoria
(Cabrera, 2004).
En este artículo se habla de la utilización de procedimientos en los recursos físicos como
los inventarios. La norma técnica de auditoria, sobre evidencia de auditoria proporciona las
herramientas suficientes para la aplicación de procedimientos en los inventarios, de igual manera
se establece que las pruebas de auditoria pueden ser clasificadas en pruebas de cumplimiento de
control, o también denominadas pruebas sustantivas las cuales se llevan a cabo mediante uno o
varios métodos: inspección, observación, preguntas, confirmaciones, cálculos y técnicas de
examen analítico.
Revisando el artículo de investigación se encuentra que hay una relación con el problema
de investigación puesto que se señala una serie de factores principales tale como los
procedimientos de control que deben establecerse para el sistema de inventarios, la identificación
y el tratamiento a las existencias de lento movimiento, obsoletas, deterioradas; lo que manifiesta
una necesidad de formalizar los controles del sistema de inventario por parte de la
comercializadora de zapatillas J&F.
1.3 Diseño de procesos para el manejo de inventarios e la empresa Grya Ingeniería y
Sistemas Cia. LTDA (Velastegui, 2011).
En el presente trabajo el autor realizó un análisis de la metodología para el manejo de
inventarios de la empresa GRYA CIA. LTDA, lo que arrojó como resultado problemas en la
atención a los requerimientos puntuales del cliente y un aprovisionamiento excesivo, dando
como resultado mantener un stock elevado de inventarios mismo que no se lograba

16
comercializar. Por lo tanto, se procedió a realizar un análisis a los posibles escenarios de mejora,
para lo que se platea un método de control de inventario, se elaboró un manual de
procedimientos para el control y el seguimiento de procesos que permitan un adecuado
funcionamiento que previamente no tenía la empresa.
El trabajo de Velastegui (2011), tiene relación estrecha con el problema de investigación,
porque pretende dar solución a la falta de control en el sistema de inventarios de la empresa
GRYA CIA, LTDA. Caso que se observa en la comercializadora de zapatillas J&F, por lo que
servirá como base de estudio a la hora de aplicar los procedimientos necesarios en el problema
de investigación, pues se cuenta con una previa experiencia.
1.4 La importancia de establecer políticas y procedimientos uniformes para la
realización de auditorías internas en los sistemas de información de las distintas
dependencias de una organización (Ortiz, 2012).
El autor de la tesis propone realizar unas políticas y procedimientos para realizar una
auditoría de forma clara, con unos procedimientos establecidos los cuales ayuden al auditor a
emitir informes y con estos puedan ayudar a la gerencia a la mejor toma de decisiones.
Tener claridad si en una organización se puede realizar auditorías internas sin que existan
unos manuales que sirvan de guía al auditor y que sin estos manuales el auditor pueda tener
confiabilidad en lo que está auditando. Según Ortiz (2012), “los objetivos principales de esta
investigación son: establecer si puede una organización continuar realizando, a largo plazo,
auditorías internas en los sistemas de información de todas sus dependencias sin utilizar políticas
y procedimientos uniformes” (pág. 18)
.
17
Esta tesis se relaciona con el proyecto ya que busca con los manuales, la existencia de unos
procedimientos claros donde los involucrados en el tema de inventarios se guíen con los mismos,
permitiendo realizar auditorías internas por profesionales en el tema de control interno, los cuales
utilizarán técnicas específicas con el objetivo de emitir informes y formular sugerencias para el
mejoramiento continuo de procesos dentro de la compañía.
1.5 Medición de los inventarios en el marco de la convergencia internacional (Fuertes,
2015).
Fuertes (2015), evidencia la importancia de realizar una buena medición de los inventarios.
La contabilización de los inventarios en los estados financieros. es muy significativa, puesto que
la medición de los inventarios influye directamente en la posición financiera de la entidad,
incluso da como resultado la carga impositiva, por tal razón es de vital importancia saber hacer
uso de los métodos de costo de inventarios como los son PEPS primeras entradas primeras
salidas y UEPS ultimas entradas primeras salidas, ambos métodos juegan un papel importante a
la hora de saber cuál será el costo de venta y por consiguiente la utilidad gravada, otro aspecto a
resaltar es que el PEPS será beneficioso para un inventario con alta rotación puesto que el
inventario siempre tendrá los costos más corrientes.
El artículo de investigación presenta herramientas útiles para el manejo de inventarios
puesto que brinda dos métodos de medición de inventarios el PEPS primeras entradas primeras
salidas UEPS ultimas entradas primeras salidas; aunque el artículo de investigación tiene un
enfoque convergente y un interés por la carga impositiva, también muestra una aplicabilidad en
la medición de los sistemas de inventarios y las desventajas y ventajas que cada uno ofrece,
además se podría tener en cuenta la influencia que estos métodos aportan al costo de ventas que
18
en últimas es un factor determinante para el estudio del sistema de inventario de la
comercializadora J&F.
2. Problema de investigación
Diseño de los procedimientos de control interno para la gestión de inventarios de la
2.1 Planteamiento del problema de investigación
Toda empresa comercial tiene como base fundamental la compra y venta de bienes, lo que
lleva a que se manejen inventarios de mercancías. De esta manera, el control, el registro y la
valuación de los mismos es uno de los problemas que debe resolver la organización. Estas
cuentas de inventarios pasan a ser las más importantes pues de esos bienes depende el éxito o el
fracaso en la rentabilidad de las operaciones Ortiz (2012).
Por lo anterior, un buen control interno de inventario permite que se faciliten los
procedimientos de verificación, además de una estructura administrativa y contable.
Demostrando con esto que es una organización confiable frente a los fraudes y que además,
cuenta con la eficiencia y la eficacia operativa. En este orden de ideas, el control interno de
inventario comprende todo el plan de la organización y los manuales de procedimientos para
dicho control Ortiz (2012).
Los manuales de procedimientos constituyen el medio mediante el cual se logra, de forma
eficiente documentar el funcionamiento integral de una empresa. Con esto, queda expuesta la
forma de hacer cumplir las políticas, operaciones, procedimientos, alcance de funciones y

19
sistemas de información bien definidos; base fundamental para el buen funcionamiento de una
organización Ortiz (2012).
Teniendo en cuenta todo lo anterior, el problema de control de inventarios que se presenta
en la comercializadora J&F es la compra exagerada de productos que están teniendo poca
rotación. Como consecuencia de esto, se generan altos costos para la comercializadora
considerando que se le podría dar un mejor uso a los recursos, con la inversión de estos en
productos que tengan una mayor rotación.
Algunas causas que se identifican en el problema de investigación es el poco conocimiento
que tiene la comercializadora acerca de las tendencias de mercado, lo que ocasiona una gestión
de compra exagerada y sin rotación En este caso, lo anterior se desencadena puntualmente por la
falta de control interno en los inventarios, lo cual, como se mencionó anteriormente, ha generado
altos costos y poca rotación, que afecta las utilidades de la compañía.
De seguir con el problema de control de inventarios, la comercializadora tendrá que asumir
altos costos de almacenamiento y desperdicio de estos. Esta administración de los recursos
impide invertir en otros productos con mayor demanda, que puedan generar una mejor
rentabilidad y retorno de capital. Con el fin de dar solución a este problema, se pretende diseñar
manuales de procedimientos, que permitan a la organización realizar un control interno en los
inventarios, para que al tomar decisiones la gestión de inventarios cumpla con las necesidades de
la organización.
En efecto, diseñar un manual de procedimientos de control de inventarios, le permitirá a la
organización actuar bajo unos lineamientos. Dentro de esos procedimientos podrían estar:
indicadores de rotación, que identifique productos con mayor o menor rotación, y análisis de las
20
tendencias del mercado en el sector de calzado, lo cual servirá como control preventivo
permitiendo comprar acorde a la necesidad de la comercializadora.
Una vez se tenga conocimiento de cuáles son los meses que se manejará mayor stock de
mercancías se podrá hacer uso de una póliza que ampare esos activos en caso de accidentes no
planeados. Esto permitirá a la organización estar protegida de contingencias, que podrían ser
decisivas para la continuidad en sus operaciones.
2.2 Formulación del problema.
 ¿Cómo diseñar los procedimientos de control interno para la gestión de inventarios de
la comercializadora J&F?
2.3 Sistematización del problema
 ¿Cuál es la importancia del control interno de inventarios en el sector comercial?
 ¿Qué factores están generando un inadecuado control de inventarios en la
comercializadora?
 ¿Cómo caracterizar el proceso requerido para la gestión de inventarios en la
comercializadora?
21
3. Objetivos
3.1 Objetivo general
Diseñar los procedimientos de control interno para la gestión de inventarios de la
3.2 Objetivos especifico
 Identificar la importancia del control de inventarios, en organizaciones del sector
comercial.
 Realizar diagnóstico de la situación actual en el proceso de inventarios en la
 Caracterizar el proceso requerido para los inventarios en la comercializadora J&F.

22
4. Justificación
Es importante caracterizar el proceso de gestión de inventarios de la comercializadora J&F, ya
que con este se pretende mejorar los controles relacionados al manejo de inventarios; buscando
así una clara realización de las actividades por parte de los empleados. Estos procedimientos
deben ser realizados por personal administrativo, con amplio conocimiento en manejo de
inventarios y control interno.
Con este diseño de procedimientos de control interno se pretende que el personal de almacén
los utilice como una herramienta en función de mejorar continuamente la optimización de los
procesos en la comercializadora. Así, se espera lograr homogeneidad en los procesos de manejo
de control de inventarios.
Se quiere lograr con este proyecto, que al momento de realizar auditorías en el proceso de
inventarios, todas las políticas y procedimientos establecidos se lleven a cabo; debido a que es
de suma importancia la existencia de una revisión frecuente por personal calificado. A partir de
esta, se determina que el control interno del inventario es el adecuado y, por medio de pruebas,
verificar que los procesos operativos son efectivos.
Las motivaciones que llevan a las autoras a investigar sobre este tema, es la falta de
procedimientos en el control de inventarios en la comercializadora, por ende este proyecto
proporciona de una forma adecuada como se debe realizar la administración de los inventarios,
con lo cual la directiva podrá obtener mayores beneficios a la hora de administrar su empresa,
generando mayor satisfacción tanto para el empresario como para los clientes.
23
5. Marco de referencia
5.1 Marco teórico
Existen ciertas teorías que servirán de apoyo conceptual para la construcción de los manuales
de procedimientos de control interno; una de ellas es la del autor Velastegui (2011) quien expone
la importancia y el proceso de control interno en los inventarios.
Otro autor que aporta a la investigación del problema es Fuentes (2010), quien a través de su
trabajo expone los procedimientos, objetivos, componentes y efectividad del control interno;
tema que está relacionado con la investigación del problema de control interno en los inventarios
en la comercializadora J&F.
5.1.1 Inventarios
Según Velastegui (2011) el inventario es el conjunto de mercancías o artículos que tiene la
empresa para comercializar, permitiendo la compra y venta en un periodo económico
determinado, además, es uno de los activos existentes más grandes tanto en el balance general
como en el estado de resultados; en este último, el inventario final se resta del costo de
mercancías disponibles para la venta y determina el costo de las mercancías vendidas durante un
periodo determinado.
Los inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del
negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios, para su posterior
comercialización. Los inventarios comprenden, además de las materias primas, productos en
proceso y productos terminados o mercancías para la venta, los materiales, repuestos y
accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para la venta o en la
prestación de servicios; empaques y envases y los inventarios en tránsito.

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La contabilidad para los inventarios forma parte importante para los sistemas de contabilidad
de mercancías, porque la venta del inventario es el corazón del negocio. El inventario es, por lo
general, el activo mayor en sus balances generales, y los gastos por inventarios, llamados costo
de mercancías vendidas, son usualmente el gasto mayor en el estado de resultados.
Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser esta su principal función
y la que dará origen a todas las restantes operaciones, necesitaran de una constante información
resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas
principales y auxiliares relacionadas con esos controles.
Para una empresa mercantil el inventario consta de todos los bienes propios y disponibles para
la venta en el curso regular del comercio; es decir la mercancía vendida se convertirá en efectivo
dentro de un determinado periodo de tiempo. El término inventario encierra los bienes en espera
de su venta (las mercancías de una empresa comercial, y los productos terminados de un
fabricante).
De acuerdo con Velastegui (2011) existen varios tipos de inventarios, los cuales tiene como
propósito fundamental proveer la metodología necesaria para un correcto manejo de los
productos necesarios, para el continuo y regular desenvolvimiento de las operaciones de una
empresa, es decir, el control de inventario tiene un papel vital para el funcionamiento acorde y
coherente dentro del proceso de compra y de esta forma afrontar la demanda.
Velastegui (2011) afirma que un proceso de control de inventarios, es una función
administrativa por medio de la cual se evalúa el rendimiento y la finalidad de señalar las faltas y
los errores, evitando repeticiones, también se debe llevar a cabo un proceso de supervisión de las
actividades realizadas, estándares o patrones establecidos para determinar posibles desviaciones

25
de los resultados, modelo que aportara a los procedimientos de control interno en la
5.1.2 Control interno
Según Estupiñan (2015) el control interno es un proceso efectuado por la junta de
directores, la administración y otro personal de la entidad, aplicando en la definición de la
estrategia y a través del emprendimiento, diseñado para identificar los eventos potenciales que
pueda afectar la entidad, y para administrar los riesgos que se encuentran dentro de su apetito por
el riesgo, para proveedor seguridad razonable en relación con el logro de lo objetivo de la
entidad.
Según Fuentes (2010) el Control Interno es un proceso, ejecutado por la junta directiva o
consejo de administración de una entidad, por su grupo directivo (gerencial) y por el resto del
personal, diseñado específicamente para proporcionarles seguridad razonable de conseguir en la
empresa las tres siguientes categorías de objetivos: eficiencia y eficacia de las operaciones,
suficiencia y confiabilidad de la información financiera y el cumplimiento de las leyes y
regulaciones aplicables.
Esta definición refleja ciertos conceptos fundamentales como que el Control Interno es un
proceso, es decir, un medio para alcanzar un fin, no un fin en sí mismo; que el control Interno es
efectuado por personas; que el directorio y dirección de la empresa únicamente pueden esperar
que el Control Interno provea seguridad razonable, no seguridad absoluta y por último que el
Control Interno está conectado al logro de los objetivos en una o más categorías, separadas pero
solapadas.
Fuentes (2010) hace mención al objetivo del control interno, así como los objetivos que quiere
alcanzar y las estrategias para lograrlos. De esta manera, los objetivos pueden ser establecidos
26
para una entidad como un todo, o estar referidos a actividades específicas dentro de la entidad.
Para que un sistema de control Interno brinde seguridad razonable, es necesario cumplir con los
siguientes objetivos.
Eficiencia y eficacia de las operaciones: Este objetivo está orientado a que se cumplan los
objetivos básicos de una empresa, como lo es la rentabilidad, desempeño y salvaguarda de
recursos.
Suficiencia y confiabilidad de la información financiera: Este segundo objetivo está
relacionado con la correcta preparación y elaboración de los Estados Financieros con el
propósito de que estos se consideren
Confiables.
Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables: Se refiere al cumplimiento de aquellas
leyes y regulaciones a las que está sujeta la entidad.
Otro concepto que resalta Fuentes (2010) es la importancia del control interno, establecer y
poner en práctica mecanismos, medios y procedimientos eficientes y adecuados de Control
Interno radica en reducir la posibilidad de que sucedan irregularidades y/o errores en la
protección y uso de los recursos, en los registros de la información financiera y en el desarrollo
de las operaciones, la existencia de problemas serios y anomalías dentro de una empresa
dependen de la implementación y aplicación eficiente del Control Interno.
Esto debido a que actualmente las empresas se encuentran rodeadas de una gran cantidad de
riesgos y factores como: Fraudes, desfalcos, estafas, situaciones de beneficio personal o interés
particular, por lo que el control interno sirve para medir o evaluar la eficiencia operacional en los
procesos contables, administrativos y operativos, evitando o mitigando las desviaciones en sus

27
operaciones y da a conocer la situación financiera real de la empresa, con el fin de tomar
decisiones adecuadas en su gestión y lograr mantenerse eficientemente en el mercado.
La comercializadora J&F por carecer de procesos de control interno de inventarios se
encuentra más vulnerable a los factores como fraudes desfalcos, estafas, por lo que es necesario
un control interno que evite o mitigue los riesgos inherentes de los procesos en el control interno
de los inventarios.
5.2 Marco conceptual
Con el fin de esclarecer la importancia del problema de investigación se tomarán los
conceptos que tengan mayor relación, y tengan cercanía con procesos de control internos en los
inventarios, algunos de estos conceptos son los siguientes:
5.2.1 Procesos
Según Harrington (1993) durante años se ha orientado ingentes esfuerzos a medir, controlar,
certificar y corregir los procesos de producción. Como consecuencia, los procesos de la empresa
se convirtieron en el principal factor de costo para las organizaciones.
El resultado fue una estrategia de mejoramiento, conocida como mejoramiento de los
procesos de la empresa. Algunas corporaciones han adoptado este nuevo enfoque y han
observado algunos mejoramientos sorprendentes, mayor confiabilidad de los procesos de la
empresa, mejor tiempo de respuesta, disminución del costo, reducción de inventarios,
mejoramiento en manufactura, superior participación de mercado, mayor satisfacción al cliente,
incremento de la moral de los empleados, incremento de las utilidades, menor burocracia.
De acuerdo con Bravo (2009) la visión sistémica aplicada a la gestión de procesos de la
organización, puede obtener una amplia gama de beneficios, por ejemplo, lograr conocer qué y
cómo lo hace, adquirir una consciencia de lo que falta en la aplicación de los procesos, así como
28
las fortalezas ya existentes. También, aplicar alguna fórmula de costeo a esos procesos a nivel de
las actividades, y saber realmente cuánto cuestan los productos o servicios. Finalmente afirma
que se debe realizar un mejoramiento por el solo hecho de describir un proceso.
Para estar más cerca de una certificación en normas ISO 9000 u otras, se debe aplicar métodos
de mejoramiento continuo y aseguramiento de calidad que permitan aumentar la eficiencia y
eficacia, comparando los procesos con las mejores prácticas del medio y así aprender y mejorar.
5.2.2 Manuales
Eugeni (1919) expone la importancia del desarrollo de procesos de elaboración de los
Manuales de procedimientos para poder conseguir la simplificación y racionalización de los
procedimientos administrativos, posibilitando su adaptación a la Administración, herramientas
adecuadas para conseguir la conciencia necesaria.
Según Alba (2005) un manual es el proceso de simplificación o racionalización de
procedimientos donde empieza con la priorización o selección de procedimientos a mejorar. Esta
primera fase, consiste en determinar, cuál de los procedimientos inventariados son los más
importantes o necesarios que requieren ser simplificados, o mejorados de acuerdo a los
beneficios que ello implique para la organización y para la colectividad.
Según los dos autores los manuales son procedimientos que sirven para simplificar y
racionalizar los procesos, dando mejora a las actividades que tengan falencias, caso puntual de la
comercializadora J&F, donde sus procedimientos no se encuentran sistematizados y mucho
menos simplificados.
5.2.3 Control
Según Velastegui (2011) Existen tres tipos de control que son: el control preliminar, el
concurrente y el de retroalimentación.
29
“Control preliminar: este tipo de control tiene lugar antes de que principien las operaciones e
incluye la creación de políticas, procedimientos y reglas diseñadas Para asegurar que las
actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad. En vez de esperar los resultados y
compararlos con los objetivos es posible ejercer una influencia controladora limitando las
actividades por adelantado. Permiten a la administración evitar problemas en lugar de tener que
corregirlos después, pero desafortunadamente este tipo de control requiere tiempo e información
oportuna y precisa que suele ser difícil de desarrollar.”
“Control concurrente: este tipo de control tiene lugar durante la fase de la acción de ejecutar
los planes e incluye la dirección, vigilancia y sincronización de las actividades según ocurran, en
otras palabras, pueden ayudar a garantizar que el plan será llevado a cabo en el tiempo específico
y bajo las condiciones requeridas. La forma mejor conocida del control concurrente es la
supervisión directa. Cuando un administrador supervisa las acciones de un empleado de manera
directa, el administrador puede verificar de veintiséis formas concurrente las actividades del
empleado y corregir los problemas que puedan presentarse.”
“Control de retroalimentación: este tipo de control se enfoca sobre el uso de la información de
los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones futuras de estándar aceptable. El
control de retroalimentación implica que se han reunido algunos datos, se han analizado y se han
regresado los resultados a alguien o a algo en el proceso que se está controlando de manera que
puedan hacerse correcciones. El principal inconveniente de este tipo de control es que en el
momento en que el administrador tiene la información el daño ya está hecho, es decir, se lleva a
cabo después de la acción.”
Sin embargo, para Fuentes (2010) el logro de la efectividad y la eficiencia en las operaciones
depende de dos controles, el control interno que proporciona una garantía razonable de que los
30
objetivos de información financiera y de cumplimiento serán logrados, debido a que están dentro
del alcance de la administración y los controles externos que están en relación con los objetivos
de operación, la situación difiere a la anterior, debido a que existen eventos fuera de control del
ente o controles externos.
Ambos autores con diferentes enfoques tratan de llegar a un mismo resultado, la eficiencia y
eficacias de los procesos de la organización, que deben ser controlados, para que en caso de
eventualidades ya se tenga un control o plan de contingencia.
5.3 Marco contextual
El trabajo de investigación se realizará en la comercializadora de zapatillas J&F, empresa que
fue fundada aproximadamente hace diez años, desde entonces se ha dedicado a la compra y venta
de mercancía al por mayor, la comercializadora J&F tiene una amplia distribución a nivel local y
nacional gracias a que cuenta con una diversa gama de referencias, calzado deportivo, chanclas,
zapatos para bebe y todo lo relacionado con calzado.
Los proveedores de la comercializadora se dividen en proveedores nacionales y del exterior,
sin embargo, la mayor compra la realiza a los proveedores del exterior ya que son especialistas
en la fabricación de zapatillas y convers, productos que tienen una alta rotación, aunque cabe
aclarar que en los últimos tiempos la industria nacional ha tenido un crecimiento el cual se ha
visto reflejado, pues la comercializadora J&F ha aumentado los pedidos en productos nacionales.
Los nuevos competidores cada vez son más, ya que desafortunadamente la informalidad de
esta operación hace que las barreras no sean difíciles de sobrepasar, actualmente existe un sin
número de empresas dedicadas a prestar el mismo servicio venta de calzado.
Para la comercializadora los nuevos competidores han sido un golpe fuerte, pues la
disminución en la participación del mercado ha sido evidente, motivo por el que la

31
comercializadora a tratado de fidelizar a los clientes que en el transcurso de su experiencia ha
obtenido, pues es gracias a esa relación que la comercializadora ha podido salir adelante ante
cualquier crisis que se ha presentado.
6. Metodología
Se investigará el proceso de inventarios al interior de la compañía y sus controles, se
profundizará en los procesos de compra y con esta información se podrá identificar el problema
para posteriormente implementar el procedimiento de control interno para el sistema de
inventarios de la comercializadora J&F.
En los estudios previos se encontró diferentes autores que abundan en el tema de inventarios.
Sin embargo, los modelos que se utilizarán para el problema de investigación es el trabajo de
grado de Velasteguí (2011), modelo que se relaciona directamente con el control de inventarios,
y el trabajo de Ortiz (2012), quien propone políticas y procedimientos para el control de
inventarios.
6.1 Tipo de estudio
El Según Sampieri (2014) los estudios descriptivos buscan especificar las propiedades, las
características y los perfiles de personas, grupos, comunidades, procesos, objetos o cualquier otro
fenómeno que se someta a un análisis. Es decir, únicamente pretenden medir o recoger
información de manera independiente o conjunta sobre los conceptos o las variables a las que se
refieren, esto es, su objetivo no es indicar cómo se relacionan éstas.
La investigación que se desarrollará en este proyecto es descriptiva, porque se requiere
investigar y caracterizar los procesos, identificando así los controles de inventario que existen en
organizaciones del sector comercial, analizando cómo se genera el manejo de los inventarios,
32
para así, poder diseñar un procedimiento idóneo que permita administrar correctamente el
inventario, caracterizando los procesos.
6.2 Método de estudio
Según Sampieri (2014) el método deductivo se refiere a aquel método donde se va de lo
general a lo específico. Este comienza dando paso a los datos en cierta forma válidos, para llegar
a una deducción a partir de un razonamiento de forma lógica o suposiciones; o sea se refiere a un
proceso donde existen determinadas reglas y procesos donde gracias a su asistencia, se llegan a
conclusiones finales partiendo de ciertos enunciados o premisas.
Después de tener esta definición, el estudio se va a desarrollar basado en el método deductivo,
porque existen modelos de control interno, en los cuales se basará el proyecto para
implementarlos dentro de la compañía y finalmente realizar el diseño del procedimiento de
control interno para el sistema de inventarios de la comercializadora J&F.
6.3 Fuentes de información
Según Ortiz (2012) las Fuentes primarias proporcionan datos de primera mano, pues se trata
de documentos que incluyen los resultados de los estudios correspondientes. Ejemplos de éstas
son: libros, antologías, artículos de publicaciones periódicas, monografías, tesis y disertaciones,
documentos oficiales, reportes de asociaciones, trabajos presentados en conferencias o
seminarios, artículos periodísticos, testimonios de expertos, documentales, videocintas en
diferentes formatos, foros y páginas en internet, etcétera.
Y las fuentes secundarias contienen información organizada, elaborada, producto de análisis,
extracción o reorganización que refiere a documentos primarios originales. Son fuentes

33
secundarias: enciclopedias, antologías, directorios, libros o artículos que interpretan otros
trabajos o investigaciones. Ortiz (2012)
El trabajo se va desarrollar con fuentes primarias y secundarias, dentro de las primarias se
utilizará la colaboración del personal encargado de bodega junto con el jefe de compras de la
comercializadora de zapatillas J&F, en las fuentes secundarias se tendrá acceso a los recursos
físicos, como conteo de inventarios, solicitudes de pedidos y todo lo necesario para el problema
de investigación de la comercializadora de zapatillas J&F. También como información
secundaria se usaran artículos, trabajos de grados y libros relacionados con el problema de
investigación.
6.4 Técnicas de investigación
Según Cabrera (2004) la técnica es indispensable en el proceso de la investigación científica,
ya que integra la estructura por medio de la cual se organiza la investigación, la técnica pretende
los siguientes objetivos:
• Ordenar las etapas de la investigación.
• Aportar instrumentos para manejar la información.
• Llevar un control de los datos.
• Orientar la obtención de conocimientos.
Una de las técnicas que se utilizará, es la entrevista que según Acevedo y López (2000), en
sus orígenes, fue una técnica exclusivamente periodística y por tanto se le ha definido como la
visita que se le hace a una persona para interrogarla sobre ciertos aspectos (para después,
informar al público). Sin embargo, la entrevista se ha convertido en una herramienta utilizada en
muchos campos profesionales, por lo que se ha utilizado con el propósito de desarrollar un
intercambio de ideas significativo encaminado a una mutua ilustración.

34
Para la entrevista se utilizará un cuestionario que facilitará la revisión y la evaluación del
control interno que se tiene actualmente en la comercializadora, se entrevistará al personal
administrativo con amplio conocimiento en manejo de inventarios y control interno.
Otra técnica que se utilizará, es el análisis de contenido que según Riffe y Fico (1998), es una
técnica sistemática y replicable que examina los símbolos de la comunicación, se les asigna
valores numéricos de acuerdo con reglas de medición válidas y analiza las relaciones que
incluyen valores usando métodos estadísticos para describir la comunicación, dibujar inferencias
sobre su significado o inferir desde su contexto de producción y del consumo.
Según la anterior definición, se accederá a libros sobre control interno y a libros que hable
sobre inventarios.
6.5 Fases de investigación
 Identificar la importancia del control de inventarios, en organizaciones del sector
comercial.
Para cumplir con esta fase de investigación, la técnica que se utilizará es análisis de contenido
y la fuente será libros, artículos de publicaciones, mediante este análisis de contenido se obtendrá
los conocimientos suficientes para establecer que procedimiento de control de inventario, es el
más adecuado para la comercializadora.
 Realizar diagnóstico de la situación actual en el proceso de inventarios en la
35
Para esta fase de investigación se realizarán entrevistas al jefe de almacén y personal del área,
se realizarán análisis de contenidos, se elaborarán bases de datos y se analizarán documentos de
control, propios de la comercializadora
 Caracterizar el proceso requerido para los inventarios en la comercializadora J&F.
Para cumplir con este objetivo se realizará manuales de procedimientos con asesoría del
personal de control interno para ser presentados a la comercializadora como una buena práctica
para el control de inventarios.

36
Capitulo II
Importancia del control de inventarios, aplicados en organizaciones del sector comercial
En este capítulo se expondrán casos relacionados con el diseño de procedimientos de
control interno para el sistema de inventario, esto con el propósito de encontrar buenas prácticas
que sirvan como modelo para el problema de la comercializadora J&F. Al final de este capítulo
se determinará cuáles prácticas de control de inventarios responden a las necesidades de dicha
comercializadora.
Propuesta de un modelo de sistemas de inventarios para el mejoramiento de gestión de
estos en las áreas de almacenamiento, distribución y ventas de productos terminados en el
sector comercial en la línea de ropa deportiva, en la zona centro de la ciudad de Cali
(Bustamante, y Valencia, 2008).
Los autores buscaron plantear una propuesta basada en un sistema de control de inventario,
que permitiera a los comerciantes de la zona centro de la ciudad de Cali una buena gestión en el
control de la mercancía, por número de referencia, lo que arrojó como resultado que en el sector
comercial de prendas de ropa deportiva la demanda fuese variable y dependiera de la temporada;
lo cual ratifica la necesidad de implementar el sistema trabajado por los autores. Esto ha
generado que los comerciantes vean la necesidad de mejorar su forma de administrar sus
negocios.
Tiene relación estrecha con el problema de investigación que se está abordando, ya que en
la comercializadora J&F existen falencias en la forma de administrar los inventarios, caso que se
observa en el sector comercial en la línea de ropa deportiva, ya sea por falta de conocimiento o
porque no existe un procedimiento en la forma de administrar los mismos. En consecuencia, la

37
administración ha visto la necesidad de implementar un procedimiento de control interno, el cual
busca mejorar el manejo de su negocio y a la vez tener un mayor control del mismo.
Diagnóstico del sistema logístico de inventarios y plan de mejoramiento para una
empresa comercializadora de música de la ciudad de Cali (Bedoya y Peña, 2003).
En esta tesis se habla sobre la necesidad de establecer indicadores de rotación en el área de
inventarios; recomendando una óptima utilización del software para la compra de mercancía, así
como el manejo de inventarios. Conforme a la mala gestión en estas dos áreas, se pudo
evidenciar: la mala planeación, la falta de control en sus procesos y la ausencia de políticas
claras de inventario. De igual manera se establece que la metodología actual empleada por la
empresa no es propia para determinar sus niveles de inventario, cantidades a ordenar, rotación y
estrategias de distribución; es deficiente y requiere de un plan de mejoramiento que le permita
optimizar la gestión en el área de inventarios.
Revisando la tesis número dos, se puede evidenciar que hay una alta relación con el
problema de investigación de la comercializadora J&F, ya que se detallan una serie de factores
que ocasionan que no exista una planeación adecuada en la compra de la mercancía, ocasionando
una alta existencia de productos de poca rotación, lo cual conlleva a que exista mucha
incertidumbre en el momento de hacer un nuevo pedido, pues al momento de hacer un estimado
para las compras se basan únicamente en su experiencia y conocimiento empírico del negocio.
38
Propuesta de mejoramiento en los procesos de compra y de gestión de inventarios para
la empresa Abraxas Distribuciones S.A.S. (Calvache y Sarmiento, 2015).
La empresa Abraxas Distribuciones S.A.S busca a través de su misión ser líder y exclusiva
en el sector automotriz; siendo este volátil y exigente. Por lo tanto, se vio en la necesidad de
encontrar oportunidades de mejora para poder enfrentarse a dicho mercado. En este proyecto, los
autores buscaron establecer procedimientos que garantizaran una buena gestión en el proceso de
compras y de inventarios al evidenciar la falta de claridad en los procesos.
Se pudo evidenciar en la tesis de investigación una estrecha relación con el problema que
se está abordando en este proyecto, puesto que la propuesta de mejoramiento es un punto en
común y a su vez asegura que el proceso de gestión de inventarios sea eficiente. Con la finalidad
de establecer lineamientos precisos que puedan brindar a los trabajadores una visión clara en la
ejecución de su trabajo.
Control interno de inventarios y su incidencia en la rentabilidad de la ferretería
centro ferretero lumbaqui (Ambuludí, 2013).
La autora del trabajo expone la importancia de mantener un buen proceso de compra,
pues de ello depende mantenerse en el mercado, es por eso que Ambuludí realizó un análisis de
rentabilidad de la empresa mediante unos indicadores financieros, acompañado de un flujograma
de posicionamiento y un análisis del proceso de compra; para tal fin consideró necesario un
rediseño que permitiera conocer la situación real de la empresa para posteriormente realizar una
planeación.
39
Como se expone en el trabajo de Ambuludí el proceso de compra es uno de los más
importantes ya que afecta directamente la rentabilidad de la empresa, por lo anterior y con el fin
de dar solución al problema de la comercializadora J&F, se considera que las propuestas y
procedimientos de mejora que desarrollo Ambuludí en su trabajo pueden servir como base para
la comercializadora J&F.
Control interno de inventarios (Romero, 2012).
La autora romero expone la importancia de tener un sistema de control interno en las
organizaciones, ya que es una herramienta de gran utilidad que comprende el plan de
organización en todos los métodos y procedimientos que en forma coordinada se adoptan en un
negocio, para proteger y resguardar los activos, verificar la exactitud y confiabilidad de los datos
contables, así como también llevar la eficiencia, productividad y custodia en las operaciones para
estimular la adhesión a las exigencias ordenadas por la administración.
Como se muestra en el trabajo de romero es de vital importancia tener un buen control
interno, para lo que es muy acertado tener herramientas que aporten a este control, por lo tanto
romero habla de un modelo llamado la cantidad económica de pedido (CEP), El modelo CEP
toma en cuenta diversos costos de inventario y después determina que tamaño del pedido
disminuye al mínimo el costo total del inventario. El modelo CEP asume que los costos
relevantes del inventario se dividen en costos de pedido y costos de mantenimiento, cada uno de
estos costos tienen características y componentes claves que serán de utilidad para resolver el
problema de la comercializadora J&F.
Algunos de los estudios que responden a las necesidades de la comercializadora J&F, es
la propuesta de Bustamante y Valencia (2008) la cual se basa en un sistema de control de

40
inventarios, donde separa la mercancía por número de referencia, permitiendo identificar cuáles
son los productos de mayor demanda en el mercado de calzado. Por otro lado Bedoya y Peña
(2003) realizan un diagnóstico de los inventarios y establecen como una buena práctica la
implementación de los indicadores de rotación en esta área.
Según Calvache y Sarmiento (2015) una propuesta de mejoramiento en los procesos de
inventario, podrá garantizar claridad y así mismo un buen control para un adecuado manejo de
los inventarios, siendo consecuente con esto Ambuludí (2013) resalta que si existe
procedimientos y control de inventarios se puede llegar a medir la rentabilidad mediante
indicadores financieros.
41
Capitulo III
Diagnóstico de la situación actual en el proceso de inventarios en la comercializadora J&F.
Con el fin de analizar los factores que influencian la gestión de inventarios de la
comercializadora J&F se realizó una entrevista al gerente, dicha entrevista sirvió como
herramienta para que los autores elaboraran el mapa de procesos y flujogramas del proceso
actual de la comercializadora J&F.

Gráfico 1 mapa de procesos
Datos obtenidos en el campo (elaboración propia)
Actualmente la comercializadora J&F, maneja un control de inventarios informal, basado en
la intuición y experiencia del gerente, que en términos generales no aplica políticas o modelos de
inventario en la administración de su negocio por el desconocimiento de técnicas o herramientas
que sirvan como soporte a la toma de decisiones. A continuación se anexan los flujogramas de
los procedimientos actuales:

42
FLUJOGRAMA
Gráfico 2 Flujograma DEL PROCEDIMIENTO
del procedimiento de compra DE COMPRAS
COMPRA DE
MERCANCÍA
SE VERIFICA
EXISTENCIAS EN EL
SISTEMA Y FÍSICAMENTE
¿HAY EXISTENCIA
DE LAS NO SE REALIZA
REFERENCIAS SI LA COMPRA
SOLICITADAS?
NO
EL GERENTE VIAJA
A LOS PUNTOS DE
COMPRA
EL GERENTE COTIZA CON

LOS DIFERENTES
PROVEEDORES Y ESCOGE
EL GERENTE REALIZA LA
COMPRA Y SOLICITA
ORDEN DE PEDIDO
Fuente: Los autores
Como se visualiza en el flujograma el encargado de las compras es el gerente, sin embargo
este se apoya en el departamento de ventas pues allí es donde se tiene las solicitudes de los
clientes, con esta información el gerente se desplaza a cada punto de compra para adquirir la
mercancía necesaria. Cuando el gerente realiza las respectivas cotizaciones escoge la más
conveniente y hace la orden de compra.

43
Los pedidos realizados a los proveedores se demora entre 20 y 30 días, tiempo que la
comercializadora deberá esperar para poder vender, ocasionando que las ventas se disminuyan
por falta de existencias que los clientes demandan, aunado a que las cantidades solicitadas se
hacen bajo parámetros muy informales; en vista que no existe un plan de contingencia, se
pretende emplear un nuevo procedimiento que le permita a la comercializadora conocer a tiempo
que referencias se agotan y así pedir anticipadamente.
Gráfico 3 Flujograma del procedimiento

FLUJOGRAMA de inventarios DE INVENTARIOS
DEL PROCEDIMIENTO
SE RECIBE LA
MERCANCÍA
SE VERIFICA LA CANTIDAD
DE LAS REFERENCIAS
SOLICITADAS
¿LAS CANTIDADES
CONSIDEN CON SE ENVÍA UNA
LA GUÍA NO OBSERVACIÓN
TERRESTRE? AL PROVEEDOR.
SI
SE LE DA UNA UBICACIÓN EN
LA BODEGA Y ES INGRESADA
EN EL SISTEMA CONTABLE
LA MERCANCÍA ES
TRASLADADA A LA
BODEGA PRINCIPAL
EN LA BODEGA PRINCIPAL
ES ACONDICIONADA Y
CLASIFICADA
Fuente: Los autores
Como se observa en el flujograma del procedimiento de inventarios cuando llega el pedido
solicitado por el gerente, se realiza el respectivo descargue de la mercancía en la bodega, allí un

44
almacenista recibe y cuenta minuciosamente las unidades, posteriormente son transferidas a la
bodega principal, este proceso es verificado con la guía terrestre de carga, donde constan las
unidades recibidas y consecutivamente en un formato se documenta las unidades que serán
transferidas de la bodega de descargue a la bodega principal.
Gráfico 4 flujograma del procedimiento

FLUJOGRAMA de despacho
DEL PROCEDIMIENTO DE DESPACHO
EN LA BODEGA PRINCIPAL SE
RECIBE LA ORDEN DE VENTA
EL JEFE DE BODEGA
ORGANIZA LOS PEDIDOS
¿HAY EXISTENCIA DE
LAS REFERENCIAS SE LE INFORMA AL
SOLICITADAS POR EL NO GERENTE PARA QUE
CLIENTE? REALICE LA COMPRA
SI
EL JEFE DE BODEGA PASA LOS

PEDIDOS AL DEPARTAMENTO
DE DESPACHO
EL DEPARTAMENTO DE DESPACHO
ENVÍA LA ORDEN DE VENTA AL
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
EL DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD PROCESA LA
FACTURA Y ENVÍA EL
Fuente: Los autores
Como se expone en el flujograma del proceso de despacho, en la bodega principal el jefe
de bodega organiza los pedidos para ser despachados a los clientes, estos pedidos son
45
documentados con una orden de venta hecha manualmente por el departamento comercial, este
documento sirve para que el jefe de bodega separe las referencias solicitadas por los clientes y
posteriormente sea entregada al departamento de contabilidad, donde se procesa y se elabora la
factura correspondiente, a la cantidad que será despachada a cada cliente.
Gracias al mapa de procesos y los flujogramas se logró conocer cómo se manejan
actualmente los procedimientos de inventarios de la comercializadora J&F, desde la compra
hasta el proceso final que es la venta, también cabe resaltar que a pesar de no existir
procedimientos documentados, existe unos pasos que la comercializadora sigue como esquema
de control para disminuir los riesgos, sin embargo no han sido suficientes para un buen control
de inventario, por lo tanto se pretende diseñar un procedimiento basado en buenas prácticas de
control de inventario.
Indicadores de rotación de la comercializadora J&F
Otra herramienta que fue utilizada para diagnosticar el estado actual de la compañía fue
tomar datos históricos para revisar el comportamiento de los inventarios en el 2016, para calcular
el comportamiento de rotación de inventarios que tiene la comercializadora en el calzado, se
tomó una de las cuatro líneas que maneja la comercializadora entre las cuales se encuentran
chanclas, converse, suecos y zapatillas; la línea escogida para realizar el estudio fue los converse
en marca ADVERSE, ya que de acuerdo a las peticiones actuales por los clientes de la
comercializadora, es la línea con mayor demanda en el mercado; los datos que se tomaron de
diferentes referencias y numeración arrojo las siguientes cifras las cuales fueron calculadas bajo
la siguiente fórmula:
46
Gráfico 5 Indicador de rotación calzado del 18-23
COSTO DE COSTO TOTAL INDICADOR DIAS DE

BIENES INVENTARIO COSTO TOTAL INVENTARIO INVENTARIO
VENTA INVENTARIO INVENTARIO DE ROTACION
REF DESCRIPCION VENDIDOS INICIAL INVENTARIO PROMEDIO PROMEDIO
TOTAL INICIAL FINAL (DOC) ROTACION DE
(DOC) (DOC) FINAL (PESOS) (DOC) (PESOS)
(PESOS) (PESOS) (DOC/PESOS) INVENTARIO
ZAPATOS P/NIÑOS DEL

SE1304 94 17.620.719 370 69.358.149,1 276 51.737.430 323 60.547.790 3,44 1.254
18 AL 23 ADVERSE

SE1312 31 5.763.062 75 13.942.892,3 44 8.179.830 59,5 11.061.361 1,92 701
18 AL 23 ADVERSE

SE1314 105 19.778.829 160 30.139.168,6 55 10.360.339 107,5 20.249.754 1,02 374
18 AL 23 ADVERSE

SE1315 121 22.674.989 300 56.218.982,2 179 33.543.993 239,5 44.881.487 1,98 722
18 AL 23 ADVERSE

SE1320 63 11.697.273 115 21.352.165,0 52 9.654.892 83,5 15.503.529 1,33 484
18 AL 23 ADVERSE

SE1325 39 7.057.061 100 18.095.028,5 61 11.037.967 80,5 14.566.498 2,06 753
18 AL 23 ADVERSE
PROMEDIO 1,96 714,68
En la numeración de converse del 18-23 la rotación en la referencia SE1304 es de 3,44 lo
que significa que la cantidad promedio de inventario disponible durante el año se ha renovado, o
entregado, 3,44 veces a lo largo del año. Por otro lado para calcular los días que se tarda en
promedio, para vaciar depósito y luego ser rellenado, multiplicamos 365 días del año con 3,44
esto arroja el valor promedio en que se renueva el inventario en este caso 1.254 días.
entregado, 1,92 veces a lo largo del año Por otro lado para calcular los días que se tarda en
esto arroja el valor promedio en que se renueva el inventario en este caso 701 días.
47
En conclusión el índice de rotación de inventario para los converse del 18-23 en promedio
es de 1,96 veces a lo largo del año y un promedio para vaciar existencias de 714,68 días.
48
Gráfico 6 indicador de rotación calzado del 39-44

SE1230 ZAP. P/H 39-43 114 26.776.861 185 43.453.678 71 16.676.817 220,5 30.065.247 1,12 410
SE1250 ZAP. P/H 40-44 192 42.519.552 192 42.519.552 0 - 192 21.259.776 0,50 183
SE1251 ZAP. P/H 40-44 141 31.311.300 192 42.636.664 51 11.325.364 217,5 26.981.014 0,86 315
SE1253 ZAP. P/H 40-44 91 23.061.752 260 65.890.719 169 42.828.968 344,5 54.359.843 2,36 860
SE1230- ZAPATOS P/HOMBRES

33,34 7.618.657 80 18.281.120 46,66 10.662.463 103,33 14.471.792 1,90 693
4 38-43
ZAPATOS P/HOMBRES
SE1300 32 7.363.200 40 9.204.000 8 1.840.800 44 5.522.400 0,75 274
DEL 38-43 ADVERSE
ZAPATOS P/HOMBRES
SE1316 29 6.753.824 68 15.836.552 39 9.082.728 87,5 12.459.640 1,84 673
DEL 38-43 ADVERSE
promedio, para vaciar depósito y luego ser rellenado, multiplicamos 365 días del año con
0,50esto arroja el valor promedio en que se renueva el inventario en este caso 183 días.
49
En la numeración de converse del 39-43 la rotación en la referencia SE1230-4 es de 1,90
lo que significa que la cantidad promedio de inventario disponible durante el año se ha renovado,
o entregado, 1,90 veces a lo largo del año. Por otro lado para calcular los días que se tarda en
50
En conclusión el índice de rotación de inventario para los converse del 39-43 en promedio es
de 1,33 veces a lo largo del año y un promedio para vaciar existencias de 486,81 días.


SE1303 37 7.354.554 224 44.524.867 187 37.170.313 317,5 40.847.590 5,55 2.027
24 AL 29 ADVERSE

SE1311 25 4.943.795 104 20.566.185 79 15.622.391 143,5 18.094.288 3,66 1.336
24 AL 29 ADVERSE

SE1319 91 17.909.475 120 23.616.890 29 5.707.415 134,5 14.662.152 0,82 299
24 AL 29 ADVERSE

SE1324 88 17.187.896 112 21.875.504 24 4.687.608 124 13.281.556 0,77 282
24 AL 29 ADVERSE
51
de 2,70 veces a lo largo del año y un promedio para vaciar existencias de 986 días.

SE1048 ZAPATO P/NIÑO 30-35 179 35.738.667 344 68.682.132 165 32.943.464 426,5 50.812.798 1,42 519
SE1243 ZAP.P/N 30-35 CANVAS 275 55.195.948 300 60.213.761 25 5.017.813 312,5 32.615.787 0,59 216

SE1302 46 9.574.292 200 41.627.356 154 32.053.064 277 36.840.210 3,85 1.404
30 AL 35 ADVERSE

SE1310 14 2.915.446 124 25.822.522 110 22.907.076 179 24.364.799 8,36 3.050
30 AL 35 ADVERSE

SE1318 78 15.882.282 132 26.877.708 54 10.995.426 159 18.936.567 1,19 435
30 AL 35 ADVERSE
PROMEDIO 3,08 1124,93
52
En la numeración de converse del 30-35 la rotación en la referencia SE1243 es de 0,59 lo que
significa que la cantidad promedio de inventario disponible durante el año se ha renovado, o
de 3,08 veces a lo largo del año y un promedio para vaciar existencias de 1.124,94 días.
53

SE1047 ZAPATO P/DAMA 35-40 179 39.573.141 264 58.364.856 85 18.791.715 306,5 38.578.285 0,97 356
SE1109 ZAP. P/D 35-40 NEGRO 183 40.395.359 204 45.030.891 21 4.635.533 214,5 24.833.212 0,61 224
SE1246 ZAP. P/D 36-40 288 66.281.665 416 95.740.182 128 29.458.518 480 62.599.350 0,94 345
SE1247 ZAP. P/D 36-40 298 67.232.636 452 101.977.018 154 34.744.382 529 68.360.700 1,02 371
SE1249 ZAP. P/D 36-40 1804 412.091.554 2400 548.237.100 596 136.145.547 2698 342.191.323 0,83 303
ZAPATOS P/DAMAS 35-
SE1072 62 13.749.306 108 23.950.404 46 10.201.098 131 17.075.751 1,24 453
40
ZAPATOS P/DAMAS
SE1301 DEL 36 AL 40 111 24.927.368 480 107.794.023 369 82.866.655 664,5 95.330.339 3,82 1.396
ADVERSE
ZAPATOS P/DAMAS
SE1309 DEL 36 AL 40 19 4.270.743 112 25.174.909 93 20.904.165 158,5 23.039.537 5,39 1.969
ADVERSE
ZAPATOS P/DAMAS
SE1317 DEL 36 AL 40 31 6.990.183 72 16.235.263 41 9.245.081 92,5 12.740.172 1,82 665
ADVERSE
ZAPATOS P/DAMAS
SE1322 DEL 36 AL 40 57 12.926.023 76 17.234.697 19 4.308.674 85,5 10.771.686 0,83 304
ADVERSE
54
55
De acuerdo al diagnóstico y a la información recolectada en la comercializadora J&F, se logró
identificar seis grandes problemas con el control de inventarios, los cuales se enuncian en la
siguiente tabla:
PROBLEMA RIESGO CONTROL
Confirmar pedidos a clientes Pérdida de credibilidad en el Manual de procedimientos en

sin existencias disponibles. sector comercial. la revisión de pedidos.
Selección de proveedores sin No ser competitivo en el Manual de procedimientos de
un estudio previo mercado selección y evaluación de
proveedores.
Desconocimiento de las Decisiones erróneas Manual de procedimientos de
necesidades del cliente con ocasionando pérdidas compras de calzado.
respecto a las existencias en el económicas por acumulación
inventario. de inventario con baja
rotación.
No realizar conteo físico a la Faltantes en la mercancía Manual de procedimientos de
mercancía recibida ni realizar almacenamiento y custodia de
inventarios bimestralmente. los inventarios.
Informalidad en el control de No tener soportes cuando Manual de procedimientos del
despachos haya reclamaciones de los despacho de calzado
clientes por faltantes en la
mercancía.
No realizar conteo físico Hurto o fraude Manual de procedimientos
regularmente al inventario. toma física de inventarios.

56
Capitulo IV
Caracterización del proceso requerido para los inventarios en la comercializadora J&F.
Gráfico 10 Caracterización del proceso de control interno para el sistema de inventarios

57
Manual de procedimientos revisión de pedidos
Objetivo
Determinar si la Comercializadora J&F posee la capacidad en cuanto a existencias,
instalaciones, recurso humano para cumplir con los requerimientos de los clientes.
Alcance
Este procedimiento inicia con la recepción de la solicitud del cliente, ya sea nuevo o
periódico, se verifica la disponibilidad de las existencias para cumplir con los requerimientos del
cliente y a su vez se elabora la orden de pedido para la compra del calzado, terminando con la
entrega de documentación a los departamentos involucrados.
Definiciones
Producto terminado: Un producto terminado tiene incluido una serie de elementos y
subproductos, que mediante un proceso de transformación permitieron la confección del
producto final.
Responsables
Jefe de Bodega
 Comunicar al departamento de ventas sobre el estado del inventario
Jefe de Contabilidad
 Comunicar los requisitos de documentación para clientes nuevos.
 Verificar el estado de cuentas con la Comercializadora J&F.
Auxiliar de contabilidad
 Verificar precios
58
 Informar si la información en la orden de compra frente al pedido del cliente es
correcta.
 Verificar la orden de pedido y firmar en señal de aprobación.
Vendedor
 Informa al cliente si existe el producto solicitado o se hace la solicitud del producto.
 Enviar muestras de producto a los clientes que requieran cotización.
 Archivar petición del cliente en caso de que se encuentre en mora.
 Verificar la cantidad disponible de la mercancía.
 Verificar la disponibilidad en bodega.
 Acordar especificaciones de producto con el cliente.
 Revisar orden de compra entregada por el cliente.
 Verificar los términos de la orden de compra.
.
59
DESCRIPCIÓN DEL DOCUMENTO
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO

Inicio
Solicitud de cotización o muestra Cliente
Cuando el cliente pide una

cotización, se envían unas muestras
para que este escoja el producto a
cotizar
El cliente puede enviar la solicitud
de cotización
Vendedor
1. Cliente nuevo: se envía los Jefe de
requisitos de documentación Contabilidad
necesarios para ser clientes de
COMERCIALIZADORA J&F.
Vendedor
2. Cliente periódico: consulta al jefe
de contabilidad estado de crédito al
cliente.
60
Si el cliente presenta morosidad se comunica Jefe de contabilidad

con el departamento de ventas.
Se archiva el pedido en el folder del cliente

hasta que este se ponga a paz y salvo con Vendedor
COMERCIALIZADORA J&F.
Una vez pague su deuda se comunica para

que se tome en cuenta el pedido. Jefe de contabilidad
Comunicarse con el cliente para informarle Vendedor Vía correo

que se puede seguir con el proceso y electrónico
programar fechas de entrega
Verificar el número de unidades necesarias y Vendedor

las cantidades en existencia.
No hay existencias disponibles: se debe

realizar el pedido de calzado
Pedido de calzado
61

Verificar en el sistema la cantidad de Vendedor Sistema contable
calzado que se necesita.
En caso de que las existencias no sean

suficientes se debe seguir el
procedimiento de compras, si la fecha de
entrega del proveedor interfiere con la
fecha de entrega al cliente se debe entrar
a negociar con este.
Verificar si se dispone del cupo para Vendedor Listado de

enviar el pedido en la fecha solicitada por pedidos
el cliente. según fecha de
entrega
En caso de no haber cupo se negocia con
el cliente la fecha de entrega
Elaborar, imprimir y distribuir la orden de Vendedor
pedido
Entregar orden de pedido a despachos Vendedor Orden de Pedido

para comenzar el proceso de alistamiento.
Comparar el precio de la orden de compra Vendedor Lista de Precios

que envía el cliente con la de la orden de
pedido de la comercializadora.
62
Verificar precios Auxiliar de Lista de Precios

contabilidad
En caso que los valores difieran se Auxiliar de Lista de Precios

comunica con el cliente para la corrección contabilidad
pertinente
Registrar datos en el sistema contable Auxiliar de Sistema contable
para control de pedidos posteriormente contabilidad
Verificar la dirección de entrega y Auxiliar de Orden de Pedido

condiciones de facturación contabilidad
En caso que los valores difieran se

comunica con el cliente para la corrección
pertinente
Escanear y enviar orden de pedido al Auxiliar de Orden de Pedido

cliente contabilidad
Archivar orden de pedido en folder con el Auxiliar de Orden de Pedido

mismo nombre contabilidad
63
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGIST

RO
Pedido de calzado
Revisar en la orden de compra la Vendedor Orden de

especificación solicitada Compra
Verificar que exista en inventario la Vendedor Sistema

cantidad solicitada contable
En caso de que haya disponibilidad Jefe de bodega

de atender el pedido el Jefe de
bodega confirma disponibilidad para
atender el pedido
Entregar a despachos junto con el Jefe de despachos Orden de

programa de pedidos (semanal) Pedido
Fin
64
Registros relacionados
 Formato toma de inventario.
 Cronograma de inventario.
 Carta toma de inventario.
 Hoja de trabajo
 Informe de inventario.
Mecanismos de control
Es responsabilidad del área de ventas la entrega de la mercancía a clientes, ya que estos
deben consultar al área de contabilidad si están al día con su crédito y si son clientes nuevos
deben ser investigados que no estén reportados en data crédito y se debe confirmar como
mínimo cinco referencias comerciales para el estudio del comportamiento del cliente. Es
responsabilidad del área de almacén confirmar las existencias de la mercancía en bodega.

65
Manual de procedimientos de selección y evaluación de proveedores
Objetivo
Garantizar que los proveedores seleccionados cumplan con los atributos requeridos por
la comercializadora J&F, y que permita dar cumplimiento a las necesidades de los clientes.
Alcance
Inicia en el momento en que se necesite un nuevo proveedor, se califica al proveedor
en una serie de parámetros que son: calidad, cumplimiento de entregas, precio e innovación
en sus diseños, dando como resultado el proveedor más apto para proveer el calzado.
Definiciones:
Proveedor: es la persona o empresa que abastece con un servicio o producto a otra
empresa, suministra lo necesario para un fin.
Criterio de selección: Los proveedores pueden ser proveedores habituales o históricos
de la empresa, o pueden considerarse por recomendación, por ser fabricantes o por otros
medios (directorio, internet, etc.).
Responsables
 Solicitar y analizar información necesaria en el Departamento Financiero para la
vinculación de un proveedor.
Jefe de compras
 Buscar proveedores.
 Realizar cotizaciones.
 Seleccionar proveedor.
66
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSA REGISTRO

BLE
Al seleccionar el proveedor se solicita los documentos necesarios para la Auxiliar RUT, cámara
inscripción del mismo, como situación económica, localización, tamaño, contable. de comercio,
facilidad de pago, rapidez de la entrega, garantía y experiencia. certificación
bancaria,
registro
De ser mercancía nueva se solicita una premuestra para que los clientes le aduanero
Jefe de
den el visto bueno. según el caso.
compras.
El departamento de ventas realiza un informe de acuerdo a las opiniones

Departamento
recibidas por los clientes y lo entrega al jefe de compras quien se encargara
de ventas.
de hacer la solicitud de pedido al proveedor.
Se le pedirá al proveedor que envié el pedido lo más pronto posible y de

cumplir con lo requerido se ingresara en el listado de proveedores aprobado. Auxiliar
contable
67
 Formato de inscripción proveedores
 RUT
 Cámara y comercio
 Certificación bancaria
Los proveedores seleccionados serán autorizados por el gerente de la comercializadora, el departamento de contabilidad se
encargara de verificar que los datos y documentación cumple con los requisitos legales y que los precios de compra coinciden con los
acordados, el departamento de ventas se encargara de calificar si los productos del proveedor han tenido buena rotación y si los
clientes han quedado satisfechos.

68
Manual de procedimientos de compra de calzado
Objetivo
Definir la metodología para la compra y venta de calzado, mediante un esquema que
garantice eficacia y oportunidad.
Alcance
Este procedimiento Inicia desde las necesidades de los clientes y termina cundo la
comercializadora hace la adquisición del calzado necesarios para la satisfacción de los
clientes.
Definiciones
Agencia de Aduanas: Empresa dedicada a la prestación de servicios aduanero en
importaciones.
Arancel: Es el impuesto que pagan los bienes y servicios que son importados de un país.
Calzado: productos comercializado por J&F.
Responsables
Departamento de ventas
 Verificar las existencias físicas de inventario.
 Informarse sobre las necesidades que requieren los clientes.
 Realizar orden de compra de acuerdo a las solicitudes de los clientes.
 Enviar orden de compra al jefe de compras

69
Jefe de compras
 Mantener estrecha comunicación con el departamento de ventas.
 Realizar cotizaciones con diferentes proveedores.
 Seleccionar proveedor.
 Enviar orden de compra al área de contabilidad.
 digitar la orden de compra.
 revisarla antes de su envío.
 hacerla firmar del responsable que es el gerente.
 enviarla al proveedor seleccionado vía correo electrónico.
 confirmar recibido.
Consideraciones generales
 El Jefe de compras es quien defines a que proveedor se le realizara el pedido de
calzado.
 El departamento de ventas debe verificar existencia física antes de informarle al jefe
de compras la necesidad de alguna referencia.
 El auxiliar de contabilidad es el responsable del cumplimiento de las normas y
procedimiento de compra.
70

Establecer las necesidades de calzado Departamento de ventas Orden de
que solicita los clientes de acuerdo con compra
las existencias físicas de inventario.
En caso de tratarse de un calzado Jefe de compras

nuevo se remite al procedimiento de
selección de proveedores.
De acuerdo al listado del Jefe de compras Cotizaciones

procedimiento de selección de
proveedores se elige el proveedor
idóneo.
71
Comunicarse con el proveedor nacional. Jefe de compras Correo

electrónico
La comercializadora J&F envía solicitud de Jefe de compras
cotización con el calzado que se necesita.
La comercializadora J&F revisar los términos de Jefe de compras. Guía de

negociación que el proveedor haya estipulado, si transporte.
este no incluye transporte, se contactará a un
proveedor de transporte.
Elaborar Orden de compra, escanear orden de Departamento de Orden de

compra y enviar a proveedor vía correo ventas y auxiliar compra.
electrónico; Sacar copia para almacén, la contable
original va a contabilidad.
Una vez llegada la Factura de Venta, se revisan Auxiliar contable Factura de

las condiciones de pago y se generan los pagos. ventas.
72
Comunicarse con proveedor internacional. Jefe de Correo

Compra. electrónico
En caso de cotizar más de un proveedor, se Jefe de

compra. Cotización.
evalúa oportunidad de entrega y precio de
las cotizaciones recibidas.
Elegir al proveedor que más se adecúe a los Jefe de Cotización.

compra.
requerimientos.
Auxiliar Orden de
Elaborar orden de compra y sacar tres
contable. compra.
copias; archivo, almacén y proveedor.
La copia de la orden de compra se envía a Auxiliar Factura de

contable. venta.
almacén y la original se entrega al auxiliar
contable para que se encargue del trámite
de importación y pago respectivo.
73
Transporte incluido: realizar seguimiento. Auxiliar contable. Guía de

transporte.
Transporte no incluido: contratar uno de

los proveedores de transporte.
Una vez llegada la factura por servicio de

transporte, se entrega al asistente contable
para su revisión.
Revisar condiciones; partida arancelaria,

moneda, términos de negociación,
discriminación de valores de acuerdo a los
términos de negociación.
74
Comunicarse con proveedor internacional. Jefe de Correo

Compra. electrónico
En caso de cotizar más de un proveedor, se

Jefe de Cotización.
evalúa oportunidad de entrega y precio de
compra.
las cotizaciones recibidas.
Elegir al proveedor que más se adecúe a los

requerimientos.
Jefe de Cotización.
Elaborar orden de compra y sacar tres
compra.
copias; archivo, almacén y proveedor.
La copia de la orden de compra se envía a Auxiliar Orden de

contable. compra.
almacén y la original se entrega al auxiliar
contable para que se encargue del trámite
Auxiliar Factura de
de importación y pago respectivo.
contable. venta.
75
Transporte incluido: realizar seguimiento. Auxiliar contable. Guía de

transporte.
Transporte no incluido: contratar uno de

los proveedores de transporte.
Una vez llegada la factura por servicio de

transporte, se entrega al asistente contable
para su revisión.
Revisar condiciones; partida arancelaria,

moneda, términos de negociación,
discriminación de valores de acuerdo a los
términos de negociación.
Para la nacionalización de la mercancía se

envían documentación necesaria.
Auxiliar contable. Factura de

Se crea un documento de importación en
venta
el sistema en donde se digitan todos los
gastos relacionados a la mercancía, este se
76
liquida al llegar la mercancía.
Una vez llegada la mercancía, se verifica

la cantidad de la misma.
En bodega se da el visto bueno de la

mercancía y se le comunica al proveedor.
Y por último se califica al proveedor.

77
 Listado de proveedores
 Listado de proveedores críticos
 Cotización
 Orden de compra
 Factura de venta
 Guía de transporte
La compra solo se hace a proveedores previamente seleccionados y autorizados por el
gerente, las cotizaciones deben ser comparadas con todos los proveedores permitiendo elegir la
más conveniente, la orden de compra debe ser confrontada con la factura de compra verificando
que se haya registrado lo que realmente se pidió, al llegar la mercancía se revisa con la guía de
transporte las unidades y se realiza conteo físico antes de ingresar los artículos al sistema
contable, de haber faltantes se notifica al proveedor y se hace la nota debido.

78
Manual de procedimientos almacenamiento y custodia de los inventarios
Objetivo
Administrar la mercancía que se necesita para el buen funcionamiento de la comercializadora
J&F.
Alcance
Este procedimiento inicia con la llegada del producto a la comercializadora J&F, a partir de
una factura de venta, donde se verifica que el producto sea igual a la orden de compra, de ser así,
se inspecciona el producto verificando el buen estado y la cantidad, terminando con el
almacenamiento del producto en la bodega de descargue.
Definiciones
Factura de Venta: es un título valor que el vendedor o prestador del servicio podrá librar y
entregar o remitir al comprador o beneficiario del servicio.
Orden de Compra: Es un documento que emite el comprador para pedir mercaderías al
vendedor; en él se detalla la cantidad a comprar, el tipo de producto, el precio, las condiciones de
pago. El documento original es para el vendedor e implica que debe de preparar el pedido.
Responsables
Auxiliar Contable
 Verificar valores de la factura.
 Causar Factura.
 Archivar Factura.
Jefe de Bodega
 Realizar las entradas y salidas de almacén

79
 Comunicación permanente con auxiliar contable
 Entregar documentación a la auxiliar contable.
Auxiliar de bodega
 Verificar los documentos entregados con el producto
 Verificar que los productos sean los mismos que se encuentran en la factura y en la
orden de compra
 Almacenar y custodiar el producto si está en buen estado o corresponde al solicitado,
en caso contario rechazarlo
 El auxiliar de bodega no debe recibir la mercancía si no corresponde a la orden de
compra.
80
Verificar los documentos de entrega del Auxiliar de bodega Factura de venta

producto, como son: factura de venta,
orden de compra aprobada. Orden de compra
En caso de que haya diferencias, se le

debe comunicar al responsable de la
compra y este a su vez se comunique con
el proveedor. Esta diferencia debe
quedar por escrito debidamente firmada.
Dejar evidencia de recibido con firma y

fecha.
81
Verificar los productos entregados Auxiliar de bodega Factura de

venta
En caso de que la mercancía se
Orden de
encuentre en mal estado o regular, se
compra
comunica al transportador y
responsable de la compra, para que
este le notifique al proveedor y
acuerden términos para la corrección
en la factura.
Elaborar entrada en el sistema Jefe de bodega
Entregar documentación al área de Jefe de bodega

contabilidad
Causar factura y archivar Auxiliar Contable
Almacenar el producto, después de Auxiliar de bodega

ser verificado
Fin
82
 Formato toma de inventario.
 Cronograma de inventario.
 Carta toma de inventario.
 Hoja de trabajo
 Informe de inventario.
Para recibir la mercancía con faltantes o sobrantes a la orden de compra, debe estar autorizado
por el gerente. La factura debe ser corregida y entregada para el ingreso de la mercancía al
sistema a más tardar el día siguiente.

83
Manual de procedimiento de despacho de calzado
Objetivo
Describir el procedimiento para realizar la entrega del calzado J&F a todos los clientes, dando
cumplimiento a los requerimientos tanto del cliente local como del nacional.
Alcance
Inicia con la recepción del calzado empacado y separado por cliente, la logística de despacho
alista documentos requeridos, realiza el cargue, y se comunica con los clientes para verificar la
llegada, cuando la mercancía llega a su destino, se obtiene evidencia suficiente de la correcta
entrega.
Definiciones:
Certificado de Origen: Documento que certifica que las mercaderías a ser despachadas son
originarias del país exportador
Nota de Despacho: Documento que elabora Almacén cuyo objeto es detallar la mercancía
que se ha despachado.
Tabla de Despacho: Documento en donde se lleva control de los despachos realizados, el
cual contiene: cantidad de unidades despachadas, valor total y datos del cliente.
84
Responsables
Jefe de bodega
 Verificar y recibir los pedidos terminados.
 Realizar las notas de despacho.
 Mantener comunicación directa con departamento de contabilidad y despacho.
 Comunicar en momento de alguna falla o diferencia en el pedido al área de despacho.
Jefe de despacho
 Realizar las entradas y salidas de almacén
 Comunicación permanente con auxiliar contable
 Entregar documentación a la auxiliar contable.
 Recopilar documentos de exportación.
 Verificar el estado de la mercancía.
 Contratar transporte.
Transporte
 Entregar información correspondiente al departamento de Despachos.
 Verificar que la cantidad despachada sea la misma que la nombrada en la guía de
transporte.
 Cumplir a cabalidad los acuerdos a los que llegaron J&F, la empresa transportadora y
los clientes.
85
Se recibe el calzado empacado y separado por Jefe de bodega. Orden de

cliente. pedido.
Se realiza nota de despacho en formato de Jefe de bodega.

Excel.
Se entrega nota de despacho y orden de pedido Jefe de bodega.

al departamento de contabilidad.
En contabilidad se realiza factura de venta la Auxiliar contable. Factura de

cual se envía con el despacho o por mensajería venta.
junto con el anexo de manifiesto aduaneros.
Contratar transporte de acuerdo a la selección

de proveedores. Departamento de Guía de
despacho. transporte.
86
Jefe de bodega.
Verificar el estado de la mercancía.
Verificar las unidades a despachar Jefe de bodega.

correspondiente a la orden de pedido.
Departamento de Fotos.
Mediante registro fotográfico evidenciar el
despacho.
estado de la mercancía antes de trasladarla en
el caso de que ocurra alguna anormalidad.
Una vez el transportador se presente debe

entregar guía de transporte al área de Departamento de Guía de
despacho. transporte.
despacho.
Corroborar la cantidad entregada con el

trasportador. Departamento de
despacho y
transportador.
87
Corroborar la cantidad del calzado entregado Jefe de bodega.

por J&F al transportador.
Departamento de
En caso de existir diferencias en la
despacho.
verificación, se hará un reconteo.
Si la diferencia persiste se comunicara al Jefe

Jefe de bodega. Factura de
de bodega para su respectiva averiguación y
venta.
acción correctiva
Revisar la relación de viajes suministrada por Departamento de Tabla de

despacho despachos.
despacho, comparar si la información
coincide.
88
Actualizar tabla de despacho a clientes Departamento de Tabla de

despacho. despacho.
Actualizar la tabla de despacho a clientes en

donde se evidencia la cantidad despachada.
Departamento de Tabla de
despacho. despacho.
Verificar que la mercancía haya llegado en
buen estado al cliente y conforme a la Departamento de Tabla de
despacho. despacho.
cantidad registrada en factura.
 Orden de pedido, Tabla de despacho, Factura de venta, Guía de transporte
El pedido es contado y verificado por el jefe de bodegas y después la orden de pedido es ingresada al sistema contable donde se
imprime la respectiva factura de venta la cual debe coincidir en cantidades, la mercancía es despachada junto con la factura de venta,
quedando el comprobante de la guía de transporte, al día siguiente el departamento de despacho verifica con el cliente si la mercancía
llego completa y en buen estado dejando en una tabla el registro del número de guía, cantidades y nombre de la persona que confirmo.
89
Manual de procedimiento toma física de inventario
Objetivo
Determinar la existencia física de la mercancía que se encuentra en la comercializadora J&F.
Dicha verificación deberá ser constatada con las existencias que figuran en el sistema de
inventarios de la empresa.
Alcance
Este procedimiento inicia con la programación del inventario por parte del jefe de
contabilidad, donde se busca constatar la existencia real de la mercancía almacenada, terminando
con la presentación del informe que evidencia los resultados de la toma de inventario.
Definiciones
Almacén: Local, edificio o parte de este que sirve para depositar o guardar gran cantidad de
artículos, productos o mercancías para su posterior venta, uso o distribución.
Inventario: Es el conjunto de todos los bienes propios y disponibles para la venta de la
Corte documentario: Finalización del informe de inventario.

90
Responsables
Jefe de Bodega
 Verificar que los inventarios de almacén estén al día
 Revisar y entregar inventario físico al auxiliar de contabilidad.
 Mantener informado al auxiliar de contabilidad, sobre el control físico de los
inventarios de la mercancía existente.
 Supervisar y controlar al personal a su cargo
Jefe de Contabilidad
 Programar la toma de inventario.
 Fijar cronograma para la toma de inventario.
 Mantener estrecha comunicación con el jefe de almacén.
 Proporcionar los elementos y la información necesarios para la toma de inventario.
 Elaborar documentación e informes requeridos.
 Realizar toma de inventario físico.
 Revisar y aprobar información entregada por auxiliar y Jefe de almacén.
Auxiliar de bodega
 Realizar el ingreso de materiales al sistema previa autorización del Jefe de Almacén.

91
 El Jefe de Contabilidad es el encargado de disponer la fecha en que deba realizarse el
inventario general.
 El auxiliar de contabilidad es el responsable de la toma de inventario que existe en la
 El auxiliar de contabilidad es el responsable del cumplimiento de las normas y
procedimiento de inventario.
 El inventario se hará con frecuencia anual.
 Los auxiliares de almacén contarán la mercancía en compañía del auxiliar de
contabilidad.
92

Programación del inventario Jefe de Contabilidad Cronograma de
inventario
Se fija un cronograma para la Jefe de Contabilidad
realización del inventario.
Preparación de inventario
Informar al Jefe de Bodega la hora, Jefe de Contabilidad Carta de la toma
fecha y demás instrucciones para la de inventario
toma de inventario.
Entregar el formato para la de
inventario. Jefe de Contabilidad Formato toma
Verificar que la información del de inventario
almacén este al día. Jefe de Bodega
Dar indicaciones para la adecuada

toma del inventario. Jefe de Contabilidad
93
Ejecución de inventario.
En la fecha y hora señaladas se Jefe de Contabilidad Carta toma de

presentan a realizar la toma de inventario
inventario.
Auxiliares de
En caso que haya materiales Bodega
pendientes de ingreso a la fecha de
corte, deberán ser ingresados y
ubicados en el lugar que corresponda.
En caso que el inventario se efectué Auxiliares de

en movimiento, se deberá notificar al Bodega
Jefe de Almacén para que realice el
respectivo control, debe quedar
documentado en el anexo del trabajo.
Realizar conteo de inventario, realizar

un barrido y anotar en la hoja de Auxiliares de
trabajo la descripción y cantidades. Bodega
Al finalizar el proceso de inventario Jefe de Bodega Hoja de

físico con la información registrada trabajo
en el sistema.
94
Comparar información del inventario

físico con la información registrada Auxiliar contable Hoja de
en el sistema trabajo
Si existe alguna diferencia se Auxiliar Contable

comunica al almacén y se realiza un
reconteo
En caso de:
- Sobrante de inventario: determinar Jefe de Bodega

su origen; documento fuente no
registrado en el kárdex físico,
mercancía entregada en menor
cantidad a la autorizada, entrega de
un material similar al que figura
como sobrante
-Faltantes de inventario: Jefe de Bodega

Faltantes por negligencia o
sustracción, es responsable el jefe de
almacén de la perdida.
Se informa al auxiliar de contabilidad

para que proceda con la Jefe de Bodega
contabilización.
95
Se comunica el resultado a la Jefe de Contabilidad Informe de

Gerencia General para su información Inventarios
y conocimiento, finalmente se guarda
una copia del resultado del inventario.
 Formato toma de inventario, Cronograma de inventario, Carta toma de inventario, Hoja de trabajo, Informe de inventario.
Mecanismos de Control
Este procedimiento se controla mediante la toma física de inventario y debe realizarse mínimo una vez al mes, se hace el conteo
con un listado que contenga todas las referencias sin cantidades, luego se confronta con las existencias que hay en el sistema y de
existir diferencias, deben ser explicadas y sustentadas por el jefe de Bodega.

96
Conclusiones
De acuerdo a las tesis tomadas en este trabajo, se pudo observar La importancia de tener
un buen control de inventarios, ya que de esto depende directamente la utilidad de la empresa.
Los métodos usados para la recolección de información, como la observación de todo el
proceso en la visita hecha a la comercializadora y la entrevista realizada al gerente, fueron el
medio directo para la elaboración del mapa y flujograma del proceso actual de la
También se observó que la comercializadora maneja un control de inventarios informal
basado en la intuición y la experiencia del gerente, por ende no se aplican modelos y/o políticas
de inventario, por falta de conocimiento de técnicas y procedimientos de los mismos.
Se puede establecer que al no existir unos procesos claros, tanto en el área de compras
como de inventarios, es de vital importancia la sistematización de los datos y la implementación
de políticas claras de inventario, pues por falta de estas ocasionan la poca planeación a la hora de
realizar la compra de la mercancía.
Así mismo, gracias a este diagnóstico realizado, se determinó que la metodología actual
empleada por la comercializadora para determinar sus niveles de inventario, cantidades a
ordenar, no es el más adecuado, por lo que fue necesario caracterizar el proceso que le permita a
la gerencia establecer controles mediante procedimientos establecidos.

97
Recomendaciones
A continuación se propondrán una serie de recomendaciones con el fin de que la propuesta
realizada para mejorar los procesos de compra y de inventarios se practique de forma eficiente:
Mantener actualizado el sistema contable de la empresa, dando salida y entrada a la
mercancía el mismo día del movimiento, permitiendo así obtener datos fidedignos para una
oportuna toma de decisiones a la hora de comprar calzado y seleccionar los proveedores.
Implementar controles en los procedimientos que permitan mejorar las actividades que se
cumplen en la empresa, detectando los errores que se presenten para gestionar su corrección de
manera inmediata.
Realizar periódicamente auditorías en los procesos de gestión de inventarios, desde la
revisión de pedidos, selección y evaluación de proveedores, compra de calzado, almacenamiento,
custodia y despacho de los inventarios, con el fin de detectar oportunidades de mejora y
minimizar problemas futuros.
Aplicar indicadores de rotación de inventario para mantener la cantidad justa que permita
atender de mejor manera a los clientes con los que cuenta la empresa, evitando que se desplacen
hacia la competencia.
Se recomienda realizar todos los procedimientos propuestos en los procesos de compras e
inventarios para garantizar la efectividad de los controles y que se lleven a cabo de acuerdo a las
políticas de la comercializadora.
98
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“DISEÑO DE LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO PARA LA

GESTIÓN DE INVENTARIOS DE LA COMERCIALIZADORA J&F.”

CINDY JIMÉNEZ ARISTIZABAL & YENNI FERNÁNDEZ GUZMÁN

PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA CALI

CINDY JIMÉNEZ ARISTIZABAL & YENNI FERNÁNDEZ GUZMÁN

Trabajo de grado presentado como

Director: Ángela María Cubillos Quintero

PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA CALI

Por medio de la presente me permito comunicarle, que en mi calidad de director de trabajo

Tutor del Trabajo de Grado

“La Universidad no se hace responsable por los

conceptos emitidos por sus alumnos en sus trabajos de

Tesis. Sólo velará porque no se publique nada contrario

al dogma y a la moral Católica y porque la Tesis no

contenga ataques o polémicas puramente personales;

antes bien, se vea en ellas al anhelo de buscar la Verdad y

Aspectos generales del problema de investigación .................................................................. 14

1. Estudios previos ............................................................................................................. 14

1.1 Control de inventarios (Gaitán, 2000). ....................................................................... 14

1.2 Procedimientos de auditoria en determinadas áreas: norma técnica de auditoria

(Cabrera, 2004). ..................................................................................................................... 15

1.3 Diseño de procesos para el manejo de inventarios e la empresa Grya Ingeniería y

Sistemas Cia. LTDA (Velastegui, 2011). .............................................................................. 15

1.4 La importancia de establecer políticas y procedimientos uniformes para la realización

de auditorías internas en los sistemas de información de las distintas dependencias de una

organización (Ortiz, 2012). .................................................................................................... 16

1.5 Medición de los inventarios en el marco de la convergencia internacional (Fuertes,

2. Problema de investigación ............................................................................................. 18

2.1 Planteamiento del problema de investigación ................................................................ 18

2.2 Formulación del problema. ............................................................................................. 20

2.3 Sistematización del problema ......................................................................................... 20

3.1 Objetivo general ............................................................................................................. 21

5. Marco de referencia .............................................................................................................. 23

5.1 Marco teórico.................................................................................................................. 23

5.1.1 Inventarios ............................................................................................................... 23

5.1.2 Control interno ......................................................................................................... 25

5.2 Marco conceptual ........................................................................................................... 27

5.2.1 Procesos ................................................................................................................... 27

5.2.2 Manuales .................................................................................................................. 28

5.2.3 Control ..................................................................................................................... 28

5.3 Marco contextual ............................................................................................................ 30

6.1 Tipo de estudio ............................................................................................................... 31

6.2 Método de estudio .......................................................................................................... 32

6.3 Fuentes de información .................................................................................................. 32

6.4 Técnicas de investigación ............................................................................................... 33

6.5 Fases de investigación .................................................................................................... 34

Importancia del control de inventarios, aplicados en organizaciones del sector comercial

estos en las áreas de almacenamiento, distribución y ventas de productos terminados en el

sector comercial en la línea de ropa deportiva, en la zona centro de la ciudad de Cali

(Bustamante, y Valencia, 2008). ........................................................................................... 36

Diagnóstico del sistema logístico de inventarios y plan de mejoramiento para una

empresa comercializadora de música de la ciudad de Cali (Bedoya y Peña, 2003). ............. 37

Propuesta de mejoramiento en los procesos de compra y de gestión de inventarios para la

empresa Abraxas Distribuciones S.A.S. (Calvache y Sarmiento, 2015). .............................. 38

Control interno de inventarios y su incidencia en la rentabilidad de la ferretería centro

ferretero lumbaqui (Ambuludí, 2013). .................................................................................. 38

Control interno de inventarios (Romero, 2012). ............................................................... 39

Capitulo III ............................................................................................................................... 41

Diagnóstico de la situación actual en el proceso de inventarios en la comercializadora J&F.