TEMA 1: ORGANIZACIONES EMPRESARIALES

1.1. LA EMPRESA: CONCEPTO Y TIPOS

La empresa es la unidad económica creada con el fin de obtener beneficio a través de una actividad
para satisfacer las necesidades del consumidor. La empresa realiza funciones de gestión relacionadas
con la actividad principal.

Funciones:

1. FUNCIÓN TÉCNICA: Actividades necesarias para la fabricación de los productos. Investigar

procesos más rentables
2. FUNCIÓN COMERCIAL: Venta de productos que fabrica o comercializa, estudio del mercado,
publicidad, etc.
3. FUNCIÓN FINANCIERA: Actividades de flujos de capital. Conseguir recursos económicos, gestión
de cobros y pagos, etc.
4. FUNCIÓN SOCIAL: Asuntos sociales y laborales del personal. Selección, contratación y formación
del personal y gestión de nóminas y seguros sociales.
5. FUNCIÓN ADMINISTRATIVA: Control de operaciones realizadas en la empresa mediante registro
contable y administrativo de compras y ventas, pagos y cobros.

Tipos de empresa:

1. Según el sector de actividad:

 Extractivas: Sector primario. Actividad, extraer materias primas.
 Industriales: Sector secundario. Actividad, fabricación o elaboración de bienes
físicos. Materias primas en productos terminados.
 Servicios: Sector terciario. Actividad, poner al alcance del público los bienes y
servicios de los sectores 1º y 2º.

2. Según la propiedad: según quién aporte capital

 Públicas: aporta la Administración
 Privadas: personas físicas, personas jurídicas o sociedades.
 Mixtas: iniciativa privada como el Estado.

3. Según el tamaño: nº trabajadores y volumen facturación

 Pymes: -250 trabajadores y fact. -40 millones de euros. Se diferencian la
microempresa (-10 trab), pequeñas (-50 trab) y medianas (-250 trab).
 Grandes: +250 trabajadores y fact. +40 millones de euros.

4. Según el ámbito: lugar donde ejerce actv

 Locales: ciudad o provincia. Pueden tener más de un establecimiento, pero solo un
domicilio fiscal.
 Regionales o nacionales: región, comunidad autónoma o país. Solo un domicilio
fiscal.
 Multinacionales: actividad se desarrolla en varios países.
 5. Según la forma jurídica: persona que crea la empresa
 Personas físicas: Empresario individual y comunidad de bienes.
 Personas jurídicas: sociedades mercantiles (S.A. ; S.L. ; S.L.N.E. ; S.A.L. ;
SOCIEDADES PERSONALES) y cooperativas.

1.2. ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA

La organización o estructura interna se representa a través del organigrama, refleja distintos
departamentos que realizan actividades concretas. Para que un departamento funcione se necesita
una buena coordinación.

 TIPOS DE ORGANIGRAMAS:
El organigrama es la representación gráfica de la organización interna de la empresa;
puede representar toda la empresa, sección o departamento.
 Vertical: forma piramidal. Nivel de jerarquía desde el más alto hasta el más bajo.
 Horizontal: de izquierda a derecha. Empleados igual de importantes y se tiene en
cuenta su opinión.
 Circular: círculos concéntricos y simbolizan distintos niveles, en el punto que se
juntan se representa al director general.

1.2.1. DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Es el encargado de adquirir los productos y contratar servicios para el buen funcionamiento de la
empresa y que pueda conseguir objetivos.
Los productos y servicios irán en función del tamaño y la actividad principal.
 Empresa industrial: materias primas y auxiliares, envases, repuestos, etc.
 Empresa comercial: adquiere mercancías y productos para la reventa.
 Empresa de servicios: adquiere los bienes para el desarrollo de la actividad o contrata
servicios que no presta a sus clientes.

 STAFF: Persona o empresa que asesora y ayuda a la empresa que requiere sus servicios.
Son necesarias en empresas que debido a su tamaño no disponen de departamentos de
marketing o fiscal.
 Staff general: problemas de carácter general.
 Staff especializado: temas relacionados con su especialidad.

1.2.2. DEPARTAMENTO DE VENTAS

Genera ingresos de la empresa, su organización es importante para obtener beneficios.
Analiza estrategias y aplicará la organización que sea más eficaz para conseguir el máximo
rendimiento.

La organización puede ser:

ORGANIZACIÓN POR DEFINICIÓN VENTAJAS INCONVENIENTES

ZONA GEOGRAFICA Dividir el territorio por mejora relación cliente- vendedor no tiene
vendedores en zonas vendedor, reduce gastos suficiente conocimiento.
exclusivas para vender de viaje y
todos los productos. desplazamiento.
 PRODUCTOS Cada vendedor una más especialización para multiplicación de costes.
línea de productos. responder a las
Formar a los necesidades del cliente.
vendedores en el
K producto que van a
vender.
G
CLIENTES Dedicación exclusiva a Permite servicio Clientes dispersos
un cliente principal y se diferenciado y adaptado geográficamente, gastos
G venden todos los al cliente. Mayor de viajes elevados.
G productos de la conocimiento de los
G empresa. Los clientes clientes y trasmitir sus
G son muy diferentes y necesidades.
exigen competencias
g específicas.

FUNCIONES Vendedores según la Vendedor preparado Costes de preparación del

especialización en para funciones que vendedor.
determinados aspectos desempeña. Mayor
de la venta. rentabilidad
MIXTA Combinación de las formas anteriores, con el fin de reducir inconvenientes y
aumentar las ventajas.
Esta organización es delicada en su diseño y utilización pero resultan muy
positivas, se adaptan mejor a las características y necesidades de consumidores.

1.2.3. DEPARTAMENTO DE MARKETING

Proceso de planear y ejecutar la idea o proyecto para crear servicios que satisfagan metas, esto hace
que los clientes conozcan el producto, lo quieran y lo compren.
Guía a los departamentos para producir, desarrollar, incentivar y servir los productos o servicios que
demandan los clientes.
Lo más importante del departamento es la comunicación para tener conocimiento del mercado y
necesidades.
Visión clara de lo que quiere alcanzar la empresa y así entender lo que quieren los clientes.
Inconveniente: Director de ventas tiene orientación a c/p y se preocupa solo por alcanzar objetivos
de venta. Director de marketing orientación a l/p y se centra en satisfacer necesidades de clientes.

1.3. LA DIRECCIÓN DE LA EMPRESA

Está estructurada por niveles:
1. NIVEL DIRECTIVO: planifica, organiza, gestiona, coordina y controla la empresa. Director
responsable de las decisiones que se toman y objetivos que se fijan.
2. NIVEL EJECUTIVO: mandos intermedios. Los jefes de sección toman decisiones relacionadas con
el cumplimiento de planes y programas para alcanzar objetivos.
3. NIVEL OPERATIVO: Son los trabajadores de la empresa. Realizan tareas específicas y están bajo
órdenes del jefe de sección.

 FUNCIONES DE LA DIRECCIÓN DE LA EMPRESA

Planificar: fijar objetivos que se desean alcanzar y trazar camino para conseguirlo.
Organizar: ordenar los medios materiales y humanos para lograr los objetivos.
Gestionar: conseguir decisiones adoptadas y acuerdos que se ejecuten eficazmente.
Controlar: Datos coincidan con los previstos y corregir desviaciones.
  DIRECCIÓN CENTRALIZADA O DESCENTRALIZADA
Centralizada: máxima jerarquía toma todas las decisiones, ejerce la autoridad y personal bajo sus
órdenes. Se suele dar en empresas pequeñas.
Descentralizada: Responsabilidad en distintas secciones con el fin de alcanzar mejor los objetivos,
decisiones se adoptan en los tres niveles, pero son de distinta magnitud.

1.3.1. LOS DIRECTIVOS: TEORÍA X Y TEORÍA Y

Douglas McGregor analiza dos formas de pensamiento de los directivos desde la actitud que
mantienen hacia sus empleados.
 TEORÍA X
- Persona perezosa, evita el trabajo o rinde el mínimo.
- Gente necesita que la presionen, controlen, dirijan y amenacen para conseguir objetivos.
- Individuo evita responsabilidad, seguridad por encima de todo.
- Busca seguridad y no asume riesgos.

 TEORÍA Y
- Personas encuentran satisfacción en el trabajo y se esfuerzan por lograr resultados.
- Individuo quiere trabajar y no necesita la coacción, la fuerza o la amenaza para esforzarse.
- Trabajadores se comprometen con los objetivos y asumen responsabilidades.
- Personas con creatividad, imaginación e ingenio para solución de problemas.
- Individuo motivado a aprender, perfeccionarse y buscar ascenso.

1.4. ESTILOS DE DIRECCIÓN

Tipos de director o jefe:

1. AUTORITARIO: jede de “ordeno y mando”. Grado muy alto de autoridad, siempre decide lo que hay
que hacer y da órdenes sin consultar con los subordinados. El lema es “hazlo como yo digo” y los
empleados obedecen.
Ventajas: excelente para casos de urgencia. Exigente con los plazos y la calidad.
Inconveniente: dictador o dominante en exceso, precipita decisiones empresariales.

2. COOPERADOR: Trabajador nato y compulsivo. Primero en llegar y el último en salir de la

empresa. Sabe el equilibrio entre autoridad y libertad de sus subordinados, así, estos colaboran
de forma activa en innovaciones y proyectos.
Ventaja: miembros del equipo aportan ideas y colaboran en la toma de decisiones.
Inconvenientes: en situaciones de urgencia tiene indecisión teme que las actividades sean mal
ejecutadas.

3. JEFE GUÍA: buen orientador, colaborador y formador, visión de objetivos a l/p. Conoce bien el
camino a seguir, señala con claridad y permite que sus colaboradores avancen.
Ventaja: jefe que hace guía y maestro.
Inconveniente: trabajadores relajados van a su aire y se desentienden.

4. EMPRENDEDOR: persona llena de ideas. Es dinámico, ambicioso, activo y se niega a admitir

aquello que podría contraponerse, toma decisiones y las pone en práctica.
Ventaja: el asume toda la planificación y la impone.
 Inconveniente: impide la evolución del equipo.

5. DEMÓCRATA: Sincero e imparcial, le falta poder de decisión, de organización del trabajo y de la

disciplina. Fomenta el trato personal.
Ventajas: cuando los trabajadores son profesionales.
Inconvenientes: genera demoras en las decisiones de urgencia.

6. DIPLOMÁTICO: Comunicativo, le falta autoridad para imponer disciplina. Su punto fuerte son las
relaciones publicas, antepone contactos entre los trabajadores. Tiene gran capacidad para
dirigir. Esta forma de actuar supone una excesiva inversión en tiempo.

 DIFERENCIA ENTRE AUTORIDAD Y PODER

AUTORIDAD: facultad que adquiere una persona que demuestra su capacidad para
desarrollar un trabajo con eficacia.
PODER: forma en que la autoridad influye sobre los demás para exigirles el cumplimiento de
unos objetivos.

1.4.1. EL PAPEL DEL JEFE COMO “LÍDER”

El liderazgo es la capacidad que poseen ciertos individuos para influir sobre los demás y realicen
tareas.
El papel de líder es motivar a los individuos para que se identifiquen con los objetivos de la empresa y
trabajen.
La situación ideal es que el jefe sea también el líder; su principal cualidad es conocer las habilidades y
procedimientos para comunicarse con el personal. Realizar planificación estratégica para seleccionar
un buen equipo de colaboradores.
El jefe que es buen líder cumple objetivos:
 Sabe rodearse de colaboradores de alto calibre
 Sabe utilizar estrategias de conjunto
 Saber delegar
 Sabe dar libertad de éxito a los colaboradores
 Sabe ser comprensivo con los errores
 Sabe cultivar la comunicación interpersonal.

 ¿Qué es lo que más se valora del jefe?

Estas son las cualidades más valoradas:
 Autoconfianza
 Iniciativa
 Interés por los demás
 Identificación con la compañía
 Orientación al cliente
TEMA 2 : COMUNICACIÓN E INFORMACIÓN
2.1. INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
La información es el contenido básico del mensaje y se envía i se recibe de forma inconsciente; la
comunicación, es un proceso intencionado con una finalidad concreta, mandar información y obtener
respuesta.
La comunicación es trasmisión bidireccional de mensajes (persona recibe – respuesta).
La información es en una sola dirección (persona recibe).
Los mensajes pueden ser:
 Unidireccional o sentido único: origen – destino
 Bidireccional o doble sentido: origen – destino y camino de regreso con respuesta.

 Elementos de la comunicación
1. Emisor: fuente del mensaje representada por personas que emiten la comunicación.
2. Receptor: destino al que debe llegar la información.
3. Mensaje: contenido que se pretende transmitir.
4. Código: forma de expresar el mensaje
5. Canal: conducto para trasmitir el mensaje.

 El proceso comunicativo
Recorrido que realiza la información desde el origen al destino. Para que el proceso sea completo y
haya reacción y respuesta hace falta pasar por estas fases:
1. Elaborar mensaje
2. Trasformar idea en lenguaje para el envío y el receptor que lo recibe.
3. Enviar a través del canal
4. Recepción del mensaje
5. Interpretar
6. Análisis, comprensión y reacción
7. Respuesta

2.1.1. BARRERAS Y LENGUAJES DE LA COMUNICACIÓN

Deforman la información e impiden que la comunicación sea eficiente.
Principales barreras:
 No haya código común
 Que señal de salida no coincida con la señal de entrada
 Lenguaje del emisor sea superior al del receptor (tecnicismos)
 Receptor no preste atención al emisor
 Imprecisión en el mensaje

 Lenguajes de la comunicación
1. Lenguaje oral: Lenguaje hablado, palabra o sonidos para expresarnos. Se percibe por el oído.
2. Lenguaje escrito: Se utiliza el abecedarios, números y signos. Se percibe con la vista.
3. Lenguaje corporal o gestual: Expresiones y gestos faciales, y la postura del cuerpo o las manos.
4. Otros lenguajes: Formas de expresión especiales (sordomudos, tacto, tráfico, artístico y de
imágenes).
  Tipos de comunicación
1. Comunicación oral: lenguaje hablado, conversación personal o teléfono. Recibimos por el oído y
se emiten por la música o sonidos.
2. Comunicación escrita: palabra escrita (abecedario)
3. Comunicación corporal: comunicación no verbal, gestos corporales, tacto o contacto físico.
4. Comunicación-mix: varios lenguajes. Mensaje se percibe por la vista y pueden ir acompañado de
sonidos. (publicidad)

 Canales y medios de comunicación

1. Naturales: mensaje presenta sucesión de elementos extraídos de un repertorio común al
transmisor y al receptor.
2. Artificiales: tecnología informativa que se trasmite de forma elevada.
 Espaciales (televisor)
 Temporales (CD)

2.2. LA COMUNICACIÓN EN LA EMPRESA

Conjunto de mensajes, información y señales emitidas por la empresa a sus diferentes públicos.
A) COMUNICACIÓN INTERNA: medio de gestión, su objetivo es tener buena relación laboral. Se produce en el
interior de la empresa entre departamentos y miembros.

B) COMUNICACIÓN EXTERNA: se dirige a los proveedores, distribuidores, clientes, accionistas, organismos

oficiales. Su objetivo es dar a conocer los productos, servicios y crear buena imagen.

Los canales o medios dependerán de las posibilidades o recursos económicos. Tipos de medios:
 Canales personales, entrevistas y reuniones.
 Canales impersonales, publicidad.

2.2.1. FLUJOS Y TIPOS DE COMUNICACIÓN INTERNA

La comunicación interna puede ser descendente, ascendente y horizontal.
La transmisión de la información puede ser:
 Canal oficial: se deja constancia de la comunicación.
 Canal no oficial: no existe constancia.

El objetivo de información-comunicación es dar a todo el personal la mayor y más exacta información.

Para que el sistema informativo llegue a todo el colectivo hay que tener en cuenta:
 Reunir a gente de la empresa y avisar con antelación a vendedores para dar una noticia.
 Para los vendedores comunicaciones breves.
  Clasificación de las comunicaciones
Según como se realizan:
 Presenciales, cara a cara. (reuniones)
 No presenciales, interlocutores no se ven (teléfono)
 Especiales, no es física, pero se pueden ver (videoconferencia)

Según quién participa:

 Individuales: entre 2 personas. La ventaja es el conocimiento personal.
 Colectivos: varios interlocutores. Pueden ser grupales (1 o más emisores y varios
receptores) y asamblearias (un emisor se dirige a un grupo de personas).

 Características de la comunicación oral

La voz es el elemento básico imprescindible en la transmisión de la información. El mensaje es
interpretado según el tono, el énfasis y la entonación. Rasgos principales:
 Caducidad del mensaje, mensaje verbales menor duración que los escritos.
 Imposibilidad de comprobación posterior, no se puede comprobar si no se graba la
conversación.
 Influencia de la percepción selectiva, se recuerdan partes de la información según
nuestro estado de ánimo.
 Retroalimentación inmediata (feedback), intercambio de mensajes con respuesta
inmediata.
 Rectificación inmediata.

2.3. LAS REUNIONES DE TRABAJO

Las reuniones de trabajo son el medio de comunicación con el personal. Las reuniones simples son de
carácter parcial, el jefe de ventas con un solo vendedor o un pequeño grupo. La duración suele ser corta y no
preparada. Los temas a tratar serán la coordinación de actividades, resultados obtenidos o método a seguir
para la venta.
Las convenciones de ventas son reuniones largas, se programan y preparan con antelación. Suele haber 1 por
año. Los temas a tratar serán la presentación de nuevos productos, objetivos importantes, evaluación de
actuaciones y cambios estructurales.
 Objetivos de las reuniones
Intercambiar ideas e información. Responde a varias necesidades, como son:
 Distribuir información o conseguirla
 Zanjar conflicto
 Decisión por mayoría
 Fomentar espíritu de equipo
 Asegurarnos de que un proyecto se haya entendido bien
 Explicar y resolver dudas
 Modificar criterios
 Respuesta inmediata ante problemas
 Persuadir a un cliente para que utilice servicios de la empresa.
2.3.1. ETAPAS DE LA REUNION
A) PREPARACION DE LA REUNION
Para que sean efectivas es necesario prepararlas con antelación.
1. Analizar la necesidad de la reunión
2. Calcular el coste
3. Fijar uno o más objetivos relacionados con el tema
4. Preparación de documentación, medios y soportes
5. Planificar la duración de la reunión
6. Fijar fecha, hora y lugar
7. Concretar el número de asistentes
8. Convocar a los participantes

B) DESARROLLO DE LA REUNIÓN
Lo más importante es que el jefe sepa cuál es el objetivo de la convocatoria. Una vez iniciada, el director, debe
crear un ambiente positivo. Otro factor importante que influye en la efectividad es la disposición de la sala. La
orientación de las mesas y asistentes se hace en línea abierta para que las personas se vean de frente.

C) CONCLUSIONES DE LA REUNION
Resumen o informe de los temas tratados en la reunión, las ideas y opiniones de los asistentes que han
intervenido, los acuerdos a los que se ha llegado, las tareas asignadas, las personas responsables y el plazo
concedido. El informe se puede redactar en folios sueltos o en el libro de actas.

2.4. REGLAS PARA UNA REUNION EFECTIVA

 Evitar divagaciones, no se salgan del tema tratado.
 No debemos permitir las conversaciones particulares.
 No debemos permitir las confrontaciones.
 Evitar que se utilicen frases insidiosas (rivalidades)
 Escribir todo lo que se dice en la sesión.
 Procurar que todos escuchen de forma activa.
 Evitar los protagonismos.
 Resumir los puntos tratados, los acuerdos tomados, distribuir las tareas y recabar la conformidad del
plazo de ejecución.

2.4.1. COMO MANEJAR LAS SITUACIONES DIFICILES

Nos encontramos ante situaciones difíciles que se producen por distracciones, demoras, chistes fuera de lugar
y otras causas que impiden alcanzar el objetivo.
Como debemos actuar en:
1. EL SILENCIO: Tratar de averiguar cuál es el problema, empezar de nuevo, repasar el orden del día,
preguntar si han recibido material y tienen preguntas que hacer.
2. PUNTO MUERTO: Momento en que todo parece detenerse. La clave es pasar de la discusión a la
acción, hacer votación sin perder más tiempo. Cuando no se pueda hacer otra votación, se levantará
la sesión y se convoca otra reunión.
3. ABURRIMIENTO TERMINAL: La gente está inquieta y el ambiente cargado de cuchicheos. Hacer pausa,
repasar el tema y asegurarte de si han comprendido la importancia de ello.
4. VIDEOCONFERENCIA: reunión virtual fruto de los últimos avances en el campo de las
telecomunicaciones. Se pueden celebrar de forma individual o en multiconferencia. Hay ventajas
(ahorro de tiempo, no hay gastos de viajes ni dietas y no hay que recorrer trayectos).

 ASISTENTES QUE PLANTEAN SITUACIONES DIFICILES

 2.5. EL ACTA DE LA REUNION
Documento escrito que resume los temas tratados y acuerdos adoptados en la reunión. Su finalidad es dejar
constancia de lo acontecido y dar validez a los acuerdos tomados.
La convocatoria debe indicar: tipo de reunión (ordinaria o extraordinaria), el orden del día, la fecha, la hora y el
lugar.
 Reuniones ordinarias: se celebran periódicamente para informar de hechos acontecidos y debatir
medidas.
 Reuniones extraordinarias: no estaba prevista de antemano y se convoca de urgencia, para informar a
partes implicadas y, en su caso, para aprobar proyecto que no se puede hacer sin el consentimiento
de socios.