MANUAL DE CALIDAD – APLANCHADOS Y ALIMENTOS DOÑA CHEPA S.A.

S
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
ISO 9001: 2015

PRESENTADO POR:
ANGIE DANIELA ROMO JARAMILLO
MARIA ALEJANDRA MUÑOZ ORTIZ

PRESENTADO A:
GERENTE JESÚS BONILLA MUÑOZ

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA COMFACAUCA

FACULTAD DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
POPAYÁN
 Código: mc-001  
MANUAL DE CALIDAD

Versión:01  

Fecha: 15/10/2019  

Elaborado por Revisado por Aprobado por

Firma: Firma: Firma:

Nombre: Nombre: Nombre:

Cargo: Cargo: Cargo:

Fecha: Fecha: Fecha:

tabla de contenido
 1. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN

1.1. CONOCIMIENTO DE LA ORGANIZACIÓN Y DE SU CONTEXTO

Descripción y Reseña Histórica

La empresa Aplanchados y Alimentos Doña Chepa S.A.S está ubicada en la
Ciudad de Popayán, lleva 70 años de tradición, calidad y dedicación, pero como
empresa fue legalmente constituida hace 6 años, fundando la planta de
producción en Rio Blanco kilómetro 3 vía a Cali; los productos producidos en esta
empresa son los aplanchados, ponqués, dulce de manjar blanco, cortado, pan de
novia, colaciones, platos de noche buena, pasabocas y postres. Los productos
más apetecidos por los caucanos son los aplanchados y ponqués por su tradición
y su delicioso sabor.
Política de calidad
Aplanchados y Alimentos Doña Chepa S.A.S tiene como política satisfacer los
requerimientos de sus clientes en la prestación de servicios, diseño, fabricación y
comercialización de productos culinarios de excelente calidad, a través del
desarrollo integral de su personal siempre comprometido con la organización y las
alianzas con los proveedores, para lograr un crecimiento constante y rentable.

Misión
Aplanchados y Alimentos Doña Chepa S.A.S es una empresa de tradición
dedicada a producir, comercializar y distribuir productos de repostería y culinaria,
exquisitos, sanos y seguros, contando con el recurso humano calificado y
utilizando materias primas de excelente calidad para deleitar el gusto
gastronómico de su distinguida clientela.

Visión
Aplanchados y Alimentos Doña Chepa S.A.S estará posicionada como una
empresa líder en gastronomía tradicional y será reconocida por la exquisitez y
excelente calidad de sus productos en todo el territorio nacional.

Principios
Calidad: Se elaboran productos de calidad, sanos y seguros, elaborados bajo los
más altos estándares de calidad requeridos.
Liderazgo: Es lo que permite reflexionar, administrar, orientar y valorar todas las
habilidades de cada miembro del equipo para guiarlas de una manera conjunta e
integral, siempre al pro de mejorar las labores y la unión del grupo de trabajo.
Excelencia: Buscamos constantemente nuestro mejoramiento continuo.
Servicio al cliente: El cliente siempre es lo más importante y nuestra meta es
satisfacer sus necesidades brindando una atención oportuna y de calidad.
Sentido de pertenecía: Los accionistas y empleados encuentran en la empresa
un lugar propicio con un ambiente familiar, lo cual permite crear una confianza
laboral facilitando un buen desempeño de sus funciones.
Competitividad: Dentro de las políticas de la empresa se mantiene un campo
abierto a la innovación y tecnología, actualizada en el mercado y buscando
siempre ser mejores.

Valores
Lealtad: Los accionistas y empleados están comprometidos con la fidelidad a la
empresa y buscan su permanencia.
Respeto: Se deben mantener buenas relaciones interpersonales y sanas entre los
accionistas, empleados, clientes y todos los relacionados en el funcionamiento de
la empresa.
Responsabilidad: Es el cumplimiento de las funciones delegadas a cada
accionista y empleado, con el fin de lograr un mejor desarrollo y funcionamiento de
la empresa promoviendo así el trabajo en equipo.
Ética: Los accionistas y empleados realizaran su trabajo con total compromiso y
transparencia con el fin de brindar un producto de alta calidad.
Equidad: La empresa está adaptada teniendo en cuenta los derechos de cada
accionista y trabajador para brindarles seguridad, confianza y bienestar.
Honestidad: Los accionistas y empleados realizaran su trabajo con transparencia
y rectitud.
 PROCEDIMIENTO Código:PR-GS-
001
ANALISIS DE RIESGOS
Versión: 01

GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD Fecha:

EN EL TRABAJO 05/04/2019

OBJETIVO
Brindar las herramientas para la identificación, valoración y control de los riesgos y
para el sistema de gestión de calidad de la empresa Aplanchados y Alimentos
Doña Chepa S.A.S.
ALCANCE
Aplica para la identificación, análisis y evaluación de riesgos del sistema de
gestión de calidad de la empresa.
DEFINICIONES
Análisis de riesgo: proceso para comprender la naturaleza del riesgo y determinar
el nivel de riesgo.
Consecuencia: Los resultados más probables y esperados del riesgo que se
evalúa, incluyendo los daños a los materiales.
Control: Medida que modifica al riesgo.
Evaluación del riesgo: Proceso de comparación de los resultados del análisis de
riesgos con los criterios del riesgo, para determinar si el riesgo, su magnitud o
ambos son aceptables o intolerables.
Factor de riesgo: Elemento que encierra una capacidad potencial de producir
daños materiales o al producto.
Fuente de riesgo: Elemento que solo o en combinación tiene el potencial
intrínseco de originar un riesgo.
Gestión del riesgo: Actividades coordinadas para dirigir y controlar una
organización con respecto al riesgo.
Identificación del riesgo: Proceso para encontrar, reconocer y describir el riesgo.
Nivel de riesgo: Magnitud de un riesgo o de una combinación de riesgos,
expresada en términos de la combinación de las consecuencias y su probabilidad.
Probabilidad: Oportunidad de que algo suceda.
Riesgo: Efecto de la incertidumbre sobre los objetivos.
Tratamiento del riesgo: Proceso para modificar el riesgo.
Valoración del riesgo: Proceso global de identificación del riesgo, análisis del
riesgo y evaluación del riesgo.

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

Revisión de antecedentes
Con una frecuencia anual como mínimo se debe revisar el direccionamiento
estratégico y análisis del contexto. Realizar ajustes si se identifican que se
requieren, basándose los resultados del SGC y sus antecedentes.
La identificación y/o revisión de los riesgos se debe hacer como mínimo cada año,
se analizan los resultados obtenidos y sus antecedentes, si identifican una mejora
se comunica a la administración para su respectivo análisis.

Determinación de riesgos a abordar

Considerando los antecedentes se determinan los riesgos, utilizando como
herramienta el formato matriz de gestión de riesgos. Para cada proceso se
determinan los elementos relacionados con los procesos que representan riesgos,
consignándolos en la matriz de gestión de riesgos, a continuación, se debe
describir los riesgos determinados, describir el potencial efecto y el control.

Evaluación de riesgos
Se evalúa los riesgos dentro de la matriz, sobre la base de los criterios.

Los criterios y factores del riesgo que se deben considerar son:

Requisitos generales
 Proceso donde afecta
 Zona o lugar donde se identificó
 Actividades
  Tareas
 Definir si es o no es una actividad rutinaria

Peligro
 Clasificación del peligro
 Descripción del peligro
 Efectos posibles

Controles existentes
 Fuente
 Medio
 Individuo

Evaluación del riesgo

TABLA 1 NIVEL DE IMPACTO (2019), [CITATION CAR19 \L 9226 ]
VALOR SIGNIFICADO
3 Se detectan riesgos que generan consecuencias significativas
y las acciones preventivas o correctivas son nulas o no
existen
2 Se generan riesgos con consecuencias importantes, o la
compañía cuenta con medidas preventivas o correctivas con
una eficacia baja
1 Se detectan riesgos con consecuencias poco significativas o
de bajo impacto para la organización, o las medidas
preventivas tomadas su eficacia es moderada
No se asigna No se detectan consecuencias. El riesgo está controlado
valor

TABLA 2 NIVELES DE PROBABILIDAD (2019), [CITATION CAR19 \L 9226 ]

NIVEL VALOR SIGNIFICADO
Muy alto 3 Normalmente la materialización del riesgo
ocurre con frecuencia
Alto 2 La materialización del riesgo es posible que
suceda varias veces en la vida laboral
 Medio 1 Es posible que suceda el daño alguna vez
Bajo No se asigna valor No es esperable que se materialice el riesgo,
aunque puede ser concebible

TABLA 3 NIVELES DE RIESGO (2019), [CITATION CAR19 \L 9226 ]

NIVEL DE RIESGO INTERVALOS SIGNIFICADO
I 9-7
II 7-5
III 5-3
IV 3-1

TABLA 4 ACEPTABILIDAD DEL RIESGO (2019), [CITATION CAR19 \L 9226 ]

NIVEL DE RIESGO SIGNIFICADO
I No aceptable

II Aceptable con control especifico

III Mejorable
IV Aceptable

Criterios para establecer controles

Existencia requisito legal
Numero de expuestos
Peor consecuencia

Plan de acción
 Eliminación
 Sustitución
 Controles de ingeniería
 Controles administrativos-señalizar
 Equipos/elementos de protección personal
Preparación
Los operadores deben estar constantemente informados sobre la identificación y
valoración de los riesgos y determinación de controles relacionados directamente
con las funciones que desempeñan.
Cualquier cambio en la identificación y valoración de los riesgos y determinación
de controles debe ser informado y divulgado a las personas directamente
afectadas.
Se debe brindar capacitación al personal sobre la metodología para identificación
y valoración de los riesgos y determinación de controles.
Las verificaciones del proceso deben ser conjuntas entre trabajadores la cual será
una herramienta clave para incentivar la participación del personal en la
identificación de los riesgos y principalmente en la determinación de controles para
los riesgos.

Criterios generales para definir el tratamiento de los riesgos y

aprovechamiento de oportunidades.

El tratamiento del riesgo es un proceso cíclico que incluye la selección de una o

varias opciones para modificar los riesgos siendo este un tratamiento de forma
continua. Lo cual implica:
 Valoración del tratamiento del riesgo
 Toma de decisión sobre sus niveles de riesgo, si son aceptables o no.
 Si no son aceptables, generar un nuevo tratamiento para dicho riesgo
 Valoración de la eficacia de dicho tratamiento
Se puede implementar varios tratamientos para eliminar o modificar las causas de
un riesgo. Algunas opciones para dicho tratamiento son:
 Modificar o eliminar actividades que con lleven a la eliminación del riesgo
 Retirar la fuente de riesgo
 Cambiar la probabilidad de ocurrencia
 Cambiar las consecuencias.
 FORMATO  
CÓDIGO:
PERFIL DESCRIPTIVO  
DE CARGO
VERSIÓN:
GESTION  
ADMINISTRATIVA
FECHA:

DENOMINACION  
DEL PUESTO:

 
OBJETIVO DEL
CARGO:

NUMERO DE  
CARGOS:
JEFES  
INMEDIATOS:
 
PERSONAL A
CARGO:

FUNCIONES ESPECIFICAS
 
 COMPETENCIA NECESARIA PARA EL PUESTO DE TRABAJO
FORMACION

EXPERIENCIA

ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR

Firma: Firma: Firma:

Nombre: Nombre: Nombre:

Cargo: Cargo: Cargo:

Fecha: Fecha: Fecha:

 INSTRUCTIVO Código: GA-IN-
001
ELABORACION DE DOCUMENTOS
Versión: 01
ISO 9001

Fecha:
GESTION ADMINISTRATIVA 10/04/2019

OBJETIVO
Establecer las pautas para determinar la estructura de los documentos internos del
Sistema de Gestión de la Calidad de la empresa Aplanchados y Alimentos Doña
Chepa S.A.S, con el fin de estandarizar los documentos y facilitar su elaboración,
revisión, aprobación y control.
ALCANCE
Este documento es aplicable a los documentos internos del sistema de Gestión de
Calidad
TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Documento: Información o datos que poseen significados. Su medio de soporte
puede ser físico o magnético. Con frecuencia un conjunto de documentos se
denomina “Documentación”. Los documentos son producidos por una entidad o
dependencia en razón de sus funciones.
Diagrama de flujo: Representación gráfica de la secuencia de los pasos para
describir cómo funciona un procedimiento para producir un fin “deseable “. Este fin
deseable puede ser un servicio, un producto o una mezcla de los anteriores.
Formato: Documento utilizado para registrar la información de la ejecución de
actividades de un procesos o procedimiento. Puede diseñarse en medio digital o
impreso.
Plantilla: Patrón que sirve como modelo para hacer otros documentos como
decretos, resoluciones, manuales, lineamientos, guías, presentaciones, otros. Una
vez diligenciado se convierte en un registro que proporciona evidencia de una
acción.
Manual: Documento en el cual se establecen directrices generales de varios
temas, procesos o métodos los cuales incluyen información de interés.
Características del Manual: Puede tener aspecto de obligatorio cumplimiento y
otros que definan casos de aplicación.
 No tiene un orden sistémico (por la variedad de temas).
 Dan pautas para la toma de decisiones.
 Incluyen definiciones.
Mapa de Procesos: Representación gráfica que refleja la gestión por procesos y el
enfoque sistémico de la Presidencia de la Republica. Está conformado por tres
niveles de procesos: de Dirección, Misionales y de Soporte.
Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan
para generar valor, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
Procedimiento: Forma específica para llevar a cabo una o más actividades de un
proceso.
Instructivo: Descripción de actividades o instrucciones de trabajo que requieren ser
detalladas minuciosamente, y que hacen parte de un proceso o un procedimiento.
Guía: Documento que orienta y establece pautas para desarrollar una o más
actividades de un proceso o procedimiento. Se utiliza cuando se requiera unificar
criterios y enfoque de aplicación.
Lineamiento: Documento en el cual se establecen directrices específicas o
políticas internas asociadas a un tema, proceso o método en particular.
Características del lineamiento:
 Son de obligatorio cumplimiento
 Dan pautas para la toma de decisiones.
 Incluyen definiciones.
Registro: Documento que presenta los resultados obtenidos o proporciona
evidencia de las actividades realizadas.
Versión: Número correspondiente a la cantidad de veces que se ha modificado
sustancialmente el documento. La primera edición del documento corresponde a
la versión 1.
 ANEXOS
Anexo A: directrices para elaborar documentos.
Anexo B: estructura y codificación documental sistema de gestión de calidad.

ANEXO A: DIRECTRICES PARA ELABORAR DOCUMENTOS

Encabezado:
El encabezado debe ubicarse en todas las páginas de los documentos y contiene:
El logo de la empresa Aplanchados y alimentos doña Chepa S.A.S.
Tipo y nombre del documento (CALIBRI 12 MAYÚSCULAS NEGRITA)
Proceso al que pertenece (CALIBRI 11 MAYÚSCULAS NEGRITA)
Código, Versión y Fecha, indicando día, mes y año (CALIBRI 10 NEGRITA)

ENCABEZADO PARA DOCUMENTOS (2019)

Código: XX-XX-
TIPO DE DOCUMENTO XX
NOMBRE DEL DOCUMENTO Versión: XX
LOGO DE LA
EMPRESA PROCESO: NOMBRE DEL PROCESO AL
Fecha:
QUE PERTENECE DD/MM/AAAA

Aprobación de Documentos:
Consiste en verificar y aprobar teniendo en cuenta que lo documentado
corresponde con las actividades realizadas por cada proceso.
La aprobación de documentos y formatos debe registrarse en un pie de página,
ubicado en la primera hoja de los documentos, debajo del título.

APROBACIÓN DE DOCUMENTOS (2019)

ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR
Firma: Firma: Firma:

Nombre: Nombre: Nombre:

Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha: Fecha: Fecha:

Contiene las firmas de quien elabora, revisa y aprueba el documento, basado en la

jerarquía del documento y las responsabilidades de siguiente tabla:

NIVEL JERÁRQUICO DOCUMENTOS (2019)

NIVEL JERARQUICO DEL RESPONSABLES DE ELABORACION-REVISON-
DOCUMENTO APROBACION
TIPO DE ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN
DOCUMENTO
Manual Política
Mapa de Procesos
Designado por el
Caracterización
responsable del
Procedimiento Responsable del Gerencia
proceso donde
Instructivo proceso
aplica
Formato
Programas
Planes

La revisión y aprobación de los documentos se evidencia con las firmas en el pie

de página, hoja de los documentos originales. La revisión y aprobación de los
documentos se evidencia con las firmas en el pie de página, hoja de los
documentos originales.
ANEXO B: ESTRUCTURA Y CODIFICACIÓN DOCUMENTAL SISTEMA DE
GESTIÓN DE CALIDAD.
Los documentos que hacen parte del Sistema de Gestión de Calidad son:
 Manual, Política de
calidad, Mapa de
procesos.

Caracterizaciones,
Procedimientos,
Instructivos,
Formatos.

Programas, planes,
otros documentos.

DOCUMENTOS DEL SGC (2019)

ESTRUCTURA DE CODIFICACIÓN:
Los documentos del Sistema de Gestión de Calidad, se codifican a través de
LETRAS MAYUSCULAS: las dos primeras denotan el Proceso y las siguientes el
tipo de documento seguidas de un número consecutivo, así:
ESTRUCTURA DE CODIFICACIÓN (2019)
LETRA DEL PROCESO LETRA DEL TIPO DE DOCUMENTO
GG Gestión Gerencial MA Manual
GA Gestión Administrativa PO Política
GF Gestión financiera MP Mapa de procesos
GM Gestión de mercadeo y ventas CA Caracterización
GS Gestión de seguridad y salud en PR Procedimiento
el trabajo
PC Proceso de compras IN Instructivo
PP Proceso de producción FR Formato
PG Programa
PL Plan
 PROCEDIMIENTO Código: GA-
PR-001
INDUCCION Y REINDUCCION
Versión: 01

GESTION ADMINISTRATIVA Fecha:

16/04/2019

OBJETIVO
Facilitar al personal de la empresa Aplanchados y Alimentos Doña Chepa S.A.S la
integración al contexto y dinámica organizacional y fortalecer el sentido de
pertenencia e identidad institucional para el buen desempeño de su cargo o rol.
ALCANCE
El procedimiento de inducción y reinducción afecta y es aplicable a todas las áreas
de la compañía. Puesto que la inducción permite la integración de los nuevos
empleados a la empresa, así mismo la actualización de los cambios realizados en
la Organización a través de la re inducción.
Inicia: Con la notificación de incorporación del nuevo empleado y la planeación de
la inducción.
Termina: Con la evaluación de resultados e inicio de labores.
DEFINICIONES
Inducción: Es un proceso dirigido a facilitar y fortalecer la integración del nuevo
colaborador a la cultura Organizacional y a suministrar información necesaria para
el conocimiento de la Entidad y el cargo.
Re inducción: Reorientar a la integración del empleado a la cultura organizacional,
en virtud de los cambios producidos en cualquiera de los procesos fundamentales
que incluyan el desarrollo institucional.
Informe: Es un texto que da cuenta del estado actual o de los resultados de un
estudio o investigación sobre un asunto específico.
Puesto de trabajo: Espacio que ocupa en una Empresa en el cual se desarrolla
una actividad con la cual se recibe un salario o sueldo especifico.
Responsable: Es aquella que actúa conscientemente siendo él la causa directa o
indirecta de un hecho ocurrido. Está obligado a responder por alguna cosa o
alguna persona.
DESCRIPCION
INDUCCIÓN
INDUCCIÓN (2019)
Actividad Descripción Responsable

Planear Realizar la planificación de la

inducción inducción teniendo presente las Administrador
funciones y responsabilidades del
cargo.
El responsable de realizar la inducción
realiza inducción al cargo cumpliendo
Realizar Responsable de
con los requisitos legales,
inducción haciendo conocer la institución y realizar inducción
facilitando la integración con la
general cultura organización de la entidad.
Mostrar y divulgar valores y principios
de la institución.

Realizar Presentar y explicar al nuevo Responsable de

integrante las políticas de realizar inducción
inducción en
seguridad y salud ocupacional y
salud programa de salud ocupacional.
Mostrar los riesgos en seguridad
ocupacional del cargo y funciones a
desempeñar, rutas de evacuación.

Realizar Explicar reglamento interno de trabajo, Responsable de

inducción haciendo énfasis en los deberes y realizar inducción
 Sobre derechos del trabajador y la compañía,
reglamento al igual que los horarios y sanciones
establecidas.
interno de trabajo
Realizar Responsable de
inducción realizar inducción
Explicar la metodología de evaluación,
Sobre evaluación la frecuencia, responsables y
del desempeño utilización de resultados de la
evaluación.

El responsable del proceso o

la dependencia debe realizar
Realizar Responsable de
inducción específica del cargo y
inducción de
puesto de trabajo a desempeñar, el proceso o área
puesto de trabajo reglamento, los procedimientos
relacionados, los compañeros, canales
de comunicación, etc.

Verificar Se verifica que la inducción haya Administrador

inducción sido cumplida de acuerdo a lo
planificado y temas propuestos.

Evaluar eficacia El responsable de proceso dentro de Responsable de

de la los tres meses siguientes a la
Proceso.
inducción evalúa la eficacia de la
inducción
Inducción.

Realizar Realizar análisis de los resultados

seguimiento a las de evaluación y cumplimiento
Administrador
evaluaciones e de lo planeado e identifica
identificar oportunidades de mejora.
oportunidades de
mejora.
REINDUCCIÓN
REINDUCCIÓN (2019)
ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE
Los responsables del
proceso identifican la
Identificar necesidades
necesidad de realizar
de reinducción. reinducción a los Responsable del proceso
trabajadores.

Elaborar listado de
trabajadores que
Elaborar listado de
requieren inducción y
trabajadores.
temas de inducción. Administrador

Establecer hora y fechas

de inducción, temas de
Realizar planificación de
reinducción y material a
la
ser entregado. Administrador
Reinducción.

Desarrollar las
actividades de
Realizar reinducción. Administrador
reinducción de
acuerdo a los temas
planificados.
El responsable del
proceso, teniendo en
cuenta el número de
Evaluar eficacia de la empleados asistentes al
inducción. proceso, evalúa la
 eficacia de la Responsable del proceso
reinducción.
Realizar análisis de
los resultados de
Realizar seguimiento a
evaluación y
las evaluaciones e
cumplimiento de lo Administrador
identificar oportunidades
planeado e identificar
de mejora.
oportunidades de mejora.

PROCEDIMIENTO Código: GA-PR-

001
EVALUACION Y
Versión: 01
REEVALUACION DE
PROVEEDORES
Fecha:
26/04/2019
GESTION ADMINISTRATIVA

OBJETIVO
Definir criterios para evaluar, seleccionar y reevaluar a los proveedores que
afectan los servicios que presta la empresa Aplanchados y Alimentos Doña Chepa
S.A.S a sus clientes.

ALCANCE
Este procedimiento está a cargo de la Coordinación Administrativa de la compañía
y aplica para los proveedores de suministro de bienes y/o servicios y los demás
requeridos de acuerdo con la naturaleza de los proyectos.

DEFINICIONES
Proveedor: Organización o persona que suministra un producto o servicio.
Evaluación: Un examen sistemático de la capacidad de un proveedor, para
satisfacer los requisitos especificados.
Selección: Actividad posterior a la evaluación del proveedor, que permite hacer la
vinculación a la organización.
Cotización: Propuesta presentada por cada proveedor, con fines de seleccionar la
mejor alternativa que permitan la consecución de bienes y/o servicios requeridos.
Reevaluación: Examen Sistemático periódico para evaluar el desempeño del
proveedor.

DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

 Evaluación y selección
 Cuando surge la necesidad de un proveedor nuevo, ya sea por:
 Ausencia de proveedores para un producto o servicio determinado.
 Por mal desempeño de los proveedores actuales.
 Por ofrecimiento de un proveedor nuevo.

Para realizar la evaluación y selección de proveedores de bienes y/o servicios

diferentes a la contratación de servicios personales, técnicos o profesionales se
utilizará el formato evaluación y selección de proveedores.
Cuando por la naturaleza del proyecto necesidad de un proceso se requiera la
evaluación y selección de proveedores de bienes o servicios diferentes a los
identificados explícitamente en este procedimiento, la dirección ejecutiva o la
coordinación administrativa determinarán los criterios a tener en cuenta en el
proceso de evaluación y selección.
Solicitud de cotizaciones
 Una vez definida las condiciones de compra, se procede a la solicitud de
cotización o cotizaciones a los proveedores según se requiera.
 La selección de los proveedores deberá tener en cuenta la competencia
libre y abierta; de tal manera que el proceso sea práctico, transparente y
libre. Como excepciones a este procedimiento, se encuentra lo siguiente:
Compras por caja menor
 Cuando de acuerdo con la información obtenida, exista un único proveedor
que pueda suministrar los bienes o servicios, caso en el cual se debe dejar
constancia escrita.
 Cuando por causas de fuerza mayor o a solicitud expresa del cliente se
debe realizar una adquisición de un bien y/o servicio en el desarrollo de un
proyecto específico. En este caso se debe dejar constancias.
Realizar proceso de evaluación de cotizaciones y selección del proveedor:
 El responsable del proceso o proyecto que requiere la compra del bien o
servicio diligencia el formato evaluación de cotizaciones y la evaluación y
selección de proveedores, evalúa y analiza los resultados para determinar
 la selección del proveedor del bien y/o servicio, de acuerdo a los criterios de
evaluación y selección y condiciones de compra establecidos.
 En el formato evaluación de cotizaciones, debe dejarse indicada la
selección del proveedor dejando constancia de los criterios en los que se
basó la selección.
Criterios de evaluación y selección
Los criterios para evaluar a los proveedores están definidos en el formato
selección y evaluación de proveedores y se ilustran en la siguiente tabla:
CRITERIOS A EVALUAR (2019)
Criterios a evaluar Puntaje %
Participación
Experiencia o Menor a 1 año 1
trayectoria Entre 1 y 3 años 3 25%
Mayor a 3 años 5
No posee sistema de calidad 1
Se encuentra en proceso de 3
Certificación certificación 5%
en ISO Este certificado con la Norma
9001:2015 ISO 5
9001:2015
Garantía No brinda garantía 1 20%
Brinda garantía 5
Tiempo de Mayor a 15 días 1
entrega Entre 8 y 15 días 3 5%
Entre 1 y 7 días 5
Forma de Contado, Contra entrega 1 15%
pago Menor o igual a 30 días 3
Mas de 30 días 5
Precio Superior 1
(comparación Igual 3
con otros 30%
proveedores) Inferior
5

Total 100%

Los criterios para seleccionar proveedores con base en el resultado de las

evaluaciones, clasifican los proveedores así:
 Proveedor aceptado: con un puntaje mayor o igual a 4
  Proveedor no aceptado: con un puntaje menor a 4 Los proveedores
aceptados quedan seleccionados, y deben ser ingresados en el formato
listado de proveedores aceptados.
Reevaluación
El administrador o el gerente evalúan a los proveedores que aparecen en el listado
de proveedores aceptados, según aplique, utilizando el formato reevaluación
proveedores de manera semestral o al cierre del proyecto, dicha evaluación
garantiza la capacidad de suministro de productos o servicios de acuerdo a las
especificaciones del cliente.
El administrador recibe todos los registros de reevaluaciones de
proveedores, tabula resultados y realiza el análisis de datos.
Criterios de reevaluación
Los criterios para Reevaluar a los proveedores se ilustran en la siguiente
tabla:

CRITERIOS REEVALUACIÓN (2019)

Criterios a evaluar Puntaje % Participación

Deficiente 1
Calidad Aceptable 3 20%
Excelente 5
Precio por encima del 1
Precio mercado 30%
Precio acorde al mercado 3
Precio por debajo del 5
mercado
Brinda garantía 5
Garantía No brinda garantía 1
15%
Oportunidad No cumple con los tiempos de 1
en la entrega
entrega Entregas a tiempo, pero 3 5%
parciales
Realiza entregas a tiempo y 5
completas
Condiciones Contra entrega 1
de pago Menor a 30 días 3 15%
Mayor a 30 días 5
Dificultad en la comunicación 1
Se presentan dificultades 3
esporádicas en la
 comunicación

Satisface las necesidades 5

Atención al oportunamente cada vez que 10%
cliente hay inquietudes

No posee certificado o esta 1

vencido
Se encuentra en proceso de 3
Certificación implementación del Sistema 5%
de calidad de Calidad

Posee certificado de calidad 5

TOTAL 100%

Según el resultado de las reevaluaciones, se clasifican los proveedores así:

 Proveedor confiable: con un puntaje mayor o igual a 4
 Proveedor aceptable: con un puntaje de 3.0 a 3.9
 Proveedor rechazado: con un puntaje inferior a 3.0
Los proveedores confiables siguen vigentes en el listado de proveedores
aceptados.
Para los proveedores aceptables se debe realizar seguimiento al
desempeño del proveedor.
Si los resultados de la evaluación muestran que el proveedor es rechazado, se
retira del Listado de Proveedores Aceptado, pero si se requiere, puede aprobarse
definiendo el control a ejercer sobre este. Dichos controles se refieren acuerdos
en cuanto a calidad del producto o servicio, oportunidad en la entrega, condiciones
respecto al precio y seguimiento en la entrega, entre otros.
Los resultados obtenidos se comunicarán a los proveedores que se estime
conveniente.
 PROCEDIMIENTO Código: PC-PR-
001
GENERAL DE COMPRAS
Versión: 01

PROCESO DE COMPRAS Fecha:

05/05/2019

OBJETIVO
Crear criterios de gestión para la adquisición de bienes y servicios que cumplan
las expectativas de las áreas solicitantes.
ALCANCE
Este procedimiento se aplica al abastecimiento de recursos materiales que
cumplan con las especificaciones de calidad, técnicas, plazos y precios
determinados para los productos de Aplanchados y Alimentos Doña Chepa SAS y
a las actividades subcontratadas correspondientes.
DEFINICIONES
Compras: Acción de adquirir un producto o servicio a cambio de un coste
determinado.
Materiales: Son tipos de materia con características específicas.
Subcontratación: Es un proceso donde una organización encarga sus tareas
externas a otra especializada en esa área.
Proveedor: Un proveedor es una persona o una empresa que proporciona
existencias y abastecimiento a otra empresa para que ésta pueda explotarlos en
su actividad económica.
DESARROLLO

Responsabilidades
En la gestión de subcontratación y de compras de servicios o materiales, pueden
intervenir los siguientes funcionarios:
 Gerente general: Equipos e inversiones
 Jefe de producción: Servicios o materiales destinados en el área de
producción
 Jefe de planta: Servicios o materiales destinados en la planta, actividades
de mantenimiento.
Pronósticos de subcontrataciones y compra
Antes de comenzar la producción el jefe de producción identifica la materia prima y
los servicios necesarios para la estimación de las subcontrataciones y las compras
a efectuar.
Los pronósticos se aproximan a las necesidades reales de la producción y se
hacen para iniciar las consultas con proveedores.
La empresa debe suplir necesidades de producción fuera de lo programado
cuando:

-Es preciso reponer stock en el almacén.

-Las necesidades de producción lo precisan.
-Un encargo concreto de un cliente así lo requiere.
-Un programa de provisión transmitida por los clientes.

Petición y comparación de ofertas.

Hacer las gestiones pertinentes para pedir ofertas de materiales o subcontratación
preferiblemente a los proveedores que están en la lista habitual de proveedores
que tiene la organización o que pertenezcan a la zona donde se está trabajando.
Es importante realizar un formato para comparar las ofertas recibidas.

Contenido de los documentos de compras.

Cuando se haya elegido el proveedor, El jefe de producción o el jefe de planta
pasa los datos a administración y allí se procede a establecer el pedido según el
contrato oportuno.
Se debe incluir en los contratos o en los pedidos según se proceda los datos
siguientes:
  Identificación de la provisión (denominación, descripción) y del proveedor
seleccionado.
 Detalles en catalogo (materiales), en oferta o en otros documentos
entregados por el proveedor.
 Cantidad en unidades de aprovisionamiento
 Destino de suministros
 Fecha de emisión
 Plazo de entrega
 Formas de pago

Cuando se requiera certificados de calidad, instrucciones para materiales o

subcontratación, las solicitudes se colocan en el contrato.
Incluir en los contratos clausulas ambientales y también de seguridad y salud
oportunos.
A el jefe de producción se le debe presentar controles operacionales con respecto
al ambiente y a residuos para su revisión y seguimiento.
El área de administración es la encargada de archivar y seguir todos los contratos
de los pedidos sin importar quien haya causado la necesidad, estos contratos de
pedidos deben ser firmados por el encargado ya sea el jefe de producción o el jefe
de planta.
Una copia del pedido debe quedar en manos del responsable de la compra para
hacer más fácil la prestación de servicios o recepción de materiales.

Aceptación de los pedidos

Los responsables del pedido son los encargados de su recepción atendiendo las
instrucciones de recepción aplicables.
Cuando se tenga el recibo del proveedor en administración debidamente aceptado
o sea que no haya ninguna inconformidad se procede a comprobar con la factura
de pago del subcontratista para continuar con el pago.
El área de administración debe tener archivos de ofertas abiertas por parte de los
proveedores a precios establecidos porque se puede usar de base para cualquier
pedido que se origine.
En la recepción del pedido se debe inspeccionar que no vaya a afectar la calidad
del producto final.
Selección y evaluación de proveedores
Los proveedores deben cumplir con los siguientes criterios:
 Los productos deben cumplir con los requisitos exigibles legalmente como
con lo que la producción lo necesita.
 Los productos deben llegar en las condiciones y plazos establecidos.
 Las condiciones económicas tienen que ser competitivas
 Los proveedores deben cumplir con los criterios de evaluación del
desempeño como apto.
 Para la subcontratación de servicios el jefe de producción debe tener en
cuenta los siguientes criterios:
 Disponer de las características necesarias que requiera la empresa.
 Debe disponer los medios suficientes para cumplir los trabajos en la forma y
plazo establecidos.
 Contar con la documentación administrativa que se les exige.
 También deben cumplir con la evaluación del desempeño como apto.
 Los proveedores se deben evaluar continuamente, mediante el análisis de
no conformidades que nacen por los suministros o servicios.
La clasificación tiene estas categorías apto o no apto utilizando los siguientes
criterios:
Es no apto cuando una empresa presenta no conformidades y nunca lo corrige.
Es importante realizar evaluaciones para ver el comportamiento de los
proveedores y subcontratistas, mirando las no conformidades y las acciones
correctivas formuladas por parte de ellos y así optar por medidas oportunas.
Registros
REGISTROS (2019)
REGISTRO RESPONSABLE
Comparativo de ofertas Jefe de producción, jefe de planta
Pedido Administración
Petición de suministro Administración
Evaluación del desempeño Gerente
Documentación requerida Administración
 PLAN DE ACCION Código: GA-PL-
001
PARA EL CONTROL DE LA
PROPIEDAD Versión: 01
PERTENECIENTE AL
PROVEEDOR Y/O CLIENTE Fecha:
15/05/2019
GESTION ADMINISTRATIVA

OBJETIVO
Crear un plan de acción claro para controlar, usar y proteger los bienes que
pertenecen al proveedor y/o cliente cuando la organización los tenga en su
dominio en la prestación del servicio.
ALCANCE
El inicio de este procedimiento es identificar la propiedad del proveedor y/o cliente
y finaliza con su preservación o devolución.
Se aplica para los procesos misionales de la organización que prestando servicios
manejen propiedad del proveedor y/o cliente.
RESPONSABLES
Gerente general, administrador(a) y los funcionarios de cada área que manejen la
información o productos del proveedor y/o cliente, están comprometidos de velar
por la aplicación y actualización de este documento.
TERMINOS Y DEFINICIONES
Propiedad de cliente y/o proveedor: La organización debe cuidar los bienes que
son propiedad del proveedor y/o cliente mientras estén bajo su control o los esté
usando. La entidad debe identificar, verificar y proteger los bienes que son
propiedad del proveedor y/o cliente suministrados para su utilización o
incorporación dentro del producto y/o servicio. Cualquier bien que sea propiedad
del cliente que se pierda, deteriore o que de algún otro modo se considere
inadecuado para su uso, debe ser registrar y comunicar el estado al cliente.
En esta definición entra todo tipo de cosas: maquinaria, equipos de trabajo,
instalaciones, locales, planos, especificaciones, información confidencial,
contenedores de transporte, por lo que habrá que poner un especial cuidado.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
La organización es responsable de proteger toda información o bienes que
pertenezcan al proveedor y/o cliente, se debe realizar los registros precisos para
su inspección, entrada y entrega del mismo.
Es importante tener espacios adecuados dentro de la organización para conservar
y proteger los bienes y registros.
CONTENIDO
PLAN DE ACCIÓN (2019)
No Actividad Responsable
Identificar lo que le pertenece al cliente en
1 la prestación del servicio y elaborar La organización
registros necesarios según el servicio
prestado.
Informar al proveedor y/o cliente las
2 condiciones encontradas del bien y La organización
registrar su estado en el formato definido
por la organización.
Cuidar la preservación del bien del
3 proveedor y/o cliente mientras este bajo La organización
el control de la organización hasta su
devolución.
Entregar e inspeccionar el bien si la
entrega fue conforme a las condiciones
acordadas con el proveedor y/o cliente:

Si la entrega fue conforme se actualizan

4 los registros de acuerdo al formato La organización
establecido.

Si no fue conforme se debe comunicar al

cliente y tomar las medidas necesarias
para cumplir con lo acordado.

PUNTOS DE CONTROL
Antes de aprobar el trámite por parte del proveedor y/o cliente se debe confirmar
la realización de los registros de inventario o inspección del bien a proteger.
La organización en el momento de proteger un bien tangible o intangible, debe
comprobar que el registro este firmado por el proveedor y/o cliente en constancia
de su aceptación.
Inspeccionar que los espacios establecidos para la preservación de los
documentos y de los bienes sean acordes para su protección.
Cuando se vaya a entregar el bien al cliente, se debe hacer una revisión de los
registros iniciales y su estado, en presencia del proveedor y/o cliente y hacer
firmar el registro de entrega.
PROCEDIMIENTO Código: GE-PR-
001
PARA EL CONTROL DE
Versión: 01
CAMBIOS

Fecha:
GESTION ESTRATEGICA 26/05/2019

OBJETIVO
Establecer la metodología necesaria para llevar a cabo los cambios que se
manifiesten de manera planificada en el Sistema de Gestión de Calidad dentro de
la empresa.
ALCANCE
Se emplea para los cambios que afecten significativamente al Sistema de Gestión
de Calidad, así como los riesgos y oportunidades.
DEFINICIONES
Cambio: Trasformación relevante de un proceso, instalación, métodos o equipo ya
existente, puede ser comi8enso de nuevos procesos, cambio de metodologías,
cambio en instalaciones, cambio en la legislación.
Gestión del Cambio: Aplicación metodológica de procesos y procedimientos para
crear una nueva salida del proceso o resultado previsto.
POLITICAS

Políticas generales
  Cumplir los pasos a seguir estipulados en el presente documento para
garantizar la correcta administración y distribución de los documentos que
forman parte del Sistema de Gestión de Calidad.
 No se debe utilizar documentación, fuera del control del presente
procedimiento, esto incluye formatos, instructivos, entre otros.
 Se debe contar con la versión actualizada del documento para el desarrollo
de las diferentes actividades incluidas en los documentos, a fin de
garantizar la utilización de la documentación vigente.
 Cuando se incumpla este procedimiento y dependiendo de la magnitud del
caso, los líderes de proceso deciden la pertinencia de la generación de un
reporte de acción correctiva.
 Toda información de los clientes y/o servicios prestados externamente, es
de carácter. confidencial, por lo que no puede ser conocida, sino con
autorización por parte de los mismos.
 Todos los “documentos que conservaran la información” deben ser
identificados de manera única, para evitar equivocaciones.
Políticas especificas
Se consideran cambios significativos al Sistema de Gestión de Calidad:
 Publicación o eliminación de procesos al Sistema de Gestión Calidad.
 Cambio en el alcance del Sistema de Gestión de Calidad.
 Cambio en la norma ISO 9001.
 Inclusión de software que elimine documentación aplicable a un proceso.
 Inclusión de otra sede de operación.
 Cambios en la normatividad que requieran modificación de más de dos
procesos y más de tres procedimientos.
 Los cambios en la Política y Objetivos de Calidad se dejan documentados
en la Revisión por la Dirección.

DESARROLLO
CONTROL DE CAMBIOS (2019)
No Actividad Registro Responsable

Se presenta la necesidad de
efectuar un cambio
1 Gerente general
significativo para el sistema de
gestión de calidad.
Los cambios significativos para
el sistema de gestión de
 calidad son los ya descritos en
las políticas especificas
Dar a conocer el cambio a
líderes del proceso como el
Gerente general.
jefe de planta y el jefe de
2 producción y a decisión del Jefe de planta
gerente general el cambio se
debe dar a conocer a la junta Jefe de
directiva. producción

3 Diligenciar formato de acción Formato acción Jefe de planta

de mejora, en el que se de mejora
establece el objetivo del
cambio, las actividades,
responsables y fechas para
realizar el cambio.
Analizar posibles riesgos y Acción de
oportunidades que surjan del Mejora, Matriz de
4 Jefe de planta
cambio y también los posibles Riesgos y
peligros y riesgos en el Oportunidades, Jefe de
sistema de gestión de Matriz de producción
seguridad y salud en el trabajo Peligros
Inspeccionar periódicamente Acción de Gerente general
los compromisos establecidos Mejora,
5 Jefe de planta
e incluir nuevas actividades, Documentos que
replantear fechas dado el caso soportan las Jefe de
que sea necesario. actividades producción
planeadas
Ya cumplidas las actividades Jefe de planta
evaluar el cambio propuesto si
6 Acción de mejora Jefe de
su implementación es positiva.
producción
7 El cambio se cierra en el Acción de mejora Jefe de planta
formato acción de mejora
Jefe de
producción
 PROCEDIMIENTO Código: PP-PR-001

DE PRODUCTO NO
Versión: 01
CONFORME

Fecha: 04/06/2019
PROCESO DE PRODUCCIÓN

OBJETIVO
Lograr un tratamiento y un control de los servicios o productos que no cumplen
con los requisitos establecidos en el Sistema Integrado de Gestión de la Calidad
(SGC), Creando políticas, condiciones, compromisos y controles.
ALCANCE
Aplica para los procesos misionales de la organización que hacen parte del
sistema integrado de gestión de gestión de calidad que están relacionados con la
satisfacción de los clientes.
Los pasos determinados en este procedimiento son aplicados por el personal
responsable del proceso, en el momento en que se detecten servicios o productos
que no cumplan con alguna de las características especificadas, para su uso,
proceso o entrega.
RESPONSABLES
Gerente general:
Es el responsable de establecer el orden en este procedimiento y garantizar que
se cumpla, debe asegurar la capacitación al personal para el conocimiento y
aplicabilidad del mismo.
Empleados de toda la organización
Son los encargados de generar informes cuando el producto o servicio no es
conforme en el instante que lo descubran y ejercer las acciones inmediatas
propuestas para mermar su impacto.
DEFINICIONES
Cliente: Entidad o persona que recibe un producto y/o servicio.
Calidad: Grado en el que un conjunto de características cumple con los requisitos.
Acción preventiva: Acciones tomadas para prevenir una no conformidad u otra
situación indeseable.
Acción correctiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de
una no conformidad detectada u otra situación indeseable.
No conformidad: Incumplimiento de un requerimiento.
Riesgo: Toda posibilidad de situaciones que pueda entorpecer el desarrollo normal
de las funciones de la organización y le impidan el logro de sus objetivos.

POLITICAS
Acciones inmediatas
Cuando sea detectado un producto o servicio no conforme se debe tratar de
reparar inmediatamente el error por la persona que lo descubre.
Registrar las no conformidades encontradas en el formato de reporte de producto
no conforme, con el fin de tomar acciones correctivas y prevenir que reaparezcan.
Tratamiento de las no conformidades
Escribir la información completa en el formato de reporte de producto no conforme
y documentar el producto o servicio no conforme, describiendo claramente la
información necesaria para el entendimiento de la misma.
Una persona que conozca la no conformidad así no la haya originado, registrara
las causas que la ocasionaron. Si no se conoce, se deja el espacio en blanco para
que el equipo de trabajo seleccionado por el gerente general, jefe de planta y el
jefe de producción, investiguen las causas y las registren.
Se proporciona la información registrada en el formato al Gerente general – jefe de
planta, quién analizará la situación y llevará un control general de las No
Conformidades, catalogándolas como abiertas hasta que se haya realizado la
corrección propuesta.

Cierre del formato de no conformidades

Una vez entregado el formato a el Gerente general – jefe de planta, se definirá
quien comprobará que se haya corregido la no conformidad y los resultados
logrados, describiéndolos en el espacio proporcionado. Si los resultados no son
buenos, se inicia una nueva solicitud del Formato detallando la razón en la parte
de observaciones.

Descripción de actividades

NO CONFORMIDADES (2019)
No Descripción Responsables Registros
1 Detectar No Conformidades y Responsable
Suspender actividades desarrolladas del proceso
2 Emitir formato de no conformidades
Gerente
general
3 Recibir, analizar y llevar control del
formato de las no conformidades
Jefe de planta
Equipo de Registro de
trabajo causas
4 Averiguar las causas y registrarlas
detectadas
Gerente
general
5 Recibir formato y comprobar los
datos obtenidos
Jefe de planta
Gerente
general
6 Cerrar el formato y archivar como Formato de
registro de calidad resultados
obtenidos
Jefe de planta
 PROCEDIMIENTO Código: PP-PR-001

PARA LA TRAZABILIDAD DEL Versión: 01

PRODUCTO

Fecha: 12/06/2019
PROCESO DE PRODUCCION

OBJETIVO
Establecer un programa de trazabilidad y mejorar el programa de calidad en la
empresa Aplanchados y Alimentos doña Chepa S.A.S de forma estratégica con el
fin de mejorar el contexto actual de la producción diaria.
ALCANCE
Este procedimiento de calidad es aplicable a todos los productos producidos por la
empresa Aplanchados y Alimentos doña Chepa S.A.S.
DEFIINICIONES
Trazabilidad: Cadena de procedimientos que aprueban que el proceso de un
producto pueda seguir en cada una de sus etapas.
Orden de fabricación: Lanzamiento de una fabricación realizada por el área de
producción.
TRAZABILIDAD EN LA CADENA ALIMENTICIA

Recepci Entrada Elaboraci

ón de la al ón de
mercanc almacén procesos
ía

Cada proceso
es tratado de
manera
Distribuci
Venta independiente
ón del
final por el
producto
software,
almacenándos
e todos los
detalles del
 TRAZABILIDAD EN LA CADENA ALIMENTICIA (2019)

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

Recepción de materia prima

Se debe asegurar que el transporte de materia prima se realice en adecuadas
condiciones de higiene y sea ubicado sobre las estibas.
El responsable de la recepción de la materia prima comprobara que la mercancía
que es suministrada por proveedores cumpla con las especificaciones de compra
previamente establecida.
Realizar inspección visual inspeccionando:
 Estado del producto
 Estado de empacado
 Identificación

Fecha de caducidad
Para controlar la recepción de materias primas hay que tener en cuenta la
periocidad, el producto, quien lo realiza, la fecha, el proveedor, el registro del
producto, la higiene del producto y el estado del producto.

Almacén
Una vez realizadas las calificaciones la materia prima se traslada al almacén hasta
el momento del proceso.

Solicitud de materias primas e insumos por parte de producción

Cada línea de producción realiza el pedido de las materias primas e insumos que
necesita para la elaboración de los productos, esto se hace por medio de un
formato que contiene listado, insumos, producción, el cual es diferente para cada
línea.
Entrega de materia prima e insumos a producción
Cuando se hace la distribución de materias primas a producción se tiene en
cuenta el producto y las cantidades entregadas a cada línea de producción, se
entrega lo que se solicitó por medio del formato listado, insumos, producción.

Recepción por línea de producción de productos entregados por bodegas

Se verifica que se hayan entregado las cantidades pedidas y las condiciones de
los productos recibidos.

Proceso de manipulación por parte de cada línea productiva

Durante este proceso se realiza la producción de los productos que serán
distribuidos en puntos de venta o clientes, para el control de este proceso se
diligencia el formato de control de trazabilidad en proceso.

Recepción de productos terminados por parte de despachos

Cada línea le hace entrega a despachos de los productos que fueron requeridos
para ese día, y por medio del formato pedidos y distribución producto terminado,
se verifica que haya sido la cantidad requerida, que el producto este en óptimas
condiciones para ser distribuido y se registra la hora de entrega.

Distribución productos terminados a puntos de venta o clientes finales

Despachos es el encargado de distribuir los productos terminados a sus destinos
finales, durante este proceso se tiene en cuenta la cantidad de productos a
entregar y el responsable del transporte.

Recepción de productos por parte de puntos de venta

Cada punto de venta recibe los productos solicitados por parte del trasportador, se
hace el chequeo de lo recibido, y lo que no se encuentre en optimo estado se
devuelve a planta de producción.

Devolución de productos por fecha de vencimiento

Cada punto de venta lleva el control de los productos que están próximos a
vencer, se aplican unos parámetros establecidos por parte de la empresa para
hacer devolución de estos a la planta de producción.

Recepción de productos no conformes o en devolución

Se hace la recepción de los productos no conformes por distintos motivos y la
recepción de los productos en devolución por fecha de vencimiento, se realiza un
chequeo y se diligencia el motivo de la devolución, la fecha de la devolución y el
lote de elaboración del producto.
Trazabilidad en recepción.

Emisión de pedido

recepción de pedido

Inspección de la mercancía y
comprobación de datos

Producto identificado
mediante lote

Mantener identificación
aportada por proveedor

Registrar datos

Almacenamiento

TRAZABILIDAD EN RECEPCIÓN (2019)

Trazabilidad en distribución del producto final.

Recepción pedida del

cliente

Comunicación con
almacén

Comprobación de
existencias

Preparación de
mercancía/Comprobación
de datos

Etiquetado de la unidad de
venta

Elaboración factura

Despacho de mercancía

TRAZABILIDAD EN DISTRIBUCION DEL PRODUCTO FINAL (2019)

INDICADORES (2019)
Procesos Indicadores

Tiempo de ciclo de producción

Mide el tiempo que se demora fabricar un producto dado,
desde que se libera la orden de producción hasta entregar los
productos terminados.
Takt time
Se usa para entender el ritmo de producción de un producto
para poder satisfacer la demanda del cliente.
Tiempo disponible
Takt time=
Demanda
Rotación de inventario
Ayuda a comprender el número de veces que el inventario es
vendido en un periodo de tiempo determinado.
Costo de bienes vendidos
Rotacióninventario =
Promedio de inventario
Producción
Para mejorar la eficiencia:
Tiempo de ejecución
Tiempo de ejecución= Tiempo programado-tiempo de
descanso programado-tiempo de inactividad no programado.
Disponibilidad
Tiempo de ejecución
Disponibilidad=
Tiempo programado
Rendimiento
Unidades producidas∗tiempo estándar
Rendimiento=
Tiempo de ejecución
Tasa de rechazo
Unidades defectuosas
Tasa de rechazo= ∗100
Unidades producidas
Calidad
Unidades producidas−unidades rechazadas
Calidad =
Unidades producidas
Efectividad general de los centros de producción
Efectividad= Disponibilidad * Rendimiento * Calidad

COSTO DE PRODUCCIÓN COMO PORCENTAJE DE LOS

INGRESOS
Relación entre los costos totales de producción y los ingresos
totales generados por la planta.

Incremento de facturación mensual

Facturaciónmes en curso−Facturaciónmes anterior

IFM = ∗100
Facturación mes anterior

Rentabilidad de ventas
Ventas−Costes
Rentabilidad de ventas= ∗100
Ventas

Rentabilidad y margen de cada producto

Precio producto−Coste de producción

R y MP= ∗100
Precio producto

Rotación de stock

Consumo
RS= ∗100
Existencias

Índice de fidelización
 No de clientes∗No de compras totales
IF=
100

Reclamos
Mercadeo y
ventas Reclamos
R= ∗100
Compras

Devoluciones

Devoliciones
D= ∗100
Compras

Visitas por compras

Visitas
V= ∗100
Compras

Volumen de compras por cliente

Total de compras
VCC= ∗100
Total de clientes

Coste de adquisición de cliente

Gastos en marketing
CAC=
Nuevos clientes

Percepción sobre la prestación de los servicios

Gestión
Gerencial
Usuariosque califican el servicio comomuy satisfactorio
P PS=
Usuariosque califican el servicio através de la encuesta

Cumplimiento en los tiempos de respuesta a las

preguntas, sugerencias, quejas y felicitaciones (PSQF)
 No de PSQF respondidas en untiempo estandar
CTR= ∗100
No de PSQF recibidas en el periodo

Índice de compras

Valor de las compras totales

IC=
Ventastotales del año anterior

Rotación del stock de inventario

Compras anuales de materiales

RSI =
Número de pedidos anuales

Periodo medio de pago: Mide los días que tarda la empresa

por término medio en pagar a sus proveedores

365
Comprasanuales
PMP=
Saldomedio anual de proveedores
Compras

Eficiencia del proveedor

Pedidos generados sin problemas

Compras generadas sin retraso=
Total pedidos generados
Porcentaje de quejas sobre productos adquiridos y
entregas perfectas

Pedidos rechazados
Pedidos no conformes=
Total de ordenes de compra recibidas

Número de compras a proveedores certificados

Proveedores certificados
% Proveedores certificados=
Total de proveedores

Financiamiento de proveedores

Periodomedio de pago∗Rotación de stock

FP= ∗100
365

Rotación de proveedores

Comprasa proveedores nuevos

RP= ∗100
Compras totales

Oportunidad en anticipos

No de anticipos cancelados oportunamente

OA= ∗100
Total anticipos pagados en el periodo

Oportunidad viáticos
 No de viaticos cancelados oportunamente
OV = ∗100
Total viaticos pagados en el periodo

Quejas

No de quejas recibidas
Q= ∗100
Total de solicitudes
Administrativ
o y financiero
Tramite de compras

Total de compromisoscumplidos en el periodo

TC= ∗100
Total de compromisos adquiridos para el periodo

Cumplimiento de evaluaciones

Total de evaluaciones de proveedores del periodo

CE= ∗100
Total de evaluaciones programadas para el periodo
ENTRADAS Y SALIDAS DE LOS PROCESOS (2019)
PROCESO PROVEEDOR ENTRADAS SALIDAS CLIENTE
Información
sobre el
Todos los desempeño de Todos los Presupuesto
procesos cada proceso procesos aprobado.
Todos los Acciones de
Entes de control Auditorías procesos mejora
GESTION Causación
GERENCIAL gastos, compras,
cuentas por
pagar y otros. Proveedores,
Gestión contable Plan ejecución nuevos
y financiera presupuestal. colaboradores. Contratos
Requisitos del
Cliente Externo cliente.    
Materiales, Producto Mercadeo y
Compras insumos terminado ventas
PRODUCCION Mantenimiento Solicitud de
Servicios de equipos, recursos, Administración,
generales aseo, transporte mejoras. gerencia
 Solicitud de
mantenimiento
y/o cambios de
equipos,
Requerimiento elementos en el
de cantidad de área de trabajo,
Administración, producto a transporte, Administración,
gerencia realizar limpieza gerencia
Proceso Pedidos
compras, Recepción de entregados y Cliente
producción. productos aceptados. externo.

Solicitud de
productos
Información terminados para
general del ser Gerencia,
Cliente externo. cliente. comercializados. producción.
Requisitos de
Cliente externo, los clientes,
MERCADEO Y gerente, jefe de solicitud de Estrategias para
VENTAS mercadeo, compras, aumentar
entorno. pedidos. ventas. Gerencia.
Proceso
Quejas, Estado de ventas,
contable y
Gerencia, reclamos, ingresos diarios,
financiero,
gastos, inventario.
administración. felicitaciones. gerencia.
Gerencia, Oportunidad de
administración. negocio.    
  Lista de precios.    
Aprobación
  presupuestal.    
Requerimiento
de materia
prima,
materiales,
instrumentos Entrega de
para la materias primas,
elaboración de insumos,
los productos a instrumentos,
COMPRAS Producción. comercializar. materiales. Producción.
Solicitud de
recursos para
las funciones de Materiales de Áreas de la
Administración. la empresa. trabajo. empresa.
Proceso
Aprobación Facturas, contable y
Gerencia. presupuestal. cotizaciones. financiero.
ADMINISTRATIV Mercadeo y Movimientos de Informes Gerencia,
 almacén e
inventarios de accionistas,
ventas bienes. contables Administración.
Comercialización Estados Todos los
y distribución Caja menor. financieros procesos

Declaración de gestión
Todos los Solicitud ingresos y administrativa,
procesos presupuestal. patrimonio gerencia
Personal
seleccionado y
Entidades Extractos vinculado, Todos los
financieras bancarios. nómina procesos
Facturas y
Ordenes de Plan de
Todos los procesos pago. mantenimiento.  
Reporte de Ejecución de
ingresos y servicios
  gastos. generales  
Necesidades de
mantenimiento
de equipos, de Matriz de
O Y FINANCIERO bienes muebles riesgos de
e inmuebles de seguridad y
las salud en el
  dependencias. trabajo  
Servicios
Facturas, administrativos
  cotizaciones. operando  
  Contratación.    
  Manuales.    
Solicitud de
servicios
  generales.    
Contratos,
  convenios.    
Quejas,
informes,
reclamaciones,
fallos
disciplinarios,
renuncias,
despidos,
rendimiento de
  trabajadores.    
 PROCEDIMIENTO Código: PP-PR-001

DE ACCIONES CORRECTIVAS Y
Versión: 01
DE MEJORA

Fecha: 22/06/2019
PROCESO DE PRODUCCIÓN

OBJETIVO
Establecer el procedimiento para identificar, analizar e implementar acciones y
controlar las no conformidades u oportunidades de mejora que conlleven al
comienzo de acciones correctivas o de mejora, para cumplir los requisitos del
sistema de gestión de calidad.
ALCANCE
Aplica para los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad de la Empresa
Aplanchados y Alimentos Doña Chepa S.A.S desde el momento en que se
identifican las no conformidades u oportunidades de mejora, hasta el cierre de las
acciones correctivas y de mejora.
DEFINICIONES
Acción correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad
detectada u otra situación no deseable.
No conformidad: El no cumplimiento de un requisito especificado a la cual se debe
dar tratamiento.
Acción de mejora: Acción enfocada a identificar oportunidades de mejora en los
procesos con el fin de optimizarlos, aumentando su capacidad para cumplir con
los requisitos y demostrando con los resultados obtenidos.
CONDICIONES GENERALES
Las Acciones de Mejora que se presenten en los procesos, subprocesos o
unidades que apunten a la optimización del proceso, se registran en el formato de
Acciones de Mejora.
Los plazos definidos para el cumplimiento de las acciones, deben ser razonables y
determinadas acorde con la dimensión de las acciones formuladas.
Se debe concertar las acciones propuestas bajo la coordinación del responsable
del proceso en el que se identificó el hallazgo.

DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
ACCIONES CORRECTIVAS Y DE MEJORA (2019)
No ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO
Detectar la no conformidad, acción de
mejora:
Fuentes confiables y verificables como
son:
• Peticiones, Quejas y Reclamos
• Auditorías
• Indicadores
Líder del Formato
• Identificación de Servicio No Conforme
Proceso acciones
• Riesgos del Proceso correctivas y
Líder del
1 de mejora
• Resultado de evaluación de Subproceso
Satisfacción de los clientes
Funcionario del
• Revisión por la dirección proceso
• Resultados de Evaluación y
Reevaluación de Proveedores
 • Acciones anteriores Ineficaces
• Informes de Entes de Control o
Regulación.
Diligenciar el formato de formulación de
acciones correctivas y de mejora.
Identificar las causas
Dar solución mediante el formato
Formulación de Acciones correctivas y
2 Líder del Formato
de mejora, identificando y analizando las
Proceso acciones
causas que generaron las no
correctivas y
conformidades; para las oportunidades Líder del
de mejora
de mejora se deben recopilar y analizar Subproceso
datos para descubrir qué tipos de
problemas ocurren más frecuentemente, Funcionario del
seleccionar el problema y establecer un proceso.
objetivo para la mejora.
Establecer Plan de Acción teniendo en
cuenta:
Líder del Formato
•Actividades necesarias para prevenir Proceso Acciones
3
nuevamente la ocurrencia de la no Correctivas y
Líder del
conformidad. de Mejora
Subproceso
•Responsable de la ejecución.
Facilitador
•Fecha límite de cada actividad.
Realizar seguimiento al plan de acción
Para el caso de las acciones correctivas,
el seguimiento se realiza para evitar la
recurrencia de la no conformidad y a su
vez evaluar su eficacia.
Para las acciones de mejora, el
seguimiento se realiza para confirmar
que el problema y sus causas raíz han Líder del Formato
sido eliminados o se han disminuido sus Proceso Acciones
efectos, que la solución ha funcionado, y Correctivas y
Líder del
que se ha logrado la meta de mejora. de Mejora
Subproceso
4 El responsable de seguimiento lo
realiza con base en el plan de acción
propuesto donde se establece fecha de
ejecución real y fecha de seguimiento,
para lo cual se debe registrar en el
formato Registro de no conformidades
 para realizar un monitoreo constante.
Si la acción propuesta no ha sido eficaz,
se retoma el problema y se estudian o
analizan otras acciones más eficaces,
repitiendo el proceso.
Cerrar la acción correctiva / de mejora
Luego que la no conformidad es
eliminada o sus efectos disminuidos, se
Líder del Formato
cierra la Acción Correctiva / de Mejora,
Proceso Acciones
5 una vez que se ha evaluado el
Correctivas y
cumplimiento y eficacia de la misma, a Líder del
de Mejora
través de la revisión de los resultados Subproceso
obtenidos del seguimiento, y dejando
registros de la eliminación de las causas
o de los resultados de la mejora
implementada.

ACCIONES CONTINGENTES: Realizar reuniones periódicas en las cuales se

hará seguimiento a las no conformidades y acciones correctivas/ de mejora
generadas durante el periodo.
FORMATO CONSOLIDADO DE ACCIONES (2019)

VERSIÓN:

FORMATO CONSOLIDADO CODIGO:

DE ACCIONES

FECHA:
CORRECTIVA:   PREVENTIVA:  
Asunto: Ref:
Fecha inicio:
Realizado por:

Coordinador y Descripción del problema a evitar o eliminar:

personas que
participan en la acción:
Primeras acciones:

Causas que generan el problema o que lo puedan generar:

Soluciones, posibles acciones:

Acciones preventivas/correctivas realizadas, incluyendo fechas:

Acciones que se efectuarán para verificar la eficacia de las soluciones

implantadas, fechas y responsables:

Resultados obtenidos:

Firma Responsable de la acción: Fecha cierre:

ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR

Firma Firma: Firma:

Nombre: Nombre: Nombre:

Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha: Fecha: Fecha: