Código: U-PR-03.002.

030
COMUNICACIÓN
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PROCESO: DIVULGACIÓN DE LA PRODUCCIÓN ACADÉMICA SUBPROCESO: PLANEACIÓN Y PRODUCCIÓN EDITORIAL

1. INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO: Publicar la producción académica de la Universidad Nacional de Colombia.
ALCANCE: El procedimiento inicia con la presentación del manuscrito y finaliza con la recepción y revisión del tiraje. Aplica para todos los niveles del proceso.
DEFINICIONES:
1. Centro editorial: las facultades, los departamentos, los centros de extensión, los institutos de investigación, las escuelas, las unidades académicas e
instancias directivas de la Universidad Nacional de Colombia que editen o reediten publicaciones por sí mismas o en colaboración con otras entidades
académicas de la Universidad o externas a ella.
2. Evaluación modalidad “doble ciego”: tipo de evaluación en la que los evaluadores no conocen quién es el autor del manuscrito que evaluaran y los
autores no conocen la identidad de quién los evaluó.
3. Hermes: sistema de información para la recopilación de información sobre las actividades de investigación, extensión y laboratorios.
4. Manuscrito: documento a ser editado y publicado.
5. Sello Editorial: logo institucional que distingue las publicaciones de la Universidad Nacional de Colombia como un producto editorial que cumple con los
más altos estándares de calidad en presentación y contenidos. Su uso, a partir de un control de calidad establecido y ejecutado por la Editorial
Universidad Nacional de Colombia, pretende fortalecer la imagen pública de la Universidad y apoyar su posicionamiento como entidad generadora de
conocimiento.
6. TRD: tabla de retención documental, listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en
cada etapa del ciclo vital de los documentos.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
1. Documentación del proceso de Adquisición de Bienes y Servicios.
2. U-NG-03.002 Normograma proceso de Divulgación de la Producción Académica.
3. U-PR-03.002.003 Procedimiento Gestión Comercial.
4. U-PR-03.002.022 Procedimiento Resolución de distribucion.
5. Modelo Contrato de cesión de derechos patrimoniales.
6. Modelo Declaración titularidad de derechos patrimoniales.
CONDICIONES GENERALES:
1. Conocer y aplicar el Manual de edición académica de la Editorial UN.
2. Es potestad del Comité Editorial pagar o no las evaluaciones académicas de los manuscritos. En cualquier caso, el pago estará regido por la normatividad
vigente.
3. Si la publicación de libros se encuentra en el marco de una convocatoria, deberá tenerse en cuenta el procedimiento “Convocatorias para la publicación
de libros U-PR-03-002.024”.
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2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE
SISTEMAS DE
DEPENDENCI CARGO Y/O
ID ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTROS INFORMACION
A O UNIDAD PUESTO DE
O APLICATIVOS
DE GESTIÓN TRABAJO
Manuscrito
Documentos de
la guía para la
Se entrega el manuscrito de acuerdo con la “Guía de recepción
recepción de
de material para iniciar el proceso editorial U-GU-03.002.001”.
Autor o material para
1 Presentar manuscrito. N/A
Interesado iniciar el N/A
El manuscrito debe cumplir con lo establecido en el “Manual de
proceso
presentación de textos para publicación U-MN-03.002.001”.
editorial
U-GU-
03.002.001.
Formato de
Se diligencia el formato Concepto editorial (evaluación técnica) Coordinador de
concepto
Elaborar concepto U-FT-003.002.025 parte B, dejando consignado el concepto Centro publicaciones,
2 editorial U-FT- N/A
editorial. frente al manuscrito en función de las consideraciones Editorial editores o quien
003.002.025
propiamente editoriales. haga sus veces.
Parte B.
El centro correspondiente, una vez haya verificado el
cumplimiento formal de los requisitos de la “Guía de recepción Formato de
de material para iniciar el proceso editorial U-GU-03.002.001”, Coordinador de evaluación
Enviar el manuscrito a debe enviar el manuscrito a evaluación de pares académicos Centro publicaciones o académica U-
3 N/A
evaluación. siguiendo la modalidad “doble ciego”, teniendo en cuenta la Editorial quien haga sus FT-03.002.026.
Guía “Evaluación académica U-GU-03.002.002”. veces. Comunicaciones
En casos excepcionales, como traducciones de obras clásicas o electrónicas.
coediciones con editoriales de reconocido prestigio, el Comité
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Editorial podrá decidir la publicación de una propuesta editorial

sin, necesariamente, realizar la evaluación académica. Para
estos casos, el comité deberá justificar ampliamente, en la
respectiva acta, la excepcionalidad de la obra aprobada.
Se revisan las evaluaciones por parte del Comité Editorial. Si las
dos evaluaciones son positivas, el comité podrá decidir sobre la
publicación. Si las dos evaluaciones son negativas, debe
Formato de
negarse la publicación. Si una es negativa y otra positiva el
evaluación
comité podrá decidir enviarlo a un tercer evaluador o negar la
académica U-
publicación. Si esta tercera evaluación es positiva, el comité
FT-03.002.026.
podrá decidir sobre la publicación. En todos los casos, se deberá
Editorial UN, Comunicación
tener en cuenta el concepto editorial (punto tres de este N/A
Sedes, Comité Editorial de aprobación
Decidir la viabilidad procedimiento) y el presupuesto de servicios editoriales.
4 Facultades, o quien haga sus (física o
de la publicación. En sesión formal, el Comité Editorial decide sobre la
Centros o veces. electrónica).
publicación del manuscrito. Si es aprobada la publicación, el
Institutos Acta del Comité
Comité decidirá la colección en la que debe aparecer el
Editorial.
manuscrito y el procedimiento continúa con la actividad No. 5.
Bases de datos
Si la publicación es rechazada, debe dejarse constancia tanto en
del Centro
el acta del Comité como en las bases de datos que el manuscrito
Editorial.
fue rechazado, se archivan los registros de acuerdo a la TRD
vigente y finaliza el procedimiento.

Teniendo en cuenta las características descritas en el Asistente

Formulario de solicitud de cotización, se realiza el presupuesto comercial o Formulario de
Elaborar el de servicios editoriales. quien haga sus solicitud de
presupuesto y definir En cualquier caso, a partir del presupuesto, los Centros veces cotización.
Centro
5 el Centro Editorial Editoriales deberán contar con los recursos (bien sea a través Presupuesto de N/A
Editorial
responsable de los de convocatorias o recursos propios de las Sedes, Facultades, Coordinador de servicios
servicios editoriales. Centros o Institutos) para financiar la publicación. publicaciones o editoriales.
De acuerdo con la financiación, se definirá el Centro Editorial quien haga sus
que asumirá el cuidado editorial y/o impresión. veces
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Elaborado el presupuesto se remite al Consejo de Sede,

Facultad o quien haga sus veces, para el aval de la publicación.
En el caso de la Editorial UN bastará con el acta de su Comité
Editorial.
Editorial UN,
Si la publicación se aprueba continua la siguiente actividad. Consejo de Acta de Consejo.
Sedes,
Si la publicación es rechazada, debe dejarse constancia tanto en Sede, Facultad o Bases de datos
6 Avalar la publicación. Facultades, N/A
el acta del consejo como en las bases de datos, que el quien haga sus del Centro
Centros o
manuscrito fue rechazado, se archivan los registros de acuerdo veces Editorial.
Institutos.
a la TRD vigente y finaliza el procedimiento.
En esta actividad inicia en paralelo la ejecución del
procedimiento “Gestión comercial de servicios editoriales U-
PR-03.002.003”.
De acuerdo con lo establecido en el Comité Editorial y en el Plan Editorial U-
Consejo de Sede, Facultad o quien haga sus veces, se asignará FT-03.002.029
el manuscrito al Centro Editorial, que deberá registrarlo en el Coordinador de por Centro
Asignar el manuscrito formato Plan Editorial U-FT-03.002.029. Centro publicaciones o Editorial.
7 N/A
para edición. El Centro Editorial deberá remitir a la Editorial UN, al menos Editorial quien haga sus Carpeta física y
semestralmente, la relación de manuscritos aprobados para veces. electrónica del
publicación, conforme al formato Plan Editorial U-FT- proyecto
03.002.029. editorial.
Se entrega al editor asignado en el Plan Editorial el material
para iniciar con el proceso de cuidado editorial, quien creará el
Recibir el manuscrito Autor
archivo de gestión correspondiente de acuerdo con la TRD Coordinador Carpeta física y
final y demás material
vigente. editorial o quien electrónica del
8 para comenzar Centro N/A
En caso de que el manuscrito inicial haya recibido comentarios haga sus veces. proyecto
proceso de cuidado Editorial
y observaciones dados por el Comité Editorial y/o los Editor a cargo. editorial.
editorial.
evaluadores académicos, el autor deberá remitir el manuscrito
al Centro Editorial con las correcciones solicitadas.
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Hoja de ruta U-
FT-
Conforme al formato “Hoja de Ruta U-FT-003.002.030” se Autor
Levantar la hoja de 003.002.030.
establecerá el cronograma, los costos –según el presupuesto- y
9 ruta del proyecto Editor a cargo. Carpeta física y N/A
los compromisos adquiridos tanto por el autor como por el Centro
editorial. electrónica del
editor en cada etapa del proceso de cuidado editorial. Editorial
proyecto
editorial.

Coordinador de Comunicaciones
Aprobar la hoja de El Centro Editorial, el autor y el editor a cargo, deberán dejar Autor publicaciones o de conformidad
ruta y comienzo de constancia explicita de aceptación de lo establecido en la Hoja quien haga sus con la
10 N/A
proceso de cuidado de Ruta U-FT-003.002.030 y con esto dará comienzo el proceso Centro veces. Hoja de ruta
editorial. de cuidado editorial, conforme al cronograma presentado. Editorial editorial U-FT-
Editor a cargo. 003.002.030.
El editor a cargo adecuará los textos y los materiales conforme Hoja de ruta U-
a las especificaciones particulares de cada proyecto: Autor FT-
requerimientos de normalización, reconocimiento óptico de 003.002.030.
11 Adecuar los textos. Editor a cargo. N/A
caracteres (OCR), ajustes conforme a la hoja de estilo de la Centro Archivos.
colección, imágenes, tablas, etc. (Este es el último momento Editorial Comunicación
en que el autor podrá hacer modificaciones al manuscrito). electrónica.
Hoja de ruta U-
El responsable, conforme a la hoja de estilo de la colección
Editor a cargo, FT-
definida por el comité editorial (actividad 4), llevará a cabo la
Realizar la corrección Centro corrector de 003.002.030.
12 “corrección de estilo”. Una vez finalice le entregará al autor N/A
de estilo. Editorial estilo o quien Archivos.
nuevos archivos para su aprobación y realizará sugerencias de
haga sus veces Comunicación
cambios finales sobre la constitución del libro.
electrónica.
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Hoja de ruta U-
Autor FT-
El autor revisará los textos que le ha remitido el editor con la
Aprobar la corrección 003.002.030.
13 corrección de estilo y, de común acuerdo, aprobarán o Editor a cargo. N/A
por parte del autor. Centro Archivos.
desaprobarán los cambios y las sugerencias.
Editorial Comunicación
electrónica.
Hoja de ruta U-
FT-003.002.030
El editor a cargo, conforme a las instrucciones del autor Archivos:
Realizar el ajuste final después de corrección de estilo, ajustará el proyecto para Centro material gráfico
14 Editor a cargo. N/A
del proyecto. entregarlo a diagramación y diseño conforme a la hoja de estilo Editorial y documento
de la colección. para diagramar.
Comunicación
electrónica.
Hoja de ruta U-
El diagramador asignado recibe el material y diagrama el texto FT-
Diagramador,
Diagramar en en la maqueta de la colección seleccionada. Al tiempo elabora 003.002.030.
Centro diseñador o
15 maqueta seleccionada propuestas para la cubierta del libro. Finaliza la actividad con el Primera prueba N/A
Editorial quien haga sus
y diseñar cubierta. envío al editor de la cubierta y el texto diagramado, esto es, la del texto
veces
primera prueba diagramada. diagramado y de
la cubierta.
El editor a cargo verifica la diagramación tanto en su parte
formal –huérfanas, viudas, calaveras, uso de partición de
palabras, etc.- como que corresponda fielmente con el texto
Hoja de ruta U-
Revisar la primera entregado a diagramación –índices, párrafos, jerarquías de
Centro FT-
16 prueba diagramada y titulación, citas, bibliografía, etc–. Editor a cargo. N/A
Editorial 003.002.030.
del diseño de cubierta Se lleva a cabo una nueva revisión del texto con el objetivo de
Archivos.
advertir errores que hayan persistido después de la corrección
de estilo; al tiempo le da instrucciones al diseñador sobre las
propuestas de cubierta.
 Código: U-PR-03.002.030
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Editor a cargo. Hoja de ruta U-

Sobre las correcciones surgidas del proceso anterior, tanto el
Diagramador, FT-
editor como el diagramador, insertarán en el archivo maestro Centro
17 Insertar correcciones. diseñador o 003.002.030.
los cambios necesarios. Se consolidará la cubierta del libro. De Editorial N/A
quien haga sus Segunda prueba
este proceso resultará una segunda prueba diagramada.
veces. diagramada.
El editor responsable revisará detalladamente la segunda
prueba diagramada y la cubierta. Si se encuentra conforme, Hoja de ruta U-
Revisar la segunda enviará los archivos para aprobación final del autor. Si no está Centro FT-
18 Editor a cargo. N/A
prueba diagramada. conforme se repetirá el proceso de inserción de correcciones. Editorial 003.002.030.
De este proceso resulta la prueba diagramada para revisión de Archivos.
autor.
Hoja de ruta U-
FT-
El responsable enviará la prueba diagramada para revisión de
003.002.030.
autor. Esta será la última instancia en la que el autor podrá
Carta de
advertir errores que hayan pasado desapercibidos en el proceso
aprobación por
de edición. Autor
parte del
Enviar a revisión final Si el autor está conforme con los archivos, dará su visto bueno
19 Editor a cargo. responsable de N/A
por parte del autor. explícito para impresión conforme al formato “Carta de Centro
la publicación
aprobación por parte del responsable de la publicación U-FT- Editorial
U-FT-
03.002.031” y pasa a la siguiente actividad.
03.002.031.
Si el autor no está conforme con los archivos, regresa a la
Archivos finales.
actividad 17.
Comunicación
electrónica.
 Código: U-PR-03.002.030
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Con los archivos finales, el editor a cargo solicita la expedición

del Número Internacional Normalizado a la Oficina de Edición
de la Editorial UN a través del sistema de información Hermes,
Editor a cargo.
en la convocatoria para tal fin, de acuerdo con el procedimiento
“Aprobación y registro ISBN, ISMN E ISSN N-PR-03.002.004”
Solicitar el Numero Centro Coordinador HERMES.
Una vez se cuente con el ISBN, mediante comunicación
Internacional Editorial ISBN. Comunicación
20 electrónica del editor, se recibe la solicitud de la ficha HERMES
Nomalizado y ficha electrónica.
catalográfica con la caratula del libro, la tabla de contenido, la
catalográfica. Editorial UN Diagramador o
bibliografía y el ISBN de la publicación.
quien haga sus
Por correo electrónico se solicita a la Biblioteca Central la
veces.
elaboración de la ficha catalográfica quienes por el mismo
medio dan respuesta (el tiempo de elaboración es de
aproximadamente 4 días hábiles).

Inserción de página Editor a cargo.

De acuerdo con la información de ISBN, ficha catalográfica e
legal, ficha Centro Diseñador o
21 impresor, los responsables completarán la cubierta, la página Archivo libro. N/A
catalográfica, código Editorial quien haga sus
legal y el colofón.
de barras y colofón. veces.

Para registrar los libros en la Dirección Nacional de Derechos de

Autor (DNDA), los editores, coordinadores editoriales, o quien
haga sus veces, deben hacer llegar al correo Editor, Comunicación
isbn_nal@unal.edu.co, la versión final del libro (con ISBN y coordinador electrónica.
Centro
ficha catalográfica) para hacer la respectiva solicitud de registro editorial o quien Archivo de la
Registrar los libros en Editorial
22 a la Dirección de propiedad intelectual de la Vicerrectoría de haga sus veces. versión final del HERMES
la DNDA.
Investigación. La solicitud debe hacerla la persona encargada de libro.
Editorial UN
la gestión de ISBN-ISSN a través del Sistema de Información Coordinador Solicitud de
Hermes, módulo Gestión de Propiedad Intelectual. ISBN. registro.
Si la publicación requiere sello editorial, continua con la
actividad 23. Si no requiere sello continua con la actividad 24.
 Código: U-PR-03.002.030
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El Sello editorial se asignará según el cumplimiento de este

procedimiento.
Para los casos en los que el procedimiento no se haya llevado
a cabo por la Editorial UN, se hará una revisión de calidad en
función de validar el uso del Sello Editorial y la imagen de la
Universidad en las publicaciones. Esta validación se hace desde Comité Editorial Acta Comité.
la Oficina de Edición de la Editorial UN y es aprobada por el Editorial UN Editorial UN. Formato
Comité Editorial o su Comisión Delegataria. Oficina de Revisión de
Asignar el Sello En caso de que la publicación haga parte de una colección ya Centro Edición. requisitos para N/A
23
Editorial aprobada por el Comité Editorial o su Comisión Delegataria, la Editorial la asignación del
Oficina de Edición hará la revisión de calidad y diligenciará el Editor a cargo. sello editorial
formato “Revisión de requisitos para la asignación del sello U-FT-
editorial U-FT-03.002.028”, el cual deberá aprobar el Director 03.002.028.
de la Editorial UN y remitirá la carta de aval de sello al
solicitante.
En caso de incumplimiento de los estándares de calidad, se
devolverá al proceso de revisión de pruebas diagramadas por
parte del editor o quien haga sus veces (punto 17).

De acuerdo con los criterios de la colección o de las

características pactadas con el solicitante de acuerdo con el
formato de cotización, se cotiza con los diferentes proveedores
el servicio de impresión. La selección del mismo se realizará de Asistente
Seleccionar el
acuerdo al procedimiento “Seleccionar proveedores y Centro Comercial o Comunicaciones
24 proveedor de N/A
formalizar órdenes contractuales mínimas U-PR-12.002.001”, Editorial quien haga sus electrónicas.
impresión.
“Seleccionar proveedores y formalizar órdenes contractuales veces.
menores U-PR-12.002.002” o “Seleccionar proveedores y
formalizar contratos U-PR-12.002.004” del macroproceso de
Gestión Financiera, según corresponda.
 Código: U-PR-03.002.030
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Una vez se realice la contratación de la impresión, finaliza la

Coordinador de
edición del proyecto. En esta etapa se continúa con la actividad Hoja de ruta U-
Finalizar la edición del Centro publicaciones o
25 8 del procedimiento “Gestión comercial de servicios editoriales FT- N/A
proyecto. Editorial quien haga sus
U-PR-03.002.003”. A su vez, inicia el procedimiento 003.002.030.
veces
“Resolución de distribucion U-PR-03.002.022”

Asistente
Comunicación
Envío a pruebas de Se envía el archivo final del proyecto editorial a impresión Centro comercial o
26 electrónica. N/A
impresión. mediante correo electrónico. Editorial quien haga sus
Archivo en pdf.
veces

Asistente Pruebas físicas

Se reciben en físico las pruebas de impresión para que el editor
comercial o de impresión.
y diseñador las revisen.
quien haga sus Control de
Si se está de acuerdo con las pruebas se continúa con la
Recibir y revisar las Centro veces. calidad de libros
27 siguiente actividad. N.A.
pruebas de impresión. Editorial Editor, recibidos U-FT-
En caso de detectar inconformidades se diligencia el formato
diseñador o 03.002.023.
“Control de calidad de libros recibidos U-FT-03.002.023” y se
quien haga sus Oficio de
devuelve al impresor para correcciones .
veces devolución.

Control de
Se autoriza la impresión del libro al proveedor por correo
Coordinador de calidad de libros
electrónico. En caso de ser una prueba corregida por el Centro
Autorizar la impresión publicaciones o recibidos U-FT-
28 impresor, se debe dejar constancia de la conformidad en el Editorial N.A
del libro. quien haga sus 03.002.023.
formato “Control de calidad de libros recibidos U-FT-
veces. Comunicación
03.002.023”
electrónica.
 Código: U-PR-03.002.030
COMUNICACIÓN
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Se recibe el libro impreso y se firma la remisión del proveedor.

Se realiza la revisión de la calidad del tiraje. Si no se aprueba la
calidad del libro se devuelve al impresor y se regresa a la Control de Libro.
Recepción y revisión actividad 28. Centro calidad de libros Oficio de
29 N/A
del tiraje. Si se aprueba la calidad del tiraje, se continua con la actividad 3 Editorial o quien haga sus devolución al
del procedimiento “Resolución de distribucion U-PR- veces impresor.
03.002.022”, se archivan los registros del procedimiento de
acuerdo a la TRD vigente y finaliza el procedimiento.

Maria Fernanda Valencia

Esteban Giraldo González
ELABORÓ Erly Magally Vega Arias REVISÓ APROBÓ Alfonso Espinosa Parada
Juan Francisco Poveda Aguillón
Cindy Rocío López Villanueva
Profesional Oficina de Edición y
Promoción Jefe Oficina de Edición y Promoción
CARGO CARGO CARGO Director Editorial UN
Secretaria Ejecutiva Asistente de la Dirección
Profesional Calidad
FECHA Diciembre de 2016 FECHA Diciembre de 2016 FECHA Diciembre de 2016