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MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

COMANDO GENERAL FUERZAS MILITARES Código: FO-JEMPP-450
EJÉRCITO NACIONAL
FICHA TÉCNICA
JEFATURA DE ESTADO MAYOR DIRECTIVAS Versión: 0
PLANEACIÓN Y POLÍTICAS
Fecha de emisión: 2016-08-30

Departamento CEDE1 Directiva Permanente N°

Fecha de expedición:

Objeto: Ingeniería Biomédica – Seguimiento a Garantías

Para: Inspector General del Ejército - Comandante Comando de

Transformación del Ejército - Jefes de Estado Mayor Comando Ejército -
Comandantes Comandos Funcionales Jefes de Departamento -
Dependencias Estado Mayor - Comandantes Unidades Operativas
Mayores, Menores - Fuerzas de Tarea - Unidades Tácticas - Tropas de
Ejército.
Finalidad: Diseñar e implementar procedimientos del proceso de seguimiento de
garantías de la Dirección de Sanidad Ejército.

Vigencia: A partir de la fecha de su expedición

Nivel de clasificación: Restringido.

Misión General

Propender por la seguridad operativa y funcional de los equipos biomédicos pertenecientes a los
Establecimientos de Sanidad Militar de Ejercito, a través de un programa de mejora continua integral que
permita el aprovechamiento de las garantías para contribuir al cuidado de los equipos, el mantenimiento
hospitalario y la austeridad del gasto.

Instrucciones generales de coordinación

A. En coordinación con la Dirección General de Sanidad Militar y regidos por la normatividad Nacional
vigente sobre el mantenimiento de los dispositivos médicos para uso humano, se emiten lineamientos
para la planificación, ejecución y control de las actividades de mantenimiento preventivo y correctivo
1
de los mismos cuando estos cuenten con garantías vigentes.

B. El procedimiento de adquisición de equipo médico entregara al responsable de garantías el listado de

equipos que sean adquiridos con su respectiva información. Lo anterior con el fin de que el
responsable de garantías coordine la información y pueda informar y coordinar con el personal de las
regionales el seguimiento de las garantías de los equipos médicos.

C. La Dirección de Sanidad en la sección de ingeniería biomédica coordina con los Técnicos Biomédicos
Militares de los Establecimientos de Sanidad Militar Centralizadores el envío del informe mensual de
mantenimiento con la información actualizada de lo concerniente a su regional, vía correo electrónico
el día 25 de cada mes, para consolidarlos y realizar los respectivos apoyos de garantía requeridos.

D. La Dirección de Sanidad en la sección de ingeniería biomédica coordinara con los Jefes de inventarios
de los Establecimientos de Sanidad Militar Centralizadores que no cuenten con personal técnico
biomédico en su regional, el envío del inventario técnico de los equipos biomédicos e industriales de

1
Decretos 1769 de 1994 y su aclaratorio el Decreto 1617 de 1995 y el Artículo 189 de la Ley 100 de 1993
sobre el Mantenimiento Hospitalario
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su ESM y regional, las necesidades de mantenimiento y dotación de equipo para consolidar las
necesidades de los mismos y sus satélites, vía correo electrónico el día 25 de cada mes, para
consolidarlos y realizar los respectivos apoyos requeridos.

E. El responsable entregara enterados comprometiendo a los jefes de áreas y/o servicios y sus
subalternos, informándolos del cuidado de los equipos a cargo, haciéndolos responsables por los
daños ocasionados por mal uso (Plazo: 03-marzo, Formato: Digital PDF). Este requerimiento se debe
actualizar anualmente.

Procedimiento

I. Procedimiento Mantenimiento Preventivo por Garantía

A. Levantamiento de inventario técnico: Con base al inventario físico identificado del ESM (según
listado respectivo de inventarios) el responsable de mantenimiento de equipo biomédico efectúa un
recorrido por toda la institución, revisando la dotación de cada una de las áreas, anotando los
datos principales para la identificación de los equipos y su estado actual en el formato Inventario
Técnico “LISTADO DE EQUIPO MEDICO”. Su registro es actualizado cada vez que ingrese un
equipo al inventario físico del hospital.

NOTA: En caso de donaciones de equipos, estos deberán ser ingresados al inventario de la

DISAN con los respectivos soportes, de lo contrario no se les realizara mantenimiento.

B. Identificación de necesidad mantenimiento preventivo por garantía: Con base al inventario

técnico levantado el responsable de mantenimiento de equipo biomédico deberá: 1. Identificar los
equipos que tienen garantía de mantenimiento y/o adquisición vigente y 2. Según contrato
determinar las condiciones me mantenimiento preventivo y correctivo del servicio de garantía.

C. Programación De Mantenimiento: El responsable de garantías de equipo biomédico deberá

tener una programación detallada de los equipos biomédicos que tienen disponibilidad de
mantenimientos preventivos por garantía, asegurando como mínimo una visita semestral a cada
equipo. Esta programación deberá ser compartida a cada uno de los responsables regionales de
mantenimiento para que realicen el seguimiento al estado de los equipos.

D. Tramite de mantenimiento preventivo de garantía: El responsable de mantenimiento de equipo

biomédico de las unidades centralizadoras deberá notificar a la Dirección de Sanidad, con un mes
de anterioridad la proximidad de la fecha de mantenimiento por garantía. En caso de
incumplimiento de la empresa, deberá reportar esta novedad inmediatamente a la DISAN para que
esta realice la respectiva solicitud al proveedor.

Nota: las actividades establecidas en el cronograma podrán ser adelantadas o postergadas

máximo por dos semanas

E. Registro De Actividades De Mantenimiento: Cuando se ejecute una labor preventiva debe

registrarse en la HOJA DE VIDA DEL EQUIPO BIOMÉDICO, y mensualmente el 25 de cada mes
deberá entregar avances del cumplimiento para su control y posterior evaluación en el informe de
trabajo, en el caso de no efectuarse las labores establecidas, deberá escribir una breve
justificación en el cuadro de observaciones, explicando el motivo de esta
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F. Control Ejecución: Se efectuará una encuesta, según el formato ENCUESTA DE

MANTENIMIENTO, a los responsables de cada ESM, donde se establecerá el nivel de satisfacción
con el servicio de mantenimiento para su retroalimentación y corrección, esta comunicación se
hará vía E-mail.

II. Procedimiento Mantenimiento Correctivo por Garantía

A. Ocurrencia De La Falla: Consiste en una manifestación parcial o total de una avería en un equipo
dentro del tiempo de la garantía.

B. Reporte de falla del equipo: El personal responsable del ESM reportara al personal responsable
de mantenimiento de equipo biomédico la falla del equipo mediante oficio, E-mail y/o vía telefónica
describiendo claramente: marca, modelo, No de serie del equipo, descripción de la falla
presentada y nombre del operador que reporta la falla con No de teléfono.

C. Recepción de la Solicitud, Identificación de la Falla, Diagnóstico Previo: El personal de

mantenimiento verifica la falla presentada, registrándola su LISTADO DE EQUIPO MEDICO. De
acuerdo a la falla y la programación detallada de los equipos biomédicos que tienen disponibilidad
de mantenimientos preventivos por garantía, si el equipo está dentro de la garantía, reportara la
falla a la empresa respectiva y a la dirección de sanidad, para su seguimiento. En caso de no ser
un diagnostico concluyente se podrá solicitar al ESM que realice el envío del equipo para su
diagnóstico y mantenimiento a la dirección de sanidad.

D. Acción De Reparación Parcial: Cuando una falla no pueda ser solucionada inmediatamente por
falta de repuestos, tiempo y/o mano de obra para la reparación definitiva, el prestador de servicio
de garantía podrá efectuar o recomendar soluciones parciales, siempre y cuando esta no implique
riesgo para los usuarios o la institución, esta acción quedara registrada en la HOJA DE VIDA DEL
EQUIPO MEDICO y el CONCEPTO TÉCNICO DE MANTENIMIENTO.

E. Acción De Reparación nula: Cuando una falla no pueda ser solucionada inmediatamente por
perdida de garantía a causa de mal uso del equipo, el responsable de garantías solicitara al
prestador de servicio de mantenimiento un informe técnico que aclare la causa de la perdida de
garantía, esta acción quedara registrada en la HOJA DE VIDA DEL EQUIPO MEDICO y el
CONCEPTO TÉCNICO DE MANTENIMIENTO.

F. Informe de solicitud de investigación: En caso de una perdida de garantía por mal uso del
equipo, el responsable de garantías elaborara un informe técnico solicitando la investigación del
hecho para que el responsable responda oportunamente.

G. Reparación final y Registro De Ejecución: Una vez la empresa cuente con los repuestos e
insumos, el responsable de mantenimiento de equipo biomédico programará su ejecución. El
proveedor del servicio de mantenimiento por garantía, entregara informe técnico con la siguiente
información: estado inicial del equipo, datos de identificación (nombre, código, modelo, serie,
ubicación, sección y marca), relación de repuestos empleados, actividades realizadas y
condiciones finales del equipo. El original del informe será entregado por el técnico que realiza la
labor al responsable del servicio para que sea archivado en la respectiva hoja de vida del equipo.
Copia del informe reposará en la unidad centralizadora del ESM y una copia debe ser enviada en
formato digital vía E-MAIL a la DISAN.
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G. Control Ejecución: Se efectuará una encuesta, según el formato ENCUESTA DE

MANTENIMIENTO, a los responsables de cada ESM, donde se establecerá el nivel de satisfacción
con el servicio de mantenimiento para su retroalimentación y corrección, esta comunicación se
hará vía E-mail.

MANTENIMIENTO PREVENTIVO POR GARANTIA

ESM Centralizador Regional
Direccion de Sanidad Ejercito Coordinador Regional ESM Centralizado
Seccion de Ingenieria Biomedica
Mantenimiento

INICIO

Levantamiento de
inventario técnico

Identificación de
Tram ite de Programación De
necesidad
mantenimiento Mantenimiento
mantenimiento
preventivo de garantía equipos en Garantia
preventivo por garantía

Registr o De
Actividades De Control Ejecuci ón
Mantenimiento

FIN
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MANTENIMIENTO CORRECTIVO POR GARANTIA

Direccion de Sanidad Ejercito

ESM Proyecto
Seccion de Ingenieria Biomedica

INICIO

Ocurrencia De La Falla

Recepción de la
Solicitud,
Reporte de falla del
Identificación de la
equipo
Falla, Diagnóstico
Previo

Acción De Reparación
Parcial

Acción De Reparación
nula

Informe de solicitud de Reparación final y

investigación Registr o De Ejecución

Control Ejecución

FIN