ASIGNACION DE RESPONSABILIDADES

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El proceso de asignación de responsabilidades se realiza mediante un

documento escrito.
Asignación mediante carta

Una forma de asignar las responsabilidades de los trabajadores es

mediante una carta.  La carta va dirigida al empleado e incluye las
responsabilidades que tiene dentro del SGSST de acuerdo con el cargo.

El empleado debe realizar la aceptación de sus responsabilidades, esto

lo puede hacer firmando la carta que recibe de la alta dirección, o
generando una nueva carta informando que las acepta.

Es importante resaltar que no es suficiente con presentar las

responsabilidades a los trabajadores, la empresa debe guardar evidencia
de que el empleado las conoce y las acepta y lo más usual en estos
casos es mediante la firma.
Asignación mediante el contrato de trabajo

Algunas empresa optan por incluir las responsabilidades dentro del

contenido del contrato de trabajo, de esa forma cuando el empleado
firma el contrato está aceptando todo el contenido que allí se encuentra.

La ventaja de este sistema es que la asignación se hace desde el

momento en que inicia la relación laboral, la desventaja es que no tienen
en cuenta cambios en las funciones del empleado. Por ejemplo, si el
empleado es ascendido en la empresa, al tener personal a cargo, tiene
funciones adicionales en el SGSST que no estaban incluidas cuando
inició su contrato.
GESTION DE RIESGOS

Debe adoptar disposiciones efectivas para desarrollar las medidas de

identificación de peligros, evaluación y valoración de los riesgos y
establecimiento de controles que prevengan daños en la salud de los
trabajadores y/o contratistas, en los equipos e instalaciones.
 Artículo 2.2.4.6.15. Identificación de peligros, evaluación y
valoración de los riesgos. El empleador o contratante debe aplicar
una metodología que sea sistemática, que tenga alcance sobre
todos los procesos y actividades rutinarias y no rutinarias internas o
externas, máquinas y equipos, todos los centros de trabajo y todos
los trabajadores independientemente de su forma de contratación y
vinculación, que le permita identificar los peligros y evaluar los
riesgos en seguridad y salud en el trabajo, con el fin que pueda
priorizarlos y establecer los controles necesarios, realizando
mediciones ambientales cuando se requiera.

 Métodos para identificar el riesgo

 Métodos para la evaluación de riesgo
 Herramientas para gestionar el riesgo

What if = El análisis what if (¿qué pasaría si…?) se usa en la

etapa preliminar de la gestión cuando se comienzan a
identificar los riesgos. Este método consiste en programar
reuniones con expertos que conozcan en detalle un proceso
concreto. En la reunión inicial se plantean interrogantes para
evidenciar riesgos futuros. Las reuniones siguientes son
para encontrar causas, consecuencias y acciones.

Análisis preliminar de riesgos (APR) 

Esta metodología de gestión de riesgos sirve para identificar posibles

riesgos al inicio de un proyecto. Como es un análisis sistémico, se
aborda cada fase de un proceso específico. Al dividirlo en sus partes, se
pueden asociar los riesgos generales a las etapas particulares.

Al tener esa información, se diligencia la tabla de registro, en la que se

consignan los riesgos, las causas, las consecuencias y las categorías.

FME (Failure mode and effective analysis)

El método FMEA busca identificar, clasificar y eliminar anticipadamente

las fallas de los proyectos o de los procesos de una empresa.

Este método para gestionar el riesgo comienza con la identificación de

los errores. Luego estos se clasifican puntuando los riesgos según la
frecuencia, la gravedad y la detección. Después de haberlos clasificado y
priorizado, se establecen las fallas más graves, que se atienden de
manera prioritaria.

Diagrama de Ishikawa 

Este método para gestionar el riesgo es conocido como diagrama espina

de pescado.  Tiene en cuenta todos los factores involucrados en un
proceso productivo: material, método, medida, máquina, medio ambiente
y mano de obra.

Por medio de una lluvia de ideas o sesiones de creatividad, se intenta

tener una mejor comprensión de las causas que originan una falla o un
problema.  

Lista de chequeo 

Las listas de chequeo para gestionar el riesgo se emplean en los

procesos de auditoría interna. Sirven para identificar puntos críticos y
comprobar que los procedimientos de prevención y de mitigación del
impacto se están cumpliendo a cabalidad. 

El proceso para elaborar una lista de chequeo es el siguiente:

- Definir los focos de riesgo.

- Dividir los aspectos del proyecto.
- Formular preguntas para abordar problemas potenciales.
- Responder a las preguntas.
- Usar los resultados para tomar decisiones.  

Matriz de control 

La matriz de probabilidad y de impacto, también conocida como

matriz de riesgo, sirve para identificar, calificar y evaluar los riesgos.
Así, los más urgentes se abordan de manera prioritaria. En una tabla de
Excel se establece la probabilidad, de 1 a 5, de que un riesgo se
concrete. 5 es casi seguro y 1 muy difícil de que ocurra. Esta matriz
ayuda a reconocer las amenazas y sus causas con el fin de proponer
medidas de prevención.
Una matriz de probabilidad y de impacto se utiliza para clasificar los
riesgos, sus fuentes y tratamientos. La matriz sirve como medio para
facilitar el análisis después de haber identificado los riesgos. Se
seleccionan los más urgentes, se asignan responsables y se establece el
nivel de aceptación.   

A partir de la información documentada en la matriz, se diagnostica la

situación de riesgo de una entidad. Por tanto, este método debe abarcar
los diferentes frentes de negocio de una empresa con el fin de comparar
los proyectos, las áreas, los productos y los procesos. 

El software de gestión de riesgos es una alternativa eficaz porque reduce

la subjetividad en el análisis, facilita la descentralización de la gestión y
garantiza que haya una gestión integral de los riesgos.

En comparación con la matriz en Excel, el software para gestionar el

riesgo optimiza la monitorización, fortalece la cultura de riesgo en el
interior de la empresa y ayuda a visibilizar los procesos internos 

PREVENCION Y PROMOCION DE RIESGOS LABORALES

1. Prevención y Promoción de Riesgos Laborales: El empleador

debe implementar y desarrollar actividades de prevención de
accidentes de trabajo y enfermedades laborales, así como de
promoción de la salud en el Sistema de Gestión de la Seguridad y
Salud en el Trabajo (SG-SST), de conformidad con la normatividad
vigente.
define como Promoción de la Salud en el Trabajo:
 «Aunar los esfuerzos de los empresarios, los trabajadores y la sociedad 
                para mejorar la salud y el bienestar de las personas en el lugar de
trabajo»
Esta definición, defiende la integración de la PST en las intervenciones de prevención
de riesgos laborales, intenta establecer un marco conceptual que ayude a organizar y
emprender programa de salud en el trabajo. Estos Programas de Salud en el Trabajo,
van a considerar actuaciones a todos los niveles (individual, entorno y organización) y
busca la participación y colaboración de todos los actores importantes
(administraciones competentes, empresarios y trabajadores y trabajadoras)
Teniendo en cuenta todos estos aspectos, se puede afirmar que las actuaciones en
Promoción de la salud en el trabajo, se realizarán a nivel individual (Estilos de vida
del individuo), así como en el entorno y organización (Ambiente Laboral).
 Un diseño sistemático de programas que mejoren la salud del trabajador y de
la organización.
 La creación de una cultura de la salud que satisfaga las necesidades tanto de
la empresa como del trabajador.
 Una gestión de la salud que se integre en el plan estratégico de la empresa
porque es bueno para la salud del trabajador y para la productividad, eficiencia y
competitividad de la empresa.
 Una metodología que ayude a las personas a conseguir una salud óptima
(emocional, física, social, espiritual e intelectual).
 Una metodología que utilice diversas estrategias para mejorar el conocimiento
que sobre la salud tienen los trabajadores y demás actores relevantes y para poner
a su disposición un entorno de trabajo que proteja la salud de las personas y que
apoye y refuerce las elecciones saludables.

1. EXAMENES MÉDICOS OCUPACIONALES (EMO)

Tener conocimiento de la salud de los trabajadores es vital para la implementación del Sistema de
Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) en una organización, recuerde que según el
Decreto 1072 el empleador está obligado a realizar evaluaciones médicas ocupacionales de acuerdo
a los peligros y riesgos a los que está expuesto un trabajador. Los resultados de los exámenes
(EMO) permiten el diseño de programas de vigilancia epidemiológica, cuyo objetivo es la prevención
de enfermedades laborales y el mejoramiento en la calidad de vida de las personas.

2. EQUIPOS Y ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL (EPP)

Dentro del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), el empleador deberá
suministrar elementos y equipos de protección personal (EPP) que cumplan con las disposiciones
legales vigentes. Estos deben usarse de manera complementaria a las medidas de control, nunca
de manera aislada y de acuerdo con la identificación de peligros, evaluación y valoración de los
riesgos. Se debe suministrar los EPP al trabajador sin ningún costo, desarrollándose las acciones
necesarias para que aprendan la forma correcta de utilizarlos. Así mismo se debe asegurar el
mantenimiento o reemplazo continuo para permitir una larga duración.

3. CAPACITACIONES

Con el fin de prevenir accidentes de trabajo y enfermedades laborales y como proceso fundamental 
del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), el empleador o contratante
debe desarrollar programas de capacitaciones que faciliten la identificación de peligros y el control
de riesgos relacionados con el trabajo. De igual manera promoverá actividades que contribuyan al
bienestar físico, mental emocional y social de los trabajadores. Esto lo debe hacer extensivo a todos
los niveles de la organización, incluyendo a trabajadores dependientes, contratistas, trabajadores
cooperados y trabajadores en misión. Estas capacitaciones deben ser ejecutadas por personal
idóneo, es por esto que Qualytime propone un portafolio de capacitaciones dirigido por un equipo
interdisciplinario de profesionales especialistas en seguridad y salud en el trabajo. Conócelo
4. CONDICIONES DE TRABAJO SALUDABLES Y SEGURAS

El empleador debe invertir esfuerzo y dinero para procurar el bienestar de los empleados mediante
la generación de puestos de trabajo bien diseñados, seguros y agradables para el adecuado
desempeño de las tareas asignadas. Sin embargo un entorno de trabajo saludable es aquel en el
que los trabajadores y jefes colaboran en un proceso de mejora continua para promover y proteger
la salud, seguridad y bienestar de todos. Esto se logra mediante programas de limpieza y aseo y
programas de inspección de equipos y locaciones. Esto permitirá que las personas estén más
motivadas a ejercer su trabajo y sean más productivas. La filosofía actual dice cuida de tus
empleados, pues ellos cuidarán de tus clientes.

5. MEDIDAS DE PREVENCIÓN Y CONTROL

El empleador debe tomar medidas que conlleven a mitigar y controlar los riesgos que afectan la
salud y seguridad de los trabajadores. Al controlar las características del ambiente de trabajo (ruido,
iluminación, temperatura, calidad del aire) y las características inherentes al tipo de trabajo/riesgo se
influirá positivamente en el comportamiento, desempeño y rendimiento laboral. Las medidas de
prevención y control deben adoptarse con base en el análisis de pertinenciateniendo en cuenta el
siguiente esquema de jerarquización: eliminación, sustitución, controles de ingeniería, controles
administrativos y EPP.

6. PROGRAMAS DE VIGILACIA EPIDEMIOLÓGICA

Después de realizar los EMO a los trabajadores se generará un informe que contiene la descripción
sociodemográfica y la caracterización de las condiciones de salud de los trabajadores. A partir de allí
la empresa debe implementar y desarrollar actividades de prevención de accidentes de trabajo y
enfermedades laborales, así como de promoción de la salud. Estas actividades están enmarcadas
en programas de vigilancia epidemiológica, los cuales están enfocados en minimizar los efectos
negativos de los agentes de riesgo en las personas que por razones de su ocupación se ven
expuestas a la probabilidad de enfermar o morir y contribuir al desarrollo de mejores condiciones de
salud en la empresa. Después de valorar el riesgo hay que intervenirlo (medidas de prevención y
control) y por último hacer seguimiento mediante la realización de nuevos EMO.

 
Las Administradoras de Riesgos Laborales (ARL) pertenecen al Sistema
General de Riesgos Laborales (SGRL), el cual, a su vez, hace parte del
Sistema de Seguridad Social Integral (SSSI). Su principal función es la
de ofrecer cobertura a los trabajadores para prevenir, proteger y atender
los efectos de las enfermedades laborales y los accidentes ocurridos
durante el trabajo.

Capacitación al Comité Paritario de

Seguridad y Salud en el Trabajo
Articulo 2,2,4,6,9, del Decreto 1072 de 2015 determina las obligaciones
de las ARL frente al SG-SST de la siguiente manera:

“La administradoras de riesgos laborales dentro de las obligaciones que

le confiere la normatividad vigente en el Sistema General de Riesgos
Laborales, capacitarán al Comité Paritario o Vigía de Seguridad y Salud
en el Trabajo – COPASST o Vigía en Seguridad y Salud en el Trabajo en
los aspectos relativos al SG-SST, a su vez, entre las obligaciones de las
ARL es prestar asesoría y asistencia técnica a sus empresas y
trabajadores afiliados, en la implementación del presente capítulo.”
Dada la obligación constitucional que tiene el Estado de velar por la vida,
honra y bienes de cada uno de los ciudadanos o los extranjeros
debidamente nacionalizados, mediante la Resolución 2013 de 1986 se
delega en el Comité la vigilancia del desarrollo adecuado dentro de las
empresas del SGSST.

Este propende por crear y promover dentro de la organización labores

que conserven la salud en el trabajador rodeado de ambientes seguros.

Así como una cultura de conservación ambiental creando en todos los

niveles de la organización conservar el bienestar físico, mental y social
de los trabajadores y procurar que cada vez se realicen acciones de
mejora que logren mantener en el trabajador su fuerza laboral.
Es por lo anterior que la labor conferida al Comité Paritario de Seguridad
y Salud en el Trabajo es de suma importancia cuando de exigir el
cumplimiento de la implementación del SGSST se trata.

Seguimiento a los planes de trabajo frente al

SGSST
Artículo 9. Obligaciones de las ARL:

“De acuerdo con la normatividad vigente en el Sistema General de

Riesgos Laborales, una de las obligaciones de las ARL, es capacitar al
Comité Paritario, Vigía de Seguridad, y Salud en el Trabajo COPASST o
Vigía en Seguridad y Salud en el Trabajo, en los aspectos relativos al
SG-.SST y prestarán asesoría y asistencia técnica a sus empresas y
trabajadores afiliados, en la implementación del presente decreto”.
La gerencia junto con todos sus directivos formulan dentro de sus
objetivos y metas la realización de programas que tengan como objetivo
la conservación de la salud y la formación en hábitos de trabajo seguro,
es una de las obligaciones de las ARL es realizar auditorías a estos
planes de trabajo.

En la Resolución 2013 de 1986 se reglamenta la organización y

funcionamiento de los comités de Medicina, Higiene y Seguridad
Industrial en los lugares de trabajo y dispone la creación del COPASST
para empresas con más de 10 trabajadores.

El Decreto 1295 de 1994 en su artículo 35 determina que para empresas

de menos de 10 trabajadores se debe nombrar un Vigía de Salud
Ocupacional.

En consecuencia, una de las obligaciones de las ARL, es realizar un

seguimiento a dichas actividades.

Asesoría técnica de la administradora de

riesgos laborales
Una más de las obligaciones de la administradora de riesgos laborales es
la asesoría técnica en materia de seguridad y salud en el trabajo, se
fundamenta en el ciclo PHVA o también conocido como ciclo Deming y
exige de las ARL mayor compromiso con sus empresas afiliadas.
Así como las empresas para dar cumplimiento con lo designado por la
Ley en materia del SGSST han tomado la decisión de contratar a
técnicos, tecnólogos, profesionales y especialistas en el desarrollo de su
estructuración, también nace como una de las obligaciones de las ARL la
necesidad de rodearse de profesionales expertos en materia de
seguridad y salud en el trabajo para satisfacer la demanda generada por
sus empresas afiliadas.

A la fecha existen sectores económicos con un alto compromiso en lo

referente a la seguridad y salud en el trabajo, así mismo el nivel de las
asesorías solicitadas a la administradora de riesgos laborales es de
mayor profesionalismo.

Actividades en conjunto entre ARL y

empresas
Las siguientes actividades, aunque no son obligaciones de las ARL si
son labores que, en acuerdo con la administradora de riesgos laborales,
las empresas pueden desarrollar:

 Actividades, campañas y programas de formación y prevención

que permitan que sus empresas afiliadas cumplan con la
legislación vigente en materia de salud ocupacional.
 Permitir que por diferentes medios las empresas conozcan cómo
diseñar el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
 Crear métodos de formación básica para la estructuración y
funcionamiento de las brigadas de primeros auxilios, evacuación y
rescate, así como la implementación de sistemas de calidad en
Seguridad y Salud en el Trabajo.
 Entregar información que le permita a la empresa capacitar a sus
trabajadores en estilos de vida y trabajo saludable.
 Realizar en conjunto con trabajadores designados de la empresa
las investigaciones de los accidentes de trabajo y enfermedades
laborales que afecten la población trabajadora.
 Fomentar al interior de las empresas la prevención y control de los
riesgos laborales y los programas de rehabilitación integral.
 Revisar la formulación y ajuste de los planes de trabajo anual.
 Asesorar a las empresas durante los procesos de reincorporación
al trabajo de accidentados en proceso de reubicación y
readaptación.
  Asesorar en la realización de estudios de Higiene ocupacional

Realizar vigilancia delegada del

cumplimiento del SGSST
Es una de las obligaciones de la administradora de riesgos laborales, a
partir de diciembre de 2019, el recibir copia de la autoevaluación y del
plan de mejora remitida por las empresas para su estudio, análisis,
comentarios y recomendaciones.

Es muy importante resaltar que entre las obligaciones de las ARL se

encuentra la de no asumir las responsabilidades que son competencia de
las empresas.

Las recomendaciones que las ARL dejan por escrito tendientes a

controlar los factores de riesgo que han generado la accidentalidad o que
son factores que tienen la potencialidad de generar un accidente grave,
deben ser acogidas y su control es de carácter prioritario.

En caso de una negativa continua al establecimiento de las soluciones

por parte de la empresa, las ARL pueden reportar a la empresa al
Ministerio de Trabajo para que sea intervenida y sea éste organismo
quien disponga los tiempos mínimos de solución o la imposición de las
sanciones establecidas por la ley.