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IMPLEMENTAR UNA HERRAMIENTA TECNOLÓGICA DE INFORMACIÓN
PARA LA PRODUCCIÓN Y GESTIÓN DE DOCUMENTOS EN LA

ORGANIZACIÓN SERDAN
ANDRES FABIAN RODRIGGUEZ PEÑA
UNIVERSIDAD LIBRE DE COLOMBIA

FACULTAD DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
BOGOTÁ
2016
1
IMPLEMENTAR UNA HERRAMIENTA TECNOLÓGICA DE INFORMACIÓN
PARA LA PRODUCCIÓN Y GESTIÓN DE DOCUMENTOS EN LA
ANDRES FABIAN RODRIGGUEZ PEÑA

CODIGO: 062081020
Trabajo de grado para optar el título de:

Ingeniero Industrial
DIRECTOR
ING. JOSE RENE VALERO
UNIVERSIDAD LIBRE DE COLOMBIA

FACULTAD DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
BOGOTÁ
2016
2
HOJA DE ACEPTACION
El trabajo de grado titulado IMPLEMENTAR UNA HERRAMIENTA TECNOLÓGICA

DE INFORMACIÓN PARA LA PRODUCCIÓN Y GESTIÓN DE DOCUMENTOS EN
LA ORGANIZACIÓN SERDAN realizado por el estudiante Andres Fabian
Rodriguez Peña con código 062081020, cumple con todos los requisitos legales
exigidos por la Universidad Libre para optar al título de Ingeniero Industrial.
_____________________________________
Firma del Director
_____________________________________
Firma del Jurado 1
_____________________________________
Firma del Jurado 2
3
DEDICATORIA
Primero quiero dedicarles este proyecto de grado a todas las personas que en mi
vida estuvieron presentes en este camino profesional.
A Dios porque sin su apoyo en el transcurso de mi carrera no estaría haciendo

posible este gran logro. Y no sería la persona que soy hoy en día.
Por ultimo le doy infinitas gracias a mi mama (Cecilia Peña), a mi papa

(Lisandro Rodriguez) y mis Hermanos (Sandra Rodriguez, Jhon Alexander
Rodriguez y Viviana Rodriguez) porque sin sus consejos, su apoyo incondicional
y su formación de valores forjaron en mi la persona que hoy en Día soy y le Doy
gracias a Dios por permitirme a ver nacido en esta familia tan ejemplar.
4
AGRADECIMIENTOS
Agradezco a la Organización Serdan por permitirme trabajar y presentar este

proyecto, a la Universidad Libre especialmente a mi director el Ing. Jose Rene
Valero por el apoyo prestado a lo largo de este proyecto que se culmina, y cada uno
de los docentes que me inculcaron sus conocimientos para así ponerlos en práctica
no solo en este proyecto si no en mi vida laboral y personal.
5
RESUMEN:
Con el presente RFP, se pretende obtener propuestas el suministro de software

para la “Gestion Documental” que se adapte a las necesidades de SERDAN S.A.,
MISION TEMPORAL LTDA, (Empresas que para efectos de la presente invitación
se denominarán ORGANIZACIÓN SERDAN) y que permita controlar el flujo y
gestión de los documentos dentro de los procesos, para aumentar la eficiencia y
confianza en la posibilidad del uso de la información oportuna y veraz para la toma
de decisiones.
El software seleccionado debe permitir optimizar dichas tareas, garantizando la

calidad en la provisión de los servicios de difusión y comunicación. Como valor
añadido, la aplicación debe ser robusta, modular, escalable y compatible con los
entornos informáticos que demanda el mercado y, si es posible, construida por y
para documentalistas.
(ABSTRACT).
With this RFP is to obtain proposals providing software for the "Document
Management" that suits the needs of SERDAN SA, MISION TEMPORAL LTDA,
(Companies for purposes of this invitation ORGANIZATION SERDAN be called) and
allows control flow and document management within processes to increase
efficiency and confidence in the possibility of the use of timely and accurate
information for decision-making.
The selected software should be optimized such tasks, ensuring quality in the
provision of broadcasting services and communication. As an added bonus, the
application must be robust, modular, scalable and compatible with computing
environments that demand the market and, if possible, built by and for
documentarians.
PALABRAS CLAVES: Suministro de software; controlar el flujo; gestión de los

documentos; eficiencia; confianza.
6
TABLA DE CONTENIDO
1. Introducción ....................................................................................................... 12
2. Justificación ....................................................................................................... 13
2.1 Teórica ........................................................................................................... 13
2.2 Metodología .................................................................................................... 13
2.3 Practica .......................................................................................................... 14
3. Problema ........................................................................................................... 15
3.1 Descripción del Problema ............................................................................... 15
4. Formulación del problema ................................................................................ 17
5. Objetivos ........................................................................................................... 17
5.1 Objetivo General ............................................................................................ 17
5.2 Objetivo Específicos ....................................................................................... 17
6. Delimitación del proyecto .................................................................................. 17
6.1 Espacial .......................................................................................................... 17
6.2 Temporal ........................................................................................................ 17
6.3 Temática ......................................................................................................... 18
7. Marco Metodológico .......................................................................................... 18
7.1 Tipo de investigación ...................................................................................... 18
7.1.1 La metodológica PETI .......................................................................... 18
7.1.2 Planeación estratégica ......................................................................... 19
7.1.3 Arquitectura Empresarial ...................................................................... 22
7.1.4 RFP Request For Proposal .................................................................. 23
8. Cuadro Metodológico ........................................................................................ 24
9. Marco Referencial ............................................................................................. 29
9.1 Segmento del mercado en Serdan ................................................................. 29
10. Marco Teórico ................................................................................................. 37
10.1 Gestion Documental ..................................................................................... 37
10.2 Document Management (DMS) .................................................................... 39
10.3 La inteligencia del negocio ........................................................................... 40
11. Marco Conceptual ........................................................................................... 41
11.1 Gestion Documental ..................................................................................... 41
11.2 Tipos Documentales ..................................................................................... 42
11.3 Tipo Documental Simple .............................................................................. 42
11.4 Tipo Documental Compuesto ....................................................................... 42
11.5 Serie Documental ......................................................................................... 42
11.6 Sección Documental ..................................................................................... 42
11.7 Fondo Documental ....................................................................................... 42
11.8 Document Management (DMS) .................................................................... 41
12. Marco Legal y Normativo................................................................................. 43
12.1 Política de Archivos ...................................................................................... 43
12.2 Política de Gestion Documental ................................................................... 43
13. Desarrollo del Proyecto ................................................................................... 44
13.1 Project Charter ............................................................................................. 44
14. Análisis de Costos ........................................................................................... 52
7
15. Presupuesto .................................................................................................... 56
15.1 Presupuesto Proyectado .............................................................................. 56
15.2 Presupuesto Ejecutado ................................................................................ 58
16. Plan estratégico de tecnología de la información ............................................ 61
16.1 Arquitectura Empresarial (situación actual) .................................................. 61
16.1.1 Comunidades ................................................................................... 61
16.1.2 Clientes Internos ............................................................................... 61
16.1.3 Clientes Externos ............................................................................. 64
16.2 Nivel de acceso ............................................................................................ 66
16.3 Integración .................................................................................................... 66
16.4 Mapa de Procesos ....................................................................................... 68
16.5 Datos ............................................................................................................ 69
16.6 Infraestructura Tecnológica .......................................................................... 71
16.7 Administracion y Mantenimiento ................................................................... 73
16.8 Selección de Proveedores ............................................................................ 74
16.9 Índice de Madures Tecnológica .................................................................... 75
17. Análisis de Ofertas .......................................................................................... 76
17.1 Comparación de ofertas de acuerdo al grupo de condiciones ...................... 76
17.2 Análisis por fortaleza de la oferta ................................................................. 77
17.2.1 Fortalezas Vignette ........................................................................... 78
17.2.2 Debilidades Vignette ......................................................................... 79
17.2.3 Fortalezas TQM web ........................................................................ 79
17.2.4 Debilidades TQM web ...................................................................... 80
17.2.5 Fortalezas Docuclass - Cima ............................................................ 81
17.2.6 Debilidades Docuclass - Cima .......................................................... 81
18. Análisis de Resultados ................................................................................... 85
19. Conclusiones .................................................................................................. 91
20. Recomendación ............................................................................................. 91
20.1 Integración de Datos .................................................................................... 91
20.2 Nivel de Acceso ............................................................................................ 92
20.3 Infraestructura Tecnológica .......................................................................... 92
21. Bibliografía ..................................................................................................... 93
22. Cibergrafia ...................................................................................................... 94
23. Anexos ........................................................................................................... 95
8
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 1. Organigrama de la Organización Serdan ............................................. 311

Figura 2. Documentación recibida ....................................................................... 322
Figura 3. Documentación publicada .................................................................... 333
Figura 4. Consulta de documentación publicada................................................... 34
Figura 5. Documentación enviada a correos operativos ....................................... 35
Figura 6. Herramientas de evaluación software actual .......................................... 36
Figura 7. Descripción de Costos ........................................................................... 55
Figura 8. Presupuesto Proyectado vs. Ejecutado.................................................. 60
Figura 9. Proceso de gestión documental ............................................................. 67
Figura 10. Mapa de procesos ................................................................................ 68
Figura 11. Proceso de datos ................................................................................. 69
Figura 12. Proceso de historias laborales ............................................................. 70
Figura 13. Atención de trouble ticket de historias laborales .................................. 71
Figura 14. Esquema de conectividad ................................................................ 7272
Figura 15. Infraestructura para la digitalización y publicación de documentos ...... 73
Figura 16. Metodología de selección ..................................................................... 74
Figura 17. Índice de Madurez Tecnológica ........................................................... 76
Figura 18. Comparativo ofertas por criterio de evaluación .................................... 77
Figura 19. Criterios de evaluación ......................................................................... 78
Figura 20. Criterios de evaluación de VIGNETTE ................................................. 79
Figura 21. Criterios de evaluación de TQM WEB .................................................. 80
Figura 22. Criterios de evaluación de DOCUCLASS............................................. 81
9
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 1. Cuadro Metodologico de la Investigacion ................................................ 24

Tabla 2. Clientes internos ...................................................................................... 62
Tabla 3. Clientes Externos .................................................................................... 64
Tabla 4. Empresas Escogidas por su trayectoria destacada ................................. 74
Tabla 5. Analisis de variables para el IMT ............................................................. 75
Tabla 6. Evaluación grupo de condiciones ............................................................ 77
Tabla 7. Seleccion y evaluacion software VIGNETTE........................................... 82
Tabla 8. Seleccion y evaluacion software TQM WEB ........................................... 83
Tabla 9. Seleccion y evaluacion software DOCUCLASS ...................................... 84
Tabla 10. Control de Documentos ......................................................................... 88
Tabla 11. Indexacion de Documentos ................................................................... 89
Tabla 12. Envió Correos Op .................................................................................. 90
10
ÍNDICE DE ANEXOS
Anexo 1. Empresas que ofrecen el servicio de Gestión Documental a nivel Mundial

.............................................................................................................................. 95
Anexo 2. Request for Proposal (RFP) ................................................................. 100
NO LLEVA PAGINACION
11
1. Introducción
La Planeación Estratégica de Tecnología de Información es ampliamente

reconocida como una herramienta para ordenar los esfuerzos de incorporación de
TI1, para lo cual se establecerán las políticas requeridas para la correcta
administración de estos recursos, teniendo en cuenta los ámbitos del negocio y de
la organización de acuerdo a las necesidades tecnológicas de la empresa.
El desarrollo de este proyecto estará relacionado con un plan de transformación del

proceso de Gestión Documental, que irá desde el estado actual en que se encuentra
este proceso en la organización Serdan, hasta el resultado final esperado de
automatización, teniendo como eje central la estrategia de negocio y proyectando
este resultado en crear una ventaja competitiva en el mercado.
Esta Planeación Estratégica de Tecnología de Información se desarrollará mediante

un proceso dinámico, en el que se verán involucrados los elementos funcionales de
la organización en pro de generar un resultado adecuado que se adapte a las
necesidades y problemas actuales, ajustándose a los cambios en el ambiente
económico y tecnológico, de modo que la organización disponga de información
oportuna, veraz y eficiente para la toma de decisiones efectiva y así elevar su
ventaja competitiva.
1Planeamiento Estratégico de Tecnología de Información de la Escuela Superior Privada de

Tecnología - SENATI. Najarro Bellido, Julio Ernesto; Figueroa Orbegoso, Carlos Ernesto.
12
2. JUSTIFICACIÓN:
2.1 Teórica
Debido a las exigencias actuales, las organizaciones necesitan acceder a la

información de forma rápida y eficiente, para la toma de decisiones efectiva en pro
de adquirir una ventaja competitiva en el mercado, es aquí donde el concepto de
planeación estratégica juega un papel importante en el direccionamiento de toda
compañía.
El manejo poco eficiente de los documentos y una tecnología ineficaz para la gestión
y almacenamiento de los mismos generan reproceso, pérdida de información,
incremento en los tiempos de respuesta y facilita la pérdida de la memoria
corporativa u organizacional. Con el objetivo de evitar y controlar estos impases
desde la década de los 90’s se ha venido trabajando con el concepto de gestión
documental.
La gestión documental tiene por objetivo definir una serie de políticas y reglas
destinadas a controlar la producción y gestión de documentos, desde la generación
hasta el destino final de cada documento.
Así, surge la necesidad de desarrollar una investigación que permita optimizar el

proceso de gestión documental dentro de la organización, buscando que la empresa
disponga de información oportuna, veraz y eficiente para una toma de decisiones
efectiva y así, elevar su ventaja competitiva.
De esta forma, se optó por desarrollar un plan estratégico de tecnologías de la

información para el proceso de gestión documental de la empresa, basados en el
concepto sistémico de la planeación estratégica. Justamente se efectuará una
planeación dinámica que muestre como resultado la mejor alternativa de
automatización para optimizar este proceso y así, contribuir al mejoramiento
continuo dentro de la organización.
2.2 Metodológica
Para la realización de este proyecto se desarrollará una investigación de tipo

descriptivo, en la cual se evidencie la forma cómo se gestiona la documentación, el
volumen, tipo y características de la misma, para posteriormente desarrollar una
planeación que mejore el proceso de gestión de la documentación.
13
Valga señalar que el objetivo de la investigación descriptiva “consiste en llegar a
conocer las situaciones, costumbres y actitudes predominantes a través de la
descripción exacta de las actividades, objetos, procesos y personas. Su meta no se
limita a la recolección de datos, sino a la predicción e identificación de las relaciones
que existen entre dos o más variables. Los investigadores no son meros
tabuladores, sino que recogen los datos sobre la base de una hipótesis o teoría,
exponen y resumen la información de manera cuidadosa y luego analizan
minuciosamente los resultados, a fin de extraer generalizaciones significativas que
contribuyan al conocimiento”
Ahora bien, a partir de las generalizaciones a que se lleguen y el estudio de los

procesos de la gestión de la documentación, se generará un proyecto para que la
gestión documental dentro de la organización SERDAN sea más eficiente, así, la
investigación descriptiva es la base para lograr un resultado aplicable a la
organización.
Justamente y en concordancia con lo anterior, se utilizará la metodología de PETI,

que se explicará más adelante, para el desarrollo de esta investigación.
Finalmente, valga señalar que se utilizarán fuentes primarias para la recolección de
la información, así como fuentes secundarias para el desarrollo del modelo de
gestión de la documentación, es decir libros, internet y otras fuentes de información.
2.3 Práctica
El desarrollo del PETI, buscará dinamizar algunas actividades dentro de la

organización Serdan, con lo que se espera alinear estrategias tecnológicas que
permitan mayor eficiencia, veracidad y una oportuna respuesta en la producción,
administración y gestión de documentos desde los diferentes procesos.
Es por esto que al observar la situación actual de la organización Serdan, se optó

por desarrollar un plan estratégico de tecnologías de la información para el proceso
de gestión documental de la empresa, donde se efectuará una planeación dinámica
que muestre como resultado la mejor alternativa de automatización para optimizar
este proceso y de esta manera contribuir al mejoramiento continuo dentro de la
organización, controlando que los procesos de negocio sean más eficientes,
reduciendo de esta manera costos y tiempos de respuesta a requerimientos
externos.
Si bien las actividades comerciales de la empresa son indispensables para

mantenerse en el mercado, los procesos administrativos son fundamentales en
14
tanto que permiten el buen funcionamiento de la organización, para responder a los
requerimientos externos y mantener la seguridad en los procesos confidenciales
dentro de la empresa, es por ello que el mejoramiento de los procesos de gestión
de la documentación se hacen trascendentales dentro de cualquier empresa.
3. PROBLEMA
3.1 DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA:
En la trayectoria de toda organización, los documentos que se generan sin importar

su forma u origen (Papel, cintas, discos magnéticos, películas, fotografías, etc.), son
un testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones,
registrado en una unidad de información; es entonces cuando la correcta
administración de dichos documentos es un reto que las grandes compañías deben
superar, debido a la importancia que requiere la labor de recopilarla, interpretarla y
utilizarla de manera fácil, eficiente y efectiva.
Es por esto que la Organización Serdan no es ajena a este fenómeno, ya que se

dedica a ofrecer soluciones en actividades de Recursos Humanos con presencia en
toda Colombia y hoy cuenta con más de 13 mil empleados, desempeñándose en
las múltiples áreas que sus clientes les solicitan.
Debido a la vitalidad de sus productos y servicios (Servicios en Selección, Servicios

en Contratación, Nómina y Administración de Personal, Administración Legal del
Recurso Humano vinculado al Desarrollo de Actividades Temporales, Prestación de
Servicios de Digitalización y Custodia de historias Laborales, Administración de
Centros de Correspondencia, Mantenimiento Preventivo y Correctivo de
Instalaciones Locativas, Aseo Integral Institucional, Mantenimiento Predictivo,
Preventivo y Correctivo de equipos Mecánicos, Mantenimiento Preventivo y
Correctivo de Equipos de Refrigeración) y el gran flujo de personal en la
organización, actualmente se presentan falencias en la producción, gestión y
recuperación de información relacionada al flujo documental, es así que a la fecha
existe un gran número de reclamaciones de clientes, empleados y ex empleados a
las cuales no se ha podido dar respuesta oportuna a sus requerimientos por la falta
de control y gestión sobre los documentos físicos y digitales.
A pesar del modelo de calidad implementado, los flujos documentales no están

totalmente definidos, lo que genera reprocesos en varias de las actividades dentro
de cada uno de los procesos, lo cual ha llevado a la organización de una u otra
forma hacia una dependencia del correo electrónico. Este último se ha convertido
15
en un medio de transmisión de ficheros y repositorio de los mismos, habiendo
olvidado que su principal funcionabilidad es la de transmitir mensajes en forma
inmediata y cómoda.
Es importante reiterar el número de empleados activos, distribuidos en diferentes

operaciones en donde la gestión de 13000 historias laborales y todas las
transacciones documentales juegan un papel importante dentro de la compañía en
el ámbito legal y comercial, por esto existe una sobresaturación de correos
electrónicos que se traduce en una falta de control efectivo sobre el flujo de
documentos que llegan vía e-mail, lo que genera sobrecostos en los flujos
operacionales y en algunos casos pérdida de la información.
La búsqueda de información relacionada al histórico documental puede tardar entre

uno a dos días, lo que ha generado que actualmente la organización este expuesta
a no dar respuestas oportunas a procesos jurídicos laborales.
Es importante resaltar que la organización posee más de 30 años y en estos

momentos los funcionarios y ex funcionarios están ingresando a edad pensional, lo
que ha generado un incremento en las solicitudes y reclamos respecto a sus aportes
pensionales, los cuales deben ser atendidos en forma ágil, oportuna y veraz, de los
contrario se podría incurrir en gastos adicionales.
Otro aspecto a tener en cuenta está relacionado a la existencia de Tres proveedores

de servicio para custodia de archivo físico (Setecsa, Arcec, y Memory Copr), y Dos
para digitalización (RICOH Colombia y Equipo Serdan). Con los proveedores de
archivo físico los contratos establecidos se limitan exclusivamente a la guarda y
custodia, más no a la administración; con el proveedor de digitalización su enfoque
principal está dado hacia la documentación relacionada con las historias laborales.
Es en donde toda la información correspondiente a archivo físico se encuentra
distribuida en 4 bases de datos desarrolladas bajo MS-Access (estas bases de
datos no presentan un modelo entidad relación claro y bien definido), y cerca de 26
archivos Excel.
Es así que la organización Serdan en este momento no posee herramientas

formales que permitan gestionar electrónicamente la producción, el trámite,
almacenamiento, recuperación de documentos físicos o digitales, y que a su vez
garantice la seguridad de la información y la trazabilidad de la documentación que
genera como producto de las transacciones propias de la operatividad, para que la
empresa disponga de información oportuna, veraz y eficiente para la toma de
decisiones efectiva y así elevar su ventaja competitiva
16
4. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA:
¿CÓMO OPTIMIZAR EL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL MEDIANTE LA

ALINEACIÓN DE ESTRATEGIAS TECNOLÓGICAS DENTRO DE LA
ORGANIZACIÓN SERDAN, PARA QUE LA COMPAÑÍA MANEJE DE MANERA
MÁS EFICIENTE Y OPORTUNA LA PRODUCCIÓN, ADMINISTRACIÓN Y
GESTIÓN DE DOCUMENTOS?
5. OBJETIVOS:
5.1 Objetivo General:
Implementar una herramienta tecnológica de gestión de la información en la

organización Serdan que controle el flujo y gestión de los documentos dentro de los
procesos.
5.2 Objetivos Específicos:
 Definir la situación actual de los diferentes procesos con respecto al flujo

documental dentro de la organización.
 Evaluar diferentes aplicaciones de software para gestión documental (GLP,
licenciadas, entre otras).
 Definir costos y modelos para negociaciones en la implementación de un nuevo
aplicativo de software.
 Implantar la herramienta tecnológica de información en la Organización Serdan.
6. Delimitación del Proyecto
6.1 Espacial
La toma de datos para implementar una herramienta tecnológica de información
para la producción y gestión de documentos se desarrolla en la ciudad de Bogota,
en la Organización Serdan, la cual está ubicada en el barrio chapinero en la calle
67 # 7-34
6.2 Temporal
El tiempo requerido para desarrollar este proyecto es de 13 meses
aproximadamente , donde se realizara la Definición la situación actual de los
17
diferentes procesos con respecto al flujo documental dentro de la organización,
Evaluar diferentes aplicaciones de software para gestión documental (GLP,
licenciadas, entre otras), Definir costos y modelos para negociaciones en la
implementación de un nuevo aplicativo de software e Implantar la herramienta
tecnológica de información en la Organización Serdan.
6.3 Temática
El resultado de la presente investigación es un documento titulado” implementar una
herramienta tecnológica de información para la producción y gestión de documentos
en la organización serdan” y la implementación de la herramienta tecnológica
seleccionada en la organización serdan.
7. Marco Metodológico
7.1 Tipo de investigación
7.1.1 La metodología PETI
La metodología de PETI (Planeación Estratégica de Tecnología de Información) es

“ampliamente reconocida como una herramienta para ordenar los esfuerzos de
incorporación de IT. Establece las políticas requeridas para controlar la adquisición,
el uso y la administración de recursos de TI. Integra la perspectiva de negocios
organizacional con el enfoque de TI, estableciendo un desarrollo informático que
responde a las necesidades de la organización y contribuye al éxito de la empresa.
Su desarrollo está relacionado con la creación de un plan de transformación, que
va del estado actual en el que se encuentra la organización, a su estado final de
automatización, esto, en concordancia con la estrategia de negocios y con el
propósito de crear una ventaja competitiva.
La PETI consiste en un proceso de planeación dinámico, en el que las estrategias

sufren una continua adaptación, innovación y cambio, que se refleja en los
elementos funcionales que componen toda la organización”2.
La metodología de PETI, consta de quince módulos agrupados en cuatro fases, así:
Fase 1: Situación Actual.
Fase 2: Modelo de Negocios/organización.
2Tomado de http://sisbib.unmsm.edu.pe/bibvirtualdata/tesis/basic/najarro_bj/cap03.pdf rescatado el

17 de marzo de 2011
18
Fase 3: Modelo de Tecnologías de la Información.
Fase 4: Modelo de Planeación.
En la primera fase se analizará la situación actual de la organización Serdan,

evaluando de manera general la eficiencia de los procesos con respecto a la
producción, gestión, conservación y recuperación de documentos físicos y/o
digitales. En este paso se evalúa de manera general el entendimiento de la
estrategia de negocios, la eficiencia de los procesos operativos y la aceptación de
TI en la organización.
La segunda fase inicia con un análisis del entorno y continúa con el diseño en detalle
de los modelos operativos que van a producir en parte los requerimientos de TI
necesarios para mejorar la eficiencia y la productividad de la empresa, la fase
culmina con el diseño de una arquitectura de la información que identifique las
necesidades globales de optimización del proceso. Esta fase inicia con el análisis
del entorno y el establecimiento de la estrategia de negocios, se construye la
estructura de la organización y finalmente se construye una nueva arquitectura de
la información.
En la tercera fase se propondrá un modelo de tecnologías de la información que

transforme la estrategia actual del proceso en la compañía, y continua con la
construcción de una arquitectura que optimice la integración de la información.
La cuarta fase se concentra en la elaboración de un modelo de planeación,

estableciendo prioridades para la implementación de la TI, definiendo un plan de
desarrollo de los proyectos y realizando un estudio de recuperación de la inversión
a través del análisis costo beneficio. Todo el proceso finaliza con un estudio de
administración del riesgo, que se encarga de reconocer la existencia de amenazas
que puedan poner en peligro el éxito del PETI3.
Se ha escogido esta metodología ya que, de forma organizada, permite partir de la

evaluación de la situación inicial y mediante un proceso preestablecido, evaluar el
resultado final que es la propuesta de un modelo específico.
7.1.2 Planeación estratégica
La planeación o planificación estratégica es el proceso a través del cual se declara

la visión y la misión de la empresa, se analiza la situación interna y externa de ésta,
se establecen los objetivos generales, y se formulan las estrategias y planes
estratégicos necesarios para alcanzar dichos objetivos. Esta planeación se realiza
a nivel de la organización, es decir, considera un enfoque global de la empresa, por
3Planeamiento Estratégico de Tecnología de Información de la Escuela Superior Privada de

Tecnología - SENATI. Najarro Bellido, Julio Ernesto; Figueroa Orbegoso, Carlos Ernesto.
19
lo que se basa en objetivos y estrategias generales, así como en planes
estratégicos, que afectan una gran variedad de actividades, pero que parecen
simples y genéricos4.
De igual forma, la planeación estratégica se puede definir también como un enfoque

objetivo y sistemático para la toma de decisiones en una organización. Es un intento
por organizar información cualitativa y cuantitativa que permita la toma de tales
decisiones. Es un proceso y está basado en la convicción de que una organización
debe verificar en forma continua los hechos y las tendencias internas y externas que
afectan el logro de sus propósitos5.
De esta manera la planeación estratégica es un proceso administrativo que hace un

análisis entre los objetivos y las metas que busca la organización y la situación
actual de la misma, teniendo en cuenta los recursos, posibilidades, comportamiento,
entorno competitivo, entre otros; con el fin de proyectar acciones futuras y alcanzar
las metas propuestas.
Así, la planeación estratégica se basa en la administración por objetivos y responde

prioritariamente a la pregunta “Qué hacer”. Situaciones como la creación o
reestructuración de una empresa, la identificación, y evaluación de programas y
proyectos, la formulación de un plan de desarrollo, la implementación de una
política, la conquista de un mercado, el posicionamiento de un producto o servicio,
la resolución de conflictos, son ejemplos de casos donde la Planeación Estratégica
es especialmente útil, valga señalar que el método se respalda en un conjunto de
conceptos del pensamiento estratégico, algunos de cuyos más importantes
principios son:
 Priorización del Qué ser sobre el Qué hacer: Es necesario identificar o definir
antes que nada la razón de ser de la organización, la actividad o el proceso
que se emprende; lo que se espera lograr
 Priorización del Qué hacer sobre el Cómo hacerlo: Identificar las acciones
que conducen efectivamente a la obtención del objetivo. Se trata de
anteponer la eficacia sobre la eficiencia.
 Visión sistémica: La organización o el proyecto son un conjunto de
subsistemas (elementos) que tienen una función definida, que interactúan
entre sí, se ubican dentro de unos límites y actúan en búsqueda de un
4 Tomado de http://www.crecenegocios.com/la-planeacion-estrategica/ rescatado el 10 de marzo

de 2011
5 Tomado de
http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/agronomia/2008868/lecciones/capitulo_2/cap2lecc2.htm
rescatado el 10 de marzo de 2011
20
objetivo común. El sistema está inmerso dentro de un entorno (contexto) que
lo afecta o determina y que es afectado por él. Los elementos pueden tener
su origen dentro del sistema (recursos), o fuera de él (insumos).
 Visión de proceso: Los sistemas son entes dinámicos y cambiantes; tienen
vida propia. Deben ser vistos y estudiados con perspectiva temporal; conocer
su historia para identificar causas y efectos de su presente y para proyectar
su futuro.
 Visión de futuro: El pensamiento estratégico es proactivo; se adelanta para
incidir en los acontecimientos. Imagina permanentemente el mañana para
ayudar a construirlo o para acomodarse a él: es prospectivo.
 Compromiso con la acción y con los resultados: El estratega es no solamente
un planificador; es un ejecutor, conocedor y experto que reflexiona, actúa y
avalúa; es un gestor a quien le importa más qué tanto se logra que, qué tanto
se hace.
 Flexibilidad: Se acomoda a las circunstancias cambiantes para no perder el
rumbo. La acción emergente es algo con lo que también se puede contar, así
que la capacidad para improvisar es una cualidad estratégica.
 Estabilidad: Busca permanentemente un equilibrio dinámico que permita el
crecimiento seguro, minimizando el riesgo y la dependencia. Busca la
sostenibilidad del sistema y de los procesos6.
Ahora bien, la planificación es un proceso orientado a facilitar la toma de decisiones.

En este sentido, cabe afirmar que la planificación no debe quedarse en un mero
ejercicio analítico, intelectual o de diagnóstico de la realidad, sino que debe tener
un carácter eminentemente práctico, orientado a la acción y, en última instancia, a
la transformación de la realidad en un futuro más o menos inmediato.
En igual sentido, la planificación no sólo debe orientar la toma de decisiones, sino

que también debe responder a criterios de racionalidad y transparencia, permitiendo
así fundamentar nuestras acciones y explicar a los demás cómo y por qué tomamos
las decisiones, sometiendo a éstas y a los motivos que las impulsan al escrutinio y
crítica externos.
Sin duda alguna, la planificación responde al intento de reducir la incertidumbre,

tratando de hacer un ejercicio de prospectiva para anticipar los cambios en entorno
en el que nuestras organizaciones operan y, adaptar permanentemente los planes
de acción a esos cambios. Cualquier proceso de planificación no debe, sin embargo,
6 Tomado de
http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/agronomia/2008868/lecciones/capitulo_2/cap2lecc2.htm
rescatado el 10 de marzo de 2011
21
caer en lo que se ha llamado la “ilusión de la certeza”. En un mundo en permanente
transformación, todas nuestras acciones están invariablemente sujetas a ciertas
dosis de imprevisibilidad e incertidumbre. Mediante la planificación tratamos de
reducir o acotar la incertidumbre, pero en ningún modo la podemos eliminar por
completo. Por esta razón cualquier proceso de planificación no finaliza con el diseño
de un plan concreto, sino que es un proceso dinámico, y por tanto, debe estar sujeto
a un continuo reajuste y revisión de lo planificado para adaptarlo constantemente a
las circunstancias, así como de evaluación de sus resultados, con el fin de extraer
lecciones de la experiencia (de lo que ha salido bien y de lo que ha salido mal) y
generar procesos de aprendizaje en la organización.
En este sentido, se ha ido abriendo paso en la teoría de la gestión y dirección de

organizaciones el concepto de dirección estratégica, que incorpora una noción más
amplia, flexible y de permanente adaptación y revisión de lo planificado,
conectándolo con la práctica cotidiana de las organizaciones. Bajo este nuevo
enfoque, además de contemplarse los aspectos más formalizados del proceso de
planificación, relativos a la determinación de objetivos y fijación de estrategias, se
considera toda otra serie de elementos culturales, ideológicos y del comportamiento
organizacional que pertenecen a la esfera de lo informal (lo que hemos llamado en
apartados anteriores los “aspectos intangibles”), pero que en la práctica también
influyen significativamente en las estrategias que realmente adopta la organización.
Como todo planeamiento, la planeación estratégica es móvil y flexible, cada cierto

tiempo se debe analizar y hacer los cambios que fueran necesarios. Asimismo, es
un proceso interactivo que involucra a todos los miembros de la empresa, los cuales
deben estar comprometidos con ella y motivados en alcanzar los objetivos.
7.1.3 Arquitectura Empresarial
Es un concepto estratégico para el negocio de las empresas de hoy en día en el

que se expone una definición basada en el panorama "general" para las empresas
con respecto a sus procesos y su mejoramiento teniendo en cuenta al área de
tecnología para apoyar y dar vía al análisis, diseño e implementación progresiva y
adaptativa de una arquitectura empresarial que mantenga una armonía entre los
diferentes aspectos que dentro y fuera del negocio afectan la forma como se
cumplen las metas del mismo teniendo como horizonte el mejoramiento continuo, la
22
apropiada divulgación y aceptación al igual que la constante competencia y animo
innovador7.
El propósito de principal de definir la arquitectura empresarial es disminuir la brecha

entre las necesidades de la empresa y la tecnología, para conseguirlo se deben
analizar los procesos necesarios para alcanzar las metas corporativas desde cuatro
perspectivas:
 Negocio.
 Información.
 Aplicaciones.
 Tecnología.
Cada perspectiva describe el estado actual, el estado futuro y la brecha entre

ambos. La meta es tomar decisiones estratégicas efectivas en el área de
información tecnológica, teniendo en cuenta que la tecnología es sólo un
subsistema del sistema conocido como negocio.
Es de suma importancia que la dirección general coordine todos los factores y

recursos que intervienen en el sistema, el grado de éxito será logrado en la medida
que estos factores interactúen adecuadamente. Con esta metodología se cumple la
meta de alinear la tecnología a las necesidades del negocio, consiguiendo al final
una base de procesos para la parte tecnológica que incorpore mayor conocimiento
al negocio.
Desarrollar una arquitectura empresarial proporciona un proyecto organizativo que

puede ayudar a mejorar la calidad, eficacia y responsabilidad del negocio, una
solución de arquitectura empresarial bien desarrollada permite a las organizaciones
responder rápida, eficaz y positivamente a las oportunidades y desafíos
presentados por los actuales cambios de mercado, fortalecimientos en el sector y
avances tecnológicos, la cual al ser implementada de manera adecuada puede
llegar a convertirse en un activo fundamental para la organización.
7.1.4 RFP (Request For Proposal)
Un RFP o solicitud de propuesta, es un documento que una empresa emite para

solicitar propuestas de posibles proveedores de productos o servicios. Por ejemplo,
una empresa que desee digitalizar su información, podría solicitar propuestas que
incluyan equipos, programas, y el entrenamiento de los usuarios requeridos para
7Tomado de http://knol.google.com/k/qu%C3%A9-es-una-arquitectura-empresarial# rescatado el

05 de mayo de 2011.
23
operar el sistema e incorporarlo en la organización. Otra empresa podría requerir
una propuesta para el desarrollo de una aplicación en particular.
Las RFP son un componente vital en la administración de proyectos exitosos ya que

definen claramente los entregables asociados con el proyecto y definen un marco
de acción para la ejecución del mismo. Idealmente los RFP estipulan los requisitos
de la empresa que está comprando y las condiciones bajo las cuales contrataría,
por lo que un RFP debe contener:
8 Especificación del producto o servicio requerido, con el mayor detalle posible.

9 Información que se requiere del oferente, como el valor, las personas que
liderarán el proyecto, responsabilidades que asumirá, un cronograma, y la
experiencia de la empresa en el área.
10 Criterios para selección o descalificación de proponentes.
11 Fechas relevantes, incluyendo las de apertura y cierre del proceso. Fechas
para entrevistas y visitas si las hay.
12 Cualquier requerimiento de confidencialidad.
13 Elementos legales de la posible contratación.
Un RFP se convierte en parte del proceso de compras de una organización, el cual

inicia con la evaluación de las necesidades y termina con la entrega del producto o
servicio8.
8. Cuadro Metodológico
Tabla 1. Cuadro metodológico de la investigación
OBJETIVOS TECNICAS DE RECOLECCION DE

ACTIVIDADES METODOLOGIA
ESPECIFICOS DATOS
Determinar el
estado actual
del proceso de
gestión
Definir la situación
documental en
actual de los
la organización
diferentes procesos
Situación Actual Serdan, para Observación
con respecto al flujo
conocer sus
documental dentro
fortalezas y
de la organización.
debilidades
para la correcta
aplicación de
este proyecto.
8 Tomado de http://www.gestiopolis.com/delta/term/TER343.html rescatado el 27 de abril de 2011.
24
Conocer de
manera
detallada cómo
se maneja el
Caracterización del proceso de
Descripción.
proceso gestión
documental
actualmente en
la organización
Serdan.
Conocer de
forma detallada
el mapa de
Procesos y procesos y
Diagramas de procedimientos.
procedimientos procedimientos
de la
organización
Serdan.
Analizar cada
una de las
actividades que
Definición de se deben
Descripción.
actividades realizar dentro
del proceso de
gestión
documental.
Analizar el
alcance que
tienen
actualmente los
Herramientas de indicadores del
medición proceso de Formato de entrevista.
(indicadores) gestión
documental
dentro de la
organización
Serdan
Definir las
necesidades de
Definición de optimización
Sesiones de Grupo
necesidad para el proceso
de gestión
documental.
Definir la
manera en que
Definición flujo de
se maneja el Diagramas de flujo.
información
flujo
documental
25
dentro de la
organización.
Determinar la
arquitectura
tecnológica con
Arquitectura que cuenta
Modelo Conceptual
tecnológica actualmente el
proceso de
gestión
documental.
Establecer el
modelo
conceptual,
definiendo las
Evaluación de plataformas
Excel.
Software actual tecnológicas
actuales del
proceso de
gestión
documental.
1.
Evaluar diferentes
Especificación
aplicaciones de
del producto o
software para gestión
servicio
documental (GLP,
requerido, con
licenciadas, entre
el mayor
otras).
detalle posible
2. Información
que se requiere
del oferente,
como el valor,
Elaboración de RFP las personas
Elaborar el documento en Word
(requerimientos de que liderarán el
de requerimientos
información) proyecto,
responsabilidad
es que asumirá,
un cronograma,
y la experiencia
de la empresa
en el área, por
ejemplo
3. Criterios para
selección o
descalificación
de proponentes
26
4. Fechas
relevantes,
incluyendo las
de apertura y
cierre del
proceso. Fechas
para
entrevistas y
visitas si las
hay.
5. Cualquier
requerimiento
de
confidencialida
d
6. Elementos
legales de la
posible
contratación
Analizar las
empresas
Estudio de mercado proponentes a
Excel.
y proponentes las cuales
será enviado
el RFP.
Evaluar las
ofertas
Comparación de
recibidas, con Excel.
ofertas
unificación de
criterios.
Determinar los
tiempos de
ejecución y
costos del
Formatos de toma de tiempos y
Tiempos y Costos proyecto para
costos
gestionar de
Definir costos y
manera
modelos para
efectiva los
negociaciones en la
recursos.
implementación de
Definir los
un nuevo aplicativo
posibles riesgos
de software.
durante la
ejecución del La Gestión del Riesgo de Calidad
Calidad y riegos
proyecto, para (QRM)
garantizar la
calidad del
mismo.
27
Analizar la
manera en que
el proceso de
Modelo de
gestión
Negocios/organizaci Descripción.
documental
ón
incide en el
desarrollo de la
organización.
Estudiar la
manera en que
se relacionan
los procesos
dentro de la
organización
Redefinición de
con el
procedimientos y Cuadro comparativo Excel
propósito de
actividades
definir si es
necesario
realizar
cambios en la
interacción de
los mismos.
Definir los
recursos
Definición de presupuestales
Diagramas de flujo.
presupuesto para la
ejecución del
PETI.
Analizar el
retorno de
Análisis retorno de inversión al
Excel
inversión aplicar la
estrategia
recomendada.
Recomendación
Recomendación de de
Informe en Word
Implantar la implementación implementació
herramienta n
tecnológica de Realizar la
información en la implementació
Organización Serdan. Implementación n del aplicativo Software implementado
elegido por
gerencia
Fuente: Autores del proyecto
28
9. Marco Referencial
9.1 Segmento del mercado de SERDAN
La organización Serdan se dedica a ofrecer soluciones en actividades de Recursos

Humanos (Selección Contratación, Administración de personal, Gestión
documental, Nómina, Salud ocupacional y seguridad industrial) y Servicios
Generales (Aseo Institucional, Mantenimiento Integral, Centros de Correspondencia
y Servicios Administrativos), como Empresa de Servicios Temporales.
Al respecto, valga señalar que en el mercado laboral existen una serie de medios
para la consecución de empleo que pueden ser o no efectivos dependiendo del perfil
profesional y sus estrategias de búsqueda de empleo. En el mercado existen
personas que profesionalmente se ubican en cargos operativos, igualmente están
los recién egresados y personas que pueden desempeñarse en cargos de gerencia
media. Para estos perfiles una de las opciones más aproximadas son las empresas
de servicios temporales.
En este sentido, dispuso expresamente el artículo 71 de la Ley 50 de 1990, que: "es

empresa de servicios temporales aquella que contrata la prestación de servicios con
terceros beneficiarios para colaborar temporalmente en el desarrollo de sus
actividades, mediante la labor desarrollada por personas naturales, contratadas
directamente por la empresa de servicios temporales, la cual tiene con respecto de
éstas, el carácter de empleador"9.
La función principal de la organización es la de cubrir las necesidades

extraordinarias de personal en las compañías, cuando se encuentran en intervalos
altos de producción, comúnmente conocidos como picos de producción, en los que
su propio personal no es suficiente para atender los requerimientos que tal situación
les genera. Ocurre, también, cuando las empresas deben realizar reemplazos por
enfermedad o Licencias.
Esta empresa funciona como oficinas de intermediación laboral y son un puente

entre las empresas que requieren personal con vinculación inmediata y los
candidatos que se encuentran disponibles en el mercado laboral de acuerdo con el
perfil solicitado. Se caracterizan por tener bases de datos actualizadas y están
9Tomado de la Ley 50 de 1990, por la cual se introducen reformas al Código Sustantivo del
Trabajo y se dictan otras disposiciones.
29
permanentemente abiertas para recibir las hojas de vida de las personas que
quieran dejar sus datos registrados para una posible y futura vinculación laboral.
A nivel de contratación, el vínculo laboral existe entre el empleado y la Empresa de

Servicios Temporales (EST), del tipo de SERDAN. La empresa usuaria no tiene
relación laboral con el empleado y éste se debe entender directamente con la EST.
A pesar de que es un contrato temporal, y si la expectativa del empleado es
vincularse directamente con la Empresa usuaria, dependerá básicamente de las
políticas y necesidades de la misma como del desempeño del empleado.
Así, los candidatos que se inscriben en las EST, una vez han sido contratados para
asumir un cargo específico en una empresa, reciben el nombre de trabajadores en
misión y están vinculados directamente a la EST y no a las empresas. Los
trabajadores en misión pueden tener un contrato de seis meses de duración que
puede ser prorrogado máximo una vez por otros seis meses. En cuanto a los
aportes parafiscales, el Decreto 4369 establece que las EST están obligadas a afiliar
y a pagar los aportes parafiscales (al Sena, Bienestar Familiar y las cajas de
compensación) y los aportes a pensiones, salud y riesgos profesionales, de acuerdo
con las disposiciones legales.
Según el Ministerio de Protección Social, en el año 2009 los oferentes de mano de

obra a través de Empresas de Servicios Temporales en Colombia totalizaron
1.348.187 personas. De acuerdo a la Clasificación Nacional de Ocupaciones, las 5
ocupaciones en las que se ofreció la mayor cantidad de mano de obra en el país
fueron: OFICINISTAS Y AUXILIARES con 237.407 personas, que representan el
17.6% del total; OCUPACIONES ELEMENTALES EN VENTAS Y SERVICIOS con
157.108 personas (11.7%); AYUDANTES DE PROCESAMIENTO Y FABRICACIÓN
con 154.777 personas (11.5%); OCUPACIONES ADMINISTRATIVAS con 130.167
personas (9.7%); y OCUPACIONES TÉCNICAS EN VENTAS Y SERVICIOS con
105.769 personas (7.8% del total)10.
Asimismo, según el Ministerio de Protección Social, en año 2009 se recibieron un

total de 893.633 solicitudes por mano de obra a través de las EST. El 19.5% de las
requisiciones provinieron de empresas de la Industria Manufacturera, el 14.1% de
empresas de Servicios Comerciales y el 12.4% de empresas que desarrollan
actividades de Comercio al por mayor y al por menor.
10 Tomado de
http://www.minproteccionsocial.gov.co/estadisticas/Estadsticas/EMPRESAS%20DE%20SERVICIO
S%20TEMPORALES%20EN%20COLOMBIA,%202009.PDF rescatado el 18 de marzo de 2015
30
En total se firmaron 866.158 contratos a través de las EST. La Industria
Manufacturera fue la actividad económica en la que mayor cantidad de contratos se
firmaron, con un total de 151.884 trabajadores en misión que representaron el
17.5% del total de las colocaciones. Otras actividades económicas con una alta
demanda fueron los Servicios Comerciales con 123.329 contratos firmados y el
Comercio con 109.314 contratos, que representaron el 14.2% y 12.6% del total de
colocaciones respectivamente11.
En tal sentido, SERDAN como Empresa de Servicios Temporales, tiene una amplia
participación en el mercado laboral, y de igual forma, requiere manejos eficientes
de la información, con el fin de ubicar adecuadamente los trabajadores en misión e
igualmente manejar de manera eficiente los documentos para poder guardar
registros tan importantes como el pago de parafiscales.
Figura 1. Organigrama de la Organización Serdan
Fuente: Organización Serdan
Herramientas de medición (Indicadores)- Documentación recibida (historias laborales 2015)
11 Ídem.
31
Figura 2. Documentación recibida
Documentación publicada (Historias laborales)
32
Figura 3. Documentación publicada
Consulta de documentación publicadas (Docuclass 2010)
33
Figura 4. Consulta de documentación publicada
Documentación enviada a correos operativos.
34
Figura 5. Documentación enviada a correos operativos
35
Herramientas de evaluación software actual (Docuclass)
Figura 6. Herramientas de evaluación software actual
36
10. Marco Teórico.
10.1 Gestión documental
Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació debido a la necesidad
de "documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales
por escrito para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se plasmaron
sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya
gestión se fue haciendo cada vez más compleja a medida que crecía el tamaño de
los fondos documentales12.
Al respecto, la ley 594 de 2000 define la gestión documental como el “conjuntó de

actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y
organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su
origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación”,
así mismo señala como objetivo de los archivos “disponer de la documentación
organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso
de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia”.
Igualmente la precitada norma señala que los documentos son imprescindibles para
la toma de decisiones basadas en precedentes.
Así, podemos decir, tomando las ideas anteriores, que la gestión documental
consiste, en el tratamiento y conservación que se les da a los documentos, desde
el principio de su ciclo de vida, es decir, la producción del mismo, hasta su
eliminación o conservación permanente, todo esto siguiendo las diversas etapas
que constituyen el ciclo de vida de los documentos, y por supuesto respetando el
principio de orden original y el principio de procedencia13.
De tal forma, un Sistema de Gestión Documental se ocupa del procesado,

almacenamiento, búsqueda, recuperación y distribución de documentos al conjunto
de usuarios que operan en el mismo. Las características de un Sistema de Gestión
Documental son:
 Manejo de grandes volúmenes de documentación.

 Garantía de acceso a la información más actual.
12 Tomado de http://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_documental rescatado el 19 de marzo de

2015
13 Tomado de http://www.sociedadelainformacion.com/12/Gestion%20Documental.pdf rescatado el
19 de marzo de 2015
37
 Mantenimiento coherente de la información procedente de diferentes
compañías y organizaciones.
 Definición de flujos de trabajo en el sistema para la gestión de procesos
operativos entre departamentos y empresas externas.
 Gestión de la información en formato nativo.
 Control de acceso a la información.
 Seguridad ante la posible pérdida de documentación14.
Es importante definir el concepto de documento ya que dependiendo de las

diferentes estructuras organizacionales la responsabilidad sobre los flujos pueden
estar a cargo de diferentes procesos o áreas dentro de las organizaciones.
Un documento es toda aquella información contenida y registrada sobre cualquier

soporte material y que es producido, recibido y conservado por las instituciones,
organizaciones o personas, durante el desarrollo de sus actividades. Es, por tanto,
un testimonio de la actividad humana.15
Los documentos pueden ser textuales (manuscritos, mecanografiados o impresos),
iconográficos (mapas, planos, dibujos, fotografías, diapositivas, etc.), sonoros
(discos, cintas magnetofónicas, discos compactos), audiovisuales (cintas de video,
películas cinematográficas), electrónicos (disquetes, CD.ROM, bases de datos,
etc.), virtuales (webs, blogs, etc.), y cualquier otra propuesta que el avance
tecnológico pudiera plantear en el futuro.
Debe tenerse en cuenta que no todos los documentos existentes en una

organización forman parte, necesariamente, del archivo institucional. Por ejemplo:
las normas legales, boletines oficiales, diarios, publicaciones periódicas, etc., si bien
son documentos, NO HAN SIDO PRODUCIDOS POR LA INSTITUCIÓN, por lo que
no es documentación original y permanecen allí a efectos exclusivamente de apoyo
informativo, por lo que se conservarán sólo mientras solo sean útiles. Estos
documentos deben separarse del flujo documental.16
En consecuencia, un documento que deba ingresar a un flujo documental es aquel

que es producido, recibido y conservado por una institución y contiene información
relativa al ejercicio exclusivo de las actividades y competencias que esta institución
desarrolla.
14 Tomado de http://www.gestion-conocimiento.com/contenido/gestiondoc.asp rescatado el 24 de

marzo de 2015.
15 Tomado de http://www.mailxmail.com/curso-archivistica-manejo-organizacion-archivos-manual-
archivero/documento-concepto-tipos-documentos rescatado el 24 de marzo de 2015.

16 Tomado de http://www.mailxmail.com/curso-archivistica-manejo-organizacion-archivos-manual-
archivero/documento-concepto-tipos-documentos rescatado el 24 de Marzo de 2015
38
10.2 Document Management System (DMS)
Sistema de gestión documental (en inglés, Document Management System) son

todos aquellos programas de ordenador creados para la gestión de grandes
cantidades de documentos, suele rastrear y almacenar documentos electrónicos o
imágenes de documentos en papel. Estos documentos no tienen una organización
clara de sus contenidos, al contrario de lo que suele suceder con la información
almacenada en una base de datos.
La combinación de este tipo de bibliotecas de documentos con índices almacenados

en una base de datos permite el acceso rápido mediante diversos métodos a la
información contenida en los documentos. Estos generalmente se encuentran
comprimidos y además de texto pueden contener cualquier otro tipo de documentos
multimedia como imágenes o vídeos.
Los sistemas de gestión de documentos comúnmente proporcionan medios de

almacenamiento y seguridad, así como capacidades de recuperación e indexación.
El término tiene algún traslapo con los conceptos de Content Management Systems
y a menudo es visto como un componente de Sistemas de Gestión de Contenido de
Empresa y relacionado con la Gestión de Activo Digital.17
¿Para qué un DMS?
Este se basa en el concepto de Gestión Documental, que quiere decir, conjunto de

actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y
organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su
origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
Los DMS están orientados al almacenamiento, gestión, búsqueda y visualización de

archivos de una manera coherente y ordenada, completamente configurables por el
usuario o el cliente. Los archivos son almacenados en una base de datos
organizados según decida la organización o el propio usuario. Al contrario de lo que
ocurre en el escritorio, estos sistemas poseen potentes sistemas de búsqueda que
permiten localizar los archivos rápidamente.
Los DMS son accesibles vía web (a través del navegador). Sin embargo, existen
otros modos de acceder a la información desde el propio escritorio para aquellos
que prefieran visualizar los archivos como una carpeta más del propio escritorio.
Así, puede accederse vía Samba, WebDAV o FTP, por ejemplo.
17
Tomado de http://es.wikipedia.org/wiki/Software_de_gesti%C3%B3n_documental rescatado el 24 de
Marzo de 2015
39
Una vez se ha almacenado un documento en el DMS, es posible que un usuario lo
modifique. Esta modificación figurará como la versión más reciente, sin embargo, la
versión anterior queda almacenada. Se trata de la versión actual y la versión
anterior. Todas las versiones anteriores se almacenan. En caso de que sea
necesario, las versiones anteriores pueden ser recuperadas. Esto es útil para
proponer modificaciones en un documento que pueden o no ser autorizadas por el
coordinador. Además permite mantener registro de las diferentes contribuciones a
un documento realizados por uno o varios usuarios (trabajo colaborativo). 18
10.3 La inteligencia de Negocio
La Inteligencia de Negocio o Business Intelligence (BI) surgió hace veinte años

como herramienta de apoyo a la toma de decisiones. En un principio se vio como
algo exclusivo de analistas y ejecutivos de alto nivel, pero posteriormente ha ido
evolucionando poco a poco hasta convertirse en un medio más democrático, a
medida que las organizaciones se han dado cuenta de que los encargados de la
toma de decisiones en todo tipo de áreas departamentales y niveles necesitan
acceso a una información importante y actualizada. Hoy en día se observa una
fuerte tendencia hacia un ‘consumo masivo y generalizado' de BI. Los usuarios
demandan la misma velocidad y facilidad de uso del software que manejan en su
puesto de trabajo, con el estilo que las herramientas omnipresentes han impactado
en su vida personal19.
La inteligencia de negocio se caracteriza principalmente por tener accesibilidad a la

información, debido a que los datos son la fuente principal de este concepto, lo
primero que se debe garantizar en este tipo de herramientas y técnicas es el acceso
de los usuarios a los datos con independencia de la procedencia de estos. Por otra
parte también es fundamental el apoyo en la toma de decisiones, con lo que se
busca ir más allá en la presentación de la información, de manera que los usuarios
tengan acceso a herramientas de análisis que les permitan seleccionar y manipular
sólo aquellos datos de su interés, y finalmente dar una orientación al usuario final,
con lo cual se busca independencia entre los conocimientos técnicos de los usuarios
y su capacidad para utilizar este tipo de herramientas.
18
Tomado de http://www.monografias.com/trabajos-pdf/sistema-gestion-documental/sistema-gestion-
documental.shtml rescatado el 24 de Marzo de 2015
19Tomado de
http://www.ikno.com.co/index.php?option=com_content&view=article&id=62:tecnologias-del-
documento&catid=49:tics rescatado el 24 de Marzo de 2015
40
Para aplicar de manera efectiva los resultados de la inteligencia de negocio en
cualquier organización se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
 Identificar claramente el objetivo empresarial: Los objetivos han de ser

específicos y alineados con los objetivos corporativos, pero no tienen por qué
ser enormes.
 Reconocer que la inteligencia de negocio también requiere gestión del
cambio: El éxito de un proyecto depende enormemente de cómo sea la
implicación de los usuarios corporativos en el proceso. Si los ignora estará
asumiendo un riesgo: una fuerza de trabajo que no está debidamente
informada e implicada en los planes de cambio es probable que se resista a
lo desconocido. Además, el BI trata fundamentalmente de cambiar el
comportamiento, igual que los procesos. Uno de los objetivos de muchos
proyectos BI es crear una cultura de mejora continua, pero si no explica a sus
empleados los beneficios, ello podría llevarles a un mal entendimiento.
 Implicar a las personas necesarias en el cambio: El BI solía ser propiedad
exclusiva de los departamentos TI y financiero, pero en la nueva década todo
el mundo, desde los miembros del equipo directivo hasta los operarios de
planta, deberían poder acceder libremente a la información que necesitan.
 Permitir toda la transparencia durante el proceso: Una falta de visibilidad
conduce a excusas de postergación, pérdida de oportunidades y una cultura
en la que nadie es responsable y nadie está preparado para hacer frente y
tomar medidas. La transparencia debería por tanto ser a nivel individual y no
departamental.
 Tomar medidas: La visibilidad sin acción es inútil, pero cuando los proyectos
tardan mucho en implementarse, el buen momento se pierde y puede ser
muy fácil dejar de actuar sobre la valiosa información que se está
produciendo. Es responsabilidad del director y los ejecutivos financieros, de
marketing, TI, etc. demostrar su compromiso con la acción inteligente.
11. Marco Conceptual
11.1 Gestión documental
Se entiende por Gestión Documental el conjunto de normas técnicas y prácticas

usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización,
permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los
documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la
41
conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de
racionalización y economía.20
11.2 Tipos documentales:

Son las unidades de información contenidas en los documentos. Se clasifican en:
11.3 Tipo documental simple:
Formado por un solo tipo documental, cuyo contenido mantiene una unidad de
información. Ejemplos: el oficio, la carta, el memorando, un libro de registro, un libro
de caja, recibo, etc.
11.4 Tipo documental compuesto:
Formado por dos o más tipos documentales que se sustentan entre si y cuyo
contenido mantiene una unidad de información. Se le conoce comúnmente como
“expediente”. Ejemplos: la historia laboral, una historia clínica.
11.5 Serie documental:
Es el conjunto de documentos que tiene características comunes; el mismo tipo

documental o el mismo asunto y que, por consiguiente, es archivado, usado,
Transferido o eliminado como unidad. Ejemplos: Resoluciones, Supervisiones,

Órdenes de compra, etc.
11.6 Sección documental:
Es el conjunto total de los documentos producidos y recibidos por las diferentes

unidades orgánicas o dependencias de una organización. Ejemplos: Contratación,
selección, planeación, etc.
11.7 Fondo documental:
Es el conjunto total de los documentos producidos y recibidos por una institución

pública o privada en el ejercicio de sus actividades.
11.8 Document Management System (DMS)

Sistema de gestión documental (en inglés, Document Management System) son
todos aquellos programas de ordenador creados para la gestión de grandes
20
Tomado de http://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_documental rescatado el 24 de marzo de
2014
42
cantidades de documentos, suele rastrear y almacenar documentos electrónicos o
imágenes de documentos en papel.21
12. Marco Legal y Normativo
12.1 Política de archivos
El Archivo General de la Nación (AGN) se propone fortalecer y actualizar los

lineamientos relativos tanto a la salvaguarda del patrimonio documental colombiano
como a la modernización de los archivos públicos. Estos constituirían la hoja de ruta
de la entidad y se enmarcan dentro del proceso de socialización y concertación que
el Ministerio de Cultura, como cabeza del sector, se ha traza-do. Dentro de este plan
se pondrán, a discusión de los colombianos, las políticas culturales para tomar las
decisiones de manera consensuada, con el fin de lograr el mayor impacto en la
sociedad, fortalecer los sentimientos de identidad y pertenencia, y generar
orientaciones que permitan a la administración pública lograr mayores índices de
eficacia y transparencia.22
12.2 Política de Gestión Documental
La política de gestión documental en el Estado Colombiano, acorde con el artículo

6 del Decreto 2609 de 2012 debe ser entendida como el conjunto de directrices
establecidas por una entidad para tener un marco conceptual claro para la gestión
de la información física y electrónica, un conjunto de estándares para la gestión de
la información en cualquier soporte, una metodología general para la creación, uso,
mantenimiento, retención, acceso y preservación de la información, independiente
de su soporte y medio de creación, un programa de gestión de información y
documentos, una adecuada articulación y coordinación entre las áreas de
tecnología, la oficina de Archivo, las oficinas de planeación y los productores de la
información. Esta política debe estar ajustada a la normativa que regula la entidad,
alineada con el plan estratégico, el plan de acción y el plan institucional de archivos
– PINAR y deberá estar documentada e informada a todo nivel de la entidad.23
21
Tomado de http://es.wikipedia.org/wiki/Software_de_gesti%C3%B3n_documental rescatado el 24 de
marzo de 2014
22
Tomado de
http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/GestionDocumental/05_politica_archivos.pd
f rescatado el 24 de marzo de 2014
23Tomado de
http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/GestionDocumental/Politica_PCMU_C
olombia.pdf rescatado el 17 de marzo de 2011
43
13. Desarrollo del Proyecto:
13.1 Project Chárter
1. IDENTIFICACIÓN DEL PROYECTO

Implementar una herramienta tecnológica de información para la
NOMBRE DEL PROYECTO producción y gestión de documentos en la organización serdan
SIGLA PETI PGD-OS

FECHA Enero 01 de 2015, Bogotá - Colombia
PROMOTOR DEL PROYECTO Andres Fabian Rodriguez Peña
GERENTE DEL PROYECTO Andres Fabian Rodriguez Peña

2. INTRODUCCIÓN
La Planeación Estratégica de Tecnología de Información es ampliamente reconocida como una herramienta

para ordenar los esfuerzos de incorporación de TI , para lo cual se establecerán las políticas requeridas para
la correcta administración de estos recursos, teniendo en cuenta los ámbitos del negocio y de la organización
de acuerdo a las necesidades tecnológicas de la empresa.
El desarrollo de este proyecto estará relacionado con un plan de transformación del proceso de Gestión
Documental, que irá desde el estado actual en que se encuentra este proceso en la organización Serdan, hasta
el resultado final esperado de automatización, teniendo como eje central la estrategia de negocio y
proyectando este resultado en crear una ventaja competitiva en el mercado.
Esta Planeación Estratégica de Tecnología de Información se desarrollará mediante un proceso dinámico, en el

que se verán involucrados los elementos funcionales de la organización en pro de generar un resultado
adecuado que se adapte a las necesidades y problemas actuales, ajustándose a los cambios en el ambiente
económico y tecnológico, de modo que la organización disponga de información oportuna, veraz y eficiente
para la toma de decisiones efectiva y así elevar su ventaja competitiva.
3. METODOLOGÍA
La metodología PETI consiste en un proceso de planeación dinámico, en el que las estrategias sufren una
continua adaptación, innovación y cambio, que se refleja en los elementos funcionales que componen toda la
organización”.
La metodología PETI, consta de quince módulos agrupados en cuatro fases, así:

Fase 1: Situación Actual.
Fase 2: Modelo de Negocios/organización.
Fase 3: Modelo de Tecnologías de la Información.
Fase 4: Modelo de Planeación
4. REQUISITOS DE SATISFACCIÓN DE LAS NECESIDADES DEL CLIENTE
44
1. Definir y configurar la estructura del documento: documento grupos, tipos de documentos y palabras clave
2. Definir las especificaciones de palabras clave: nombre, tipo, cómo debe llenarse y el algoritmo utilizan para
rellenar y la decisión de si la palabra clave será una palabra clave del flujo de trabajo.
3. Configurar las asignaciones de organización: usuarios, departamentos y oficinas (Local o remoto)
4. Crear grupos de seguridad y aplicar palabras clave de seguridad
4. Administrar la seguridad del sistema:
• Crear grupos de usuarios, conceder permisos para utilizar componentes y asignar a usuarios a grupos.
• Crear y aplicar políticas de seguridad, aplicar políticas de seguridad por grupos de usuarios y tipos de
documentos,
6. Establecer las normas y las asignaciones para la autenticación de Active Directory
7. Definir y configurar el almacenamiento de imágenes (centralizados o distribuidos por grupos de DT, tipos y
máximo tamaño de volúmenes de almacenamiento de información.
8. Definir y configurar palabras clave buscar listas, algoritmos de autorrelleno, función de consultas de bases
de datos, verificación de documentos y verificación externa
9. Configurar los parámetros de acceso ftp (clientes remotos Wan y análisis ubicaciones remotas)
10. Cifrado de base de datos definida.
11. Definir la búsqueda de texto completo.
12. Optimizar el rendimiento del sistema mediante la verificación y reparación de consistencia de vínculos de
documentos y búsqueda de documentos huérfanos
13. Actualizar / actualizar datos estadísticos (documento métricas: número de páginas y tamaño de archivo),
notas por documento, número de páginas en la cola de análisis avanzados, etc.)
14. Crear y ver los datos estadísticos y gráficos por tipo de documento y períodos.
15. Administrar licencias: Usuarios, solicitar más licencias, asignar licencias por departamento, ver estado de
licencias, etc.
16. Es importante minimizar el esfuerzo humano necesario para escanear e indexar cada documento. Tiene
que ser rápido y eficiente de grandes volúmenes.
17. La Solución debe contar con una opción de flujo de trabajo automatizado ofreciendo procesos de
documentos más eficiente y rentable. Una solución de flujo de trabajo reduce con el enrutamiento inteligente
de documentos dentro del sistema de manejo de papel. El flujo de trabajo también mejora la rendición de
cuentas con notificación automática de acciones necesarias o las medidas adoptadas.
18. La solución, puede recuperarse rápidamente de cualquier desastre desde todos los documentos y los
índices se con a medios ópticos o cintas. Si es necesario, sus imágenes pueden ser replican a un sitio remoto
para recuperación de failover instantáneo.
19. La solución ofrece la posibilidad de restringir el acceso a documentos confidenciales. Seguridad puede
definirse hacia abajo hasta el nivel de tipo de documento o por usuarios individuales o grupos. Todas las
funciones de auditoría deben permitir el registro e informe sobre acceso todos los documentos.
20. Administración de almacenamiento y depósito
21. Administrador de red y sistemas deben ser capaces de administrar el almacenamiento de documentos.
22. Solución debe brindarles la posibilidad de almacenar documentos en diferentes ubicaciones, identificar
donde todos son, mover archivos, obtener informes estadísticos etc. y volumen.
45
23. La solución también debe proporcionar a los administradores de red la capacidad de administrar el
crecimiento y maximizar el rendimiento del sistema aumenta de volumen, por dado la capacidad para crear
automáticamente las subcarpetas de repositorio basadas en cuántos documentos debe almacenarse en cada
carpeta.
24. Por cada documento cuando se analizan o publicado en el repositorio de indexación dramáticamente
reducir o eliminar completamente el número de documentos perdidos.
25. Todos los documentos se almacenan en un estado seguro, inalterable que se puede hacer backup a un
medio óptico o magnético para distribución.
26. Capacidad para localizar documentos rápidamente y completamente. Capacidad de recuperar todos los
documentos que son pertinentes para los criterios de búsqueda.
27. Almacenar y proteger todos los documentos (Controla los usuarios que pueden tener acceso a ciertos
documentos y lo que pueden hacer una vez que abren dichos documentos)
28. Abrir todos los documentos escaneados y electrónicos a través de una interface completamente integrada
y fácil de usar, o como una opción directamente desde otras aplicaciones ya existentes y relacionadas al ramo
del negocio.
29. Manejar (ver, abrir, controlar las versiones, etc.) todo tipo de formatos de documentos, como Word, Excel,
e-mails, faxes, software del ramo del negocio, e imágenes escaneadas.
30. Manejar todos los documentos relacionados a SERDAN, historias laborales, contratos comerciales,
afiliaciones, etc.
31. Capacidad de acceso rápido que permite a los usuarios ser más productivos desde que el tiempo de
búsqueda y acceso disminuye dramáticamente.
32. Manejará las versiones/revisiones de los documentos para que todos los usuarios autorizados tengan
acceso a la última versión.
33. Cada documento tiene una seguridad inherente para asegurar que solo los usuarios autorizados puedan
tener acceso al documento. Similarmente, proveer un control total de las acciones que cada usuario autorizado
puede realizar con los documentos.
34. Los usuarios puede marcar un documento como 'en uso' para restringir que el documento pueda ser abierto
por otro usuario cuando el documento está siendo actualizado.
35. Eliminación total o parcial del proceso de indexado, eliminación del tiempo de archivado y del tiempo de
búsqueda de documentos que han sido mal archivados o perdidos.
36. Los usuarios puede agregar notas relevantes a cualquier documento para que otros usuarios autorizados
puedan leer y modificar.
37. Los usuarios pueden ensamblar nuevos documentos 'virtuales' de páginas específicas de uno o más
documentos. Una vez creados, dichos documentos pueden ser enviados por correo electrónico o por fax,
pueden ser impresos o grabarlos en el disco para crear un documento con propiedades de búsqueda.
38. Alta Capacidad de Escaneo de documentos desde una ubicación central o remota, usando código de barras,
reconocimiento OCR y métodos 'query' incluidos en la base de datos. Si se requiere escaneado remoto, SERDAN
podrá solicitar al Administrador.
39. Establecer un horario automático para que las imágenes sean transferidas a la carpeta de almacenamiento,
minimizando de éste modo el uso de la banda ancha de la red.
40. Permitir que algunos documentos 'importantes' sean transferidos en tiempo actual
46
41. Permitir que solo las imágenes de tamaño más pequeño que n KB sean transferidas en tiempo actual. Las
restantes serán transmitidas de acuerdo al horario establecido.
42. SERDAN podrá obtener reportes gráficos y estadísticos, instantáneamente, de los documentos que han sido
abiertos, almacenados, escaneados por el cliente, fecha, rango de la información, tipo de cuenta, tipo de
documento o cualquier criterio relevante.
43. Acceso vía web a la información, la solución deberá permitir a los usuarios la consulta por medio de internet
a los documentos publicados.
5. DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO
A partir de las generalizaciones a que se lleguen y el estudio de los procesos de la gestión de la documentación,
se generará el proyecto para que la gestión documental dentro de la organización SERDAN sea más eficiente,
así, la investigación descriptiva es la base para lograr un resultado aplicable a la organización. Justamente y en
concordancia con lo anterior, se utilizará la metodología de PETI.
6. OBJETIVOS DEL PROYECTO
Implementar una herramienta tecnológica de información para la

OBJETIVO GENERAL producción y gestión de documentos en la organización Serdan
 Definir la situación actual de los diferentes procesos con

respecto al flujo documental dentro de la organización.
 Evaluar diferentes aplicaciones de software para gestión
documental (GLP, licenciadas, entre otras).
OBJETIVOS ESPECÍFICOS  Definir costos y modelos para negociaciones en la
implementación de un nuevo aplicativo de software.
 Implantar la herramienta tecnológica de información en la
Organización Serdan.
47
7. JUSTIFICACIÓN
Debido a las exigencias actuales, las organizaciones necesitan acceder a la información de forma rápida y
eficiente, para la toma de decisiones efectiva en pro de adquirir una ventaja competitiva en el mercado, es aquí
donde el concepto de planeación estratégica juega un papel importante en el direccionamiento de toda
compañía.
Así, surge la necesidad de desarrollar una investigación que permita mejorar el proceso de gestión documental
dentro de la organización, buscando que la empresa disponga de información oportuna, veraz y eficiente para
una toma de decisiones efectiva y así, elevar su ventaja competitiva.
De esta forma, se optó por desarrollar un plan estratégico de tecnologías de la información para el proceso de
gestión documental de la empresa, basados en el concepto sistémico de la planeación estratégica. Justamente
se efectuará una planeación dinámica que muestre como resultado la mejor alternativa de automatización para
optimizar este proceso y así, contribuir al mejoramiento continuo dentro de la organización.
8. AUTORIDAD DEL PROYECTO
Organización Serdan
Universidad Libre.
Posibles proveedores.
9. RESUMEN CRONOGRAMA DE HITOS
a) Definición del Alcance.

b) Evaluación de la situación actual.
c) Redefinición de procedimientos y actividades.
d) Definición del flujo de información.
e) Definición de escenarios operacionales.
f) Elaboración del RFP.
g) Evaluación de propuestas y retorno de inversión.
h) Generación de la recomendación.
i) Entrega del producto.
48
10. INFLUENCIA DE LOS INTERESADOS
a) Organización Serdan.
Aceptación y contribución a la recolección de información para el óptimo desarrollo del Planeamiento
estratégico de tecnologías de la información.
b) Universidad Libre.
Seguimiento y asesoría en todo el desarrollo del presente proyecto.
c) Posibles proveedores.
Oportuna respuesta al RFP, para determinar la mejor herramienta software que se adapte a las necesidades
de la organización y que permita controlar el flujo y gestión de los documentos dentro de los procesos, para
aumentar la eficiencia y confianza en la posibilidad del uso de la información oportuna y veraz para la toma
de decisiones.
d) Estudiante Universidad Libre
Es el responsable del PETI, con el fin de realizar las recomendaciones pertinentes y la implementación a la
organización Serdan.
11. ORGANIZACIÓN FUNCIONAL Y SU PARTICIPACIÓN
Sponsor
Director del
Proyecto Gerente del Especialista
Ing. Jose Rene Valero Proyecto
Andres Fabian Rodriguez Leonardo Sanchez
Peña
Documentador Analista
Andres Fabian Rodriguez Funcional
Peña
Pedro Moreno
49
11. ORGANIZACIÓN FUNCIONAL Y SU PARTICIPACIÓN
Sponsor: Suministra información fuente - origen para la creación y gestión del proyecto, el proyecto está
destinado a satisfacer una de sus necesidades.
Especialista: Fuente de consulta, para la aclaración de situaciones críticas, las cuales puedan comprometer el
éxito del proyecto.
Director Proyecto: Apoya la gestión del proyecto, sirviendo como punto de control y seguimiento a los
avances. Además es fuente de apoyo metodológico y funcional del proyecto.
Gerente de Proyecto: Responsable de la Integración del proyecto, ya que tiene la mejor visión del mismo y
está en contacto con todos los involucrados. Tiene la responsabilidad total del planeamiento y la ejecución
acertados de las diferentes etapas del proyecto.
Analista Funcional: Es el encargado de asegurar que se satisfagan las necesidades del proyecto, que es
traducir la visión de los involucrados en el proyecto en el Listado de Requerimientos, u otros conceptos que
servirán como base de la evolución y éxito del proyecto.
Documentador: Ejecutar las actividades de documentación de acuerdo a los alcances del proyecto, además
apoya al analista en la organización y diseño de información.
12. SUPUESTOS DEL PROYECTO
a) Durante el desarrollo del proyecto, se contará con la asesoría permanente de un ingeniero de la

Universitaria Universidad Libre.
b) La organización Serdán facilitará el acceso a la información necesaria para el logro de los objetivos del
proyecto.
c) El estudiante encargado de la realización del proyecto, dedicarán el tiempo necesario para evaluar los
avances realizados.
d) El estudiante encargado de la realización del proyecto, se documentaran sobre las metodologías necesarias
para la realización del mismo.
13. RIESGOS DEL PROYECTO
a) Continuar con el vínculo laboral con la Organización Serdan.

b) Cambio en la dinámica de la Organización.
c) Reestructuración de los procesos de la Organización.
d) Nuevas tecnologías emergentes.
e) Continuar con el curso de profundización.
f) Respuesta oportuna de los posibles proveedores.
14. OPORTUNIDADES DEL NEGOCIO – RETORNO SOBRE LA INVERSIÓN
Se estima el retorno de la inversión en 58 días de labor, con los que se espera un incremento en sus ingresos,
valor hora hombre a $18.465, si se cumplen las siguientes condiciones:
a) La aprobación del trabajo de grado y la profesionalización de Andres Fabian Rodriguez Peña
b) El posicionamiento de Andres Fabian Rodriguez Peña, en actividades relacionadas a la Gestión de
Proyectos.
50
15. PRESUPUESTO DEL PROYECTO
$18.195.851 discriminados de la siguiente forma:

• $ 17.686.851 Este costo corresponde al tiempo ejecutado y proyectado para la realización del PETI, a razón
de 18 horas semanales durante 51 semanas a un costo promedio de $ 12.310 por hora/hombre (de acuerdo a
los salarios promedios actuales) para Gerente, Analista y Documentador, $63.238 valor hora asesor, $127.000
valor hora especialista.
• $ 425.000 por equipos de cómputo y red de comunicación.
• $ 84.000 por papelería.
16. CONCLUSIONES
• Se identificó la información relacionada a la gestión de documentos como un recurso empresarial que debe
ser planeado, administrado y controlado de tal manera que pueda ser usado efectivamente por toda la
organización.
• Se definió la situación actual de los diferentes procesos, con respecto al flujo documental dentro de la
organización, para entender la manera en que funciona el procedimiento.
• Mediante la respuesta al RFP, se evaluaron las diferentes aplicaciones de software para gestión
documental.
• Se determinó la mejor herramienta software para suplir las necesidades de la organización, permitiendo
controlar el flujo y gestión de documental de forma eficiente, aumentando la confianza y el acceso a la
información de forma oportuna y veraz para la toma de decisiones.
17. APROBACIÓN DEL DOCUMENTO

NOMBRE Y APELLIDOS ROL FECHA FIRMA
Director del
Ing. Jose Rene Valero
Proyecto
Andres Fabian Rodriguez Peña Equipo de Trabajo
51
14. Análisis de Costos
PERSONAL
ACTIVIDAD DEL PROYECTO
NOMBRE DEL RECURSO UNIDAD DE MEDIDA CANTIDAD COSTO UNITARIO
Gerente de Proyecto Horas 15,0 $ 12.310,00

Analista de Proyecto Horas 14,5 $ 12.310,00
Administración del Proyecto Documentador Horas 8,0 $ 12.310,00
Especialista Horas 0,0 $ 127.000,00
Asesor Horas 1,0 $ 63.238,00
Gestión de Integración Documentador Horas 15 $ 12.310,00
Especialista Horas 2 $ 127.000,00
Asesor Horas 2 $ 63.238,00
Gerente de Proyecto Horas 103 $ 12.310,00
Analista de Proyecto Horas 86 $ 12.310,00
Situación Actual Documentador Horas 70,35 $ 12.310,00
Modelo de Negocios Documentador Horas 19,2 $ 12.310,00
Modelo de Tecnologías de la Información Documentador Horas 70,2 $ 12.310,00
Modelo de Planeación Documentador Horas 95 $ 12.310,00
Recomendación de Implementación Documentador Horas 30 $ 12.310,00
Cierre Documentador Horas 1,5 $ 12.310,00
TOTAL
52
MATERIALES O CONSUMIBLES
COSTO ACTIVIDAD -
NOMBRE DEL RECURSO UNIDAD DE MEDIDA CANTIDAD COSTO UNITARIO TOTAL POR ACTIVIDAD
RECURSO
Paleleria e impresiones Folio 45 60 $ 2.700,00

Administración del Proyecto $ 11.268,00
Otros Costos (Redes comunicaciones,
Horas 51 168 $ 8.568,00
Servicios publicos, telefonia)
Gestión de Integración Otros Costos (Redes comunicaciones, $ 8.354,00
Horas 47 82 $ 3.854,00
Situación Actual $ 38.136,00
Horas 192 168 $ 32.256,00
Modelo de Negocios Otros Costos (Redes comunicaciones, $ 25.128,00
Horas 96 168 $ 16.128,00
Modelo de Tecnologías de la Información Otros Costos (Redes comunicaciones, $ 53.784,00
Horas 263 168 $ 44.184,00
Modelo de Planeación Otros Costos (Redes comunicaciones, $ 62.568,00
Horas 301 168 $ 50.568,00
Recomendación de Implementación Otros Costos (Redes comunicaciones, $ 23.952,00
Horas 64 168 $ 10.752,00
Cierre Paleleria e impresiones Folio 20 60 $ 1.200,00 $ 1.200,00
TOTAL $ 224.390,00 $ 224.390,00
53
MAQUINARIA O NO CONSUMIBLES
COSTO ACTIVIDAD -
RECURSO
Administración del Proyecto Equipos de Computo y sofware Dias 17 3950 $ 67.150,00 $ 67.150,00
Gestión de Integración Equipos de Computo y sofware Dias 15,67 3950 $ 61.896,50 $ 61.896,50
Situación Actual Equipos de Computo y sofware Dias 64 3950 $ 252.800,00 $ 252.800,00
Modelo de Negocios Equipos de Computo y sofware Dias 32,33 3950 $ 127.703,50 $ 127.703,50
Modelo de Tecnologías de la Información Equipos de Computo y sofware Dias 87,83 3950 $ 346.928,50 $ 346.928,50
Modelo de Planeación Equipos de Computo y sofware Dias 100,5 3950 $ 396.975,00 $ 396.975,00
Recomendación de Implementación Equipos de Computo y sofware Dias 21,33 3950 $ 84.253,50 $ 84.253,50
Cierre Equipos de Computo y sofware Dias 2 3950 $ 7.900,00 $ 7.900,00
TOTAL $ 1.345.607,00 $ 1.345.607,00
Aclaracion: El dia laboral, esta sobre tres horas laborales
MATERIALES O MAQUINARIA O NO
Actividad PERSONAL Total Por Actividad Impacto %
CONSUMIBLES CONSUMIBLES
Administración del Proyecto $ 524.863,00 $ 11.268,00 $ 67.150,00 $ 603.281,00 3,2%
Gestión de Integración $ 1.309.881,00 $ 8.354,00 $ 61.896,50 $ 1.380.131,50 7,2%
Situación Actual $ 3.445.550,50 $ 38.136,00 $ 252.800,00 $ 3.736.486,50 19,5%
Modelo de Negocios $ 1.190.974,00 $ 25.128,00 $ 127.703,50 $ 1.343.805,50 7,0%
Modelo de Tecnologías de la Información $ 2.947.646,40 $ 53.784,00 $ 346.928,50 $ 3.348.358,90 17,5%
Modelo de Planeación $ 5.658.502,00 $ 62.568,00 $ 396.975,00 $ 6.118.045,00 32,0%
Recomendación de Implementación $ 2.249.852,00 $ 23.952,00 $ 84.253,50 $ 2.358.057,50 12,3%
Cierre $ 218.801,00 $ 1.200,00 $ 7.900,00 $ 227.901,00 1,2%
TOTAL $ 17.546.069,90 $ 224.390,00 $ 1.345.607,00 $ 19.116.066,90 100%
54
Figura 7. Descripción de Costos
Descripción de Costos por Grupo de Actividades (PETI PGD-OS)

$ 7.000.000,00 35,0%
32,0%
$ 6.000.000,00 30,0%
$ 5.000.000,00 25,0%
$ 4.000.000,00 20,0%
19,5%
17,5%
$ 3.000.000,00 15,0%
12,3%
$ 2.000.000,00 10,0%
7,2% 7,0%
$ 1.000.000,00 5,0%
3,2%
1,2%
$- 0,0%
Administración del Gestión de Situación Actual Modelo de Negocios Modelo de Modelo de Recomendación de Cierre
Proyecto Integración Tecnologías de la Planeación Implementación
Información
PERSONAL MATERIALES O CONSUMIBLES MAQUINARIA O NO CONSUMIBLES Impacto %
55
15. Presupuesto
15.1 Presupuesto Proyectado
PRESUPUESTO PROYECTADO
COSTOS DIRECTOS
HORAS
NOMBRE DEL RECURSO
oct-10 feb-11 mar-11 abr-11 may-11 jun-11 jul-11 ago-11 sep-11 oct-11 VALOR HORA
Gerente de Proyecto 6 30,5 52,5 48,0 $ 18,50 $ 72,00 22,53 28,91 25 61 12130
Analista de Proyecto 6 44,2 38,3 57,0 $ 40,67 $ 67,75 67,75 32,6 30 37,21 12130
Documentador 31,7 38,3 41,3 $ 35,93 $ 36,75 37,25 48,6 20,5 19,5 12130
Especialista 9 7 7 127000
Asesor 6 2 3,0 $ 1,00 3 4 3 63238
TOTAL HORAS 18 108,4 132,06 146,32 96,1 176,5 127,53 121,61 86,5 127,71
VALOR
NOMBRE DEL RECURSO
oct-10 feb-11 mar-11 abr-11 may-11 jun-11 jul-11 ago-11 sep-11 oct-11 TOTAL
Gerente de Proyecto $ 72.780,00 $ 369.965,00 $ 636.825,00 $ 582.240,00 $ 224.405,00 $ 873.360,00 $ 273.288,90 $ 350.678,30 $ 303.250,00 $ 739.930,00 $ 4.426.722,20
Analista de Proyecto $ 72.780,00 $ 536.146,00 $ 464.336,40 $ 691.410,00 $ 493.327,10 $ 821.807,50 $ 821.807,50 $ 395.438,00 $ 363.900,00 $ 451.357,30 $ 5.112.309,80
Documentador $ - $ 384.521,00 $ 464.336,40 $ 501.211,60 $ 435.830,90 $ 445.777,50 $ 451.842,50 $ 589.518,00 $ 248.665,00 $ 236.535,00 $ 3.758.237,90
Especialista $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ 1.079.500,00 $ 889.000,00 $ 889.000,00 $ 2.857.500,00
Asesor $ 379.428,00 $ 126.476,00 $ 189.714,00 $ - $ 63.238,00 $ - $ - $ 189.714,00 $ 252.952,00 $ 189.714,00 $ 1.391.236,00
TOTAL COSTOS DIRECTOS $ 524.988,00 $ 1.417.108,00 $ 1.755.211,80 $ 1.774.861,60 $ 1.216.801,00 $ 2.140.945,00 $ 1.546.938,90 $ 2.604.848,30 $ 2.057.767,00 $ 2.506.536,30 $ 17.546.096,90
56
COSTOS INDIRECTOS
USO DE RECURSOS
NOMBRE DEL RECURSO
oct-10 feb-11 mar-11 abr-11 may-11 jun-11 jul-11 ago-11 sep-11 oct-11 VALOR UNIDAD
Papeleria Impresiones (FOLIOS) 15 92 112 124 82 150 108 103 73 108 $ 60,00
Redes Comunicación (HORAS) 16 96 117 130 85 157 113 108 77 114 $ 76,00
Telefonia (HORAS) 16 96 117 130 85 157 113 108 77 114 $ 36,00
Otros Servicios Publicos (HORAS) 16 96 117 130 86 157 113 108 77 114 $ 56,00
Equipos de computo (HORAS) 18 98,4 105 136 96,1 127,7 105 118,6 86,5 127,71 $ 1.316,67
VALOR
NOMBRE DEL RECURSO
Papeleria Impresiones $ 900,00 $ 5.520,00 $ 6.720,00 $ 7.440,00 $ 4.920,00 $ 9.000,00 $ 6.480,00 $ 6.180,00 $ 4.380,00 $ 6.480,00 $ 58.020,00
Redes Comunicación $ 1.216,00 $ 7.296,00 $ 8.892,00 $ 9.880,00 $ 6.460,00 $ 11.932,00 $ 8.588,00 $ 8.208,00 $ 5.852,00 $ 8.664,00 $ 76.988,00
Telefonia $ 576,00 $ 3.456,00 $ 4.212,00 $ 4.680,00 $ 3.060,00 $ 5.652,00 $ 4.068,00 $ 3.888,00 $ 2.772,00 $ 4.104,00 $ 36.468,00
Otros Servicios Publicos $ 896,00 $ 5.376,00 $ 6.552,00 $ 7.280,00 $ 4.816,00 $ 8.792,00 $ 6.328,00 $ 6.048,00 $ 4.312,00 $ 6.384,00 $ 56.784,00
Equipos de computo $ 23.700,06 $ 129.560,33 $ 138.250,35 $ 179.067,12 $ 126.531,99 $ 168.138,76 $ 138.250,35 $ 156.157,06 $ 113.891,96 $ 168.151,93 $ 1.341.699,90
TOTAL COSTOS INDIRECTOS $ 27.288,06 $ 151.208,33 $ 164.626,35 $ 208.347,12 $ 145.787,99 $ 203.514,76 $ 163.714,35 $ 180.481,06 $ 131.207,96 $ 193.783,93 $ 1.569.959,90
RESUMEN PRESUPUESTAL
VALOR
NOMBRE DEL RECURSO
ACUMULADO $ 552.276,06 $ 1.568.316,33 $ 1.919.838,15 $ 1.983.208,72 $ 1.362.588,99 $ 2.344.459,76 $ 1.710.653,25 $ 2.785.329,36 $ 2.188.974,96 $ 2.700.320,23 $ 19.116.056,80
IMPREVISTOS Y CONTINGENCIAS
$ 55.227,61 $ 156.831,63 $ 191.983,82 $ 198.320,87 $ 136.258,90 $ 234.445,98 $ 171.065,33 $ 278.532,94 $ 218.897,50 $ 270.032,02 $ 1.911.596,58
(10%)
PRESUPUESTO ACUMULADO $ 607.503,67 $ 2.332.651,63 $ 4.444.473,59 $ 6.626.003,18 $ 8.124.851,07 $ 10.703.756,80 $ 12.585.475,38 $ 15.649.337,68 $ 18.057.210,13 $ 21.027.562,38 $ 21.027.562,38
57
15.2 Presupuesto Ejecutado
PRESUPUESTO EJECUTADO
COSTOS DIRECTOS
HORAS
NOMBRE DEL RECURSO
oct-10 feb-11 mar-11 abr-11 may-11 jun-11 jul-11 ago-11 sep-11 oct-11 VALOR HORA
Gerente de Proyecto 6 30,5 52,5 48,0 18,5 72,00 22,53 27,9 25 61 $ 12.130,00
Analista de Proyecto 6 44,2 38,3 57,0 40,7 67,75 67,75 30,2 30 37,21 $ 12.130,00
Documentador 31,7 38,3 41,3 35,9 36,75 37,25 45,6 20,5 19,5 $ 12.130,00
Especialista 5 7 7 $ 127.000,00
Asesor 6 2 3,0 1 3 4 3 $ 63.238,00
TOTAL HORAS 18 108,4 132,06 146,32 96,1 176,5 127,53 111,7 86,5 127,71
VALOR
NOMBRE DEL RECURSO
Gerente de Proyecto $ 72.780,00 $ 369.965,00 $ 636.825,00 $ 582.240,00 $ 224.405,00 $ 873.360,00 $ 273.288,90 $ 338.427,00 $ 303.250,00 $ 739.930,00 $ 4.414.470,90
Analista de Proyecto $ 72.780,00 $ 536.146,00 $ 464.336,40 $ 691.410,00 $ 493.327,10 $ 821.807,50 $ 821.807,50 $ 366.326,00 $ 363.900,00 $ 451.357,30 $ 5.083.197,80
Documentador $ - $ 384.521,00 $ 464.336,40 $ 501.211,60 $ 435.830,90 $ 445.777,50 $ 451.842,50 $ 553.128,00 $ 248.665,00 $ 236.535,00 $ 3.721.847,90
Especialista $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ 635.000,00 $ 889.000,00 $ 889.000,00 $ 2.413.000,00
Asesor $ 379.428,00 $ 126.476,00 $ 189.714,00 $ - $ 63.238,00 $ - $ - $ 189.714,00 $ 252.952,00 $ 189.714,00 $ 1.391.236,00
TOTAL COSTOS DIRECTOS $ 524.988,00 $ 1.417.108,00 $ 1.755.211,80 $ 1.774.861,60 $ 1.216.801,00 $ 2.140.945,00 $ 1.546.938,90 $ 2.082.595,00 $ 2.057.767,00 $ 2.506.536,30 $ 17.023.843,60
58
COSTOS INDIRECTOS
USO DE RECURSOS
NOMBRE DEL RECURSO
oct-10 feb-11 mar-11 abr-11 may-11 jun-11 jul-11 ago-11 sep-11 oct-11 VALOR UNIDAD
Papeleria Impresiones (FOLIOS) 15 92 112 124 82 130 108 80 73 108 $ 60,00
Redes Comunicación (HORAS) 16 96 117 130 85 157 113 100 77 114 $ 76,00
Telefonia (HORAS) 16 96 117 130 85 157 113 80 77 114 $ 36,00
Otros Servicios Publicos (HORAS) 16 96 117 130 86 157 113 80 77 114 $ 56,00
Equipos de computo (HORAS) 18 98,4 105 136 96,1 127,7 105 108 86,5 127,71 $ 1.316,67
VALOR
NOMBRE DEL RECURSO
Papeleria Impresiones $ 900,00 $ 5.520,00 $ 6.720,00 $ 7.440,00 $ 4.920,00 $ 7.800,00 $ 6.480,00 $ 4.800,00 $ 4.380,00 $ 6.480,00 $ 55.440,00
Redes Comunicación $ 1.216,00 $ 7.296,00 $ 8.892,00 $ 9.880,00 $ 6.460,00 $ 11.932,00 $ 8.588,00 $ 7.600,00 $ 5.852,00 $ 8.664,00 $ 76.380,00
Telefonia $ 576,00 $ 3.456,00 $ 4.212,00 $ 4.680,00 $ 3.060,00 $ 5.652,00 $ 4.068,00 $ 2.880,00 $ 2.772,00 $ 4.104,00 $ 35.460,00
Otros Servicios Publicos $ 896,00 $ 5.376,00 $ 6.552,00 $ 7.280,00 $ 4.816,00 $ 8.792,00 $ 6.328,00 $ 4.480,00 $ 4.312,00 $ 6.384,00 $ 55.216,00
Equipos de computo $ 23.700,06 $ 129.560,33 $ 138.250,35 $ 179.067,12 $ 126.531,99 $ 168.138,76 $ 138.250,35 $ 142.200,36 $ 113.891,96 $ 168.151,93 $ 1.327.743,19
TOTAL COSTOS INDIRECTOS $ 27.288,06 $ 151.208,33 $ 164.626,35 $ 208.347,12 $ 145.787,99 $ 202.314,76 $ 163.714,35 $ 161.960,36 $ 131.207,96 $ 193.783,93 $ 1.550.239,19
RESUMEN PRESUPUESTAL
VALOR
NOMBRE DEL RECURSO
ACUMULADO $ 552.276,06 $ 1.568.316,33 $ 1.919.838,15 $ 1.983.208,72 $ 1.362.588,99 $ 2.343.259,76 $ 1.710.653,25 $ 2.244.555,36 $ 2.188.974,96 $ 2.700.320,23 $ 18.574.082,79
IMPREVISTOS Y CONTINGENCIAS
$ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ 218.897,50 $ 270.032,02 $ 488.929,52
(10%)
PRESUPUESTO ACUMULADO $ 552.276,06 $ 2.120.592,39 $ 4.040.430,54 $ 6.023.639,26 $ 7.386.228,25 $ 9.729.488,00 $ 11.440.141,25 $ 13.684.696,61 $ 16.092.569,06 $ 19.062.921,31 $ 19.062.921,31
59
Figura 8. Presupuesto Proyectado vs. Ejecutado
60
16. Plan Estratégico de Tecnología de la Información
16.1 Arquitectura Empresarial (Situación Actual)
16.1.1 Comunidades
Para el aspecto de comunidades para la ejecución del proyecto se tendrán en

cuenta clientes internos y externos, los cuales en alguna forma interactúan con la
información.
16.1.2 Clientes internos
Hacen relación a los dueños de procesos y funcionarios de apoyo a cada uno de los
mismos, actualmente se cuenta con 383 personas laborando en la administración,
de acuerdo a los diferentes procesos:
61
Tabla 2. Clientes internos
PROCESO NOMBRE DEL CARGO
Administración de Personal Analista - Administracion de personal
Analista - Administración de Personal Lider
Coordinador - Administracion de personal
Coordinador - Administracion de personal Junior
Director - Administración de Personal
Judicante
Técnico- Administración de personal
Aseo Analista - Centros de Correspondencia
Análista - Servicios Generales
Aseador Integral
Operario - Aseo Integral
Supervisor - Aseo
Supervisor - Aseo Integral (in house)
Supervisor - Aseo integral (ruta)
Técnico - Administrativo (correspondencia)
Atención a reclamos de empleados Analista - Solicitudes y reclamos
Analista -Referenciacion
Coordinador - Solicitudes y reclamos
Auditoría de control interno Analista - Auditoria Interna Procesos
Auditor Interno de Calidad
Coordinador - Auditoria interna de Procesos
Calidad Analista - Calidad
Coordinador - Calidad
Comunicaciones Analista - Comunicaciones Externas
Analista - Comunicaciones Internas
Coordinador - Salud Ocupacional
Director - Comunicaciones
Contabilidad Análista - Financiero Senior
Analista Junior contable
Coordinador - Contabilidad
Director - Contabilidad
Director - Nómina y Seguridad Social
Director - Nómina, Facturación y Cartera
Contraloría Contralor
Coordinador - Salud Ocupacional Junior
Contratación Agente Outbound
Analista - Contratación
Analista Junior Regional
Coordinador - Contratación
Facturación Coordinador - Facturación
Gastos de viaje Analista - Gastos de viaje
Gestión de Compras Análista - Compras
Coordinador - Compras
Técnico - Compras
Gestión del Servicio Abogado
Coordinador - Regional
Coordinador de Mantenimiento
Director - Gestión Junior
Director - Gestión
Jefe - Operación Suministro de Personal
Lider Tècnico
62
PROCESO NOMBRE DEL CARGO
Gestión Documental Análista - Gestión Documental
Coordinador - Gestión Documental
Técnico - Gestión Documental
Gestión Gerencial Analista de Seguridad
Asistente - Gerencia
Asistente - Gerencia General
Conductor de Gerencia General
Gerente - General
Gestión Humana Análista - Gestiòn Humana
Analista - Gestion Humana (Beneficios)
Análista - Gestiòn Humana (Desarrollo)
Análista - Gestiòn Humana (Estructura)
Análista - Gestiòn Humana (selección)
Coordinador - Gestión Humana
Coordinador - Gestion humana Regionales
Director - Gestiòn Humana
Gestión Jurídica Analista - Juridica
Analista Senior Jurídico
Coordinador - Jurídico
Director - Jurídico
Mantenimiento Técnico - Mantenimiento
Nómina y Seguridad Social Analista - Administrativo Nomina Terceros
Análista - Beneficios
Analista - Nomina y Seguridad Social
Analista seguridad Social y Prestaciones Economicas
Coordinador - Nomina y Seguridad Social
Líder - Nomina y Seguridad Social
Nómina, facturación y cartera Director Seguridad Social
Planeación Análista - Facturaciòn Junior
Análista - Facturaciòn Senior
Análista - Financiero
Análista - Financiero (Facturación)
Análista - Planeación
Análista Tesoreria
Gerente - Planeacion y Finanzas
Practicante o Aprendiz Sena
Salud Ocupacional Analista - HSE
Coordinadorr - Salud Ocupacional
Enfermera - HSE
Profesional - HSE
Técnico - HSE
Selección Análista - Administrativo Selección
Análista - Auditoría Selección
Análista - Selección
Análista - Selección (Pruebas)
Auxiliar - Administrativo Selecciòn Contac Center
Coordinador - Selección
Director - Selección
Psicologo - Honorarios
Psicologo administrativo
Técnico - Recursos Humanos - Selección
Trabajadora Social
Servicios Generales Mensajero
Mensajero a Pie
Mensajero con Moto
Mensajero con vehiculo
Recepcionista
Técnico - Servicios generales
Tecnología Analista – Adm de Redes y Seguridad
Analista – Adm de servidores y aplicaciones
Analista – Proyectos
Analista - Tecnologia
Director – Infraestructura
Director - Tecnologia
Gerente - Tecnología
Fuente: esta investigación
63
16.1.3 Clientes Externos
Empresas a las cuales la organización presta sus diversos servicios, se cuenta con
12.708 funcionarios en misión.
Tabla 3. Clientes Externos
CLIENTE Total Peso en la Organización

AGAFANO S.A 70 0.5%
ALMACENES CORONA 31 0.2%
ALMAGRAN S.A. 1 0.0%
ALPINA 393 3.0%
ALQUERIA 39 0.3%
AV VILLAS 373 2.8%
AVIANCA S.A. 632 4.8%
B.P. 33 0.3%
BANCO AGRARIO DE COLOMBIA 1 0.0%
BANCO DE CREDITO 40 0.3%
BAVARIA S.A. 1772 13.5%
BOEHRINGER INDUSTRIAL - BOEH 35 0.3%
CADENA COMERCIAL OXXO 123 0.9%
CAJA COMPENSACION FAMILIAR CAFAM 73 0.6%
CAMARA DE COMERCIO DE BOGOTA 56 0.4%
CARACOL RADIAL S.A. 246 1.9%
CARACOL T.V 95 0.7%
CARULLA VIVERO S.A 1 0.0%
CERVALLE 12 0.1%
CERVUNION S.A. 342 2.6%
CI ECOEFICIENCIA 11 0.1%
CISA 54 0.4%
CITIBANK COLOMBIA S.A. 512 3.9%
COCA COLA 796 6.1%
CODENSA S.A. ESP 6 0.0%
COLCERAMICA S.A. 121 0.9%
COLOMBIA MOVIL TIGO 1315 10.0%
COLUMBUS ENERGY SUCURSAL COLOM 8 0.1%
COLVATEL S.A. 780 6.0%
COMBUSTIBLES DE COLOMBIA 220 1.7%
CREDIVALORES 175 1.3%
DANARANJO S.A. 213 1.6%
EDIFICIO BRICKELL CENTER 3 0.0%
EDIFICIO PALMA REAL 10 0.1%
EL TIEMPO 3 0.0%
EMPRESA DE ENERGIA CUNDINAMARCA EEC 107 0.8%
ETB 221 1.7%
EXXON MOBIL DE COLOMBIA 36 0.3%
FINANDINA 31 0.2%
FINCA S.A 36 0.3%
FUNDACION SOCIAL HOLCIM (COL) 1 0.0%
GATE GOURMET 409 3.1%
64
CLIENTE Total Peso en la Organización
GLP COLOMBIA 5 0.0%
GLR COLOMBIA LTDA 15 0.1%
HALLIBURTON LATIN AMERICA 87 0.7%
HAVELLS SYLVANIA COLOMBIA S.A. 90 0.7%
HOCOL S.A. 3 0.0%
HOLCIM COLOMBIA S.A. 89 0.7%
IMPRESUR 1 0.0%
INDUSTRIA MILITAR INDUMIL 1066 8.1%
INVERNAC 13 0.1%
JP MORGAN 6 0.0%
JVC LATIN AMERICA S.A 1 0.0%
LIQUIDO CARBONICO 7 0.1%
MACOSA (ANTES COBISCORP) 10 0.1%
MALTERIAS TROPICAL S.A. 11 0.1%
MERCK 14 0.1%
METAPETROLEUM 18 0.1%
NESTLE DE COLOMBIA 99 0.8%
OCCIDENTAL DE COLOMBIA INC 50 0.4%
OLEODUCTO CENTRAL S.A 119 0.9%
OLEODUCTO DE LOS LLANOS ORIENTALES S.A. 3 0.0%
ORGANIZACION CORONA S.A. 524 4.0%
OXIGENOS DE COLOMBIA 35 0.3%
PACIFIC STRATUS ENERGY 31 0.2%
PETROBRAS COLOMBIA LIMITED 93 0.7%
PETROMINERALES COLOMBIA LTD 135 1.0%
PRAXAIR GASES INDUSTRIALES LTDA. 8 0.1%
PRIME VALUE SERVICE 18 0.1%
PRINTER 1 0.0%
PROCTER AND GAMBLE COLOMBIA LT 9 0.1%
REFINANCIA S.A. 137 1.0%
RICOH COLOMBIA S.A 164 1.3%
SAN MIGUEL INDUSTRIAL S.A 1 0.0%
SCHLUMBERGER SURENCO S.A. 154 1.2%
SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A. 1 0.0%
SOCIEDAD DE ACTIVOS ESPECIALES SAE 31 0.2%
STOCK MODELS 3 0.0%
SUITCO OCCIDENTE S.A 3 0.0%
TAMPA 16 0.1%
TEATRO JULIO MARIO SANTO DOMINGO 28 0.2%
TETRA PAK 22 0.2%
UNION TEMPORAL CINTRA VALLE 120 0.9%
UNIVERSIDAD DE LOS ANDES 16 0.1%
VALOREM S.A. 9 0.1%
VISE LTDA. 6 0.0%
TOTAL FUNCIONARIOS 12708 100%
65
16.2 Nivel de Acceso
La estrategia de seguridad de la información tiene como objetivo proteger y

preservar la confidencialidad, la integridad, la disponibilidad y el control de acceso
de los activos de información contra eventual pérdida, daño, destrucción o robo.
Dentro de los esquemas de seguridad se cuenta con un firewall ISA Server 2004
bajo una plataforma Windows 2008 Server y un software de protección perimetral
de McAfee Gateway Security que garantiza la protección de nuestra información y
su transporte. Esta funcionalidad permite el diseño de políticas complejas de
seguridad, que son transparentes al usuario y entregan reportes detallados de
eventos y alarmas. El firewall usa un grupo de reglas básicas para examinar los
paquetes y dar protección a la red tanto a nivel de transporte como de aplicación a
alta velocidad.
De igual manera, todos los servidores se encuentran ubicados en un lugar seguro

(Data Center) para garantizar no solo la seguridad de la información sino también la
continuidad de nuestro negocio y el negocio de nuestro cliente.
Para el caso del uso de sistema actual de Gestión Documental, se cuenta con un
firewall, bajo plataforma Windows 2003 Server, y software de protección antivirus
Tren Micro Office Scan.
16.3 Integración
La integración de los procesos, con relación al proceso de Gestión documental, está

delimitada por las tipologías documentales procedentes de cada uno y su forma de
conservación.
66
Figura 9. Proceso de gestión documental
67
16.4 Mapa de procesos
Figura 10. Mapa de procesos
68
16.5 Datos
Digitalización y custodia de documentos para préstamos hipotecarios.
Figura 11. Proceso de datos
69
Manejo de carpetas y documentos de historias laborales
Figura 12. Proceso de historias laborales
70
Atención de trouble ticket de historias laborales activas e inactivas
Figura 13. Atención de trouble ticket de historias laborales
16.6 Infraestructura Tecnológica
Se cuenta con canales dedicados entre sedes regionales que garantizan

comunicación oportuna y ágil entre procesos con cobertura nacional. A través de
enlaces Frame Relay y conectividad vía WEB nuestras regionales y agencias se
conectan con el centro de procesamiento de datos ubicado en Bogotá.
El esquema de conectividad con las oficinas mediante Red WAN y LAN se resume
en el siguiente gráfico:
71
Figura 14. Esquema de conectividad
72
Infraestructura para la digitalización y publicación de documentos
Figura 15. Infraestructura para la digitalización y publicación de documentos
16.7 Administración y Mantenimiento
La administración y mantenimiento de los sistemas de información están a cargo de

SONDA Colombia y RICOH Colombia, este último para el soporte del aplicativo de
digitalización y consulta.
73
16.8 Selección de Proveedores
Figura 16. Metodología de selección
Tabla 4. Empresas Escogidas por su trayectoria destacada
No. EMPRESA
1 ENITMA
2 EUREKA DMS
3 INTECSUS
4 MEGAGROUP
5 CIMA
6 TOTAL QUALITY MANAGEMENT S.A
7 XEROX
74
16.9 Índice de Madurez Tecnológica
Con el propósito de evaluar la situación tecnológica en la que se encuentra la

organización Serdan en la actualidad, se realizó el análisis del índice de madurez
tecnológica con la siguiente fórmula:
IMT = ((ΣPVi * AV i ) / (AMáx * Σ PV i)) * 10
Tabla 5. Análisis de variables para el IMT
Variable Descripción
Servidores Win 2008 R2 para aplicaciones generales de la
Dotación de equipamiento organización, Servidores Win 2003 para aplicaciones del
informático proceso de GD. Estaciones de trabajo Win 7 (320 a nivel
organizacional, 8 a Nivel del proceso de GD)
Utilización de redes
Redes Wan y Lan, VPN para agencias. Canal dedicado para
avanzadas de
aplicaciones de Gestión Documental suministrado por terceros.
comunicaciones
Nivel de actualización de Infraestructura actualizada en el año 2011, mediante modelo
la infraestructura de Leasing. Para toda la organización y a nivel del proceso de
tecnológica GD
Soporte Tecnológico administrado por Outsourcing con
Nivel de soporte
SONDA a nivel de organización y en conjunto con RICOH para
tecnológico:
el proceso de GD.
ERP actualizado en el 2010, otros aplicativos a la medida en
Calidad de las
proceso de reingeniería a nivel organizacional. Para los
aplicaciones y servicios
procesos de GD aplicaciones obsoletas aunque funcionales,
TIC utilizados
estas últimas no son actualizables.
Aplicativos de interacción con clientes vía WEB, para el
Utilización de Internet proceso de GD se cuenta con herramienta de visualización de
documentos vía WEB.
Cualificación tecnológica Producto del día a día se genera conocimiento en tecnología
de los usuarios para los usuarios, no existe modelo de capacitación formal.
Disponibilidad de personal Por la tercerización del soporte, la disponibilidad del personal
especializado en TIC especializado en TIC es alta.
Gasto anual en
Aunque en el último año se ha invertido en tecnologías de la
tecnologías de la
información, la inversión no se dirige hacia la innovación.
información
Grado de satisfacción de
Existen actualmente proyectos de adecuaciones tecnológicas
la demanda de tecnología
(ΣPVi * AV i ) = 66
(AMáx * Σ PV i) = (100%*82) = 82
IMT= ((ΣPVi * AV i ) / (AMáx * Σ PV i)) * 10 = (66/((82))*10 = 8.04 (Maduro)
75
Figura 17. Índice de Madurez Tecnológica
17. Análisis de Ofertas
17.1 Comparación de ofertas de acuerdo al grupo de condiciones

Para el análisis de las ofertas, se colocan en comparación tres de las mismas, las
cuales cumplieron los objetivos de recepción de los pliegos según los tiempos
estipulados y la documentación requerida.
De acuerdo a los diferentes criterios de evaluación (llamados condiciones en el
ambiente de evaluación), la toma de decisiones se enfoca principalmente hacia los
aspectos funcionales y fuertemente hacia la oferta económica, el principio del
enfoque (% EGC “Evaluación grupo de condiciones”) de la decisión obedece al
gran número de soluciones existentes en el mercado, que pudiesen llegar a
satisfacer las necesidades de la organización, lo cual nos puede llevar a conseguir
una mejor oferta económica y redundar en el retorno de la inversión, ampliando
fuertemente la viabilidad del proyecto.
La fortaleza del criterio es la relación de EGC obtenido con respecto al EGC
esperado, con lo cual se buscan determinar los aspectos más sobresalientes de la
oferta, al igual que la herramienta de software ofrecida.
76
Tabla 6. Evaluación grupo de condiciones
Vignette TQM Docuclass
% EGC
Criterios de evaluacion Fortaleza del Fortaleza del Fortaleza del
Esperado % EGC % EGC % EGC
criterio criterio criterio
Caracteristicas del proveedor 6% 6% 100,0% 6% 100% 6% 100%
Requerimientos Generales 7% 7% 100,0% 6% 86% 7% 100%
Requerimientos Funcionales 19% 19% 100,0% 18% 95% 18% 95%
Gestión de Archivo 7% 2% 28,6% 6% 86% 5% 71%
Reportes y estadísticas 5% 5% 100,0% 5% 100% 5% 100%
Seguridad 5% 5% 100,0% 5% 100% 5% 100%
Usabilidad 5% 5% 100,0% 5% 100% 5% 100%
Implementación 10% 10% 100,0% 10% 100% 10% 100%
Garantías técnicas 10% 8% 80,0% 10% 100% 10% 100%
Propuesta económica 26% 18% 69,2% 21% 81% 25% 96%
Total 100% 85% 88% 92% 95% 96% 96%
Figura 18. Comparativo ofertas por criterio de evaluación
17.2 Análisis por fortaleza de la Oferta
Con este análisis se pretende determinar el fuerte de cada una de las ofertas, de
acuerdo a los diferentes criterios, con los que se busca mostrar el equilibrio que
posee cada una de las soluciones ofrecidas.
77
Figura 19. Criterios de evaluación
VIGNETTE
17.2.1 Fortalezas Vignette

Facilita la captura, administración, entrega y almacenamiento de largo plazo de
información estructurada y no estructurada. Vignette Records & Document
Management, es una tecnología Web abierta bajo el estándar J2EE para crear,
capturar, retener y distribuir virtualmente todas las formas de documentos y de
contenido transaccional incluyendo: imágenes, formas, reportes generados por
algún sistema de cómputo, estados de cuenta y facturas, documentos de office,
contenidos Web, e-mails, faxes, “rich media” y cualquier activo digital. Vignette
Records & Document Management provee una administración completa
centralizada de carpetas que contienen diversos tipos de documentos, puede
rápidamente localizar cada uno de los archivos o documentos con una búsqueda
única en la base de datos, traerlo fácilmente a un repositorio único de datos y
desplegarlo en un visor universal único. Vignette Records & Document Management
ayuda a los negocios a organizar y capitalizar su información corporativa y sus
activos de conocimiento.
78
17.2.2 Debilidades Vignette
Sus costos de licenciamiento e implementación se alejan de las espectativas del
mercado, las garantías técnicas si bien son amplias, su versionamiento esta ligado
a los costos del licenciamiento, en donde la dinámica de actualizaciones, luego del
primer año, no ofrece beneficios representativos en cuanto a precios se refiere. La
gestion de archivo fisico no es clara en la oferta presentada.
Figura 20. Criterios de evaluación de VIGNETTE
SOFTWARE TQM WEB
17.2.3 Fortalezas Tqm Web

TQM Web es una aplicación Web en idioma español para la gestión documental
que integra funciones de radicación, digitalización, indexación, control de flujos,
administración de archivos, consultas y reportes, auditoría y administración en un
solo sistema de información documental. Es un sistema con un alto nivel de
parametrización por parte del usuario, de manera que pueda ajustar la funcionalidad
del sistema a sus necesidades particulares de información, operación,
administración y control. TQM Web garantiza la seguridad y confiabilidad del
sistema a través del módulo de seguridad que administra y permite definir
autorizaciones sobre cualquier acción en el sistema.
79
17.2.4 Debilidades Tqm Web
La forma de licenciamiento anual y proyectando al uso de la herramienta a lo largo
del tiempo, incrementa notablemente los costos de operación; por otro lado la
integración con otros aplicativos no es bien definida, se podrían llegar a requerir
desarrollos adicionales.
Figura 21. Criterios de evaluación de TQM WEB
80
17.2.5 Fortalezas Docuclass -Cima
Maneja cualquier clase de documentos en papel, los cuales son escaneados y
grabados como PDF, TIFF o en cualquier formato de documentos de Microsoft
Office©, e-mails y otros formatos electrónicos, son fácilmente integrados con
DocuClass, se integra con el software de la organización, ordena documentos
eficientemente, la capacidad de búsqueda avanzada de DocuClass reduce
drásticamente el tiempo de acceso a documentos, provee control completo sobre la
Seguridad, los documentos están disponibles sólo para usuarios autorizados, cada
uno con un conjunto de acciones preterminadas de lo que pueden hacer por tipo de
documento, establece planes de backup y recuperación, bajo costo de propiedad.
Es importante resaltar que la organización posee un paquete de licencias, que su
uso u aplicación reducirá notablemente el costo del proyecto
17.2.6 Debilidades Docuclass -Cima
No posee módulo para la gestion de archivo físico, lo cual requeriría un cambio en
la dinamica del proceso de Gestion Documental.
Figura 22. Criterios de evaluación de DOCUCLASS-CIMA
81
Tabla 7. Seleccion y evaluacion software VIGNETTE
82
Tabla 8. Seleccion y evaluacion software TQM WEB
83
Tabla 9. Seleccion y evaluacion software DOCUCLASS - CIMA
84
18. ANALISIS DE RESULTADOS
Después del diagnóstico de los proveedores se realizó la elección de elegir e

implantar el sistema de docuclass en la organización Serdan,
La página se encuentra en la siguiente ruta http://serdan.mydocuclass.com/
En donde se puede evidenciar el ingreso hasta la visualización de la imagen,
85
86
87
A su vez aparte de su tuvimos un aumento de producción por la elección de este
sistema
Tabla 10. Control de Documentos
. Fuente: Organización Serdan
FICHA TECNICA Y PRESENTACIÓN DE PCM6023

RESULTADOS DE INDICADORES DE
GESTIÓN Actualizacion 01
MT: Misión Temporal Ltda.; SD: Serdan S.A.
FICHA_TECNICA_INDICADOR
PROCESO Gestión Documental
Andres Fabian Rodriguez Peña- Coordinador de Gestión
RESPONSABLE
Documental y correspondencia
NOMBRE DEL INDICADOR Contro de documentacion
(No. Total de documentos existentes en el periodo/No. Total

FÓRMULA DE CALCULO
de documentos obligatorios en el periodo) * 100 %
Medir la efectividad en volumenes de los documentos

PROPÓSITO DEL INDICADOR pertenecientes a las historias laborales custodiadas en
Gestion Documental
ESCALA %
PRESENTACIÓN RESULTADOS Consolidado las 2 empresas
TENDENCIA Control
RECOLECCIÓN Mensual
TABLA_DE_RESULTADOS
PERIÓDO DE MEDICION: MES AÑO
Meta
MES X Y Resultado Cumplimiento
Base
Enero 7308 7308 100% 100% 100%
Febrero 42104 42104 100% 100% 100%
Marzo 32859 32859 100% 100% 100%
Abril #¡DIV/0! 100% #¡DIV/0!
Mayo #¡DIV/0! 100% #¡DIV/0!
Junio #¡DIV/0! 100% #¡DIV/0!
Julio #¡DIV/0! 100% #¡DIV/0!
Agosto #¡DIV/0! 100% #¡DIV/0!
Septiembre #¡DIV/0! 100% #¡DIV/0!
Octubre #¡DIV/0! 100% #¡DIV/0!
Noviembre #¡DIV/0! 100% #¡DIV/0!
Diciembre #¡DIV/0! 100% #¡DIV/0!
AREA_DE_GRAFICO
200%
100%
0%
Resultado Meta Base
88
Tabla 11. Indexación de documentos.
. Fuente: Organización Serdan
PCM6023
FICHA TECNICA Y PRESENTACIÓN DE
RESULTADOS DE INDICADORES DE GESTIÓN Actualizacion
01
Andres Fabian Rodriguez Peña- Coordinador de Gestión

RESPONSABLE
Documental y correspondencia
NOMBRE DEL INDICADOR Publicacion Documentos Laborales
(No. Total de documentos existentes en el periodo/No. Total

FÓRMULA DE CALCULO
de documentos obligatorios en el periodo) * 100 %
Medir la oportunidad de documentos publicados dentro de

PROPÓSITO DEL INDICADOR
los 8 dias habiles siguientes a la contratacion
ESCALA %
TENDENCIA Creciente
RECOLECCIÓN Mensual
TABLA_DE_RESULTADOS
Meta Cumplim
MES X Y Resultado
Base iento
Enero 7308 7060 97% 70% 100%
Febrero 42103 42104 100% 70% 100%
Marzo 32900 32900 100% 70% 100%
Abril #¡DIV/0! 70% #¡DIV/0!
Mayo #¡DIV/0! 70% #¡DIV/0!
Junio #¡DIV/0! 70% #¡DIV/0!
Julio #¡DIV/0! 70% #¡DIV/0!
150% AREA_DE_GRAFICO
100%
50%
0%
Resultado Meta Base
89
Tabla 12. Envió de Corres OP.
PCM6023
FICHA TECNICA Y PRESENTACIÓN DE
RESULTADOS DE INDICADORES DE GESTIÓN Actualizacion 01
RESPONS Andres Fabian Rodriguez Peña- Coordinador de Gestión

ABLE Documental y correspondencia
NOMBRE DEL INDICADOR Envió de segiridad social

(No de documentos enviados a los correos OP tres días
FÓRMULA DE CALCULO despues de la recepcion de los documentos / No. Total de
documentos a enviar a los correos OP) * 100 %
Medir la oportunidad de correos enviados dentro de los 03

PROPÓSITO DEL INDICADOR
días hábiles siguientes a la recepcion del documento
ESCALA %
TENDENCI
Creciente
A
RECOLEC
Mensual
CIÓN
TABLA_DE_RESULTADOS
Meta
MES X Y Resultado Cumplimiento
Base
Enero 8936 9668 92% 90% 100%
Febrero 11125 11175 100% 90% 100%
Marzo 8203 8931 91.8% 90% 100%
Abril #¡DIV/0! 90% #¡DIV/0!
Mayo #¡DIV/0! 90% #¡DIV/0!
Junio #¡DIV/0! 90% #¡DIV/0!
Julio #¡DIV/0! 90% #¡DIV/0!
200% AREA_DE_GRAFICO
0%
INSERTE EL GRAFICO EN ESTE ESPACIO
Resultado Meta Base
90
19. Conclusiones
• Se identificó la información relacionada a la gestión de documentos como un

recurso empresarial que debe ser planeado, administrado y controlado de tal
manera que pueda ser usado efectivamente por toda la organización.
• Se definió la situación actual de los diferentes procesos, con respecto al flujo
documental dentro de la organización, para entender la manera en que funciona el
procedimiento.
• Mediante la respuesta al RFP, se evaluaron las diferentes aplicaciones de software
para gestión documental.
• Se determinó la mejor herramienta software para suplir las necesidades de la
organización, permitiendo controlar el flujo y gestión de documental de forma
eficiente, aumentando la confianza y el acceso a la información de forma oportuna
y veraz para la toma de decisiones.
20. Recomendación
20.1 Integración de datos
Ante la situación de un proyecto de esta índole es conveniente tener en cuenta que

es preciso definir una estrategia clara y precisa. Para una correcta implementación
de un SGD basado en un DMS, la organización debe aclarar una serie de aspectos
en su arquitectura IT, relacionada a la calidad de datos. Por lo cual sugerimos que
se realicen una serie de preguntas enfocadas a este tema:
 Tipos de datos: ¿existen datos estructurados, semiestructurados o no

estructurados? Es necesario conocer su naturaleza.
 Tipo de organización de los datos de origen: ¿Existe homogeneidad o
heterogeneidad? ¿Existe dispersión de entornos?
 Tipo de escala: ¿Cuántas fuentes de origen existen? ¿Qué volumetría? ¿Qué
volatilidad?
 Tipo de necesidad: ¿Limpieza? ¿Reestructuración? ¿Reconciliación?
¿Agregación?
 Frecuencia en el destino: ¿Real time? ¿Near real time? ¿Marco de tiempo
concreto?
 Acceso en el destino: ¿Lectura? ¿Lectura y escritura?
 Técnica de integración: ¿Propagación? ¿Consolidación? ¿Federación?
¿CDC? ¿Híbrida?
 Modo de integración: ¿Asíncrona? ¿Síncrona?
 Intervalo de captura: ¿Bajo demanda? ¿Push? ¿Pull?
91
 Tecnología de integración: ¿EII? ¿EDR? ¿ETL?24
Si bien la situación actual de la organización en cuanto su arquitectura IT es maduro,

una mejora en el manejo de datos facilitará la integración de información y
probablemente simplificará procesos y reducirá los recursos de software existentes,
haciendo más fácil el control de información y evitando que existan aplicativos no
formales dentro de los diferentes procesos.
20.2 Nivel de Acceso
Si bien, la administración del nivel de acceso está basada en Windows, debería

evaluarse la posibilidad que los diferentes aplicativos se conecten directamente al
directorio activo, con esto se logrará mejor control de usuarios y reducción de tiempo
en la inscripción de los funcionarios a los diferentes aplicativos de la organización.
20.3 Infraestructura Tecnológica
Aunque el esquema de conectividad posee un buen soporte por parte del proveedor,
la organización no posee planes de contingencia dado el caso que existan
inconvenientes de conectividad con ETB, se recomienda trabajar en los próximos
12 meses en este aspecto, con lo cual se trataría de blindar la calidad de los
servicios prestados.
24
Tomado de http://informationmanagement.wordpress.com/tag/integracion-de-datos/
92
21. Bibliografía
 Figueroa Orbegoso, Carlos Ernesto; Najarro Bellido, Julio Ernesto.

Planeamiento Estratégico de Tecnología de Información de la Escuela
Superior Privada de Tecnología - SENATI.
 Ley 50 de 1990, por la cual se introducen reformas al Código Sustantivo del
93
22. Cibergrafia
 http://noemagico.blogia.com/2006/091301-la-investigacion-descriptiva.php
 http://www.minproteccionsocial.gov.co/estadisticas/Estadsticas/EMPRESAS%2
0DE%20SERVICIOS%20TEMPORALES%20EN%20COLOMBIA,%202009.PD
F
 http://sisbib.unmsm.edu.pe/bibvirtualdata/tesis/basic/najarro_bj/cap03.pdf
 http://www.crecenegocios.com/la-planeacion-estrategica/
 http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/agronomia/2008868/lecciones/capitulo_2/
cap2lecc2.html
 http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/agronomia/2008868/lecciones/capitulo_2/
cap2lecc2.html
 http://knol.google.com/k/qu%C3%A9-es-una-arquitectura-empresarial#
 http://www.gestiopolis.com/delta/term/TER343.html
 http://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_documental
 http://www.sociedadelainformacion.com/12/Gestion%20Documental.pdf
 http://www.gestion-conocimiento.com/contenido/gestiondoc.asp
 http://www.mailxmail.com/curso-archivistica-manejo-organizacion-archivos-
manual-archivero/documento-concepto-tipos-documentos
 http://www.monografias.com/trabajos-pdf/sistema-gestion-documental/sistema-
gestion-documental.pdf
 http://www.monografias.com/trabajos-pdf/sistema-gestion-documental/sistema-
gestion-documental.pdf
 http://www.ikno.com.co/index.php?option=com_content&view=article&id=62:tec
nologias-del-documento&catid=49:tics
 http://www.ikno.com.co/index.php?option=com_content&view=article&id=62:tec
nologias-del-documento&catid=49:tics
94
22. Anexos
Anexo 1. Empresas que ofrecen el servicio de Gestión Documental a nivel

Mundial
No. EMPRESA
1 ADEA S.A
2 ARBIDOC
3 ARCHIDOC
4 BARATZ S.A
5 DAEDALUS-DATA
6 DATACAPTURE
7 DIGIBIS S.L
8 DOCUMENTUM SOFTWARE LTD
9 DOCUSERVEI
10 EIMER, SISTEMAS AVANZADOS
11 GIT CONSULTORS
12 GRUPO GESFOR
13 INFODOC S.A
14 INFOLINE S.L
15 INRADOC
16 INTERNET SYSTEMS S.A
17 K2 SOFTWARE
18 NEOSYSTEMS
19 NORMADAT
20 ONATEC CONSULTING
21 OPENSOLUTIONS S.L
22 PROTEC S.A
SISTEMAS DE DOCUMENTACIÓN
23
MULTIMEDIA
24 ABF SOFTWARE
25 ACUMATICA
26 ALIENTOOLS SOFTWARE
27 ALQEMY
28 ANACOMP
29 APPLIGENT
30 ARNICA SOFTWAERE CORPORATION
31 ASCERTIA
32 ATALASOFT
33 BASIX1
34 BISCOM
35 BITSTREAM
95
No. EMPRESA
36 BLUEBEAM SOFTWARE
37 BUSSINES INTEGRATION TECHNOLOGY
38 CAMCOR
39 CANON
40 CERILICA
41 CETE SOFTWARE
42 COMPONENTONE
43 COMPUTERSTREAM
44 COMSYSKO
45 CONGRAFIX
46 CRAWFORDTECH
47 CUTCOM SOFTWARE
48 CYBERTEAMS
49 DATA TECHNOLOGY GROUP
50 DATAFORM
51 DATALOGICS
52 DIESELPOINT
53 DMBGROUP
54 DOCAUTO
55 DOCUDESK
56 DOCUEDIT
57 DOCUCLASS
58 DOCULEX
59 DOCUMENTREE
60 DOCUXPLORER
61 DUNNING SOFTWARE
62 DYMO CORPORATION
63 DYNAGRAM
64 DYNAMIC SYSTEMS
65 EDITDOC
66 EDOCFILE
67 EFOVIEW
68 EIDOS
69 EKTRON
70 ELCOM INTERNATIONAL
71 EMURASOFT
72 EPSON
73 EQUISYS
74 ETFILE
EVENLOGIC
75
96
No. EMPRESA
76 FAXBACK
77 FCODER GROUP
78 FILENET
79 FILEON
80 FILEOPEN SYSTEMS
81 FILEVISION
82 FORMDRIVER
83 FORMTEK
84 GFI SOFTWARE
85 GODA SOFTWARE
86 GROVE SITE
87 GRUP LOGIC
88 HIHISOFT
89 HYPEROFFICE
90 IBM CORPORATION
91 IDRSOLUTIONS
92 IGRAFX
93 IMPRESIÓN CPS
94 INFODATA
95 INFORMATIK
96 INFOTECH
97 INGENUO SOFTWARE
98 INTEGRACION XA
99 INTELLIANT
100 INTELLIDYNE
101 INTERAX GROUP
102 INTERMATE A / S
103 INTRALLECT
104 INTRANEXT IT
105 IPSITECH
106 ISIS PAPYRUS SOFTWARE
107 ITAZ
108 ITECHNOLOGIES
109 ITEKSOFT CORPORATION
110 ITEMFIELD
111 JBM SISTEMAS
112 JNETX
113 JOTSPOT
114 JUSTSYSTEMS
KAPSAWARE
115
97
No. EMPRESA
116 KOFAX
117 LABWARE
118 LASERVAULT
119 LEASESOURCE
120 LEXEXEC
121 LOCKLIZARD
122 LTD ISS
123 LURATECH
124 MASTERCONTROL
125 MEDIASURFACE
126 METASYSTEMS
127 MICROGEN
128 MOTIVUS
129 MUMBOE
130 NACSOFT
131 NETFLOW
132 NETSUITE
133 NEWSOFT
134 NEXTPAGE
135 NOVAMENS
136 OMTOOL
137 OPEN TEXT
138 PAPERCHECK
139 PENTAWARE
140 PERNET
141 PKWARE
142 PLUSTEK
143 PRIVASOFT
144 READERSAVE
145 REDWOOD SOFTWARE
146 SCANDOC
147 SILVERLINE
148 SKYSOF SOFTWARE
149 SMOT LTD
150 SOFTHEON
151 SOLID DOCUMENTS
152 SOLUCIONES APTUS
153 SOLUCIONES COA LTD
154 SOLUCIONES DEACOM
SOLUCIONES INTRAX
155
98
No. EMPRESA
156 TECHNET
157 TECHTRA
158 TECNOLOGÍAS INTELEX
159 TRINTECH GROUP
160 VISAGESOFT
161 WONDERSOFT
162 ZEON
163 B&M
164 COLARCHIVOS
165 DATA FILE S.A
166 DIGIDATOS
167 DOCUMENT COLOMBIA
168 EASYFILE COLOMBIA
169 ENITMA
170 EUREKA DMS
171 INGACO
172 INTECSUS
173 LEXCO S.A
174 MEGAGROUP
175 MIC LTDA.
176 OMEGA SOLUTIONS
177 QBZ
178 RICOH
179 ROYAL TECHNOLOGIES
180 SERVISOFT S.A
181 SETECSA S.A
182 SIMAGE
183 SISTEMAS DOCUMENTALES
184 TOTAL QUALITY MANAGEMENT S.A
185 UCI
186 XEROX
99
Anexo 2. Request for Proposal (RFP)
Bogotá, D.C., x de xxxxxx de xxx
Señores
XXXXX
Att. XXXXXX
Ciudad
ASUNTO: Suministro de software para la “Gestion Documental”, para

SERDAN S.A., MISION TEMPORAL LTDA,
La ORGANIZACIÓN SERDAN se complace en invitar a su compañía a presentar

una propuesta comercial para el servicio de: “Suministro de software para la
Gestion Documental”.
Esta propuesta debe ser entregada en sobre cerrado en la Calle 67 No. 7-35 piso 1
Bogotá, en la Coordinación de Gestion documental, a más tardar el día 22 de
Septiembre de 2011 antes de las 4:00 p.m.; en físico y medio magnético (CD ó
Memoria USB), incluyendo los siguientes documentos:
 Oferta detallando alcances de los servicios y propuesta económica

 Anexo 1 (Entregado en Excel)
 Póliza de seriedad de la oferta.
 Certificación de pago de la póliza.
 Certificaciones de Servicio.
 Carta de aceptación de las condiciones del pliego de invitación.
La propuesta que no cumpla las condiciones indicadas anteriormente, no se tomará

en cuenta.
Cualquier aclaración debe ser solicitada a más tardar el seis (x) de xxx de xxx, por
escrito al correo electrónico afrodriguez@serdan.com.co
Atentamente,
Andres Fabian Rodriguez Peña

Coordinador Gestión Documental y Correspondencia.
100
Contenido
1. OBJETO .......................................................................................................... 102

2. SITUACIÓN ACTUAL ...................................................................................... 102
3. OBJETIVOS ESPECÍFICOS ........................................................................... 105
4. ANOTACIONES GENERALES PARA EL CUMPLIMIENTO DE LOS
OBJETIVOS ........................................................................................................ 106
5. ANOTACIONES ADICIONALES ..................................................................... 107
6. CONDICIONES GENERALES PARA LA PRESENTACIÓN DE LA
PROPUESTA ...................................................................................................... 107
7. DOCUMENTOS A PRESENTAR .................................................................... 108
8. CONDICIONES LEGALES .............................................................................. 109
9. PÓLIZAS ......................................................................................................... 110
10. ANEXO 1 ....................................................................................................... 112
101
1. OBJETO
Con el presente RFP, se pretende obtener propuestas para contratar el suministro

de software para la “Gestion Documental” que se adapte a las necesidades de
SERDAN S.A., MISION TEMPORAL, (Empresas que para efectos de la presente
invitación se denominarán ORGANIZACIÓN SERDAN) y que permita controlar el
flujo y gestión de los documentos dentro de los procesos, para aumentar la
eficiencia y confianza en la posibilidad del uso de la información oportuna y veraz
para la toma de decisiones.
El objetivo fundamental de un sistema de gestión documental (SGD) es facilitar

la explotación de los documentos conservados y atender las necesidades
planteadas por los usuarios, básicamente de localización de los materiales
independientemente del soporte. Todo ello con la inmediatez que caracteriza a
estas solicitudes.
La consecución de estos objetivos dirige los esfuerzos del tratamiento documental

de los materiales seleccionados. Como resultado de dicho tratamiento se obtiene
una ficha representativa del documento y/o expediente, que permitirá su localización
y posterior utilización.
El software seleccionado debe permitir optimizar dichas tareas, garantizando la

calidad en la provisión de los servicios de difusión y comunicación. Como valor
añadido, la aplicación debe ser robusta, modular, escalable y compatible con los
entornos informáticos que demanda el mercado y, si es posible, construida por y
para documentalistas.
2. SITUACIÓN ACTUAL
Descripción general de la organización.
La organización Serdan se dedica a ofrecer soluciones en actividades de Recursos

Humanos (Selección, Contratación, Administración de personal, Gestión
documental, Nómina, Salud ocupacional y seguridad industrial) y Servicios
Generales (Aseo Institucional, Mantenimiento Integral, Centros de Correspondencia
y Servicios Administrativos), como Empresa de Servicios Temporales.
102
Cifras documentales
Actualmente la ORGANIZACIÓN SERDAN, cuenta con 22 procesos estratégicos,

generadores de documentos, los volúmenes se estiman en la siguiente tabla:
Producción de documentos físicos.
Documentos Documentos
Físicos Físicos
Proceso
tramitados por tramitados por
mes año
ADMINISTRACIÓN DE
354 4248
PERSONAL
COMPRAS 750 9000
CONTABILIDAD 9729 116748
CONTRATACIÓN 1792 21504
FACTURACIÓN Y
1751 21012
CARTERA
GASTOS DE VIAJE 3854 46248
GERENCIA GENERAL 354 4248
GESTIÓN DEL
1271 15252
SERVICIO
GESTIÓN
63 756
DOCUMENTAL
GESTIÓN HUMANA 83 996
GESTIÓN JURÍDICA 5458 65496
HSE 625 7500
TECNOLOGÍA 63 756
TESORERÍA 7333 87996
HISTORIAS
41110 493320
LABORALES **
PROMEDIO DE
DOCUMENTOS
74590 895080
FÍSICOS
GESTIONADOS
** Si bien historias laborales no es un proceso puntual, este grupo de documentos

hace relación a los pertenecientes a la hoja de vida del funcionario, lo que
representa un 55% de la documentación tramitada por la organización.
103
Tamaño de la organización (personal administrativo).
La organización cuenta con 372 personas en el área administrativa, distribuida de
la siguiente forma:
Personas
Proceso
involucradas
GESTIÓN DEL SERVICIO 172
CONTABILIDAD 44
SELECCIÓN 32
ADMINISTRACIÓN DE
24
PERSONAL
CONTRATACIÓN 23
FACTURACIÓN Y CARTERA 11
HSE 11
GESTIÓN HUMANA 9
GESTIÓN DOCUMENTAL 8
PLANEACION 8
TECNOLOGÍA 6
COMPRAS 5
TESORERÍA 4
GASTOS DE VIAJE 3
GERENCIA GENERAL 3
GESTIÓN DEL SERVICIO 3
GESTIÓN JURÍDICA 3
ÁREA TECNOLOGÍA 2
SOLICITUDES Y RECLAMOS 1
Total general 372
Clientes:
Actualmente la organización cuenta con 90 Clientes activos, con cobertura nacional.
Distribución Geográfica.
La organización Serdan, cuenta con una distribución geográfica dispersa en 9
Regionales de la siguiente forma:
Bogotá, Villavicencio, Cúcuta, Bucaramanga, Barranquilla, Cartagena, Medellín,
Pereira, Cali, Ibagué.
104
Al igual que 16 agencias o puntos de servicio, ubicados de acuerdo a la diferentes
solicitudes de los clientes. Dichas agencias pueden estar ubicadas en cualquier sitio
del territorio nacional.
Infraestructura Tecnológica.
Se cuenta con canales dedicados entre sedes regionales que garantizan
comunicación oportuna y ágil entre procesos con cobertura nacional. A través de
enlaces Frame Relay y conectividad vía WEB nuestras regionales y agencias se
conectan con el centro de procesamiento de datos ubicado en Bogotá.
El esquema de conectividad con las oficinas mediante Red WAN y LAN se resume
en el siguiente gráfico:
3. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1. Garantizar el correcto flujo, control y almacenamiento de los documentos de

acuerdo a los volúmenes suministrados, en el numeral 2.
2. Contar con tiempos de respuesta oportunos y eficaces.
3. Contar con una herramienta software escalable, ágil.
4. Contar con una herramienta que facilite la generación de DRP. (Disaster
Recovery Plan – Plan de recuperación ante desastres)
5. Permitir el registro y seguimiento de trámites.
6. Brindar procesos con agilidad y eficiencia documental.
105
7. Permitir el registro y seguimiento de trámites y documentos
8. Facilitar los procesos de archivo y retención documental.
9. Contar con información veraz y oportuna relacionada a la guarda y custodia
de las unidades entregadas.
10. Contar con una herramienta que apoye el flujo y control de los documentos,
préstamos y demás actividades propias del software.
11. Contar con un proveedor que apoye los temas relacionados a la Gestion
Documental.
12. Contar con una herramienta, cuyo costo beneficio se ajuste a las
necesidades de la organización.
4. ANOTACIONES GENERALES PARA EL CUMPLIMIENTO DE LOS

OBJETIVOS
Debe concebirse como un producto orientado a soluciones ya que cada SGD

tiene unas características propias para adaptarse a los requisitos de la organización
en la que actúa. Esta orientación permitirá que el producto pueda crecer y ser
flexible ante nuevas condiciones de trabajo. Por tanto, el software debe incluir en su
oferta las siguientes capacidades:
Modularidad: con los siguientes elementos básicos:
 Módulo de automatización: facilita la captura de documentación y metadatos

de forma desatendida a través de correo electrónico, unidades de red, discos
locales, etc.
 Módulo de producción: cliente Web que permite completar, si es necesario,
tareas de clasificación, descriptivas o de asignación de metadatos. Incluye
un conjunto de herramientas orientadas a la gestión documental: gestión de
tablas y listas auxiliares, interfaz de consulta avanzada, histórico, mensajería
interna y externa, generación de listados, gestión de documentación
electrónica, digitalización, etc.
 Módulo de consulta y publicación Web. Incluye interfaces adaptada a
dispositivos móviles, RSS, búsqueda facetada, nubes de etiquetas, gestión
de novedades, etc.
 Módulo de administración Web para configurar perfiles de usuario, servidores
de correo, trazabilidad, modelo de datos, etc.
Escalabilidad: con posibilidad de licenciar el productos para un número ilimitado de

usuarios.
Diseño: adaptación del módulo de publicación a la imagen corporativa.
Adaptación al entorno tecnológico: instalaciones centralizadas, distribuidas y

multiplataforma según requerimientos de sistema operativo o base de datos
relacional.
106
Adaptación al entorno funcional: debe implementar funcionalidades estándar en
paralelo con otras características, producto de estudios de mercado dentro de las
soluciones de gestión documental.
Para el cumplimiento de los objetivos, el software debe ajustarse a los

requerimientos suministrados en el Anexo 1.
5. ANOTACIONES ADICIONALES
La Organización Serdan formula los anteriores esquemas de trabajo; sin

embargo el proveedor podrá proponer teniendo en cuenta su experiencia y
conocimiento nuevos métodos sobre los cuales se hará el respectivo argumento
ante los Interventores designados.
6. CONDICIONES GENERALES PARA LA PRESENTACIÓN DE LA

PROPUESTA
CANALES DE COMUNICACIÓN
Si el proponente considera que existen omisiones o contradicciones, o tuviere dudas
sobre la interpretación, significado o alcance de cualquier parte de las condiciones
o especificaciones de esta invitación, deberá solicitar la aclaración pertinente a la
ORGANIZACIÓN SERDAN por escrito hasta el día x de xxxxxx de xxx, a los correos
electrónicos: afrodriguez@serdan.com.co
De la misma manera, cualquier modificación o cambio que se introduzca a dicha
invitación, será comunicada por la ORGANIZACIÓN SERDAN a todos los
participantes de este proceso.
Solamente las informaciones, interpretaciones y aclaraciones suministradas por
escrito y los cambios o modificaciones comunicados, serán válidos para la
presentación de la propuesta.
CONFIDENCIALIDAD
Cualquier información recibida o generada durante el proceso de solicitud,
presentación y evaluación de la oferta, tiene carácter confidencial y reservado, por
lo que no podrá ser revelada.
107
La ORGANIZACIÓN SERDAN y el Proveedor, se comprometen a tomar todas las
medidas necesarias para mantener la confidencialidad de la información.
PLAZO DE ENTREGA COTIZACIÓN Y VIGENCIA

El plazo máximo para la entrega de la Propuesta será el día x de xxxxxx de xxxx
antes de las 4:00 p.m y debe ser enviada como se indica en la carta de invitación.
OFERTA ECONÓMICA Y VIGENCIA DE PRECIO

La vigencia de los precios ofrecidos por el proponente debe ser de doce (12)
meses contados a partir del xx de xxxxx de xxxx, hasta el xx de xxxxx de xxx, para
lo cual se ofertará un único precio.
El proponente debe diligenciar el Anexo 1 sin modificar su ORDEN (se debe
utilizar el formato entregado). Así mismo, debe estipular su mejor precio unitario
sin IVA. Este precio debe ser acorde con los servicios solicitados de acuerdo con
la descripción de los mismos.
1. En el Anexo 1 sección, “CONDICIONES ECONÓMICAS DE LA

PROPUESTA” se deben cotizar tres veces cada servicio, teniendo en cuenta
los siguientes aspectos:
 Duración de la relación comercial (uno, dos o tres años).
 Detallar el valor por unidad de cada uno de los sub-servicios o actividades

que se relacionen al servicio.
7. DOCUMENTOS A PRESENTAR
 Certificado de existencia y representación Legal expedido por la Cámara de

Comercio competente, con fecha de expedición no mayor a 15 días
calendario a la de presentación de la propuesta
 Carta de autorización de visita de Asistencia a las instalaciones del oferente.

Estas visitas se efectuarán las veces que el proponente considere necesario,
previa programación con la Coordinación de Gestión Documental.
108
 El proponente deberá anexar 3 Certificaciones de experiencia especifica
similar, ejecutados en otras compañías; estas deben contener una breve
descripción de los trabajos realizados, tiempos de ejecución y valor
total. Dichas certificaciones deberán tener un valor mínimo de 52 millones
(por año), nombre, cargo y teléfono de la persona que expidió la certificación
 Póliza de seriedad de la oferta, con vigencia de noventa días calendario por

el 10% del total de la oferta a favor de SERDAN S.A., MISION TEMPORAL
LTDA, Esta póliza debe ser expedida por una compañía de seguros
legalmente constituida y autorizada por la Superintendencia Bancaria, y
deberá presentarse en original y con recibo de caja del pago de la prima
correspondiente.
 Presentar oferta económica en pesos colombianos u dólares donde incluya

todos los costos relacionados al servicio (anexo 1).
 Carta de aceptación de las condiciones del pliego de Invitación. Todo

proponente que se encuentre de acuerdo a las condiciones estipuladas en la
presente invitación debe adjuntar a la propuesta, una carta dirigida a la
ORGANIZACION SERDAN firmada y sellada por el Representante Legal en
señal de aceptación.
8. CONDICIONES LEGALES
FIRMA DOCUMENTO LEGALIZACIÓN COMERCIAL

El proponente seleccionado como ganador para la prestación del servicio,
debe estar en capacidad de firmar oferta comercial con una o todas las compañías
que integran la ORGANIZACIÓN SERDAN (SERDAN S.A., MISIÓN TEMPORAL
LTDA, EXPERTOS SERVICIOS ESPECIALIZADOS LTDA Y EXPERTOS
PERSONAL TEMPORAL LTDA).
CLAUSULAS ESPECIALES DE LA OFERTA COMERCIAL

MULTA: En caso de incumplimiento del proveedor de las obligaciones estipuladas
en el contrato u oferta comercial, salvo por causa de fuerza mayor o caso fortuito,
debidamente comprobados, incurrirá automáticamente en una multa a favor de la
Compañía de la ORGANIZACIÓN SERDAN con la cual se haya firmado la oferta
comercial, equivalente al 1% del valor de la orden de Compra expedida, por cada
día de retardo o incumplimiento, sin perjuicio de que la ORGANIZACIÓN SERDAN
pueda solicitar el cumplimiento en un plazo determinado. En el caso de que la multa
109
establecida en esta cláusula llegue a ser efectiva la ORGANIZACIÓN SERDAN
podrá deducir su valor de las sumas que se deban al proveedor por la prestación
del servicio. La aplicación de la multa se limitará hasta un máximo de (20) veinte
días, a partir de los cuales se podrá aplicar la cláusula penal.
CLAUSULA PENAL: En caso de incumplimiento del contrato u oferta comercial por
parte del proveedor o por transcurrir el término fijado por la ORGANIZACIÓN
SERDAN en la cláusula anterior, el proveedor pagará a título de pena y por el sólo
hecho del incumplimiento, sin necesidad de reconvención judicial previa para
constituir en mora a el proveedor, una sanción equivalente al veinte por ciento (20%)
del valor estimado del contrato u oferta comercial. En todo caso la ORGANIZACIÓN
SERDAN podrá exigir el cumplimiento de las obligaciones y reclamar los perjuicios
moratorios o dar por terminado el contrato y cobrar los perjuicios compensatorios.
El proveedor autoriza a la ORGANIZACIÓN SERDAN para descontar de los saldos
a su favor, las sumas que por aplicación de esta cláusula resulte deberle, las cuales
podrán ser descontadas de las sumas pendientes de pago a el proveedor o cobrarse
por la vía ejecutiva, para lo cual este documento prestará mérito ejecutivo. Lo
anterior, sin perjuicio del derecho de la ORGANIZACIÓN SERDAN de hacer
efectiva la póliza de cumplimiento.
FUERZA MAYOR, CASO FORTUITO Y HECHOS DE TERCEROS: Ninguna de las
partes será responsable ante la otra por las obligaciones aquí contraídas, cuando el
servicio sea suspendido por circunstancias de fuerza mayor, caso fortuito o hecho
de terceros. Cada parte asumirá sus propios costos derivados de la fuerza mayor,
el caso fortuito o hechos de terceros. Si alguna de las partes se ve afectada por
cualquier circunstancia que considere fuerza mayor, caso fortuito o hechos de
terceros, debe comunicarlo por escrito a la otra parte dentro de los (5) cinco días
siguientes a la ocurrencia. Si las partes acuerdan la existencia de las circunstancias
pactarán el término de la suspensión o el nuevo plazo de entrega o la terminación
del servicio. Al cesar las circunstancias que determinaron la fuerza mayor, el caso
fortuito o el hecho de terceros, la parte afectada notificará el hecho a la otra de
manera inmediata y continuará con la ejecución del servicio.
La ORGANIZACIÓN SERDAN podrá dar por terminado los servicios relacionados
en la presente oferta en cualquier tiempo y sin que medien circunstancias
especiales, con el solo aviso, con treinta (60) días calendario de anticipación, dado
por escrito a EL PROVEEDOR.
9. PÓLIZAS
 PÓLIZA DE CUMPLIMIENTO: El proveedor debe anexar una póliza de

cumplimiento, con vigencia igual a la de la oferta comercial firmada y cuatro
meses más y por el 30% del total estimado de la oferta, a favor de SERDAN
S.A., MISIÓN TEMPORAL LTDA
110
 PÓLIZA DE CALIDAD: El proveedor debe anexar una póliza de calidad con una
vigencia igual a la de la oferta comercial firmada y cuatro meses más y por el
30% del total estimado de la oferta, a favor de SERDAN S.A., MISIÓN
TEMPORAL LTDA, EXPERTOS SERVICIOS ESPECIALIZADOS LTDA Y
EXPERTOS PERSONAL TEMPORAL LTDA.
Estas pólizas deben ser expedidas por una compañía de seguros legalmente
constituida en Colombia. El proveedor debe anexar el recibo de caja
correspondiente al pago de las pólizas.
ESTA ES LA ÚNICA INVITACIÓN A COTIZAR POR FAVOR PRESENTE SU
MEJOR OFERTA
LA PRESENTE NO REPRESENTA COMPROMISO COMERCIAL PARA LA
Gestión Documental
111
10. ANEXO 1
1. Información del proveedor.
INFORMACIÓN DEL PROVEEDOR

Favor responder en el campo de Respuesta cada una de las preguntas que se encuentran a continuación
Información Requerida Respuesta
Datos Generales
Nombre completo legal y nombre comercial
Teléfono
Posee la empresa certificación de calidad ISO 9001 (en caso
afirmativo indicar entidad certificadora y año de certificación)
Numero de años en el mercado
Describa el rol que jugará su empresa en la entrega de la
solución requerida
Si no es el proveedor principal, menciónelo
Ubicación de oficina principal y dirección
Localización y propósito de otras oficinas
Contactos relevantes para esta solicitud de información,
incluyendo cargos corporativos, direcciones, números de
teléfono y de fax, direcciones e-mail, páginas Web.
Enfoque de negocios
¿Cuáles son sus planes y orientación futura?
Describa la estructura empresarial actual
Si es una sucursal, subsidiaria o división, ¿Cuál es el nombre
de la compañía matriz y país de incorporación?
Haga una descripción general de la casa matriz y su actividad
principal
Posee alguna estructura de socios de negocio o canales que
cubran mercados específicos o regiones del país?
Información financiera
Resuma brevemente las condiciones financieras. (promedio de
ventas anuales)
Historia empresarial
Breve historia de su firma, resaltar logros y eventos más
significativos
Total de años en el negocio
Número de años con la estructura empresarial actual
Tamaño de la compañía
Total de Empleados
Promedio de antigüedad
Crecimiento en número de empleados en los últimos 3 años
Numero de ejecutivos y gerentes senior y promedio de
antigüedad en la empresa y en la industria
Número de desarrolladores de productos de software y
promedio de antigüedad en la firma y en la industria
Número de consultores y especialistas y promedio de
antigüedad en la firma y en la industria
Número de personas dedicadas a investigación y desarrollo
Número de personas para entrenamiento y soporte, promedio
de antigüedad en la firma y en la industria. Indicar si son
recursos dedicados o no.
Número de personas en la administración
Indique el personal certificado y ente certificador en el producto
ofrecido en la presente oferta. Describir en que consiste la
certificación
Oferta de productos y servicios
¿Cuál fue el crecimiento en su base de clientes en los últimos 3
años?
Liste todos los productos y servicios con su contribución en
porcentaje al total de ingresos, base instalada actual,
crecimiento en los últimos 3 años?
Información adicional
Lista de empleados claves, nombre, localización,
responsabilidad
Lista de empleados claves para este compromiso, nombre,
localización, responsabilidades
Describa sus alianzas estratégicas actuales o pasadas más
significativas
Liste las membresías actuales o pasadas más importantes con
la industria o el gobierno
Indique tres referencias corporativas. Incluya: nombre,
organización, cargo, dirección, teléfono, e-mail, pagina Web,
naturaleza de la relación.
112
2. Información General de la Solución.
INFORMACIÓN DE LA SOLUCIÓN
Favor responder en el campo de Respuesta cada una de las preguntas que se encuentran a continuación
Información Requerida Respuesta
Descripción General
Nombre del producto /servicio propuesto.
Nombre del vendedor.
Nombre del fabricante, si es diferente al antes indicado.
Indique la versión del producto /servicio propuesto.
Si no es la última, explique por que.
Describa el papel y alcance del producto /servicio incluido en la
solución propuesta.
Principales características y funcionalidades del producto
/servicio propuesto.
Relacione otros usos relevantes del producto /servicio
propuesto.
Indique a que filosofía esta relacionada la herramienta o como
esta catalogada a nivel mundial. (CRM, Contact Management,
BI, etc.)
Relacione otros productos o servicios que sirvan al propósito
requerido.
Esquema de Licenciamiento
Indique si se trata de una compra o del uso de una licencia.
Si se trata del uso de una licencia, describa sus restricciones
de precio, ya sean por el número de usuarios, localizaciones
(site), volúmenes.
Describa el esquema de precios utilizado para el producto
/servicio. Indique si el costo de la licencia es por una vez o es
un costo recurrente.
Si es recurrente, indique los términos mínimos y /o cláusulas
de cancelación.
Describa los cargos por soporte y mantenimiento del producto
/servicio
Describa el licenciamiento de productos complementarios
Describa los costos adicionales para el producto /servicio
propuesto que no correspondan a licenciamiento y
soporte/mantenimiento
Versión Propuesta del Producto /Servicio
Explique cual es el número de la versión /revisión y fecha de
liberación del producto /servicio propuesto.
Relacione las mejoras más significativas de las versiones más
recientes.
Soporte y Mantenimiento
Describa el soporte y mantenimiento post-implementación
recomendados para los productos / servicios.
Describa cómo se llevará a cabo el mantenimiento y el soporte
del producto /servicio (Ej. en el sitio, remotamente).
Describa si el esquema de mantenimiento propuesto contiene
un soporte 24x7x365. Si es el caso, describa el alcance.
Describa cómo y quién realiza el soporte de primera línea del
producto / servicio.
Describa quién realiza el soporte y mantenimiento en el sitio. Si
es subcontratado, proporcione el nombre del subcontratista.
Describa los recursos requeridos para apoyar el soporte a los

productos /servicios del proyecto al interior de la empresa
compradora
Personal de soporte.
Describa el personal asignado al soporte de los productos
/servicios que serán utilizados para la implementación del
proyecto
Indique el número total, su organización, roles, habilidades y
tareas.
Relacione los empleados clave asociados con el soporte de los
productos /servicios del proyecto. Indique el número total, su
organización, habilidades, y tareas.
Describa si los diseñadores y desarrolladores originales que
estarán en la aplicación de los productos /servicios del proyecto
estarán involucrados en la etapa de mantenimiento y soporte.
Describa los recursos disponibles para la parametrización e
integración de los productos /servicios del proyecto, número,
habilidades, nivel de experiencia.
113
Documentación
Describa los aspectos inherentes a la documentación del
producto /servicio tales como el alcance y nivel.
Entrenamiento
Describa el entrenamiento ofrecido para el personal de la
empresa compradora con relación a los productos /servicios,
indique la audiencia objetivo (Ej. Usuarios, operaciones,
técnico. horas, materiales, idioma).
Describa los temas de entrenamiento incluidos
Describa la metodología utilizada para el desarrollo del
entrenamiento y perfil de los instructores
Relacione todas las opciones de ubicación para el
entrenamiento, por ejemplo: en el sitio, en sus instalaciones.
Si se dispone de entrenamiento en el sitio, describa los
requerimientos en cuanto al sitio para el aprendizaje.
Indique las horas disponibles para el entrenamiento (Ej. Horas
laborales, antes, después, fines de semana).
Indique si se dispone de entrenamiento post implementación.
Describa como se llevará cabo y su costo.
Describa otras opciones de entrenamiento disponibles.
Cambio Cultural
Describa como se lleva a cabo el cambio cultural dentro de las
compañías a las cuales se les implementa la solución
El cambio cultural lo hacen directamente o lo hace otra
empresa? Si es con otra empresa, que relación tienen?
Explique la metodología utilizada para aplicar este cambio
cultural.
Relacione la experiencia que se tiene haciendo estos cambios
culturales.
Información adicional del producto
Numero de instalaciones existentes del producto en el mundo y
en el país
Años de experiencia en la implementación del producto
Es el producto producido por la empresa o es representado
Ventas anuales del producto a nivel mundial
Distinciones o premios recibidos por el producto.
Inversión anual estimada en investigación y desarrollo del
producto
Cantidad de años del productor en el negocio.
Numero de versiones de la herramienta
Explicar y documentar la dirección estratégica del producto
Explicar historial financiero de la compañía fabricante del
software
Explique en detalle como se posiciona su solución en el
mercado (A que mercado va dirigido, a que segmentos, etc.)
Cual es el valor estimado de inversión por primera vez por
usuario en la implementación de un proyecto (Incluyendo valor
de licencias de software, servicios de implementación, primer
años de soporte técnico)
114
3. Requerimientos Funcionales
REQUERIMIENTOS FUNCIONALES DE LA SOLUCIÓN
Requerimiento Descripción Comentarios del Proveedor

Administración de documentos y archivos
La solución debe ser WEB, El cliente web no
Requerimientos solo debe permitir la visualización de datos,
generales sino el procesamiento de los mismos a través
de web.
El SGD, las ayudas, herramientas,
Requerimientos documentación y los sitios de soporte deben
generales operar y entregarse en idioma español,
utilizando términos ajustados al sector.
El SGD de permitir el envío de notificaciones a
Requerimientos los usuarios responsables del trámite,
generales mediante la integración con el sistema de
correo electrónico
El SGD debe tener como mínimo los
siguientes
tipos de usuarios:
*Super Administrador: Asignar, modificar y
eliminar permisos y roles a usuarios, permitir
Requerimientos modificar y anular un radicado.
generales *Administrador de dependencia: permisos de
asignación, reasignación, radicación y
digitalización de de documentos.
*Trámite: puede crear documentos y tiene
permisos para gestionar documentos.
*Consulta: visualización de documentos.
Facilidad de poder generar grupos de
contactos a través de condiciones especificas
definidas en cualquier combinación de campos
Requerimientos de los contactos de la base de datos. Poder
generales definir el ordenamiento y forma de visualización
de los resultados de estas búsquedas y
poderlos estableces como búsquedas
estándar.
El SGD debe realizar un registro de fallas del
sistema(log de eventos), que incluya caídas
Requerimientos
del servicio total o parcial con reporte de los
generales
mismos describiendo el tipo de falla, hora y
origen
Requerimientos El SGD debe proporcionar información integral.
generales
Requerimientos El SGD debe permitir la lectura del sistema de
generales código de barras
El SGD debe permitir, el cargue y flujo de
archivos electronicos, generados por MS-
Requerimientos Office, Open Office, Archivos de texto,
generales imagnes en formatos Tiff, Multi Tiff, PDF, JPG,
GIF, PNG y correos electronicos (MS-Outlook)
115
DIGITALIZACIÓN
El SGD suministrado permite la digitalización
de documentos de manera que se puedan
almacenar posteriormente y consultar a través
de los datos indexados y conformar una base
Digitalización
de datos única de documentos digitalizados,
además deberá existir un encadenamiento
entre la imagen y los datos indexados
correspondientes al documento.
La herramienta de digitalización debe estar
integrada al SGD y debe permitir la
Digitalización
digitalización de documentos en cualquier
etapa de la radicación, workflow y archivo.
La herramienta de digitalización debe permitir
escanear documentos en formato TIFF G4,
Digitalización
MULTITIFF, blanco y negro, escala de grises,
color y a 200 dpi como mínimo.
Facilidad para poder asociar la estructura de
ventas de la empresa (Vendedor, Supervisor
Digitalización regional etc., que atiende la cuenta). El
sistema debe permitir la creación flexible de la
estructura del equipo de ventas.
El SGD debe soportar cualquier marca de
escáner, compatible con escáner con driver
Digitalización
ISIS, forma de alimentación y tamaño del
papel.
El proceso de digitalización podrá ser
Digitalización realizado de forma individual o por lotes de
documentos
Facilidad para poder hacer búsquedas rápida
de cuentas dentro de la base de datos por
Digitalización
cualquiera de los ítems de información de la
cuenta, ya sea por el dato completo o parcial.
El proceso de digitalización individual permite
anexar la imagen del documento a otra imagen
Digitalización
seleccionada componiendo un archivo multitiff
(multipágina)
El SGD debe garantizar la importación de
Digitalización
imágenes e índices
El SGD, debe permitir la integarcioón con
Hardware
scanner con tecnologia TWAIN
BÚSQUEDAS
Busqueda de El SGD debe tener un motor avanzado de
documentos búsqueda.
Busqueda de El SGD permitirá la búsqueda de documentos
documentos por índices.
El SGD debe permitir la búsqueda de
Busqueda de
documentos almacenados en las diferentes
documentos
carpetas y subcarpetas.
El SGD permitirá la búsqueda por llaves de
acceso, palabras contenidas en los índices a
Busqueda de
documentos radicados o que se encuentren
documentos
almacenados en el archivo de gestión o central
Busqueda de El SGD permitirá la búsqueda de carpetas por

documentos índices.
Busqueda de El SGD debe permitir visualizar los resultados
documentos de una búsqueda en una lista.
El SGD debe permitir búsquedas en diferentes
campos utilizando operadores lógicos y de
Busqueda de
conexión (ejemplo: MAYOR QUE, MENOR
documentos
QUE,Y, O, ENTRE, IGUAL, CONTIENE, entre
otros.)
VISOR
El SGD suministra un visor o visualizador de
imágenes digitales integrado a la aplicación en
el cliente vía web. La herramienta es
Visor
transversal para todas las aplicaciones de la
CGR integrada a través de web services bajo
una arquitectura SOA.
El visor debe soportar la visualización de
archivos en formato generados por MS-Office,
Open Office, Archivos de texto, imagnes en
Visor
formatos Tiff, Multi Tiff, PDF, JPG, GIF, PNG y
correos electronicos (MS-Outlook)
El visor debe tener las utilidades de aumentar

o disminuir el tamaño de una imagen, rotarla y
Visor desplazarla; se podrá eliminar una imagen y
redigitalizar un documento de acuerdo con los
permisos asignados.
116
INDEXACIÓN
El SGD debe incluir un componente de
indexación que permitá capturar información
de los documentos y las carpetas de manera
Indexacion
parametrizada, con base a los campos
definidos al tipo documental asociado a cada
documento.
El proceso de indexación podrá ser a
documentos individuales a lotes de
documentos digitalizados sobre cualquier tipo
Indexacion
de documento; incluso se podrá indexar un
tipo
documental que no tenga soporte digital.
WORKFLOW
El SGD deberá tener una herramienta de
WorkFlow que permita modelar los flujos de
procesos (estado del documento, responsable,
términos de vencimiento y alertas). En caso de
ser propio del SGD su licenciamiento deberá
Workflow
estar previsto en la solución. Para el caso de
ser un motor diferente su licenciamiento
deberá tener las mismas caracteristicas del
licenciamiento de la herramienta del SGD.
WorkFlow permite parametrizar y configurar

Workflow
nuevos e ilimitados número de procesos.
WorkFlow debe permitir la definición de alertas
dentro de cada proceso y efectuar el
Workflow
escalamiento a diferentes roles dentro un
proceso.
WorkFlow debe permitir el envío de alertas y
Workflow notificaciones a diferentes destinos a través
del correo electrónico.
WorkFlow debe obligar a los usuarios, grupo
Workflow de usuarios a seguir reglas o acciones
especifícas.
Definición de diferentes tipos de objetivos de
desempeño de la fuerza comercial o de
servicio al cliente. Poder modelar y definir
Workflow
diferentes tipos de objetivos como ventas,
recaudo, visitas, penetración, cubrimiento,
capacitación.
GESTIÓN DE ARCHIVO
Archivo - Tablas El SGD debe permitir definir unidades

de Retención administrativas para el manejo organizacional
Documental de los documentos.
El SGD debe permitir crear, modificar,
Archivo - Tablas mantener actualizadas las Tablas de
de Retención Retención Documental, consultar y generar las
Documental alertas de los tiempos de retención y
disposición final de los documentos.
Archivo - Tablas El SGD debe permitir el control automático de
de Retención transferencias y eliminación de documentos.
Documental
El SGD debe permitir la creación y asignación
Archivo -
de carpetas electrónicas para la organización
carpetas
de documentos después de escanear o
electrónicas
importar documentos
Archivo - El SGD debe notificar los documentos a
transferencias transferir de acuerdo con La TRD.
Documentales
EL SGD debe permitir las transferencias
Archivo - documentales entre el Archivo de Gestión, el
transferencias Archivo Central y el archivo histórico de
Documentales acuerdo con TRD; permitiendo control de los
expedientes electrónicos y físicos.
Archivo - El SGD deberá administrar los documentos
Ubicación física físicos, indicando la signatura topográfica
Archivo - El SGD deberá administrar y controlar el
Ubicación física inventario de expedientes y cajas.
El SGD deberá imprimir rótulos autoadhesivos
Archivo - de expedientes y cajas para su identificación
Ubicación física con información del registro y código de
barras.
El SGD debe permitir registrar y controlar el
Archivo -
préstamo y devolución de expedientes.
préstamo de
Mediante los cambios de estado y su tiempo
documentos
de asignación.
117
REPORTES Y ESTADÍSTICAS
El SGD debe generar informes y estadísticas
Reportes de todas las actividades inherentes al sistema.
El SGD debe permitir la visualización de los

reportes generados y debe garantizar
Reportes
laexportación de los mismos a otros formatos
como txt.
El SGD debe generar reportes con la
Reportes información del Cuadro de Clasificación
Documental.
El SGD debe generar reportes con la
Reportes información de las Tablas de Retención
Documental por depedencia.
El SGD debe generar reporte del inventario del
archivo físico, que permita la impresión
utilizando el formato único de inventario
Reportes
documental, filtrar la información de los
documentos asociados a una dependencia o
usuario, que incluya la Signatura Topográfica.
El SGD deberá permitir consultar los indices y
generar los reportes de los contenidos de las
Reportes unidades de almacenamiento (cajas) del
archivo central y que además se pueda
imprimir.
El SGD debe ofrecer un generador de reportes,
debe permitir al usuario diseñar y generar
reportes no estandarizados de acuerdo a
Reportes
necesidades específicas, eligiendo los campos
de la base de datos, fechas o rangos de
fechas.
El SGD debe generar reportes de los
préstamos de documentos, que reflejen
nombre del documento o carpeta, usuario a
quien se presta, responsable del préstamo,
Reportes
fecha de
préstamo, tiempo préstamo, fecha devolución,
No de folios, signatura topografica y el
histórico de préstamo.
El SGD debe generar reporte por usuario, el
cual evidencia el estado del préstamo de los
Reportes
diferentes documentos y debe permitir su
impresión.
El SGD debe generar reportes de la gestion de
los documentos, el cual pueda ser filtrado por
clase de gestion realizada, tipo de
Reportes
comunicación (interna, externa enviada o
externa recibida), fecha y hora, dependencia,
usuario
El SGD debe permitir generar el reporte de los
documentos recibidos por las dependencias, la
Reportes unidad de correspondencia y ventanillas, bajo
el parametro de rango de fechas y por
radicado.
documentos entregados y no entregados por
Reportes
dependencias, bajo el parametro de rango de
fechas
Reportes trámites asignados por funcionarios o por
dependencia.
El sistema debe permitir generar reportes de la
relación de los números de radicación
Reportes
anulados por rangos de fechas, usuarios y
series documentales.
El SGD debe permitir generar un reporte del
Reportes historico de la gestión del documento
(trazabilidad)
El SGD debe permitir generar estadísticas de
radicación por dependencias y tipos de
Reportes
documento, asi como las operaciones
realizadas por cada usuario.
El SGD debe permitir generar estadísticas de
seguimiento a los indicadores de eficiencia por
dependencia:
Estadísticas * Documentos asignados (Documentos
asignados/ Documentos recibidos)
* Trámites respondidos (Documentos
recibidos/ Documentos respondidos)
El SGD debe producir un reporte con las
estadísticas de alertas de vencimientos, los
tiempos de gestión, los volumenes mensuales,
Estadisticas tramites por ususarios, por unidades
administrativas, en proceso, cerrados, etc.
para el control detallado de la gestion realizada
a los documentos.
118
SEGURIDAD
El SGD debe incluir la funcionalidad o un
Seguridad
módulo específico de seguridad
Seguridad - El SGD debe tener su propio sistema de
usuarios. control de acceso.
Seguridad - El SGD debe definir privilegios de acceso de
usuarios. usuarios basados en LDAP.
Seguridad - El Sistema debe desconectarse después de
usuarios. un tiempo de inactividad del usuario.
Seguridad - Debe permitir la definición y modificación de
usuarios. perfiles y permisos de usuarios.
Seguridad - Debe permitir la creación de grupos de
usuarios. usuarios con sus respectivos permisos.
El sistema debe dejar un rastro (log de
Seguridad -
auditoría) de las transacciones por usuario,
usuarios.
fecha, hora y tipo de transaccion
Seguridad - Permitir la asignación de permisos globales de
documentos consulta a carpetas y sus documentos.
CONDICIONES GENERALES DEL SISTEMA
Requerimientos - La instalación del sistema debe funcionar en el
Sistema sistema operativo Windows Server Enterprise
Operativo 2003 y superior.
El sistema debe estar en capacidad de
Requerimientos -
funcionar sobre el motor de base de datos
Bases de Datos
SQL Server, MySQL.
El aplicativo deberá hacer conexión a la base
Requerimientos -
de datos a través de pool de conexiones de
Bases de Datos
acuerdo a las bases de datos requeridas.
Requerimientos - El sistema debe ser administrado y mantenido
Administración de manera centralizada.
Sistema
Requerimientos - El SGD deberá permitir seleccionar el
Almacenamiento almacenamiento de la base de datos y de las
de las imágenes imágenes de diferentes repositorios de la red.
Ser accedido mediante un navegador por
Requerimientos -
ejemplo Internet explorer 5.0 o superior,
Navegación
Mozilla Firefox 2.0 o superior, opera, Chrome
Ser totalmente independiente de la topología
de red utilizada, es decir, el sistema debe
poder funcionar en múltiples esquemas de
Requerimientos -
comunicación, tanto para equipos conectados
Conectividad
remotamente, como para equipos conectados
por una red LAN o WAN, y todas las
combinaciones.
El SGD debe cumplir con una arquitectura por
Requerimientoss - componentes para su implementación o
Software de actualización por fases y debera permitir la
Gestión integración de futuros componentes tales
Documental como certificadora y firma digital, explotación
de información y toma de desiciones.
Requerimientoss - El SGD debe proporcionar información real,
Software de confiable y oportuna de los datos registrados
Gestión en el sistema.
Documental
INTEGRACIÓN CON OTRAS APLICACIONES
Integración - El SGD debe permitir la integración con el
correo servidor de correo electrónico (MS-Outlook)
electrónico
El sistema debe permitir el empleo de las
Trabajo
herramientas de correo electrónico y portal
Colaborativo
web.
Permitir integración de componentes a través
de servicios Web, el aplicativo debe utilizar el
Integración - portal corporativo como punto único de
Web. acceso, al igual que las demás aplicaciones
que se adquieran o aplicaciones que se
actualicen.
Debe cumplir/desarrollarse o soportar estos
Integración - protocolos y/o lenguajes de programación:
Web. AJAX, CSS, DHTLM, Java, JavaScript, HTML,
XHTML, XML, ASP y Lotus notes entre otros
Integración - Cumplir con el estándar Java J2EE 1.4 o
Web. superior.
119
USABILIDAD
El SGD debe proveer una capa de
Usabilidad SGD presentación mediante un entorno grafico
amigable
Experiencia de El SGD debe ser intuitivo, y de facil manejo
usuario por los diferentes usuarios
LICENCIAMIENTO
El Oferente deberá suministrar el
licenciamiento del software de Gestión
Documental a perpetuidad mínimo para dos
Licencias servidores (cada uno hasta con cuatro
procesadores) , en un documento indicando la
versión implementada, vigencia y cantidad de
servidores en los cuales se puede instalar.
DOCUMENTACIÓN
El proveedor debe suministrar tres (3) juegos
de medios digitales con los instaladores del
Medios de
sistema de gestión documental, los cuales
instalación del
seran utilizados de la siguiente manera:
SGD
salvaguardado un paquete, utilizado un
paquete y de Backup un paquete.
Entregar las guías y el plan de pruebas
funcionales y no funcionales, las cuales
deberán ser validadas en conjunto con la
organizacion, el plan de pruebas debe incluir
Documentos
pruebas de disponibilidad, rendmiento (carga,
requeridos
estrés, picos y resistencia) y seguridad (tests
de intrusión,validación, integridad), pruebas de
integración con correo electronico y sistemas
de información.
El sistema debe incluir el manual para
Manuales usuariosfinales en formato electrónico, debe
estar presente en línea dentro del SGD.
Manual técnico para usuarios no funcionales
Manuales
(administración del SGD)
El SGD debe incluir ayuda en línea con
Ayudas
ilustraciones de pantalla.
GARANTÍA, MANTENIMIENTO Y SOPORTE
El oferente deberá realizar la instalación de las
actualizaciones del SGD y entregar los
Soporte - medios, documentos tanto tecnicos como de
actualizaciones usuarios durante tres años con su respectiva
capacitación.
El sistema debe contar con la facilidad para

Soporte - generar consultas por parte del usuario final
actualizaciones utilizando herramientas como Query by
Example o Query Generator
MONITOREOS Y ALARMAS
Facilidad de poder contar con medios por los
Manejo de cuales se puedan automatizar alarmas y
alertas y Alarmas alertas para cualquier tipo de información que
lo requiera
Estas alarmas deben poder ser programadas o
Personalización
modificadas
Deben operar automáticamente dependiendo
Monitoreo de los eventos ocurridos dentro de la base de
datos 7x24x365
El sistema debe poder mandar notificaciones
Actividades automáticas a las personas a las cuales
afecta el evento X.
El sistema no solamente debe verificarse a si
Integración
mismo, si no también al sistema ERP.
El sistema debe poder enviar notificaciones vía
e-mail, adicionalmente poder ser integrado con
Comunicación sistemas que puedan mandar estas alarmas
vía Fax, Beeper, Mensajes de Texto, o
publicaciones vía Web.
El sistema debe poder enviar reportes de
manera automática de actividades generadas
Notificaciones
en ciertos lapsos de tiempo, a grupos de
personas vía e-mail en formato P.D..
120
4. Requerimientos Técnicos
REQUERIMIENTOS TÉCNICOS
Función del Negocio Respuesta
Especificaciones
Sistema operacional soportado
Topologías de red soportadas
Explicar opciones de clientes soportados
Sistemas de bases de datos soportados
Tecnología de programación utilizada en el sistema
Estándares de comunicación de integración y comunicación utilizadas
Descripción de la arquitectura (Cliente Servidor, LAN, WAN, Dos capas, Tres
capas, etc)
Descripción de la funcionalidad vía Web. Seguridad, personalización.
Requerimientos mínimos de operación para una LAN
Anexar diagrama de topología de red recomendada
Explicar el grado de escalabilidad de la solución en términos de usuarios,
topología de red, de operación distribuida, usuarios remotos, oficinas remotas
Facilidad de utilizar usuarios desconectados con posibilidad de sincronización
de información (Handheld, dispositivos móviles).
Explicar esquema de operación
Administración del sistema
Facilidad de instalación y actualización del sistema
Numero de versiones liberadas por año
Explicar esquema de administración de desarrollos propios o personalizaciones
del sistema
Explicar el esquema de seguridad de la aplicación
Explicar el manejo de licencias de uso del software
Explicar la configuración de la base de datos del sistema
Posee herramientas para el mantenimiento de la base de datos? Explicar
(integridad, eliminación de duplicados, consolidación)
Posee esquema de operación con bases de datos distribuidas? Explicar.
Posee facilidades para administrar cambios en la base de datos? Explicar
Describa como es el proceso de aplicación de nuevas versiones, tiempos
estimados e impacto sobre la operación normal del sistema.
Integración
Posee la herramienta facilidades para migración de datos? Explicar.
Se puede integrar la aplicación a sistemas de correo electrónico? Explicar
Posibilidad de integración con sistema de monitoreo de eventos? Explicar
Posee el sistema facilidad de integración con sistemas de Fax? Explicar.
Posee el sistema integración CTI? Explicar.
Posee el sistema facilidades de integración con sistemas de Hand Held?
Explicar.
Posee el sistema facilidad de integración con sistemas ERP?
Posee el sistema facilidades de integración con sistemas de BI? Explicar.
Personalizaciones y desarrollos
Posee el sistema facilidades para creación de campos en la base de datos?
Explicar.
Posee el sistema facilidad es para modificar o crear las pantallas? Explicar
Posee el sistema facilidades para modificar o crear nuevos procesos? Explicar
Cuenta el sistema con definición de WorkFlows?
Que lenguajes de programación se pueden utilizar para generar modificación y/o
adiciones al sistema?
Explicar el nivel profesional requerido para poder generar estas modificaciones o
adiciones?
Explicar como se administran las modificaciones o cambios al sistema.
121
5. Requerimientos De Facilidad De Uso E Implementación
REQUERIMIENTOS DE FACILIDAD DE USO E IMPLEMENTACIÓN

Función del Negocio Respuesta
Ayudas del Sistema
Posee el sistema ayudas en línea? Explicar
La ayuda opera a nivel de campo y contexto?
Es posible hacer adiciones a la ayuda del sistema?
Es posible generar ayudas para los desarrollos o personalizaciones desarrolladas en
el sistema?
Se entregan manuales de usuario y manuales técnicos con el sistema?
Esta disponible el sistema en idioma español?
Cual es el tiempo de disponibilidad de las nuevas versiones en idioma español desde
el momento de la liberación en inglés?
Implementación
Cuanto es el rango promedio en tiempo de la implementación de un proyecto con su
sistema para las áreas de mercadeo, ventas y servicio al cliente?
Aplica su empresa una metodología de implementación? Favor explicar en resumen
las principales etapas y anexar documento detallado de la metodología de
implementación.
Está su empresa en disposición de desarrollar un piloto del sistema instalando el
software en ambiente real y montando una proceso sin ningún costo para la empresa
por un periodo aproximado de un mes?
Favor indicar cuales cursos se requieren en el proceso de implementación, cual es su
duración estimada, prerrequisitos y logística requerida
Esta certificada su empresa con alguna norma de calidad para el proceso de
implementación del sistema ofrecido?
Favor relacionar referencias locales de implementaciones indicando empresa,
funcionalidad implementada, duración total de la implementación, nombre del contacto
en la empresa, teléfono y dirección e-mail.
Incluye el proceso de capacitación y consultoría la formación del personal de la
empresa en aspectos técnicos y de desarrollo de adecuaciones y/o
personalizaciones? Favor explicar de que forma se transfiere el conocimiento técnico
al personal de la empresa y en que grado de autonomía queda esté después de la
implementación
Favor anexar las hojas de vida del personal que estará participando en la
implementación del proyecto de la empresa.
Realiza su empresa una revisión postimplementación para validar el cumplimiento de
los objetivos del proyecto?. Favor explicar.
Posee su organización una metodología clara para levantamiento de requerimientos,
favor anexar detalle.
Posee su organización una metodología clara para el diseño de la solución a
implementar, favor anexar detalle.
Posee su organización una metodología clara para realizar pruebas a la solución a
implementar, favor anexar detalle.
Posee su organización una metodología clara para el manejo y control de cambios
surgidos en la implementación del sistema, favor anexar detalle.
Posee su organización una metodología clara para planear y ejecutar migración de
datos al nuevo sistema, favor anexar detalle.
Cual es el acompañamiento ofrecido por su organización en el cambio procedimental
y cultural que implica la implementación de la nueva solución, favor anexar detalle.
Soporte Técnico
Que cubre el contrato o convenio de soporte técnico y actualizaciones de software y
cuales son las tarifas anuales por dicho servicio?
Favor explicar y documentar como es el proceso de prestación del servicio de soporte
técnico y actualizaciones
Favor explicar como es el proceso de entrega de nuevas versiones y actualizaciones
del producto y que apoyo se recibe de parte del proveedor en este proceso
Cuales son los horarios de atención de soporte técnico y cuales son los mecanismos
de comunicación para reportar casos de soporte y obtener retroalimentación de su
estado y avance?
Posee su empresa alguna metodología de soporte o mantenimiento preventivo para
apoyar a la empresa en el uso del sistema?. Favor explicar.
Explique los mecanismos de comunicación de su organización con los clientes para
retroalimentar el estado de los casos de soporte técnico.
Con cuanto personal y de que perfil cuenta su organización para la prestación del
servicio de soporte técnico.
Posee su organización certificación de calidad para la prestación del servicio de
soporte técnico. En caso afirmativo explicar en detalle el procedimiento certificado.
122
6. Condiciones Económicas de la Propuesta
CONDICIONES ECONÓMICAS DE LA PROPUESTA

Pregunta/Requerimiento Respuesta
Precios de Licencias de Software
Favor indicar y documentar claramente el valor de cada uno de los
elementos para un estimado de X usuarios nombrados del
sistema
Explicar forma de licenciamiento del software
Precio de cada componente de licencias de software,
discriminando valor de licencias de servidor, usuarios y cualquier
elemento adicional requerido para que el sistema opere
adecuadamente
Indicar claramente el valor total de licencias de software en
Dólares Americanos
Favor indicar en detalle la forma de pago y cronograma de pagos
propuesto
Precios de Soporte Técnico
Favor indicar claramente como se cobra el valor del soporte
técnico del software
Valor unitario y total del soporte técnico para la aplicación con
base en el numero de usuarios especificado en el numeral
anterior.
A que se tiene derecho por el pago de este soporte técnico?
A partir de que momento se debe pagar el valor de este soporte
técnico.
propuesto
Precios de Actualizaciones
Favor indicar claramente como se cobra el valor de las
actualizaciones del software
Valor unitario y total de las actualizaciones para la aplicación con
base en el numero de usuarios especificado en el numeral
anterior.
A que se tiene derecho por el pago de esta actualización?
A partir de que momento se debe pagar el valor de las
actualizaciones
propuesto
Precios de Servicios Profesionales
Favor indicar claramente como se cobran los servicios
profesionales para la implementación del proyecto
Favor indicar en detalle el estimado del valor de los servicios
profesionales para la implementación del proyecto en la empresa.
Favor indicar que incluyen estos servicios profesionales

Especificar claramente el cronograma de pagos propuesto para
los servicios profesionales
propuesto
Gastos adicionales
Favor indicar en detalle gastos adicionales en los cuales hay que
incurrir para la implementación del proyecto, tales como:
Impuestos
Gastos de Importación y nacionalización
Desarrollos a la medida si no están incluidos en los servicios
profesionales
Valor de software adicional o complementario
Gastos de desplazamiento, viajes y alojamiento
Gastos de instalación y parametrización si no están en los
servicios profesionales
Valor total del Proyecto
Favor indicar el valor total del proyecto en dólares americanos
Favor indicar descuentos ofrecidos en la presente propuesta
123
13. Recursos y Presupuesto
13.1 Físicos
MAQUINARIA O NO CONSUMIBLES
COSTO ACTIVIDAD -
RECURSO
Administración del Proyecto Equipos de Computo y sofware Dias 17 3950 $ 67.150,00 $ 67.150,00
Gestión de Integración Equipos de Computo y sofware Dias 15,67 3950 $ 61.896,50 $ 61.896,50
Situación Actual Equipos de Computo y sofware Dias 64 3950 $ 252.800,00 $ 252.800,00
Modelo de Negocios Equipos de Computo y sofware Dias 32,33 3950 $ 127.703,50 $ 127.703,50
Modelo de Tecnologías de la Información Equipos de Computo y sofware Dias 87,83 3950 $ 346.928,50 $ 346.928,50
Modelo de Planeación Equipos de Computo y sofware Dias 100,5 3950 $ 396.975,00 $ 396.975,00
Recomendación de Implementación Equipos de Computo y sofware Dias 21,33 3950 $ 84.253,50 $ 84.253,50
Cierre Equipos de Computo y sofware Dias 2 3950 $ 7.900,00 $ 7.900,00
TOTAL $ 1.345.607,00 $ 1.345.607,00
Aclaracion: El dia laboral, esta sobre tres horas laborales
MATERIALES O MAQUINARIA O NO
Actividad PERSONAL Total Por Actividad Impacto %
CONSUMIBLES CONSUMIBLES
Administración del Proyecto $ 524.863,00 $ 11.268,00 $ 67.150,00 $ 603.281,00 3,2%
Gestión de Integración $ 1.309.881,00 $ 8.354,00 $ 61.896,50 $ 1.380.131,50 7,2%
Situación Actual $ 3.445.550,50 $ 38.136,00 $ 252.800,00 $ 3.736.486,50 19,5%
Modelo de Negocios $ 1.190.974,00 $ 25.128,00 $ 127.703,50 $ 1.343.805,50 7,0%
Modelo de Tecnologías de la Información $ 2.947.646,40 $ 53.784,00 $ 346.928,50 $ 3.348.358,90 17,5%
Modelo de Planeación $ 5.658.502,00 $ 62.568,00 $ 396.975,00 $ 6.118.045,00 32,0%
Recomendación de Implementación $ 2.249.852,00 $ 23.952,00 $ 84.253,50 $ 2.358.057,50 12,3%
Cierre $ 218.801,00 $ 1.200,00 $ 7.900,00 $ 227.901,00 1,2%
TOTAL $ 17.546.069,90 $ 224.390,00 $ 1.345.607,00 $ 19.116.066,90 100%
124
13.2 Humanos e institucionales
PERSONAL
NOMBRE DEL RECURSO UNIDAD DE MEDIDA CANTIDAD COSTO UNITARIO

Administración del Proyecto Documentador Horas 8,0 $ 12.310,00
Especialista Horas 0,0 $ 127.000,00
Asesor Horas 1,0 $ 63.238,00
Gestión de Integración Documentador Horas 15 $ 12.310,00
Situación Actual Documentador Horas 70,35 $ 12.310,00
Modelo de Negocios Documentador Horas 19,2 $ 12.310,00
Modelo de Tecnologías de la Información Documentador Horas 70,2 $ 12.310,00
Modelo de Planeación Documentador Horas 95 $ 12.310,00
Recomendación de Implementación Documentador Horas 30 $ 12.310,00
Cierre Documentador Horas 1,5 $ 12.310,00
TOTAL
13.3 Presupuesto
MATERIALES O CONSUMIBLES
COSTO ACTIVIDAD -
RECURSO

Administración del Proyecto $ 11.268,00
Horas 51 168 $ 8.568,00
Gestión de Integración Otros Costos (Redes comunicaciones, $ 8.354,00
Horas 47 82 $ 3.854,00
Situación Actual $ 38.136,00
Horas 192 168 $ 32.256,00
Modelo de Negocios Otros Costos (Redes comunicaciones, $ 25.128,00
Horas 96 168 $ 16.128,00
Modelo de Tecnologías de la Información Otros Costos (Redes comunicaciones, $ 53.784,00
Horas 263 168 $ 44.184,00
Modelo de Planeación Otros Costos (Redes comunicaciones, $ 62.568,00
Horas 301 168 $ 50.568,00
Recomendación de Implementación Otros Costos (Redes comunicaciones, $ 23.952,00
Horas 64 168 $ 10.752,00
Cierre Paleleria e impresiones Folio 20 60 $ 1.200,00 $ 1.200,00
TOTAL $ 224.390,00 $ 224.390,00
125
14. Cronograma Realizado en Project.
126
127
15. Bibliografía
 Figueroa Orbegoso, Carlos Ernesto; Najarro Bellido, Julio Ernesto.

Planeamiento Estratégico de Tecnología de Información de la Escuela
Superior Privada de Tecnología - SENATI.
 Ley 50 de 1990, por la cual se introducen reformas al Código Sustantivo del

128
16. Cibergrafia
 http://www.minproteccionsocial.gov.co/estadisticas/Estadsticas/EMPRESAS%20D
E%20SERVICIOS%20TEMPORALES%20EN%20COLOMBIA,%202009.PDF
 http://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_documental
 http://www.gestion-conocimiento.com/contenido/gestiondoc.asp
 http://es.wikipedia.org/wiki/Software_de_gesti%C3%B3n_documental
 http://www.monografias.com/trabajos-pdf/sistema-gestion-documental/sistema-gestion-
documental.shtml
 http://www.ikno.com.co/index.php?option=com_content&view=article&id=62:tecnol
ogias-del-documento&catid=49:tics
 http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/GestionDocum
ental/05_politica_archivos.pdf
 http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/GestionDocum
ental/Politica_PCMU_Colombia.pdf
 http://sisbib.unmsm.edu.pe/bibvirtualdata/tesis/basic/najarro_bj/cap03.pdf
 http://www.crecenegocios.com/la-planeacion-estrategica
 http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/agronomia/2008868/lecciones/capitulo_2/cap
2lecc2.htm
 http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/agronomia/2008868/lecciones/capitulo_2/cap
2lecc2.htm
 http://knol.google.com/k/qu%C3%A9-es-una-arquitectura-empresarial#
 http://www.gestiopolis.com/delta/term/TER343.html
129

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Tabla 1. Cuadro Metodologico de la Investigacion ................................................ 24

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3.1 DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA:

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Es por esto que la Organización Serdan no es ajena a este fenómeno, ya que se

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Es importante resaltar que la organización posee más de 30 años y en estos

Otro aspecto a tener en cuenta está relacionado a la existencia de Tres proveedores

Es así que la organización Serdan en este momento no posee herramientas

¿CÓMO OPTIMIZAR EL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL MEDIANTE LA

5.1 Objetivo General:

Implementar una herramienta tecnológica de gestión de la información en la

5.2 Objetivos Específicos:

 Definir la situación actual de los diferentes procesos con respecto al flujo

6. Delimitación del Proyecto

7.1 Tipo de investigación

7.1.1 La metodología PETI

La metodología de PETI (Planeación Estratégica de Tecnología de Información) es

La PETI consiste en un proceso de planeación dinámico, en el que las estrategias

2Tomado de http://sisbib.unmsm.edu.pe/bibvirtualdata/tesis/basic/najarro_bj/cap03.pdf rescatado el

En la primera fase se analizará la situación actual de la organización Serdan,

En la tercera fase se propondrá un modelo de tecnologías de la información que

La cuarta fase se concentra en la elaboración de un modelo de planeación,

Se ha escogido esta metodología ya que, de forma organizada, permite partir de la

7.1.2 Planeación estratégica

La planeación o planificación estratégica es el proceso a través del cual se declara

3Planeamiento Estratégico de Tecnología de Información de la Escuela Superior Privada de

De igual forma, la planeación estratégica se puede definir también como un enfoque