UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA

DIRECCION DE INVESTIGACIONES Y POSTGRADO

MAESTRIA EN ADMINISTRACION DE NEGOCIOS
CONTABILIDAD
CODIGO: (981)

3era. ACTIVIDAD

Análisis del Sistema Contable de la Empresa

SUPLIMACA
en el Procesamiento Electrónico de Datos (PED)

MAESTRANTES:

 Bolívar L, Julio C ; C.I: 9.684.621

Grupo: 7
 Conde de V, María T ; C.I: 9.830.785
Grupo: 5
 Liliana J, Otero R ; C.I: 14.667.622
Grupo: 4
 Reina S, María J ; C.I: 19.619.709
Grupo: 5
 Soler M, Merliz A ; C.I: 15.248.316
Grupo: 6

Facilitadora: Lic. Msc. Medina C, Yulimar C

AGOSTO 2020
 INTRODUCCION
Como ya sabemos no todas las empresas son iguales, cada una contará con
características particulares, sistemas, métodos propios de organización y trabajo, sin
embargo, los aspectos financieros de cualquier organización presentan grandes
semejanzas, lo que puede ser aprovechado para establecer sistemas contables
estandarizados, lo suficientemente flexibles que permitan su adaptación, con ligeros
cambios a diversas realidades empresariales. El primer paso para iniciar el
establecimiento de un sistema contable, o para modificarlo, se inicia con el estudio de
la organización de la empresa, la composición de esta, así como la forma en que los
distintos elementos que la integran se interrelacionan, esto nos permitirá identificar
aquellas unidades importantes de la empresa que requieren ser controladas y medidas
por la contabilidad y es exactamente esto lo que queremos plasmar en este informe con
la empresa SUPLIMACA, C.A.
En su acepción más amplia, un sistema administrativo es una red o un esquema
de procesos cuya finalidad es favorecer el cumplimiento de los objetivos de una
organización. El sistema apunta a que los recursos de la organización en cuestión sean
administrados de forma eficiente. Todo sistema administrativo determina una serie de
procedimientos que deben ser respetados por los miembros de una compañía a la hora
de tomar decisiones. Esta compleja red se encuentra integrada en la estructura misma
de la empresa y permite que cada paso que dé cualquiera de sus integrantes apunte
hacia los mismos fines. En el manual de un sistema administrativo deben figurar las
responsabilidades y los roles que corresponden a cada puesto dentro de la organización
y a cada unidad administrativa. Es importante resaltar que la existencia de un sistema
como éste beneficia ampliamente el funcionamiento de una compañía, y facilita
considerablemente tareas tales como las auditorias, así como el control del trabajo de
cada empleado.
SUPLIMACA, C.A.
La empresa SUPLIMACA, C.A., es una distribuidora de acero para la
construcción y venta de ferretería con más de 30 años funcionando en Carabobo. La
empresa compra a las plantas procesadoras y fabricantes de siderúrgicos, cabillas,

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barras, bobinas de láminas, pletinas, alambrones, tubos estructurales, tubos para aguas
y gas, los cuales son vendidos luego a diversos sectores como: constructoras, fábricas
y ferreterías. También vende acero al detal y cerámicas, cementos y herramientas para
todo público. Su estructura organizacional comprende varios departamentos o
gerencias: Gerencia General, Administración, Recursos Humanos, Compras, Ventas y
Operaciones. Tiene un departamento de Contabilidad y otro de Inventario que reportan
a la Administración.
El programa utilizado es el VALERY, que coordina las requisiciones para
compras, las órdenes de compra, los ingresos a inventario, las ventas al contado, las
ventas a crédito, las salidas o egresos de inventario, los ingresos por caja, los pagos a
proveedores, los pagos al personal, los pagos en general. No maneja la parte de
Recursos Humanos, esto se hace en un sistema independiente, pero la información es
reportada a la administración, pues es quien finalmente hace los pagos.
Nos tocó investigar sobre este programa y podemos decir que es una delas
mejores opción para generar la contabilidad de una empresa o de sus clientes, ya que
incluye Ajuste por Inflación fiscal y financiero así como las NIFF, permite emitir
comprobantes de retención del IVA. Se puede emitir el comprobante al momento de
registrar la factura o al momento de registrar el pago o abonar en la cuenta.
Valery Contabilidad viene configurado para la elaboración de los libros y
formas más utilizadas para la contabilidad, de manera que nos permite concentrarnos
en otras tareas ahorrándonos tiempo y dinero, también nos permite a la empresa emitir
el libro de compras, libro de ventas y además imprimir la forma fiscal 000030. El plan
de cuentas tiene hasta 10 niveles de profundidad, pudiendo utilizar caracteres
numéricos y alfanuméricos. El separador de cuentas no es restrictivo. Este punto es útil
para facturas con muchos renglones que no caben en una sola hoja y la providencia
establece que una factura debe estar en una sola hoja y no en más. Articulo 32
Providencia 0257 del SENIAT, también maneja diferentes tipos de comprobantes:
Comprobantes Diarios, Comprobantes de Saldo Inicial y Comprobantes para Ajuste
por Inflación. También te permite crear tipos de comprobantes que se ajusten a tus
transacciones. Para los cierres de ejercicios manejamos la metodología de pre cierre,

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sin embargo podemos trabajar simultáneamente con el nuevo ejercicio y el ejercicio
anterior que está en condición de pre cierre..
Valery nos da la posibilidad de consultar todos los Estados Financieros y los
Reportes de ejercicios anteriores sin limitación, cuenta con el módulo de activos
empresariales que permite generar los comprobantes de depreciación y
desincorporación afectando directamente sus cuentas en el ajuste por inflación.
Utilizamos los métodos de depreciación: Línea Recta, Saldos Decrecientes y Suma de
Dígitos de los Años.
En Valery Contabilidad puede obtener el estado financiero para demostrar el
flujo de efectivo de una empresa mostrando los movimientos clasificados por la
actividad de sus cuentas: Operacional, Efectiva, Inversión o Financiera. Puede asignar
y clasificar cada movimiento del comprobante por un centro de costo, luego puede
emitir el reporte "balance de centro de costos" y "movimientos de centros de costos"
En lo que respecta a seguridad Valery Contabilidad permite crear usuarios de
la contabilidad con la finalidad de controlar quien y a que funciones del software
acceden estos usuarios, en otras palabras le permitimos definir roles y perfiles de
usuarios, también nos permite la creación de partidas presupuestarias, distribuyéndolas
entre los centros de costo y estudiando la ejecución de las mismas a través de reportes.
Valery Contabilidad fue diseñado para trabajar en redes Windows esto le
permite compartir el trabajo y su información entre sus colaboradores sin traumas.
Ahora hablando de la empresa que escogimos podemos representar en la Figura
(1) el flujo de información que es transmitida a contabilidad, para la elaboración final
de los informes contables y decimos que su proceso interno puede describirse como
sigue:
1) Ventas, Compras y Gerencia General elaboran, analizan y aprueban las
requisiciones o solicitudes de materiales. Una vez aprobadas, se efectúan las compras,
ya sean crédito o al contado. De este modo se efectúa la adquisición de cualquier
producto para la venta. Hay otro tipo de compras que son realizadas a solicitud de los
distintos departamentos para su funcionamiento: equipos, papelería, mobiliarios, etc.,
que igualmente ingresan a inventario por compras pero no van dirigidos a la venta.

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Figura (1 ). Flujo de Información de los Departamentos de la Empresa SUPLIMACA , C.A

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 Si la compra es al contado, se genera la orden de compra, se solicita al
departamento de administración el pago respectivo. Se paga y pasa la orden de compra
al proveedor y se espera el material. Si la compra es a crédito, se pasa la orden de
compra al proveedor. Todo producto debe tener un código, que es un código de
inventario interno de la empresa y así queda determinado en el sistema y así se registran
los ingresos y egresos de dicho producto.
2) Inventario recibe la compra, determina si el producto cumple con la calidad
y características solicitadas y de ser positivo, da ingreso al mismo en el sistema.
Entonces la factura es procesada, ingresada al sistema, y pasada al departamento
administrativo para ser contabilizada, como activo o pasivo según haya sido pagada o
no. Una vez ingresado el producto al inventario, ya está disponible para la venta, si el
inventario es para vender o para su uso si el producto es para el funcionamiento de los
distintos departamentos.
3) Ventas realiza la venta del producto, ya sea al contado o a crédito, lo cual
queda registrado con la factura en el sistema. Todo cliente tiene un código, toda factura
también, de esta forma quedan registradas las transacciones en el sistema. Si es al
contado, el despacho se hace una vez que el material ha sido cancelado y se entrega la
factura al cliente conjuntamente con el material. Si es a crédito, se entrega el material
y una copia de la factura se entrega al cliente, el original conjuntamente con la orden
de compra queda en el departamento de ventas hasta que el pago sea efectuado según
el acuerdo. La información pasa a contabilidad a través del sistema, en donde queda
plasmado si la cobranza es efectivo en caja o es cuenta por cobrar. El departamento de
inventario será el encargado de procesar la salida del material en el sistema.
4) El departamento de operaciones movilizará todo el personal y equipo
necesarios para el despacho y carga del material a los clientes, de igual forma la
recepción y descarga de las compras de materiales. Este departamento trabaja mano a
mano con inventario ya que entre ambos verifican que la recepción y el despacho sean
los indicados por el sistema en los respectivos documentos que este emite, pero es
inventario quien da ingreso o salida de los productos en el sistema.

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 5) El departamento de Recursos Humanos es quien se encarga de conducir todo
lo relativo a los trabajadores: preparación de la nómina semanal y la quincenal para su
pago, ingreso y egresos de personal, cálculo de prestaciones, préstamos a empleados,
cesta tickets, Seguro Social, Paro Forzoso, Política Habitacional, etc. Y es quien se
encarga de pasar los cálculos respectivos al departamento administrativo de los pasivos
laborales, como son las Prestaciones Sociales, para que este efectúe los pagos
correspondientes y contabilidad distribuya los registros según sean activos circulantes
(caja) o pasivos no circulantes (prestaciones).
6) El departamento Administrativo, que a su vez está a cargo de la contabilidad
y del inventario, es quien prepara todos los pagos de manera que al ser llevados a la
gerencia general, esté todo justificado y distribuido y es la gerencia quien los ejecuta o
autoriza con sus firmas si son en cheques o con la transferencia directamente desde los
bancos. El departamento administrativo conoce de los activos fijos de la empresa, de
los créditos que tiene, de los pagos de los mismos y es el responsable, conjuntamente
con la contabilidad, de la elaboración de los Balances y estados Financieros. Se apoya
en el departamento de Inventario para conocer los inventarios para ventas y los que son
para funcionamientos de la empresa, como mobiliario, equipos, vehículos y otros.
Conoce sobre los activos fijos de la empresa como edificaciones, galpones, oficinas,
etc. Conoce sobre los socios a través de los registros mercantiles respectivos, toda esta
información es pasada a contabilidad para su registro y que sea presentada en la
elaboración de los informes requeridos.
Una vez que la información de las transacciones pasa a contabilidad,
entonces se efectúan los procesos: Registro en el Libro Diario Contabilización en el
mayorBalance de comprobación previoRevisión preliminarRegistro de
AjustesBalance de Comprobación Ajustado o Cierre Balance General Estados
Financieros.
El Balance General típico de esta empresa se presenta en la figura (2)

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Figura (2). Balance General típico de SUPLIMACA, C.A

En la organización de SUPLIMACA, C.A. Contabilidad es el área que se

encarga de recopilar toda la información de la empresa, encargándose de su posterior
proceso. Así, una factura de venta luego de su emisión pasa posteriormente al área de
cobranzas, que es el área que controla los saldos por cuenta corriente de los clientes y

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efectúa las cobranzas, el monto de lo cobrado es entregado a la caja de la propia
empresa para finalmente depositarlo en una cuenta del sistema financiero.
Después de conocer y entender todos estos procesos decimos que Valery
Contabilidad utiliza como base de datos SQL: Firebird SQL, el cual mantiene todos los
datos e información segura y libre de daños. Adicionalmente los estados financieros y
los reportes del sistema se emiten muy rápido para disminuir el tiempo de repuesta, así
mismo las bases de datos relacionadas al SQL permiten trabajar en redes de forma
rápidas y seguras con las ventajas de compartir información. Se puede importar el plan
de cuentas desde Microsoft Excel, desde otro sistema contable o simplemente utilizar
las cuentas predefinidas que incluye Valery Contabilidad. Valery Contabilidad fue
diseñado para Windows Excel XP/VISTA/F.X, su interfaz de trabajo es muy cómoda
para trascribir y analizar datos, así mismo permite exportar los estados financieros a
Microsoft Excel, para ampliar las capacidades de compatibilidad y análisis

REFLEXIONES FINALES
En la actualidad, la noción de sistema contable suele hacer referencia al
programa informático que cuenta con diversas aplicaciones para realizar los
procedimientos contables de una empresa. La intención de este tipo de software es
centralizar las tareas de contabilidad en un mismo sistema informático que permita
ahorrar tiempo e incrementar la eficiencia laboral, que por su definición genera acción
de emprender algo y por su aplicación persigue fines lucrativo y no lucrativo. También
es un software que permite gestionar todos los procesos de un negocio o de una empresa
en forma integrada. Por lo general está compuesto por modulo cruzado de los proceso
del negocio. Es una parte muy importante de la vida empresarial, sea una gran empresa
o un proyecto que recién comienza. Además son los pocos programas de gestión que
se adaptan a todos los usos posibles,
En la empresa SUPLIMCA, C.A. nos encontramos que Valery es un software
de aplicación contable y administrativa concebido para controlar los procesos de
facturación, control de inventario, cuentas por cobrar, compras, cuentas por pagar y
bancos en la pequeña y mediana empresa, todos apegados a las normativas legales

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vigentes en Venezuela. Así mismo permite generar información gerencial para la toma
de decisiones. Pertenece a la gama de sistemas abiertos debido a su capacidad para
comunicarse con otras aplicaciones de uso administrativo tales como hojas de cálculos,
procesadores de textos, manejadores de bases de datos, etc. Su interfaz de usuario tipo
MS - WINDOWS reduce la curva de aprendizaje permitiendo a las empresas integrar
Valery al resto de aplicaciones Windows instaladas y estandarizar su entrenamiento,
reduciendo al máximo el costo total de propiedad (T.C.O.)
El estudio de la organización nos lleva a seleccionar y establecer los centros de
costo más importantes a controlar a través del sistema de información contable. Los
centros de costo son variables de almacenamiento de unidades monetarias, representan
áreas de organización de la empresa y tienen como finalidad permitir analizar la
composición y evolución del costo y gasto en la empresa, sirviendo como una
herramienta de gestión que permite tomar decisiones sobre la misma.
Para concluir tenemos que informar que la empresa SUPLIMACA, C.A. conoce
a la perfección lo concerniente al Procesamiento Electrónico de Datos para efectuar sus
procedimientos contables, ya que cuenta con el Software VALERY, el cual fue
adaptado a las políticas y funcionamiento de esta empresa y las mismas están
enmarcadas en las NIC. Esta característica es debido a los años de experiencia de
SUPLIMACA, C.A, dentro del ramo del comercio y a la facilidad del software que
adoptaron. Lo poco que podemos recomendarles es que los Procesos de Recursos
Humanos también lo incluyan en el sistema o utilice otro software, para agilizar y
cumplir a cabalidad con todos los beneficios de ley al pasivo laboral mas importante
como lo son su Recurso Humano.

BIBLIOGARAFIA

1. Gomez, A; Bobadilla, M; Villa, G. (2007). Contabilidad Sectorial. Gaceta

Juridica S.A. Peru.

2. W.W.W. dvsystems.com.ve

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