INSTUCTIVO CAJAS MENORES

1. OBJETIVO.

Las cajas menores son fondos renovables que se proveen con recursos del presupuesto de gastos de los
establecimientos de la empresa MADERAS Y MANUFACTURAS S.A.S, y su finalidad es atender
erogaciones de menor cuantía que tengan el carácter de situaciones imprevistas, urgentes,
imprescindibles o inaplazables para la buena marcha de la Administración.

2. ALCANCE.

Realizar las compras de productos y servicios de cuantías menores que requiera la Empresa para su
respectivo funcionamiento.

a. Compra total elementos de aseo y cafetería.

b. Compra total útiles, papelería y fotocopias.

c. Suministro Materiales para mantenimiento y reparaciones internas

d. Suministro de transportes úrdanos para realización de vueltas.

e. Servicio de parqueadero.

f. Servicio de correo certificado.

g. Suministro de gastos médicos y drogas.

3. DEFINICIONES.

3.1. Reembolso:

El reembolso se debe realizar por Contabilidad que hace la solicitud con su respectiva relación y
soportes enumerados y ordenados por fecha, debidamente pegados en hojas reciclables de forma que
sean legibles para la revisión.

3.2. Solicitud del reembolso:

La solicitud se hace directamente con el departamento de contabilidad el cual realiza la revisión y

aprobación de los reembolsos.

3.3. Desembolso de la solicitud de reembolso:

Después de revisado el reembolso por el departamento de contabilidad se procede al desembolso del

mismo, este se le hace únicamente al auxiliar Contable.
4. RESPONSABLE.

El manejo la responsabilidad y Solicitud del Reembolso de Caja menor es del Departamento Contable en
caso de que este no este es del Asistente administrativo

El Gerente realiza la revisión para entregar un nuevo fondo de Caja Menor

5. NORMATIVIDAD APLICABLE.

No aplica.

6. METODOLOGIA

Los reintegros deberán tramitarse cuando ocurra uno de los siguientes eventos:

a. Cuando se haya consumido el setenta por ciento (70%) del monto total del mes, o
b. Cuando se termine el mes, independientemente del porcentaje afectado. El cierre mensual de los
reembolsos se hará los 25 días de cada mes.

Se debe remitir el reintegro al departamento contable para su respectiva revisión; la revisión consiste
en:

a. Revisar la fecha y el tipo de rembolso que se solicita (caja menor)

b. Comparar que los soportes que vienen adjuntos coincidan con la relación de solicitud de reembolso
y confirmar que la cuantía corresponda al reintegro solicitado.
c. Verificar que todos los recibos que vienen en los reembolsos de caja menor tenga el respectivo
RUT.

El auxiliar contable realiza la revisión del reembolso y debe colocar un visto bueno de aprobación para
efectuar el reintegro.

Se remite la solicitud al Gerente General en donde se gira el egreso respectivo para realizar el reintegro
al departamento Contable correspondiente y se debe colocar el sello de cancelado al reembolso, para
comprobar la salida y autorización del efectivo por parte del Gerente
Cuando el encargado de la caja menor reciba el reembolso debe firmar el egreso con número de cedula
claro como confirmación del recibido del efectivo.

NOTA: Los reembolsos deben reintegrarse en un término no mayor a tres días hábiles.

REQUISITOS CAJAS MENORES

1) MONTO MAXIMO: Los soportes o comprobantes no deben superar la cuantía total de $100.000 cada
uno, de lo contrario se debe solicitar un reintegro de caja general que debe cumplir con los requisitos
que se mencionaran más adelante.

2) FORMATO DE CAJA MENOR: Llevara los siguientes aspectos y/o requisitos:

• Diligenciar el formato de caja menor el cual será impreso

• Membrete de la compañía (Nombre, Nit, Logo)

• Detalle de solicitud de reembolso (caja menor)

• Fecha de su realización

• Valor del reembolso

• Lista detallada de los pagos realizados por los cuales se solicita reembolso en los cuales debe
especificar datos de la factura como los son:

 Fecha
 Identificación y nombre del vendedor o prestador del servicio.
 Concepto
 Valor pagado
 Total, de gastos

• Base del reembolso

• Saldo en caja

• Firma de quien elaboró, revisó y aprobó el reintegro.

3) REQUISITOS FACTURA O DOCUMENTO SOPORTE DEL GASTO

A) Requisitos mínimos de facturación

1) Denominarse “Factura de Venta o Comprobante de Venta”, NO “Cotizaciones, remisiones,

presupuestos, pedidos etc.”.

2) Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.

3) Identificación del adquirente de los bienes y servicios: Razón social (MADERAS Y MANUFACTURAS
S.A.S) y NIT (900.320.289-9) del adquirente de los bienes y servicios, junto con la discriminación del
IVA pagado (exceptuado régimen simplificado).

4) Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.

5) Fecha de su expedición: La fecha debe pertenecer o estar dentro del periodo en que se recibe la
factura por el departamento contable, a menos que se explique su extemporaneidad.

6) Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.

7) Valor total de la operación.

B) Documentos equivalentes a la factura. Son documentos equivalentes a la factura:

1) Los tiquetes de máquina registradora.

2) Las boletas de ingreso a espectáculos públicos.

3) Los tiquetes de transporte.

4) Los recibos de pago de matrículas y pensiones expedidos por establecimientos de educación

reconocidos por el Gobierno.

5) Pólizas de seguros, títulos de capitalización y los respectivos comprobantes de pago.

6) Extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de inversión, fondos de inversión

extranjera, fondos mutuos de inversión, fondos de valores, fondos de pensiones y de cesantías.

7) Los recibos que se expidan por la prestación de servicios públicos.

8) Factura electrónica.

* Requisitos de los documentos equivalentes a la factura. Los documentos equivalentes a la factura

deberán contener como mínimo los siguientes requisitos:

C) Máquinas registradoras

a) Máquinas registradoras con sistema POS

Los documentos emitidos por esta clase de máquinas deben cumplir los siguientes requisitos mínimos:

1. Nombre o razón social y Nit del vendedor o quien presta el servicio.

2. Número consecutivo de la transacción.

3. Fecha de la operación.

4. Descripción de los bienes o servicios.

5. Valor total de la transacción.

b) Máquinas registradoras por artículo (PLU) con departamentos y máquinas registradoras por
departamentos.

Los tiquetes emitidos por esta clase de máquinas deben cumplir los siguientes requisitos mínimos:

1. Nombre o razón social y Nit del vendedor o de quien preste el servicio.

2. Número consecutivo de la transacción.

3. Fecha de la operación.
4. Valor total de la transacción.

D) Boletas de ingreso a espectáculos públicos y recibos de pago de matrículas y pensiones

a) Boletas de ingreso a cine.

Las boletas de ingreso a salas de exhibición cinematográfica deberán contener los siguientes requisitos
mínimos:

1. Nombre o razón social de quien presta el servicio y su Nit.

2. Numeración consecutiva.

b) Boletas de ingreso a otros espectáculos públicos y recibos de pago de matrículas y pensiones.

Estos documentos equivalentes deberán tener como mínimo los siguientes requisitos:

1. Nombre o razón social de quien presta el servicio y su Nit.

2. Numeración consecutiva.

3. Descripción específica o genérica del servicio.

4. Fecha.

5. Valor de la operación.

E) Recibos de servicios públicos, tiquetes de transporte, pólizas de seguros, títulos de capitalización y sus
comprobantes de pago.

Estos documentos deberán contener como mínimo los siguientes requisitos:

1. Nombre o razón social de quien prestan el servicio y su Nit.

2. Numeración consecutiva.

3. Fecha de expedición.

4. Descripción específica o genérica del servicio.

5. Valor de la operación.
F) Extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de inversión, fondos de inversión extranjera,
fondos mutuos de inversión, fondos de valores, fondos de pensiones y de cesantías

Estos documentos equivalentes deberán tener como mínimo los siguientes requisitos:

1. Nombre o razón social de quien prestan el servicio y su Nit.

 2. Numeración consecutiva.

3. Fecha de extracto.

4. Descripción específica o genérica del servicio.

5. Valor de la operación.

4) RUT.

Para efectos tributarios se exige la copia del RUT tanto de personas naturales como jurídicas, con la
siguiente especificación:

Identificación del número de

formulario correspondiente al RUT.

La Dirección de Impuestos y Aduanas

Verificar que el NIT y el Nacionales (DIAN) expidió el 21 de
noviembre la Resolución 139, por la cual se
nombre o razón social
resuelve que a partir del 1 de diciembre de
correspondan al que se 2012, los empresarios inscritos en la Cámara
encuentra en la factura. de Comercio de Bogotá deben consultar o
actualizar su Código CIIU de acuerdo con
esta nueva versión.
"Todos los comerciantes personas naturales
y Jurídicas deben actualizar la información
en las cámaras de comercio y en la DIAN.
Verificar que la fecha del RUT sea posterior
al 1 de diciembre de 2012, si no es así,
solicitarle al proveedor actualización del
mismo para que las próximas transacciones
sean efectivas y realizar los pagos
oportunamente.

NOTA: Este documento debe ser solicitado a toda persona natural o jurídica a la que se le hagan
adquisiciones, puesto que al momento de tener que reportar información en medios magnéticos, se
debe reportar información que sólo se puede conseguir de manera confiable en el Rut.
El no exigir el Rut a sus proveedores puede ser por un lado la no aceptación del costo o gasto, y por el
otro, la posibilidad de reportar de forma equivocada la información en medios magnéticos, situación
que es sancionable también.
Se debe tener en cuenta la fecha de expedición del RUT según los argumentos expuestos anteriormente.

5) Otros criterios para tener en cuenta sobre los soportes del gasto:
• Los recibos se deben presentar sin enmendaduras, raspaduras o tachaduras, de ser así pierden su
validez. De igual manera no se aceptarán las facturas o documentos equivalentes, recibos,
comprobantes y demás documentos que no reúnan los requisitos, que anteriormente se precisaron.

• Detalle de algunos soportes de gastos no especificados anteriormente:

 Los recibos de caja menor diligenciados por no contener factura deben llevar claramente:
nombre, firma, y número de documento; adicionalmente cuando sea por primera vez deben
solicitar dirección y número de teléfono, para la creación del tercero.
NOTA: Cuando en los soportes del gasto no contengan dirección y teléfono, por favor
solicitarlos en el momento de la compra, para ser creados en el sistema de terceros.
 Los soportes de pagos realizados por daños a vehículos en las instalaciones deben tener
obligatoriamente la queja donde debe contener por lo menos el nombre del cliente, numero de
cedula y placa del vehículo.
 De los recibos que no detallen el artículo comprado o el servicio prestado, se debe solicitar el
diligenciamiento del producto o servicio manualmente sobre el mismo soporte, para tener
claridad y poder conocer el tipo de gasto.
 Los soportes deben ser legibles, si son de imprentas que tienden a borrarse rápidamente, sacar
una copia para no tener problemas futuros con el soporte.

7. Elementos de Protección Personal.

No aplica.

8. REGISTROS.

 Relación de reembolso con las indicaciones expuestas anteriormente.

 Soportes de las compras y/o servicios a reembolsar.

9. CONTROL DE CAMBIOS

VERSION FECHA RESUMEN DE CAMBIOS

01 2012-12-02 Documento original