Procedimiento de Caja Menor
Procedimiento de Caja Menor
Procedimiento de Caja Menor
1. OBJETIVO.
Las cajas menores son fondos renovables que se proveen con recursos del presupuesto de gastos de los
establecimientos de la empresa MADERAS Y MANUFACTURAS S.A.S, y su finalidad es atender
erogaciones de menor cuantía que tengan el carácter de situaciones imprevistas, urgentes,
imprescindibles o inaplazables para la buena marcha de la Administración.
2. ALCANCE.
Realizar las compras de productos y servicios de cuantías menores que requiera la Empresa para su
respectivo funcionamiento.
e. Servicio de parqueadero.
3. DEFINICIONES.
3.1. Reembolso:
El reembolso se debe realizar por Contabilidad que hace la solicitud con su respectiva relación y
soportes enumerados y ordenados por fecha, debidamente pegados en hojas reciclables de forma que
sean legibles para la revisión.
El manejo la responsabilidad y Solicitud del Reembolso de Caja menor es del Departamento Contable en
caso de que este no este es del Asistente administrativo
5. NORMATIVIDAD APLICABLE.
No aplica.
6. METODOLOGIA
Los reintegros deberán tramitarse cuando ocurra uno de los siguientes eventos:
a. Cuando se haya consumido el setenta por ciento (70%) del monto total del mes, o
b. Cuando se termine el mes, independientemente del porcentaje afectado. El cierre mensual de los
reembolsos se hará los 25 días de cada mes.
Se debe remitir el reintegro al departamento contable para su respectiva revisión; la revisión consiste
en:
El auxiliar contable realiza la revisión del reembolso y debe colocar un visto bueno de aprobación para
efectuar el reintegro.
Se remite la solicitud al Gerente General en donde se gira el egreso respectivo para realizar el reintegro
al departamento Contable correspondiente y se debe colocar el sello de cancelado al reembolso, para
comprobar la salida y autorización del efectivo por parte del Gerente
Cuando el encargado de la caja menor reciba el reembolso debe firmar el egreso con número de cedula
claro como confirmación del recibido del efectivo.
NOTA: Los reembolsos deben reintegrarse en un término no mayor a tres días hábiles.
1) MONTO MAXIMO: Los soportes o comprobantes no deben superar la cuantía total de $100.000 cada
uno, de lo contrario se debe solicitar un reintegro de caja general que debe cumplir con los requisitos
que se mencionaran más adelante.
• Lista detallada de los pagos realizados por los cuales se solicita reembolso en los cuales debe
especificar datos de la factura como los son:
Fecha
Identificación y nombre del vendedor o prestador del servicio.
Concepto
Valor pagado
Total, de gastos
• Saldo en caja
3) Identificación del adquirente de los bienes y servicios: Razón social (MADERAS Y MANUFACTURAS
S.A.S) y NIT (900.320.289-9) del adquirente de los bienes y servicios, junto con la discriminación del
IVA pagado (exceptuado régimen simplificado).
5) Fecha de su expedición: La fecha debe pertenecer o estar dentro del periodo en que se recibe la
factura por el departamento contable, a menos que se explique su extemporaneidad.
8) Factura electrónica.
C) Máquinas registradoras
Los documentos emitidos por esta clase de máquinas deben cumplir los siguientes requisitos mínimos:
3. Fecha de la operación.
b) Máquinas registradoras por artículo (PLU) con departamentos y máquinas registradoras por
departamentos.
Los tiquetes emitidos por esta clase de máquinas deben cumplir los siguientes requisitos mínimos:
3. Fecha de la operación.
4. Valor total de la transacción.
Las boletas de ingreso a salas de exhibición cinematográfica deberán contener los siguientes requisitos
mínimos:
2. Numeración consecutiva.
Estos documentos equivalentes deberán tener como mínimo los siguientes requisitos:
2. Numeración consecutiva.
4. Fecha.
5. Valor de la operación.
E) Recibos de servicios públicos, tiquetes de transporte, pólizas de seguros, títulos de capitalización y sus
comprobantes de pago.
2. Numeración consecutiva.
3. Fecha de expedición.
5. Valor de la operación.
F) Extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de inversión, fondos de inversión extranjera,
fondos mutuos de inversión, fondos de valores, fondos de pensiones y de cesantías
Estos documentos equivalentes deberán tener como mínimo los siguientes requisitos:
3. Fecha de extracto.
5. Valor de la operación.
4) RUT.
Para efectos tributarios se exige la copia del RUT tanto de personas naturales como jurídicas, con la
siguiente especificación:
NOTA: Este documento debe ser solicitado a toda persona natural o jurídica a la que se le hagan
adquisiciones, puesto que al momento de tener que reportar información en medios magnéticos, se
debe reportar información que sólo se puede conseguir de manera confiable en el Rut.
El no exigir el Rut a sus proveedores puede ser por un lado la no aceptación del costo o gasto, y por el
otro, la posibilidad de reportar de forma equivocada la información en medios magnéticos, situación
que es sancionable también.
Se debe tener en cuenta la fecha de expedición del RUT según los argumentos expuestos anteriormente.
5) Otros criterios para tener en cuenta sobre los soportes del gasto:
• Los recibos se deben presentar sin enmendaduras, raspaduras o tachaduras, de ser así pierden su
validez. De igual manera no se aceptarán las facturas o documentos equivalentes, recibos,
comprobantes y demás documentos que no reúnan los requisitos, que anteriormente se precisaron.
Los recibos de caja menor diligenciados por no contener factura deben llevar claramente:
nombre, firma, y número de documento; adicionalmente cuando sea por primera vez deben
solicitar dirección y número de teléfono, para la creación del tercero.
NOTA: Cuando en los soportes del gasto no contengan dirección y teléfono, por favor
solicitarlos en el momento de la compra, para ser creados en el sistema de terceros.
Los soportes de pagos realizados por daños a vehículos en las instalaciones deben tener
obligatoriamente la queja donde debe contener por lo menos el nombre del cliente, numero de
cedula y placa del vehículo.
De los recibos que no detallen el artículo comprado o el servicio prestado, se debe solicitar el
diligenciamiento del producto o servicio manualmente sobre el mismo soporte, para tener
claridad y poder conocer el tipo de gasto.
Los soportes deben ser legibles, si son de imprentas que tienden a borrarse rápidamente, sacar
una copia para no tener problemas futuros con el soporte.
No aplica.
8. REGISTROS.
9. CONTROL DE CAMBIOS