República Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular para la Educación

Instituto Nacional de Capacitación y Educación Socialista
Cagua-Edo Aragua

Computación Básica

Prof: Aprendiz:
Luis Briceño Kevin Loyo

¿Qué es Excel?
Entendido como uno de los programas de software más utilizados y útiles para realizar
cálculos, el Excel (o más correctamente Microsoft Excel) es un programa que permite
realizar hojas de cálculo, con listas, números y clasificaciones. Luego del Microsoft Word, es
el más utilizado del paquete Microsoft debido a su gran utilidad y fácil manejo. La pantalla
del Microsoft Excel aparece en forma de columnas con numerosas posibilidades que van
agregándole a medida que las versiones del programa se multiplican y mejoran. Se ha
convertido en un estándar de facto dentro de este segmento de programas.

FUNCIONES DE EXCEL
Aunque las hojas de cálculo iniciaron ayudando en las operaciones aritméticas más básicas,
poco a poco se fueron integrando más funciones a la herramienta que nos ayudarán a
ejecutar cálculos sobre los datos.

Conforme Excel crecía la incorporación de nuevas funciones fue inevitable y fue tan grande
que se hizo necesario asignar una categoría a cada función como fueron las funciones
financieras, estadísticas, matemáticas y trigonométricas entre otras. Con el paso del tiempo
Excel fue incrementando el número de funciones hasta que hoy en día, en la versión de
Excel 2010, existen más de 350 funciones a nuestra disposición.

Llegar a dominar todas las funciones de Excel puede resultar una tarea demandante,
aunque en realidad muy pocas personas necesitan utilizar todas las funciones de Excel de
manera cotidiana ya que de acuerdo al giro de la empresa donde laboran e incluso de
acuerdo al tipo de posición o rol que se tenga dentro de la compañía será el grupo de
funciones de Excel que utilizarán con mayor frecuencia.

GRÁFICOS DE EXCEL
Una imagen dice más que mil palabras y Excel facilita en gran medida la creación de
gráficos que nos ayudan a representar los datos y entenderlos fácilmente.

Existen varios tipos de gráficos en Excel y siempre encontraremos alguno que nos ayude a
representar adecuadamente la información. De esta manera podemos crear una gran
cantidad de reportes que nos ayudan a transmitir adecuadamente a otras personas el
significado de la información.

TABLAS DINÁMICAS DE EXCEL

Aunque una imagen nos ayuda a entender la información, una vez generada permanece
estática. Es por eso que Excel facilita el análisis profundo y detallado de la información a
través de las tablas dinámicas.

Una tabla dinámica no es más que un reporte extremadamente flexible que nos da la
oportunidad de modificarlo en base a diferentes variables. Es como si pudieras hacer
cualquier pregunta a Excel sobre los datos y obtuvieron la respuesta adecuada en pantalla.
PROGRAMACIÓN DE MACROS
Y por si fuera poco, Excel nos permite automatizar aquellas acciones que ejecutamos sobre
nuestros datos cotidianamente ahorrandonos así mucho tiempo. Esto se logra a través de
un lenguaje de programación conocido como VBA el cual nos permite manipular Excel y
lograr ciertas cosas que no se podrían hacer con los comandos disponibles en la interfaz
gráfica.

El código VBA interactúa con la hoja de cálculo y nos permite manipular los datos así como
interactuar con los usuarios del programa.

Estructura de Excel la hoja de cálculo

La estructura de Excel como hoja de cálculo es de matriz formada por filas y columnas. Las
filas se nombran de forma numérica desde 1 y hasta 1.048.576. Las columnas se nombran
con letras y van desde la A hasta la XFD o lo que es lo mismo 16.384 columnas. Aunque
esto cambia con cada versión nueva y se va aumentando el espacio de trabajo más y más.

Estructura de Excel Filas y columnas

Otra característica de la estructura de Excel es la intersección de cada fila con cada
columna en una celda única. Así por ejemplo la celda C3 se corresponde con la intersección
de la fila 3 con la columna C. De este modo podremos nombrar o acceder a cada celda de
forma unívoca.
Entonces podemos decir:
La forma de localizar un valor dentro de nuestra hoja de Excel es mediante las coordenadas
“Columna, Fila” Por ejemplo diremos que el número 11 se encuentra en la A5. La forma
para referirse a todos los elementos contenidos desde la A1 hasta la A9 es mediante el
rango A1:A9. Si además nos queremos referir a los datos de B y C el rango de todos los
datos contenidos en A,B,C desde la fila 1 a la 9 es A1:C9

Estructura de Excel de menús

El primer menú de Excel, “Archivo”, contiene todas las funcionalidades necesarias para
generar, localizar, o almacenar ficheros Excel. El nombre “Archivo” hace referencia a los
archivos físicos en los que se almacenan distintas informaciones en carpetas o expedientes.
La primera funcionalidad “Información” muestra una vista de datos generales del fichero
tales como: Tamaño, Título, Autor, Modificaciones… Existe la posibilidad de añadir
etiquetas y categorización. Estos datos ayudan a sistemas documentales y motores de
búsqueda a indexar ficheros de tal manera que la búsqueda de los mismos posteriormente
sea mucho más ágil y sencilla. También es muy útil la fecha de creación y última
modificación y la posibilidad de añadir otros autores.
TIPOS DE DATOS EN EXCEL

VALORES NUMÉRICOS EN EXCEL

El primer tipo de dato que analizaremos serán los valores numéricos los cuales representan
cantidades, montos, porcentajes, etc. Cuando ingresamos un valor numérico en una celda
el contenido será alineado a la derecha:

Un valor numérico puede tener un formato especial, es decir, Excel puede desplegar el valor
numérico de diferentes maneras. Por ejemplo, en la siguiente imagen puedes observar que
las columnas B y C tienen los mismos valores numéricos que la columna A pero son
desplegados de una manera diferente:

Es importante distinguir entre el valor de una celda y el valor desplegado por la celda. En el
ejemplo anterior las celdas de una misma fila tienen el mismo valor pero son desplegadas
de manera diferente debido al formato aplicado a la celda el cual modifica la apariencia pero
no su valor. Para este ejemplo el formato de las columnas B y C fue aplicado utilizando la
lista de formatos que se encuentra en la pestaña Inicio, dentro del grupo Número.
LAS FECHAS EN EXCEL SON NÚMEROS
Uno de los datos que vemos frecuentemente en Excel son las fechas y que pueden
desplegarse de diferentes maneras. En la siguiente imagen puedes observar diferentes
formatos que Excel puede aplicar a una misma fecha:

Aunque cada celda muestra un formato de fecha diferente, en realidad todas las celdas
tienen el mismo valor. Una manera de conocer el valor numérico de una fecha es
cambiando el formato de la celda al formato general. En la siguiente imagen he copiado los
mismos valores de la columna A en la columna B y he aplicado el formato General.

De esta manera podemos observar que la fecha 01/01/2013 es en realidad el valor

numérico 41275. La manera en que Excel calcula dicho número es obteniendo la cantidad
de días transcurridos a partir del 1 de enero de 1900. Una manera de comprobar que la
numeración comienza con esa fecha es ingresando el número 1 en una celda y
posteriormente cambiar su formato a Fecha y Excel desplegará el valor 01/01/1900 dentro
de la celda.
La ventaja de manejar las fechas como valores numéricos es que los cálculos entre fechas
se facilitan mucho. De esta manera, al hacer la resta de dos fechas Excel obtendrá
fácilmente la diferencia en días porque en realidad estará haciendo una simple resta de
valores numéricos. Es por esta razón que las fechas en sí mismas no son un tipo de datos
en Excel, si no que pertenecen al grupo de datos numéricos de la herramienta.

PRECISIÓN DE LOS VALORES NUMÉRICOS

En cuanto a los valores numéricos en Excel 2013 tenemos una precisión de hasta 15
dígitos, es decir, como máximo podemos tener un número de 15 dígitos. Por ejemplo, si
ingresamos el números 123456789012345 en una celda, Excel lo guardará con la precisión
indicada ya que el número consta exactamente de 15 dígitos pero si agregamos un 6 al final
del número anterior para tener el valor numérico 1234567890123456 entonces Excel
guardará dicho número con el valor 1234567890123450.

Aunque este tema podría parecer preocupante, la realidad es que muy pocos usuarios de
Excel tienen problemas con esta limitante porque nunca llegan a manejar valores numéricos
que requieran más de 15 dígitos.

TEXTO EN EXCEL
El otro tipo de dato en Excel es el texto, que inevitablemente encontraremos en nuestras
hojas de Excel ya que es utilizado para indicar diversos tipos de datos como los nombres de
empleados o códigos de clientes que necesitamos incluir para dar significado a otros
valores numéricos de nuestra hoja.

Por texto entendemos aquellas cadenas que están formadas por caracteres alfanuméricos
y/o símbolos especiales. Una manera de identificar fácilmente una celda con un valor de
texto es porque dicho valor se alineará de manera automática a la izquierda. Inclusive, un
valor que comience por un número seguido de algunas letras es considerado texto y por lo
tanto estará alineado a la izquierda de cualquier celda. A continuación puedes observar
algunos ejemplos de celdas que contienen texto:

FORMULAS EN EXCEL
A parte de los valores numéricos y el texto, una celda de Excel puede contener una fórmula
que no es más que un conjunto de “instrucciones” que manipulan los valores numéricos o
texto y nos devolverá un resultado.
Ya que las fórmulas son la base de Excel trataremos su uso en varias lecciones posteriores.
Por ahora solo debes recordar que una fórmula hace uso de los valores numéricos y el texto
para hacer algún cálculo u operación y devolvernos un resultado que a su vez será un valor
numérico o un texto.
¿Cómo hacer operaciones matemáticas en excel?
Puede crear una fórmula sencilla para sumar, restar, multiplicar o dividir los valores de la
hoja de cálculo. Las fórmulas sencillas siempre comienzan con un signo igual (=), seguido
de constantes que son valores numéricos y operadores de cálculo, como el signo más (+),
el signo menos (-), el asterisco (*) o la barra diagonal (/).

Veamos un ejemplo de una fórmula simple.

1.En la hoja de cálculo, haga clic en la celda en que desea introducir la fórmula.
2.Escriba = (signo igual) seguido de las constantes y los operadores (hasta 8192
caracteres) que quiera usar en el cálculo.
Para este ejemplo, escriba =1+1.

Notas:
En lugar de escribir constantes en la fórmula, puede seleccionar las celdas que contienen
los valores que desea usar e introducir los operadores entre selección y selección de
celdas.

Siguiendo el orden estándar de las operaciones matemáticas, la multiplicación y división se

realizan antes de la suma y resta.

1. Presione Entrar (Windows) o Retorno (Mac).

Veamos otra variante de una fórmula simple. Escriba =5+2*3 en otra celda y presione Entrar
o Retorno. Excel multiplica los dos últimos números y suma el primero al resultado.

Usar Autosuma
Con Autosuma puede sumar rápidamente una columna, fila o números. Seleccione una
celda situada junto a los números que quiera sumar, haga clic en Autosuma en la pestaña
Inicio, presione Entrar (Windows) o Retorno (Mac) y ya está.

Cuando haga clic en Autosuma, Excel especificará automáticamente una fórmula (que usa
la función SUMA) para sumar los números.
Nota: También puede escribir ALT += (Windows) o ALT + += (Mac) en una celda y Excel
insertará automáticamente la función SUMA.

He aquí un ejemplo. Para agregar los números de enero a este presupuesto de ocio,
seleccione la celda B7, la celda que está justo debajo de la columna de números. Después
haga clic en Autosuma. Aparecerá una fórmula en la celda B7 y Excel resaltará las celdas
que está sumando.
Presione Entrar para visualizar el resultado (95,94) en la celda B7. También puede ver la
fórmula en la barra de fórmulas de la parte superior de la ventana de Excel.

Notas:
Para sumar una columna de números, seleccione la celda situada inmediatamente
debajo del último número de la columna. Para sumar una fila de números,
seleccione la celda situada inmediatamente a la derecha.

Cuando haya creado una fórmula, puede copiarla en otras celdas en vez de
escribirla una y otra vez. Por ejemplo, si copia la fórmula de la celda B7 en la celda
C7, la fórmula de la celda C7 se ajustará automáticamente a la nueva ubicación y
calculará los números de C3:C6.

También puede usar Autosuma en más de una celda a la vez. Por ejemplo, puede
resaltar la celda B7 y C7, hacer clic en Autosuma y sumar ambas columnas al
mismo tiempo.