CODIGO: PO-GH-07

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PROGRAMA DE ORDEN Y ASEO
VITARRICO FECHA: 27/10/2020

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1. INTRODUCCION
La empresa INDUSTRIAS ALIMENTICIAS VITARRICO comprometida con el bienestar
laboral de trabajadores y contratistas, establece dentro del Sistema Integrado de
Gestión, el programa de gestión para el orden y aseo, encaminado hacia lograr puestos
de trabajo mejor organizados, mejor ordenados y más limpios con el fin de generar un
adecuado entorno laboral y aumento de la productividad de la empresa.
Para ello se adopta la metodología de las 5S, cuyo fundamento es incentivar a todos
los trabajadores de la empresa en un cambio sociocultural ante el orden directo de su
lugar de trabajo. Por ende, dicho programa contribuye a disminuir la presencia de
accidentes e incidentes de trabajo, facilitando la detección temprana de aspectos
potenciales que pueden ocasionar eventos inesperados con un impacto significativo
sobre el medio ambiente y la SST de los trabajadores.
Las cinco (5) S, constituyen una filosofía o metodología para establecer y mantener el
orden, la limpieza y el hábito, donde prevalece el principio de “un lugar para cada
elemento que interviene en el trabajo”, eliminándose aquellos que no tienen utilidad,
con lo cual se gana espacio físico, el flujo es más rápido y los elementos de trabajo se
encuentran rápidamente.
El éxito de esta metodología se basa en generar sentido de apropiación, por medio de
la divulgación e implementación adecuada de las buenas prácticas contempladas en
el programa, esto posibilitará el cumplimiento de las metas y objetivos establecidos.

2. OBJETIVO
Mejorar las condiciones de organización, limpieza y disciplina, en las instalaciones de
la empresa INDUSTRIAS ALIMENTICIAS VITARRICO, mediante la implementación y
continuidad de la estrategia de las 5S.
3. ALCANCE
El programa para el orden y aseo de la empresa INDUSTRIAS ALIMENTICIAS
VITARRICO, aplica para todas las actividades, productos y servicios de la sede
Sogamoso, desarrollados en las instalaciones de la misma. Su rango de aplicación es
para todas las áreas de empresa.

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4. DEFINICIONES
Metodología las 5S:
Las 5S tiene como objetivo cambiar la forma de pensar y de actuar de los trabajadores,
dónde la táctica se fundamenta en el trabajo en equipo, logrando implantar unas
mejoras basadas en un método de trabajo que perdure después de que la
implementación de la metodología haya concluido. Es decir, logrando que la entidad y
los trabajadores lo adopten como propio. Para ello, se debe lograr el consenso en la
implantación de cualquier mejora. Esta metodología consiste en:
✓ Seiri (Clasificación). La primera “S” se refiere a clasificar, significa eliminar del
área de trabajo todos los elementos innecesarios y que no se requieren para
realizar nuestra labor.
✓ Seiton (Orden). Es la segunda "S" y se enfoca a sistemas de almacenamiento
eficiente y efectivo. "Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar."
¿Qué necesito para hacer mi trabajo?, ¿Dónde lo necesito tener?, ¿Cuántas
piezas de ello necesito?
✓ Seiso (Limpieza). Una vez que ya hemos eliminado la cantidad de estorbos y
hasta basura, y localizado lo que sí necesitamos, estamos en condiciones de
realizar una “súper-limpieza” de la sección. Cuando se logre por primera vez,
habrá que mantener una diaria limpieza a fin de conservar el buen aspecto y de
la comodidad alcanzada con esta mejora. Este paso de limpieza realmente
desarrolla un buen sentido de propiedad en los trabajadores.
✓ Seiketsu (Estandarización). Al implementar las 5S's, nos debemos concentrar
en estandarizar las mejores prácticas en cada área de trabajo.
✓ Shitsuke (Disciplina). Esta será, con mucho, la "S" más difícil de alcanzar e
implementar. La Disciplina consiste en establecer una serie de normas o
estándares en la organización de la sección de trabajo. No solo los trabajadores
se sienten mejor en su lugar de trabajo, sino que el efecto de superación
continua genera menores desperdicios y re-trabajos, así como una mejor
calidad de productos.
Programa de orden y aseo: conjunto de actividades tendientes a mejorar en forma
continua las condiciones de trabajo, elevando la cantidad, la productividad, la salud y
la satisfacción en el trabajo. Estos programas se crean con el fin de crear y desarrollar
hábitos y rutinas seguras. A su vez contribuye a disminuir la presencia de accidentes
e incidentes de trabajo, facilita la detección de irregularidades en el mantenimiento de
equipos y de espacios locativos, favorece la agilidad de los procedimientos y genera
ambientes de trabajo confortables.

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5. DESARROLLO
5.1 Definir actividades a realizar.
La metodología a emplear a desarrollar dentro del marco del programa de orden y aseo
es la implementación de las 5 S, es necesario establecer como se llevará a cabo la
implementación de la misma para el cumplimiento de las metas y objetivos.
5.1.1 Capacitación al personal
Sensibilizar al personal es una de las fases más importantes de la implementación de
la estrategia de las 5S, ya que de ellos depende el logro de los objetivos, de la
importancia y participación en el programa.
Así mismo, es necesario la difusión de recomendaciones básicas para mantener el
orden y el aseo en las oficinas (puestos de trabajo) y en la bodega: Campaña TIC y
tips de 5S. De acuerdo con las decisiones de la Administración, puede considerarse la
implementación de un reconocimiento al trabajador que cumpla con las metas de
acuerdo a las inspecciones, con el fin de comprometerlos e incentivarlos.
5.1.2 Inspecciones de orden y aseo.
Para la implementación de esta estrategia, se van a utilizar lugares estratégicos o
críticos.
✓ Para puestos de trabajo, se tendrán en cuenta dos puestos de trabajo por
bloque o área.
✓ Se escogerá un sitio de archivo
✓ Se escogerá un sito de aseo.
Para la aplicación de la metodología se realizarán pre-inspecciones a los puestos de
trabajo, así como el alistamiento (previo aviso de la actividad), con el fin de dar a
conocer en que consiste el programa de gestión.
Las inspecciones se realizarán usando los formatos que la organización considere
convenientes y cuyo objetivo sea identificar las condiciones de orden y aseo en las que
se encuentran los puestos de trabajo de la empresa, con el fin de descubrir las
situaciones de riesgo que se derivan de ellas, adoptar las medidas adecuadas para su
control, evitando incidentes y/o reduciendo el daño de los mismos.
Las inspecciones se realizarán con la lista de inspección de orden y aseo, así mismo
es indispensable revisar a detalle los sitios de trabajo y llevar un registro a forma de
nota de lo identificado y las recomendaciones dadas por el personal en general, de:
almacenamiento, aseo, seguridad y orden.

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Es importante el registro fotográfico, del antes y del después de la implementación de

la estrategia, debe hacerse una socialización final para que el personal tome
conciencia. Si se decide publicar fotos, aquellas que sean objeto de publicación deben
hacerse de áreas comunes para no generar malestar del personal.
Se implementarán actividades destinadas a la prevención, identificación y control de
las causas relacionadas con el orden y el aseo que pueden generar accidentes de
trabajo.
En las inspecciones se determinará el estado, uso, integridad, y conservación de
equipos y demás elementos considerados para cada puesto de trabajo.
5.1.3 IMPLEMENTACIÓN ESTRATEGIA 5S
a. SEIRI - Adecuación y/o reubicación- Identificar elementos innecesarios
El primer paso en la implantación del Seiri consiste en la identificación de los elementos
innecesarios en el lugar seleccionado para implantar las 5S. para la realización de este
paso se hará registro de los elementos innecesarios, su ubicación, cantidad
encontrada, posible causa y acción sugerida para realizar la eliminación.
Se realizarán acciones necesarias que garanticen la ubicación y reorganización de
elementos en un sitio adecuado, que no perturbe y por el contrario agilice las
actividades del proceso en el puesto de trabajo. Para ello, durante la inspección se
verificará el almacenamiento de los elementos de acuerdo a su uso, naturaleza física,
química, volumen, dimensiones y valor.
Acorde a las listas realizadas se realizará la campaña de eliminación de los elementos
innecesarios, la limpieza y aseo. Sin embargo, existen algunos casos en el que no se
podrá hacer el retiro de dichos elementos de forma inmediata para lo cual se debe
generar un plan de eliminación gradual con compromisos.
b. SEITON - Orden
Se procede a ubicar los elementos de un área o puesto de trabajo en el lugar que le
corresponde o que fue diseñado para tal fin.
Para llevar a cabo las inspecciones de orden y aseo, contempladas en el programa de
gestión, se usará un formato - listado de inspección de orden y aseo.
Como resultado del ejercicio se obtiene un resultado, que permite determinar en qué
nivel se encuentran las áreas inspeccionadas, y con base este establecer si están listas
para pasar al siguiente nivel.

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c. SEISO - Limpieza.
El Seiso debe implantarse siguiendo una serie de pasos que ayuden a crear el hábito
de mantener el sitio de trabajo en correctas condiciones. El proceso de implantación
se debe apoyar en un fuerte programa de entrenamiento y suministro de los elementos
necesarios para su realización, como también del tiempo requerido para su ejecución.
Es fundamental mantener las áreas de trabajo libres de residuos orgánicos e
inorgánicos, esto con el fin de propender por la salud y el bienestar de los trabajadores
de la empresa.
Paso 1. Planificar el mantenimiento de la limpieza.
El líder de cada proceso debe velar por el cumplimiento en el orden y la limpieza de
cada área de acuerdo a las estrategias de orden y aseo, así como los lineamientos 5S
enmarcados dentro del presente programa de gestión.
Paso 2. Rutina de limpieza.
Para la rutina de limpieza se dará una primera instrucción a contratistas y funcionarios
de la empresa, dónde se explicará la forma de utilizar los elementos de limpieza,
detergentes, jabones, aire, agua; como también, la frecuencia y tiempo medio
establecido para esta labor. También incluye sugerencias o formas de almacenamiento
de información de los computadores de la entidad, manejo del archivo y forma de
organización.
Las actividades de limpieza deben incluir la Inspección antes del comienzo del día,
durante el día, y las que se hacen al final del día. Es importante establecer tiempos
para estas actividades de modo que lleguen a formar parte natural del trabajo diario.
Paso 3. Campaña o jornada de limpieza.
Esta campaña será realizada el mismo día de la de eliminación de elementos
innecesarios, aquí se tendrá en cuenta las indicaciones elaboradas.
Posteriormente se deben realizar campañas con cierta periodicidad, al menos una vez
por semestre y los lineamientos 5S establecidos en el presente programa.
d. SEIKETSU - Estandarización.
Siendo la etapa de conservar lo que se ha logrado aplicando estándares a la práctica
de las tres primeras "S". Esta cuarta S está fuertemente relacionada con la creación
de los hábitos para conservar el lugar de trabajo en perfectas condiciones.

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Para implantar Seiketsu se requieren los siguientes pasos:

Paso 1. Asignar trabajos y responsabilidades.
Para mantener las condiciones de las tres primeras `s, cada funcionario debe conocer
exactamente cuáles son sus responsabilidades sobre lo que tiene que hacer y cuándo,
dónde y cómo hacerlo. Si no se asignan a las personas tareas claras relacionadas con
sus lugares de trabajo, Seiri, Seiton y Seiso tendrán poco significado.
Deben darse instrucciones sobre las Seiri, Seiton y Seiso a cada persona sobre sus
responsabilidades y acciones a cumplir en relación con los trabajos de limpieza y
mantenimiento autónomo. Los estándares pueden ser preparados por el personal, pero
esto requiere una formación y práctica Kaizen-Mejoramiento continuo, para que
progresivamente se vayan mejorando los tiempos de limpieza y métodos.
Paso 2. Integrar las acciones Seiri, Seiton y Seiso en los trabajos de rutina.
Además de los lineamientos 5S y la rutina de limpieza, para el orden de archivo y
documentos la entidad establece, implementa y mantiene el procedimiento PR-GC-01
Procedimiento Identificación y Control de Documentos.
e. SHITSUKE- Disciplina.
La disciplina no es visible y no puede medirse a diferencia de la clasificación, orden,
limpieza y estandarización. Existe en la mente y en la voluntad de las personas y solo
la conducta demuestra la presencia, sin embargo, se pueden crear condiciones que
estimulen la práctica de la disciplina.
Visión compartida.
Es necesario incentivar el aprendizaje organizacional y es fundamental que exista una
convergencia entre la visión de la empresa y la visión de los funcionarios y contratistas.
5.1.4 Control y seguimiento al programa y las medidas implementadas. Mejora
Continua.
Se realizará seguimiento a las condiciones de orden y limpieza: seguimiento de las
observaciones realizadas en las inspecciones anteriores que no han sido corregidas y
las causas que no han permitido cumplir con las expectativas del programa; es
importante incluir las sugerencias que permitan avanzar en el cumplimiento de lo
establecido, a través de nuevas alternativas.

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5.2 Lineamientos 5S
Con el propósito de generar conciencia de orden, aseo y limpieza en los funcionarios
y contratistas de la empresa se establecen los siguientes lineamientos para garantizar
el adecuado seguimiento y mejora del programa de gestión:
✓ Se deben realizar jornadas “5S”, como mínimo dos veces al año: dónde se
destinará 5 min antes de empezar a trabajar en la mañana y 5 min antes de
empezar a trabajar en la tarde para organizar el puesto de trabajo y archivos
necesarios para la labor del día.
✓ Los líderes de la implementación de “5S”, son los encargados de hacer que el
personal se mantenga motivado para la conservación de las “5S” aplicadas.
✓ Se deben realizar al menos dos actividades anuales (formación, motivación,
talleres, etc.) encaminadas al mantenimiento de las “5S”.
✓ Todo lugar destinado para archivo debe tener un responsable para realizar el
control de ingreso y salida de elementos del mismo.
✓ Los archivos o depósitos deben tener espacios designados y señalizados para
cada elemento que allí repose.
6. RESPONSABILIDADES, RECURSOS
6.1 RESPONSABILIDADES:
Administración:
Garantizar la disposición de recursos necesarios, de forma oportuna para la
implementación y mantenimiento del programa de gestión para el manejo orden y aseo
de la empresa INDUSTRIAS ALIMENTICIAS VITARRICO.
PARTES INTERESADAS VITARRICO:
Conocer, implementar y acoger las directrices y actividades establecidas en el
programa de gestión para orden y aseo de la empresa.
Todo el personal, contratistas y visitantes esporádicos en todas las instalaciones,
deberán adoptar el programa. Así como es responsabilidad de la empresa establecer
estrategias para el conocimiento del mismo.
6.2 ASIGNACIÓN DE RECURSOS:
La asignación de recursos estará sujeta al presupuesto de la empresa, para la
implementación y mantenimiento del programa de orden y aseo.

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7. REQUERIMIENTOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS

Ley 9 de 1979. Norma general de saneamiento ambiental seguridad y salud en el
trabajo.
Decreto 2811 de 1974. Código Nacional de Recursos Renovables y Protección del
Medio Ambiente.
Resolución 2013 de 1986. Comités de higiene y seguridad industrial.
Resolución 1016 de 1989. Organización y funcionamiento del sistema de gestión de
la seguridad y salud en el trabajo.
Decreto 1295 de 1994. Sistema general de riesgos profesionales.
INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. NTC ISO
14001. Sistema de Gestión Ambiental requisitos con orientación para su uso.
Resolución 1401 de 2007. Investigación de accidentes e incidentes de trabajo.

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