Materia: Control Interno

Enfoque Tradicional del Control Interno

Objetivos del Control Interno

“El control interno comprende el plan de organización y el conjunto de métodos y procedimientos que aseguren
que los activos están debidamente protegidos, que los registros contables son fidedignos y que la actividad de la
entidad se desarrolla eficazmente según las directrices marcadas por la administración”

De acuerdo a lo anterior, los objetivos básicos son;

· Proteger los activos y salvaguardar los bienes de la institución

· Verificar la razonabilidad y confiabilidad de los informes contables y administrativos.
· Promover la adhesión a las políticas administrativas establecidas.
· Lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados.

Elementos del Control Interno

Las finalidades principales incluyen controles administrativos y contables clasificando su enfoque bajo los
elementos de control interno de organización, sistemas y procedimientos, personal y supervisión.

Organización Sistemas y Procedimientos

· Dirección · Manuales de procedimientos
· Asignación de Responsabilidades · Sistemas
· Segregación de funciones · Formas
· Coordinación · Informes
Personal Supervisión
· Selección · Interna
· Capacitación · Externa
· Eficiencia · Autocontrol
· Moralidad
· Retribución

Elementos básicos del sistema de control interno

Elementos de organización

Un plan lógico y claro de las funciones organizacionales que establezcan líneas claras de autoridad y
responsabilidad para las unidades de la organización y para los empleados, y que segregue las funciones de
registro y custodia.

Elementos, sistemas y procedimientos

Un sistema adecuado para la autorización de transacciones y procedimientos seguros para registrar sus resultados
en términos financieros.

Elemento de Personal

· Practicas sanas y seguras para la ejecución de las funciones y obligaciones de cada unidad de personas,
dentro de la organización.
· Personal, en todos los niveles, con la aptitud, capacitación y experiencia requerida para cumplir sus
obligaciones satisfactoriamente.
· Normas de calidad y ejecución claramente definidas y comunicadas al personal.

Elemento de Supervisión

· Una efectiva unidad de auditoría independiente, hasta donde sea posible y factible, de las operaciones
examinadas o procedimientos de autocontrol en las dependencias administrativas y de apoyo logístico.
Normas universales de control interno por áreas del Balance

Efectivo

· Registrar los ingresos en forma inmediata.

· Depositar en forma íntegra e intacta los ingresos diarios.
· Separa el manejo de efectivo del mantenimiento de registros contables.
· No permitir que ninguna persona maneje una operación desde su iniciación hasta su conclusión.
· Centralizar, tanto como sea posible, la recepción de efectivo.
· Colocar las cajas registradoras en forma tal que los clientes puedan observar las cantidades registradas.
· Efectuar todos los desembolsos por medio de cheques, con excepción de caja chica.
· Establecer que las conciliaciones bancarias se efectúen por personas que no sean responsable de la emisión
de cheques o del manejo del efectivo.

Otros controles de caja.

· El control interno sobre las ventas al contado.

· El jineteo y los desfalcos.
· Control interno sobre las cobranzas a clientes.
· Situaciones que conducen al jineteo.
· Procedimientos de auditoría diseñados para descubrir el jineteo.

El Control Interno sobre los desembolsos

Para asegurar cabalmente los beneficios del control interno que se encuentran implícitos en la utilización de
cheques, se sugiere los siguientes procedimientos.

· Los cheques deberán ser prenumerados y toda la numeración controlada, los cheques cancelados deberán
se inutilizados o archivados en la secuencia normal de los cheques pagados.
· La cantidad deberá ser impresa en todos los cheques con una máquina protectora. Esta práctica impide la
adulteración del cheque.
· Podrán requerirse dos firmas en cada cheque.

Esta salvaguardia parece estar cayendo en desuso, probablemente debido a que la segunda firma tiende a ser un
acto superficial, por ejemplo, un ejecutivo, antes de salir de viaje de negocios, puede firmar algunos cheques en
blanco dejándolos en manos de otro funcionario con firma autorizada.

· Los funcionarios autorizados para firma los cheques deberán revisar la documentación comprobatoria y
perforar tales documentos en el momento de firma, con el fin de prevenir una segunda presentación de estos
mismos documentos.
· El funcionario que firma cheques deberá mantener control sobre los mismos hasta el momento en que son
puestos en el correo. Normalmente, el cheque llega en manos del funcionario completo en todos sus detalles
con excepción de la firma. Es imperativo que los cheques firmados no regresen a la custodia de los empleados
que los preparo.
· Las conciliaciones en el manejo de ingresos o desembolsos y los estados de cuentas del banco deberán ser
recibidos directamente por tal empleado y sin haber sido abierto.

Descubrimiento de fraude en los desembolsos.

La gerencia y el auditor deberán esta alerta para descubrir prácticas como las siguientes:
· La emisión de cheques no registrados.
· La omisión en la conciliación bancaria de cheques en circulación.
· El pago doble de comprobantes.
· Preparación y pago de comprobantes falsos.
· Disminución de los descuentos sobre compras.
· Aumento de los totales en las columnas de crédito a caja, acompañado de la disminución del efectivo recibido.
· El desfalco por medio de cheques no registrados.
· La disminución de las devoluciones y bonificaciones sobre compras acompañadas por la sustracción de una
cantidad de efectivo o equivalente.
· La falsificación de cheques y la obtención de firmas autorizadas en cheques en blanco.
· El aumento en las cantidades de los comprobantes.
Cuentas por cobrar y transacciones de ventas: Documentos por Cobrar.

Usualmente el control interno se logra mejor con una división de funciones, de tal manera que diferentes
departamentos o individuos sean responsables de:

· La preparación del pedido de ventas

· Aprobación de crédito
· Salida de la mercadería del almacén
· Embarque
· Facturación
· Verificación de la factura
· Mantenimiento de cuentas de control
· Operaciones del auxiliar del cliente.

Resumen de los control Internos

Para resumir esta discusión, un adecuado sistema de control interno sobre transacciones de ventas y cuentas por
cobrar, generalmente incluirá lo siguiente:

· Una organización estructural que provea la segregación de las funciones de crédito y cobranzas, embarque,
facturación, recepción de efectivo, contabilización de cuentas por cobrar y mantenimientos de las cuentas de
control del mayor.
· Adecuados procedimientos de autorización para la concesión de créditos.
· Utilización de documentos de embarques y facturas prenumeradas, y una política para el control de tales
números de series.
· La verificación independiente de cantidades, precios y precisión aritmética de las facturas.
· La utilización de información independiente, para los pases a las cuentas de control del mayor y a los auxiliares
de clientes.
· La sistemática preparación de una relación de cuentas por cobrar, clasificada por antigüedad de saldos, para
ser revisada por la administración.
· La aprobación de todas las devoluciones, bonificaciones y cancelaciones de cuentas incobrables, por los
ejecutivos apropiados.
· Un efectivo control de las cuentas canceladas.

Informes para uso de la gerencia.

· Estos informes, usualmente incluirán una relación de cuentas por cobrar clasificada pro antigüedad de saldos
con el importe de cada clasificación expresada en porcentaje del total de cuentas por cobrar (indicadores de
morosidad)
· Análisis de cuentas canceladas como incobrables.
· Análisis de las solicitudes de créditos presentadas por los clientes, clasificadas por número de aprobación y
de rechazo.

INVENTARIOS

El control físico

· La función de recepción
· La función de almacenaje
· La función de expedición
· La función de proceso
· La función de embarque

El control con base a registros.

· El sistema de contabilidad de cotos.

· El sistema de inventario perpetuo.
· El sistema de producción.
Procedimientos de control interno relativo a inventarios.

· Los registros de inventarios pueden correlacionarse con el registro de pedidos pendientes, mostrando en las
tarjetas de inventario las cantidades que han sido pedidas. Esto contribuirá a evitar la sobrexistencia
proveniente de la duplicación de pedidos.
· Deberán mantenerse registros por separado para las mercaderías en consignación en depósitos o locales
externos, con subcontratistas, o mercaderías que por otras circunstancias, se encuentran en otros lugares.
Deberán requerirse informes semanales o mensuales de las personas encargadas de la custodia de tales
mercancías, y efectuar pruebas selectivas de las cantidades, en caso de que sea factible, Todos los
embarques enviados a tales consignatarios deberán quedar evidenciados por recibidos y firmados.
· Los procedimientos de información deberán diseñarse en forma tal que faciliten el mantenimiento de una
adecuada cobertura de seguros sobre los inventarios. Las constantes fluctuaciones en la cantidad y valor de
los inventarios crean un problema especial en cuanto a la obtención de una adecuada, aunque no excesiva
cobertura de seguros. El continuo reporte de los valores de los inventarios en las diferentes localidades, facilita
tanto la obtención de seguros como la presentación de reclamaciones.

Reporte para uso de la gerencia

Se pueden citar como casos típicos de otros reportes internos relativos a inventarios:

· Una relación de los compromisos de compra.

· Variaciones en los inventarios y reducción en precios establecidos.
· Sustanciales variaciones de precios.
· Variaciones entre el inventario en libros y el inventario físico.

DOCUMENTOS POR PAGAR

Gastos por Intereses y Pasivos de Contingencias

· Designación por el Consejo Directivo, de dos o tres funcionarios que tengan autoridad para la emisión y
renovación de documentos.
· Establecimiento del importe máximo por el cual los funcionarios designados pueden emitir un documento.
· Mantenimiento de un registro de documentos por pagar que contenga información detallada acerca de cada
documento emitido.
· Conciliación periódica de los documentos por pagar pendientes con la cuenta del control del mayor, por un
empleado que no sea responsable del mantenimiento de los ingresos.
· Autorización de los comprobantes por concepto de gastos por intereses tanto por el tesorero como por el
contador.
· Retención y archivo de los originales de todos los documentos pagados.

Reporte para uso de la gerencia

Mensualmente deben prepararse reportes (o quizá aún más frecuentemente) por el Departamento de Contabilidad,
enlistando todos los documentos por pagar pendientes, Los reportes pueden divididos en varias secciones, como
sigue:

· Una relación de los documentos por pagar pendientes a la fecha del reporte anterior y detalles de cualquier
colateral gravado para garantizar estos documentos.
· Una cédula de pagos, de principal e intereses, efectuados durante el mes en curso. La eliminación de garantías
colaterales sobre documentos retirados durante el mes deberá ser indicada.
· Una lista de nuevos documentos emitidos y antiguos documentos renovados durante el mes en curso.
· Una lista de documentos actualmente en curso.

Una comparación de gastos por concepto de intereses del mes en curso y de las cifras acumuladas hasta la fecha
con las cifras correspondientes al año anterior. Las cifras de gastos por intereses deberán relacionarse con el
importe promedio de documentos por pagar pendiente durante cada período.