ADMINISTRACION DE DOCUMENTACION EN EL ENTORNO LABORAL.

HISTORIA DEL ARCHIVO

La historia de los archivos y su documentación puede remontarse a la aparición de la escritura,

puesto que excavaciones arqueológicas en Tell Hariri, Nipur, Ras-Shamra y Egipto han dejado
muestra de la existencia de archivos en la antigüedad.
Los documentos que había en estos primeros archivos contenían documentación legal, padrones,
censos, títulos de propiedad, registros de soldados y documentación privada. A fin de cuentas, la
documentación era una herramienta de control de la población y de la riqueza.
Estos primeros documentos eran principalmente tablillas de arcilla sobre las cuales los babilonios,
sumerios y arcadios escribían usando la escritura cuneiforme. Otras veces se escribía sobre pieles,
madera o marfil, y los egipcios también sobre papiro.

EVOLUCION

Las excavaciones de Tell Hariri, Ras-Shamra o Nipur han dejado muestras de la existencia de archivos
en la antigüedad: archivos reales, de los temples e incluso bancarios. Las excavaciones de ugarit son las
únicas que han dejado constancia de la organización de los fondos.

En total se han excavado cerca de 40.000 tablillas de arcilla. Los sumerios, los Arcadios y los Babilonios
escribían sobre ellas. Eran tablas rectangulares con esquinas redondeadas y se escribía estando
blandas. Escribía con un punzón metálico. Se usaba la escritura cuneiforme. A veces se escribía sobre
madera, marfil y pieles Los archivos y documentos estaban a cargo de los Escribas. Pertenecían a la
clase dirigente que al servicio a los templos. En Ur, el archivero era además inspector de canales.

Se crean depósitos especiales para los archivos. Se buscaba que tuvieran una climatización adecuada.
Las tablillas se colocaban en las paredes sobre estanterías de obra recubiertas de asfalto.

EGIPTO

También los Escribas escriben en Egipto. Son personajes influyentes en la política nacional. Solían ser
príncipes de las casas reales.En muchos documentos encontramos notas indicando que se pase al
archivo, que se guarde correctamente, etc.Las clases de documentos que se producen en Egipto son
registros de propiedad, catastros, cuentas, listas de reyes, y a veces, documentos privados.
 GRECIA

En Grecia, se encuentran archivos idénticos a los egipcios. Son de tablillas de acilla con documentación
económica. Cuando se organiza el Estado en Atenas, no hay archivos, pero hay hombres memoria.
Daban fe de lo que se trataba en el Consejo. En el siglo V Antes de Cristo, aparece el archivo escrito. Se
emplea el papiro emplea la piedra de mármol cuando se quiere que los documentos sean conocidos por
todos y el pergamino.

Los primeros archivos son los archivos de la ciudad, guardados siempre en templos. En Atenas, se
guardaban en el templo de Cibeles. Los archivos atenienses conservaban actas del consejo de gobierno,
las referencias son cronológicas. El acceso era público para los ciudadanos.

En Grecia, el jefe del archivo, era el presidente del comité ejecutivo de la Asamblea Nacional. Era
puramente ceremonial. Escribían los secretos del consejo, sus ayudantes y los esclavos escribas, surge
el concepto de publicidad como atributo propio de los archivos públicos. Se contempla el principio de
autenticidad documental y su vigor legal. Hoy en día, no nos queda más que referencias literarias.

A partir de Alejandro Magno, se une la tradición de los archivos griegos y orientales, sobre todo de los
persas

ROMA

En Roma, se empleaban tabletas de madera, bien albas, bien cerasta. Las albas se empleaban cuando el
documento se quería que tuviera una duración indefinida. Los caratas se usaban para documentación que
no se quería conservar indefinidamente.

Los primeros archivos romanos son los públicos. El primero es el archivo del tesoro (Aerarium). Estaba
situado en el templo de Saturno. Recogía toda la documentación económica de la República y los
comentarios de los cuestores, además de las sentencias del Senado. También había archivos
especializados como el de los Tribunos de la Plebe. Estaba en el Templo de Ceres. Era independiente,
porque no se fiaban de los Senadores. Pensaban que podían destruirse los registros electorales y las
resoluciones favorables a la Plebe. También existía el archivo de los Censores en el Templo de las
Ninfas. Se conservaban los registros de los cabezas de familia. También existía el archivo de los
Pontífices. Recogía toda la documentación necesaria para la elaboración del calendario. Además, en este
archivo se recogían todas las fórmulas sagradas que se utilizaban en los sacrificios y los informes que los
Pontífices redactaban sobre los problemas legales.
En el año 78 Antes de Cristo, se construye el Tabularían, el Archivo Central de Roma. Se construye en
pleno Foro junto al Senado. Tuvieron la previsión de construirlo en piedra.
Junto a estos archivos públicos, en cada casa existía un archivo familiar llamado Tabliun. Estaban
situados junto al altar de los dioses familiares.
El personal de archivos estaba liderado por los cuestores. Los que se encargaban del archivo eran los
librarías o secretarios.
ESPAÑA,PORTUGAL Y FRACIA

A partir del siglo XVI aparece el concepto de archivo de Estado. Se caracterizan estos archivos por la
concentración de todos los fondos documentales dispersos. España fue la pionera en la creación de este
tipo de archivos.

En 1543, Carlos I de España funda el Archivo General de Simancas, En Portugal, se crea el Archivo
Central en la Torre de Tombo (Lisboa). En Francia, intentan crear un archivo en el Louvre. En Inglaterra,
en 1578, se crea un archivo para los papeles de Estado.

Aparecen tres herramientas de descripción nuevas: los inventarios topográficos, los inventarios
cronológicos y los inventarios por asuntos. Se mejoran los métodos de concentración archivística y se
organizan los archivos administrativos.

A finales del siglo XVIII, empieza la investigación den los archivos. En España, la persona que simboliza
este trabajo, es el padre jesuita Marcos Burriel, pero la investigación que se hacía en esta época, era bajo
sospecha, porque eran Archivos de la Corona. Se necesitaba un permiso específico que raramente se
concedía

Con la Revolución Francesa, se produce una revolución en los archivos. El 25 de junio de 1794 se
nacionalizan los archivos franceses. Se crea el Archivo Nacional, y se reconoce el derecho a la consulta
de los documentos públicos. Este derecho, se reconoce en España en 1844. El Archivo Nacional de
España se crea en 1868. Se crean las Escuelas de Archivística y se inicia la publicación periódica de los
documentos más importantes de los archivos.

Napoleón pretendió concentrar en París los archivos de los diversos países europeos. En el siglo XIX, se
empiezan a depositar en los archivos soportes distintos del papel, como la fotografía o la microforma. Se
empiezan a conceder los archivos como fuente de poder, sustanciados sobre los conceptos de los
derechos del Estado sobre los documentos públicos, la estructuración de sus fondos y la concepción del
archivo como territorio infranqueable.

En el siglo XX, se crean archivos intermedios, que conservan documentos que ya no tienen valor
administrativo pero que todavía no se sabe si se van a conservar o no. Su primera mitad se caracteriza
por la consolidación de los avances experimentados. La archivística se debate entre lo decimonónico y la
modernidad.

Crecen los archivos privados por la creación de las distintas Leyes de Archivos. Un carácter importante de
los archivos en el siglo XX, es el carácter que le da la legislación. Identifica qué es un documento de
archivo.

Otro aspecto importante es la creación de redes y de sistemas de archivo. Una red, es un conjunto de
instituciones archivísticas que tienen un convenio entre sí. Para que haya una red, tiene que haber un
acto jurídico para que el archivo se comprometa a participar. Un sistema de archivo es un conjunto de
elementos que componen la política archivística de un país determinado. Tiene que haber una Ley de
Archivos y una red de archivos y unas prácticas archivísticas comunes. También componen el sistema de
archivos el personal y los archivos.

Hasta el siglo XX, los archivos estaban aislados porque funcionaban por libre. Con la llegada del siglo XX,
se acaba el aislamiento de los archivo.
Con los rápidos avances en las tecnologías de la información los cuales han llegado a muchos ámbitos, y
han afectado también a los archivos. En este campo se comenzó a utilizar la informática para gestionar
los grandes volúmenes de información que se generaban; después empezó a crecer el número de
documentos creados directamente en los ordenadores y que se almacenaban en el mismo formato
electrónico en el que habían sido originados, dando lugar a documentos electrónicos de archivo.
Los archivos también han sufrido cambios en cuanto a sus funciones, ya que deben adaptarse para
acoger a los nuevos documentos electrónicos. El CIA (Consejo Internacional de Archivos) determina que
las funciones del archivo son identificar, salvaguardar y preservar los documentos y asegurar que van a
ser accesibles y comprensibles. Las actividades que se incluyen en la función del archivo comienzan en la
primera etapa del ciclo de vida de los documentos y terminan al final de dicho ciclo, y han de tener
presente el objetivo principal del archivo, que es asegurar la creación y la preservación del valor
probatorio de las actividades o transacciones realizadas por los creadores de los documentos.
Al tratarse de documentos electrónicos, la función del archivo va a ser sometida a ciertas modificaciones
en cuanto a la creación de los documentos, su valoración y selección, su preservación, su acceso y su
uso.
No se puede decir todavía que se ha llegado a la “oficina sin papeles”, pero sí que cada vez son más los
documentos que nacen y viven en las organizaciones sin pasar por el formato papel.

ARCHIVOS EN LA ACTUALIDAD

Un documento electrónico se define como: “información registrada, producida o recibida en el inicio, en el

proceso o en la resolución de una actividad de una institución o de un particular, y que consta del
contenido, del contexto y de la estructura suficiente para proveer a la actividad de valor probatorio”.
Respecto al documento electrónico, su definición es la siguiente: “unidades estructuradas de información
registrada, publicada o no publicada, y gestionada como unidades discretas en sistemas de información”.
En esta definición se atiende a dos características:
 Son unidades estructuradas de información registrada. Los documentos electrónicos tienen una
estructura lógica de relaciones entre pequeños elementos de datos que comprenden el total del
documento.

 Son gestionados como unidades individuales en sistemas de información. Un documento

electrónico se distingue de otros documentos electrónicos (incluso de otras versiones de ese mismo
documento) porque permite ser gestionado y usado como una unidad.

Actualmente y cada vez más, los documentos electrónicos integran mayor parte de los recursos de
información de las organizaciones. Por eso es muy importante que se diseñe un buen sistema de gestión
de documentos que soporte las necesidades de la organización y sea capaz al mismo tiempo de proveer
la información requerida rápida y eficazmente, y de proteger los datos almacenados en el sistema.
No se puede decir todavía que se ha llegado a la “oficina sin papeles”, pero sí que cada vez son más los

documentos que nacen y viven en las organizaciones sin pasar por el formato papel .

DOCUMENTO ELECTRONICO DE ARCHIVO

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

LA IMPORTANCIA DE LOS ACHIVOS RADICA EN SU ANTIGÜEDAD, EN SUS ESCRITOS DADO
QUE LOS ARCHIVOS SON UTILIZADOS PARA GUARDAR DOCUMENTACION IMPORTANTE
HISTORICA DE CUALQUIER ORGANIZACIÓN ENPRESA O DE PAIS ETC. LOS ARCHIVOS SON
IMPORTANTES POR QUE GURADA CADA PARTE DE UN PROSESO REGISTRADO EN UN
DOCUMENTO PARA LUEGO SER UTILIZADOS. CON ESOS DATOS SE RADICA BARIAS OPCIONES
DE GUARDADO

COMCEPTO DE ARCHIVO

El concepto de archivo proviene del latín archivum, y se refiere al conjunto de documentos producidos

por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, en ejercicio de su actividad. Esta definición es la
propuesta por el Consejo Internacional de Archivos, y contrasta con la de Elsevier (que se detiene en la
conservación del documento), y con la de la Ley de Patrimonio Histórico Español (que se refiere a la
utilización del archivo). Los documentos pueden ser libros, fotos, recortes de diarios, y resultan de
suma importancia cuando se emprende una actividad de investigación histórica. Las bibliotecas son los
reservorios de archivos por excelencia, y deben tener una buena clasificación y distribución para un uso
eficiente.

La palabra, sin embargo, ha extendido su uso y los lugares que se encuentran preparados para albergar
y custodiar grandes cantidades de información son conocidos como archivos. Algunos países cuentan
con Archivos Generales, que albergan de una forma organizada información con respecto a la historia y
la cultura de sus pueblos.

En muchos casos, los archivos también cumplen con la función de conservar y ayudar a la restauración
de la documentación con la que cuentan. A menudo se utiliza el verbo “archivar” para dar a entender el
cierre de un proceso, como, por ejemplo, al decir ‘se ha ordenado el archivo del caso’.

SEGÚN SU ORGANIZACIÓN

De acuerdo con el tiempo establecido en cada una de las etapas

Archivos de gestión central o histórico

Archivo centralizado

Solo una persona controla la documentación de la empresa o

organización
Archivos descentralizados con control descentralizado de depósito dependiente

Este deposito lo lleva cada dependencia y la responsabilidad es del jefe de

cada oficina.

ARCHIVOS DESENTRALIZADOS CON CONTROL CENTRALIZADO

ESTO ES SEGÚN LAS NECESIDADES DE CADA

DEPENDENCIA CON ARCHIVOS DESENTRALIZADOS
PERO A SU VEZ SE CONTROLA DESDE EL ARCHIVO
CENTRAL.

SEGÚN SU USO

Se sujeta a los requerimientos de la organización se clasifican de acuerdo con

el tiempo que se determina en cada una de las etapas documentales.

SEGÚN SU NATURALEZA

SE CLASIFICAN EN :

ARCHIVO PUBLICO

Es todo documento que pertenece al estado

ARCHIVOS PRIVADOS DE INTERES PUBLICO

Son aquellos que por su valor histórico investigativo, científico o cultural son de
interés publico

ARCHIVOS PRIVADOS

Son documentos que pertenecen a las personas naturales o jurídicas

SEGÚN SI SICLO VITAL

Según su siclo vital se clasifican por el recorrido que tienen archivo de gestión,
archivo central y archivo histórico.

ARCHIVO DE GESTION

Corresponde a la documentación que se encuentra depositada y administrada

por toda la organización.

ARCHIVO CENTRAL

Es la organización de documentos que han sido transferidos por diferentes

archivos de gestión.

ARCHIVOS HISTORICOS
Es el archivo al cual se transfiere del archivo central o de gestión los
documentos que deben de conservarse permanentemente dado su valor
histórico.

Observa que el ciclo vital del documento hace referencia a las etapas o
momentos por los que atraviesa el documento desde que se produce. Recalco,
por los que atraviesa el documento. Bien sabes que documento no es lo mismo
que archivo.

También es claro que los tres tipos de archivos (Gestión, Central e Histórico)
son eso, tipos de archivos, es decir lugares en donde se conservan
documentos.

Cada uno de estos lugares (archivos) se encargan de conservar los

documentos de acuerdo a la etapa o edad en la que se encuentran según su
ciclo vital.

CUALIDADES DE LOS ARCHIVOS

Son ventajas que este sistema emplea o presta a la organización, de manera

que su correcta implementación adiciona elementos de competitividad al contar
con herramientas sustentables de la información generada patrimonio inaudible
de conocimiento institucional
ESTOS SE CLACIFICAN EN:

ECONOMICOS:

Ahorra costos derivaos del tiempo y personal (empleado) en la búsqueda de

documentación

FUNCIONALES:

Permite la operación de archivar y consultar los documentos de manera

eficiente.

TECNICOS:
Se registra las situaciones en la toma de decisiones del responsable para no
delegar equivocadamente al personal técnico

SIMPLES:

Identifica el contenido de la información de manera sencilla

Exactos:

La clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para evitar

equivocaciones.

CUALIDADES DEL ARCHIVISTA:

Hay que mantenerse informado dado a los grandes avances tecnológicos que a
tenido el mundo, exige una preparación continua en procesos y conocimientos
de procedimientos basados en herramientas e instrumentos informáticos en los
cuales se apoya la ciencia documental.

METODOS

ORDEN

Es el método que se utiliza para organizar los elementos y documentos

permitiendo ejercer un control y una buena ubicación de los archivos.

PRONTITUD

Cuando se soliciten los archivos se deben encontrar inmediatamente

SIGILO PROFECIONAL
El funcionario responsable del archivo debe generar buena disposición en el
momento de dar la información en la búsqueda y suministros del documento

RESPONSABILIDAD

Es una tarea de actualización de conocimientos y dedicación a la hora de

actualizar los documentos correspondientes y responsables a su cargo

COORDIALIDAD

El funcionario de archivo debe generar buena disposición en el momento de

dar l información en la búsqueda y suministro de documentos.

CONCENTRACION:

La ejecución de las actividades de archivo se debe realizar minuciosamente

para evitar errores que no permite sus funcionalidades

CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS:

Los archivos se clasifican de acuerdo al orden territorial que en ellos se

administra tal y como lo especifica el archivo general de la nación en el articulo
7 de la ley general de archivos de Colombia.

SE CLASIFICAN EN:

ARCHIVOS GENERALES DE LA NACION:

Es un ente que regula las sanciones y responsabilidades del archivo de

acuerdo a la pertinencia publica de cada una de sus entidades.

Archivo general del departamento, archivo general del municipio y archivo

general del distrito.
Los archivos desde el punto de vista de su jurisdicción de competencias se
clasifican en:

TERRITORIALES:

Según el artículo 8 de la ley general de archivos en Colombia. Los archivos

territoriales desde el punto de vista se clasifican en:

ARCHIVOS DE ENTIDADES DE ORDEN:

NACIONAL, DEPARTAMENTAL, DITRITAL, METROPOLITANO, MUNICIOAL,

LOCAL, ARCHIVOS DE LAS NUEVAS ENTIDADES TERRITOTIALES QUE
SE CREEN POR LEY, ARCHIVOS DE LOS TERRITORION INDIGENAS QUE
SE CRAN CUAN LA LEY LOS DESARROLLE.

ORGANIZACIÓN DEL ESTADO:

Según el articulo 9 de la ley general de archivos de Colombia, los archivos

desde el punto de vista de la organización del estado se clasifican en:

ARCHIVOS DE RAMA:

Ejecutiva, legislativa, judicial, organismos de orden de control, archivos de

organismos autónomos.

ELEMENTOS DE ARCHIVO:

ARCHIVADORES

Muebles que facilitan la consulta, ubicación y búsqueda de la información entre

estos se encuentran los siguientes:
ARCHIVADOR VERTICAL

Se coloca junto a escritorios, oficinas pequeñas para conservación y facilitar la

consulta de los documentos correspondientes al archivo de gestión. Tiene de
una a 5 gavetas.

ARCHIVADOR ORIZONTAL

Se coloca junto al escritorio en oficinas pequeñas para conservación y facilitar

la consulta de los documentos correspondientes al archivo gestión, tiene de 1 a
5 gavetas.

FOLDERAMA

Facilita la conservación de los documentos en carpetas con guía laterales. Se

utilizan en las organizaciones para guardar las historias laborales

ARCHIVADOR GIRATORIO

Esta construido por literas circulares. A demás están equipados con teléfonos
para que los responsables del área suministren la información requerida.

ARCHIVADOR MECANICOS

Es un mueble dinámico en el cual se copia gran cantidad de documentación

desacuerdo a la clasificación interna de la organización. Debido a su condición
física permite de una manera particular la búsqueda de la información obtenida
y contenida en los documentos.

ARCHIVADOR ELECTRONICO

Es una herramienta de tipo electrónica (ofimática) que sirve para recopilar la

información de una manera ordenada utilizando dispositivos ópticos para su
localización y enlaces en las debidas carpetas
ESTANTE:

Es una estructura metálica o de madera horizontal que tiene como propósito de

organizar la conservación de la información de los documentos.

ARCHIVADOR RODANTE:

Es un conjunto de estanterías con ruedas agrupadas que implementan un

sistema versátil de almacenamiento hermético de los documentos para mayor
accesibilidad y conservación de la información

PLATONECA:

Es una estructura que esta echa de madera tiene como función almacenar
planos y facilitar su consulta

FECHADOR

Es un elemento con imágenes grabadas y piezas móviles que permiten

modificar la fecha para marcarla sobre la superficie.

GANCHO SECO:

Es una pieza metálica compuesta por grabadores. Su función es grabar o

modificar los documentos e identificar y protegerlos de las falsificaciones

RELOG RADICADOR:

Es utilizado en la unidad de correspondencia, para la recepción de las

comunicaciones, facilitando y agilizando la radicación.
GANCHO LEJADOR PLASTICO:

Gancho plástico que permite fijar, los documentos que se encuentran

contenidos en legajos manteniendo su conservación y evitando deterioro por
oxidación.

LEGAJOS:

Son las tapas de cartulina con gancho legajador, para asegurar los
documentos, preferiblemente en materia desclasificada para evitar el deterioro
de los documentos.

CAJAS DE ARCHIVOS

Estas cajas se usan para organizar y son muy prácticas en estanterías. Los
documentos reposan en ellas y sus cierres son laterales. Su registro en ellas
facilita la búsqueda de la información además de la protección y conservación
interna.

INSTRUMENTOS EN LA MEDICION DE LOS ARCHIVOS:

Los siguientes aparatos son empleados para la organizar la calidad y conservar

en los documentos y demás soportes documentales que reposan en los
archivos.

TERMOMETRO

Busca a identificar la temperatura ambiente y las condiciones climáticas de las

operaciones de o en el recinto.

HIGROSCOPIO HIGOMETRO.

Estas cajas son practicas para organizar en estanterías. Los documentos

reposan en ellas y sus cierres son laterales. Su registro es ellas facilitan la
búsquedas de la información a demás de la protección y conservación interna.