La Sistematización Contable

SISTEMATIZACIÓN
Concepto:
La Sistematización se puede definir como el

proceso a través del cual se busca ordenar,
organizar y conectar de la mejor manera los
elementos de la organización, para lograr cumplir
de la forma mas eficiente y efectiva los objetivos
para los cuales fue creada la organización.
1
SISTEMATIZACIÓN
ÓRDEN LÓGICO
ACTIVIDADES A DESARROLLAR,
EQUIPOS, PERSONAL Y AMBIENTE DE
TRABAJO
ARMONÍA ENTRE SUS ELEMENTOS
∙1“La Sistematización se define como el

estudio, análisis y mejoramiento de los
sistemas, que sirven, controlan y coordinan
todas las operaciones de una empresa”
1
Definición dada por ALONSO TUR, José M. en el texto DISEÑO Y OPERACIÓN DE SISTEMAS
ADMINISTRATIVOS CONTABLES.
IMPORTANCIA DE LA
SISTEMATIZACIÓN
Sistematizar las organizaciones actuales se

reviste de una gran importancia para la gerencia, ya
que a través de esta:
∙ Se definen objetivos generales y específicos

de cada una de las unidades que integran a
la organización.
∙ Se asignan las funciones básicas para así

determinar las responsabilidades que
corresponden a cada uno de los
departamentos creados.
∙ Se asignan las tareas a cada uno de los

procesos, con la finalidad de organizar y
concatenar adecuadamente los recursos de
cada departamento, para lograr así la
eficiencia de la organización, al menor costo
y por ende cumplir con los objetivos para la
cual fue creada.
El proceso de Sistematización de cada uno de

los departamentos que integran a la organización
buscará servir de apoyo o soporte fundamental a la
gerencia, ya que con la definición de las labores a
realizarse y la segregación de estas, se llevará la
información requerida para proceder a la toma de
decisiones. Esto traerá como consecuencia positiva, el
hecho de que los gerentes se dedicarán al trabajo
encomendado y no tendrán la necesidad de perder
tiempo en casos que no son inherentes a sus cargos.
OBJETIVOS DE LA SISTEMATIZACIÓN
∙ Mejorar el servicio al cliente.
∙ Acelerar los procesos sin desmejorar la calidad.
∙ Mejorar los controles.
∙ Reducir los costos operativos y administrativos, así
como mejorar la productividad.
∙ Obtener mayor exactitud y velocidad en el
procesamiento de datos y en la generación de
informes.
∙ Suministrar información contable adecuada a la
gerencia para la toma de decisiones.

5
BENEFICIOS DE LA
SISTEMATIZACIÓN
1. Fortalece la organización ya que
permite:
∙ Corregir las debilidades de la estructura
organizativa, aclarando y definiendo las
funciones y responsabilidades de las
distintas unidades.
∙ Aclarar las líneas de autoridad.

∙ Coordinar funciones y relaciones de
departamentos.
2. Ayuda a la Administración y a los

Supervisores al:
∙ Crear los medios de información oportuna
para la toma de decisiones.
∙ Producir informes más completos y
oportunos.
∙ Ahorrar tiempo a la administración
eliminando la supervisión de las tareas,

asegurando una productividad
satisfactoria.
3. Asegura un trabajo de oficina de

calidad y a un costo menor al:
∙ Establecer procedimientos simples y
completos que faciliten la ejecución del
trabajo.
∙ Reducir la carga de trabajo mediante la
eliminación de formularios, informes y
controles innecesarios.
∙ Proporcionar ambiente de trabajo
adecuado por lo que se aumenta la
productividad oficinistica.
8
PARÁMETROS O PRINCIPIOS QUE
HAY QUE TOMAR EN CUENTA PARA
EL PROCESO DE
SISTEMATIZACIÓN.
1.RAZONABILIDAD DEL COSTO: Se debe dar el

proceso de control interno y a su vez debe
suministrar información a un costo razonable, el
costo debe ir de acuerdo a los beneficios que el
proceso genere.
2.CONFIABILIDAD: La información que

suministre debe ser lo más confiable posible para
así poder subsanar errores y tomar decisiones
adecuadas.
9
3.ESTRUCTURA ORGÁNICA Y EL CONTROL

INTERNO: El sistema se adaptará a la
organización de tal modo que le permita
satisfacer las necesidades particulares de
información y control.
4.FACTORES HUMANOS: Se deberá escoger a los

trabajadores y empleados de acuerdo a sus
aptitudes y destrezas de modo que su labor sea
desempeñada lo mas eficientemente posible.
5.PROCESAMIENTO INTEGRADO DE DATOS: El

sistema deberá captar los datos de las diferentes
unidades que componen a la organización de
modo que luego la ensamble para poder
suministrar información confiable y global de
acuerdo a las diferentes necesidades (usuarios).
10
6.OPERACIONES MECANIZADAS: Para
recolectar la información descrita en el principio
anterior se considerará la mecanización de esta
ya que se logran trabajos más claros, precisos y a
mayor velocidad.
7.REPORTAJE: Toda información obtenida de la

sistematización debe servir para los usuarios
internos y los externos.
8.FLEXIBILIDAD CON UNIFORMIDAD Y

CONSISTENCIA: todo sistema debe diseñarse
para ser flexible, uniforme en los criterios y
consistente en su adaptación.
9.PISTA DE AUDITORÍA: Significa que al obtener

un resultado este pueda ser analizado siguiendo
los pasos del proceso.
11
10.DOCUMENTACIÓN: Para toda transacción

debe ser diseñado un formulario o forma que
avale la operación, debe ser reglamentado su uso
y descrito el procedimiento.
12
CONTROL INTERNO
DEFINICIÓN.
Comprende el plan de organización y todos los

métodos y procedimientos que en forma
coordinada se adoptan en un negocio para
salvaguardar sus activos, verificar la razonabilidad
y confiabilidad de la información financiera,
promover la eficiencia operacional y cumplir con
las políticas previstas por la administración.
13
OBJETIVOS GENERALES DEL
CONTROL INTERNO.
∙ Proteger los activos.
∙ asegurar registros contables completos y exactos. ∙
Fomentar la eficiencia operacional.
∙ Estimular el cumplimiento de las políticas.
14
OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL
CONTROL INTERNO.
∙ Integridad: todas las transacciones se deben

registrar en el periodo al cual corresponden. ∙
Existencia: solo se deben registrar las

transacciones que afecten a la entidad.
∙ Exactitud: las transacciones se deben registrar por
el valor que realmente representen.
∙ Autorización: no se pueden realizar operaciones o

transacciones por personas no autorizadas para
realizarlas.
∙ Custodia: este tipo de objetivo se establece para

controlar el uso o disposición no autorizados de
los activos de la empresa.
15
IMPORTANCIA DEL CONTROL
INTERNO.
La importancia del control interno radica en

las siguientes bondades:
∙ Hace que el usuario tenga mas confianza en las
cifras que reflejan los Estados Financieros.
∙ Evalúa eficiencia operacional en procesos
contables y administrativos.
∙ Previene o detecta errores o irregularidades. ∙
Establece confianza en los Estados Financieros.
16
CLASIFICACIÓN DEL CONTROL
INTERNO.
1.CONTROLES INTERNOS
ADMINISTRATIVOS:
Generalmente no tienen que ver o no tienen
relación directa con las cifras de los estados
financieros.
Tienen como objetivos básicos:
∙ Plan de organización.
∙ Métodos y procedimientos relacionados
con la eficiencia operacional.
∙ Adhesión a las políticas gerenciales.
17
2.CONTROLES INTERNOS
CONTABLES:
Estos si tienen relación directa o efecto sobre
las cifras de los estados financieros.
Tienen como objetivos básicos:
∙ Protección de los activos.
∙ Autorización de las operaciones.
∙ Asegurar la exactitud de los registros
financieros.
18
CONDICIONES DEL CONTROL
INTERNO.
1.Competencia o asignación del personal: Se

refiere a las políticas y procedimientos que
tiene una empresa para contratar, supervisar y
entrenar el personal, con el objetivo de que
este se encuentre suficientemente capacitado
para desarrollar su trabajo.
2. Delimitación de responsabilidades: Establece

que un adecuado sistema de control interno
debe tener segregadas las actividades que
realizan cada grupo de empleados en la
empresa y su ámbito de responsabilidades. La
herramienta básica son los organigramas.
19
3. Establecimiento de niveles de autorización:
Requiere que las operaciones procesadas,
estén autorizadas por un funcionario
competente. Cada operación que se registre
debe estar autorizada por un funcionario que
tenga la autorización respectiva.
4. Segregación de funciones:
Establece que un empleado o departamento

no puede realizar funciones que por su
naturaleza sean incompatibles de ser llevadas
a cabo por una sola persona o unidad.
5. Conciencia de control:
Representa la actitud que tiene la gerencia y

los empleados responsables de hacer cumplir
los controles y su efecto global en el ambiente
de control interno.
20
6. Controles de comunicación:
La fortaleza del control interno dependerá

mucho de la calidad de las comunicaciones,
porque son los medios que la gerencia utiliza
para hacer conocer sus objetivos, políticas,
normas y procedimientos.
21
TIPOS BÁSICOS DE CONTROL
INTERNO.
∙ Controles de existencia: aseguran que las
transacciones registradas existan y sean válidas.
∙ Controles de exactitud: permite registrar

operaciones por los montos que reflejan los
documentos originales que generan la transacción.
∙ Controles de autorización: permite que las

operaciones sean válidas a través de la autorización
respectiva de la persona o unidad que corresponda.
∙ Controles de custodia: sirven para asegurarse de que

los activos valiosos y movibles estén resguardados
del riesgo de robo o pérdida.
22
MÉTODOS Y DISPOSITIVOS DE CONTROL EN EL
SISTEMA DE CONTROL INTERNO.
1. Generales:
■ Clasificación de cuentas formal, codificada y
acompañada de una definición de cuentas.

■ Los organigramas.
■ Los manuales de organización, procedimientos, políticas,
etc.
2. Ayuda en el registro original de las transacciones.
■ Perforadores de papel.
■ Sellos y registradores de tiempo.
■ Listas y totales de prueba.
■ Pesos registradores.
■ Formularios.
■ Cajas registradores.
3. Controles especiales misceláneos:

■ Controles de cantidades (control de pagos de jornales ). ■
Procedimientos y formularios.
23
INTEGRACIÓN DE
CONTROL INTERNO CON LOS
SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS
1. ESTRUCTURA
ORGANIZACIONAL
Provee deberes,
responsabilidades funcionales y
líneas de autoridad.
Clasificación formal, codificada y
descripción de las cuentas.
2. CLASIFICACIÓN
DE
CUENTAS
Sirve como control en todas las
operaciones de la empresa.
4. CONJUNTO DE
LIBROS Y
FORMULARIOS
24
5. CONJUNTO
DE
REPORTES
Elaborado según normas
técnicas vigentes para garantizar
confiabilidad en la información
contable.
Para garantizar la exactitud y
confiabilidad de la información
contable.
6. MÉTODO DE
CONTABILIZACIÓN
Indica claramente la
responsabilidad y acción
destinada para proporcionar
control adecuado sobre activos,
pasivos, ingresos y egresos.

7. SERIE DE
PROCEDIMIENTOS
25
MEDIDAS DE PROTECCIÓN QUE DEBE

PROPORCIONAR EL CONTROL INTERNO
AL SISTEMA DE CONTABILIDAD.
1. Que se contabilicen todas las operaciones en la

forma correcta en los libros de contabilidad. 2. Que
todas las operaciones a efectuarse tengan la
aprobación de personas autorizadas.
3. Que las operaciones sean realizadas por las
personas autorizadas.
4. Que la contabilización o registro original sea
revisado por una persona diferente a quien
efectuó el registro.
5. Que se calculen y verifiquen los importes
monetarios correspondientes a los costos, precios
de compra, descuentos, etc.
6. Que los activos estén bajo la custodia de personas
26
responsables y que exista un estricto control físico

contra robos.
7. Que la o las personas encargadas de los activos sean
independientes de las personas que ejercen la
custodia y el control físico.
8. Que todas las transferencias de activos a terceros y
su contabilización se efectúe con la aprobación de
las personas autorizadas.
9. Que todas las operaciones se registren
correctamente tanto en los comprobantes,
facturas, como en los libros de contabilidad en la
cuenta y en la cantidad correcta.
10. Que los saldos de las cuentas se calculen
correctamente y se confirmen ocasionalmente por
medio de conteo físico y confirmación de terceros.
12. Que se establezcan los controles necesarios a
objeto de mantener la exactitud matemática
consistentemente: mediante columnas especiales,
cuentas control, etc.
27

La Sistematización Contable

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

La Sistematización Contable

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

La Sistematización Contable

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

SISTEMATIZACIÓN

La Sistematización se puede definir como el

EQUIPOS, PERSONAL Y AMBIENTE DE

ARMONÍA ENTRE SUS ELEMENTOS

∙1“La Sistematización se define como el

Sistematizar las organizaciones actuales se

∙ Se definen objetivos generales y específicos

∙ Se asignan las funciones básicas para así

∙ Se asignan las tareas a cada uno de los

El proceso de Sistematización de cada uno de

∙ Acelerar los procesos sin desmejorar la calidad.

∙ Mejorar los controles.

∙ Reducir los costos operativos y administrativos, así

como mejorar la productividad.

∙ Obtener mayor exactitud y velocidad en el

procesamiento de datos y en la generación de

∙ Suministrar información contable adecuada a la

gerencia para la toma de decisiones.

∙ Corregir las debilidades de la estructura

organizativa, aclarando y definiendo las

funciones y responsabilidades de las

∙ Aclarar las líneas de autoridad.

2. Ayuda a la Administración y a los

∙ Crear los medios de información oportuna

para la toma de decisiones.

∙ Producir informes más completos y

∙ Ahorrar tiempo a la administración

eliminando la supervisión de las tareas,

3. Asegura un trabajo de oficina de

∙ Establecer procedimientos simples y

completos que faciliten la ejecución del

∙ Reducir la carga de trabajo mediante la

eliminación de formularios, informes y

∙ Proporcionar ambiente de trabajo

adecuado por lo que se aumenta la

PARÁMETROS O PRINCIPIOS QUE

HAY QUE TOMAR EN CUENTA PARA

1.RAZONABILIDAD DEL COSTO: Se debe dar el

2.CONFIABILIDAD: La información que

3.ESTRUCTURA ORGÁNICA Y EL CONTROL

4.FACTORES HUMANOS: Se deberá escoger a los

5.PROCESAMIENTO INTEGRADO DE DATOS: El

7.REPORTAJE: Toda información obtenida de la

8.FLEXIBILIDAD CON UNIFORMIDAD Y

9.PISTA DE AUDITORÍA: Significa que al obtener

10.DOCUMENTACIÓN: Para toda transacción

Comprende el plan de organización y todos los

OBJETIVOS GENERALES DEL

∙ asegurar registros contables completos y exactos. ∙

Fomentar la eficiencia operacional.

∙ Estimular el cumplimiento de las políticas.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL

∙ Integridad: todas las transacciones se deben

Existencia: solo se deben registrar las

∙ Exactitud: las transacciones se deben registrar por

el valor que realmente representen.

∙ Autorización: no se pueden realizar operaciones o

∙ Custodia: este tipo de objetivo se establece para

los activos de la empresa.