PROJECT 2016

•MS PROJECT 2016

NIVEL II

Ing. Moisés Vivanco Torres

mvivanco122@gmail.com
Cel: 997642478 (Whatssap)
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INTRODUCCION.
Microsoft Project 2016 es una herramienta para el desarrollo e
implementación de un proyecto, los cuales pasan por diferentes fases, existen
dos fases importantes: La Programación y el Seguimiento y control del
proyecto.

En este Segundo nivel aprenderemos conceptos referente al seguimiento y

control, así como lo relacionado a los índices de gestión de
proyectos(EV,PV,AC,IRP,IRC,VP,VC)

En el primer capítulo desarrollaremos la línea base , informe general del

proyecto, reporte de tareas resumen / hitos, Luego trataremos los avances de
las actividades /conceptos y la creación de campos en tablas y vistas.
Finalmente aprenderemos a usar los campos de valores ganados, según el PMI.
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CAPITULO 1. - Creación y asignación de Línea Base

- Informe general del proyecto, Reporte de
Tareas resumen y Hitos.
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A.- ESTABLECER LINEA BASE

Cuando se ha finalizado la programación y estamos de acuerdo en cuanto
los tiempos, recursos, prioridades de trabajos, ruta critica, curva de trabajo y
curva de costos, procedemos a establecer la Línea Base.
La Línea Base es una copia exacta del programa preparado, el cual va servir
para comparar nuestros avances reales vs lo planificado.
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B.- INFORME GENERAL DEL PROYECTO (Reporte de Tareas Resumen y Hitos)

Cuando se van actualizando las tareas de un proyecto, las barras de las actividades van
tomando ubicaciones en el tiempo muy “Diferentes” respecto a las Planificadas, por lo
que se requiere Mostrar éstas nuevas ubicaciones respecto a lo planificado
PASOS:
1. Seleccione el Proyecto en este caso “ alumbrado de calles”
2. Ir al menú Tareas → Diagrama de Gantt → menú Vista → Tabla de entrada →clic derecho
en el sector de las barras y seleccione “Estilos de Barra”
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Luego Project muestra la siguiente figura:

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Deje sólo la información que se muestra en el diagrama de barras, para las demás
aplicar “cortar fila” y que queden las vistas: Tarea, División,Hito,Resumen,Resumen
del proyecto,Tareas criticas y Progreso.
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4. Luego en la columna Nombre clic en Insertar fila y edite Línea Base

En la columna Aspecto, ubíquese en el Tab Barras y indique que formas desea
que la barra muestre así como el tipo y color
En la columna Mostrar ,seleccione Normales
En la columna Fila, seleccione 1 ,ya que usualmente se coloca la línea base en la fila 1 y
la información de las actualizaciones de las actividades en la fila 2 ó posterior
En la columna Desde ,seleccione Comienzo Previsto
En la columna Hasta ,seleccione Fin Previsto
Finalmente haga clic en Aceptar
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Luego Project nos muestra la siguiente grafica en la que se observa las barras de la
Línea base y las barras de las Actividades que se están ejecutando
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5. Luego en la figura de barras “Estilos de barras” crearemos los nombres de :

Resumen línea base y Hito LB quedando finalmente así la gráfica
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CAPITULO 2. Seguimiento de Proyectos (Conceptos)

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▪ Actualizar el Proyecto

▪ Avance de tareas, fases, proyecto

▪ Avance Tarea
▪ Avance Fase
▪ Avance Proyecto
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El éxito de un proyecto esta en su seguimiento periódico.

La gestión de proyectos está basada en cinco Grupos de Procesos:
❑ Iniciación
❑ Planificación
❑ Ejecución
❑ Seguimiento, Control y Monitoreo
❑ Cierre
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En particular veremos lo referente al Seguimiento, Control y Monitoreo.

Que es Seguimiento ? Es la actividad de evaluación periódica de un proyecto

Proyecto con duración de 2 años, por ejemplo

Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4 Mes 5 Mes 6

Proyecto con duración menor a 1 año, por ejemplo

Sem 1 Sem 2 Sem 3 Sem 4 Sem 5 Sem 6

Proyecto tipo Parada de Planta / con duración en días

Día 1 Día 2 Día 3 Día 4 Día 5 Día 6
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Que es Control. Es la actividad de comparar lo planificado versus lo ejecutado

Id. Partida Partida Un Cantidad Planificada Cantidad Ejecutada
1.1.1 Excavacion m3 1,800.00 2,400.00

Como el Planificado = 1800m3<2400m3(Ejecutado) entonces ..¡ Estamos adelantados!

Que es Monitoreo ?. Es la Actividad de recolectar información de la cantidad ejecutada
mediante registros previamente acordados.
Hitos de Medición

Actividad 5.00% 12.00% 20.00% 40.00% 15.00% 5.00% 3.00% 100.00%

Avance Físico
Vaciado Concreto Trazo Encofrado Acero Vaciado Alisado Desencofrado Curado Equivalente

Losa 1 1 1 1 1 1 92.00%

Losa 2

……..

…….

Losa n
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DURACION INICIAL DURACION MODIFICADA

Nombre de tarea Duración Nombre de tarea Duración
FASE 1 31 días FASE 1 32 días
TAREA 1 12 días TAREA 1 10 días
TAREA 2 8 días TAREA 2 11 días
TAREA 3 11 días TAREA 3 11 días
TAREA 4 15 días TAREA 4 14 días
FASE 2 47 días
FASE 2 45 días
TAREA 5 15 días
TAREA 5 15 días
TAREA 6 14 días
TAREA 6 14 días
TAREA 7 18 días
TAREA 7 16 días

Actualizar con fecha 31 de enero del 2014, previa línea base se tiene:
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AVANCE DE TAREAS, FASES Y PROYECTO

% Completado
% Trabajo Completado
PROYECTO % Físico Completado

% Completado
Fase 01 Fase 02 Fase 03 % Trabajo Completado
% Físico Completado

Tarea 1 Tarea 5 Tarea 9

Tarea 2 % Completado
Tarea 6 Tarea 10
% Trabajo Completado
% Físico Completado
Tarea 3 Tarea 7 Tarea 11

Tarea 4 Tarea 8 Tarea 12

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% Completado = ( Duración Real / Duración ) * 100
Fecha de Estado ó Corte
Vaciado de Concreto

Duración Real: 4 días Duración Restante : 6 días

% Completado : 40 %

% Trabajo Completado = (Trabajo Real / Trabajo ) * 100

Fecha de Estado ó Corte
Vaciado de Concreto

Trabajo Real: 40 horas Trabajo Restante : 60 horas

% Trabajo Completado : 40 %

% Físico Completado = ( Trabajo físico / Trabajo físico plan) * 100

Esta referido a lo realizado físicamente entre lo planificado a una fecha de estado
Fecha de Estado ó Corte
Vaciado de Concreto
Trabajo Físico Plan : 100 m3

Trabajo Físico : 10 m3
% Físico Completado : 10 %
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CAPITULO 3. Personalizar Vistas,Tablas y Campos

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1. VISTA : Se ingresa al menú principal en Vista → Otras

vistas → Mas vistas -→Diagrama de Gantt -→ Nueva
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2. TABLAS
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3- CREACION DE CAMPOS PERSONALIZADOS

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CREACION DEL CAMPO QUE RESTA EL COSTO TOTAL (CT) - COSTO PREVISTO (CP)
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CAPITULO 4. - METODO DEL VALOR GANADO

- CONTROL DEL PROYECTO ( Ejecución)
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En el 80 % de los proyectos ocurren las siguientes situaciones:

Escenario 1: Total del Proyecto

Conclusión 1:
Plazo Se terminó el Proyecto en el
Plazo pero con un mayor
Costo respecto al
presupuestado
Costo

Escenario 2: Total del Proyecto

Conclusión 2:
Plazo Se terminó el Proyecto en
un Plazo mayor respecto al
planificado pero con el
mismo Costo presupuestado
Costo
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Preguntas que surgen durante el seguimiento de un proyecto:

➢ Estamos atrasados/adelantados respecto al plan de trabajo ?
➢ Cual es la fecha mas probable de entrega del proyecto ?
➢ Como estamos respecto al costo presupuestado ?
➢ Cual es costo del trabajo pendiente ?
➢ Como estaremos al finalizar el proyecto, por debajo o encima del presupuesto ?

Estas preguntas pueden resolverse utilizando la técnica del

valor ganado
Esta técnica evalúa:

• El trabajo completado
• Tiempo consumido
• Costo asumido
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VALOR GANADO
Es el método para realizar un análisis del avance o rendimiento físico y
económico de un proyecto, mediante valores, porcentaje e índices.
Para este análisis es necesario:
• Una programación
• Una línea base
• Revisar y/o modificar el proyecto
• Medir el avance físico
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CUANDO REALIZAMOS LA ACTUALIZACION DE UN PROYECTO EN FECHAS

DETERMINADAS LOGRAMOS AVANCES REALES, COSTOS, HORAS GANADAS, INDICES

FECHA DE
INICIO FECHA DE
FIN

FECHA DE FECHA DE FECHA DE

ESTADO 1 ESTADO 2 ESTADO 3

- Avance Físico
- Horas Ganadas
- Costos Reales - CPTP
- Índices de Gestión de Proyectos - CPTR
- CRTR
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Costos (S/.)
HOY
2.000
CRTR
CPTP
CPTR
1.200

1.000

800
CRTR : 1.200
CPTP : 1.000
CPTR : 800

CRTR : Costo Real del Trabajo Realizado Tiempo (T)

CPTP : Costo Presupuestado del Trabajo Programado
CPTR : Costo Presupuestado del Trabajo Realizado
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VALOR GANADO
El valor ganado es la medida del costo del trabajo realizado hasta la fecha de
corte o la fecha actual. El valor ganado utiliza las estimaciones originales de los
costos de la línea bases y el trabajo real.
% físico
Nombre de tarea HH Previsto HH GANADAS Costo Previsto S/. COSTOS GANADOS
completado

PROYECTO CASA 415 20% 85.00 5,805.000 1,015.000

PREPARAR TERRENO 115 0% 85.00 1,345.000 1,015.000

INICIO 0 100% 0.00 - -
REPLANTEO 40 100% 40.00 520.000 520.00
EXCAVACIÓN 75 60% 45.00 825.000 495.00
FUNDACIÓN 135 0% 0.00 1,665.000
-
HIERRO 45 0% 0.00 585.000 -
ENCOFRADO 75 0% 0.00 885.000 -
COLOCAR PERNOS DE
15 0% 0.00 195.000
ANCLAJE -
CONCRETO 60 0% 0.00 1,590.000 -
VACIADO 30 0% 0.00 1,290.000 -
FRAGUADO 30 0% 0.00 300.000 -
ACABADO 105 0% 0.00 1,205.000
-
DESENCOFRADO 25 0% 0.00 315.000 -
LIMPIEZA 10 0% 0.00 100.000 -
COMPACTACION FINAL 70 0% 0.00 790.000 -
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PASOS PARA REALIZAR EL SEGUIMIENTO Y CONTROL ( Ejecución)

Los pasos son:

1.- Una vez elaborado y aprobado la programación final del proyecto guardamos una copia en un
archivo “Copias” y creamos una Linea Base del Proyecto
2.- Seleccionamos del menú principal Proyecto
3.- En Fecha de Estado, están las siglas NOD( no se tienen datos), aquí debemos de colocar la
fecha de actualización o de corte que en nuestro ejemplo será semanal.
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Ingreso de datos de actualización de un proyecto

Deberíamos de elaborar un formato para la toma de datos en campo como el que se muestra:
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Ingreso de los datos de Actualización:

Seleccionamos del menú principal Vista → Tablas → Seguimiento y en nuestro ejemplo se

muestra se lo siguiente:
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Ahora en la tabla de Seguimiento seguiremos los pasos siguientes:

✓ Ingresaremos las fechas de Comienzo real y Fin real de las “actividades completadas”
hasta la Fecha de Estado ó Corte
✓ En el caso de las Actividades que aún No se hayan completado hasta la fecha de
estado,indicaremos la fecha de comienzo real así como también los días reales ejecutados
y los días restantes por ejecutar de la actividad ; en nuestro ejemplo hemos actualizado el
proyecto al 11/01/2016 tal como se muestra.
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Se observa que Project nos entrega en la figura anterior en cuanto al Porcentaje Completado del
proyecto el valor del 20 %,éste cálculo se determina dividiendo los días reales entre los días
totales multiplicados por 100.
Tabla de Trabajo: Después de ingresar los datos en la tabla de seguimiento, Project realiza un
modo de actualización en la tabla de trabajo que esta relacionada con las horas del proyecto.
Para visualizar esta tabla, se siguen los siguientes pasos:
Seleccione el menú principal Vista → Tablas → Trabajo
Se observa que Project entrega el valor de 16% en el porcentaje de Trabajo completado total del
proyecto, el cual resulta de dividir las horas reales entre las horas totales(Trabajo),tal como se
muestra. (202/1266x100 = 15.95 =16%)
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En la siguiente tabla de Trabajo muestra que sus valores en cada columna es

el resultado de la aplicación de los días reales y días restantes de cada tarea
o actividad actualizada

Por ejemplo en la actividad de: Excavación de Zanjas se observa que el

porcentaje de Trabajo completado es de 78% ( 154/198x100= 77.8=78%)
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Porcentaje Físico Completado (% físico completado) : Es lo que se ha realizado de Trabajo físico.

Ejemplos:
▪ En la actividad de Vaciado de Concreto en Zapatas(F’c=175 kg/cm2) se ha ejecutado físicamente 25
m3 de los 200m3 planificados,entonces tendríamos un 12.5% de avance físico completado = 25/200 x
100 = 12.5%
▪ En la actividad de Tendido de Cable subterráneo de LT 60Kv se ha tendido 810mt de los 3600mt
planificados,entonces tendríamos un 22.5% de avance físico completado = 810/3600 x 100 = 22.5%.
Como observamos en una grafica anterior el Porcentaje físico completado el Project No lo calcula
directamente, por mas que se hayan ingresado los valores de avance de las diferentes actividades en la
tabla de Seguimiento tal como vemos a continuación:
Se observa que el
porcentaje físico
completado el Project
no lo calcula está en
0% y este dato nos
representa el Avance
Real del proyecto
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El Valor Ganado, Es una técnica que nos permite ver el desempeño de un proyecto en función del
costo de plazo comparado a una línea base.
Para plasmar mejor la definición El Valor Ganado para un proyecto nos define : “ Cuantas horas se han
ganado del plan hasta la fecha de estado o corte “.Se puede usar valores previstos o planificados de
costos o horas.
El calculo del valor ganado para una actividad es el resultado de multiplicar el porcentaje de avance
real realizado en una actividad hasta una fecha de estado, por el valor de la línea base en términos de
horas o costos.
Por lo que el Avance real es el resultado de dividir el total del valor ganado y el total de la línea
base,veamos el ejemplo:

Avance Real = Valor Ganado

HH Planificados
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Cálculo del Valor Ganado, El calculo del valor ganado se puede realizar de 02 maneras: primero
exportando los datos del proyecto al excel o creando campos personalizados. Usaremos el primer
método.
Pasos:
1.- Seleccionamos la tabla Trabajo
2.- Agregar la columna de % físico completado
3.- Ingresamos al excel y copiamos los datos exportados
4.- En la hoja de excel dejar sólo las columnas de: “Horas Previstas “ y “ Físico completado”
,también agregue una columna con el nombre de “Valor ganado”,ésta columna tendrá una fórmula
que es la multiplicación de las horas previstas y el % físico completado de cada actividad.
5.- En la columna Resumen de la parte superior de la columna % físico completado, realizar la
operación de División de la sumatoria de los valores ganados entre la sumatoria de las horas
previstas.

En nuestro ejemplo hemos actualizado nuestro proyecto al 11/01/2016 en 03 actividades por lo que se
obtiene la tabla siguiente:
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En nuestro ejemplo hemos realizado nuestra primera actualización en 03 actividades del

proyecto con fecha de corte al final del día 11/01/2016, obteniendo un Avance Real de :
15.11%.
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Para lo sucesivo vamos a crear el campo para calcular el Avance Real (% físico
completado). Para el proyecto de alumbrado de calles se va a crear 3 campos para las :
Horas planificadas(horas previstas) , Valor ganado y Avance real( % físico completado),
por lo tanto es necesario seleccionar en el campo tarea y en tipo seleccionamos Número.
1.- Creación del campo HH PLAN:
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En la siguiente grafica ubicarse en el paréntesis de número y asigne el “campo” de trabajo

previsto y divídalo entre 60 ,para convertirlo en horas, luego haga clic en Aceptar.
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En la siguiente grafica seleccione Resumen y luego Sumar, finalmente clic en Aceptar

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2.- Creación del campo VALOR GANADO: Este campo es igual a la multiplicación del
campo “HH PLAN” por el campo “AVANCE REAL” .
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Project entrega el siguiente mensaje referente al campo le damos clic en Aceptar.

En la siguiente grafica seleccione Resumen, luego Suma (para totalizar la columna) y
posteriormente Aceptar.
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3.- Creación del campo AVANCE REAL: Este campo resulta de dividir el campo
personalizado VALOR GANADO entre las HH PLAN. Seleccione cambiar nombre en el
numero 3 y edite AVANCE REAL(numero 3).
Posteriormente seleccione el campo VALOR GANADO y divídalo entre el total de Horas
previstas(dato del cronograma) y multiplíquelos por 100 y clic en Aceptar.
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Project entrega el siguiente mensaje referente al campo que se ha creado, luego

seleccione Aceptar en esta vista.
Luego seleccione Resumen y Suma para indicar que se desea sumar en la columna de
AVANCE REAL según las graficas:
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Visualizando los campos personalizados tendríamos : Seleccione una tabla, por

ejemplo la Tabla de seguimiento y luego ingrese las columnas HH PLAN, VALOR GANADO
y AVANCE REAL ,recientemente creadas.

En la grafica anterior se evidencia un avance de 15.11% similar al calculado en el excel a la

fecha de estado del 11/01/2016(líneas arriba).
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INDICE DE GESTION DE PROYECTOS:

o Costo Presupuestado del Trabajo Programado (CPTP): Denominado también PV ( Valor

planificado) . Es el Presupuesto autorizado asignado al trabajo programado.
o Costo Presupuestado del Trabajo Realizado (CPTR) : Denominado también EV ( valor
ganado).Es una medida del trabajo realizado. El EV se utiliza para calcular el porcentaje de la
terminación de un proyecto.
o Costo Real del Trabajo Realizado (CRTR) :Denominado también AC (costo real). Es el
costo incurrido real realizado para efectuar una actividad durante un periodo de tiempo
especifico.
o Índice de Rendimiento de Programación ( IRP): También conocido como SPI ,mide la
eficiencia con que el equipo del proyecto está utilizando su tiempo. El IRP es igual al cociente
de EV entre PV. Ecuación : IRP = CPTR/CPTP = EV/PV
o Índice de Rendimiento de Costos ( IRC):También conocido como CPI, es una medida de la
rentabilidad de los recursos presupuestados ,expresados como una porción del valor
obtenido con el costo real. Ecuación : IRC = CPTR/CRTR = EV/AC
o Variación de la programación (VP): También conocido como SV. Es la cantidad en que el
proyecto esta delante o por detrás de la fecha de entrega prevista.
o Variación de los Costos (VC):También conocido como CV. Es la cantidad de déficit
presupuestario o superávit en un punto dado en el tiempo.
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Estos índices podrán ser interpretados de la forma siguiente:

Nombre Fórmula Interpretación Observación

Progresamos al …% de lo IRP mayor a 1 , estoy adelantado en la obra.
IRP CPTR/CPTP
planeado IRP menor a 1 , estoy atrasado en la obra.
(-) detrás de lo planeado
VP CPTR-CPTP
(+) delante de lo planeado
Estamos logrando tantos S/. ….por IRC mayor a 1 , estoy gastando menos de lo presupuestado.
IRC CPTR/CRTR
cada S/ 1 gastado IRC menor a 1 , estoy gastando más de lo presupuestado.
(-) estamos sobre el presupuesto
VC CPTR-CRTR
(+) estamos bajo el presupuesto
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Estimado del Costo a la Completación del Proyecto (CEF) : A medida que se va ejecutando
el proyecto van generándose gastos como también se efectúa pronósticos de costos referentes
a actividades en progreso o que aún no han iniciado,con lo cual se puede tener un estimado del
costo a la completación del proyecto. Project lo denomina a este estimado como CEF.
Variación de los costos al término del proyecto(VAF) : Es la diferencia entre el costo previsto
y costo estimado a la completación del proyecto CEF; tal como se muestra en a grafica.
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CIERRE DEL PROYECTO: El proceso de cierre está formado por aquellos procesos que concluyen
todas las actividades del proyecto.Este proceso,una vez completado,verifica que los procesos
definitivos del proyecto estén completados y formaliza su culminación ante clientes ,usuarios
directos e indirectos.
Entregables Importantes:

▪ Gráfico de cierre del informe final : Que consiste en el diagrama de Gantt en la que se
muestran las actividades Planificadas y Reales, tal como se desarrollaron en el proceso de
ejecución hasta su término.

▪ Histograma de recursos totales : en el que se muestra los recursos de mano de obra directa.:

- Trabajo Previsto : Trabajo previsto línea base ( Horas planificadas)

- Trabajo : Trabajo total ( Horas reales usadas en el desarrollo del proyecto)

▪ Costos totales planificados y reales :

- Costo línea base : Costo total planificado

- Costo : Costo total realizado en el proyecto
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Fin de Presentación

Ing. Moisés Vivanco Torres

mvivanco122@gmail.com
Cel: 997642478 (Whatssap)