Llego la hora de hablar de organización este tema al igual que las

demás funciones es muy importante para un adecuado

funcionamiento de la empresa.

Para organizar correctamente una empresa los gerentes deben

apoyarse y desarrollar cuatro pasos trascendentales que son:

 LA DIVISIÓN DEL TRABAJO

 LA DEPARTAMENTALIZACIÓN
 LA JERARQUÍA
 Y LA COORDINACIÓN DE LAS ACTIVIDADES

A continuación, se describe de que se trata cada una de estas

actividades

DIVISION DEL TRABAJO

La división (o especialización) del trabajo es la separación de una

actividad compleja en componentes, con el objetivo que las personas
sean responsables de un conjunto limitado de actividades y no de la
actividad como un todo.

Como ninguna persona es física ni psicológicamente capaz de

desempeñar todas las operaciones que componen a la mayoría de las
complejas actividades, la división del trabajo crea actividades
simplificadas que pueden aprenderse y completarse con relativa
rapidez. Además, genera una gama de trabajos permitiendo a la gente
escoger o ser asignada a posiciones que concuerden con sus talentos
e interés.
La división organizacional puede tener la desventaja que el individuo
se aburra si la actividad se vuelve repetitiva y personalmente
insatisfactoria. Sin embargo, existen técnicas de expansión del trabajo
que pueden neutralizar esta situación.

La división del trabajo data desde la historia del hombre mismo, pues
ya en las primeras formas de agrupación se daba la distribución de
tareas en la familia, la tribu, y en los primeros pueblos, así pues, el
hombre ha comprendido que la organización de los grupos se basa
en la división del trabajo. Los grupos de personas que trabajan juntas
en forma participativa y coordinada logran mejores resultados en la
obtención de sus objetivos a esto se le conoce como “sinergia”.

Podemos definir a la división del trabajo como “la separación y

delimitación de las actividades con el fin de realizar una función con
la mayor precisión, eficiencia y con el mínimo esfuerzo, dando lugar
a la especialización en el trabajo”. La representación gráfica de la
división en el trabajo (organigramas) permite visualizar el grado de
especialización de las áreas de la empresa.

Si analizamos la división del trabajo en las empresas, es el resultado

de factores internos y externos, tales como:

 de agrupar las distintas actividades.

 la especialización, la cual fomenta la productividad.
 desarrollo tecnológico.
 factor geográfico, que define tipo de trabajo para zonas en
particular.
 de hacer más eficientes los factores de la producción.
División del trabajo vertical

La división del trabajo vertical, se basa en el establecimiento de líneas

de autoridad y define los niveles que forman la estructura
Organizacional funcional; este tipo de división permite un mayor
flujo de información y establece más claramente las líneas de
autoridad.

División del trabajo horizontal

Este tipo de división se fundamenta en el grado de especialización de

las áreas, puestos y actividades.

En ambos casos es importante y se debe contemplar dos requisitos:

 de trabajo.
 del volumen de trabajo.

Por ahora nos concentraremos en la división vertical del trabajo, que

consiste como ya se dijo anteriormente en el establecimiento de los
diferentes niveles que conforman la estructura organizacional y las
líneas de autoridad respectivas.
Para este propósito se consideran todas las actividades que se
describieron durante el proceso de planificación operativa, cuando
esta se hace completa; en este espacio solo se puso en práctica dos
herramientas de dicha planificación.
Para hacer el ejercicio se enlistan las siguientes actividades que no
surgen de un plan operativo, sino que fueron pensadas de forma no
sistemática.
Ejemplo de división del trabajo
Vamos entonces a suponer que en un restaurante de comida típica
se realizan las siguientes actividades.
 1 Comprar los alimentos
2 Limpiar los alimentos
3 Preparar los alimentos
4 Tomar la orden para venta de alimentos
5 Cobrar los alimentos
6 Planificación
7 Levantar las mesas
8 Dirección de la ops.
9 Limpiar la cocina
10 Lavar los enseres de cocina
11 Decidir el menú
12 Contabilidad
13 Limpiar las mesas
14 Organización
15 Aseo general
16 Control
17 Servir los alimentos al cliente
Es obvio que en un restaurante se hacen muchas más actividades,
pero como ya se dijo se utilizaran solo diez y siete con el propósito
de hacer un corto ejemplo.
Enlistar todas las actividades que se realizaran en la empresa es la
primera actividad sobre división del trabajo que debe realizar todo
gerente para empezar a organizar la institución.
TRABAJO PRACTICO: haga una lista de 50 actividades relacionadas
con su idea de negocios. por hágalo de forma aleatoria.

DEPARTAMENTALIZACION

La departamentalización de la empresa es el medio para coordinar,

organizar y agrupar sus actividades por departamentos específicos,
con el fin de facilitar la consecución de sus objetivos estratégicos. A
continuación, explicamos aspectos básicos de la
departamentalización:

Entre sus principales características, destacan unas ventajas y

desventajas. Vamos a ver qué es lo que define la estructura de la
organización por departamentalización.

 Es el reflejo lógico de la estructura de la empresa.

 Se rige por una especialización ocupacional.
 Facilita en entendimiento del equipo con el fin de encontrar una
eficiencia en sus funciones.
 Esta división por funciones puede ser una barrera para la
cooperación entre las distintas áreas.
 Ayuda a organizar y controlar una estructura jerárquica de la
empresa.
 Es ventajoso para empresas con pocas líneas de productos.
 La especialización muy exagerada puede derivar en la ausencia
de atención en resultados globales.
 Cualquier cambio en la cultura o estrategia de la empresa puede
poner en peligro la organización de la compañía. De modo que
no es flexible, siendo lento su proceso de adaptación.
 La responsabilidad final de los resultados de la organización
recae en un solo órgano. No promueve equipos de trabajo auto-
gestionados.

Diferentes tipos de departamentalización

¿Cómo creamos los departamentos de nuestra empresa? Aquí te
damos algunas ideas para según estos tipos, podamos estructurar
eficazmente la organización.

 Departamentalización por tipo de cliente. Toda función va

dirigida siempre hacia nuestro cliente final. No está mal que
organicemos la empresa por departamentos por los servicios
que ofrecemos a los clientes. De esta manera, enfocaremos
mejor nuestros esfuerzos para satisfacer eficientemente las
necesidades del cliente. Ejemplo: En banca sería departamento
de hipotecas, préstamos para empresas, transacciones, etc.
 Departamentalización por tiempo. Consiste en la duración de
las actividades. Suele combinarse con otros tipos de
clasificaciones. También se considera una división de áreas por
turnos de la jornada laboral.
 Departamentalización por territorio. Las áreas geográficas
suponen también un criterio muy utilizado por las empresas
para clasificar sus departamentos. Dependiendo del sector de
actividad, es muy conveniente usar esta tipología. Si los
productos y servicios se ofrecen en un determinado territorio,
tendrán su propia gerencia para esa área.
 Departamentalización por proyectos. Es práctico si para cada
proyecto hay un equipo diferente. Entendemos que cada
unidad de trabajo tiene unos requisitos específicos definidos
por el cliente. Por eso si tu empresa se dedica a ejecutar
proyectos diferentes, puede ser una buena estructura este tipo
de clasificación.
  Departamentalización por productos o servicios. Lo mismo
ocurre con los productos. Para las distintas líneas de producto
o servicios, siempre y cuando no tengas demasiadas.
 Departamentalización por procesos. Una cosa son los proyectos
y otra muy distintas los procesos. Aquí puedes ver cuáles es la
diferencia entre proyecto y proceso. Si quieres buscar dinámicas
optimizadas y aplicar una mejor continua de tus procesos de
producción, es muy útil este tipo de departamentalización.
 Departamentalización por equipo. Puede estar relacionado con
proyectos o procesos. Se trata de enfocarse para facilitar con
herramientas y tecnologías adecuadas, así como cubrir otro tipo
de necesidades que pueda tener cada equipo de trabajo. El fin
es reducir costes y aprovechar recursos.
 Departamentalización por funciones. Empresas que se
dividen el tipo de actividad que desarrolle cada área. Puede
ser, por ejemplo, mercadotecnia, finanzas, recursos humanos,
operaciones…
 Departamentalización matricial. Combina funciones con
proyectos. En cada proyecto se suelen llevar a cabo las mismas
funciones. De esta manera, los equipos de trabajo de cada
proyecto están formados por personas que desarrollan su
función en distintos proyectos al mismo tiempo. Se optimizan
así recursos y tiempos.

Como se puede observar, existen diferentes tipos de departamentos.

Todos ellos responden a los diversos aspectos que forman las
compañías. Desde según el tipo de producto o servicio que
desarrollen, o el número de empleados que la formen, hasta el estilo
de comunicación entre sus equipos o la estructura organizacional que
defina su jerarquía dentro de la compañía. Todos esto elementos
influyen en la departamentalización de la empresa.

En este espacio de aprendizaje no vamos a enfocar únicamente en la

departamentalización por funciones.
Siguiendo con el ejemplo anterior vamos a hacer la agrupación de
las tareas afines tal como se muestra en el ejemplo siguiente:
Como se puede observar las
+ 1 Comprar los alimentos
actividades están marcadas con
* 2 Limpiar los alimentos diferentes signos.
* 3 Preparar los alimentos
La primera: comprar los alimentos
# 4 Tomar la orden para venta de
alimentos
está marcada con el signo más (+)
- 5 Cobrar los alimentos
El siguiente paso es analizar la
@ 6 Planificación
segunda actividad: limpiar los
# 7 Levantar las mesas alimentos, para ver si es afín con la
@ 8 Dirección de la ops.
primera (es decir si ambas tareas se
* 9 Limpiar la cocina podrían realizar en el mismo puesto
* 10 Lavar los enseres de cocina de trabajo o departamento) como la
* 11 Decidir el menú primera tiene que ver con las finanzas
+ 12 Contabilidad y la segunda es de operaciones,
# 13 Limpiar las mesas entonces se procede a poner un signo
@ 14 Organización diferente a la segunda, en este caso un
> 15 Aseo general asterisco. (*), puesto que no son afines.
@ 16 Control Luego se procede a analizar la tercera
# 17 Servir los alimentos al cliente actividad: preparar los alimentos
para ver si es afin con la primera o la
segunda, en este caso la tercera tarea
es afin con la segunda pues limpiar y preparar los alimentos son
tareas que se deben realizar en un mismo departamento o puesto de
trabajo, por tanto, se marca también con un asterisco (*)
 Al analizar la actividad número cuatro: tomar la orden para la venta
de los alimentos, en este caso se decidio que no es afin con ninguna
de las anteriores, pues no esta tarea no es de finanzas, ni operaciones
es de ventas, razón por la cual se marca con un símbolo diferente en
este caso numeral (#). Y asi sucesivamente se agrupan todas las tareas
afines.
La estructura de una organización dependerá de su tamaño, cuando
esta es pequeña se estructura por puesto de trabajo y cuando es
grande por departamentos, es importante que, aunque sea una micro
empresa donde casi siempre las diferentes actividades son realizadas
por la misma persona, se cree una estructura para que cuando esta
vaya creciendo ya se tenga claro cuáles son los puestos con que esta
va a contar y esto le permita tener un crecimiento ordenado. Muchos
micro empresarios no se preocupan por la parte administrativa del
negocio, solo administran en algunos casos ingresos y egresos, razón
que limita su visión de crecimiento.
Para llevar un micro emprendimiento a una gran empresa hay que
imaginarlo, es decir a que construirlo primero en la mente, una vez
construido en la mente hay que plasmarlo en un documento donde
se pueda ir comparando lo planificado con lo alcanzado, de otra
manera es difícil no perder el horizonte.
Una vez que las tareas se han seleccionado como afines se procede a
hacer grupos separados de acuerdo al signo como se ejemplifica a
continuación:

Entonces si es una pequeña empresa se crea un puesto de trabajo al

cual se puede llamar contador.
Y si es una empresa grade y en algunos casos mediana esto sería un
departamento el cual se podría llamar departamento de finanzas.
¿Cuándo una empresa pequeña, debería cambiar su estructura de
puestos a una estructura por departamentos? Pues cuando esta vaya
creciendo y sean tantas las actividades que no las pueda manejar una
solo persona.
Por ejemplo, si se abre un pequeño restaurante de hamburguesas es
probable que al principio el propietario haga todas las actividades,
pero si desea crecer y abrir una sucursal ya necesitaría contratar
cocineros y alguien que atienda los pedidos, para ambos restaurantes
y dedicarse a la administración de estos, pero si sigue creciendo con
más restaurantes va a necesitar contratar un gerente para cada
restaurante y dedicarse el propietario en este caso a la alta gerencia y
así sucesivamente. De quedarse como operario de uno de los
restaurantes entonces sería necesario que contrate un gerente general
que se haga cargo de la administración de las unidades de negocios
(restaurantes)
En la siguiente imagen se muestran los diferentes grupos de
actividades afines con sus posibles nombres según sean estos
puestos o departamentos de trabajo.
Agrupación e identificación de tareas afines.

Es necesario explicar que los meseros limpiaran las mesas y los

cocineros los alimentos antes de prepararlos, se ha decidido crear un
puesto diferente para el aseo general y que el puesto de cajero solo
realizara las actividades de caja.
Trabajo practico. Haga la departamentalización de acuerdo con las
50 actividades que enlisto anteriormente.
LA JERARQUIA

La jerarquía cuando se individualiza podría definirse como el status o rango que

posee un trabajador dentro de una empresa, así el individuo que desempeña
como gerente goza indudablemente de un respetable status dentro de la misma,
pero la diferencia de este individuo en su cargo también condicionará su mayor
o menor jerarquía dentro de una empresa.

La jerarquía cuando se usa como instrumento para ejecutar la autoridad posee

una mayor formalidad y es conocida como jerarquía estructural de la
organización. Este tipo de jerarquía no solamente depende de las funciones que
debido a ella existen sino también del grado de responsabilidad y autoridad
asignadas a la posición, por ejemplo, independientemente de la eficiencia que
pueda tener un presidente en su desempeño, este cargo posee intrínsecamente
determinadas y complejas funciones, responsabilidades y un alto grado de
autoridad.

Según el criterio de dos autores, se pueden definir cuatro tipos de jerarquías en

las organizaciones:

 La jerarquía dada por el cargo.

 La jerarquía del rango.
 La jerarquía dada por la capacidad.
 La jerarquía dada por la remuneración.

La jerarquía dada por el cargo:

Este tipo de jerarquía es la que constituye los diferentes niveles estructurales de

la organización, se expone por medio de organigramas y se describe en los
manuales de organización. Se encarga de la clasificación de las distintas
posiciones de la estructura de la organización, tomando como base las
actividades laborales y deberes inherentes a un cargo o posición determinada.
Esta modalidad jerárquica favorece la clasificación de personas en grupos,
series y clases, según sea la naturaleza, características, obligaciones,
atribuciones y responsabilidades de los cargos, pero con la condición de que
guarden entre ellas ciertas similitudes.

La jerarquía del rango:

Este tipo de jerarquía no se establece sobre el fundamento de las actividades ni

se liga a labores determinadas. Se basa en las condiciones personales no en las
obligaciones que se tengan, sino en algunos requisitos que hay que llenar. Es
utilizada en las organizaciones militares para establecer los distintos grados por
los que se van a regir.

La jerarquía dada por la capacidad:

Este tipo de jerarquía es limitativa y acorde con cada individuo. Las personas
están previamente clasificadas de acuerdo con sus capacidades,
independientemente de su condición de clase en la sociedad, es decir, el
individuo asciende en la organización de acuerdo a su capacidad.

La jerarquía dada por la remuneración:

Este tipo de jerarquía está determinada por la complejidad del trabajo (a mayor
complejidad mayor salario), la antigüedad en la empresa o porque se es
empleado de confianza y, en gran sumo, por el rendimiento del individuo.

La jerarquía de un empleado en una empresa se basa en el grado de

especialización que posea, pero su alta ubicación dentro de la organización
también depende de la naturaleza del negocio, por ejemplo, en muchas
empresas el gerente de planta es un ejecutivo muy importante,

Su status llega a ser mayor que un gerente de finanzas. En cualquier compañía

fundamentalmente operativa, por ejemplo, la explotación petrolera, un campo
donde generalmente existen dinámicos y poderosos sindicatos, el responsable
por la función de personal es un ejecutivo de alta valía e influencia llegando a
tener el cargo de vicepresidente.
En nuestro caso nos vamos a centrar en crear una estructura por cargo
dado por entendido que la persona que lo asuma tendrá las
capacidades necesarias y recibirá la remuneración adecuada y
ostentará el rango que el puesto le otorgue.
Esta estructura o jerarquía lo que trata es de poner un orden,
establecer una cadena de mando que permita la gestión adecuada de
la organización, para que se mantenga el norte establecido para la
organización.
A continuación, la imagen nuestra la estructura organizacional del
ejemplo anterior para una pequeña empresa la cual será estructurada
por puestos de trabajo.

Como se puede observar los puestos de trabajo son exactamente los

mismos que salieron de la departamentalización a excepción del
ayudante de cocina, para el cual se justifica se creación.
La siguiente imagen muestra una estructura organizacional para una
empresa que se administrará en base a departamentos, como se
observa existe un gerente general que estar a cargo de los gerentes
intermedios encargados de los diferentes departamentos los que a su
vez supervisaran los empleados de los puestos de trabajo. Lo único
que se agrega son los puestos de los gerentes de departamento y en
lugar de un administrador hay un gerente general.

En imagen también se aprecia que solo aparecen tres áreas

funcionales como ser finanzas, mercadeo y operaciones, esto se debe
a que solo se enlistaron 17 actividades para el ejemplo. Pero existen
distintas posibles áreas funcionales:
1 Mercadeo.
2 Finanzas
3 Operaciones
4 Recursos Humanos
5 Investigación y Desarrollo
6 Sistemas de Información, entre otras
Trabajo practico.
Elabore la estructura de su idea de negocios de acuerdo con las
cincuenta actividades que ha enlistado. (una estructura para una
pequeña empresa y otra para una empresa grande) Recuerde que su
estructura (organigrama) debe coincidir con los puestos que surgen
de la departamentalización. Nota se agrega un puesto que no
aparezca en el trabajo de departamentalización, por favor justifíquelo
DESCRIPCION DE LA ESTRUCTURA
Como el tema lo dice se trata de describir cada uno de los puestos,
con sus responsabilidades y relación jerárquica que existe entre estos.
Veamos a continuación un ejemplo de esto:
La empresa contará con la siguiente jerarquía:
Un gerente que será el encargado de planificar, organizar, dirigir y
controlar las actividades del negocio, representar legamente la
empresa y tendrá bajo su supervisión al contador y al cocinero.
El contador que será responsable de las compras de los insumos para
las operaciones diarios y llevará los registros contables para el control
de las finanzas. Además, tendrá bajo su supervisión al mesero, cajero
y aseador@ y se reporta directamente al gerente.
Un cocinero que será responsable de, manipular y preparar los
alimentos, crear el menú que se ofrecerá a diario y mantener limpia
la cocina, tendrá bajo su supervisión al ayudante de cocina y se
reporta directamente al gerente.
Los meseros serán responsables de tomar la orden del cliente, servir
los alimentos, levantar y asear las mesas, se reportan directamente al
contador.
El cajero será responsable de cobrar y extender la factura al cliente
por su compra y se reporta directamente al contador.
El aseador es responsable de mantener el aseo general de todo el local
a excepción de las mesas para los comensales que deben asear los
meseros, se reporta directamente al contador.
Trabajo práctico.
Haga la descripción de la estructura que realizó para su idea de
negocios.
Realizar el trabajo anterior nos proporciona toda la información
necesaria para hacer el análisis de puestos que posteriormente nos
permita hacer una integración de personal adecuada, pues una
función de la administración de recursos humanos es asegurar que
los empleados competentes están identificados y seleccionados y
para eso es indispensable conocer las actividades que van a realizar
y de acuerdo a ese perfil profesional definir el perfil psicológico de
candidato.
A continuación, un ejemplo básico y muy sencillo de como
estructurar un puesto de trabajo que llamaremos:
Análisis de puestos. Este consta de los siguientes apartados:
Descripción del puesto, es una declaración escrita de lo que el
responsable del puesto hace, como lo hace y porque lo hace,
especificaciones del puesto que consiste en una declaración escrita
de las calificaciones mínimas que una persona debe poseer para
desempeñar con éxito un determinado trabajo y las
responsabilidades del puesto, Una declaración escrita de las
funciones que debe realizar el empleado para desempeñar con éxito
su trabajo.
Descripción del puesto.
- Nombre del puesto: Administrador
- Código del puesto: 001
- Resumen del puesto: se encarga de realizar las funciones
administrativas y representación legal de la empresa.
- Relaciones del puesto: Reporta a la junta directiva y supervisa
directamente al contador y cocinero
Especificaciones del puesto
Especificaciones técnicas
- Lic. en Administración de empresas
- Experiencia 2 años en puestos similares
- Con conocimientos en los programas básicos de office
Especificaciones psicológicas
- Habilidad para comunicarse y trabajar en equipo
- Actitud positiva
- Equilibrio emocional
- Edad entre 25 y 40 años
Responsabilidades del puesto
 - Planificar
- Organizar
- Dirigir
- Y controlar las actividades de la organización.
Esto le podrá parecer repetitivo, pero la razón es que se debe hacer
así porque todo este documento conforma el manual de puestos de
la empresa, y cuando se contrata un nuevo empleado no se le puede
entregar el manual completo, sino que extrae la parte que a él le
corresponde únicamente.
Trabajo practico.
Haga la descripción de cada uno de los puestos de su idea de
negocios.

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