PUCP-PMBOK

PLAN DE GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES 12.1.3.1

HOJA 1
Componente Descripción
Grupo JPES
Título del Proyecto Implementación y Automatización de Procesos en una Entidad del Estado.
Juan Fernández
Jefe de Proyectos
Gerente del Proyecto
Empresa Consultora MM
Responde al Gerente de Proyectos de la empresa
PROCESO ENTRADAS HERRAMIENTAS SALIDAS
PLANIFICAR - Plan de Dirección - Análisis hacer vs - Plan de
del Proyecto comprar (Ver más adquisiciones
- Requerimientos de adelante) - Decisiones de
Recursos -Tipos de Contrato: se hacer o comprar
trabajará de acuerdo a (ver más adelante)
qué tan detallado sea el - Documentos de la
enunciado del trabajo. adquisición:
- Juicio de Expertos: Invitación a
principalmente del área licitación - IFB) y
de adquisiciones Solicitud de
cotización - RFQ
(ver más adelante).
- Criterios de
selección (ver más
adelante)
- Solicitudes de
cambio
EFECTUAR - Lista de - Conferencia de - Lista de
proveedores oferentes vendedores
(documento del área - Estimaciones seleccionados
Acciones para de adquisiciones) independientes - Contratos
- Propuestas de los (referentes del área de - Actualización del
gestionar las proveedores adquisiciones) Calendario de
adquisiciones Activos: Flujograma - Negociación Recursos
del proceso de - Solicitudes de
adquisiciones (ver cambio
Anexo)
- Documentos de la
adquisición
- Criterios de
selección
ADMINISTRAR - Documentos de - Revisiones del - Documentación de
adquisición desempeño la adquisición
- Contrato - Inspecciones y - Actualizaciones de
- Informes / pruebas en el caso del los activos de los
Información de hardware procesos de la
desempeño organización y del
- Solicitudes de Plan de Dirección
cambio aprobadas del Proyecto
- Plan de - Solicitudes de
adquisiciones cambios
CERRAR - Documentos de la - Auditoría de la - Adquisiciones
adquisición adquisición cerradas
- Plan de Dirección Actualización de
del Proyecto activos

1.- Para la adquisición e instalación del hardware y software: se empleará un contrato de costo fijo debido a
que el trabajo se conoce a profundidad.
Tipos de Contratos a 2.- Para la capacitación: se empleará un contrato de costo fijo por los mismos motivos
utilizar En ambos casos este tipo de contrato da ventaja al comprador.
 1.- Para la adquisición e instalación del hardware y software: se ha estimado para el hardware US$400,000
y para la instalación de cada ambiente US$ 2000. Considerando que son 3 ambientes y que se
Estimaciones instalará uno por mes, es un total de US$6,000.
independientes .
2.- Para la capacitación: se ha estimado US$1,800 considerando 4 horas diarias, 3 veces a la semana,
durante 3 semanas

Responsables de
estimaciones El área de adquisiciones
independientes
Documentos de
adquisiciones Invitación a licitación – IFB (Ver Anexo)
estandarizados

Gestión de múltiples
No aplica. Será un solo proveedor por adquisición.
proveedores

Coordinación de
adquisiciones con
Ver flujograma.
otras áreas del
proyecto

Las restricciones y/o supuestos que han sido identificados y que pueden afectar las adquisiciones del
proyecto son las siguientes:
Restricciones y
- Cotización del dólar entre 2.6 y 2.8 soles.
asunciones
- Se asume que la probabilidad de modificación del cronograma de servicio es mínima, pues esto conlleva a
renegociar el contrato durante el desarrollo del servicio con todos los proveedores.

Decisiones de
fabricación propia o Ver más adelante.
compra
Los hitos del proyecto relacionados a las adquisiciones son:
Hitos - Ambientes de Prueba y Producción habilitados
- Capacitación técnica finalizada.
EDT del Contrato Ver Anexo.
Vendedores pre-
calificados 10 Ver Anexo Matriz de Adquisiciones
Métricas 11 Ver criterio de evaluación de proveedores
 PUCP-PMBOK
ENUNCIADO DEL TRABAJO DEL CONTRATO (SOW) 12.1.3.2
HOJA 1
 Componente Descripción
Grupo JPES
Título del Proyecto 12 Implementación y Automatización de Procesos en una Entidad del Estado.
Componente de la EDT13 Infraestructura
a contratar
Especificaciones de Componente que consiste en la habilitación de HARDWARE para las fases de desarrollo, pruebas y puesta
entregable(s) en marcha del software a implementarse.
14 Los siguientes ambientes serán implementados:
1. Ambiente de Desarrollo: AIX 5.3, 4Gb de RAM, 100Gb de espacio en disco, 20kptmc. Un
servidor con esas características
Alcance del Trabajo 2. Ambiente de Pruebas: AIX 5.3, 8Gb de RAM, 100Gb de espacio en disco, 30kptmc. Dos
servidores con esas características
3. Ambiente de Producción: AIX 5.3, 12Gb de RAM, 100Gb de espacio en disco, 40kptmc. Dos
servidores con esas características
15
Exclusiones 16 No aplica

Criterios de
Servidores instalados en los CPD's de la Entidad del Estado, Validado y Aceptado por el Líder de Sistemas
aceptación de
según las especificaciones mencionadas líneas arriba (especificaciones de entregables).
entregables
Duración Estimada 3 meses
Políticas de
El proveedor deberá mantener en confidencialidad los detalles de la compra: tipo de hardware,
Confidencialidad y
especificaciones, precios, cliente final y la finalidad de la compra.
Responsabilidades
Civiles
17
Plan de Trabajo 18 Ver Matriz de Adquisiciones

- Aumento considerable del valor del dólar

Riesgos - Retraso en la adquisición y/o instalación de los equipos
- Falta de disponibilidad de los recursos que hagan posible la instalación
Participación del - Brindar las facilidades y locaciones necesarias para la instalación del hardware
Cliente 19
Forma de Pago 20 Letra de crédito a 90 días
21 – IFB
22 – Formato de criterio de evaluación del proveedor
Anexos 23 – Flujograma
24 – EDT de la adquisición
25 – Matriz de adquisiciones
Componente de la EDT
26 Capacitación Técnica
a contratar
Especificaciones de El personal técnico deberán ser capacitado para futuras implementaciones de procesos.
entregable(s) 27
28 Los siguientes cargos en la empresa del cliente serán capacitados:
1. Operador
2. Analista funcional
Alcance del Trabajo 3. Desarrollador

Para el detalle del alcance del trabajo ver Anexo Syllabus de los programas de capacitación

29
Exclusiones 30 No aplica

- Encuesta de opinión sobre la capacitación con un grado de aceptación de 70% o más

Criterios de
- Al término de la capacitación IN-SITU, se entregará un informe sobre el rendimiento del personal
aceptación de
capacitado.
entregables
- Lista de asistencia con un máximo de faltas del 20%

Duración Estimada 3 semanas

Políticas de
Los materiales didácticos proporcionados por el proveedor no deberán ser copiados para otro uso que no
Confidencialidad y
sea el de la capacitación.
Responsabilidades
Civiles
 31
Plan de Trabajo 32 Ver Matriz de Adquisiciones

- Aumento considerable del valor del dólar

Riesgos
- Falta de disponibilidad de los recursos que hagan posible la capacitación
Participación del - Brindar las facilidades y locaciones necesarias para la capacitación
Cliente 33
Forma de Pago 34 Letra de crédito a 30 días
35 – IFB
36 – Formato de criterio de evaluación del proveedor
37 – Flujograma
Anexos
38 – EDT de la adquisición
39 – Matriz de adquisiciones
40 – Syllabus

PUCP-PMBOK
DECISIONES DE FABRICACIÓN DIRECTA O COMPRA 12.1.3.3
HOJA 1

Código Producto Decisión Criterios Riesgos asociados Aprobado por:

EDT Evaluado Tomada Considerados en la
evaluación
3.4 Arquitectura de Adquirir - Experiencia del proveedor - Aumento considerable del valor del - Gerente de Proyecto
Solución dólar
- Retraso en la adquisición y/o
instalación de los equipos
- Falta de disponibilidad de los
recursos que hagan posible la
instalación
4 Construcción Hacer - Elevados costos de - Curva de aprendizaje larga - Gerente de Proyecto
tercerizar - Experiencia ganada
- Permite ganar experiencia
8.2 Capacitación técnica Adquirir - Experiencia del proveedor - Aumento considerable del valor del - Gerente de Proyecto
dólar
- Falta de disponibilidad de los
recursos que hagan posible la
capacitación

SOLICITUD DE PROPUESTA (RFP) PUCP-PMBOK

12.1.3.4
 HOJA 1
Componente Descripción
Grupo JPES
Título del Proyecto 41 Implementación y Automatización de Procesos en una Entidad del Estado.
Habilitación de hardware para las fases de desarrollo, pruebas y puesta en marcha del software a
implementarse.
42 Los siguientes ambientes serán implementados:
Descripción del
1. Ambiente de Desarrollo: AIX 5.3, 4Gb de RAM, 100Gb de espacio en disco, 20kptmc. Un
Trabajo solicitado
servidor con esas características
(a ser llenado por el
2. Ambiente de Pruebas: AIX 5.3, 8Gb de RAM, 100Gb de espacio en disco, 30kptmc. Dos
cliente)
servidores con esas características
3. Ambiente de Producción: AIX 5.3, 12Gb de RAM, 100Gb de espacio en disco, 40kptmc. Dos
servidores con esas características
La empresa MM es una empresa dedicada a la consultoría y desarrollo de software. Para el presente
proyecto las personas de contacto serán:
A nivel técnico: Juan Fernandez - Jefe de Proyectos
Información A nivel económico: Julio Cortéz –Gerente del área de adquisiciones
administrativa
(a ser llenado por el Compromiso de los proveedores: cumplir los objetivos del trabajo en el tiempo estipulado.
cliente)
Criterio para la selección de proveedores: ver formato de criterio más abajo

Fecha límite para la recepción de propuesta: dd/mm/yy

43 <Descripción de los requerimientos, metas y objetivos, factores críticos de éxito, metodología de
Requerimientos a
trabajo y estándares, plan y cronograma de trabajo, condiciones físicas requeridas para el desarrollo del
cumplir
trabajo, necesidades del personal y su calificación, roles y responsabilidades, control de cambios al
(a ser llenado por el
producto, procedimiento de entrega del producto, soporte y mantenimiento, capacitación y
proveedor)
documentación>
Referencias y
Calificaciones del
44 <Cartera de clientes, cuota de mercado, calificaciones del proveedor, prácticas y procedimientos
Proveedor
gerenciales>
(a ser llenado por el
proveedor)
Información
Complementaria del 45 <Esta sección se reserva a los proveedores para que entreguen información, que aunque no es requerida,
proveedor consideren importante o necesaria>
(a ser llenado por el
proveedor)
Costos y condiciones
de pago
46 <Detallar la propuesta económica y condiciones de pago>
(a ser llenado por el
proveedor)
Contratos, licencias,
47 <Acuerdo de compra, contrato de mantenimiento, periodo de garantía, bonos por alto rendimiento,
acuerdos y garantías
acuerdos de confidencialidad, garantías…etc.>
(a ser llenado por el
proveedor)
 PUCP-PMBOK
CRITERIOS DE EVALUACIÓN DE PROVEEDORES 12.1.3.5
HOJA 1

Costos
Proveedor 1 Proveedor 2 Proveedor 3 Proveedor 4
Ítem Observacion Costo Puntaje Costo Puntaje Costo Puntaje Costo Puntaje
1 Costo del producto

2 Costo de
implementación
3 Mantenimiento
4 Soporte/Asesoría
5 Capacitación-
Usuarios
6 Pagos
7 Garantía

0 0 0 0
Nota: Para calcular el costo final (costo del ciclo de vida) se utiliza un VAN proyectado a 5 años

Prestigio de la Empresa

Prestigio de la Empresa

Proveedor 1 Proveedor 2 Proveedor 3 Proveedor 4

Peso
Funcion Calificación Puntaje Calificación Puntaje Calificación puntaje Calificación Puntaje
1 Prestigio de la Empresa
30 0 0 0 0
2 Cuota de Mercado (a
30 0 0 0 0
nivel Mundial)
3 Cartera de Clientes
40 0 0 0 0
(Perú y Extranjero)

100 0.00% 0.00% 0.00% 0.00%