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    Grupo - 9 Primera Entrega Del Proyecto

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    Grupo_9 Primera Entrega Del Proyecto

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    1

    PRIMERA ENTREGA DEL PROYECTO: EL SISTEMA DE CONTROL DE


    CAMBIOS

    KAROLL VANESSA QUIROGA MORENO

    JAVIER ANTONIO RODRIGUEZ SAAVEDRA

    RICHARD ALEXANDER SANTACRUZ WALLES

    UNIVERSIDAD PILOTO DE COLOMBIA

    FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES Y EMPRESARIALES

    ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS

    BOGOTA D.C.SEGUNDO SEMESTRE - 2021


    2

    Tabla de contenido

    Presentación 3

    a. Control del documento 3

    a.1 Historial de revisión 3

    a.2 Información del proyecto 3

    1 Plan de Gestión de Cambios 4

    1.1 Comité de Control de Cambios - CCB 4

    1.2 Descripción del proceso y diagrama de flujo del control de cambios 5

    2 Referencias 8

    Anexos 9

    Anexo A Formato de solicitud de cambio 9

    Figuras

    Figura 1 Diagrama de flujo.....................................................................................7

    Tablas

    Tabla 1 Comité de Control de Cambios - CCB........................................................4


    3

    Presentación

    Realizar el Control Integrado de Cambios es el proceso de revisar todas las


    solicitudes de cambio; aprobar y gestionar cambios a entregables, documentos del
    proyecto y al plan para la dirección del proyecto; y comunicar las decisiones. Este
    proceso revisa todas las solicitudes de cambio a documentos del proyecto, entregables
    o plan para la dirección del proyecto y determina la resolución de las solicitudes de
    cambio. El beneficio clave de este proceso es que permite que los cambios
    documentados dentro del proyecto sean considerados de una manera integrada y
    simultáneamente aborda el riesgo general del proyecto, el cual a menudo surge de
    cambios realizados sin tener en cuenta los objetivos o planes generales del proyecto.
    Este proceso se lleva a cabo a lo largo de todo el proyecto. (PMI, 2017).

    En vista del concepto anterior el presente documento desarrolla el sistema de


    control de cambio para el proyecto denominado DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN
    SISTEMAS DE MANEJO USO EFICIENTE AGUA POTABLE Y RESIDUAL, el cual está
    ubicada área rural del Municipio de La Calera.

    a. Control del documento

    a.1 Historial de revisión

    Versión Autor Descripción Fecha


    1 Grupo de trabajo Creación del documento 25/07/2021

    a.2 Información del proyecto

    Empresa/organización TORORTIZ S.A.S


    DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN SISTEMAS DE MANEJO USO
    Proyecto
    EFICIENTE AGUA POTABLE Y RESIDUAL
    Fecha de preparación del
    24/06/2021
    documento
    Patrocinador (Sponsor) José Alberto Zapata Morales
    Directora del proyecto Karoll Vanessa Quiroga Moreno
    4

    1 Plan de Gestión de Cambios

    Realizar el Control Integrado de Cambios es el proceso de revisar todas las


    solicitudes de cambio; aprobar y gestionar cambios a entregables, documentos del
    proyecto y al plan para la dirección del proyecto; y comunicar las decisiones (PMI,
    2017), por tal razón el plan de gestión de cambios del proyecto tiene como objetivo
    definir la ruta y el procedimiento de gestión de las solicitudes de cambio que se
    presente ante el director del proyecto por parte de los interesados.

    1.1 Comité de Control de Cambios - CCB

    El comité de control de cambios – CCB se define como el grupo que es constituido


    formalmente que es el responsable de revisar, evaluar, aprobar, retrasar o rechazar las
    solicitudes de cambios al proyecto y finalmente comunicar las decisiones que se tomen
    con respecto a cada una de estas, como es de conocimiento general, el Plan de gestión
    de cambios es transversal al desarrollo del proyecto por lo que este grupo estará en
    funcionamiento el mismo plazo previsto para la ejecución de este.

    Teniendo en cuenta lo anterior, a continuación se describen la composición del


    CCB, sus miembros, roles y responsabilidades y su grado de autoridad sobre la toma
    de las decisiones:

    Tabla 1 Comité de Control de Cambios - CCB

    Nivel de
    ID Nombre Rol Responsabilidad
    Autoridad
    Tomar la decisión definitiva
    sobre solicitudes de cambio cuya
    José Alberto discusión quede empatada
    1 Sponsor Alta
    Zapata Morales dentro del comité.
    Firma del acta de respuesta a
    solicitud de cambio.
    2 Karoll Quiroga Directora del Desarrollar el informe donde se Alta
    proyecto analice de manera preliminar los
    costos, riesgo, variación de
    cronograma y alcance, de los
    cambios solicitados.
    Revisar la documentación del
    proyecto e identificar cual de
    estos se modificaría con el
    5

    Nivel de
    ID Nombre Rol Responsabilidad
    Autoridad
    cambio solicitado o por el
    contrario conceptuar por qué no
    se ajustaría.
    Convocar las reuniones del
    comité de control de cambios.
    Firma del acta de respuesta a
    solicitud de cambio.
    Comunicar a los interesados el
    concepto de la solicitud de
    cambio.
    Garantizar el cumplimiento del
    Líder de proceso implementado para el
    3 Javier Rodríguez Media
    calidad control de cambios.
    Asistir a las reuniones del CCB.
    Recoger, organizar, formalizar y
    archivar las solicitudes de
    cambio de los interesados.
    Líder de
    4 Richard Santacruz Redacción preliminar del acta de Media
    proyectos
    respuesta a la solicitud de
    cambio.
    Asistir a las reuniones del CCB.
    Garantizar que el cambio
    solicitado cumpla con la
    Coordinador
    5 Pilar Zafra normatividad vigente en Baja
    a de diseños
    referencia a los diseños.
    Asistir a las reuniones del CCB.
    Garantizar que el cambio
    solicitado cumpla con los
    Coordinador
    procesos constructivos, en caso
    6 Daniel Salinas de Baja
    contrario conceptuar los cambios
    construcción
    ocasionado en este.
    Asistir a las reuniones del CCB.
    Fuente: elaboración propia

    1.2 Descripción del proceso y diagrama de flujo del control de cambios

    Para que el proceso de control integrado de cambio del proyecto se cumpla el


    interesado debe seguir el siguiente proceso:

    Al momento de que se emita la solicitud de cambio el Líder de proyectos deberá


    entrevistar al interesado y levantar la información detallada sobre lo que se desea, en
    especial de los motivos que lo llevó a dicha solicitud, así mismo se encargará de
    formalizar la iniciativa de cambio y presentársela a la Directora del proyecto.
    6

    La Directora de proyectos realizará un análisis de la solicitud, en especial de los


    motivos de esta, redactará el informe preliminar de análisis de impactos de costos,
    riesgo, variación de cronograma y alcance producto que la solicitud pueda generar
    sobre el desarrollo del proyecto, el cual tendrá que dar a conocer al Comité de Control
    de Cambios- CCB en una reunión que deberá convocar 2 días después de haber
    recibido la solicitud.

    El CCB deberá evaluar los impactos calculados por la directora de proyectos,


    definir el tipo de solicitud a la que se enfrentan (Acción correctiva, Acción preventiva o
    Reparación de defectos) y tomar una decisión al respecto, es decir, si se aprueba,
    rechaza o difiere total o parcialmente.

    Para los casos en que no se pueda llegar a un acuerdo la decisión recaerá sobre el
    Sponsor, el cual comunicará su decisión a la Directora del proyecto y esta a su vez a
    los demás miembros.

    Al conocer la decisión el líder de proyectos deberá redactar un acta en la cual se


    defina el cambio a realizar y los documentos del proyecto que deberán ser actualizados,
    la cual deberá ir firmada por la directora y el sponsor, una vez se cuente con el acta
    firmada el líder de calidad deberá garantizar que el proceso de control integrado de
    cambio se cumplió correctamente y dar su visto bueno para que este sea comunicado a
    los interesados, para lo cual se deberán usar los canales de comunicación previstos
    para cada uno de ellos o en su defecto una circular.

    Una vez comunicado el cambio el equipo de trabajo deberá ejecutar la nueva


    versión del plan del proyecto y reportar al CCB el estado de las acciones y resultados
    producto del cambio, el cual deberá ser aprobado por la directora y el líder de calidad.

    El líder de proyectos estará encargado de actualizar los documentos, registros y


    archivos a lo que haya lugar .

    La directora se encargará de generar las lecciones aprendidas y actualizar el


    estado de la solicitud de cambio en el listado de control de solicitudes de cambio del
    proyecto.
    7

    En la siguiente figura se muestra el diagrama de flujo del proceso de que deberá


    cumplir la solicitud de cambio al interior del proyecto.

    Figura 1 Diagrama de flujo

    Fuente: elaboración propia


    El formato que deberá diligenciarse para la solicitud de cambio se muestra en el
    Anexo A.
    8

    2 Referencias

    Lledó P. (2017). Administración de proyectos. El ABC para un Director de


    Proyectos exitoso (6a. ed.). USA: Pablo Lledó Project Management.

    Project Management Institute PMI (2017). La guía de los fundamentos para la


    dirección de proyectos (Guía del PMBOK) (6a. ed.). Project Management Institute, Inc.,
    editor.

    PMOinfromatica. (2018). Plantilla de solicitud de cambios en proyectos.


    Recuperado de http://www.pmoinformatica.com/2015/05/solicitud-de-cambios-en-
    proyectos.html
    9

    Anexos
    Anexo A Formato de solicitud de cambio
    10

    Fuente: elaboración propia basado en Plantilla de solicitud de cambios en proyectos, PMO


    infromatica.com

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