SECRETARIADO ADMINISTRATIVO

Centro de Capacitación Laboral Balcarce

Secretariado
administrativo
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 C E N T R O D E C A PA C I TA C I O N L A B O R A L B A L C A R C E

Curso De Secretariado Administrativo

ã CENTRO DE CAPACITACION LABORAL BALCARCE

BALCARCE 518-CENTRO-SAN SALVADOR DE JUJUY
Teléfono (0388) 4223856
Programa. Índice de Contenidos:
Presentación I Ordenamiento de los datos 2

Diferencia entre dato e información 3

UNIDAD 1 Modos de presentar la información 4

El Mercado de Trabajo 1 Comunicación: concepto 5

Trabajo. Definición. Análisis 2 La comunicación como proceso 5

Como acceder al mercado laboral 2 Elementos de la comunicación 6

El curriculum vitae 2 Funciones del Lenguaje 6

La carta de solicitud de empleo 3 Variedades del lenguaje 7

Solicitud de empleo 3 Dificultades de la comunicación 8

La entrevista personal Como mejorar la comunicación 9

Sistemas informativos 10

UNIDAD 2

El rol de la Secretaria 1 UNID AD 5

¿Qué es el secretariado? 1 Nociones básicas de ortografía 1

Funciones básicas de la Secretaria Acentuación 1

Cualidades Humanas de la Secretaria 2 Uso de las mayúsculas 2

Cuidados del aspecto personal 3 Signos de puntuación 2

Relaciones sociales 3 Uso de las letras 3

Sicología del trabajo 3 Abreviaturas 3

Análisis del trabajo de grupo 4 Sinónimos, antónimos, parónimos,

Integración, Motivación, Relaciones homónimos. 3

interpersonales 5

UNID AD 6

UNIDAD 3 Canales de comunicación 4

Organización del Trabajo 1 Comunicación oral y escrita 5

Organización de la jornada laboral 1 Redacción administrativa. Puntos

Coordinación del trabajo personal y de introductorios 4

equipo 1

Organización de las comunicaciones de

UNID AD 7
registro interno
Correspondencia comercial 4
Organización diaria de la
¿Qué son los textos administrativos? 5
correspondencia 4
Redacción comercial 4
El rol de la secretaria en la organización
Carta comercial 5
de convenciones y reuniones 3
Solicitud. Acta. Nota 6
Viajes de negocio y ausencia del jefe 4
Circular. Memorándum. Informe 7

Carta cobranza. Carta recomendación 8

UNIDAD 4
Renuncia. Apertura de cuenta. Carta de
Información. Concepto 1
crédito. 9
Características de la Información
Expediente 10
Búsqueda de la información 1

Fuentes de Información 1
UNID AD 8
Concepto de Dato. Formas de Datos 1
Documentos comerciales 11
Obtención de datos
Concepto. Importancia 12
Solicitud. Acta. Nota 13 Sistema de clasificación. Clasificación

Cunicular. Memorando. Informe 14 horizontal. Clasificación Vertical 41

Carta cobranza. Carta recomendación 15 Fichas y ficheros 42

Renuncia. Apertura de cuenta. 16

Carta de crédito 17 UNID AD 1 2

Expediente 18 Relaciones Públicas 43

Relaciones humanas y relaciones

UNIDAD 9 públicas. Concepto 44

Documentos comerciales. Concepto. 20 Funciones 45

Partes de un comprobante 21 Relaciones con los medios de

Orden de compra 22 comunicación 46

Remito 23 Relaciones públicas como ciencia 47

Factura. Modelos 24 Breve reseña histórica 48

Ticket. Nota de débito. Nota de crédito 25 Tendencias Actuales 49

Recibo. Recibo X 26 Público. Target group 50

Resumen de cuenta. Pagaré 27 Objetivos de las relaciones públicas 51

Cheque. Clases 28 Imagen. Componentes. Clasificación.

Tarjetas plásticas. Débito automático. Formación de una imagen 52

Otras formas de pago 30 Relaciones públicas internas 53

Grupos en la empresa 54

UNIDAD 1 0 Las relaciones publicas y el desarrollo

Libros de comercio 31 económico 55

Libros obligatorios 32 Finalidad económica y humana de las

Libro diario. Concepto. Exigencias relacione publicas 56

legales. Prohibiciones. Ventajas legales Beneficios que aportan a la organización

33 57

Asientos simples. Asientos compuestos Relaciones publicas internacionales 58

34 Marketing directo 59

Libro mayor. Concepto. Mayor tradicional Promoción en medios de comunicación

y mayor americano 35 60

Libro de inventarios y balances. La ética, la base de la relaciones 61

Concepto. Finalidad 36

UNID AD 1 3

UNIDAD 1 1 Ceremonial y protocolo 62

Archivo. 37 Ceremonial empresarial para la

Sistema de clasificación. Alfabético, negociación 63

numérico, temático, nomenclador, otros Infraestructura 64

38 Detalles para la organización de eventos

Las fichas y su utilización 39 65

Clasificación y archivo de las cartas Las mesas y su adecuación 66

recibidas 40 Vestimenta y etiqueta 67

Protocolo de la empresa 68
 Cortesía y etiqueta 69

Comunicación oral y escrita: protocolo

del teléfono y del e mail 70

Cortesía en el ámbito empresarial 71

Visitas a la empresa 72

Planificación y organización 73

Visitas de mayor jerarquía 74

Funciones de trabajo 75

Presentación de personas 76
 1
Unidad

EL MERCADO DE TRABAJO 1

Se denomi na usual ment e m ercado de trabaj o al me rcado en donde conf l uyen l a

demanda y l a of ert a de t rabaj o . El mercado de t rabaj o ti en e parti cul ari dades que l o
di f eren ci an de ot ro t i po de me rcados (f i nanci ero, i nmobil i ari o, de comodi t i es, et c.)
ya que se rel aci ona con l a l i bert ad de l os trabaj adores y l a nec esi dad de garant i zar
l a mi sma. En es e sent i do, el mercado de trabaj o suel e est ar inf l ui do y regul ado por
el Est ado a t ravés del dere cho l aboral y por una modal i dad espe ci al de cont rat os ,
l os conv eni os col ect i vos de t rabaj o .

C Omo se conforma el Mercado de trabajo? En la práctica el mercado de trabajo tiene dos grandes
conformaciones relacionadas: a) una conformación individual, que suele exteriorizarse mediante la
solicitud pública de trabajadores por parte de una empresa seguida de una entrevista con los
postulantes y que finaliza con la selección y contratación del trabajador elegido; b) una conformación colectiva,
en la que uno o más sindicatos negocia con una empresa, un grupo de empresas, o una organización de
empleadores, las condiciones de contratación laboral, estableciendo los acuerdos en un convenio colectivo de
trabajo.
Para que exista mercado de trabajo es requisito indispensable que el trabajador sea libre, de lo contrario lo que
se presenta es en realidad una relación de esclavitud cuyo intercambio se produce en un mercado de personas.
A tal efecto, la libertad sindical ha sido considerada un componente indispensable de la libertad de trabajo.
En el mercado de trabajo se denomina "trabajador" al que presenta su trabajo (oferta), y "empleador" al que
demanda trabajo. El acuerdo entre el trabajador y el empleador que da origen a la relación laboral se denomina
contrato de trabajo. El precio del trabajo se denomina salario o remuneración.
Indicadores del Mercado de Trabajo:

Para analizar el estado y características del mercado de trabajo se utilizan una serie de indicadores. Los más
importantes son:

 Población económicamente activa (PEA): se refiere a las personas que se encuentran

trabajando o sin trabajar buscan activamente trabajo, es decir, el conjunto de los ocupados y
desocupados.
 Desempleo o desocupación: se refiere a las personas que integran la PEA, no se encuentran
empleados y están buscando activamente trabajo.
 Subempleo: se refiere a las personas que trabajan menos tiempo que uno preestablecido
(usualmente entre 35 y 45 horas semanales) y que están dispuestos a trabajar más tiempo.

1
Mercado: cualquier conjunto de transacciones, acuerdos o intercambios de bienes y servicios entre compradores y vendedores.
  Índice de salario real: mide el aumento o disminución del promedio de los salarios en su poder
de compra.
 Empleo informal: indicador muy utilizado pero sin una definición única. Se refiere a las
personas que poseen empleos que carecen algunos elementos básicos: registración, protección
legal, seguridad social, estabilidad, relación laboral, etc.
 Feminización: se refiere a la cantidad de mujeres presentes en un mercado de trabajo.

Definición de TRABAJO
Trabajo, en un sentido amplio es toda actividad humana que transforma
la naturaleza a partir de cierta materia dada.

El término trabajo se refiere a una actividad propia del hombre. También otros seres actúan dirigiendo
sus energías coordinadamente y con una finalidad determinada. Sin embargo, el trabajo propiamente
dicho, entendido como proceso entre la naturaleza y el hombre, es exclusivamente humano. En este
proceso el hombre se enfrenta con la materia de la naturaleza. La diferencia entre la araña que teje su tela
y la del trabajo del hombre es que este realiza en la materia su fin. Al final del proceso del trabajo
humano surge un resultado que, antes de comenzar, dicho proceso ya existía la mente del hombre.
La palabra deriva del latín tripaliare, que significa torturar; de ahí pasó a la idea de sufrir o esforzarse, y
finalmente de laborar u obrar.

El trabajo en sentido económico, es toda tarea desarrollada sobre una materia prima
por el hombre, generalmente con ayuda de instrumentos, con la finalidad de producir
bienes o servicios. Estos bienes económicos cubrirán sus necesidades.

Clasificación:
El trabajo se puede clasificar según distintos aspectos:
1. según quien lo realiza:
a. individual: lo efectúa una sola persona
b. grupal: lo realizan dos o mas personas
2 según la tarea que se realiza:
a. física: predomina el esfuerzo físico (albañil, futbolista)
b. intelectual: predomina el esfuerzo intelectual (bancario, administrativos, docentes)
3 según la actividad desarrollada:
a. De dirección: requiere mayor preparación y formación. Capacidad de liderazgo y
organización.
b. De ejecución: se cumple ejecutando las órdenes y directivas de los cargos superiores.
4 Según la relación laboral:
a. independiente: son aquellas personas que emprenden proyectos económicos por iniciativa
propia. Invierten capitales y trabajan en sus propias oficinas, consultorios, etc.
b. Dependientes: son los que trabajan bajo órdenes de una persona o empresa.

INGRESO AL MERCADO LABORAL

La promoción profesional o el acceso al mercado obligan a considerar cuidadosamente un trío de
aspectos fundamentales:
 Disponer de información respecto a las nuevas vías de acceso al mercado laboral
 Elaborar con esmero una carta de presentación o una solicitud de empleo
 Preparar su curriculum vitae, de manera que defina claramente el perfil profesional que
puede acreditar, sus aspiraciones y los rasgos personales que aseguran su idoneidad para
ocupar el puesto a que aspira.

2
El primer paso en la búsqueda de un nuevo empleo consiste en identificar las nuevas vías de acceso al mercado
laboral, las vías de captación de trabajadores y modalidades de aproximación y comunicación con la empresa.
Si se trata de un cambio en busca de una situación mejor, el abanico de posibilidades es mayor que cuando se
busca empleo por primera vez, ya que la trayectoria profesional está definida. Veamos qué pasos se deben dar
para ingresar en el mercado laboral, ya sea para un primer empleo o para un cambio de trabajo.

Medios de Acceso al Mercado Laboral

Para cons egui r un puest o de t rabaj o hay que t en er en cu ent a que
l as probabi li dades de encont rarl o t i enen mucho que ver con l a
habi l i dad con que l a aspi rant e present e sus conoci mi ent os y
e xperi en ci a.

 Las oficinas o los organismos estatales de empleo: son entidades que se ocupan de atender y ofrecer
empleo a aquellas personas que se encuentran en situación de paro laboral. Luego de una entrevista
personal, se inscribe al solicitante en una lista de espera, y cuando surge algún puesto de trabajo
acorde con lo solicitado, se le avisa para que se ponga en contacto con la empresa demandante.

 La prensa diaria: en todos los diarios hay secciones de oferta y demanda de empleo. En las
demandas se describe el perfil que se solicita y se especifica el tipo de empleo ofertado. El anuncio en
prensa permite a la empresa ponerse en contacto rápidamente con un importante número de
candidatos. Por lo general, el aviso comienza con la información del tipo de empresa de que se trata y
la actividad que desarrolla. Después se indica el puesto de trabajo ofrecido y los requisitos que debe
reunir la candidata, como edad, tipo de estudios, experiencia, conocimiento de idiomas, etc. Para
finalizar, se suele incluir una descripción de las condiciones ofrecidas- horario, lugar de trabajo- y la
especificación de las condiciones económicas.

 La visita directa a las empresas: consiste en dirigirse por escrito a una serie de empresas para
presentarles el curriculum personal y ofrecerles sus servicios. Las solicitudes deben dirigirse al
Departamento de Dirección de Personal o Recursos Humanos. Al cabo de unos días de haber enviado
el curriculum, la solicitante debe intentar ponerse en contacto con el jefe de personal de la empresa.

 Consultoras Empresariales: son empresas de carácter privado que se ocupan de recopilar

información relativa a puestos de trabajo e informar a toda persona que requiera sus servicios, a
cambio de una tarifa. A partir del relleno de una ficha donde se consignan los datos personales y el
perfil profesional la candidata pasa a formar parte de la base de datos computarizada de la consultora.
Semanalmente se publican las ofertas de empleo que responden al perfil de y las aspiraciones de cada
solicitante. Se procede al estudio y análisis del curriculum de los aspirantes y se realizan diversas
pruebas para comprobar su nivel y formación, así como su carácter y rasgos personales. Estos
servicios son pagados por la empresa que finalmente contrate al aspirante. Al tener contactos con
empresarios y propietarios de negocios comerciales, evitan la perdida de tiempo que supone establecer
contactos inútiles y aumenta la posibilidad de éxito

 Organizaciones Sindicales: Un sindicato es una asociación integrada por trabajadores en defensa y

promoción de sus intereses sociales, económicos y profesionales relacionados con su actividad
laboral. Disponen de información actualizada acerca del mercado de trabajo

 Colegios Profesionales: los datos que proporcionan dan una idea muy concreta de la situación en que
se encuentra el colectivo de que se trate y orientan respecto a las vías que hay que seguir para
conseguir un empleo.

 Publicaciones Oficiales: es el caso de cargos relacionados con la administración pública, éstos están
regulados en forma legal. Se suele acceder mediante convocatorias publicas de concursos y
oposiciones, que se publican en boletines oficiales.

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 Diferente terminología aplicada en
diferentes países:
El termino Resume se utiliza
exclusivamente en EE.UU.
El termino Currículum Vitae se
utiliza en los países de Europa,
América, Asia y África.

Curriculum Vitae
Expresión de origen latino, designa la carrera de vida de una
persona. (Curriculum: Carrera; vitae: de vida)

Es una recopilación de todos los datos académicos y experiencia de una persona a lo largo de
su vida (como bien indica el término latino vitae) independientemente del puesto de trabajo
al cual se opta en el proceso de selección. La estructura suele ser datos personales,
académicos, experiencia, idiomas, informática y otros datos, todo ello en orden cronológico de
adquisición.
El curriculum, además de exponer con claridad y precisión el perfil del profesional y los
conocimientos personales del candidato debe estar redactado de modo que atraiga el interés
del lector y le inspire confianza.
Debe tenerse en cuenta que la forma o el estilo en que esté redactado el curriculum, así como las omisiones que haya y su
estructura, informan de su autor, tanto como los datos que figuran en él.

R E D A C C I Ó N D E L C U R R I C U L U M
R E C O M E N D A C I O N E S :
No debe tener tachaduras ni enmiendas, el tipo de papel a utilizar es la hoja tamaño A4, color blanca, sin
rayas. Debe estar escrito sólo por una cara, con los márgenes iguales y con las adecuadas separaciones
entre los párrafos. Considere los siguientes ítems:

 Conciso y Breve: al redactar el curriculum se debe tener la capacidad de expresar las ideas con la
menor cantidad de palabras posibles. Un curriculum demasiado extenso resulta de lectura pesada
 Claro: no se debe olvidar ningún dato que sea del interés del interlocutor. Se usarán frases cortas y bien
construidas, evitando el uso de un lenguaje rebuscado, de oraciones, pomposas e interminables y
párrafos demasiado largos.
 Honesto: evite la exageración en la descripción de meritos, las falsedades e imprecisiones, no omita
referencias. La exageración es fácilmente identificable y su descubrimiento produce rechazo.

OBSERVEMOS LAS RECOMENDACIONES QUE NOS BRINDAN LAS ÚLTIMAS TENDENCIAS

EN CONFECCION DE CURRICULUM:
- -Una o dos hojas como máximo.
-Papel blanco o color muy claro, de calidad, sin adornos y/o filigranas.
-Impreso o mecanografiado, evita escribir tu CV a mano, excepto si la empresa que selecciona lo exige así.
-No debes adjuntar documentos acreditativos , excepto si son solicitados.
-No se incluye portada del Currículum Vitae.
-Tiene que transmitir visualmente claridad y profesionalidad (papel blanco, frases cortas, letras mayúsculas y con formato
estándar, elegante y sencillo; destaca con negrita cierta información o apartados).
-Utiliza verbos de acción.
-Evita usar muchos recursos decorativos, como encuadrar, colores, párrafos muy amplios.
-Se honesto en el contenido, positivo y vende lo mejor de ti mismo.

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 -Bien redactado y revisa la ortografía. Usa diferentes sinónimos para evitar repeticiones y sensación de poca riqueza de
vocabulario y por lo tanto, poca capacidad de fluidez verbal. No uses abreviaciones, excepto si son las consensuados en
nuestro idioma (por ejemplo: Avda. – avenida Cl- calle…)
-Estructura el Currículum Vitae en función de lo que consideras son tus puntos fuertes para ese puesto: (Habilidades y
logros primero, o bien experiencia en varios puestos similares, e incluso si un requisito esencial es cierto título académico,
puedes escribirlo antes que la experiencia) No olvides que es un “traje a medida del puesto que quieres conseguir”, no la
historia completa de tu vida.
-Redacta de forma inversa cronológicamente la experiencia y formación que consideres adecuadas para el puesto de
trabajo.
-Destaca siempre como has solucionado los problemas, tus habilidades, tu contribución a las mejoras conseguidas en tu
trabajo y en tu empresa.

Evita:
-No escribas el título (ya sabemos que es un Currículum Vitae).
-No hables de objetivos económicos en el Currículo Vitae, a menos que el aviso así lo requiera. En caso de ser solicitado
coloque un salario acorde a la tarea a realizar, ni muy bajo ni muy alto
-Las razones de cambio de trabajo o de no estar trabajando las explicarás en la entrevista. No las escribas en el
Currículum Vitae.
-Usa un vocabulario general, no tecnicismo, palabras coloquiales o jergas, que pueden no ser entendidas.
-No utilice un estilo narrativo. Recalque sus logros de manera que no necesite demasiadas frases completas, de este modo
no utilizará más de dos páginas. Pero tenga cuidado, las frases cortas deben estar muy bien pensadas. En la entrevista todo
esto deberá ser contrastado y completado con hechos concretos. Ejemplo: no coloque “Fui responsable de la apertura de
nuevas sucursales en el Interior”, puede decir: “Encargada de nuevas sucursales en el interior”. Siete palabras dicen lo
mismo que once.

Modelos de curriculum:
El esquema del curriculum puede tener el siguiente modelo:

1. Se consignan las informaciones personales: nombre y apellido, lugar y fecha de nacimiento. Se anota
el domicilio habitual y el número de teléfono donde se puede localizar al interesado. Cierra este
apartado del curriculum la indicación del estado civil y la nacionalidad de quien lo suscribe.

2. Se relacionan los estudios efectuados, finalizados o no, así como los centros donde se hayan cursado.
Los estudios se indicarán por orden cronológico, indicando los años en que duró el cursado el titulo
obtenido si lo tuviera. Se puede mencionar el promedio obtenido.

3. Se enumeran las experiencias laborales. Hay que describir uno a uno los sucesivos trabajos
desempeñados. Se detalla el tiempo de permanencia en cada uno, indicando fechas de inicio y final de
la relación laboral. Debe señalarse los cargos y la función que ha desempeñado.

Por cada experiencia de trabajo se deberá indicar lo siguiente:

- Denominación social de cada empresa en la que se ha trabajado anteriormente.
- Dirección de la sede central de dicha empresa
- Fecha exacta del comienzo y el final de las relaciones y de los cambios de puesto

Además, dependiendo del modo de organización de la información, el curriculum vitae puede ser de tres
tipos:

1. Cronológico: consiste en ordenar el currículum vitae del más antiguo al más reciente. No es
recomendable cuando se ha cambiado de trabajo con frecuencia.
2. Inverso: permite destacar la experiencia laboral reciente. Recomendable si ésta tiene relación
con el puesto de trabajo al que aspiramos.

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 3. Temático o Funcional: consiste en ordenar el currículum vitae por bloques temáticos.
Recomendable cuando la experiencia es muy dispersa o cuando hay grandes espacios de tiempo
en los que no se ha trabajado.
4. En algunos casos se puede hablar también de un currículum combinado o mixto. En este caso, la información se
organiza temáticamente aunque mantiene la distribución cronológica (o cronológica inversa) dentro de cada bloque.

A continuación veremos algunos modelos de currículos

Modelo 1

Doris Pérez
23 años
Nacida el 03/03/85
Soltera
San Antonio N° 5180
B° Alto Gorriti- San Salvador de Jujuy
03884235672

Objetivo
Obtener el puesto de Cajera

Resumen de Cualidades
Responsabilidad, honestidad, puntualidad, dinamismo

Antecedentes Laborales
a. Autoservicio Santa Rita Jujuy 2008

- Cajera
- Manejo de la caja registradora, balance diario de la caja registradora
- Balance diario exacto de la caja

b. Acosta Muebles Jujuy 2007

- Vendedora
- Manejo de solicitudes y notas de pedido
- Atención al Público

Educación
Escuela Normal Jujuy 2001-2005

- Titulo: Bachiller Común

- Promedio: 7.89

Capacitación
Informática:
- Word, Excel. Nivel: intermedio

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Idiomas:
- Inglés. Nivel: básico

Referencias:
- Acosta Muebles Sr. Roberto Gutiérrez Tel.: 03884256687
- Autoservicio Santa Rita Sra. Mercedes Dalian Tel.: 03884235678

Modelo 2

Herlinda Azucena Martínez

Datos
personales Capacitación realizada

Referencias

Experiencia
laboral
Edad: 32 años
Fecha de nacimiento: 14/8/76
Estado civil: Casada
Domicilio: Calle Bustamante 345. B° 25 de Mayo. 4612.
Palpalá. Jujuy.
Teléfono: 0388 4273455
Educación
formal
2006-2008 Escuela Víctor Mercante Cdad. Palpalá
Maestra de apoyo escolar y recuperación de clases
- Presentación de proyectos para la recuperación de
alumnos disertantes
Habilidades
y cualidades
- Responsable de diversos talleres de ayuda escolar
personales - Trabajos conjuntos con la municipalidad de Palpalá

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 Responsable, activa, dinámica, emprendedora
Escuela de Comercio N°
1 Palpalá - Operador de PC
1991-1995
- Idioma: portugués
Titulo: Perito Mercantil
- Secretariado Comercial
IFD N° 5 Gdor. Tello
Jujuy - Taquigrafía.
1996-2001
Titulo: Maestra de EGB
1y2
- Director Escuela Víctor Mercante Sr. Vilca TEL:
03884276543

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Modelo 3
CURRICULUM VITAE

Liliana Marcela Fernández

29 años, Argentina, Soltera. DNI 25.434.742
Fecha de Nacimiento: 03/08/1978
Dr. Manuel Belgrano, Jujuy, Argentina. TEL. (0388) 155854397 / (0388) 4253432
liliana_hun@yahoo.com.ar
Objetivo laboral

Sectores buscados: Capacitación y Desarrollo, Comercial / Ventas, Educación, Psicopedagogía, Recursos Humanos, Tele
marketing. Industrias buscadas: Banca / Financiera, Comercio, Editorial, Educación, Entretenimiento, Hotelería, Jurídica,
Servicios, Servicios Públicos, Telecomunicaciones, Turismo. Objetivo Laboral: Acceder a un relacionado con administración y
atención al cliente. Dispuesto a reubicarme de ciudad. Dispuesto a reubicarme de país. Disponibilidad 8:00hs a 20:00hs
Sueldo pretendido: $1000 – $1250

Experiencia laboral

 05.2008-07. 2008 | Jujuy al Día. Diario Digital, Argentina. Realización de notas periodísticas en el ámbito
provincial. Redacción periodística.
 09.2007 - 12.2007 | LA USINA, Argentina. Educación.
Docente de apoyo. Educación. Clases de apoyo a niños y adolescentes de diversas instituciones escolares.
Materias dictadas: Lengua, Historia, Formación Ética, Geografía
 12.2006 - 04.2007 | MC PATO CONFITERIA, Argentina. Gastronomía.
Moza. Atención al público. Reemplazo de caja en el mes de enero del 2007
 04.2003 - 12.2006 | MAYRA NOVEDADES, Argentina. Comercio.
Vendedora. Comercial / ventas. Atención al cliente. Encargada del stock de ventas.
 03.2002 - 05.2002 | VANY DAN. SUCURSAL JUJUY, Argentina. Comercio.
Secretaria administrativa. Comercial / ventas. Encargada del recibo de pedidos. Balance y cierre de cuentas
mensuales
Educación

 04.1999 - 12.2003 | Instituto de Formación Docente, Argentina. Ciencia Política.

profesora en ciencias políticas, Graduado, Terciario. Promedio: 7.98. Materias aprobadas: 36. Materias de la
carrera: 36.
Graduada como Profesora en Ciencias Políticas para el Tercer Ciclo de EGB y Polimodal.
 1994-1998| Colegio Nacional N°1. Argentina. Bachiller Común. Promedio: 7.89

Informática

 Herramientas Office.
Windows, Microsoft Word, Excel, PowerPoint
Nivel Básico
Idiomas

 Inglés. Nivel oral Intermedio. Nivel escrito Intermedio. Nivel de lectura Intermedio.
Última vez aplicado: Actualmente

Referencias

 JAVIER GARCÍA. VENDEDORA. MAYRA NOVEDADES.

TEL. (0388) 155049601. -
 DIEGO LAMAS. MOZA. MC PATO CONFITERIA.
TEL. (0388) 4237285. -
Otros Conocimientos

Lectura e interpretación de textos. Lectura para adultos

Redacción. Redacción administrativa
 La carta de solicitud de empleo
El curriculum vitae debe acompañarse de una carta de solicitud de empleo. La solicitud se puede
presentar en respuesta a la oferta publicada en la prensa diaria o por cualquier otro conducto a iniciativa
de la empresa, y en esta circunstancia deberá enviarse simplemente una carta de presentación personal.
En el caso de que la comunicación no responda a una oferta o petición efectuada por una empresa, sino
que sea fruto de una iniciativa de la persona que solicita el empleo, la carta será de autocandidatura y
tendrá, por tanto unas características especificas.
Existen dos modelos:
1) De presentación, como respuesta a un aviso aparecido en prensa, radio o
cualquier otro medio.
2) De Autocandidatura o candidatura espontánea, para dirigirse directamente a una
empresa sin que exista ninguna oferta.

LA CARTA DE PRESENTACIÓN
Esta carta se denomina carta de introducción o de presentación. Dicha carta debe informar al empleador
el puesto en el que usted está interesado y las razones por las cuales está calificado para dicho puesto.
Con ella, la persona se da conocer a la empresa y ofrece sus servicios.
Debe ocupar 1/3 a 2/3 de una hoja A4 y el papel debe ser del mismo color, tamaño y calidad que el papel
del curriculum. Preferiblemente escrita a maquina o computadora. Puede ocurrir que una parte de la
información esté incluida en su curriculum; se puede repetir la información. Debe hacer constar las
referencias exactas, ya que se trata de la respuesta a un anuncio de prensa. Debe ser breve, clara y directa
y se pueden subrayar las características que se consideren especialmente relacionadas con el trabajo que
se pretende. Asegúrese de que la carta no contenga errores de puntuación, gramática u ortografía. Trate
de que otra persona se la corrija antes de enviarla.
Una vez analizados los anuncios pertinentes, hay que aplicarse a contestarlos con las mayores garantías
de éxito. Raramente los anuncios piden una respuesta telefónica, pero, si es así, llame y realice todas las
preguntas posibles sobre el puesto. Sin embargo, lo más habitual es que el anuncio solicite una respuesta
por escrito adjuntando a la carta un curriculum vitae. Cada anuncio requerirá la confección de una carta
específicamente redactada y diseñada para las características de la oferta de empleo. No vale tener una
carta tipo de presentación preparada y utilizarla indiscriminadamente. Cada anuncio es distinto, cada uno
exige requisitos diferentes y usted deberá reflexionar sobre los aspectos concretos que se le piden.
Un buen conocimiento del sector de actividad profesional, en el que usted está interesado, le será muy
útil para manejar con rigor el lenguaje técnico adecuado y para identificar con precisión a la empresa
demandante aunque su nombre no aparezca en el anuncio. El tamaño, su actividad económica, su
situación geográfica son claves útiles para poder saber de qué empresa se trata. Escriba su carta
pensando en la empresa destinataria y personalícela en función de esa compañía.
En cualquier caso, la respuesta ha de ser breve y concisa, y ha de dejar al curriculum la principal tarea de
presentación de su candidatura.
Aunque más adelante profundizaremos en el formato y contenidos de una carta, ahora expondremos
brevemente algunas consideraciones:
En la parte superior de la carta deberá figurar:
1. Nombre, dirección y teléfono, por si la separan del curriculum.
2. La referencia, si se indica en el anuncio.
3. La formula de cortesía para el destinatario.

Después estructure su carta en dos apartados que no ocupen mas de una hoja. En el primero, expondrá el
porqué de su solicitud y sus puntos fuertes para aspirar al puesto. La redacción ha de ser muy sencilla y
expresiva. Para ello lo más eficaz es emplear verbos que inspiren acción y dinamismo, frases cortas y
cifras que avalen los éxitos cosechados a lo largo de su experiencia profesional y académica. Su objetivo
es que el seleccionador de las solicitudes de empleo encaje inmediatamente la carta en el montón de las
que responden con claridad meridiana a los requisitos exigidos en el anuncio.
En la segunda parte de la carta hay que mostrar interés por conseguir una cita con el seleccionador para
ampliar y discutir detalles, y examinar más a fondo la candidatura. Nadie mejor que usted, cara a cara
con el seleccionador, puede defender su candidatura al puesto en cuestión. Algunas de las formulas
adecuadas son: "Espero tener la ocasión de encontrarle próximamente para poder comentar con usted mi
historial", por ejemplo. En general, escriba en un estilo directo y utilice formulas de cortesía sencillas.
Si el anuncio pide que envíen una fotografía reciente, hágalo solamente en caso de que el retrato le
favorezca claramente.
La carta de presentación puede ser manuscrita, si así lo solicitan explícitamente. Al final de la página cite
que adjunta su curriculum vitae u otros documentos que le hayan exigido.
Estructura:

- En el encabezamiento indica la referencia del puesto al que optas.

- Menciona la fecha y el medio de comunicación en el que lo has leído.
- Muestra que tus características se adecuan al perfil del puesto que solicitas.
- Remarca que el objetivo de tu carta es formar parte de la selección.
- Deja abierto un canal para que la empresa se ponga en contacto contigo.

CARTA DE SOLICITUD DE EMPLEO

Se trata de una carta escrita por iniciativa propia, sin que exista una oferta previa de empleo. La
propuesta de autocandidatura se puede enviar a cualquier empresa que se considere de interés.
Si enviamos una carta a una empresa, no porque tengamos constancia de que en ese momento necesitan a
una persona de nuestras características, sino por si en el futuro la necesitaran, es incluso más necesario el
realizarlo con mayor cuidado, ya que debemos hacer que se nos recuerde cuando precisen a una persona
de nuestras características.
Aunque en el momento en que se presenta la autocandidatura la empresa no ofrezca ningún trabajo
adecuado a sus características, los datos proporcionados pueden serles de utilidad para una posterior
selección de personal, ya que esta información quedará archivada.
Recuerda que la búsqueda activa de empleo es un proceso de siembra

Un "no" puede desanimarte, pero no significa un "no" a tu persona, sino una respuesta a las
necesidades momentáneas de la empresa

Consejos para su redacción

 Dirígete al máximo responsable con poder de contratación.
 Indica claramente el puesto o funciones que deseas realizar en la empresa.
 Describe las habilidades que más te identifiquen con el puesto que solicitas.
 No te olvides de enumerar tus logros y, si es posible, cuantificarlos.
 Enfoca tus comentarios hacia los intereses de la empresa.
 Expresa tu interés por una futura comunicación

Veamos la estructura de ambas:

ESTRUCTURA
3 cm. Margen / izq.
2 cm. Margen / dcho
1
Nombre y apellidos del
remitente 2
Calle, nº, piso Empresa (datos del
Código postal - Ciudad destinatario)
Teléfono de contacto Dirección
Referencia (en su caso)
Fecha:
Saludo: 3

Primer párrafo:
Oferta o convocatoria: el porqué de la carta
DESARROLLO
Segundo párrafo:
Quién eres. Tu interés por la empresa

Tercer párrafo:
Qué capacidades tienes. Cuales son tus logros

Cierre:

Petición de entrevista

Despedida
FINALIZACION

Firma
Adjunto: (en su caso)
Encabezamiento:
Lo primero que aparece en la carta son los datos personales de quien la envía: Nombre y Apellidos,
Dirección completa, Código Postal y Teléfono de contacto.(1)
Estos datos suelen colocarse e la parte superior izquierda de la carta a modo de membrete, o en el centro
de la parte superior del papel. A continuación, tras usarse una doble línea de espacio en blanco y en el
margen derecho, ponemos los datos del destinatario.(2) Este debe ser el que tiene la responsabilidad de
contratarnos. Si la carta es de autocandidatura, deberás obtener esos datos con anterioridad preguntando
a conocidos, en los anuarios de empresa o llamando directamente por teléfono.
El nombre del destinatario de la carta debe ir siempre precedido del tratamiento Sr. D. o Sra. Dña.,
seguido de su cargo en la empresa. El nombre de la compañía puede ir en mayúsculas y, a continuación,
el domicilio completo de la misma. Si la carta es de presentación, tiene que ir dirigida a la dirección de
personal de la empresa que solicita el puesto.
Otro detalle: la referencia. Si se contesta a un anuncio aparecido en prensa, hay que indicar la referencia
que mencionen en el anuncio.
Volvemos a dejar una o dos línea en blanco y, en el margen derecho o a la izquierda, nunca en el centro,
escribimos la localidad y la fecha de envío.(3) Debemos tener en cuenta que la población irá seguida de
coma, el año nunca llevará punto detrás del dos, ni al final, el mes puede ponerse en letra o con cifras
romanas, no es aconsejable escribirlo abreviado. No queda elegante poner este tipo de fecha: 24-6-97.

Desarrollo
Si la carta la enviamos a una persona en particular, encabezaremos el texto con su nombre:
      Sr. Fernando Ruíz o bien Sr. Ruíz
Si no se dirige a ninguna persona en concreto, podemos utilizar diferentes fórmulas:
      Señores:
      Señor Director de personal:
      Etc...
En todos los casos se acaba con dos puntos.
La primera frase de la carta es "casi decisiva". Hay que escribir con resolución y firmeza.
El primer párrafo es el más importante, ya que a través de él conseguirás o no captar la atención del
lector. Es por ello que debes utilizar frases cortas y directas en primera persona. Nunca utilices formas
verbales en gerundio.
Dependiendo si la carta es una oferta o una autocandidatura, el primer párrafo variará su contenido
-Como respuesta a un anuncio: Debes hacer referencia al anuncio por el cual envías tu candidatura,
anotando la publicación de la que lo has obtenido y la fecha de aparición.
-Como candidatura espontánea: Debes ofrecer tus servicios e indicar por qué has escogido esa empresa,
hablando de tu interés por ese sector y por el trabajo que ellos están desarrollando en él. Algo así: " Me
gustaría desarrollar mi experiencia profesional en empresas técnicas, y su compañía me ha sido
recomendada como una de las pioneras en este sector".
En el segundo párrafo hay que exponer los puntos fuertes del curriculum, ya sea de formación o de
experiencia laboral, tanto si es para una autocandidatura como si estás respondiendo a una oferta, hará
constar cuales son tus cualidades. El objetivo de este párrafo es convencer al lector de que eres un buen
candidato, por lo que debes incidir en el hecho de que cumples todos los requisitos, si se trata de una
oferta, o que tu perfil es el idóneo para el puesto que solicitas y el tipo de empresa a la que te diriges. Si
es autocandidatura subraya tus habilidades y puntos fuertes y cómo son apropiados para desarrollar el
trabajo que deseas conseguir. Especifica concretamente qué es lo que puedes hacer. Resalta los logros
obtenidos con anterioridad en el caso de haber tenido experiencia laboral.

Finalización:
En el siguiente párrafo es donde el deseo se transforma en acción y el aspirante comunica al interlocutor
que preste atención al curriculum, así como la posibilidad de concertar una entrevista.
Agradece de antemano la entrevista que deseas y manifiesta que a través de ella podrás responder a las
preguntas que te formulen y ampliar todos los datos que deseen conocer.
La despedida debe ser correcta y sencilla, incluyendo una de las fórmulas tradicionales: " A la espera de
noticias, le saluda atentamente".
Finalizamos la carta con la firma, no siendo aconsejable firmar solo con el nombre, lo mejor es que lo
hagas con tu nombre y tu primer apellido.
Si en el mismo sobre incluyes algún otro documento, debes reseñarlo al final de la carta, más debajo de
la firma, e introducido con un "adjunto" o "anexo".

Ejemplo

Elena Gómez
C/Belgrano 798. Centro
4600. San Salvador de Jujuy
TEL.: 03884224653
INDUSTRIAS GAVINA, S.A.
Pº Independencia, 240, 2ºH
Att. Dpto. Personal
Ref: AGV
4600-Jujuy
San Salvador de Jujuy, 12 de enero de 2005

Muy Sres. míos:

Tras ver su oferta de empleo el pasado día ......... del presente mes en el periódico "El Tribuno de Jujuy", me dirijo a
Uds. con el fin de remitirles mi Curriculum Vitae y poder aspirar al puesto de Agente Comercial que solicitan para el
departamento de Palpalá.

Como podrán comprobar en el mismo, tengo experiencia en este campo, ya que estuve desempeñando un trabajo
similar por un periodo de 3 años en una renombrada empresa de San Salvador de Jujuy.

Esperando estudien mi solicitud y en espera de sus noticias, les saluda atentamente.

Elena Gómez
 
Adjunto: "Curriculum Vitae"
 EJEMPLO DE CARTA DE AUTOCANDIDATURA

Juan García
C/Viltipico 900
4600-Jujuy
Tel.: 03884226497
INDUSTRIAS CES, S.A.
Avda. Luxemburgo, 175, 4º
Dpto. Recursos Humanos
4600-Jujuy

San Salvador de Jujuy, 12 de enero de 200

Estimado/a Sr./Sra.:

He podido comprobar por distintos medios que su empresa "INDUSTRIAS CES, S.A." es líder en la fabricación de
productos para la construcción.

Por mi experiencia como Jefe de Ventas en una firma del sector, durante 3 años, he seguido con atención el desarrollo
de su empresa; por ello estimo que mi colaboración podría serles útil a la hora de planificar campañas y promocionar
su firma

Me gustaría tener la oportunidad de conversar con Uds. en una entrevista para comentarles mis conocimientos y
experiencia.

En espera de sus noticias, les saluda atentamente.

Juan García Gómez

Adjunto "Curriculum Vitae"

 LA ENTREVISTA PERSONAL
Es la fase definitiva, dentro de cualquier proceso de búsqueda de empleo o de cambio de trabajo. Todos
los pasos anteriores como la toma de información, preparación, envío de la carta de presentación y de
seguimiento de currículo, han estado dirigidos a conseguir una entrevista de selección con la empresa. Es
el momento del contacto personal, donde de una forma individual y directa, tienes la ocasión de
convencer al entrevistador de que eres la persona idónea para el puesto.

Objetivos:
Entrevistador
- Averiguar si eres adecuado o idóneo para el puesto
- Descubrir si puedes, sabes y quieres ocupar el puesto.
- Predecir tu rendimiento en el mismo
Entrevistado:

- Demostrar que puedes, sabes y quieres lo que requiere el perfil del puesto de trabajo
- Transmitir tu competencia laboral para el puesto
- Probar que estás realmente interesado
- Causar una impresión positiva en el entrevistador

Tipo de Entrevista:
 Individual: puede ser para verificar alguna cosa en concreto de las que figuran en el curriculum, por
ejemplo: para saber si es cierto que el candidato habla inglés. Si se trata de un puesto importante
puede haber varias entrevistas individuales. Éstas a su vez pueden ser:

 Colectiva: varios entrevistadores. En este tipo de entrevista es frecuente que haya un psicólogo de
empresa.

PREPARACIÓN PARA LA ENTREVISTA:

a. Lleva tu CV, documentos acreditativos y referencias, con una presentación uniforme,
ordenada y atractiva.
b. Procura obtener la máxima información sobre la empresa y el puesto al que te presentas.
c. Prevé que preguntas pueden hacerte en función de tus puntos fuertes y débiles.
d. Ten claros tus objetivos profesionales
e. Confía en ti mismo y muestra capacidad para afrontar desafíos
f. Acude a la entrevista solo
g. Se puntual, al llegar anúnciate a quien corresponda y aprovecha el tiempo para relajarte
(control de respiración) y repasar qué contestarías ante determinadas preguntas
h. Cuida tu aspecto personal, en función del puesto solicitado, evitando características
llamativas.
i. No fumes ni comas chicle antes ni a lo largo de la entrevista
j. Mantén una postura adecuada y cortés al margen de la postura que mantenga el
entrevistador.
k. Utiliza un lenguaje correcto, no muy rebuscado, pero sin caer en la vulgaridad ni lo
ordinario. (Evita el uso de las muletillas)

ACTITUD E IMAGEN PERSONAL EN LA ENTREVISTA

El vestuario y el peinado han de ser los adecuados a la persona y a las circunstancias del puesto al que se aspira.
Es conveniente vestir con corrección, naturalidad y buen gusto. Evite los colores estridentes y los maquillajes y
perfumes agresivos. Tenga en cuenta los siguientes aspectos:
Debemos de tener en cuenta que 15 minutos son pocos para que el Entrevistador pueda conocernos por lo que
una buena impresión inicial es indispensable. El vestuario debe ser correcto. Traje o camisa, corbata y zapatos
en el caso de los varones, traje, pantalón y camisa con tacones no muy altos en el caso de las mujeres; es la
mejor forma de vestir el día de la entrevista. En cuanto a los colores, se debe dar la sensación de persona seria y
equilibrada, por lo cual se evitarán las combinaciones cromáticas exageradas. Bajo ningún concepto debemos
quitarnos la chaqueta sin permiso del Entrevistador, no importa el calor que haga, puesto que puede
considerarse como una falta de respeto hacia el Entrevistador. En cuanto al maquillaje y al peinado debe ser
discreto sin estridencias, de lo contrario podría dar una imagen frívola. Así también evite los accesorios muy
cargados.
En todo momento nos dirigiremos al Entrevistador con la mayor educación posible, hablándole siempre de
usted, con una voz firme y un tono correcto. No hablar demasiado alto o demasiado bajo puesto que eso indica
que estamos nerviosos. Aunque el Entrevistador se dirija a nosotros de manera informal nunca debemos
tutearle, incluso aunque el mismo Entrevistador nos de permiso, siempre podemos decirle algo como que
sentimos un gran respeto hacia él y que no estaríamos cómodos hablándole de tu/vos.
Si al entrar nos preguntan si estamos o no nerviosos, lo mejor es decirle que lo normal para una prueba tan
importante. Si decimos que estamos muy nerviosos pueden hacernos salir para que nos relajemos un poco
mientras entrevistan a otra persona con lo que después estaríamos aun mas nerviosos, o aun peor, puede que lo
utilicen para atacarnos, indicando que si estamos nerviosos ante una simple entrevista como podremos
controlarnos si algún día tenemos que participar en alguna operación policial de importancia.

FASES DE LA ENTREVISTA

 Saludo
 Charla introductoria
 Conversación sobre el puesto
 Despejar interrogantes
 Despedida

A continuación se muestra una lista de las preguntas mas frecuentes de una entrevista

Preguntas de carácter personal

a. ¿Qué hace en su tiempo libre?

b. ¿Cuáles son sus aficiones?
c. ¿Cuáles son sus objetivos a largo plazo?
d. ¿Tiene facilidad para relacionarse con los demás?
e. Enumere sus defectos
f. Enumere sus cualidades
g. ¿Cómo reacciona ante situaciones frustrantes o no deseadas?

Preguntas de formación

a. ¿Por qué eligió esta profesión?

b. En su época de estudiante, ¿en que materias se destacaba?
c. ¿Cómo ha aprendido los idiomas que domina?
d. ¿Cómo ha adquirido sus conocimientos de informática?
e. ¿Cuál es la faceta que disfruta mas de su profesión?
f. ¿Por qué ha contestado a nuestro aviso?
g. ¿Qué sabe de nuestra empresa?
h. ¿Cuáles son las ventajas que encuentra en este posible trabajo?

Preguntas respecto a sus objetivos

a. ¿qué características concretas le gustaría que tenga su ambiente laboral

b. ¿prefiere trabajar solo/a o en equipo?
c. ¿qué sueldo pretende ganar?
d. ¿cuáles son sus objetivos profesionales?
e. ¿cómo cree que se adaptará a un nuevo ambiente laboral?

2
El Rol De La Secretaria

2
Unidad

El secretariado es una función esencial en cualquier tipo de actividad

empresarial, tanto en el mundo de los negocios como en la industria o
en las profesiones liberales

L A secretaria contribuye al eficaz funcionamiento de una empresa mediante su trabajo discreto, ordenado y
metódico. En los últimos tiempos el rol de la secretaria ha cambiado notablemente, ocupando mas
protagonismo y responsabilidades. Es la asistente de su jefe, hasta el punto de ser capaz de asumir
responsabilidades de éste con credibilidad. Es un asistente ejecutivo que posee el dominio completo de las
técnicas de la oficina que demuestra capacidad para asumir responsabilidad que su jefe le ha delegado, con gran
iniciativa en las labores diarias, aplicando el sentido común para emitir un juicio acertado en los asuntos
cotidianos y tomando decisiones dentro del margen de autoridad que se le ha asignado.
La función actual del secretariado será confeccionar informes, memorandos o dossier. Facilitará el trabajo del
directivo con la debida eficacia. Por lo tanto debe conocer en líneas generales, las características de la
especialización de su la empresa y de la profesión de su jefe, para colaborar con él con cierto conocimiento de
la materia.

Tipos de Secretariado
SECRETARIADO EJECUTIVO: Constituye un elemento de mayor importancia en cuanto a la mayor
responsabilidad, ingerencia y autoridad que posee en el manejo de los asuntos, negocios y actividades
propias de una empresa o entidad. Actúa a nombre propio y a nivel de jefatura en las diversas acciones
dinámicas como: compra, venta, contrataciones, etc.
Posee una formación idónea, conociendo de la redacción, administración de personal y empresa, técnicas
de oficina, publicidad, derecho comercial y derecho administrativo, relaciones públicas, relaciones
humanas y un elevado grado cultural.
Por su formación y calidad laboral resulta un elemento importante en la forma y toma de decisiones,
organización y planificación de la empresa. En suma es un ejecutivo más.

SECRETARIADO ADMINISTRATIVO: Es el funcionario que asesora al jefe el las decisiones

laborales y actividades administrativas de una empresa o servicio público, semifiscal o municipal.
Maneja la correspondencia, archiva, informa, atiende el público, conecta al jefe con otros funcionarios,
etc.

SECRETARIO COMERCIAL: Es la persona que colabora y asesora en las actividades mercantiles,

comerciales o profesionales a su jefe inmediato. Debe poseer una preparación técnica y profesional
adecuada  a sus funciones, redactar eficientemente la correspondencia comercial y de otra índole;
manejar las comunicaciones en forma expedita; tener habilidad y destreza dactilográfica y taquigráfica.

SECRETARIADO BILINGÜE: Es el secretario poseedor de una adecuada preparación técnica,

domina los idiomas, que emplea que cada una de sus labores peculiares: Castellano-ingles, castellano-
francés, castellano-alemán, etc.

3
SECRETARIADO RECEPCIONISTA: Las cualidades más sobresalientes que posee el secretario
recepcionista es la cortesía, la amabilidad; además de un amplio conocimiento de las relaciones públicas,
pues mantiene un contacto directo con el público.

Las responsabilidades laborales

El trabajo administrativo que deba realizar cada secretaria puede ser muy diferente entre uno y otro, a
consecuencia del campo de actividad de la empresa en que esté encuadrada, ya que cada sector tiene sus propias
características.
También tiene especial incidencia la forma jurídica de la empresa no es lo mismo una empresa del Estado que
una empresa familiar o privada, ya que estas últimas tienen mas libertad para confeccionar los documentos
administrativos y pueden agilizar mas las operaciones.
Otro factor relevante es el de las repercusiones que provoca la amplitud del negocio: hay una considerable
diferencia entre organizar una empresa pequeña y articular una grande.
Las funciones que ha pasado a ejercer son:
1. Representar a su Jefe o Empresa;
2. Organizar y simplificar el trabajo de éste
3. Coordinar las diferentes comunicaciones de la empresa, tanto internas como externas.

Entre las funciones administrativas que la secretaria desempeña están:

i) La redacción y gestión de la correspondencia, dossier, memorando, informes, etc.
ii) Extender las actas de reuniones
iii) Custodiar los documentos de oficina
iv) Llevar con agilidad y exactitud la clasificación, el registro y los archivos
v) Preparar y organizar juntas, reuniones, seminarios, convenciones
vi) Planificar viajes, organizar el transporte, solicitar boletos, reservar hotel, etc.
vii) Gestionar las llamadas telefónicas de entrada y salida.

Labor de enlace:
Además de una función administrativa, la secretaria ejerce una labor de enlace y coordinación de la empresa, en
la medida en que facilita las comunicaciones de ésta tanto internas como externas.
Como conducto de comunicación interna, la secretaria actúa de enlace entre su superior y cualquier otra persona
de la empresa. Al propio tiempo, desempeña un papel importante en el terreno de las comunicaciones externas
(clientes, proveedores, instituciones privadas y oficiales, etc.) así como en el de todas las cuestiones que se le
comunican desde el exterior para que informe a su jefe.

Conocimientos que precisa el secretariado actual

Para poder alcanzar la máxima eficacia en su trabajo y desempeñar sus funciones de forma correcta, la
secretaria ha de dominar a la perfección una serie de conocimientos técnicos que exigen una preparación
especifica para el cargo:
 Técnicas de oficina
 Mecanografía
 Taquigrafía
 Uso del teléfono
 Organización y uso de la agenda
 Conocimiento especifico de los campos de actividad de su jefe
 Redacción de la correspondencia comercial y general
 Dominio de las técnicas de archivo y de documentación
 Adecuado manejo de impresos y documentos
 Reglamentación y redacción básicas que exigen otros documentos comerciales y oficiales
 Impecable conocimiento y dominio del idioma español, además del manejo básico de lenguas
extranjeras
 Conocimiento de informática. Paquete Office(Word, Excel, Power Point, Access, Internet)
 Nociones de organización de empresas, conocimiento de contabilidad, economía

Formación de la secretaria

Estudios

4
El nivel de estudios mínimo exigido es el de la escolaridad obligatoria, a la que se tienen que agregar al menos
unos años de preparación mas específica que corresponden a los estudios de secretariado.
El titulo de estudios no basta, se debe acompañar de nociones de otras materias de enorme importancia para la
secretaria, sin cuyo conocimiento y dominio es bastante improbable que pueda desempeñar, sus funciones con
la debida eficacia profesional. Dichos conocimientos serán abordados en el presente curso: Tipos de
documentos administrativos, redacción, comunicación oral, contabilidad, documentos comerciales, ofimática,
etc.

Cualidades Humanas
Junto a las habilidades profesionales y técnicas, las cualidades humanas completarán el perfil secretarial. Éstas
pueden ser innatas o haber sido adquiridas a través de la educación, el estudio o la experiencia.
1) Discreción: es vital para cualquier persona que ocupe un cargo de confianza. Dado que tiene acceso a
material considerado reservado, deberá mantener la prudencia necesaria respecto a todo lo que pasa entre
sus manos.
2) Adaptabilidad: se requiere flexibilidad suficiente para acomodarse sin esfuerzo a los cambios de ambiente,
de tipo de trabajo y de normativas. Debe tener una disposición favorable ante los cambios bruscos en la
cantidad de trabajo que haya que realizar.
3) Iniciativa y capacidad de trabajo: se entiende por iniciativa la capacidad de la persona para emprender una
acción sin necesidad de que otros se lo indiquen. Señala que la persona tiene la vision de lo que conviene
hacer y la energía para ejecutarlo.
4) Puntualidad: es una manifestación de seriedad y formalidad. La secretaria debe ser siempre puntual, tanto a
la hora de entrar al trabajo como en el cumplimiento de los horarios y/o calendarios asignados a cada tarea.
5) Eficiencia: es la virtud para conseguir un efecto determinado. No debe tener miedo a preguntar, si se le han
dado unas instrucciones que no ha entendido del todo, lo más adecuado es que pida las oportunas
aclaraciones a quien corresponda, no puede olvidar verificar que ha comprendido bien el trabajo asignado.
Tampoco puede dejar de señalar todo lo que le parezca erróneo, un descuido o una deficiencia de su
entorno profesional, así llevará a cabo su tarea de forma eficiente.
6) Orden: es importante que la secretaria sea muy ordenada, tanto en el modo de actuar como en el de pensar.
Siempre debe tener el despacho en orden, desde la mesa a los archivos, los armarios y estanterías.
7) Paciencia: la secretaria debe saber mantener la tranquilidad cuando las cosas no marchan según lo
esperado. El tono de voz no debe ser estridente, tiene que aprender a controlarlo en cualquier momento y
circunstancia. Si consigue dominar sus nervios, logrará el equilibrio necesario para aceptar y superar las
distintas dificultades que se vayan presentando.
8) Interés y responsabilidad: tiene que ser capaz de involucrarse a fondo con su trabajo, lo que implica ser
capaz de tomar decisiones, asumir responsabilidades y comprometerse con a cumplir los compromisos
adquiridos. Todo ello en el marco de las atribuciones que le corresponden. Las personas que se relacionan
con la secretaria han de tener confianza en el sentido de la responsabilidad de ésta y que en consecuencia
dispondrán de lo solicitado en la fecha y hora acordadas.
9) Diplomacia: es una actitud sincera y leal que supone tacto, prudencia y previsión
10) Tenacidad: el secretariado afronta tareas que exigen una labor en muchos casos monótona, con resultados
que solo son apreciables a largo plazo. La tenacidad de la persona se nota cuando realiza el trabajo con
perseverancia, y no se deja vencer por el desanimo. Lucha contra las dificultades y obtiene al fin un
resultado.
11) Habilidad: evitar cometer errores de cualquier tipo, ya sean ortográficos o léxicos. Ser diligente con las
visitas.
12) Memoria: permitirá aprender, retener y recordar en el momento oportuno los diversos conocimientos que
se han ido adquiriendo con el estudio o con la práctica. Es una capacidad que puede ejercitarse.
13) Inteligencia: es la facultad de conocer, comprender y entender. Las características de un trabajo de equipo
y la discusión de responsabilidades exigen que en cualquier caso incluso después de ver algo
intuitivamente siempre haya que analizar la información con la que se dispone, reflexionar cuidadosamente
sobre ella para obtener un conocimiento razonado y adoptar decisiones de modo lógico.
14) Espíritu de colaboración: la secretaria debe colaborar frecuentemente con otros empleados, por eso no debe
tener ninguna actitud de superioridad para con ellos. Debe mantener una relación cordial con sus
compañeros.

PRINCIPIOS ÉTICOS

Principios de carácter general:

5
 o Dignidad: la secretaria debe abstenerse de todo comportamiento que suponga infracción o descrédito
y desenvolverse en el ejercicio de su profesión con honor y decencia.
o Integridad: debe actuar con honradez, lealtad y buena fe
o Secreto profesional: debe observar estrictamente el principio de confidencialidad en los hechos y
noticias que conozca por razones del ejercicio de su profesión.

Obligaciones profesionales especificas:

El derecho y la obligación del secreto profesional comprende:
- las confidencias e información personal de su superior, a que pudiera tener acceso en el ámbito de su
ejercicio
- los hechos de conocimiento restringido que afecten a sus superiores, compañeros o miembros
cualesquiera del colectivo en el que la secretaria desempeñe su labor.
- La información cuyo contenido tenga valor especifico para un lector no autorizado, o cualquier otra
información que figure clasificada como confidencial, restringida o con una distribución de personas
especificas
- Deberá evitar duplicar información confidencial y mantenerla fuera de los archivos oficiales sin
conocimiento de su superior.
- El secreto profesional no debe entrar en conflicto con la lealtad a la entidad para la que trabaja: debe
comunicar a su superior información que al él mismo o a la entidad para la que trabaja pudiera ejercer
perjuicio o beneficio.

Con respecto a su ejercicio:

La secretaria debe cultivar sus aptitudes y actualizar sus conocimientos, a fin de que su trabajo se ejecute al mas
alto nivel de rendimiento. Demostrará permanentemente afán de superación y pro actividad, tanto en lo personal
como en su contribución con la empresa.
Debe abstenerse de realizar cualquier práctica que pueda perjudicar la reputación de su profesión
Ninguna secretaria debe valerse de su influencia sobre sus superiores, ni apelar a vinculaciones de amistad o
recomendaciones para obtener: ascensos no merecidos, mayores remuneraciones, para su persona o para
terceros.
Ha de ser conciente que representa a un colectivo al que tiene la obligación de defender y enaltecer.

CUIDADOS DEL ASPECTO PERSONAL

Para la secretaria es esencial mantener una buena presencia. No se olvide que la imagen que ofrece es lo
primero que los demás ven de ella, mucho antes de comprobar su profesionalidad.
Por el tipo de trabajo, la secretaria está permanentemente en contacto con otras personas, debe tratar con
clientes, asistir a reuniones y juntas, o acompañar a su jefe en viajes de negocios. Debe tener siempre un aspecto
agradable e impecable.

La característica fundamental de su atuendo personal es la moderación, tanto en el maquillaje como en el

peinado, los perfumes y el vestuario.
El maquillaje ha de disimular los defectos y realzar las cualidades, evitando todo exceso, un maquillaje que
apenas se note es lo ideal. El perfume debe ser suave y agradable. Recuerde que los perfumes se descomponen
con facilidad y se mezclan con la transpiración con lo cual acaban por provocar un efecto desagradable.
Es importante además la perfecta higiene bucal, el buen aliento es obligatorio.

EL VESTUARIO: se impone vestir con naturalidad y cierta elegancia. No hay una norma que exija el uso de un
determinado tipo de ropa, solo hay que tener en cuenta el vestir sin exageraciones ni discordancias. Siempre son
aconsejables las prendas cómodas, sencillas, de buena tela, pero no deportivas. Lo esencial es que cada pieza
del vestuario coordine y encaje con todo el conjunto, tanto por su color como por la confección.
Lo obligado: evitar las excentricidades: faldas cortas, escotes pronunciados, pantalones demasiado ajustados,
colores llamativos. Además es más discreto llevar los brazos siempre cubiertos, evitar las musculosas, en época
de calor, siempre es preferible las mangas cortas o ¾. Hay que mantener siempre un aspecto formal.
Los zapatos son una parte del vestuario y siempre han de estar limpios y lustrados, sin manchas de barro ni
polvo. Debe coordinar con el vestuario completo.
Los complementos también deben evitarse en exceso. La secretaria no debe ir recargada con anillos, pulseras,
o collares. Es mas recomendable llevar pocas cosas, pero de buen gusto. Sea cuidadoso además con la cartera,
la agenda, y los elementos de escritura.

6
LOS MODALES: la manera de caminar, de sentarse, de cruzar las piernas, de sostener el telefono, de apoyar
los codos en la mesa, de dirigirse a los demás, de utilizar unos u otros gestos deben ser objeto de especial
atención, ya que, según cómo haga todo aquello, así será la imagen que los demás se formen de la persona. Por
ejemplo: tomar notas en hojas sueltas de papel, da la sensación de que no atribuye demasiada importancia a los
que anota (importancia que en apariencia sí daría tomar notas en un cuaderno)
Los modales al teléfono: debe mantenerse erguida al hablar: si se inclina sobre la mesa su voz decae. La voz es
importante, los detalles infimos son percibidos por el subconsciente del interlocutor y registrados como
significativos. La actitud mas adecuada es la de estar relajada, modular las palabras clara y lentamente, sin
ruidos, concentrándose en lo que está comunicando y escuchando, la falta de atención al interlocutor se nota
perfectamente y da muy mal aspecto.

LAS RELACIONES EN LA EMPRESA: uno de los principios que deberá seguir es la comunicación. Tener
una buena comunicación es la base de una ayuda eficaz, y una de las primeras funciones de la secretaria es crear
un ambiente positivo y agradable de comunicación.
Es imprescindible tener en claro quién es cada cual y la relación, tanto comercial como personal, que tiene con
su ambiente de trabajo. A las personas les gusta ser reconocidas y esperan que recordemos siempre su nombre,
así que debe escuchar atentamente cuando se efectúen presentaciones o cuando le estén diciendo sus nombres.
Mantenga siempre una actitud positiva, sonría.
Se debe adoptar una actitud afable, y crear los vínculos necesarios evitando los excesos de confianza. Para ello
es necesario que haya un espiritu de colaboración y una buena convivencia. Colabore espontáneamente con los
compañeros de trabajo en caso de que se encuentren ante una dificultad. En caso de que alguno cometa un error
o equívoco no debe criticarlo ni ponerlo en evidencia, sino que se lo hará notar de la manera mas educada.
Evite la competitividad de tipo personal, que provoca actitudes negativas y sobre todo no invada áreas de
trabajo ajenas a la suya, sin requerimiento expreso de su superior.
Ser la secretaria del jefe no da derecho a tratar con superioridad y soberbia al resto del plantel de trabajo.
Siempre consigue mayor colaboración quien se muestra paciente, cortés, amable, y trata al otro como le gustaría
ser tratado a él mismo. Huya de las discusiones y tenga cuidado con el exceso de franqueza, conserve su
diplomacia siempre.
Mantenga siempre el equilibrio, ser simpática no significa abusar de la confianza ni entablar amistades con todo
el mundo. Sepa mantener y observar la diferencia entre su ambiente de trabajo y su círculo social más cercano.

LAS RELACIONES CON EL JEFE: las relaciones con el jefe se cimentarán en el respeto más absoluto a la
función que desempeña cada uno y en la máxima profesionalidad. En la secretaria deben primar la seriedad, el
respeto y el cumplimiento de las tareas que su superior le encomiende. Deberá establecer con su jefe una
relación de colaboración positiva, teniendo presente siempre que su principal función es la atención y ayuda a
su jefe en el trabajo. Las ordenes deben ser cumplidas con eficacia y diligencia. Tiene que acostumbrarse a sus
hábitos y métodos de trabajo. En cuanto al tratamiento, cuando se dirija a su jefe lo hará tratándolo siempre de
Usted, aunque él la tutee. Sólo podrá cambiar esta forma en el caso de que su jefe expresamente lo requiera.
Muestre la mayor discreción hacia su superior, no se preste demasiado a confidencias de tipo personal.
Con la familia y los amigos del jefe, la secretaria deberá usar toda su diplomacia. A veces según el tipo de
empresa y el carácter de su jefe, deberá tratar con sus familiares, esposa, amigos, etc. Su superior vive entre dos
ambientes que ha de saber diferenciar: el privado y el estrictamente profesional. Para tratar a familiares y
amigos ha de intentar seguir unas determinadas normas y adaptarse con tacto y diplomacia a las situaciones que
puedan surgir. De la mejor manera, rehúse brindar mensajes demasiado personales. Evite la complicidad con
familiares y amigos, no sea confidente. No ha de tomar partido por alguien determinado, ello puede ser fuente
de futuros problemas.

EL DECALOGODE LA NUEVA SECRETARIA

1) La secretaria debe realizar su trabajo y cumplir sus funciones con corrección, a través de
una labor metódica y sistemática.
2) El correcto desempeño de sus cometidos requiere unos conocimientos básicos, una sólida
cultura general y unos conocimientos complementarios y específicamente adaptados a la
labor que realiza.
3) La actividad personal y cotidiana debe basarse n la discreción y la eficacia, que se
acompañaran de otras cualidades básicas, como la lealtad y la sencillez.
4) El conocimiento del inglés y de otros idiomas extranjeros se ha convertido en un
requerimiento prioritario para la secretaria debido a las intensas relaciones comerciales

7
 existentes entre los distintos países.
5) El atuendo personal será discreto, intentando realzar las cualidades físicas con elegancia y
buen gusto.
6) La secretaria siempre debe adaptar su propia imagen a lo que dictamine la empresa para la
que trabaje.
7) El sentido de la responsabilidad para cumplimentar todas las tareas que se presentan en la
oficina, así como su óptima resolución en cada caso, debe ser el principal objetivo de la
secretaria.
8) Las relaciones con el jefe estarán basadas en la lealtad y el respeto mutuos.
9) Ha de saber anticiparse a los posibles problemas y si esta a su alcance, resolverlos
10) Si las circunstancias así lo requieren debe estar dispuesta a trabajar fuera de los horarios
establecidos y a acompañar a su superior a reuniones y viajes.

Necesidad de formación permanente:

Disponer de unos conocimientos mínimos sobre las distintas materias no es suficiente, ya que las necesidades
empresariales cambian continuamente. Debido a ello, la persona que ocupa o desea ocupar el cargo de
secretaria debe actualizarse permanentemente. Este aprendizaje tiene una doble finalidad: conseguir mayor
eficiencia en el desempeño de sus funciones y aumentar su calificación y por lo tanto, su cotización profesional
en el mercado de trabajo, y en una empresa determinada. Por esta razón, la secretaria debe revisar y actualizar
sus conocimientos continuamente.
A continuación damos algunas de las materias a las que debe dedicarle especial atención:
Computación: año a año aparecen nuevos software, con programas que facilitan el trabajo administrativo, se
debe seguir la aparición y aprendizaje de cada uno de estos, inscribiéndose en los centros de capacitación
dedicados a su enseñanza.
Idiomas: en los tiempos actuales, las relaciones comerciales implican el intercambio constante de ideas e
información con otras naciones, y sobre todo con los países que llevan la delantera en tecnología y novedades
comerciales. El inglés, es el idioma estándar dentro de lo aquí mencionado, la secretaria debe asegurarse el buen
dominio de este idioma.
Contabilidad: por más que tenga nociones de administración, la secretaria debe ampliar sus conocimientos
sobre contabilidad general con cursillos sobre medios financieros, cálculo mercantil y contabilidad
administrativa.
Derecho comercial, laboral y administrativo: en toda actividad empresarial y comercial es necesario conocer
cuáles son las bases legales en que se sustenta. Debe conocer someramente aquellas cuestiones legales que
afectan al ámbito del puesto de trabajo que ocupa o aspira, este conocimiento le permitirá interpretar y usar con
propiedad algunos conceptos y comprender mejor la naturaleza de algunas situaciones en las que deberá
intervenir.
Relaciones humanas: numerosos estudios que se han realizado desde la sociología, psicología, y la pedagogía,
aseguran que el acierto en este campo no depende de exclusivamente de la predisposición natural y que debe,
por tanto, abordarse desde una base conocimientos específicos. Por la modernidad de este tema y por la
importancia de sus aportaciones para el funcionamiento eficaz de todo tipo de grupos humanos se convocan a
menudo cursos o seminarios sobre técnicas de relación y dinámica de grupos en el ámbito de la empresa.
Redacción: la secretaria debe redactar textos muy diversos con precisión y rapidez, procurando en todo caso la
corrección gramatical y en estilo sobrio y eficaz. Por ello es conveniente que asista a algún curso de redacción
comercia y administrativa, adecuado a su nivel y a sus necesidades.

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Organización de la Jornada

3
Unidad

Laboral
Para que la jornada laboral sea eficaz, sin que se pierdan horas en
actividades repetitivas ni se crucen los trabajos por falta de
organización, es prioritario prever las acciones, cuidar la calidad de
cada una, racionalizar metódicamente el tiempo y distribuir todas las
tareas según un orden lógico. Así evitará tensiones inútiles que a la
larga sólo llevarían al agotamiento físico y mental.

A Nte todo, hay que tener en cuenta que una norma muy importante para una secretaria es que su
jornada laboral debe adaptarse siempre a la de su jefe, y que la organización de su propio
trabajo depende fundamentalmente de las actividades de él.

Las sugerencias que se presentan a continuación no suponen sino una pequeña guía orientativa de
actuación. Seguirlas con mayor o menor fidelidad dependerá en parte del tipo de actividad a que se
dedica la empresa y de los hábitos de trabajo de su superior.

Comienzo de la Jornada Laboral

- Empezar la jornada laboral llegando cinco minutos antes de la hora de entrada.

- Acudir enseguida al despacho del jefe para comprobar si todo está en orden (ceniceros
vacíos, mesa limpia y ordenada, la agenda abierta por la pagina correspondiente y el
calendario puesto al día.
- Retirar y archivar la prensa del día anterior
- Chequear la agenda propia, observar que conserva con la de su jefe
- Confeccionar una lista de las visitas que se espera recibir durante el día y enviarla a la
recepcionista, si la hubiere en la empresa
- Leer, fechar y depositar el correo en el escritorio de su jefe
- Ordene el resto de tareas según su urgencia.
Como organizarse en el transcurso del día

En el ámbito de las actividades de la secretaria consideradas como fundamentales, destacan algunas

acciones cotidianas:

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 1. Coordinación del trabajo personal y de equipo: agendas, calendarios y planning
2. Despacho de la correspondencia y el correo. Formulas de envío.
3. Comunicaciones de régimen interno y preparación de reuniones
4. Actualización del archivo en cuanto tenga la posibilidad de hacerlo
5. Organización de las visitas
6. Preparación de viajes de negocios

1. Coordinación del trabajo personal y de equipo

La función de la secretaria está íntimamente relacionada con las tareas de organización, no solo
respecto a su labor, sino también a la de jefe.

Para que este aspecto de su labor dé los resultados deseados, la secretaria tiene que conocer a fondo
los distintos instrumentos existentes destinados a la planificación del trabajo, como son las agendas,
los calendarios y los planning, conocimiento que le permitirá emplearlos correctamente y obtener de
ellos todo el rendimiento posible.

Para lograr el máximo fruto de su trabajo, utilizando dichos instrumentos, la secretaria ha de atender
a dos requisitos básicos diarios:

- ordenar las tareas de la jornada, distribuyendo los cometidos que se deben realizar de
acuerdo con un horario predeterminado.

- A continuación, trasladar dicho plan de trabajo a la agenda, el planning o cualquier

otro instrumento de planificación.

Tareas que gestiona la secretaria

Las tareas debe gestionar la secretaria normalmente son de tres tipos:

- Las diarias, sin horario fijo. Se resuelven en el momento y no es necesario consignarlas en la

agenda.

- Las diarias con horario preestablecido, como pueden ser el despacho de la correspondencia
o cualquier otro trabajo administrativo. Requieren un sistema de recordatorio.

- Las ocasionales que se pueden programar con antelación, como la preparación de una Junta
Extraordinaria, por ejemplo. Para la realización de este tipo de tareas, se necesita tener la
fecha en que se llevará a cabo y un recordatorio a largo plazo.

Los recordatorios

Los recordatorios, sean a corto o a largo plazo, son controles de consulta previa, que la secretaria
debe preparar para que su jefe los tenga a mano en todo momento. Cuando es imprescindible
controlar el desarrollo de un determinado asunto, se utilizan así mismo estos sistemas de seguimiento
o controles de consulta previa, los cuales se clasifican en tres grandes tipos, según el período de
tiempo que abarcan:

Recordatorio diario: su confección es la primera acción de la secretaria al llegar al despacho.

Consiste en una hoja de papel en que se apuntan las tareas que se deben realizar durante el día y se
confecciona con la ayuda de las notas de la agenda y del tarjetero- calendario. Este recordatorio
puede tener la forma de una tarjeta para que el superior la pueda llevar en un bolsillo de la chaqueta.

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Agenda diaria: es la forma más corriente de recordatorio. Cada hoja corresponde a un día e incluye
divisiones horarios. En la agenda la secretaria debe anotar las visitas y los compromisos del jefe y las
tareas que ella ha de realizar y que precisan de un recordatorio

Calendario mensual: la agenda diaria es útil para comprobar las tareas que se deben realizar en
cortos periodos de tiempo. Sin embargo, hay otras que, por su propia naturaleza, precisan mas
tiempo, como viajes, congresos, etc. y que requieren disponer de un calendario que permita apreciar
globalmente los trabajos que hay que realizar durante un mes. Se compone de hojas de tamaño folio
en las cuales aparece impreso el mes.

Sistemas de seguimiento

Aquellos métodos de recordatorio de tareas que se resuelven en fechas indeterminadas reciben el

nombre de – control posterior – o sistemas de seguimiento.

Son útiles para controlar temas pendientes en el transcurso del año y que exigen atención periódica.
Los asuntos de seguimiento constante son:

- La correspondencia, los memorandos u otros documentos que deben contestarse.

- Trabajos que dependen de otros departamentos de la empresa

- Contratos diferidos y temporales

- Propuestas profesionales con fecha definida.

Agendas y calendarios:

Para controlar los asuntos de seguimiento constante, se puede optar por dos métodos:

- La confección del llamado  fichero calendario o archivo de revisión permanente, que

consta de carpetas y fichas de datos. Es el sistema más aconsejable.

- Las anotaciones efectuadas a intervalos regulares en un calendario o una agenda. Este

sistema de seguimiento resulta indicando en una empresa pequeña o mediana, pero puede
tener menos utilidad en una gran empresa.

Organización del fichero- calendario

Consta de una docena de carpetas mensuales, treinta y una carpetas diarias y una carpeta extra para
años venideros.

Las carpetas se guardan en el archivo, señaladas con guías movibles, las diarias con el
correspondiente rótulo indicador dispuesto en un extremo, en tanto que las mensuales lo tienen en el
centro. Las diarias se sitúan en primer término con el material del mes en curso. Luego se disponen
las del resto de los meses y, en última posición las de los próximos años.

El fichero calendario es fácilmente accesible y de uso inmediato: en él se insertan fichas

con breves indicaciones del tema concreto de que se trate, o bien una fotocopia reducida de
cartas, documentos, etc. cuyo original se conserva en el archivo general de la empresa.

Para aprovechar de forma adecuada el fichero calendario es conveniente actuar de modo

sistemático:
- Incorporar en la ficha fotocopia reducida de los documentos que interesan, o una
síntesis de los mismos, con las fechas de entrada y de resolución.

11
 - Guardar la ficha en la carpeta correspondiente
- Colocar las carpetas vacías en el apartado del mes siguiente.
- Distribuir los asuntos pendientes en el transcurso de los días del mes.
- Eliminar con cierta regularidad las fichas con material caducado o ya despachado
y las carpetas correspondientes a los domingos y las jornadas no laborables.
- Transferir a la semana siguiente las gestiones que no tienen fecha asignada.
Repetir la operación hasta que se les adjudique fecha.

El planning

Es un sistema basado en el empleo de gráficos murales que permite visualizar en todo momento de
diferentes estados de una empresa.

Existen dos tipos:

Planning estático o cuadro sinóptico: en el que se plantea gráficamente la solución de un problema

a fecha fija.

Planning Dinámico: está formado por una serie de paneles que son la base del planteamiento de la
planificación y unos elementos móviles complementarios.

Los paneles son rectangulares y de fondo perforado, para situar y fijar los elementos móviles. A la
izquierda de los tableros, hay una franja vertical para colocar columnas de porta fichas que
representan los conceptos que intervienen en la planificación. Los elementos móviles mantienen al
día el cuadro, con etapas que pueden ser diarias, semanales, mensuales, etc.

Respecto a la programación y el control de actividades, el planning dinámico tiene muchas

aplicaciones que abarcan desde previsiones de entregas a lanzamientos de productos al mercado,
campañas de publicidad, etc.

Hoy en día, las computadoras han simplificado en gran manera estas tareas, ya que existen multitud
de programas computacionales que contienen o lo son en sí mismos, diversos tipos de agenda y
planning y que se utilizan también como archivo de direcciones y teléfonos de empleados, clientes,
proveedores y colaboradores. Evidentemente, si el ahorro de tiempo es más esencial que nunca, la
gran ventaja que ofrece la computadora es la celeridad, pues resulta mucho más rápido además de
sencillo y cómodo, pulsar unas teclas y obtener información en pantalla, a ello hay que agregar
además la enorme capacidad de almacenamiento de datos (la memoria) de la computadora. Por su
parte los métodos clásicos de organización del trabajo, la agenda y el planning, ofrecen en
compensación, el aspecto positivo de su versatilidad, ya que pueden, adaptarse sin mayor problema a
cada situación particular.

2. Correspondencia y correo. Formulas de envío

La entrada y salida de la correspondencia es una de las tareas de organización laboral mas destacadas
que debe efectuar una secretaria.

La correspondencia es una de las formas de comunicación en el mundo de los negocios. Las que
reciben o envían el jefe o los directivos debe ser tratada con especial atención, con un método eficaz
que permita a la secretaria sistematizar el correo interno/externo.

La correspondencia se clasifica en interna y externa

- Interna: es la que se origina en el propio domicilio de la empresa y constituye el correo

interior.

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 - Externa: es la generada por la empresa o la que va dirigida a ella. Se llama correo exterior.
La correspondencia externa presenta dos modalidades de entrada que tiene como
destinatario a la empresa, y de salida, que la misma empresa remite.

Llevar la correspondencia al día requiere disponer de un libro especial para controlar las cartas, los
impresos, los documentos, etc. Que entran y salen de la oficina. Es el llamado “Libro de Protocolo” o
“Registro de la Correspondencia”.

A pesar de su utilidad, no todas las empresas disponen de él, ya que muchas secretarias se inclinan
por conservar el original de las cartas, más de una copia, archivadas por fechas o asuntos.

En el mercado existen varios tipos de Libros de Registro. Normalmente, en las hojas hay impresas
unas casillas para anotar datos de las cartas. Las páginas pares se utilizan para el registro del correo
recibido y las impares, para la correspondencia despachada. En las casillas de las páginas pares se
suele anotar el remitente; en las de las impares, el destinatario, la fecha, un breve resumen del
contenido y el número de expediente.

Correo de entrada: Organización

Si se sigue una rutina, el trabajo será más fácil y se tendrán garantías de hacer un buen trabajo. He
aquí un procedimiento básico:

1º Se debe registrar toda la correspondencia que ha entrado en la empresa.

2º Se examinan todas las cartas y se individualizan las que están marcadas con las palabras
Confidencial Privado o Personal  , y las que tengan dirección equivocada.
Estas últimas han de separarse también del grupo individualizado, las cartas del primer
grupo que no deben abrirse sin autorización, serán entregadas sin demora al jefe; sólo se
hará constar en el sobre la fecha de entrada.
3º Luego, la secretaria deberá abrir el resto de correspondencia no personalizada y grapar las
cartas o los documentos adjuntos
4º A continuación separará las facturas y las comunicaciones bancarias
5º A medida que abra la correspondencia, leerá su contenido. A veces, un papel mencionado
(un cheque, por ejemplo) no se encuentra dentro de la carta; debe hacerse notar y apuntar su
falta, que sería en este caso “CHEQUE NO ADJUNTO”
6º Si el documento es un envío se comprueba que la cantidad concuerda con la mencionada en
la carta. Si hay algún error, también debe consignarse, con mención expresa de la anomalía
que se ha detectado. Algunas empresas registran todos los envíos en un “Libro De Envíos”,
otras relacionan las cartas certificadas en un “Libro de Correo Certificado”
7º Si la carta es de un particular, se comprueba que están completos su nombre, apellido/s, y la
dirección. En caso contrario, no se tira el sobre: hay que anotar la dirección del remitente en
un papel aparte y adjuntarlo grapado con la carta.
8º Fechar todas las cartas, cuidando de no colocar la fecha encima de nada escrito
9º Abra todas los paquetes y apuntará el remitente en hoja aparte.
10º Coloque todos los periódicos y revistas separados junto a la correspondencia ordinario, la
confidencial y la personal, y a continuación procederá a ordenarlos por destinatario o por
temas (economía, gremiales, semanarios, catálogos, etc.)
11º Disponga el correo en una carpeta que se deposita en la bandeja de entrada del jefe, para que
pueda revisarlo.
12º Recuerde además que en el transcurso del día, a la oficina pueden llegar paquetes,
telegramas y cartas enviados por mensajería, debe dar a éstos preferencias sobre el correo
ordinario.

Proceso mecánico del correo de salida:

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La forma en que la secretaria debe organizar esta tarea depende de la empresa. Si ésta es
pequeña, la secretaria deberá encargarse de la organización de todo el correo. En otras,
solo se ocupará del dirigido a su inmediato superior y del que éste remita.

1º Disponga de una guía de correos actualizado consiga otras publicaciones en las

que se relacionen códigos postales, nacionales y extranjeros. Estos catálogos
ofrecen todo tipo de información en cuanto a servicios, tarifas postales, etc.

2º Establezca una hora límite para las cartas que le deben hacer llegar o entregar los
diferentes departamentos de la empresa, si se encarga de ello y tienen que salir el
mismo día.

3º Asegúrese de que las direcciones y los nombres están correctamente escritos y de

que no hay errores de transcripción.

4º Exija siempre la firma y la ante firma de los documentos

5º Tenga prevista la preparación e inclusión de los anexos.

6º Fotocopie todas las cartas que se envían y archívelas en el apartado

correspondiente

7º Imprima las etiquetas

8º Aparte el correo especial, tales como certificados, cartas urgentes, etc.

9º Anote diariamente en el Registro de Salidas las cartas que se van a enviar y en el

Libro Especial de Franqueo, las cantidades gastadas en franqueo

10º Clasifique las cartas y los envíos según su destino (local, nacional, internacional)

11º Si no lleva por sí misma la correspondencia a Correos dé las pertinentes

explicaciones a la persona que se ocupe de ello.

Formulas de envío por correo: cada carta, según su destino, peso, modalidad y
formato, requiere un tipo distinto de franqueo. Existen diferentes tipos de métodos
mecánicos para simplificar envíos masivos de correspondencias: maquinas plegadoras
(procesan hasta treinta mil hojas por hora), franqueadotas automáticas (imprimen en
los sobres el importe del franqueo y en un dispositivo de la maquina se van sumando
los gastos) y maquinas automáticas para cerrar sobres (humedecen, cierran y pegan los
sobres en una única operación)

Normas para enviar paquetes por correo: todos los servicios de correo tienen una
serie de normas unificadas que la secretaria debe tener en cuenta, por ejemplo:
- los paquetes deben ir perfectamente embalados para evitar desperfectos
- en paquetería certificada, los puntos en que se cruzan las cuerdas deben estar
sellados con lacre
- el contenido de los paquetes que se remiten al extranjero ha de ser declarado.

Servicios de mensajería: la secretaria también dispone de mensajería de gran utilidad porque

aseguran una distribución rápida, personalizada y segura de la correspondencia o de la paquetería.
Los mensajeros efectúan entregas a domicilio con acuse de recibo y carga asegurada.

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 Envío de Telegramas: si un asunto es urgente y hay que transmitirlo a larga distancia, o con
especial urgencia, la secretaria puede recurrir al servicio de de telegrafía. Los telegramas son un
recurso auxiliar que hay que tener en cuenta dentro de la gestión diaria de la empresa y se suele
emplear en ocasiones específicas, cuando el teléfono y el fax no constituyen los medios adecuados
para resolver ese problema.

Tipos: - Normal: es el transmitido por telégrafo

- Cablegrama: es el que se envía a través de un cable submarino

- Radiograma/ Radiotelegrama: se envía a través de una estación de radio

conectada con la red telegráfica

En todos los casos, su importe depende del número de palabras de que conste y de cuál sea su
destino. En cualquier caso, es necesario que el texto sea breve y claro.

Con el fin de abaratar tarifas hay establecidos unos códigos internacionales que reducen el número
de palabras transmitidas y, por lo tanto, el importe final.

Técnicas electrónicas:

El impacto y la influencia del correo electrónico en las empresas es otra adaptación a la

automatización que están enfrentando las secretarias.

Muchas secretarias ya están en contacto con algún tipo de telecomunicación cuando inician,
producen, distribuyen, almacenan y recuperan los datos. Los componentes de los sistemas
electrónicos consisten en ordenadores de interfaz, procesadores y terminales, líneas y módems y,
desde ya software.

FAX: puede enviar imágenes o sea cuadros gráficos y fotografías, como así también palabras
impresas.

TELEX: servicio telegráfico

CARTA CON FRANQUEO PAGO: El sistema de franqueo PAGO DIFERIDO, contemplado en el

Reglamento de Prestación de los Servicios Postales, permite, previa firma de contrato, el abono
mensual de los servicios utilizados por el cliente.  
Por extensión, este sistema podría englobar el Franqueo Pagado y al Franqueo Concertado, por
utilizar sistemas de pago similares, sin embargo postalmente se denomina Pago Diferido
exclusivamente a las siguientes modalidades;  
 
- Pago Diferido Libros  
- Pago Diferido Paquetería

ORGANIZACIÓN DE LAS COMUNICACIONES DE RÉGIMEN INTERNO

Se denomina comunicaciones internas o de régimen interno a aquellas que tienen como finalidad transmitir una
información dentro de la misma empresa. La secretaria debe ser muy conciente de la importancia que pueden
tener para el buen funcionamiento de la oficina o simplemente para el adecuado entendimiento entre todo el
personal, por los que debe organizar su transmisión según este nivel de importancia.

La forma mas usual en que se realizan estas comunicaciones es la escrita, pero también cabe usar otros medios:
así puede ser válida una simple transmisión otros medios (transmisión oral: mediante el teléfono,
intercomunicadores, etc.)

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Las ventajas del documento escrito son:
- se obtiene un documento que podrá ser archivado para posteriores consultas.
- El documento escrito se convierte en una prueba fehaciente de que la información ha sido
comunicada al interesado/s.
La secretaria debe tener un cumplido conocimiento de la disposición estructural de las diferentes modalidades
de documento, puesto que la mayoría de las veces u jefe se limitará a indicarle que envíe a un departamento de
la empresa un memorando, un comunicado interno, una nota, etc. acerca de un asunto información de un
asunto concreto, del que le señalará la idea principal, o las líneas generales y a ella le corresponderá articular en
cuanto a texto y forma el documento en cuestión, que naturalmente, una vez concluido someterá a la
aprobación de su superior.

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