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    GDFT13

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    Samuel Andres Meza
    Este documento proporciona instrucciones para diligenciar un rótulo de carpeta en un archivo documental. Las instrucciones incluyen escribir el nombre de la dependencia productora, señalar si la carpeta se encuentra en archivo de gestión o central, colocar el número de caja y carpeta, e incluir detalles de la serie, subserie y expediente como su nombre e identificación, el número de folios, y las fechas extremas de los documentos.

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    Este documento proporciona instrucciones para diligenciar un rótulo de carpeta en un archivo documental. Las instrucciones incluyen escribir el nombre de la dependencia productora, señalar si la carpeta se encuentra en archivo de gestión o central, colocar el número de caja y carpeta, e incluir detalles de la serie, subserie y expediente como su nombre e identificación, el número de folios, y las fechas extremas de los documentos.

    Título original

    GDFT13 (2)

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    Este documento proporciona instrucciones para diligenciar un rótulo de carpeta en un archivo documental. Las instrucciones incluyen escribir el nombre de la dependencia productora, señalar si la carpeta se encuentra en archivo de gestión o central, colocar el número de caja y carpeta, e incluir detalles de la serie, subserie y expediente como su nombre e identificación, el número de folios, y las fechas extremas de los documentos.

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    Este documento proporciona instrucciones para diligenciar un rótulo de carpeta en un archivo documental. Las instrucciones incluyen escribir el nombre de la dependencia productora, señalar si la carpeta se encuentra en archivo de gestión o central, colocar el número de caja y carpeta, e incluir detalles de la serie, subserie y expediente como su nombre e identificación, el número de folios, y las fechas extremas de los documentos.

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    ADMINISTRACIÓN DE LA GESTIÓN

    PROCESO: DOCUMENTAL
    FORMATO: ROTULO CARPETA

    CÓDIGO: GDFT13
    VERSIÓN: 1

    RÓTULO
    INSTRUCCIONES DILIGENCIAMIENTO

    OFICINA 1. Escriba el Nombre de la dependencia (Sección y Subsección): Secretaría General / Subdirección


    PRODUCTORA Administrativa – Grupo Contratación de Bienes y Servicios.

    ARCHIVO DE 2. Señale con una X la fase del archivo en que se encuentre la unidad documental (expediente),
    GESTIÓN Archivo de Gestión o Archivo Central, según sea el caso

    ARCHIVO CENTRAL

    No. DE CAJA 3. Coloque el número de la caja en la cual se insertó la carpeta. ejemplo 2

    No. DE 4. Escriba el número con que identificó la carpeta, ejemplo 4


    CARPETA
    SERIE DOCUMENTAL
    5. Coloque el nombre de la serie al cual corresponde la unidad documental (expediente), ejemplo:
    Contratos y en el renglón No. anota el código de la serie.

    No.

    SUBSERIE DOCUMENTAL
    6. Coloque el nombre de la subserie (si la hay) que corresponde a la unidad documental
    (expediente), ejemplo: Contratos prestación servicios y en el renglón No. anota el código de la
    subserie.

    No.

    7. Escriba el nombre de identificación la unidad documental (expediente), ejemplo: Humberto Peláez


    EXPEDIENTE: Miranda y en el renglón No el número como identifica el expediente, ejemplo: Contrato 108 de
    2014.

    No.
    8. Coloque la cantidad de folios que contiene la carpeta. Máximo 200 folios, con un margen del 5%, es
    No. FOLIOS decir, cada expediente puede estar entre 120 y 210 folios.

    FECHAS EXTREMAS
    DD/MM/AAAA   DD/MM/AAAA  
    DD/MM/AAAA  DD/MM/AAAA 
    9. Escriba las fechas extremas de la carpeta, referidas a registros de ingreso o salida de documentos.
    10/11/2013, 25/02/2014.

    OBSERVACIONES:
    10.   Escriba alguna información adicional que considere importante para identificar la carpeta
    (expediente).

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