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    Rotulo Legajo de Contratos

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    Carlos Mario Lopez Montoya
    Este documento presenta el formato para describir una unidad documental. Explica que debe incluir información como el fondo, sección, subsección, código, serie, subserie, asunto, fechas extremas y ubicación física. El objetivo es proveer una referencia para la consulta de documentos de acuerdo con la normativa archivística colombiana.

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    como hacer legajos para archivo ,ejemplo simple

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    ROTULO LEGAJO DE CONTRATOS

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    FORMATO DE DESCRIPCIÓN DE UNIDAD DOCUMENTAL

    Versión: 01 Fecha de Vigencia: Diciembre 10 de 2018

    FONDO: MUNICIPIO DE PEREIRA

    SECCIÓN: DESPACHO ALCALDIA

    SUBSECCIÓN: SECRETARIA DE PLANEACIÓN

    CÓDIGO: 200.21.05

    SERIE: CONTRATOS

    SUBSERIE: CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS

    ASUNTO: KATHERINE TERRES VELASQUEZ


    CC:1.112.773.133 CONTRATO # 2983

    TOMO:

    FECHAS EXTREMAS:

    INICIAL 14-08-2020 FINAL 30-12-2020

    UBICACIÓN EN ARCHIVO CENTRAL

    SECCIÓN: ___________________________
    CAJA 25
    VIGENCIA ___________________________
    ,

    <
    INSTRUCTIVO DEL FORMATO DE DESCRIPCIÓN DE UNIDAD DOCUMENTAL

    Versión: 01 Fecha de Vigencia: Diciembre 10 de 2018

    El formato de descripción de la unidad documental (carpeta) describe la forma como se marca la misma,
    siendo un referente para consulta de los documentos. Lo cual está contemplado en el artículo 4 del
    Acuerdo 042 de 2002 del Archivo General de la Nación.

    Se registra el nombre de la entidad productora Ejemplo: MUNICIPIO DE


    FONDO
    PEREIRA
    SECCIÓN Escribir el nombre de la Secretaría
    SUBSECCIÓN Escribir el nombre de la dependencia.
    Escribir el número que le corresponde en el cuadro de clasificación documental
    CÓDIGO a la Subsección, código de la serie y código de la Subserie. Ejemplo:
    INFORMES DE GESTIÓN EN EDUCACION 1000.42.30
    Escribir el nombre correspondiente al código de la serie anterior. Ejemplo: 42
    SERIE
    INFORMES
    Escribir el nombre correspondiente al código de la subserie. Ejemplo: 30
    SUBSERIE
    INFORMES
    ASUNTO Escribir el nombre de la Carpeta

    TOMO Escribir los Nros de tomo que contiene el expediente. Ejemplo: 1 de 1 ó 1 de 2

    No. DE FOLIOS Se anotará el número total de folios contenido en cada carpeta.


    Debe consignarse la fecha inicial y final de cada carpeta. Formato asi:
    FECHAS EXTREMAS
    DD/MM/AAAA

    UBICACIÓN EN ARCHIVO CENTRAL (Para diligenciamiento en archivo central)


    SECCIÓN Nombre de la Secretaría que transfiere
    CAJA Escribir el número de la caja asignada.
    Escribir el número que corresponde a la ubicación física dentro de la caja, de
    LEGAJO
    izquierda a derecha.
    Escribir la vigencia en la cual la Secretaría transfirió los documentos, según
    VIGENCIA
    inventario documental.

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