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    Rotulo Cajas

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    Luis Ernesto Hernández Gutiérrez
    El documento proporciona instrucciones para rotular las cajas de archivo. Detalla los elementos que deben incluirse en el rótulo como el número de caja, secretaría, proceso, serie, subserie, contenido de carpetas, número total de folios, y rango de fechas. También incluye un ejemplo ilustrativo de cómo completar un rótulo de caja de archivo.

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    Rotulo Cajas

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    Luis Ernesto Hernández Gutiérrez
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    El documento proporciona instrucciones para rotular las cajas de archivo. Detalla los elementos que deben incluirse en el rótulo como el número de caja, secretaría, proceso, serie, subserie, contenido de carpetas, número total de folios, y rango de fechas. También incluye un ejemplo ilustrativo de cómo completar un rótulo de caja de archivo.

    Título original

    ROTULO CAJAS

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    4.

    10 Rotulación de unidades de almacenamiento (Cajas de Archivo)

    Las Cajas de Archivo se identifican usando el siguiente rótulo de tamaño (14 cm de


    Ancho X 19 cm de Largo), impreso en papel auto adhesivo de seguridad o en papel
    Bond, es permitido imprimirse en escala de grises si se carece de impresoras a color,
    todo el contenido en letra Arial con los siguientes tamaños: La palabra Caja con tamaño
    de letra 20 y en el recuadro el número en letra tamaño 30, el titulo de la secretaria en
    letra tamaño 14. los nombres de los procesos en letra tamaño 12 y el resto del contenido
    en letra tamaño 11. Todos los Títulos se colocan en NEGRILLA Y MAYUSCULA
    SOTENIDA; el diligenciamiento correspondiente a cada uno de los títulos debe hacerse
    en Mayúscula las iniciales y sin Negrilla, excepto el Titulo SERIE: Este se escribe con
    Mayúsculas Sostenidas, el rótulo debe ubicarse en la tapa de apertura de la caja
    colocado verticalmente y centrado, el cual contiene los siguientes datos descriptivos: (Ver
    Ejemplo ilustrativo rótulo de Cajas).
    ESCUDO: Se debe incluir el escudo de la Alcaldía de Bucaramanga

    CAJA No. : Numero de la caja correspondiente.

    SECRETARIA: Nombre de la secretaria u oficina Asesora a la cual se encuentra


    suscrito el proceso
    PROCESO: Nombre del proceso correspondiente adscrito a la secretaria.

    SUBPROCESO: Se diligencia el nombre del subproceso que produce y conserva la


    documentación tramitada en el ejercicio de sus funciones.
    SERIE: Código y nombre de la serie bajo la cual es archivado el expediente
    o documento.
    SUBSERIE: Código y nombre de la subserie bajo la cual es archivado el
    expediente o documento.
    CARPETA: Número de la carpeta dentro de la unidad de conservación tipo caja.

    TEMA: Tema archivado en cada carpeta individual.

    UBICACIÓN: Localización final de la unidad de conservación (caja)


    (Módulo/Estante/Bandeja)
    OTRO MEDIO DE
    PRESERVACION: Indica si los documentos almacenados en la Caja están preservados
    por
    Otro medio diferente al papel, es decir si ya se digitalizaron o
    microfilmaron, señalar con X la opción realizada).
    No. DE FOLIOS
    TOTALES: Número de folios totales contenidos en la Caja (sumar los folios de
    todas las carpetas).
    OTROS MEDIOS DE
    PRESERVACION: Indica si los documentos archivados en la carpeta están
    preservados por otro medio diferente al papel, es decir si ya se
    digitalizaron o microfilmaron, señalar con X la opción realizada).
    CONTENIDO: Señala si tiene reserva Legal, (marcar con una X en caso afirmativo)

    FECHAS: Rango de fechas extremas Fecha Inicial separada con un guión (-)
    de la fecha Final en formato ISO 8601:2004, (Año, Mes, Día).

    Si en la caja reposan varias series o subseries, se repetirá el encabezado de serie y


    subserie para relacionar las carpetas de cada caso, cuantas veces sea necesario.

    El contenido del Rotulo de Caja de Archivo debe diligenciarse con las series o subseries
    de las TRD de las diferentes dependencias de acuerdo a lo estipulado en el ejemplo
    ilustrativo de Rótulo de Caja.
    Ejemplo ilustrativo -Rótulo de Cajas de Archivo

    CAJA No. 50
    SECRETARIA ADMINISTRATIVA

    PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA Y DEL TALENTO HUMANO


    SUBPROCESO: DESPACHO DE LA SECRETARIA / SUBSECRETARIA

    SERIE: 8000-85
    CONTRATOS Y CONVENIOS

    SUBSERIE: 8000-85,09
    Contratos de Prestación de Servicios

    CARPETAS: TEMAS:

    1/4 Contratos del No. 048 al No. 052


    2/4 Contratos del No. 053 al No. 057
    3/4 Contratos del No. 058 al No. 061
    4/4 Contratos del No. 062 al No. 064

    No. DE FOLIOS TOTALES: 1000 UBICACIÓN:

    OTRO MEDIO DE PRESERVACION: DIGITALIZADO( ) MICROFILMADO ( )

    CONTENIDO: RESERVA LEGAL ( )

    FECHAS: 2008/12/31 - 2008/12/31

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