Escuela de Post Grado

Maestría en Gestión Pública

TEMA
ACTUACIONES PREPARATORIAS DE LAS CONTRATACIONES PÚBLICAS
CURSO :
CONTRATACIONES DEL ESTADO
DOCENTE :
FRANCISCO MARTIN GONZALEZ RODRIGUEZ.       
ALUMNO :
WALTER DEMETRIO REYES LUJAN

INTRODUCCIÓN
El año 2009 trajo nuevos retos por asumir a nuestro país, la implementación del Tratado de
Libre Comercio con los Estados Unidos nos condujo a la adecuación de estándares
internacionales, con la finalidad de consolidar el crecimiento e intercambio económico. Una de
las principales materias reguladas en el TLC es la Contratación Estatal, herramienta de gestión
pública por excelencia, mediante la cual se ejecuta la mayor parte del gasto público. Por ello,
ese año comenzamos con una nueva norma que rige las Contrataciones del Estado que nos
motiva a reflexionar sobre la actitud que debemos asumir en cada uno de nuestros roles.
Debemos tener presente que una política efectiva de contratación pública es indispensable
para que el mercado nacional alcance sus objetivos y metas sociales, lo que traerá como
consecuencia un crecimiento económico a mediano y largo plazo1, incentivar la participación
de las pequeñas y micro empresas y, en general, promover competitividad macro frente a
mercados mundiales. No se debe olvidar que somos nosotros, los contribuyentes y usuarios,
los principales interesados en obtener servicios públicos de calidad.

Unido a ello, tenemos que la Contratación Pública se encuentra estrechamente vinculada con
el manejo adecuado de los recursos públicos, pues se debe realizar una evaluación integral de
las ofertas brindadas en el mercado y optar por la más beneficiosa en términos de costo,
calidad y oportunidad. Existe, por otro lado, una gran necesidad de información por parte de los
agentes involucrados, ya sea desde el lado público o el privado, es necesario que de manera
previa a la intervención en un proceso de contratación conozcan sus obligaciones y derechos.
Incentivar una cultura de información y transparencia en la Contratación Pública es vital para
lograr que nuestro Sistema pueda funcionar de forma óptima. Frecuentemente escuchamos
que existen obstáculos para el logro de proyectos y metas sociales, los cuales son atribuidos al
marco normativo de la Contratación Pública; sin embargo, se olvida que el éxito del Sistema no
sólo depende de contar con una buena normativa sino que los operadores y autoridades
involucradas la apliquen adecuadamente. Una de la primera de las fases del proceso de
contratación, es la Fase de Actos Preparatorios.

CONTRATACIONES PÚBLICAS
Definición.-

“Es el acuerdo de dos o más partes para crear, regular, modificar o extinguir una relación
jurídica patrimonial, en el cual por lo menos una de las partes es una entidad de la
Administración Pública”.

De la definición señalada se infiere que el concepto de contrato de la Administración Pública

comprende como elemento subyacente la noción genérica de contrato, pero incorpora como
especificidad y componente distintivo el hecho de que por lo menos una de las partes que
celebran el contrato es una entidad de la Administración Pública. En otras palabras, una
entidad que, ejerciendo función administrativa en una de las modalidades de esta función
(acción de contratar administrativamente) establece unvínculo contractual con una o más
personas privadas y/o con una o más entidades de la Administración Pública.

Cabe precisar que, conforme a esta definición, queda claro que el elemento distintivo del
contrato de la Administración Pública no es el hecho de que la entidad administrativa que
celebra el contrato tenga prerrogativas especiales a su favor – pues, como se señaló, puede
tenerla o no, e incluso condicionar tal prerrogativa a determinadas circunstancias – sino que por
lo menos una de las partes que celebran el contrato es una entidad de la Administración
Pública.

Este concepto es capaz de soportar sin dificultad alguna la diversidad siempre cambiante de
objetos contractuales de los contratos públicos que se han establecido y se van estableciendo
en nuestro orden jurídico nacional, pues tiene suficiente versatilidad.  

Asimismo, consideramos que pone fin a la antigua discusión sobre la calificación de los
contratos en que por lo menos una de las partes es una entidad de la Administración Pública,
especialmente en aquellos en que esta última no tiene prerrogativas especiales a su favor;
pues, como se señaló, incluso éstos son calificados de contratos de la Administración Pública e
indican la presencia de normas y principios de Derecho Administrativo o Derecho Público en
general.  
Finalmente, resuelve problemas sobre fuentes del Derecho aplicables, pues, será de aplicación
primariamente el Derecho Administrativo, seguido del Derecho Público en general y sólo
después de ello, otros órdenes normativos próximos, previo tamiz de compatibilidad.

FASES DE LAS CONTRATACIONES PÚBLICAS

Definición.-

Las fases de las contrataciones públicas son los procesos de contratación estatal, los cuales
tienen tres fases claramente diferenciadas y cuya presencia es transversal a los diversos
objetos contractuales.

Dichas fases representan la secuencia que siguen – o deben seguir – todas las entidades
cuando requieren la colaboración de terceros para el cumplimiento de sus funciones. Cada una
de ellas cobra especial importancia en la contratación, sólo será posible definir como eficiente
un proceso que haya respetado lo previsto en las respectivas etapas.

Por ello, para efectos de evaluar la gestión y manejo en materia de Contrataciones del Estado
se debe analizar de forma conjunta las tres fases. Estas fases se desenvuelven en función del
estadio en el que se ubican a lo largo del proceso de contratación.

Fases.-

La primera de ellas, la llamada Fase de Actos Preparatorios está referida a todas aquellas
actuaciones de planificación y programación, previas al desarrollo del proceso de selección,
que se inicia con la decisión de adquirir o contratar.

La Fase de Selección contiene los pasos a seguir para determinar a la persona natural o
jurídica con la cual la Entidad Pública entablará una relación jurídica contractual. Esta fase se
desarrolla a través de siete etapas: i) convocatoria; ii) registro de participantes; iii) consultas; iv)
observaciones e integración de bases; v) presentación de propuestas; vi) calificación y
evaluación de propuestas; y, vii) otorgamiento de la buena pro y hasta antes de la suscripción
del contrato.

Finalmente, la última de las fases es la llamada Ejecución Contractual y se desarrolla desde

la suscripción del contrato hasta la conformidad y pago de la prestación.

Como se aprecia, cada una de las Fases se encuentra ligada a los tres momentos definidos en
los cuales se desarrolla un proceso de contratación. Si bien no es posible afirmar que una de
ellas resulte de mayor importancia; sin duda, como todo proceso el punto decisivo o, en todo
caso, el que puede determinar que los demás sigan la misma ruta es justamente la Fase de
Actos Preparatorios.

ACTUACIONES PREPARATORIAS
Definición.-

Las actuaciones preparatorias son el conjunto de actuaciones administrativas destinadas a dar

sustento al proceso de selección, de tal forma que el mismo se realice de manera válida.
Asimismo, se encuentra legislada en el capítulo segundo del Texto Único Ordenado – TUO de
la Ley de Contrataciones del Estado y en el tìtulo tercero del Reglamento de la Ley en mención.

Adicional a ello, dichas actuaciones se inician con la aprobación del Plan Anual de
Contrataciones (PAC).

Fases.-
Dentro de esta fase encontramos las siguientes actuaciones:
– Determinación de necesidades.
– Presupuesto Institucional.
– Plan Anual de Contrataciones.
– Determinación de características técnicas
– Aprobación del expediente de contratación.
– Designación del Comité Especial.
– Elaboración de Bases Administrativas
– Aprobación de las Bases.

Debe saberse que al final de cada año, las diversas dependencias al interior de la entidad
identifican sus respectivas necesidades para el siguiente ejercicio, las que son incluidas dentro
del Presupuesto Institucional.

Plan Anual de Contrataciones.

Todo proceso de contratación debe encontrarse previsto en el Plan Anual de Contrataciones,

documento elaborado por cada Entidad Pública.

El Plan Anual constituye el instrumento de gestión obligatorio para todas las entidades que se
encuentran bajo el ámbito de la normativa de´ Contrataciones del Estado y contiene las
diversas contrataciones cuyos procesos de selección (sea licitaciones públicas, concursos
públicos, adjudicaciones directas públicas y selectivas, así como las adjudicaciones de menor
cuantía cuya realización sea programable) se realizarán en un determinado período
presupuestal.
El proceso de elaboración del Plan Anual implica una labor de programación y coordinación
interna pues en él se consolidan las necesidades de bienes, servicios u obras que tienen las
diversas dependencias que integran la Entidad.

Es importante considerar que dicha programación debe tomar como referente los objetivos
estratégicos Sectoriales de cada Pliego, con la finalidad de cumplir con sus metas
institucionales.

Doctrinariamente se reconocen cuatro características al Plan Anual:

 Público: el PAC debe ser registrado en el Sistema Electrónico de Contrataciones del

Estado (SEACE) para permitir su difusión y acceso de los interesados.
 Formal: tanto su aprobación como su modificación requiere de un documento formal,
aprobado por el Titular de la Entidad. Dicha aprobación podrá ser delegada mediante
disposición expresa.
 Obligatorio: la norma de Contratación Estatal exige que todas las Entidades sujetas a
su ámbito de aplicación elaboren un Plan Anual de Contrataciones.
 Integral: El PAC consolida en un solo documento la totalidad de contrataciones que las
Entidades pretenden realizar.

Por otro lado, el Plan Anual constituye un indicador de gestión pues permite evaluar cómo se
van realizando las contrataciones a lo largo del año y si se efectúan conforme con los
parámetros previstos en dicho instrumento.

De acuerdo con lo dispuesto por nuestra normativa, cada una de las dependencias de la
Entidad determinará, dentro del plazo señalado por la normativa correspondiente, sus
requerimientos de bienes, servicios y obras, en función de sus metas presupuestarias
establecidas, señalando la programación de acuerdo a sus prioridades.
El Órgano Encargado de las Contrataciones es el designado para la formulación del Plan Anual
y deberá coordinar con la dependencia de Presupuesto y Planificación para tal efecto.

Como parte de la responsabilidad en la formulación de las necesidades, cada área usuaria

debeconocer el contenido de los Planes Estratégicos y del Plan Operativo de Gestión de la
Entidad, pues los requerimientos formulados deben corresponder a las metas y objetivos de la
entidad para el largo, mediano y corto plazo.

En tal sentido, la programación debe efectuarse de acuerdo con las prioridades funcionales de
cada Entidad.
Es por ello que se señala que la Fase de Actos Preparatorios y de Programación implica un
estadio en el cual las Entidades determinan sus necesidades considerando sus objetivos y
metas institucionales así como la prioridad en su ejecución.

El Plan Anual puede ser modificado considerando la asignación presupuestal o en caso de

reprogramación de las metas institucionales, cuando se tenga que incluir o excluir procesos de
selección o se modifique el valor estimado en un veinticinco por ciento y ello varíe el tipo de
proceso de selección.

Habíamos mencionado que el Plan Anual constituye un indicador de gestión pues permite
verificar la ejecución de lo previsto en dicho documento. Por ello, la normativa establece que el
Titular de la Entidad evaluará semestralmente la ejecución del Plan Anual de Contrataciones
debiendo adoptar las medidas correctivas pertinentes para alcanzar las metas trazadas.

El Plan Anual de Contrataciones debe contener lo siguiente:

1. El objeto de la contratación;
2. La descripción de los bienes, servicios u obras a contratar y el correspondiente
código asignado en el catálogo;
3. El valor estimado de la contratación.
4. El tipo de proceso que corresponde al objeto y su valor estimado, así como la
modalidad de selección;
5. La fuente de financiamiento;
6. El tipo de moneda;
7. Los niveles de centralización o desconcentración de la facultad de contratar
8. La fecha prevista de la convocatoria.

No será obligatorio incluir en el Plan Anual de Contrataciones las Adjudicaciones de Menor

Cuantía no programables.
Expediente de Contratación.-

Debe contener la información referida a las características técnicas de lo que se va a contratar,

el estudio de las posibilidades que ofrece el mercado, el valor referencial, la disponibilidad
presupuestal, el tipo de proceso de selección, la modalidad de selección, el sistema de
contratación, la modalidad de contratación a utilizarse y la fórmula de reajuste de ser el caso.

En cuanto a su requerimiento se señala que debe ser emitido por el área usuaria, contiene las
características técnicas y no puede limitarse la libre competencia (el caso particular de la
estandarización).
Por otro lado, con relación al valor referencial cabe indicar que es el resultado del EPOM,
puede observarse, tiene reglas especiales para obras, cobranzas y servicios con honorarios de
éxito; y, disponibilidad o crédito presupuestal.

Cómite Especial.-

Sobre el particular, la Entidad designará un Comité Especial que deberá llevar adelante el
citado proceso, encargándose de su tramitación, y a la vez, de ser los directos responsables de
su legalidad e idoneidad.

El órgano encargado de las contrataciones tendrá a su cargo la realización de los procesos de

adjudicación de menor cuantía.

El Comité Especial estará integrado por tres miembros y se conformará con la participación de
personas que tengan conocimiento técnico de los bienes o servicios a adquirir.
Un miembro deberá pertenecer al área usuaria de los bienes, servicios u obras materia de la
convocatoria, y otro al órgano encargado de las contrataciones de la Entidad.

Las Bases.-

Es el documento en el cual se especifican las condiciones y requisitos de la contratación, las

mismas que deben ser seguidas por los postores a fin de que sus propuestas sean válidas y
para tener conocimiento de los parámetros que se emplearán para otorgar la buena pro a uno
de los postores con el cual se contratará finalmente.

Por otro lado, las bases son aprobadas mediante el mecanismo señalado por la Ley y debe
contener un conjunto de requisitos que aseguren la idoneidad de la contratación, así como la
protección de los intereses de los eventuales postores.
 CONCLUSIONES

La Contratación Pública cuenta con tres Fases de Contratación, son las siguientes : Actos
Preparatorios, Selección y Ejecución Contractual.

Si bien no existe un orden de importancia entre cada una de estas fases, debe Contar con una
normativa favorable que regule esta etapa no basta, es necesario que ésta se aplique de
manera adecuada por los operadores involucrados.

El Plan Anual de Contrataciones constituye un instrumento de gestión con el que cuentan las
Entidades Públicas cuya operatividad permite programar con la debida anticipación los
requerimientos de bienes, servicios u obras necesarios para el cumplimiento de sus fines.
Permitiendo a los distintos proveedores de los bienes, servicios u obras requeridos, tomar
conocimiento de las invitaciones a ofrecer que, de manera formal, difunden las Entidades
interesadas a través del citado PAC.

La finalidad de realizar estudios de las posibilidades que ofrece el mercado en un

procedimiento de contratación permite que la Entidad pueda definir con precisión los
requerimientos y especificaciones técnicas mínimas de los bienes, servicios u obras a
contratar, así como determinar el valor referencial del proceso, en función de los precios
vigentes del Mercado.

El estudio de mercado nos permitirá realizar un examen pormenorizado de las principales

variables que condicionan el comportamiento y evolución de la oferta en el mercado de
proveedores al cual va dirigido el proceso de selección.