ASPECTOS IMPORTANTES DENTRO

DE LA PLANIFICACIÒN Y
PROGRAMACIÒN DEL
MANTENIMIENTO

“Todo lo que se hace se puede medir,

sólo si se mide se puede controlar,
sólo si se controla se puede dirigir
y sólo si se dirige se puede mejorar”
Dr. Pedro Mendoza

Desde mi punto de vista, la Planificación del Mantenimiento y la

Programación son procesos que cumple casi en su totalidad con ser
iterativo, en cada iteración que se ejecuta esta debe evolucionar el servicios
(según la frecuencia establecida por la organización de acuerdo a sus
objetivos de mantenimiento y estos a sus vez con los de la organización) es
decir hace una entrega incremental, a partir de los resultados completados
en las iteraciones anteriores, puede ir añadiendo nuevos
objetivos/requisitos o mejorando los que ya fueron completados con la
intención de mejorar los planes de mantenimiento y sus resultados. Un
aspecto fundamental para guiar el desarrollo iterativo e incremental es
la priorización de los objetivos/requisitos en función del valor que aportan
al cliente (Operaciones como el mayor de ellos), justo aquí es donde la visión
y conocimientos del Gerente de Mantenimiento tiene un peso en la
comprensión del contexto operacional.
El subproceso de Planificación y Programación del Mantenimiento con su
interrelación simbiótica así como su aporte individual a la Gestión de
Mantenimiento así como a la Organizacional.
Lo describo de esta manera:

Dentro de las actividades de fundamentales del subproceso de Planificación

del Mantenimiento del proceso de Gestión de Mantenimiento se encuentra
la elaboración de los planes de mantenimiento de los activos.
Un Plan de Mantenimiento es un documento que establece el qué, cómo y
con qué frecuencia se ejecutarán las actividades de mantenimiento.
Asimismo, incluye los repuestos y recursos necesarios para llevarlas a cabo.
Recuerde que esta frecuencia puede ser establecida a corto, mediano y largo
plazo.
Este documento puede ser aplicado en todos los procesos industriales
conocidos, instalaciones, equipos o activos que componen el sistema de
activos.
Para todo profesional del área de Mantenimiento y Confiabilidad es de suma
importancia conocer cómo se elabora un plan de mantenimiento.
En relación al subproceso de Programación del Mantenimiento se obtiene el
programa de mantenimiento que es el documento que establece la secuencia
lógica de actividades de mantenimiento y la distribución de los recursos,
espacio y tiempo para cada una de ellas.
El programa de trabajo puede incluir las actividades que se realizaran de
forma diaria en una planta discutida y acordada con el custodio de la planta
en función de las prioridades y criticidad de los trabajos.
En trabajos especiales como el arranque de plantas en el sector
petroquímico venezolano llegue a trabajar con programas de trabajo diario,
semanal y quincenal, este incluía todos los aspectos claves como: mano de
obra a utilizar en cantidad de personas y horas, curva S de la actividad,
recursos específicos a utilizar, fecha de inicio y fecha de culminación,
especialidades de mantenimiento y confiabilidad que intervendrán, medios
auxiliares de fabricación necesarios, como el informe llegaba hasta la
Dirección de Operaciones le agregábamos tres aspectos: Situación deseada,
situación óptima y situación pesimista, esto permitía obtener algún recurso
extra en función de la prioridad de producción.
En el sector petrolero este documento diario se conoce como Programa por
Turno Es un reporte tabular que identifica las actividades programadas y
los detalles de actividades para un período específico de tiempo o un turno
específico.
Una vez que se cumple el periodo específico se realiza la reunión del cierre
del programa de trabajo con el equipo natural de trabajo de la planta, esta
información resultante es enviada a los interesados como Planificación de
mantenimiento, Operaciones y Planificación estratégica si la actividad tiene
un impacto importante.
En relación a los planes de mantenimiento todo miembro de la Gerencia de
Mantenimiento de una planta debe saber que este documento es la base
para la ejecución del mantenimiento preventivo basado en la criticidad de
los equipos.
Consideraciones que ejecuta Planificación de Mantenimiento para
elaborar un Plan de Mantenimiento

a. Normalmente un Plan de Mantenimiento incluye el monitoreo del

funcionamiento de los equipos y las variables de operación que
afecten su capacidad y requerimientos de mantenimiento.

b. El departamento de Planificación debe registrar y cargar en el

sistema de trabajo que tenga la organización (computarizado,
software el plan o planes de mantenimiento por cada planta o activo
existente.

c. En procesos industriales de gran tamaño y en cuya estructura se

encuentran departamentos de Técnico, Ingeniería de
Mantenimiento y de Confiabilidad, debe garantizar las estrategias
para definir los componentes/ítems mantenibles y partes
consumibles, necesarios para el cumplimiento del plan.

d. Cada plan de mantenimiento registrado y cargados en el Sistema de

trabajo que posee la Organización generan de forma automática
Orden(es) de Mantenimiento (ODM) preventivo y Aviso(s) de
Actividad. (Esta ODM puede ser conocida como Orden de Trabajo o
Aviso de Trabajo, son la base fundamental de algunos de los
indicadores más importantes de la Gestión de Mantenimiento).
 e. Los planes de mantenimiento pueden incluir actividades de
carácter predictivo (toma de vibraciones, termografías, medición de
espesores, entre otros).

f. Los planes de mantenimiento debe tener asociado los

Procedimientos de Trabajos necesarios para dar cumplimento a los
establecido.

g. Los planes de mantenimiento son un documento controlado y que

debe ser aprobado estar aprobado para ser administrado por el
departamento de Planificación de la Gerencia de Mantenimiento.

h. Para cumplir la premisa de Confiabilidad desde el diseño y proyecto

se debe elaborar desde el diseño los Planes de Mantenimiento de
todos los activos contemplados en el alcance del proyecto (criterios
de mantenibilidad y disponibilidad, estos conceptos serán
tratados y abordados en otros artículos).

i. Un buen plan de mantenimiento, elaborado cumpliendo premisas

claras, es insumo importante para evitar la ocurrencia del error
humano en la ejecución del mantenimiento y brindara buen soporte
para los resultados de la Gestión de Mantenimiento.

j. Planificar y programar los Planes de Mantenimiento Preventivo.

k. Estimar, calcular, asegurar y coordinar los recursos (Repuestos,

mano de obra, medios auxiliares, costos asociados) para la
ejecución de las actividades de los Planes de Mantenimiento
Preventivo.

Entre las actividades que sirven para proyectar la Gestión de

Mantenimiento con los clientes internos como Procura, Finanzas,
Planificación estratégica y basadas en mi experiencia, Planificación y
Programación de Mantenimiento pueden realizar:

l. Evaluar y controlar la gestión de mantenimiento de acuerdo con los

indicadores de gestión establecidos por la organización, para
detectar las oportunidades de mejoras del proceso de
mantenimiento.

m. Velar por la notificación de la ODM (Orden de Mantenimiento o de

Trabajo) generada en el plan de mantenimiento preventivo.
 n. Elaborar y someter anualmente el consolidado de planes de
mantenimiento ante la organización de Presupuesto (Gerencia de
Finanzas).

o. En las plantas del sector petrolero y petroquímico, los planes de

mantenimiento preventivo se clasifican como mantenimiento
ordinario y extraordinario, por lo tanto están sujetos a presupuesto
de gasto o inversión. En el caso que el mantenimiento sea
catalogado como una inversión se debe considerar lo establecido en
el manual de proyectos de Inversión de Capital (Aunque en lo
personal considero que la clasificación de gasto o inversión aplica a
todo negocio).

p. Con la finalidad de no tener brechas en la ejecución de los trabajos,

la programación de los planes de mantenimiento de acuerdo con la
disponibilidad de recursos asignados, acordados conjuntamente.

Si analizamos la estructura de la Gerencia de Mantenimiento, Planificación

y Programación reciben los insumos como entradas principalmente de otro
subproceso (Captura de datos, variables, condiciones o de la
Información/Diagnóstico) relacionada a las actividades y tareas que se
ejecutan en el día a día, es decir, del resultado del mantenimiento predictivo,
de un análisis estadístico, avisos de falla y también de una recomendación
operacional que vengan de proyectos, técnica, entre otros.

Si analizamos a la Planificación y la Programación según las variables de

tiempo, costos y calidad obtenemos que la Planificación se determinan los
recursos necesarios y el tiempo necesario (¿El Qué? ¿Con Que? ¿Como?
¿Durante?) Para la ejecución del mantenimiento, siendo la Programación,
el ¿Cuando?

Por la cantidad de actividades y tareas, coordinación, presión de las labores

diarias así como la proyección a mediano y largo plazo, la mayoría de las
organizaciones buscan apoyarse para esta labor con el uso de un sistema
automatizado en el cual previamente debe estar toda la información
relacionada con todos los activos (En relación a la taxonomía tenemos: Tag,
Ubicación Técnica, en relación a procura: Repuestos, consumibles,
materiales, en relación a Planificación: Planes de Mantenimiento, otros) y
así procesarlas para su respectiva programación y ejecución, y
posteriormente elaborar los respectivos Indicadores de Gestión para el
Control, Seguimiento y Cierre de la actividad por parte de la Organización
de Mantenimiento.
Como se puede observar la Planificación y la Programación del
Mantenimiento son de suma importancia.
Existen una serie de conceptos que es fundamental que el personal que se
encarga de la Planificación y Programación de Mantenimiento debe conocer,
para la correcta gestión de todos los subprocesos, las decisiones de la
Gerencia de Mantenimiento normalmente se dan en tres niveles:

Nivel estratégico: En este nivel se debe obtener un plan estratégico que

abarque los siguientes pasos: Definir la misión y visión alineada con la
establecida en la corporación.

Nivel Táctico: En este nivel se identifican los recursos humanos necesarios

con los perfiles adecuados para llevar a cabo las actividades definidas en el
nivel operativo, considerando los lineamientos emitidos por el nivel
estratégico. Las funciones necesarias para llevar a cabo las actividades
establecidas en el nivel operativo se definirán a continuación, vale resaltar
que las mismas pueden estar organizadas y estructuradas según el contexto
operacional de cada organización

Nivel operativo: Este nivel define el cómo deben llevarse a cabo cada uno
de los procesos de la cadena de valor de mantenimiento.

El subproceso de Planificación del Mantenimiento es alimentado del Nivel

estratégico en relación a las decisiones a largo plazo en las actividades que
debe organizarse en una planta, de allí alimenta al Nivel avanzado donde se
dan las entradas que garantizan el desempeño óptimo de los objetivos y
metas de la Gestión de Mantenimiento.

En las plantas industriales, en todos los equipos susceptibles de realizarle

mantenimiento, se puede hacer gestión y si se puede hacer gestión entonces
la base fundamental para ejecutar una Planificación es determinar la
estructura taxonómica de los activos.

Vamos a conceptualizar cuatro figuras de suma importancia para la

Planificación y la Programación del Mantenimiento.

Taxonomía: Es una clasificación sistemática de los activos en grupos

genéricos, sobre la base de factores comunes a varios de los ítems dentro de
un activo; tales como: ubicación, uso, equipos y la subdivisión del mismo,
elementos mantenibles/componentes y partes y consumibles.

Estructura Taxonómica: Es una representación por niveles de los activos

de una organización en un arreglo lógico y funcional en el SGCM (GM-
CMMS), a través del cual se gestionan todos los documentos técnicos y
operativos, que permiten administrar y controlar el registro de todas las
actividades y tareas de mantenimiento.

Elementos Mantenibles / Componentes Son aquellos que representan el

grupo de partes comúnmente mantenidas del equipo (Sello mecánico,
acoplamiento, entre otros).

Partes y Consumibles Son aquellos que representan los subconjuntos o el

despiece de un elemento mantenible/componente.

La norma referente para el tema de la Taxonomía es la Norma ISO 14224.

Para el Planificador y el Programador es fundamental conocer estos

conceptos y el cómo se encuentran definidos y organizados en su planta es
vital.

A continuación en la imagen se muestra un gráfico sencillo de los elementos

a definir en un Plan de Mantenimiento.

En función de la estructura taxonómica, ilustrare la información utilizando

una imagen de un artículo del Ingeniero Emiro Vásquez.
Como le he mencionado en este escrito, entre los elementos importantes
dentro se encuentra la Estructura Taxonómica, el cual debe ser conocido
por el Planificador y el Programador es la Ubicación técnica y su significado:

Una vez establecido el contexto operacional y la jerarquización de los activos

por niveles de criticidad, se debe configurar los mismos en el CMMS y para
ello se deben tomar en cuenta los siguientes aspectos:

*Verificar la data existente en el CMMS a través del estudio recurrente de

las ubicaciones técnicas identificadas.

*Configurar las instalaciones, sistemas o subsistemas de forma consecutiva

dependiendo del contexto operacional.

*Asegurar que los equipos estén asociados a los niveles de las ubicaciones
técnicas, dependiendo del contexto operacional.

*Definir los activos evitando en la medida de lo posible la utilización de

abreviaturas, simbologías, acrónimos, entre otros y realizar una descripción
explícita de los mismos (Ubicaciones Técnicas, Equipos, Componentes y
Listas de Materiales) de acuerdo a la cantidad de caracteres preconfigurados
en el CMMS.

*Configurar la Jerarquización de Activos por Análisis de Criticidad.

*Asignar la Clasificación Taxonómica para ubicaciones técnicas.

*Asignar la “Clasificación Taxonómica” para equipos.

*Definir las ubicaciones técnicas y equipos con los datos requeridos.

La jerarquización de los activos físicos facilita la localización de registros y

datos técnicos y financieros desde niveles superiores a inferiores o viceversa,
además proporciona un marco adecuado para que la empresa estructure los
datos en un CMMS y facilita la clasificación de sus equipos.

La taxonomía para los activos físicos conduce a una administración

controlada de las acciones preventivas, correctivas, programadas, de
mejoras o de reemplazo durante el ciclo de vida.

Genera para la gestión del mantenimiento aportes tempranos, para la

elaboración de los análisis de criticidad y planes de mantenimiento.

Adicional proporciona información para realizar mejoras en la formulación,

aprobación, ejecución, administración, control y revisión de presupuestos
de mantenimiento de los activos.

El conocimiento a profundidad de los subproceso de Planificación y

Programación no es una mera frase y no forma parte del marketing, es una
realidad que ayuda a una buena gestión de mantenimiento.
En lo personal, y no porque me forme en esa área, todo profesional de
Mantenimiento debe laborar para entender y comprender este maravilloso
mundo y cual es y aporte real a la gestión de mantenimiento.
En tiempo de crisis dentro de una organización liderar el proceso de
planificación y programación es:
 Crear esperanza cuando todos se quejan que Mantenimiento no hace
nada,
 Escuchar más que hablar en la reuniones de la Gerencia de
Mantenimiento,
 Es ejecutar tanto como planificar,
 Es confiar más que controlar,
 Es romper paradigmas cuando el entorno cambia.
 Imprimir velocidad sin esperar un entorno perfecto pero aun así guiar
con Seguridad y
 Es inspirar sueños cuando todos dudan.
Para concluir esta entrega, les dejo esta frase:
“Lo mejor que se puede
compartir es el conocimiento”.
Alain Ducasse