Agencia Nacional de Defensa Jurídica Del Estado

MÓDULO DE CONTRATACIÓN ESTATAL
MANUAL DE CONTRATACIÓN DE LA AGENCIA NACIONAL DE DEFENSA JURÍDICA DEL ESTADO
Dra. CARMEN CRISSOTENNIS JAIMES GALVIS
Docente
MONGUI LILIANA JAIMES UREÑA
LUZ NEYDY VERGARA OSORIO
JORGE LUIS CÁRDENAS CÁRDENAS
EVERTO MENDEZ PRADA
KAREN ROSIO SANJUAN NAVARRO
FUNDACIÓN DE ESTUDIOS SUPERIORES COMFANORTE- FESC
ESPECIALIZACIÓN EN GESTIÓN PÚBLICA
IV COHORTE
CÚCUTA
2021
Manual de Contratación de la Unidad Administrativa Especial Agencia Nacional de Defensa
Jurídica del Estado: Resolución No. 411 del 20 de noviembre de 2020
Etapa Precontractual.
De acuerdo al manual de contratación de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, en la
etapa precontractual, se siguen estos pasos.
1. La planeación de la Actividad Contractual y,

2. Las Actividades y Responsables del proceso precontractual.
En esta primera etapa de planeación de la actividad precontractual, se encuentra inmerso como

componente básico:
● La elaboración del Plan Anual de Adquisiciones.

● La formulación de los estudios previos, análisis del sector y matriz de riesgos. Y,
● La gestión del proceso de adquisición de bienes y servicios.
Así mismo, de manera generalizada describe algunas actividades de la etapa precontractual, que
se desarrollan dentro de los componentes básicos anteriores:
1. La elaboración del Plan Anual de Adquisiciones.

● Identificar las necesidades
● Incluir las necesidades requeridas en el listado de obras o servicios por adquirir en la
vigencia fiscal, dentro del Plan anual de Adquisiciones de la ANDJE y realizar la
publicación de acuerdo a los lineamientos de Colombia Compra Eficiente.
● Verificar que la necesidad aporte a la misión de la entidad. (Esta actividad en particular,
se destaca de las anteriores, pues se incluye como novedad en el actual Manual de
contratación de la entidad, así mismo, permite mayor transparencia en el objeto
susceptible de contratación y el gasto que debe realizarse).
2. La formulación de los estudios previos, análisis del sector y matriz de riesgos.

● Elaborar los estudios previos, análisis del sector y matriz de riesgo necesarios, de
acuerdo con la normatividad vigente, la naturaleza, complejidad y cuantía de la
contratación.
3. La gestión del proceso de adquisición de bienes y servicios.

● Identificar los criterios de verificación (habilitación) de los requisitos mínimos que
deben atender los oferentes que requieren satisfacer la necesidad.
Y, adicionalmente, se toma especial cuidado en la contratación directa con:
● La verificación de que no haya conflicto de intereses entre las partes contratantes.

De igual forma, según el Manual de Contratación de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del
Estado, se estipulan los responsables para cada actividad que hace parte de la etapa
precontractual de la siguiente manera:
ACTIVIDADES RESPONSABLE
Verificación Plan Anual de Adquisiciones Director o jefe del área que requiere el
bien, obra y/o servicio, Ordenador del
Gasto y Gestor T1 Grado 16 – Secretaría
General.
Verificar que el contrato contribuya a la Director o jefe del área que requiere el
misión, visión y objetivos institucionales. bien, obra y/o servicio Disponibilidad
Presupuestal Ordenador del Gasto y
Gestor T1 Grado 16 – Secretaría General
Estudios y documentos previos. Equipo técnico del área que requiere el
servicio.
Disponibilidad presupuestal Ordenador del Gasto, Gestor T1 Grado 16

– Secretaría General y grupo financiero.
Estimación y cobertura de los riesgos. Área técnica que requiere el bien, obra
y/o servicio, con el apoyo del área
financiera, y el abogado colaborador del
Grupo de Gestión Contractual.
Definición de los requisitos habilitantes y Área técnica que requiere el bien, obra
criterios de evaluación. y/o servicio, con el apoyo del área
financiera, y el abogado Colaborador del
Grupo de Gestión Contractual
Modalidad de Selección de Contratistas. Grupo de Gestión Contractual, Ordenador
del Gasto y Comité de Contratación en
caso de requerir este último.
Gestión del proceso de selección del Ordenador del Gasto, Coordinador del
contratista y perfeccionamiento Grupo de Gestión Contractual, abogado
Colaborador del Grupo de Gestión
Contractual, Comité de Contratación en
caso de requerirse, Grupo Financiero y
proveedor
Manejo de los documentos del proceso, Área solicitante, Ordenador del Gasto,
incluyendo su elaboración, expedición, Coordinador del Grupo de Gestión
publicación, envió a gestión documental, y Contractual, abogado Colaborador del
demás actividades propias de esta etapa Grupo de Gestión Contractual, Gestión
Documental.
Etapa Contractual.
La etapa contractual es donde se perfecciona el contrato, es decir, donde se ejecuta y por

lo tanto, también es necesaria la supervisión del mismo.
En la Ejecución del contrato, el Manual de Contratación de la Agencia Nacional de Defensa

Jurídica del Estado, se apega a los lineamientos emanados de la ley y hace observancia en
el perfeccionamiento del contrato.
Ejecución del contrato.

El contrato puede ser perfeccionado por las partes Contratante y Contratista
mediante firma mecánica o por medio electrónico a través de la plataforma SECOP II.
Para la ejecución de los contratos la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado
requerirá:
Al Grupo de Gestión Financiera de la Entidad, la expedición del Registro presupuestal.
Al coordinador del Grupo de Gestión contractual de la Agencia Nacional de Defensa

Jurídica del Estado, la aprobación de las garantías, y el acta de inicio.
Cuando se requiera la aprobación de garantías y el acta de inicio, estas deben hacer

parte integral del contrato.
Seguimiento a la ejecución del contrato.
Para dar seguimiento a la ejecución del contrato, la Agencia Nacional de Defensa

Jurídica del Estado, estipula en su Manual de contratación, que, se debe contratar o
designar un supervisor o interventor del contrato, y este, deberá realizar el
seguimiento a la ejecución del contrato (vigilancia y control en materia administrativa,
financiera y técnica) en los términos previstos en el mismo, para lo cual dará
aplicación a lo señalado en la Ley 1474 de 2011 así como en los procedimientos
internos que para el efecto se encuentran publicados en SIGI.
A continuación, se enuncian las actividades a desarrollar en la Etapa Contractual con su

responsable.
ACTIVIDADES RESPONSABLES
Supervisión y seguimiento a la Funcionario designado por el Ordenador

ejecución del contrato del Gasto.
Procedimiento presupuestal, financiero Grupo de Gestión Financiera.

y de pago.
Trámite de procesos sancionatorios Supervisor del Contrato, Ordenador del

contra el Contratista Gasto y Coordinador del Grupo de
Gestión Contractual.
Manejo de las controversias y solución Supervisor del Contrato, Coordinador

de conflictos derivados de los procesos del Grupo de Gestión Contractual,
de contratación. Ordenador del Gasto, Oficina Asesora
Jurídica, Director General.
Manejo de los documentos del proceso, Supervisor del Contrato, apoyo a la

incluyendo su elaboración, expedición, supervisión del contrato, Ordenador del
publicación, envió a gestión documental, Gasto, Coordinador del grupo Interno de
y demás actividades propias de esta Gestión Contractual, abogado
etapa colaborador del Grupo Interno de
Gestión Contractual y Gestión
Documental.
Etapa Post Contractual.
Esta es la etapa donde se da la liquidación del contrato y se determinan las

obligaciones emanadas después de la liquidación.
Para ello, la Agencia de Defensa Jurídica del Estado, en su Manual de Contratación, se

acuerda realizar dicho proceso de conformidad con el artículo 60 de la Ley 80 de
1993, modificado por el artículo 217 del Decreto Ley 019 de 2012, y siguiendo lo
establecido en el procedimiento establecido en el Sistema Integrado de Gestión
Institucional.
En el siguiente cuadro, se enuncian las actividades a desarrollar en la Etapa Post

contractual con su responsable.
ACTIVIDADES RESPONSABLES
Seguimiento a las actividades para la Supervisor del Contrato, Grupo de
liquidación del Contrato. Gestión Contractual, Ordenador del
Gasto.
Solicitud de liquidación del contrato y Supervisión o interventoría del contrato,

orden de compra, elaboración del acta Grupo Interno de Trabajo de Gestión
de liquidación, seguimiento a la Contractual, Ordenador del Gasto.
suscripción de la misma, o elaboración
de acta de liquidación unilateral,
publicación y archivo, entre otros,
conforme con lo señalado en el
procedimiento de liquidación
contractual.
Seguimiento a las obligaciones Supervisor del Contrato, Grupo de

posteriores a la liquidación del contrato. Gestión Contractual, Ordenador del
Gasto.
Manejo de los documentos, incluyendo Supervisor del Contrato, Ordenador del

su elaboración, expedición, publicación, Gasto, Coordinador del Grupo de
archivo, mantenimiento y demás Gestión Contractual, abogado
actividades de esta etapa. Colaborador del Grupo de Gestión
Contractual, Gestión Documental.

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MONGUI LILIANA JAIMES UREÑA

LUZ NEYDY VERGARA OSORIO

JORGE LUIS CÁRDENAS CÁRDENAS

EVERTO MENDEZ PRADA

KAREN ROSIO SANJUAN NAVARRO

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ESPECIALIZACIÓN EN GESTIÓN PÚBLICA

1. La planeación de la Actividad Contractual y,

En esta primera etapa de planeación de la actividad precontractual, se encuentra inmerso como

● La elaboración del Plan Anual de Adquisiciones.

1. La elaboración del Plan Anual de Adquisiciones.

2. La formulación de los estudios previos, análisis del sector y matriz de riesgos.

3. La gestión del proceso de adquisición de bienes y servicios.

Y, adicionalmente, se toma especial cuidado en la contratación directa con:

● La verificación de que no haya conflicto de intereses entre las partes contratantes.

Disponibilidad presupuestal Ordenador del Gasto, Gestor T1 Grado 16

La etapa contractual es donde se perfecciona el contrato, es decir, donde se ejecuta y por

En la Ejecución del contrato, el Manual de Contratación de la Agencia Nacional de Defensa

Ejecución del contrato.

Al coordinador del Grupo de Gestión contractual de la Agencia Nacional de Defensa

Cuando se requiera la aprobación de garantías y el acta de inicio, estas deben hacer

Seguimiento a la ejecución del contrato.

Para dar seguimiento a la ejecución del contrato, la Agencia Nacional de Defensa

A continuación, se enuncian las actividades a desarrollar en la Etapa Contractual con su

Supervisión y seguimiento a la Funcionario designado por el Ordenador

Procedimiento presupuestal, financiero Grupo de Gestión Financiera.

Trámite de procesos sancionatorios Supervisor del Contrato, Ordenador del

Manejo de las controversias y solución Supervisor del Contrato, Coordinador

Manejo de los documentos del proceso, Supervisor del Contrato, apoyo a la

Etapa Post Contractual.

Esta es la etapa donde se da la liquidación del contrato y se determinan las

Para ello, la Agencia de Defensa Jurídica del Estado, en su Manual de Contratación, se

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