Logistica 6

MACROPROCESO PROCESO
Gestión Logística Gestión de adquisiciones

Universidad Técnica
Estatal de Quevedo
AÑO DE VIGENCIA PROCEDIMIENTO DE: CODIGO
2012 Adjudicación de contratos 4.1.2.
COORDINADO POR:
VERSION REVISADO POR: PAGINAS:
Coordinador de APROBADO POR:
Director de
1.0
Contratación y
Logística
Rector 5
Compras Públicas
1. OBJETIVO:
Ejecutar el proceso de contratación y realizar la adjudicación respectiva del bien o servicio.
2. ALCANCE:
La presente norma se debe aplicar para la adquisición de obras, bienes y los servicios
incluidos los de consultoría.
3. RESPONSABILIDAD:
 Comisión Técnica
 Unidad de Contratación y Compras Públicas
 Dirección Financiera (Presupuesto – Contabilidad – Tesorería)
 Unidad de Control de Inventarios
 Procedimientos internos aprobados
4. BASE LEGAL:
 Estatuto orgánico de gestión organizacional por procesos

 Ley Orgánica del Sistema Nacional de Compras Públicas
 Reglamento de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Compras Públicas
 Resoluciones del INCOP
 Manuales de Contratantes (INCOP)
 Normas de Control Interno de la CGE.
Norma de procedimiento Adjudicación de contratos Página 2 de 5
5. NORMAS GENERALES:
 En los contratos que celebre la UTEQ, para asegurar el cumplimiento de los

mismos, se exigirá al oferente adjudicado o contratista la presentación de las
garantías en las condiciones y montos señalados en la ley.
 La documentación sobre operaciones, contratos y otros actos de gestión importantes

debe ser íntegra, confiable y exacta, lo que permitirá su seguimiento y verificación,
antes, durante o después de su realización.
 En las condiciones generales se definirán conceptos, se fijarán atribuciones y

procedimientos para la administración o fiscalización del contrato y se delimitarán
responsabilidades. En las especificaciones técnicas se tratarán todos los aspectos
técnicos de la obra y términos de referencia.
 Se usarán todos los modelos de pliegos, que formarán parte del expediente que
constan en el portal del INCOP.
6. DESCRIPCION:
6.1. Verificar en el PAC vigente la existencia del bien o servicio: Revisar existencia del
bien o servicio en el PAC consolidado y aprobado, la Unidad de Planificación y
Evaluación analizará y verificará los bienes, servicios y obras planificadas para cada
cuatrimestre.
6.2. Designar la comisión Técnica para la elaboración de pliegos: Conforme lo

determina el Art. 18 del Reglamento de LOSNCP, de acuerdo al tipo de procedimiento
seleccionado para la adquisición del bien, servicio, consultoría, la máxima Autoridad
procederá a designar la Comisión Técnica .
6.3. Verificar términos de pliegos: La Unidad de Contratación y compras públicas,

verificará los términos de los pliegos que presenta para el efecto la Comisión Técnica.
Observando lo que determina la LOSNCP, en los siguientes aspectos, que constan en
el Art. 20 del Reglamento de la LOSNCP:
La entidad contratante elaborará los pliegos para cada contratación, para lo cual
deberá observar los modelos elaborados por el INCOP que sean aplicables.
Los Pliegos establecerán las condiciones que permitan alcanzar la combinación más
ventajosa entre todos los beneficios de la obra a ejecutar, el bien por adquirir o el
servicio por contratar y todos sus costos asociados, presentes y futuros.
En la determinación de las condiciones de los Pliegos, la Entidad contratante deberá

propender a la eficacia, eficiencia, calidad de la obra, bienes y servicios que se
pretende contratar y ahorro en sus contrataciones.
Los Pliegos no podrán afectar el trato igualitario que las entidades deben dar a todos
los oferentes ni establecer diferencias arbitrarias entre éstos, ni exigir
especificaciones, condicionamientos o requerimientos técnicos que no pueda cumplir
la industria nacional, salvo justificación funcional.
6.4. Enviar al Rector documentación para aprobación de pliegos: La Comisión Técnica

debe remitir a la máxima autoridad los pliegos del proceso que haya seleccionado
para su aprobación, de conformidad con lo que establece la LOSNCP: “Los Pliegos
serán aprobados por la máxima autoridad de la entidad contratante o su delegado.”
6.5. Registrar en el portal del INCOP, el proceso correspondiente y calificar

proveedores y Ofertas: El Coordinador de Contrataciones y Compras Públicas
registrará en el portal del INCOP el proceso. Y comunicará mediante el sistema de
gestión documental a los miembros de la Comisión Técnica y la Máxima Autoridad el
cronograma con el que se desarrollarán las etapas de acuerdo lo establecido en el
Reglamento LOSNCP.
6.6. Registrar en el portal del INCOP, resultados del proceso correspondiente: La

Unidad de Contrataciones y Compras Públicas registrará en el sistema todos los
documentos habilitantes de cada proceso seleccionado, conforme lo establece el Art.
13 del Reglamento de la LOSNCP y lo contenido en la resolución INCOP No. 053-
2011:
En la fase precontractual
a) Estudios, diseños o proyectos;
b) Estudio de desagregación tecnológica si es pertinente, incluyendo el oficio de
no objeción emitido por el INCOP;
c) Certificación presupuestaria para el objeto de contratación correspondiente
d) Convocatoria o invitación para participar en el proceso, según el caso;
e) Pliegos;
f) Resolución de aprobación de pliegos e inicio del proceso;
g) Preguntas, respuestas y aclaraciones correspondientes al proceso;
h) Ofertas técnicas emitidas con firma electrónica, si la tuvieren, salvo la
información calificada como confidencial por la entidad contratante conforme
al pliego;
i) Acta de apertura de las ofertas presentadas por los oferentes;
j) Acta que detalla los errores de forma de las ofertas y por lo cual se solicita la
convalidación de errores, así como el acta por la cual se han convalidado
dichos errores, de ser el caso;
k) Informe de evaluación de las ofertas realizadas por las subcomisiones de
apoyo a la Comisión Técnica y/o por la Comisión Técnica, de ser el caso;
l) Informe de evaluación de ofertas realizadas por, de ser el caso;
m) Cuadro resumen de calificación de las ofertas presentadas;
n) Informe de la Comisión Técnica en la cual recomienda a la máxima autoridad
o su delegado la adjudicación o declaratoria de desierto, según corresponda,
del proceso de contratación;
o) Garantías presentadas antes de la firma del contrato;
p) Cualquier resolución de delegación emitida dentro de esta fase por la entidad
contratante;
q) Resoluciones de cancelación o declaratoria de proceso desierto, según el
caso y de existir; y,
r) Cualquier reclamo o recurso presentado dentro de esta fase, así como los
actos emitidos por la entidad contratante con ocasión de su tramitación.
En la fase contractual y de ejecución
a) Contrato suscrito entre la Entidad contratante y el contratista así como sus
documentos habilitantes, de ser pertinente;
b) Contratos modificatorios, en caso de que sea necesario enmendar errores de
conformidad con lo establecido en el artículo 72 de la LOSNCP;
c) Contratos complementarios en caso de haberse celebrado acorde con lo
dispuesto en el capítulo VIII del título IV de la LOSNCP;
d) Notificación de disponibilidad del anticipo, cuando su pago implica que, a
partir de este hecho, corren los plazos de cumplimiento de obligaciones por
parte del contratista;
e) Ordenes de cambio, de haberse emitido;
f) Documento suscrito por las partes respecto a diferencia en cantidades de
obra, de haberse emitido;
g) Resolución de aprobación de la entidad contratante para la subcontratación,
de ser el caso;
h) Garantías presentadas a la firma del contrato;
i) Informe provisional y final o actas de recepción provisional, parcial, total y
definitivas, debidamente suscritas, según sea el caso;
j) Cronogramas de ejecución de actividades contractuales y de pagos;
k) Comunicaciones al contratista respecto de la aplicación de multas u otras
sanciones;
l) Actos administrativos de sanción y multas;
m) Cualquier resolución de delegación emitida dentro de esta fase por la entidad

contratante; y,
n) Cualquier reclamo o recurso presentado por el contratista, así como los actos
emitidos por la entidad contratante con ocasión de su tramitación.
7. Enviar a la Unidad respectiva el proceso seleccionado: La Unidad de Contrataciones y

Compras públicas, organizará y completará los documentos necesarios del proceso de
contratación correspondientes y elaborará la comunicación respectiva, que será autorizada
por el señor Rector y envida a la Unidad de Procuraduría para la elaboración del contrato.
8. Recibir documentos para proceso de pago por ínfima cuantía: La Unidad de

Contratación Pública remitirá los expedientes de los procesos de ínfima cuantía, al señor
Rector para autorizar el respectivo pago y registro en el portal del INCOP conforme lo
determina el artículo 8 de la resolución INCOP-062-2012 y el Manual de usuario
publicación proceso ínfima cuantía.
9. INDICADORES DE DESEMPEÑO:
 Porcentaje de Bienes o servicios contratados
10. ANEXOS:
 ANEXO “A”: Diagrama de Flujo

 ANEXO “B”: Manual para identificación del procedimiento de contratación
http://www.incopcapacita.gob.ec/virtual/course/view.php?id=36

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Ejecutar el proceso de contratación y realizar la adjudicación respectiva del bien o servicio.

 Estatuto orgánico de gestión organizacional por procesos

 En los contratos que celebre la UTEQ, para asegurar el cumplimiento de los

 La documentación sobre operaciones, contratos y otros actos de gestión importantes

 En las condiciones generales se definirán conceptos, se fijarán atribuciones y

6.2. Designar la comisión Técnica para la elaboración de pliegos: Conforme lo

6.3. Verificar términos de pliegos: La Unidad de Contratación y compras públicas,

En la determinación de las condiciones de los Pliegos, la Entidad contratante deberá

6.4. Enviar al Rector documentación para aprobación de pliegos: La Comisión Técnica

6.5. Registrar en el portal del INCOP, el proceso correspondiente y calificar

6.6. Registrar en el portal del INCOP, resultados del proceso correspondiente: La

m) Cualquier resolución de delegación emitida dentro de esta fase por la entidad

7. Enviar a la Unidad respectiva el proceso seleccionado: La Unidad de Contrataciones y

8. Recibir documentos para proceso de pago por ínfima cuantía: La Unidad de

 Porcentaje de Bienes o servicios contratados

 ANEXO “A”: Diagrama de Flujo

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