ANEXO

PROCEDIMIENTO Código: P-HS-DG-002
REQUISITOS DE HSE PARA CONTRATISTAS Y Versión: 11

PROVEEDORES Fecha: 23/06/2020
1. OBJETO ............................................................................................................................... 3
2. ALCANCE ............................................................................................................................ 3
3. AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD .................................................................... 3
4. GLOSARIO ......................................................................................................................... 3
5. DOCUMENTOS APLICABLES .................................................................................... 6
6. DESARROLLO ................................................................................................................... 6
6.1. REQUISITOS ............................................................................................................ 6
6.1.1. Cumplimiento de Políticas ....................................................................... 6
6.1.2. Afiliación al sistema de seguridad social ....................................... 7
6.1.3. Sistema de Gestión Seguridad y Salud del trabajo .................. 7
6.1.4. Exámenes médicos ocupacionales ..................................................... 7
6.1.5. COPASST o vigía ocupacional ................................................................ 7
6.1.6. Reglamento de higiene y seguridad industrial ........................... 7
6.1.7. Aspectos e impactos ambientales y peligros y riesgos de
salud y seguridad ............................................................................................................. 8
6.1.8. Manejo ambiental ......................................................................................... 8
6.1.10. Sustancias y productos químicos........................................................ 8
6.1.11. Responsabilidades en HSEQ................................................................... 9
6.1.12. Mantenimiento de instalaciones y equipos ................................... 9
6.1.13. Preparación y respuesta ante emergencias ................................. 9
6.1.14. Inducción, capacitación y entrenamiento ..................................... 9
6.1.15. Inspecciones de seguridad ..................................................................... 9
6.1.16. Incidentes de trabajo, ambientales y operacionales ............ 10
6.1.17. Reporte mensual de HSEQ .................................................................... 10
6.1.18. Cumplimiento de Protocolos de Bioseguridad de
Prevención de COVID-19 ........................................................................................... 10
6.2. REQUISITOS ESPECÍFICOS ........................................................................... 11
6.2.1. Contratistas de Transporte terrestre.............................................. 11
6.2.1.1. Requisitos para la prevención del COVID-19 para los
contratistas de transporte terrestre ................................................................... 13
6.2.2. Contratistas de transporte Fluvial.................................................... 14
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6.2.2.1. Para Embarcaciones Menores:........................................................ 14

6.2.2.2. Recomendaciones generales para una navegación segura
17
6.2.2.3 Requisitos para la prevención del COVID-19 para los
contratistas de transporte fluvial de pasajeros: ......................................... 18
6.2.3. Suministro de Equipos para manejo mecánico de cargas: 19
6.2.4. Suministro de alimentos y agua potable ...................................... 19
6.2.4.1. Infraestructura ........................................................................................ 19
6.2.4.2. Almacenamiento refrigerado y congelado............................... 20
6.2.4.3. Almacenamiento en seco ................................................................... 20
6.2.4.4. Saneamiento básico .............................................................................. 20
6.2.4.5. Personal ....................................................................................................... 21
6.2.4.6. Materias primas y servicio ................................................................ 22
6.2.4.7. Salud y seguridad en el trabajo ..................................................... 22
6.2.4.8. Valoración nutricional del menú.................................................... 22
6.2.5. Manejo y disposición de residuos ..................................................... 23
6.2.5.1. Manejo de residuos asociados a COVID-19. ........................... 23
6.2.6. Suministro de recursos no renovables: ........................................ 23
6.2.7. Servicios médicos y de laboratorio: ................................................ 24
6.2.7.1 Requisitos para la prevención del COVID-19 para los
contratistas de servicios médicos y de laboratorio: .................................. 24
6.2.8. Proveedores de Suministro de elementos de protección
personal, seguridad y manejo ambiental: ....................................................... 25
6.2.9. Proveedores de Servicios de Capacitación y
Entrenamiento. ................................................................................................................ 25
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1. OBJETO
Orientar y desarrollar el desempeño los contratistas y proveedores durante la ejecución

de los servicios, garantizando que su actuación en materia de seguridad y salud en el
trabajo y ambiente se encamine al cumplimiento de los requisitos del sistema integrado
de gestión establecidos por la Organización, siguiendo a su vez las disposiciones legales
vigentes en Colombia.
2. ALCANCE
Este documento aplica a todos los contratistas y proveedores de bienes y servicios que
deban cumplir requisitos que garanticen una operación sana, limpia y segura. Los
contratistas y proveedores de la organización deben alinearse a las obligaciones que en
materia de seguridad y salud en el trabajo y ambiente tengan las diferentes operadoras
y otros grupos de interés, así como los lineamientos que se dispongan en la normatividad
vigente.
3. AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD
Autoridad: Gerente HSE, Gerente Abastecimiento.
Responsabilidades:
- Coordinador de compras: Garantiza la comunicación, seguimiento al desempeño

e integración de información de los proveedores de la Organización.
- Director de abastecimiento: Hacen seguimiento a su cumplimiento.
- Administradores: Aseguran su cumplimiento a través de la entrega de este
documento con el contrato correspondiente y revisión periódica de soportes
aplicables.
- Coordinadores HSE, Especialistas y Profesionales HSE, Profesional en Salud y
Jefes de HSEQ: Hacen seguimiento al cumplimiento de requisitos legales
ambientales, salud y seguridad en el trabajo, asegurando la vigencia de permisos,
licencias y normas aplicables.
4. GLOSARIO
Actividad portuaria fluvial. Se consideran actividades portuarias fluviales la

construcción, mantenimiento, rehabilitación, operación y administración de puertos,
terminales portuarios, muelles, embarcaderos, ubicados en las vías fluviales.
Área de fondeo. Zona definida del espejo de agua cuyas condiciones permiten el fondeo
o anclaje para que las embarcaciones esperen un lugar de atraque o el inicio de una
operación portuaria, la inspección, cuarentena o aligeramiento de carga.
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Área protegida. Zona declarada bajo régimen legal para la administración, manejo y
protección de los recursos naturales y el ambiente.
Arribada. Llegada de la embarcación a un puerto.
Artefacto fluvial. Es toda construcción flotante que carece de propulsión propia, que
opera en medios fluviales, auxiliar de la navegación mas no destinada a ella, no
comprendida en la definición de embarcación fluvial, sujeta al régimen de documentación
y control del Ministerio de Transporte.
Atracar. Maniobra consistente en amarrar una embarcación a un muelle o embarcadero.
Autoridad fluvial. Es la entidad o el funcionario público a quien, de conformidad con

la ley o las normas vigentes, corresponde la organización y control de la navegación
fluvial.
Averías. Todos los daños que sufre la embarcación durante la navegación o en puerto,
o las mercancías desde el embarque hasta su desembarque. También los gastos
extraordinarios e imprevistos que deban efectuarse en beneficio de la embarcación o de
la carga.
Avería gruesa o común. Es el hecho razonable e intencional que se hace con sacrificio
extraordinario de la embarcación o de la carga, o cuando se incurre en gasto también
extraordinario, para la seguridad común, de la embarcación, o de la carga .
Calado. Altura de la parte sumergida del casco.
Canal de navegación: Canal natural o artificial con forma alargada y estrecha, en

aguas superficiales, naturales o artificiales que permiten la navegación.
Canal navegable. Es la parte dentro de un cauce o cuerpo de agua natural o artificial

por donde navegan las embarcaciones. Los canales navegables en función de su
profundidad se clasifican en canales navegables para embarcaciones menores, mayores o
ambas.
Convoy. Conjunto de embarcaciones ligadas entre sí que navegan impulsadas por uno
o varios remolcadores.
Desviación. Es la modificación o alteración voluntaria del viaje del puerto de partida o

del puerto de destino, no obstante, la existencia de un contrato de transporte.
Embarcación fluvial. Construcción principal o independiente, apta para la navegación

cualquiera que sea su sistema de propulsión, destinada a transitar por las vías fluviales
de la Nación, sujeta al régimen de documentación y control del Ministerio de Transporte.
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Embarcación fluvial menor. Toda embarcación fluvial con capacidad transportadora

inferior a 25 toneladas. Igualmente son consideradas las embarcaciones con motor fuera
de borda o semi fuera de borda.
Embarcaciones fluviales mayores. Toda embarcación fluvial con capacidad

transportadora superior a 25 toneladas. Los requisitos de este tipo de embarcaciones se
encuentran definidos en el Plan Estratégico de Seguridad Vial.
Embarcadero. Construcción realizada, al menos parcialmente en la ribera de los ríos

para facilitar el cargue y descargue de embarcaciones menores.
Inspección técnica. Estudio físico que se efectúa a una embarcación o artefacto fluvial
para determinar su estado de navegabilidad.
Licencia de tripulante. La licencia de tripulante de embarcaciones fluviales es el

documento público de carácter personal e intransferible expedido por el Ministerio de
Transporte, el cual autoriza a una persona para ejercer una actividad dentro de la
tripulación en las embarcaciones fluviales, y con validez en todo el territorio nacional.
Matrícula. Registro ante la autoridad fluvial competente de una embarcación o artefacto

fluvial en que conste su origen, características técnicas y propiedad.
Muelle. Construcción en el puerto o en las riberas de las vías fluviales, donde atracan
las embarcaciones para efectuar el embarque o desembarque de personas, animales o
cosas.
Navegabilidad. Es la idoneidad técnica de una embarcación fluvial, incluido el equipo

de navegación propiamente dicho y el destinado al manejo y conservación de los
pasajeros, semovientes y/o de la carga, así como la preparación del capitán y la
tripulación, que permita ejecutar actividades de navegación fluvial en condiciones de
eficacia y seguridad.
Operador portuario fluvial. Es la persona natural o jurídica, que presta servicios en

los puertos de: cargue y descargue, almacenamiento, estiba y desestiba, manejo
terrestre o porteo de la carga, clasificación y reconocimiento de la carga, entre otras
actividades y sujetas a la reglamentación de la autoridad competente.
Patente de navegación. Documento por el cual se autoriza la puesta en servicio de

una embarcación para navegar por una vía fluvial.
Registro de zarpe: <Definición modificada por el artículo 112 del Decreto Ley 2106 de
2019.> El nuevo texto es el siguiente:> registro electrónico o manual que realiza el
tripulante responsable de la embarcación, el armador, el agente fluvial o quien haga sus
veces, en el registro nacional fluvial (rnf), para que una embarcación inicie o continúe
su viaje.
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PARÁGRAFO. La normativa vigente que haga referencia a permiso de zarpe se entenderá

referida al registro de zarpe en el Registro Nacional Fluvial (RNF).
PARÁGRAFO TRANSITORIO. El registro de zarpe entrará a operar en un plazo máximo

de seis (6) meses contados a partir de la entrada en vigencia del presente decreto ley,
hasta tanto se continuará expidiendo
Tripulación. Conjunto de personas embarcadas, debidamente identificadas y provistas

de sus respectivos permisos o licencias, destinadas para atender los servicios de la
embarcación.
Vehículo repotenciado: Se entiende por transformación o repotenciación de un

vehículo destinado al servicio público de transporte terrestre automotor de carga el
cambio y/o reparación de todas o algunas de las siguientes partes: sistemas de frenos,
dirección, suspensión, motor, caja de velocidades, transmisión y cabina”.
5. DOCUMENTOS APLICABLES
P-AB-PV-002 GESTIÓN DE PROVEEDORES.

D-HS-EH-011 SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO.
D-HS-DG-002 PROGRAMA DE MANEJO AMBIENTAL.
D-HS-EH-030 PLAN GENERAL DE EMERGENCIAS
I-EN-EE-145 INSPECCIÓN DE ESLINGAS, CABLES Y CADENAS.
D-HS-EH-017 PROGRAMA MANEJO INTEGRAL DE RESIDUOS.
6. DESARROLLO
El presente documento busca la alineación de los contratistas y de los proveedores de

Independence a su sistema integrado de gestión.
Así mismo se comunica que la Gerente HSE de la organización es la designada como

represente de la dirección para el sistema integrado de gestión.
6.1. REQUISITOS
6.1.1. Cumplimiento de Políticas
El contratista y/o proveedor deberá conocer y cumplir la Política Integral y las políticas
HSE de la Organización junto con sus reglas y anexos.
En el caso de que el contratista posea políticas propias estas deberán estar alineadas
con las de la compañía.
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6.1.2. Afiliación al sistema de seguridad social
El contratista debe certificar la afiliación de todos sus empleados a la ARL, EPS y AFP,
así como demostrar el pago de parafiscales de sus empleados (Caja de compensación
familiar, ICBF y SENA).
El administrador de la zona por parte de la Organización debe exigir al contratista, la

copia del pago de la última autoliquidación de sus trabajadores al sistema de seguridad
social (Planilla unificada) y el reporte mensual de HSE de contratistas (Anexo 1) al
momento de radicar la factura.
6.1.3. Sistema de Gestión Seguridad y Salud del trabajo
El contratista y/o proveedor debe contar con el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud
en el trabajo, de acuerdo con las características de la empresa y las actividades que
desarrolla, según lo dispuesto en la normatividad legal vigente, así mismo, deberá
participar activamente en las actividades que dentro del Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el trabajo le competen y le sean designadas por el personal de
HSEQ de la organización.
6.1.4. Exámenes médicos ocupacionales
El contratista y/o proveedor deberá tener disponible constancia de la realización de los

exámenes médicos ocupacionales de todos los trabajadores, dependiendo de las
exigencias del cargo, peligros y riesgos asociados y las condiciones de salud pública del
lugar de trabajo. Se podrán exigir exámenes complementarios o esquemas de
vacunación especiales. Las evaluaciones médicas se deben practicar a todos los
candidatos sin importar la duración del contrato y deben ser asumidos por la empresa
contratista.
Así mismo deberá tener disponible la ejecución de los exámenes periódicos de los
trabajadores.
6.1.5. COPASST o vigía ocupacional
Toda empresa contratista que tenga a su servicio 10 o más trabajadores deberá tener
conformado el comité paritario de seguridad y salud en el trabajo y/o nombrado el vigía
correspondiente si es menor a 10 trabajadores.
Los integrantes del comité deberán cumplir con los requisitos establecidos en la
normatividad vigente.
6.1.6. Reglamento de higiene y seguridad industrial
Toda empresa contratista que tenga a su servicio 10 o más trabajadores deberá

demostrar la existencia del reglamento de higiene y seguridad industrial y documentar
la divulgación a los trabajadores.
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6.1.7. Aspectos e impactos ambientales y peligros y riesgos de salud y

seguridad
El contratista debe tener identificados y evaluados sus aspectos e impactos ambientales

y los peligros y riesgos que puedan afectar la salud y seguridad de sus trabajadores en
todas las actividades que realice. De la misma forma debe demostrar los mecanismos
de control que sobre ellos aplica.
6.1.8. Manejo ambiental
El contratista debe garantizar el manejo de sus residuos de acuerdo a lo establecido en

la normatividad legal colombiana, efectuar las labores de recolección, almacenamiento
temporal, transporte, tratamiento y disposición final de todos los residuos peligrosos y
no peligrosos que se generen como consecuencia de sus actividades y mantener
disponible el registro de la disposición final (copia del pago de la factura de servicio de
aseo o copia de contrato con la empresa que dispone dichos residuos o permisos
ambientales requeridos para las empresas que prestan el servicio).
6.1.9. Entrega de dotación y elementos de protección personal
Todos los contratistas deberán garantizar la entrega, uso y reposición de los elementos
de protección personal para todos los trabajadores, de acuerdo con los riesgos
identificados por la labor que desarrolla. Los elementos deben cumplir noma de
fabricación de referencia (NTC, ANSI, otras) para garantizar que cubren el riesgo para
el cual están siendo utilizados. Se debe verificar que los trabajadores de los contratistas
o proveedores porten los elementos de protección personal.
El personal de Independence podrá restringir el paso a las instalaciones a cualquier

persona de la empresa contratista que no porte los elementos de protección personal
que se requieren para el ingreso al área.
Si el operador o cliente tiene una exigencia específica para sus locaciones, el contratista
deberá dar cumplimiento a las mismas.
6.1.10. Sustancias y productos químicos
Cada vez que se solicite un producto químico debe requerirse la hoja de seguridad, la
cual será verificada por el área de HSE para autorizar la compra si es un producto nuevo,
las hojas de seguridad deberán ser entregadas al personal que manipulará el químico
correspondiente y deberá darse cumplimiento a la legislación vigente de transporte y
manipulación, igualmente, se deberá contar con la señalización y elementos de
protección personal requeridos para la manipulación de las sustancias químicas.
Todo producto o sustancia química, deberá estar debidamente rotulado.
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6.1.11. Responsabilidades en HSEQ
Todo contratista deberá asignar una persona responsable del cumplimiento de las
actividades que en materia de HSE se requieran, no necesariamente debe estar de
manera permanente en el lugar de los trabajos, pero debe asegurar el cumplimiento de
las obligaciones y requisitos aquí exigidos. El contratista debe cumplir los requisitos que
en esta materia obligue el cliente y debe garantizar que todos sus trabajadores conocen
claramente las responsabilidades en HSE de su cargo.
6.1.12. Mantenimiento de instalaciones y equipos
Cada uno de los contratistas deberá presentar programa de mantenimiento preventivo

y evidencias de la ejecución del mismo a instalaciones, equipos, vehículos y/o
herramientas que maneje.
6.1.13. Preparación y respuesta ante emergencias
El contratista debe contar con procedimientos que permitan identificar, prevenir, atender
y mitigar cualquier situación de emergencia que represente riesgo para las personas, el
medio ambiente, el patrimonio de terceros y de la organización.
Mientras el contratista se encuentre en instalaciones a cargo de la Organización, deberá

seguir los procedimientos establecidos en el Plan de Emergencias de la Compañía.
6.1.14. Inducción, capacitación y entrenamiento
Previo al inicio de toda actividad, el contratista debe asegurar que su personal cuente
con la inducción HSE, que incluya como mínimo: Identificación de peligros y riesgos y
de aspectos e impactos ambientales a los cuales está expuesto el trabajador en el
desarrollo de su labor, estándares de seguridad de la empresa contratista y de
Independence, uso correcto de elementos de protección personal, plan de emergencias,
entre otros temas de consideración de acuerdo con el tipo de actividad a realizar.
El contratista debe identificar necesidades de capacitación y entrenamiento de su

personal y el cumplimiento del programa, con el fin de calificar a todo el personal en las
actividades que tengan potencial de causar impactos o riesgos significativos sobre la
seguridad, el medio ambiente y la salud. Los contratistas beben participar en las
actividades de capacitación que la organización considere necesarias para garantizar el
desempeño seguro de sus labores.
6.1.15. Inspecciones de seguridad
Todos los contratistas deberán realizar las inspecciones que aseguren control operacional
de sus actividades.
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6.1.16. Incidentes de trabajo, ambientales y operacionales
Todo evento no esperado que pueda afectar el desempeño normal de los trabajos,
alteración del medio ambiente o que produzca lesión en los trabajadores debe ser
reportado a la Organización en las primeras 24 horas después de ocurrido el evento.
Debe ser investigado generando acciones correctivas y/o preventivas a las cuales se les
hará seguimiento. Si el evento ocurre dentro de las instalaciones de la Organización y/o
involucra a nuestro equipo y/o personal, la investigación deberá ser entregada al jefe de
HSEQ del área dentro de los 8 días siguientes a la ocurrencia del mismo. Las
investigaciones deberán presentarse en los formatos de la Compañía.
6.1.17. Reporte mensual de HSEQ
La empresa contratista deberá entregar al administrador del contrato el reporte F-HS-

SM-069 reporte mensual HSEQ de contratistas dentro de los 5 primeros días de cada
mes, dicho formato se encuentra en el Anexo 1 de este documento.
6.1.18. Cumplimiento de Protocolos de Bioseguridad de Prevención de

COVID-19
Todos los proveedores que realicen entrega de materiales o ingresen a las locaciones de
Independence deben:
- Contar con los protocolos de bioseguridad según su actividad económica (Si es

requerido este protocolo deberá contar con la aprobación de las autoridades
locales). El proveedor o empresa contratista debe asegurar la implementación de
protocolo de limpieza y desinfección para sus vehículos y personal.
- Contar con la programación para el ingreso a la bodega y/o locaciones. El ingreso
de materiales y/o vehículos se hará únicamente en los horarios autorizados según
la programación.
- Ingresar con los elementos de protección de bioseguridad necesarios para la
prevención del COVID – 19, igualmente usar los elementos de protección
personal correspondientes.
- Solo se permitirá el ingreso de una persona para la entrega de materiales, quien
antes de descender de su vehículo deberá limpiar todas las superficies internas
de la cabina y realizar la desinfección de sus manos.
- Tanto el conductor del vehículo como la persona que vaya a realizar la entrega
de materiales o ingreso a las locaciones deberá diligenciar los formatos de
ingreso, toma de temperatura, lavado de manos y mantener la distancia mínima
establecida.
- No se permitirá el ingreso a las instalaciones de Independence Drilling de
personas que presenten síntomas gripales o cuadros de fiebre mayor a 37.5 °C.
- Los materiales a entregar deberán estar debidamente empacados en lo posible
con un producto plástico.
- Solo el personal autorizado por parte de la bodega o de la locación podrá realizar
la recepción y entrega de materiales.
- Antes de realizar la descarga de materiales se deberá aplicar producto
desinfectante.
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- Todos los productos químicos que se vayan a entregar deberán contar con la
debida etiqueta, rotulo y hoja de seguridad.
- Durante su estancia en la bodega o locación deberá cumplirse con el protocolo
de lavado de manos y etiqueta respiratoria.
- Dar cumplimiento a los protocolos establecidos por Independence Drilling en
nuestras instalaciones.
6.2. REQUISITOS ESPECÍFICOS
6.2.1. Contratistas de Transporte terrestre
a) Todas las personas que conduzcan vehículos de la Organización o al servicio de la

misma, deberán estar inscritos al RUNT, tener licencia de conducción de acuerdo con
el tipo de vehículo y curso de manejo defensivo vigente.
b) Las empresas o personas que suministren vehículos para transporte de personal
deben estar afiliadas a una empresa de transporte autorizada, adicionalmente
cumplirán los requerimientos exigidos por nuestros clientes cuando laboren en sus
áreas de influencia (permisos especiales de conducción).
c) Las empresas o personas que suministren vehículos para transporte de personal
deberán dar cumplimiento al Documento D-HS-DG-009 Plan Estratégico de
Seguridad Vial de Independence, entregando la siguiente información en una carpeta
al administrador de zona, antes de iniciar operaciones y la cual debe contener como
mínimo los siguientes documentos:
- Ficha técnica del vehículo que contenga como mínimo la siguiente información:
Placa del vehículo, numero de motor, kilometraje – fecha, especificaciones
técnicas del vehículo, datos del propietario, datos de la empresa afiliada.
- SOAT.
- Seguros contra todo riesgo.
- Revisión técnico-mecánica.
- Tarjeta de propiedad del vehículo, Documento con la programación para las
intervenciones planeadas de mantenimiento.
- Soportes de mantenimiento preventivo del vehículo.
- Registros de mantenimiento correctivo.
Las renovaciones aplicables de estos documentos deberán ser presentados

oportunamente al administrador del contrato.
d) Todos los vehículos alquilados para el transporte de personal (camionetas, buses,

busetas) deben tener placa de servicio público de acuerdo con lo establecido en la
normatividad vigente.
e) Para el caso de los buses, busetas y microbuses, todos los conductores deben tener
dos años de experiencia en transporte de pasajeros. En aquellas zonas donde esto
no sea posible, debe garantizarse que el conductor sea competente y cuente con la
capacitación de manejo defensivo.
f) Igualmente, todo vehículo portará Extintor revisado Tipo BC de mínimo 10 libras para
vehículos livianos y de 30 libras para vehículos pesados, equipo de carretera, llanta
de repuesto y botiquín de primeros auxilios.
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g) Todos los vehículos livianos deben tener cinturón de seguridad para todos los
puestos, los cuales serán de tres puntos y retráctiles. Los buses, busetas y
microbuses deben contar con cinturones de seguridad para todos los puestos. El uso
del cinturón de seguridad de los pasajeros es responsabilidad del conductor.
h) Todos los vehículos livianos tipo camioneta al servicio de la Organización deben
poseer barra anti- vuelco, la cual estará soldada al chasis, si la barra se encuentra
dentro de la cabina debe estar forrada o acolchonada, contar con airbag, frenos ABS,
dispositivo seguro de marcha atrás (pito de reversa). Para la operación de petróleo
o en campos que cuenten con áreas clasificadas los vehículos deberán funcionar con
ACPM únicamente.
i) Mensualmente y al iniciar movilizaciones los vehículos serán sometidos a la
inspección correspondiente al tipo de vehículo y de acuerdo a los formatos
establecidos por la organización, el no cumplimiento de esta inspección, originará la
suspensión del servicio; semanalmente se realizará inspección del vehículo liviano
por parte del responsable y será registrada en el formato F-HS-EH-129 Inspección
diaria de vehículos livianos Anexo 2 y formato F-HS-EH-109 Inspección diaria de
vehículos pesados Anexo 3.
j) Los vehículos livianos (camperos y camionetas) alquilados para el servicio de la
organización, no podrán tener más de cuatro (4) años de antigüedad al iniciar el
contrato o 100.000 Km. de recorrido y deberán ser reemplazados al cumplir seis (6)
años de antigüedad. Para el caso de buses, busetas y microbuses estos no podrán
exceder de seis (6) años al inicio del contrato y serán reemplazados al cumplir ocho
(8) años de antigüedad. Si el operador o cliente tiene una exigencia mayor en
este punto, deberá cumplirse con su requerimiento.
k) Los vehículos que se van a usar en la operación no deben ser vehículos repotenciados
o transformados, de acuerdo con lo que especifica la Resolución 2502 de 2002.
Para regiones apartadas en las cuales no haya la disponibilidad de vehículos con las
especificaciones del numeral anterior se podrá variar el modelo, siempre que cumpla
todos con los demás requisitos.
l) Los carro tanques que transporten combustibles, derivados del petróleo o aguas
contaminadas, deberán tener plan de contingencias contra eventos inesperados y
equipo necesario (equipo para contención de derrames, incendios etc.), al igual que
procedimientos para cargue y descargue de productos y cumplir con las normas
legales establecidas (D. 1609/2002), debe estar debidamente señalizados y contar
con las tarjetas de emergencia de los productos transportados.
m) Los vehículos que presten sus servicios a la organización no podrán transportar
particulares, viajarán con las puertas cerradas y solo las abrirán hasta tanto el
vehículo se encuentre completamente detenido, igualmente, no iniciará marcha
hasta tanto todos los pasajeros no se hayan abrochado el cinturón de seguridad.
n) No se podrán exceder los límites de velocidad establecidos en cada campo. Para
carreteras nacionales la velocidad máxima será 80 Km/h para vehículos livianos y 80
km/h para vehículos pesados. Para carreteras municipales 80 km/h y para carreteras
despavimentadas 40 Km./h o lo que este determinado en los campos de las
operadoras. Se aclara que la velocidad máxima permitida dependerá de la
señalización de restricción de cada vía.
o) Los vehículos de carga, camiones rígidos, tracto mulas no se pueden usar para
transporte de personal junto con la carga; solo podrán transportar las personas que
tengan lugar en la cabina y para las cuales esté disponible cinturón de seguridad. No
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se podrá transportar personal en los platones, volcos o carrocerías de los camiones

o camionetas. Al transportar cargas extra dimensionadas deben estar debidamente
señalizados y presentar permiso vigente para la movilización de las mismas expedido
por la autoridad competente.
p) Los vehículos alquilados entrarán al Plan Estratégico de Seguridad Vial de
Independence, y debe contar con la instalación del GPS en cada uno de ellos, el cual
deberá reportar desde su plataforma central la información correspondiente a
excesos de velocidad, frenadas bruscas, aceleraciones bruscas y km recorridos cada,
esta información debe entregarse por medio de correo electrónico al administrador
del contrato, los primeros 5 días del mes.
6.2.1.1. Requisitos para la prevención del COVID-19 para los contratistas de

transporte terrestre
Medidas a implementar en los vehículos y equipos de todas las modalidades de

transporte
a. Asear los sitios en los cuales los usuarios, trabajadores y demás personas pueden o
han entrado en contacto directo con los medios de transporte público, tales como
taquillas, sillas, ventanas, pasamanos, entre otros. Cuando se apliquen
desinfectantes se deben seguir las recomendaciones de las fichas de seguridad del
producto.
b. Implementar medidas para regular el acceso de pasajeros a los portales (cuando
aplique) y los vehículos y organizar filas con distancia entre personas de por lo menos
dos metros.
c. Evitar las aglomeraciones de personas en portales, paraderos e instalaciones.
d. Velar porque durante el trayecto exista una distancia entre cada usuario de por lo
menos un metro.
e. Velar por el uso obligatorio de tapabocas por parte de los usuarios del sector
transporte.
f. Dar cumplimiento a todas las recomendaciones y obligaciones establecidas por el
Gobierno Nacional en la medida de prevención de Contagio de COVID-19. Así como
las mencionadas en el presente documento en el numeral 6.1.18.
Medidas a implementar por parte de los conductores de todo tipo de equipos

de transporte
Los conductores de todo tipo de transporte antes, durante y después de iniciar la

operación deben realizar los siguientes procedimientos, además de los recomendados
para cada servicio:
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ACTIVIDAD PROCEDIMIENTO
Inicio de operación Abrir las puertas del vehículo y permitir que se ventile durante
un par de minutos antes de iniciar cada servicio.
Retirar de los vehículos elementos susceptibles de contaminación
como alfombras, tapetes, forros de sillas acolchados, bayetillas
o toallas de tela de uso permanente, protectores de cabrillas o
volantes, barra de cambios o consolas acolchadas de tela o
textiles con fibras de difícil lavado, entre otros que puedan
albergar material particulado.
Asear el vehículo con agua y jabón.
Desinfectar con regularidad las superficies y partes de la cabina

de la siguiente manera:
iniciar la limpieza mediante la remoción de polvo y suciedad con
un paño limpio y húmedo. Posteriormente, continuar con la
desinfección, aplicando desinfectantes en el tablero, botones,
palanca de cambios, manubrio, espejos retrovisores,
pasamanos, hebillas de cinturones de seguridad, radio, manijas
de puertas y todas las superficies con las que se tiene contacto
en la cabina. Con una toalla desechable limpiar todas estas
superficies, hacer esta actividad con guantes, los cuales pueden
ser de caucho o normales para actividades de aseo.
Ante un retén de Ante el requerimiento por parte de las autoridades en la vía, se
policía o autoridad debe hacer entrega de los documentos solicitados y mantener
de tránsito una distancia mínima de dos metros. Una vez le regresen los
documentos, deberá realizar el lavado de manos con agua y
jabón y, de no ser posible, efectuar la desinfección con alcohol
glicerinado, gel antibacterial o toallas desinfectantes. También
deben limpiarse y desinfectarse los documentos.
Pago de peajes Mantener puestos los guantes de trabajo durante la conducción,

cuando aplique de no ser posible, después de efectuar el pago de peaje, recibir
el cambio y/o recibir el tiquete (bascula o peaje), lavarse las
manos o desinfectarlas con alcohol o gel antibacterial.
Culminación del Asear el vehículo con agua y jabón.

recorrido
Si se traslada más de una persona en la cabina, es obligatorio el uso de un tapabocas

de tiempo completo, y mantener una distancia de por lo menos un metro. En caso de
viajar individualmente, el tapabocas se debe de utilizar cuando se interactúa con otros.
6.2.2. Contratistas de transporte Fluvial
6.2.2.1. Para Embarcaciones Menores:
a. Para los contratistas:
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✓ Deberán contar con procedimiento / mecanismo análisis de los riesgos de la actividad

-operación. Reporte de condiciones de riesgos
✓ Los tripulantes de la embarcación deben contar con los cursos o capacitaciones
necesarios para el desempeño de funciones.
✓ El contratista deberá contar con el permiso otorgado por la autoridad fluvial
correspondiente a la zona de operación. El permiso de operación deberá estar vigente
en el momento de la prestación de la oferta y la prestación de los servicios.
El contratista deberá contar con las siguientes coberturas en seguridad:
- Cobertura de responsabilidad civil contractual por daños a los pasajeros o a la

carga.
- Cobertura de responsabilidad civil extracontractual por daños de la actividad de
transporte fluvial.
- Cobertura de responsabilidad civil por contaminación a las vías fluviales.
- Relación de embarcaciones que integran la flota fluvial de la empresa y
certificados de inspección técnica.
- Todo personal relacionado con operaciones fluviales debe contar con
competencias (educación, experiencia, entrenamiento, otros) para el cargo.
El contratista debe contar como mínimo según corresponda entre otros temas con:
- Protocolos operacionales y las medidas a adoptar.

- Procedimientos de emergencia y los planes para la atención de contingencias.
- Reconocimiento de situaciones /eventos que pueden suponer amenaza para la
embarcación y/o accidentes.
- Diseño de Instalaciones, equipos y facilidades portuarias , operadas y mantenidas
de manera segura.
- Atraque en sitios del puerto permitidos por la autoridad fluvial.
b. Para la embarcación:
✓ Los siguientes documentos se deben encontrar disponibles y vigentes en la

embarcación según aplique:
- Patente de navegación de la embarcación.

- Matrícula de la embarcación.
- Licencias o permisos de los tripulantes.
- Lista de los pasajeros actualizada (planilla de viaje)
- Certificado de inspección técnica de la embarcación.
- Pólizas vigentes exigidas en los reglamentos.
- Certificado de carga máxima de la embarcación.
✓ Las embarcaciones menores de pasajeros con motor fuera de borda deberán tener
en su estructura el tanque de gasolina aislado de la zona de pasajeros. Deberán
llevar entre otros repuestos, bujías, hélices, pines de acero o platinas.
✓ La embarcación menor dedicada al servicio público de transporte de pasajeros, para
viajes largos, deberá llevar superestructura adecuada al cupo de pasajeros
autorizado, estar dotado de cabina con techo rígido, pasadizo central para la
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circulación de los pasajeros y sillas individuales con espaldar, lo mismo que

compartimientos para guardar el equipaje de mano, así como bodega para el
equipaje general de los pasajeros independiente de la cabina y cortinas en los
costados para la protección de la lluvia o del sol.
✓ Al embarcarse y durante todo el trayecto de la ruta, los pasajeros y la tripulación
tienen la obligación de llevar puesto y sujeto el salvavidas tipo chaleco, que durante
el embarque les entregará el timonel o motorista de la embarcación.
✓ No se permite en el embarque de pasajeros o tripulantes en estado de embriaguez,
ni el consumo de bebidas embriagantes o de sustancias alucinógenas a lo largo del
trayecto.
✓ El motor para desplazamiento o movilización del casco de la embarcación menor
debe ser de caballaje recomendado o determinado por el fabricante o en su defecto,
por la autoridad fluvial.
✓ Las embarcaciones para la prestación de los servicios deberán contar
obligatoriamente con el siguiente equipo:
- Dos (2) anillos salvavidas con cuerdas de longitud mínima de quince (15)
metros.
- Una (1) caja de herramientas incorporada al casco de acuerdo con lo
establecido por la normatividad legal vigente.
- Un (1) bichero con longitud mínima de tres (3) metros.
- Recipientes para achicar agua.
- Recipiente con agua potable, para el caso que el bote sirva de ambulancia.
- Sistema de ancla adecuado para la embarcación.
- Dos (2) remos adecuados.
- Una (1) cuerda con longitud mínima de quince (15) metros.
- Recipientes para la recolección separada de residuos sólidos.
- Dos (2) bengalas.
- Extintor de incendios: un (1) extintor de incendios con capacidad de diez (10)
libras.
- Chalecos Salvavidas: En un número igual o mayor al de los ocupantes, en
tallas de acuerdo con las edades y estaturas de los ocupantes. Los chalecos
salvavidas a usar en las operaciones de Independence deben estar diseñados
y construidos bajo lo definido en la norma ISO 12402-3 con un nivel de
flotabilidad de 100N o superior; para el caso de operaciones específicas de
transporte de personal los chalecos que se suministre para uso al personal
transportado, no podrán ser de auto inflado, para el caso del personal
operativo que realice operaciones sobre cuerpos de agua, podrán tener
mecanismos de disparo e inflado con botellas de CO2, pero el personal que
use este tipo de chalecos deberá tener certificada su capacidad de nado a
través de una institución reconocida.
Los chalecos deben estar debidamente etiquetados, en donde se identifique claramente:

nombre del fabricante, tipo de equipo, talla, flotabilidad mínima, instrucciones para su
uso, modelo, número de serie, mes y año de fabricación y pictograma de la norma ISO
relacionada.
✓ Adicionalmente se debe contar con los siguientes elementos por tipo de embarcación:
- Casco y silletería.
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- Motores.
- El bote debe contar con una (1) motobomba adecuada de achique, adecuadas
condiciones y capacidad de flujo según el tipo de embarcación
- Sistema de comunicaciones.
- Sistema de posicionamiento global (GPS).
- Marcaciones y señales.
- Luces de trabajo.
✓ La tripulación de las embarcaciones menores estará integrada como mínimo por dos
tripulantes, uno de los cuales deberá ser motorista.
✓ Antes del abordaje se debe dar a conocer el protocolo de seguridad normas para el
embarque, los principales riesgos, controles y plan de contingencia en caso de
accidente fluvial o de naufragio ,rutas de escape y evacuación.
c. Durante el viaje
✓ Se prohíbe fumar dentro de la embarcación.

✓ Está prohibido abastecer de combustible a la embarcación con pasajeros a bordo.
✓ En las embarcaciones de servicio público de transporte fluvial de pasajeros no podrá
transportarse productos explosivos, inflamables, tóxicos y en general peligrosos para
la salud, integridad física o seguridad de estos.
✓ Ninguna embarcación puede desamarrar sin haber encendido previamente el motor.
✓ No obstante, su capacidad, toda embarcación menor debe conservar un franco bordo
mínimo de treinta (30) centímetros.
✓ Durante la navegación la embarcación menor disminuirá a mínima velocidad en los
siguientes casos:
- Cuando se acerque a embarcaciones mayores o convoyes que navegan, caso

en el cual se orillará y tomará las medidas de seguridad necesarias mientras
pasan, para evitar un naufragio.
- Cuando exista riesgo de colisión.
- Cuando reciba señales de alarma.
- Cuando realiza maniobras de cruce.
- Cuando va a ser sobrepasada.
- Cuando se aproxima a otras embarcaciones menores que se encuentren
amarradas o en marcha.
- Cuando navega frente a instalaciones de obras hidráulicas o portuarias donde
se encuentren unidades flotantes como dragas, grúas, campamentos
flotantes, trasportadores, embarcaciones cautivas o cruces subfluviales.
- Por causa de niebla o humo, caso en el cual emitirá señales reglamentarias
para evitar colisiones.
- Al arribar o al zarpar, hasta tanto no supere la zona portuaria o de muelle y
canal o punto de arribada.
- Al paso por puerto o muelle, haya o no embarcaciones.
- Por indicación de la autoridad fluvial, militar o de policía.
6.2.2.2. Recomendaciones generales para una navegación segura
- Usar siempre chaleco salvavidas (puesto y debidamente ajustado).
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- Embarcar siempre con zapatos apropiados y de suela antideslizante. Si viaja

con botas de seguridad, estas deben estar desamarradas o sueltas.
- Conocer las diversas señales de socorro.
- Recordar que los gases de la gasolina son explosivos.
- No fumar cuando se carga gasolina o en cercanías de los tanques portátiles
fijos.
- Conocer siempre la capacidad del tanque de combustible y el consumo
promedio de la embarcación.
- Asegurarse que todas las personas se pongan los salvavidas a bordo.
- Disminuir la velocidad al pasar embarcaciones menores para reducir los
efectos de la estela de agua.
- Conocer, cumplir y obedecer las reglas de tráfico fluvial.
- Tener cuidado dónde se pone el pie para evitar caídas.
- Instruir a una persona a bordo sobre cómo se opera la embarcación.
- Llevar el número suficiente de herramientas para efectuar reparaciones.
- No navegar embriagado o bajo la influencia de sustancias alucinógenas.
- Consultar las disposiciones especiales sobre navegación en el sector.
- Portar siempre los documentos que acrediten el conocimiento del capitán o
de su ayudante, su idoneidad y capacidad para navegar.
6.2.2.3 Requisitos para la prevención del COVID-19 para los contratistas de

transporte fluvial de pasajeros:
ACTIVIDAD PROCEDIMIENTO
Inicio de la Realizar la desinfección de chalecos salvavidas y limpieza y
jornada diaria desinfección de muelles. Asear y desinfectar diariamente la
embarcación.
Proceso recogida Evitar el contacto cercano con otras personas. Utilizar tapabocas
de pasajeros y guantes de trabajo y permanecer con estos durante todo el
servicio, recibido el pago (dinero) del servicio, introducirlo en una
bolsa plástica transparente (cuando aplique). Una vez termine el
servicio, retirarse los guantes de trabajo y proceder a
desinfectarlos. Lavarse las manos antes y después de utilizar los
guantes.
Durante el viaje Avisar a la empresa de transporte, si durante el viaje algún usuario
presenta síntomas asociados con el coronavirus COVID-19. Así
mismo, el conductor deberá solicitar que el usuario informe a la
autoridad de salud y se aísle a una distancia de por lo menos dos
metros de los demás usuarios y el conductor. Informar a la
empresa de transporte y a la autoridad de salud del municipio que
corresponda, si durante la jomada de trabajo, el conductor u
operario presenta sintomatología asociada a coronavirus COVID-
19, suspender la actividad del trabajador para facilitar su
protección respiratoria. La empresa de transporte adelantará las
gestiones necesarias para la continuidad en la prestación del
servicio, de ser necesario. Facilitar desinfección con alcohol
glicerinado o gel antibacterial, para los tripulantes y pasajeros
durante el recorrido.
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Después de cada Rociar con desinfectantes el puesto de mando de las

viaje embarcaciones y artefactos navales con los que se presta el
servicio de transporte fluvial. Por ejemplo: tablero de control,
timón, brújula, señalización fluvial. Con una toalla desechable
limpiar todas estas superficies, hacer esta actividad con guantes,
los guantes de esta actividad pueden ser de caucho o normales
para actividades de aseo. Realizar la desinfección de chalecos
salvavidas y limpieza y desinfección de muelles.
Dar cumplimiento a todas las recomendaciones y obligaciones establecidas por el

Gobierno Nacional en la medida de prevención de Contagio de COVID-19. Así como
las mencionadas en el presente documento en el numeral 6.1.18.
6.2.3. Suministro de Equipos para manejo mecánico de cargas:
a) Sin dejar de aplicar los requisitos del numeral 6.2.1, los vehículos para transporte de
cargas como grúas, cargadores, camión grúa y/o montacargas deben estar
certificados bajo norma ASME/ANSI B30.5 Y OSHA 1910.180 o equivalente según
tipo, clasificación y modelo del equipo, al igual que sus elementos de izaje como
eslingas, poleas, estrobos, ganchos, pastecas y otros. Pueden tomar como base el
procedimiento I-EN-EE-145 Inspección de eslingas, cables, cadenas y otros Anexo 4,
elaborado bajo norma ASME B30.9, B30.10 y API 9B.
b) Los operadores de grúas deben tener certificación bajo norma ANSI B30.5
c) Los auxiliares de cargas deben estar calificados como aparejadores al igual que el
montacarguista.
d) Si para el desempeño de sus labores requieren trabajar en alturas, deberán estar
certificados con el nivel correspondiente a la actividad.
e) Estos equipos serán inspeccionados periódicamente bajo formato del contratista o el
que Independence tenga dispuesto F-HS-EH-102 Inspección de grúa Anexo 5.
6.2.4. Suministro de alimentos y agua potable
a) Quienes suministren el servicio de casino o restaurante deben contar con los

siguientes requisitos mínimos:
6.2.4.1. Infraestructura
- El área de proceso y preparación de alimentos es independiente de otras áreas

de trabajo y tiene separación física.
- Pisos, paredes y techos deben ser de material adecuado, limpios y en buen
estado.
- Deben contar con mallas anti-insectos en las puertas y ventanas.
- Los servicios sanitarios para el personal manipulador deben encontrarse en buen
estado y cuentan los elementos necesarios (jabón, papel, secador o toallas de
manos, canastilla con bolsa y tapa).
- Dar cumplimiento a todas las recomendaciones y obligaciones establecidas por el
Gobierno Nacional en la medida de prevención de Contagio de COVID-19. Así
como las mencionadas en el presente documento en el numeral 6.1.18.
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6.2.4.2. Almacenamiento refrigerado y congelado
- Los equipos de refrigeración deben encontrarse limpios, ordenados, en material

sanitario y en buen estado.
- El nivel de temperatura (0 - 6°C para refrigerado y promedio -18°C para
congelados) que mantiene el equipo debe ser asegurado para el manejo de los
alimentos.
- Se tienen planillas de control de temperaturas debidamente diligenciadas.
- Los alimentos refrigerados se encuentran limpios, empacados y rotulados.
- Los alimentos que requieren fecha de vencimiento cumplen con las condiciones
requerida (clara, visible, legible y marcada con tinta indeleble).
- La nevera esta ordenada o distribuida acorde a los productos almacenados para
evitar contaminación (de arriba hacia abajo alimentos de consumo directo,
preparados y listos para el consumo, en proceso de preparación, vegetales crudos
y cárnicos crudos).
6.2.4.3. Almacenamiento en seco
- Los equipos se encuentran limpios, ordenados, en material sanitario y en buen

estado.
- Se cuenta con los elementos necesarios para hacer un buen almacenamiento
(estantería, canastillas, estibas, recipientes, etc.), son de material sanitario y se
encuentran en buen estado.
- Los productos almacenados se encuentran en buen estado, sin abolladuras,
golpes, deterioro, daños, rotos, etc.
- Se maneja un sistema para garantizar la rotación de los productos almacenados
y se verifica su efectividad.
- Se identificaron alimentos vencidos dentro del almacenamiento.
- Hay un procedimiento y zona demarcada y señalizada para el manejo de los
productos no conformes.
- Se encuentran alimentos o productos ubicados directamente en el piso, o en
contacto con la pared.
- Se evidencia mezcla en el almacenamiento de alimentos o recipientes
desechables con sustancias químicas.
- Se identifica deterioro o evidencia generada por plagas en el lugar de
almacenamiento.
6.2.4.4. Saneamiento básico
- Cuentan con programa de limpieza y desinfección, se conoce, se aplica y

supervisa.
- Hay instructivos de preparación y manejo de sustancias químicas de limpieza y
desinfección en el área y al alcance de todo el personal.
- Las sustancias químicas se observan en recipientes identificados y rotulados, se
cuenta con sus hojas de seguridad en los lugares de uso.
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- Se realiza proceso de desinfección de alimentos de consumo crudo, superficies y

utensilios que entran en contacto con los alimentos.
- Cuenta con un programa de manejo de residuos, se da a conocer, se pone en
práctica y se verifica su cumplimiento.
- Los recipientes para la clasificación y manejo de residuos son de material lavable,
con tapa, identificados y están acorde con lo establecido en el programa.
- Se tiene escrita, demarcada y señalizada la ruta y el horario de evacuación de
residuos.
- Se cuenta con un lugar determinado para mantener los elementos de aseo de
forma adecuada. (Con soporte para colgar y poceta para lavado).
- Cuenta con un lugar para almacenar residuos, con cerramiento físico, buena
ventilación y en buenas condiciones de orden y aseo.
- Cuenta con un programa para control de plagas, se conoce, se aplica y se verifica
su cumplimiento.
- Se tienen registros que evidencien el cumplimiento del programa (cronograma,
certificados de actividades y hojas de seguridad de sustancias químicas
utilizadas).
- La empresa que desarrolla el programa de control de plagas cuenta con los
documentos y requisitos que la acreditan para tal fin.
- Cuentan con un programa para manejo y control del agua que se tiene para la
preparación de alimentos y consumo directo.
- Deben contar con los soportes de calidad del agua potable. (Análisis
microbiológicos mensuales y cloro residual y pH diario)
- Cuenta con servicios sanitarios del personal manipulador de alimentos en buenas
condiciones y cuentan con los elementos básicos necesarios (agua, jabón, papel
higiénico, canastilla con bolsa y tapa y toallas de papel).
- El establecimiento cuenta con el concepto sanitario expedido por la autoridad
sanitaria del lugar y con vigencia no mayor a un año. En caso de no estar en el
campo.
6.2.4.5. Personal
- El personal que se encuentra laborando debe contar con examen de aptitud para
manipular alimentos.
- El personal debe tener certificado de manipulación de alimentos con mínimo 10
horas de intensidad, realizado por personal idóneo.
- Se evidencia el desarrollo de un plan de capacitación continuo y permanente en
buenas prácticas de manufactura.
- El personal debe cumplir con las buenas prácticas de manipulación. (higiene
personal, uniforme completo, de color claro, calzado cerrado, de material
impermeable y de tacón bajo, lavado de manos, cabello cubierto, uso de
tapabocas, uñas cortas, limpias y sin esmalte, no uso de joyas u accesorios)
- Los horarios y jornadas de trabajo deben cumplir con lo establecido por la
legislación.
- Quienes suministren servicio de casinos o alimentación, deben presentar la
certificación de manipulación de alimentos del personal al servicio del casino, así
como los siguientes exámenes y para clínicos: Coprológico, cultivo faríngeo, frotis
de uñas y coprocultivo. Podrán exigirse exámenes adicionales si así se requiere.
- Los proveedores de alimentos o servicios alimentarios deberán garantizar un
servicio higiénico, limpio y ordenado, además de presentar los productos con
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fecha de expiración y asegurar el almacenamiento óptimo de los mismos

(refrigeración).
- Los proveedores de casino deberán garantizar la conservación de muestras
congeladas de los alimentos servidos diariamente para análisis posteriores, en
caso de ser necesario.
6.2.4.6. Materias primas y servicio
- Las materias primas deben ser de marcas conocidas y con información de origen
(rotulo o etiqueta).
- El transporte de los alimentos debe realizarse en vehículos que mantengan sus
condiciones de conservación y posee licencia para transporte de alimentos.
- Deben contar con loza, cubiertos y recipientes en buen estado y en número

suficiente para el servicio.
- Es necesaria la toma de muestras testigo de todos los alimentos servidos con
peso mínimo de 100 gramos.
- El administrador debe cumplir con la competencia en manipulación de alimentos
para estar a cargo del servicio.
6.2.4.7. Salud y seguridad en el trabajo
- Debe contar con un programa de Gestión de salud y seguridad en el trabajo.

- El personal que se encuentra laborando debe estar afiliado al sistema de
seguridad social (ARL, es, pensiones, caja de compensación, etc.)
- El personal debe contar con carnet de vacunación contra Tétanos, Fiebre Tifoidea,
Fiebre Amarilla y Hepatitis A
- Es necesaria la realización de exámenes médicos de ingreso y periódicos a los
trabajadores.
- Debe existir registro de entrega de los elementos de protección personal acorde
a las labores que desarrolla (guantes, caretas, gafas, botas, etc.)
- Contar con un botiquín de primeros auxilios, dotado y controlado dentro del
establecimiento.
- Dentro del lugar se deben tener ubicados, demarcados y señalizados los
extintores contra incendio
- Debe existir un plan de capacitación de seguridad y salud en el trabajo a todos
los trabajadores.
6.2.4.8. Valoración nutricional del menú
Respecto al contenido nutricional del menú, es importante garantizar:
- Incluir en el menú diario huevo, leche y productos lácteos bajos en grasa.

- Incluir en cada una de las comidas del día, frutas enteras y/o ensaladas.
- Incluir semanalmente menos de 2 preparaciones fritas, preferir las preparaciones
a la plancha, a la parrilla, al horno y al vapor.
- Incluir leguminosas por lo menos 2 días a la semana
- Ofrecer bebidas o jugos naturales bajos en azúcar o sin azúcar.
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6.2.5. Manejo y disposición de residuos
a) Quienes presten sus servicios a la organización en cuanto al almacenamiento,

transporte, manejo y disposición final de residuos líquidos y sólidos ya sean
domésticos o industriales/aceitosos y/o peligrosos, deberán cumplir con la legislación
ambiental vigente y demás exigencias específicas impuestas por la autoridad
ambiental y/o la Operadora (licencia ambiental). La incineración de residuos se
llevará a cabo en hornos adecuados para tal fin y en cumplimiento con la
normatividad ambiental vigente (Licencia Ambiental con permiso de emisiones,
permiso de disposiciones).
b) Los residuos deben ser pesados y registrados en el lugar inicial de almacenamiento
en el equipo o campo base, en el formato F-HS-EH-084 Acta de disposición de
residuos Anexo 6, copia de esta acta debe anexarse a la factura que entrega
periódicamente el proveedor.
c) Los proveedores que presten el servicio de transporte de residuos peligrosos deberán
cumplir con la legislación vigente y con el procedimiento de manejo de residuos que
tiene Independence.
d) Los proveedores deberán entregar las certificaciones de disposición correcta de
residuos mensualmente, los 5 primeros días del mes al administrador del contrato.
6.2.5.1. Manejo de residuos asociados a COVID-19.
a) Garantizarán el cumplimiento de la práctica de distanciamiento social.

b) Deberán adoptar medidas de desinfección de la cabina del conductor de los
vehículos destinados a la recolección después de cada ciclo de trabajo, prestando
atención a telas (asientos), caja de cambios.
c) Suministrar elementos de protección de bioseguridad a los operarios, para
prevenir infecciones y contagios, tales como, guantes, mascarillas o tapabocas,
equipo de protección para los ojos. Así mismo deberá garantizar el uso de los
elementos de protección personal asignados para su tarea.
d) Igualmente deberán velar que se cumplan especificaciones como: Evitar el
contacto directo con contenedores, canecas o bolsas sin elementos de protección,
cambiar los uniformes diariamente, lavarlos con detergentes y desinfectantes.
e) Dar cumplimiento a todas las recomendaciones y obligaciones establecidas por el
Gobierno Nacional en la medida de prevención de Contagio de COVID-19. Así
como las mencionadas en el presente documento en el numeral 6.1.18.
6.2.6. Suministro de recursos no renovables:
a) Quienes suministren elementos de explotación natural como madera, arena, recebo,

etc., deben asegurar el cumplimiento de la ley en materia de permisos o licencias de
explotación, transporte, distribución, etc. Copia de esta debe ser entregada con
cotización y/o factura.
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6.2.7. Servicios médicos y de laboratorio:
a) Se deben presentar licencias que autoricen la prestación de estos servicios

emitidas por la autoridad competente (secretaria de Salud, superintendencia o
entidad aplicable).
b) Los profesionales que presentes servicios en salud ocupacional deben presentar
licencia en Salud Ocupacionales actualizada (Médicos, higienistas, ingenieros,
otros).
c) Los laboratorios que realicen exámenes paraclínicos deben demostrar
acreditación por parte de la autoridad competente.
d) Los contratistas de ambulancias deben demostrar afiliación a secretaria de salud
y cumplir con requerimientos establecidos en el contrato respecto a
características del vehículo suministrado y competencia del personal paramédico,
en caso de ser solicitado.
e) Se deben entregar los certificados de calibración de los equipos de medición
utilizados en la ejecución de exámenes médicos u otros servicios, los cuales se
mantendrán actualizados.
f) Los laboratorios que realicen análisis de agua deben demostrar acreditación por
parte de la autoridad competente.
6.2.7.1 Requisitos para la prevención del COVID-19 para los contratistas de

servicios médicos y de laboratorio:
Los centros de servicio médicos y de laboratorio deberán cumplir con los siguientes
parámetros asociados a la prevención del COVID-19, igualmente deberá tener en cuenta
toda la normatividad vigente que se genere para la prevención del virus:
a) Desarrollar e implementar un protocolo de limpieza, desinfección permanente y

mantenimiento de lugares de trabajo, que defina el procedimiento, la frecuencia,
los insumos, el personal responsable, elementos de protección empleados entre
otros, teniendo como referencia los protocolos definidos por el Ministerio de Salud
y Protección Social y el Ministerio del Trabajo.
b) Incrementar la frecuencia de limpieza y desinfección del área destinada para esta
labor, pisos, paredes, puertas, ventanas, divisiones, muebles, sillas, y todos
aquellos elementos con los cuales las personas tienen contacto constante y
directo.
c) Establecer un procedimiento de limpieza y desinfección diario previo a la apertura
y posterior del cierre del establecimiento, incluyendo sus zonas comunes y
mobiliario, con productos de desinfección de uso doméstico o industrial. Así
mismo, garantizar jornadas de limpieza y desinfección periódicas durante el día.
d) Realizar control de roedores e insectos para evitar la contaminación, teniendo en
cuenta las recomendaciones sanitarias del Ministerio de Salud y Protección Social
y Programa de Manejo Integrado de Plagas que establezca medidas preventivas
y de control.
e) Elaboración de fichas técnicas e instructivos (idealmente digitales) sobre los
procesos de limpieza y desinfección.
f) Establecer protocolos de desinfección previos al uso de cualquier elemento o
herramienta de trabajo.
Página 24 de 26
g) Garantizar que el proceso de limpieza y desinfección se realice de manera segura

y con los elementos necesarios dependiendo de las áreas o de las zonas de
desplazamiento y trabajo.
h) Disponer de paños y gel desinfectante que permitan limpiar y/o desinfectar asear
las áreas de contacto (ej. el panel de control) de los equipos o elementos de uso
general (ej. Botones de ascensor, manijas etc.) entre cada persona que lo utiliza,
o designar a una persona que se encargue de efectuar su manipulación.
i) Las áreas como pisos, baños, cocinas se deben lavar con un detergente común,
para luego desinfectar con productos entre los que se recomienda el hipoclorito
de uso doméstico y dejarlo en contacto con las superficies de 5 a 10 minutos y
después retirar con un paño húmedo y limpio, o también se puede utilizar
dicloroisocianurato de sodio diluyéndolo de acuerdo con lo recomendado por el
fabricante, entre otros.
j) Así mismo revise las recomendaciones de cada fabricante para realizar el
adecuado proceso de limpieza.
k) Realizar las actividades de seguimiento y monitoreo a través de registros e
inspecciones.
l) Realizar capacitación al personal de servicios generales.
m) En caso de contratar empresas especializadas estas deberán contar con concepto
sanitario expedido por la Direcciones Territoriales.
n) Insumos empleados para realizar la actividad (escobas, traperos, trapos,
esponjas, estropajos, baldes).
o) Insumos químicos empleados, especificando dosis y naturaleza química del
producto: desinfectantes, aromatizantes, desengrasantes, jabones o detergentes
6.2.8. Proveedores de Suministro de elementos de protección personal,

seguridad y manejo ambiental:
a) Los elementos suministrados deben cumplir normas colombianas o

internacionales que garanticen que protegen contra los riesgos para los cuales
están fabricados. Deben ser en lo posible amigables con el medio ambiente.
6.2.9. Proveedores de Servicios de Capacitación y Entrenamiento.
Todos los proveedores de servicios de capacitación y entrenamiento deberán contar con

las certificaciones aplicables según el tipo de capacitación, tanto del centro de
entrenamiento como de sus entrenadores y/o personal. Ejemplo, certificación del
Ministerio de Trabajo, IADC, AHA, etc.
Así mismo, se deberá dar cumplimiento a todas las recomendaciones y obligaciones

establecidas por el Gobierno Nacional en la medida de prevención de Contagio de COVID-
19. Así como las mencionadas en el presente documento en el numeral 6.1.18.
ANEXOS
Anexo 1. F HS SM 069 Reporte mensual hseq contratistas.

Anexo 2. F-HS-EH-129 Inspección diaria – semanal de vehículos livianos.
Anexo 3. F-HS-EH-109 Inspección diaria de vehículos pesados.
Anexo 4. I-EN-EE-145 Inspección de eslingas, cables y cadenas.
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Anexo 5. F-HS-EH-102 Inspección de grúas telescópicas.

Anexo 6. F-HS-EH-084 Acta de disposición de residuos.
Anexo 7. F-AB-PV-007 Auditoria proveedores críticos.
Anexo 8. F-AB-PV-008 Seguimiento planes de acción.
Página 26 de 26

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PROCEDIMIENTO Código: P-HS-DG-002

REQUISITOS DE HSE PARA CONTRATISTAS Y Versión: 11

6.2.2.1. Para Embarcaciones Menores:........................................................ 14

Orientar y desarrollar el desempeño los contratistas y proveedores durante la ejecución

Autoridad: Gerente HSE, Gerente Abastecimiento.

- Coordinador de compras: Garantiza la comunicación, seguimiento al desempeño

Actividad portuaria fluvial. Se consideran actividades portuarias fluviales la

Arribada. Llegada de la embarcación a un puerto.

Atracar. Maniobra consistente en amarrar una embarcación a un muelle o embarcadero.

Autoridad fluvial. Es la entidad o el funcionario público a quien, de conformidad con

Calado. Altura de la parte sumergida del casco.

Canal de navegación: Canal natural o artificial con forma alargada y estrecha, en

Canal navegable. Es la parte dentro de un cauce o cuerpo de agua natural o artificial

Desviación. Es la modificación o alteración voluntaria del viaje del puerto de partida o

Embarcación fluvial. Construcción principal o independiente, apta para la navegación

Embarcación fluvial menor. Toda embarcación fluvial con capacidad transportadora

Embarcaciones fluviales mayores. Toda embarcación fluvial con capacidad

Embarcadero. Construcción realizada, al menos parcialmente en la ribera de los ríos

Licencia de tripulante. La licencia de tripulante de embarcaciones fluviales es el

Matrícula. Registro ante la autoridad fluvial competente de una embarcación o artefacto

Navegabilidad. Es la idoneidad técnica de una embarcación fluvial, incluido el equipo

Operador portuario fluvial. Es la persona natural o jurídica, que presta servicios en

Patente de navegación. Documento por el cual se autoriza la puesta en servicio de

PARÁGRAFO. La normativa vigente que haga referencia a permiso de zarpe se entenderá

PARÁGRAFO TRANSITORIO. El registro de zarpe entrará a operar en un plazo máximo

Tripulación. Conjunto de personas embarcadas, debidamente identificadas y provistas

Vehículo repotenciado: Se entiende por transformación o repotenciación de un

P-AB-PV-002 GESTIÓN DE PROVEEDORES.

El presente documento busca la alineación de los contratistas y de los proveedores de

Así mismo se comunica que la Gerente HSE de la organización es la designada como

6.1.1. Cumplimiento de Políticas

6.1.2. Afiliación al sistema de seguridad social

El administrador de la zona por parte de la Organización debe exigir al contratista, la

6.1.3. Sistema de Gestión Seguridad y Salud del trabajo

6.1.4. Exámenes médicos ocupacionales

El contratista y/o proveedor deberá tener disponible constancia de la realización de los

6.1.5. COPASST o vigía ocupacional

6.1.6. Reglamento de higiene y seguridad industrial

Toda empresa contratista que tenga a su servicio 10 o más trabajadores deberá

6.1.7. Aspectos e impactos ambientales y peligros y riesgos de salud y

El contratista debe tener identificados y evaluados sus aspectos e impactos ambientales

6.1.8. Manejo ambiental

El contratista debe garantizar el manejo de sus residuos de acuerdo a lo establecido en

6.1.9. Entrega de dotación y elementos de protección personal

El personal de Independence podrá restringir el paso a las instalaciones a cualquier

6.1.10. Sustancias y productos químicos

Todo producto o sustancia química, deberá estar debidamente rotulado.

6.1.11. Responsabilidades en HSEQ

6.1.12. Mantenimiento de instalaciones y equipos

Cada uno de los contratistas deberá presentar programa de mantenimiento preventivo

6.1.13. Preparación y respuesta ante emergencias

Mientras el contratista se encuentre en instalaciones a cargo de la Organización, deberá

6.1.14. Inducción, capacitación y entrenamiento

El contratista debe identificar necesidades de capacitación y entrenamiento de su

6.1.15. Inspecciones de seguridad

6.1.16. Incidentes de trabajo, ambientales y operacionales

6.1.17. Reporte mensual de HSEQ

La empresa contratista deberá entregar al administrador del contrato el reporte F-HS-

6.1.18. Cumplimiento de Protocolos de Bioseguridad de Prevención de

- Contar con los protocolos de bioseguridad según su actividad económica (Si es