Formalización

y mecanismos
de
1
coordinación
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2 El proceso de diseño de estructura
elementos
 1. El proceso de diseño de estructuras.
 Elementos Existe un conjunto de factores o elementos indispensables de tener
en cuenta a los efectos del diseño de estructuras a crear o para el rediseño de
estructuras ya vigentes. Según el enfoque de Henry Mintzberg, quien define a la
Estructura de la Organización como al “conjunto de todas las formas en que se
divide el trabajo en tareas distintas, consiguiendo luego la coordinación de las
mismas”; estos aspectos o factores que deben considerarse con particular
atención cuando sea necesario diseñar una estructura que esté adecuada a
las necesidades de la propia Organización y al entorno que la rodea son:
 1- Mecanismos de coordinación.
 2- Variables dependientes - (Parámetros de diseño)
 3- Variables independientes - (contingentes)
 4- Variables intermedias.

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 1. MECANISMOS DE COORDINACION: Son los mecanismos que permiten
que las partes componentes de la Organización se "COMUNIQUEN"; no
sólo a través de los canales establecidos, (comunicación formal), sino
también a través de las relaciones "cara a cara" que surgen dentro de la
misma, (comunicación informal), y de esta manera coordinen su accionar
para el logro de los objetivos, metas y programas de esa Organización.
 1.1 - AJUSTE MUTUO: o adaptación recíproca. Sirve para alcanzar la
coordinación en el trabajo mediante el proceso de comunicación informal
o "cara a cara".
 1.2 - SUPERVISIÓN DIRECTA: Contribuye a lograr la coordinación necesaria
porque existe un individuo, (jefe), que toma la responsabilidad individual
por el trabajo de otros individuos, (subordinados), y ejerce una acción de
control sobre el trabajo de los mismos. Control que realimenta el proceso
de coordinación.

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 ESTANDARIZACION: Se ocupa de lograr la coordinación a través de
descripciones, de especificaciones técnicas sobre el trabajo, el producto y
las tareas pertinentes, contribuyendo de esta manera al afianzamiento del
trabajo operativo, de la información y de la decisión. Puede ser de tres
tipos:
 1.3.1- DEL PROCESO DE TRABAJO: Se logra a través de especificar y
programar los contenidos de cada trabajo, de cada tarea, permitiendo su
evaluación y control tendientes a lograr una mayor eficacia de la
Organización.
 1.3.2- DEL PRODUCTO: Se alcanza cuando el producto, resultado del
proceso de producción está claramente definido a través de
especificaciones técnicas de diseño, calidad y performance.

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 1.3.3- DE LA HABILIDAD TECNICA: Se consigue cuando el entrenamiento, la
capacitación requerida para la ejecución de un trabajo están
establecidos en una descripción de puestos de trabajo y existe un
programa de desarrollo de personal que permita encarar el reclutamiento,
selección y entrenamiento de las personas que van a ocupar esos puestos
de trabajo previamente determinados. Estos mecanismos de coordinación
se sirven de las Herramientas de Organización disponibles tales como
Organigramas, Manuales de Organización, Manual de Procedimientos,
Gráficas de Gantt, de Camino Crítico, Circuitos Administrativos, de
Procesos, Pliegos de Especificaciones Técnicas, Descripciones de Puestos,
Manuales de Cargos, etc. Herramientas y Técnicas de Organización que
son proporcionadas y aplicadas mediante el trabajo de los especialistas
que se desempeñan dentro de la Tecnoestructura.

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 - PARAMETROS DE DISEÑO: o variables dependientes son nueve y
constituyen la base del diseño de las estructuras organizacionales:
 2.1.- Especialización del Trabajo: se logra a través de la división del trabajo,
la consiguiente estandarización, facilitación del aprendizaje y control
logrando obtener productos en forma más uniforme y eficiente. Base y
razón de toda Organización. (Herramientas utilizadas: Manuales de
Organización, Organigramas).
 2.2.- Formalización del Comportamiento: de los trabajadores o
componentes de la Organización a través de la Estandarización de los
contenidos de cada puesto de trabajo o tarea mediante la utilización de
manuales de organización, descripciones de puestos, etc.
 2.3.- Entrenamiento e Instrucción: de los trabajadores para que cada vez
desempeñen sus funciones con mayor eficacia y eficiencia. Se logra a
través de conocer previamente qué habilidades y conocimientos deben
desarrollarse e impartirse a los empleados. (Manuales de Cargos,
Descripciones de puestos).

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 2.4.-Unidad de Agrupamiento: Principio de homogeneidad operativa. Hay que
tener en cuenta para agrupar las tareas y funciones dentro de la organización
este principio clásico y agrupar en base a un criterio uniforme. (Criterios de
Departamentalización). A través del proceso de agrupamiento se establece
luego el sistema de autoridad formal.
 2.5.- Unidad de Tamaño: ¿Qué tamaño tendrá cada unidad? Hay que
elaborar primero la idea de qué tipo de estructura queremos para la
organización bajo análisis:
 Alargada, con una larga cadena de autoridad formal con relativamente
pequeños grupos en cada nivel.
 Achatada, con pocos niveles de autoridad y relativamente grandes grupos de
trabajo en cada nivel. (Principio de Alcance del Control). Esta es una cuestión
de vital importancia. Permite el desarrollo de los "Mecanismos de
Coordinación” A mayor uso de la Estandarización se corresponde mayor
tamaño del grupo de trabajo. A mayor uso del Ajuste Mutuo se deberán
diseñar grupos de trabajo de menores dimensiones(Herramientas:
Organigramas; Manuales de Organización; Manuales de Cargos).

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 2.6.- Planeamiento y Control: Determinar cómo se establecerá la metodología
de planeamiento y control que se implantará en la organización. Adquieren
importancia los mecanismos de estandarización de productos y de control de
gestión usando sistemas de información para lograr un completo panorama de
los aspectos de producción, comercialización y económico de la empresa a
efectos de facilitar el establecimiento de objetivos y metas, verificar el grado
de cumplimiento, detectar desvíos y posibilitar la adopción de las medidas
correctivas que correspondan.
 2.7.- Recursos de enlace: Implica determinar el Sistema de Comunicación que
actuará como factor de enlace entre las partes componentes de la
Organización. Se deberán considerar aspectos tales como el sistema de
comunicación formal, informal, ajuste mutuo, etc.
 2.8.- Descentralización Vertical: se deben analizar las propias características de
cada organización y su contexto a fin de determinar que grado de
descentralización es más conveniente a fin de lograr todas las ventajas que
brinda una adecuada descentralización del proceso de toma de decisiones a
saber
 a) Rapidez y mayor responsabilidad mejores decisiones.-
 b) Estímulo de la motivación gerencial mejora en el desarrollo del nivel
gerencial.-

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 2.9.- Descentralización Horizontal: Se produce cuando se desplaza el
poder de toma de decisiones de los gerentes hacia la Tecnoestructura, los
especialistas y técnicos staff. Este tipo de descentralización hacia los
expertos reconoce grados, que van desde una muy limitada participación
de unos pocos técnicos hasta que el total de la Tecnoestructura actúe
sobre la autoridad formal confundiéndose con la autoridad de línea o
formal y la del "Staff" o “Asesores” Estos nueve parámetros de diseño o
variables dependientes son una de las bases fundamentales a considerar
cuando se va a diseñar o re - diseñar una estructura. Para una correcta
implementación se requiere el concurso o intervención de diversas
especialidades, que se desempeñan integrando la propia Tecno
estructura de la Organización o sino a nivel de asesoría externa:

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 - Para definir los parámetros 1 y 2 (Especialización y Formalización) se
necesitan profesionales especialistas en diseño de posiciones o cargos. –
 Para los parámetros 3,4 y 5 (Entrenamiento, Unidad de Agrupamiento y
Tamaño) un grupo profesional especialista en diseño estructural.
 - Para los parámetros 6 y 7 (Planeamiento y Control de Sistemas y Enlaces)
Especialistas en diseño y en sistemas de Comunicación y Enlaces.
 - Para los Parámetros 8 y 9 (Descentralización Vertical y Horizontal) Un
grupo profesional especialista en diseño de sistemas de decisiones. Todo
ello para una gran empresa. En una pequeña y mediana empresa estos
temas pueden ser desarrollados por uno o dos profesionales con
experiencia en estos temas.

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 3- VARIABLES INDEPENDIENTES O CONTINGENTES: Estas son las siguientes: a)
Edad y Tamaño de la Organización.
 b) Tecnología.
 c) Contexto o Entorno.
 d) Elementos de Poder.
 a) Edad y Tamaño: En el diseño estructural es importante tener en cuenta
la etapa de la vida en que se encuentra una organización, no es lo mismo
una que se inicia , una que ya tiene alguna trayectoria o una antigua que
está siendo sometida a una reestructuración. En cada caso los factores
situacionales, las afectarán de manera diferente. A mayor antigüedad
más formalizados están los comportamientos y mayor será la resistencia al
cambio. A mayor tamaño se requerirá un mayor análisis de los parámetros
de diseño y de los mecanismos de coordinación. A mayor tamaño más
elaboración estructural, mayor especialización de tareas, mayor
diferenciación de sus unidades organizativas y también se da un mayor
desarrollo de sus partes organizativas componentes

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 b) Tecnología: Importante factor a considerar a la hora del diseño

estructural. No sólo la tecnología de producción sino también la
tecnología de los sistemas de información (tanto en hardware como en
software), la tecnología comercial y la tecnología en materia financiera y
administrativa.
 c) Entorno o Contexto: Variable que asume distintos y variados
comportamientos; se diferencian según su grado de complejidad y
predictibilidad. Pueden oscilar entre extremos tales como: - Estable a
dinámico: según sea el grado de previsibilidad de los acontecimientos. -
Simple a Complejo: de acuerda al grado de dificultad que exista para
captar el significado de los acontecimientos también en relación con la
tecnología en uso en ese momento. - Integrado o diversificado: en
relación a como están extendidos o clasificados los mercados, clientes,
productos, etc.

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- Pacífico a hostil: según sean las relaciones de la Organización con los
competidores, los sindicatos, el Gobierno y demás instituciones relacionadas
con ella. Según investigaciones realizadas se puede concluir que:
1.- A mayor dinamismo del contexto mayor elaboración de la estructura
orgánica; es decir que deben adoptarse diseños menos mecanicista y más
fácilmente adaptables a los cambios en el entorno o contexto.
2.- A mayor complejidad mayor descentralización de la estructura para
adecuarse a los problemas donde se presenten. Mayor tendencia a la
divisionalización (Por productos, p/clientes; p/zonas geográficas; etc.)
3.- A mayor diversificación del mercado mayor divisionalización, mayor
propensión a dividirse en "unidades de mercado” o “unidades de negocios”.
4.- A mayor hostilidad mayor centralización en la organización para poder
enfrentarla.

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14 d) Elementos de Poder: debe analizarse esta variable según los tres factores
siguientes:
1.- Control Externo sobre la Organización
2.- Necesidades personales de sus miembros
3.- Moda vigente sobre el poder Se han sacado algunas conclusiones acerca
de la influencia de estos factores en la formalización de las estructura, a
saber:
1 - A mayor control externo, mayor centralización y formalización de la
estructura.
2 - Según los requerimientos de poder de los miembros, la estructura tendería
a ser excesivamente centralizada horizontal y verticalmente.
3 - Según la moda vigente en materia de estructura se determina una
tendencia hacia la centralización o hacia la descentralización. Por Ej. : En
nuestro país hubo momentos de auge de la organización militar o jerárquica
en las empresas del período 1.930/60, luego en las décadas del 60/70 la
moda fue la descentralización.

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 4- LAS VARIABLES INTERMEDIAS: conciernen al trabajo que se realiza dentro
de la Organización. Operan entre las variables dependientes y las
independientes. Ellas son:
1.- Grado de facilidad de comprensión del trabajo: a mayor complejidad
técnica del trabajo más formalizada deberá ser la operación y mayor
burocratización del núcleo operativo.
2.- Conocimiento técnico de la Organización: sobre su propio trabajo. A
mayor conocimiento y entrenamiento del personal será mayor el grado de
estandarización de procesos de formalización de comportamientos y las
posibilidades de diseños de buenos sistemas de planeamiento y control.
3.- Diversidad del Trabajo: la variabilidad del trabajo en sí mismo determina las
bases para adoptar los criterios de agrupamiento para la
departamentalización. ¿Qué debe hacer la organización para cumplir su
cometido, su objetivo?

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16 4.- La velocidad de respuesta: es decir la velocidad con que la organización
responde a las variaciones que se producen en el entorno o contexto. Todos
estos factores conforman una especie de "Tablero de Comando” p/ el
organizador o diseñador, es decir una guía a tener en cuenta cuando se
encara la formalización; el diseño de una estructura. Pero esta acción debe
materializarse con el aporte de los conocimientos, de la experiencia y del
talento de quien o quienes encaren la tarea. Cada factor o variable requiere
conocimientos especiales que demandan contar con la persona adecuada
para hacer el trabajo. Saber elegirlas es parte del éxito del trabajo de diseño
estructural.
 Procedimientos, Gráficas de Gantt, de Camino Crítico, Circuitos
Administrativos, de Procesos, Pliegos de Especificaciones Técnicas,
Descripciones de Puestos, Manuales de Cargos, etc. Herramientas y
Técnicas de Organización que son proporcionadas y aplicadas mediante
el trabajo de los especialistas que se desempeñan dentro de la
Tecnoestructura.

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 Mintzberg(5 Mecanismos de coordinación):
 1.AJUSTE MUTUO:
 comunicación informal/control, quien efectúa la tarea/ organizaciones
simples/ la coordinación se da a través de la informalidad
 2.Supervisión DIRECTA:
organizaciones que crecen/ una persona asume la responsabilidad del
trabajo de otros, supervisa/ la coordinación se rige vía líneas de autoridad
formal (organigrama, jerarquía, cadena escalar)
Estandarización la coordinación se produce antes de comenzar el trabajo
se sabe de antemano como se va a proceder, la tarea esta
programada. Estandarización DE PROCESOS DE TRABAJO : especificación
de contenido de trabajo

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4.Estandarización DE Producción :
establece parámetros de referencia finales
el resultado esta especificado control de calidad especificaciones
relacionadas a la etapa final del proceso, actividad, tarea
5. Estandarización DE DESTREZA estandarizo la destreza del trabajador/
especifico el tipo de capacitación que se requiere para hacer el trabajo/ la
especificación esta dada y es aprendida al momento en que la persona se
forma, se capacita y se la prepara para coordinarse con los otros.

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 5 flujos propuestos por Mintzberg FLUJO DE AUTORIDAD FORMAL:

Organización que funciona como un sistema de autoridad formal, con una línea de
autoridad que corre por la corriente de trabajo de manera organizada vía organigrama
 FLUJO DE ACTIVIDAD REGULADA corre como red de flujos regulados corrientes: trabajo del
núcleo operativo (énfasis en la estandarización como mecanismo)/ordenes e instrucciones
que bajan por la jerarquía/ retroalimentacion de resultados/ información y asesoramiento
(tecnoestructura, línea media, staff de apoyo: para lanzamiento de producto nuevo, por
ejemplo)
FLUJO COMO SISTEMA DE COMUNICACIÓN INFORMAL diversas direcciones, varios sentidos,
organización informal, corrimiento de información de manera desprolija
 FLUJO COMO SISTEMA DE Constelación DE TRABAJO la persona se agrupa no por jerarquías,
sino con sus pares para hacer su trabajo
 FLUJO COMO SISTEMA DE PROCESO DE Decisión AD HOC muestra como se da de principio a
fin un proceso de decisión estratégica.
 MECANISMOS DE Coordinación: utiliza el mecanismo ajuste mutuo cuando la empresa está
conformada por pocas personas y utiliza supervisión directa cuando la empresa comienza a
crecer por lo que cuenta con mayor cantidad de personas.

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