Administración para el cambio

Luz Karina García Contreras

Duber Andrés Ospina Bedoya
Juan David Perez Gutierrez

Parcial Opcional

1. ¿Cuál es el principal problema evidenciado en el

caso? Realice un diagrama de pescado (Ishikawa)
Explique ampliamente.

PROBLEMÁTICA PRINCIPAL
Las áreas y sub-áreas de la empresa EDM operan de manera ineficiente, esto en conjunto
genera pérdidas y aumento en los gastos de la misma.
INVENTARIOS
La apertura de nuevos mercados representa una amenaza latente para la compañía, la
importación de productos no genera rentabilidad alguna para la empresa, el gran aumento
de la competencia lo cual genera una guerra comercial imprevista para la compañía, la
bodega aún tiene referencias adquiridas durante la administración del padre entonces se
reconoce que la mercancía en inventario paulatinamente va perdiendo su valor comercial,
No se encuentra establecido un modelo de rotación, la falta de comunicación existente
entre las áreas de compras y despacho, compras solo se encarga de generar el inventario
a ventas, no obstante no se encarga de mantener un buen stock, debido a esta
emergencia que se presenta, se debe con urgencia rotar los inventarios y deshacerse de
la mercancía obsoleta asumiendo que esto generará más perdidas.
COMUNICACIÓN
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Juan David Perez Gutierrez
La comunicación entre el departamento de compras y el departamento de distribución es
ineficiente, el júbilo del anterior líder de área y el nombramiento de un nuevo supervisor
genero ciertos disgustos entre ambos coordinadores de los departamentos por lo tanto
esta situación se traduce en un rendimiento ineficaz por parte de los grupos de trabajo en
las áreas, alegando a su vez que los equipos que formaban parte de bodega trabajaban
mucho mejor con el antiguo supervisor.
La administración se vio en la tarea de nombrar a un nuevo supervisor en bodega, el
nuevo supervisor es una persona que lleva un largo tiempo trabajando en la empresa, por
lo tanto ha logrado aprender cómo funciona el área, aunque se logran evidenciar falencias
en su administración debido a que sus decisiones son guiadas por intuición, no logra
percibir el impacto de las decisiones que toma, esto a su vez juega en contra, debido a
que durante su administración buena parte de sus empleados ha decidido marcharse de
la empresa en busca de mejores oportunidades.
DESPACHO
El área ve mermada sus funciones operativas debido al funcionamiento de un único
muelle para cargue y descargue de material, esto genera retrasos para otros
departamentos, retrasos en entregas, y cuellos de botella en las operaciones de la
empresa, misma área se encuentra sobre saturada por una buena cantidad de
operaciones que la misma debe atender, pues este recibe toda la mercancía entrante que
es despachada por compras, a su vez debe despachar lo que ventas solicite.
CAMBIO
Entre los empleados existe temor frente a los cambios que se deben proponer, por otra
parte la gerencia no se atreve a generar dichos cambios en la empresa, puesto que los
cambios que se han logrado hasta la fecha son poco significativos y no generan gran
impacto en las operaciones empresariales, esto se traduce en una resistencia y un fuerte
arraigo hacia la manera en cómo se solían hacer las cosas.
VENTAS
En ventas se considera que todos los pedidos deben ser realizados de la manera más
rápida posible, esto se ve entorpecido por la saturación presente en bodega, por otra
parte se han visto incrementadas las horas extra gracias a su modalidad de entrega
urgente en los pedidos por lo cual se ve necesario empezar a educar al cliente frente a
esta situación, la fuerza de ventas no posee una visión sistémica y por lo tanto esta se
preocupa más por la comisión que se recibe que por el buen resultado de la compañía
COMPRAS
Compras ve limitado su funcionamiento gracias a la problemática contar solo con 1
muelle, este a su vez sirve para múltiples funciones operativas para distintas áreas, por lo
cual el departamento de compras debe tener en cuenta que no debe excederse en
comprar, pues existe el riesgo de que bodega colapse, lo cual llevaría a una incorrecta
ubicación de materiales en zonas donde no se encuentran adecuadas para la guarnición
de los mismos, por lo tanto provocaría daños al material comprado, a esto, sumándole
que, el departamento de compras debe coordinarse con los proveedores así estos pueden
llegar en el tiempo requerido, si esta sinergia no sucede, ventas no podrá comprometerse
con los clientes y generará retrasos en la operación, lo que a su vez generaría
inconformidad por parte del cliente con el servicio.
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2. ¿Cuáles son las oportunidades de mejora que evidencia? Explique
ampliamente.
MEJORAS
Se debe educar a los clientes, Educar a los clientes otorgará una ventaja significativa
sobre los competidores, así captaran el valor de los productos o servicios. Cuando se
educa al cliente, y se le explica exactamente cómo conseguir los productos que se
venden, las ganancias aumentan.
Fortalecer la comunicación interna es fundamental para el buen funcionamiento de la
empresa, sin ella, no es posible coordinar las tareas de manera eficaz, integrar a los
empleados y poner en práctica los valores corporativos y objetivos de la organización,
en este caso debe existir una mayor sinergia entre compras y despacho, es de
importancia que ambos supervisores de área logren consensuar el dialogo y limar
perezas para evitar seguir presentando situaciones que ponen en riesgo la operatividad
de la organización
Tomar en cuenta las sugerencias dictadas por los asesores de la gerencia, gracias a
esta ayuda se llevara una mejor sinergia en los campos logísticos y operativos de la
organización, logrando mayor cooperación entre áreas operacionales de la
organización, mejor rendimiento, y mayores ganancias.
Para un gerente la comunicación efectiva representa una gran habilidad y herramienta,
que sin duda alguna mejorara el nivel de conocimiento y de compromiso de los
miembros del equipo de trabajo, la nueva gerencia debe mejorar su imagen y su
manera de cómo debe comunicar sus ideas, de esta manera lograra un mejor ambiente
frente a sus subordinados.
Es de suma importancia implementar la rotación de inventario, la importancia de la
rotación de stock es clara, pues la rotación de inventarios es uno de los parámetros de
los negocios para medir el número de veces que el inventario debe reemplazarse, Los
beneficios de hacerlo son una mayor presencia de mercado aumentado, obtener una
mayor cartera de clientes, mayor número de ventas, menores probabilidades de tener
material obsoleto y en mal estado, menores costes de almacenamiento, rápida rotación
del producto en las estanterías, mayor orden, rápidos procesos de desembarque y
despacho del producto.

3. Si usted fuera parte del equipo asesor externo, teniendo en cuenta lo visto
en el curso de administración para el cambio (teorías, practicas,
herramientas, métodos y procedimientos) y el diagnostico hecho,
responda:

¿Cómo abordaría la gestión del cambio para esta empresa?

 Especifique en detalle el plan de intervención que usted
propondría, (Fase, acción, tiempo de ejecución, indicador,
responsable, resultado esperado de la acción).
 Finalice con una serie de conclusiones sobre el caso.
Para dar solución a la problemática que presenta actualmente la compañía E.D.M. se
presenta el siguiente plan de intervención.
Objetivo General
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Construir e implementar un plan de mejoramientos de los procesos que permita la
integración de las áreas de la empresa que permita el mejoramiento de la comunicación y
las utilidades de la compañía con la participación del personal directivo no directivo de la
organización.
Objetivos Específicos:
 Elaborar un plan estratégico de gestión por procesos de la organización E.D.M.
 Crear la política de Compras, ventas y procedimientos logísticos de la compañía
E.D.M.
 Implementar un sistema de información CRM para la organización E.D.M.
 Capacitar e informar los cambios al personal de la empresa E.D.M.
PLAN DE ACCIÓN
FASE 1
 Objetivo 1: Elaboración Elaborar un plan estratégico de gestión por procesos de la
organización E.D.M

Accion Tiempo de Ejecucion indicador Herramientas Responsable

1. Realizar un analisi del Entorno interno y externo Sistema de Gerencia y Jefe

2. Gestion Por Procesos gestion por
3 Mes Iso 9001 de Compras,
3. Documentar los procesos procesos creado ventas, Bodega
4. Entrega y aprovacion del plan de gestion y aprobado

FASE 2
Objetivo 2: Crear la política de Compras, ventas y procedimientos logísticos de la
compañía E.D.M
Tiempo de
Accion indicador Herramientas Responsable
Ejecucion
1. Crear, discutir, y proyectar la politica general y Politica creada y Mesas de discusión,
2 Meses
Especifica de compras, bodega y ventas aprobada Talleres, offi ce
junta directiva, mesas
2. Aprobar las politicas 1 sema Politica aprobada
de discusión
N° de Capacitaciones Gerente,
Talleres,
Realizadas/N° de recursos
3. Difundir las politica a personal de la empresa 2 Meses Capacitaciones,
Capacitaciones Humanos, jefes
Poweer Point
Planeadas de area
N° de Evaluacion y
Seguimientos
4. Hacer cumplir y aplicación de la politica Siempre MasterTrak
Realizados/N°
Procedimientos

FASE 3
 Objetivo 3: Implementar un sistema de información CRM para la organización
E.D.M
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Tiempo de
Accion indicador Herramientas Responsable
Ejecucion
Cumplimiento de Gerente, Jefe de
1. Definir los objetivos y elegir el tipo de CRM 2 Meses CRM Escogido Requerimientos y Sistemas, junta
presupuesto directiva
N° de Procesos a
2. Mapeo de los procesos de la compañía 3 Meses Diagramas de flujo Sistemas
sitematizar
Computadores,
Internet, Sistemas,
3. Desarrollar la implementacion del CRM 5 meses Sistema implementado
programdores,bases de gernecia
dato,servidor
Recursos
N° de personas
Compudores, Internet, humanos,
4. Presentacion y Capacitacion al Personal 1 mes Capacitadas/N° de
Capacitaciones sistemas y
Empleados Actual
gerencia

CONCLUSIONES
La realización del presente trabajo, permitió llevar a cabo la importancia del cambio
organizacional en la conducción en el proceso de cambio de directiva, para lo cual, en
primer lugar se describió el proceso de cambio organizacional aplicado, luego de aplicar
los instrumentos y leer los reportes mostrados en el caso EDM teniendo en cuenta los
componentes teóricos, se presentan las siguientes conclusiones.
En las inspectorías del trabajo se tomaron en consideración una serie de fallas operativas,
tecnológicas y de infraestructura; a partir de allí se diseña el procesos de cambio
organizacional, lo que lleva a la realización un diagnostico situacional, que arrojo
inadecuadas instalaciones físicas, deficiencia en las zonas de bodega, faltas de
delimitaciones útiles para el descargue y guardado de mercancías, baja estima del
personal, retardo en los lapsos procesales, falta de normas y procedimientos , falta de
formación y capacitación de los funcionarios, falta de liderazgo y trabajo en equipo,
problemas en la comunicación de áreas productivas.
Al respecto, se diseñó un plan de trabajo para abordar lo que constituye un plan
estratégico de gestión de procesos de la organización EDM, en lo que al proceso de
cambio organizacional se refiere, la institución debe estar comprometida. Se tomó en
cuenta el factor humano, brindándoles confianza, motivación y capacitación tanto a nivel
personal como organizacional, es premisa fundamental el auto convencimiento de los
directivos de la institución y la concientización del personal respecto a la necesidad del
cambio.
Tomando en cuenta todo lo anterior se puede concluir que la importancia del cambio
organizacional en la conducción del proceso de implementación de un nuevo plan de
intervención para la gestión del cambio dentro de la organización EDM, aún cuando
siguen un proceso lógico, la dirección debe involucrarse. Por otro lado los funcionarios
han manifestado cierta resistencia, pues se observan altos grados de indecisión, bien sea
por que no se ha comunicado de una forma precisa o no se conoce en su totalidad en que
consiste, para que se llevara a cabo y cuál será su impacto en términos organizacionales.
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BIBLIOGRAFIA

CHIAVENATO, Idalberto. Introducción a la Teoría General de la Administración.

Editorial McGraw Hill. México. 2004. Capítulo 14 Teoría del Desarrollo
organizacional. Pág. 317 – 348.

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