Foro de Mejora Continua

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1-. Podemos considerar que la digitalización de documentos físicos (Informes, cartas, valorizaciones,
etc.) es una mejora continua en la empresa?, ¿por qué?
La digitalización de documentos físicos no es una mejora continua en la empresa. La

tecnología va cambiando nuestra forma de vida y la digitalización también se nota en
nuestros hábitos y formas de trabajo. La documentación siempre ha sido el principal
recurso de toda organización. Sin esta, ninguna empresa moderna podría funcionar.
Los negocios operan y elaboran estrategias según los documentos. Estos tienen valor
económico, legal, fiscal y competitivo. Sin embargo, muchas empresas, debido a la
falta de políticas y procedimientos eficaces para la gestión de sus archivos, enfrentan
una serie de problemas. La digitalización, además, nos permite tener toda nuestra
documentación alojada en un ordenador, evitando así tener que ocupar varios cajones
en nuestras casas o decenas de archivadores en nuestras oficinas. Si vamos un poco
más allá, hablando del avance en tecnología, podríamos utilizar la nube para el
almacenamiento de nuestros documentos, en vez de nuestro ordenador el cual tiene
una capacidad limitada. Como consecuencia, pasan mucho tiempo guardándolos,
extravían información, no cumplen con las disposiciones sobre el mantenimiento de
registros y no protegen la información esencial
2-. ¿Considera que si una empresa implementa todos sus procesos con herramientas en tecnologías
de la información y comunicación (TIC) estaría desarrollando adecuadamente la mejora continua?
Si, ya que nuestro trabajo sería más productivo: agilizando las comunicaciones,
sustentando el trabajo en equipo gestionando las existencias, realizando análisis
financieros, y promocionando nuestros productos en el mercado.
MEJORA EN LA EFICIENCIA DE LOS PROCESOS:
Uno de los factores clave en los que la tecnología puede afectar la productividad es
mediante la simplificación de procesos, automatizando las tareas repetitivas o
haciendo más rápida la comunicación, por ejemplo, permitiendo a los empleados
centrarse en tareas más importantes.
MÁS COLABORACIÓN Y COMUNICACIÓN:
El nivel de hiperconexión de que se ha conseguido en la actualidad, permite una más
rápida y eficiente comunicación dentro de la empresa, mejorando exponencialmente
la capacidad de colaboración interna. Actualmente es posible que, dentro de una
empresa con un gran número de empleados, todos ellos estén conectados entre sí,
independientemente de la jerarquía interna y puedan colaborar en proyectos,
compartir información, etc.
CONTROL DE COSTES:
Con la mejora y simplificación de los procesos internos llega inevitablemente una
reducción de los costes, pero la tecnología nos permite además llevar un control mucho
más exhaustivo de los mismos a todos los niveles, lo que nos permite detectar
problemas y actuar en las áreas de la compañía que resultan menos eficientes.
AUMENTO DE LA SEGURIDAD:
La seguridad, a todos los niveles, es una pieza calve de la productividad de las
empresas y la tecnología es fundamental para evitar lo que puede suponer
importantes amenazas, no solo para la productividad sino para la continuidad de la
misma. Las pymes, las grandes empresas e incluso los pequeños autónomos que luchan
día a día por obtener más ingresos, sacan de las TIC un beneficio enorme.
3-. ¿Sería importante que los proveedores de suministros de una empresa también tengan
conocimiento y aplicaciones del pensamiento KAIZEN?, ¿por qué?
Si, este pensamiento implica una continua búsqueda de mejoras en calidad, costos,
entrega y seguridad en cada uno de los procesos y actividades de la corporación, con la
intención de lograr mayor capacidad competitiva; esto implica una manera de ver y
analizar a las organizaciones en cuanto a sus actividades, productos, procesos y
servicios. Al analizar estas capacidades corporativas, se medita acerca de la manera
idónea en la que se debería operar para alcanzar la mejora continua en materia de
competitividad y rentabilidad de la empresa, como también diagnosticar los problemas e
inconvenientes de los cuales adolece una organización para alcanzar la rentabilidad. La
entrega de esos procesos está en constante evaluación y cambio, por lo que se pueden
desarrollar y aplicar mejoras adicionales.
4-. ¿Si una empresa posee una cultura de mejora continua y desea tercerizar los servicios de
Seguridad y Limpieza, que debería tener en cuenta antes de contratarlos?
Identificar la necesidad de tercerizar funciones logísticas.

Los resultados empíricos muestran que la decisión de tercerizar, más que una
consecuencia de un análisis de competencias, busca solucionar un problema o
aprovechar una oportunidad de negocios. La alta gerencia reconoce, en la mayoría de
los casos, esta necesidad o da la autorización a otras áreas funcionales. Aceptada la
tercerización, se recomienda integrar un equipo interfuncional y multinivel para
continuar con el proceso.
Desarrollar alternativas factibles. Esta etapa se identifica como la más
difícil sobre todo si la empresa nunca ha hecho tercerización (tarea totalmente nueva
caracterizada por la ausencia de información). Los aspectos fundamentales son:
estimar los costos de realizar internamente la actividad, precisar los objetivos de la
tercerización, expresar estos objetivos en criterios medibles para poder evaluar
potenciales candidatos. Para identificar alternativas se recurre tanto a fuentes
internas como externas y se sugiere construir árboles de decisión para visualizar
diferentes escenarios.
Evaluar candidatos y seleccionar proveedor. Se inicia con la

definición de criterios, además de los tradicionales de costo, calidad y capacidad de
entrega, se considera relevante agregar criterios que tienen que ver con la capacidad del
proveedor para desarrollar la relación. Un tamizado inicial basado en juicios y criterios
cualitativos (reputación, recomendaciones de clientes) permite eliminar candidatos no
factibles.
ALEXANDRA
YOVELY PAZ
QUINTANA

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