DIPLOMADO EN MICROSOFT

OFFICE 2016

Semana N° 03:

WORD 2016

Imágenes y Gráficos

Impresión

Crear tablas de contenidos y índices

Notas al pie, marcadores y referencias cruzadas

Organigrama y Diagramas

Seguridad

2019
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IMÁGENES Y GRAFICOS
En la mayoría de casos, nuestro documento se verá muy enriquecido si incorpora
fotografías, gráficos, vídeos y cualquier otro objeto que apoye su contenido con
material más visual. Por eso cada nueva versión de Word se ocupa de ir mejorando
las herramientas de ilustraciones, facilitando su inserción, retoque y ajuste.
Los elementos de que consta Word se encuentran en la pestaña Insertar >
grupo Ilustraciones, y son los siguientes:

- IMÁGENES: Inserta una imagen o foto guardada en el disco. Pueden ser imágenes
fotográficas procedentes de cámaras digitales, de Internet, de programas como
Photoshop, Gimp, Fireworks, PaintShopPro, etc. Suelen ser de tipo JPG, GIF o PNG.
Sobre estas imágenes se pueden realizar algunas operaciones como cambiar el
tamaño, el brillo,..., pero no se pueden desagrupar en los elementos que las forman.
Están formadas por puntos o pixels que tienen cada uno un color y una posición pero
no están relacionados unos con otros. Estas imágenes admiten cambios de tamaños,
pero en ocasiones, si las reducimos y posteriormente intentamos ampliarlas de nuevo
pueden perder resolución. Cuando hablemos de imágenes, en general, nos estaremos
refiriendo a este tipo de imágenes no vectoriales.
- IMÁGENES EN LÍNEA: Se abrirá una ventana para que puedas buscar imágenes
desde el navegador web; Búsqueda de imágenes de Bing. Si tienes OneDrive también
aparecerá como una opción más para buscar en tus carpetas de OneDrive. También
veremos unos botones para buscar en Facebook y Flickr. Para todas estas opciones
es necesario estar conectado a Internet. En esta versión ha desaparecido al
opción Imágenes prediseñadas de Office.com que existía en Word 2013.
Podemos encontrar imágenes que están construidas utilizando vectores,
llamadas Redimensiónales por Microsoft, lo que permite hacerlas más grandes o
pequeñas sin perder resolución. También se pueden desagrupar en los elementos que
las forman, introducir cambios y volverlas a agrupar (exceptuando las que están
basadas en una fotografía). También hay imágenes fotográficas no vectoriales.
Si buscamos imágenes con Bing podremos encontrar diferentes clases de imágenes.
- FORMAS: Mediante autoformas, líneas, rectángulos, elipses, etc. Estos gráficos
también son vectoriales.

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- SMARTART: Representación de datos en forma de organigramas.

- GRÁFICO: Representación de datos en forma gráfica.
- CAPTURA: Son trozos de la pantalla capturadas por el usuario.
Sobre las imágenes y los gráficos pueden realizarse multitud de operaciones, como
mover, copiar, cambiar el tamaño, variar la intensidad, etc. Para ello disponemos de
varias pestañas que vamos a ir viendo a continuación, fundamentalmente la
pestaña Formato para las imágenes y las pestañas Diseño y Presentación para los
gráficos.
Con todos estos elementos no hay excusa para no diseñar documentos Word con una
componente gráfica atractiva. A lo largo de esta unidad iremos ampliando estos
conceptos.
TIPOS DE ARCHIVOS

Existen multitud de formatos gráficos, vamos a explicar brevemente las características

de los más utilizados. Un formato gráfico se identifica por el tipo de archivo, y se
reconoce por la extensión del archivo, por ejemplo un archivo
llamado motocicleta.jpg tiene extensión o tipo jpg.
- JPG o JPEG: Es un formato que permite distintos niveles de compresión. Se utiliza
mucho en Internet, sobre todo para imágenes fotográficas con muchos tonos.
- GIF: También se utiliza bastante en Internet, permite una buena compresión con
imágenes de pocos tonos, tipo iconos y botones. También permite crear gráficos
animados.
- BMP: No admite compresión por lo que estas imágenes ocupan mucho espacio. Se
utiliza, por ejemplo, en la imagen tapiz de Windows.
- PNG: Moderno formato que permite compresión. Se suele utilizar en internet como
alternativa al GIF, porque también permite transparencias.
- WMF: Formato de la mayoría de las imágenes de la antigua galería de imágenes
prediseñadas de Word, normalmente de las vectoriales.
Sobre las imágenes y los gráficos pueden realizarse multitud de operaciones, como
mover, copiar, cambiar el tamaño, variar la intensidad, etc. Para ello disponemos de
varias pestañas que vamos a ir viendo a continuación, fundamentalmente la
pestaña Formato para las imágenes y las pestañas Diseño y Presentación para los
gráficos.
Con todos estos elementos no hay excusa para no diseñar documentos Word con una
componente gráfica atractiva. A lo largo de esta unidad iremos ampliando estos
conceptos.
Insertar imágenes en línea

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Si hacemos clic en Imágenes en línea aparece la siguiente ventana.

Vamos a ver estas posibilidades.

Manipular imágenes

Para modificar una imagen primero hay que seleccionarla haciendo clic en ella. La
imagen quedará enmarcada por unos pequeños iconos y veremos que disponemos de
las Herramientas de imagen agrupadas en la pestaña Formato.

Tamaño
Los cuadraditos que apreciamos al seleccionar la imagen, situados en las esquinas, se
pueden arrastrar para modificar simultáneamente la altura y anchura de la imagen. Los

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cuadraditos situados entre cada una de las esquina sirven para modificar únicamente
la altura o la anchura, dependiendo de cuál arrastremos.
Otra forma de modificar el tamaño es desde la pestaña Formato. Lo haremos
estableciendo la altura y la anchura en centímetros.

Si lo que queremos no es redimensionarla, sino recortarla para quedarnos con sólo

una parte de la imagen, también lo podremos hacer desde aquí con la
herramienta Recortar. Al hacer clic sobre ella se dibujará un borde negro que rodea la
imagen. Lo único que debemos hacer es acercar el cursor al borde y hacer clic e ir
arrastrando. Veremos sombreada la zona que se va a eliminar y al hacer clic fuera de
la imagen se aplicará el recorte.
En cualquier momento podremos recuperar zonas de la imagen inicial haciendo más
amplia la zona de recorte utilizando de nuevo la herramienta Recortar.
Estilos de imagen

En el grupo Estilos de imagen dispondremos de un conjunto de Estilos rápidos para

dotar a la imagen de un contorno vistoso que puede simular un marco de fotografía o
aplicar sombreados y relieves.

Para ver el listado completo de estilos, haremos clic en el botón Más situado al lado
de los iconos de los estilos. Con los botones Contorno de imagen, Efectos de la
imagen y Diseño de imagen podremos crear un estilo personalizado o modificar el
aspecto del que hayamos aplicado.
Insertar formas y dibujar
Word también dispone de herramientas que nos permiten realizar nuestros propios
dibujos.
Si no eres muy hábil dibujando con el ratón, no te preocupes, existen varias formas
predefinidas entre las que escoger. Y si te gusta realizar tus propios dibujos también
dispondrás de rectas, curvas ajustables y dibujo a mano alzada para que puedas dar
rienda suelta a tu imaginación.

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Para utilizarlas deberemos pulsar el botón Formas de la pestaña Insertar. Selecciona

la que más te guste y haz clic sobre ella. Enseguida podrás volver al documento y
ajustar sus características a tu antojo.

Dentro de Formas básicas, existe una forma llamada Cuadro de texto que es un
tanto especial, porque permite insertar texto en su interior. Solía utilizarse para
incorporar texto en otra forma, creándolo sobre ella y agrupando después los objetos.
Esto ya no es realmente necesario, porque en las últimas versiones de Word es
posible incorporar texto en cualquier forma, simplemente haciendo clic con el botón
derecho y elegir Agregar texto.

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IMPRESIÓN
Para imprimir un documento podemos pulsar las teclas CTRL+P o bien ir a la
pestaña Archivo y seleccionar Imprimir. En la pantalla verás las opciones de impresión,
tal y como se muestra en la siguiente imagen.

A la derecha podrás ver una vista previa del documento tal y como se imprimirá. Si te
gusta el resultado será suficiente con pulsar el botón Imprimir y ya dispondrás de tu
copia impresa. Eso es todo.
Pero claro, como siempre, dispondremos de una serie de opciones de configuración
que nos ayudarán a lograr el resultado deseado. Estas opciones son las que vamos a
ampliar a lo largo del tema.
Ventana de impresión
Como hemos dicho, en la zona de la derecha vemos la vista previa de la página. En
caso de tener más de una página, podremos cambiar la página a visualizar:
- Utilizando las flechas inferiores o escribiendo el número de la página a

visualizar.
- O bien moviendo la barra de desplazamiento vertical que hay justo a la derecha de la
vista previa.
Justo a su lado encontramos una herramienta de zoom para acercar o alejar la página.
Lo haremos pulsando los botones - y + o bien deslizando el marcador. El botón de la
derecha permite ajustar la página para que se vea entera con un sólo clic.

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En la zona izquierda de la ventana dispondremos de una serie de opciones de

configuración de la impresión, que nos permitirán:
Elegir cuántas copias imprimir del documento.

Escoger qué impresora queremos utilizar en la impresión del documento, en caso de

que no queramos utilizar la predeterminada que viene seleccionada por defecto.
También podremos modificar las Propiedades de impresora seleccionada, para por
ejemplo imprimir en blanco y negro.
Opciones de Configuración como:
- Qué hojas imprimir: Las hojas activas, todo el libro, o bien la selección realizada.
- La intercalación. Cuando imprimimos varias copias sin intercalación se imprime X
veces cada página, por ejemplo: 1,1,1 2,2,2 3,3,3 4,4,4 sería la impresión de tres
copias de un documento que ocupa cuatro páginas. En cambio, si utilizamos
el intercalado, se imprime el trabajo completo, una vez tras otra. El mismo ejemplo
sería: 1,2,3,4 1,2,3,4 1,2,3,4
- La orientación y el tamaño del papel.
- Modificar los márgenes.
- Escoger cuántas páginas se incluirán en cada hoja impresa.
- Acceder a la Configuración de página.

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CREAR TABLAS DE CONTENIDOS Y INDICES

También podemos incluir en nuestros documentos tablas de Contenidos, gráficos o de

tablas.
Al igual que hemos visto que para crear índices y tabla de contenidos primero
debemos marcar las entradas y después generar la tabla.

INDICE
Los índices y tablas de contenidos sirven para ayudar al lector a encontrar lo que está
buscando. Word llama tabla de contenido a lo que en España conocemos simplemente
como índice y Word llama índice a lo que nosotros llamamos índice alfabético. En el
punto siguiente aclararemos más las diferencias entre índice y tabla de contenido.
Los índices y tablas de contenidos son muy útiles cuando estamos trabajando
con documentos extensos. De un documento bien planificado y estructurado podemos
extraer una tabla de contenidos que facilite enormemente la localización rápida de
algún punto importante del documento.
Al crear los índices debemos intentar reflejar la estructura del documento y colocar
todos los términos importantes del documento, para que posteriormente los lectores
puedan encontrarlos.
En esta unidad también veremos cómo crear tablas de ilustraciones, gráficos y tablas,
que nos permitirán organizar estos elementos en tablas que facilitarán su búsqueda y
consulta por parte de los lectores.
Conceptos básicos
Índice: Un índice es una lista de palabras y el número de página donde se encuentra
dicha palabra. El índice está ordenado alfabéticamente. Como ya dijimos, Word llama
a índice lo que normalmente nosotros llamamos índice alfabético o glosario.
Utilizaremos la misma nomenclatura que Word. El índice se suele colocar al final de un
libro para encontrar términos importantes de manera rápida y sencilla. En la imagen
podemos ver parte de un índice.

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Tabla de contenido
Una tabla de contenido es un reflejo de la estructura de un documento y contiene los
títulos de los temas y subtemas que forman el documento. Una tabla de contenidos
puede contener o no el número de página y puede establecerse un enlace directo a los
puntos contenidos en la tabla. La tabla de contenido suele figurar al principio de un
libro y es lo primero que miramos cuando queremos saber qué temas tratará. Si
hemos dado a los títulos del documento un formato que incluya los niveles de
esquema (Ver Unidad 15) casi tendremos construida la tabla de contenido. En la
imagen podemos parte de una tabla de contenido.

Podemos comprobar que se parece mucho a los esquemas vistos anteriormente, pero
si vamos a imprimir el documento necesitaremos insertarle una tabla de contenido ya
que los esquemas no dejan de ser una vista que está sólo disponible en la versión
digital del documento.
En esta unidad aprenderemos algunas de las técnicas de las que dispone Word para
relacionar información en el documento, con los marcadores y las referencias
cruzadas. Y a hacer aclaraciones con la utilización de las notas al pie y las notas al
final.
Con estas técnicas nuestros documentos adquirirán un toque más profesional y serán
más fáciles de utilizar.
Al redactar un documento, ¿Cuántas veces nos hemos encontrado con que estamos
hablando de algo que ya hemos explicado anteriormente y nos gustaría que el lector
pudiera acceder a ello desde ese punto? Y en muchas ocasiones no lo hemos hecho
por no saber cómo.
Por ejemplo, en el texto". Como vimos en el gráfico del tema anterior..." un enlace a la
página dónde está ese gráfico vendría muy bien. Pero si ponemos el número de la
página corremos el riesgo de que, más adelante, modifiquemos el documento y
cambie el número de página y no nos acordemos de rectificarlo. Pues bien, esto ya
está solucionado de forma automática con las referencias cruzadas, como vamos a ver
a continuación.
MARCADORES.
Un marcador identifica una posición o selección de texto a la que se asigna un nombre
e identifica para futuras referencias Cuando estamos leyendo un libro y sobre todo si
es un documento técnico es frecuente realizar anotaciones o dejar marcas sobre el
mismo libro o con notas (post-it) para una posterior consulta. En formato digital
también se puede hacer esto y de una manera más elegante.

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Los marcadores sirven para tener una lista de marcadores, consultarla y poder
acceder a estos puntos de manera rápida y sencilla. Además son la base para crear
referencias cruzadas en nuestro documento.
Los marcadores son elementos ocultos, es decir, al crear un marcador permanece
oculto a no ser que nosotros modifiquemos algunas propiedades de Word para
hacerlos visibles. Cuando hacemos visible un marcador se muestra la palabra
enmarcada entre corchetes, como vemos en la imagen para el marcador [aulaClic]

Referencias cruzadas: Una referencia cruzada sirve para hacer referencia a algún
elemento que se encuentra en el documento. Por ejemplo cuando estamos recordando
algún concepto que hemos explicado en algún tema anterior solemos hacer referencia
a ese capítulo, o también podemos utilizar las referencias cruzadas para hacer
referencia a alguna imagen, tabla o gráfico dentro del documento. Las referencias
cruzadas entre otras tiene la ventaja de actualizarse automáticamente, por ejemplo si
el documento es modificado y la referencia ya no está en la página 3 sino en la página
4, la referencia se actualiza sola.
En la imagen siguiente vemos una referencia cruzada al marcador visto en la imagen
anterior. El bocadillo que vemos en la imagen es porque al situar el ratón encima de
una referencia cruzada nos informa que presionando la tecla Ctrl y haciendo clic
accedemos a la posición donde se encuentra la referencia (en este caso el marcador
"ratón").

Notas al pie y notas al final

Las notas al pie suele utilizarse para añadir información o dejar constancia de alguna
aclaración con respecto al texto desarrollado en la página. Por ejemplo una nota al pie
se suele utilizar cuando se ha hecho una cita de algún autor, en la nota al pie se
pondrá quién es el autor de esa cita.

En las imágenes de la derecha vemos una palabra que tiene un superíndice con el
número 1, esto indica que esa palabra tiene una nota al pie. La segunda imagen
muestra la nota al pie referente al superíndice 1.

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Las notas al pie como veremos en la unidad pueden ser al pie de página como en este
ejemplo o puede ponerse debajo de la misma palabra. En este ejemplo la nota al pie
se ha utilizado para aclarar el significado de la palabra AvPág.
Las notas al final parecen en principio lo mismo que las notas al pie y de hecho se
tratan igual, la diferencia fundamental es que la nota al pie se pone al final de la página
para aclarar algún punto y la nota al final se suele poner al final de un capítulo o bien
al final del documento.
NOTAS AL PIE
En esta unidad aprenderemos algunas de las técnicas de las que dispone Word para
relacionar información en el documento, con los marcadores y las referencias
cruzadas. Y a hacer aclaraciones con la utilización de las notas al pie y las notas al
final.
Con estas técnicas nuestros documentos adquirirán un toque más profesional y serán
más fáciles de utilizar.
Notas al pie y notas al final

Crear una nota al pie.

Para crear una nota al pie debemos seguir los siguientes pasos:
- Seleccionar la palabra o frase a la cual le vamos a poner una nota.
- Accedemos a la pestaña Referencias.
Si seleccionamos la opción Insertar nota al pie la nota se insertará automáticamente y
no tendremos que realizar más acciones, pero si queremos configurar las notas
deberemos abrir el cuadro de diálogo de Notas al pie y notas al final haciendo clic en
la pequeña flecha situada en la esquina inferior derecha del grupo Notas al pie.

Aparece el diálogo que vemos en la imagen.

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Podemos seleccionar entre Notas al pie o Notas al final.

Si seleccionamos Notas al pie podemos elegir entre:
- Incluir la nota al Final de la página o Debajo de la selección.
Si seleccionamos Notas al final podemos elegir entre:
- Incluir la nota al Final del documento o al Final de la sección.
Además en el diálogo podemos seleccionar el formato del número que deseamos que
se muestre como subíndice.

Podemos incluir una marca personal pulsando en Símbolo...

Se puede indicar a partir de qué número, letra, símbolo comienza la primera nota al
pie.
Seleccionar si la numeración es continua, si reinicia en cada nueva sección o si
reinicia en cada nueva página.
Podemos intercalar entre distintos formatos a lo largo del documento o cambiar de
formato a mitad del documento y aplicar los cambios después seleccionando Aplicar
cambios a Todo el documento.
Cuando tenemos la nota al pie/nota al final creada si nos situamos con el ratón encima
aparece un "bocadillo" con el texto referente a esa nota al pie/nota al final y si
hacemos doble clic sobre el superíndice nos lleva a la nota al pie / nota al final
referente al superíndice.

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ORGANIGRAMAS Y DIAGRAMAS
Al igual que en Word podemos insertar imágenes, dibujos y otros tipos de elementos
gráficos. Un organigrama es un elemento gráfico que representa una
organización, normalmente jerárquica, por ejemplo la organización de cargos en una
empresa.

Y un diagrama es una representación gráfica que no tiene porqué ser obligatoriamente

una organización jerárquica, puede representar desde un grupo de elementos
relacionados entre sí, hasta un diagrama de secuencias donde por medio de la
representación gráfica se explica los pasos o componentes con una secuencia lógica,
por ejemplo los pasos a seguir para poner en marcha un DVD.

Un organigrama, para Word, es un tipo de diagrama con unas características

específicas en cuanto a la estructura y elementos que lo forman.
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Crear un organigrama
Crear organigrama

Para insertar un diagrama debemos:

- Acceder a la pestaña Insertar y seleccionar SmartArt.

- Se abrirá este cuadro de diálogo, donde deberás seleccionar el tipo de diagrama que
quieres insertar y pulsar el botón Aceptar. Nosotros seleccionaremos el tipo Jerarquía.

Nos dibuja un organigrama básico de varios niveles similar al que puedes ver en la
siguiente figura.

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Para modificar el texto de los recuadros basta con hacer clic en su interior y escribir el
texto que deseemos, o utilizar el panel de texto que aparece en la siguiente imagen y
que explicaremos más adelante.

Al insertar un organigrama nos aparecen las pestañas Diseño y Formato.

Agregar formas

Este botón sirve para insertar elementos (recuadros) al

organigrama, pulsando sobre el triángulo negro de la derecha podemos seleccionar
que tipo de forma queremos insertar, dependiendo en que nivel estemos podemos
insertar o no un tipo. Por ejemplo en el primer nivel como es único no puede tener
compañero de trabajo.

Un Subordinado es un recuadro que está claramente un nivel por debajo. Por ejemplo
B y C son subordinados de A.
Un Compañero se sitúa al lado del recuadro. Por ejemplo B es compañero de C y
viceversa.
Un Asistente está un nivel por debajo pero antes que un subordinado. Por ejemplo A1
es asistente de A.

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Un Subordinado es un recuadro que está claramente un nivel por debajo. Por ejemplo
B y C son subordinados de A.
Un Compañero se sitúa al lado del recuadro. Por ejemplo B es compañero de C y
viceversa.
Un Asistente está un nivel por debajo pero antes que un subordinado. Por ejemplo A1
es asistente de A.
Modificar el diseño

El botón Diseño sirve para modificar el diseño del organigrama. Para

activarlo hay que seleccionar un elemento del organigrama.
Podemos elegir entre diversos diseños que modifican la estructura de colocación de
los recuadros.
Estándar. Es el diseño que por defecto se crea para los organigramas. Tiene el
aspecto que vemos en la imagen.
Dependientes a ambos lados. Al seleccionar este tipo de diseño la organización se
basa en una línea vertical desde el recuadro principal y el resto se sitúan o bien a la
izquierda o bien a la derecha.
Dependientes a la izquierda. Al seleccionar este tipo de diseño la organización se basa
en una línea vertical desde el recuadro principal y el resto de recuadros se sitúan a la
izquierda.
Dependientes a la derecha. Al seleccionar este tipo de diseño la organización se basa
en una línea vertical desde el recuadro principal y el resto de recuadros se sitúan a la
derecha salvo los ayudantes.

Auto diseño: También podemos seleccionar el recuadro que deseemos y moverlo

dentro del recuadro del organigrama. Es tan fácil como hacer clic, arrastrar y soltar.
Modificar el aspecto del diagrama

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Modificar el aspecto de tus diagramas es muy sencillo, en este apartado veremos todo
lo relacionado con cómo hacerlo. Con un poco de imaginación podrás crear
organigramas, diagramas y gráficos muy vistosos.
En primer lugar seguiremos viendo las opciones que tenemos en la pestaña Diseño.
SmartArt ofrece, además de muchas formas de estructuras, un rango muy amplio de
diferentes estilos y colores para cada una de ellas. Para modificar esto utilizaremos las
opciones que se encuentran en la sección Estilos SmartArt:

Podemos escoger una combinación de colores preestablecida para nuestro gráfico,

para ello, simplemente despliega el menú Cambiar colores y selecciona el que más te
guste.
Verás que a medida que vas pasando el ratón por cada una de las opciones, tu gráfico
mostrará la pre visualización de cómo quedaría si aceptases esa opción.
Estos colores están clasificados por diferentes categorías, por lo que lo más
recomendable es que en un mismo documento todos los gráficos que introduzcas
sigan la misma línea para conseguir un aspecto más homogéneo.
Más adelante veremos que podemos modificar estos colores de forma personalizada.
La segunda opción que nos será más útil todavía es la de los estilos de gráfico
predefinido.
Estos no cambian los colores del gráfico, sino que modifican la forma en que se
visualizan.
Existen diferentes formas de visualización para cada uno de los gráficos, de hecho hay
algunos que tienen un número sorprendente de posibilidades, y lo mejor de todo: en
esta última edición de Word, los gráficos 3D tienen una calidad muy buena.
Para seleccionar un tipo de visualización despliega la lista y del mismo modo que
antes selecciona uno. Mientras vayas pasando con el ratón verás la pre visualización
en tu gráfico.

En cualquier momento puedes hacer clic en la opción Restablecer

gráfico de la pestaña Diseño para devolver el diagrama a su configuración

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inicial. La información se mantendrá, pero se eliminarán los cambios en la estructura y

el estilo.

En la pestaña Formato también encontraremos opciones para configurar la estética del

diagrama.

En los casos en que hayamos seleccionado una visualización en 3D podremos

seleccionar el modo Editar en 2D para pasar el gráfico temporalmente a 2
dimensiones y poder trabajar con más comodidad.
Cuando hayas terminado vuelve a hacer clic sobre ese botón y el gráfico tomará de
nuevo la apariencia 3D.
Los otros tres botones que se encuentran en la sección Formas nos ayudarán a
diferentes tareas:

Aumentar: Este botón aumenta el tamaño de la forma en el organigrama.

Cuantas más veces lo pulses más grande se hará.

Reducir: Este botón disminuye el tamaño de la forma en el organigrama. Cuantas

más veces lo pulses más pequeño se hará.

Cambiar forma: Este botón despliega un menú desde donde podrás cambiar la
forma de un elemento cualquiera del diagrama, bastará con seleccionarlo, desplegar
este menú y seleccionar la forma que quieres que tome. Podrás escoger entre todas
las autoformas disponibles en Word.
Tamaño y organización
También en la pestaña Diseño encontramos las opciones referentes a la organización
y tamaño de los diagramas.
Tamaño: Las opciones del grupo Tamaño son muy fáciles de comprender. Con ellas
puedes establecer el alto y ancho del gráfico con un par de clics.
Para ajustar mejor tus objetos es muy útil, pues a pesar de que podríamos definir el
tamaño del gráfico colocando el cursor en uno de los bordes o esquinas hasta que
cambiase su forma y luego haciendo clic y arrastrando. El resultado que lograríamos
así no sería tan exacto pero es mucho más visual.
Organizar: El resto de opciones tienen que ver con cómo se comportará el gráfico con
el resto del documento. Como observarás, son las mismas opciones que se utilizan
para trabajar con los gráficos e imágenes, que ya vimos en su correspondiente
tema. Posición te permite seleccionar la ubicación exacta del gráfico dentro de la

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página. Y en Ajuste de texto establecerá cómo se comportará el objeto gráfico con

respecto al resto del texto que lo rodea.

SEGURIDAD
Hoy en día todo el mundo tiene claro que es imprescindible disponer de un sistema de
seguridad en el ordenador. Lo habitual es disponer como mínimo de un antivirus,
especialmente si el sistema tiene acceso a internet.
Pero también debemos tener en cuenta la seguridad interna, que muchas veces se
descuida. Es muy interesante disponer de herramientas para controlar el acceso a los
documentos en entornos de trabajo donde usuarios diferentes pueden utilizar una
misma máquina. Por ejemplo, en una empresa un empleado puede tener acceso a un
ordenador con documentos que no debería poder modificar porque pertenecen a otro
empleado de otro turno distinto.
En Word existe la posibilidad de aplicar niveles de seguridad en nuestros documentos.
En esta unidad veremos la importancia de aplicar sistemas de seguridad sobre
nuestros documentos.
Podemos definir los siguientes niveles de seguridad:
Añadir contraseña a un documento.
Controlar quién puede abrir, modificar o imprimir un documento.
Identificar al autor del documento por medio de la firma electrónica.
Proteger el documento contra virus de macros.
Especificar los tipos de cambios que se permiten sobre el documento.
Word proporciona un nivel de seguridad adecuado pero no es perfecto, por lo que
conviene completar con otras medidas de seguridad los documentos muy importantes.
Añadir contraseña al documento

Una forma muy estricta y bastante eficaz de aplicar seguridad a nuestro documento es
asignándole una contraseña para que únicamente la persona que conozca esa
contraseña pueda abrir y modificar el documento.
Una contraseña (o password): es una combinación de caracteres que pueden
contener tanto letras como números y que utilizan un sistema de cifrado para convertir
el texto introducido en una cadena de caracteres indescifrables.
Accediendo por la pestaña Archivo > Información> pulsaremos el botón Proteger
documento

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y elegimos la opción Cifrar con contraseña. Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo

desde el que introduciremos la contraseña.

Al escribir una contraseña nos aparece otro cuadro de diálogo para que volvamos a
repetir la contraseña. Así el sistema se asegura de que se ha introducido
correctamente y sin errores tipográficos.
Ten en cuenta que si olvidas la contraseña no podrás abrir el documento.

Modificar la contraseña a posteriori es tan sencillo como acceder a esta misma

ventana y cambiar el valor. Para borrarla, lo único que haremos será eliminar la
contraseña actual dejando el cuadro de texto en blanco.

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