El Proceso Administrativo

El proceso administrativo
El proceso administrativo es una interacción conectada de los procesos de planeación,

organización, dirección y control, establecidas para lograr el aprovechamiento del
recurso humano, técnico, material y cualquier otro, con los que cuenta la organización
para desempeñarse de manera efectiva.
Este conjunto de actividades, está regido por ciertas reglas o políticas empresariales
cuya finalidad es reforzar la eficiencia en el uso de dichos recursos.
Es aplicado en las organizaciones para lograr sus objetivos y satisfacer sus
necesidades lucrativas y sociales. La labor de los administradores y gerentes en este
sentido es importante, se dice que el desempeño de los mismos se mide conforme el
cumplimiento del proceso administrativo.
Las funciones del proceso administrativo son las mismas funciones da las diferentes
etapas (planificación, organización, dirección y control) pero se diferencian de las
mismas porque son aplicadas a los objetivos generales de la organización.
Etapas del proceso administrativo
El proceso administrativo se desarrolla en diferentes etapas, conocidas con las
abreviaturas de planificación, organización, dirección y control (P.O.D.C.), estas son
consecuentes y se repiten por cada objetivo determinado por la organización o
empresa.
Habitualmente, estas etapas son agrupadas en dos fases, que son:

Fase mecánica: Planificación ¿Qué se debe hacer? y Organización ¿Cómo se debe
hacer? En esta se establece lo que se va a hacer y se dispone una estructura para
hacerlo.
Fase dinámica: Dirección ¿Cómo se está haciendo? y Control ¿Cómo se realizó? Se

puntualiza el cómo se maneja el organismo que se ha estructurado anteriormente.
Actividades y funciones del proceso administrativo
1. Planeación
Es el primer paso a dar, consiste en saber por anticipado qué se va a hacer, la
dirección a seguir, qué se quiere alcanzar, qué hacer para alcanzarlo, quién, cuándo y
cómo lo va a hacer.
Para ello se siguen algunos pasos como:
Investigación interna y del entorno (se pueden usar herramientas como las 5 fuerzas
de Porter y el análisis FODA).
Planteamiento de propósitos, estrategias y políticas y propósitos.
Establecimiento de acciones a ejecutar a corto, medio y largo plazo.
Estudiosos del tema, afirman que la planificación abarca la definición de las metas
organizacionales, el desarrollo de una estrategia general para alcanzar esas metas y
la consecución de planes prioritarios para coordinar todas las actividades.
Concretamente esta función la debe ejercer el cuerpo administrativo de la empresa, y

preverá los objetivos y metas para la empresa y los métodos que llevara a cabo.
De manera objetiva se establece un plan que contenga las futuras actividades a
realizar, para ser implementado con previa visualización, tomando en cuenta
detalladamente cada característica.
Las actividades más importantes de la planeación son:
Predefinición de objetivos y metas a lograr durante un determinado tiempo.
Implantar una estrategia con métodos y técnicas oportunos a llevar a cabo.
Anticipar y tramar frente a posibles problemas futuros.
Esclarecer, ampliar y determinar los objetivos.
Implantar las condiciones de trabajo.
Seleccionar y enunciar las tareas a desarrollar para cumplir los objetivos.
Construir un plan general de logros acentuando nuevas maneras de desempeñar el
trabajo.
Establecer políticas, métodos y procedimientos de desempeño.
Modificar los planes basados en el resultado del control.
2. Organización
Es el segundo paso a dar, constituye un conjunto de reglas a respetar dentro de la
empresa por todos quienes allí laboran, la principal función en esta etapa es la
coordinación.
Después de la planeación el siguiente paso es distribuir y asignar las diferentes
actividades a los grupos de trabajo que forman la empresa, permitiendo la utilización
equitativa de los recursos para crear una relación entre el personal y el trabajo que
debe ejecutar.
Organizar es utilizar el trabajo en busca de metas para la empresa, incluye fijar las
tareas a realizar, quién las va a hacer, dónde se toman las decisiones y a quién deben
rendir cuentas. Es decir, la organización permite conocer lo que debe hacerse para
alcanzar una finalidad planeada, dividiendo y coordinando las actividades y
proporcionando los recursos necesarios.
La labor que aquí se lleva está relacionada con las aptitudes (físicas e intelectuales)
de cada trabajador a la vez con los recursos que posee la empresa.
La principal intención de la organización es detallar el objetivo asignado a cada
actividad para que se cumpla con el mínimo gasto y con un grado máximo de
satisfacción.
Las actividades más significativas de la organización son:
Realizar la selección minuciosa y detallada de cada trabajador para los diferentes
puestos.
Subdividir las tareas en unidades operativas.
Escoger una potestad administrativa para cada sector.
Proporcionar los materiales y recursos a cada sector.
Concentrar las obligaciones operativas en puestos de trabajo por departamento.
Mantener claramente establecidos los requisitos del puesto.
Suministrar facilidades personales y otros recursos.
Ajustar la organización basado en los resultados del control.
3. Dirección
Es el tercer paso a dar, dentro de ella se lleva a cabo la ejecución de los planes, la
comunicación, la motivación y la supervisión necesaria para alcanzar las metas de la
empresa.
En esta etapa es necesaria la presencia de un gerente con la capacidad de tomar
decisiones, instruir, ayudar y dirigir a las diferentes áreas de trabajo.
Cada grupo de trabajo se rige por normas y medidas que buscan mejorar su
funcionamiento, la dirección es trata de lograr mediante la influencia interpersonal que
todos los trabajadores contribuyan al logro de los objetivos.
La dirección se puede ejercer a través de:
El liderazgo
La motivación
La comunicación.
Las actividades más significativas de la dirección son:
Ofrecer motivación al personal.
Recompensar a los empleados con el sueldo acorde a sus funciones.
Considerar las necesidades del trabajador.
Mantener una buena comunicación entre los diferentes sectores laborales.
Permitir la participación en el proceso de decisiones.
Influenciar a los trabajadores para que hagan su mejor esfuerzo.
Capacitar y desarrollar a los trabajadores para utilicen todo su potencial físico e
intelectual.
Satisfacer las diferentes necesidades de los empleados mediante el reconocimiento de
su esfuerzo en el trabajo.
Ajustar los esfuerzos de la dirección y ejecución de acuerdo a los resultados del
control.
4. Control
Es el último paso que hay que dar, dentro de esta se lleva a cabo la evaluación del
desarrollo general de una empresa, esta última etapa tiene la labor de garantizar que
el camino que se lleva, la va a acercar al éxito. Es una labor administrativa que debe
ejercerse con profesionalidad y transparencia.
El control de las actividades desarrolladas en la empresa ofrece un análisis de los
altos y bajos de las mismas, para luego basado en los resultados hacer las diferentes
modificaciones que sean factibles llevarse a cabo para corregir las debilidades y
puntos bajos percibidos.
La principal función del control es efectuar una medición de los resultados obtenidos,
compararlos con los resultados planeados para buscar una mejora continua.
Por ello esta se considera una labor de seguimiento enfocada a corregir las
desviaciones que puedan presentarse respecto a los objetivos planteados. Luego
contrasta lo planeado y lo conseguido para desatar las acciones correctivas que
mantengan el sistema orientado hacia los objetivos.
Las actividades más importantes del control son:
Seguir, evaluar y analizar los resultados obtenidos.
Contrastar los resultados contra estándares de desempeño.
Comparar los resultados obtenidos con los planes establecidos.
Definir e Iniciar acciones correctivas.
Discurrir medios efectivos para medir la operatividad.
Comunicar y participar a todos acerca de los medios de medición.
Transferir información detallada que muestre las variaciones y comparaciones
efectuadas.
Sugerir diversas acciones correctivas cuando fuesen necesarias.
Importancia del proceso administrativo
La importancia del proceso administrativo reside en la previsión de los hechos futuros
y el control adecuado de los recursos en forma ordenada.
Es necesario que las reglas, políticas y las actividades de cada proceso se apliquen de
manera efectiva y en línea con los objetivos y metas de la empresa, para de esta
forma mantener la eficiencia del sistema y por ende la rentabilidad y beneficio
económico.
Ejemplos del Proceso Administrativo
Te invitamos a visitar el siguiente enlace, donde te hablaremos más a fondo sobre el
concepto, etapas e importancia del proceso administrativo. En esta oportunidad nos
centraremos en explicar 3 ejemplos abarcando sus diferentes etapas.
#1 Ejemplo del Proceso Administrativo en Empresa de golosinas
Planeación:
Con la visión de producir un nuevo tipo de golosina, se planifica arrendar un espacio
de 100 metros cuadrados, contratar nutricionistas, adquirir los hornos, mezcladoras y
equipo completo de producción, encontrar los distribuidores y realizar un análisis del
capital.
Organización:
Se procede con el orden de prioridades y responsabilidades, delegando la compra a
un departamento especializado y la fabricación a otro departamento.
Dirección:
El personal administrativo da ordenes de fabricar 5000 golosinas en 5 días, con el
propósito de distribuirlas a tiendas y comercios.
Control:
El sector ejecutivo analiza las ventajas y desventajas que conlleva el proceso y notifica
al gerente. Establece las correcciones y realiza el control de calidad.
Ejemplos del Proceso Administrativo Empresa del sector hostelero
Planificación:
La empresa se propone a inaugurar un hostal de 20 habitaciones 3 estrellas, en uno
de los principales lugares turísticos del país, para lo que requiere un presupuesto de 1
millón de dólares. Además de un terreno localizado que cumpla las expectativas,
donde se dará marcha a la construcción. Posteriormente se deben obtener los
permisos correspondientes, contratar los servicios necesarios y establecer la
estrategia de mercadeo. Por último, se define el momento para realizar la apertura de
acuerdo con la temporada.
Organización:
En una primera etapa, se procede a trabajar con empresas locales para dotar de
personal capacitado al lugar. Se recurre a realizar un estudio de mercado que
determine una buena estrategia de marketing y promoción, y la búsqueda de un bufete
legal para conseguir los permisos necesarios en un corto plazo.
Dirección:
Luego de un análisis de las empresas constructoras, se selecciona la empresa que
ofrezca un menor tiempo posible con los mejores estándares de calidad. Se localiza
del mismo modo a empresas de marketing, recursos humanos y servicios jurídicos
para garantizar el buen desarrollo de todo el proyecto.
Control:
Se supervisa que todas las empresas prestadoras de servicios cumplan con lo
acordado, avanzando como fue previsto en la etapa de planificación. En caso de que
un proveedor no cumpla, se procede a buscar un nuevo prestador o proveedor,
aunque el mismo imprime un reajuste de presupuesto.
Es necesario recordar que el éxito de una empresa se basa en el proceso
administrativo, por eso es tan importante, porque mediante este paso se evitan las
equivocaciones y se disponen las medidas más convenientes, que aporten seguridad,
organización y eficiencia para lograr la meta.

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