GUIA DE ORGANIZACIÓN PARA EL Versión: 02

ARCHIVO CENTRAL Fecha: 2018/01/06

Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta

GUIA PARA LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO que protege los documentos para su almacenamiento y
CENTRAL preservación.

Ciclo vital de los documentos: Etapas sucesivas por las

OBJETIVO Definir los lineamientos para la organización que atraviesan los documentos desde su producción o
de los Archivos de Gestión de cada dependencia de la recepción, hasta su disposición final.
empresa de Medellín, con base en la Ley 594 de 2000 o
Ley General de Archivos, y el Acuerdo No. 042 del Clasificación documental: Fase del proceso de
Consejo Directivo del Archivo General de la Nación de organización documental, en la cual se identifican y
fecha 31 de octubre de 2002. establecen agrupaciones documentales de acuerdo con
la estructura orgánico funcional de la entidad productora
GLOSARIO (fondo, sección, series y/o asuntos).

Archivo central: Unidad administrativa que coordina y Código: Identificación numérica o alfanumérica que se
controla el funcionamiento de los archivos de gestión y asigna tanto a las unidades productoras de documentos
reúne los documentos transferidos por los mismos una y a las series y subseries respectivas y que debe
vez finalizado su trámite y cuando su consulta es responder al sistema de clasificación documental
constante. establecido en la entidad.

Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que Conservación de documentos: Conjunto de medidas
reúne su documentación en trámite, sometida a continua preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la
utilización y consulta administrativa. integridad física, electrónica y funcional de los
documentos de archivo.
Archivo Histórico: Archivo conformado por los
documentos que, por decisión del correspondiente Conservación permanente: Decisión que se aplica a
Comité Interno de Archivo, deben conservarse aquellos documentos que tienen valor histórico, científico
permanentemente, dado su valor como fuente para la o cultural, que conforman el patrimonio documental de
investigación, la ciencia y /a cultura. Los archivos una persona o entidad, una comunidad, una región o de
generales territoriales son a su vez archivos históricos. un país y por lo tanto no son sujeto de eliminación.
 Versión: 02
GUIA Fecha: 2018/01/06

PARA (GRUPO DESTINATARIOS AL CUAL VA DIRIGIDA)

Código dependencia (siglas+número)-Código serie.subserie-Número consecutivo

Consulta de documentos: Acceso a un documento o a un Disposición final de documentos: Decisión resultante de

grupo de documentos de con el fin de conocer la la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de
información que contienen para su interés. los documentos, registrada en las tablas de retención
documental, con miras a su conservación permanente,
Copia: Reproducción exacta de un documento. selección o eliminación .

Copia autenticada: Reproducción de un documento, Documento: Información registrada, cualquiera que sea
expedida y autorizada por el funcionario competente y su forma o el medio utilizado. Documento de apoyo:
que tendrá el mismo valor probatorio del original. Documento generado por la misma oficina o por otras
oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series
Documento de Archivo: Registro de información documentales, pero es de utilidad para el cumplimiento
producida o recibida por una entidad pública o privada en de sus funciones.
razón de sus actividades o funciones.
Eliminación documental: Actividad resultante de la
Documento histórico: Documento único que por su disposición final señalada en las tablas de retención o de
significado jurídico o autográfico o por sus rasgos valoración documental para aquellos documentos que
externos y su valor permanente para la dirección del han perdido sus valores primarios y secundarios, sin
Estado, la soberanía nacional, las relaciones perjuicio de conservar su información en otros soportes.
internacionales o las actividades científicas, tecnológicas
y culturales, se convierte en parte del patrimonio Expediente: Unidad documental compleja formada por un
histórico. conjunto de documentos generados orgánica y
funcionalmente por una instancia productora en la
Depuración: Operación, dada en la fase de organización resolución de un mismo asunto.
de documentos, por la cual se retiran aquellos que no
tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior Fechas extremas: Fechas que indican los momentos de
eliminación. inicio y final de un expediente, independientemente de
las fechas de los documentos aportados como

Página 2 de 8
 Versión: 02
GUIA Fecha: 2018/01/06

PARA (GRUPO DESTINATARIOS AL CUAL VA DIRIGIDA)

Código dependencia (siglas+número)-Código serie.subserie-Número consecutivo

antecedente o prueba. Fecha más antigua y más reciente Recepción de documentos: Conjunto de operaciones de
de una unidad de conservación. verificación y control que una institución debe realizar
para la admisión de los documentos que le son remitidos
Foliar: Acción de numerar hojas. Folio: Hoja. Gestión por una persona natural o jurídica.
documental: Conjunto de actividades administrativas y
técnicas, tendientes a la planificación, manejo y Retención documental: Plazo que los documentos deben
organización de la documentación producida y recibida permanecer en el archivo de gestión o en el archivo
por las entidades, desde su origen hasta su destino final central, tal como se consigna en la tabla de retención
con el objeto de facilitar su utilización y conservación. documental.

Inventario documental: Instrumento de recuperación de Selección documental: Proceso mediante el cual se

información que describe de manera exacta y precisa las decide la disposición final de los documentos de acuerdo
series o asuntos de un fondo documental. Organización con lo establecido en la tabla de retención documental y
de archivos: Conjunto de operaciones técnicas y se determina con base en una muestra estadística
administrativas cuya finalidad es la agrupación aquellos documentos de carácter representativo para su
documental relacionada en forma jerárquica con criterios conservación permanente.
orgánicos o funcionales.
Serie documental: Conjunto de unidades documentales
Organización documental: Proceso archivístico orientado de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un
a la clasificación, la ordenación y la descripción de los mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del
documentos de una institución. Radicación de ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos:
comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del historias laborales, contratos, actas e informes, entre
cual las entidades asignan un número consecutivo a las otros.
comunicaciones recibidas o producidas, dejando
constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el Subserie: Subserie: Conjunto de unidades documentales
propósito de oficializar su trámite y cumplir con los que forman parte de una serie, identificadas de forma
términos de vencimiento que establezca la ley. separada de ésta por su contenido y sus características
específicas.

Página 3 de 8
 Versión: 02
GUIA Fecha: 2018/01/06

PARA (GRUPO DESTINATARIOS AL CUAL VA DIRIGIDA)

Código dependencia (siglas+número)-Código serie.subserie-Número consecutivo

Tabla de retención documental: Listado de series, con Unidad de conservación: Cuerpo que contiene un
sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se conjunto de documentos de tal forma que garantice su
asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo preservación e identificación.
vital de los documentos.
Valoración documental: Proceso permanente y continuo
Tipo documental: Unidad documental simple originada en que inicia desde la planificación de los documentos y por
una actividad administrativa, con diagramación, formato y medio del cual se determinan los valores primarios (para
contenido distintivos que sirven como elementos para la administración) y secundarlos (para la sociedad) de los
clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática. documentos, con el fin de establecer su permanencia en
las diferentes fases de archivo y determinar su
Trámite de documentos: Recorrido del documento desde disposición final (conservación temporal o permanente).
su producción o recepción, hasta el cumplimiento de su
función administrativa.

Transferencia documental: Proceso técnico,

administrativo y legal mediante el cual se entrega a los
archivos centrales (transferencia primaria) o a los
archivos históricos (transferencia secundaria), los Transferencias documentales primarias
documentos que de conformidad con las tablas de
retención documental han cumplido su tiempo de
retención en la etapa de archivo de gestión o de archivo Todas las áreas de la biblioteca de medellin, deberán
central respectivamente; implica un cambio en el preparar los documentos a transferir, de conformidad con
responsable de la tenencia y administración de los los plazos establecidos en las Tablas de Retención
documentos de archivo que supone obligaciones del Documental y el cronograma de transferencias
receptor de la transferencia, quien asume la documentales aprobado por el Comité Institucional de
responsabilidad integral sobre los documentos Desarrollo Administrativo. Una vez cumplido el tiempo de
transferidos. retención de los documentos establecido en la TRD.

Página 4 de 8
 Versión: 02
GUIA Fecha: 2018/01/06

PARA (GRUPO DESTINATARIOS AL CUAL VA DIRIGIDA)

Código dependencia (siglas+número)-Código serie.subserie-Número consecutivo

Para esto, se debe seleccionar y clasificar las series y

Las transferencias documentales permiten: subseries a transferir, los expedientes se ordenan por
año y por serie documental atendiendo la TRD.
 Garantizar a los ciudadanos el acceso a la
información. La TRD también establece el tiempo de retención del
 Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado archivo central, definiendo cuando se deben realizar
de la documentación. transferencias documentales del archivo central y al
 Solucionar, física y funcionalmente, el problema archivo histórico.
de la acumulación de documentos en las
dependencias. Las dependencias de la biblioteca deben cumplir con
 Concentrar la información útil, ya sea para la toma la fecha establecida en el cronograma de
de decisiones administrativas o para el transferencias documentales.
conocimiento del desarrollo histórico institucional.
La entrega oficial de la transferencia documental se
Las transferencias documentales se realizan de realiza con el formato único de inventario documental
acuerdo al cronograma establecido por el Grupo de que se encuentra publicado en
Gestión Documental. . GestiónDocumental/Formatos (establecido por el
Archivo General de la Nación en el Acuerdo 042 de
Requisitos para efectuar la transferencia 2006).

La dependencia debe enviar al archivo central, la Todas las dependencias deben preparar la
documentación que ha cumplido su tiempo de documentación a transferir siguiendo los pasos que
retención en el archivo de gestión de acuerdo con lo se enuncian a continuación (limpieza de los
señalado en la Tabla de Retención Documental – documentos, organización, clasificación documental y
TRD. otras).

Página 5 de 8
 Versión: 02
GUIA Fecha: 2018/01/06

PARA (GRUPO DESTINATARIOS AL CUAL VA DIRIGIDA)

Código dependencia (siglas+número)-Código serie.subserie-Número consecutivo

Pasos para realizar transferencias al Archivo Se deben eliminar: documentos en borrador,

Central. catálogos, boletines, instructivos, periódicos, revistas,
formatos en blanco, hojas en blanco, copias, notas de
Paso N° 1. Limpiar la documentación. post-it, carteles, acetatos, invitaciones, permisos,
certificados, diplomas y otros documentos que traten
Para limpiar los documentos el personal dedicado a asuntos personales, que no pertenezcan a la serie
esta tarea deberá disponer de elementos de trabajo documental y no hagan parte de las evidencias de
apropiados como: bata, gorra, mascarillas, guantes y algún proceso.
bayetilla preferiblemente blanca.
Paso N° 4. Revisar y foliar La documentación debe
estar ordenada cronológicamente (de enero a
diciembre), la foliación de los documentos se debe
hacer utilizando lápiz de mina negra, iniciar de uno (1)
Paso N° 2. Eliminar el material metálico. en adelante en la esquina superior derecha de la
hoja, de manera legible y sin enmendaduras, debe
Este proceso puede llevarse a cabo de manera abarcar todos los folios.
simultánea con el de la limpieza. Se debe retirar el
material como: clips, ganchos de cosedora, ganchos Paso N° 5. Unidades de conservación y
legajadores, etc., procurando no ocasionar deterioro almacenamiento.
de tipo físico a la documentación, se recomienda
utilizar ganchos de plástico en el archivo de gestión. Las unidades de conservación que el Archivo General
de la Nación recomienda, no solo para la
Paso N° 3. Depurar los documentos transferencia sino también para almacenar la
documentación en el archivo central o histórico son
Es una actividad de mucha responsabilidad, se debe las carpetas en propalcote de cuatro aletas, la cuales
contar con la ayuda de la l jefe de la dependencia serán suministradas por el Grupo de Gestión
quien autoriza la eliminación de documentos. Administrativa.

Página 6 de 8
 Versión: 02
GUIA Fecha: 2018/01/06

PARA (GRUPO DESTINATARIOS AL CUAL VA DIRIGIDA)

Código dependencia (siglas+número)-Código serie.subserie-Número consecutivo

Es recomendable no utilizar pastas de argolla, AZ, y Una vez se hayan cumplido los pasos anteriores, se
encuadernaciones de documentos. En el archivo procederá al embalaje o empaque, en cajas. Al
central no se recibe documentación almacenada en empacar las carpetas se conserva el orden estricto
AZ. del inventario que debe estar alineado al de la Tabla
de Retención Documental.
Cajas: Elaboradas en cartón corrugado, bajo en
acidez, que garantiza la conservación de la Ingresan las carpetas a la caja de archivo X200 o
documentación transferida por las dependencias al X300 de izquierda a derecha. Cuando se hace la
archivo central. trasferencia se entrega la relación del inventario en
físico y se envía por correo electrónico al Coordinador
Carpetas: Deben estar identificadas con la del Grupo de Gestión Documental, para hacer la
información del sello y adaptarse al volumen y validación correspondiente.
tamaño de la documentación procurando no
sobrepasar los 200 folios (garantizando la adecuada Paso N° 8: Validar la Transferencia. Una vez recibida
protección de los bordes de los documentos). la documentación objeto de la transferencia
documental, el Grupo de Gestión Documental realiza
Paso N° 6. Realizar Inventario la validación descrita a continuación:

Tomar ordenadamente las carpetas que estén  Que la documentación corresponda a la TRD.
debidamente organizadas e identificadas,  Sea objeto de transferencia de acuerdo al tiempo
correspondientes a cada serie o subserie y de retención establecido en la TRD.
relacionarlas en el formato único de inventario  Esté organizada cronológicamente.
documental, que se encuentra en  Esté debidamente foliada.
CALIDAD_DAFP/Gestión Documental/Formatos.  No tenga material metálico que deteriore la
documentación.
Paso N° 7. Realizar Embalaje

Página 7 de 8
 Versión: 02
GUIA Fecha: 2018/01/06

PARA (GRUPO DESTINATARIOS AL CUAL VA DIRIGIDA)

Código dependencia (siglas+número)-Código serie.subserie-Número consecutivo

Realizada la validación de la transferencia archivos de gestión en las entidades públicas y las

documental, el Grupo de Gestión Administrativa y privadas que cumplen funciones públicas, se regula el
Documental realizará las siguientes actividades: Inventario Único Documental y se desarrollan los
artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos
Asignar el número consecutivo a la caja de archivo y 594 de 2000. Bogotá D.C. 2002.
ubicarla en el área del archivo central.
Guía para la organización y el manejo de archivos de
Consignar en el formato único de inventario gestión del Archivo General de la Nación. Bogotá D.C.
documental el número asignado a las cajas y publicar 2004.
el inventario, el cual sirve como herramienta para
posteriores consultas. Mini Manual No. 4 Tablas de Retención Documental y
Observación: Si las transferencias presentan Transferencias Documentales. Bogotá D.C. 2004.
inconsistencias estas se devolverán a la dependencia
correspondiente mediante correo electrónico, para Decreto 1080 de 26 de mayo de 2015. "Por medio del
que se realicen los ajustes a la transferencia cual se expide el Decreto Único Reglamentario del
documental. Sector Cultura".

El tiempo para realizar los ajustes es de 15 días

hábiles a partir de la devolución de la misma. La https://intranet.funcionpublica.gov.co/documents/
transferencia se puede dar también por falta de 634409/660474/
espacio en las dependencias. Guia_organizacion_archivos_gestion_transferencias_documenta
les_v2.pdf
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo No. 027-
2006 “Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de
junio de 1994. Bogotá D.C. 2006.

Acuerdo No. 042 del octubre 31 de 2002. “Por el cual se

establecen los criterios para la organización de los

Página 8 de 8