[Fecha]

CARTILLA GUÍA_ PROCESO

DE GESTIÓN DOCUMENTAL

ANGELA MARIA HERRERA RUEDA

Instructora
EUNICE SOTERO GUEVARA

15/06/2018
FE Y ALEGRIA SAN JUAN DE LUZ/ SENA
 CARTILLA GUÍA_ PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
-
ARCHIVO
COMPETENCIA:
210601008: ORGANIZAR LA DOCUMENTACIÓN TENIENDO EN CUENTA LAS
NORMAS LEGALES Y DE LA ORGANIZACIÓN

RESULTADOS:
21060100 -Recibir los documentos de acuerdo con las políticas organizacionales
801 y la legislación vigente.
21060100802-Operar los recursos tecnológicos requeridos para el recibo, el
despacho y la organización de los documentos, de acuerdo con las políticas
institucionales.
21060100804-Despachar los documentos generados en la unidad administrativa,
teniendo en cuenta las normas gramaticales y de sintaxis, las normas técnicas
colombianas para la elaboración y presentación de los documentos, las normas
internas y la legislación vigente.
21060100805-Preservar los documentos (soporte físico o digital) para el suministro
de información de acuerdo con las normas, las técnicas, la tecnología disponible y la
legislación vigente.
CONACTIVIDADES A REALIZAR
INSTRUCTORA_EUNICE SOTELO GUEVARA

CARTILLA GUÍA
 ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
INSTRUCTIVO PARA LA APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCION Y
VALORACION DOCUMENTAL, LAS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Y LA
ELIMINACION
INSTRUCTORA: EUNICE SOTELO GUEVARA

ACTIVIDAD INICIAL: La normatividad vigente y la caracterización de diferentes términos son

indispensables para una adecuada comprensión de las generalidades de la Administración Documental
en la archivística. Por lo anterior, es indispensable que usted indague y conozca aún más del tema,
realizando la lectura detallada de los siguientes documentos: LEY 594 DE 2000 EL ACUERDO 027
DE 2006 – REALIZA MAPA CONCEPTUAL DE CADA UNA DE ELLAS

1. ETAPAS DEL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

Las etapas del ciclo vital de los documentos se relacionan con su permanencia en cada uno de los tres
tipos de archivo que debe tener la institución en las distintas dependencias. Esta permanencia está
definida por las Tablas de Retención Documental y por las Tablas de Valoración Documental.

Esos tipos de archivos son:

Archivo de gestión
Archivo central
Archivo histórico

ACTIVIDAD 1: Consulta sobre el Ciclo Vital de los Archivos y presenta definición y

características de ellos. Realiza un GRÁFICO relacionado con el tema

2. ¿QUÉ ES LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL_TRD?

Con la implementación de las Tablas de Retención Documental (TRD) del SENA Regional Antioquia se
pretende agilizar y racionalizar los procedimientos de producción, tramité, organización, y consulta de
documentos permitiendo a la administración el cumplimiento de sus objetivos institucionales, sus planes
estratégicos, su misión y su portafolio de servicios.

La Tabla de Retención Documental es el listado de las series documentales con sus correspondientes
tipos documentales (si ocurren), a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del
ciclo vital de los documentos. Este instrumento está compuesto por series documentales, las cuales
son "el conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un
mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas".
 Acuerdo 027 de 2006 del
Archivo General de la
Nación.
Archivista: Profesional Asunto: Contenido de Catálogo: Instrumento de
del nivel superior, una unidad documental consulta que describe
graduado en generado por una acción unidades documentales.
archivística. administrativa.

Distribución de
Documento activo: Aquel Documento: Información
documentos: Actividades
con valores primarios cuyo registrada, cualquiera que
tendientes a garantizar
uso es frecuente. sea su forma o el medio
que los documentos
utilizado.
lleguen a su destinatario.

Documento inactivo: Documento público:

Documento misional:
Documento que ha dejado Documento otorgado por
Documento producido o
de emplearse al concluir sus un funcionario público en
recibido por una
valores primarios. ejercicio de su cargo o con
institución en razón de su
su intervención.
objeto social.
Documento semiactivo: Estantería: Mueble con
Documento de uso entrepaños para Foliar: Acción de
ocasional con valores almacenar documentos en numerar hojas.
primarios. sus respectivas unidades
de conservación.

Folio: Hoja. Folio recto: Primera Folio vuelto: Segunda

cara de un folio, la que cara de un folio, la cual
se numera. no se numera.

Fondo acumulado: Legajo: Conjunto de Legislación archivística:

Conjunto de documentos documentos atados o Conjunto de normas que
dispuestos sin ningún empastados para facilitar regulan el quehacer
criterio de organización su manipulación. archivístico en un país.
archivística.

Muestreo: Técnica Normalización Patrimonio documental:

estadística aplicada en la archivística: Actividad Conjunto de documentos
selección documental, con colectiva encaminada a conservados por su valor
criterios cuantitativos y unificar criterios en la histórico o cultural.
cualitativos. aplicación de la práctica
archivística.
El ciclo de los archivos estan distribuidos por fases

PRIMERA FASE ELABORACION DE DOCUMENTOS:

Esta fase la gestión de documentos tiene como objetivo:

Evitar la producción de documentos no esenciales

Disminuir el volumen de los documentos
Ampliar el uso y la utilidad de los documentos que son necesarios
Asegurar el empleo adecuado de las técnicas reprográficas y de automatiz
ación.

SEGUNDA FASE UTILIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

Esta segunda fase comprende la selección, utilización, control y almacenamiento,
se caracteriza por:
Disponibilidad de la información y de los documentos necesarios
Utilización a bajo costo de la información y de los documentos
Selección de material, equipos y lugar de almacenamiento de los documen
tos adecuados a la naturaleza y a la frecuencia de uso.

TERCERA FASE LA ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS

Solo después del proceso de evaluación, se puede determinar qué documentos
deben ser conservados y cuáles pueden eliminarse.

Identificación y descripción de los documentos por series

Clasificación de estas series con miras a su conservación o eliminación
Determinación de los documentos que se justifica conservar en los archivos
 ARCHIVO
CENTRAL (AC)
Es la
documentación
SEMIACTIVA (Poco
movimiento)

❖ Administrativo ❖ Histórico
❖ Legal ❖ Cultural
❖ Fiscal ❖ Investigación
❖ Contable ❖ Científico
❖ Técnico
ACTIVIDAD 2: CUÁLES SON LOS BENEFICIOS QUE TRAE LA
ELABORACIÓN DE LAS TABLAS
DE RETENCIÓN DOCUMENTAL_TRD

1- Define la producción documental de acuerdo a la realidad

administrativa.
2- Facilita la gestión documental de los trámites que hacen parte de la
empresa.
3- Propicia la gestión del conocimiento dentro de la empresa.
4- Impacta la economía y la eficiencia administrativa de la empresa.
5- Es el punto de partida para implementar el programa de gestión
documental.
6- Es el pilar para organizar los documentos de manera adecuada
desde las diferentes oficinas de la la empresa.
7- Garantiza la identificación de los documentos (físicos o electrónicos)
que son evidencia histórica de la empresa.

ACTIVIDAD 3: LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL SON FUNDAMENTALES DESDE EL

PUNTO DE VISTA ARCHIVÍSTICO PORQUE:

Permiten la administración el cumplimiento de sus objetivos

institucionales
Facilitan la organización de los documentos a partir del
concepto de Archivo Total.
Ayudan a controlar la producción y trámite documental.
Identifican y reflejan las funciones institucionales.
Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los
documentos.
Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión
administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo
de gestión.
 3. ¿QUÉ ES LA TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL_TVD?

La Tabla de Valoración Documental es el listado de las series documentales que corresponde a fondos
acumulados, concerniente a documentación existente de épocas anteriores a la estructura funcional
vigente. En el caso del SENA Regional Norte de Santander, aplica para las estructuras funcionales
anteriores al año 2000.
Las Tablas de Valoración Documental, TVD, para el SENA Regional Norte de Santander, en la actualidad se
encuentran pendientes de aprobación por parte del Archivo General de la Nación (AGN).

ACTIVIDAD 4: UN POSIBLE FORMATO PARA LAS TVD SERÍA:

ESTE:
 4. ¿QUÉ ES UNA SERIE Y UNA SUBSERIE DOCUMENTAL?

El Acuerdo 027 del 31 de octubre de 2006 del AGN define una serie documental como un “Conjunto de
unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o
sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias
laborales, contratos, actas e informes, entre otros.”

La subserie es el “Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de
forma separada de esta por su contenido y sus características específicas.”

ACTIVIDAD 5: DEL SIGUIENTE LISTADO IDENTIFICA SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES CON

CÍDIGOS QUE DARÁS DE ACUERDO A SU CRITERIO PARA: Memorandos- Historias- Certificados y
Cartas
Ejemplo:
CÓDIGO SERIE CÓDIGO SUBSERIE

01 Actas Comité Directivo

02 Actas Comité Académico
001 ACTAS 03 Actas de Elecciones
04 Actas de Grados
05 Actas de Nacimiento

CÓDIGO SERIE CÓDIGO SUBSERIE

01 Memorando Laboral

02 Memorando
Informativo
002 MEMORANDO
03 Memorando Directivo

04 Memorando Social

05 Memorando
Aclarativo

CÓDIGO SERIE CÓDIGO SUBSERIE

01 Historia Laboral

02 Historia Medica

03 Historia Contrato
003 HISTORIA
04 Historia
Incapacidades
05 Historia Manual de
funciones
 CÓDIGO SERIE CÓDIGO SUBSERIE

01 Certificado Estudiantil

02 Certificado laboral
03 Certificado Medico
004 CERTIFICADO
04 Certificado Judicial
05 Certificado DAS

CÓDIGO SERIE CÓDIGO SUBSERIE

01 Carta Presentación

02 Carta Recomendación

03 Carta Laboral
005 CARTAS
04 Carta
Agradecimientos
05 Carta Reclamos

5. PRESENTACIÓN, INTERPRETACIÓN Y APLICACIÓN DE LA TABLA DE LA TRD

5.1 INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
(TRD).

El Formato (Formato No. (1) Archivo 10 Tablas de Retención Documental), de las Tablas de Retención
Documental está compuesto por los siguientes campos:

Dependencia Productora: Se refiere a la dependencia para la cual se ha elaborado cada tabla de

retención documental.

Código Dependencia Productora: Es un código único e irrepetible asignado a cada dependencia del
SENA Regional Norte de Santander. Este código es utilizado por todos los funcionarios de la entidad y
en el caso de las TRD, por el Grupo de Archivo Central.

• Entidad Productora: Nombre de la Entidad. Deberá colocarse el nombre completo del SENA Regional
Antioquia.

• Oficina Productora: Nombre de la Unidad Administrativa (Dependencia) que conserva la

documentación tramitada en ejercicio de sus funciones, Ejemplo Dirección Regional.
• Hoja _ /_: En el primer espacio debe consignarse el número que identifica cada hoja, siguiendo un
consecutivo que determinará el total de las hojas utilizadas para la elaboración de las tablas de
retención del SENA Regional Antioquia. El segundo corresponde al número total de hojas
diligenciadas para el SENA Regional Antioquia., ejemplo hoja 1 / 10

• Código. Este campo está constituido por:

• Código de Oficina: Establecido, para cada dependencia del SENA Regional Antioquia, por Resolución
Nº 172 del 11 de septiembre de 2016.

• Código de Serie y Subserie: Indica el número de serie y subserie, de acuerdo con la descripción
establecida en el Cuadro de Clasificación del SENA Regional Antioquia.

• Series, Subseries y Tipos Documentales: Constituido por el nombre de la respectiva serie, subserie
y tipo documental, de acuerdo con lo establecido en el cuadro de clasificación y en las Tablas de
Retención Documental del SENA Regional Antioquia.

Código de Serie y Subserie: Los códigos utilizados para las series y las subseries de cada tabla de
retención documental fueron asignados por el consultor que diseñó las TRD y corresponden a una
mnemotecnia (memoria) definida para ese fin dentro de las técnicas de clasificación archivística. Esos
códigos que aparecen en cada TRD deben dejarse sin introducirles ninguna modificación.

Series y Tipos Documentales: En esta columna aparecen los nombres de las series documentales y, en
ocasiones, los tipos documentales que se producen dentro de las series y que corresponden a los
documentos que produce o mantiene cada dependencia, de acuerdo con sus actividades, derivadas de
las funciones que debe cumplir.

EJEMPLOS:
SERIE: DERECHOS DE PETICION
TIPOS DOCUMENTALES - SOLICITUD
- R
ESPUESTA
- A
NEXOS
ACTIVIDAD 6: Procede a completar las SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

SERIE: ____ACTAS__________
TIPOS DOCUMENTALES - Acta comité académico
- Acta de defunción
- Acta de grado

SERIE: ___HISTORIA LABORAL_____

TIPOS DOCUMENTALES - Referencia
- Hoja de vida
- Contrato
 SERIE: __CONTABILIDAD___________
TIPOS DOCUMENTALES - D. Comercial
- Inventario
- Libros contables

ACTIVIDAD 7: CONSULTA SOBRE LA RETENCION DOCUMENTAL. Definición,

características y completa la siguiente tabla de acuerdo al tiempo en años en
que se retiene estos documentos ya sea en el Archivo de Gestión o en el
Archivo Central

Son unas tablas que se generan dentro de una organización en ellas se crea un listado
de series con sus correspondientes subseries y los tipos de documentos, a las que se
les asignan el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital del documento.

Esta columna se divide en dos columnas menores: y

DOCUMENTO ARCHIVO GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL
ACTAS 1 AÑO 10 AÑOS
ACUERDOS 5 AÑOS 15 AÑOS
CONVENIOS 3 AÑOS 17 AÑOS
INFORMES 1 AÑO 5 AÑOS
PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS 1 AÑO 19 AÑOS
RESOLUCIONES 5 AÑOS 10 AÑOS
CONTRATOS 1 AÑO 19 AÑOS
NÓMINA 2 AÑOS 18 AÑOS
PLANES Y PROGRAMAS 2 AÑOS 3 AÑOS
ASIENTOS DIARIOS DE CONTABILIDAD 2 AÑOS 18 AÑOS
LIBRO AUX DE BANCOS 2 AÑOS 18 AÑOS
LIBRO MAYOR Y BALANCES 2 AÑOS 18 AÑOS
CERTIFICACIONES 2 AÑOS 10 AÑOS
INVENTARIOS 2 AÑOS 18 AÑOS
HOJAS DE VIDA 70 AÑOS 80 AÑOS
HISTORIAS CLINICAS 1 AÑO 1 AÑO
DERECHO DE PETICION 3 AÑOS 7 AÑOS
ACCION DE TUTELA 1 AÑO 5 AÑOS
MEMORANDOS 2 AÑOS 18 AÑOS
CIRCULARES 1 AÑO 1 AÑO
CARTAS COMERCIALES 2 AÑOS 10 AÑOS
CARTAS DE PRTESENTACION 2 AÑOS 10 AÑOS
SOLICITUDES 2 AÑOS 25 AÑOS
OTRA CUAL? 1 AÑO 5 AÑOS
 AHORA BIEN…

La organización física de las series y

subseries se hace en

forma comenzando desde la gaveta

o estante superior hasta en
alfanumérica en los muebles de
archivo, la parte inferior del
mueble.
Las subseries se ordenan
respetando la codificación que
aparece en las TRD. Por su
parte las unidades
documentales de cada serie
o subserie se organizaran
cronológicamente de
acuerdo con el orden natural en que
fueron generadas, bajo el
principio de orden original.

Preparadas de este modo se pueden organizar de acuerdo con otros criterios de ordenación (numéricos,
alfabéticos o mixtos), según las características de cada serie, Nosotros utilizamos el alfanumérico.

En cuanto a los documentos que no hacen parte de la producción de cada unidad de gestión pero
que se consideren importantes para la función de la dependencia, también
llamados documentos facilitativos, se les puede dar la disposición que mejor responde a
sus necesidades, sin embargo no deben ubicarse en el mismo lugar de los archivos de gestión.

Nota: Para la disposición de los documentos procedimiento conservación preventiva

véase

Debajo de cada columna de estas aparece un número para cada Serie Documental. Este
número, que aparece al frente de cada serie, corresponde al número de años que los documentos
deben conservarse en cada fase del archivo.

RETENCIÓN EN AÑOS. ESTE CAMPO ESTÁ CONSTITUIDO, POR:

• Archivo de Gestión. Determina el tiempo de permanencia de los expedientes y/o unidades
documentales en su fase administrativa. Este tiempo esta determinado en años.
• Archivo Central. Determina el tiempo de permanencia de los expedientes y/o unidades
documentales una vez cumplidos los valores primarios y secundarios de la información.
• Archivo de Gestión. Es aquel donde se reúne la documentación en trámite en busca de solución a
los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas
dependencias u otras que la soliciten. Es el archivo de las oficinas productoras.
• Archivo Central. Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados
por los distintos archivos de gestión de la SDDE, una vez finalizado su trámite, que siguen siendo
vigentes y objeto de consulta por las dependencias y los usuarios externos en general.
• Original / Copia. Indica la tradición documental. Si el documento de la oficina productora es Original
o es una copia.
• Disposición Final. Determina el tratamiento que se le debe dar a cada serie, subserie y tipo
documental, como última etapa del ciclo vital de los documentos; este campo está constituido por:
• S: Selección. Indica la disposición que se le concede u otorga al expediente bien sea para su
eliminación o su conservación total o parcial.

• M: Microfilmación. Proceso que se realizará a los expedientes, que conforme al análisis documental
deben quedar como soporte para la investigación, la ciencia y la cultura, al tiempo que se van a
conservar, preservar y asegurar.
• D: Digitalización: Técnica de reproducción de información que se le realizará a los expedientes o
unidades documentales que resulten del análisis documental como soporte para la investigación, la
ciencia y la cultura. Definidos como Patrimonio Documental de la SDDE.
• E: Eliminación. Señala qué expedientes se destruirán, por perder su valor primario y secundario,
debido a que no poseen valor histórico.
• CT: Conservación Total. Establece qué expedientes y/o Unidades Documentales se conservarán
permanentemente, los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre
el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad, convirtiéndose en
testimonio de su actividad y trascendencia y se convertirán en patrimonio documental de la SDDE
para la investigación, la ciencia, la tecnología y la memoria histórica.
• Procedimientos. En esta columna aparecen consignados los procesos aplicados en la modalidad de
selección, muestreo, microfilmación, digitalización, eliminación y o conservación.
• En esta columna también aparecerán determinados los valores y el marco legal y el muestreo.
• Valoración. En este campo se determinan los valores primarios y secundarios de los expedientes, con
el fin de establecer la permanencia en el Archivo de Gestión, Archivo Central y en el Archivo Histórico.
• Marco Legal. Este campo enuncia las normas que son de competencia directa de los expedientes y/o
unidades documentales. en cada una de las dependencias; es la base para argumentar las
disposiciones finales.
• Muestreo. Operación por la cual se conservan ciertos expedientes y/o unidades documentales de
carácter representativo o especial durante la selección, con criterios alfabéticos, numéricos,
cronológicos, topográficos, temáticos, entre otros, con el fin de conservarse permanentemente.

SIGLAS Y CONVENCIONES:
D: Código de la Dependencia. S:
Series Sb: Subseries
S-Sb: Código de las Series y Subseries. CT:
Conservación Total. M:
Microfilmación.
 D: Digitalización. E:
Eliminación
S: Selección
CP: Conservación Permanente en el Archivo de Gestión.
SERIES: MAYÚSCULA SOSTENIDA en negrilla.
SUBSERIE: Mayúscula Inicial en negrilla.
TIPO DOCUMENTAL: En minúscula sin negrilla.
Vo. Bo. Líder de la dependencia: Firma del jefe o Director de la Dependencia.
Aprobó Comité de Archivo: Número de Acta de aprobación por el Comité de Gestión Documental y
Archivo del SENA Regional Antioquia.
Fecha de Aprobación: Fecha de Aprobación de las Tablas de Retención Documental por parte del
Comité de Gestión Documental y Archivo del SENA Regional Antioquia.
Fecha de Actualización: Fecha de actualización de las Tablas de Retención Documental.
Aprobó Consejo Departamental de Archivos: Número de Acta de Aprobación por parte del Consejo
Departamental de Archivos.
Fecha de Aprobación: Fecha de aprobación de las Tablas de retención Documental del SENA
Regional Antioquia.

6. CLASES DE DOCUMENTOS
6.1 DOCUMENTOS FACILITATIVOS: Aquellos que son comunes a toda la administración,
debido a que son producto del ejercicio de las mismas funciones; ejemplo, estudios previos, notas
contables, recibos de caja, calificación de objetivos,
ACTIVIDAD 8: Otros cuáles?
* Oficios
* Circulares
* Memorando
* Planillas

6.2 DOCUMENTOS MISIONALES: Los que se producen en relación con las funciones misionales de cada
entidad; Proyectos de Inversión. Políticas de Desarrollo Económico.
ACTIVIDAD 9: Otros cuáles?
* Gestión de Talento Humano
* Gestión Financiera
* Contratación
* Maquinaria y Equipo

7. DISPOSICION FINAL

La disposición final se refiere al destino que debe darse a cada serie documental, una vez que ha
cumplido los períodos de retención establecidos en las columnas anteriores. Como puede observarse
la columna siguiente se denomina DISPOSICION FINAL, la cual se subdivide en cuatro subcolumnas, cada
una de las cuales tiene una o dos letras mayúsculas, las cuales significan lo siguiente:

CT = CONSERVACION TOTAL
S = SELECCIONAR
M = MICROFILMAR
 E = ELIMINAR
Para cada serie, por regla general, debe aparecer una o dos columnas de estas marcadas con una X que
indican la disposición final de cada serie documental.
CT = CONSERVACION TOTAL: La conservación total quiere decir que la serie documental
correspondiente no puede eliminarse nunca y debe ser conservada por siempre en el archivo histórico
de la institución.
S = SELECCIONAR: Esta opción significa que una vez que la serie documental ha cumplido su período
de retención en la etapa del archivo de gestión y del archivo central, debe llevarse a cabo un proceso
de selección, de acuerdo con unos criterios previamente establecidos, con el fin de que se conserve
una muestra significativa para la historia. Usualmente esta opción está asociada con otras acciones
establecidas en las tablas de retención y que están relacionadas con la disposición final de los
documentos.
M = MICROFILMAR: A pesar de que la microfilmación es una técnica bastante antigua y que se han
desarrollado tecnologías más modernas para la copia y conservación de documentos, en la actualidad,
es la técnica más utilizada. Cuando las tablas de retención utilizan esta letra al establecer la disposición
final de una serie documental, los documentos deben ser sometidos a este proceso antes de aplicar
cualquiera otra acción indicada.
E = ELIMINAR: Esta indicación quiere decir que una vez los documentos han cumplido su tiempo de
retención en el archivo de gestión y en el archivo central puede programarse su eliminación siguiendo
los procedimientos establecidos para dicho fin y que se mencionarán más adelante.
8. FORMATO DE INVENTARIO DOCUMENTAL REG-GD-AN-002
El formato se utiliza para relacionar:
8.1 Las series documentales que van a ser transferidas del archivo de gestión al archivo central.
8.2 Las series documentales que van a ser transferidas del archivo central al archivo histórico.
8.3 Los documentos de apoyo que se requiere eliminar.

9. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
Según el Acuerdo No. 027 de 2006 del AGN, “Transferencia documental es la remisión de los
documentos del archivo de gestión al central, y de este al histórico, de conformidad con las tablas de
retención y de valoración documental vigentes”.

Se conoce como transferencia primaria la que se hace entre el archivo de gestión y el archivo central.
Se denomina transferencia secundaria la que se lleva a cabo entre el archivo central y el archivo
histórico. Cuando las series documentales han cumplido su período de retención en el archivo de
gestión de la dependencia, se prepara la transferencia primaria. El tiempo de retención se empieza a
contar a partir de la fecha en que culminó el trámite, es decir, la fecha de la última actuación.

Para llevar a cabo esta transferencia es necesario tener en cuenta los siguientes aspectos:
8.1 Revisión de la tabla de retención de la dependencia para confirmar que es pertinente
preparar la transferencia.
8.2 Preparación física de la documentación, mediante la cual debe asegurarse que:
- Los documentos estén organizados cronológicamente o de acuerdo con la
organización lógica para dicha serie documental.
- Cada carpeta tenga hasta doscientos folios.
- Retirar ganchos, clips y demás elementos metálicos
- El documento que esté impreso en papel termoquímico de fax, debe ser fotocopiado
en papel bond de 70 gr.
- Revisar que la foliación esté completa y correcta, con esfero de tinta negra en la
parte superior derecha. (Si viene una foliatura en color diferente se deberá colocar
una línea transversal sobre el número y volver a foliar con tinta negra).
- Todos los documentos deben ir legajados, de manera que coincidan en la parte
superior al papel tamaño oficio.
- Identificar cada carpeta con el rótulo que se muestra en la figura 2 y que incluye la
siguiente información:
 - Nombre de la dependencia
- Código de la dependencia
- Serie
- Subserie - Carpeta
- No. de folios
- No. carpeta
- No. caja
- Año
(Su dimensión es de 12 x 8 cm.)

12 x 8 cm.
RÓTULO

CARPETA
Figura 2. FORMATO DEL ROTULO QUE SE COLOCA
EN CADA CARPETA DEBAJO DE LA PESTAÑA
(Su dimensión es de 12 x 8 cm.)

NOMBRE DE LA DEPENDENCIA

CODIGO DEPENDENCIA

SERIE

SUB SERIE

CARPETA

No. FOLIOS

No. CARPETA

No. CAJA

AÑO
 - Diligenciar el formato de inventario para cada unidad de conservación,
en el cual deberán tenerse en cuenta los elementos presentados en dicho formato,
como son:

-Localización
-Unidad de conservación
-Serie
-Subserie
-Identificación de la unidad de almacenamiento
-Fechas extremas (inicio y finalización del proceso)
-Número de folios
-Soporte
-Frecuencia de consulta -Observaciones.
- Tener en cuenta el cronograma de transferencias acordado con el
Grupo de Archivo para el nivel central y en el nivel territorial según lo coordinado
por el jefe y el responsable del archivo.
- Elaborar el acta de transferencia al archivo central
- Entregar al archivo central
- Revisión de la transferencia por parte del archivo central
- Legalización o validación de la transferencia

ACTIVIDAD 10: presentar una Carpeta LEGAJADA Y ROTULADA CON UN CONCEPTO QUE YA USTED ELEGIRÁ
LIBREMENTE

10. ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO CENTRAL

La base se datos del archivo central debe contener los siguientes datos de identificación, valoración y
localización de los documentos:
- Código de la dependencia
- Nombre de la dependencia
- Código de la serie documental
- Nombre de la serie documental
- Nombre o número de la unidad de conservación
- Fechas extremas
- Datos de localización: sala, estante, entrepaño y caja
- Fecha final de conservación
- Disposición final

Una vez verificada la información registrada se genera copia de respaldo y se archiva. El servidor asignado
verifica número de la caja y su contenido, examinando que las unidades de conservación dentro de las
cajas se deben encontrar en orden numérico ascendente de izquierda a derecha, que la caja pueda
abrirse de abajo hacia arriba y que el número asignado en el sistema corresponda a la caja. En los
estantes, las cajas se colocan de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo en orden numérico
ascendente.

10. PASOS PARA LA ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS

El Acuerdo 027 de 2006 del AGN define que: “Documentos de apoyo, son los generados por la misma
oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es de
utilidad para el cumplimiento de sus funciones.”

De lo anterior se desprende que los documentos de apoyo de una dependencia son aquellos que no
aparecen en su TRD.

Los pasos para la eliminación se realizan en los siguientes casos:

10.1 Cuando una dependencia dispone de documentos de apoyo que han cumplido su ciclo de vida
útil. (5 años)
10.2 Cuando la Tabla de Retención Documental establece que una serie documental ha cumplido su
período de retención en el archivo de gestión y debe eliminarse.
10.3 Cuando la Tabla de Retención Documental establece que una serie documental ha cumplido su
período de retención en el archivo central y debe eliminarse.

Cuando una dependencia considera que debe realizar un proceso de eliminación, previo el análisis de
la TRD, debe diligenciar el formato de inventario para describir los detalles de la serie documental que
será sometida a este proceso. El formato debe ser firmado por el jefe de la dependencia y el servidor
público que lo ha elaborado y debe ir acompañado de la solicitud presentada al Comité de Archivo de
la PGN.
Esta documentación será enviada al Coordinador del Grupo de Archivo Central, quien revisará la
solicitud para confirmar que se ajusta a lo establecido en la TRD. El Coordinador del Grupo de Archivo
presenta las solicitudes al Comité de Archivo del SENA Regional Antioquia, el cual toma la decisión
correspondiente en cada caso.

Las aprobaciones de eliminación aparecerán en el acta respectiva del Comité de Archivo y se

comunicarán a cada dependencia. La dependencia elaborará un acta de eliminación, en la que conste
el número de acta del Comité de Archivo que autorizó la eliminación y adjuntará los formatos de
inventario preparados para el efecto.

Cumplida esta etapa, debe establecerse, como regla general, que los documentos deben salir
destruidos (picados) de la entidad y el proceso de destrucción debe ser supervisado por funcionarios
del Grupo de Archivo y de Control Interno designados para dicho fin en el nivel central. En el nivel
territorial la supervisión de la destrucción es responsabilidad del jefe de la dependencia. En la sede
central, la recolección de los documentos aprobados para eliminación radica en el Grupo de Archivo
con el fin de programar el retiro de la entidad.

11. ANTECEDENTES HISTÓRICOS

Por mandato de las normas legales, las primeras y unicas Tablas de Retención Documental, TRD, para
el SENA Regional Norte de Santander se elaboraron en el presente año y, una vez aprobadas por el
Archivo General de la Nación, mediante resolución del Director del SENA Regional Norte de Santander,
que se mencionará más adelante, entraron en vigencia desde el 13 de julio de 2009.
 Estas primeras TRD se elaboraron con base en la estructura orgánica del SENA Regional Norte de
Santander establecida por la Ley 201 de 1995.

Dentro del proyecto de modernización del SENA Regional Norte de Santander se incluyó el tema de la
gestión documental y dentro de este marco se procedió a elaborar las TRD y para elaborar las Tablas
de Valoración Documental.

Estas fueron entregadas a mediados del presente año, y presentadas formalmente al Comité de
Archivo del SENA Regional Norte de Santander el cual les dio su aprobación y decidió presentarlos al
Director Regional para su institucionalización la cual se llevó a cabo mediante Resolución xxxxx de
2009.

12. ANTECEDENTES LEGALES.

A pesar de que en Colombia se empezó a legislar sobre los archivos desde la Ley 4 de 1913, se va a
iniciar un breve recuento de los antecedentes legales desde 1989. La Ley 80 de 1989 crea el Archivo
General de la Nación y le asignan sus funciones y responsabilidades. Antes se conocía con el nombre
de Archivo Nacional de Colombia.
La Ley 594 del 14 de agosto de 2000, conocida como ley general de archivos, establece lo siguiente en
algunos de sus artículos:
Artículo 1. Objeto. La presente ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que
regulan la función archivística del Estado.
Artículo 3. Definiciones. … Gestión documental. Conjunto de actividades administrativas y técnicas
tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las
entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
Tabla de retención documental. Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las
cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Artículo 4. Principios generales. a) Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de
disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea
recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia;
Artículo 22. Procesos archivísticos. La gestión de documentación dentro del concepto de archivo total,
comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización,
la recuperación y la disposición final de los documentos.
Artículo 23. Formación de archivos. Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos
se clasifican en:

a) Archivo de gestión. Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y

consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se
realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.
b) Archivo central. En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión
de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son
objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.
c) Archivo histórico. Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo
de conservación permanente.
Artículo 24. Obligatoriedad de las tablas de retención. Será obligatorio para las entidades del Estado
elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental.
Artículo 25. De los documentos contables, notariales y otros. El Ministerio de la Cultura, a través del
Archivo General de la Nación y el del sector correspondiente, de conformidad con las normas aplicables,
reglamentarán lo relacionado con los tiempos de retención documental, organización y conservación
de las historias clínicas, historias laborales, documentos contables y documentos notariales. Así mismo,
se reglamentará lo atinente a los documentos producidos por las entidades privadas que presten
servicios públicos.
 Artículo 26. Inventario documental. Es obligación de las entidades de la Administración Pública
elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se
asegure el control de los documentos en sus diferentes fases.

Con el fin de ajustarse al artículo 24 de la Ley 594 de 2000, el SENA Regional Antioquia llevó a cabo
los pasos necesarios para elaborar las TRD, anteriormente mencionadas. Las cuales fueron aprobadas
por el Consejo Departamental de Archivo mediante acto administrativo del presente año.

Teniendo como base la anterior aprobación, el Director Regional del SENA Regional Antioquia expidió
la Resolución No. xx del xx de julio de 2000 que institucionalizó por primera vez unas TRD para l el SENA
Regional Antioquia

ACTIVIDAD 11: Consultar: A través de que Resolución se institucionalizó por primera vez unas TRD para l
el SENA Regional Antioquia.
De acuerdo al anterior texto: A partir de qué año se empezó a legislar la actividad Archivística en
Colombia?
Cual es considerada la Ley general de Archivos en Colombia? Realiza un mapa conceptual relacionado
con la ley 594/2000

TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL_TVD

El Acuerdo 039 de 2002 del Archivo General de la Nación (AGN), contempla que el conjunto de la
documentación producida antes de la aprobación y aplicación de la Tablas de Retención Documental
(TRD) en los Archivos de Gestión, se denomina, técnicamente, fondo acumulado y será sometido a un
proceso de organización. Su resultado será la Tabla de Valoración Documental (TVD).

RESOLUCIÓN SE INSTITUCIONALIZÓ POR PRIMERA VEZ

UNAS TRD PARA EL SENA REGIONAL ANTIOQUIA.
Responsables del Programa de Gestión Documental en SENA Tomando como
referente la Ley 594 de 2000 que en su artículo 16 señala la obligación de velar por
la integridad de los archivos, a su vez el Decreto 1080 de 2015, Titulo II, Capítulo
V, artículos 2.8.2.5.3 y 2.8.2.5.4, que indican la responsabilidad y coordinación
respectivamente de la gestión documental, el SENA, en cabeza de la Secretaría
General y con el apoyo del Grupo de Administración de Documentos son los
responsables de gestión documental de la entidad a nivel nacional. De igual modo,
este programa está en línea con lo estipulado en la Ley General de Archivos – Ley
594 de 2000 – en su artículo 21, en el cual plantea la relevancia de la configuración
de un programa de Gestión Documental en las entidades públicas; sigue la
metodología propuesta en el Decreto 1080 de 2015 a través del Manual de
Implementación de un programa de Gestión Documental elaborado por el Archivo
General de la Nación y cumple con lo designado en el artículo 15 de la Ley 1712 de
2014
 LA ACTIVIDAD ARCHIVÍSTICA EN COLOMBIA

En Colombia se empezó a legislar sobre los archivos desde la Ley4 de 1913, se va

a iniciar un breve recuento de los antecedentes legales desde1989.La Ley 80 de
1989 crea el Archivo General de la Nación y le asignan sus funciones y
responsabilidades. Antes se conocía con el nombre de Archivo Nacional de
Colombia. La Ley 594 del 14 de agosto de 2000, conocida como ley general de
archivos

LEY GENERAL DE ARCHIVOS EN COLOMBIA

La Ley 594 del 14 de agosto de 2000, conocida como ley general de archivos

ACTIVIDAD 12: PORQUE SON IMPORTANTES LAS TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL

Son 7 aspectos cuáles son?

• Permiten planificar las acciones que deben adelantarse para asegurar el

adecuado tratamiento de la documentación en su segunda y tercera fase.
• Señalan los tiempos en que deben seleccionarse y eliminarse los
documentos.
• Sirve de guía a la administración y al área de archivo para Realizar las
transferencias secundarias y proporcionar un servicio eficiente.
• Garantiza el derecho a la información
• Favorece una adecuada selección documental.
• Permite la adecuada conservación de los documentos de valor histórico.
• Racionaliza recursos y espacios.
ACTIVIDAD 12: PORQUE SON IMPORTANTES LAS TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
PARA EL DESARROLLO DE LA LABOR ARCHIVÍSTICA

• Contribuyen a la organización de los fondos acumulados

• Disminuyen racionalmente el volumen documental.
• Permiten identificar los asuntos o series que tramitan o tramitaron
entidades actuales y aquellas que fueron suprimidas, fusionadas o
liquidadas.
 • Reglamentan el tiempo de retención en la segunda etapa del ciclo vital.
• Señalan la documentación que se debe seleccionar y orientan sobre el tipo
de muestreo que se debe aplicar.
• Registran los criterios que se deben aplicar en la selección
Documental.
• Identifican la documentación de valor histórico o permanente que debe
conservarse totalmente.
• Promueven la protección y conservación del patrimonio Histórico
documental de la institución.

FONDOS ACUMULADOS- Son documentos reunidos por una entidad en el transcurso de su vida
institucional, sin ningún criterio archivístico de organización, sin las mínimas condiciones de conservación
y con pocas posibilidades de ser fuente de información y de consulta eficiente para los usuarios.
CÓMO IDENTIFICAR LOS FONDOS ACUMULADOS EN UNA ENTIDAD _ Cuando la entidad no está en proceso de
liquidación, supresión ni fusión debe tenerse en cuenta la última reestructuración con el fin de tomar esta fecha
como punto límite entre las Tablas de Retención Documental (TRD) y las Tablas de Valoración Documental (TVD).
Es decir, desde la última reestructuración hasta la fecha de hoy se elaborarán unas TRD que se aplicarán en ese
mismo período puesto que la documentación producida por la entidad reflejará las diferentes actividades y
servicios prestados durante la última etapa de vida institucional.

Igualmente, la documentación generada durante el período comprendido entre la creación de la entidad o de la

empresa hasta la fecha de la última reestructuración corresponde al concepto de fondos acumulados. Qué es una
Tabla de Valoración Documental: Es el listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo
de permanencia en el archivo central, así como una disposición final.

CÓMO IDENTIFICAR LOS FONDOS ACUMULADOS EN UNA ENTIDAD _ Cuando la entidad no está en proceso de
liquidación, supresión ni fusión debe tenerse en cuenta la última reestructuración con el fin de tomar esta fecha
como punto límite entre las Tablas de Retención Documental (TRD) y las Tablas de Valoración Documental (TVD).

Es decir, desde la última reestructuración hasta la fecha de hoy se elaborarán unas TRD que se aplicarán en ese
mismo período puesto que la documentación producida por la entidad reflejará las diferentes actividades y
servicios prestados durante la última etapa de vida institucional. Igualmente, la documentación generada durante
el período comprendido entre la creación de la entidad o de la empresa hasta la fecha de la última reestructuración
corresponde al concepto de fondos acumulados. Qué es una Tabla de Valoración Documental: Es el listado de
asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una
disposición final.

PROCESOS DE VALORACIÓN _ De acuerdo con su ciclo vital, el Fondo Acumulado se forma con los documentos del
archivo central o histórico, que adquieren un valor permanente. No se eliminan y se protegen para la investigación,
la academia, la historia, la ciencia y la cultura. Por este motivo es importante establecer la fecha a partir de la cual
se deben adelantar los procesos de organización documental para este tipo de fondos, pudiendo ser, en un
principio, la documentación que por su antigüedad supere los 30 años.
VALORACIÓN DOCUMENTAL_ Para la elaboración de las TVD, los documentos de los Fondos Acumulados, se
analizarán desde una triple perspectiva:
1. La trascendencia como testimonio de la entidad.
2. La trascendencia de la actuación de la administración.
3. La trascendencia de la sociedad en su conjunto para cada dependencia.
Siguiendo las directrices del Archivo General de la Nación AGN en su Reglamento General de Archivos para
Colombia, se define valoración documental como: "proceso por el cual se determinan los valores primarios y
secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo".
TRATAMIENTO DE FONDOS ACUMULADOS_ Para definir la disposición final del conjunto de la
documentación que haya sido producida y conservada, las entidades deberán adelantar el análisis de sus
Fondos Acumulados, aplicando los principios por los cuales se rige la organización de los documentos en
el archivo. Estos son: El respeto al origen o procedencia y el respeto al orden natural u original de los
documentos, los cuales están dados por cada dependencia.
DEFINICIÓN DE TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL_ Definidas por el Archivo General de Distrito
AGD como: Producto del análisis y organización de un fondo acumulado que presenta el listado de
agrupaciones documentales o series documentales con anotación de sus fechas extremas, su valoración,
su disposición final y los procedimientos a seguir para aplicar la disposición final.
OBJETIVO _ El objetivo de la Tabla de Valoración Documental es servir de instrumento de soporte para
recuperar la memoria institucional, mediante la aplicación de criterios archivísticos y que permitan
realizar el plan de transferencias secundarias.
ALCANCE _ El alcance de la Tabla de Valoración Documental, como elemento archivístico, es
proporcionar el instrumento dentro del Programa de Gestión Documental que describe en forma sencilla
y clara la totalidad del fondo acumulado. Ésta se convierte en la guía para la organización, selección y
expurgo de los documentos y se constituye en la base de las respectivas transferencias definidas en el
cronograma anual para la entidad.
PLAN DE ACCIÓN _
La ejecución del plan deberá estar sujeta a la aprobación definitiva por parte del
comité de archivo de la entidad. Cada una de las acciones ejecutadas requiere de un control, evaluación
y ajuste sobre el cumplimiento de los logros alcanzados, con el fin de retroalimentar las etapas
propuestas. La programación de las actividades y su control, puede llevarse a cabo utilizando el
instrumento que se presenta a continuación:
ACTIVIDAD 13- FORMATO TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL. TERMINARLO Y DILIGENCIARLA

ENTIDAD PRODUCTORA: ___________________________________________ HOJA N° 1 DE 1

OFICINA PRODUCTORA: ________________________________________________________________

RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

CÓDIGO SERIES O CONTENIDO DE LA PROCEDIMIENTOS
DOCUMENTACIÓN Archivo Central CT E M S

HOJA DE VIDA 70-80 AÑOS Pasado los 80 años

CERTIFICADOS 10 AÑOS X X Pasado los 18 años
ACTAS 10 AÑOS x x Pasado los 10 años
INFORMES 5 AÑOS X X X Pasado los 5 años
CONTRATOS 19 AÑOS x x Pasado los 19 años
CIRCULARES 1 AÑOS X Pasado 1 año
ENCUESTAS 4 AÑOS X Pasado 4 años
DOCUMENTOS CONTABLES 18 AÑOS x Pasado 18 años
REGISTRO DE LLAMADAS 3 AÑOS X Pasado 3 años
PORTAFOLIO DE SERVICIOS 3 AÑOS X Pasado 3 años
FORMATO CÓDIGO 8015001
CONVENCIONES:
CT: CONSERVACIÓN TOTAL
E: ELIMINACIÓN
M: MICROFILMACIÓN U OTROS SOPORTES
S: SELECCIÓN
 FIRMA APROBACIÓN:
Jefe o Coordinador de Archivo
FECHA: 15/06/2018

INSTRUCCIONES PARA DILIGENCIAR EL FORMATO TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL

ENTIDAD PRODUCTORA: Debe colocarse el nombre completo o Razón social.

HOJA __ DE __: En el primer espacio debe consignarse el número que identifica cada hoja, siguiendo un consecutivo que
determinará el total de las hojas utilizadas para la elaboración de la tabla de valoración documental.
OFICINA PRODUCTORA: Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que conserva la documentación
valorada en ejercicio de sus funciones.
CÓDIGO N°: Sistema convencional que identifica tanto las unidades productoras de documentos como sus series o
grupos documentales respectivos.
SERIE O CONTENIDO DE LA DOCUMENTACIÓN: debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades
documentales, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus
funciones específicas. De ser pertinente, también se listarán las subseries y/o grupos documentales
correspondientes.
RETENCIÓN: Plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el Archivo Central. Esta
permanencia está determinada por la valoración derivada del estudio de la documentación objeto de análisis.
ARCHIVO CENTRAL: Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los
distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizado su trámite y transferidos al Archivo Central,
siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general. DISPOSICIÓN
FINAL: Hace referencia a la tercera etapa del ciclo vital, resultado de la valoración con mira a su conservación
permanente, eliminación, selección por muestreo y/o microfilmación u otras técnicas.
CONSERVACIÓN TOTAL (CT): Se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo
tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura,
procedimientos y políticas de la entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia.
Así mismo, son patrimonio documental de la sociedad que los produce, utiliza y conserva para la investigación, la
ciencia y la cultura. En la Contraloría de Bogotá, D.C. se consideran documentos de conservación total entre otros,
Historias laborales (hojas de vida), Nóminas, Expedientes de Responsabilidad Fiscal, Contratos, Resoluciones
(reglamentarias, ordinarias).
ELIMINACIÓN (E): Proceso mediante el cual se destruyen los documentos que han perdido sus valores primarios
(administrativos, legales, fiscales, contables y secundarios (que no tienen valor histórico y carecen de relevancia
para la investigación, la ciencia y la tecnología)
MICROFILMACIÓN (M): Técnica que permite, fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película.
En esta columna también se indican otros soportes electrónicos o magnéticos.

SELECCIÓN (S): Proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de la documentación por medio de
muestreo, entendiéndose éste como la operación por la cual se conservan ciertos documentos de carácter
representativo o especial durante la selección con criterios alfabéticos, numéricos, cronológicos, topográficos,
temáticos, entre otros.
PROCEDIMIENTOS: En esta columna deben consignarse las actividades aplicadas en los documentos de
conservación total, modalidad de muestreo para la selección, microfilmación u otra técnica y eliminación.

ACTIVIDAD 14: REALIZA EL PLAN DE ACCIÓN PARA LA ACTIVIDAD PLAN DE MEJORAMIENTO

Entidad__________________ Fecha_________________________
 ¿PARA QUÉ?
¿QUÉ? ¿CÓMO? ¿CUÁNDO? ¿QUIÉN? ¿CON QUÉ? PLAN/MEJORA

Responsab
Acción Objetivo Actividad F.I. F.C. F.T. Recursos Resultado
ilidad
No aprobó Para poder Consultar y Eunice Organizar la
aprobar el realizar mapas 10/6 13/6 15/6 Sotelo Herramienta documentación
resultado de conceptuales /201 /201 /201 Guevara s teniendo en
aprendizaje sobre: AGN, TRD, 8 8 8 tecnológicas cuenta
TVD. Las normas legales
y de la
organización
No aprobó Para poder Consultar Y Organizar la
aprobar el realizar 16/6 17/6 18/6 Eunice Herramienta documentación
resultado de diapositivas con la /201 /201 /201 Sotelo s teniendo en
aprendizaje LEY 80 DE 1989 8 8 8 Guevara tecnológicas cuenta
Las normas legales
y de la
organización
No aprobó Para poder Consultar y Organizar la
aprobar el realizar mapa 17/6 18/6 19/6 Eunice Herramienta documentación
resultado de conceptual de la /201 /201 /201 Sotelo s teniendo en
aprendizaje Ley 594 de 200 8 8 8 Guevara tecnológicas cuenta
Las normas legales
y de la
organización
No aprobó Para poder Biografía de Organizar la
aprobar el Acuerdo 002 de 17/6 18/6 19/6 Eunice Herramienta documentación
resultado de 2004/Archivo /201 /201 /201 Sotelo s teniendo en
aprendizaje General de la 8 8 8 Guevara tecnológicas cuenta
Nación Las normas legales
y de la
organización
No aprobó Para poder Biografía de Organizar la
aprobar el Acuerdo 027 de 17/6 18/6 19/6 Eunice Herramienta documentación
resultado de 2006/ Archivo /201 /201 /201 Sotelo s teniendo en
aprendizaje General de la 8 8 8 Guevara tecnológicas cuenta
Nación. Las normas legales
y de la
organización
Fuente: Servicio Nacional de Aprendizaje SENA
F.I= FECHA INICIAL
F.C= FECHA CONTROL
F.T = FECHA TERMINACIÓN

ABREVIATURAS UTILIZADAS EN ESTE DOCUMENTO AGN

= Archivo General de la Nación
TRD = Tablas de Retención Documental
TVD = Tablas de Valoración Documental

BIBLIOGRAFIA
Ley 80 de 1989
Ley 594 de 2000
Acuerdo 002 de 2004 / Archivo General de la Nación
Acuerdo 027 de 2006 / Archivo General de la Nación

ACTIVIDAD 15- REALIZA UN CRUCIGRAMA DE ACUERDO A LOS DATOS OFRECIDOS.

T
R R
M A N E J O A
T D
O R G A N I Z A C I O N
M R C
F U N C I O N C A
E H C
N I I
T V O
D O I N
O S
C T
U A P O L I T I C A S
M D C
E M P R E S A
N I
T N
A I
L S
T R A M I T E
R
A
C
I
O
N
 HORIZONTALES VERTICALES
1. Uno de los objetivos de los archivos es Servir la 1. Archivo que satisface las necesidades de conservación y
información de manera ágil y consulta permanente.
2. Ordenamiento metódico y 2. Libro de los Dos Testamentos, llamado también Libro de
adecuado de los documentos para su los Siete Sellos.
conservación y consulta. 3. Archivo memorial más perfecto que se conoce hasta
3. Cualidad del archivo que hace referencia a la sencillez nuestros días.
en la identificación del contenido. 4. Archivo que lleva cada dependencia de la empresa.
4. Tallaban en madera y mármol 5. Origina el sistema de memoria irracional.
documentos y testamentos. 6. Archivo al que se transfieren desde el archivo central los
5. Siglo de oro de las falsificaciones hispanas. documentos de conservación permanente.
6. Archivo que Comprende el cambio de los documentos 7. Recubrían las columnas de sus templos con
en intervalos determinados (una o dos veces al año) inscripciones, para consulta de sus Sacerdotes.
para su conservación y consulta menos frecuente. 8. Archivo que comprende el traspaso definitivo de los
7. Siglo en que nace la Microfilmación. documentos para su conservación perpetua.
8. Archivo donde se agrupan documentos transferidos por 9. Archivo que Comprende toda la documentación que es
los distintos archivos de gestión de la entidad sometida a continua utilización y consulta administrativa
respectiva, cuya consulta no es tan frecuente. por las oficinas productoras u otras que la soliciten.
10. Archivo que reúne documentos pertenecientes a
personas naturales o jurídicas de derecho privado y
aquellos que se deriven de la prestación de sus servicios.

ACTIVIDAD 16: PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL_PGD

LEA DETENIDAMENTE…. Realice un Crucigrama resuelto con conceptos que usted considere. Debe ser de al
menos 20 conceptos (incluya todo lo que más pueda de la Normatividad en Gestión Documental)

La Ley 594 de 2000 en su Artículo 22. Procesos Archivísticos. Establece que la gestión de documentos
dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como la producción o recepción, la
distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos. Para
efectos de la conceptualización de un programa de gestión documental, se determinan los siguientes
procesos que estarán interrelacionados entre sí y se desarrollarán en las unidades de correspondencia y
durante las etapas del ciclo vital del documento (Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico):
1. Producción de documentos
2. Recepción de documentos,
3. Distribución de documentos,
4. Trámite de documentos,
5. Organización de documentos,
6. Consulta de documentos,
7. Conservación de documentos 8. Disposición final de documentos.

PRODUCCIÓN DOCUMENTAL_ DEFINICIÓN: Generación de documentos de las instituciones en

cumplimiento de sus funciones. (GRGA)
MARCO NORMATIVO DEL PROCESO
Ley 43 de 1913 Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales.
Ley 527 de 1999 - Artículo 7. Sobre mensajes de datos y firmas digitales.
CÓDIGO PENAL - Artículos 218 a 228. Sobre las disposiciones relacionadas con falsificación de los
documentos públicos.
Artículo 231. Sobre reconocimiento y copia de objetos y documentos.
CÓDIGO DE PROCEDIMIENTO PENAL - Artículo 261. Sobre el valor probatorio de documento público.
Artículos 262 a 263. Sobre valor probatorio de documento privado.
CÓDIGO DE COMERCIO-Artículo 48. Conformidad de libros y papeles del comerciante a las normas
comerciales - medios para el asiento de operaciones
Artículo 51. Comprobantes y correspondencia como parte integral de la contabilidad.
Artículo 54. Obligatoriedad de conservar la correspondencia comercial.
Decreto 2649 de 1993 Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o
normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.
Artículo 123. Soportes contables
Decreto 1584 de 1994 Documentación indispensable Registro proponentes Cámaras de Comercio Decreto
2150 de 1995 - Artículos 11, 12, 23 y 24. Uso de formatos únicos.
Acuerdo AGN 060 de 2001. - Artículos 4, 6, 9 y 14. Pautas para la administración de comunicaciones
oficiales en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas.
Circular Interna AGN No.13 de 1999, No se deben utilizar micropuntas o esferos de tinta húmeda.
NTC 1673 “Papel y cartón: papel para escribir e imprimir”.
NTC 2223:1986 “Equipos y útiles de oficina. Tinta líquida para escribir”.
NTC 2676 Durabilidad soportes, aplicable a los soportes digitales. “Cartuchos de disco flexible de 90 mm.
(3.5 pulgadas), características dimensionales, físicas y magnéticas”.
NTC 3393. Elaboración documentos comerciales.
NTC 4436 “Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad”

ACTIVIDAD 17: GESTIÓN DOCUMENTAL

Diga cuál es el objetivo esencial de los archivos.

Constituir un centro de información disponible en todo momento. La

documentación de una empresa frecuentemente es consultada como base de
nuevas transacciones; por esto debe guardarse en un lugar determinado, con el
fin de proporcionar oportunamente cualquier información que se requiera. +
Asegurar una perfecta conservación de los documentos. Toda documentación
debe permanecer dentro de las máximas medidas de seguridad para que no se
deteriore por la acción de la humedad, fuego, aire,... y evitar su pérdida. +
Satisfacer eficazmente las exigencias de consulta e información. Si los documentos
están bien archivados, no se pierde tiempo al buscar el documento solicitado, y se
proporcionan los datos en forma oportuna.

Aplique la fórmula del proceso de organización.

Definir los lineamientos para la organización de los Archivos de Gestión de cada

Unidad Académica y/o Administrativa de la Universidad Sur colombiana, con base
en la Ley 594 de 2000 o Ley General de Archivos, y Acuerdo No. 042 del Consejo
Directivo del Archivo General de la Nación de fecha 31 de octubre de 2002.
 ¿Qué papel cumple el organigrama en el proceso de archivar?

La clasificación que se hará tiene, más que todo, una finalidad pedagógica. La-
clasificación del organigrama se hace tomando en cuenta una serie de criterios y
factores En consecuencia, procedemos a establecer las bases para posteriormente
caracterizar cada tipo en particular. Según la forma como muestran la estructura
son; o Analítico o Generales o Suplementarios

Según sus propias palabras defina:

Clasificación documental: Es la agrupación de documentos a los que se les

realiza operaciones técnicas y administrativas y organización según el orden
numérico o alfabético.

Tablas de retención documental: Son las que controlan el ciclo de vida de los
documentos en una organización.

Gestión documental: Almacena la información ordenadamente y

eficientemente asegurándola y brindándole productividad a las empresas.

Agrupaciones documentales: Yo los asocio también como conjuntos de

documentos

ACTIVIDAD 18: GESTIÓN DOCUMENTAL

¿Qué es un sistema de archivos?

Es el componente del sistema operativo encargado de administrar y facilitar el

uso de las memorias periféricas, ya sean secundarias o terciarias.1 Sus
principales funciones son la asignación de espacio a los archivos, la
administración del espacio libre y del acceso a los datos resguardados.
 Estructuran la información guardada en un dispositivo de almacenamiento de
datos o unidad de almacenamiento (normalmente un disco duro de una
computadora), que luego será representada ya sea textual o gráficamente
utilizando un gestor de archivos

¿Por qué es importante manejar un sistema de archivos?

Estos en una empresa, son muy importantes ya que representan su memoria,

sin ellos sería imposible poder rescatar hechos pasados que servirían para
corroborar situaciones o hechos que se hallan realizado en el giro ordinario de
sus actividades económicas. Además permiten uniformidad en el manejo de la
información de cualquier empresa, lo que permitirá la localización rápida de
cualquier clase de documentos. Un sistema de archivo es debe cumplir tres
funciones básicas: Reunir de forma ordenada todos los archivos y documentos
que circulan en el negocio. Guardar de manera ordenada el material reunido.
Poder sacar los documentos o archivos rápidamente cuando sea necesario. Un
sistema de archivo puede hacerse por departamentos o estar centralizado. La
ventaja del archivo centralizado, es que es de mayor eficacia (responsabilidad
de una sola persona) y la ventaja del archivo por departamento es que la
secretaria se familiarizará tanto con el sistema que podrá guardar y sacar los
papeles con mayor velocidad.

Realizar un informe del video “introducción a los sistemas de archivos” que está
en el material.
✓ Definir los siguientes términos: Archivos (como está estructurado)- Programas-
Documento- Carpeta- Unidad de almacenamiento

PROGRAMA: Conjunto de actividades administrativas

DOCUMENTOS: Un documento es un testimonio material de un hecho o acto

realizado en funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o
privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte
papel, cintas, discos magnéticos, fotografías, entre otros en lengua natural o
convencional. Es el testimonio de una actividad humana fijada en un soporte,
dando lugar a una fuente archivística, arqueológica, audiovisual
CARPETA: Objeto utilizado comúnmente para archivar cualquier tipo de
información con facilidad. Carpeta de archivos o directorio: en informática,
lugar en el que se agrupa un conjunto de informaciones ya sea del equipo,
trabajo o personal. Carpeta informática: una parte específica del escritorio que
sirve para organizar, almacenar y señalar la ubicación de archivos, programas,
y aplicaciones, de manera agrupada y ordenada. Carpeta de usuario.

UNIDAD DE ALMACENAMIENTO: Es un conjunto de componentes utilizados para

leer o grabar datos en el soporte de almacenamiento de datos, en forma
temporal o permanente. La unidad de disco junto con los discos que graba,
conforma un dispositivo de almacenamiento o unidad de almacenamiento.

¿Cómo está estructurado el contenido de los archivos?

Es importante comprender la diferencia entre un sistema de archivos y un

directorio. Un sistema de archivos es una sección del disco duro que tiene asignada
la contención de archivos. Esta sección de disco duro se accede montando el
sistema de archivos en un directorio. Tras montar el sistema de archivos, el usuario
final lo ve igual que otro directorio. Sin embargo, debido a las diferencias
estructurales entre los sistemas de archivos y los directorios, los datos de estas
entidades se pueden gestionar por separado. Cuando se instala el sistema
operativo por primera vez, se carga en una estructura de directorios, tal como se
muestra en la siguiente ilustración.

¿Cómo se identifican y organizan los archivos?

La organización de un archivo responde a una doble necesidad: por un lado,

proporcionar una estructura lógica al fondo documental de modo que refleje las
actividades que desarrolla la asesoría y, por otro lado, facilitar la localización de
los documentos. Los documentos son el resultado de los procesos administrativos
que la asesoría lleva a cabo en el desempeño de sus funciones y por eso la
organización del archivo es producto de los procesos mediante los cuales se crean
los diversos tipos de documentos. Pero además, debe hacer posible la rápida
localización de los documentos.
 ¿Qué operaciones se pueden realizar con los archivos o ficheros?

Los archivos informáticos son el medio de que disponemos para almacenar

información no volátil en un dispositivo de almacenamiento. Los Sistemas de
archivos de que disponen los sistemas operativos disponen de mecanismos para
que un usuario pueda manipular los archivos seleccionar, editar, ejecutar, borrar.
Desde el punto de vista de un programador un archivo es un medio para poder
leer datos de entrada para su programa o donde poder guardar los resultados de
su ejecución. Todo lenguaje de programación debe disponer de algún mecanismo
para que el programador pueda manipular archivos desde un programa. Estos
mecanismos pueden ser más o menos sofisticados o versátiles dependiendo del
lenguaje de programación que estemos considerando, pero deben haber unas
funciones básicas para poder acceder a un archivo, estas son: Lectura consulta.
Esta operación consiste el leer la información contenida en fichero sin alterarla.
Escritura (modificación).- Consiste en actualizar el contenido del fichero bien
añadiéndole nuevos datos o borrando parte de los que contenía. Apertura.- Antes
de acceder a un fichero, tanto para consultar como para actualizar su información,
es necesario abrirlo.

¿Cómo se protege un archivo?

Para poner los archivos controlados por código fuente a disposición de otros
usuarios, es necesario proteger esos archivos en el control de código fuente. Al
proteger un archivo, la versión que se protege se escribe en el proveedor de
control de código fuente y se convierte en la última versión del archivo. Para
proteger los archivos se puede utilizar el comando Proteger. Si usa este comando
para proteger una solución o un proyecto, todos los archivos de la solución o el
proyecto también se protegen. No obstante, el hecho de proteger un archivo de
código fuente individual no da lugar a la protección del proyecto o la solución a los
que pertenece. Para proteger un archivo En el Explorador de soluciones, haga clic
con el botón secundario en el archivo que desea proteger y, a continuación, haga
clic en Proteger. Si aparece el cuadro de diálogo Proteger, seleccione las opciones
adecuadas y, a continuación, haga clic en Aceptar. Proteger Protege todos los
elementos seleccionados
 ACTIVIDAD 19: GESTIÓN DOCUMENTAL- RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS

A G L L Ñ O I P U Y T R G F H J K K L F O L I O S M J
O L R I G R E V I S T A S A N E R E C E P C I O N E R
A R E G N C O P I A S R E G L A M E N T A R I A S L E
N O R Y Z E T P N O R A D I C A B L E S R T M A L O V
E S T I G A A D U T S M T S N U M E R A C I O N O L I
X E A L O E N M I B O L A T H T C O N T A B L E S P S
T L S E L A N O I M L V I N A L E S I R C U L S C O C
E F A S C I R E R E D I A B U A L R E G S N I B O F I
R O T D I C I E R C N I C A N A I L N U M I S A R I R
M L I A R N E X O A E T T A I D L F O A C D N T E C C
U L R D C E X T G E L L O R C I R E S F S A L L S I U
R E C A U D C O M U N I C A C I O N E S O D A D P A L
A T S D L N A U T O R I Z A D O O G F D U E L E O L A
D O E M R O R F I N T O N A S O F N J O R E S I N E R
I S S I E P A I R A D I C U R E V I E I N S P E D S E
C R E N U S D R E I N S P E C C I O N E S S T E E E S
C O N I E E M M T M A N U O H R H M E A T E O T N L A
O N O S O R A A N O F I A V V T E I M S L S F X C A C
N O I T T R A M I T E X T I R I O C V U N I M E I B I
T R C R A O C O N S E C U T V S T X E O L I D T A O D
A A A A O C R E G I S T R O E N O U C P S L N A T R A
B D C T S E L L O R A D I C A D O R C O C A E Y D A R
L I I I E D I E R A D I C S C O N S I E O A Y S R C E
E C N V L D B Y R E P A R T O C O R R O S S A G E I G
S I U O L A E G S A C I N C E T S A M R O N A N O O I
N A M C O L O M B I A T A B L A U M A N R A O U M N S
U N O A N I A N E R A C I D A R M I G E U R A C A U T
D O C U M E N T O S I F O L L E E R T E L E G R A M O
E X A A N U R A P U B L I C A N A X E X T E R I O R A
P R O P A G A N D A R I A M O D E L O Y E S T I L O T
 CONSULTA Y ENCUENTRA EN LA SOPA DE LETRAS QUE SE OFRECIÓ ANTERIORMENTE

Escribir al frente de cada numeral las palabras que corresponden a cada una de las definiciones y resaltarlas en la
sopa de letras.
1. Señala que las entidades deberán elaborar programas de gestión de documentos. LEY GENERAL DE ARCHIVOS
DE COLOMBIA
2. Gestiona de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de las
comunicaciones de una entidad. UNIDADES DE CORRESPONDENCIA
3. Uno de los requisitos de la normalización. USO O FINALIDAD QUE SE LE DARÁ
4. Según el destinatario las comunicaciones se clasifican en: COMUNICACIONES INTERNAS, COMUNICACIONES
EXTERNAS
5. Consiste en recibir las comunicaciones provenientes de distintas fuentes. RECEPCION
6. Situar un documento en la empresa. RADICACION
7. Conforman el grupo más voluminoso de documentos comerciales que se producen en una oficina o entidad.
8. Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad,
independientemente del medio utilizado. COMUNICACIONES OFICIALES
9. La recepción se fundamenta en una labor de: INSPECCION
10. Al imprimírselo al documento, indica que éste es de propiedad de la empresa. RADICACION
11. Anotación de los datos más significativos de la comunicación en un formato para su control y trámite dentro
de la entidad. REGISTRO
12. Documentos a los que solo se les sigue un control para sustentar su entrega a las dependencias que deben
atenderlos. DOCUMENTOS NO RADICABLES
13. Estos documentos requieren un tratamiento especial, puesto que su trámite es diferente al de la
correspondencia ordinaria. DOCUMENTOS CONTABLES
14. Se controla su rotación mediante un formato que se adhiere a de la publicación. FOLLETOS, REVISTA Y
COMUNICACIONES
15. Estos documentos no requieren de ningún control especial. PROPAGANDA
16. Nos permiten simplificar los procesos de elaboración, organizar la presentación y el manejo de las
comunicaciones. _______________________¡???
17. Se refieren a la presentación física del documento como: márgenes, espacios y cuerpo de la comunicación.
LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACION
18. Toda comunicación debe ser elaborada en original y dos copias que reciben el nombre de: COPIAS
REGLAMENTARIAS
19. Es un compendio numérico-cronológico de todas las copias de las comunicaciones despachadas por la entidad.
CONSECUTIVO DE CORRESPONDENCIA
20. .Uno aspectos que se observan en el momento de verificación es: FIRMAS AUTORIZADAS
21. Consiste en asignar un número a cada comunicación. RADICACION
22. Último paso del procedimiento de despacho de documentos. REPARTO
23. Estas comunicaciones se numeran y registran en forma independiente. CIRCULARES
24. Son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir
en forma ordenada y sistemática información de una organización. MANUAL ADMINISTRATIVO Son 27
palabras en total. Ánimo...

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 20: AGRUPACIONES DOCUMENTALES

Escribir al frente de cada expresión la categoría archivística que le corresponda: Fondo, Sección, Subsección,
Serie, Subserie, Unidad Documental, Tipo Documental, Función, Actividad.

1. Contrato de compra-venta UNIDAD DOCUMENTAL

2. Alcaldía Municipal de Argelia FONDO
3. Cárcel Municipal / Secretaría de Gobierno de Bello SECCION -SUBSECCION
4. Capacitación / Gestión Humana SECCION -SUBSECCION
5. Libros Contables SERIE
6. Circulares normativas SUBSERIE
7. Historias Laborales SERIE
8. Pago de nómina ACTIVIDAD
9. Certificado de ingresos y retención en la fuente TIPO DOCUMENTAL
10. Decretos del Alcalde de Guarne FONDO
11. Alcaldía Municipal de Sonsón SERIE
12. Escrituras de la Notaría 3ª de Itagüí SERIE
13. Pago a proveedores ACTIVIDAD
14. Parroquia de San Antonio María Claret FONDO
15. Consecutivo de facturación UNIDAD DOCUMENTAL
16. Colegio Nuestra Señora de Lourdes FONDO
17. Pedir a un tribunal reconocimiento de derechos FUNCION
18. Contratación de personal FUNCION
19. Actas de levantamientos SUBSERIE
20. Liquidación parcial de cesantías ACTIVIDAD
21. Reglamento General de Archivos TIPO DOCUMENTAL
22. Despacho de documentos ACTIVIDAD
23. Comunicar por escrito ACTVIDAD
24. Ficha de matrícula TIPO DOCUMENTAL
25. Sección de Archivo / Secretaría de Gobierno SUBSECCION- SECCION
26. Presidencia de la República FONDO
27. Promover la participación comunitaria ACTIVIDAD
28. Ajustar cuentas ACTIVIDAD
29. Secretaria de educación SECCION
30. Resolución TIPO DOCUMENTAL
31. Gobernación de Antioquia FONDO
32. Departamento de Gestión Humana SECCION
33. Informes de Gestión SUBSERIE
34. Convenios SERIE
35. Juzgado Municipal FONDO
36. Inventario de documentos TIPO DOCUMENTAL
37. Afiliar a los empleados a E. P. S ACTIVIDAD
38. Liquidación de viáticos ACTIVIDAD
39. Registrar la imposición de sacramentos ACTIVIDAD
40. Autorización de pago ACTIVIDAD
41. Pólizas de cumplimiento SUBSERIE
42. Factura de compra-venta TIPO DOCUMENTAL
43. Historias clínicas SERIE
44. Censos Agropecuarios SUBSERIE
45. Afiliación a Caja de Compensación Familiar ACTIVIDAD
46. Entregar documentos ACTIVIDAD
47. Salud Ocupacional / División de Talento Humano SUBSECCION-SECCION
48. Actas Comité de Archivo SUBSERIE
49. Acuerdos del Concejo Municipal de Támesis SERIE
50. Edictos SERIE
51. Licencia de funcionamiento TIPO DOCUMENTAL
52. Envío de documentos ACTIVIDAD
53. Manuales de calidad SUBSERIE
54. Control de documentos ACTIVIDAD
55. Ley General de Archivos TIPO DOCUMENTAL
56. Comprobantes de egreso TIPO DOCUMENTAL
57. Recaudación de impuestos FUNCION
58. Memorias Tercer Seminario del
Sistema Nacional de Archivos UNIDAD DOCUMENTAL
59. Contabilidad / División financiera SUBSECCION-SECCION
60. Portafolio de servicios del Sena SERIE

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 21: Consulta 3 funciones MÁS de la División Administrativa TESORERIA y

completa el cuadro, según el ejemplo

Unidad Tipos
Entidad Unidad Documental Documentales Tipo Documental
Productora Documental
Simple Compleja
Función Común Específico
Efectuar los pagos a los Solicitud de X
proveedores, de compra
acuerdo con las políticas
X X
financieras adoptadas Cotizaciones
por la Junta Directiva de Orden de pago
Tesorería la Entidad. X
Certificado de
disponibilidad
presupuestal
X
Registro de
disponibilidad
presupuestal
X

Factura de Compra
X

Orden de compra
x

Entrada almacén
Controlar la operación Informe de
óptima del sistema de operación del x Informe de x
distribución de sistema de operación
acueducto distribución de
acueducto
 PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL - ORGANIZACIÓN DE CARPETAS
• La organización se hará de tal manera que la fecha más antigua será el primer documento de la carpeta y la
fecha más reciente estará al final de la misma, de la siguiente manera: de enero a diciembre, de 1° a 30 y del
año más antiguo al año actual.
• Los planos, mapas, dibujos, etc., que se encuentren tendrán el número de folio consecutivo que les
corresponde, aun cuando estén plegados.

• En el caso de las historias laborales, se deben tener en cuenta las circulares No. 004 de 2003 y No.
012 de 2004 del Departamento Administrativo de la Función Pública y el Archivo General de la Nación
Para la organización de las historias clínicas, se debe tener en cuenta la Resolución No 01995 del
8 de Julio de 1999 del Ministerio de Salud.

IDENTIFICACIÓN DE CARPETAS
Deben estar identificadas, marcadas y rotuladas de la siguiente forma:

Este formato se encuentra en el Mapa de Procesos, Proceso de Gestión Documental, Subproceso Gestión
Archivística, Anexo GGD.03 Identificación de Carpetas, el cual es un anexo de la Guía para la Organización de
Archivos GGD03
FOLIACIÓN
La documentación debe estar previamente ordenada y depurada
Se deben foliar todos los documentos
Debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y blanda, t ipo HB o B
Se debe numerar de manera consecutiva
Se debe escribir el número en la esquina superior derecha
Los anexos impresos que se encuentren se numerarán como un solo folio
En cada expediente se debe conservar un máximo de 200 folios.

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 2 2: Realiza de acuerdo al anterior ejemplo Identificación de Carpetas

con LOGO FE Y ALEGRIA – Serie: Actas – Cód.: 100 – Unidad Administrativa (UAA) Secretaria
Académica- Cód.: 1001 - y otra con SENA , Serie: Programa según el ejemplo : los demás datos los
genera cada quien.
BIBLIOGRAFIA
Ley 594. AGN