Capitulo 1 Oym 2022

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INGENIERIA DE SISTEMAS

ASIGNATURA: ORGANIZACION Y MÉTODOS

UNIDAD 1.

FUNCIÓN DE ORGANIZACIÓN,
SISTEMAS Y MÉTODOS

“Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar”


Ing. Helen Pérez
ADMINISTRACION
La administración es un proceso sistemático que consiste
en el desarrollo de actividades de PLANEACION,
ORGANIZACIÓN, INTEGRACION, DIRECCION y CONTROL
para lograr los objetivos de una organización, a través de
un adecuado manejo de los recursos existentes.

Ing. Helen Pérez


1.1 DEFINICION Y OBJETIVOS:
ORGANIZACIÓN
Definiciones:
Organización es el orden que guardan los diferentes órganos que
constituyen un grupo humano en cuanto a relaciones, de
responsabilidad, interdependencia jerárquica, comunicación y división
del trabajo, necesarios.
Es una técnica que ayuda al control de mantenimiento en forma
administrativa y están relacionadas con la administración en el
planteamiento de políticas y diagnosticaran a la organización en las
posibles soluciones a un problema volviéndose eficientes y eficaces.

Eficiente.- Utiliza recursos que posee la organización para satisfacer


necesidades y llegar a un objetivo común.
Eficaz.- Optimizar, reducir máxima expresión.
Efectividad.- alcanzar las metas de la empresa de todas maneras,
logrando beneficios y excedentes. Todo ello redundará a favor de los
empleados, accionistas y la compañía, que ayudarán en el desarrollo
de la entidad.

Ing. Helen Pérez


Objetivos:

 Detectar las causas que producen conflictos en la organización


llamada espina de pescado o diagrama de causa y efecto.
Eliminar el trabajo innecesario en base a un diseño.
Eliminar duplicidad mediante la burocracia irreal por la real.
 Incrementar la productividad mediante la optimización de los
recursos.
Mejorar la calidad de los servicios.
 Mejorar la estructura y funciones.
 Garantizar una organización sea eficiente y eficaz, reduciendo
tiempos y mejorando el uso de los recursos.

A modo de conclusión, se puede decir que el objetivo de la


organización en las empresas, entidades es simplificar el trabajo y
optimizar los recursos y medios, consiguiendo que todo resulte más
sencillo para las personas que trabajan en ella y los clientes.

Ing. Helen Pérez


Ing. Helen Pérez
• Una definición: es un sistema de
actividades conscientemente
coordinadas formado por dos o más
personas; la cooperación entre ella es
esencial para la existencia de la
organización.
• Una organización solo existe cuando hay
personas capaces de comunicarse y que
están dispuestas a actuar conjuntamente
• La esencia de la relación entre organización y
ORGANIZACION para obtener un conjunto objetivo común.
métodos y las empresas es que los métodos
• Es muy importante llevar una
organización ya que recoge, deben ser acordes con la organización y esta
complementa y lleva a detalles la con los métodos aplicados un cambio en los
previsión y la planeación. métodos provoca cambios en la estructura
organizacional. El método permite descubrir
• Sus principios son: jerarquía, difusión, cuales son las estructuras y procedimientos
flexibilidad coordinación y continuidad ideales que deben aplicarse a la organización
equilibrio entre otras. para hacerla eficiente y eficaz.
• Las funciones: 1) Estudiar y analizar de forma
permanente al estructura organizativa 2)
proponer modificaciones para adaptar los
procedimientos a los sistemas y sus
ORGANIZACIÓN Y actualizaciones 3) capacitar al personal
METODO involucrado en las modificaciones realizadas.
4) realizar el levantamiento de información
necesario para el desarrollo de nuevos
sistemas informáticos. 5) apoyar el desarrollo
de nuevos sistemas informáticos generando
en el manual de sistemas, entre otros. 6)
realizar los manuales de usuario,
• Un sistema es un conjunto de partes o Administrador de sistemas, cargos y funciones
elementos organizadas y relacionadas que normas y procedimientos 7) realizar las
interactúan entre si para lograr un objetivo. Los pruebas de los nuevos sistemas informáticos
sistemas reciben (entrada) datos, energía o con datos reales e irreales según sean
materia del ambiente y proveen (salida) necesario. 8 ) diseñar nuevos formatos de
información, energía o materia. entrada, cuando sea necesario. 9) diseñar las
• Ejemplo en un sistema que consta de varios salidas que se requieran en los sistemas
órganos y miembros; solo cuando estos informáticos.
funcionan de manera coordinada, el hombre es
eficaz.
ORGANIZACIÓN Y
• Tipos de sistemas: en cuanto a su
SISTEMA construcción: físicos y abstractos y en cuanto a
su naturaleza: cerrados y abiertos
• La organización es un sistema social, técnico y
económico que combina recursos humanos,
financieros de información y tiempo, bajo una
estructura operando y desarrollándose en un
contexto de orden a ciertos valores desarrollando un
conjunto de actividades orientadas a la generación
de bienes ya sean productos o servicios con el
objeto de satisfacer necesidades, deseos,
expectativas y de terceros.
https://issuu.com/wilsonauditoria/docs/organizacion_y_m
etodos
LA FUNCIÓN DE ORGANIZACIÓN SISTEMAS Y
METODOS

1.2 CONCEPTOS DE ORGANIZACIÓN Y METODOS

• Sistema técnico (aspectos técnico-económico o


transformador de valores, en términos reales y monetarios).
• Sistema de dirección (aspecto administrativo,
organizativo, de la actividad económica).
• Sistema humano (aspecto social o conjunto de personas
con sus características comportamientos y motivaciones).
• Sistema cultural (aspectos culturales o valores y normas
que influyen en la organización y permiten cohesionar a
sus miembros).
•Sistema político (aspectos de poder o fuerzas que actúan
- o afectan a - los resultados de la organización ).

Ing. Helen Pérez


LA FUNCION DE ORGANIZACIÓN
Etapas para
Organizar

Dividir el trabajo

Asignar tareas y
responsabilidades

Coordinar tareas
organizacionales
Organización
Creación de la Agrupar tareas en
estructura unidades
organizacional
Establecer relaciones
de trabajo
Diseño Organizacional
Determinar líneas
formales de autoridad
Manual de Manual de
Procesos / Organización y
Asignar y desplegar
Procedimientos Funciones
recursos
Organigrama
9
OPCIONES PARA LA ASIGNACIÓN DE LA FUNCIÓN
DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS

Análisis de los procedimientos


• Detección de errores
• Control interno
• Reiteración de trámites
• Archivos respectivos
• Pasos innecesarios
• Superposición de funciones
Diseño de Formularios
Aplicación de normas internas
Diseño adecuado para sintetizar la información
Aspectos Legales

Ing. Helen Pérez


Ordenación y Distribución de Oficinas
Distribución física de oficinas
Recorrido físico de la información
Circulación de personas
Accesibilidad de equipos
Espacios de espera.

Medición del trabajo administrativo


•Los documentos viajan por la red
•Las tareas se direccionan automáticamente
•Las demoras de las tareas disparan alertas
•Los tiempos de proceso disminuyen sustancialmente
•Los procesos se pueden monitorear
Respecto a la Organización y métodos

Analizar la Estructura
•Estudiar la estructura jerárquica
•Reordenar los niveles jerárquicos
•Crear o suprimir órganos
•Modificar la estructura de dependencia
•Fijar la red de Interrelación

Analizar las Funciones


para asignar las funciones
•La estructura jerárquica esté definida
•Los procd. administrativos estén normalizados y de
responsabilidad
La Asignación de Funciones comprende:

•El análisis y determinación de las funciones


•La descripción del cargo
•La descripción de la red de interrelaciones del cargo
•La fijación de tareas para cada función asignada
•la autoridad y responsabilidad requerida para la función
cuales son los límites
•El perfil de requerimientos personales o técnicos

Ing. Helen Pérez


1.2 UBICACION ESTRUCTURAL:

Ing. Helen Pérez


PROCESO ADMINISTRATIVO
1.- PLANEACION: ¿Qué se va a hacer? Objetivos, políticas,
diagnóstico, programas y presupuestos
2.- ORGANIZACIÓN: ¿Cómo se dividirá el trabajo? Unidades
de mando y procedimientos.
3.- DIRECCION: ¿Cómo se debe hacer? Autoridad, mando,
toma de decisiones, supervisión, delegación, instrucciones y
comunicación.
4.- CONTROL: ¿Cómo se hizo? Evaluación, comparación,
determinación de las desviaciones, corrección de fallas y
retroalimentación.

INTEGRACION: ¿Quién y con qué se va a hacer? Personal:


selección, contratación, capacitación, materiales, finanzas,
compras, producción, entre otros.

Ing. Helen Pérez


1.3 PRINCIPIOS DE ORGANIZACION:
LOS PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN SON:

Es el principio de la
DIVISIÓN especialización.
DEL Consiste en la designación
TRABAJO de tareas especificas
a cada una de las partes
de la organización.

La autoridad es el poder
AUTORIDAD derivado de la posición
ocupada por las
Y
personas y debe ser
RESPONSABILIDAD combinada con la
inteligencia, experiencia y
valor moral de la persona.
Una persona debe recibir
UNIDAD DE MANDO ordenes de sólo un único
superior.
Es el principio de
la autoridad única.
PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN

UNIDAD Cada grupo de actividades


DE que tienen un mismo
objetivo, debe tener un solo
DIRECCIÓN jefe y un solo plan.

Se refiere a la concentración
CENTRALIZACIÓN de autoridad en la cima
jerárquica de la organización.

Debe hacer una línea de autoridad,


del escalón mas alto al
escalón más bajo de la organización.
JERARQUÍA Toda orden pasa por
O todos los escalones intermedios
CADENA ESCALA hasta llegar al punto donde
daba ser ejecutadas:
Es la cadena escalar o principio escalar.
FORMAS DE ORGANIZACIÓN

ORGANIZACIÓN FORMAL: Es la oficial, la teórica y se apega a las


normas materializadas en organigramas, contratos colectivos o
individuales, reglamentos, manuales, políticas y procedimientos.

ORGANIZACIÓN INFORMAL: Es la extra oficial, representa lo que


realmente está sucediendo, es la resultante de las reacciones
individuales y colectivas entre la organización formal en busca de
satisfacción a necesidades y deseos de pertenencia,
reconocimiento o amistad.
Ing. Helen Pérez
Las Organizaciones como Sistemas

Tipos de organizaciones
- Sistema Abierto: Conjunto de elementos
dinámicamente
relacionados, en interacción que desarrollan una
actividad
para lograr un objetivo o propósito.
- Sistema Cerrado: Tienen pocas entradas y salidas en
relación con el ambiente externo.
Las Organizaciones como Sistemas

Sistemas Abiertos Sistemas Cerrados


Las Organizaciones como Sistemas

RETROALIMENTACIÓN

ENTRADA PROCESAMIENTO SALIDA

RETROALIMENTACIÓN
Parte Nº 1
1.4 NORMAS EN BOLIVIA LEY SAFCO N°1178
QUE ES LA LEY No. 1178?
Es una norma que:
• Expresa un modelo de administración para
el manejo de los recursos del Estado

Establece sistemas de administración que se


interrelacionan entre si y con los sistemas
nacionales

Establece el régimen de Responsabilidad por la


Función Pública.
Ing. Helen Pérez
FINALIDAD Y AMBITO DE APLICACION
Programar, organizar, ejecutar y controlar la captación y el uso
eficaz y eficiente de los recursos públicos para el cumplimiento y
ajuste oportuno de las políticas, los programas, la prestación de
servicios y los proyectos del Sector Público;

Disponer de información útil, oportuna y confiable asegurando la


razonabilidad de los informes y estados financieros;

•Lograr que todo servidor público, sin distinción de jerarquía,


asuma plena responsabilidad por sus actos rindiendo cuenta no
solo de los objetivos a que se destinaron los recursos públicos que
le fueron confiados sino también de la forma y resultadode su
aplicación

•Desarrollar la capacidad administrativa para impedir o


identificar y comprobar el manejo incorrecto de los recursos
del Estado.

Ing. Helen Pérez


RESPONSABILIDAD POR LA FUNCION
PÚBLICA

Ing. Helen Pérez


¿QUE ES RESPONSABILIDAD POR LA
FUNCION PUBLICA?
Todo servidor público responderá de los resultados
emergentes del desempeño de las funciones,
deberes y atribuciones asignados a su cargo.

Se determina tomando
RESULTADOS DE LA ACCIÓN U OMISION

Ing. Helen Pérez


TIPOS DE RESPONSABILIDAD

RESPONSABILIDAD RESPONSABILIDAD
ADMINISTRATIVA CIVIL

RESPONSABILIDAD RESPONSABILIDAD
EJECUTIVA PENAL

Ing. Helen Pérez


RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA

TIPO DE NATURALEZA SUJETO DETERMINACION SANCION PRESCRIPCION


RESPONSABILIDAD
Acción u Servidores
ADMINISTRATIVA Multa, A los dos años
omisión que públicos ex Por proceso
suspensión de la
contraviene el servidores interno
o contravención
orden jurídico públicos
destitución
administrativo
y normas que
regulan la
conducta
funcionaria

Ing. Helen Pérez


RESPONSABILIDAD EJECUTIVA

TIPO DE NATURALEZA SUJETO DETERMINACION SANCION PRESCRIPCION


RESPONSABILIDAD

EJECUTIVA Gestión Máxima Por dictamen Suspensión A los dos años


deficiente o autoridad o del Contralor o de concluida
negligente por dirección General destitución la gestión.
incumplimiento colegiada o
Art.1 c) 27 d) ambos. Ex-
e) y f) Ley autoridades
1178 y otras
causas
RESPONSABILIDAD CIVIL

TIPO DE NATURALEZA SUJETO DETERMINACION SANCION PRESCRIPCION


RESPONSABILIDAD

CIVIL Acción u Servidores Por Juez Resarci- A los diez


omisión públicos, ex Competente miento años
que causa servidores del daño de la acción
daño públicos, económico o
al Estado personas desde la
valuable naturales o última
en dinero. jurídicas. actuación
procesal
NORMAS QUE REGULAN LA CONDUCTA
FUNCIONARIA

•El Estatuto del Funcionario Público


GENERALES
•Las previstas en las leyes
•Las dictadas por el Organo Rector del SAP
•Las que se aplican para el ejercicio de las
profesiones.
•Los códigos de ética profesional

•Reglamentos específicos de los


Sistemas de Administración
•Manuales de Funciones
ESPECIFICOS

•Reglamentos Internos
Ing. Helen Pérez
Ing. Helen Pérez

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