SGP Gfip GD Pro 001

LA IMPRESIÓN DE ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA UNA COPIA NO CONTROLADA
CORPORACIÓN NACIONAL DEL COBRE DE CHILE

VICEPRESIDENCIA DE PROYECTOS Nº Doc. : SGP-GFCPM-SGC-PRO-001
GERENCIA FUNCIONAL DE CONSTRUCCIÓN Y PUESTA EN
Rev. :1
MARCHA
Vigencia : 08-02-2012
PROCEDIMIENTO Página :2 de 29
CONTROL DE DOCUMENTOS EN TERRENO
ÍNDICE
1. REVISIONES ........................................................................................................................3
2. OBJETIVO ............................................................................................................................3
3. ALCANCE Y APLICACIÓN ..................................................................................................3
4. DEFINICIONES .....................................................................................................................5
4.1 DEFINICIONES GENERALES ..............................................................................................5
4.2 DEFINICIONES PROCESO CONTROL DE DOCUMENTOS EN TERRENO .......................6
4.3 DEFINICIONES DOCUMENTOS DE CONTROL DE CAMBIO .............................................9
5. RESPONSABILIDADES .....................................................................................................12
6. REFERENCIAS ...................................................................................................................15
7. DIAGRAMA DE FLUJO ......................................................................................................16
8. DESCRIPCIÓN ...................................................................................................................18
9. ARCHIVO DE REGISTROS ................................................................................................28
10. ANEXOS .............................................................................................................................29
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La impresión de este documento se considera una COPIA NO CONTROLADA; su versión vigente está disponible en el
Escritorio de la VP. Se prohíbe su reproducción y exhibición, sin el consentimiento de VP CODELCO Chile.
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1 REVISIONES
REVISIÓN TIPO DE CAMBIO FECHA
Emitido para aplicación con código VCP-GC-SGC-

0 14-09-2007
PROC-00001.
Actualización y cambio de código. Absorbe instructivo

1 VCP-GC-SGC-IT-00001 “Control de Archivos y 08-02-2012
Distribución de Documentos”.
2 OBJETIVO
Se establecen los siguientes objetivos generales aplicables para el control de la documentación
técnica en terreno:
• Definir y establecer el método aplicado por la Vicepresidencia de Proyectos, para el control de
la documentación técnica en terreno.
• Obtener una trazabilidad del producto final construido, de acuerdo al orden establecido para
realizar una correcta gestión de los documentos técnicos de diseño, documentos de calidad
durante la obra y documentos de entrega al cliente.
• Definir y establecer el proceso estándar de trabajo para el control, distribución y archivo de los
documentos técnicos para asegurar que se utilice la última revisión de estos documentos en la
fabricación, instalación, montaje, pruebas e inspecciones realizadas en terreno.
• Demostrar, en base a los registros generados y controlados, la efectividad del Sistema de
Gestión de Calidad de la Vicepresidencia de Proyectos y satisfacer los requerimientos de la
norma ISO 9001.
• Asegurar que todo proyecto sin importar su envergadura, contenga un sistema de archivo en
papel, digital o electrónico. Se debe considerar lo dispuesto en el Procedimiento VP-GC-SGC-
PROC-00002 “Conservación de Registros de Construcción”.
3 ALCANCE Y APLICACIÓN
Este procedimiento:
• Aplica a todos los proyectos en ejecución, sean de administración directa por VP CODELCO o
modalidad EPC o por contratista EPCM, en su etapa de construcción que estén bajo el control
de la Vicepresidencia de Proyectos, a través de las respectivas Gerencias de Proyectos. En caso
de gerenciamiento delegado, es decir EPCM, VP CODELCO como mandante deberá solicitar, en
el período de llamado a licitación, todos los recursos necesarios para el cumplimiento del
presente procedimiento de tal forma de que se cumplan responsabilidades y recursos según se
indican. El contratista EPCM (en adelante EPCM) cumplirá el presente procedimiento, por VP
CODELCO VP. VP CODELCO considerará y proveerá los recursos necesarios para realizar el
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correcto control, análisis, mejoramiento y seguimiento del cumplimiento de este proceso descrito,
sobre el EPCM. Al final del Proyecto, el Gerente Operativo del Proyecto, mediante Control de
Documentos en Terreno, será el responsable de traspasar la documentación según
Procedimiento VP-GC-SGC-PROC-00002 “Conservación de registros de Construcción” al

Cliente.
• Aplica a todos los proyectos de construcción y oficinas de terreno de la Vicepresidencia de
Proyectos que originan, reciben, distribuyen, controlan o archivan documentos propios y
externos, en terreno.
• Incluye el control de los documentos de ingeniería, aseguramiento y control de calidad,
sustentabilidad y entregables del proyecto.
• Determina que la administración y control de los documentos se realizará mediante un software
(plataforma) que proveerá la Vicepresidencia de Proyectos, a través de la Gerencia Funcional de
Ingeniería y Procesos, a los proyectos y que permitirá archivar, transmitir y controlar los
documentos de diseño de ingeniería, de proveedores, contratistas y cualquier otro documento
propio de construcción. Tendrá una estructura amigable para rápidas consultas desde cualquier
punto geográfico.
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4 DEFINICIONES
4.1 DEFINICIONES GENERALES

CONCEPTOS DEFINICIÓN
CLIENTE Corporación Nacional del Cobre de Chile, sus Divisiones y Departamentos.
VP CODELCO Vicepresidencia de Proyectos de la Corporación Nacional del Cobre de Chile.
GFCPM Gerencia Funcional de Construcción y Puesta en Marcha.
GFIP Gerencia Funcional de Ingeniería y Procesos.
SGC Sistema de Gestión de Calidad.
(Engineering, Purchase, Construction and Management). Es el proceso de trabajo

de Ingeniería, Adquisiciones y Contratos, y Administración de la Construcción, por
EPCM sus siglas en inglés. Al hablar de un contrato EPCM, es cuando VP CODELCO
asigna un proyecto en la modalidad de gerenciamiento de las compras,
construcción e ingeniería a uno o más contratistas.
Engineering, Purchase and Construction. Es el proceso de trabajo de Ingeniería,
Adquisiciones y Contratos, y Construcción, por sus siglas en inglés. Al hablar de
EPC un contrato EPC, es cuando un Proyecto es asignado por VP CODELCO en la
modalidad de compras, construcción e ingeniería a uno o más contratistas,
manteniendo el gerenciamiento como propio.
Proveedor Es el proveedor de un Equipo o material, o su representante, cuyos servicios se

(Vendors) contratan para asesorar en las etapas del Proyecto en montaje y pruebas.
Es aquel a quien VP CODELCO delega la responsabilidad de la ejecución de los

trabajos a través de un contrato firmado por ambas partes, manteniendo el
Contratista gerenciamiento o administración como propio. En esta modalidad se puede
delegar la ejecución de los trabajos de EPC en todas sus posibles combinaciones
o todas.
Control de
Función que emite o recibe y distribuye, en su empresa, la documentación ya sea
Documentos del
propia y la entregada por Control de Documentos en Terreno.
Contratista
Sistema estándar de administración electrónico de documentos de VP CODELCO.
Sistema
Se utiliza para la visualización, distribución y revisión de documentos de cada
Documental VP
proyecto. Este sistema será administrado por Control de Documentos en Terreno.
CODELCO (SDC)
En caso de obtener impresiones, serán consideradas como NO CONTROLADAS.
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En el SDC se considerará como documento oficial, la última revisión de los

documentos visualizados al día para consulta.
A&CC Disciplina de Aseguramiento y Control para la Calidad.
4.2 DEFINICIONES PROCESO CONTROL DE DOCUMENTOS EN TERRENO

Para los fines de este procedimiento, se define como documento a cualquiera de
ellos que se utilice para ejecutar el proyecto y que deben ser retenidos como
registro permanente. Los sketches de trabajo y otra información que no necesite
ser controlada y retenida como un registro permanente del proyecto no se
Documento considera como documentos dentro del contexto de este procedimiento. Los
documentos pueden estar en formato digital o en copia dura.
Los documentos considerados como de retención permanente, estarán definidos
en el procedimiento de VP-GC-SGC-PROC-00002 “Conservación de Registros de
Construcción”.
Son todos aquellos documentos que el proyecto requiere mantener un control
Documento
sobre su distribución, dado a que afectan la calidad del producto y/o servicio
Controlado
entregado al Cliente.
Una Copia Controlada, se define como una copia fiel del documento original y
vigente. Es requisito para esta definición de control, que el documento esté
clasificado como sujeto a cambios o revisiones durante el desarrollo del proyecto
y realizada por el responsable de Control de Documentos en Terreno. Las
Copias Controladas s e e stampan co n l a p alabra y n úmero d e d istribución
Copia Controlada
“COPIA CONTROLADA N°__” en letras rojas para diferenciarlos de manera clara
de cualquier otro documento que sea emitido. La versión emitida desde la base
de d atos d el SDC y/o l a i mpresa d esde u na copia d igital se co nsiderará
como copia no controlada y será responsabilidad de los usuarios cotejar su
vigencia permanente a través del sistema.
Una Copia No Controlada, es una copia de un documento específicamente
solicitado u obtenido de forma electrónica desde el SDC y/o impreso desde una
copia digital por algún usuario o fotocopiado. Estos documentos no son
Copia No
mantenidos por Control de Documentos en Terreno. En ge neral c ualquier
Controlada
documento c opiado que no c ontenga e l di stintivo e n r ojo de “ COPIA
CONTROLADA N°__”, s e co nsiderará co mo Copia No Controlada, con
posibilidad de estar Obsoleto o Nulo.
Una Copia Sólo de Información, se define como una copia de algún documento
solicitado a control de documentos específicamente por algún usuario sólo para
fines de planificación y revisión. Estos documentos no deben ser utilizados para
construcción en terreno. Estos documentos son considerados documentos no-
Copia Sólo Para
controlados, y se estamparán con las palabras “SOLO PARA INFORMACIÓN” en
Información
rojo, para identificarlos de forma clara de los documentos controlados. Caen en
esta categoría los documentos que tengan revisiones en letras y en el caso de
proveedores en códigos numéricos no aptos para construcción o con
observaciones.
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Corresponde a un documento de diseño que ha sido eliminado por el dueño del

Documento Nulo diseño, por cambios solicitados por la Ingeniería Contraparte VP CODELCO o por
cambios solicitados desde terreno.
Documento Corresponde a un documento de diseño que ha sido superado por un documento

Obsoleto emitido en nueva revisión.
Todos aquellos documentos de Ingeniería de Detalles e Ingeniería de Terreno

que aportan e instruyen para la correcta construcción de las obras permanentes y
que se encuentran identificados en el Procedimiento VP-GC-SGC-PROC-00002
“Conservación de Registros de Construcción”, tales como, pero sin limitarse a:
Ingeniería de Detalles:
• Planos.
• Especificaciones técnicas.
• Criterios de diseño.
• Memorias de cálculo.
• NCD.
• Estudios/cubicaciones.
• Manuales.
• Listados e informes técnicos.
• Hojas de datos.
Documentación • Informes del Proveedor.
Técnica
• Ingeniería del Proveedor.
Ingeniería de Terreno:
• SDI.
• SCT
• NCT.
• Sketch de terreno.
• Planos Red-Line.
• Planos As-Built.
• Planes contratistas.
• Procedimientos e instructivos contratistas.
• Bases técnicas terreno.
• Informes VP.
• Informes contratistas.
Corresponde a la nota de envío que acompaña a todos los documentos
Transmittal recepcionados y/o distribuidos por Control de Documentos y que debe ser
devuelta firmada al originador.
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Corresponde a un documento escrito que describe las etapas y las actividades

Procedimiento
relacionadas a un proceso y especifica quién, cuando y donde se realiza.
Es un documento escrito que detalla el cómo se desarrolla una tarea o trabajo

específico y son elaboradas cuando la ausencia de este documento afecta la
Instrucción de calidad de los trabajos. Se consideran igualmente como instrucciones de trabajos
trabajo todas aquellas normas, especificaciones técnicas, planos, condiciones de control
o cualquier otro documento que le indique a un trabajador el “Cómo se hace una
actividad o tarea específica”
Corresponden a formularios con datos o formatos llenos, los cuales contienen el
resumen de los procesos o instructivos de tal forma de dejar constancia de que
los trabajos se hicieron de acuerdo a requerimientos de diseño.. En general todo
documento controlado que sirve como evidencia objetiva del trabajo desarrollado
Registro en los procesos productivos y de apoyo a la organización. Estos pueden ser
informes de auditorías, acciones correctivas, registro de personal, listas de
verificación, protocolos u otros con firmas autorizadas etc.
Son la fuente de demostración de que los trabajos se realizaron en todos sus
pasos y correctamente.
Documento que muestra resultados oficiales de ensayos extendidos por
entidades externas y autorizadas para ello y que cuentan con toda la información
Certificado de ubicación exacta, calibración, patrones y parámetros de la medición de
muestras o ensayos. Al igual que los registros cumplen con el requerimiento de la
demostración de trabajos realizados dentro de los parámetros de diseño.
El Registro de Control de documentos es una base de datos resumida de los
documentos de terreno de los proyectos. Este registro muestra la información
Registro de Control clave de cada documento e incluirá como mínimo, número de archivo del
de Documentos documento, número de documento, título del documento, fecha de emisión o
(LOG) revisión, número de revisión, status de aprobación, documentos de referencia,
documentos de cambio interno pendientes, días de atraso y control distribución
de documentos. Este reporte puede ser generado desde SDC.
Este informe es un listado de documentos de diseño, documentos de cambio
Informe de interno y documentos del proveedor recibidos por Construcción en un día
Notificación Diaria específico. Este informe es preparado por el Control de Documentos en forma
(IND) diaria utilizando SDC o planilla Excel y es enviado a todo el personal de
Construcción, según matriz de distribución de terreno.
Matriz de Los requisitos de distribución de los documentos son establecidos por Control de
Distribución de Documentos para cada empleado del proyecto, proveedores, Sub-Contratistas.
Documentos de El Gerente Operativo del Proyecto o su delegado deben aprobar el plan de
Terreno distribución, publicarlo y distribuirlo.
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4.3 DEFINICIONES DOCUMENTOS DE CONTROL DE CAMBIO

Para los fines de este procedimiento, un documento de cambio interno por

terreno se define como aquel documento que registre o autorice un cambio a
algún documento existente de diseño. Los documentos de cambio interno serán
Documento de
incorporados por el ingeniero dueño del diseño en el documento de diseño.
Cambio por Terreno
Cuando esto ocurra, el ingeniero de diseño hará referencia en el bloque de la
revisión del documento de diseño a los documentos de cambio. Los documentos
de cambio por terreno se registran en documentos internos SCT y NCT.
Una SCT es un documento utilizado para solicitar un cambio desde terreno a

Ingeniería de Proyecto que pueda afectar la intención del diseño original (que
haya que hacer cálculo estructural o requiere definición por interferencia
interdisciplinaria) por lo tanto necesita de la aprobación de Ingeniería de Diseño
antes de su implementación. A criterio del Gerente de Proyecto o en quien
delegue la responsabilidad de Ingeniería de Terreno, se puede entregar
Solicitud de Cambio cualquier cambio en una SCT.
de Terreno (SCT) Este documento requiere de aprobación de los organismos autorizados del
dueño del diseño para proceder.
En ningún caso se utilizará un SCT para documentar violaciones a las
especificaciones del proyecto, regulaciones, normas o requisitos legales.
Nota: Todos los documentos de cambio y consulta, deberán estar inscritos y
referidos en los planos o documentos afectados, mientras no llegue la nueva
revisión del documento con su inclusión.
Una Notificación de Cambio de Terreno es un documento originado por el
Gerente del Proyecto o en quien delegue la responsabilidad de Ingeniería de
Terreno para documentar cambios menores de construcción y que no cambie la
intención de la Ingeniería de Diseño (que no haya que hacer cálculo estructural o
que no requiere definición por interferencia interdisciplinaria).
Notificación de Este documento requiere de aprobación de los organismos autorizados sólo por
Cambio de Terreno terreno y envío obligatorio de una copia al dueño del diseño para ser
(NCT) incorporado por el ingeniero dueño del diseño en el documento afectado.
En ningún caso se utilizará una NCT para documentar violaciones a las
especificaciones del proyecto, regulaciones, normas o requisitos legales.
Para los fines de este procedimiento, un documento de cambio externo a terreno
se define como un documento que registre o autorice un cambio a algún
documento existente desde los responsables del diseño. Los documentos de
cambio por diseño serán incorporados por el ingeniero dueño del diseño en el
Documentos de documento afectado. Cuando esto ocurra, el ingeniero de diseño hará referencia
Cambios Externos a en el bloque de revisión del documento afectado.
Terreno Los Documentos de Cambio Externos a Terreno se registran en documentos
internos NCD.
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Es un documento con orden de cambio del diseño, desde el dueño del diseño, el
cual requiere estar aprobado por las jefaturas de ingeniería, según lo indique el
formato.
Este cambio externo a terreno, puede ser solicitado por organismos externos
Notificación de como proveedores, contratos o área de ingeniería VP CODELCO.
Cambio de Diseño Sólo se utilizará un NCD para documentar violaciones a las especificaciones del
(NCD) proyecto, regulaciones, normas o requisitos legales, si y sólo si es documento
anexo a un Reporte de Deficiencia (RD).
Es un documento que puede ser originado por una de las organizaciones
ligadas al Proyecto, para solicitar alguna aclaración de diseño, instrucciones
suplementarias de ingeniería, de construcción; o documentos técnico-
contractuales (Bases Técnicas). Otros motivos para generar una SDI pueden ser
que la parte afectada descubra o perciba un conflicto, ambigüedad, error u
omisión en los documentos técnicos o que esta parte posea un método
alternativo o sustituto para proponer que no afecte de forma adversa la
Solicitud de seguridad, calidad, costo o programa.
Información (SDI) La SDI no debe utilizarse como documento de cambio para documentos
emitidos de diseño. Cuando la respuesta de alguna SDI implica algún cambio en
el diseño, se emitirá un documento de cambio de diseño (NCD) y se hará
referencia a este cambio dentro de la SDI. Este documento no puede ser
utilizado como respaldo de mayor obra o trabajos adicionales.
Es un documento que describe, en dibujo o como texto, una variación a un plano
de diseño o documento técnico del proyecto, el cual es generado por el
constructor y es validado por la Ingeniería de Terreno.
Los documentos Red Line no deben ser utilizados para documentar elementos
instalados fuera de los requerimientos de los planos de ingeniería,
especificaciones o requisitos contractuales, ej. Donde deberían generarse
Plano Marcado en
Solicitudes de Cambio de Terreno (SCT) o Notificaciones de Cambio de Diseño
Rojo (Red Line)
(NCD). En cada Red Line debe hacer referencia al documento de cambio que lo
afecta.
Los cambios identificados en los Red Line deben ser incorporados en los As-
Built generados por terreno.
Los Red Line una vez validados mediante la firma de Ingeniería de Terreno,
deben ser incorporados en los paquetes de construcción.
(Documentación Técnica de trabajos en última revisión tal cual como fueron
construidos): Un documento As-Built es un documento que describe, en dibujo o
como texto, una variación a un plano de diseño o documento técnico del
proyecto. Al momento de la entrega, el documento As-Built muestra la
As-Built configuración y ubicación actual en terreno de la condición “como se instaló”.
Los planos As-built son usados comúnmente para aquellos elementos, tales
como instalaciones subterráneas, y muestran la ubicación exacta de una
instalación diseñada o hecha en terreno o indica los elementos que no se
muestran en detalle en los planos cuando Ingeniería de Diseño requiere de
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información detallada.
Los documentos As-built no se deben usar para documentar elementos

instalados fuera de los requerimientos de los planos de ingeniería,
especificaciones o requisitos contractuales, ej. Donde deberían generarse
Solicitudes de Cambio de Terreno (SCT) o Notificaciones de Cambio de Diseño
(NCD). En cada As built de un plano se debe hacer referencia al documento de
cambio que lo afecta.
Los documentos As-Built de cambios dirigidos por terreno requieren de la
aprobación de ingeniería de terreno antes de realizar el trabajo para verificar que
no existe alguna interferencia o inconsistencia con el diseño de la planta.
Ejemplos de este tipo de documentos As-Built son:
• Ubicación As-Built de las instalaciones de terreno diseñadas, instaladas dentro
As-Built de Cambios
de las tolerancias de diseño.
Dirigidos por Terreno
• Ubicación As-Built de las instalaciones ruteadas en terreno.
• Selección de terreno de las alternativas permitidas por los documentos de
diseño.
• Instalación de instalaciones temporales de construcción, infraestructura y
servicios requeridos para la construcción del proyecto.
Los documentos as-built de cambios dirigidos por ingeniería incluyen aquellos
cambios preparados a través de la dirección de un documento formal de cambio
de diseño, así como una SCT, NCT, SDI, CRO, Informe de Deficiencia, o
As-Built de Cambios
Informe de No-conformidad.
Dirigidos por
Nota: La inclusión tanto de documentos de cambio de terreno y de ingeniería de
Ingeniería
Diseño en los planos as-built, lo hará la organización de Ingeniería de Diseño,
incluyendo toda la información de cambios por terreno y Red Line originados por
las empresas contratistas que ejecuten la construcción.
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5 RESPONSABILIDADES
Las responsabilidades descritas a continuación, están asignadas a los cargos descritos, ellos
serán los responsables de derivar y distribuir las funciones a su personal a cargo, según estimen
conveniente. Se tendrá en cuenta para ello su obligatoriedad de cumplimiento y que estas
responsabilidades indicadas son un marco básico y no limitante para su desarrollo y
mejoramiento.
El presente procedimiento no puede ser modificado sin previa autorización del Gerente
Funcional de Construcción y Puesta en Marcha y el Gerente Funcional de Ingeniería y Procesos
de la Vicepresidencia de Proyectos.
UNIDAD / CARGO RESPONSABILIDAD
• Asegurar la entrega oportuna y completa de documentación para el

desarrollo del proyecto.
• Prestar asistencia a los proyectos en la inducción o capacitación del
Unidad de Bibliotecas para personal de Control Documentos en Terreno.
Proyectos (UBP)
• Prestar asistencia a los proyectos, en el ámbito técnico, respecto a la
incorporación de recursos internos y externos.
• Verificar la completitud de la biblioteca documental del Proyecto.
• Monitorear la correcta entrega y distribución de la documentación al

Control de Documentos del proyecto y al personal de terreno.
Proyecto (Santiago)
• Monitorear el correcto ingreso de la información al SDC en terreno.
• Asegurar la implementación del sistema de control documental en

Gerencia Funcional de terreno.
Construcción y Puesta en
Marcha • Aprobación de cambios para mejorar el proceso de control de
documentos en terreno.
• Planificar, presupuestar y obtener los recursos necesarios para que

este procedimiento se lleve a cabo, de acuerdo a los requerimientos
de infraestructura, personal y Sistemas lo antes posible en obra, de
Gerente de Proyecto
tal forma de que VP CODELCO y sus empresas colaboradoras inicien
las labores con toda la información en paralelo con Santiago, en
forma ordenada y consecuente con programas.
• Asegurar que el contratista cuente con la documentación vigente para

construir.
Gerente Operativo , Director
• Validar los planos As-Built del proyecto mediante firma.
o Jefe de Construcción del
Proyecto • Autorizar, si el Proyecto así lo requiere, la entrega de copias digitales
de los documentos de Ingeniería, a las empresas colaboradoras
(contratistas) y entregar los recursos necesarios para su control.
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• Aprobar cambios en la distribución de documentos.

• Emitir el Informe Final de Gestión Documental del Proyecto,
declarando el status de entrega de la biblioteca documental del
Proyecto a la UBP (Gerencia Funcional de Ingeniería y Procesos).
• Asegurar la implementación, uso y control de este procedimiento, así

como del sistema en el cual se almacenará la documentación de los
proyectos.
• Generar los procesos e instructivos como mínimo estándar, de tal
forma de entregar las directrices de funcionamiento de Control de
Documentos.
• Mantener un control de la distribución del presente procedimiento y
sus revisiones.
• Velar por la correcta aplicación del procedimiento DCVP-0000-VPGI-
Jefe de Ingeniería de
00000-PROGC02-0000-001 “Codificación de Documentos para
Terreno
proyectos”.
• Validar planos Red Line mediante firma.
• Realizar seguimiento y control de los Planos Marcados en Rojo
generados en las fases de Construcción y Puesta en Marcha y
asegurar que estos cambios queden incorporados en los Planos
definitivos de entrega al Cliente (As-Built).
• Definir el Plan de conservación de registros que aplica a la
documentación técnica del proyecto, según VP-GC-SGC-PROC-
00002, Procedimiento “Conservación de Registros de Construcción”.
• Programar la realización de auditorías internas a Control de

Documentos en Terreno, según los requisitos indicados en el
presente procedimiento, así como a Control de Documentos del
Contratista.
• Monitorear la implementación del proceso de Control de Documentos
en Terreno, por medio de la realización de auditorías.
Jefe de A&CC del Proyecto
• Monitorear por medio de la realización de auditorías programadas, el
control que realizan las empresas contratistas sobre las copias
digitales.
• Realizar seguimiento a la entrega por parte del contratista del
respaldo electrónico de la carga semanal de protocolos al Sistema
Documental VP CODELCO.
• Administrar el control de la documentación para construcción. Esto

incluye la recepción, distribución, conservación, archivo de los
documentos técnicos y documentos de cambio.
Control de Documentos en
Terreno • Administrar y llevar a cabo el proceso de traspaso al Cliente de los
registros físicos y electrónicos que avalan los trabajos desarrollados
en terreno.
• Implementar los requisitos de este procedimiento, para asegurar que
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los documentos sean debidamente recibidos, revisados, registrados,
enviados y archivados.
• Llevar los listados de documentos (LOGs) necesarios para mantener
oportunamente informada a la organización del Proyecto, de los
documentos que maneja Control de Documentos en Terreno y su
estado.
• Realizar la distribución de documentos de acuerdo al lo definido en la
Matriz de Distribución de Documentos del Proyecto.
• Hacer la entrega controlada de copias digitales a las empresas
colaboradoras (contratistas), de los documentos de ingeniería en su
última versión.
• Capacitar a todo el personal interno y de contratistas o proveedores
que tengan relación con actividades de Control de Documentos.
• Revisar la codificación de la documentación distribuidos por Control
de Documentos en Terreno.
• Asegurar que la última revisión de los documentos controlados esté
disponible en los lugares de uso definidos por el Proyecto.
• Controlar y cautelar la documentación oficial generada desde y hacia
el proyecto, considerándose como único canal de entrada y salida de
los flujos de información técnica del Proyecto.
• Controlar la correcta codificación de la documentación cargada por el
contratista al SDC.
• Controlar los documentos generados por el proyecto.
• Gestionar el proceso de distribución (ruteo) asociado a la revisión de
documentos.
• El Usuario de Documentos (ej. Jefe de Construcción, Ingeniero de

Terreno, Coordinador de Terreno, Contratista, etc.) es responsable de
cumplir con los requisitos de este procedimiento y de asegurar que
los documentos de diseño sean revisados por Control de Documentos
en Terreno o a través del SDC antes de su uso.
• En caso que el Contratista o proveedor genere sus propios
procedimientos, éste tiene la responsabilidad de entregarlos a VP
CODELCO para su contrastación para con sus similares internos, con
el motivo de recibir observaciones y hacer que los objetivos sean
Usuario
concordantes con los del Cliente. Por lo anterior el usuario hará los
cambios requeridos hasta alcanzar el estado de revisión 1 “Sin
Observaciones” y el permiso de construir con ellos.
• En caso que el Contratista no genere sus propios procedimientos y
utilice los de su Cliente, deberá dejarlo explícitamente indicado en el
contrato, en el cual asume el procedimiento como propio y por lo tanto
el 100% de la responsabilidad de la calidad sigue siendo del
Contratista, cumpliendo con la normativa del autocontrol indelegable a
terceros.
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• Realizar solicitudes de información (SDI), cada vez que sus procesos

lo requieran.
• Comunicar los cambios realizados en terreno, a través de la entrega
de planos Red-Line.
• Realizar chequeo cruzado a los documentos entregados por Control
de Documentos del proyecto.
• Mantener el control por medio de una matriz de distribución de las
copias de los documentos de ingeniería (duro y digital).
Contratista
• Segregar las copias digitales de los documentos de ingeniera
superados y/o anulados.
• Mantener un log actualizados los estatus de documentos de
ingeniería.
• Realizar carga semanal de protocolos al Sistema Documental VP
CODELCO, según lo definido en Matriz de Protocolos del Proyecto
para cada disciplina (VP-GC-SGC-IDT-00019 “Requerimientos de
Registros y su Trazabilidad”).
6 REFERENCIAS
• SGP-GC-SGC-PLA-001 (VCP-GGC-SGC-PACC-00001), Cláusula 7.1 “Control de

Documentos” del Plan de Calidad de la Gerencia Funcional de Construcción y Puesta en
Marcha de la Vicepresidencia de Proyectos de CODELCO Chile.
• Norma ISO 9001:2008 Cláusula 4.2.3 “Control de los Documentos” y 4.2.4.”Control de los
Registros”.
• SGP-GC-SGC-PRO-002 (VP-GC.SGC-PROC-00002) Procedimiento “Conservación de
Registros de Construcción”.
• SGP-GC-SGC-INS-019 (VP-GC-SGC-IDT-00019) Instructivo “Requerimientos de
Registros y su trazabilidad”.
• SGP-GI-GD-PRO-001 Procedimiento “Codificación de documentos para proyectos”.
• SGP-GI-MD-PRO-004 Procedimiento “Revisión y aprobación de planos y documentos”.
• SGP-GFIP-GD-PRO-009 Procedimiento “Gestión Documental de Ingeniería para
Estudios y Proyectos”.
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7 DIAGRAMA DE FLUJO
7.1 Diagrama de flujo del proceso "Control de documentos de proveedores y/o diseñadores externos"
(Proceso documentado en SGP-GFIP-GD-PRO-009 Procedimiento “Gestión Documental de Ingeniería

para Estudios y Proyectos”)
Proveedores y Diseñadores Control de Documentos del Ingeniería Contraparte
Usuario del Documento Registro
Externos Proyecto (Santiago) VP CODELCO
Inicio
Transmittal Proveedores y
Enviar documentos a control Verificar documentos recibidos en
Diseñadores Externos
documento el transmittal
Existe Discrepancia
NO
Hoja de distribución o ruteo de

Enviar a Ingeniería Contraparte VP documentos técnicos
CODELCO para revisión SGP-GFCPM-SGC-PRO-001H
Revisar documento
SGP-GI-MD-PRO-004
Enviar el documento revisado al

originador
Revisar e incorporar
comentarios, re-enviar SI Tiene comentarios
documento en nueva revisión
NO
Enviar al proceso “Control de

Documentos en Terreno”
(Ver ítem 7.2)
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7.2 Diagrama de flujo del proceso de "Control de documentos en terreno"

Control de Documentos del
Proyecto (Santiago), Control de documentos en Usuario según Matriz de
Ingeniería de Terreno Registro

Proveedores en Terreno, terreno Distribución de Documentos
Contratistas en Terreno
Envía documentos a Control de Transmittal Control de
Documentos en Terreno. Adjunta Documentos del Proyecto
transmittal (Santiago)
Nota 1
Recepciona y verifica documentos
recibidos en transmittal Transmittal contratistas
Nota 2
SI
Transmittal proveedores
Existe discrepancia
Log general de
documentos
NO SGP-GFCPM-SGC-PRO-
001I
Timbra recepción y actualiza LOG
general de documentos
Informe de Notificación
Diaria
Emite Informe de notificación diaria SGP-GFCPM-SGC-PRO-
001G
Verifica la incorporación de documentos de cambio y la existencia de

documentos obsoletos o nulos
Nota 3
Realiza respaldo y actualiza SDC
El documento requiere
revisión o respuesta
NO
Identifica (Timbrar) documento

original
Prepara e identifica (Timbrar)

copias, según Matriz de
distribución de documentos
Prepara transmittal y distribuye Transmittal

según Matriz de distribución de SGP-GFCPM-SGC-PRO-
documentos 001C
Nota 4
SI Recepciona y verifica documentos
recibidos en transmittal
SI
Realiza registro de la recepción Existe discrepancia

firmada en Log general de control
documentos e Ingresa respaldo de
recepción al SDC NO
Firma y devuelve transmittal

Actualiza Rack de Planos
Nota 5
Prepara e identifica (Timbrar)

documento para revisión o
respuesta
Hoja de Ruteo
Prepara hoja de ruteo y envía para SGP-GFCPM-SGC-PRO-
revisión o respuesta 001H
Nota 4
Revisa e indica estado de revisión
o prepara respuesta, si
corresponde.
Nota 6
SDI
SGP-GFCPM-SGC-PRO-
001B
Recepciona documento revisado o Devuelve documento revisado o
documento respuesta documento respuesta, si
Nota 4 corresponde
Transmittal
Recepciona, distribuye SGP-GFCPM-SGC-PRO-
Prepara transmittal y envía al 001C
internamente y realiza
originador
modificaciones. Devuelve respaldo
Nota 4
de recepción
Log general de
Actualiza LOG general de documentos
documentos e Ingresa respaldo de SGP-GFCPM-SGC-PRO-
recepción al SDC 001I
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8 DESCRIPCIÓN
8.1. Control de documentos en terreno
Las siguientes notas detallan las actividades del diagrama de flujo 7.2 “Control de documentos
en terreno”.
Actividades previas:
Al comienzo de las operaciones de Construcción, el Gerente Operativo del Proyecto debe

implementar los siguientes requisitos mínimos:
• Establecer la infraestructura y organización de Control de Documentos en Terreno.
• Establecer los requisitos de distribución de documentos para el proyecto; tipos de
documentos, organización interna y externa, n° correlativo de copias controladas, medios
de distribución y almacenamiento, identificación de contratistas y proveedores, entre
otros. Utilizar como referencia el formato de Matriz de distribución de documentos
definido en SGP-GFCPM-SGC-PRO-001F. Una vez elaborada la Matriz de distribución
de documentos, ésta debe ser firmada por los generadores correspondientes, para luego
ser publicada y distribuida en la organización del proyecto.
• Completar SGP-GFCPM-PRO-001G “Registro de control de firmas autorizadas”.
• Establecer los lugares disponibles para consulta de planos (rack de planos) y
documentación técnica en terreno: Con el objetivo facilitar el acceso a la documentación
técnica del proyecto, el Gerente del Proyecto debe considerar la habilitación de una sala
principal y/o salas con estaciones de rack de planos impresos en formato A1 como copia
controlada n°1, según SGP-GFCPM-SGC-PRO-00J “Timbre de distribución de
documentos”, para consulta en el proyecto.
• Establecer los tipos de timbres a utilizar, además de los requeridos en SGP-GFCPM-
SGC-PRO-00D “Timbre de estado de documentos”, SGP-GFCPM-SGC-PRO-00J
“Timbre de distribución de documentos”, SGP-GFCPM-SGC-PRO-00L “Timbre de
documentos segregados” y SGP-GFCPM-SGC-PRO-00M “Timbre control de documentos
de cambio”.
• Establecer el tratamiento de documentos obsoletos o nulos: El Proyecto debe definir el
tratamiento que les dará a los documentos obsoletos o nulos, debiendo utilizar el timbre
SGP-GFCPM-SGC-PRO-00L “Timbre de documentos segregados”, para identificar y
segregar éstos documentos, de los que se encuentren vigentes. El proyecto debe
considerar que los documentos obsoletos, se almacenarán al menos por el tiempo que
dure el proyecto, en formato digital pdf o papel; sin embargo para el caso de los
documentos que se encuentren nulos, el proyecto queda en la libertad de eliminarlos o
almacenarlos en formato digital pdf o papel durante el tiempo que estime conveniente.
Para completar la trazabilidad de los documentos de diseño en terreno, Control de
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Documentos en Terreno, debe llevar el registro de los documentos obsoletos o nulos en

el SGP-GFCPM-SGC-PRO-001I “Log general de control documentos”.
• Establecer los canales de comunicación con Contratista y/o Proveedores en terreno: El

Gerente Operativo del Proyecto o Director o Jefe de Construcción de Terreno o su
designado, enviará una instrucción por carta a todos los Contratistas y/o Proveedores
involucrados en el Proyecto, de tal forma de establecer los canales de comunicación para
la entrega y recepción de documentación técnica o contractual en instalaciones del
Proyecto, según corresponda:
1. La documentación técnica debe ser dirigida al Jefe de Ingeniería del Proyecto y debe
ser entregada en las instalaciones del Proyecto, en Control de Documentos en
Terreno, mediante transmittal.
2. La documentación contractual debe ser dirigida al Gerente del Proyecto y debe ser
entregada en las instalaciones del Proyecto, en Secretaría de Gerencia, mediante
carta contractual.
• Establecer el plan de conservación de registros y entregables del proyecto que aplican al
área de Control de Documentos en Terreno, de acuerdo al procedimiento VP-GC-SGC-
PROC-00002 “Conservación de Registros de Construcción”.
Nota 1: Inicio
El proceso se inicia con el envío de documentos desde los siguientes emisores:
• Control de Documentos del Proyecto (Santiago): Envío de transmittal de documentos
técnicos de ingeniería de diseño cargados al SDC y notificaciones de cambio de diseño
(NCD) enviadas por la empresa dueña del diseño, entre otros.
• Proveedores en terreno: Envío de documentos técnicos de soporte de las etapas de
construcción y puesta en marcha; Hojas de datos de calibraciones realizadas en terreno,
protocolos de montajes realizados en terreno, listado de repuestos, As-Built de cambios
dirigidos por terreno, registros de capacitación, manuales de operación y mantenibilidad,
entre otros.
• Contratistas en terreno: Envío de documentos para revisión o consulta:
• Ingeniería: Revisión de procedimientos e instructivos operativos, planos Red-Line,
planos As-Built, solicitudes de información (SDI), solicitudes de cambio por
terreno (SCT), notificaciones de cambio por terreno (NCT), entre otros.
• Aseguramiento y Control para la Calidad: Revisión de plan de calidad,
procedimientos e instructivos de gestión, paquetes de traspaso, entre otros.
Nota 2: Recepción y verificación de documentos recibidos

La documentación que ingresa a Control de Documentos en Terreno puede ser recepcionada
como documento físico en papel, en formato digital en CD o puede haber sido cargada
directamente al SDC (ej: documentos de ingeniería de diseño cargados por Control de
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Documentos del Proyecto en santiago), en cuyo caso sólo se recepcionará el transmittal

electrónico asociado (enviado por correo electrónico).
Al momento de la recepción del transmittal, Control de Documentos en Terreno debe verificar los
contenidos del paquete en contra del transmittal para asegurarse que se encuentren adjuntos
todos los documentos allí indicados. Cualquier discrepancia debe ser dirigida inmediatamente al
originador del transmittal con una solicitud de corrección, informando en forma verbal y escrita
(cuando sea necesario), realizando la devolución del transmittal si fuese necesario.
Después de verificar el contenido del transmittal, Control de Documentos en Terreno debe
Timbrar la recepción de los documentos, actualizar el registro SGP-GFCPM-SGC-PRO-001I
“Log general de control documentos” e incluir los nuevos documentos recibidos en el SGP-
GFCPM-SGC-PRO-001G “Informe de notificación diaria”, que se debe emitir a todos los usuarios
diariamente o cuando haya documentación nueva recibida.
Nota 3: Verifica la incorporación de documentos de cambio y la existencia de documentos

obsoletos o nulos
Verificación de documentos de cambio:

Control de Documentos en Terreno, en conjunto con Ingeniería de Terreno, debe verificar que
los documentos de cambios asociados a los documentos recibidos, hayan sido incorporados en
la nueva revisión antes de su distribución.
Los documentos de cambio que no hayan sido incorporados en la nueva revisión del documento
deberán quedar incorporados en SGP-GFCPM-SGC-PRO-001M “Timbre control de documentos
de cambio” estampado sobre la nueva revisión recibida. Se debe informar la no inclusión de
estos cambios a quien corresponda (proveedor o diseñador).
• Para los documentos de cambio originados por ingeniería de diseño (ej. NCD), Control de
Documentos en Terreno debe revisar la viñeta de revisión del nuevo documento y
verificar sí es que los cambios de diseño de revisiones anteriores han sido incorporados.
Aquellos documentos de cambios que no hayan sido incorporados deben ser
identificados con la nueva revisión en el SGP-GFCPM-SGC-PRO-001I “Log general de
control documentos”.
• Para los documentos de cambio originados por terreno (ej. SCT y NCT), Control de
Documentos en Terreno debe hacer una revisión cruzada entre los documentos de
cambio y el documento principal en el SGP-GFCPM-SGC-PRO-001I “Log general de
control documentos” y debe indicar si estos documentos de cambio han sido
incorporados o no.
Verificación de la existencia de documentos obsoletos o nulos:

Una vez realizada la verificación de documentos de cambio, Control de Documentos en Terreno,
debe verificar la existencia de documentos obsoletos o nulos, según la última recepción de
documentos. Control de Documentos en terreno debe identificar los documentos obsoletos o
nulos según SGP-GFCPM-SGC-PRO-001L “Timbre de documentos segregados” y aplicar el
tratamiento definido por el proyecto, en cuanto al almacenamiento de documentos obsoletos y a
la eliminación o almacenamiento de documentos nulos.
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Nota 4: Distribución de documentos

Una vez recepcionados los documentos, Control de Documentos en Terreno debe identificar los
documentos aprobados por ingeniería (o que no requieren revisión) y los documentos que
requieren revisión o respuesta, para realizar su distribución o ruteo, según corresponda:
Distribución de documentos aprobados por ingeniería (o que no requieren revisión)

Los documentos deben ser distribuidos según los requisitos de distribución definidos por el
proyecto en SGP-GFCPM-SGC-PRO-001F “Matriz de distribución de documentos”,
considerando al menos los siguientes ítems:
• Identificar el documento original (se considera documento original a aquel documento en
papel que presenta las firmas originales), según SGP-GFCPM-SGC-PRO-001J “Timbre
de distribución de documentos”.
• Preparar copias identificando si el documento requiere ser distribuido como copia
controlada o copia sólo información (estampar en las copias del documento SGP-
GFCPM-SGC-PRO-001J “Timbre de distribución de documentos”, según corresponda).
• Identificar si el usuario es interno o externo.
• Identificar el formato de distribución: Físico (papel) o digital (pdf).
• Identificar el medio de distribución: Físico (papel o CD) con transmittal impreso o
electrónico (a través de correo electrónico con transmittal).
• En el caso de documentos que han sido cargados al SDC, Control de Documentos en
Terreno debe descargar los documentos desde el SDC, para su distribución.
La distribución de documentos realizada por Control de Documentos en Terreno según SGP-

GFCPM-SGC-PRO-001F “Matriz de distribución de documentos” definida por el proyecto, debe
ser realizada bajo acuse de transmittal (SGP-GFCPM-SGC-PRO-001C “Transmittal”), en donde
quedará registrado el responsable de la mantención de las copias.
Cuando l os docu mentos sean di stribuidos a Empresas Contratistas y/o P roveedores en
terreno o a l C liente, Control de D ocumentos en T erreno debe r ealizar el envío de l os
documentos u tilizando t ransmittal f ormal, el cual debe ser firmado por l as personas
autorizadas, según l o definido por el pr oyecto en S GP-GFCPM-SGC-PRO-001K “Registro
de cont rol de f irmas a utorizadas”. Control d e D ocumentos en T erreno debe v erificar l a
devolución de una copi a firmada por el receptor de cada t ransmittal enviado, indicando la
recepción satisfactoria de los documentos enviados.
Los usuarios deben verificar los documentos recibidos en contra del transmittal y aclarar
cualquier discrepancia con Control de Documentos en Terreno. En caso que los documentos
recibidos estén de acuerdo al transmittal, el usuario debe firmar y devolver el transmittal a
Control de Documentos en Terreno. Los usuarios son responsables de mantener todos los
documentos controlados en su poder.
Una vez realizada la distribución de documentos, Control de Documentos en Terreno debe
registrar en SGP-GFCPM-SGC-PRO-001I “Log general de documentos”, el acuse de recibo de
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los transmittal distribuidos e ingresar respaldo de recepción en el SDC, para completar la

trazabilidad de la distribución realizada.
Requisitos de distribución en formato físico (papel):

Control de Documentos en Terreno, distribuirá copias de documentos de ingeniería en
formato físico (papel), en su última revisión, a los usuarios según se indique en la Matriz
de distribución de documentos definida por el proyecto.
La distribución de copias en formato físico (papel), se realizará formalmente con acuse de
transmittal.
• Las copias de planos serán entregadas impresas, por Control de Documentos en
Terreno, en el formato A1, para distribución como COPIA CONTROLADA y en formato
A3, para distribución como COPIA SOLO INFORMACION y deberán contener los
timbres de distribución SGP-GFCPM-SGC-PRO-001J “Timbre de distribución de
documentos”, según corresponda a una distribución como COPIA CONTROLADA o
COPIA SÓLO INFORMACIÓN.
• Las copias de documentos de ingeniería como especificaciones técnicas, criterios de
diseño, manuales, etc. Serán entregadas impresas por Control de Documentos en
Terreno, en formato carta y deberán contener los timbres de distribución SGP-
GFCPM-SGC-PRO-001J “Timbre de distribución de documentos”, según corresponda
a una distribución como COPIA CONTROLADA o COPIA SÓLO INFORMACIÓN.
• Control de documentos del contratista y/o proveedor, será el responsable de
mantener, actualizar (reemplazar y segregar copias que se encuentren obsoletas o
nulas) y controlar la distribución de copias fotocopiadas, desde los documentos
entregados en formato físico (papel) entregados por Control de Documentos en
Terreno.
Requisitos de distribución en formato digital (pdf):

Control de Documentos en Terreno, distribuirá copias digitales de documentos de
ingeniería, en su última revisión, a los usuarios según se indique en la Matriz de
distribución de documentos definida por el proyecto.
La distribución de los documentos digitales, se realizará formalmente con acuse de
transmittal, por el medio de distribución definido por el proyecto; físico (CD) o electrónico
(mediante correo electrónico).
La información digital será entregada en formato pdf, en sus tamaños nativos, con una
resolución de 300 DPI y deberá contener los timbres de distribución SGP-GFCPM-SGC-
PRO-001J “Timbre de distribución de documentos”, según corresponda a una distribución
como COPIA CONTROLADA o COPIA SOLO INFORMACION.
• Control de documentos del contratista y/o proveedor, será el responsable de
mantener, actualizar (reemplazar y segregar copias que se encuentren obsoletas o
nulas) y controlar la distribución de copias impresas, desde los archivos digitales
entregados por Control de Documentos en Terreno.
• Control de documentos del contratista y/o proveedor no podrá realizar distribución de
copias digitales en el proyecto, respecto de las copias digitales entregadas por Control
de Documentos en Terreno.
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• La distribución de copias de planos desde las copias digitales entregadas al contratista

y/o proveedor, estará restringida sólo al formato físico (papel), pudiendo distribuirlas
como COPIA CONTROLADA, sólo en formato A1 o como COPIA SOLO
INFORMACION, sólo en formato A3, bajo su sistema de autocontrol.

• La distribución de copias de documentos de ingeniería como especificaciones
técnicas, criterios de diseño, manuales, etc. desde las copias digitales entregadas al
contratista y/o proveedor, estará restringida sólo al formato físico (papel), pudiendo
distribuirlas como COPIA CONTROLADA o como COPIA SOLO INFORMACION en
tamaño carta, bajo su sistema de autocontrol.
• Control de documentos del contratista y/o proveedor debe velar por mantener siempre
en los puestos de trabajo en terreno, la última revisión de los planos entregados como
COPIA CONTROLADA por Control de Documentos en Terreno.
• El contratista y/o proveedor debe considerar que el único formato de plano habilitado
para construir corresponde al impreso en papel en formato A1 y distribuido como
COPIA CONTROLADA en última revisión por Control de Documentos en Terreno.
Requisitos de distribución en formato nativo (dwg):

Control de Documentos en Terreno, entregará copias de documentos de ingeniería,
específicamente, planos en formato nativo (dwg), en su última revisión, a los usuarios
que lo requieran, bajo solicitud estricta mediante carta dirigida al Gerente Operativo del
Proyecto.
El Gerente Operativo del Proyecto responderá mediante carta contractual la autorización
de la solicitud de documentos nativos. Una vez recepcionada la autorización, el usuario
deberá solicitar formalmente el documento a Control de Documentos en Terreno
completando el formulario SGP-GFCPM-SGC-PRO-001E “Solicitud de documentos”, en
el que deberá indicar claramente el código del documento solicitado y el n° correlativo de
la carta asociada a la autorización.
El usuario deberá indicar claramente en la carta el uso que le dará al documento y
deberá comprometerse a no distribuirlo, ya sea en formato digital o impreso en papel.
Los documentos en formato nativo autorizados por Gerente Operativo del proyecto, sólo
deberán ser usados para fines de cubicación, cotización y/o para la presentación de
soluciones y/o cambios de terreno, de ninguna manera el usuario utilizará esta
documentación para construir.
Ruteo de documentos que requieren revisión o respuesta

Control de Documentos en Terreno debe identificar los documentos que requieren ser
distribuidos para revisión y/o respuesta:
• Para el caso de los documentos que requieren revisión como: Red Line, P lanos d e
Ingeniería concept ual, básica y de det alles, E specificaciones T écnicas, M emorias
de C álculo, F ichas Técnicas, Manuales, P lanos As-Built dirigidos por t erreno,
Planes de C alidad, P rocedimientos o i nstructivos de C alidad o S eguridad,
Presentación de Labor atorios, e tc. Control de Documento en Terreno debe estampar
cada documento con el timbre de revisión SGP-GFCPM-SGC-PRO-001D “Timbre de
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estado de documentos” e identificar el documento con un número único de entrega del

proveedor/contratista que se basa en el número de proyecto, el número del contrato u
orden de compra y un número secuencial único. Después de asignar un número de
entrega del proveedor/contratista, Control de Documentos en Terreno debe registrar el

documento en SGP-GFCPM-SGC-PRO-001I “Log general de control documentos” y
preparar SGP-GFCPM-SGC-PROH “Hoja de ruteo de documentos” consultado al Jefe de
Ingeniería de Terreno la designación del especialista del área o disciplina que debe
revisar el documento. Luego Control de Documentos en terreno debe enviar el
documento al especialista designado para su revisión y comentarios.
• Para el caso de documentos que requieren respuesta como es el caso de los
documentos SGP-GFCPM-SGC-PRO-001B “Solicitud de Información (SDI)” y SGP-
GFCPM-SGC-PRO1E “Solicitud de documentos”, Control de Documentos en Terreno
debe preparar SGP-GFCPM-SGC-PROH “Hoja de ruteo de documentos” y enviar el
documento al Jefe de Ingeniería de Terreno para su revisión y respuesta.
• En el caso de documentos que han sido cargados al SDC, Control de Documentos en
Terreno debe descargar los documentos desde el SDC antes de su distribución.
Recepción de documentos revisados y/o con respuesta

Después de recibir los documentos revisados y/o con respuesta, Control de Documentos
en Terreno debe registrar el estado de revisión y/o respuesta en SGP-GFCPM-SGC-
PRO-001I “Log general de control documentos” y realizar respaldo digital de los
documentos en el SDC. Control de Documentos en Terreno debe retener el documento
original en los archivadores de la biblioteca de Control de Documentos en Terreno hasta
el término del Proyecto.
Control de Documentos en Terreno debe avisar al Jefe de Ingeniería de Terreno de
cualquier documento que no haya sido revisado y/o respondido y devuelto dentro de los
(05) cinco días transcurridos desde su recepción.
Envío de documentos revisados y/o con respuesta al originador

Control de Documentos en Terreno debe preparar transmittal de envío de los
documentos revisados y/o con respuesta, dirigidos a los originadores o sus
representantes, adjuntando copias en colores en formato papel de los documentos
revisados y/o con respuesta.
Cuando los documentos revisados y/o con respuesta sean distribuidos a Empresas
Contratistas y/o Proveedores en terreno, Control de D ocumentos en Terreno debe
realizar el envío de l os docum entos utilizando t ransmittal f ormal, el cual debe ser
firmado por l as pe rsonas aut orizadas, según l o def inido por e l pr oyecto en S GP-
GFCPM-SGC-PRO-001K “R egistro de cont rol de f irmas au torizadas”. C ontrol de
Documentos en T erreno debe v erificar l a de volución de una copi a f irmada por e l
receptor de cada t ransmittal env iado, i ndicando l a r ecepción sat isfactoria de l os
documentos enviados.
Una vez realizada la distribución de documentos revisados y/o con respuesta, Control de
Documentos en Terreno debe registrar en SGP-GFCPM-SGC-PRO-001I “Log general de
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documentos”, el acuse de recibo de los transmittal distribuidos e ingresar respaldo de

recepción en el SDC, para completar la trazabilidad de la distribución realizada.
Nota 5: Actualización de Rack de Planos

Cada vez que Control de Documentos en Terreno realice una nueva distribución de documentos
aprobados por ingeniería, debe cerrar el ciclo de distribución actualizando las estaciones de
consulta o rack de planos dispuestos por el proyecto en terreno.
Control de Documentos de Terreno debe mantener actualizados estos rack de planos con las
últimas revisiones vigentes. Esto incluye:
• Agregar nuevos documentos controlados a los racks de planos y estaciones de
documentos en terreno.
• Reemplazar y destruir planos dañados o ilegibles.
• Identificar planos que tengan asociados documentos de cambio vigentes. Utilizando
SGP-GFCPM-SGC-PRO-00M “Timbre control de documentos de cambio” registrar detalle
de documentos de cambio (n°, fecha, observaciones).
• Un documento nulo debe ser estampado con el timbre “DOCUMENTO NULO”, según
SGP-GFCPM-SGC-PRO-001L “Timbre de documentos segregados” y debe ser
segregado de los documentos vigentes, de acuerdo a lo definido por el proyecto.
• Un documento obsoleto debe ser estampado con el timbre “DOCUMENTO OBSOLETO”,
según SGP-GFCPM-SGC-PRO-001L “Timbre de documentos segregados” y debe ser
segregado de los documentos vigentes, de acuerdo a lo definido por el proyecto.
Nota 6: Revisión y respuesta de documentos

Todos los documentos identificados para revisión o respuesta deben ser filtrados por el Jefe de
ingeniería de Terreno, quien debe asignar al especialista y/o disciplina responsable de la revisión
o preparación de la respuesta de los documentos, según corresponda:
• Para documentos que requieren revisión como: Red Li ne, P lanos de I ngeniería
conceptual, básica y de detalles, Especificaciones Técnicas, Memorias de C álculo,
Fichas T écnicas, M anuales, P lanos As-Built di rigidos po r t erreno, Planes d e
Calidad, P rocedimientos o i nstructivos de C alidad o S eguridad, Presentación d e
Laboratorios, etc. El especialista designado por el Jefe de Ingeniería de Terreno, debe
revisar el documento e indicar el estado de revisión, nombre del revisor, fecha de revisión
del documento y firma en el timbre de revisión del documento, según SGP-GFCPM-SGC-
PRO-001D “Timbre de estado de documentos” y devolver el documento revisado a
Control de Documentos en Terreno, adjuntando SGP-GFCPM-SGC-PROH “Hoja de ruteo
de documentos” firmada.
• Para documentos que requieren respuesta como: SGP-GFCPM-SGC-PRO-001B
“Solicitud de Información (SDI)”. El Jefe de Ingeniería de Terreno o el especialista
designado, debe preparar respuesta a la consulta realizada, firmar la SGP-GFCPM-SGC-
PROH Hoja de ruteo de documentos y enviar respuesta a Control de Documentos en
Terreno.
• Para documentos que requieren respuesta como: SGP-GFCPM-SGC-PRO1E “Solicitud
de documentos”. El Jefe de Ingeniería de Terreno, debe definir la autorización de la
entrega de los documentos solicitados, a través de su nombre y firma en la casilla
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“SOLICITUD APROBADA POR” del formulario SGP-GFCPM-SGC-PRO1E “Solicitud de

documentos” e indicando la frase “Se autoriza la entrega de los documentos ítem n°___”.
Si no autoriza la entrega de documentación de todos los documentos solicitados, debe
indicar la frase “No se autoriza la entrega de los documentos solicitados”. Una vez
definida la autorización de los documentos solicitados, el Jefe de Ingeniería de Terreno
debe enviar su respuesta, adjuntando SGP-GFCPM-SGC-PROH “Hoja de ruteo de
documentos” firmada.
8.2. Codificación de los documentos
Todos los documentos y registros, generados por las distintas áreas/disciplinas del proyecto,
sean éstas internas o externas (Contratistas y Proveedores) a la organización VP, deben ser
codificados según el Procedimiento DCVP-0000-VPGI-00000-PROGC02-0000-001 “Codificación
de Documentos para proyectos”.
Es responsabilidad de control de documentos informar al contratista, en la reunión de inicio, la
codificación que deben contener los documentos sujetos a ser comentados por VP (revisión), de
acuerdo al Procedimiento DCVP-0000-VPGI-00000-PROGC02-0000-001 “Codificación de
Documentos para proyectos”.
8.3. Revisiones y Auditorías al Proceso de Control de Documentos en Terreno
Revisiones al Proceso de Control de Documentos en Terreno

Control de Documentos en Terreno debe realizar revisiones periódicas de los archivos de
documentos, estaciones de documentos controlados y/o rack de planos, registros de
documentos y transmittal de documentos para asegurarse que estén disponibles las últimas
revisiones y para asegurar el cumplimiento con los requisitos de este procedimiento.
Control de Documentos en Terreno debe revisar periódicamente los documentos recibidos en
contra de la información de documentos disponibles en SDC. En caso de existir discrepancias,
deben notificar al Jefe de Ingeniería de Terreno y a Control de documentos del Proyecto
(Santiago), cuando corresponda.
Control de D ocumentos en T erreno debe revisar periódicamente la docum entación c on
que cuentan los control de documentos de las Empresas Contratistas y/o Proveedores en
terreno, par a asegur ar que t engan siempre di sponible la úl tima r evisión de l os
documentos distribuidos para construir y asegurar el cumplimiento con l os requisitos de
este procedimiento.
Auditorías al Proceso de Control de Documentos en Terreno

Las auditorías al proceso de control de documentos serán realizadas por personal de la
disciplina de Aseguramiento y Control para la Calidad del proyecto y serán realizadas tanto al
proceso de control de documentos del proyecto en terreno; como al proceso de control de
documentos de las Empresas Contratistas y/o Proveedores.
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8.4. Utilización del Sistema documental VP CODELCO (SDC)

En caso de existir un sistema para la administración, control y archivo de la información en el

proyecto. Se debe generar una Instrucción de trabajo que identifique claramente el alcance,
responsabilidades, los procesos y actividades identificadas en este procedimiento y que son
abordadas por este sistema, de tal forma que queden claramente establecidas quienes y como
se realizarán.
El SDC corresponde a un sistema informático que debe permitir el desarrollo de las actividades
descritas en el diagrama de flujo “Control de Documentos en Terreno” (ítem 7.2) de este
procedimiento, garantizando almacenamiento, reglas de permiso de acceso y visualización y
mecanismo de respaldo de información.
8.5. Reportes del control documental
Control de Documentos en Terreno debe emitir al menos semanalmente, el status de la

documentación técnica recibida y revisada por el proyecto.
Estos reportes al menos deben indicar:
• Status de documentos técnicos recibidos por disciplina.
• Status de documentos de cambios.
• Status de SDI.
• Status de revisión de procedimientos.
• Status de documentos ingresados al SDC.
• Status de documentación entregada al cliente.
8.6. Vigencia de la documentación
Se declara que la documentación contenida en los archivos de Control de Documentos en

Terreno, se mantiene vigente de acuerdo a su última revisión visualizada en el SDC.
Aquellos documentos, tanto internos como externos, que hayan perdido su vigencia serán
considerados obsoletos o nulos, según corresponda, e identificados y segregados de los
archivos del SDC y de los rack de planos dispuestos por el proyecto. Con la finalidad de
mantener un historial de la documentación recepcionada y distribuida en el proyecto, todo
documento considerado obsoleto o nulo es mantenido en un archivo pasivo a cargo de Control
de Documento en Terreno. El periodo de mantención y el tipo de archivo en papel, digital o
electrónico será definido por el proyecto en VP-GC-SGC-PROC-00002A “Plan de Conservación
de Registros”, según el Procedimiento “Conservación de Registros de Construcción”.
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Rev. :1
MARCHA
Vigencia : 08-02-2012
9 ARCHIVO DE REGISTROS
Almacenamiento
Responsabl Tiempo de Disposición

Identificación Indexación Acceso
e de Archivo Mantención Final
Lugar Medio
Solicitud o
Notificación de Oficina
Disciplina Durante
cambio en Gestión
Por N° Área / Gestión Duro / periodo de
Documental Todos Elimina
Terreno N° Proyecto Documental Electrónico vigencia del
Proyecto /
SGP-GFCPM- Proyecto Proyecto
SDC
SGC-PRO-001A
Solicitud de
Oficina
Información Disciplina Durante
Gestión
(SDI) Por N° Área / Gestión Duro / periodo de
N° Proyecto Documental Electrónico vigencia del
SGP-GFCPM- Proyecto /
Proyecto Proyecto
SGC-PRO-001B SDC
Oficina
Transmittal Disciplina Durante
Gestión
SGP-GFCPM- Por N° Área / Gestión Duro / periodo de
SGC-PRO-001C Proyecto /
Proyecto Proyecto
SDC
Solicitud de Oficina
Disciplina Durante
documentos Gestión
SGP-GFCPM- N° Proyecto Documental Electrónico vigencia del
Proyecto /
SGC-PRO-001E Proyecto Proyecto
SDC
Matriz de
Oficina
distribución de Disciplina Durante
Gestión
documentos Por N° Área / Gestión Duro / periodo de
Proyecto Proyecto
SGC-PRO-001F SDC
Informe de Oficina
Disciplina Durante
notificación diaria Por N° Área / Gestión
Gestión Duro / periodo de
Proyecto /
SGC-PRO-001G Proyecto Proyecto
SDC
Hoja de ruteo de Oficina

Disciplina Durante
documentos Gestión
Proyecto /
SGC-PRO-001H Proyecto Proyecto
SDC
Log de control Oficina

Disciplina Durante
documentos Gestión
Proyecto /
SGC-PRO-001I Proyecto Proyecto
SDC
________________________________________________________________________
Rev. :1
MARCHA
Vigencia : 08-02-2012
Almacenamiento
Responsabl Tiempo de Disposición
Identificación Indexación Acceso
e de Archivo Mantención Final
Lugar Medio
Registro de
Oficina
control de firmas Disciplina Durante
Gestión
autorizadas Por N° Área / Gestión Duro / periodo de
Proyecto Proyecto
SGC-PRO-001K SDC
10 ANEXOS
• SGP-GFCPM-SGC-PRO-001A Solicitud o Notificación de cambio en Terreno.

• SGP-GFCPM-SGC-PRO-001B Solicitud de Información (SDI).
• SGP-GFCPM-SGC-PRO-001C Transmittal.
• SGP-GFCPM-SGC-PRO-001D Timbre de estado de documentos.
• SGP-GFCPM-SGC-PRO-001E Solicitud de documentos.
• SGP-GFCPM-SGC-PRO-001F Matriz de distribución de documentos.
• SGP-GFCPM-SGC-PRO-001G Informe de notificación diaria.
• SGP-GFCPM-SGC-PRO-001H Hoja de ruteo de documentos.
• SGP-GFCPM-SGC-PRO-001I Log general de control documentos.
• SGP-GFCPM-SGC-PRO-001J Timbre de distribución de documentos.
• SGP-GFCPM-SGC-PRO-001K Registro de control de firmas autorizadas.
• SGP-GFCPM-SGC-PRO-001L Timbre de documentos segregados.
• SGP-GFCPM-SGC-PRO-001M Timbre control de documentos de cambio.
________________________________________________________________________
SOLICITUD O NOTIFICACION DE CAMBIO EN TERRENO
NOTIFICACIÓN DE CAMBIO EN TERRENO (NCT)

SOLICITUD DE CAMBIO EN TERRENO (SCT) N°: FECHA: HOJAS ___ de___
N° DE PROYECTO: NOMBRE DE PROYECTO:

AREA : N° SISTEMA:
N° SUBSISTEMA:
PLANO DE REFERENCIA:
REGISTROS DE RESPALDO Y ADJUNTOS NUMERACIÓN DESCRIPCIÓN DEL DOCUMENTO ASOCIADO

PLANOS
ESPECIFICACIÓN
OTROS
DISCIPLINA
MOVIMIENTO DE
MINERIA CIVIL ESTRUCTURA ARQUITECTURA MECÁNICO PIPING ELECTRICO INSTRUMENTACION
TIERRA
CAUSAS DE ORIGEN IMPACTO DEL CAMBIO PLAZO DE EJECUCIÓN DEL

1 Modificación Construcción o material a Impacta en Costos CAMBIO
2 Modificación del proveedor b Impacta en Plazo i Una semana

3 Complemento del diseño de Ingeniería c Afecta la seguridad ii Dos semanas
4 Cambio o Solicitud del Cliente iii Un mes
5 Otra Causa iv Otro: ______________
DESCRIPCIÓN
Información
Adjunta
Si
No
NOMBRE INGENIERO
FECHA Y FIRMA:
ESPECIALISTA:
ORIGINADOR
DISCIPLINA:
MEDIDA DE ACCION TOMADA
TOMA CONOCIMIENTO CONTROL DE

APROBADO POR:
PROYECTO
Nombre: Nombre
Cargo: Cargo
Fecha y Firma: Fecha y Firma
COMENTARIOS: N° Transmittal:
SGP-GFCPM-SGC-PRO-001A La impresión de este documento se considera una COPIA NO CONTROLADA; su versión vigente está disponible en 1 de 1
Rev. 1 26-01-12 el Escritorio de la VP. Se prohíbe su reproducción y exhibición, sin el consentimiento de CODELCO Chile.
SOLICITUD DE INFORMACIÓN (SDI)
N° SDI: FECHA: HOJAS ___ de___

AREA: N° FACILITY/ SISTEMA:

N° SUBSISTEMA:
DISCIPLINA
MINERIA MOVIMIENTO DE CIVIL ESTRUCTURA ARQUITECTURA MECÁNICO PIPING ELÉCTRICO INSTRUMENTACIÓN
TIERRA
SOLICITUD DE INFORMACIÓN
TEMA DE LA SOLICITUD: URGENCIA IMPACTO
a Inmediata i Plazo
b Mediana ii Costo
c Normal iii Seguridad
UBICACIÓN EL PROBLEMA:
DOCUMENTO DE REFERENCIA NUMERACIÓN DESCRIPCIÓN DEL DOCUMENTO ASOCIADO

PLANOS
ESPECIFICACIÓN
OTROS
DESCRIPCIÓN:
Información Adjunta No Si .................................

SOLICITA
DO POR:
NOMBRE:
FECHA Y FIRMA:
CARGO:
JEFE DE DISCIPLINA GTE PROG. Y CONTROL GERENTE INGENIERIA JEFE CONTROL CALIDAD
CONOCIMIENTO
Nombre: Nombre: Nombre: Nombre:

TOMA
Fecha: Fecha: Fecha: Fecha:
Firma: Firma: Firma: Firma:
RESPUESTA
RESPONDIDO POR:
Nombre: Fecha:
Cargo:
Firma
Empresa:
ESTE DOCUMENTO NO PUEDE SER UTILIZADO PARA DIRIGIR UN CAMBIO CONTRACTUAL, SI N° Transmittal:
LA RESPUESTA TIENE UN IMPACTO EN COSTO O PLAZO, ES RESPONSABILIDAD DEL
RECEPTOR (CONTRATISTA) AVISAR A CODELCO.
SGP-GFCPM-SGC-PRO-001B La impresión de este documento se considera una COPIA NO CONTROLADA; su versión vigente está disponible en 1 de 1
TRANSMITTAL
N° TRANSMITTAL: FECHA: HOJA 1 DE ____
PARA:
De:
TOTAL DE ITEM ADJUNTOS:
TEMA O COMENTARIO:
CC:
RECIBIDO POR : FECHA
CANT. N° DOCTO REV. TITULO STATUS
SGP-GFCPM-SGC-PRO-001C La impresión de este documento se considera una COPIA NO CONTROLADA; su versión vigente está disponible en 1 de 1
TIMBRE DE ESTADO DE DOCUMENTOS
“Timbre de estado de documentos con modalidad de Contratación directa, EPC y

EPCM”
<Nombre del Proyecto>

<N° del Proyecto>
ESTADO DEL DOCUMENTO
N° de Estado del documento:
1. Sin observaciones. El trabajo puede proceder.
2. Con observaciones menores. El trabajo puede

proceder sujeto a la incorporación de las observaciones.
3. El documento requiere mayor desarrollo. El trabajo no

puede proceder.
4. Sólo información.
Las observaciones indicadas son sólo un aporte a la

globalidad, en ningún caso:
• Libera con éstas la responsabilidad de la calidad de los
trabajos encomendados.
• No constituye aceptación o aprobación de detalles de
diseño, cálculos, análisis y métodos de prueba.
• No libera de su total cumplimiento con las obligaciones
contractuales.
Revisado por: Fecha:
N° Docto N° de N° SDC
SDC Revisión SDC Contrato/Proveedor
SGP-GFCPM-SGC-PRO-001D La impresión de este documento se considera una COPIA NO CONTROLADA; su versión vigente está disponible en 1 de 1
SOLICITUD DE DOCUMENTOS
N° SOLICITUD: FECHA:
SOLICITUD DE DOCUMENTOS
SOLICITADO POR: ORGANIZACIÓN
ENVIAR DOCUMENTOS A : ORGANIZACIÓN:
TIPO DE DOCUMENTO SOLICITADO

a SOLO INFORMACIÓN
b COPIA NO CONTROLADA
c COPIA CONTROLADA
d ARCHIVO NATIVO, N° CARTA ASOCIADA :_______________ ___ (Sólo aplica para solicitud de planos)
INSTRUCCIONES ESPECIALES:
PRIORIDAD DE SOLICITUD:
Estándar (dentro de 02 días) Urgente (dentro 24 horas) Crítica (dentro de 02 Horas)
NOMBRE FECHA Y FIRMA
APROBACIÓN DEL SUPERVISOR PARA
SOLICITUDES URGENTES Y CRÍTICAS
TITULO / DESCRIPCIÓN DEL

ITEM N° DOCUMENTO REV. TAMAÑO NÚMERO
DOCUMENTO
SOLICITUD PROCESADA POR: FECHA:
SOLICITUD APROBADA POR: FECHA:
FECHA Y FIRMA:
DOCUMENTOS RECIBIDOS POR:
SGP-GFCPM-SGC-PRO-001E La impresión de este documento se considera una COPIA NO CONTROLADA; su versión vigente está disponible en 1 de 1
MATRIZ DE DISTRIBUCCIÓN DE DOCUMENTOS
O: Original CCO: Copia Controlada NA: No aplica

CSI: Copia Solo Información T: Solo envío de Transmittal (información cargada al SDC)
NCR Y AUDITORIAS
NCR Y AUDITORIAS
PLANOS CODELCO
ESPECIFICACIONE
PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTOS
A PROVEEDORES
DOCUMENTOS
FIELD SKETCH O
AUDITORIAS DE
CONTRATISTAS
CONTRATISTAS
MEMORIAS DE
DATA SHEET
IT CODELCO
S TÉCNICAS
MANUALES
CODELCO
CODELCO
CALCULO
VENDOR
PLANOS
ORGANIZACIÓN
GTE. CONSTRUC.
JEFE SGC
JEFE DE CONSTRUCCIÓN PLANTA
SUPERINTENDENTE DE PLANTA SX
SUPERINTENDENTE DE
PRESSTRIPING
JEFE DE PUESTA EN MARCHA
GERENTE DE INGENIERÍA
ESPECIALISTA PROCESO
ESPECIALISTA MECÁNICO
EXPERTOS EQUIPOS MECÁNICOS
ESPECIALISTAS CIVIL
ESPECIALISTA PIPING
ESPECIALISTA ELECTRICIDAD
ESPECIALISTA DE
INSTRUMENTACIÓN
JEFE DE ADQUISICIONES Y
CONTRATOS
JEFE DE SUSTENTABILIDAD
GERENCIA DE CONTROL DE
PROYECTO
JEFE CONTROL DE DOCUMENTOS
EXTERNOS
CONTRATISTAS
PROVEEDORES
EXTERNOS SERVICIOS DIRECTOS
AUDITORES
TOPOGRAFIA
LABORATORIO
SGP-GFCPM-SGC-PRO-001F La impresión de este documento se considera una COPIA NO CONTROLADA; su versión vigente está disponible en 1 de 1
INFORME DE NOTIFICACIÓN DIARIA
N° INFORME: FECHA: HOJA 1 DE ____
TIPO DE
FECHA DESCRIPCIÓN N° DOCTO REV. DISCIPLINA
DOCUMENTO
SGP-GFCPM-SGC-PRO-001G La impresión de este documento se considera una COPIA NO CONTROLADA; su versión vigente está disponible en 1 de 1
N° PROY: N° HR
HOJA DE RUTEO - DOCUMENTOS TÉCNICOS
DESCRIPCION DEL ORGANISMO EXTERNO Cont/Vendor N° Empresa

TIPO DE DOCUMENTO Proced Planes Planos Espec
I.Trab. Manuales Otros:
N° DOCTO : VP: Sub VP: Sub VP: Sub

VP: Sub VP: Sub VP: Sub
Solicita: COORDINDOR DE DISCIPLINAS CONTROL DE DOCUMENTOS

INFORMACION TOMAR REVISIÓN Y/O FECHA FECHA FIRMA
O LECTURA ACCIÓN COMENTARIOS RECEPCIÓN SALIDA RESPONSABLE
CONSTRUCCIÓN
INGENIERÍA DE TERRENO
Especialista Proceso
Especialista Mecánico
Especialista Civil
Especialista Piping
Especialista Electricidad
Especialista Instrumentación
A&CC
EXPERNOS
Contratista
COMENTARIOS ADICIONALES:
Este documento debe regresar con la información y fecha requerida Sí No

SGP-GFCPM-SGC-PRO-001H
1 de 1
Rev. 1 26-01-12 13-02-2012
12:39
LA IMPRESIÓN DE ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA UNA COPIA NO CONTRO
LOG GENERAL DE CONTROL DOCUMENTOS
PROYECTO………
N° HOJA DE Departamento N° Contrato o Fecha Retorno

Nombre Empresa N° de Transmittal N° CARTA N° Sistema D ocumental Codelco Responsable de la Acción Fecha de Entrega Fecha de Hoy Dias de atraso Observaciones
RUTEO de Destino Proveedor Prog.
00001 Contratos XXXXXX-XX PROMET T 10 N/A CONTRATOS CCO/CONTRATO N° JUAN PEREZ 05-jun 10-jun 13-feb 2074
SGP-GFCPM-SGC-PRO-001I 1 de 1
Rev. 1 26-01-12 13-02-2012
12:40
TIMBRE DE DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS

<N° del Proyecto>
ORIGINAL
día/mes/año

<N° del Proyecto>
COPIA CONTROLADA
CCO-N°(tres dígitos)
día/mes/año
Formato de distribución:
Digital pdf. Papel A1.

<N° del Proyecto>
COPIA SOLO INFORMACION
CSI-N°(tres dígitos)
día/mes/año
Formato de distribución:
Digital pdf. Papel A3.
SGP-GFCPM-SGC-PRO-001J La impresión de este documento se considera una COPIA NO CONTROLADA; su versión vigente está disponible en 1 de 1
LA IMPRESIÓN DE ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA UNA COPIA NO CONTRO
REGISTRO DE CONTROL DE FIRMAS AUTORIZADAS
NOMBRE CARGO FIRMA FIRMA CORTA DOCUMENTOS AUTORIZADOS
SGP-GFCPM-SGC-PRO-001K La impresión de este documento se considera una COPIA NO CONTROLADA; su versión vigente está disponible en el Escritorio de la 1 de 1
Rev. 1 26-01-12 VP. Se prohíbe su reproducción y exhibición, sin el consentimiento de CODELCO Chile.
TIMBRE DE DOCUMENTOS SEGREGADOS

<N° del Proyecto>
DOCUMENTO OBSOLETO
DOB-N°(tres dígitos)
día/mes/año
Formato de almacenamiento:
Digital pdf. Papel.

<N° del Proyecto>
DOCUMENTO NULO
DNU-N°(tres dígitos)
día/mes/año
Disposición final:
Eliminar.
Almacenar:
Formato de almacenamiento:
Digital pdf. Papel.
SGP-GFCPM-SGC-PRO-001L La impresión de este documento se considera una COPIA NO CONTROLADA; su versión vigente está disponible en 1 de 1
TIMBRE CONTROL DE DOCUMENTOS DE CAMBIO

<N° del Proyecto>
DOCUMENTOS DE CAMBIO
TIPO DOCUMENTO N° FECHA OBSERVACION
SDI
NCT
SCT
NCD
SGP-GFCPM-SGC-PRO-001M La impresión de este documento se considera una COPIA NO CONTROLADA; su versión vigente está disponible en 1 de 1

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LA IMPRESIÓN DE ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA UNA COPIA NO CONTROLADA

CORPORACIÓN NACIONAL DEL COBRE DE CHILE

3. ALCANCE Y APLICACIÓN ..................................................................................................3

4.1 DEFINICIONES GENERALES ..............................................................................................5

4.2 DEFINICIONES PROCESO CONTROL DE DOCUMENTOS EN TERRENO .......................6

4.3 DEFINICIONES DOCUMENTOS DE CONTROL DE CAMBIO .............................................9

7. DIAGRAMA DE FLUJO ......................................................................................................16

9. ARCHIVO DE REGISTROS ................................................................................................28

10. ANEXOS .............................................................................................................................29

REVISIÓN TIPO DE CAMBIO FECHA

Emitido para aplicación con código VCP-GC-SGC-

Actualización y cambio de código. Absorbe instructivo

Procedimiento VP-GC-SGC-PROC-00002 “Conservación de registros de Construcción” al

4.1 DEFINICIONES GENERALES

CLIENTE Corporación Nacional del Cobre de Chile, sus Divisiones y Departamentos.

VP CODELCO Vicepresidencia de Proyectos de la Corporación Nacional del Cobre de Chile.

GFCPM Gerencia Funcional de Construcción y Puesta en Marcha.

GFIP Gerencia Funcional de Ingeniería y Procesos.

SGC Sistema de Gestión de Calidad.

(Engineering, Purchase, Construction and Management). Es el proceso de trabajo

Proveedor Es el proveedor de un Equipo o material, o su representante, cuyos servicios se

Es aquel a quien VP CODELCO delega la responsabilidad de la ejecución de los

En el SDC se considerará como documento oficial, la última revisión de los

A&CC Disciplina de Aseguramiento y Control para la Calidad.

4.2 DEFINICIONES PROCESO CONTROL DE DOCUMENTOS EN TERRENO

Corresponde a un documento de diseño que ha sido eliminado por el dueño del

Documento Corresponde a un documento de diseño que ha sido superado por un documento

Todos aquellos documentos de Ingeniería de Detalles e Ingeniería de Terreno

Corresponde a un documento escrito que describe las etapas y las actividades

Es un documento escrito que detalla el cómo se desarrolla una tarea o trabajo

4.3 DEFINICIONES DOCUMENTOS DE CONTROL DE CAMBIO

Para los fines de este procedimiento, un documento de cambio interno por

Una SCT es un documento utilizado para solicitar un cambio desde terreno a

Los documentos As-built no se deben usar para documentar elementos

UNIDAD / CARGO RESPONSABILIDAD

• Asegurar la entrega oportuna y completa de documentación para el

• Monitorear la correcta entrega y distribución de la documentación al

• Asegurar la implementación del sistema de control documental en

• Planificar, presupuestar y obtener los recursos necesarios para que

• Asegurar que el contratista cuente con la documentación vigente para

UNIDAD / CARGO RESPONSABILIDAD

• Aprobar cambios en la distribución de documentos.

• Asegurar la implementación, uso y control de este procedimiento, así

• Programar la realización de auditorías internas a Control de

• Administrar el control de la documentación para construcción. Esto

UNIDAD / CARGO RESPONSABILIDAD

• El Usuario de Documentos (ej. Jefe de Construcción, Ingeniero de

UNIDAD / CARGO RESPONSABILIDAD

• Realizar solicitudes de información (SDI), cada vez que sus procesos

• SGP-GC-SGC-PLA-001 (VCP-GGC-SGC-PACC-00001), Cláusula 7.1 “Control de

(Proceso documentado en SGP-GFIP-GD-PRO-009 Procedimiento “Gestión Documental de Ingeniería

Hoja de distribución o ruteo de

Enviar el documento revisado al

Enviar al proceso “Control de

7.2 Diagrama de flujo del proceso de "Control de documentos en terreno"

Ingeniería de Terreno Registro

Verifica la incorporación de documentos de cambio y la existencia de

Realiza respaldo y actualiza SDC

Identifica (Timbrar) documento

N° SDI: FECHA: HOJAS _ de_