08 IS PlanificaciónProyecto

Universidad Mariano Gálvez
Facultad de Ingeniería en Sistemas

Planificación del Proyecto
MsC. Ing. Ricardo A. Aguirre M.
Catedrático
PLAN PARA LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO
¿En qué consiste el Plan para la Dirección del Proyecto? Se trata de un

documento, o conjunto de documentos que se utilizan para dirigir la
ejecución, el monitoreo y control y el cierre del proyecto.
Deben ser formalmente aprobados. El Director del proyecto (DP), junto con el
equipo del Proyecto, es el encargado de crearlo. Dicho proceso de
planificación, se repetirá a lo largo de toda la vida del Proyecto y está
interrelacionado con las diferentes áreas de conocimiento.
El contenido del plan para la dirección del proyecto variará de acuerdo con el área de aplicación y la
complejidad del proyecto.
Documenta el conjunto de salidas de los procesos de planificación del Grupo de Procesos de Planificación
y debe incluir, al menos:
1. Los procesos de dirección de proyectos seleccionados por el equipo de dirección del proyecto y su
nivel de implementación. Además de las descripciones de las herramientas y técnicas que se
utilizarán para llevar a cabo esos procesos y cómo se utilizarán para dirigir el proyecto específico
2. Cómo se ejecutará el trabajo para alcanzar los objetivos del proyecto
3. Información relacionada con la supervisión y control de cambios
4. Bases para la gestión de la configuración
5. Procedimientos para actualizar y gestionar la integridad de las líneas base para la medición del
rendimiento
6. La necesidad y las técnicas para la comunicación entre los interesados
7. El ciclo de vida del proyecto seleccionado
El Plan para la Dirección del Proyecto puede ser resumido o detallado y además, constar de uno o más
planes subsidiarios y otros componentes. De esta manera, cada uno de los planes subsidiarios y
componentes se detallan en la medida en que lo exija el proyecto:
1. Alcance, Plan de Gestión
2. Requisitos, Plan de Gestión
3. Cronograma, Plan de Gestión
4. Costos, Plan de Gestión
5. Calidad, Plan de Gestión
6. Plan de Mejoras del Proceso
7. Plan de Recursos Humanos
8. Comunicaciones, Plan de Gestión
9. Riesgos, Plan de Gestión
10. Adquisiciones, Plan de Gestión
11. Interesados, Plan de Gestión
SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS
Se trata de un sistema de herramientas y técnicas utilizadas en la gestión de proyectos para recopilar y

procesar la información, así como, de informar de los avances e integrar los procesos del proyecto. A
través de medios electrónicos y manuales. Es utilizado por los diferentes niveles de gerencia del Proyecto
para comunicarse entre sí.
1. Gestión de la Configuración. Subsistema del PMIS, el cual recoge cómo se identificaron y
documentaron las características funcionales y físicas de un servicio o producto. Así como la
forma en que controlarán e informará de los cambios. Además de cómo se verificará si el
servicio o producto cumple con los requisitos
1. Sistema de autorización del trabajo. Subsistema del PMIS, en el cual se detallan los
procedimientos para notificar al equipo o contratista cuándo debe comenzar el trabajo, con el fin
de realizarlo en la secuencia correspondiente y en el tiempo asignado a ello.
1. Sistema de Control de Cambios. Subsistema del sistema de Gestión de la Configuración. El cual,

permite documentar cómo se controlarán, cambiarán y aprobarán los entregables del proyecto.
¿Qué es una estructura de desglose de trabajo?
La estructura de desglose o descomposición de trabajo (EDT) procede del

término en inglés work breakdown structure (WBS) y subdivide un proyecto en
elementos organizados jerárquicamente en base a ciertos principios.
Básicamente, la EDT de un proyecto se utiliza para representar todas las tareas

requeridas para completarlo con éxito.
Es importante diferenciar entre la EDT, el
cronograma y el plan de gestión del proyecto:
Programación o cronograma del proyecto: programa todas las unidades

de trabajo y tareas para que se completen en un contexto temporal, con
fechas de inicio y finalización.
Plan de proyecto: no es un plan propiamente dicho, sino una colección de

los planes de proyecto más importantes. Contiene, entre otros, la
estructura de desglose de trabajo, las estimaciones de costes y recursos y
el cronograma del proyecto.
¿Por qué deberías crear una EDT?
Claridad sobre el alcance de las tareas: cuanto más grande es un proyecto, más difícil es obtener una
visión general, saber qué tareas deben realizarse y qué pasos de trabajo están relacionados. La EDT de
un proyecto reduce la complejidad al subdividir todo el proyecto en pequeños pasos secundarios y
prepararlo visualmente para facilitar su comprensión.
Mayor eficiencia: la claridad del alcance del proyecto es, a su vez, un requisito previo para la
implementación eficiente. La estructura de descomposición del trabajo no solo garantiza que se
realicen todos los pasos necesarios, sino que también se pueda realizar una programación en tiempo
real.
Función de orientación: durante el curso del proyecto, la EDT proporciona a cada participante una
visión general de la etapa en la que se encuentra actualmente el proyecto y en qué punto se integran
las distintas actividades. El plan ofrece orientación y, por lo tanto, seguridad de acción.
Base para la comunicación: cada proyecto requiere numerosas votaciones entre los
diferentes socios del proyecto. Aquí, una presentación compacta pero completa como
la work breakdown structure puede resultar muy importante para la comunicación. Así
se crea transparencia, se evitan malentendidos y se promueven debates efectivos.
Base para una planificación adicional: por último, pero no menos importante, la
estructura de desglose de trabajo es el requisito previo para reconocer si se requieren
más planes detallados. Esto reduce el riesgo de explosión de costes y gastos
generales no planificados.
Tres modelos para un enfoque metódico
Enfoque descendente: El enfoque de arriba a abajo divide el proyecto general en subproyectos
cada vez más específicos, que a su vez se dividen en unidades de trabajo. Es particularmente
útil si conoces el contenido del proyecto o si ya has adquirido experiencia con proyectos
similares
Enfoque ascendente: El enfoque de abajo a arriba toma una dirección de planificación inversa y
comienza en el nivel más bajo. Aquí recopilamos todas las tareas que puedas imaginar y luego
las agrupas en paquetes de trabajo para después organizarlos en subproyectos. Es
especialmente útil si es tu primera vez trabajando en un nuevo campo.
Enfoque yoyó: El enfoque yoyó es una combinación de las dos técnicas anteriores. Al hacerlo,
procedes en pasos alternos: primero, haces una lista con todas las tareas y luego anotas los
subproyectos y asignan las tareas correspondientes. A continuación, recolectas más tareas
pendientes. De esta manera, puedes trabajar en las dos direcciones y disfrutar de las ventajas
de ambos métodos. Eso sí, debes asegurarte de que no se repita ningún elemento y de que no
se te olvide ninguno.
Principios de estructuración
Una pregunta habitual en el contexto de las estructuras de desglose de trabajo es el sistema de

clasificación que se aplicará: ¿deberían los subproyectos designar fases, productos o actividades
del proyecto? En función de esto, se puede distinguir tres tipos de estructura:
1. Basada en el tiempo: el proyecto se divide en fases temporales individuales, que luego se

reflejan en las tareas secundarias.
2. Basada en el objetivo o producto: el objetivo del proyecto se subdivide en componentes
individuales a los que luego se asignan las tareas.
3. Basada en las funciones: el proyecto se divide en los diversos campos de actividad
involucrados en su realización.
En la práctica, se utilizan los tres principios, a menudo en combinación, pero es importante

asegurarse de que solo se use un principio de clasificación en cada nivel.
Codificación
Para que siempre puedas asignar recursos, gastos y cambios a paquetes de trabajo específicos,
generalmente se les asigna un código en la estructura de descomposición de trabajo. La codificación
refleja la posición jerárquica dentro del proyecto.
Existen diferentes tipos de codificaciones:
1. Codificación alfabética: uso de letras, por ejemplo: A, AA, AB, etc.
1. Codificación numérica: uso de dígitos, por ejemplo: 1, 1.1, 1.1.2, etc.
1. Codificación alfanumérica: combinación de números y letras, por ejemplo: A, A1, A.1.1, etc.
El tipo de codificación que elijas depende de ti. Para nuestro ejemplo, decidimos usar una codificación
numérica.
Cálculo de Recurso Humano y Costos
El coste por contratación es la repercusión económica aplicable como coste a cada contratación y
se obtiene mediante la siguiente fórmula:
Coste por contratación = Coste total de todas las contrataciones / Número total de contrataciones
Los gastos a considerar serán distintos si realizas el procedimiento internamente o si se

externalizan determinadas partes del mismo. Además, puede ser diferente de unos puestos de
trabajo a otros. En los costes de contratación deberíamos incluir los siguientes costes:
1. Del tiempo de selección.

2. De divulgación de la oferta (pago a portales).
3. Administrativo de contratación (costes burocráticos).
4. Headhunting o empresa de selección.
Debemos tener en cuenta que el concepto de gasto de personal engloba los siguientes
aspectos:
1. Salario Bruto del Trabajador, dígase mensual o anual.

2. Coste de la Seguridad Social de empresa.
3. Costes de formación en prevención de riesgos laborales
4. Reconocimientos médicos.
5. Repercusión por seguros de convenio colectivo.
6. Retribuciones en especie por uso de inmovilizado de la empresa.
7. Beneficios adicionales a los trabajadores, no contemplados en los puntos anteriores.
Fases de la administración de proyectos
Inicio. Análisis de riesgos, de recursos necesarios y del alcance del proyecto, para determinar su
viabilidad. ¿Podremos afrontar la realización de este proyecto? También lo podemos saber mientras
realizamos un plan estimado del mismo en la propia aplicación de gestión. Sinnaps calcula la duración
mínima de tu proyecto, según tus recursos, la duración de las actividades y la relación entre ellas. Es lo
que se conoce como la administración de proyectos con PERT (Project Evaluation and Review
Techniques), junto con CPM (Critical Path Method).
Planeación. Obtenemos en esta fase la ruta de trabajo óptima para alcanzar el objetivo del proyecto. De
ahí, la importancia de trabajar con herramientas que permitan una planificación efectiva para el
desarrollo de sus actividades. En esta fase además, asignaremos responsabilidades y elaboramos un
plan de comunicación que permita un trabajo fluido y con toda la información necesaria para ir a un
buen ritmo. La planificación no tiene por qué ser estática. De hecho, en mercado nos exige una gestión
gestión ágil, susceptible a continuos cambios durante la ejecución del proyecto. De ahí, la importancia
de trabajar con planificaciones flexibles.
Ejecución. Se detallan las sub-tareas y se pasa a la acción. El equipo debe contar con las herramientas
necesarias para poder desarrollar su trabajo lo mejor posible.
Monitoreo y control. El seguimiento de proyectos continuo se hace imprescindibles cuando hablamos

de administración de proyectos. Por ello, existen técnicas como la del Valor Ganado que hace posible
un control continuo de la evolución del trabajo.
Cierre. ¿Están las necesidades del cliente cumplidas? ¿Hemos alcanzado el objetivo propuesto? Ahora
sólo queda tomar nota de las lecciones aprendidas y decidir si conviene convertir este proyecto en un
proceso para su re-utilización. Si normalmente seguimos los pasos ejecutados, sus actividades y
duraciones, quizás es mejor guardarlo para implementar la misma planificación al siguiente proyecto.
PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
Los pasos fundamentales para la administración exitosa de proyectos son:
1. Identificación de objetivos claros.

2. Selección del equipo de trabajo.
3. Identificación de los recursos disponibles y necesarios.
4. Reparto de tareas y asignación de responsabilidades.

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Se trata de un sistema de herramientas y técnicas utilizadas en la gestión de proyectos para recopilar y

1. Sistema de Control de Cambios. Subsistema del sistema de Gestión de la Conﬁguración. El cual,

La estructura de desglose o descomposición de trabajo (EDT) procede del

Básicamente, la EDT de un proyecto se utiliza para representar todas las tareas

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Plan de proyecto: no es un plan propiamente dicho, sino una colección de

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1. Basada en el tiempo: el proyecto se divide en fases temporales individuales, que luego se

En la práctica, se utilizan los tres principios, a menudo en combinación, pero es importante

Existen diferentes tipos de codiﬁcaciones:

1. Codiﬁcación alfabética: uso de letras, por ejemplo: A, AA, AB, etc.

1. Codiﬁcación numérica: uso de dígitos, por ejemplo: 1, 1.1, 1.1.2, etc.

Los gastos a considerar serán distintos si realizas el procedimiento internamente o si se

1. Del tiempo de selección.

1. Salario Bruto del Trabajador, dígase mensual o anual.

Monitoreo y control. El seguimiento de proyectos continuo se hace imprescindibles cuando hablamos

Los pasos fundamentales para la administración exitosa de proyectos son:

1. Identiﬁcación de objetivos claros.

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