UNIDAD VI.

EL CONTROL
EL CONTROL- ALGUNAS DEFINICIONES.
Consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan adoptado, con las
instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin señalar debilidades
y errores a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente. Henry Fayol.

Implica la medición de lo logrado en relación con el estándar y la corrección de las

desviaciones, para asegurar la obtención de los objetivos de acuerdo con el plan. Harold
Koontz y Cyril O´Donnell

Las organizaciones utilizan a los procedimientos de control para asegurarse de que están
avanzando, satisfactoriamente, hacia sus metas y de que están usando sus recursos de manera
eficiente.

El gerente debe estar seguro de los actos de los miembros de la organización que, de hecho,
la conducen hacia las metas establecidas. Ésta es la función de control de la administración,
la cual entraña los siguientes elementos básicos:

(1) establecer estándares de desempeño;

(2) medir los resultados presentes;
(3) comparar estos resultados con las normas establecidas, y
(4) tomar medidas correctivas cuando se detectan desviaciones.

El gerente, gracias a la función de control, puede mantener a la organización en el buen

camino. Las organizaciones están estableciendo, cada vez con mayor frecuencia, maneras de
incluir la calidad en la función de control. Un enfoque que goza de gran popularidad, es la
Administración de la Calidad Total (ACT).

Control: Proceso para asegurar que las actividades reales se ajustan a las actividades
planificadas.

EL SIGNIFICADO DEL CONTROL

Según una definición, el control administrativo es el proceso que permite garantizar que las
actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas. De hecho, el control está mucho
más generalizado que la planificación. El control sirve a los gerentes para monitorear la

1
eficacia de sus actividades de planificación, organización y dirección. Una parte esencial del
proceso de control consiste en tomar las medidas correctivas que se requieren.

➢ TIPOS DE CONTROLES.
a) SEGÚN TIEMPO DE APLICACIÓN: PREVENTIVO O CORRECTIVO.
CONTROL PREVENTIVO
Este tipo de control tiene como objetivo prever riesgos de errores o fraudes; es decir, se utiliza
para evitar que ocurra un evento que afecte los objetivos de la organización y ayude a prevenir
la pérdida de activos.

El primer paso para implementar un control interno preventivo es establecer la visión y

misión de la empresa, acompañada de un código de conducta en el cual se pongan las reglas
claras de lo que la organización espera de cada uno de sus colaboradores.

Después, se requiere definir y delimitar cada uno de los puestos de trabajo, de esa forma, se
tendrán claras las responsabilidades de todos los integrantes de la compañía.

Un punto muy importante a tomar en cuenta es conocer los antecedentes de los colaboradores,
proveedores y clientes, para verificar que correspondan con los valores de la empresa para
lograr relaciones a largo plazo.

La división de responsabilidades también es clave para un control preventivo. Se deben

separar las funciones en diversas áreas y personas y establecer procesos operativos bien
definidos.

Algo que debes considerar es contar con un software que ayude a los integrantes de tu
organización a llevar los controles de sus funciones. Considera que existe la probabilidad que
los controles preventivos fallen por lo que necesario contar con controles de detección.

CONTROL CORRECTIVO
Es necesario que tu negocio implemente controles correctivos para solucionar los problemas
que fueron detectados cuando el control preventivo falló. Se trata de la corrección de algo no
deseado. Cuando se identifica un error o irregularidad, las actividades de control correctivo
deben ofrecer soluciones y establecer nuevas medidas para evitar errores.

Las acciones correctivas son el establecimiento de un monitoreo constante de las áreas que
han resultados afectadas, con el objetivo de verificar que no se presente el mismo problema
a futuro.

Algunas empresas impulsan el uso de buzones o medios de denuncia en donde los

colaboradores pueden comunicar ciertas prácticas fuera de lo normal y que contravienen las
políticas de la compañía.

De igual forma, la aplicación de revisiones o auditorías de sorpresa, para evitar que algún
colaborador intente tapar ciertas irregularidades. En la organización la comunicación debe
ser fluida, constante y transparente para que genere confianza en todos los integrantes.

Los controles ayudan a mantener una empresa organizada respecto a su información

financiera y administrativa, así como en cada parte de sus operaciones; de esta manera, la
competitividad y productividad del negocio aumenta.

Toma en cuenta que ya existen herramientas tecnológicas como el software, que pueden
ayudarte a tener un mejor control de tus actividades, los cuales facilitarán mucho el
seguimiento y cumplimiento de las normas que tu negocio implemente de acuerdo a los
objetivos que persigue.

2
 b) SEGÚN ALCANCE: GENERALES O ESPECÍFICOS.
CONTROLES GENERALES O DOMINANTES
Es el conjunto de acciones, actividades, planes, políticas, normas, registros, procedimientos
y métodos, incluido el entorno y actitudes que desarrollan autoridades y su personal a cargo,
con el objetivo de prevenir posibles riesgos que afectan a una entidad. Los controles generales
se ocupan de los riesgos dominantes y dependen para su diseño e implementación de la
dirección y de los encargados del gobierno de la entidad.

Los controles dominantes tienen un alcance que se extiende a toda la empresa y proporcionan
conjuntamente el fundamento apropiado para todos los otros componentes del control
interno. Así, unos controles dominantes defectuosos pueden actuar en detrimento de los
controles específicos. Por ejemplo, una entidad puede tener un sistema de compras efectivo,
pero si el contador es incompetente (como consecuencia de un mal entorno del control),
podrían suceder todo tipo de errores que darían como resultado un de riesgo de incorrección
material en los estados financieros.

Los controles dominantes sirven para establecer el ambiente general de control o “tono en la
cima” partiendo desde el gobierno de la entidad y desde la Dirección. Este tipo de control
afecta los procesos de: recursos humanos, valoración de riesgo de fraude, administración
general de TI, preparación de información financiera y monitoreo continuo de operaciones.
En empresas pequeñas, estos controles dominantes se centran en las actitudes de la Dirección
hacia la integridad y el control.

Finalmente, por lo general un sólido entendimiento de los elementos dominantes del control
interno aporta una base importante para evaluar efectivamente los controles relevantes sobre
la información financiera a nivel de las transacciones.

CONTROLES ESPECÍFICOS
Los controles específicos se ocupan de determinados riesgos en los procesos de negocios y
en las transacciones particulares. Estos controles específicos dependen de áreas de la empresa
diferentes de la Dirección y del Gobierno corporativo. Estos controles se ocupan de procesos
como: registro de ingresos, compras y nómina entre otros.

Los controles transaccionales o específicos buscan garantizar que:

 Las transacciones se registren de manera apropiada para la preparación de los estados
financieros.
 Los registros contables se elaboren de manera detallada para reflejar con exactitud
todas las transacciones y disposiciones de activos.
 Los recibos y desembolsos se hagan de acuerdo con las indicaciones de la Dirección
y con su autorización.
 Se prevenga o detecte oportunamente la adquisición, uso o disposición de activos sin
autorización.
 Los controles específicos incluyen las transacciones de rutina, como ingresos,
compras, y nómina, y las transacciones inusuales; como, por ejemplo, compra de
equipo.

➢ PROCESO DEL CONTROL:

a) La Comparación: Comparación de desempeño con el estándar establecido. Compara el
desempeño de las funciones realizadas con el que fue establecido como estándar, para
verificar si hay desvió o variación o algún error o falla con relación al desempeño
esperado.

3
b) Determinación de Diferencias: Es el resultado de la comparación, da la determinación
de las desviaciones entre el empeño real y el estándar, mismas que deben reportarse
inmediatamente.

c) Análisis: Se trata principalmente de comparar el grado de variación entre el rendimiento

real y estándar. Si el grado de variación es demasiado alto, el gerente tiene la obligación
de buscar la forma para que el rendimiento que se está dando, llegue a ser parecido o igual
al rendimiento deseado y estandarizado.

d) Correcciones: La utilidad concreta del control está en la acción correctiva para integrar
las desviaciones en relación con los estándares. Tomar una acción correctiva. Reconocer
si la desviación es un síntoma y no una causa.

➢ SISTEMA DE CONTROL
Es el Procedimiento que consta de varios elementos y se aplica a diversos tipos de actividades
de control. Un sistema ideal es aquel que descubre las desviaciones entre los parámetros y
los resultados reales antes de que se produzcan.

Implantación del Sistema de Control - Se requiere:

1. Control Contar con los objetivos estándares que sean estables.
2. Que el personal clave los comprenda y este de acuerdo con los controles.
3. Que los resultados finales de cada actividad se establezcan en relación con los objetivos.
4. Evaluar la efectividad de los controles:
 Eliminando aquellos que no sirvan.
 Simplificándolos.
 Combinándolos para perfeccionarlos.

Características del Sistema de Control

 Reflejar la naturaleza de la estructura organizacional.
 Oportunidad.
 Accesibilidad.
 Ubicación estratégica.

Factores que comprende el control

 Cantidad.
 Tiempo.
 Costo.
 Calidad.

El Control y su Periodicidad
Para que el control sea efectivo debe de desarrollarse como una unidad y aplicarse todo el
tiempo en la empresa, clasifican en:
 Control Preliminar.
 Control Concurrente.
 Control Posterior.

Técnicas de control (Controles):

Son herramientas de las que se auxilia el administrador para llevar a cabo el proceso de
control.

SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Comprenden todos aquellos medios a través de los cuales el administrador se allega a los
datos e informes relativos al funcionamiento de todas y cada una de las actividades de la
organización.

4
Los sistemas de información que puede utilizar una empresa son múltiples y variables y
deben establecerse de acuerdo con las particularidades de cada empresa.

Lo verdaderamente importante al establecer un sistema de información es aplicar los

principios de excepción, de costo oportunidad de oportunidad y del objetivo, a fin de que
realmente reditúe beneficios su utilización.

Reportes e informes
Existen múltiples tipos de informes; básicamente pueden clasificarse en:
a) Informes de control que se utilizan para el control directo de las operaciones.
b) Reportes de información que presentan datos más extensos a fin de que la gerencia pueda
formular planes.

En términos generales, al diseñar, elaborar y presentar un informe es conveniente tomar

en cuenta las consideraciones siguientes:
1. Unidad del tema: Cada informe solo debe referirse a un solo tema a fin de evitar
confusiones.
2. Concentración sobre las excepciones: Deben revelar indicadores importantes, puntos
débiles y fuertes más que situaciones comunes.
3. Claridad y concisión: Los informes más largos detallados y genéricos, originan confusión
y desatención por parte de quine los recibe.
4. Complementarse con presentaciones gráficas, audiovisuales y verbales: De gran ayuda
para la presentación de un informe puede ser la utilización de gráficas, material audiovisual
y explicaciones verbales, lo que evita la monotonía y enriquece la información.

IMPORTANCIA DEL CONTROL DENTRO DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

De acuerdo con Munch (p. 57. 2007), el control es una función del proceso administrativo de
vital importancia, dado que:

 Sirve para comprobar la efectividad de la gestión.

 Promueve el aseguramiento de la calidad.
 Protege los activos de la empresa.
 Se garantiza el cumplimiento de los planes.
 Establece medidas para prevenir errores, y reducir costos y tiempo.
 Sirve para determinar y analizar las causas que originan las desviaciones, y evitar que
se repitan.
 Es el fundamento para el proceso de planeación.

Cuestionario Final de la Unidad VI

1. Describir el control como un elemento del proceso administrativo.

2. Definir las fases del control administrativo.
3. Establecer las funciones del control administrativo.
4. Explicar las diferencias entre el control preventivo y el correctivo.
5. Analizar las ventajas del control, a partir de sus funciones.