MINISTERIO DE CULTURA

MANUAL
DE
TRATAMIENTO
DE
ARCHIVOS
ADMINISTRATIVOS

NORMAS TECNICAS DE LA DIRECCION

DE ARCHIVOS ESTATALES
M A N U A L DE TRATAMIENTO
D E

ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS

Autora:
MARIA LUISA CONDE VILLA V E R D E
Directora del Archivo General de la Administración

DIRECCION D E ARCHIVOS ESTATALES

M A D R I D 1992
Han colaborado en este trabajo:

Rosana de A n d r é s D í a z
Enrique Borrucl L ó p e z
Scvcriano H e r n á n d e z Vicente
A n a Lavina R o d r í g u e z
A g u s t í n Torrcblanca L ó p e z

Contiene también importantes aportaciones de las siguientes Comisiones de

la Dirección de Archivos Estatales:

Comisión de Reglamento:

Enrique Borrucl L ó p e z
Concepción Contcl Barca
Carmen Crespo Nogucira
Eduardo G ó m e z Llera
Antonio González Quintana
A n a H e r n á n d e z Calleja
Scvcriano H e r n á n d e z Vicente
A n a Lavina R o d r í g u e z
Agustín Torrcblanca L ó p e z
Margarita V á z q u e z de Parga

Comisión de Terminología:

Rosana de A n d r é s D í a z
Enrique Borrucl L ó p e z
Concepción Contcl Barca
Carmen Crespo Nogucira
Cristina Usón Finkcnzcllcr

O MINISTERIO DE CUI TURA

ISBN: 84 7481 879 7
Ñ I P O : 31)192-067-4
Depósito legal: M. 38127 1992
NORMAS TECNICAS DE I A DIRECCION DE ARCHIVOS ESTATAI ES
Imprenta Ministerio de Cultura Pérez Ayuso, 2(1 - 2K002 Madrid
 PRESENTACION

En un momento en el que se aspira a lograr una mayor efica-

cia y transparencia administrativa y en el que se ha puesto en
marcha un plan para la modernización de las Administraciones
públicas, parece especialmente oportuna la publicación de este
Manual para la organización de archivos administrativos, ya que
difícilmente se alcanzará la meta deseada de la modernización
de la Administración si al mismo tiempo no se logra la organiza-
ción de los archivos administrativos, como elemento esencial
para el funcionamiento de las Administraciones.

Aún más, la eficacia y transparencia administrativa, que, jun-

to con las garantías jurídicas de los ciudadanos, constituyen la
base esencial de un Estado de derecho, tienen como soporte bási-
co los documentos producidos por la gestión de las Administra-
ciones, siendo, por tanto, fundamental contar con un sistema de
archivos administrativos eficaz.

Con este Manual pretendemos marcar unas pautas elementa-

les sobre la organización de estos archivos como punto de partida
del proceso de modernización de la Administración.

El Manual se centra en la organización de los archivos de

oficina y de los archivos centrales a que se refiere la Ley del
Patrimonio Histórico Español en su artículo 57 1.a), como eje
del sistema, archivístico que repercute directamente en el buen
funcionamiento de los archivos intermedios y, en última instan-
cia, de los Archivos Históricos, y como nivel de archivos esen-
cial, ya que si queremos proteger nuestro Patrimonio Docu-
mental deberemos actuar en el origen, esto es, en el archivo de
oficina.

Se trata de un Manual eminentemente práctico y de fácil com-

prensión que esperamos se convierta en lectura indispensable
para todos aquellos que se enfrentan a la necesidad de organizar
los documentos de su oficina.

M a r g a r i l a V á z q u e z de P a r g a
Directora de los Archivos Estatales
 INDICE

Pág.

INTRODUCCION 9

E L SISTEMA ARCHIVISTICO 15

E L A R C H I V O D E OFICINA O D E GESTION 23

EL ARCHIVO CENTRAL 39

EL ARCHIVO INTERMEDIO 55

VOCABULARIO 61

ANEXOS 83
Introducción
 INTRODUCCION

La función archivística es un aspecto de enorme trascenden-

cia dentro de la Administración, pues de ella depende en gran
parte el correcto planteamiento de sus relaciones con los ciudada-
nos y el nivel de eficacia de su gestión.

En efecto, los archivos constituyen la memoria de la actua-

ción de la Administración y el testimonio de los derechos y obli-
gaciones de los ciudadanos y de la propia Administración.

Son, además, un factor imprescindible de continuidad frente

al carácter cambiante y variable de las estructuras administrativas
y de los funcionarios, de cuya actividad son reflejo.

Los archivos son, también, los garantes de la adecuada conser-

vación del Patrimonio Documental, al que pertenecen, sin excep-
ción, todos los documentos producidos por las Administraciones
públicas, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 49.2 de la
Ley 1611985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español
(«B. O. E.» del 29).

El archivo es el conjunto de documentos producidos y recibi-

dos por un organismo de la Administración o por una persona
física o jurídica en el desarrollo de su actividad.

En consecuencia, se debe desterrar la idea de que el archivo

es el lugar donde se guardan los papeles que ya no sirven para
nada.

11
 De esto se deduce que cualquier conjunto de documentos no
forma necesariamente un archivo, si aquél no es fiel reflejo de la
actividad del sujeto que los produjo.

Por ejemplo, una colección reúne con criterios subjetivos una

serie de documentos cuyo único nexo es el pertenecer a la catego-
ría seleccionada por el coleccionista, pero en absoluto podemos
considerar que forman un archivo.

De la misma manera, un Centro de Documentación reúne la

mayor cantidad posible de información sobre un determinado
tema y clasifica esta información de forma que se pueda respon-
der rápida y exhaustivamente cualquier pregunta. El tipo de do-
cumento, bien sea original, copia o un resumen, su formato y
hasta su propia presencia física, son detalles irrelevantes siempre
que la información pueda ser localizada fácilmente.

Es decir, en los Centros de Documentación los documentos

se agrupan exclusivamente como soportes de información y, en
consecuencia, no responden a las características de un archivo.

En efecto, para que un conjunto de documentos forme un

archivo no puede ser considerado cada uno de ellos aisladamente
ni como mero soporte de información, sino que tiene que ser
respetado el contexto en el que se ha producido.

Este contexto está determinado por dos elementos fundamen-

tales: el funcional y el orgánico.

El primero se refiere a la competencia específica en cuyo

cumplimiento, regulado por la norma de procedimiento, se pro-
ducen actuaciones concretas, que son las que se materializan en
los soportes físicos que son los documentos.

El elemento orgánico se refiere al sujeto encargado de llevar

a cabo esa competencia.

Por ejemplo, la competencia de control de las incidencias de

personal produce un tipo documental concreto: el expediente
personal.

12
 Si este concepto genérico lo ponemos en relación con el sujeto
productor —Servicio de Personal X , de la Dirección General de
Servicios del Ministerio Y — tendremos el componente básico de
cualquier fondo de archivo: la serie documental.
Cada serie está compuesta por un grupo de expedientes que
se refieren a una misma competencia regulada por una norma de
procedimiento y cada uno de los cuales se refiere a la resolución
de un asunto concreto: el expediente personal del funcionario A .
Una vez definidas las características esenciales de la docu-
mentación de un archivo, vamos a enumerar las bases sobre las
que se fundamenta la función archivística en cualquier Adminis-
tración.

1. La existencia de un sistema archivístico o conjunto de

distintos tipos de un archivo a través de los cuales debe
pasar la documentación desde el momento en que se pro-
duce en las oficinas hasta que es eliminada o definitiva-
mente conservada en un archivo histórico.

2. La identificación, estudio y valoración de las series do-

cumentales producidas por los distintos organismos.
3. Las normas específicas para el tratamiento de cada serie
documental, por las que se establecen los períodos de
permanencia en los distintos tipos de archivo y los plazos
de su conservación y accesibilidad.
4. La legislación y el procedimiento administrativo que
permiten el control de esas normas, o lo que es lo mis-
mo, el control de las transferencias, las eliminaciones y
los plazos de reserva de consulta por parte de los ciuda-
danos.

13
 El sistema
archivístico
 E L SISTEMA ARCHIVISTICO

Consideraciones previas

Para entender más fácilmente el concepto de sistema archi-

vístico, debemos partir de dos consideraciones elementales que
constituyen su base.

Por una parte, el documento es el mismo desde que se pro-

duce en la oficina como soporte físico de una gestión determina-
da hasta que es depositado en un archivo histórico, donde es
considerado, a d e m á s de como testimonio al servicio de los ciu-
dadanos, como fuente primaria de investigación.

E n apoyo de esta afirmación podemos citar la L e y 16/1985,

de 25 de j u n i o , del Patrimonio H i s t ó r i c o E s p a ñ o l , que en su
a r t í c u l o 49.2 considera como integrantes del Patrimonio D o -
cumental «los documentos de cualquier época generados, con-
servados o reunidos en el ejercicio de su función por cualquier
organismo o entidad de carácter público, por las personas jurí-
dicas en cuyo capital participe mayoritariamente el Estado u
otras entidades públicas y por las personas privadas, físicas o
jurídicas, gestoras de servicios públicos en lo relacionado con
la gestión de dichos servicios». D e hecho, la m a y o r í a de los
archivos que custodian d o c u m e n t a c i ó n histórica fueron crea-
dos en su d í a para recoger y organizar la d o c u m e n t a c i ó n pro-
ducida por distintos ó r g a n o s administrativos, por ejemplo, el

17
Archivo General de Simancas, el Archivo de la Corona de A r a -
gón, etc.

E n consecuencia, no podemos hablar de d o c u m e n t a c i ó n

administrativa como concepto distinto, ni mucho menos
opuesto, al de d o c u m e n t a c i ó n histórica, ya que en realidad se
trata de un mismo proceso, con distintas etapas, en cada una
de las cuales el documento cumple unas funciones específicas
y recibe un tratamiento diferente, pero manteniendo siempre
su identidad.

Por otra parte, si tenemos en cuenta el incremento extraor-

dinario del volumen de producción de documentos sufrido por
las Administraciones c o n t e m p o r á n e a s , en especial desde la se-
gunda mitad de este siglo, surge de forma inmediata una pre-
gunta: ¿ c ó m o conservar de forma adecuada ese volumen ingen-
te de documentación para que cumpla su función administrativa
y su posible proyección histórica? Es evidente que en ningún
caso se p o d r á conservar todo y en el mismo sitio. Resulta, por
tanto, imprescindible la existencia de distintos tipos de archivo
que organicen y hagan accesible la documentación, de acuerdo
con las necesidades de la Administración y de la investigación
histórica.

E n los primeros momentos, el lugar adecuado será el mis-

mo edificio donde tenga su sede el organismo productor —en
la propia oficina—, mientras que la utilización sea constante;
y en el archivo central, cuando esta utilización sea menos fre-
cuente.

Posteriormente, cuando las necesidades de consulta por par-

te de la Administración productora sean esporádicas, p o d r á
pensarse en un traslado a otro edificio en el que la documenta-
ción p e r m a n e c e r á hasta que sus valores administrativos se ate-
n ú e n , desaparezcan o se desarrollen otros que determinen su
conservación permanente en un archivo histórico.

18
 Estructura Orgánica del Sistema Archivístico de la Administración

19
Los archivos del Sistema

E l Sistema de Archivos de la Administración, establecido

por el Decreto 914/1969, de 8 de mayo, define cuatro tipos dis-
tintos de archivo, a los que corresponden otras tantas etapas
del ciclo vital de los documentos y que se diferencian entre sí
por las funciones específicas que les corresponden a cada uno
de ellos:

Los archivos de oficina

Tienen como función esencial la conservación de la docu-

mentación mientras dura su trámite o la necesidad de utilización
es constante.
L a organización que se le dé a los documentos en esta pri-
mera etapa determinará las posibilidades de tratamiento de to-
das las d e m á s . Esta organización debe basarse exclusivamente
en mantener diferenciados los distintos tipos de expedientes en
los que se materializan las competencias que tiene asignadas la
oficina productora.
Entre todos los archivos de oficina y el Archivo Central debe
existir una estrecha relación funcional.

El Archivo Central

Recibe la documentación que le transfieren los archivos de

oficina que componen la estructura de un organismo, una vez
que las necesidades de utilización no son constantes.
A d e m á s del servicio a los archivos de oficina, su misión
esencial es el estudio y valoración de las series documentales.
Es el órgano básico de control del tratamiento de la docu-
mentación producida por cada organismo.

El Archivo Intermedio

Recibe la documentación transferida por los archivos cen-

20
trales de los distintos organismos cuando las necesidades de con-
sulta por parte de la Administración productora son sólo espo-
rádicas.
L a documentación debe permanecer en él hasta que prescri-
ban sus valores administrativos.
Si al desaparecer la vigencia administrativa no se han desa-
rrollado otros valores que determinen su conservación perma-
nente, la documentación debe ser eliminada de acuerdo con las
normas técnicas establecidas al efecto, conforme a lo dispuesto
en los artículos 55 y 58 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del
Patrimonio Histórico E s p a ñ o l , y en las normas reglamentarias
que la desarrollan.
E n el caso contrario, los documentos deben ser transferidos
al A r c h i v o Histórico que corresponda.

21
El archivo de oficina
o de gestión
 E L A R C H I V O D E OFICINA O D E GESTION

Se entiende como tal el que se forma en la unidad producto-

ra de los documentos. Como se ha indicado al hablar del Siste-
ma Archivístico, corresponde a la primera etapa de la vida de
los documentos y en ella deben permanecer mientras dura la
formación de los expedientes e incluso al terminar ésta si las
necesidades de consulta son continuas.

Para que una determinada unidad administrativa pueda ser

considerada como sujeto productor de documentos tiene que
reunir los siguientes requisitos:

E n primer lugar, debe haber constancia de su creación como

unidad orgánica mediante disposición publicada.

Esta disposición debe establecer su organización interna y

el nivel j e r á r q u i c o que ocupa dentro de la estructura a la que
pertenece. A d e m á s , debe tener unas competencias concretas
que determinen su actividad y, finalmente, debe tener un res-
ponsable.

Todo sujeto productor de documentos forma un archivo de

gestión, que debe tener al frente una persona encargada de su
organización y control. E n muchas ocasiones, es m á s operativo
centralizarlos a un nivel superior de la estructura —la Subdirec-
ción General, por ejemplo— para que su coordinación sea m á s
fácil. Esta centralización no supone la concentración física, sino

25
simplemente la existencia de un único responsable de su control
y de las relaciones con la etapa siguiente: el Archivo Central.

Organización

C o m o se dijo en la introducción, los documentos de un ar-

chivo se producen como soporte material de la actividad de un
sujeto. E n consecuencia, su organización no consiste más que
en respetar la formación de las series documentales, que son
sus componentes básicos. Dentro de cada serie, los expedientes
que la forman d e b e r á n ser individualizados, puesto que cada
uno se refiere a la resolución de un asunto concreto, mantenien-
do agrupados todos los documentos que los integran en el orden
en el que se han producido.

UN ARCHIVO NUNCA PUEDE ORGANIZARSE

POR MATERIAS
Cuando resulte necesario reunir información dispersa en dis-
tintos expedientes para atender adecuadamente las consultas,
se hará a través de fichas de materias, nombres de personas o
lugares geográficos, pero sin alterar en ningún caso la estructura
de los expedientes, que debe permanecer siempre intacta.
Para la correcta organización de un archivo de oficina es
necesario distinguir claramente los distintos grupos de docu-
mentación que nada tienen que ver entre sí, pero que, a veces,
se confunden por error.
E n primer lugar, la correspondencia que mantiene la unidad
administrativa con otros organismos o con particulares y que
forma una o varias series documentales totalmente distintas de
los expedientes.
N o es correcto organizar la correspondencia por Entrada o
Salida, ya que este criterio rompe la unidad de los escritos e
impide saber lo que se contestó en cada caso. Por el contrario,
cada respuesta debe ir unida al documento que la originó, y
sucesivamente se le deben ir agregando todos en una carpetilla
perfectamente individualizados.

26
 U n a práctica muy generalizada es la de considerar como co-
rrespondencia documentos que pertenecen a un expediente, por
el hecho de que son recibidos o enviados fuera de la unidad
administrativa. Esto es un error, pues forman parte de un expe-
diente tanto los documentos producidos por la propia unidad
administrativa como los procedentes de otros organismos o de
particulares.
Cuando surjan dudas en este sentido, se debe acudir a la
norma de procedimiento que regula el trámite y, por tanto, la
formación de los expedientes.
E l control de esta correspondencia q u e d a r á asentado en los
correspondientes Libros Registro de Entrada y Salida, que de-
berán conservarse manteniendo su relación con ella pero perfec-
tamente diferenciados.
Es importante recordar que estos registros tienen un valor
jurídico indudable gracias al cual podrá certificarse la existencia
de un documento aunque éste no se haya conservado. E n conse-
cuencia, es muy importante que mantengan esas garantías jurí-
dicas, para lo cual es imprescindible la ausencia de tachaduras,
enmiendas, etc., y la consignación de las correspondientes dili-
gencias de inicio y finalización.

L a actividad de control administrativo queda reflejada tam-

bién en otros tipos de Libros Registro que siempre deberán reu-
nir las características expuestas (Libros de Contabilidad, Padro-
nes, etc.).
T a m b i é n suele encontrarse en las oficinas toda aquella docu-
mentación necesaria para el correcto desarrollo de la gestión
administrativa —textos legales, publicaciones, informes, circula-
res, etc. —, pero que no ha sido producida por ésta y, en conse-
cuencia, no forma parte de su archivo, sino que tiene una fun-
ción de apoyo informativo y, por tanto, no se puede considerar
que forma parte de los expedientes, aunque la información que
proporcione sea imprescindible para resolverlos.
E l cuarto grupo son los expedientes.

27
 U n expediente es un conjunto ordenado de documentos que
materializan las actuaciones y diligencias encaminadas a la reso-
lución administrativa de un asunto determinado. Como se esta-
blece en las disposiciones vigentes en materia de procedimiento,
el expediente se inicia y resuelve en el organismo que tiene la
competencia específica en relación con el tema de que se trate,
independientemente de que intervengan para su resolución dife-
rentes unidades u organismos administrativos.
Esta norma de actuación se conoce como principio de uni-
dad del expediente.
Dado que la Administración c o n t e m p o r á n e a no desarrolla
su actividad de forma aislada y puntual, sino en un contexto
determinado por normas de procedimiento, nunca podremos
encontrarnos en un archivo de oficina con documentos sueltos.
Si ocurre esto, sólo puede deberse a dos circunstancias: o bien
a que el documento está fuera de su expediente o bien a que se
trata de un expediente incompleto que no ha seguido su desa-
rrollo normal por alguna razón. Por ejemplo, podemos encon-
trar una serie de instancias que d e b e r í a n haber dado lugar a
otros tantos expedientes, pero que no han seguido su curso por
no reunir los requisitos establecidos por la norma de proce-
dimiento.
Los documentos de un expediente están unidos entre sí por
una relación de causa-efecto, son eslabones de una cadena que
se forma con un fin determinado: la resolución administrativa
de un asunto.
Cuando un documento es sacado de su contexto pierde en
gran parte su razón de ser y el expediente queda incompleto.
Existe una cierta tendencia a agrupar en forma de colección
documentos de un mismo tipo, cuando en realidad cada uno de
ellos pertenece a un expediente concreto. Por ejemplo, infor-
mes emitidos para resoluciones semejantes, A D O K de expe-
dientes económicos, etc.
Este proceder no sólo supone una mutilación de los expe-
dientes, sino que a d e m á s dificulta la recuperación de cualquier

28
dato, pues en cada caso, en vez de recurrir directamente a un
expediente, habrá que mirar entre los miles de documentos que
integran la colección formada artificialmente para dar con el
que se busca.

Dentro de un expediente podemos encontrar documentos

producidos por la propia unidad administrativa y documentos
procedentes de otros organismos o de particulares.

E n el primer caso, gran cantidad de ellos serán enviados

fuera y, en consecuencia, se conservarán las minutas. E n el se-
gundo, estarán los primeros originales.

Por el carácter de su contenido, tenemos que diferenciar dos

tipos de documentos dentro de cada expediente: unos cuyo con-
tenido se puede considerar esencial —informes, dictámenes, re-
soluciones, etc. y otros cuya finalidad es servir de nexo, por l o
que podremos llamarlos documentos de enlace oficios de re-
misión, notas interiores, etc.

Normas de carácter práctico para la formación de expedientes

Todos los documentos que integran un expediente deben es-

tar en una carpetilla, en cuya solapa deben figurar los siguientes
datos:

O R G A N I S M O P R O D U C T O R : Servicio de Personal Fun-

cionario.
T I P O D O C U M E N T A L : Expediente personal.
ASUNTO: D . JOSE G A R C I A F E R N A N D E Z .
C O N T E N I D O : Documento n ú m . 1 Fecha Contenido.
» 2 » »
» 3 » »
» 4 » »

Los documentos se irán añadiendo en el orden en que se

produzcan, de acuerdo con la norma de procedimiento que re-
gule el trámite.

29
 Debe procurarse que cada documento se refiera sólo a un
asunto. E n caso de que en un mismo documento aparez-
can asuntos distintos, deben hacerse tantas copias como sean
necesarias e introducirlas en el expediente al que corresponda
cada una.
Es necesario evitar la existencia de documentos aislados y
amontonados. E n el momento de su creación o recepción, cada
uno debe pasar inmediatamente al expediente al que pertenece.
Si no se procede de esta manera, cada vez será más arduo iden-
tificar su lugar y, por muy ordenados que estén, su acceso será
cada vez m á s difícil, corriendo el riesgo de extraviarse y mez-
clarse unos con otros.
Cuando un expediente ya resuelto sirve de modelo, de ante-
cedente o de información necesaria para otros que están en trá-
mite, no debe ser utilizado el original, sino fotocopias que serán
destruidas una vez terminado el trabajo.
Si por alguna razón resulta imprescindible utilizar el origi-
nal, debe quedar en su lugar un testigo en el que se deje cons-
tancia del motivo por el que se sacó, la fecha y quién se respon-
sabiliza de ello.
D e idéntica manera debe procederse cuando se trate de ex-
traer un documento de un expediente.
Mientras sean de utilización frecuente, los expedientes esta-
rán colocados en carpetas suspendidas. A medida que vaya de-
creciendo su utilización, podrán ir formándose las cajas en las
que finalmente serán enviados al Archivo Central con la corres-
pondiente Relación de Entrega.

Elementos de que debe disponer un archivo de oficina

Cuadro general de las competencias que tiene asignadas la

unidad administrativa de que se trate y los tipos documentales
en los que se materializan éstas.
Manual de normas, redactado por el Archivo Central, en el
que figurarán entre otros los datos referentes a los plazos de

30
permanencia de las distintas series documentales en cada uno
de los archivos del sistema, lo que permitirá al archivo de ofici-
na conocer en cada momento la documentación que tiene que
transferir al Archivo Central.

Registro de transferencias, formado con el ejemplar de la

Relación de Entrega que el Archivo Central devuelve debida-
mente cumplimentado al archivo de oficina.
Los índices de materias, nombres, lugares geográficos, etc.,
que sea necesario elaborar para recuperar la información conte-
nida en distintos expedientes y de esta forma poder atender ade-
cuadamente las consultas.
Impresos normalizados de:
Relaciones de Entrega.
Testigos, que deben dejarse en el lugar de los documen-
tos originales sacados de su sitio.
Peticiones de documentos al Archivo Central.

Actividades que debe realizar un archivo de oficina

Organizar y conservar la documentación de acuerdo con los

criterios ya expuestos.
Impedir la dispersión o eliminación de documentos.
Estar en constante relación con el Archivo Central.
Suministrar toda la información que el Archivo Central soli-
cite respecto a las series documentales.
Preparar las transferencias de acuerdo con las normas ex-
puestas.
Cumplir y hacer cumplir las normas establecidas por el
Archivo Central.
Controlar el préstamo y recuperación de los documentos o
expedientes que salgan del archivo, mediante un registro de
préstamos.

31
 Solicitar y devolver al Archivo Central los documentos ya
transferidos, cuya consulta sea necesaria para la unidad admi-
nistrativa productora.
Suministrar la información requerida por parte de los ciuda-
danos o de la Administración respecto a los documentos que
custodia.
Elaborar los ficheros necesarios para recuperar fácilmente
esta información.
Formar el Registro de Transferencias.

32
 LAS TRANSFERENCIAS D E DOCUMENTOS
D E S D E LOS A R C H I V O S D E OFICINA A L C E N T R A L

Definición y objeto de la transferencia

L a transferencia es el procedimiento mediante el cual los

documentos pasan de un archivo a otro del Sistema a medida
que va disminuyendo la frecuencia de su consulta por parte de
las oficinas productoras, como consecuencia de la pérdida pau-
latina de sus valores administrativos.
Este proceso, naturalmente, supone un estudio previo que
determine los plazos de prescripción administrativa y el índice
de frecuencia de consulta de cada serie documental.
E l objeto final de la transferencia es evitar la aglomeración
de documentos en las oficinas, descargándolas de aquellos que
no son de uso frecuente, y lograr que todos reciban el trata-
miento adecuado en el archivo correspondiente.
E n consecuencia, en ningún caso p o d r á considerarse como
transferencia el traslado físico, de un archivo a otro, de docu-
mentos sin identificar ni valorar.

Normas para la preparación de una transferencia

desde el archivo de oficina al Central
E l primer paso debe ser siempre ponerse en contacto con el
Archivo Central del organismo correspondiente, con el que
debe existir una relación permanente.

33
Preparación de los documentos que se van a transferir

E n primer lugar, hay que revisar todos los expedientes que

se van a transferir para comprobar que no falta ninguno.
A d e m á s , se comprobará que no falte ningún documento
dentro de cada expediente y que aquéllos estén perfectamente
ordenados.
Si faltara algún documento o un expediente completo, como
en su lugar debe encontrarse el testigo correspondiente en el
que figurará la persona que se responsabilizó de su salida, es el
momento de reclamarlo y devolverlo a su sitio, pues de lo con-
trario, una vez transferido el fondo al Archivo Central, será
muy difícil su recuperación.
Después de esta operación, cada expediente quedará perfec-
tamente ordenado en su correspondiente carpetilla.
D e b e r á n quitarse, por tanto, las carpetas suspendidas o de
cualquier otro tipo, los clasificadores, etc.
Se quitarán también las grapas, clips, gomas y cualquier otro
cuerpo extraño que pueda degradar el papel.
A continuación, se irán metiendo los expedientes en las ca-
jas normalizadas, procurando que no quede ninguno dividido
en dos cajas distintas. Si esto no fuera posible, se señalará clara-
mente esta circunstancia en notas que acompañarán las distintas
partes en que quede dividido el expediente. (Ejemplo: Expe-
diente n ú m . ... I." parte. Continúa en la caja siguiente.)
Finalmente, se dará un n ú m e r o de orden correlativo a todas
las cajas de que conste la transferencia, lo que permitirá identi-
ficar a cada una de estas unidades en la descripción de conteni-
dos que aparece en la Relación de Entrega.

Relación de Entrega

Es el documento que acompañará a toda transferencia de

fondos y deberá ser redactado por triplicado.

34
 Su objetivo fundamental es permitir el control de los docu-
mentos que pasan de un archivo a otro y traspasar la respon-
sabilidad de su custodia del archivo remitente al archivo re-
ceptor.

E n consecuencia, es imprescindible que el contenido de las

cajas sea descrito de forma identificable, pues de lo contrario
no será posible controlar si un expediente concreto ha sido
transferido o no. Por ejemplo, si los expedientes van ordenados
numéricamente será posible identificar el contenido de una caja
expresando los números extremos, pero si la ordenación es alfa-
bética habrá que relacionarlos uno por uno y no será posible
consignar únicamente «de la letra A a la C » .

E n el modelo que se adjunta hay tres apartados distintos

que se describen a c o n t i n u a c i ó n para su mejor compren-
sión:

CABECERA

Es el apartado correspondiente a los datos generales de la

transferencia.

E n el espacio reservado al epígrafe «Archivo Remitente»

debe consignarse el nombre de la unidad administrativa que ha
producido los documentos y que realiza la transferencia.

E n caso de que el organismo remitente no sea el productor

de los documentos porque los haya recibido de otro, como
antecedente, al heredar sus funciones debe expresarse clara-
mente el nombre del organismo productor.

E n el epígrafe «Tipo Documental» se indicará el tipo de ex-

pedientes que se transfieren, es decir: expedientes personales,
expedientes de construcción de edificios, etc.

Preferentemente, se procurará que a cada tipo de expedien-

te a c o m p a ñ e una Relación de Entrega diferente, aunque la
transferencia sea simultánea.

35
 E n el espacio reservado a «Función» se consignará la actua-
ción administrativa en cuyo desarrollo se ha producido el tipo
documental, especificando si se trata de funciones específicas o
comunes (gestión económica, personal, etc.).

E n el lugar correspondiente a la «Fecha» se indicará la de la

transferencia.

E l epígrafe «Registro General» no será cumplimentado, ya

que es un dato de control del archivo receptor.

E n el recuadro correspondiente a «Registro de Organismos»

se indicará el n ú m e r o de orden que corresponde a esa transfe-
rencia, en el conjunto de todas las realizadas por esa unidad
administrativa.

IDF N T I M C A C I Ó N D E LOS D O C U M E N T O S
Q U E SE TRANSIGIEREN

Es el apartado que tiene como finalidad la identificación y

localización de los expedientes que se transfieren.

E n la primera columna de la izquierda se identificará cada

caja, con el n ú m e r o de orden que le ha sido asignado dentro de
la transferencia.

E n la columna siguiente se indicará la fecha de los expedien-

tes que contiene esa caja.

E n el campo correspondiente a «Contenido» se relacionará,

de acuerdo con las instrucciones ya mencionadas, cada uno de
los expedientes que contiene la caja.

E n la columna siguiente se indicará el n ú m e r o de la signatu-

ra topográfica que tenía en el archivo de oficina esa unidad. E n
el caso frecuente de que no exista ese tipo de localización, se
dejará en blanco.

Los siguientes apartados deberán ser cumplimentados por el

archivo receptor.

36
D l l I G r N C I A S D E E N T R X G A Y RI C E P C I Ó N

Es el apartado destinado a asentar la diligencia mediante la

cual se transfiere la responsabilidad de la custodia de los docu-
mentos.
Deben quedar consignados claramente el cargo y la firma
del responsable y el sello de la unidad administrativa que realiza
la transferencia.
U n a vez realizadas las oportunas comprobaciones, el A r c h i -
vo Central firmará y sellará el documento, devolviendo un
ejemplar de la relación de entrega al organismo remitente, que
debe conservarlo para su control.

37
El Archivo Central
 EL ARCHIVO CENTRAL

Corresponde a la segunda etapa de la vida de los docu-

mentos.

Sus fondos están constituidos por las series documentales

transferidas desde los distintos archivos de oficina que integran
la estructura del organismo de que se trate.
Es el eje fundamental de control de todo el Sistema y el
responsable de la aplicación de las normas de funcionamiento.
Por tanto, debe tener una relación constante con los archivos
de oficina y con el archivo intermedio.

Funciones del Archivo Central

C o m o eje fundamental del sistema, el Archivo Central tiene

como función prioritaria el control y tratamiento de las series
documentales en la fase de producción.
Desde la perspectiva global de las cuatro etapas en que se
subdivide el tratamiento y control de los fondos documentales
Identificación, Valoración, Descripción y Difusión , al A r c h i -
vo Central le corresponde de forma plena y exclusiva la prime-
ra, es decir, la de Identificación, debiendo compartir con el A r -
chivo Intermedio la segunda (la de Valoración) y quedando las
otras dos, Descripción y Difusión, supeditadas a los resultados
de la etapa de Valoración.

41
 En el aspecto de la Conservación tiene la responsabilidad de
velar por la adecuada instalación y acondicionamiento de los
fondos, atendiendo al tipo de soporte, tanto en las oficinas
como en los locales que constituyan el depósito del archivo.

Identificación

Esta etapa tiene como objeto la aplicación de dos principios

básicos de la Archivística:

E l de respeto a la Procedencia.
E l de respeto a la Estructura interna del fondo.

Consiste en la investigación y análisis de las características

de los dos elementos esenciales que constituyen la serie docu-
mental:

E l elemento orgánico. Sujeto productor.

E l elemento funcional. Tipo documental.

Para ello es imprescindible recopilar toda la información

existente sobre:

Evolución orgánica del sujeto productor.

Disposiciones que regulan sus competencias.
Normas de procedimiento que condicionan la aplicación
real de esas competencias.
Normas que controlan la circulación interna y externa de
los documentos en la fase de producción.
Para este trabajo la fuente fundamental serán los boleti-
nes, gacetas y repertorios legislativos.

Los datos que deberán ser recogidos para la identificación

del sujeto productor son los siguientes:

Fecha de creación.
Fecha de supresión.
Fechas de todas las disposiciones que han supuesto un
cambio de estructura de este organismo.

42
 Organismos que le han precedido en el desarrollo de
competencias análogas.
Organismos que heredan competencias semejantes.

Toda la información quedará recogida en un fichero de orga-

nismos, estructurado j e r á r q u i c a m e n t e , y en el que, mediante
relaciones cruzadas, sea posible seguir la evolución orgánica de
cada unidad administrativa.
Partiendo de los datos contenidos en este fichero se elabora-
rán los correspondientes organigramas de cada unidad adminis-
trativa, lo que constituirá el punto de partida para el estudio de
las competencias que cada una ha desarrollado y conocer en
qué tipos documentales se han materializado.
U n a vez identificada cada oficina y los tipos documentales
en que se materializan sus competencias será necesario estudiar
las disposiciones que regulan cada trámite concreto y la circula-
ción interna y externa que ha tenido cada tipo documental en
su fase de producción.
Esto permitirá conocer los documentos que conforman cada
tipo documental, las oficinas que intervienen en el trámite, el
n ú m e r o de duplicados que se producen, los que se conservan y
d ó n d e , así como la existencia de documentos recapitulativos
(registros, padrones, estadísticas, etc.).
Esta fase de la etapa de identificación tendrá como fuente
de información, además de los boletines, gacetas y repertorios,
la consulta directa con las personas que están tramitando y pro-
duciendo los documentos, quienes, a d e m á s de resolver cual-
quier duda planteada en la interpretación de las disposiciones
legales, son las únicas que pueden suministrar datos tan impor-
tantes como el índice de frecuencia de consulta en los momen-
tos posteriores a la finalización del trámite.
Los resultados inmediatos de esta etapa serán:

Conocimiento exhaustivo de los elementos que constituyen

cada serie documental, lo que permitirá establecer los crite-
rios adecuados para su correcta clasificación y ordenación.

43
 L a elaboración de los siguientes instrumentos:

• Fichero de organismos.
• Fichero de disposiciones legales.
• Organigramas de la estructura.
• Cuadros de clasificación.
• Esquema básico del Repertorio de Series.

Valoración

Su objeto es investigar y analizar los testimonios administra-

tivos legales, jurídicos e informativos presentes en cada una de
las series documentales.
L a información resultante constituye un complemento i m -
prescindible de la obtenida en la etapa anterior y será sumi-
nistrada fundamentalmente por las dos fuentes indicadas: los
repertorios y las consultas directas al personal responsable del
trámite.
E l análisis se deberá centrar en los valores primarios y sus
p e r í o d o s de prescripción, los plazos de presentación de recursos
y su resolución, y los plazos de reserva que le corresponden en
la medida en que el contenido informativo de los documentos
se vea afectado por las disposiciones vigentes (Ley de Secretos
Oficiales, Ley Orgánica de Derecho al Honor, Ley de Patrimo-
nio Histórico E s p a ñ o l , Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de las
Administraciones públicas).
L ó g i c a m e n t e , el p e r í o d o de mayor actividad administrativa
coincidirá con el mayor índice de frecuencia de consulta por
parte de la oficina productora y, en consecuencia, serán éstos
los criterios básicos para establecer el momento de la transfe-
rencia al Archivo Central.
Cuando la actividad administrativa haya decrecido notable-
mente y, por lo tanto, las necesidades de consulta por parte de
la oficina productora sean sólo esporádicas, será el momento de
establecer la transferencia del Archivo Central al Intermedio.

44
 Será también importante establecer el plazo de prescripción
total de los valores primarios que necesariamente deberá ser
comunicado al Archivo Intermedio cuando se realice la transfe-
rencia.
E l trabajo de análisis respecto a los valores secundarios
(cuya existencia determinará la posibilidad de eliminación o
conservación permanente) deberá ser realizado conjuntamente
por el Archivo Central y el Intermedio, ya que difícilmente po-
drán establecerse decisiones desde la perspectiva del primero,
cuya función en este punto consistirá en comunicar el plazo de
prescripción de los valores primarios y la posibilidad de existen-
cia de los secundarios, quedando la labor de selección definitiva
encomendada al Archivo Intermedio. Sólo en el caso de series
duplicadas deberá el Archivo Central tomar decisiones sobre su
eliminación.
Los resultados de esta etapa serán:
E l establecimiento de los plazos de permanencia de cada
serie en el Archivo de Oficina y en el Central.
L a información necesaria sobre el plazo de prescripción
de los valores administrativos de cada serie documental.
Información sobre la posibilidad de desarrollo de valores
secundarios.
L a eliminación de los ejemplares duplicados de cada
serie.
Establecimiento de los criterios básicos sobre la reserva o
accesibilidad de cada serie.
L a aplicación práctica de estos resultados constituirá el con-
junto de instrucciones que darán contenido al Manual de Nor-
mas, cuya finalidad será regular las dos primeras transferencias,
la eliminación de duplicados, los plazos de reserva de la infor-
mación contenida en cada serie y suministrar la información bá-
sica sobre la posibilidad de desarrollo de valores secundarios.

Descripción
Cualquier programa de descripción de fondos en un Archivo

45
Central deberá realizarse partiendo de los resultados de la etapa
anterior, pues no tendrá sentido plantearse la elaboración de
un inventario, por ejemplo, de series documentales de las que
se sabe con certeza que han de ser eliminadas en un plazo más
o menos largo o que tengan un p e r í o d o de reserva prolongado
en virtud del cual no vaya a ser posible su consulta de forma
más o menos inmediata.

Por otra parte, teniendo en cuenta que, si cumple debida-

mente con sus funciones, un Archivo Central no deberá custo-
diar nunca fondos históricos, su actividad descriptiva deberá re-
ducirse a aquellas series documentales que excepcionalmcnte lo
requieran por alguna razón muy concreta.

A d e m á s , el constante cambio que deben sufrir las fracciones

cronológicas de sus series documentales ni siquiera hace aconse-
jable la elaboración de un Instrumento General como la G u í a ,
cuya finalidad puede ser perfectamente sustituida por el Reper-
torio de Series.

Difusión

L a labor de difusión de un Archivo Central tiene una doble

vertiente:

La propia Administración productora de los documentos.

Los ciudadanos.

Respecto al primer punto, el Archivo Central es el responsa-

ble de suministrar toda la información que le soliciten las ofici-
nas del organismo al que pertenece, tanto si se refiere a fondos
custodiados por él como a fondos ya transferidos al Archivo
Intermedio, canalizando y coordinando estas consultas.
Como principio general debe evitar, en la medida de lo posi-
ble, la circulación continua de documentos originales, que debe-
rán ser sustituidos por fotocopias compulsadas (o cualquier otro
testimonio fehaciente del documento original) para evitar su
dispersión, extravío o deterioro.

46
 D e b e r á , por tanto, establecer con las oficinas los casos en
que es imprescindible contar con el documento original para la
gestión administrativa, y regular el procedimiento de las peticio-
nes mediante la normalización de un impreso de solicitud de
antecedentes en el que deben quedar claramente reseñados los
siguientes datos:

Oficina que realiza la solicitud.

Documentos que se requieren.
E n el caso de que se soliciten originales, razones que ha-
cen imprescindible su salida del archivo.
Fecha prevista para la devolución.
Persona que se responsabiliza del préstamo.
Fecha del p r é s t a m o .

E n el caso de que los documentos solicitados hayan sido

transferidos al Archivo Intermedio, deberá canalizar la solicitud
y la entrega, así como la devolución.
E n lo que atañe al Servicio a los Ciudadanos, d e b e r á tam-
bién suministrarles la información que soliciten, salvo que se
vea afectada por alguna reserva contemplada en las disposicio-
nes vigentes, en cuyo caso deberá comunicar al interesado la
razón de esa reserva y el plazo de su duración.

Conservación

E l Archivo Central es el responsable de la adecuada conser-

vación física de los documentos producidos por el organismo
al que pertenece y que todavía no hayan sido transferidos al
Archivo Intermedio.
Los aspectos básicos que deberá controlar son los siguientes:

Archivos de Oficina

N o deben existir acumulaciones excesivas de documen-

tos. Si el Manual de Normas se aplica correctamente, la

47
 fluidez de las transferencias determinará que cada oficina
tenga exclusivamente los documentos imprescindibles
para su gestión diaria.
Los expedientes deberán estar protegidos por carpetillas
de cartulina, cuyo formato estará normalizado y el P H
debidamente controlado.
Estas carpetillas se instalarán en armarios metálicos de
carpetas suspendidas hasta el momento de su transferen-
cia al Archivo Central, en que deberán pasar a las cajas
normalizadas que éste suministre.
Todos los documentos de formato y características espe-
ciales (planos, mapas, fotografías) deberán instalarse en
muebles adecuados (planeros horizontales, ficheros, etcé-
tera) para evitar su deterioro.
E n general, deberá evitarse que los documentos sufran
exposiciones prolongadas a la luz y que se sitúen cerca
de alguna fuente de calor o combustión (estufas, radiado-
res) o de humedad.

Depósito del Archivo Central

D e b e r á reunir las condiciones elementales de cualquier ins-

talación de archivo.
E n primer lugar, la zona de despachos del personal deberá
estar perfectamente aislada de la zona del depósito.
Esta d e b e r á situarse lo más lejos posible de fuentes de calor
(calderas de calefacción), combustión y gases (garajes).
D e b e r á n evitarse bajantes y cañerías que son fuente de hu-
medad y que pueden producir auténticos desastres en caso de
rotura.
L a temperatura y la humedad relativa deberán ser constan-
tes (entre 18 y 22° de temperatura y no más de 50 por 100 de
humedad) y se controlarán mediante termohidrógrafos.

48
 L a limpieza es otro factor importante, pues las acumulacio-
nes de polvo deterioran el soporte de los documentos y provo-
can la existencia de roedores.

Todas las instalaciones deberán ser metálicas e ignífugas (es-

tanterías, puertas, etc.), y deberán contar con un sistema de
detección y extinción de incendios.

Transferencias desde el Archivo Central

al Archivo Intermedio

E l punto de partida será, lógicamente, el Manual de Normas

en el que estarán recogidas las instrucciones acerca del momen-
to en que las fracciones cronológicas de cada serie deben ser
transferidas. Esta información habrá sido reseñada previamente
en el impreso de previsión de transferencias enviado anualmen-
te por el Archivo Intermedio para poder programar adecuada-
mente el calendario de los envíos y las necesidades de espacio
disponible.

E l período de permanencia de cada una de las series en el

Archivo Central, a d e m á s de suponer el plazo necesario para la
disminución paulatina de su actividad administrativa, debe con-
templar también el tiempo imprescindible para su adecuado tra-
tamiento (comprobación de la existencia de series duplicadas,
eliminación de documentos duplicados en los expedientes, in-
clusión en los instrumentos del A r c h i v o , etc.).

Las fracciones cronológicas de cada serie documental serán

transferidas de forma consecutiva y sin lagunas (ejemplo, los
expedientes X , cuya primera fracción es del año 1950, empeza-
rán a transferirse desde ese a ñ o y en orden consecutivo: 1951,
1952, 1953).

E n caso de que existan de antemano lagunas, el Archivo

Central d e b e r á comunicarlo al Intermedio, junto con las razo-
nes, en caso de que haya conseguido averiguarlas.

49
 E n esta segunda transferencia deberá procurarse remitir va-
rias fracciones cronológicas de cada serie para facilitar los traba-
jos del Archivo Intermedio, que tienen como característica
esencial la globalidad.

Como, lógicamente, las oficinas habrán remitido al Archivo

Central de forma mucho más fraccionada las series, que por lo
tanto estarán diseminadas en el depósito con grandes saltos en
las signaturas, el primer trabajo para preparar la transferencia
consistirá en agrupar las distintas fracciones que se van a trans-
ferir y ordenarlas cronológicamente.

Teniendo en cuenta que la información que debe suministrar

el Archivo Central en esta transferencia es mucho más amplia
que la reseñada en los impresos que en su día cumplimentaron
las oficinas, no es posible utilizar fotocopia de éstos.

Por el contrario, debe utilizarse un modelo diferente de R e -

lación de Entrega cuyo contenido amplíe sustancialmente la in-
formación del anterior, incorporando el resultado de los traba-
jos que se han llevado a cabo sobre los fondos durante su per-
manencia en el Archivo Central.

A la Relación de Entrega deberá a c o m p a ñ a r a d e m á s la in-

formación obtenida sobre la serie documental en los estudios
realizados y una copia de los instrumentos elaborados por el
Archivo Central (índices, inventarios, etc.).

Modelo de Relación de Entrega

E l modelo que figura en los Anexos (diseñado por la Direc-

ción de Archivos Estatales como norma para la segunda y terce-
ra transferencia) muestra claramente las diferencias que deben
existir en cuanto a la profundidad de información respecto a la
primera transferencia.

L o que en el primer impreso constituía la cabecera de la

primera hoja, comprende en éste toda su superficie.

50
 E n la parte superior aparece el lugar destinado al membrete
del Archivo receptor, la fecha de la transferencia y el n ú m e r o
total de hojas que constituyen la Relación de Entrega.
A continuación, el espacio queda dividido en dos partes. L a
de la izquierda está reservada a la información sobre el Archivo
remitente y la serie documental, y la de la derecha a los contro-
les de altas y bajas, entrega, recepción y cotejo, quedando un
campo reservado a consignar como observaciones toda la infor-
mación que se considere necesaria y que no haya tenido cabida
en los apartados anteriores.
Las diligencias de cotejo, entrega y recibí se repiten en la
última hoja, y marginalmente en todas las intermedias para ga-
rantizar adecuadamente el traspaso de responsabilidad de custo-
dia de los fondos que se transfieren.
Instrumentos del Archivo Central
INFORMACIÓN

Obtenida, sobre cada serie documental, en las etapas de

Identificación y Valoración.
M A N U A L DE NORMAS
Comprende tanto las normas de carácter general sobre fun-
cionamiento (procedimiento de p r é s t a m o y consulta, caracterís-
ticas de los impresos, formato de las unidades físicas, etc.),
como las específicas de cada serie documental respecto a las
transferencias, expurgos y accesibilidad.
INSTRUMENTOS D E CONTROL

Registros
De Entrada de Fondos, que se elaborará con los dos ejem-
plares de las Relaciones de Entrega. U n o formará el Registro
General de todas las transferencias recibidas y el otro se agrupa-
rá por procedencias.
De Salida de Fondos. Registro de las transferencias realiza-
das al Archivo Intermedio, que se elaborará con el ejemplar de
la Relación de Entrega que el Archivo Intermedio devuelve una
vez cumplimentada.

51
 Registro de Préstamos a los archivos de oficina, formado con
una de las copias de cada testigo.
Registro de Préstamos solicitados al Archivo Intermedio.
Registro de Consultas realizadas por los usuarios.
D e todos los Registros mencionados existirá además el co-
rrespondiente libro.
Registro Topográfico. Es una descripción somera del conte-
nido de todas las unidades de instalación del depósito.

Debe haber una sola numeración correlativa para todos los

fondos del archivo. Por tanto, no es correcto mantener una nu-
meración paralela para cada una de las series documentales,
porque se desaprovecha espacio y además se dan repeticiones
en las signaturas, que sólo pueden inducir a error.

Cuando se produzcan bajas por transferencias o expurgo,

las fichas correspondientes a esas signaturas pasarán a un fiche-
ro de bajas y los números correspondientes serán ocupados por
los nuevos ingresos.

D e esta forma se tiene una información completa del con-

tenido actual de las unidades físicas y del que han tenido ante-
riormente.

Registro Gráfico de depósitos

Repertorio de series

De acuerdo con lo que se expuso al hablar de la necesidad

de dar una numeración correlativa a todas las unidades físicas
del depósito, las series documentales estarán repartidas en dis-
tintos lugares del mismo.

E n consecuencia, será necesario elaborar un instrumento

que permita controlar la distribución de cada serie en el depósi-
to, conocer su volumen, fecha de entrada o salida y los años
que comprende.

52
I N S T R U M I NTOS D E D E S C R I P C I Ó N

Indices
Son el instrumento más adecuado a las funciones descripti-
vas del Archivo Central teniendo en cuenta la permanente
movilidad de sus fondos. Permite relacionar la información dis-
persa en otros instrumentos y agilizar considerablemente las
consultas.

Inventarios
Se elaborarán sólo cuando las características concretas de
una serie lo requieran.

Memoria de actividades del Archivo

Anualmente, el Archivo Central debe redactar una memoria

de sus actividades.

53
El Archivo Intermedio
 EL ARCHIVO INTERMEDIO

Corresponde a la tercera etapa de la vida de los documentos.

Sus fondos están constituidos por las series documentales
transferidas desde los distintos Archivos Centrales de los Orga-
nismos que integran la estructura de la Administración de que
se trata.

Las series deben permanecer en él hasta la total prescripción

de sus valores administrativos, momento en el que deberán ser
eliminadas o transferidas al archivo histórico que corresponda.

Esta labor de selección definitiva constituye su cometido es-

pecífico y le diferencia de otros tipos de archivo, con los que,
lógicamente, comparte otras muchas funciones.

Funciones del Archivo Intermedio

Todas sus funciones se basan en las realizadas por los archi-

vos centrales, y, en consecuencia, del buen funcionamiento de
éstos, d e p e n d e r á el del Archivo Intermedio.

Identificación

Como se indicó anteriormente, esta etapa debe ser realizada

íntegramente por el Archivo Central.

57
Valoración

E l estudio de los valores primarios corresponde también al

Archivo Central.
E l Archivo Intermedio debe centrarse en el estudio de los
valores secundarios, partiendo de la información recibida del
Archivo Central.
Su situación en el sistema le permite una visión de conjunto
imprescindible para realizar la selección definitiva.
E l punto de partida será la delimitación de las series que se
van a estudiar y sus períodos cronológicos.
L a característica general de sus planteamientos debe ser la
globalidad, por lo que los estudios de valoración deberán siem-
pre contrastarse con otros niveles de administración h o m o g é -
neos (ejemplo, Administración Central y Periférica).
E n el orden de prioridades, cuando se delimita un fondo
para su valoración, deberán considerarse, en primer lugar, las
series documentales producidas en el desarrollo de funciones
comunes (Personal, gestión económica, etc.).
Para poder mantener este aspecto de globalidad es impres-
cindible que el estudio se realice sobre períodos cronológicos
amplios, lo que determina la necesidad de que los archivos cen-
trales remitan las fracciones cronológicas de las series de forma
consecutiva y sin lagunas.
E l análisis de los valores secundarios se realizará siempre
desde una triple perspectiva:

— Trascendencia como testimonio de la actividad del orga-

nismo productor.
C o m o testimonio de la actuación de la Administración.
— Como testimonio de la sociedad en su conjunto.

E l estudio d e b e r á contemplar el tipo de selección que deba

realizarse (muestreo, cambio de soporte, etc.).

58
 Todos los puntos mencionados formarán la Propuesta de E x -
purgo, que será elevada a la Comisión Superior Calificadora de
Documentos Administrativos, de acuerdo con lo establecido
en la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico
Español.
Respecto a la reserva del contenido informativo de los docu-
mentos, el Archivo Intermedio deberá mantener actualizado el
estudio sobre la accesibilidad de las series documentales de
acuerdo con las disposiciones vigentes.

Descripción
E l Programa Descriptivo del Archivo Intermedio deberá ba-
sarse, por un lado, en los resultados de la fase de valoración y,
por otro, en las demandas de información de los usuarios ( A d -
ministración, ciudadanos, investigación).
Como prioridad absoluta deberá partir de una descripción
somera de todos los fondos para profundizar posteriormente en
la de aquellas series que, por sus características específicas o
por la demanda del servicio, lo requieran.
Hay que tener en cuenta que en muchas ocasiones la infor-
mación contenida en instrumentos elaborados en las fases ante-
riores será suficiente para resolver las consultas, por lo que será
imprescindible un control centralizado de toda esta infor-
mación.

Difusión
L a labor de difusión de un Archivo Intermedio se basará en
la atención de las consultas de la Administración y de los ciuda-
danos. Lógicamente, teniendo en cuenta que los períodos de
permanencia de las series documentales son sensiblemente más
prolongados que en los archivos centrales, las demandas de la
investigación serán frecuentes y numerosas.
Cuando las disposiciones vigentes impidan temporalmente
el acceso a determinados documentos, deberá elaborarse un

59
informe (en el que se detallen los motivos y el período de reser-
va), que será entregado al usuario interesado en su consulta.

Conservación

E l Archivo Intermedio debe contar con un edificio adecuado

a sus funciones y con el personal especializado necesario para
controlar las instalaciones y llevar a cabo las medidas preventi-
vas y curativas que requiera la buena conservación de los dife-
rentes soportes de los documentos.

Transferencias desde el Archivo Intermedio al Histórico

Las series documentales cuya valoración determine su con-

servación permanente deberán ser transferidas al Archivo His-
tórico correspondiente.
L a Relación de Entrega que deberá a c o m p a ñ a r esta transfe-
rencia responde al mismo modelo cuyo impreso normalizado
figura en los Anexos y del que se habló en el apartado corres-
pondiente a las transferencias desde los archivos centrales al
'Intermedio.

Junto a la Relación de Entrega, el Archivo Intermedio debe-

rá remitir toda la información resultante de los trabajos realiza-
dos sobre esas series documentales en las distintas fases de su
ciclo vital.

Instrumentos del Archivo Intermedio

N o difieren sustancialmente de los elaborados por el A r c h i -

vo Central, sino que constituyen un complemento de éstos.
E l aspecto fundamental será la necesidad de concentrar
grandes volúmenes de información, parte recibida de los archi-
vos centrales y parte elaborada en el propio Archivo Interme-
dio, que deberá ser debidamente controlada y coordinada para
que sea manejable.

60
Vocabulario
 VOCABULARIO

Accesibilidad. Posibilidad de consultar los documentos de archi-

vo, dependiendo de la normativa vigente, de su estado de
conservación y del control archivístico.
(V. Acceso, Plazos de reserva.)

Acceso. Derecho de los ciudadanos a consultar el Patrimonio

Documental.

Acondicionamiento. Conjunto de operaciones materiales reali-

zadas para la instalación adecuada de los documentos.
(V. Instalación, Ordenación física.)

Acta de eliminación. Documento que atestigua las unidades do-

cumentales eliminadas en un expurgo.
(V. Eliminación.)

Acta de expurgo. (V. Acta de eliminación.)

Actividad administrativa. Conjunto de acciones, regladas por

las normas de procedimiento y llevadas a cabo por una ofici-
na de la Administración, que se materializan en un tipo do-
cumental.

Agregación de documentos. (V. Desglose, Incorporación de do-

cumentos.)

Anaquel. (V. Balda.)

63
Archivador. Mueble de oficina metálico, preferentemente ho-
mologado, que sirve para mantener debidamente ordenados
documentos en trámite, fichas, etc.

Archivero. Profesional con titulación universitaria, cuyo campo

de actividad se centra en la programación y dirección del
desarrollo de las técnicas adecuadas para la conservación,
control y difusión de los fondos documentales.

Archivística. Disciplina que estudia los principios teóricos y

prácticos del funcionamiento de los archivos y del trata-
miento de sus fondos.

Archivo. 1. Conjunto orgánico de documentos producidos

y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las perso-
nas físicas o jurídicas, públicas y privadas.

2. Institución encargada de la custodia, control y difusión

de determinados fondos documentales.

3. E n función del organismo productor, los archivos

pueden ser de la A d m i n i s t r a c i ó n central, periférica, auto-
n ó m i c a , local, judicial, etc. E n función del á m b i t o de sus
fondos: nacionales, regionales, provinciales, de distrito,
comarcales.

E n función de la propiedad de los fondos: públicos y

privados (eclesiásticos, nobiliarios, de empresa, familia-
res, etc.).

E n función del ciclo vital de los documentos pueden ser:

archivos de oficina, centrales, intermedios o históricos.

4. E l archivo también es el lugar donde se conservan y

consultan los conjuntos orgánicos de documentos.

Archivo Administrativo. 1. Archivo de una entidad adminis-

trativa.

64
 2. C a d a uno de los archivos que corresponden a las tres
primeras etapas del Ciclo vital de los documentos, previas
a la conservación permanente.
( V . Archivo, Archivo Central, Archivo de Gestión, A r -
chivo Intermedio.)

Archivo Central. Es aquel en el que se agrupan los documen-

tos transferidos por los distintos archivos del organismo,
una vez finalizado su t r á m i t e y cuando su consulta no es
constante. C o n c a r á c t e r general y salvo excepciones, no
p o d r á n custodiar documentos que superen los treinta a ñ o s
de a n t i g ü e d a d . E l A r c h i v o Central coordina y controla el
funcionamiento de los distintos archivos de gestión en que
se conserve la d o c u m e n t a c i ó n tramitada por las unidades
adscritas al mismo.
( V . Archivo, Archivo de Gestión, Archivo Inter-
medio.)

Archivo de Gestión. A r c h i v o de la oficina productora de los

documentos en los que se r e ú n e la d o c u m e n t a c i ó n en trá-
mite o sometida a continua utilización y consulta adminis-
trativa por las mismas oficinas. C o n c a r á c t e r general y sal-
vo excepciones, no p o d r á n custodiar documentos que su-
peren los diez a ñ o s de a n t i g ü e d a d .
( V . Archivo de Oficina.)

Archivo Histórico. Es aquel al que se transfiere o ha transfe-

rido desde el Archivo Intermedio la d o c u m e n t a c i ó n que
deba conservarse permanentemente, por no haber sido
objeto de dictamen de eliminación por parte de la Comi-
sión Superior Calificadora de Documentos Administrati-
vos. T a m b i é n pueden conservar documentos históricos re-
cibidos por donación, depósito, adquisición o por incorpo-
ración.

( V . Archivo Intermedio.)

65
Archivo Intermedio. Es aquel al que se transfieren los docu-
mentos desde los archivos centrales cuando su consulta por
los organismos productores se hace esporádica y en el que
permanecen hasta su eliminación o transferencia al archivo
histórico. C o n carácter general y salvo excepciones, los ar-
chivos intermedios no podrán conservar documentos que
superen los cincuenta años de antigüedad.
( V . Archivo Central, Archivo Histórico.)
Asunto. Contenido específico de cada uno de los expedientes
de una serie documental que permite individualizarlos den-
tro del conjunto, de características homogéneas, en el que
están integrados.
Autenticación. Proceso mediante el cual se confiere a una copia
valor de testimonio para que pueda sustituir al documento
original. Este proceso se realiza mediante la suscripción de
determinadas diligencias, que, según las distintas fórmulas
que adopten y la autoridad que la respalde, constituyen los
diferentes tipos de copia: autorizada, certificada, compulsa-
da, legitimada, testimonio, traslado, etc.
Autentificación. ( V . Autenticación.)
Autorización de consulta. Permiso excepcional concedido por
la autoridad administrativa competente para acceder a
documentos excluidos de la consulta según la legislación v i -
gente.
Baja. ( V . Salida de documentos.)
Balda. Estante horizontal de un armario o una estantería.
( V . Estantería.)
Balduque. Cinta, generalmente roja, empleada en los archivos
para atar legajos o expedientes.
Caja. Unidad de instalación, generalmente hecha en cartón de
Ph neutro, de formato normalizado, en cuyo lomo exterior
figura la signatura topográfica para su localización.
( V . Unidad de instalación.)

66
Camisa. Cubierta en papel doblada para protección de docu-
mentos o expedientes.
Carpeta. Conjunto rígido formado por dos tapas de cartón uni-
das por un material flexible y que sirve para conservación,
generalmente en horizontal, de ciertos documentos, consti-
tuyendo una unidad de instalación.

Carpetilla. Cubierta en cartulina doblada para protección e indi-

vidualización de documentos o expedientes.
Cartela. Parte integrada en la unidad de instalación que contie-
ne los datos para su localización.
Ciclo vital de los documentos. Etapas por las que sucesivamente
pasan los documentos desde que se producen en el Archivo
de Oficina hasta que se eliminan o conservan en un Archivo
Histórico.
Clasificación. Operación intelectual que consiste en el estableci-
miento de las categorías y grupos que reflejan la estructura
jerárquica del fondo. Esta operación se encuentra dentro
de la fase de tratamiento archivístico denominada identifi-
cación.

Colección documental. 1. Conjunto de documentos reunidos

según criterios subjetivos (un tema determinado, el criterio
de un coleccionista, etc.) y que, por lo tanto, no conserva
una estructura orgánica ni responde al principio de proce-
dencia.
2. Conjunto de documentos reunidos de forma facticia por
motivos de conservación o por su especial interés.
Colección facticia. ( V . Colección documental [2].)
Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrati-
vos. Es el órgano específico del Ministerio de Cultura de
España que, a propuesta de la Dirección General de Bellas
Artes y Archivos, dictamina sobre los plazos de transferen-
cia, posible eliminación y acceso a los documentos y series
documentales previamente valorados.

67
Competencia. Atribuciones encomendadas en carácter exclusi-
vo a un organismo de la Administración para resolver los
asuntos referentes a una determinada materia.

Compulsa. Diligencia que garantiza la fidelidad exacta de la co-

pia con el original que se coteja.

Confidencialidad. (V. Plazos de reserva, restricción de con-

sulta.)

Conservación. Conjunto de procedimientos y medidas destina-

das a asegurar, por una parte, la prevención de posibles
alteraciones físicas en los documentos, y, por otra, la restau-
ración de éstos cuando la alteración se ha producido.

Conservación permanente. Situación derivada de la fase de va-

loración que afecta a los documentos que han desarrollado
valores secundarios y que en consecuencia no pueden ser
eliminados.
(V. Valor secundario, Valoración.)

Consulta. Examen directo de la documentación por parte de los

usuarios (investigadores, Administración, etc.)
(V. Accesibilidad, Acceso, Plazos de reserva, Restricción
de consulta.)

Control de fondos. Conjunto de operaciones realizadas en los

archivos para el adecuado seguimiento, comprobación e ins-
pección física, administrativa e intelectual de los fondos.
(V. Descripción, Identificación, Ingreso de fondos, Instru-
mento de control, Valoración.)

Copia. R e p r o d u c c i ó n , simultánea o no, del texto de un docu-

mento original, generalmente definida por su función o por
su procedimiento de realización.

Copia autorizada. (V. Autenticación.)

68
Copia certificada. (V. Autenticación.)

Copia compulsada. (V. Autenticación.)

Copia legitimada. (V. Autenticación.)

Cuadro de clasificación. Instrumento que refleja la estructura

del fondo documental. A p o r t a los datos esenciales sobre di-
cha estructura (denominación de secciones y series, fechas
extremas...).

Cuadro de valoración y selección. Instrumento resultante de la

fase de valoración de un fondo que precisa los documentos
que se deben conservar y aquellos otros que se deben elimi-
nar al final de un p e r í o d o determinado o en circunstancias
especiales.
(V. Eliminación, Valoración.)

Custodia. Responsabilidad jurídica que implica por parte de la

institución archivística la adecuada conservación de los fon-
dos, cualquiera que sea la titularidad de los mismos.

Depósito. Conjunto de espacios destinados a la conservación de

documentos en una institución archivística.

Descripción. Fase del tratamiento archivístico destinada a la ela-

boración de los instrumentos de información para facilitar el
conocimiento y consulta de los fondos documentales y colec-
ciones de los archivos.

Desglose. Actuación mediante la cual dentro de un procedi-

miento administrativo o judicial se separa un documento del
expediente al que pertenece.
E n el campo del tratamiento archivístico es la operación que
consiste en separar de un conjunto determinados documen-
tos que por diferentes razones (mejor conservación del so-
porte, separación de fondos bibliográficos, etc.) deben per-
manecer separados, manteniendo siempre su relación con
el fondo del que proceden.
(V. Agregación de documentos, incorporación de documentos.)

69
Devolución. Reincorporación de unidades físicas al lugar que
les corresponde en el depósito, una vez finalizada su salida
temporal (consulta, exposición, préstamo, etc.).

Difusión. Función archivística fundamental cuya finalidad es,

por una parte, promover y generalizar la utilización de los
fondos documentales de los archivos, y, por otra, hacer par-
tícipe a la sociedad del papel que d e s e m p e ñ a n los archivos
en ella. Actividades propias de esta función son: exposicio-
nes, conferencias y actos culturales, gabinete pedagógicos,
convenios con instituciones docentes, etc.

Documento. Toda expresión en lenguaje natural o convencional

y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, re-
cogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los
soportes informáticos. Se incluyen los ejemplares no origi-
nales de ediciones.

Edades de los documentos. ( V . Ciclo vital de los documentos.)

Eliminación. Destrucción física de unidades o series documenta-

les que hayan perdido su valor administrativo, probatorio o
constitutivo, o extintivo de derechos y que no hayan desa-
rrollado ni se prevea que vayan a desarrollar valores histó-
ricos. Esta destrucción se debe realizar por cualquier m é t o -
do que garantice la imposibilidad de reconstrucción de los
documentos.

Estanteo. Acción de colocar las unidades de conservación en los

lugares que les correspondan en los depósitos.

Estantería. Mueble fabricado en material ignífugo que sirve

para albergar unidades de instalación, formado por elemen-
tos de apoyo verticales (estantes) y horizontales (baldas).
Puede ser de tipo fijo o de tipo móvil.
( V . Balda, Estante.)
Expediente. Unidad documental formada por un conjunto de
documentos generado orgánica y funcionalmente por una
oficina productora en la resolución de un mismo asunto.

70
Expurgo. (V. Eliminación.)

Foliación. Operación incluida en los trabajos de ordenación que

consiste en numerar correlativamente todos los folios de
cada unidad documental.

Fondo. Conjunto de series de una misma procedencia.

(V. Archivo, Serie.)

Fondos documentales de un archivo. (V. Fondo.)

Fracción de serie. Cada una de las divisiones cronológicas de

una serie, que resultan del establecimiento de plazos concre-
tos de transferencia y eliminación, y que constituyen, por
tanto, la base de las operaciones de transferencia y se-
lección.
(V. Serie, Valoración.)

Función. Conjunto de competencias h o m o g é n e a s que delimitan

cada uno de los grandes campos de actuación administrativa
o de los poderes públicos.

Funciones comunes. Son aquellas funciones administrativas que

sirven de apoyo para el ejercicio de las competencias para
las que ha sido creado el organismo (personal, gestión eco-
nómica, etc.).
(V. Gestión administrativa, Identificación, Valoración.)

Funciones específicas. Son aquellas funciones administrativas

que constituyen la razón de ser del organismo. (Construc-
ción de carreteras en Obras Públicas.)
(V. Gestión administrativa, Identificación, Valoración.)

Gestión administrativa. Conjunto de actuaciones regladas que

realizan los órganos de la Administración para ejercer las
funciones que tienen encomendadas y que pueden ser co-
munes y específicas.
(V. Funciones comunes, Funciones específicas.)

71
Gestión de usuarios. Conjunto de operaciones, generalmente
informatizadas, que permiten controlar y coordinar el movi-
miento de fondos y las demás actividades que implica en los
archivos la atención de las demandas de información tanto
de los ciudadanos como de la Administración.
Guía. Instrumento que describe globalmente fondos documenta-
les de uno o varios archivos, indicando las características
fundamentales de los mismos: organismos que los originan,
series que los forman, fechas extremas que comprenden y
volumen de la documentación. A d e m á s , recoge la informa-
ción sobre el archivo, su historia y formación, horarios y
servicios a los usuarios.
Identificación. Fase del tratamiento archivístico que consiste en
la investigación y sistematización de las categorías adminis-
trativas y archivísticas en que se sustenta la estructura de
un fondo.
( V . Clasificación, Ordenación, Organización.)
Incorporación de documentos. Agregación a un expediente de
documentos producidos en una fecha posterior al ingreso
de éste en el archivo, y que forman parte del mismo.
Cuando el espacio físico impide incorporarlos a la unidad
de instalación a la que pertenecen, es necesario formar una
nueva que q u e d a r á perfectamente relacionada con aquélla
mediante las equivalencias y relaciones cruzadas necesarias.
( V . Desglose.)
Indice. Conjunto de referencias ordenadas de encabezamientos
onomásticos, toponímicos, cronológicos y de conceptos con-
tenidos tanto en los propios documentos como en instrumen-
tos de referencia y descripción.
Ingreso de fondos. Entrada de documentos en un archivo para
su custodia, control y conservación, tanto si se realiza por la
vía regular de transferencia, como la extraordinaria de ad-
quisición, donación, depósito, etc.
( V . Acta de entrega, Entrada de fondos, Relación de trans-
ferencia.)

72
Instalación. Conjunto de medios físicos dispuestos para la ade-
cuada conservación de los documentos.
Según las características del formato, esta instalación puede
ser horizontal o vertical.
( V . Acondicionamiento, Ordenación física.)

Instrumento de consulta. Documento sobre cualquier soporte,

publicado o no, que relaciona o describe un conjunto de
unidades documentales con el fin de establecer un control
físico, administrativo o intelectual de los mismos, que per-
mita su adecuada localización y recuperación. Dependiendo
de la fase de tratamiento archivístico de los documentos de
la que deriven los instrumentos, se pueden distinguir: instru-
mentos de control (fases de identificación y valoración) e
instrumentos de referencia (fases de descripción y difusión).
( V . Control de fondos, Instrumento de control, Instrumen-
to de descripción, Instrumento de referencia.)

Instrumento de control. E s aquel que se elabora en las fases de

identificación y valoración. Por lo tanto, son instrumentos
de control los siguientes: ficheros de organismos, ficheros
de tipos documentales, repertorios de series, cuadros de cla-
sificación, registros topográficos (fase de identificación); y
en la fase de valoración: relaciones, calendarios de conser-
vación, registros generales de entrada y salida, relaciones y
actas de expurgo, informes/propuestas de expurgo, relacio-
nes de testigos resultantes de muestreo, etc.
( V . Control de fondos, Instrumento de consulta.)

Instrumento de descripción. ( V . Instrumento de consulta.)

Instrumento de referencia. ( V . Instrumento de consulta.)

Inventario. Relación m á s o menos detallada que describe todas

las unidades de un fondo, siguiendo su organización en se-
ries documentales.
( V . Instrumento de consulta, Instrumento de control.)

73
Libro. Unidad de instalación encuadernada.
( V . Unidad de instalación.)

Minuta. ( V . Original múltiple.)

Muestreo. Técnica de selección, según criterios sistemáticos (nu-

méricos, alfabéticos, topográficos) o cualitativos, de una
cierta proporción de documentos en representación de un
conjunto.

Ordenación. Operación archivística realizada dentro del proce-

so de organización, que consiste en establecer secuencias
dentro de las categorías y grupos, de acuerdo con las series
naturales cronológicas y/o alfabéticas.
( V . Organización.)

Ordenación física. ( V . Acondicionamiento.)

Organización. Adaptación material o física de un fondo a la

estructura que le corresponde, una vez realizado el proceso
intelectual de identificación. Incluye las fases de clasifica-
ción y ordenación.
( V . Clasificación, Ordenación.)

Patrimonio documental. Totalidad de documentos de cualquier

época generados, conservados o reunidos en el ejercicio de
su función por cualquier organismo o entidad de carácter
público, por las personas jurídicas en cuyo capital participe
mayoritariamente el Estado u otras entidades públicas y por
las privadas, físicas o jurídicas, gestoras de servicios públi-
cos en lo relacionado con la gestión de dichos servicios.
T a m b i é n los documentos con una antigüedad superior a los
cuarenta años, generados, conservados o reunidos en el
ejercicio de sus actividades por las entidades y asociaciones
de carácter político, sindical o religioso, y por las entidades,
fundaciones y asociaciones culturales y educativas de carác-
ter privado. Por último, integran el Patrimonio Documental

74
 los documentos con una antigüedad superior a los cien años,
generados, conservados o reunidos por cualesquiera otras
entidades particulares o personas físicas.

Pieza. ( V . Documento, Unidad documental.)

Plan de organización de fondos. ( V . Organización.)

Planero. Mueble destinado a la conservación horizontal o verti-

cal de planos, mapas, grabados, carteles o de otros docu-
mentos de gran formato.

Plazo preventivo de conservación. P e r í o d o durante el cual se

mantiene en suspenso la decisión de eliminar una serie do-
cumental, a pesar de que hayan prescrito sus valores prima-
rios, para prevenir la posibilidad de que pueda tener alguna
utilidad administrativa.

Plazo de vigencia administrativa. P e r í o d o , reglado por las nor-

mas de procedimiento, durante el cual los valores primarios
de una serie documental, de manera simultánea o sucesiva,
mantienen su actividad en mayor o menor grado.

Plazos de reserva. P e r í o d o de tiempo durante el cual, según la

normativa vigente, una documentación no puede ser consul-
tada públicamente.
( V . Accesibilidad, Acceso, Restricción de consulta.)

Preservación. ( V . Conservación.)
Préstamo de documentos. Acción que implica la salida temporal
de documentos de un archivo con fines administrativos o de
difusión cultural.
( V . Acta de devolución, Acta de entrega.)

Principio de procedencia. Principio fundamental de la t e o r í a

archivística formulado por Natalis de Wally que establece
que los documentos producidos por una institución u or-
ganismo no deben mezclarse con los de otros.

75
 Derivan del principio de procedencia:

a) E l principio de respeto a la estructura establece que la

clasificación interna de un fondo debe responder a la orga-
nización y competencias de la unidad productora; fue for-
mulado por Müller, Freith y Fruin.
b) E l principio de respeto al orden original establece que
no se debe alterar la organización dada al fondo por la uni-
dad productora, cualquiera que ésta sea.

Procedimiento. Cauce formal de la serie de actos en que se

concreta la actuación administrativa para la realización de
un fin.

Red de archivos. ( V . Sistema archivístico.)

Referencia. ( V . Difusión.)

Registro. Instrumento de control, normalmente en forma de vo-

lumen que contiene la inscripción, generalmente numerada
en orden cronológico, de informaciones consideradas de su-
ficiente interés como para ser exacta y formalmente asen-
tadas.
( V . Registro General de Entrada, Registro General de
Salida.)

Registro de depósitos. ( V . Registro General de Entrada de Fon-

dos. Registro Topográfico.)

Registro General de Entrada de Documentos. Instrumento de

control que contiene los asientos de los ingresos de fondos
que sirven de prueba legal de su entrada en un archivo.
( V . Instrumento de control, Registro, Registro General de
Salida de Documentos.)

Registro General de Salida de Documentos. Instrumento de

control que contiene los asientos de las bajas temporales o
definitivas de fondos que sirve de prueba legal de su salida

76
 de un archivo. Existe un registro de salidas temporales para
préstamos y exposiciones.
( V . Instrumento de control, Registro, Registro General de
Entrada.)

Registro gráfico de depósitos. Instrumento de control que indi-

ca el emplazamiento en los depósitos de las estanterías, pla-
ñ e r a s , ficheros, etc., y su nivel de ocupación, lo que permite
obtener información sobre la utilización actual o futura del
espacio disponible. L a información contenida en este instru-
mento d e b e r á siempre ponerse en relación con la del Regis-
tro Topográfico.
( V . Depósito, Instrumento de control, Registro Topo-
gráfico.)
Registro Topográfico. Instrumento de control que relaciona co-
rrelativamente el contenido de cada una de las unidades de
conservación de un depósito de archivo.
( V . Depósito, Instrumentos de control, Plano de depósitos.)
Relación de eliminación. Lista de documentos propuestos para
su eliminación, previa autorización.
( V . Expurgo, Valoración.)
Relación de entrega. Lista de las fracciones cronológicas de las
series documentales, que se transfieren y que a c o m p a ñ a a
éstas en sus traslados reglamentarios.
( V . Ingreso de fondos, Transferencia.)
Repertorio de series. Instrumento de control que permite cono-
cer la distribución en el depósito de cada una de las fraccio-
nes cronológicas de una serie documental, su volumen, fecha
de ingreso, fecha de salida, etc.
( V . Fracción de serie, Instrumento de control.)
Reserva. ( V . Restricción de consulta.)
Restauración. ( V . Conservación.)
Restricción de consulta. Limitación temporal del derecho de ac-
ceso a los documentos establecida por las disposiciones lega-

77
 les para garantizar la reserva de determinados datos cuya
difusión puede afectar a la intimidad o el honor de las per-
sonas, la seguridad y defensa del Estado, la averiguación de
los delitos, la propiedad intelectual, etc.
( V . Accesibilidad, Acceso, Plazos de reserva.)

Salida de fondos. Procedimiento mediante el cual los documen-

tos que son objeto de transferencia o eliminación causan
baja definitiva en el archivo que hasta ese momento tenía
la responsabilidad de su custodia, control y conser-
vación.
( V . Registro General de Salida de Documentos.)

Salida temporal de documentos. ( V . Préstamo de documentos.)

Selección. Operación intelectual y material de localización de

las fracciones de serie que han de ser eliminadas o conserva-
das en virtud de los plazos establecidos en el proceso de
valoración.
( V . Prescripción, Valoración, Valor archivístico, Valor his-
tórico, Valor informativo, Valor jurídico, Valor legal, Valor
primario, Valor secundario.)

Serie. Conjunto de documentos producidos por un sujeto en el

desarrollo de una misma competencia y regulado por la mis-
ma norma de procedimiento.
( V . Fondo, Fracción de serie.)

Serie cerrada. Conjunto de documentos que ha dejado de pro-

ducirse por desaparición del sujeto productor o de la fun-
ción regulada por la norma de procedimiento.
( V . Serie.)
Signatura topográfica. N u m e r a c i ó n correlativa por la que se
identifican todas las unidades de conservación de un depó-
sito.
Sistema de clasificación. ( V . Clasificación, Identificación, Orga-
nización.)

78
Soporte. Material físico en el que se registra la información (pa-
pel, pergamino, papiro, cintas y discos magnéticos, películas
fotográficas, etc.).
( V . Documento.)

Sujeto productor. Organismo de la Administración o persona

física o jurídica que en el desarrollo de sus funciones genera
conjuntos orgánicos de documentos.
( V . Archivo [1] y [2], Fondo, Serie, Tipo documental.)

Tabla de concordancias. Instrumento que presenta en columnas

las equivalencias entre las signaturas antiguas y nuevas.
T a m b i é n se aplica este término para relacionar los compo-
nentes de una misma unidad de instalación que se conservan
separadamente por razones de espacio.
( V . Incorporación de documentos, Tabla de equivalencias.)

Tabla de equivalencias. ( V . Tabla de concordancias.)

Tejuelo. Etiqueta adherida a la unidad de instalación donde se

indica su signatura y cualquier otro dato que facilite su al-
macenamiento y localización.

Testigo. Impreso normalizado que sustituye una unidad de con-

servación desplazada de su colocación habitual, en el que
deben constar la signatura, el destino y la fecha de salida.

Tipo documental. Unidad documental producida por un orga-

nismo en el desarrollo de una competencia concreta, regula-
da por una norma de procedimiento y cuyo formato, conte-
nido informativo y soporte son h o m o g é n e o s (por ejemplo,
el expediente personal).
( V . Expediente, Fondo, Serie.)

Trámite. Forma y actuación concreta del procedimiento.

Tramitación. Paso de un asunto oficial por los trámites sucesivos

que requiere su resolución.

79
Transferencia. Procedimiento habitual de ingreso de fondos en
un archivo mediante traslado de las fracciones de serie docu-
mentales, una vez que éstas han cumplido el plazo de per-
manencia en la etapa anterior dentro de la red de archivos
en la que esté integrado.
( V . Acta de entrega, Custodia, Ingreso, Registro General
de Entrada de Fondos, Relación de entrega, Relación de
transferencia.)

Tratamiento archivístico. Conjunto de fases que componen el

proceso de control intelectual y material de los fondos a lo
largo del ciclo vital de los documentos.
( V . Descripción, Identificación, Valoración.)

Tratamiento de documentos administrativos. Conjunto de pro-

cedimientos u operaciones técnicas que, basadas en el estu-
dio y análisis de la producción, tramitación, utilización e
información contenida en los documentos, tiene como resul-
tado el establecimiento de normas sobre eliminación y/o
conservación de las series documentales.

Tría. ( V . Selección.)

Unidad de conservación. ( V . Caja, Unidad de instalación.)

Unidad documental. Elemento básico de una serie documental

que puede estar constituido por un solo documento o por
varios que formen un expediente.
( V . Documento, Expediente.)

Unidad física. ( V . Unidad de conservación, Unidad de insta-

lación.)

Unidad de instalación. Cualquiera de las agrupaciones de unida-

des documentales h o m o g é n e a s destinadas a su colocación en
los depósitos (caja, carpeta, legajo, libro, etc.). Debe contar
con una signatura unívoca.
( V . Caja, Depósito [1].)

80
Validación. ( V . Autenticación.)

Valor administrativo. A q u e l que posee un documento para la

Administración de origen o aquella que le sucede como tes-
timonio de sus procedimientos y actividades.
( V . Valor primario.)

Valor archivístico. ( V . Conservación permanente, Valor históri-

co, Valor secundario.)

Valor contable. A q u e l que tienen los documentos que pueden

servir de explicación o justificación de operaciones encaminadas
al control presupuestario.

Valor fiscal. A q u e l que tienen los documentos que pueden ser-

vir de testimonio del cumplimiento de obligaciones tribu-
tarias.
( V . Valor primario.)

Valor histórico. A q u e l que posee el documento como fuente

primaria para la historia.
( V . Conservación permanente, Valor secundario.)
Valor informativo. A q u e l que sirve de referencia para la elabo-
ración o reconstrucción de cualquier actividad de la A d m i -
nistración, y que también puede ser testimonio de la Memo-
ria colectiva.
( V . Valor primario, Valor secundario.)

Valor jurídico. A q u e l del que se derivan derechos u obligacio-

nes legales regulados por el derecho común.
( V . Valor primario.)

Valor legal. A q u e l que pueden tener todos los documentos que

sirvan de testimonio ante la ley.
( V . Valor primario.)

Valor permanente. ( V . Valor histórico.)

81
Valor primario. Aquel que va unido a la finalidad inmediata
por la cual el documento se ha producido por la institución
de carácter fiscal, judicial, jurídico-administrativo, etc.
( V . Valor administrativo, Valor contable, Valor fiscal, Va-
lor jurídico, Valor legal.)

Valor secundario. A q u e l que obedece a otras motivaciones que

no son la propia finalidad del documento, tales como el Va-
lor histórico e informativo.
( V . Valor archivístico, histórico, informativo.)

Valoración. Fase del tratamiento archivístico que consiste en

analizar y determinar los valores primarios y secundarios de
los documentos, fijando los plazos de transferencia, acceso
y conservación o eliminación, total o parcial.
( V . Expurgo, Selección, Valor administrativo, Valor archi-
vístico, Valor fiscal, Valor histórico, Valor informativo, Va-
lor jurídico, Valor legal, Valor permanente, Valor primario,
Valor secundario.)

82
Anexos
 FICHA D E IDENTIFICACIÓN D E ORGANISMOS

NOMBRE:

F-bCHAS:

FUNCION:

DI-PbNDb Db:

Db bL DbPbNDbN:

ANIbCbDI-NIE:

SUCbSOR:

R b L A C I O N D b SbRIbS:

OBSbRVACIONbS:

Impreso disenado por la Escuela Taller del Archivo General de la Administración.

85
 F I C H A D E I D E N T I F I C A C I Ó N Y V A L O R A C I Ó N D E SERIES

TIPO D O C U M E N T A L : FECHAS:

ORGANISMO PRODUCTOR:

FUNCION:

LEGISLACION:

D O C U M E N T O S BASICOS:

O R D E N A C I O N D E L A SERIE:

CARACTERES EXTERNOS:

INSTRUMENTOS D E DESCRIPCIÓN:

VALORACIÓN: ACCESIBILIDAD: SI NO

TRAD. D O C : PARCIAL TOTAL

EXPURGO AÑOS: LEY:

TESTIGO: FECHA ACCESO:

(Observaciones al dorso)

Impreso disenado por la Escuela Taller del Archivo General de la Administración.

86
 F I C H A D E TIPOS D O C U M E N T A L E S

ORGANISMO:

DEPENDENCIA:

SECCION:

SERIE FUNCIÓN:

TIPO D O C U M E N T A L :

LEGISLACIÓN:

DESCRIPCION:

O R D E N A C I Ó N D E L A SERIE:

ANOS D E L A SERIE:

PRESCRIPCIÓN D E LAS ACCIONES:

ACCESIBILIDAD:

ELIMINACIÓN:

CONSERVACION:

TRANSFERENCIA:

OTROS TIPOS DOCUMENTALES EN LOS QUE SE RECOGEN DATOS ANÁLOGOS:

DUPLICADOS:

A N T E C E D E N T E S D E L A SERIE:

C O N T I N U A C I O N D E L A SERIE:

DATOS D E L ARCHIVO:

SIGNATURA:

ANOS:

Impreso disenado por los Grupos de Valoración de la Dirección de Archivos Estatales.

87
APÉNDICE D E LEGISLACION N.° DOC.

TEMA:

ANO MES DÍA TIPO D E D I S P O S I C I Ó N INSTITUCIÓN

TÍTULO:

DATOS D E L A PUBLICACIÓN:

EN CASO D E NORMA NO EDITADA

Signatura Archivo:

SERIES D O C U M E N T A L E S C O N L A S Q U E SE R E L A C I O N A :

DESCRIPTORES:

OBSERVACIONES:

Impreso disenado por el Grupo de Valoración de Fondos Judiciales de la Dirección de

Archivos Estatales.

88
APÉNDICE LEGISLACIÓN N.° P Á G . DOC.

TFMA-

ANO MES DÍA TIPO D I S P O S I C I Ó N INSTITUCIÓN

TITULO:

DATOS PUBLICACIÓN: Repertorio legislación

A n o : R c f
B.O.E. ARANZADI: - marginal:
Diccionario: Edición:
Tomo: Ref. marginal:
C.L.:

SEIX:
ALCUBII L A :
OTROS:

EN CASO D E NORMA NO EDITADA:

Signatura Archivo:

SERIES D O C U M E N T A L E S C O N L A S Q U E SE R E L A C I O N A :

DESCRIPTORES:

OBSERVACIONES:

Táchese lo que no proceda.

Impreso diseñado por Agustín Torrcblanca.

W
 IMPRESO DE PREVISIÓN DE TRANSFERENCIAS

5
B
 M O D E L O D E I M P R E S O D E RELACIÓN D E E N T R E G A P A R A L A T R A N S F E -
R E N C I A D E S D E LOS A R C H I V O S D E O F I C I N A A L C E N T R A L

N ú m , total de hojas
(Membrete)

RELACION D E ENTREGA

N.° Rcg. General

ARCHIVO RFMITENTE:
Fecha
de la transferencia
N.° Rcg. Organismos
Ano Mes Día

SERIE:
Organismo productor: Función:

Tipología documental:

Num.
Fechas Sig archivo
de CONTENIDO Signatura
extremas remitente
orden
EJEMPLAR PARA EL ARCHIVO

91
 N . ° R c g . General N.° Reg. Org. N . ° de hoja

Num.
Fechas Sig archivo
de CONTENIDO Signatura Baja
extremas remitente
orden
(Recibí)
(Entregué)
EJEMPLAR PARA EL ARCHIVO

92
 u
N . ° R c g . General N . Rcg. Org. N . ° de hoja

Num.
Fechas Sig. archivo
de CONTENIDO Signatura Baja
extremas remitente
orden
EJEMPLAR PARA EL ARCHIVO

DILIGENCIA D E COTEJO:

Entregué, Entregué,

(Firma y sello) (Firma y sello)

Fecha / / Fecha / /

93
MODELO DE IMPRESO DE RELACIÓN DE ENTREGA PARA LA TRANSFERENCIA DESDE LOS ARCHIVOS CENTRALES
AL INTERMEDIO Y DE ÉSTE AL HISTORICO

° üü =

£ • • • •
DILIGENCIA DE ENTREGA:
 N. Reg. Gen. N. Rcg. Org. N. de hoja

LIGENCIA DE COTEJO Y RECEPCION:

Fecha Fecha

Entregue. Recibí,
(Firma y sello) (Firma y sello)
 REGISTRO GENERAL DE ENTRADA

Fecha entrada Organismo Fechas Num de Localización Forma de Observa-

Num de Organismo Titularidad
Identificación genenca
Orden productor remitente extremas unidades topográfica ingreso ciones
Ano Mes Día
 REGISTRO DE SALIDA DEFINITIVA DE DOCUMENTOS
1 1 1 1 1

Fecha salida Identificación genenca Fechas Num.de Localización Causa

Num. de Organismo Num. Registro Observadones
Orden productor entrada de la dociunentaaon extremas unidades topográfica de la baja

s
C
Año Día
 (Membrete) SOLICITUD DE PRÉSTAMO
N. DE PRESTAMO

O R G A N I S M O NOMBRE DE I A PERSONA FECHA

</5
z

J
<

z
o
x

<
<
o
S

D
UJ

O
UJ

y
Sí
<

O
u
g

Q
UJ
Z

OAIHDH
fc
X J

Q
u o

oí <
O -J
f- £¿

5 z
[jj
UJ O

< z>

£ w. •

v 13 vyva a vidwara
S
UJ

SI
o

rs
D

fe
g

SOLICITÉ

Firma y sello. Firma y sello,

OBSERVACIONES:
— Úsese un impreso por cada expediente solicitado.
- El Archivo sólo atenderá ios préstamos solicitados por las unidades que remitieron la documentación o hayan recibido sus funciones por
un cambio orgánico.
REGISTRO GENERAL DE SALIDA TEMPORAL DE DOCUMENTOS
 REPERTORIO DE SERIES

SERIE INSTRUMENTOS

u
Orgaiíismo productc Tipo d<jcumental

<

<
oa
2

Fecha Núm . Reg. Gral. servaciones

C5

Años Signaturas
Eliminación

•o
Ingreso : Entrada Transferencia
 R E G I S T R O G R Á F I C O I)F DEPÓSITOS

ESTANTERIA: 406CA M O D U L O : 21 E S T A N T E R I A : 14
( A . I IBKKS: 174

Cuadros rayados: vacíos

1 2 3 4 5 6 7 8 9

5
NUMI ¡RO REGISTRO (¡ EN1 RAI. 1)1 i ENTRADA 934

I7J 17') 1X11 186 187 193 i'ii 2 0 0 201 :IK> 207 :i i 214 2211 221 227 22K 232
4

117 121 122 128 129 133 136 142 143 148 14') iss ISl, 1(,2 163 169 171) 174
3

<>') 63 64 7(1 71 77 7K X4 '«i «1 97 '),S 1(14 1115 111 112 111,

2

1 s 12 13 19 211 ?() 27 . i : 33 i') 411 40 47 Í.1 54 58

.SK ( ' A
6
1
5 7 7 7 6 7 7 7 5

Impreso diseñado por la Sección de Conservación del A . ( i . A .

102
 Hoja N.°

ARCHIVO G E N E R A L DE L A ADMINISTRACION DEPARTAMENTO DE REFERENCIA

ALCA1A DE HENARES

INFORME SOBRE ACCESIBILIDAD D E FONDOS

INVESTIGADOR:

TEMA:

UNIDADES SOLICITADAS ACCESIBILIDAD

SIGNATURA LEGISLACION

GRUPO D E FONDOS - FONDO IDD CAJA O LEGAJO SI NO

L E G I S L A C I O N : L a reserva de acceso depende de los supuestos estabili-

zados por la ley.
1. Ley Patrimonio Histórico E s p a ñ o l . A r t . 57.1 a)
2. Ley Patrimonio Histórico E s p a ñ o l . A r t . 57.1 c)

Alcalá de Henares, de de 199

Impreso disenado por el Departamento de Referencia del A . G . A .

103