LAS CARTAS COMERCIALES

CONFIRMACION DE PEDIDO
Cuando un cliente realiza un pedido a una empresa esta emite una confirmación de
compra por escrito para informarle de que lo acepta y prepara el envío de los bienes
acordados. Las empresas y los autónomos cuyos ingresos dependen del envío de
mercancías o de la prestación de servicios han de estar familiarizados con la
elaboración y la emisión de este tipo de documento mercantil. En este artículo te
presentamos cómo se ha de estructurar, qué debe incluir y qué otros aspectos clave
has de tener en cuenta a la hora de emitirlo.

Enviar confirmaciones de compra, ya sea por correo físico o electrónico, está a la

orden del día en la práctica comercial. En su definición más sencilla, una confirmación
de pedido informa de la aceptación de un encargo por parte del prestador de servicios,
a la que generalmente precede una oferta o un presupuesto que el cliente ha
aceptado. Con esta confirmación, el empresario comunica al cliente que acepta enviar
productos o prestar un servicio determinado según las condiciones acordadas en el
presupuesto anterior. Este documento es, además, vinculante: tan pronto se envía al
cliente, la empresa está obligada a cumplir lo acordado. Por este motivo y para que
quede constancia de las condiciones que se acordaron en su momento, toda
confirmación de pedido debería plasmarse siempre por escrito.

Si bien hay muchos casos en que los proveedores no están obligados a confirmar un
pedido, es recomendable hacerlo porque solo así está claro para todas las partes
implicadas qué acuerdos entre la compañía y el cliente tienen validez. En caso de
conflicto, este documento permite concluir qué interlocutor ha incumplido el contrato. Y
en particular cuando las condiciones del contrato se acordaron oralmente, una
confirmación constituye la oportunidad perfecta para fijar todo lo que se habló en su
momento.

A continuación, ya sea en el título o en el cuerpo de texto, se indica la fecha en que el

cliente realiza el pedido. Si se trata de la aceptación de una oferta precedente, haz
referencia a ella indicando, por ejemplo, el número de la oferta. Es la mejor forma de
vincular el presente documento a las condiciones aceptadas en el presupuesto.
BELLEZA TOTAL
Fábrica de cosméticos
Av. Reformador 13-08 Zona 10
Edificio San Remo

Guatemala, 15 de marzo de 2006

Licenciado
Estuardo Simmons
Gerente de Ventas
Impresiones Litográficas IMPREL
Ciudad

Licenciado Simmons:

El día 12 de marzo, sostuvimos una conversación telefónica en la cual solicité a su

empresa la elaboración de las siguientes etiquetas de punto:

20.000 para lápiz labial rosa encendido cód. 41001

20.000 para lápiz labial rojo fuego cód. 41002

20.000 para lápiz labial café canela cód. 41003

20.000 para lápiz labial violeta cód. 41004

20.000 para lápiz labial carmesí cód. 41005

Estas etiquetas deben estar elaboradas bajo los lineamientos de su cotización de fecha
10 de marzo. La entrega deberá hacerse en nuestras bodegas, situadas en el Km 19 carretera al
Atlántico, donde firmaran la copia de su envío al recibir el producto; dicha copia debe
adjuntarla a su factura, y presentarla en nuestras oficinas para proporcionarle la contraseña de
pago.

Los días de recepción de factura son: lunes y miércoles de 9:00 a 11:00 am en caja.

Atentamente

F._____________________________
Valeria Rafael
Jefe de compras
VR/ep
Carta de averiguación

Una carta de consulta es una propuesta de escritura de una página que se

envía a un agente, editor o editorial. En una carta de consulta, un escritor
presenta su obra o idea para generar interés entre los agentes o editores. La
obra puede ser una novela, un artículo de revista o un libro de no ficción. Si un
agente o editor cree que podría publicar su obra, puede solicitar el manuscrito o
algunos capítulos para determinar si debe seguir adelante. Esta carta funciona
como un primer paso importante para conseguir la publicación de una obra
escrita.

La carta consulta es aquella, a través de la cual, se le solicita a una persona,

empresa o institución información sobre un tema específico, documentos,
servicios, precios o cualquier otro tipo de datos. A continuación les dejo dos
modelos. En uno se solicita el envío de material y en el otro se pretende
adquirir unos muebles. Modifica los datos que sean necesarios . Este tipo de
carta se usa más comúnmente dentro del campo laboral e industrial, ya que se
utilizan con mayor frecuencia para requerir información sobre diferentes temas,
tales como información sobre los productos, consultas sobre los precios, sobre
las características particulares de los productos o de lo ofertado, también se
hacen consultas sobre el plazo estimado para la entrega de los productos, en
fin todo lo que tenga relación con un producto.

Además la carta de consulta es muy parecida a una solicitud de

presupuesto o a una propuesta, ya que al igual que estas anteriores, la
carta de consulta es una forma de comunicación en la cual se solicita
información sobre un producto con el fin de conocer sus ventajas, sus
caracteristicas y poder a continuación elegir entre distintas alternativas.

Para redactar una carta de consulta se debe solicitar la información de

manera clara, pedir datos adicionales, solicitar cotización de precios, a
veces se requiere una demostración del uso del producto, etc.
BELLEZA TOTAL
Fábrica de cosméticos
Av. Reformador 13-08 zona 10
Edificio San Remo

Guatemala, 04 de julio de 2006

Licenciado
Estuardo Simmons
Gerente de Ventas
Impresiones Litográficas IMPREL
Ciudad

Lic. Simmons

Tenga usted buenas tardes, mediante esta carta reciba mis saludos, me pongo en contacto con
su persona ya que en calidad de supervisor del almacén de la fábrica, quiero solicitarle un
presupuesto de los siguientes artículos:

20.000 para lápiz labial rosa encendido cód. 41001

20.000 para lápiz labial rojo fuego cód. 41002

20.000 para lápiz labial café canela cód. 41003

20.000 para lápiz labial violeta cód. 41004

20.000 para lápiz labial carmesí cód. 41005

Hago esta consulta, debido a que nos vienen ofertando a estos productos otra empresa, con la
posibilidad de pagar a fin de mes, esta condición nos la puede brindar su empresa si asi fuese
posible.

Esperando su pronta respuesta, sobre el precio y condiciones de venta de los productos que he
solicitado anteriormente, quedo de usted.

Atentamente

F._____________________________________
Valeria Rafael
Gerente de Ventas

VR/ep
Carta de aclaración

Es un documento que puede ser clave a la hora de gestionar una disculpa o aclaración,
Existen muchas formas de disculparse, la carta para pedir perdón es una de ellas. En
este caso, el formato de aclaración es escrito, por lo tanto se requiere ciertas destrezas
y conocimientos.

Cuando se ha cometido un error, es necesario enviar una carta aclaratori pidiendo

excusas o disculpas e indicando la forma en que puede rectificarse y y prometer mayor
atención en lasa próximas operaciones.

Esta carta sirve para solicitar al destinatario, ya sea este una persona física o una
entidad, una serie de datos, por lo general, de carácter económico, que resuma de
manera concisa, clara y transparente, los distintos desgloses de dinero.

Su función es la de aclarar los distintos conceptos económicos, si existe o no un cobro

indebido, antes de proceder a su correspondiente reparación mediante un modelo de
carta de reclamo.

Aparte de la aclaración de pagos, también podemos encontrar otros tipos de cartas

aclaratorias dentro del entorno laboral. En muchas ocasiones, las empresas tomaan
decisiones que afectan la vida laboral de sus trabajadores, ya sea por cambios de
horario, cambios en las políticas internas e incluso cambios de salario.

Por todo ello, en ocasiones se necesita redactar una carta ded aclaración que se haga
pública, con fecha, y que pueda servir como prueba de aclaración informativa ante una
posible futura demanda judicial.

A continuación un ejemplo de dicha carta

BELLEZA TOTAL
Fábrica de cosméticos
Av. Reformador 13-08 zona 10
Edificio San Remo

Guatemala, 14 de julio de 2006

Licenciado
Estuardo Simmons
Gerente de Ventas
Impresiones Litográficas IMPREL
Ciudad

Lic. Simmons

Por la presente carta, enunciamos a modo de ACLARACION los siguientes datos en

concepto de comisiones cobradas a lo largo del periodo 2005 al 2006, en la cuenta privada de
nuestro cliente No. 33904727 que solicita entender las sustracciones periódicas efectuadas por
nuestra entidad. Un 1% de comisión en concepto de transferencia bancaria internacional,
efectuada el 14 de diciembre de 2003, 35 quetzales en concepto de mantenimiento de la
tarjeta de crédito Visa. Otros 23 quetzales por mantenimiento de la cuenta corriente, y
finalmente 45 quetzales como cuota anual perteneciente al seguro de vida contratado.

Quedamos a su disposición si necesita algún otro dato para lo que usted tenga
conveniente.

Atentamente

f._________________________________
Valeria Rafael
Jefe de Compras

VR/ep
Carta de acuse de recibo

Es una carta sencilla de redactar, y que con frecuencia escribe la secretaria en

ausencia de su jefe, es el acuse de recibo.

Cuando las cartas deben retenerse para que el jefe las vea, la secretaria envía
en acuse de recibo corto y directo explicando por qué se retrasa la respuesta y
cuando pueden esperarla. Tengamos cuidado de no comprometer a su jefe o
dar información confidencial sobre el motivo por el que esta fuera de la ciudad.

El acuse de recibo o justificante de recepción es la notificación que hace una

persona natural o jurídica al recibir un documento, la cual sirve como prueba de
haber hecho alguna radicación, diligencia, comunicación o notificación.

Es un comprobante que contiene la información de la persona que recibe la

correspondencia, el cual debe ser devuelto al remitente. Este puede ser tanto
Internacional como nacional.

Es el servicio que permite comprobar al remitente la entrega de su

correspondencia certificada al destinatario.

El usuario que desee hacer uso de este servicio debe de solicitarlo en el

momento de certificar un envío, cancelando las tasas de servicio ordinario,
certificado y la tasa de aviso de recibo por medio de estampillas o etiquetas
ATM, se confecciona una factura de estampillas o tiquete de caja. El
encargado de correspondencia especial le entrega al usuario la fórmula de
Acuse de recibo (CN07) para que la llene, ya sea del régimen nacional o
internacional. Posteriormente el encargado anota en cada formula el número
de certificado y la adhiere en el reverso del envío.

Después de este procedimiento el oficinista postal matasella las estampillas del

envío, estampa el sello fechador en el reverso de éste y registra el envío en el
formulario de envíos ingresados por ventanilla, colocándolo en el lugar
establecido a la espera de que el encargado de certificados realice el
respectivo traslado.
BELLEZA TOTAL
Fábrica de cosméticos
Av. Reformador 13-08 zona 10
Edificio San Remo

Guatemala, 09 de marzo de 2006

Licenciado
Estuardo Simmons
Gerente de Ventas
Impresiones Litográficas IMPREL
Ciudad

Lic. Simmons

Le comunico que el día 28 de febrero fue recibido en nuestras bodegas generales, el

pedido de fecha 15 de febrero requerido por mi empresa el cual consiste en:

20.000 para lápiz labial rosa encendido cód. 41001

20.000 para lápiz labial rojo fuego cód. 41002

20.000 para lápiz labial café canela cód. 41003

20.000 para lápiz labial violeta cód. 41004

20.000 para lápiz labial carmesí cód. 41005

Dicho pedido fue enviado por su supervisor de despacho el señor Antonio López y todo se
encontraba en orden.

Atentamente

f.________________________________
Valeria Rafael
Gerente de Ventas

VR/ep
 
Carta de reclamo

La carta de reclamo, también conocida como carta de cobro, es una carta que
envía una empresa al cliente su obligación con la empresa y garantiza que
actúa de buena fe en caso de que el importe no pagado se deba a un error de
introducción de datos o a un descuido.

Es un documento que se redacta para comunicar a otra parte algún tipo de

queja o insatisfacción, normalmente, estas reclamaciones tienen que ver con el
incumplimiento de las expectativas generadas por productos o de los acuerdos
alcanzados para una prestación de servicios.

Sin embargo, las cartas de reclamaciones se pueden extender a muchos otros

ámbitos, incluyendo las quejas por actitudes, toma de decisiones que afectan a
la persona, cambios imprevistos en las condiciones contractuales, etc.

El objetivo de la carta de reclamo es hacer que una parte tiene algún problema
o descontento en su relación con la otra parte, y proponer los cauces
necesarios para llegar a una solución.
BELLEZA TOTAL
Fábrica de cosméticos
Av. Reformador 13-08 zona 10
Edificio San Remo

Guatemala, 13 de octubre de 2006

Licenciado
Estuardo Simmons
Gerente de Ventas
Impresiones Litográficas IMPREL
Ciudad

Lic. Simmons

Nos hemos enterado de que no ha completado el trabajo de diseño de interiores para

el que fue contratado el 4 de agosto de 2006 con las especificaciones acordadas. No instalo
correctamente el sistema de estanterías y ni siquiera empezó a instalar la alfombra.

Estamos profundamente decepcionados de que no haya podido cumplir con su parte

del contrato que firmamos.

Esperamos que pueda: a) devolver y terminar el trabajo, según las especificaciones

establecidas en nuestro contrato o b) pagar los daños y perjuicios por la no finalización de
trabajo, incluido en la sección 7. c) del contrato firmado.

Por favor responda lo antes posible con las medidas que va a tomar para remediar esta
situación.

Atentamente

f.______________________________
Valeria Rafael
Jefe de administración

VR/ep
Carta de conformidad

Es un documento a través del cual podemos expresar nuestro reconocimiento o

aceptación de un servicio contratado que ha cumplido en su totalidad con los
lineamientos de un contrato que precedió a la relación laboral y a los resultados
obtenidos.

Las cartas de conformidad pueden tener como destinatarios a personas físicas

o también morales dependiendo del caso, debido a que este tipo de carta
puede ampliarse a otros asuntos como lo son del gobierno, tramites legales,
relaciones empresariales y también entre trabajadores.

Las actas de conformidad además permiten que ante cualquier suceso en que
la empresa conforme decida cambiar su postura frente a una situación o
acuerdo entre ambas partes, la empresa afectada utilice el documento como
medio legal para su defensa y así tener pruebas de la aceptación de las
condiciones que la empresa encargada de prestar el servicio firmó.

Para que este tipo de documento tenga validez es necesaria la participación de

ambas partes ya sea mediante un representante o el dueño de la empresa, así
como una autoridad competente encargada de servir como aval ante la firma
de ambas partes y asegurándose que todo lo que figura en el documento es
verdad y conforme a ley, así como aprobado por ambos involucrados.

A continuación un ejemplo de esta carta

BELLEZA TOTAL
Fábrica de cosméticos
Av. Reformador 13-08 zona 10
Edificio San Remo

Guatemala, 12 de septiembre de 2006

Licenciado
Estuardo Simmons
Gerente de Ventas
Impresiones Litográficas IMPREL
Cuidad

Lic. Simmons

A través de la presente acta quisiera hacer de su conocimiento que estamos muy

conformes con el excelente desempeño que los colaboradores de la empresa que usted
precede han realizado en las instalaciones de nuestra empresa.

Así mismo, también le informo que todas las cláusulas del contrato de servicio que
hemos compartido, han sido representadas y llevadas a cabo en su totalidad, por lo que
reiteramos nuestra conformidad con los servicios que nos han prestado.

De antemano le decimos gracias por su atención y esperamos poder continuar con

ésta relación empresarial tan beneficiosa para ambas partes.

Atentamente

f._____________________________________
Valeria Rafael
Directora

VR/ep
Carta de cobro

La carta de cobro es el documento más importante para cualquier medico ue

trabaje con seguros, especialmente con seguros privados. Este documento es
“el permiso” que le da la aseguradora al medico de completar su tramite y
recibir su dinero.

Una vez que una aseguradora emite este documento, significa que confirma
que la póliza del paciente está en orden y se puede proceder con el pago. Son
documentos que facilitan la tarea de cobrar, permitiendo notificar alos
deudores sobre el vencimiento del plazo para el pago.

Se trata de un escrito informativo que se entrega al deudor para solicitarle el

pago a la brevedad. En esta masiva se informa sobre las consecuencias del
retraso en la cancelación de la deuda y cualquier otro aspecto inherente al
caso.

El objetivo de esta carta de cobro es que el deudor la lea en su totalidad y

efectúe el pago cuanto antes. En caso contrario, se continúan enviando cartas
cada vez más concretas y severas de forma que sirvan como medida de
prevención.

Las cartas de cobro son necesarias como evidencia de que se han realizado
las gestiones de cobranza antes de recurrir a acciones legales, por ejemplo.
Además para evitar confrontaciones que pueden suscitarse ante la acción de
apersonarse para cobrar al deudor.

El objetivo de una carta de cobro es exigirle a un deudor el pago de la suma

adeudada al acreedor. A menudo, los clientes que deben dinero reciben una
carta tras otra; y el tono se torna cada vez más directo, de acuerdo con el
Business Dictionary. Las cartas deben tener el equilibrio correcto entre lograr el
objetivo de obtener el dinero y mantener el destinatario como cliente en el
futuro. Las comunicaciones de cobranzas se utilizan para recordar los atrasos
en los pagos crediticios y tratar de recobrar la cartera. La cobranza es una
opción delicada que requiere de la Secretaria mucha diplomacia; psicología,
para poder aplicarla en el momento.

Toda carta de cobro requiere:

1. Cortesía: Siempre la Secretaria debe dar una explicación sobre las causas
que obligan a cobrar.

2. En cada una de las cartas de cobro se debe detallar el valor de las facturas
o conceptos adeudados, sus números y demás referencias.

3. Se debe dar facilidades para poder pagar esa cuota atrasada, por ejemplo
una refinanciación.
BELLEZA TOTAL
Fábrica de cosméticos
Av. Reformador 13-08 zona 10
Edificio San Remo

Guatemala, 01 de septiembre de 2006

Licenciado
Estuardo Simmons
Gerente de Ventas
Impresiones Litográficas IMPREL
Cuidad

Lic. Simmons

Mediante la presente carta queremos hacerle llegar este aviso de cobro de nuestros servicios
que usted contrató con nosotros y que aún estamos a la espera de recibir su pago. Le
agradecemos realice el ingreso en nuestra oficina o se ponga lo antes posible en contacto con
nuestro departamento de gestión económica.

Un saludo afectuoso.

Atentamente

f._______________________________
Valeria Rafael
Gerente de Compras

VR/ep
Carta de notificación

Está destinada a informar y notificar en forma oficial a una persona un suceso que se
encuentra destinado a informarse en forma particular y específica. Esta carta puede
ser dirigida vía correo o ser mandada por un emisario en particular que se asegura de
la entrega.

Sabiendo esto:

1. Se debe comenzar, en el margen superior derecho, con la fecha y lugar de

empresa donde el documento se elabora.

2. Después se colocará el asunto sobre el que gira la carta de notificación.

Una carta de notificación es un tipo de documento en el que se hace saber una noticia
determinada a un grupo de personas o a alguien en particular, ésta suele de ser un
carácter totalmente oficial, por lo cual, su redacción requiere de mucha precisión en la
información que se comunica. La carta de notificación generalmente se usa en dos
sentidos; estos son los comunes y a continuación lo detallamos:

En el ámbito laboral: cuando se hace alguna notificación oficial a todo el personal

que pertenece a una organización.

En el ámbito comercial: cuando se hace alguna notificación a algún comprador en

general que no pertenece a ninguna organización.

No tiene un modelo especifico a seguir, aunque será determinado por el cumplimiento

de una serie de requisitos. Además, este tipo de comunicación se aplica a infinidad de
situaciones, por lo que el estilo de redacción y su extensión puede variar: se puede
enviar una carta de notificación para comunicar un pago, una contratación, un cambio
de firma y un largo etcétera.

El texto debe ser redactado con informaciones claras y directas respecto al objetivo
buscado. En ella deben figurar las exigencias y los plazos para el cumplimiento de lo
notificado, así como las acciones posteriores que se puedan tomar. Pero también, en
caso de que solo se comunique una noticia que no requiera reacción del receptor, se
debe dejar en claro ese punto. La esencia de la carta de notificación es que la
persona que recibe no pueda alegar desconocimiento del tema en cuestión.
BELLEZA TOTAL
Fábrica de cosméticos
Av. Reformador 13-08 zona 10
Edificio San Remo

Guatemala, 01 de septiembre de 2006

Licenciado
Estuardo Simmons
Gerente de Ventas
Impresiones Litográficas IMPREL
Cuidad

Lic. Simmons

Estimado señor Simmons, con la presente cumplo la misión que tengo de

notificarle el lamentable deceso del Sr. Rogelio Méndez Perea, quien residía en
Quiché, departamento de Guatemala, y quien dejo en su testamento, (Que ya ha sido
leído en forma legal), un legado a su nombre, que constara de Q8.600.000.00 (Ocho
millones seiscientos mil quetzales) que le serán entregados mediante un cheque de
caja, previa personificación suya en la firma y aceptación de dicho legado.

La entrega del documento que avala la cantidad legada se realizara en el Juzgado

correspondiente al que recarga el exhorto correspondiente a lo resuelto en las
instancias del país de origen.

Sírvase tenerse como notificado.

Atentamente

f._____________________________
Valeria Rafael
Notaria Publica No. 5687

VR/ep