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MANUAL DE USUARIO EMISOR DE FACTURAS

PARA XM COMPAÑÍA DE EXPERTOS EN MERCADOS


S.A. E.S.P
Plataforma e-Factura

ACTUALIZACIÓN 2 DE JULIO DE 2018


Plataforma e-Factura SRS
Manual de Usuario ¡Así trabajamos en Cadena!
Julio de 2018

ÍNDICE

1. INGRESO AL SISTEMA................................................................................................ 2
2. ACTUALIZACIÓN DE DATOS ...................................................................................... 5
2.1. ACTUALIZAR INFORMACIÓN DE LA EMPRESA .................................................. 5
2.2. ACTUALIZAR DATOS DE USUARIO ..................................................................... 6
2.3. CERRAR SESIÓN.................................................................................................. 7
3. MENÚ CONSULTAS .................................................................................................... 8
3.1. Filtros de búsqueda. ........................................................................................... 8
3.2. Tabla de presentación de resultados. ................................................................. 9
3.2.1. Agrupar columnas........................................................................................ 9
3.2.2. Orden Ascendente .......................................................................................11
3.2.3. Orden Descendente .....................................................................................11
3.2.4. Columnas .................................................................................................... 12
3.2.5. Filtros .......................................................................................................... 12
3.2.6. Bloquear/Desbloquear ................................................................................ 13
3.3. Guardar preferencias de usuario ....................................................................... 13
3.4. Información Obligatoria en Formularios ........................................................... 14
3.5. Paginación de Resultados .................................................................................. 14
3.6. Control de Selección de Fechas ......................................................................... 15
3.7. Consultar Facturación ........................................................................................ 15
3.8. Descarga masiva de documentos. ..................................................................... 19
4. MENÚ FACTURA MANUAL ....................................................................................... 19
6.1. Carga de Documentos ...................................................................................... 20
6.1. Grid de previsualización ..................................................................................... 21
6.2. Validaciones del módulo de carga ..................................................................... 21

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1. INGRESO AL SISTEMA

Para ingresar a la plataforma de facturación electrónica es necesaria realizar una


autenticación básica de usuario y contraseña (¡Error! No se encuentra el origen de la
referencia.), estos datos los suministra cada empresa emisora que registra a sus
respectivas empresas receptoras.

Figura 1 Ingreso al sistema e Factura.

La forma para ingresar a la plataforma de E-Factura dependiente de la empresa emisora


es: https://emisor.efacturacadena.com

Una vez ingresadas las credenciales del usuario (Usuario - Contraseña), éste debe
seleccionar la opción “Ingresar” o teclear “Enter”, el sistema validará los datos
ingresados, si el ingreso fue satisfactorio, se desplegará la pantalla de inicio (¡Error! No
se encuentra el origen de la referencia.), en caso contrario se visualizará el siguiente
mensaje de error: “El nombre de usuario y/o contraseña son incorrectos” y borrará
automáticamente la información ingresada en el campo “contraseña” (¡Error! No se
encuentra el origen de la referencia.).

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Figura 2 Pantalla de inicio.

Figura 3 Ingreso de usuario y contraseña.

Si el usuario olvidó su contraseña, debe elegir la opción “Olvidé mi contraseña”, para


ser redireccionado a otra pantalla, en la cual se le solicitará los siguientes datos:
“Nombre de usuario”, “Email” (¡Error! No se encuentra el origen de la referencia.).

Figura 4 Ingreso de datos obligatorios.

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Cuando el usuario ingresa los datos solicitados y elija la opción “Enviar” o teclee
“Enter” la plataforma los validará y de ser satisfactoria la validación se enviará al
usuario un correo electrónico con la información de su nombre de usuario y nueva
contraseña.

Sí ingresa información incorrecta en alguno de los dos campos de la forma, se


presentará un mensaje en pantalla: “Error datos de usuario incorrectos.” (¡Error! No se
encuentra el origen de la referencia.). Si olvidó su nombre de usuario o su correo
electrónico con el que estaba registrado en la plataforma, deberá solicitarlos a la
empresa emisora a la cual este asociado.

Figura 5 Recuperación de contraseña.

Si ingresó por error en la opción “Ha olvidado su contraseña”, debe elegir la palabra
“Cancelar”, para retornar a la ventana de autenticación.

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2. ACTUALIZACIÓN DE DATOS

Una vez el usuario se ha autenticado en el portal y ha visualizado el inicio de la


plataforma, en la parte superior derecha se presentarán los siguientes datos y opciones
(¡Error! No se encuentra el origen de la referencia.).

Figura 6 Datos básicos y otras opciones.

 Fecha actual del sistema.


 Nombre completo con el cual se encuentra registrado el usuario.
 Acceso a la funcionalidad “Actualizar información de la empresa”.
 Acceso a la funcionalidad “Actualizar datos de usuario”.
 Funcionalidad “Cerrar sesión”.

2.1. ACTUALIZAR INFORMACIÓN DE LA EMPRESA


Esta funcionalidad tiene como objetivo presentar los datos con los que la empresa se
encuentra registrada en la plataforma; datos como: el tipo de empresa, el tipo de
identificación, número de identificación y país en la que se encuentra la sede principal
de la empresa, estos datos no pueden ser editados (Figura 7), los demás campos se
pueden editar y para almacenarlos se presiona el botón “Guardar”.

Figura 7 Editar datos de la empresa.

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Si desea descartar los cambios realizados en el formulario, debe seleccionar la opción


“Cancelar”.

2.2. ACTUALIZAR DATOS DE USUARIO


Esta funcionalidad permite actualizar la información del usuario registrado (¡Error! No
se encuentra el origen de la referencia.). Los campos número identificación y email no
se permite su modificación.
Para editar la contraseña utilice la opción “Generar”, el sistema le asignará una clave
que cumpla con los requisitos de seguridad, sin embargo, si el usuario desea realizar
este cambio manualmente puede hacerlo teniendo en cuenta los siguientes requisitos
de seguridad:

Figura 8 Actualización de datos de usuarios.

 La contraseña debe tener una longitud mínima de 8 caracteres.


 La contraseña deberá estar formada de caracteres alfabéticos con al menos una
mayúscula, minúscula, número y carácter especial.
 No se permite el uso de caracteres en blanco.

Cuando la casilla de verificación “Activo” se encuentre marcada, permitirá el ingreso


del usuario al sistema, en caso contrario no podrá acceder a menos que vuelva a ser
activado.

Al marcar la casilla de verificación “Enviar notificaciones” se activará la opción de envío


de correos electrónicos, permitiendo que se notifique cuando se efectúen operaciones
sobre los documentos valorables (facturas o notas crédito), tales como la aceptación o
rechazo de éstos. Si esta no se encuentra marcada, el usuario no recibirá las

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notificaciones de la plataforma, sin embargo, independientemente de la marcación de


esta, la opción de recuperar contraseña siempre enviará notificación.

Las notificaciones enviadas desde la aplicación serán remitidas a la dirección de correo


electrónico que el usuario haya registrado en el campo “Email”.

2.3. CERRAR SESIÓN

Esta opción permite cerrar la sesión del usuario en el navegador donde se realizó la
petición.

No es obligatorio que un usuario cierre su sesión al terminar de hacer uso del sistema,
ya que éste también cerrará la sesión en caso de no detectar actividad alguna del
usuario pasados 10 minutos.

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3. MENÚ CONSULTAS

En la parte superior izquierda se presentará el menú de navegación del sistema, el cual


podrá variar en la cantidad de opciones que presenta de acuerdo con el perfil asignado
al usuario.

Luego, se podrá visualizar el contenido y opciones correspondiente a la funcionalidad


seleccionada por el usuario.

3.1. Filtros de búsqueda.

Una vez definida la funcionalidad a utilizar, ésta se divide en tres secciones; la primera
de ellas en un encabezado, donde se podrá encontrar el título de la funcionalidad y una
breve explicación de los campos requeridos para realizar consultas. La segunda sección
corresponde a los filtros de búsqueda y la tercera sección corresponde a la
visualización de los resultados que coincidieron con los filtros elegidos en la sección
dos.

Los resultados presentados en la última sección se visualizarán en una tabla o grid de


resultados. Cuando el usuario desee realizar una consulta de información, deberá hacer
uso de los filtros de búsqueda que se encuentren habilitados en la funcionalidad
seleccionada, y luego de definir sus criterios de búsqueda debe proceder a presionar la
opción “Buscar”, de esta forma el sistema procederá a realizar la consulta y a su
posterior visualización de los resultados.

Además de la opción “Buscar”, también se cuenta con la opción “Limpiar” que estará
disponible en algunas consultas. La finalidad de esta opción es permitir regresar los
filtros de búsqueda a sus valores predeterminados, de esta forma el usuario podrá
realizar la búsqueda de igual manera que lo haría por defecto el sistema.

Figura 99 Filtros de búsqueda.

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Si el usuario desea realizar una búsqueda más específica podrá habilitar la opción de
“Filtro avanzado” ubicado en la sección derecha del encabezado de la funcionalidad, de
esta manera se desplegarán más campos con las cuales puedo realizar filtros.

Figura 100 Filtros avanzados de búsqueda.

3.2. Tabla de presentación de resultados.

La tabla o grid de resultados ofrece opciones para personalizar la grid de resultados


que se explican a continuación:

Nota: Si el usuario desea regresar a la página inicial del sistema puede dar clic en el logo
de la compañía y esta acción lo retornará.

3.2.1. AGRUPAR COLUMNAS


Esta funcionalidad permite agrupar los resultados de la grid por la columna que sea
arrastrada hasta la parte superior del encabezado de la grid:

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Figura 111 Agrupación por columnas.

Figura 122 Resultados de búsqueda agrupando columnas.

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El usuario también tiene la opción de ocultar, mostrar, ordenar filtrar y bloquear


columnas, para ello se debe hacer uso del clic en el icono que se encuentra al lado
derecho del nombre de cada una de las columnas.

Figura 133 Pestaña de filtros.

Una vez hecho esto, el sistema presentará 5 opciones:


- Orden Ascendente
- Orden Descendente
- Columnas
- Filtros
- Bloquear/Desbloquear

Figura 144 Filtros

3.2.2. O RDEN ASCENDENTE


Esta opción permite ordenar los resultados ascendentemente, ya sea alfabética o
numéricamente, es decir, si se realiza una búsqueda en un campo alfabético y se
selecciona esta opción, el sistema ordenará los resultados de la búsqueda con los
registros que empiecen por la primera letra del abecedario, en caso de ser una columna
alfanumérica, el sistema mostrara los primeros registros que inicien con un número.

3.2.3. O RDEN DESCENDENTE


Esta opción permite ordenar los resultados descendentemente, ya sea alfabética o
numéricamente, es decir, si se realiza una búsqueda en un campo alfabético o
alfanumérico y se selecciona esta opción, el sistema ordenará los resultados de la
búsqueda con los registros que empiecen por la última letra del abecedario y en caso

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de ser una columna numérica, el sistema mostrará los primeros registros que inicien
con un número más alto que se encuentre.

3.2.4. COLUMNAS
Esta opción permite marcar que columnas queremos visualizar (¡Error! No se encuentra
el origen de la referencia.16), para ocultar, solo basta con desmarcar la columna que no
deseamos ver, y para dejarla visible solo se marca la columna deseada.

Figura 155 Columnas.

El presentar u ocultar columnas se construyó para permitir el diseño del número de


columnas que el usuario desea ver, nunca podrá ocultar la totalidad de columnas, por lo
que el usuario encontrará que algunas de las columnas no se podrán ocultar, de esta
manera se evita que el grid de resultados quede sin columnas e impedir que la página
se actualice.

3.2.5. FILTROS
Esta opción permite hacer un filtro más específico a la información de los resultados
listados, para dichos filtros se cuenta con una lista de opciones para filtrar como: “igual
a”, “no es igual a”, “comienza por”, “contiene”, “no contiene”, “termina en”, “es
nulo”, “no es nulo”, “está vacío” o “no está vacío”.

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Figura 166 Otros filtros.

Después de seleccionar una de estas opciones se debe ingresar lo que se quiere buscar
y se presiona el botón filtrar y el sistema inicia la búsqueda.

3.2.6. B LOQUEAR/DESBLOQUEAR
Esta opción permite inmovilizar columnas, de manera que cada vez que el usuario se
desplace por la cuadrícula de resultados, el sistema siempre mantendrá la visualización
de las columnas que fueron marcadas con la opción de “Bloquear”, cuando no se
requiera más su inmovilización se podrá utilizar la opción de “Desbloquear” para que la
columna vuelva a su posición inicial.

3.3. Guardar preferencias de usuario

Esta opción permite guardar las modificaciones en la visualización de las columnas de la


tabla de resultados. Se debe tener en cuenta que una vez se proceda a realizar el
guardado de la preferencia, se debe marcar la opción de “Predeterminar” con el fin de
garantizar el guardado de la preferencia, posterior a ello se debe cerrar sesión e
ingresar nuevamente para visualizar los cambios.

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Figura 177 Preferencias de búsqueda.

3.4. Información Obligatoria en Formularios

Con el fin de identificar a primera vista cuales son los campos que son obligatorios en
un formulario en particular, ya sea para almacenar los datos o proceder con una
consulta, el sistema presentará un asterisco (*) al lado izquierdo del nombre del
campo. Aquellos campos que no cuenten con este símbolo son por consiguiente,
opcionales.

3.5. Paginación de Resultados

En cada tabla de resultados que se obtenga después de realizar una consulta, el


sistema presentará al usuario, además de los datos encontrados, una serie de datos
para identificar el total de registros y las opciones necesarias para que éste pueda
navegar entre los resultados obtenidos (¡Error! No se encuentra el origen de la
referencia.9).

Figura 188 Paginación.

Los datos que se visualizarán indicarán el total de registros o elementos resultantes de


la búsqueda realizada y el número de la página actual, señalando además el total de
páginas generadas.

Cada una de las páginas generadas permite hacer uso de las opciones de navegación de
paginación correspondientes:
Avanzar a la primera página

Ir a la última página

Ir a la página anterior respecto a la actual

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Avanzar a la página siguiente respecto a la actual

Permite indicar cuantos registros por página se


desea visualizar

3.6. Control de Selección de Fechas

Para campos de ingreso de fechas se podrá ingresar manualmente con el formato


aaaa/mm/dd o utilizar el asistente visual para facilitar la selección de la fecha deseada.
El calendario permitirá la navegación entre meses o años.

Figura 1919 Navegación en calendario.

3.7. Consultar Facturación

Esta funcionalidad permite realizar las consultas de facturación que se han emitido, el
usuario sólo podrá ver cierta información debido a la seguridad en datos que maneja la
aplicación, es decir, un usuario con el perfil de emisor solamente podrá visualizar la
facturación que él mismo haya emitido a cada uno de sus receptores.

Figura 200. Consulta básica de facturación.

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Figura 211 Consulta avanzada de facturación.

Una vez el usuario ingrese en esta funcionalidad, se le presentarán los filtros con los
que podrá realizar búsquedas de documentos valorables (¡Error! No se encuentra el
origen de la referencia.22), es requisito realizar las búsquedas siempre diligenciando el
rango de fechas, con el fin de evitar afectar el rendimiento del sistema, es necesario
que se defina este rango de fechas para encontrar la fecha de vencimiento de los
documentos valorables que consultará el sistema. Una vez definido los filtros deseables
para la consulta se debe proceder con la opción “Buscar”, de esta forma el sistema
realizará la búsqueda y presentará el listado de documentos valorables que cumplen
con los criterios de búsqueda.

Figura 222 Resultados de búsqueda de facturación.

Si se encuentran registros resultantes de la búsqueda se presentará una tabla o grid de


resultados (¡Error! No se encuentra el origen de la referencia.23). Al lado izquierdo de la
tabla, se visualizará para cada registro un conjunto de íconos a través de los cuales el

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usuario podrá interactuar con el documento valorable, aunque algunos de sus íconos
dependen del estado en el cual esté dicho documento:
Con esta opción el usuario podrá abrir la respectiva factura o nota
crédito en formato PDF. El documento tiene el diseño establecido
entre el emisor y Cadena para la entrega de la facturación a sus
clientes receptores. En la tabla de resultados y en la columna
nombrada “# Documento”, cada registro existente contiene un
hipervínculo que permitirá también la descarga del archivo en PDF de
la factura o nota crédito. Una vez sea abierta o descargado el PDF de
un documento en particular el estado cambia automáticamente a
“Abierta”.

Este icono le permite al usuario descargar la factura o nota crédito en el


formato XML, este archivo tiene una estructura definida, no modificable e
igual para todos los emisores que emitieron la respectiva facturación.

Este ícono le permite al usuario visualizar el reporte de envíos de facturas


a los correos electrónicos de sus clientes receptores. En el reporte podrá
validar: El tipo de evento, la dirección de correo electrónica a la cual fue
enviada la factura y la fecha de envío.

Figura 233 Visualización de trazabilidad.

Este icono tiene por objetivo presentar al usuario el historial de cambios de


estado que ha sufrido el documento a lo largo de su historia. Cuando el
usuario seleccione la opción se presentará una ventana con la trazabilidad
de los cambios de estado, como se muestra en el siguiente ejemplo (¡Error!
No se encuentra el origen de la referencia.25).

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Figura 244 Estado del documento.

Este icono tiene el objetivo de permitir al usuario adjuntar archivos de


soporte para un documento valorable en las extensiones permitidas por la
aplicación: PDF, JPG, JPEG, GIF, PNG, BMP, DOC, DOCX, XLS, XLSX, TXT,
CSV. A su vez, esta opción mostrará el listado de todos los archivos que se
han anexado para el documento valorable (si los tiene). Una vez adjuntado
al documento se habilitará un hipervínculo para la descargar y una opción
para eliminarlo cuando no se requiera.

Figura 255 Adjuntar documentos de soporte.

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Existe un límite en la cantidad de archivos que se pueden adjuntar a un


documento valorable, este valor se encuentra parametrizado en las
variables del sistema.

3.8. Descarga masiva de documentos.

Posterior a la ejecución de una consulta de documentos valorables en el sistema y que


por lo menos se encontró un registro o elemento, se le visualizará al usuario varias
opciones con las cuales éste podrá descargar todos los documentos que coincidieron
con sus filtros, permitiendo evitar la descarga de uno por uno de los documentos. Las
opciones habilitadas al usuario son: descarga documentos a PDF (por lotes), descarga
documentos anexos (por lotes), descarga documentos a XML (por lotes). Al ejecutar
cualquiera de estas opciones se solicitará confirmación por parte del usuario y una vez
sea confirmada, el sistema descargará todos los documentos (siempre y cuando no se
supere la cantidad límite de documentos que se puedan descargar de forma masiva
según lo indiquen los parámetros del sistema). Aunque estos archivos son almacenados
en el equipo local del usuario que realizó la petición, también se puede obtener el
archivo descargado por cualquier de las anteriores funcionalidades por medio del menú
de consultas y opción consultar descargas por lotes.

Figura 266 Íconos carga masiva.

4. MENÚ FACTURA MANUAL

En este menú estarán almacenadas las opciones para cargar manualmente a la


plataforma facturas o documentos valorables. (¡Error! No se encuentra el origen de la
referencia.27).

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Figura 27 Carga de Documentos.

4.2. Carga de Documentos

Figura 28. Visualización Carga de documentos.

Esta opción se habilito para permitirles a los usuarios emisores de facturas o


proveedores cargar la facturación emitida a un cliente de Cadena S.A. Esta
funcionalidad permite realizar la carga de documentos valorables como facturas de
venta, Notas crédito y Notas débito a partir de su XML y representación gráfica. El
archivo base para subir el documento valorable es el XML, este pasa por verificaciones
de contenido previa al cargue como es la revisión del NIT del emisor y su razón social, la
validación del NIT y la razón social del receptor o cliente de Cadena sea correcto.

Este icono tiene por objetivo permitir al usuario acceder a las


carpetas de su computador en las que se encuentran
almacenados el XML, PDF o archivo comprimido para realizar la
carga a la plataforma.

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Figura 279 Opción Abrir y cargar documentos.

Este icono permitir al usuario cargar a la plataforma el XML y su


representación gráfica, siempre y cuando pasaran las
validaciones de contenido que cuenta la plataforma.

Este icono tiene por objetivo posibilitar al usuario


eliminar archivos que aún se encuentran en la fase de
visualización previa al cargue en la plataforma.

4.3. Grid de previsualización

Figura 30. Grid de previsualización de documentos.

Este grid permite al usuario validar información básica del documento valorable que
está intentando cargar a la plataforma como el nombre del archivo, Numero de
documento, NIT del emisor, NIT del receptor, estado y Mensajes informativos.

4.4. Validaciones del módulo de carga

El módulo de carga de documentos realiza las siguientes validaciones:

 Nombre del XML y de la representación gráfica deben ser el mismo.


 El NIT y la razón social del emisor del XML debe ser el mismo con los que se
encuentra registrado en la plataforma.

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 El NIT y razón social del receptor del XML debe ser los de la empresa receptora con
los que se encuentra registrado en la plataforma.

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