Manual Usuarios EmisoresFacturas
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ÍNDICE
1. INGRESO AL SISTEMA................................................................................................ 2
2. ACTUALIZACIÓN DE DATOS ...................................................................................... 5
2.1. ACTUALIZAR INFORMACIÓN DE LA EMPRESA .................................................. 5
2.2. ACTUALIZAR DATOS DE USUARIO ..................................................................... 6
2.3. CERRAR SESIÓN.................................................................................................. 7
3. MENÚ CONSULTAS .................................................................................................... 8
3.1. Filtros de búsqueda. ........................................................................................... 8
3.2. Tabla de presentación de resultados. ................................................................. 9
3.2.1. Agrupar columnas........................................................................................ 9
3.2.2. Orden Ascendente .......................................................................................11
3.2.3. Orden Descendente .....................................................................................11
3.2.4. Columnas .................................................................................................... 12
3.2.5. Filtros .......................................................................................................... 12
3.2.6. Bloquear/Desbloquear ................................................................................ 13
3.3. Guardar preferencias de usuario ....................................................................... 13
3.4. Información Obligatoria en Formularios ........................................................... 14
3.5. Paginación de Resultados .................................................................................. 14
3.6. Control de Selección de Fechas ......................................................................... 15
3.7. Consultar Facturación ........................................................................................ 15
3.8. Descarga masiva de documentos. ..................................................................... 19
4. MENÚ FACTURA MANUAL ....................................................................................... 19
6.1. Carga de Documentos ...................................................................................... 20
6.1. Grid de previsualización ..................................................................................... 21
6.2. Validaciones del módulo de carga ..................................................................... 21
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1. INGRESO AL SISTEMA
Una vez ingresadas las credenciales del usuario (Usuario - Contraseña), éste debe
seleccionar la opción “Ingresar” o teclear “Enter”, el sistema validará los datos
ingresados, si el ingreso fue satisfactorio, se desplegará la pantalla de inicio (¡Error! No
se encuentra el origen de la referencia.), en caso contrario se visualizará el siguiente
mensaje de error: “El nombre de usuario y/o contraseña son incorrectos” y borrará
automáticamente la información ingresada en el campo “contraseña” (¡Error! No se
encuentra el origen de la referencia.).
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Cuando el usuario ingresa los datos solicitados y elija la opción “Enviar” o teclee
“Enter” la plataforma los validará y de ser satisfactoria la validación se enviará al
usuario un correo electrónico con la información de su nombre de usuario y nueva
contraseña.
Si ingresó por error en la opción “Ha olvidado su contraseña”, debe elegir la palabra
“Cancelar”, para retornar a la ventana de autenticación.
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2. ACTUALIZACIÓN DE DATOS
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Esta opción permite cerrar la sesión del usuario en el navegador donde se realizó la
petición.
No es obligatorio que un usuario cierre su sesión al terminar de hacer uso del sistema,
ya que éste también cerrará la sesión en caso de no detectar actividad alguna del
usuario pasados 10 minutos.
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3. MENÚ CONSULTAS
Una vez definida la funcionalidad a utilizar, ésta se divide en tres secciones; la primera
de ellas en un encabezado, donde se podrá encontrar el título de la funcionalidad y una
breve explicación de los campos requeridos para realizar consultas. La segunda sección
corresponde a los filtros de búsqueda y la tercera sección corresponde a la
visualización de los resultados que coincidieron con los filtros elegidos en la sección
dos.
Además de la opción “Buscar”, también se cuenta con la opción “Limpiar” que estará
disponible en algunas consultas. La finalidad de esta opción es permitir regresar los
filtros de búsqueda a sus valores predeterminados, de esta forma el usuario podrá
realizar la búsqueda de igual manera que lo haría por defecto el sistema.
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Si el usuario desea realizar una búsqueda más específica podrá habilitar la opción de
“Filtro avanzado” ubicado en la sección derecha del encabezado de la funcionalidad, de
esta manera se desplegarán más campos con las cuales puedo realizar filtros.
Nota: Si el usuario desea regresar a la página inicial del sistema puede dar clic en el logo
de la compañía y esta acción lo retornará.
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de ser una columna numérica, el sistema mostrará los primeros registros que inicien
con un número más alto que se encuentre.
3.2.4. COLUMNAS
Esta opción permite marcar que columnas queremos visualizar (¡Error! No se encuentra
el origen de la referencia.16), para ocultar, solo basta con desmarcar la columna que no
deseamos ver, y para dejarla visible solo se marca la columna deseada.
3.2.5. FILTROS
Esta opción permite hacer un filtro más específico a la información de los resultados
listados, para dichos filtros se cuenta con una lista de opciones para filtrar como: “igual
a”, “no es igual a”, “comienza por”, “contiene”, “no contiene”, “termina en”, “es
nulo”, “no es nulo”, “está vacío” o “no está vacío”.
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Después de seleccionar una de estas opciones se debe ingresar lo que se quiere buscar
y se presiona el botón filtrar y el sistema inicia la búsqueda.
3.2.6. B LOQUEAR/DESBLOQUEAR
Esta opción permite inmovilizar columnas, de manera que cada vez que el usuario se
desplace por la cuadrícula de resultados, el sistema siempre mantendrá la visualización
de las columnas que fueron marcadas con la opción de “Bloquear”, cuando no se
requiera más su inmovilización se podrá utilizar la opción de “Desbloquear” para que la
columna vuelva a su posición inicial.
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Con el fin de identificar a primera vista cuales son los campos que son obligatorios en
un formulario en particular, ya sea para almacenar los datos o proceder con una
consulta, el sistema presentará un asterisco (*) al lado izquierdo del nombre del
campo. Aquellos campos que no cuenten con este símbolo son por consiguiente,
opcionales.
Cada una de las páginas generadas permite hacer uso de las opciones de navegación de
paginación correspondientes:
Avanzar a la primera página
Ir a la última página
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Esta funcionalidad permite realizar las consultas de facturación que se han emitido, el
usuario sólo podrá ver cierta información debido a la seguridad en datos que maneja la
aplicación, es decir, un usuario con el perfil de emisor solamente podrá visualizar la
facturación que él mismo haya emitido a cada uno de sus receptores.
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Una vez el usuario ingrese en esta funcionalidad, se le presentarán los filtros con los
que podrá realizar búsquedas de documentos valorables (¡Error! No se encuentra el
origen de la referencia.22), es requisito realizar las búsquedas siempre diligenciando el
rango de fechas, con el fin de evitar afectar el rendimiento del sistema, es necesario
que se defina este rango de fechas para encontrar la fecha de vencimiento de los
documentos valorables que consultará el sistema. Una vez definido los filtros deseables
para la consulta se debe proceder con la opción “Buscar”, de esta forma el sistema
realizará la búsqueda y presentará el listado de documentos valorables que cumplen
con los criterios de búsqueda.
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usuario podrá interactuar con el documento valorable, aunque algunos de sus íconos
dependen del estado en el cual esté dicho documento:
Con esta opción el usuario podrá abrir la respectiva factura o nota
crédito en formato PDF. El documento tiene el diseño establecido
entre el emisor y Cadena para la entrega de la facturación a sus
clientes receptores. En la tabla de resultados y en la columna
nombrada “# Documento”, cada registro existente contiene un
hipervínculo que permitirá también la descarga del archivo en PDF de
la factura o nota crédito. Una vez sea abierta o descargado el PDF de
un documento en particular el estado cambia automáticamente a
“Abierta”.
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Este grid permite al usuario validar información básica del documento valorable que
está intentando cargar a la plataforma como el nombre del archivo, Numero de
documento, NIT del emisor, NIT del receptor, estado y Mensajes informativos.
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El NIT y razón social del receptor del XML debe ser los de la empresa receptora con
los que se encuentra registrado en la plataforma.
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