Guía Práctica para el Registro de ESAL

Manual de Usuario
V. 1.0
 REGISTRO DE ESAL

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TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO ........................................................................................................................................ 4
2. ALCANCE ......................................................................................................................................... 4
3. REGISTRO ESAL ............................................................................................................................. 4
3.1 Acceso al formulario de Registro ............................................................................................ 4
3.2 Registro de usuario ................................................................................................................... 6
3.3 Procedimiento Registro ESAL ................................................................................................. 8
3.3.1 Registro Información de cooperantes y recursos ............................................................. 10
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TABLA DE ILUSTRACIONES

Ilustración 1 Portal de Servicios APC-Colombia .......................................................................... 5

Ilustración 2 Registro: Portal de Servicios de Cooperación ...................................................... 6
Ilustración 3 Formulario de Registro de Usuario, Portal de servicios de cooperación ............ 7
Ilustración 4 Cambio de contraseña .............................................................................................. 8
Ilustración 5 Formulario General Registro ESAL ......................................................................... 9
Ilustración 6 Formulario para el registro de cooperantes y recursos ...................................... 10
Ilustración 7 Agregar Cooperante ................................................................................................ 12
Ilustración 8 Modificación de Información .................................................................................. 13
Ilustración 9 Ventana – Guardar información ............................................................................. 13
Ilustración 10 Ventana - Mensaje de Advertencia ....................................................................... 14
Ilustración 11.Correo: Registro de recursos exitoso ................................................................. 15
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1.OBJETIVO
Cíclope es el sistema de información que unifica la información sobre la cooperación no reembolsable. Tiene
como objetivo ofrecer a la institución y a la ciudadanía en general, las herramientas para el registro,
visibilización y análisis de las dinámicas de cooperación internacional.
El presente manual tiene como finalidad, proveer los elementos necesarios a las fundaciones, asociaciones,
corporaciones y las demás entidades nacionales sin ánimo de lucro, así como todas las entidades admitidas
al Régimen Tributario Especial, para que estas puedan realizar de manera efectiva el “Registro de Recursos
de Cooperación Internacional No Reembolsable”, que reciban o ejecuten en Colombia, de personas
extranjeras de derecho público o privado, Gobiernos extranjeros, organismos de derecho internacional,
organismos de cooperación, asistencia o ayudas internacionales, a través del Portal de Servicios de
Cooperación de APC Colombia.

2.ALCANCE
El registro de los recursos de cooperación internacional no reembolsable, por parte de los entes obligados, se
enmarca a partir de lo señalado en la Resolución No. 358 de 2017, y en cumplimiento del artículo 364-4 del
Estatuto Tributario Nacional.
Lo anterior con el propósito de llevar un registro sobre el comportamiento de los recursos de cooperación
internacional no reembolsable y como insumo para el análisis y definición de estrategias que promueva la
consecución de resultados en materia de cooperación.

3.REGISTRO ESAL
3.1 Acceso al formulario de Registro
Para acceder al formulario de REGISTRO ESAL, ingrese al Portal de Servicios de APC- Colombia, a través
de la URL: https://www.portalservicios-apccolombia.gov.co
Al ingresar al Portal de Servicios, visualizará el portafolio de servicios dispuesto por la Agencia, para la
ciudadanía en general.
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Para iniciar el proceso de registro de recursos, seleccione la opción “REGISTRO ESAL”, tal como se visualiza
en la Ilustración 1.

Ilustración 1 Portal de Servicios APC-Colombia

A continuación, visualizara la ventana de “ACCESO AL PORTAL DE SERVICIOS DE COOPERACIÓN”.

Si usted no se encuentra registrado, diligencie el formato de registro para acceder al Portal de

servicios de Cooperación.
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3.2 Registro de usuario

Si ingresa por primera vez, debe registrarse para poder continuar con el procedimiento. Seleccione la opción
“Registrarse”; como se muestra en la Ilustración 2; a continuación, tendrá acceso al formulario de registro,
como se muestra en la Ilustración 3.

Ilustración 2 Registro: Portal de Servicios de Cooperación

Diligencie los campos que se señalan a continuación. Los campos del formulario señalados con (*) son
obligatorios

Tipo de Identificación: Seleccione la naturaleza jurídica de la persona o ente que realiza el registro.
 Persona natural: Corresponde al individuo, que al actuar en su propio nombre se ocupa de
alguna o algunas actividades que la ley considera mercantiles. La persona natural se identifica
con su número de cédula y la DIAN le asigna un NIT, que es el mismo número de cédula con
un dígito adicional.
 Persona jurídica: Corresponde a la institución creada con derechos y obligaciones, por un
grupo de personas para cumplir un fin. La persona jurídica se identifica con el NIT que le fije la
DIAN.
NOTA: Para el caso de Registro de ESAL, debe seleccionar el tipo de identificación de Personal
Jurídica.
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Identificación: Digite el número de identificación según corresponda. Tenga en cuenta que cuando
el número de identificación corresponda al NIT, al digitar, NO DEBE INCLUIR EL DIGITO DE
VERIFICACIÓN.
Nombre: Ingrese el nombre de la persona natural o jurídica, sobre la cual realiza el registro.
Correo electrónico: Ingrese un correo electrónico valido (xxxx@xxx.com), que permita autenticar el
registro.

Ilustración 3 Formulario de Registro de Usuario, Portal de servicios de cooperación

Una vez diligencie la totalidad de los campos del formulario de registro, seleccione la opción “REGISTRAR”.

Recibirá al correo vinculado al registro, un mensaje de confirmación sobre el cual deberá

realizar la autenticación de usuario, dando clic al enlace que se señala en el correo.
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Inicie sesión con el usuario y contraseña señalados en el correo de autenticación; a continuación, se le

habilitara una ventana para realizar el cambio de contraseña, tal como se muestra en la siguiente ilustración:

Ilustración 4 Cambio de contraseña

Al realizar el cambio de contraseña, podrá visualizar la pantalla de inicio del Portal de Servicios de Cooperación
en el que encontrará el acceso a los servicios que ofrece la Agencia a la ciudadanía.
En la parte superior derecha de la pantalla encontrará:
1. Opciones de configuración de acceso a la cuenta (Holaxxx): Esta opción le permite realizar ajustes
sobre la contraseña de acceso.
2. Mi perfil: Podrá visualizar de manera general, los registro realizados sobre recursos de cooperación no
reembolsable dentro del sistema.
3. Salir: Permite el cierre de la sesión activa.

3.3 Procedimiento Registro ESAL

Una vez realice la autenticación de usuario, para iniciar con el REGISTRO DE RECURSOS DE
COOPERACIÓN NO REEMBOLSABLE seleccione la opción “REGISTRO ESAL”.
A continuación, visualizará el formulario de registro de recursos de cooperación no reembolsable, tal como
aparece en la ilustración.
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Ilustración 5 Formulario General Registro ESAL

NOTA: Tenga en cuenta lo siguiente:

 Si su institución se encuentra registrada en nuestra base de datos, algunos de los campos serán
diligenciados de manera automática por el sistema de información.
 Los campos del formulario señalados con (*) son obligatorios

A continuación, se señalan los campos que deberá diligenciar:

Número de Identificación Tributario (NIT) *: En este campo se diligencia el Número de Identificación
Tributaria (NIT), este es asignado por la U.A.E Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y
permite la individualización inequívoca de los inscritos, para todos los efectos, en materia tributaria,
aduanera y de control cambiario y, en especial, para el cumplimiento de las obligaciones de la misma
naturaleza. (Ingrese el número sin puntos ni guiones sin dígito de verificación).
Dígito Verificación *: Digite el Código de chequeo, asignado junto con el NIT.
Sigla: Abreviatura del Nombre o Razón social
Nombre Completo o Razón Social*: En este campo se diligencia el Nombre completo de la Entidad sin
Ánimo de Lucro, tal y como aparece en el documento constitutivo de la misma.
Dirección Domiciliaria*: En este campo se digita el domicilio de la ESAL registrando la dirección
completa. Ejemplo: Carrera 10 No. 97A - 13 Piso 6 Torre A.
Departamento *: Seleccione el departamento donde se ubica el domicilio de la institución.
Municipio *: Seleccione el municipio donde se ubica el domicilio de la institución.
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Teléfono *: Digite el número de contacto telefónico institucional.

Representante Legal *: Registre el Nombre Completo del Representante Legal de la Entidad Sin ánimo
de Lucro. Debe digitarse de acuerdo al documento de identidad del Representante Legal.
Correo Electrónico *: Ingrese un correo electrónico valido (xxxx@xxx.com), de contacto institucional, al
que serán enviadas las notificaciones respecto de este registro.

3.3.1 Registro Información de cooperantes

y recursos
Una vez diligencie los datos mencionados, podrá registrar la información relacionada con los cooperantes
y los recursos de cooperación no reembolsable que su institución haya recibido durante cada año fiscal.

Ilustración 6 Formulario para el registro de cooperantes y recursos

A continuación, se señalan los pasos a seguir para realizar el registro de información de cooperantes y
recursos.

 NOMBRE DEL COOPERANTE INTERNACIONAL: digite el nombre del Cooperante. El sistema

de manera predictiva le indicará si este se encuentre en la base de datos, selecciónelo en caso
afirmativo, de lo contrario deberá continuar con el registro del nombre.
 SIGLA: Este dato se completa de manera automática, en dado caso que el Nombre del
Cooperante Internacional se encuentre en la base de datos, de lo contrario deberá diligenciarlo.
 TIPO DE COOPERANTE: El campo se completa de manera automática si Nombre del
Cooperante Internacional se encuentre en la base de datos, de lo contrario deberá diligenciarlo.

A continuación se señalan las definiciones de los datos que se relacionan en la lista de este
campo, para realizar la respectiva clasificación:
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Privado: Organizaciones creadas para el desarrollo de una actividad, sobre las cuales basan
su gestión, fundamentadas en el lucro o pueden constituirse sin ánimo de lucro. Estas pueden
ser:
 Empresas. Ejemplo: Philip Morris & Co. Ltda
 Entidades sin ánimo de lucro. Ejemplo: Fundación Arco Iris.

Bilateral: Hace referencia a los organismos oficiales de los Estados encargados de gestionar
la cooperación internacional. Estas pueden ser:
 Sectorial : Hacer referencia a las agencias de cooperación, ministerios, secretarias,
embajadas y otros organos o entidades de carácter público que pertenecen a la
organización central del Estado.
 Territorial: Hace referencia a las agencias, instituciones, organos o entidades de carácter
público que pertenecen a la organización territorial de Estado (Provincias, Gobernación o
Municipalidades).

Organismo Multilateral: Hace referencia a los organismos de carácter internacional, que se

encuentra conformado por tres o mas naciones, cuyo proposito es trabajar conjuntamente en
las problemáticas y aspectos relacionados con los paises que integran la organización. Estas
pueden ser:
 Agencia del sistema de Naciones Unidas
 Banca Multilateral
 Regional
 Otros Organismos.

Tenga en cuenta que debe realizar la clasificación del cooperante seleccionando la última
opción del Árbol de clasificación del Tipo de cooperante:

 PAÍS DEL COOPERANTE: Este dato se completa de manera automática, en caso dado que el
Nombre del Cooperante Internacional se encuentre en la base de datos, de lo contrario deberá
diligenciarlo registrando la ubicación del domicilio principal del cooperante.
 VALOR DE LOS RECURSOS EN PESOS (COP), el monto total de los recursos recibidos por
parte del cooperante, en año fiscal a reportar.
 AÑO FISCAL: En este campo debe diligenciar el año fiscal correspondiente al ingreso de los
recursos en el territorio nacional.
 ALINEACIÓN Y SECTOR DE GOBIERNO: De acuerdo al objetivo en la destinación de los
recursos de cooperación no reembolsable, seleccione el o los sectores de Gobierno con los que
se articula la contribución. Este campo es multiselección

Los campos del formulario descritos, (*) son obligatorios.

Al finalizar el diligenciamiento de los campos, seleccione la opción “AGREGAR COOPERANTE”, el

sistema habilitará la sección de registro de cooperante y recursos asociados.
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Ilustración 7 Agregar Cooperante

Los pasos señalados anteriormente, deberá repetirlos de acuerdo al número de

cooperantes sobre los cuales deseé realizar el registro de recursos. Al seleccionar la
opción “AGREGAR COOPERANTE” el formulario se limpiara para realizar nuevamente
el registro de recursos.

Opción Edición
Al agregar un registro de recursos, podrá Editar la información, previo a efectuar el ENVIO DEL
REGISTRO.
Esta opción permite el ajuste de los siguientes campos:

- NOMBRE DEL COOPERANTE INTERNACIONAL

- SIGLA
- TIPO DE COOPERANTE
- VALOR DE LOS RECURSOS EN PESOS (COP)
- AÑO FISCAL
- ALINEACIÓN A SECTOR DE GOBIERNO
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Ilustración 8 Modificación de Información

Al finalizar el registro de la totalidad de recursos a reportar, seleccione la opción ENVIAR

El sistema desplegará una ventana emergente, en la que se informa si desea realizar el registro; si
su respuesta es afirmativa, seleccione la opción GUARDAR, de lo contrario seleccione la opción
CANCELAR.

Ilustración 9 Ventana – Guardar información

Tenga en cuenta que si el cooperante registrado no se encuentra en nuestra base de datos,

visualizará un mensaje de ADVERTENCIA, en el que se señala que el administrador tendrá un
plazo de 48 horas, para crear el cooperante reportado.
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Una vez finalizado el tiempo estipulado, ingrese con su usuario y contraseña al Portal de
Servicios de Cooperación, para continuar con el registro.

Ilustración 10 Ventana - Mensaje de Advertencia

Para realizar un nuevo registro seleccione el botón Nuevo Cooperante como se muestra en la
siguiente ilustración.

Esta habilitará el formulario para el respectivo registro siga las opciones señaladas en el numeral
3.3.1 Registro Información de cooperantes y recursos.
Finalmente, es importante que tenga en cuenta que recibirá al correo asociado, un mensaje de
confirmación del registro de información realizado.
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Ilustración 11.Correo: Registro de recursos exitoso

RECOMENDACIONES PARA EL REGISTRO:

1. Identifique previamente los cooperantes asociados al recurso que desea reportar, estableciendo el año
fiscal sobre cual recibió dichos recursos.

Para mayor información, escribanos a registroesal@apccolombia.gov.co