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UNIVERSIDAD PÚBLICA DE EL ALTO (UPEA)
MATERIA: AUDITORIA DE PROYECTOS

TEMA No. 3: GESTIÓN FINANCIERA DE ORGANIZACIONES SIN FINES DE LUCRO
FACILITADOR: CESAR NINA MOLLO
TEMA No 3: GESTION FINANCIERA DE ORGANIZACIONES SIN FINES DE LUCRO
3.1 DIFERENCIAS ENTRE INSTITUCIONES LUCRATIVAS Y NO

LUCRATIVAS.
3.2 ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS.
3.3 LA FUNCIÓN FINANCIERA.
3.4 LAS FINANZAS EN LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL.
3.5 PLANEAMIENTO FINANCIERO.
3.6 PRESUPUESTO.
3.7 OBTENCIÓN Y ASIGNACIÓN DE FONDOS.
DESARROLLO:
3.1 DIFERENCIAS ENTRE INSTITUCIONES LUCRATIVAS Y NO LUCRATIVAS.
ENTIDAD LUCRATIVA
Las entidades lucrativas buscan beneficios económicos, se crean para producir bienes
y servicios rentables y están constituidas por personas que desean multiplicar su
capital y obtener beneficios o utilidades denominadas dividendos.
ENTIDAD NO LUCRATIVA
Entidades constituidas sin un fin mercantilista desde la acepción de la obtención de

beneficios para lucro de sus accionistas. Esta participación se canaliza por medio de
tres (3) caminos:
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 Constitución de entidades sin fines de lucrativos que buscan el interés general.
 Realización de aportaciones a dichas entidades al objeto de contribuir a la

consecución de sus fines.
 Participación e intervención directa de estas sociedades en la consecución de

estos fines a través del mecenazgo o patrocinio financiero.
3.2 ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS.
La gestión de un proyecto no es sencilla; no sólo tienes que terminarlo a

tiempo, sino que además has de hacerlo ajustándote al presupuesto y con la
calidad suficiente como para cumplir las expectativas de tu cliente.
La mezcla exacta entre planificación y control pueden hacer que el resultado

de un proyecto sea totalmente diferente. Los siguientes consejos te ayudarán
a crear un plan y a llevarlo a cabo hasta el final con éxito.
Planifica adecuadamente
El desarrollo de un proyecto depende, en gran medida, de cómo esté

planificado. Marcar objetivos, plazos y definir cuáles son los pasos a dar en
cada momento requiere invertir unas cuantas horas; sin embargo, mecerá la
pena. Una buena planificación te ahorrará problemas, tiempo y dinero.
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 Define bien en qué consiste el proyecto. Sé lo más preciso posible; es

decir, no es lo mismo “construir una casa” que “construir una casa de
vacaciones en la playa”.
 Establece las metas y objetivos que quieres alcanzar. Podríamos decir

que las metas son “el qué”; como por ejemplo, incrementar el número de
visitas de una página web. Y los objetivos son “el cómo” lo vas a
conseguir; en este caso, quizás decidas crear una campaña de marketing
de contenidos.
 Si el proyecto lo quiere, construye un equipo de personas bien

equilibrado en el que todo el mundo entienda su papel y cómo va a
contribuir a los objetivos.
 Crea una hoja de ruta. Escribe una lista de tareas, divídelas en etapas,
asigna un responsable y marca los plazos para llegar a las metas
marcadas. Es importante que sepas cuánto tiempo tardarás en hacer
cada cosa, para luego poder saber si llegaréis a tiempo a la entrega o no.
 Pide feedback de tu plan a tu equipo, cliente, etc. Te asegurarás de que

es viable y que todo el mundo está de acuerdo.
Cuando tengas tu plan definido y aprobado, envíalo al equipo y ponlo en un

lugar visible para no perder de vista los próximos pasos.
Haz un seguimiento continuo
Has de tener en cuenta que el plan es sólo una herramienta de trabajo para
tener claras las tareas y los tiempos que manejáis; en tu papel de gestor del
proyecto deberás hacer un seguimiento continuo y tomar
decisiones sobre la marcha cuando sea necesario.
 Programa puntos de control periódicamente. Cada dos días o uno a

la semana, lo que creas más conveniente, pero necesitas dedicar tiempo
a revisar en qué momento estáis del proyecto y cómo vais con respecto
a la planificación. Estas reuniones te permitirán detectar problemas y
calcular soluciones rápidamente.
 Utiliza la comunicación, es fundamental en esta fase; tanto con el

equipo como el cliente. Todas las partes deben estar informadas de los
progresos.
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 Identifica los problemas antes de que ocurran. Has de estar

preparado para cualquier obstáculo que pueda aparecer y contar con un
plan B.
 Sigue la planificación, pero modifícala cuando sea necesario. Hasta

el plan más exhaustivo y mejor trabajado sufrirá modificaciones, no
podemos preverlo todo. Haz los cambios que sean necesarios, pero ten
siempre en mente tus recursos y el presupuesto.
Usa herramientas que faciliten tu trabajo
La tecnología puede hacer que la gestión de un proyecto sea mucho más

sencilla; especialmente si este se prologa en el tiempo. Hazte con un software
que te permita:
 Controlar las horas dedicadas.

 Estar al tanto de cada gasto.
 Detallar las tareas diarias.
 Conocer la evolución del proyecto.
 Gestionar facturas.
En definitiva, con el uso de las herramientas adecuadas podrás ahorrar

muchas horas de trabajo y tener el control del proyecto, del tiempo dedicado
y el gasto hecho hasta el momento.
Gestiona tu tiempo y el de tu equipo
Como líder del proyecto, es importante que seas capaz de manejar tu tiempo
y el de tu equipo. Si no, ¿cómo vais a lograr terminar el trabajo para la fecha
acordada?
Utiliza alguna de estas técnicas para sacarle el máximo partido a las horas:
 Prioriza las tareas. Localiza aquellas más importantes y termínalas en

primer lugar; luego sigue con aquellas que no son urgentes.
 Haz que las reuniones sean eficientes. Es decir, cortas y que no se vayan
del tema principal. Pide, también, feedback al equipo sobre el progreso del
proyecto.
 Aprende a decir que “no”. A veces tendrás que darle una respuesta
negativa a personas que te piden mantener una reunión que no es
importante o que trabajes en otro proyecto.
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 Planifica hoy las tareas de mañana. Esto es útil para organizar la siguiente
jornada y para ponerte manos a la obra según llegues a tu oficina.
Analiza los resultados
Cuando hayas cerrado el proyecto y entregado el producto final al cliente,

todavía no ha terminado tu labor. Un buen líder de proyectos llevará a cabo
una reunión de retrospectiva para registrar las lecciones aprendidas y
compartirlas con el equipo.
Revisa aquello que se ha hecho bien, lo que se podría haber mejorado y cómo
crees que deberías hacerlo en el futuro. Sólo de esta manera podrás mejorar
y liderar proyectos cada vez más exitosos.
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3.3 LA FUNCIÓN FINANCIERA
La función financiera se encarga de la administración y control de los recursos

financieros que utiliza un proyecto y se plantea conseguir los siguientes objetivos:
1. Obtener los recursos financieros que el proyecto necesita para desarrollar su

actividad productiva (al mínimo coste).
2. Determinar la estructura financiera más conveniente para el proyecto.
3. Seleccionar los distintos tipos de inversiones necesarias para llevar a cabo las
actividades productivas (con máxima rentabilidad esperada).
3.4 LAS FINANZAS EN LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL.
Las estructuras organizacionales son uno de los elementos que se deben

tener en cuenta a la hora de gestionar un proyecto, ya que es un factor que
puede afectar de forma muy significativa a la disponibilidad de recursos e influir
de forma determinante en el modo de dirigir los proyectos.
Aunque en la práctica cada empresa se organiza de una forma completamente

distinta, se suelen distinguir tres tipos de estructuras organizacionales:
 La estructura funcional.
 La estructura orientada a proyectos.
 La estructura matricial.
LA ESTRUCTURA FUNCIONAL
La estructura funcional es una estructura jerárquica clásica donde cada

empleado tiene un superior definido. En el nivel superior la empresa se
organiza por las funciones desempeñadas (contabilidad, ingeniería o
producción, por ejemplo). Los miembros de la plantilla responden únicamente
al superior de su departamento, por lo que busca una línea directa de
comunicación entre los niveles inferiores y superiores. Cada área se puede
subdividir a su vez en unidades funcionales más específicas. Cada
departamento realiza el trabajo y las actividades del proyecto de manera
independiente, enmarcando los proyectos dentro de las áreas funcionales de la
organización. En este tipo de estructura los proyectos que requieren de varios
departamentos suele tener más dificultades para desarrollarse, ya que son
transversales a la estructura organizativa.
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LA ESTRUCTURA ORIENTADA A PROYECTOS
En el caso de la estructura orientada a proyectos, la organización cuenta con

un equipo dedicado a tiempo completo y un director de proyecto que se
sitúa al máximo nivel dentro de la organización. Habitualmente se
estructuran también en unidades departamentales; sin embargo todos ellos
deben reportar directamente al director de proyecto. Como se puede ver, se
trata de una estructura organizativa muy sencilla y con ciertas limitaciones,
como la dificultad de transferir conocimientos a través de proyectos.
Cuando se adopta, es fundamental contar con algoritmos funcionales que permitan

dinamizar las negociaciones entre los proyectos, toda vez que estos competirán
habitualmente por determinados recursos financieros y de personal no asignado de
forma permanente al proyecto. Un algoritmo funcional de este tipo son las tácticas
de priorización de proyectos por escenarios.
LA ESTRUCTURA MATRICIAL
La estructura matricial es muy habitual en algunas empresas de servicios y en

organizaciones que crecen con rapidez. Mezcla características de organizaciones
funcionales y orientadas a proyectos. Se pueden distinguir tres tipos:
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 Estructura matricial débil: es muy similar a una organización funcional,

siendo el papel del director de proyecto más bien de coordinador o
facilitador, es decir, hace las veces de ayudante y coordinador, por lo que
no puede tomar decisiones de forma personal, pero tiene interlocución con
todas las áreas funcionales involucradas en el proyecto.
 Estructura matricial equilibrada: cuenta con un director de proyecto que

tiene una mayor autonomía que en la estructura matricial débil, pero no le
confiere autoridad plena sobre el proyecto, especialmente sobre su
financiamiento.
 Estructura matricial fuerte: coincide en muchas características con la

organización orientada a proyectos, ya que tienen un director de
proyecto y un equipo administrativo dedicados a tiempo completo, sin
que por ello se modifique la estructura funcional. El director de proyecto
posee autoridad plena sobre el mismo y actúa al mismo nivel que los
responsables de las áreas funcionales.
Se debe evitar prejuzgar cuál de estas estructuras organizacionales es la más

adecuada. Es plausible que la gestión de proyectos tenga mayor relevancia en
una organización orientada a proyectos. Sin embargo, serán la naturaleza de la
actividad que realiza la organización, sus objetivos, su historia y su cultura las
que decidan si es más adecuada una estructura organizativa u otra. Como
gestores de proyecto debemos ser capaces de reconocer estas estructuras,
saber cuál va a ser la situación del proyecto en cada caso y adaptarnos a esas
circunstancias.
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3.5 PLANEAMIENTO FINANCIERO
El Plan Financiero o Plan Económico Financiero es probablemente la parte más

importante del plan de negocio. Pues en él se recoge toda la información desarrollada
y cuantificada - en unidades monetarias - de cada uno de los planes de actuación, que
corresponden a cada una de las áreas funcionales de la empresa.
Es una herramienta imprescindible de usar a la hora de analizar la viabilidad

económica y financiera, a corto y medio-largo plazo, de un proyecto empresarial, tanto
en una empresa de creación como en aquellas que están en funcionamiento y deben
seguir con su trayectoria de expansión y consolidación. Ayudándonos a estimar si
dicho proyecto empresarial a emprender cumple con las expectativas de rentabilidad
y liquidez esperadas, y de este modo, nos permitirá tomar las decisiones adecuadas y
oportunas para que la empresa sobreviva y crezca de forma sostenible.
Los principales objetivos que deben perseguir cualquier proyecto, a la hora de

confeccionar su Plan Financiero, son los siguientes:
 Determinar todas las inversiones que requiere la empresa para ponerla en

marcha, así como las que posteriormente prevea necesarias para el
crecimiento y consolidación de la misma; estimando la vida útil de dichas
inversiones.
 Identificar las fuentes de financiación a las que se deba y pueda recurrir - tanto
propias como ajenas - para llevar a cabo todas las inversiones necesarias;
indicando la forma en que se prevé devolver la financiación ajena.
3.6 PRESUPUESTO.
 El presupuesto es un plan para obtener y gastar dinero para alcanzar metas

específicas en cierto tiempo.
 Presupuesto es un documento formal que cuantifica los planes de la entidad
para lograr sus metas.
 Se basa en unos supuestos sobre la organización y su medio ambiente para
un período determinado.
 Para que un presupuesto cumpla con su objetivo es importante que:
o Provea reportes de desempeño a la gerencia frecuentemente.

o Sea realista.
 Los datos del presupuesto anual deben ser revisados según avanza el año.
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 Al final del primer trimestre podríamos modificar el presupuesto de los

próximos 3 trimestres a la luz de nueva información disponible.
La Importancia del Presupuesto
Muchas entidades sin fines de lucro necesitan un presupuesto para obtener

dinero.
Una organización que comienza con un presupuesto va a ser capaz de:
• Ajustar los planes, actividades y/o programas y gastar lo que

realmente necesito.
• Gastar el dinero costo-efectivo.
• Alcanzar las metas específicas que se establecieron
• Recibir una auditoria “limpia”
• Evita incurrir en costos que podría ser cuestionadas o rechazados
o exceder los costos establecidos
LOS PRESUPUESTOS SON ÚTILES PARA OTRAS FUNCIONES
Provee guías financieras y operacionales necesarias para implementar las

políticas de la junta y directiva.
 Le permite a la gerencia medir y guiar a la entidad.

 Guía a la entidad en la adquisición y uso de los recursos.
 Anticipa los gastos operacionales e identifica los ingresos para dichos
gastos.
 Son herramientas para controlar los gastos y evitar déficit.
 Ayuda a integrar a la administración, al grupo de trabajo y las
actividades operacionales.
LOS PRESUPUESTOS SON ÚTILES PARA OTRAS FUNCIONES LOS

PRESUPUESTOS SON ÚTILES PARA OTRAS FUNCIONES
 Comparando el ingreso actual y los gastos versus lo presupuestado la

entidad puede calcular la variación financiera y modificar los planes a
seguir si es necesario.
 Puede servir como la base para revisar el desempeño y en algunos casos

el criterio de compensación.
Beneficios De Preparar un Presupuesto en la Entidad
Les provee la oportunidad a todos en la organización de conocer:
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• Las metas a alcanzar.

• El trabajo que hay que realizar para alcanzar las metas.
• Los recursos (personas y cosas) que se necesitan para realizar el
trabajo que hay que llevar a cabo.
• Las fechas límites para realizar un trabajo en específico.
• La responsabilidad individual para la realización del trabajo
requerido.
• Nos ayuda a planificar e implementar los planes.
• Provee criterios para medir desempeño.
• Promueve la coordinación y comunicación dentro de la
organización.
La Naturaleza Básica de los Presupuestos
 Presupuestar es serio– incluye establecer metas cuidadosamente y

desarrolla planes, al igual que crear un proceso de distribución de recurso
lógico e informado.
 Es “inclusivo” – une las perspectivas e intereses de un grupo variado.
 Proceso continuo “Ongoing Process” – un seguimiento continuo, obtener
información análisis, revisión de proyecciones y suposiciones y considerar
las alternativas según sea necesario
Presupuestos Básicos de Entidades Sin Fines de Lucro
 Operacional
 Para un Programa o Actividad
 Capital
 Flujo de Efectivo
 Oportunidad
Presupuestos Básicos de Entidades Sin Fines de Lucro
Operacional – este presupuesto identifica todos los ingresos y gastos que la entidad
completa va a necesitar para el próximo año. Debe incluir todos los costos de
empleado, consultores, programas, servicios, facilidades, utilidades y otros elementos
que necesite la organización y evaluar la administración, unidades, programas y
actividades.
Para establecer y mantener un presupuesto operacional, la gerencia necesita detallar

el ciclo del presupuesto, responsabilidades presupuestarias y proveer un itinerario
detallado o un calendario presupuestario.
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Operacional para programas, unidades o actividades – usualmente requiere su propio

presupuesto para obtener el apoyo de los donantes u otras fuentes de fondos. Ayuda
a construir el presupuesto consolidado.
Presupuesto de Capital – Son herramientas que pueden ayudar a la entidad a planificar

y manejar los proyectos de capital, los cuales no son recurrentes, tales como compra
o construcción de un edificio y adquirir un equipo costoso.
Presupuesto de flujo de efectivo – es esencialmente el día a día. Requiere que la

organización proyecte, describa el itinerario, naturaleza y cantidad de los ingresos y
gastos. Si el flujo de efectivo no se maneja apropiadamente esto puede causar
problemas operacionales.
Presupuesto de oportunidad – es ideal cuando los otros presupuestos se han

desarrollado excelentemente. Este planifica y examina oportunidades para la
organización para llevar a cabo algo nuevo y diferente.
Responsabilidades en el Presupuesto de una Entidad Sin Fines de Lucro

Responsabilidades en el Presupuesto de una Entidad Sin Fines de Lucro.
Los roles que las personas juegan en el presupuesto generalmente depende del
tamaño de la entidad, la estructura y las fuentes de fondos. En general un presupuesto
es mejor cuando es desarrollado en colaboración, se utilizan las destrezas y
conocimientos de distintos niveles.
Componentes principales de un Presupuesto operacional
 Ingreso proyectado
 Gastos Proyectados por categorías y subcategorías
 Gastos proyectados por “line ítem”
 Narrativo o justificación del presupuesto
3.7 OBTENCIÓN Y ASIGNACIÓN DE FONDOS
3.7.1 OBTENCIIÓN
Ahora que tienes un plan de proyecto y un presupuesto es el momento de

pensar cómo conseguir los fondos para poner en acción tu proyecto. Por lo
tanto, es importante identificar distintas fuentes de financiación, dependiendo
de la finalidad y el tema de tu proyecto. Puede haber diversos donantes, entre
ellos el sector privado (empresas), fundaciones, y organizaciones
internacionales. Además, en tu comunidad pueden existir fuentes de
financiación específicas, a través de las autoridades locales y/o nacionales.
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Procura hacer una búsqueda organizada, empieza localmente (en tu

municipio/provincia), sigue por el país y después amplíala al mundo entero. Por
último, también puedes recurrir a mecanismos alternativos para obtener fondos,
como las campañas de crowdfunding (recaudación de fondos) o eventos locales
de recaudación de fondos.
3.7.2 ASIGNACION DE FONDOS
Si consigues los fondos, ¿dónde los vas a depositar? Generalmente, es

necesario que la organización a la cual perteneces esté registrada oficialmente
y tenga una cuenta bancaria. De no ser posible, otro mecanismo puede consistir
en pedir a los donantes que efectúen directamente los gastos del proyecto
(comprar equipos, pagar el alquiler, etc.). Si trabajas con otras organizaciones,
éstas podrían recibir los fondos. Ten en cuenta que tal vez se te pida que firmes
un contrato o un acuerdo con el donante para garantizar que los fondos se
gasten en el proyecto. Lee minuciosamente el acuerdo para asegurarte de que
tu organización podrá cumplir todas las expectativas de los donantes. También,
ten en consideración que probablemente los donantes soliciten pruebas de
haber ejecutado bien proyectos anteriores y/o de saber gestionar fondos. Por
último, no olvides que la asignación de los recursos dependerá del donante, y
esto puede ocurrir antes de que se ejecute el proyecto o después (dependiendo
de los resultados), también pueden dar un anticipo al principio y entregar el resto
de los fondos una vez finalizado el proyecto.
AL VOLVER A CLASES SE TOMARA CONTROL DE LECTURA.
13

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MATERIA: AUDITORIA DE PROYECTOS

TEMA No 3: GESTION FINANCIERA DE ORGANIZACIONES SIN FINES DE LUCRO

3.1 DIFERENCIAS ENTRE INSTITUCIONES LUCRATIVAS Y NO

3.1 DIFERENCIAS ENTRE INSTITUCIONES LUCRATIVAS Y NO LUCRATIVAS.

Entidades constituidas sin un fin mercantilista desde la acepción de la obtención de

 Constitución de entidades sin fines de lucrativos que buscan el interés general.

 Realización de aportaciones a dichas entidades al objeto de contribuir a la

 Participación e intervención directa de estas sociedades en la consecución de

3.2 ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS.

La gestión de un proyecto no es sencilla; no sólo tienes que terminarlo a

La mezcla exacta entre planificación y control pueden hacer que el resultado

El desarrollo de un proyecto depende, en gran medida, de cómo esté

 Define bien en qué consiste el proyecto. Sé lo más preciso posible; es

 Establece las metas y objetivos que quieres alcanzar. Podríamos decir

 Si el proyecto lo quiere, construye un equipo de personas bien

 Pide feedback de tu plan a tu equipo, cliente, etc. Te asegurarás de que

Cuando tengas tu plan definido y aprobado, envíalo al equipo y ponlo en un

Haz un seguimiento continuo

 Programa puntos de control periódicamente. Cada dos días o uno a

 Utiliza la comunicación, es fundamental en esta fase; tanto con el

 Identifica los problemas antes de que ocurran. Has de estar

 Sigue la planificación, pero modifícala cuando sea necesario. Hasta

Usa herramientas que faciliten tu trabajo

La tecnología puede hacer que la gestión de un proyecto sea mucho más

 Controlar las horas dedicadas.

En definitiva, con el uso de las herramientas adecuadas podrás ahorrar

Gestiona tu tiempo y el de tu equipo

 Prioriza las tareas. Localiza aquellas más importantes y termínalas en

Analiza los resultados

Cuando hayas cerrado el proyecto y entregado el producto final al cliente,

3.3 LA FUNCIÓN FINANCIERA

La función financiera se encarga de la administración y control de los recursos

1. Obtener los recursos financieros que el proyecto necesita para desarrollar su

2. Determinar la estructura financiera más conveniente para el proyecto.

3.4 LAS FINANZAS EN LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL.

Las estructuras organizacionales son uno de los elementos que se deben

Aunque en la práctica cada empresa se organiza de una forma completamente

La estructura funcional es una estructura jerárquica clásica donde cada

LA ESTRUCTURA ORIENTADA A PROYECTOS

En el caso de la estructura orientada a proyectos, la organización cuenta con

Cuando se adopta, es fundamental contar con algoritmos funcionales que permitan

La estructura matricial es muy habitual en algunas empresas de servicios y en

 Estructura matricial débil: es muy similar a una organización funcional,

 Estructura matricial equilibrada: cuenta con un director de proyecto que

 Estructura matricial fuerte: coincide en muchas características con la

Se debe evitar prejuzgar cuál de estas estructuras organizacionales es la más

3.5 PLANEAMIENTO FINANCIERO

El Plan Financiero o Plan Económico Financiero es probablemente la parte más

Es una herramienta imprescindible de usar a la hora de analizar la viabilidad

Los principales objetivos que deben perseguir cualquier proyecto, a la hora de

 Determinar todas las inversiones que requiere la empresa para ponerla en

 El presupuesto es un plan para obtener y gastar dinero para alcanzar metas

o Provea reportes de desempeño a la gerencia frecuentemente.

 Al final del primer trimestre podríamos modificar el presupuesto de los

La Importancia del Presupuesto

Muchas entidades sin fines de lucro necesitan un presupuesto para obtener

Una organización que comienza con un presupuesto va a ser capaz de:

• Ajustar los planes, actividades y/o programas y gastar lo que