Maestría en Dirección de Proyectos

Gestión del Alcance del Proyecto

Tema 3:
Validar y Controlar el Alcance.
Validar y Controlar el Alcance

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ejercicio se deriven.

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Índice del tema

Introducción al curso ................................................................................................................................. 4 

Logros de aprendizaje ................................................................................................................................ 5 
Mapa conceptual ......................................................................................................................................... 6 
1. Proceso 5.5: Validar el Alcance ............................................................................................................. 7 
1.1. Entradas del proceso ......................................................................................................... 8 
1.2. Técnicas y herramientas .................................................................................................... 8 
1.3. Salidas del proceso ............................................................................................................ 9 
2. Proceso 5.6: Controlar el Alcance ....................................................................................................... 11 
2.1. Entradas del proceso ....................................................................................................... 12 
2.2. Técnicas y herramientas .................................................................................................. 13 
2.3. Salidas del proceso .......................................................................................................... 13 
Resumen .................................................................................................................................................... 15 
Bibliografía ................................................................................................................................................ 16 

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Introducción al curso
En esta unidad se revisarán las técnicas, herramientas y entregables de los procesos
estandarizados de la Guía del PMBOK® 5ta edición para gestionar el alcance, identificando las
recomendaciones para su aplicación práctica desde el planeamiento, hasta el seguimiento y
control del Proyecto.
En primer lugar el alumno reconocerá la importancia de recopilar requisitos y a partir de ellos
definir la Estructura de Desglose del Trabajo en base a entregables, identificando no solo el
trabajo requerido sino también el trabajo no incluido, para liderar con éxito el Proyecto hasta la
aceptación de los entregables por parte del cliente.
 

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Logros de aprendizaje
Al finalizar el curso serán capaces de:
‐ Planificar la Gestión del Alcance que consiste en la definición, desarrollo, monitorización,
validación y control del alcance; así como la recopilación de requisitos definiendo y
documentando las necesidades de los interesados, con sentido ético.
‐ Crear la Estructura de Desglose de Trabajo (EDT) subdividiendo los entregables y el
trabajo del proyecto en componentes más pequeños y fáciles de digerir, demostrando
completitud.
‐ Incorporará las mejores prácticas para dar seguimiento al estado del proyecto y del
producto, gestionando los cambios a la línea base del alcance, indispensables para
Controlar el alcance, con responsabilidad.

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Mapa conceptual

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1. Proceso 5.5: Validar el Alcance

Concepto clave: es el proceso que consiste en formalizar la aceptación de los entregables

del proyecto que se han terminado.

En este proceso:
- Se lleva a cabo la revisión de los productos entregables para asegurarse de que se han
completado satisfactoriamente.
- Se relaciona principalmente con la aceptación de los productos entregables, mientras
que el control de calidad se relaciona principalmente con el cumplimiento de los
requisitos de calidad especificados para los productos entregables.
- Se utiliza el recurso del “silencio administrativo” ayuda al proceso
- Por lo general, el control de calidad se realiza antes de la verificación del alcance, pero
estos dos procesos se pueden realizar en forma paralela
- Los pendientes no deben quedar como tales al final, debe buscarse que sean aprobados
o que sean eliminados.

(Esquema 1. Validación del Alcance).

(Esquema 2. Entradas, técnicas-herramientas y salidas del proceso Verificar el Alcance).

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1.1. Entradas del proceso

Las entradas de este proceso son:
1. Plan para la dirección del Proyecto.
2. Documentación de requisitos
3. Matriz de rastreabilidad de requisitos.
4. Entregables verificados.
5. Datos de desempeño del trabajo
Recapitulemos sobre estas entradas:
Plan para la dirección del Proyecto
- Plan para la gestión del Alcance: especifica la forma en que se obtendrá la aceptación
formal de los entregables completados del proyecto
- Línea base del Alcance: incluye la versión aprobada de un enunciado del alcance,
estructura de desglose del trabajo (EDT) y su diccionario de la EDT asociado, que solo
se pueden modificar a través de procedimientos formales de control de cambios y que
se utiliza como base de comparación.
Documentación de requisitos
- Enumera todos los requisitos del proyecto, del producto y de otra índole para el proyecto
y el producto, junto con sus criterios de aceptación.
Matriz de Rastreabilidad de requisitos
- La matriz de trazabilidad de requisitos vincula los requisitos con su origen y realiza su
seguimiento a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
Entregables verificados
- Los entregables que han sido completados y verificados en términos de corrección a
través del proceso de Controlar la Calidad
Datos de Desempeño del Trabajo
Puede incluir el grado de cumplimiento con los requisitos, el número de conformidades, la
gravedad de las no conformidades o el número de ciclos de validación realizados en un período
de tiempo determinado

1.2. Técnicas y herramientas

Las técnicas y herramientas de este proceso son:
1. La inspección.
2. Técnicas grupales de toma de decisiones
Veamos a continuación esta técnica:
Inspección
La inspección incluye actividades tales como medir, examinar y validar, a fin de determinar si el
trabajo y los entregables cumplen con los requisitos y los criterios de aceptación del producto.
Las inspecciones pueden denominarse revisiones, revisiones de productos, auditorías y
revisiones generales. En algunas áreas de aplicación, estos términos tienen significados
singulares y específicos.
Técnicas grupales de toma de decisiones
Se utilizan para llegar a una conclusión cuando la validación es realizada por el equipo del
proyecto y otros interesados (Unanimidad, Mayoría, Pluralidad, Dictadura).

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1.3. Salidas del proceso

Las salidas de este proceso son:
1. Entregables aceptados.
2. Solicitudes de cambios.
3. Información de desempeño del trabajo
4. Actualizaciones a los documentos del Proyecto.
A continuación, se explicarán las salidas de este proceso.
Entregables Aceptados

Concepto clave: que cumplen con los criterios de aceptación y son formalmente firmados y
aprobados por el cliente o el patrocinador..

La documentación formal recibida del cliente o del patrocinador que reconoce la aceptación
formal de los entregables del proyecto por parte de los interesados es transferida al proceso de
Cerrar el Proyecto o Fase.

(Esquema 3 Entregables aceptados del proyecto y del producto).

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Esto no es ACEPTACION FORMAL Esto sí es ACEPTACION FORMAL

Solicitud de Cambios

- Entregables completados que no han sido aceptados formalmente se documentan junto

con las razones por las cuales no fueron aceptados. Podrían requerir una solicitud de
cambio para la reparación de defectos
- Las Solicitudes de cambio se procesan para su revisión y tratamiento por medio del
proceso de Realizar el Control Integrado de Cambios.

(Esquema 4. Solicitud de cambios).

Información de desempeño del trabajo

Incluye información sobre el avance del proyecto, tal como los entregables iniciados, su avance,
los entregables terminados, o que han sido aceptados. Luego se comunica a los interesados a
través del Proceso de Controlar Comunicaciones.

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Actualización de los documentos del Proyecto

Importante: todos los documentos del proyecto que deben ser actualizados como resultado
de validar el alcance incluyen todos aquellos documentos que definen el producto o que
informan sobre su estado de terminación..

- El objetivo es obtener la aprobación formal según procedimiento establecido en la

Planificación del Alcance.
- Haber definido el procedimiento no asegura que se cumpla pero sí puede ayudar en el
futuro a tener respaldo.
- En las verificaciones tiene más poder el cliente.
- Este proceso afecta directamente al cronograma.
- Los pendientes no deben quedar como tales al final, debe buscarse que sean aprobados
o que sean eliminados.
- Conocer de antemano cómo los clientes efectúan este proceso es útil para establecer
estimados de tiempo y estrategias de negociación (por ejemplo: el Estado o empresas
con muchos proveedores rivales).

2. Proceso 5.6: Controlar el Alcance

Concepto clave: es el proceso que consiste en dar seguimiento al estado del proyecto y del
producto, y gestionar los cambios a la línea base del alcance.

Controlar el alcance del proyecto asegura que todos los cambios solicitados y las acciones
preventivas y correctivas sean procesados a través de Realizar Control Integrado de Cambios.
El control del alcance del Proyecto es también usado para administrar los cambios los cambios
a medida que ocurren y es integrado con otros procesos de control
Los cambios no controlados son conocidos como “corrupción del alcance” (scope creep).
Sin embargo, los cambios son inevitables, por ello se necesita algún tipo de proceso para
controlarlos.

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(Esquema 5. Entradas, técnicas-herramientas y salidas del proceso Controlar el Alcance).

2.1. Entradas del proceso

Las entradas de este proceso son:

1. El Plan para la dirección del Proyecto.
2. Datos de desempeño del trabajo.
3. Documentación de requisitos.
4. Matriz de rastreabilidad de requisitos.
5. Activos de los procesos de la organización.
A continuación, recapitulemos y expliquemos algunas de estas entradas:
Plan para la Dirección del Proyecto
- La línea base del alcance: se compara con los resultados reales para determinar si es
necesario implementar un cambio, o una acción preventiva o correctiva.
- El plan para la gestión del alcance del proyecto: Describe la manera en que se
gestionará y controlará el alcance del proyecto.
- El plan de gestión de cambios: define el proceso para gestionar los cambios en el
proyecto.
- El plan de gestión de la configuración: define los elementos que son configurables,
los que requieren un control formal de cambios, y el proceso para controlar los cambios
a estos elementos.
- El plan de gestión de requisitos: puede incluir el modo que se realizará la planificación,
el seguimiento y la comunicación de las actividades relacionadas con los requisitos.
Datos de desempeño del trabajo

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- Se refiere a las observaciones y mediciones brutas identificadas en la ejecución., tal como el

número de solicitudes de cambio recibidas, solicitudes aceptadas, entregables completados,
etc.

2.2. Técnicas y herramientas

Las técnicas y herramientas de este proceso son:
A continuación, se expone en qué consiste esta técnica.
Análisis de Variación
Las mediciones de desempeño del Proyecto se usan para evaluar la magnitud de la variación
sobre la línea de base del alcance.
Entre los aspectos importantes del control del alcance se incluyen determinar la causa de
variación relativa a la línea base del alcance y decidir si son necesarias las acciones correctivas.

2.3. Salidas del proceso

Las salidas de este proceso son:
1. Información del desempeño del trabajo.
2. Activos de los procesos de la organización actualizados.
3. Solicitudes de cambios.
4. Plan para la dirección del Proyecto actualizado.
5. Documentos del Proyecto actualizados.
A continuación, se detallan las salidas de este proceso.
Información sobre el desempeño del trabajo
- Puede incluir cambios recibidos, variaciones del alcance y sus causas; impacto en
cronograma o costo; pronóstico del desempeño futuro del alcance.

(Esquema 6. Medición del desempeño del trabajo).

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Activos de los procesos de la organización actualizados

Donde se controlarán:
- Causas de las desviaciones
- Acciones correctivas seleccionadas y razón de su selección
- Lecciones aprendidas procedentes del control del alcance
Solicitudes de cambio
Se trata del análisis del desempeño del alcance puede dar lugar a una solicitud de cambio a la
línea base del alcance o de otros componentes del plan para la dirección del proyecto.
Actualizaciones del Plan para la Dirección del proyecto
- Actualizaciones a la Línea base del alcance: Si las solicitudes de cambio aprobadas
afectan el alcance del proyecto, entonces será necesario revisar y volver a emitir el
enunciado del alcance, la EDT y el diccionario de la EDT, para reflejar los cambios
aprobados.
- Actualizaciones a Otras Líneas Base: si las solicitudes de cambio aprobadas afectan el
alcance del proyecto, entonces será necesario revisar y volver a emitir las líneas bases
correspondientes al costo y el cronograma para reflejar los cambios aprobados.
Documentos del proyecto actualizados
- La documentación de requisitos.
- La matriz de rastreabilidad de requisitos.

Recapitulación:
– El control se ejecuta teniendo en mente resolver situaciones, no buscar culpables.
– No hay control si no hay información.
– La información no se improvisa debe estar documentada de acuerdo a criterios
establecidos.
– Los hechos y la información real validan los cambios, cuidado con las
especulaciones o chismes.
– No generalizar.
– La cultura de la organización influye en la forma de control.
– No cuenta la cantidad de indicadores sino la calidad de los mismos.
– Si se puede medir, se puede hacer gestión.

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Resumen
El objetivo principal de validar el Alcance es obtener la aprobación formal de los diferentes
entregables comprometidos en el alcance del proyecto. Este proceso se ejecutará al finalizar
cada entregable, al alcanzar cada hito establecido, al finalizar cada fase y al finalizar el proyecto
completo.
El objetivo principal de controlar el alcance es tener controlados los cambios al alcance del
producto y del proyecto que se produzcan a lo largo de la vida del proyecto.

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Bibliografía

Project Management Institute (2013) Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos
(Guía del PMBOK®). 5a ed. Newton Square, Pennsylvania: Project Management Institute.
Kerzner, Harold. Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling, and
Controlling, Eighth Edition. John Wiley & Sons. © 2003. Books24x7.
<http://common.books24x7.com/book/id_8147/book.asp> (accessed March 27, 2009)
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Through Smart Requirements Management. AMACOM. © 2001. Books24x7.
<http://common.books24x7.com/book/id_3829/book.asp> (accessed March 27, 2009)
Jonasson, Hans. Determining Project Requirements. Auerbach Publications. © 2008. Books24x7.
<http://common.books24x7.com/book/id_26418/book.asp> (accessed March 27, 2009)

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